A RELEVÂNCIA DE UM CONTROLE INTERNO NO CONTEXTO … · que precisei permanecer em Caicó, sempre...

UNIVERSIDADE FEDERAL DO RIO GRANDE DO NORTE - UFRN

CENTRO DE ENSINO SUPERIOR DO SERIDÓ - CERES

DEPARTAMENTO DE CIÊNCIAS EXATAS E APLICADAS - DCEA

CAMPUS DE CAICÓ

Talita Maria de Araújo

A RELEVÂNCIA DE UM CONTROLE INTERNO NO CONTEXTO

EMPRESARIAL

Orientador (a):

Profa. Msc. Izabel de Medeiros Coelho

Caicó/RN

2015



EMPRESARIAL

Monografia apresentado ao Departamento de

Ciências Exatas e Aplicadas do Centro de Ensino

Superior do Seridó, da Universidade Federal do Rio

Grande do Norte, como exigência parcial para

obtenção do grau de Bacharel em Ciências

Contábeis.

Orientador (a): Profa. Msc. Izabel de Medeiros Coelho

Caicó/RN

2015



EMPRESARIAL

Monografia apresentada ao Departamento de Ciências Exatas e Aplicadas do Centro de

Ensino Superior do Seridó, da Universidade Federal do Rio Grande do Norte, como

exigência parcial para obtenção do grau de Bacharel em Ciências Contábeis.

BANCA EXAMINADORA

____________________________________________________

Prof.ª Msc. Izabel de Medeiros Coelho - UFRN/CERES

Orientador

_______________________________________________________

Examinador(a) 1

________________________________________________________

Examinador(a) 2

Dedico este trabalho

à Francisca Pinheiro da Silva Araújo

(minha mãe), que não entenderia a

sofisticada linguagem aqui usada,

mas que soube, como ninguém,

desempenhar a grande tarefa das mães:

amar, cuidar, criar e depois guardar a memória.

AGRADECIMENTOS

Um trabalho de pesquisa é solitário, porque se trata de um percurso que traz uma

marca própria. Ao mesmo tempo, só é possível elaborá-lo com a ajuda de pessoas.

Por isso, não posso me furtar ao dever de agradecer a todos aqueles que

contribuíram, direta ou indiretamente, para que chegasse até aqui, ajudando a tirar a

pedra do meio do caminho e que são a síntese perfeita deste momento maior.

Não foi fácil! Agradecer é dever, obrigação, porque a gratidão é a mais bela

atitude do coração humano.

Na impossibilidade de citar todos os nomes, que formariam um acróstico

epigrafado no meu coração, permito-me destacar:

Deus, Artífice Maior de todo o conhecimento. Sem Ele, nada!

A minha Professora Mestra Izabel de Medeiros Coelho, pela proficiente

orientação e disponibilidade quando solicitada;

Aproveito, também, para agradecer aos colegas que me acolheram nos dias em

que precisei permanecer em Caicó, sempre com um grande carinho, que se tornará um

afeto para o resto da vida;

Ao meu namorado e grande amigo Joseilson de Medeiros Morais por todo o

companheirismo e paciência durante todo esse percurso;

A minha mãe e ao meu pai por lutarem sempre comigo e direcionar cada sonho à

realização dos meus;

Ao meu tio, Antônio de Lisboa Araújo, minha inspiração, pela luta diária,

incentivando-me a querer o melhor e sempre acreditado que sou capaz;

Aos meus irmãos, pelo companheirismo e amor, pois juntos lutamos sempre por

um futuro melhor para nossa família; e as minhas sobrinhas, Maria Eloah, Maria Helena

e Maria Eduarda, por tornarem os meus dias mais felizes.

Recebam todos, igualmente distribuída, a profundidade dos reconhecimentos

plenos, na certeza de que nossos sonhos renascerão na perseverança e obstinação em

ajudar.

“Sonhar é puro deleite,

aguardar que se realize

é a vida real.”

(Antônio)

Resumo

O presente trabalho tem como tema a relevância de um controle interno no contexto

empresarial, tendo como objetivo identificar as contribuições da utilização desse

controle dentro de uma empresa na área de fabricação de sorvetes e como essa

contribuição poderá ajudar nas tomadas de decisões. A metodologia utilizada foi um

estudo de caso que teve como intuito a investigação do controle interno dentro das

atividades da empresa e assim ter embasamento e comprovar a relevância deste. Tem-se

verificado, desde algum tempo, um número crescente de estudos voltados para a

relevância de um controle interno no contexto empresarial. Este estudo visou a

demonstrar tal relevância numa empresa de pequeno porte, no ramo de sorvetes, e tentar

mostrar sua importância na tomada de decisão para os gestores. Este trabalho tem como

objetivo tecer algumas considerações sobre o tema, comparando o que foi visto na

leitura dos textos escolhidos e a opinião do universo pesquisado. A construção teórica

possibilitou enfatizar a visão do empresário e dos funcionários ouvidos. Para isso, foi

realizada uma revisão da literatura pertinente, abrangendo artigos sequenciados que

pudessem retratar, de alguma maneira, como os entrevistados introjetam o tema

abordado. Com isso os objetivos foram alcançados, uma vez que trouxe respostas e

provas de que o controle interno é essencial dentro de uma empresa que almeja crescer e

se manter no mercado.

Palavras-chave: Controle interno; relevância; empresa.

ABSTRACT

This work has as its theme the importance of an internal control in the business

environment, aiming to identify the contributions of using this control within a business

in ice cream manufacturing area and how this contribution can help in decision making.

The methodology used was a case study which was intended to investigate the internal

control within the company's activities and thus have basis and prove the relevance of

this. It has been verified, for some time now, a growing up number of studies focused

on the relevance of an internal control in a business context, this study aimed to

demonstrate this relevance in a small enterprize, in ice cream industry, and try to show

its importance in making decisions for managers. This work aims to make some

considerations about the theme, comparing what was seen in reading of the tchosen

texts and the opinion of the universe researched. The theoretical construction enabled to

emphasize the vision of the businessman and the listened employees. For this, was

realized a review of the relevant literature, covering sequenced articles who could

represent, in some way, how the respondents absorve the approached theme. With that

objectives were achieved, since it brought answers and evidence that internal control is

essential in a company that wants to keep growing and to remain on the market.

Keywords: Internal control; relevance; company.

LISTA DE ILUSTRAÇÕES

Tabela 01- Controles Contábeis .............................................................................................. 27

Tabela 02- Controles Administrativos ..................................................................................... 28

Gráfico 01- Conhecimento sobre controle interno .................................................................. 40

Gráfico 02 - Existência de controle interno na empresa .......................................................... 41

Gráfico 03 - Departamento de compras ................................................................................... 43

Gráfico 04 - Departamento de vendas ..................................................................................... 43

Gráfico 05 - Departamento de estoque .................................................................................... 44

Gráfico 06 - Departamento Financeiro .................................................................................... 45

Gráfico 07 - Supervisão das atividades ................................................................................... 46

Gráfico 08 - Importância do acompanhamento das tomadas de decisões ............................... 47

Gráfico 09 - Prevenção de erros e fraudes na empresa............................................................ 48

Gráfico 10 - Controle sobre os departamentos ........................................................................ 49

LISTA DE ABREVIATURAS E SIGLAS

AICPA Comitê de Procedimentos de Auditoria do Instituto Americano de

Contadores Públicos Certificados

EPP Empresa de Pequeno Porte

ICMS Imposto sobre Circulação de Mercadorias e Prestação de Serviços

Ltda Sociedade Limitada

NBC Normas de Auditoria Independente das Demonstrações Contábeis

SEBRAE Serviço Brasileiro de Apoio às Micro e Pequenas Empresas

SESI Serviço Social da Indústria

SUMÁRIO

1 INTRODUÇÃO .................................................................................................................. 13

1.1 CONTEXTUALIZAÇÃO E PROBLEMÁTICA DO TEMA .......................................... 13

1.2 JUSTIFICATIVA .............................................................................................................. 14

1.3 OBJETIVOS DA PESQUISA DA PESQUISA ................................................................ 15

1.3.1 Geral ............................................................................................................................... 15

1.3.2 Específicos ...................................................................................................................... 15

2 FUNDAMENTAÇÃO TEÓRICA .................................................................................... 16

2.1 CONTABILIDADE .......................................................................................................... 16

2.2 CONTABILIDADE ATUAL ............................................................................................ 17

2.3 CONTROLE INTERNO ................................................................................................... 18

2.4 DIFERENÇAS ENTRE CONTROLE INTERNO E AUDITORIA INTERNA .............. 21

2.5 PRINCÍPIOS FUNDAMENTAIS DOS CONTROLES CONTÁBEIS ............................ 21

2.5.1 Responsabilidade ............................................................................................................ 22

2.5.2 Rotinas internas .............................................................................................................. 23

2.5.3 Acessos aos ativos .......................................................................................................... 23

2.5.4 Segregação de funções.................................................................................................... 24

2.5.5 Confrontos dos ativos com os registros .......................................................................... 25

2.5.6 Amarrações dos sistemas ................................................................................................ 25

2.5.7 Auditoria interna ............................................................................................................. 26

2.5.8 Custos do Controle x Benefícios .................................................................................... 26

2.6 CARACTERÍSTICAS DE UM SISTEMA DE CONTROLE INTERNO ........................ 27

2.7 OBJETIVOS DO CONTROLE INTERNO ...................................................................... 29

2.7.1 Salvaguardar os interesses da empresa ........................................................................... 29

2.7.2 Ter precisão e Confiabilidade nos informes e Relatórios Contábeis, Financeiros e

Operacionais ............................................................................................................................ 30

2.7.3 Estimular a eficiência operacional .................................................................................. 31

2.7.4 Aderir às políticas existentes .......................................................................................... 32

2.8 CONTROLE E FUNCIONAMENTO DOS DEPARTAMENTOS ................................. 33

2.8.1 Departamento de compras .............................................................................................. 33

2.8.2 Departamento de vendas ................................................................................................. 34

2.8.3 Departamento de estoques .............................................................................................. 34

2.8.4 Departamento financeiro ................................................................................................ 35

2.9 FRAUDES OU DESFALQUES ........................................................................................ 35

3 METODOLOGIA ............................................................................................................... 37

3.1 ABORDAGEM TEÓRICO-METODOLÓGICA DA PESQUISA ................................... 37

3.2 O CONTEXTO DA PESQUISA: ESPAÇO E SUJEITOS DA INVESTIGAÇÃO ......... 37

3.3 INSTRUMENTOS DE COLETA E SELEÇÃO DOS DADOS ....................................... 38

3.4 PROCEDIMENTO DE ANÁLISE E INTERPRETAÇÃO DOS DADOS ...................... 38

4 ANÁLISE E DISCUSSÃO DOS RESULTADOS ........................................................... 39

5 CONSIDERAÇÕES FINAIS ............................................................................................. 51

REFERÊNCIAS ................................................................................................................... 53

APÊNDICES .......................................................................................................................... 55

13

1 INTRODUÇÃO

1.1 CONTEXTUALIZAÇÃO E PROBLEMÁTICA DO TEMA

Segundo Gomes (2013, p.1) "as empresas vêm enfrentando uma série de

dificuldades no que concerne a sua sobrevivência, num mercado cada vez mais

competitivo e em constante alteração, um exemplo disto é a globalização e a rápida

mudança das tecnologias de informação".

Em relação a esta pontuação feita por ele, percebemos a necessidade que a

gestão tem por decisões rápidas e eficientes, no que diz respeito à gestão de recursos,

com o propósito de se alcançar os melhores resultados.

Attie (2010, p.151) afirma que “para que se verifique a importância do controle,

é oportuno analisar o crescimento e diversificação de uma empresa”. Dessa forma,

segundo o autor comenta é a partir da estrutura organizacional mostrada pela empresa

que se consegue entender e absorver qual a relevância trazida pelo controle, seus

benefícios, e consequentemente, seu crescimento diante do mercado em que atua.

Assim, percebe-se que quanto maior a entidade mais complexa se torna sua estrutura

organizacional, e mais formas de controle se deve utilizar para conseguir adquirir

retornos positivos. Assim sendo, Attie (2010, p.151) chega à conclusão de que “toda

empresa possui controles internos. A diferença básica é que estes podem ser adequados

ou não. A classificação pode ser dada analisando-se a eficiência dos fluxos de operações

e informações e os seus custos/benefícios”.

O autor retrata que as empresas possuem controles internos, porém os mesmos

nem sempre trarão benefícios, e assim terão que utilizarem os controles viáveis para o

de que realmente a empresa necessita, ou seja, àqueles controles que tragam o retorno

planejado, controles que gerem as informações para melhorar as decisões a serem

tomadas.

Os autores mostram que as empresas necessitam de controles, pois com a

complexidade em que as organizações se encontram, os administradores e gestores não

conseguirão jamais acompanhar tudo que se passa dentro da empresa, não serão capazes

de sozinhos darem conta desta missão difícil e cheia de problemas que sempre surgem e

assim precisam de meios que possam dar tal suporte e, assim, eles colherão tudo que for

constatado pelos controles utilizados.

14

A relevância de um controle interno quando inserido no contexto empresarial é o

tema central desta pesquisa, que irá se desenvolver em cima de pontos que demonstrem

se existe relevância nessa atividade e, se houver, em que área ela se dá.

Tomando como base o pressuposto, extraído da literatura, de que o Controle

Interno é um instrumento que auxilia nos negócios da organização, surgiu o interesse de

fazer um estudo de caso em uma empresa do ramo de sorvetes; tendo em vista o cenário

competitivo em que o mercado se encontra, surge o interesse de descobrir como atua

para manter um forte crescimento e o destaque em que se encontra. Isto posto,

apresenta-se o seguinte questionamento: Qual a contribuição do controle interno numa

empresa do ramo de sorvetes do município de Caicó/RN?

1.2 JUSTIFICATIVA

Em meio às dificuldades em que se encontra o cenário empresarial, surge sempre

a necessidade de se descobrir métodos científicos que auxiliem à administração; eis que

aparece o controle interno como uma forma de chegar a suprir esta necessidade, e esta

pesquisa se justifica nesse contexto, o de descobrir se realmente o controle interno é

uma ferramenta relevante e fundamental como tanto se fala e discute.

Esta pesquisa será realizada inicialmente pela busca de uma melhor

compreensão a respeito da importância dos instrumentos de controle interno para a

gestão.

Como existe a necessidade de aumentar o poder de concorrência, e assim se

busque o constante aperfeiçoamento da gestão empresarial, surge a necessidade de se ter

em mãos informações confiáveis e de boa qualidade, e com isso o controle interno

poderá contribuir se for aplicado corretamente.

Vale salientar que esta pesquisa tenta mostrar a relevância do controle interno

devido a grandes problemas que as empresas vêm enfrentando, quanto a isso o autor

Pereira (p.2) enfatiza:

O enfoque que a imprensa vem dando ao controle interno é,

predominantemente, vinculado a atos fraudulentos. Escândalos, lobbies,

propinas e manipulações de demonstrativos financeiros são exemplos que

têm sido apresentados como resultado da negligência generalizada com os

controles empresariais.

15

Devido a tais impasses, surge o interesse de tentar mostrar a relevância do

controle interno e através deste estudo mostrarmos quais os impactos que ele pode

trazer para as organizações.

1.3 OBJETIVOS DA PESQUISA

1.3.1 Geral

Identificar a contribuição do controle interno numa empresa do ramo de sorvetes

do município de Caicó/RN.

1.3.2 Específicos

Evidenciar se o controle interno apresentará benefícios para a empresa e quais

são eles;

Indicar a precisão e a confiabilidade dos informes e relatórios contábeis,

financeiros e operacionais para que o Controle Interno seja bem sucedido;

Identificar se a qualificação do pessoal da empresa é fundamental, para um

melhor êxito do Controle Interno;

Analisar o vínculo existente entre controle interno e gestão empresarial.

16

2 FUNDAMENTAÇÃO TEÓRICA

2.1 CONTABILIDADE

Muitos estudiosos descrevem que a história da Contabilidade se deu em tempos

remotos, no início das civilizações e foram os primeiros seres humanos que criaram a

contabilidade e foi da necessidade desses povos que ela nasceu.

Para Sá (1997, p. 15) “A contabilidade nasceu com a civilização e jamais deixará

de existir em decorrência dela; talvez, por isso, seus progressos quase sempre tenham

coincidido com aqueles que caracterizaram os da própria evolução do ser humano.”.

Dessa forma a contabilidade veio passando por várias fases até chegar aos dias

atuais e assim acompanhar a evolução da sociedade. As fases iam surgindo com os

acontecimentos das sociedades, de acordo com o desenvolvimento de cada época. Com

isso, ela foi surgindo da necessidade que o ser humano possuía em desenvolver seus

projetos e esteve sempre presente com a expansão comercial.

Conhecer a história da contabilidade não é só importante para tentar entender o

futuro da mesma, mas também para resgatar a história das escolas doutrinárias, os

pensadores e os diversos raciocínios do pensamento contábil e assim ter uma melhor

compreensão do seu futuro.

Não podemos esquecer que a contabilidade dos nossos dias é uma grande

contribuição e herança dos profissionais e, principalmente, dos usuários que desde o

início, nas mais rudimentares possibilidades de contabilizar, já utilizavam a mesma.

Dentre a evolução da contabilidade até os dias atuais existiram momentos que

marcaram tais períodos e muitos autores a dividem em quatro períodos: a Contabilidade

do Mundo Antigo, a Contabilidade do Mundo Medieval (ou da Sistematização), a

Contabilidade do Mundo Moderno (ou da Literatura) e a Contabilidade do Mundo

Contemporâneo (ou da Era Científica ou ainda Contabilidade Atual) que se segue até os

dias atuais. Isto posto, mostraremos apenas a que se faz relevante para nosso estudo, a

contabilidade atual.

17

2.2 CONTABILIDADE ATUAL

A contabilidade surgiu da necessidade do ser humano em contar suas riquezas

ou pelos menos, ter conhecimento do que se possuía, e como não havia números, no

início, ficava difícil se chegar a uma certeza. E cada vez mais o homem foi se

envolvendo com a contabilidade, suas riquezas crescendo e assim aumentando a

necessidade de contar aquilo que se acumulava, porém a partir de 1840, segundo Beuren

(2006, p. 25)

Uma nova fase da história da Contabilidade teve início, a Contabilidade do

Mundo Contemporâneo. Atrelada aos acontecimentos desse momento, em

que a ciência representava o papel de legitimadora não apenas dos eventos

físicos e da natureza, mas também das relações sociais, dos aspectos

políticos, religiosos e culturais, a Contabilidade passou a ser enfocada pelos

teóricos sob a perspectiva de uma ciência.

Com essas ideias começaram a surgir muitas escolas de pensamento contábil,

onde cada uma possuía suas particularidades, suas teorias e práticas contábeis.

Entretanto, todas partiam do mesmo caminho, em que o registro é apenas a memória de

um fato e este ainda teria muito que ser aprofundado para se tentar chegar ao mesmo

entendimento.

A contabilidade está inserida em um contexto dinâmico e não conseguirá se

tornar uma amplitude delimitada, de forma a ser modificada sempre que necessário,

tornando-se indispensável a partir do momento que nos informa o patrimônio. Sob tal

prisma, vem cumprindo esse papel desde sua origem, tornando-se um aliado para o

proprietário, que se utiliza dela para garantir as informações que a mesma produz. E

com a evolução da sociedade, foi tornando-se mais complexa para que acompanhasse as

tecnologias que surgiam.

Com a fusão entre conhecimento, tecnologia e gestão, variados produtos

financeiros e de serviços, compondo alguns meios de gerar riquezas, na qual se cria o

patrimônio - outro nome para riqueza, valor - a contabilidade acompanha toda essa

evolução e ganha papel de destaque nesse cenário e se torna parâmetro para outras

áreas, como economia, administração, finanças, entre outras.

Gimenez (2011, p. 2) conceitua:

18

A contabilidade gera informações sobre os vários aspectos componentes e

geradores de riqueza: aspectos sociais, ambientais e trabalhistas. Informa o

valor gerado em suas várias atividades e sua distribuição, constituindo uma

linguagem altamente sofisticada, porém simples e de fácil entendimento,

capaz de reduzir as incertezas que cercam toda tomada de decisão num

ambiente de negócios complexo e hiper competitivo como o atual.

Dessa forma, a contabilidade torna-se muito importante para os empresários,

pois as informações geradas servirão para serem utilizadas de diversas formas dentro da

empresa, evidenciando cada atividade gerada dentro dos departamentos e contribuindo

para o processo de tomada de decisão dos gestores.

Gimenez (2011, p. 2) nos faz compreender que as “ciências nos ajudam a

entender o mundo. Ciências contábeis nos auxiliam na compreensão do patrimônio, na

evolução da riqueza das entidades”.

Iudícibus (2000, p. 20) estabelece como finalidade da contabilidade “prover os

usuários dos demonstrativos financeiros com informações que os ajudarão a tomar

decisões”. Onde essas informações geradas deverão ser úteis para assumir o papel que

desempenham.

Como é bastante citada, a contabilidade tem como objeto o patrimônio da

entidade, ou seja, ela trabalha para estabelecer informações sobre as variações e

aspectos qualitativos e quantitativos, buscando sempre acompanhar a evolução para que

possa entender e prever seu comportamento no mercado de trabalho e no âmbito interno

da empresa também.

Sob esta ótica, a contabilidade surgiu como uma forma de pôr ordem na

economia, e com a desta, foi se modificando e se adequando ao cenário empresarial e se

tornando a base para qualquer negócio.

2.3 CONTROLE INTERNO

A palavra controle possui uma semântica muito rica, mas não se tornam

diferentes, de certa forma, explicam as especificidades; por isso, muitos autores

conceituam de acordo com suas formas.

Segundo Chiavenato (2000, p.345) existem três significados mais comuns:

19

Controle como função restritiva e coercitiva. Utilizado no sentido de

coibir ou limitar certos tipos de desvios indesejáveis ou de comportamentos

não aceitos. Neste sentido, o controle apresenta um caráter negativo e

limitativo, sendo muitas vezes interpretado como coerção, delimitação,

inibição e manipulação. É o chamado controle social aplicado nas

organizações e na sociedade para inibir o individualismo e a liberdade das

pessoas.

Controle como um sistema automático de regulação. Utilizado para

manter automaticamente um grau constante de fluxo ou funcionamento de

um sistema, como o controle automático de refinarias de petróleo, indústrias

químicas de processamento contínuo e automático. O controle detecta

desvios e proporciona automaticamente ação corretiva para voltar à

normalidade. Quando algo está sob controle significa, que está dentro do

normal.

Controle como função administrativa. É o controle como parte do

processo administrativo, como o planejamento, a organização e a direção.

Muitos autores falam sobre o tema controles internos, pois pelo fato de eles

terem conceitos amplos, chegam cada um às suas considerações particulares, mas não

há uma diferença considerável e dando grande importância às diversas formas de

controles existentes. Assim, este estudo tenta dar explicações que mostrem a real

importância do controle interno.

Como descreve Jund (2006, p. 439) “o principal meio de controle de que dispõe

a administração de uma empresa, do ponto de vista financeiro, é a Contabilidade”.

Nos dias de hoje, em muitos países, a Educação volta-se para ambientes

capitalistas e de investimentos efetivos e dessa forma o sentido de controle encontra-se

mais vivo do que nunca, tendo um campo de abordagem maior.

Attie (2010, p.148) torna relevante essa afirmação, pois explica que “de uma

forma cada vez mais crescente, começamos a dar a devida importância aos métodos

científicos de administração, embora seja praticamente desconhecida uma acepção clara

de controle interno”.

Em meio às dificuldades encontradas pelos empresários, eles começam a dar um

valor maior aos métodos científicos de administração para garantir meios que auxiliem

em seus negócios e dessa forma vêem nos controles um motivo para confiar naquilo que

eles podem oferecer.

O Comitê de Procedimentos de Auditoria do Instituto Americano de Contadores

Públicos Certificados (AICPA) Estados Unidos, afirma:

O controle interno compreende o plano de organização e o conjunto

coordenado dos métodos e medidas, adotados pela empresa, para proteger seu

20

patrimônio, verificar a exatidão e a fidedignidade de seus dados contábeis,

promover a eficiência operacional e encorajar a adesão à política traçada pela

administração.

Nesta perspectiva, o controle vai além do que se refere à contabilidade e às

finanças de uma organização. O controle interno tem significados em sentido amplo,

pois em seus conceitos refere-se ao controle como sendo um instrumento para averiguar

todos os procedimentos efetuados dentro da organização.

Attie (2010, p.149) comenta que o controle interno “inclui uma série de

procedimentos bem definidos que, conjugados de forma adequada, asseguram a fluidez

e a organização necessárias para a obtenção de algo palpável”.

Mostrando que este controle existe para assegurar que o patrimônio da empresa,

a parte palpável, seja guardado de forma a serem resguardados todos os seus direitos

para que o mesmo se perpetue.

Ribeiro (2013, p.110) explica:

Controle interno é o processo planejado, implementado e mantido pelos

responsáveis da governança, administração e outros funcionários para

fornecer segurança razoável quanto à realização dos objetivos da entidade no

que se refere à confiabilidade dos relatórios financeiros, efetividade e

eficiência das operações e conformidade com leis e regulamentos aplicáveis.

Jund (2006, p. 381) preceitua sobre controles internos afirmando:

Entendemos como todos os instrumentos da organização destinados à

vigilância, fiscalização e verificação administrativa, que permitam prever,

observar, dirigir ou governar os acontecimentos que verificamos dentro da

empresa e que produzam reflexos em seu patrimônio.

O mercado de trabalho dos dias atuais, não muito diferente do de algumas

décadas atrás, torna-se cada dia mais competitivo e precisamos de instrumentos que nos

auxiliem na hora de resolver qualquer problema que possa culminar com alguma perda

para a empresa, e assim surge a necessidade de criar mecanismos que sirvam de

controle para monitorar cada departamento da organização.

Neste contexto, fica claro que mesmo que se utilize um bom controle interno, é

preciso que haja um monitoramento para que se possa ter eficiência no que se gera, pois

a maioria dos empresários utiliza os controles sem dar a grande importância que eles

possuem e, como os mesmos almejam que seus negócios sempre tenham continuidade,

21

faz-se necessária a utilização de mecanismos que garantam a segurança de toda

administração.

2.4 DIFERENÇA ENTRE CONTROLE INTERNO E AUDITORIA INTERNA

Faz-se necessário esclarecer as diferenças entre controle interno e auditoria

interna. Em alguns momentos, os dois institutos podem ter funções próprias, mas o

controle é um meio de auxilio para o trabalho da auditoria que, por sua vez, utiliza-se

dos registros gerados pelos controles para elaborar seus relatórios.

Attie (2010, p.148) comenta esta diferença da seguinte forma:

Às vezes, imagina-se ser o controle interno sinônimo de auditoria interna. É

uma ideia totalmente equivocada, pois a auditoria interna equivale a um

trabalho organizado de revisão e apreciação dos controles internos,

normalmente executados por um departamento especializado, ao passo que o

controle interno se refere a procedimentos de organização adotados como

planos permanentes da empresa.

A auditoria interna é um trabalho de avaliação dos controles internos, ela revisa

e aprecia os trabalhos realizados nos departamentos, a partir dos controles internos, em

que estes são procedimentos utilizados pelas empresas para se tentar alcançar os

objetivos planejados.

A auditoria e pouco antes dela, o controle interno vem sendo usado como forma

de combater ou mesmo prevenir os acontecimentos de fraudes ou desfalques, usando

procedimentos para auxiliar em tal prevenção de forma a coibir qualquer suspeita que

possa desestruturar a empresa.

2.5 PRINCÍPIOS FUNDAMENTAIS DOS CONTROLES CONTÁBEIS

As empresas devem ser responsáveis por administrar o sistema de controle

interno do seu estabelecimento, devendo fazer a verificação de como está sendo

utilizado, se os funcionários estão seguindo o mesmo, se necessitam de modificações

para adaptá-lo às novas circunstâncias e torná-lo cada vez mais acessível às

necessidades da entidade.

22

Crepaldi (2013, p. 474) refere que “se pode entender a importância do controle

interno a partir do momento em que se verifica que através dele se garante continuidade

do fluxo de operações com as quais convivem as empresas”.

Isto posto, é importante reconhecer que se a contabilidade não estiver apoiada

em um eficiente controle interno, torna-se, até certo ponto, inútil, não sendo possível

confiar nas informações geradas por seus relatórios.

Jung (2006, p. 387) enfatiza:

Os sistemas de controle envolvem uma imensa gama de informações e

procedimentos. Sendo assim, não podemos definir um modelo padrão de

controle, tal como um manual que pudesse ser seguido e implantado em

qualquer empresa certamente encontraria dificuldades na sua execução,

devido aos detalhes específicos que são inerentes a cada empresa, de acordo

com o ramo de atividade que atua, porém, alguns critérios e princípios

mínimos básicos devem ser observados, no momento da implementação de

um adequado sistema de controles internos.

Partindo dessa opinião, confirma-se a necessidade de se estudar qual melhor

controle a ser implantado pela empresa, tendo em vista o fato de que cada uma possui

suas particularidades e especificidades. Com isso, Almeida (2008, p. 64) apresenta

alguns princípios que nortearam na escolha do controle a ser escolhido.

2.5.1 Responsabilidade

Crepaldi (2013, p. 475) define a responsabilidade como “as atribuições dos

funcionários ou setores internos da empresa e devem ser claramente definidas e

limitadas, de preferência por escrito, mediante o estabelecimento de manuais internos de

organização”.

No princípio da responsabilidade, é importante que se observe que todos os

procedimentos de controles sejam executados e assim detectados erros e irregularidades

para descobrir possíveis problemas, por eventuais omissões, na realização das

transações da empresa. Seguindo esses meios de controle, podem ser evitados muitos

problemas dentro da empresa.

Segundo Almeida (2008, p. 64) existem “tarefas internas de controle, para as

quais precisam ser definidos os empregados responsáveis” como: aprovação de

aquisição de bens e serviços; execução do processo de aquisição (cotação de preços,

23

seleção do fornecedor e formalização da compra); certificação do recebimento de bens

ou prestação dos serviços.

Esses procedimentos de responsabilidades são muito importantes dentro da

empresa, pois determinam para cada funcionário o que faz parte de suas funções,

incluindo suas responsabilidades. Um meio muito utilizado para dar suporte a esse

princípio são os organogramas que determinam as responsabilidades e autoridades de

cada funcionário definidas por toda linha hierárquica.

Um exemplo que explica com clareza esse princípio é a utilização de

organogramas pela empresa, onde ficam bem especificado as funções e atividades de

cada funcionário, mostrando assim que não se deve confundir as responsabilidades

dedicadas a cada função.

2.5.2 Rotinas Internas

As rotinas internas seriam formulários de organização de atividades internas e

externas utilizados pela empresa, de forma que esses fatos fiquem registrados. Alguns

exemplos desses formulários são citados por Almeida (2008, p. 65):

Requisição de aquisição de material ou serviços; formulários de cotação de

preços (para solicitar preços aos fornecedores); mapa de licitação (para

selecionar o fornecedor que ofereceu as melhores condições comerciais);

ordem de compra (para formalizar a compra junto ao fornecedor); aviso de

recebimento de material (evidência do recebimento de bens comprados);

mapa de controle de programação financeira; fichas de lançamento contábil;

boletim de fundo fixo (para fins de prestação de contas dos valores pagos

através do caixa); [...]

Seriam as rotinas adotadas pela empresa como forma de organização, em que

esta precisa ficar registrada para possíveis consultas, ou mesmo para que se possa ter

certeza daquela atividade desenvolvida como prova do fato.

2.5.3 Acessos aos ativos

Como é referido por Almeida (2008, p. 65) “a empresa deve limitar o acesso dos

funcionários a seus ativos e estabelecer controles físicos sobre esses”. É importante

destacar que existem acessos aos ativos de forma física, que seriam diretamente com os

mesmos, e por meio dos documentos que autorizam sua movimentação de forma

24

indireta. Dessa forma, qualquer contato pode comprometer os ativos e assim deve haver

bons controles para evitar problemas.

O acesso aos ativos segundo Crepaldi (2013, p. 477) representa:

Manuseio de numerário recebido antes de ser depositado em conta corrente

bancária; emissão de cheque sozinho (única assinatura); manuseio de cheques

assinados; manuseio de envelopes com dinheiro de salários; custódia de

ativos (dinheiro em caixa, cautelas de títulos, estoques, imobilizado, etc.).

Torna-se relevante essa limitação de contato com os ativos da empresa, seja

físico ou através dos registros e ainda de documentos, pois muitas vezes as pessoas que

têm acesso aos ativos se apropriam deles indevidamente, seja de forma permanente ou

não, provocando desfalques dentro da empresa e muitas vezes fica difícil descobrir tais

atos. Com isso, é importante que se limite o acesso de qualquer um a esses

departamentos e que sejam utilizados bons controles sobre eles.

2.5.4 Segregação de funções

É muito importante para o empresário que seu patrimônio, ou seja, seus

interesses sejam salvaguardados com muita cautela, melhor dizendo, minimizando ao

máximo as perdas e riscos, posto que, apesar de todo o controle utilizado, ainda podem

ocorrer, mas os danos serão bem menores e fáceis de serem reparados. Com isso, entra

em cena um princípio muito importante, a segregação de funções que, segundo Attie

(2010, p. 155) “estabelece a independência para as funções de execução operacional,

custódia física e contabilização”.

Dessa forma, o autor mostra que uma mesma pessoa, independente de sua

função dentro da empresa, não deve ter sob sua responsabilidade todas as fases relativas

a uma operação, devendo cada uma dessas fases serem executadas de preferência por

pessoas e setores independentes.

Almeida (2008, p. 67) descreve sobre a segregação de funções de forma dizendo

“que uma mesma pessoa não pode ter acesso aos ativos e aos registros contábeis, devido

ao fato de essas funções serem incompatíveis dentro do sistema de controle interno”.

Exemplo: caso o funcionário tivesse acesso aos ativos e registros contábeis, ele

poderia desviar fisicamente o ativo e baixá-lo contabilmente para despesa, o que levaria

a ocultar permanentemente essa transação.

25

É importante que não haja desacordo com esse princípio e, se bem definido, o

sistema de controle interno irá prevenir que funcionários ao passarem por problemas

financeiros, ou mesmo para tirar vantagem, não caiam em tentação de cometer atos

ilícitos.

2.5.5 Confronto dos ativos com os registros

Crepaldi (2013, p. 479) afirma que “a empresa deve estabelecer procedimentos

de forma que seus ativos, sob a responsabilidade de alguns funcionários, sejam

periodicamente confrontados com os registros da contabilidade”.

Esse procedimento torna-se de suma importância, uma vez que servirá para

detectar desfalques de bens ou até mesmo registro contábil inadequado de ativos.

Almeida (2008, p. 67) enfatiza ainda: “Se a empresa não adota o procedimento

de comparar os ativos com os registros contábeis, fica em aberto a possibilidade de o

funcionário custodiante apoderar-se indevidamente do ativo sem que esse fato seja

descoberto por muito tempo”.

É importante ressaltar que esse confronto seja feito por funcionário que não

tenha acesso aos ativos, para não comprometer a situação ou mesmo torná-la sem

confiabilidade.

2.5.6 Amarrações do sistema

Almeida (2008, p. 68) destaca que “o sistema de controle interno deve ser

concebido de maneira que sejam registradas apenas as transações autorizadas, por seus

valores corretos e dentro do período de competência”.

E para que se registrem essas transações, são necessárias algumas providências,

como a conferência independente do registro das transações contábeis, conferência dos

cálculos e classificação contábil de todos os registros por um contador. É importante

que se tenha um controle sequencial sobre as compras e vendas, de forma a serem

contabilizadas no período correto, dentre outros.

Portanto, tomadas as providências necessárias, deverá evitar-se a inserção de

documentos falsos no sistema. Para que isso ocorra, é necessário um bom sistema de

26

controle interno para que seja dado suporte necessário na realização do procedimento, a

fim de que se tenha confiança na hora de registrar os fatos ocorridos.

2.5.7 Auditoria interna

De nada irá valer se tem ou não um sistema de controle interno eficiente, porque

para ser concluída a missão do controle, é muito importante que exista alguém que

comprove que ele está sendo vantajoso, que os funcionários estão utilizando o mesmo e

que se tem o retorno esperado e neste instante nada melhor que uma auditoria interna.

Almeida (2008, p. 70) mostra a importância da auditoria interna destacando:

Não adianta a empresa implantar um excelente sistema de controle interno,

sem que alguém verifique periodicamente se os funcionários estão cumprindo

o que foi determinado no sistema, ou se o sistema não deveria ser adaptado às

novas circunstâncias.

A partir da auditoria feita na empresa, observa-se como as normas internas estão

sendo seguidas e se elas precisam de modificações ou adequações, por isso é importante

a auditoria interna para comprovar aquilo que os controles estão registrando.

2.5.8 Custos do controle x benefícios

A relação entre custo e benefício do controle interno é de suma importância, pois

trata de um investimento que deve ter como fundamento a economia dos gastos. De

acordo com a relevância do departamento, escolher-se-á o tipo de controle, de forma a

consistir na minimização da probabilidade de falhas e desvios quanto ao atendimento

dos objetivos e metas.

Segundo Jund (2006, p. 386):

O custo do controle interno não deve exceder aos benefícios que dele se

espera. Vale dizer que os sistemas mais sofisticados, normalmente mais

onerosos, devem ser estabelecidos para transações de valores relevantes,

enquanto os menos rígidos para as transações de menor importância.

É importante lembrar que este aspecto deve ter uma atenção maior, posto que

será um investimento feito para que se obtenha retorno, por isso é fundamental destacar

o custo/benefício, pois se algo der errado, põe a perder todo um trabalho desenvolvido

27

para o sucesso da empresa, frisando que se torna indispensável o controle desses

princípios, uma vez que ele interfere em todos os outros.

O custo do controle interno deve trazer benefícios levando-se em conta o curto e

longo prazos; assim, esse retorno deverá ser baseado nos objetivos e metas traçados pela

empresa.

2.6 CARACTERÍSTICAS DE UM SISTEMA DE CONTROLE INTERNO

Em sentido amplo, o controle interno inclui uma gama de controles que podem

fazer parte tanto da contabilidade quanto da administração, mas não deixando de serem

importantes quando aplicados em conjunto para se tornar uma complementação.

Os controles contábeis, segundo Attie (2010, p. 152):

Compreendem o plano de organização e todos os métodos e procedimentos

diretamente relacionados, principalmente com a salvaguarda do patrimônio e

a fidedignidade dos registros contábeis. Geralmente, incluem os seguintes

controles: sistema de autorização e aprovação; separação das funções de

escrituração e elaboração dos relatórios contábeis daquelas ligadas às

operações ou custódia dos valores; e controles físicos sobre estes valores.

Os controles contábeis relacionam-se diretamente com o patrimônio da empresa,

seus registros e demonstrações contábeis, de forma a proteger e gerar informações

exatas e íntegras para seus usuários. Como mostra a tabela a seguir.

Tabela 1: Controles contábeis

Controles contábeis

Sistemas de conferência, aprovação e autorização;

segregação de funções (pessoas que têm acesso aos registros contábeis não

podem custodiar ativos da empresa);

controles físicos sobre ativos;

auditoria interna.

Fonte: Almeida (2007, p. 63).

O objetivo dos controles contábeis é armazenar informações das transações

ocorridas, de forma a serem utilizados sempre que necessário, devendo conter

informações precisas de como se encontra o patrimônio da empresa para possíveis

decisões tomadas pela administração; por isso, deve manter um contato direto com os

28

controles administrativos, pois um depende muito do outro para obter resultados

favoráveis.

Os controles administrativos, segundo Attie (2010, p. 153):

Compreendem o plano de organização, todos os métodos e procedimentos

que dizem respeito à eficiência operacional e à decisão política traçada pela

administração. Normalmente, relacionam-se de forma indireta aos registros

financeiros. Com frequência, abrangem análises estatísticas, estudos de

tempo e movimento, relatórios de desempenho, programas de treinamento e

controle de qualidade.

Os controles administrativos não se voltam apenas para o planejamento

organizacional, sua função seria a de tomada de decisões, a partir das informações

fornecidas pelos controles contábeis, voltando-se para as funções gerenciais. Como

mostra a tabela.

Tabela 2: Controles administrativos:

Controles administrativos:

análises estatísticas de lucratividade por linha de produtos;

controle de qualidade;

treinamento de pessoal;

análise das variações entre os valores orçados e os incorridos;

controle dos compromissos assumidos, ainda não realizados economicamente.

Fonte: Almeida (2007, p. 63).

No entanto, o que vai determinar se certos planos especiais de organização e

determinados métodos e procedimentos são controles contábeis ou administrativos são

as circunstâncias específicas de cada um, ou seja, suas particularidades que vão

distingui-las.

A partir das características dos controles, pode avaliar-se sua eficiência e dessa

forma é importante que cada empresa possua controles para alcançar os objetivos

traçados.

29

2.7 OBJETIVOS DO CONTROLE INTERNO

Como esclarece Attie (2010, p. 155) “o conceito, a interpretação e a importância

do controle interno envolvem imensa gama de procedimentos e práticas que, em

conjunto, possibilitam a consecução de determinado fim, ou seja, controlar”.

E para ajudar nesse controle, existem alguns objetivos que funcionam como

premissas para um melhor desenvolvimento de tal ferramenta.

Em regra geral, o controle interno tem quatro objetivos básicos, conforme

citados por Attie (2010, p. 155):

- salvaguardar os interesses da empresa;

- ter precisão e confiabilidade nos informes e relatórios contábeis, financeiros e

operacionais;

- estimular à eficiência operacional;

- aderir às políticas existentes.

2.7.1 Salvaguardar os interesses da empresa

Attie (2010, p. 155) conceitua que “o objetivo do controle interno relativo à

salvaguarda dos interesses refere-se à proteção do patrimônio contra quaisquer perdas e

riscos devidos a erros ou irregularidades”.

Ao longo do trabalho, vê-se que as empresas possuem uma diversidade de

atividades que precisam de especialização para serem concluídas, necessitando também

de muito conhecimento e entendimento para que sejam conduzidas nos padrões

adequados, onde se procura minimizar o acontecimento de perdas e riscos.

Para ajudar ao administrador, surgem alguns meios de se salvaguardar tais

interesses, como é mostrado por Attie (2010, p. 156):

- segregação de funções;

- sistema de autorização e aprovação;

- determinação de funções e responsabilidades;

- rotação de funcionários;

- carta de fiança;

30

- manutenção de contas de controle;

- seguro;

- legislação;

- diminuição de erros e desperdícios;

- contagens físicas independentes;

- alçadas progressivas.

É fundamental proteger os interesses da empresa e para que essa salvaguarda

seja eficiente é importante seguir meios para proteger esse patrimônio que assim

facilitarão o trabalho dos administradores, na confirmação de cada atividade realizada.

2.7.2 Ter precisão e confiabilidade nos informes e relatórios contábeis, financeiros

e operacionais.

Este objetivo compreende a geração de informações adequadas e oportunas, que

são necessárias para o gerenciamento da administração e dessa maneira os eventos que

ocorrerem na empresa servirão para definir outros que surgirão no decorrer das

atividades e que deverão passar confiança e precisão aos que dela precisarem.

Como refere Attie (2010, p. 157):

Uma empresa necessita constituir, para si, sistemas que lhe garantam

conhecer os atos e eventos ocorridos em cada um dos seus segmentos. Os

efeitos ocorridos através da realização de cada ato devem ser escriturados e

levados, em tempo hábil, ao conhecimento dos administradores.

A importância desse objetivo fica evidente, pois confirma a relevância da

geração de informações, de forma que as mesmas sejam precisas e confiáveis para

tomada de decisão.

Exemplo: A contabilidade controla os fatos que têm ressonância contábil, porém

não levanta um balancete diário de cada fato transcorrido. Por outro lado, um pedido de

venda ou de compra colocado não é contabilizado até que haja documentações

suficientes para fazê-lo.

Outro exemplo: Um fluxo financeiro é projetado com base em fatos e estes

devem ser estimados. O setor de cobrança necessita saber dia a dia os valores a receber

31

dos clientes, indicando-os nominalmente. O setor de vendas precisa conhecer

rapidamente os produtos disponíveis, em estoque e, por vezes, a próxima produção.

Nos exemplos citados por Attie (2010, p. 157), a cima, percebeu-se que a

empresa, a todo o instante, precisa de informações para decidir o que fazer, sendo estas

auxílios para o administrador porque, sem elas, ele não conseguiria chegar ao caminho

certo, pois as mesmas são os meios de se alcançar os objetivos.

As informações são geradas para auxiliar a administração nos negócios,

possibilitando um entendimento uniforme, e assim essas informações só serão válidas se

confirmadas sua exatidão, confiança e conveniência, de forma que sejam fornecidas em

tempo hábil.

Para que tal informação produza os efeitos esperados, deverá conter alguns

meios como os apresentados por Attie (2010, p. 157):

- documentação confiável;

- conciliação;

- análise;

- plano de contas;

- tempo hábil;

- equipamento mecânico.

Dessa forma os referidos meios possibilitarão uma melhor certeza e confiança

dos informes e relatórios, se aplicados corretamente.

2.7.3 Estimular a eficiência operacional

Para Attie (2010, p. 158) “o objetivo do controle interno relativo ao estímulo à

eficiência operacional determina prover os meios necessários à condução das tarefas, de

forma a obter entendimento, aplicação e ação tempestiva e uniforma”.

Cada empresa deve promover a aderência às políticas existentes, pois as mesmas

estabelecem procedimentos para cada setor. Para concluir-se essa etapa, é muito

importante boa comunicação dentro e fora dos departamentos, uma vez que todos os

mesmos se juntam para gerar informações, onde, muitas vezes, um precisa do outro.

32

Como mostra Attie (2010, P. 158) “implica o estabelecimento de regras para que

se possa permitir um desenvolvimento suave e harmônico de toda a empresa e

possibilitar maior eficiência na forma em que se desenvolvem as operações”.

Principais meios que podem dar suporte ao estimulo à eficiência operacional:

- seleção;

- treinamento;

- plano de carreira;

- relatórios de desempenho;

- relatório de horas trabalhadas;

- tempos e métodos;

- custo-padrão;

- manuais internos;

- instruções formais.

De acordo com cada setor ou departamento são atribuídas as responsabilidades e

particularidades e, a partir disso, determina-se a tarefa de cada individuo.

2.7.4 Aderir às políticas existentes

Attie (2010, p. 159) comenta que deve se “assegurar que os desejos da

administração, definidos através de suas políticas e indicadas por meio de seus

procedimentos, sejam adequadamente seguidos pelo pessoal”.

Esse objetivo se relaciona com o interesse que a empresa tem de buscar

desenvolver tudo aquilo que foi traçado e definido, para que sejam seguidos por todos

que fazem parte da mesma. A empresa busca que os funcionários sigam as políticas

existentes, ou seja, se espera que todos os planos se tornem metas seguidas, gerando

informações e fazendo com que a empresa opere indefinidamente, gerando resultados

positivos e possibilitando a permanência da mesma no mercado.

É importante que as atividades sejam realizadas de forma eficiente e de acordo

com as políticas traçadas pela empresa. Para isso, foram criados os principais meios que

visam a dar forças a essas políticas:

33

- supervisão;

- sistema de revisão e aprovação;

- auditoria interna

Ao longo do desenvolvimento deste estudo, percebe-se que a utilização do

controle interno se torna relevante para prevenir diversos problemas, onde muitos

acontecem pelo fato de a empresa não possuir controles adequados às características da

mesma. E de acordo com muitos critérios, entende-se que o controle poderá ajudar na

prevenção de fraudes e desfalques, como uma ferramenta ou mesmo de assistência e

correção. Mostrar-se-á, neste contexto, um pouco desses dois vilões para a empresa.

2.8 CONTROLE E FUNCIONAMENTO DOS DEPARTAMENTOS

O controle interno é parte fundamental quando se refere à organização dos

departamentos, pois é a partir dele que se chega à melhor forma de estruturação, de

acordo com as características de cada departamento. Existem diversos dentro da

empresa; contudo, citaremos alguns que possuem maior destaque, como os

departamentos de compras, de vendas, de estoque e financeiro.

2.8.1 Departamento de compras

Antes das compras, existem outras funções que levam a ela, sendo muito

importantes, pois a partir dessas decisões é que será escolhida a melhor forma para

comprar.

O departamento de compras é o início do processo que levará aos demais e

muitas atividades fazem parte desse processo importante, como a aquisição de matéria

prima, entre outros.

Esse departamento é responsável pela determinação dos fluxos dos materiais na

empresa, pela continuidade junto ao fornecedor e pela agilidade na entrega. E para que

esse fluxo ocorra de forma adequada e com os retornos esperados, é necessária muita

atenção em cada fase.

Segundo Dias (2008, p. 236):

34

A necessidade de comprar cada vez melhor é enfatizada por todos os

empresários juntamente com as necessidades de estocar em níveis adequados

e de racionalizar o processo produtivo. Comprar bem é um dos meios que

devem usar para reduzir custos.

Como explica Dias, além de comprar produtos bons é importante comprar de

forma que se tenha onde armazenar os produtos evitando, assim, custos elevados e

desnecessários e economizando tempo e dinheiro que se tornam valiosos para o

empresário. E para que esse departamento seja eficiente, é muito importante a utilização

de um bom controle interno, que garanta sua efetividade.

2.8.2 Departamento de vendas

Com o processo de compras inicia-se o de vendas, que será de fundamental

importância para o desenvolvimento da empresa, constituindo-se o mesmo no retorno

para o empresário, e a partir deste, serão revistos os futuros processos.

O referido setor é responsável pelas vendas. Para uma boa execução desse

departamento, é necessário que ele esteja relacionado de forma harmoniosa com os

demais, pois todas as áreas atuarão em conjunto.

Para Francischini, Gurgel (2004, p.195),

As técnicas de previsão de vendas deverão ser aprimoradas e a determinação

do programa de produção deverá ter a participação da produção, da

engenharia e principalmente das finanças, tendo em vista os aspectos de

investimento dessas decisões.

A estratégia comercial de uma empresa está sob a responsabilidade deste setor. É

neste departamento que se tem a missão de chegar ou ate mesmo ultrapassar as receitas

projetadas, tendo também como um dos objetivos porem o produto no mercado.

2.8.3 Departamento de estoque

O estoque é um departamento que caminha com o departamento de compras,

porque a partir das compras, tem-se um bom estoque e com esse departamento se terá

um fluxo tranquilo para os outros.

Dias (2008, p. 25) enfatiza:

35

Para organizar um setor de controle de estoques, inicialmente deveremos

descrever seus objetivos principais, que são:

Determinar “o que” - Deve permanecer em estoque: número de itens;

determinar “quando” - Se devem reabastecer os estoques: periodicidade;

determinar “quanto” - De estoque será necessário para um período

predeterminado: quantidade de compra;

receber, armazenar e guardar - Os materiais estocados de acordo com as

necessidades;

identificar e retirar - Do estoque os itens obsoletos e danificados.

Esse departamento é um dos mais importantes para uma empresa, seja grande ou

pequena. É através dele que a empresa será capaz de controlar e prever o quanto será

necessário comprar, além de fornecer informações úteis sobre as vendas e com o

controle desse departamento terá informações precisas e rápidas para tomar diversas

decisões.

2.8.4 Departamento financeiro

Esse departamento é responsável pela movimentação financeira da empresa e

quem controla os recursos, os registros financeiros e suas operações e relações com os

mercados e com os agentes financeiros.

As diversas operações que acontecem na empresa passam pelo setor financeiro,

pois é nesse setor que se trabalha com a economia e finanças da mesma. Portanto, seu

controle interno é de extrema importância, posto que, através desse, a administração vai

constatar se os procedimentos das entradas e saídas dos recursos financeiros estão sendo

seguidos, devendo constar todos os registros que serão informados à contabilidade.

Assim, fica evidente a necessidade de um bom controle interno em todos os

departamentos, para não comprometer o andamento das atividades e para não haver

problemas, como fraudes e desfalques.

2.9 FRAUDES OU DESFALQUES

As empresas atravessam muitas barreiras e obstáculos para que consigam

alcançar seus objetivos; por isso, é de grande importância que todos os profissionais que

fazem parte da organização caminhem juntos para dar suporte a todas as tarefas e assim

tornar o desempenho das funções sempre bom e em boas qualidades de funcionamento.

36

Quando se tem algo errado, registros que não batem e funções que não se

cumprem de maneira satisfatória, tenta-se logo descobrir o que está acontecendo e

certificar-se de que forma ocorreu.

Jund (2006, p. 388) destaca: “na aplicação da maioria dos procedimentos de

controle, podem ocorrer falhas resultantes de entendimento precário das instruções,

erros de juízo, descuidos ou outros fatores humanos”.

Dessa forma, podem surgir as fraudes como forma de prejudicar as operações da

organização e, muitas vezes, não são descobertas assim que surgem.

Fernandes (2010, p.13) comentando sobre “as Normas de Auditoria

Independente das Demonstrações Contábeis (NBC T11) define a fraude como ato

intencional de omissão ou manipulação de transações, adulteração de documentos,

registros ou demonstrações contábeis”.

Os sistemas de controles internos quando bem adaptados aos objetivos da

organização podem ajudar contribuindo para descobrir possíveis fraudes, e estas por sua

vez podem ser classificadas em temporários ou permanentes.

A fraude, também denominada desfalque, assume o papel de temporária ou

permanente, como cita Jund (2006, p.389): “desfalque temporário ocorre quando um

funcionário se apropria de um bem da empresa e não altera os registros da contabilidade

(transferindo o ativo roubado para despesa ou promovendo a sua baixa definitiva)”.

Jund (2006, p.390): “desfalque permanente ocorre quando um funcionário desvia

um bem da empresa e modifica os registros contábeis, de forma que os ativos existentes

concordem com os valores registrados na contabilidade”.

Quando o desfalque permanente vem acontecer, significa que o funcionário tem

acesso a tudo que se registra e, nesse caso, tudo o que diz respeito ao ativo, podendo

fazer qualquer alteração nos registros contábeis.

37

3 METODOLOGIA

3.1 ABORDAGEM TEÓRICO-METODOLÓGICA DA PESQUISA

O método científico é descrito por Gil (2005, p. 26) “como um conjunto de

procedimentos intelectuais e técnicos adotados para se atingir conhecimento”. Desta

forma, torna-se importante esclarecer a maneira pela qual esse trabalho será realizado.

Esta pesquisa é descritiva, segundo Andrade (2002), como “aquela em que os

fatos são observados, registrados, analisados, classificados e representados”. Logo, o

presente estudo atende a tal conceito quando aborda os controles internos da empresa

para mostrar o que se pretende alcançar.

E assim se desenvolverá um estudo de caso, que segundo Yin (2001, p. 32), “é

uma investigação empírica que investiga um fenômeno contemporâneo dentro de seu

contexto de vida real, especialmente quando os limites entre o fenômeno e o contexto

não estão claramente definidos”.

Num estudo de caso, em uma empresa do ramo de sorvetes, onde foi feita a

entrevista, uma das técnicas de coleta de dados considerada como forma racional de

conduta do pesquisador, previamente estabelecida, para dirigir com eficácia um

conteúdo sistemático de conhecimentos, de maneira mais completa possível, com o

mínimo de esforço de tempo (ROSA; ARNOLDI, 2006, p.17), com o intuito de listar e

analisar o controle interno dentro da mesma.

3.2 CONTEXTO DA PESQUISA: ESPAÇO E SUJEITOS DA INVESTIGAÇÃO

A presente pesquisa foi feita internamente na empresa Dantas Indústria e

Comércio de Sorvetes LTDA EPP do município de Caicó/RN. Uma sociedade

empresarial limitada, com 27 (vinte e sete) funcionários. Empresa de pequeno porte e

contribuinte normal de ICMS, optante do lucro presumido. Tem como atividade

econômica principal o comércio varejista de laticínios e frios (CNAE - 4721-1/03) e

como atividade secundária o comércio varejista de bebidas (CNAE - 47.237/00). O

universo foi a própria empresa tendo como amostra todos os funcionários da mesma,

conseguindo-se entrevistar cada um, nos diversos departamentos.

38

Os sujeitos da pesquisa foram os colaboradores encarregados por cada

departamento da empresa Dantas Indústria e Comercio de Sorvetes LTDA.

3.3 INSTRUMENTOS DE COLETA E SELEÇÃO DOS DADOS

Entrevista com o empresário sobre a existência de controle interno e cada

funcionário e se existisse, como funciona o mesmo dentro da organização. Dessa forma,

utilizaremos os dados coletados na entrevista aplicada através de questionários, para

concluir nossa pesquisa, onde iniciamos falando dessa ferramenta que é o controle

interno e queremos ter conclusões sobre o que a teoria mostra e o que a prática revela.

3.4 PROCEDIMENTOS DE ANÁLISE E INTERPRETAÇÃO DOS DADOS

A partir dos dados coletados na entrevista aplicada, utilizou-se os mesmos para

comparar o que os conceitos preceituam como o Controle Interno poderá contribuir para

que sua utilização seja importante no meio empresarial, como uma forma de mostrar

que na prática eles podem funcionar. Segundo Gil (1999, p. 168) “a análise tem como

objetivo organizar e sumariar os dados de forma que possibilitem o fornecimento de

respostas ao problema proposto para que possibilitem o resultado das respostas ao

problema proposto para a investigação”. Esta análise foi feita por meio de gráficos,

utilizando a ferramenta Excel 2010 e por meio das observações e anotações feitas in

loco.

39

4 ANÁLISE E DISCUSSÃO DOS RESULTADOS

Nesta etapa, efetua-se uma abordagem sobre os aspectos relacionados ao estudo

de caso. Num primeiro momento, é realizada uma apresentação sobre o cenário atual da

empresa estudada, contando um pouco da sua história e desenvolvimento no mercado

em que se encontra.

Este estudo de caso foi aplicado na Dantas Indústria e Comercio de Sorvetes

LTDA EPP do município de Caicó/RN, localizada à Rua Olegário Vale, nº 863, Centro.

Uma sociedade empresarial limitada de pequeno porte, com vinte e sete funcionários e

possuindo atualmente diversos departamentos, entre eles, de compras, vendas,

financeiros, estoque e recebimento de mercadorias, definidos.

A empresa teve seu início em 1991, com uma representação de sorvete em

Caicó/RN, era apenas uma sorveteria de balcão; mas, em 1998, lançaram sua marca

SLUP que se propagou pelo Rio Grande do Norte, Paraíba e Ceará, possuíam a

produção de picolé e sorvete, onde seu principal parceiro foi o SEBRAE. A empresa

teve um forte aliado para esse progresso, o EMPRETEC, que a fortaleceu como

empresa e principalmente como empreendedor. Com a ajuda desses aliados, tinha-se o

diferencial para alcançar os objetivos planejados para o futuro.

A empresa possui um plano de organização, em que mostra a distribuição de

forma hierárquica das atribuições de cada funcionário, destacando-se os gerentes dos

departamentos administrativo, financeiro e comercial, entre outros, que contribuem para

o andamento das demais atividades.

Segundo dados fornecidos pela empresa, hoje ela conta com uma rede de vendas

distribuídas nos estados do Rio Grande do Norte, Paraíba e agora, recentemente, está se

inserido no mercado do Ceará. Após esta breve apresentação, serão abordados os

resultados obtidos com a aplicação dos questionários aplicados.

No atual cenário competitivo em que o mercado se encontra, gerenciar uma

empresa não se resume apenas a tomar decisões, assim que os problemas vão surgindo.

Mas, torna-se necessário planejamento, organização e controle de todas as atividades

que a mesma desenvolve, para que se possa solucionar problemas com maior eficiência

e no menor tempo possível.

40

Quando se analisa esse cenário econômico, logo se pensa na utilização de

ferramentas de gestão que sejam capazes de controlar os ativos e os demais

departamentos e ainda que tal controle forneça as informações necessárias para as

decisões a serem tomadas.

Uma questão que deve ser levada em consideração é o conhecimento de todos a

respeito do controle interno, nesse sentido os colaboradores da empresa compreendem

tal conceito e ainda conseguem detectar quais departamentos merecem um controle

mais especifico e qualificado. Isso é possível identificar e ainda comprovar, pois eles

reconhecem quando há eficácia ou não no mesmo.

Eles tratam o controle interno como uma ferramenta que serve para

acompanhamento, fiscalização e fornecimento de informações para todos os setores.

Como descreve um dos funcionários: “procedimentos e normas regulamentadoras que

sejam capazes de manter a empresa organizada, mensurada quantitativamente e

qualitativamente de forma que as informações e processos fluam em tempo hábil e

preciso”.

O gráfico a seguir mostra o nível de conhecimento dos funcionários sobre

controle e se todos consideram que a empresa possui essa ferramenta.

Gráfico 1: Conhecimento sobre controle interno.

Fonte: Elaboração Própria

92%

0% 8%

CONHECIMENTO SOBRE CONTROLE INTERNO

SIM NÃO NÃO OPINOU

41

Este gráfico foi possível porque a maioria daqueles que foram entrevistados

conseguiram descrever de forma correta o que seria controle interno e as respostas

coincidiram com os conceitos que foram utilizados no trabalho.

Percebe-se pelo gráfico 1 que os entrevistados conseguem descrever o que vem

a ser controle, onde apenas 8% não souberam expressar de modo confiante o seu

conceito, mas mesmo assim têm noção do que se trata. Os outros conseguiram introjetar

como é definido o controle e como eles podem ajudar na aplicação dos mesmos.

A existência de controle interno é mostrada no gráfico a seguir.

Gráfico 2: Existência de controle interno na empresa.


A empresa possui sistemas de controle interno, onde o gráfico 2 mostra

que eles conseguem compreender o conceito e ainda opinam sobre a eficácia do mesmo,

enquanto os que não deram o conceito se sentiram inseguros para descrever com

precisão tudo aquilo que seria.

Mas, como em todo sistema ainda existem situações imprevisíveis, e mais

precisamente departamentos que poderiam ser mais qualificados, pois possuem falhas

que são detectadas pelos funcionários ao longo de suas atividades.

Um ponto importante a ser analisado foi com relação às respostas do empresário

que enaltece a relevância do controle interno e mostra que a base para o sucesso se deve

0%

20%

40%

60%

80%

100%

SIM NÃO

EXISTE CONTROLE INTERNO NA EMPRESA?

42

a esse controle, que faz parte de cada iniciativa tomada para alcançar os objetivos,

mostrando que sem o controle não se chega ao caminho certo.

Ao longo da entrevista, ficou bem claro que, para manter um controle interno

estruturado, é muito importante a qualificação de todos que fazem parte da empresa, não

basta somente os melhores sistemas de informatização, mas que toda a equipe entenda a

importância e a utilização desse procedimento.

No que tange ao treinamento concedido aos funcionários, a empresa realiza

regularmente, com o intuito de aumentar o conhecimento dos mesmos sobre a rotina da

empresa e os controles adotados, a fim de torná-los cada vez mais conhecidos e

aplicados. São realizados além desses treinamentos no âmbito interno, aqueles fora do

ambiente de trabalho, para melhor qualificar o funcionário. A empresa apresenta baixa

rotatividade de funcionário e regular ciência pelos mesmos da importância dos controles

internos para a eficiência operacional, caminhando para que estes sejam cada vez mais

seguidos pelos colaboradores.

Os departamentos são a estrutura como está organizada a empresa e é muito

importante destacar esses procedimentos que são fundamentais dentro de uma

organização, por isso se tornou um ponto de discussão do nosso questionário.

Foram analisados alguns departamentos dentro da empresa e a seguir será

mostrado como foram avaliados numa escala de 1 a 10 pelos colaboradores, ou seja,

quanto maior o valor agregado ao departamento melhor seria o controle interno

utilizado no mesmo, e assim mais vantagens estava gerando.

Tentamos escolher alguns departamentos para serem avaliados pelos

funcionários, mas todos citaram que existiam outros tanto quanto à importância dos

mostrados no gráfico, como o de recursos humanos, logística e o mais citado por todos

foi o departamento de custos, que seria o da produção e sem ele não teria como

mensurar todos os custos destinados a cada departamento e assim chegar ao custo da

mercadoria. Entretanto, daremos mais ênfase aos avaliados pelo questionário.

43

Gráfico 3: Departamento de compras.


A empresa possui sistemas para ter como determinar o que deve comprar,

quando deve comprar e até mesmo quanto deve comprar para que o produto não gere

custos desnecessários. No entanto, deixa uma falha na hora de estudar a melhor forma

de se ter créditos de ICMS, comprando a fornecedores que aumentam o referido

imposto nas vendas, o que acarreta um custo maior na hora de vender essa mercadoria;

nesse caso, deveria ser contratado pessoal qualificado para esse estudo dentro do

departamento de compras, que iria fazer todo um diferencial.

Gráfico 4: Departamento de vendas.


Seguindo a análise, o departamento de vendas apresentou uma queda em

relação ao departamento anterior, não se tornando menos importante, mas por

apresentar algumas falhas em relação a novos produtos inseridos e que não tiveram o

retorno planejado. A empresa possui um controle informatizado sobre todas as vendas, o

Nota 10 88%

Nota 9 12%

DEPARTAMENTO DE COMPRAS

Nota 10 Nota 9

44

que se constitui numa ferramenta para tomada de decisões e esse sistema é sempre

alimentado de acordo com os movimentos e saídas realizados. A cada mês, são feitos

levantamentos para se comparar com resultados anteriores e os objetivos traçados para o

futuro, sempre mantendo uma harmonia com as decisões projetadas.

Gráfico 5: Departamento de estoque.


O departamento de estoque também foi bem avaliado. Segundo os encarregados

por esse departamento, atualmente encontra-se bem organizado na sua parte física e

através de controles de informatização para auxiliar em todos os processos. Nas

questões respondidas, não houve informações negativas em relação a esse

departamento, mas sempre lembrando que em tudo se pode melhorar. Como se trata de

produtos alimentícios é dada uma atenção maior para a sua conservação e

acompanhamento para que sempre estejam armazenados nas melhores condições

possíveis.

Nota 10 88%

Nota 9 12%

0%

DEPARTAMENTO DE ESTOQUE

Nota 10 Nota 9

45

Gráfico 6: Departamento Financeiro.


O departamento financeiro é o responsável pela movimentação de todas as

atividades econômicas desenvolvidas pela empresa e por tratar-se de dinheiro, deve ter

um empenho e cuidado maiores. Na empresa focalizada, ele se encontra bem organizado

e para manter essa organização são usados mecanismos de controles, de entrada e saída.

Esse departamento foi bem avaliado pelos colaboradores e, como mostra o gráfico, os

colaboradores confirmam a sua eficácia.

As diversas operações realizadas pela empresa passam pelo setor financeiro e é

nele que se trabalha com a economia e finanças da mesma; portanto, o controle interno

dele é de extrema importância, porque é através desse que a administração vai constatar

se os procedimentos das entradas e saídas, pagamentos dos fornecedores, recebimentos

dos clientes, entre outros, estão constando em todos os registros que serão informados à

contabilidade.

Nesse momento, é muito importante observar a avaliação que cada um faz sobre

os controles e para o empresário isso é relevante, porque mostra que eles compreendem

a importância e ajudam no seu aperfeiçoamento. O controle interno tem um papel

fundamental na organização e acompanhamento das atividades dos departamentos e na

empresa em tela não foi diferente e isso é mostrado a partir da avaliação dos

funcionários a cada departamento.

A partir do critério de notas atribuído a cada departamento, constata-se a

existência de controles; mas, como nem sempre foi atingida a nota máxima, fica patente

que ainda podem ser melhorados e com essa avaliação pode se ter ideias onde e como

melhorar, através das pontuações feitas por cada um entrevistado. Todos os

Nota 10 92%

Nota 9 8%

DEPARTAMENTO FINANCEIRO

Nota 10 Nota 9

46

departamentos devem ser monitorados e, se possuir controles, adequados às situações

encontradas.

Foi levantado um questionamento sobre a existência de supervisionamento nas

tarefas diárias dos funcionários, como mostra o gráfico abaixo:

Gráfico 7: Supervisão das atividades.


O gráfico 7 mostra que a empresa possui um monitoramento constante sobre as

atividades e tal supervisão se dá através de funcionário destinado para a tarefa, ou ainda

pelo próprio empresário, que faz o monitoramento sempre que necessário. É importante

destacar esse procedimento, pois é realizado de forma permanente por um sistema de

câmeras dentro de toda a empresa, que registra diariamente o que está acontecendo e

diante de situações duvidosas se tem como provar o que ocorreu.

Esse processo de monitoramento também está inserido nos departamentos da

empresa, nos diversos setores e em cada atividade desempenhada, como forma de

resguardar aquilo que é gerado e passando certa segurança. Mas, apenas isso não é

capaz de acabar com os problemas, pois aquilo que é gerado e registrado também

precisa ser analisado e revisado, onde as câmeras não conseguem captar os dados

alimentados pelos sistemas. Assim, é necessário sempre que possível o rodízio de

funcionários; todavia, como vimos anteriormente, a empresa não pratica esse processo

tão importante para evitar fraude e falhas por parte de funcionário com má índole, ou

ainda, que caia em tentação, por problemas pessoais.

0%

20%

40%

60%

80%

100%

SIM NÃO

Seu trabalho é supervisionado?

47

O gráfico a seguir mostra que as decisões interferem sobre aqueles que

compõem a organização, ficando claro que a partir das decisões tomadas podem mudar

os percursos dos caminhos ou manter aqueles quando estão satisfazendo as

necessidades. Os entrevistados descrevem que as decisões devem chegar ao

conhecimento de todos, é claro que nem todas, mas aquelas que irão interferir no

andamento das atividades dos departamentos.

Gráfico 8: Importância do acompanhamento das tomadas de decisões.


Os gestores devem acompanhar o andamento das decisões, pois são eles os

maiores responsáveis por elas e a partir deles é que se chega aos demais interessados.

Os funcionários consideram relevante esse acompanhamento, mas deixam claro que não

se conclui todo o processo deixando falhas na hora de repassar as informações para os

colaboradores. Os gestores são o elo entre os dois lados, informações geradas e

informações passadas e, com isso, se essas informações não chegam aos interessados,

eles não conseguem executar os objetivos e proporcionar a obtenção dos resultados

almejados.

Com as decisões tomadas, faz-se algumas indagações como, saber se os gestores

analisam procedimentos adotados para controlar e evitar fraudes e erros. Como mostra o

gráfico 9, a seguir.

0%

20%

40%

60%

80%

100%

SIM NÃO

É IMPORTANTE O ACOMPANHMENTO DAS TOMADAS DE DECISÕES PELA GESTÃO DA EMPRESA

48

Gráfico 9: Prevenção de erros e fraudes na empresa


Ao longo da entrevista, foi questionado sobre a capacidade dos gestores

resolverem os problemas, mais precisamente, se eles conseguem prevenir ou corrigir

erros e fraudes que acontecem; os entrevistados, como mostra o gráfico, descrevem essa

capacidade de se ter um controle para sanar esses acontecimentos que, às vezes, são

imprevisíveis.

No decorrer das atividades da empresa, vão surgindo obstáculos e barreiras que

podem impedir o caminho do progresso e muitas vezes os erros só são descobertos um

tempo depois, ou melhor, nem sempre se consegue preveni-los; mas, com um bom

controle interno, é possível corrigir e contornar o transtorno ocorrido.

As empresas utilizam muitos meios para coibir deslizes e esta, não sendo

diferente, tem um mecanismo que ajuda muito, é a presença do empresário em todos os

departamentos e, sempre que possível, ele mesmo faz conferência tanto na parte física

quanto nos sistemas - uma espécie de auditoria interna- e isso ocorre com frequência.

Após o acontecimento dessa auditoria, é feita reunião para tratar de tudo que foi

conferido e daquilo que precisa melhorar.

Em todo o trabalho realizado, percebemos que para uma empresa funcionar

precisa de um conjunto em constante movimento, onde esses seriam os colaboradores

envolvidos na grande missão para manter um patrimônio em evolução. Ao longo das

entrevistas, todos relatam que a empresa não seria a mesma sem o comprometimento de

todos, sem o bom desempenho dessa grande equipe: a SLUP.

96%

4%

OS GESTORES CONSEGUEM PREVENIR ERROS E FRAUDES

SIM NÃO

49

Como mostra o gráfico abaixo, a partir desses questionamentos, foi-se

indagando se o gestor sozinho consegue ter controle de toda a empresa.

Gráfico 10: Controle sobre os departamentos


Como disse o empresário entrevistado, ele até queria conseguir controlar toda a

empresa mas, à medida que ela foi crescendo, foi se tornando impossível e não seria

vantajoso, nem teria eficácia e eficiência para se acreditar. Por isso, ele foi procurando

mecanismos para suprir sua presença, mas que ele tivesse confiança naquilo que

controlava e que depois pudesse ver e comprovar que estava sendo feito como ele faria.

Os controles internos são peças essenciais para esse tipo de trabalho, sem eles

não teria a capacidade de registrar tudo que a empresa realiza todos os dias e mais

precisamente todas as horas e com isso foram sendo inseridos sistemas para armazenar

todas as informações e para garantir que estava tudo como planejado.

Existe uma necessidade de acompanhar esse controle, porque não adianta a

empresa possuir um sistema de controle interno que não seja verificado periodicamente,

precisando confirmar se os funcionários estão cumprindo o que foi determinado ou se o

que foi planejado deveria se adaptar às novas circunstâncias de mercado. Assim, é

importante que exista um controle do controle, ou melhor, que seja feito

acompanhamento desses controles quando estão sendo executados.

0%

100%

O GESTOR SOZINHO CONSEGUE TER CONTROLE DE TODOS OS DEPARTAMENTOS

SIM NÃO

50

Fica evidente na análise da entrevista que 100% dos entrevistados concordam

que o gestor sozinho não consegue ter um controle total sobre todos os departamentos

da empresa, pois o mesmo não conseguiria dar conta de todos os departamentos. E é

nesse momento que se dá a descentralização e que as atividades passam a se tornar

fundamentais para os negócios realizados, uma vez que a empresa passa de uma

estrutura pequena para uma estrutura complexa de pessoas e atividades.

A empresa focalizada mostrou que o controle interno é importante e o

empresário que respondeu as questões relatou que toda empresa deve está organizada e,

a partir dessa organização, toma-se as decisões e que se criam mecanismos para mantê-

la.

Devem existir planos permanentes dentro da empresa e que os mesmos sejam

cumpridos por todos que fazem parte desta equipe e, para tudo funcionar como deve, é

importante implantar controles que facilitem esses procedimentos. Esses controles

servirão para gerar e registrar informações que serão utilizadas para projetar os

objetivos e metas a serem alcançadas; portanto, os controles internos são indispensáveis

para quem almeja o sucesso.

51

5 CONSIDERAÇÕES FINAIS

À luz do exposto e de acordo com os dados da pesquisa e a literatura pertinente

revisitada, pode chegar-se às seguintes considerações sobre o controle interno. É uma

ferramenta de gestão tanto financeira como operacional, que visa ao aperfeiçoamento

das operações, buscando sua máxima eficiência e eficácia. Além disso, possibilita aos

gestores a elaboração de estratégias financeiras e administrativas, por meio das

informações por ele geradas, sendo, portanto, fundamental no contexto empresarial

atual.

O trabalho realizado teve como objetivo avaliar o Sistema de Controles Internos

da empresa SLUP. Num primeiro momento, foram levantados, por meio de observações

e questionamentos, as operações rotineiras da empresa, evidenciando a existência ou

não de controles internos. A partir do estudo bibliográfico sobre a conceituação e a

aplicabilidade dos controles internos na gestão empresarial, foram elaborados

questionamentos para serem analisados pelos funcionários dentro da empresa.

As atividades de controle devem ser um dos principais focos das organizações,

tendo em vista as várias fases de operacionalização dos produtos, o grande número de

colaboradores e inúmeras ocorrências e esse agregado gera a organização.

Com o desenvolvimento da pesquisa, nota-se que a empresa focalizada possui

controle interno desde o início, já utilizava controles mais simples e ao longo do

crescimento foram se aperfeiçoando e ganhando mais credibilidade devido às

tecnologias adotadas.

Mesmo com todo o controle, ainda existe certa carência, observada na empresa,

até por que um sistema de controle interno não é garantia absoluta para combater as

possíveis irregularidades nas organizações, visto que há limitações. Todavia, destaca a

possibilidade de dificultar e detectar a ocorrência de fraude. O fato de nenhuma empresa

estar imune à ação dos fraudadores, o interesse pela implantação de controles internos

tem despertado os administradores.

A única forma de evitar as fraudes é manter uma postura comprometida com

valores éticos frente ao trabalho, pois não existe prevenção total contra a fraude. O

sistema contábil é indiscutivelmente feito para dificultar tais acontecimentos e, mesmo

assim, podem ocorrer e os gestores devem ter sempre em mãos meios para driblar e

conseguir sair sem grandes prejuízos.

52

O objetivo desta pesquisa foi mostrar que as empresas utilizam o controle

interno e que este é essencial para o crescimento e permanência das mesmas no mercado

de trabalho, tornando-se indispensável para qualquer gestão.

Hoje, o cenário empresarial encontra-se cada vez mais competitivo e para

conseguir superar os obstáculos que vão surgindo só uma ferramenta como o controle

interno para auxiliar em todo o percurso.

A pesquisa teve o resultado esperado, onde sua importância era mostrar que

existe controle e que este é utilizado como ferramenta de toda a empresa, isso fez com

que se atingisse o objetivo do trabalho.

Respondendo a pergunta do início da pesquisa, nota-se que a contribuição do

controle dentro da empresa muitas vezes chega a ser impossível de mensurar, sendo

relevante para as decisões tomadas diante de todas as situações. No entanto ainda há

muito o que melhorar e, de acordo com as respostas dos funcionários, ela ainda precisa

de ajustes.

No mais, constatou-se que um sistema de controle interno pode contribuir para

auxiliar a gestão empresarial das empresas, identificando que este sistema é relevante no

auxílio da tomada de decisão para tornar uma eficiente gestão empresarial, no qual a sua

existência está ligada à garantia de preservação de seus ativos e a diminuição de

possíveis irregularidades. Desse modo, uma empresa para se manter em um mercado

competitivo deve possuir controle, pois o auxilio dessas ferramentas que auxiliem em

sua gestão irão contribuir para melhorar suas rotinas operacionais e consequentemente

sua permanência no mercado..

Os objetivos do presente trabalho foram alcançados, o que demonstrou a

importância do controle interno, conceituou os tipos de controles e evidenciou os

objetivos e finalidades do controle interno dentro da empresa, como também o

funcionamento do sistema de controle interno nos departamentos e possíveis problemas

que poderia sofrer se ocorressem falhas nesses processos.

Um estudo que poderá dar continuidade a esta pesquisa seria a melhoria dos

controles existentes, não que os mesmos não sejam eficazes, mas alguns setores ainda

não são tão adequados como deveriam, o que iria contribuir ainda mais.

53

REFERÊNCIAS

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6. ed. São Paulo: Atlas, 2002

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graduação. 5.ed. São Paulo: Atlas, 2002.

ATTIE, William. Auditoria: conceitos e aplicações/Attie, William – 5. Ed. –

São Paulo: Atlas, 2010.

BEUREN, Ilse Maria. Como elaborar trabalhos monográficos em contabilidade de:

teoria e prática. São Paulo: Atlas, 2006.

CHIAVENATO, Idalberto. Introdução à teoria geral da administração. 6. ed. Rio de

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DIAS, Sergio Vidal dos Santos. Auditoria de processos organizacionais. 2. ed. São

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Universidade Estadual da Paraíba, Centro de Ciências Sociais Aplicadas, 2010.

FRANCISCHINI, Paulino G; GURGEL, Floriano do Amaral. Administração de

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GIL, A.C. Métodos e Técnicas de Pesquisa Social. 3. ed. São Paulo, Atlas, 2005.

GIMENEZ, Levi; Oliveira, Antônio Benedito Silva. Contabilidade para gestores: uma

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JUND, Sergio. Auditoria: conceitos, normas, técnicas e procedimentos: teoria e 900

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PEREIRA, Antônio Nunes. A importância do controle interno para gestão de

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RIBEIRO, Osni Moura. Auditoria Fácil. 2 ed. São Paulo: Saraiva, 2013.

54

SÁ, Antônio Lopes de. História Geral e das Doutrinas da Contabilidade. São Paulo.

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RICHARDSON, Roberto Jarry. Pesquisa social: métodos e técnicas. São Paulo: Atlas,

1989.

ROSA, Maria Virgínia de Figueiredo Pereira do Couto; ARNOLDI, Marlene Aparecida

Gonzalez Colombo. A entrevista na pesquisa qualitativa: mecanismos para a

validação dos resultados. Belo Horizonte: Autêntica , 2006. 17 p.

YIN, Robert K; Estudo de caso: planejamento e métodos. Porto Alegre: Bookman,

2001.

55

APÊNDICES

APÊNDICE A – Entrevista aplicada na Dantas Indústria e Comercio de Sorvetes LTDA

- Entrevista:

1. O que você entende por controle interno?

2. Sua empresa sempre possuiu controle interno?

3. Desde o inicio, ela perpetua os mesmos tipos de controles?

4. Toda empresa deve ser organizada, devendo ser adotados procedimentos, como

planos permanentes da empresa. Poderia citar alguns?

5. O controle interno projeta-se além daquelas questões relacionadas com as

funções dos departamentos de contabilidade e finanças, pois tudo que acontece

dentro da empresa deve ser controlado. Poderia citar outros controles de sua

empresa?

6. Os controles devem existir para gerar e registrar informações para serem

utilizados, muitos controles são feitos através de sistemas, onde deve existir um

planejamento eficiente, prático, econômico e útil, sendo formalizada através de

manuais, sua empresa utiliza esse tipo de controle, como se da?

7. Na implantação de determinado controle, deve ser avaliado o seu custo-

benefício, ou seja, o custo de um controle não deve exceder os benefícios que ele

possa proporcionar. Embora essa avaliação não seja fácil, o administrador deve,

na medida do possível, efetuar estimativas e/ ou exercer um julgamento próprio

a respeito. No que se refere à relação custo-benefício, é vantajoso o sistema de

controle utilizado pela empresa?

8. No sistema de controle interno, as funções de aprovação de operações, execução

e controle devem ser segregadas para que os procedimentos destinados a detectar

tais fraudes e erros, devam ser executados por pessoas que não estejam em

posição de praticá-los. Nesse contexto, há segregação das funções dentro da

empresa?

9. Um ponto importante para o controle interno é o rodízio de funcionários, nesta

empresa existe? De que forma se dá?

10. Como empresário e administrador, você costuma supervisionar os

departamentos?

11. Também é muito importante a qualificação dos funcionários. Eles participam de

treinamentos? Como se dá?

56

12. Como funciona a estrutura organizacional da empresa, existe a relação de

autoridade e responsabilidade entre os vários níveis? Cada um sabe das suas

funções e seus papéis dentro da empresa?

13. Os resultados obtidos pelos controles são utilizados para a tomada de decisão

pelos gestores? De que forma se utiliza e em quais pontos? As informações

geradas pelos controles são exatas e confiáveis para serem utilizadas como

ferramentas de gestão?

14. O controle interno é dito por muitos autores como uma ferramenta indispensável para

as empresas, você concorda. Justifique.

APÊNDICE B – Entrevista aplicada na Dantas Indústria e Comercio de Sorvetes LTDA

- Entrevista:

Nome:

______________________________________________________________________

_____

Sexo: FEMININO ( ) MASCULINO ( )

Há quanto tempo está na empresa?

R:____________________________________________________________________

Qual a sua função dentro da empresa? Você possui mais de uma função. Se a resposta

for sim, quais?

R:____________________________________________________________________

______________________________________________________________________

______________________________________________________________________

______________________________________________________________________

____________________

Você é supervisionado quando executa suas funções?

SIM ( ) NÃO ( )

Quais os departamentos que existem na empresa?

( ) Departamento de compras ( ) Departamento financeiro

( ) Departamento de vendas ( ) Departamento de estoque

Outros : ______________________________

De 1 a 10 avalie os departamentos existentes.

Departamentos 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10

Compras

Vendas

Estoque

Financeiro

57

O que você entende por controle interno?

R:____________________________________________________________________

______________________________________________________________________

______________________________________________________________________

______________________________________________________________________

____________________

A partir da resposta anterior, você considera que esta empresa possui controle interno?

SIM ( ) NÃO ( )

Você considera importante o acompanhamento das tomadas de decisões pela gestão da

empresa? Poderia justificar sua resposta.

( ) SIM ( ) NÃO

R:____________________________________________________________________

______________________________________________________________________

______________________________________________________________________

______________________________________________________________________

____________________

Os gestores desta empresa conseguem prevenir erros e fraudes que possam acontecer na

mesma? Poderia justificar sua resposta.

( ) SIM ( ) NÃO

R:____________________________________________________________________

______________________________________________________________________

______________________________________________________________________

______________________________________________________________________

____________________

O gestor sozinho consegue ter um controle total sobre todos os departamentos da

empresa? Poderia justificar sua resposta.

( ) SIM ( ) NÃO

R:____________________________________________________________________

______________________________________________________________________

______________________________________________________________________

______________________________________________________________________

____________________

Quantos funcionários a empresa possui?

A RELEVÂNCIA DE UM CONTROLE INTERNO NO CONTEXTO … · que precisei permanecer em Caicó, sempre...

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