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Oracle Enterprise Content

Management

Juliano Triska

Gerente de Enterprise Content Management

3

Agenda

• ECM

• Posicionamento Oracle no Mercado de ECM

• Oracle Enterprise Content Management

4

Agenda

• ECM



5

A Era da InformaçãoDocumentos, Imagens, Papel, Video, Email,

Processos …

6

Onde estão as Informações ?

10%

90%ConteúdoNão-Estruturado

(físico e eletrônico)

ConteúdoEstruturado Oracle

Applications,Demais Sistemas

Notas Fiscais, Processos, Contratos, Atas, E-mails, Manuais

de Aeroportos, Planilhas Eltrônicas, Diários de Bordo,

Documentação de Manutenção, etc.

Gerenciadopor um

Banco de Dados

7

Números Recentes - 2007

90%

100%

60%

40%

5%

…do contéudo de uma organização é não-estruturadoFonte OVUM

…e está dobrando de volume a cada ano

… dos colaboradores são de áreas de conhecimento

que usam 40% do seu tempo para trabalhar com contéudo não-estruturado

e apenas 5% do investimento em contéudo estruturado é feito em gerenciamento de conteúdo não-estruturado

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Dados Interessantes

• “Durante sua vida útil um documento tem em média 17 cópias”Fonte: AIIM.org

• “Em média, 90% do tempo de vida útil de um documento é gasto em trânsito e filas. Ou seja, necessita de gerenciamento”Fonte:Delphi Consulting

• “Em cada 20 documentos, 1 se perde”Fonte:Bitwaise

• “As pessoas perdem entre 20% a 30% de seu tempo, localizando e recuperando informações”Fonte:CYCO

• “Processos trabalhistas são perdidos por não encontrarmos o documento correto no prazo estipulado por lei”Fonte:FEM

9

Gestão de ConteúdoO que é ECM?

• São as tecnologias, ferramentas e metodologias paragerenciamento de todo o ciclo de vida do conteúdo(documentos) dentro da empresa:• Criação(eletrônico)/Captura(físico)

• Armazenamento e Gerenciamento

• Publicação e Distribuição

• Recuperação

• Preservação

Publicar

Criar

Indexar

Armaz.

Reter

Limpar

Buscar

Distribuir

VersionarCapturar

Gerenciar

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GED Vs. ECM

• GED – Gerenciamento Eletrônico de Documentos• Digitalização e integração com os fluxos de negócio

• Necessidade de mais recursos:

• Segurança

• Web

• Retenção

• …

• ECM• GED + Novas tecnologias para novas necessidades

• Conceito Moderno

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Individual

Projeto

TIPO DE CONT.

Audio Video

CAD files

MS Office

HTML pages

Flash

Multimedia

Graphics

Images

JSP / ASP

XML

Email

CONTRIBUI VIA

Web browser

AplicaçãoDesktop

PastasWindows

HTML form

AutoCategorização

ODMA

Relatórios

IntegraçãoProgramática

FORMATO

XML

HTML

WML

cHTML

HDML

PDF

Native

JPEG

TIF

GIF

WBMP

DELIVERY/API

Web services SOAPWSDL

COM

JAVA

EJB

HTTP

FTP

ICE

RSS feeds

CONSUMIDOR

Internet

Extranet

Intranet

Aplicações

Wireless

Desconectado

Repositório

CONTRIBUIDOR

ECM

Repositórios

Tecnologias de ECM

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Exemplos de Aplicabilidade

• Aumento com do acúmulo de papel

• Conformidade com a legislação/regulamentação para retençãode documentos

• Manutenção de uma política de arquivamento sólida e versionada

• Criação de um ambiente colaborativo para os processos e documentos

• Confidencialidade de documentos sigilosos e sensísveis

• Única solução de busca

• Integração com o ERP

• Construção de portais/websites de conteúdo para clientes e colaboradores

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Resultados Esperados• Redução de Custos:

• Processos mais eficientes e colaboradores mais produtivos• Redução de mão-de-obra de baixa qualificação• Redução de custos diretos: papel, armazenamento, …

• Redução de Riscos:• Suporte a regulamentações e leis

• SOX, fisco, …• Rápida e eficaz entrega de informação a auditorias internas e externas

• Rápida e eficaz entrega de informação em processos litigiosos

• Redução de Tempo:• Rápido acesso aos documentos (recuperação)• Fácil e eficaz colaboração e publicação

14

Agenda

• ECM



15

Posicionamento Oracle

16

Líder

Plataforma ECM

Gartner

Líder

Records Management

Gartner

Avaliações

Líder

Plataforma ECM

Forrester

Líder

Web Content Management

Gartner

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ECM UnificadoVs.

ECM Integrado

18

Passado para o Presente• Originalmente, gerenciamento de conteúdo consistia em aplicativos departamentais, para criar e gerenciar conteúdos específicos

• Passado algum tempo, os usuários demandaram por mais, fornecedores adquiriram tecnologias para coexistir ou embutir e finalmente integrar

• Surge o conceito de “ECM”• Movimento para ECM unificado com plataforma única, eliminando repositórios/serviços especialistas desintegrados

Uma aplicaçãoDiferentes plataformas

Departamental

Soluções separadasFornecedores Distintos

Dezenas de AplicaçõesÚnica Plataforma

Enterprise Content Management

Dif. plataformasÚnico Fornecedore

Plataforma IntegradaÚnico Fornecedor

Centenas de AplicaçõesÚnica Plataforma

Unificado - Enterprise Content Management

Plataforma Unificada,Único Fornecedor

19

Sistemas de Gerência de

Conteúdo

Transformação Ger. DocumentosDoc. VirtuaisIngestão

IdentificaçãoRevisãoAcesso

ArmazenamentoBusca

Segurança Administração

AuditoriaIntegraçãoMetadados

UsoWorkflow

GERENCIAMENTODOC/IMAGEMATIVOS

DIGITAISREGISTROS COLABORAÇÃO

OrganizaçãoTransformaçãoEntrega e Acesso

IngestãoIdentificaçãoRevisãoAcesso

ArmazenamentoBusca



UsoWorkflow

Tabela de TemporalidadeArquivo Inativo

IngestãoIdentificaçãoRevisãoAcesso

ArmazenamentoBusca



UsoWorkflow

Ger. de ProjetosDiscussões

Ger. de IM & EmailIngestão


ArmazenamentoBusca

SegurançaAdministração


UsoWorkflow

CONTEÚDO WEB

Edição WYSIWYGContribuição no

contextoMúltiplos Web Sites

PublicaçãoIngestão


ArmazenamentoBusca



UsoWorkflow

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ECM via Integração

DESAFIOS

• Múltiplos pontos de integração

• Múltiplos repositórios

• Múltiplas arquiteturas (.net, java etc)

• Metadados sem coerência

• API’s sem coerência

RESULTADOS…

• Problemas de performance

• Aumento do risco de falha

• Tempo de administração e manutenção

• Upgrades complicados

• Cópias redundantes

Image Management

Document Management

Records Management

Digital Asset Management

CollaborationManagement

WebContent

Management

21


Oracle Enterprise Content Management

22

Web Content, Digital Assets,Documents, Records, Images

Content ManagementContent Management

Oracle Fusion Middleware

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Gestão de ConteúdoRepositório de Conteúdo• Repositório único de conteúdo para colaboração

• Armazenamento no banco de dados e file server

• Metadados centralizados• Busca centralizada• Arquitetura escalável e robusta• Aberto para integração• Arquitetura Web

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• Dificuldades culturais:• Usuário acostumado com o papel• Usuários acostumados com ferramentas como Windows Explorer, Clientes de E-mail

• Procurar por soluções que amenizem estas dificuldades

Gestão de DocumentosRepositório de Conteúdo

25

Gestão de DocumentosRepositório de Conteúdo

Atas, contratos,

minutas,

manuais, normas

e procedimentos,

notas fiscais,

CAD, registros …

Integração ERP

Outlook/NotesPastas dos Windows

Acesso 100% Web

26

Gestão de Documentos

Windows Folders

27

Gestão de Documentos

E-mail – Outlook e Notes

28

Gestão de ConteúdoIntegração com AutoVue – Arqs.

Office

29

Gestão de ConteúdoIntegração com AutoVue – AutoCAD

3D

30

Gestão de ConteúdoIntegração Windows Folders e

Office• Check-in• Check-out• Busca• Acesso Off-line• Sincronização• …

31

Gestão de ConteúdoIntegração Notes

• Check-in• Check-out• Busca• Acesso Off-line• Sincronização• …

32

Gestão de ConteúdoVídeos, Imagens e Sons

33

Gestão de ConteúdoDocumentos Virtuais

34

Gestão de ConteúdoProjetos

35

• Revisões:• Major: range1, range 2, range 3, …

• Minor: range

• Exemplo:• Major: 1-2, 1-4• Minor: a-b• 1.1.a, 1.1.b, 1.2.a, 1.2.b, 1.3.a, 1.3.b, 1.4.a, 1.4.b, 2.1.a, …

Gestão de ConteúdoVersionamento e Revisões

36

Gestão de ConteúdoSubscrição

37

Gestão de ConteúdoDiscussões

38

Gestão de ConteúdoBusca

• Única ferramenta para busca

• Busca pelo conteúdo dos documentos• Full text search

• Busca pelos METADADOS dos documentos• Autor

• Revisões

• Datas

• Processo

• Estágio do processo

• Pendentes de aprovação

• …

39

• Buscas mais recentes

• Buscas salvas

• Formato de saída de busca

• Sentenças de busca

Gestão de ConteúdoBusca

40

Gestão de ConteúdoSegurança

• Proteger e rastrear o uso de documentos e e-mails sensíveis – mesmoquando cópias estão fora da rede da empresa:• Copy/Paste, Print, PrintScreen, …

41


42

• Grupos de Segurança:• Exemplos:

• TI• Engenharia• Jurídico• …

• Permissões:• Ler• Escrever• Apagar• Administrar metadados

• Direitos de uso do ambiente:• Adminstração de Usuários, Editor de Layout Web, Gerenciamento de

Metadados, Administração de Workflow, Gerenciamento de Configuração, …


43

• Solução completa de Web Content Management (WCM)• Habilitar outras aplicações com WCM (Open WCM)• Facilidade de Uso

Gestão de ConteúdoWeb

44

• Archiving:• Backup• Duplicação: cópia• Sincronização: ambiente de desenvolvimento para produção

• Backup incremental (por pasta)• Restore parcial (por pasta)

Gestão de DocumentosArchiving

45

ComplianceAderência a regulamentações e leis

• Conformidade com regulamentações e leis para guarda e retenção de documentos (físicos e digitais)

• Redução e melhor controle do espaço para documentos físicos (papel) e digitais• Tabelas de Temporalidade• Relatórios• Ferramenta para Arquivista• Gerenciamento de outros repositórios(adaptadores)

• Certificado DoD 5015.2

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RecordsManager

Discovery Services

Central Policy Management

PhysicalRecordsManager

Notifier*

OracleUCM

Adapter

OracleIPM

Adapter

FileServers*

Adapter

MicrosoftSharePoint

Adapter

SymantecVault

Adapter

Custom

Adapter

AdapterServices

ComplianceAderência a regulamentações e leis

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Gestão de ProcessosAdministrador

SimulaçãoArquitetura

48

Filtro por Categoria (atribuido a quem), Prioridade ou Status

Supervisores acessam tarefasdas equipes

Organizar o trabalho em

Visões

Gestão de ProcessosUsuário

49

APROVAR / REJEITAR /

ESCALAR TAREFAS

Visualizar dados

Alterar

Delegação

Comentários

Documentos

Histórico

Gestão de ProcessosUsuário

50

Gestão de ProcessosMonitoração

51

Integração

• Java API• Component Object Model (COM) • Java Server Page (JSP) • Common Object Request Broker Architecture (CORBA)

• Open Document Management API (ODMA) • SOA – Web Services• Web Distributed Authoring and Versioning (WebDAV)• Portlets (Oracle Portal, WebLogic, Plumtree, SunOne e Web Sphere)

52

NotificationsEvents, RSSNotificationsEvents, RSS

EmailEmail

Sharing ContextDelivers Web 2.0Sharing ContextDelivers Web 2.0

DocumentsDocumentsDiscussionsDiscussions

Group SpacesBLOG / Wiki

Group SpacesBLOG / Wiki

PresencePresence

Enterprise SearchEnterprise Search

Q3 Budget ReviewCapital Expenses, KIA Analysis

Employee Reviews

Acquisition AnalysisStress Reduction Tips

Q2 Competitive Analysis

GUO-RS

ApplicationsCollaborationCommunicationComposites Search

Web 2.0

53

Cases e Projetos

• Grupo Odebrecht• Intranet para workflow e gestão documental

• Documentação organizada por departamentos

• TI, Obras, Financeiro, …

• Delegação de controle de acesso para as áreas

• Definição de fluxos de trabalho pelos responsáveis (notificações via e-mail e worklist)

• Relatórios de auditoria

• Gerenciamento do ciclo de vida (temporalidade) do conteúdo digital

• Integração com o ERP

• TI deixou de ser gargalo

55

Oracle Enterprise Content

ManagementAplicações e Web Sites

Universal Content Management

Gestão Documental(Records

Management)

Gestão de Conteúdo

Web

Gestão de Ativos Digitais

Integração com Desktop, Interface Web, API

RepositórioGerenciamento de Conteúdo, Arquivos e Dados

Serviços de ConteúdoGerenciamento de Documentos e Imagens, Segurança, Workflow, Busca, Metadados

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LDAPShared Services

security, personalization, search, metadata, etc.

DM WCM RM DAM CLBM

Repository Servicescontent, files, data

Enterprise Content Management

• Content Metadata

• Workflow Information

• Security Information

• Product Information

Relational Database •

• Vault - Source File

• Web Layout - Renditions

directly available from the web

server (Web Server Cache)

File System

• Full Text Index of Content

• Metadata Index of Content

• Security Information

Search Index

Socket (J2EE, COM, Command Line…) Web Server (HTTP, SOAP, WebDAV…)

ADSI

Arquitetura

100%

SOA based

Arquitetura

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