A GESTÃO DA INFORMAÇÃO NAS

AUTARQUIAS LOCAIS

X Jornadas de Ciência da Informação

Susana Oliveira

Objectivos…

Testemunho enquanto autarca e gestora de informação;

Percepção do mundo das autarquias: dificuldades e desafios;

O papel da gestão da informação no sucesso dos políticos e das autarquias locais.

Complexidade do contexto organizacional

Diversas áreas de actuação;

Falta de estabilidade dos Executivos (mudanças partidárias e dos seus líderes);

Falta de corpos técnicos com formação e capacidade de adaptação à mudança;

Escassez de recursos financeiros – impossibilidade de contratar RH e obrigatoriedade de reduzir despesa e nº de efectivos

Complexidade do contexto organizacional

Reestruturações orgânicas impostas por lei: uma em Dezembro de 2010 e outra que teremos de fazer até ao fim de 2012;

Diferentes sensibilidades dos elementos do Executivo e a sua forma de gerir;

Feitio/caracteristicas pessoais

Orientação e objectivos políticos

Impacto nos municipes e suas vidas

Contagem decrescente para as próximas eleições e a pressão de implementar os projectos;

Complexidade do contexto organizacional

Legislação a nivel nacional em constante modificação: incerteza total em tudo o que se faz;

Necessidade urgente de tomar decisões na hora e um sem fim de decisões tomadas em cada dia de trabalho;

Ritmo alucinante: atendimento ao público, gerir serviços, organizar e planear acções, controlar despesas e recursos humanos, fazer política durante a semana e fins-de-semana…

Informação como recurso estratégico

Criação do Pelouro da Gestão da Informação, aliado ao da Qualidade dos Serviços e Modernização Administrativa;

Reconhecimento da necessidade de alguém com perfil e formação para gerir este recurso tão importante e valioso para a organização;

Reconhecimento da gestão da informação como uma mais valia para a entidade e seus municipes;

Gestão da Informação como ferramenta imprescindivel para o apoio/suporte à tomada de decisão correcta e em tempo útil;

A Gestão da Informação na autarquia

Pequenas medidas que fazem toda a diferença:

Não imprimir os emails – fazer o reencaminhamento e criação de estrutura de pastas para controlo;

Disponibilização dos documentos para reunião de câmara no servidor – desmaterializaçao

Orientação dos dirigentes para a elaboração de documentos de apoio à gestão: rel. de act; plano de act; instrumentos de controlo do cumprimento dos objectivos de SIADAP; monitorização de diversos indicadores que variam de serviço para serviço;

Exemplo: estágios acolhidos na CMP desde 2001; nº de concursos de pessoal desde 2001 a termo certo e indeterminado… (listas escritas à mão); medalhados do 3 de Março;

A Gestão da Informação na autarquia

Implementação de um sistema voip de comunicação: maior controlo das chamadas e despesas, bem como das chamadas perdidas, entre outros;

Desafio de desenvolver um sistema de informação integrado para as autarquias locais – e-situs (projecto conjunto da AMVS) Intranet + portal do colaborador (férias, faltas, siadap, controlo de

assiduidade, etc) + gestão documental + requerimentos on-line e consulta do estado dos processos online

Avaliação, selecção e eliminaçao de informação no Arquivo Municipal e noutros locais da Câmara, onde armazenavam informação…

Elaboração do plano de classificação para futura implementação da gestão documental;

Qualificação e certificação dos serviços (apenas a Divisão de Ambiente se encontra certificada)

A Gestão da Informação na autarquia

Implementação de um sistema centralizado de multifunções, por pisos/serviços, retirando as impressoras de secretária;

Substituição de todo o parque informático, de modo faseado;

Construção de um novo website, usando ferramentas mais actuais, para suportar as novas funcionalidades que são necessárias e com versão acessivel, de acordo com as normas W3C.

Preparação para abertura de um balcão único de atendimento dos serviços municipais e respectiva reorganização e reengenharia de processos organizacionais;

Criação de um manual de procedimentos de apoio ao atendimento multi-serviços.

Criação de um manual de imagem para a organização;

A Gestão da Informação na autarquia

Músicos que tocam os vários instrumentos: Efectivos:

1 tecnica superior da área da Comunicação (site, e-situs, reengenharia de processos do BU, etc)

1 eng informático (apoio às escolas…)

1 assistente técnico – informática (substituição de hardware…)

Temporários: Eu

1 estágio profissional (+ 1 acto único)

1 estágio PEJENE (a iniciar em Julho - 3 meses + possibilidade de 1 acto único)

Gestores de Informação -

precisam-se a tempo inteiro…

Obrigada!