TRE-GO TCNICO JUDICIRIO

TRE-GO TCNICO JUDICIRIO

QUESTES DE ARQUIVOLOGIA PROVA DE 23/01/2005

A questo 20 cabe recurso. Veja aqui os argumentos

QUESTOGABARITO

CESPECOMENTRIO

19. Julgue os itens abaixo, relativos ao arquivamento de documentos e aos mtodos utilizados em arquivos.

I O mtodo de arquivamento variadex adota cores preestabelecidas como diferencial, o que facilita o arquivamento e a localizao de documentos.

II O mtodo de arquivamento rneo um dos mtodos padronizados mais utilizados nos arquivos especializados.

III Segundo as regras de alfabetao, a titulao um elemento a ser considerado ao se adotar o mtodo de arquivamento alfabtico.

IV Uma das vantagens apresentadas pelo mtodo de arquivamento duplex a possibilidade de criao de classes ilimitadas.

V - O arquivamento de documentos constitui uma etapa posterior classificao atribuda aos documentos.

A quantidade de itens certos igual a

A- 1

B- 2

C- 3

D- 4

E- 5

CItem II correto. O mtodo Variadex nada mais do que o mtodo alfabtico, convencionando cores para os diversos grupos de letras.

Item II O mtodo rneo nem sequer mais utilizado.

Item III Ttulos no devem ser considerados quando nomes so organizados em ordem alfabtica.

Item IV correto. O mtodo duplex apresenta abertura ilimitada de classes.

Item V correto. Antes de ser arquivado, o documento dever ser devidamente classificado.

So, portanto, 3 itens corretos, sendo a letra C a resposta correta.

20. Assinale a opo correta acerca dos procedimentos operacionais relativos ao ciclo vital dos documentos.

A - De acordo com a terminologia arquivstica, os arquivos correntes equivalem aos arquivos centrais.

B Uma das vantagens reveladas pela segunda idade a racionalizao da guarda dos documentos arquivsticos.

C Os descartes efetuados na terceira idade justificam-se para os documentos destitudos de valor.

D O arranjo dos documentos uma atividade tpica dos arquivos correntes.

E A gesto de documentos compreende as atividades atinentes a todo ciclo vital dos documentos.

BA ERRADO. Os arquivos correntes so formados pelos arquivos setoriais e pelo Arquivo Central.

B CERTO. A utilizao do arquivo intermedirio permite racionalizar a guarda de documentos, pois ali sero guardados documentos mais antigos e raramente consultados, o que normalmente demanda grande quantidade de documentos que trariam dificuldades aos setores, caso tivessem de ser arquivados nos mesmos.

C ERRADO. No h descarte na terceira idade, pois ali os documentos tm valor histrico.

D ERRADO. O arranjo uma atividade tpica dos arquivos permanentes.

E CERTO. A gesto de documentos envolve atividades relativas a todas as fases do ciclo vital.

Observa-se, portanto, que h duas respostas corretas, as letras B e E, sendo que o Cespe considerou como certa apenas a letra B

Vejamos alguns argumentos a serem utilizados para recurso:

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RECURSO

Solicito a anulao da questo 20 pelos seguintes fatores:

A lei 8.159/91 em seu artigo 3o define a gesto de documentos dessa forma:

Art. 3 - Considera-se gesto de documentos o conjunto de procedimentos e operaes tcnicas referentes sua produo, tramitao, uso, avaliao e arquivamento em fase CORRENTE e INTERMEDIRIA, visando a sua eliminao ou recolhimento para guarda PERMANENTE

Observa-se, portanto, que a gesto de documentos compreende atividades relativas s trs fases do ciclo vital.

Este assunto j foi, inclusive, objeto de prova pelo Cespe em outra oportunidade:

97 - A gesto de documentos engloba todo o ciclo vital dos documentos, desde a sua criao at a sua eliminao ou guarda PERMANENTE, passando pelos estgios CORRENTE e INTERMEDIRIO. (Polcia Federal - Papiloscopista 2004)

O gabarito definitivo considerou a resposta como CERTA, ou seja, o prprio Cespe j considerou que a gesto de documentos envolve atividades de TODO O CICLO VITAL e, agora, considera incorreto um item que afirma que a gesto de documentos compreende atividades de TODAS AS FASES do ciclo vital.

Fonte:

Lei 8.159/91

Prova Polcia Federal Papiloscopista, promovida pelo Cespe UnB 2004

PRG-DF NVEL MDIO

QUESTES DE ARQUIVOLOGIA PROVA DE 09/01/2005

QUESTORESPOSTACOMENTRIO

51. A literatura apresenta algumas semelhanas e diferenas entre bibliotecas e arquivos: bibliotecas conservam documentos para fins culturais e arquivos conservam documentos para fins funcionais.

CArquivos e Bibliotecas tm finalidades diferentes. Enquanto o arquivo criado para servir administrao (com o tempo pode servir tambm histria), as bibliotecas tm finalidade cultural. Este item j havia cado no concurso do Ministrio do Meio Ambiente de 2003 (item 2 da questo 3 de nossa lista de exerccios vista em sala de aula).

52. Uma das finalidades dos arquivos servir de base para o conhecimento da histria. A funo bsica dos arquivos possibilitar ao usurio o acesso rpido e preciso s informaes deixadas sob sua responsabilidade de guarda.

CO arquivo criado para servir administrao. Contudo, com o decorrer do tempo, alguns de seus documentos podem adquirir valor histrico e, assim, o mesmo passa a servir de base para a histria. Este item tambm j havia sido cobrado no concurso do Min Meio Ambiente de 2003 (item 4 da questo 3 de nossa lista de exerccios vista em sala de aula).

53. Os arquivos podem ser denominados corrente, intermedirio e permanente em funo da idade dos documentos mantidos sob sua guarda. No arquivo permanente, so guardados os documentos que deixaram de ser consultados com freqncia, mas que podem ser solicitados pelas unidades ou rgos que os produziram, para a busca de soluo de assuntos similares ou para retomar um problema que se pensava resolvido.

EO problema est somente no podem ser solicitados, pois esta definio da fase intermediria, onde os documentos ainda podem ser enviados aos setores que os produziram. Na fase permanente, os documentos no podem ser enviados aos setores que os produziram. Este item, pra variar, havia cado no Ministrio do Meio Ambiente de 2003 (de novo????) e o item 2 da questo 23 de nossa lista de exerccios vista em sala de aula.

54. Tabela de temporalidade o documento que especifica os prazos de permanncia dos documentos nos arquivos corrente e intermedirio.

CA tabela de temporalidade o instrumento que define os prazos de guarda (prazo em que documento ficar nas fases corrente e intermediria) e o destino final (eliminao ou guarda permanente). Portanto, o item est correto.

Questo j cobrada nos seguintes concursos:

- TRF 6a Regio 2002 (questo 25 de nossa lista de exerccios)

- TJDF 2000 (questo 32 de nossa lista de exerccios).

55. Acervo conjunto de documentos mantidos sob guarda de um arquivo.

CO conjunto dos documentos do arquivo chamado de acervo. J o conjunto de documentos de uma biblioteca chamado de coleo. Esta questo indita.

56. Conforme suas caractersticas, sua forma e seu contedo, os documentos mantidos em um arquivo so classificados segundo a natureza do assunto e o gnero. Documentos manuscritos so classificados como textuais, documentos com imagens estticas so classificados como iconogrficos e documentos que demandam medidas especiais de salvaguarda para custdia e divulgao so classificados como sigilosos.

COs documentos de arquivo podem ser de vrios tipos (textuais, iconogrficos, cartogrficos, audiovisuais etc) e ainda, de acordo com o contedo, ostensivos ou sigilosos. Os exemplos so perfeitos e j haviam sido cobrados parcialmente em algumas de nossas questes.

57. Na elaborao de um plano de arquivo, uma questo que deve ser considerada se refere centralizao ou descentralizao dos servios de arquivo. No arquivo centralizado, tem-se a reunio dos documentos sob guarda em apenas um local, e a atribuio da responsabilidade pelas atividades de controle do arquivo cabe a apenas uma unidade organizacional.

CEste item (que pode parecer um pouco confuso), se refere utilizao dos Arquivos Setoriais (nos diversos setores da empresa) ou do Arquivo Central (centralizando as atividades de arquivo corrente em apenas um local). No caso da centralizao, a responsabilidade pelo controle caber apenas ao Arquivo Central (tambm chamado de Arquivo Geral).

58. Para que os arquivos descentralizados sejam acessados com rapidez e segurana, importante que a organizao mantenha tambm descentralizadas as atividades normativas, bem como as de controle e de orientao.

EA descentralizao implicar na existncia dos Arquivos Setoriais (presentes em cada setor da instituio). Ocorre que as normas e atividades de controle devem ser centralizadas, a fim de uniformizar e padronizar a forma como os arquivos atuaro dentro da instituio.

59. Os elementos do plano arquivstico incluem: definio da unidade de arquivo na estrutura organizacional; estabelecimento do manual de normas e procedimentos; definio dos recursos humanos necessrios; escolha das instalaes; e anlise dos gneros e espcies dos documentos da instituio.

EQuesto baseada em Marilena Leite Paes, que, em seu livro, diz:

Para a elaborao do plano arquivstico devem ser considerados os seguintes elementos: posio do arquivo na estrutura da instituio, centralizao ou descentralizao e coordenao dos servios de arquivo, escolha dos mtodos de arquivamento adequados, estabelecimento das normas de funcionamento, recursos humanos, escolha das instalaes e do equipamento, constituio de arquivos intermedirio e permanente, recursos financeiros.

Esta questo, acredito, est muito avanada para uma prova de nvel mdio que cobra conceitos bsicos. Eu mesmo tive dificuldades e, num primeiro momento, coloque como certa (na pressa de adiantar o gabarito ainda no domingo). Enfim...

.

60. Considerando as hipteses de arquivamento a seguir, correto afirmar que o mtodo principal empregado foi por assunto, mas foram empregados tambm os mtodos secundrios geogrficos, alfabtico e cronolgico.

VECULOS

- Gois

- Minas Gerais

- So Paulo/Capital

- So Paulo/Interior

PESSOAL ADMISSO E DEMISSO

- de Abro, Antonio at Carvalho, Paulo A.

- de Castro, Maria S. at Dias, Paulo, R.

PAGAMENTOS

- antes de 1980

- de 1981 a 1985

- de 1986 a 1989

CVemos neste exemplo que a instituio se utilizou de vrios mtodos vistos em sala de aula: Na diviso principal, foi utilizado o mtodo ideogrfico (por assunto) e dentro de cada um foram utilizados os mtodos geogrfico (Gois, Minas Gerais...), alfabtico (nos nomes de pessoas) e numrico cronolgico (nas datas).

Como vimos em sala, a empresa pode utilizar vrios mtodos na organizao de seus arquivos, inclusive combinado os mesmos entre si, de forma a obter um melhor resultado no arquivamento de seus documentos (este item, por exemplo, foi bem parecido com o nosso exemplo do arquivamento de contratos feito pelos cursinhos, lembram)?

61. Simples e dgito-terminal so mtodos numricos de arquivamento.

CO mtodo numrico dividido em: numrico simples, cronolgico e dgito-terminal. Pra variar esta questo foi cobrada no concurso da SGA em 2004 (questo 64 item 5 de nossa lista de exerccios).

62. A fase de escolha dos mtodos de arquivamento, que fornece insumos para a fase de levantamento de dados, uma das fases mais importantes da organizao de arquivos por adequar o arquivo s necessidades de recuperao das informaes.

ESegundo Marilena Leite Paes, a importncia das etapas de levantamento e anlise se faz sentir de modo marcante no momento em que o especialista escolhe os mtodos de arquivamento a serem adotados no arranjo da documentao corrente.

Pelo exposto no livro citado (que serviu de base para a questo, a escolha dos mtodos de arquivamento posterior fase de levantamento de dados, que seria a primeira.

63. Na organizao de arquivos, o exame das normas e da estrutura da instituio ocorre na fase de anlise dos dados coletados.

EO exame das normas e da estrutura feito na fase de levantamento dos dados e no na fase de anlise dos dados, conforme descrito. Este item contemplou um assunto indito em provas do Cespe relativos Arquivologia.

64. A seqncia alfabtica a seguir no est de acordo com as regras de alfabetao para arquivamento de nomes.

- Filho, Manoel Arantes

- Jnior, Pedro Pereira

- Sobrinho, Jos Vieira

CQuando os nomes a serem ordenados contiverem nomes de parentesco no final, os mesmos devem vir acompanhados dos sobrenomes que os antecedem (regra de alfabetao n 3 de nossa apostila e resumo distribudo em sala). O correto seria:

- Arantes Jnior, Manoel

- Pereira Jnior, Pedro

- Vieira Sobrinho, Jos

65. A estrutura hipottica de arquivo descrita a seguir est de acordo com as regras de alfabetao.

- Arajo, Professor Jos de

- Jnior, Coordenador Afonso

- Lima, Diretor Pedro de

- Menezes, Paulo Csar de

EO item est errado porque os ttulos que acompanham os nomes NO so considerados na alfabetao. Eles devem ir para o final entre parnteses (regra n 4 de nossa apostila e resumo distribudo em sala). O correto seria:

- Afonso Jnior (Coordenador)

- Arajo, Jos (Professor)

- Lima, Pedro de (Diretor)

- Menezes, Paulo Csar de

66. Quanto natureza dos documentos, a unidade que tem sob sua guarda documentos referentes s decises de tribunais superiores chamada de arquivo especial.

EO arquivo citado armazenar documentos referentes a um assunto especfico (decises de tribunais superiores). , portanto, um arquivo ESPECIALIZADO. Um arquivo especial aquele que contm documentos relativos a um mesmo tipo ou suporte.

67. A escolha do local adequado para o arquivo deve considerar vrios fatores ambientais. A esse respeito, est correta a instalao do arquivo em ambientes que recebam a luz direta do Sol para evitar a formao e a proliferao de fungos.

EA luminosidade natural (luz solar) deve ser evitada porque afeta a conservao dos documentos e provoca o enfraquecimento do papel. Este item j havia sido cobrado anteriormente nos concursos da Polcia Federal em 2004 e Crea-DF 2003 (itens 1 e 2 da questo 76 de nossa lista de exerccios comentada em sala de aula).

68. Quanto s instalaes fsicas da unidade de arquivo, devem ser evitados locais com umidade e com ar seco.

CO arquivo deve se preocupar em manter a umidade adequada aos documentos de seu acervo. Tanto a umidade alta quanto o ar seco tendem a danificar os documentos.

69. Muito tem-se discutido acerca da abertura dos arquivos militares com documentos produzidos no tempo do regime militar, de 1964 a 1985. Em termos legais, as pessoas tm direito a receber de rgos pblicos todas as informaes de seu interesse particular contidas em documentos de arquivos, nos prazos previstos em lei, sob pena de responsabilidade.

EEste item est baseado na C.F. em seu artigo 5, que diz:

XXXIII - todos tm direito a receber dos rgos pblicos informaes de seu interesse particular, ou de interesse coletivo ou geral, que sero prestadas no prazo da lei, sob pena de responsabilidade, ressalvadas aquelas cujo sigilo seja imprescindvel segurana da sociedade e do Estado

O erro, portanto, que nem todas as informaes sero, obrigatoriamente disponveis.

Havia comentado, iniciamente que o item estava correto, mas percebi depois a palavra que anularia a questo. Desculpem pelo erro, que a pressa em disponibilizar as questes (que no foram poucas), complicou um pouco...

70. Em razo de seu teor e dos seus elementos intrnsecos, as informaes sigilosas so classificadas em ultra-secretas, secretas, confidenciais e reservadas. So classificados como reservados os documentos cuja revelao no-autorizada possa comprometer os objetivos neles previstos.

CO item foi retirado do Decreto 4.553/2002, que trata dos documentos sigilosos. Em seu artigo 5, pargrafo 4, o mesmo define:

4 So passveis de classificao como reservados dados ou informaes cuja revelao no-autorizada possa comprometer planos, operaes ou objetivos neles previstos ou referidos.

Obs.: a primeira vez que um item de nvel mdio aborda assunto relativo a este decreto (e tambm a ltima, pois o mesmo deixou de vigorar nos ltimos dias e s pde ser cobrado, pois ainda estava em vigor quando do lanamento do edital deste concurso).

71. O grau de sigilo atribudo a determinado documento permanece em vigor pelo mesmo prazo de arquivamento definido para o documento.

EDeterminados documentos podem ser desclassificados (perder o grau de sigilo, tornando-se ostensivos) e continuar sendo guardados pela instituio.

72. possvel atribuir graus diferentes de sigilo a partes de um mesmo documento, mas, no seu todo, ele receber o grau de sigilo mais elevado aplicado s suas partes.

CEste item tambm foi retirado do Decreto anteriormente citado (finalmente este Decreto foi cobrado, pois muita gente vem estudando Arquivologia apenas por ele e nunca havia sido cobrado). O item est correto porque no seu artigo 13, que diz:

Art. 13. As pginas, os pargrafos, as sees, as partes componentes ou os anexos de um documento sigiloso podem merecer diferentes classificaes, mas ao documento, no seu todo, ser atribudo o grau de sigilo mais elevado, conferido a quaisquer de suas partes.

73. A tramitao de documento sigiloso pode ocorrer desde que o documento esteja em envelope lacrado, com indicao do destinatrio e do grau de sigilo do documento.

EPelo decreto j descrito (4553/2002), o documento sigiloso dever ser acondicionado em envelope duplo, sendo que a indicao do destinatrio ser colocada no envelope externo e o grau de sigilo no envelope interno.

Como a questo no deixa claro se as informaes citadas estaro no mesmo envelope ou nos dois, acredito que a questo gera dupla interpretao e, por isso, quem se sentir prejudicado pode alegar que no fica clara a situao. Citem o decreto 4.553/2002, que vigorava quando da divulgao do edital, e por isso, serve de referncia.

74. Considere a seguinte situao hipottica.

Henrique, chefe do arquivo de determinado rgo pblico, recebeu solicitao judicial de reproduo de documento sigiloso que se encontrava em pssimo estado de conservao a ponto de impedir sua reproduo.

Nessa situao, a soluo para a solicitao judicial poderia ser a emisso e o fornecimento de certido do documento sigiloso.

CItem tambm retirado do Decreto 4.553/2002, que diz o seguinte:

Art. 32, 3 Sero fornecidas certides de documentos sigilosos que no puderem ser reproduzidos devido a seu estado de conservao, desde que necessrio como prova em juzo.

75. Os arquivos privados de pessoas fsicas ou jurdicas que contenham documentos considerados relevantes para o pas ao serem declarados de interesse pblico sero transferidos para arquivo pblico nos prazos definidos em lei.

EDocumentos que sejam considerados relevantes para o pas, de acordo com a Lei 8.159/91,

Art. 12 - Os arquivos privados podem ser identificados pelo Poder Pblico como de interesse pblico e social, desde que sejam considerados como conjuntos de fontes relevantes para a histria e desenvolvimento cientfico nacional.

Art. 13 - Os arquivos privados identificados como de interesse pblico e social no podero ser alienados com disperso ou perda da unidade documental, nem transferidos para o exterior.

Pargrafo nico - Na alienao desses arquivos o Poder Pblico exercer preferncia na aquisio.

Art. 14 - O acesso aos documentos de arquivos privados identificados como de interesse pblico e social poder ser franqueado mediante autorizao de seu proprietrio ou possuidor.

Art. 15 - Os arquivos privados identificados como de interesse pblico e social podero ser depositados a ttulo revogvel, ou doados a instituies arquivsticas pblicas.

Art. 16 - Os registros civis de arquivos de entidades religiosas produzidos anteriormente vigncia do Cdigo Civil ficam identificados como de interesse pblico e social.

Ocorre que, pelo texto da lei, no h a obrigatoriedade e nem prazo para a realizao desta transferncia.

96. O prazo de guarda atribudo para os documentos da PRG/DF, finalizado o trmite, de 5 anos, aps o qual esses documentos so descartados.

EO prazo de guarda dos documentos variar de documento para documento, e no h regra geral como foi colocado.

Este item j havia sido cobrado no concurso da FUNCAP/PA 2004 (questo 17 item 3 de nossa lista de exerccios).

97. Considerando que a PRG/DF, enquanto rgo acumulador, preserva uma quantidade significativa de documentos, por questes de liberao de espao fsico indicada a incinerao de documentos obsoletos.

EDocumentos obsoletos so aqueles desprovidos de valor para a instituio, ou seja, no tm valor administrativo nem valor histrico, portanto, passveis de eliminao.

O problema aqui a incinerao. Busquei na teoria (Marilena Leite Paes) e encontrei o seguinte:

o ato de eliminar, propriamente dito, deve ser feito de forma racional. Os processos mais indicados so: a fragmentao, a macerao, a alienao por venda ou doao. A incinerao processo condenado -, quer pelo aumento do ndice de poluio que provoca, quer pela impossibilidade de reciclagem do papel, no deve ser adotada.

98. A teoria arquivstica preconiza que a forma de classificao das correspondncias e dos demais documentos da PRG/DF deve obedecer a um plano de classificao.

CO plano de classificao a listagem de todos os assuntos referentes aos documentos da instituio. Este plano de classificao servir de base para a elaborao da Tabela de Temporalidade, que definir prazos de guarda e destinao final a cada classificao.

99. A permuta de documentos utilizada pelas instituies arquivsticas como forma de suprir as lacunas existentes nos acervos.

EO arquivo no utiliza permuta para a obteno de documentos. A instituio, a partir de suas atividades, produz ou recebe os documentos. Permuta atividade desenvolvida pelas bibliotecas, na constituio de sua coleo.

100. Os documentos da PRG/DF que integram a fase intermediria sero recolhidos para a guarda permanente sem que haja descartes.

EParte dos documentos da fase intermediria ser recolhido para a guarda permanente (aqueles que possurem valor histrico). Ocorre que outra parte ser descartada (aqueles desprovidos de valor administrativo e histrico). O item diz que TODOS os documentos do arquivo intermedirio sero recolhidos, o que incorreto.

101. Os estgios de vida dos documentos arquivsticos cumprem um ciclo de 3 fases.

CBrincandeira, n?

CORRENTE, INTERMEDIRIA E PERMANENTE.

102. O valor primrio atribudo aos documentos ultimados.

EPor ultimados entende-se documentos que j cumpriram seus objetivos, ou seja, j perderam o valor administrativo (primrio).

103. Os documentos produzidos no mbito da instituio, mesmo que no estejam em suporte papel, so considerados documentos de arquivo.

COs arquivos guardam documentos de diversos suportes (papel, CD, disquete, VHS etc.)

104. A funo principal dos arquivos facultar o acesso aos documentos.

CQuesto cobrada anteriormente e comentada em sala:

Cespe-UnB Min Meio Ambiente 2003

A funo principal do arquivo tornar disponveis as informaes contidas no acervo documental sob sua guarda.

105. Todos os documentos da terceira idade possuem valor secundrio.

CPor valor secundrio entende-se valor histrico. Os documentos da 3a idade possuem tal valor.

106. As rotinas adotadas nesse setor (Protocolo), no que se refere a registro e movimentao, incluem o recebimento e o encaminhamento de documentos.

Gabarito: E

Correta: C

Apesar de ter sido considerado Errado, este item est Correto.

Dados para recurso:

Em seu livro: ARQUIVO: Teoria e Prtica, Marilena Leite Paes, destaca as atividades desenvolvidas pelo setor de Registro e Movimentao do Protocolo:

...

5 Receber dos vrios setores os documentos a serem redistribudos, anotar nas respectivas fichas (numricas) o novo destino

6 Encaminhar os documentos aos respectivos destinos, de acordo com despacho de autoridade competente.

Fonte: PAES, Marilena Leite. Arquivo: Teoria e Prtica. 3 ed. Rio de Janeiro : FGV, 2004, p. 56.

107. A verificao das folhas e anexos que integram o documento uma atividade rotineira da expedio.

CA expedio de documentos, segundo Marilena Leite Paes, compreende diversas rotinas, dentre elas verificar se no faltam folhas ou anexos.

(PAES: Marilena Leite. Arquivo: Teoria e Prtica p. 60)

108. Os documentos com caractersticas de particular, que ingressam no setor de protocolo, devem ser protocolados.

E

Entende-se por protocolar ou protocolizar identificar o documento da instituio com um nmero de protocolo. Documentos particulares no so da empresa, e sim de funcionrios das mesmas, no havendo a necessidade de se autuar (protocolizar) os mesmos.

109. Todas as folhas dos processos que tramitam na PRG/DF devem ser corretamente enumeradas.

CPginas de processos no devem ser desmembradas dos mesmos. Para isso, h a numerao das mesmas, de forma a evitar sua retirada.

110. de competncia do setor de protocolo o emprstimo de documentos.

ECabe ao Protocolo realizar as seguintes atividades: Recebimento, Registro e Autuao, Classificao, Expedio ou Distribuio e Controle da Movimentao. O Protocolo no EMPRESTA, avalia ou elimina documentos.

TRIBUNAL REGIONAL DO TRABALHO

QUESTES DE ARQUIVOLOGIA

QUESTORESPOSTACOMENTRIO

Nos processos que tramitam no TRT, em virtude da insero freqente de novos documentos, indicado o uso de hastes plsticas.

CNo recomendvel o uso de objetos metlicos, pois os mesmos tendem a enferrujar e, desta forma, danificar os documentos. Em caso de necessidade, deve optar-se pelo uso de clipes e grampos plsticos.

Os recursos tcnicos de microfilmagem so contra-indicados para os processos que tramitam no TRT em virtude de os documentos serem originais.EO processo de microfilmagem aplicado aos documentos originais, permitindo que a instituio ganhe espao, pois passa a guardar documentos microfilmados no lugar dos documentos em papel, que ocupam muito mais espao. Tal procedimento s permitido aos documentos que no possuem valor histrico, pois estes no podero ser eliminados, ainda que microfilmados.

Concludo o processo de microfilmagem, o filme original e o filme-cpia sero armazenados no mesmo local, devido classificao que recebem.EO filme original e o filme cpia criados no processo de microfilmagem devero obrigatoriamente, por motivos de segurana, ser armazenados em locais diferentes, visando preservar a informao caso ocorra algum sinistro no filme original.

A luz e a temperatura so alguns dos principais agentes de deteriorao dos documentos de cunho arquivstico.CLuminosidade e temperatura so agentes que provocam a deteriorao dos documentos. Este assunto foi extremamente abordado em nossas aulas.

Os processos ultimatos de procedncia externa, sero transferidos ao arquivo de carter permanenteEOs documentos sero definidos como permanentes pelo seu valor histrico, independente de serem internos ou externos, ou seja, no pelo simples fato de os processo serem de origem externa que sero definidos como permanentes.

Um dos critrios estabelecidos nos processos de avaliao documental indicar o descarte dos documentos que tenham sido produzidos no prazo superior a 20 anos.EO prazo de guarda dos documentos variar de acordo com os critrios estabelecidos pela Comisso de Anlise de Documentos. Diversos documentos podero ser preservados por 20, 30, 50, 100 anos ou mais, de acordo com o valor que os mesmos apresentem. Aqueles que apresentarem valor histrico, por exemplo, sero guardados permanentemente, ou seja, no h o descarte de documentos pelo simples fato de os mesmos terem sido produzidos h mais de 20 anos.

Por suas caractersticas de produo, todos os processos constitudos no TRT so de guarda permanente.EApenas processos definidos como de valor histrico sero preservados no arquivo permanente da instituio.

atribuda a guarda permanente aos atos normativos.CDocumentos que mostrem como a instituio foi constituda, organizada, como ela desenvolveu e funcionou ao longo do tempo so de carter permanente. Atos normativos, regulamentos, regimentos e normas mostram como a instituio funcionou e por isso, devem ser definitivamente preservados.

PROVA DA TERRACAP

Aplicada em 12/12/2004

QUESTES DE ARQUIVOLOGIA

NItemRespostaComentrio

63A gesto de documentos compreende fundamentalmente as atividades tpicas desenvolvidas nos arquivos correntes.EA gesto de documentos compreende as medidas adotadas visando o controle de todo o fluxo de documentos desde a sua criao at sua destinao final, ou seja, compreende as trs fases: corrente, intermediria e permanente.

64O mtodo decimal possibilita a expanso ilimitada de subdivises. Portanto, esse o mtodo mais indicado para o arquivamento de processos administrativos.EOs mtodos de arquivamento mais utilizados so: alfabtico, numrico, geogrfico e ideogrfico. No existe o mtodo decimal.

65O profissional responsvel pelo encaminhamento de documentos contendo caractersticas de ostensivo pode interar-se do teor informativo deste documento antes de sua distribuio.CO setor responsvel pelo encaminhamento de documentos o protocolo, que poder abrir os documentos ostensivos e analis-los. O mesmo no acontecer com documentos particulares e sigilosos.

66O arquivamento uma etapa posterior classificao de documentos, mediante a adoo de um plano de classificao.COs documentos devero ser classificados de acordo com seu assunto, utilizando-se para isso o Plano de Classificao.

67As pastas suspensas so unidades de acondicionamento adotadas, fundamentalmente, para o arquivamento de documentos na fase corrente.CNa fase corrente, os documentos so guardados nos prprios setores, onde comum a utilizao de arquivos de ao ou armrios, que acondicionam seus documentos em pastas suspensas. Nas fases intermediria e permanente, os documentos so acondicionados em caixas de papelo.

68A solicitao de emprstimos de documentos ao Arquivo Central poder ser efetivada mediante a identificao do solicitante, do respectivo setor de trabalho e da data do emprstimo.COs documentos do Arquivo Central s podero ser emprestados ao setores que os remeteram. Para tanto, dever ser efetivada a identificao do solicitante.

69Com o objetivo de racionalizar o espao fsico nos setores de trabalho, aconselhvel que, finalizado o trmite, os documentos arquivsticos que devem ser preservados por um perodo de dois anos ou mais sejam transferidos ao Arquivo Central.EO perodo de permanncia dos documentos na fase corrente definido na Tabela de Temporalidade. Este perodo poder ser cumprido tanto nos arquivos setoriais quanto no arquivo central.

70Aos documentos arquivsticos de produo interna ser atribudo uma codificao complementar como elemento diferenciador dos documentos de origem externa.EO cdigo atribudo aos documentos o constante do Plano de Classificao, de acordo com o assunto, indiferentemente de o mesmo ter sido produzido ou recebido pela instituio.

SUPERIOR TRIBUNAL MILITAR

QUESTES DE ARQUIVOLOGIAQUESTORESPOSTACOMENTRIO

101 No funcionamento do sistema de arquivo do STM, o plano de classificao o instrumento auxiliar adotado nos arquivos setoriais.CO Plano de classificao adotado para classificar os documentos de acordo com o assunto e, ainda, serve para organizar os documentos nos arquivos setoriais utilizando o mtodo ideogrfico.

102 A tabela de temporalidade um instrumento auxiliar aplicado aos documentos na fase permanente do ciclo vital dos documentos.EA tabela de temporalidade utilizada em todas as fases do ciclo vital, at porque ela que determina o prazo de guarda do documento nas duas primeiras e seu recolhimento ou no para a fase permanente (destinao final).

103 As unidades de acondicionamento adotadas na fase corrente permanecem inalteradas quando ocorre o processo de transferncia dos conjuntos documentais do acervo arquivstico.EUnidades de acondicionamento = caixas, pastas ou qualquer outro material que sirva para guardar documentos.

Transferncia = Passagem de documentos da fase corrente para a fase intermediria.

O documento da fase corrente ser armazenado de forma diferenciada aps sua transferncia. Na fase corrente, os documentos so acondicionados, normalmente, em arquivos de ao, pastas suspensas ou fichrios. J na fase intermediria, devido a serem menos consultados, os arquivos so acondicionados em caixas de papelo.

104 Na fase intermediria, uma parcela dos documentos ser recolhida para a guarda permanente, sem que ocorra descarte.CA documentao da fase intermediria aguarda sua destinao final: eliminao ou guarda permanente, ou seja, parte dela ser recolhida sem que ocorra descarte (parcela que ir para a guarda permanente).

105 Um dos objetivos da gesto de documentos na fase corrente aumentar a eficcia administrativa.CGesto de documentos = controle de todo o fluxo de documentos da instituio.

Logo, ao se controlar os documentos correntes (tramitao, emprstimo, arquivamento), melhora-se o desempenho da atividade administrativa da instituio.

106 Segundo as normas adotadas nos arquivos institucionais, o emprstimo de documentos ser facultado a qualquer setor solicitante, desde que cumpridos os prazos definidos para sua devoluo.EO emprstimo de documentos nos arquivos intermedirios ou centrais se dar apenas aos setores que os produziram ou receberam, que mantm sobre eles a propriedade. Esta questo no havia sido abordada at ento em concursos anteriores promovidos pelo Cespe.

107 A composio do conceito de arquivo adotado pela arquivstica inclui os documentos que possuam um mesmo tipo de suporte fsico.EO arquivo possui documentos de diversos tipos de suporte.

108 A composio do conceito de arquivo adotado pela arquivstica inclui os documentos que devem ser preservados em funo de seu valor.COs documentos de arquivo sero preservados em funo do valor que apresentem (administrativo ou histrico).

109 A composio do conceito de arquivo adotado pela arquivstica inclui os documentos que sejam acumulados por pessoas fsicas e jurdicas, pblicas ou privadas.COs arquivos so formados atravs da produo ou recebimento (acumulao) de pessoas fsicas ou jurdicas, pblicas ou privadas.

110 A composio do conceito de arquivo adotado pela arquivstica inclui os documentos que constituam colees temticasEEssa definio cabvel para biblioteca, e no para arquivo.

111 A composio do conceito de arquivo adotado pela arquivstica inclui os documentos que obedeam a um mtodo de arquivamento nico.EA instituio pode adotar quantos mtodos de arquivamento forem necessrios para bem organizar os documentos de seu arquivo.

112 O mtodo alfabtico de arquivamento adota a primeira letra do nome como o principal elemento a ser considerado na recuperao da informao.ENomes de pessoas so organizados a partir do sobrenome, e no a primeira letra do nome. Mesmo nos nomes de empresas ou eventos, o elemento a ser considerado o nome como um todo, e no apenas a primeira letra.

113 O assunto o elemento preponderante para a recuperao da informao nos arquivos que utilizam o mtodo onomstico.EO mtodo que utiliza o assunto como elemento de recuperao o IDEOGRFICO.

114 No mtodo numrico simples, a recuperao da informao obedecer ao nmero atribudo ao documento.CO mtodo numrico simples utiliza o nmero dos documentos para organiz-los.

115 No caso de ser imprescindvel a juno de anexos aos documentos, indicado o uso de clipe plstico.CObjetos de plstico so mais aconselhveis do que os de metal, pois no enferrujam e tendem a conservar melhor os documentos.

116 No caso de ocorrerem rasgos, indicado o uso de fitas adesivas para as pequenas restauraes dos documentos em suporte papel.EAs fitas adesivas acabam por danificar os documentos, pois causam o envelhecimento do papel no local em que so inseridas.

117 Para o registro do cdigo de classificao nos documentos do STM, deve ser utilizada caneta esferogrfica, pois esta no danifica as fibras do papel.EQualquer anotao que se faa necessria nos documentos, dever ser feita a lpis, que possibilita a correo, se for necessria.

118 As embalagens devem ser de tamanho maior que os documentos em suporte papel a fim de se evitar dobras e rasgos.CDocumentos em papel so danificados no momento em que so dobrados, o que pressupe a adoo de caixas arquivo maiores do que os documentos, de forma a no dobr-los em seu armazenamento.

119 O uso de luvas de algodo recomendvel para o manuseio das fotografias e dos negativos existentes no acervo arquivstico.CFotografias e negativos, por serem muito sensveis, devem ser manuseadas com luvas de algodo. Esta questo j havia cado no concurso do CREA-DF e consta em nossa lista de exerccios.

120 O piso do espao reservado guarda dos documentos deve ser lavado semanalmente com gua e sabo neutro a fim de se evitar as aes de agentes nocivos.EA umidade um fator que compromete a qualidade dos documentos. Deve-se evitar o uso de gua no interior do arquivo, preferindo-se sempre a utilizao de panos midos para a limpeza dos mesmos.

QUESTES DE ARQUIVOLOGIA - SGA

*** A numerao referente Prova Alfa ***

Acerca da organizao dos arquivos, julgue os itens aque se seguem.

116. Arquivamento o conjunto das operaes destinadas ao acondicionamento e ao armazenamento de documentos. (C)Comentrio:Arquivamento a forma como so organizados os documentos no arquivo, ou seja, refere-se ao acondicionamento e ao armazenamento dos mesmos .117. O mtodo de arquivamento determinado em funo da espcie e da data do documento. (E)Comentrio:O item est incorreto, pois o mtodo de arquivamento determinado pela natureza do documento e pela estrutura da instituio em questo.118. O mtodo de arquivamento alfabtico considerao o nome como elemento principal. (C)Comentrio:O item est correto, pois o mtodo alfabtico organiza os documentos a partir do nome em destaque nos mesmos.119. O mtodo de arquivamento geogrfico considera a data do documento como elemento principal (E)Comentrio:O item est incorreto, pois o mtodo geogrfico organiza por local ou setor de produo do documento. O mtodo que utiliza a data o numrico cronolgico.120. O mtodo de arquivamento numrico pode ser dividido em numrico simples, cronolgico ou dgito-terminal. (C)Comentrio:Os mtodo de arquivamento podem ser do tipo alfabtico ou numrico. Na obra Arquivo: Teoria e Prtica, Marilena Leite Paes divide os mtodos do tipo numrico em: numrico simples, cronolgico e dgito-terminal. A surpresa ficou por conta do ltimo (dgito-terminal) que nunca havia sido citado nos concursos anteriores, da o motivo de no ter dado destaque para o mesmo, o que tornou esse item o nico complicado.Comentrio Geral:Estranhamente, o Cespe, pela primeira vez, no cobrou nenhum item de Teoria das 3 Idades, o que desfavoreceu aqueles que estavam preparados para este assunto. De qualquer forma, os itens foram simples, e, a exceo do ltimo, que trouxe um item novo at ento nas provas do Cespe, os anteriores, inclusive, j haviam sido cobrados em provas anteriores e estavam em nossa lista de exerccios.

QUESTES DE ARQUIVOLOGIA - ANEELAcerca da organizao dos arquivos, julgue os itens aque se seguem.

48. Assinale a opo que no implica em restrio de acesso.

(A) Documento secreto

(B) Documento ostensivo (C) Documento confidencial

(D) Documento reservado

(E) Documento sigiloso

Comentrio:Naturalmente, o item correto o item B e no o A, como consta no Gabarito divulgado pela Esaf. Clique aqui para saber como argumentar em seu recurso. No deixe de entrar, pois se no houver recursos, o gabarito ficar errado e, s vezes, um ponto faz toda a diferena.42. De acordo com o conhecimento arquivstico sistematizado, nas organizaes, os documentos mais recentes e freqentemente consultados localizam-se nos

(A) arquivos permanentes.

(B) arquivos histricos.

(C) arquivos correntes. (D) arquivos intermedirios.

(E) arquivos de segurana.

Comentrio:Documentos recentes e freqentemente consultados... pra variar um pouco (dcima vez que cai este item. No possvel que algum teve dificuldades).43. (Esaf-ANEEL 2004) Analise os conceitos a seguir.

I - Documento oficial aquele emitido ou rreconhecido por instituio do poder pblico.

II - A duplicata consiste em dois ou mais exxemplares de um mesmo documento.

III - O emissor a pessoa ou entidade responnsvel pela produo de um documento, independente de conter assinatura.

IV - A guia-fora um indicador colocado no lugar de um documento para assinalar sua remoo temporria.

Assinale a quantidade de itens corretos.

(A) 0.

(B) 1.

(C) 2.

(D) 3.

(E) 4. Comentrio:Todos os itens esto corretos e se referem terminologia arquivstica. Algumas questes anteriores, comentadas em sala de aula, continham tais termos.44. A atividade de avaliao documental tem por finalidade:

I orientar o usurio sobre o acesso aos documentos de seu interesse.

II permitir a eliminao de documentos destitudos de valor primrio e secundrio.

III distribuir os documentos de um arquivo conforme sua classificao.

IV otimizar recursos humanos e materiais.

A quantidade itens certos igual a

(A) 0.

(B) 1.

(C) 2. (D) 3.

(E) 4.

Comentrio: praticamente a mesma questo da Polcia Federal, comentada em sala de aula (questo 72 de nossa lista de exerccios. Entende-se por avaliao a definio dos prazos de guarda e da destinao final dos documentos, ou seja, o estabelecimento daqueles documentos que podero ser eliminados, por no terem mais valor. Com isso, a instituio ganha espao, alm de otimizar (gastar menos) com recursos humanos e materiais. Portanto, os itens II e IV esto certos e os itens I e III esto incorretos, ou seja so 2 os itens corretos.45. Constituem atividades de protocolo, exceto:

(A) receber a correspondncia e separar a correspondncia oficial da particular.

(B) eliminar a correspondncia destituda de valor secundrio. (C) controlar o trmite dos documentos na organizao.

(D) receber a correspondncia para expedio.

(E) ler a correspondncia e verificar a existncia de antecedentes.

Comentrio:Esta era a questo que comentei ser praticamente certa nesta prova, tendo inclusive destacado os trs itens que poderiam aparecer como sendo o item incorreto (avaliao, eliminao ou emprstimo). Espero que tenham se lembrado disso.46. O instrumento de destinao que determina prazos para transferncia, recolhimento, eliminao e mudana de suporte de documentos chama-se:

(A) plano de classificao.

(B) inventrio.

(C) listagem de eliminao.

(D) tabela de temporalidade. (E) termo de recolhimento.

Comentrio:Precisa? Pra quem viu uma aula inteira s de tabela de temporalidade, no possvel que tenha tido dificuldades pra resolver este item.62. (Esaf-ANEEL 2004) Com relao classificao de documentos de arquivo, assinale as assertivas a seguir:

I O mtodo geogrfico utilizado preferencialmente quando o principal elemento a ser considerado a procedncia.

II No Sistema Decimal de Melvil Dewey a diviso dos assuntos parte sempre do geral para o particular.

III O mtodo variadex utiliza as cores como elementos auxiliares para facilitar o arquivamento e a localizao dos documentos.

IV No mtodo numrico cronolgico, alm da ordem numrica, tem-se que observar, tambm, a data dos documentos.

Assinale a quantidade de itens corretos.

(A) 0.

(B) 1.

(C) 2.

(D) 3.

(E) 4. Comentrio:Os itens I e IV no apresentaram dificuldades, pois tratam de assuntos comentados em sala. A surpresa ficou para os itens II e III, que nunca haviam aparecido em provas do Cespe e, por isso, no cheguei a comentar em sala. O item II est correto, pois o Plano de Classificao dos Arquivos segue a tcnica desenvolvida por Melvil Dewey, bibliotecrio ingls, que dividiu o conhecimento humano em 10 reas, partindo do geral, subdividindo cada rea em 10, at chegar no particular, sistema este utilizado em bibliotecas (CDD Cdigo Decimal de Dewey). pena, pois muitos alunos devem ter tido problemas nesta questo...48. Conforme a Lei n 8.159, de 08 de janeiro de 1991, assinale a opo incorreta.

(A) A administrao da documentao pblica ou de carter pblico, compete s instituies federais, estaduais, do Distrito Federal e municipal.

(B) Os documentos de valor intermedirio so inalienveis e imprescritveis. (C) Os arquivos privados podem ser identificados pelo Poder Pblico como de interesse pblico e social.

(D) Compete ao Arquivo Nacional a gesto e o recebimento dos documentos produzidos e recebidos pelo Poder Executivo Federal.

(E) A cessao de atividades de instituies pblicas e de carter pblico implica no recolhimento de sua documentao instituio arquivstica pblica ou a sua transferncia instituio sucessora.

Comentrio:Apesar de no termos comentado em sala toda a lei, esta questo, nica sobrea parte de Legislao Arquivstica, no trouxe problemas, pois o item incorreto diz que os documentos com valor intermedirio jamais perdero o valor (imprescritveis), o que sabermos tratar-se de afirmao incorreta, pois, na fase intermediria, o documento tem valor administrativo, e ir, fatalmente, perd-lo, quando ento ser destinado destruio ou guarda permanente.49. Assinale a opo que no se refere a uma operao de conservao.

(A) Varredura. (B) Alisamento.

(C) Desinfestao.

(D) Laminao.

(E) Limpeza.

Comentrio:Neste item, a Esaf foi mais exigente que as questes anteriores aplicadas pelo Cespe, que nunca haviam citado os mtodos de conservao. O item correto a letra A, pois o restante se trata de mtodos de conservao dos documentos, citados pela bibliografia arquivstica.50. Com relao ao bom acondicionamento de documentos, analise as seguintes rotinas.

I Ao fazer anotaes nos documentos deve-se faz-lo com lpis preto (grafite) macio, em local predeterminado.

II No preenchimento de etiquetas identificadoras das caixas, deve-se utilizar canetas hidrogrficas e esferogrficas.

III Deve-se utilizar, nas caixas, etiquetas que colam quando umedecidas, ao invs das auto-adesivas.

IV Deve-se preencher os espaos vazios dentro das caixas com calos, evitando que os documentos se dobrem dentro delas.

Assinale a quantidade de itens corretos.

(A) 0.

(B) 1.

(C) 2.

(D) 3. (E) 4.

Comentrio:O nico item incorreto o item III (etiquetas que colam quando umedecidas, afinal, como sabemos, os documentos no devem ser acondicionados em locais com umidade muito alta, o que inviabilizaria a utilizao de tais etiquetas). De qualquer forma, a questo veio repleta itens nunca cobrados anteriormente, o que a tornou um tanto complexa para a maioria.Comentrio Geral:Em geral, as questes cobradas acompanharam os assuntos cobrados pelo Cespe em seus concursos e utilizados em nossas aulas, apesar de alguns itens trazerem novidades, o que deve ter complicado para alguns. Entretanto, acertando acima de 7 j uma marca excelente, visto que a grande maioria dos candidatos no tem qualquer noo dos assuntos cobrados, apesar de alguns extremamente simples. NO DEIXEM DE ENTRAR COM RECURSO NA PRIMEIRA QUESTO, POIS PODE FAZER MUITA DIFERENA.QUESTES DE ARQUIVOLOGIA - POLCIA FEDERAL

*** A numerao referente Prova Verde ***

A avaliao documental uma funo tpica adotada mundialmente no tratamento de acervos arquivsticos. Em relao a essa funo, julgue os itens que se seguem.

Comentrio do enunciado:A avaliao a definio de prazos de guarda e destinao final dos documentos, que permitir eliminar documentos na instituio. realizada pela Comisso de Avaliao de Documentos ao se criar a Tabela de Temporalidade.96. A avaliao documental provoca, necessariamente, aumento de recursos humanos e de materiais. (E)Comentrio:A avaliao realizada para que se possa eliminar documentos e, assim, a empresa poder economizar em sua guarda, tanto no que se refere pessoal como a recursos materiais.97. A avaliao de documentos permite aumentar o ndice de recuperao da informao. (C)Comentrio:A avaliao, que tem como decorrncia a criao da tabela de temporalidade, permite organizar os documentos por assunto, alm de possibilitar a eliminao daqueles documentos que no tem mais valor administrativo. Com isso, a quantidade de documentos ser menor e os que forem conservados estaro organizados, o que facilitar a sua recuperao (localizao).98. A aplicao dos critrios de avaliao possibilita ganho de espao fsico. (C)Comentrio:Aps a avaliao, alguns documentos sero definidos como passveis de eliminao, o que permitir ganho de espao fsico no arquivo.99. Como um dos requisitos bsicos de sua funo, o responsvel pela avaliao documental deve conhecer a estrutura e o funcionamento da instituio a ser avaliada. (C)Comentrio:Os integrantes da Comisso de Avaliao de Documentos, responsveis pela avaliao, devem ter conhecimento da estrutura e funcionamento da instituio, assim como as caractersticas dos documentos avaliados, para que possam melhor desempenhar sua atividade.100. A aplicao da tabela de temporalidade permite eliminar documentos ainda no arquivo corrente. (C)Comentrio:No acredito que algum tenha tido dificuldades nesta questo, afinal, todos saram experts em tabela de temporalidade e eliminao de documentos, que, por sinal, pode ocorrer, de acordo com a tabela, nas fases corrente e intermediria e NUNCA na permanente. Essa questo j havia cado no TST 2003, questo comentada em sala, e ainda era o item 9 dos exerccios disponibilizados aqui em minha pgina referentes Teoria das 3 Idades e o item 15 do Simulado 6 aplicado em vrias de minhas turmas. Ainda contam com o fato de muitos candidatos, que estudaram por apostila, acharem que a eliminao s ocorre na fase permanente....A organizao dos arquivos correntes do DPF e de outros rgos pblicos e privados pressupe atividades indispensveis para a recuperao e a preservao da informao. Considerando esse pressuposto, julgue os itens a seguir.

101. Para melhor preservao dos documentos, deve-se guard-los em caixas ou pastas suspensas, acondicionadas em estantes ou em arquivos de madeira, e deve utilizar espaos fsicos que recebam diretamente a luz solar. (E)Comentrio:Conforme comentado em sala, a luz solar danifica os documentos e deve ser evitada. Esta questo, inclusive, j havia cado, com outras palavras, no CREA-DF 2003, alm de termos comentado a mesma em sala de aula (penlima questo da lista de exerccios, item 1). O item 26 do Simulado 6, aplicado em algumas turmas, tambm falou sobre esse assunto (Deve-se evitar a exposio do documento luz solar...)102. O O responsvel pela guarda dos documentos nos arquivos correntes no pode emprest-lo a outros setores do prprio rgo; por isso, dever copi-los quando houver algum pedido de informao. (E)Comentrio:O emprstimo poder ocorrer nas fases corrente e intermediria, sendo que apenas a permanente no poder realiz-la. Este , inclusive, o item 50 dos exerccios de Teoria das 3 Idades disponveis aqui em minha pgina. O emprstimo pode ocorrer nos arquivos correntes, que inclusive configura a dos documentos.103. Os funcionrios responsveis pelos arquivos correntes devem efetuar a atuao, o controle da tramitao, a distribuio e a expedio dos documentos sob sua guarda. (E)Comentrio:Tais atividades so responsabilidade do . O Protocolo atividade da fase corrente, mas, da forma como est, a questo sugere que tais atividades so desenvolvidas pelos diversos arquivos correntes, ou seja, nos prprios setores em que os documentos so produzidos, o que no verdade. Questes de Protocolo foram discutidas em sala, pois j haviam cado em diversos concursos, e, como adiantei, sempr cobrado sobre as atividades do mesmo. Os itens 16, 17, 18, 19 e 20 do Simulado 6, aplicado em algumas de minhas turmas, falava sobre tais atividades.104. Nos arquivos correntes, so guardados os documentos utilizados com muita freqncia pelos funcionrios do rgo. (C)Comentrio:Esta , com certeza, a questo mais fcil de todas. aquela que adiantei que j havia cado em pelo menos oito concursos e que, com certeza, cairia de novo. Constava, inclusive, como item 9 do Simulado do tipo 5, aplicado na maioria de minhas turmas e em pelo menos 6 questes comentadas de concursos anteriores. O item 14 disponvel nesta pgina tambm falava sobre isso... Enfim, dispensa maiores comentrios, certo? Questo GRTIS para todos... (quem estudou, claro!)105. Para bem ordenar os documentos, o responsvel pelo arquivo dispe de vrios mtodos, como o geogrfico, o alfabtico e o numrico-cronolgico. (C)Comentrio:Como comentado em sala, existem vrios tipos de mtodos, que so de dois tipos: alfabticos e numricos. Os mtodos do tipo alfabtico mais comuns so: alfabtico e geogrfico (citados na questo) e os do tipo numrico so: numrico, cronolgico (citado na questo) e ideogrfico. O fato de a questo ter citado numrico-cronolgico pode ter confundido algum, mas havamos comentado que o mtodo cronolgico do tipo numrico, item 3 do Simulado 5 aplicado em vrias turmas, o que torna a questo correta, sem dvida.Comentrio Geral:Conforme previ em minhas aulas, o assunto Teoria das trs idades e Tabela de Temporalidade apresentou vrios itens: 4 ao todo, que no devem ter sido problema para meus alunos. Os assuntos restantes (Protocolo, Preservao Mtodos de Arquivamento tambm foram vistos em sala). Avaliao que talvez tenha complicado um pouco, pois falamos bastante sobre criao da Tabela, definio dos documentos que seriam eliminados e, da forma como caiu, o candidato teria de deduzir os itens a partir do conhecimento sobre o funcionamento da tabela. Enfim... No houve surpresas com relao ao contedo, e acho que meus alunos se saram bem. Conforme previ, no costuma cair nenhuma questo sobre leis e decretos, apesar de inmeras pessoas ficarem decorando as mesmas. Bom pra quem no se preocupou com isso e aprendeu a prtica, certo? Caso alguma questo venha a divergir deste gabarito, darei as dicas para entrar com recurso mais tarde, mas duvido que isso acontea, pois as questes esto bem simples e no devem apresentar problemas

QUESTES DE ARQUIVOLOGIA - STJPROVA VERDE

121. Para que a produo documental se d de forma racionalizada, recomendvel evitar a reproduo desnecessria de documentos. (C)Comentrio:A reproduo desnecessria de documentos faz com que haja um volume maior de documentos e, conseqentemente, dificulta a gesto documental.

122. Documentos originais no devem ser desmembrados de seus conjuntos. (C)Comentrio:Se o documento faz parte de um conjunto, no devem ser desmembrado do mesmo, sob pena de perder o seu valor.

123. Antes de seu arquivamento, os documentos devem ser devidamente classificados. (C)Comentrio:Os documentos devem ser classificados com seu cdigo de classificao constante na Tabela de Temporalidade, de forma que fique claro o prazo de guarda no arquivo corrente, primeira fase em que o mesmo ser arquivado.

124. A principal funo de um setor de protocolo deve ser o emprstimo de documentos. (E)Comentrio:A principal funo do setor de protocolo o controle da tramitao de documentos. Para tanto, o mesmo pode exercer as seguintes atividades: Recebimento, Registro, Controle, Classificao e Expedio. Dentre as atividades do protocolo, no se encontra o emprstimo, que atividade exclusiva dos arquivos correntes ou intermedirios.

125. O instrumento utilizado para controlar os documentos que tramitam em instituies como o STJ denomina-se folha de autuao. (E)Comentrio:Para controlar a tramitao dos processos, utiliza-se o registro de protocolo (nmero de protocolo)

126. A Tabela de temporalidade visa atribuir prazo de guarda para os documentos de terceira idade. (E)Comentrio:Questo fcil... Os documentos de 3a idade (permanentes) no precisam ter seu prazo de guarda definidos na Tabela de temporalidade, pois sero guardados definitivamente.

127. O plano de classificao visa possibilitar o arquivamento e a recuperao de documentos. (C)Comentrio:Ao utilizar o plano de classificao, pode-se organizar os documentos pelo seu cdigo, facilitando assim o arquivamento e a posterior recuperao dos mesmos.

128. O descarte deve ocorrer em todas as fases do ciclo vital de documentos (E)Comentrio:O descarte (eliminao) no ocorre na fase permanente, apenas nas duas primeiras (corrente e intermediria)

129. As minutas de documentos devem receber classificaes individualizadas em funo do prazo de guarda a elas atribudo (E)Comentrio:As minutas (rascunhos dos documentos em elaborao) no so classificadas e muito menos tm prazo de guarda, pois nem so documentos, ainda.

130. Cumpridos os prazos estabelecidos pela tabela de temporalidade para os documentos da fase corrente, aqueles que no forem descartados devem ser recolhidos fase intermediria. (E)Comentrio:Aps cumprido o prazo da fase corrente, os documentos que no forem descartados (eliminados) podem ser transferidos para a fase intermediria ou recolhidos para a fase permanente. Observe que o termo RECOLHIDOS foi usado indevidamente. (No existe recolhimento para a fase intermediria).

Comentrio Geral:Conforme previ em minhas aulas, o assunto Teoria das trs idades e Tabela de Temporalidade dominou as questes de arquivologia. Foram 4 itens (126, 128, 129 e 130). Alm disso, conforme comentei em sala, algumas apostilas e at alguns professores pregam a eliminao na fase permanente como possvel, o que no aceito pela Arquivologia, conforme fica claro na questo 128.A surpresa ficou por conta dos itens 122 e 129, que utilizaram alguns termos desconhecidos para alguns candidatos (desmembramento e minuta), o que pode ter complicado um pouco. Enfim... Boa Sorte para todos!