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Vol. II n.1 2007

A utilização da intranet como ferramenta

de gestão do conhecimento

Álvaro Dal Molin Flores – Professor da Faculdade São Judas Tadeu

Luciano Maciel Ribeiro – Professor e coordenador do curso Sistemas para Internet das Faculdades Atlântico Sul – Rio Grande

Abstract. Intranet is inserted in the changes of the organizations technologies innovations. How can intranet produce organizational learning? This papper focus on companies’ informations share and implications. This isn’t information exchange, but it is new knowledge creation that brings competitive advantages to organizations. The exploration search used case study for reflect the knowledge creation in technologies firms.

Resumo. A Intranet está inserida nas mudanças que a evolução da tecnologia

tem propiciado para as organizações. De que forma poderia ser produzida

aprendizagem organizacional através da intranet? Este artigo aborda as

implicações do compartilhamento da informação, ao ponto de não ser

somente um repasse de conhecimento, mas um ambiente de criação de novos

conhecimentos, gerando vantagens competitivas para as organizações. A

pesquisa exploratória utilizou a técnica de estudo de caso com empresas que

atuam na área de informação, procurando refletir a importância da geração

de conhecimento através da interação dos agentes envolvidos.

1 Introdução

O presente artigo trata do tema de aprendizagem organizacional e das implicações do uso da intranet como ferramenta de interação. O texto aborda alguns conceitos referentes aos temas pesquisados e uma abordagem das implicações da utilização da intranet nas empresas para a Aprendizagem Organizacional. Após, é descrita a metodologia de pesquisa utilizada, a análise dos dados e as considerações finais.

O artigo tem como objetivo destacar a importância da utilização de Intranet´s como

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ferramenta para a Gestão do Conhecimento, criando assim a possibilidade de promover o sucesso de uma organização decorrente da maior otimização dos seus processos organizacionais. Deve-se ressaltar que isto implica, indiretamente, em entender que os ingredientes da velha economia estão significativamente alterados com a utilização do conhecimento.

2 Referencial Teórico

Esta seção descreve uma busca exploratória de alguns pontos importantes da pesquisa. São realçadas, a seguir, as mudanças que decorrem do novo papel da informação nos processos organizacionais. Após, é considerado o conjunto de conceitos envolvendo intranet, gestão de conhecimento e o compartilhamento de conhecimento dentro das organizações.

2.1 A era da informação

O surgimento de uma nova economia está sendo presenciado, a qual caminha para uma economia informacional. Para Castells (1999, p. 35), [...] a fonte de produtividade acha-se na tecnologia de geração de conhecimentos, de processamento da informação e de comunicação de símbolos. [...] Conhecimentos e informação são elementos cruciais em todos os modos de desenvolvimento, visto que o processo produtivo sempre se baseia em algum grau de desenvolvimento e no processamento da informação.

Na sociedade atual, as organizações encontram-se cada vez mais imersas em um ambiente competitivo. A informação passou a ocupar um papel importante, provocando significativas mudanças nas empresas. Neste sentido, é necessário refletir sobre a importância do compartilhamento das informações, com a finalidade de auxiliar na construção do conhecimento e de proporcionar Vantagem Competitiva para as organizações (PORTER, 1989), ou seja, de fornecer uma posição diferenciada das demais, transformando estas empresas em organizações de aprendizagem.

Para Senge (1998), Dibella e Nevis (1999) e Garvin (2000), transformar as organizações em organizações de aprendizagem representa uma nova forma de compreendê-las, tornando as suas estruturas flexíveis, capazes de captar e criar conhecimento, possibilitando diferentes e necessárias adaptações e criando um ambiente criativo favorecendo continuamente as inovações de processos e de produtos.

O modelo conceitual de atuação que a organização pode adotar é identificado de várias maneiras pelos autores da literatura, tais como: Organização Inovadora (GALBRAITH, 1997), Organização Hipertexto (NONAKA e TAKEUCHI, 1997), Organização vista como cérebro (MORGAN, 2002), Organização do Conhecimento (CHOO, 2003) ou uma Empresa Viva que aprende (GEUS, 1998).

É preciso reconhecer que o ambiente onde as empresas atuam mudou, como observam Probst, Raub, Romhardt (2002, p. 14). “O ambiente de conhecimento em que as empresas devem operar atualmente é estruturalmente muito mais complexo do que aquele que existia há vários séculos”. Logo, se faz necessário uma melhor utilização da informação. Assim, o uso da Intranet e as práticas de Gestão do Conhecimento podem

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proporcionar não apenas uma transformação das Organizações em “Organizações que aprendem”, mas, principalmente, contribuir para o melhor desempenho das mesmas.

2.2 Intranet e suas implicações na gestão do conhecimento

Segundo Benett (1997, p. 4), o termo Intranet começou a ser utilizado em meados de 1995, como referência ao uso da rede dentro das empresas privadas de tecnologias, projetadas para a comunicação por computador entre as empresas.

Segundo Prost, Raub, Romhardt (2002, p. 152), “uma Intranet é uma rede de dados baseada nos mesmos princípios e padrões que a Internet, mas se limita a um grupo específico de pessoas, geralmente os funcionários de uma organização”.

Pode-se considerar a Intranet como uma Internet da organização, com seu uso privativo. Para Benett (1997, p. 17) “[...] as Intranets são, entre outras coisas, um meio de colaboração através do compartilhamento de informações”.

Segundo Bremmer et al (1998) uma intranet é uma rede que abrange toda uma empresa baseada na tecnologia WEB, ou seja, usando a mesma estrutura da Internet. Os usuários podem acessar qualquer conteúdo através de qualquer computador conectado na rede, mediante nome do usuário e senha, possibilitando, assim, um acesso restrito no próprio país ou acessando e compartilhando dados disponibilizados em escritórios localizados em diferentes países.

Pensar na utilização de uma Intranet é refletir sobre a informação e os processos de aquisição de informação. Segundo Izquierdo (2004, p. 54), “a memória é muito seletiva e escolhe com bastante precisão o que guardar e o que descartar”. Da mesma forma, uma organização deve guardar as informações estratégicas para serem aproveitadas e transformadas em conhecimentos.

Outro ponto importante nas organizações é avaliar o custo inerente à utilização de novos recursos. Relacionando este aspecto ao uso da Intranet, Bremmer (1998, p. 38) destaca que a mesma poderá reduzir os custos operacionais, aumentar a produtividade, dar rapidez de acesso a informações, dar capacidade para utilização de plataformas cruzadas, com eficácia de custo e com facilidade de uso.

Probst, Raub, Romhardt (2002, p. 152) consideram outra distinção importante de uma Intranet. É que a mesma oferece um nível de proteção dos dados mais alto do que a Internet. Por isso, é mais fácil manter um material confidencial. As diretrizes para usar uma Intranet podem ser definidas pelo usuário ou pelo administrador, enquanto que a Internet não pode ser controlada, porque é acessível universalmente.

Para Bremmer et. al. (1998), o uso de uma Intranet por uma empresa pode criar uma organização na qual o poder de muitas mentes se une para “[...] criar uma força poderosa no mercado”. Esta força poderia ser vista em termos estratégicos como alavanca para a obtenção de vantagem competitiva. A ampliação do fluxo de comunicação, decorrente da utilização de um modelo com Intranet, é um ponto importante a ser considerado. Logo, facilitar este processo é fundamental para as organizações gerarem conhecimento.

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2.3 A gestão do conhecimento

Para conceituar Gestão do Conhecimento (GC), faz-se necessário entender primeiramente a relação entre dados, informação e conhecimento, bem como suas representações, e a importância que os mesmos têm nos processos de uma organização, seja qual for o nível, operacional, tático ou estratégico.

Atualmente, podem-se encontrar diversas definições sobre dados, informação e conhecimento. Para fins de análise, serão usados os conceitos de Battaglia (1999):

(1) Dados – É a coleta de matéria-prima bruta, dispersa nos documentos.

(2) Informação – É o tratamento dos dados, os transformado em Informação. Pressupõe uma estrutura de dados organizada e formal. As bases e bancos de dados, bem como as redes, são sustentados pela informação.

(3) Conhecimento – É o conteúdo informacional contido nos documentos, nas várias fontes de informação e na bagagem pessoal de cada indivíduo.

Vive-se na Sociedade da Informação, na qual as habilidades mais importantes estão relacionadas com o conhecimento. Entretanto, é necessário estar atento ao ciclo da produção do conhecimento, o que conduz para a necessidade de se entender o processo. Esse processo passa, primeiramente, pela coleta de dados, os quais devem ser organizados para dar sentido à informação. Depois, devem-se considerar todas as informações existentes para gerar finalmente o conhecimento, que, ao ter relações com outros conhecimentos, poderá gerar novos dados, novas informações e novos conhecimentos. Este é o ciclo da produção do conhecimento, caracterizado por um movimento dialético.

Nesse cenário, o que realmente precisa ser feito é organizar o imenso volume de dados e informações disponíveis de maneira mais eficaz possível para que possam ser acessados e transformados em conhecimento. É preciso destacar que o simples acesso à Informação não é garantia para a geração do conhecimento. Esse processo também envolve as condições cognitivas e sócio-afetivas dos sujeitos, no caso, os usuários da rede Intranet ou Internet.

Em um mundo de competitividade global, não basta somente ter ou saber onde encontrar ou acessar a informação. É fundamental analisá-la, conectada aos campos econômicos, tecnológicos e de mercado, dentre outros. Assim, o modelo de Gestão do Conhecimento plenamente voltado para o aprendizado organizacional passa a ser um sistema que combina acesso, análise e interpretação da informação, que irá se transformar em conhecimento a ser utilizado nos diversos processos de tomada de decisão e planejamentos estratégicos da empresa.

Para desenvolver um processo de Gestão do Conhecimento na empresa é fundamental transformar os conhecimentos tácitos em conhecimentos explícitos. Somente assim, o verdadeiro e relevante conhecimento da empresa poderá ser representado e re-utilizado de maneira significativa. Isto implica na necessidade de se desenvolver formas que possibilitem a criação do conhecimento.

Com as mudanças de paradigmas, não é mais possível conduzir a organização do processo de armazenamento e classificação de informação de forma totalmente

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especializada e vertical. É importante que existam ferramentas que possibilitem a interação dos diferentes conhecimentos, sem perdas à essência do conteúdo.

As condições de sucesso da gestão do conhecimento, segundo Carbone et. al. (2005, p.89), são a existência de uma cultura organizacional favorável ao conhecimento e a utilização de sistemas de informação.

Probst, Raub e Romhardt (2002) agruparam e categorizaram em termos gerais os processos essenciais relativos à Gestão do Conhecimento encontrados em várias empresas, os representando na Figura 1.

Figura 1 – Processos essenciais da Gestão do Conhecimento

Fonte: Probst, Raub e Romhardt (2002)

2.4 O conhecimento compartilhado dentro da organização

Um ponto de discussão importante sobre o conhecimento é que ele não pode ser visto apenas como o conhecimento dos indivíduos. Deve também ser visto como as relações que as organizações mantêm, as quais são importantes fontes de conhecimento. Sobre este ponto Choo (2003, p. 179) destaca que o conhecimento é também resultado dos relacionamentos que a organização manteve ao longo do tempo com seus clientes, fornecedores e parceiros. Esses relacionamentos são quase sempre estratégicos para a organização, acelerando seu aprendizado e aumentando seu alcance.

Segundo Fleury e Oliveira Jr. (2001) a simples implantação de uma Intranet não é suficiente para a criação e disseminação do conhecimento. Faz-se necessário apoiar o desenvolvimento interno e a criação do conhecimento nas comunidades de prática e buscar os alinhamentos mais usados diariamente e que estão em transformação nestas comunidades.

As estratégias de longo prazo acabam sendo um dos principais motivos para as empresas adotarem ferramentas como Intranet e Gestão do Conhecimento, as quais poderão permitir/potencializar processos de aprendizagem e aquisição de conhecimento, bem como auxiliar as empresas a obterem resultados positivos e vitais para as organizações.

O sucesso para o futuro das instituições passa pela capacidade de aprender. Para aprender conceitos novos, é necessário abandonar alguns que já estão ultrapassados. É importante mudar paradigmas visando o desenvolvimento da equipe de forma sistematizada. Angeloni (2002, p. 82) afirma que é sabido que todas as organizações

Identificação do conhecimento

Aquisição do conhecimento

Retenção do conhecimento

Utilização do conhecimento

Desenvolvimento do conhecimento

Partilha/Distribuição do conhecimento

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aprendem naturalmente; porém apenas aquelas que conseguem estabelecer mecanismos sistemáticos de gerenciamento desse aprendizado são as que realmente atingem a alavancagem do conhecimento.

Senge (2004) afirma que, nas organizações que aprendem, os líderes são responsáveis por construir organizações nas quais as pessoas possam estar continuamente expandindo sua capacidade de criar seu futuro – isto é, os líderes são responsáveis pelo aprendizado.

Neste sentido, a organização proporciona crescimento a seus colaboradores. Ela desenvolve-se buscando aprender de forma integrada, onde todos os setores têm uma real importância, permitindo à instituição entender melhor o passado e antecipar o futuro através da sua prática de gestão.

3 Metodologia

Para avaliar os efeitos da utilização da intranet sobre a Gestão do Conhecimento foi realizada uma pesquisa exploratória descritiva qualitativa, com a utilização do método estudo de caso. Foram analisados dados secundários e dados coletados através de documentos, entrevistas e observações (COLLIS e HUSSEY, 2005). A empresa analisada adota uma intranet para facilitar a disseminação do conhecimento e tem uma significativa atuação no país.

4 Resultados

Desde o login (Figura 2), o usuário passa a obter informações e recursos personalizados na sua área de trabalho. Desta forma, ele passa a perceber melhor o ambiente onde ele se encontra inserido.

Figura 2 – Tela de Login na Intranet

Dentro do ambiente, conforme a Figura 3, além de consultas, o usuário tem disponível noticias específicas, cotações de moedas, ou seja, diversas informações que contribuem diretamente as necessidades diárias do funcionário.

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A partir da figura 4 é possível acompanhar uma das dimensões mais importantes na atualidade no uso das Intranet´s, que é a oferta de cursos on-line, possibilitando uma grande redução de custos quando comparado com a mesma oferta na modalidade presencial.

Figura 4 – Cursos ofertados através da Intranet

5 Análise

Conforme análise da utilização de uma Intranet no Banco do Brasil, foi possível observar que a mesma representa um espaço de construção de aprendizagens. Os funcionários utilizam o ambiente virtual para melhor compreender e acompanhar os processos, beneficiando-se de soluções remotas que auxiliam de forma contínua. Além da usabilidade funcional, o sistema auxilia no desenvolvimento continuado.

O ambiente da intranet possui um mecanismo de busca, dando a possibilidade de consultas por palavras chave e relatórios por períodos. Existe também uma integração

da Intranet com os outros sistemas da empresa.

Constatou-se que os cursos e-learning ofertados representam mais do que uma preparação operacional. Eles atendem a diferentes níveis da organização, possibilitando um desenvolvimento que acompanha os funcionários durante a trajetória profissional.

Figura 3 – Intranet da empresa

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6 Considerações Finais

O ponto mais importante a ser destacado é a forma com que a empresa pode ser beneficiada diretamente com a utilização da tecnologia combinada com os objetivos estratégicos, contribuindo de forma significativa para o desenvolvimento dos funcionários. Desta forma, o tema gestão de conhecimento estará presente no debate estratégico da organização.

O estudo permitiu verificar que a Intranet consegue ir muito além da padronização de documentos e procedimentos. É uma forma de facilitar o acesso às informações em comparação com as formas tradicionais. Esta ferramenta permite, além das reduções de custo no longo prazo, a construção de novas práticas, novos conhecimentos e o desenvolvimento de competências individuais e organizacionais.

Referências

ANGELONI, M. T. [ed.] (2002) Organizações do conhecimento: infra-estrutura, pessoas e tecnologias. São Paulo: Saraiva.

BENETT, Gordon. (1997) Intranets: como implantar com sucesso na sua empresa. Rio de Janeiro: Campus.

CARBONE, Pedro Paulo, et al. (2005). Gestão por Competências e Gestão do Conhecimento. Rio de Janeiro: FGV.

CASTELLS, M. (1999) A sociedade em rede. São Paulo: Paz e Terra.

CHOO, C. W. (2003) A organização do conhecimento: uma visão holística de como as organizações usam a informação. São Paulo: Ed. Senac São Paulo.

COLLIS, J. e HUSSEY, R. (2005) Pesquisa em Administração. Porto Alegre: Bookman, 2ª ed., 349p.

DIBELLA, A. J., NEVIS, E. C. (1999). Como as organizações aprendem: Uma estratégia integrada voltada para a construção da capacidade de aprendizagem. São Paulo: Educator.

FLEURY, M. Tereza, OLIVEIRA JR., Moacir (2001) Gestão estratégica do conhecimento. São Paulo: Editora Atlas.

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GARVIN, David A. (2000) Gestão do Conhecimento. Harvard Business Review. Rio de Janeiro: Campus.

GEUS, A. de. (1998) A empresa viva: como as organizações podem aprender a prosperar e se perpetuar. Rio de Janeiro: Campus.

IZQUIERDO, I. (2002) Memória. Porto Alegre: Artmed.

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NONAKA, Ikujiro; TAKEUCHI, Hirotaka. (1997) Criação de conhecimento na empresa. Rio de Janeiro: Campus.

PORTER, Michael E. (1989) Vantagem competitiva: criando e sustentando um desempenho superior 28º Edição Rio de Janeiro: Ed. Campus.

PROBST, Gilbert; RAUB, Steffen; ROMHART, Kai. (2002) Gestão do conhecimento: os elementos construtivos do sucesso. Porto Alegre: Bookman.

SENGE, Peter M. (2004) A quinta disciplina: Arte e prática de organização que aprende. 16. ed. São Paulo: Best Seller.