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A preparação das empresas para o eSocial

1 PwC

Índice

Apresentação 3

Sobre a pesquisa 5

Principais conclusões da pesquisa 7

Como as empresas estão se preparando 7

Fatores críticos de sucesso para adequação ao eSocial 13

Contatos 16

Índice

3 PwC

Apresentação

O país está às vésperas de uma nova mudança regulatória importante: o eSocial. A partir deste ano, todos os empregadores brasileiros serão obrigados a registrar as informações trabalhistas, previdenciárias, tributárias e fiscais relacionadas à contratação de mão de obra com ou sem vínculo empregatício por meio de um novo sistema eletrônico. Integrante do SPED (Sistema Público de Escrituração Digital), o eSocial representará um avanço na sistemática de obrigações acessórias. As informações ficarão armazenadas no Ambiente Nacional do eSocial, e todos os órgãos envolvidos no projeto – Ministério do Trabalho e Emprego, Ministério da Previdência Social, Instituto Nacional do Seguro Social, Ministério da Fazenda, Receita Federal do Brasil e Caixa Econômica Federal – terão acesso a elas. Ao mesmo tempo que simplifica o envio das informações aos diversos órgãos governamentais, o eSocial também facilita a fiscalização das obrigações trabalhistas,

previdenciárias e fiscais por meio do cruzamento eletrônico e da verificação de dados. O grande desafio para as empresas não é apenas cumprir o prazo do primeiro envio das informações, mas garantir a qualidade do que será fornecido e manter 100% da operação em conformidade com a nova regulação.

Realizamos esta pesquisa para mapear as iniciativas e ações adotadas pelas empresas em relação a essa transição, buscando entender as principais dificuldades encontradas e as lições aprendidas até agora. Agradecemos aos profissionais e às empresas participantes da pesquisa que compartilharam conosco as suas experiências e visões. A todos, uma boa leitura!

Fernando AlvesSócio-presidentePwC Brasil

4 Pesquisa eSocial

5 PwC

Sobre a pesquisa

O principal objetivo desta pesquisa foi entender como as empresas estão se preparando para cumprir as obrigações do eSocial, que representa uma importante mudança no ambiente regulatório brasileiro.

A partir de junho de 2014, as empresas optantes pelo regime do lucro real serão obrigadas a registrar as informações trabalhistas, previdenciárias, tributárias e fiscais relacionadas à contratação de mão de obra, com ou sem vínculo empregatício, por meio de um novo sistema eletrônico.

Já as empresas que optaram pelo lucro presumido ou pelo Simples Nacional só precisarão fazê-lo a partir de dezembro de 2014.

O mercado brasileiro começou a se preparar de maneira mais intensa para essa nova realidade no segundo semestre de 2013, após a publicação, em 17 de julho de 2013, do Ato Declaratório Executivo Sufis nº 5, que aprovou e divulgou, em versão inicial, o leiaute do eSocial (ver Figura 1).

6 Pesquisa eSocial

Figura 1 – Cronologia do eSocial

A cronologia a seguir se baseia na Minuta do Manual de Orientação do eSocial – Versão 1.1.

Manual de orientação do eSocial, versão 1.0Divulgação do leiaute do Sistema de Escrituração Fiscal Digital das Obrigações Fiscais, Previdenciárias e Trabalhistas - eSocial (Ato Declaratório Executivo SUFIS nº 05 de 17 de Julho de 2013)

Aplicativo para classificação do cadastroDisponibilização do aplicativo para qualificação do cadastro dos trabalhadores existentes nas empresas

Minuta do manual de orientação do eSocia, versão 1.1Divulgação do leiaute Minuta do Manual de Orientação do eSocial em versão provisória - sem efeito normativo

Manual de especificação técnica do XML e conexão websvicePrazo anterior outubro/2013

Consulta base do Sistema CNISConsulta CPF, PIS/NIT e data de nascimento na base do sistema CNIS

Ambiente de testes para conexão webservice e recepção de eventos iniciais (Pré Produção)Prazo anterior novembro/2013

Ambiente dos testes para conexão webservice e recepção do cadastramento inicialdos trabalhadores

Empresas optantes pelo Regime do Lucro RealAté o dia 30 de junho de 2014 para transmissâo dos eventos iniciais e tabelasEmbora o cronograma oficial não tenha sido publicado, a cronologia acima foi baseada na

Minuta do Manual de Orientação do eSocial – Versão 1.1.

* Apenas os vínculos ativos e informações de eventos que ocorrerem a partir do início da obrigatoriedade do eSocial para as empresas serão consideradas.

jul nov dez dezjan mar jun jul ago nov dez jan ...

2013

7 PwC

Empresas optantes pelo Regime do Lucro Real Até o dia 07 de agosto para transmissão dos eventos mensais de folha de pagamento e de apuração de tributos e encargos trabalhistas*

Empresas optantes pelo Regime do Lucro RealSubstituição da GFIP

Empresas de lucro presumido e optantes pelo Simples NacionalAté o dia 30 de novembro de 2014 para transmissão dos eventos iniciais e tabelas

Empresas de lucro presumido e optantes pelo Simples NacionalAté o dia 07 de dezembro para transmissão dos eventos mensais de folha de pagamento e de apuração de tributos e encargos trabalhistas*

Empresas de lucro presumidos e optantes pelo Simples NacionalSubstituição da GFIP

Substituição da DIRF, RAIS, CAGED e outras informações acessórias

Entrada do módulo da reclamatória trabalhista

jul nov dez dezjan mar jun jul ago nov dez jan ...

2014 2015

8 Pesquisa eSocial

Participaram da pesquisa 48 empresas de diversos setores da economia, a maioria de grande porte e com capital nacional. Dois terços delas já tinham um projeto ou ações voltadas à adaptação ao ambiente do eSocial, e 20% estão participando do grupo piloto criado pela Receita Federal para testar e discutir os leiautes e procedimentos relacionados ao eSocial durante sua fase de desenvolvimento, conforme figura 2.

Figura 2 – Características das empresas participantes

Número de empregados Origem do capital

NacionalMultinacionalEconomia mistaPública

Setor de atuação

0 5 10 15 20

Acima de 3.000

2.001 a 3.000

1.001 a 2.000

501 a 1.000

abaixo de 500

18

3

7

7

16

4

Prestação de serviços

Serviços financeiros/Seguros

Bens de consumo

Agronegócio

Varejo

Produtos industriais

Saúde

Telecomunicações

Mineração

Serviços públicos (Utilities)

Outros (TI/Construção civil)

0% 5% 10% 15% 20% 25% 30% 35%

35,1%

14%

5,3%

3,5%

3,5%

3,5%

3,5%

7%

7%

8,8%

8,8%

40%

16

4 1

27

9 PwC

Principais conclusões da pesquisaCom base nas respostas dos participantes sobre o processo de preparação para cumprir as obrigações previstas no eSocial, destacamos as seguintes conclusões principais:

A área de RH sofrerá os maiores impactos, mas o eSocial afeta a empresa como um todo.

1 2 3 4

O comprometimento das empresas com a mudança ainda é baixo diante do desafio.

Mudança cultural e processos internos são as maiores dificuldades para a adequação.

Melhoria no cumprimento da legislação e maior eficiência são os benefícios mais esperados.

10 Pesquisa eSocial

Figura 3 – Áreas mais afetadas pelo e-Social

Como as empresas estão se preparando

Esta seção do relatório explora cada uma das principais conclusões da pesquisa, apresentando com um pouco mais de detalhes as estratégias utilizadas pelas empresas para a adequação ao eSocial, bem como as barreiras e viabilizadores que elas estão encontrando nesse processo.

1. A área de RH sofrerá os maiores impactos, mas o eSocial afeta a empresa como um todo

Pergunta:“Qual das áreas você acredita que sofrerá maiores impactos em seus processos para adequação ao eSocial?”

Grande parte das informações a serem fornecidas no eSocial está relacionada à gestão de pessoas. Assim, é natural que as empresas percebam que essa área é a mais afetada. Contudo, como as informações necessárias têm origem em diversas fontes, os participantes da pesquisa também indicaram impactos em outras áreas (vide Figura 3). No entanto, algumas empresas ainda não perceberam que o impacto também pode ser grande na sua própria operação. Muitas das

informações requeridas pelo eSocial são originadas nas áreas operacionais e administrativas da empresa, e, para serem capturadas nos processos de RH, precisam da intervenção dos respectivos gestores dessas áreas.

Um exemplo característico é a alteração no conjunto de atividades desempenhadas pelo trabalhador, sem implicar em mudança de cargo ou lotação.

Assim, o desafio das empresas não é apenas se adequar nesse momento ao eSocial, mas também manter a sua conformidade, pois está em jogo uma mudança de comportamento dos gestores no sentido de dar mais atenção à precisão e à tempestividade das informações fornecidas.

Recursos humanos

Saúde, segurança e meio ambiente

Contabilidade

Compras (gestão de terceiros)

Operações (área de negócios)

Fiscal

Tecnologia da Informação

Outra*

Jurídico

45%

16,3%

11,3%

10%

5%

5%

3,8%

2,5%

1,3%

11 PwC

2. O comprometimento das empresas com a mudança é baixo diante do desafio

Figura 4 ‒ Comprometimento da empresa com a adequação ao eSocial

45%

40%

35%

30%

25%

20%

15%

10%

5%

0%

Sim, inclusive montou uma

estrutura dedicada a essa

implantação

Parcialmente, pois está

aguardando o cronograma definitivo de implantação

41,7%

35,4%

20,8%

2,1%

Ainda não foram

identificados os impactos

sobre a cultura organizacional

Acompanha à distância,

pois entende que o software da folha

de pagamento atenderá a todas as necessidades

Pergunta: Você acredita que sua empresa está consciente e comprometida com as necessidades do eSocial?”

Embora o impacto do eSocial nas organizações seja amplo e o desafio de adequação, complexo, podemos concluir, com base nas respostas dos participantes, que o comprometimento interno das empresas com o projeto de adequação ainda é relativamente baixo, principalmente se considerarmos que o prazo para o envio das informações no novo formato é curto.

Apenas 41,7% das organizações pesquisadas já tinham montado uma estrutura dedicada ao projeto de adequação seis meses antes do prazo previsto para início do eSocial. Muitas ainda aguardavam a publicação de um cronograma oficial definitivo ou não tinham uma visão completa dos impactos ou, ainda, entendiam que as mudanças são uma questão restrita ao software de folha de pagamento.

12 Pesquisa eSocial

3. Mudança cultural e processos internos são as maiores dificuldades para a adequação

32,6%destacaram a mudança cultural como uma das maiores dificuldades para se adequar ao eSocial.

Do total, 20,7% das empresas preveem dificuldades em relação aos processos internos. Esse aspecto pode ser analisado também em conjunto com os sistemas e a tecnologia – outro tema de grande preocupação – pela sua natureza de integração.

Em muitas empresas, parte significativa das informações que precisam ser fornecidas ao eSocial não são coletadas de maneira sistemática nos processos atuais ou nas soluções tecnológicas disponíveis. Em outros casos, é preciso redesenhar e racionalizar esses processos para cumprir plenamente as exigências, sem aumentar de forma significativa o efetivo de profissionais em atividades administrativas.

Em nossa pesquisa, 32,6% dos respondentes destacaram a mudança cultural como uma das maiores dificuldades para se adequar ao eSocial. Isso denota que as empresas percebem que o novo ambiente mudará o tempo de resposta às demandas de informações no dia a dia, bem como o nível de cuidado necessário para garantir a qualidade do que é fornecido.

Informações como as relativas a acidentes de trabalho, admissão, desligamento de profissionais e mudança no conjunto de atividades dos trabalhadores precisam ser fornecidas de modo tempestivo às autoridades. Com o novo sistema, isso será feito de maneira eletrônica e dentro do prazo legal.

Além disso, como o ambiente do eSocial envolve o sequenciamento lógico de dados, inconsistências nas informações fornecidas serão verificadas automaticamente, o que impedirá a empresa de enviar os arquivos e também evitará riscos de autuação.

13 PwC

Figura 5 – Principais dificuldades para adequação

Mudança cultural

Processos internos

Sistema etecnologia

Comprome-timento dos

gestores da empresa

Pleno cumprimentoda legislação

vigente

Estrutura e governança

Capacitação dos

profissionais envolvidos

32,6%

20,7%

16,3%

9,8%

8,7% 8,7%

3,3%

Figura 6 ‒ Principais motivos das dificuldades

43,8%

Integraçãodos dadosde diversas

origens

Legislação atual muito complexa

Qualidade do conteúdo das informações

Pouco entendimento e comprome-timentodos

gestores com o projeto

Ausência de dados

Informaçõesem papel, não sistematizadas

12,5% 12,5%12,5%

8,3%6,3%

4,2%

Pergunta: “Diante da nova obrigação, qual será, na sua opinião, a maior dificuldade para a sua empresa?”

Entre as principais causas de dificuldades percebidas pelas empresas respondentes, destaca-se a integração dos dados provenientes de diversas origens.

Pergunta: “Na sua visão, qual o principal motivo para a provável dificuldade?”

Outros*

14 Pesquisa eSocial

Figura 7 ‒ Ganhos e benefícios esperados para a empresa com o eSocial

39,6%

Melhoria nocumprimentoda legislaçãotrabalhista,

previdênciária, social e fiscal

Eficiência dos

processos

Eliminação de erros e redu-ção dos custos operacionais

para cumprimen-to das obrigações

acessórias

Garantia dos direitos dos

trabalhadores

Maior facilidadepara realização

de negócios

22,9% 20,8% 14,6%

2,1%

4. Melhoria no cumprimento da legislação e maior eficiência nos processos são os benefícios mais esperados

Com relação aos ganhos e benefícios esperados com a implantação do eSocial, os respondentes destacaram a melhor capacidade de cumprir a legislação em vigor. Esse resultado revela a percepção de que, embora o investimento inicial para adequação ao eSocial possa ser grande, a preparação efetiva das empresas para cumprir a complexa regulamentação do trabalho no Brasil ficará mais fácil. Isso evitará surpresas desagradáveis e impactos nos resultados do negócio, provocados por processos trabalhistas ou autuações aplicadas pelas autoridades governamentais. Outra expectativa interessante destacada pelas empresas está relacionada à eficiência dos processos de gestão de pessoas, à eliminação de erros e à redução de custos operacionais.

A sistematização do fornecimento das informações ao eSocial vai obrigar as empresas a racionalizar e automatizar processos. Nesse novo contexto e diante da complexidade da legislação, será fundamental contar com soluções administrativas que envolvam, por exemplo, uma melhor integração de sistemas, o gerenciamento eletrônico de documentos e ferramentas de workflow.Em resumo, a visão das empresas sobre os potenciais benefícios do eSocial indica um cenário no qual as empresas que se prepararem adequadamente poderão não apenas evitar dissabores, como multas e processos, mas também sair dessa fase de transição com uma melhor gestão de pessoas.

Pergunta: “Quais ganhos e benefícios você percebe em sua empresa com a adequação ao eSocial?”

15 PwC

Fatores críticos de sucesso para adequação ao eSocialA pesquisa também revelou alguns sinais de boas práticas nesse processo de preparação para o novo ambiente. Analisando esses sinais com base em nossa experiência de trabalho com empresas engajadas nos projetos de adequação ao eSocial, conseguimos destacar alguns fatores importantes para o sucesso dessa iniciativa. São eles:

Perspectiva multidisciplinar:o processo de adequação envolve mudanças de diversas naturezas na empresa. Em outras palavras, para cumprir as novas exigências não será suficiente apenas alterar processos e bases de informações. Será preciso também fazer ajustes nas soluções tecnológicas disponíveis, em papéis e responsabilidades e na qualificação das pessoas. A Figura 8 apresenta uma visão geral desses desafios.

Apoio da alta administração: como a dequação ao eSocial não é apenas um problema de RH – ela envolve diversas áreas da empresa – é fundamental contar com o apoio da alta administração para garantir a dedicação dos profissionais e alocar os recursos necessários às ações previstas para a transição.

Diagnóstico da situação atual: é melhor começar com uma boa avaliação da situação atual e identificar as lacunas em relação aos requisitos do eSocial,contemplando as diversas dimensões da mudança. Isso permite concentrar melhor os esforços para cumprir o prazo disponível de adequação.

Gestão de projetos e gestão da mudança: como o processo de adequação envolve um conjunto de ações interdependentes e simultâneas, uma boa gestão do projeto garante que nenhum detalhe será esquecido. Já a gestão da mudança pode contribuir para a conscientização e preparação dos profissionais e gestores para atuarem no novo contexto.

1

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Figura 8 ‒ Principais desafios da adequação

O processo de adequação é muito mais amplo do que apenas um ajuste de sistemas. Acreditamos que existam cinco grandes frentes de análise para preparar as empresas para o eSocial.

Revisão trabalhista, previdenciária e fiscalIdentificar pontos de vulnerabilidade que podem expor inconsistências e/ou fragilidades nas práticas trabalhista e previdenciárias da empresa, ocasionando ações fiscalizatórias pelas autoridades competentes

TecnologiaAvaliar as principais debilidades ou

limitadores na plataforma de sistemas e infraestrutura para suportar adequado nível de controle sobre os processos e

segurança da informação

PessoasDefinir plano de comunicação

para adequação às mudanças e identificar necessidade

de ações de capacitação das pessoas envolvidas

no processo

Estrutura e GovernançaAvaliar potencial de melhoria na estrutura organizacional e interação entre as áreas, com redefinição de papéis e responsabilidade para garantir a correta adequação ao eSocial

Processos Analisar processos com foco na efetividade e em controles, com redefinição de fluxos, requisitos funcionais para sistemas, políticas, indicadores e controles chaves, para melhorar a gestão e otimizar esforços

Contatos

Coordenação Geral

João LinsSócio+ 55 11 3674 3941joao.lins@br.pwc.com Marcel CordeiroSócio+ 55 11 3674 2276marcel.cordeiro@br.pwc.com

Líder do Projeto de Pesquisa

Raquel GuilhotoSupervisora+ 55 11 3674 2908raquel.guilhoto@br.pwc.com

Equipe Técnica de Apoio

Amanda FigueiredoConsultora + 55 11 3674 2000amanda.figueiredo@br.pwc.com

+ 55 11 3674 2000

Para obter mais informações sobre o eSocial, entre em contato com:

Siga-nos Twitter@PwCBrasil

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O termo “PwC” refere-se à rede (network) de firmas membro da PricewaterhouseCoopers International Limited (PwCIL) ou, conforme o contexto determina, a cada uma das firmas membro participantes da rede da PwC. Cada firma membro da rede constitui uma pessoa jurídica separada e independente e que não atua como agente da PwCIL nem de qualquer outra firma membro. A PwCIL não presta serviços a clientes. A PwCIL não é responsável ou se obriga pelos atos ou omissões de qualquer de suas firmas membro, tampouco controla o julgamento profissional das referidas firmas ou pode obrigá-las de qualquer forma. Nenhuma firma membro é responsável pelos atos ou omissões de outra firma membro, nem controla o julgamento profissional de outra firma membro ou da PwCIL, nem pode obrigá-las de qualquer forma.

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