คู่มือการประย ุกต์ใช้ระบบสารบรรณอ...

20
คู่มือการประยุกต์ใช้ระบบสารบรรณอิเล็กทรอนิกส์กับงานบริหารทั่วไป ................. การจัดการความรู้ของสํานักเทคโนโลยีสารสนเทศและการสื่อสาร จัดทําโดย สํานักเทคโนโลยีสารสนเทศและการสื่อสาร กรกฎาคม ๒๕๕๗

Transcript of คู่มือการประย ุกต์ใช้ระบบสารบรรณอ...

Page 1: คู่มือการประย ุกต์ใช้ระบบสารบรรณอ ิเล็กทรอน ิกสก์ับงานบร ิ ... · ๒.๖

คมอการประยกตใชระบบสารบรรณอเลกทรอนกสกบงานบรหารทวไป .................

การจดการความรของสานกเทคโนโลยสารสนเทศและการสอสาร

จดทาโดย สานกเทคโนโลยสารสนเทศและการสอสาร

กรกฎาคม ๒๕๕๗

Page 2: คู่มือการประย ุกต์ใช้ระบบสารบรรณอ ิเล็กทรอน ิกสก์ับงานบร ิ ... · ๒.๖

๒คมอการประยกตใชระบบสารบรรณอเลกทรอนกสกบงานบรหารทวไป

**************** ๑. เรองมาตรฐานงานดานงานสารบรรณ สาหรบระบบสารบรรณอเลกทรอนกส การรบหนงสอ

๑. เมอมหนงสอเขา เจาพนกงานธรการสานกฯ ลงทะเบยนรบหนงสอจากนนนาเขาหนงสอและ

เอกสารแนบทกแผนใหเปนในรปแบบเอกสารอเลกทรอนกสไฟลนามสกล .pdf ยกเวน : กรณเรงดวน และทราบภารกจนน ๆ วามผรบผดชอบชดเจนใหสงเรองในระบบใหเจา

พนกงานกลมงานฯ หลงจากนน ดาเนนการสงหนงสอ ดงน

๑.๑ นาสงเรองในระบบ และพมพเอกสารใหผอานวยการสานกฯ ลงนามมอบหมายงานและใหกลมงานดาเนนการ แลว Scan ใบทผอานวยการสานกฯ ลงนามเขาจดเกบในระบบเพมในเรองเดม พรอมทงนาสงเรองในระบบใหกลมงานฯ ทรบผดชอบดาเนนการ สวนเอกสารฉบบจรงนาสงใหภายหลงเมอผอานวยการสานกลงนามแลว

๑.๒ กรณเปนหนงสอเชญประชมรายบคคล ใหนาสงเขากลมงานฯ ทสงกด แลวกลมงานฯ สงใหผปฏบตตอไป

๑.๓ กรณเปนหนงสอรบจากภายนอกทรบจากสานกบรหารงานกลาง ใหเจาพนกงานธรการสานกฯ Scan เขาเอกสารทกแผน เนองจากสานกบรหารงานกลางจะนาเขา แคหนงสอใบแรกเทานน และตรวจสอบความถกตองครบถวน

Page 3: คู่มือการประย ุกต์ใช้ระบบสารบรรณอ ิเล็กทรอน ิกสก์ับงานบร ิ ... · ๒.๖

๓๒. เจาพนกงานธรการกลมงาน รบหนงสอเขาในระบบและลงทะเบยนรบกลมงาน จากนนนา

หนงสอสงผบงคบบญชากลมงานพจารณามอบหมายงานใหผปฏบตงานดาเนนการ พรอมเซนชอลงนาม

การสงหนงสอ

๑. เมอผปฏบตงานจดทาบนทก/หนงสอ ทมเอกสารแนบ สงผบงคบบญชากลมงาน ตรวจสอบความถกตองของบนทก/หนงสอ และเอกสารแนบ แลวลงนาม สงใหเจาพนกงานธรการกลมงาน ลงทะเบยนสงหนงสอกลมงาน

๒. เจาพนกงานธรการกลมงาน นาสงเอกสารฉบบจรงใหผอานวยการสานกฯ ลงนาม เจาพนกงานธรการสานกฯ ออกเลขทะเบยนหนงสอสงของสานกฯ Scan เขาระบบนาเขาหนงสอทผอานวยการสานกฯ ลงนามแลว

๓. ระบบเปนเอกสารอเลกทรอนกส มบนทก/หนงสอ และเอกสารแนบ ทกแผน และตองใสชอเจาของเรองทในชองหมายเหต ตามรปแบบ ในชองหมายเหต “เจาของเรอง : ชอ-นามสกล ชอกลมงาน เบอรโทร ๔ หลก” เชน เจาของเรอง : นายสมชาย ชยเชษฐดารงกล กลมงานวทยาการคอมพวเตอร โทร.๙๒๗๑ พรอมทงตรวจสอบความครบถวนของเอกสาร แลวนาสงเรองในระบบใหสานกฯ ทตองการสงตามเอกสาร

กรณทตองสงฉบบจรง ตองจดเกบเปนเอกสารอเลกทรอนกสทกแผนเชนเดยวกน เชนเอกสารสาคญสงสานกการคลงและงบประมาณ หนงสอสงหนวยงานภายนอก หรอเรองอน ๆ ทเจาของเรองระบ

Page 4: คู่มือการประย ุกต์ใช้ระบบสารบรรณอ ิเล็กทรอน ิกสก์ับงานบร ิ ... · ๒.๖

๔๒. มาตรฐานการจดการเอกสารอเลกทรอนกส ๒.๑ ตงชอเอกสารแนบใหสอถงเนอหาทชดเจน

๒.๒ ไฟลตองเปนนามสกล .pdf ๒.๓ ความละเอยดในการจดเกบ ขาว-ดา ๒๐๐ dpi ส ๓๒๐ dpi ๒.๔ กรณทตองการแนบรปภาพเปนเอกสารแนบ ใหแปลงไฟลรปภาพเปน PDF กอนนามาแนบ

เนองจากถา scan จะทาใหภาพไมชด ๒.๕ พจารณาความเหมาะสมในการแยกเอกสารแนบทมมากกวา ๑ เอกสาร หรอเอกสารทม

จานวนหลายหนา เชนเอกสารรายงานตวชวดทมเอกสารมาก เพอลดการโหลดขอมลของระบบจากฐานขอมล ๒.๖ การวางแนวเอกสาร ใหเรยงตามเอกสารตนฉบบ

๒.๗ พจารณาการ Scan ใหเปนภาพส หรอขาวดา โดยคานงถงความจาเปน เชน แผนผงการไหลของขอมลทมการใชเสนเปนสตาง ๆ กควร Scan เกบเปนเอกสารส บนทก/หนงสอ ภายในสานกงานฯ ใหจดเกบเปนขาว-ดา

๒.๘ เอกสารทมความสาคญทางดานการเงนตองมการจดเกบเอกสารอเลกทรอนกสเพอเกบเปนหลกฐานการเงน

๓. การเขาสระบบ e-office ๓.๑ การเขาส e – office ผานทาง Smartphone (สาหรบผใชงานทวไป สามารถเปดอานไดอยาง

เดยว ไมสามารถลงรบหนงสอได) smtp.senate.go.th/sarabun/

Page 5: คู่มือการประย ุกต์ใช้ระบบสารบรรณอ ิเล็กทรอน ิกสก์ับงานบร ิ ... · ๒.๖

๓.๒ เขาสระบบ e – office ทาง Web (สาหรบผใชทกระดบ สามารถลงรบหนงสอและใชงานระบบงานอน ๆ ได)

- URL Address http://eoffice.senate.go.th:38080/workflow/web/ - Click ทเมน e – office ทางหนาเวบไซต http://www.senate.go.th

Page 6: คู่มือการประย ุกต์ใช้ระบบสารบรรณอ ิเล็กทรอน ิกสก์ับงานบร ิ ... · ๒.๖

๖๔. คมอการรบ-สง หนงสอภายใน ของสานกเทคโนโลยสารสนเทศและการสอสาร ผานระบบสารบรรณอเลกทรอนกส (E-Office)

การลงทะเบยนรบหนงสอ ของกลมงานบรหารทวไป สานกเทคโนโลยสารสนเทศและการสอสาร ม ๒ วธ คอ การลงทะเบยนรบหนงสอผานระบบสารบรรณอเลกทรอนกส (E-Office) และการลงทะเบยนรบหนงสอทางสมดลงรบหนงสอของสานกเทคโนโลยสารสนเทศและการสอสาร

๔.๑. การลงทะเบยนรบหนงสอ ผานระบบสารบรรณอเลกทรอนกส (E-Office) มขนตอน ดงน ๑. เปดโปรแกรม ระบบสานกงานอตโนมต สานกงานเลขาธการวฒสภา ๒. ใสชอผใชงานพรอมรหสผาน เพอเขาใชงานระบบ ๓. คลกไปทเมน “ขอมลเขา” เพอเขาสจะมรายการขอมลเขาทเจาหนาทธรการกลมงานบรหารทวไป ตองลงทะเบยนรบในระบบ

คลกขอมลเขา 1 ครง

ชอผใชงานและรหสผาน

Page 7: คู่มือการประย ุกต์ใช้ระบบสารบรรณอ ิเล็กทรอน ิกสก์ับงานบร ิ ... · ๒.๖

๗ ๔. เลอกเรองเขา “กลมงานบรหารทวไป (สนส)”

รปซองจดหมายทเปดแลว หมายถง หนงสอราชการทสงมาถงกลมบรหารทวไป สานกเทคโนโลยสารสนเทศและการสอสาร ซงเจาพนกงานธรการทมหนาทลงทะเบยนรบหนงสอไดเปดอานหนงสอ ฉบบนนแลว รปซองจดหมายทปด หมายถง หนงสอราชการทสงมาถงกลมบรหารทวไป สานกเทคโนโลยสารสนเทศและการสอสาร ซงเจาพนกงานธรการทมหนาทลงทะเบยนรบหนงสอยงไมไดเปดอานหนงสอ ฉบบนน

๕. คลกไปทหนงสอฉบบทยงไมไดเปดอาน จะปรากฏดงภาพ

เลอกเรองเขา“กลมงานบรหารทวไป (สนส)”

รปซองจดหมายทเปดแลว

Page 8: คู่มือการประย ุกต์ใช้ระบบสารบรรณอ ิเล็กทรอน ิกสก์ับงานบร ิ ... · ๒.๖

๘๖. คลก “ลงทะเบยน” หนงสอ

๗. คลกท “ชอง” ทะเบยนหนงสอรบภายใน ๘. คลก คาวา “ตกลง” ๙. ดเวลาทลงทะเบยนหนงสอรบ เพอนาไปใสในสมดทะเบยนหนงสอรบ (ลงดวยมอ) แลวคลกตกลง

๗. คลกท “ชอง” ทะเบยนหนงสอรบภายใน

๖. คลกท ลงทะเบยน 1 ครง

๘. คลกตกลง

คลก “ตกลง”

ดเวลาลงทะเบยนรบ

Page 9: คู่มือการประย ุกต์ใช้ระบบสารบรรณอ ิเล็กทรอน ิกสก์ับงานบร ิ ... · ๒.๖

๙ ๑๐. พจารณาวาหนงสอทไดลงทะเบยนรบแลว ตนเรองตองการสงหนงสอใหกบกลมงานใด ๑๑. เจาพนกงานธรการ (เวรประจาวน) ดาเนนการสงหนงสอใหผอานวยการสานก เพอทราบ ๑๒. กลบมาคลกทเลขหนงสอทตองการสงอกครง เพอสงใหกบกลมงานทตนเรองตองการสง ๑๓. คลกททะเบยนหนงสอรบภายใน

๑๔. เลอกหนงสอทตองการจะสง โดยคลกทหนงสอฉบบนน

คลกท “ทะเบยนหนงสอรบภายใน”

คลกเลอกหนงสอทตองการสงให “ผอานวยการสานก” ทราบ

Page 10: คู่มือการประย ุกต์ใช้ระบบสารบรรณอ ิเล็กทรอน ิกสก์ับงานบร ิ ... · ๒.๖

๑๐ ๑๕. เลอก “สานกเทคโนโลยสารสนเทศและการสอสาร” ๑๖. คลกทเครองหมาย + 1 ครง ๑๗. เลอกชอ นายคณวฒน วงศแกว ผอานวยการสานก (ชอบคคลทเลอกจะไปปรากฏดานซายมอ) ๑๘. คลกท 1 ครง ๑๙. เลอกขอความทพจารณาหนงสอทตองการสงใหผอานวยการสานกฯ ทราบ

1.18 เลอกในหวขอทตองการเลอก

คลก “สงหนงสอ”

๑๕ ๑๖

๑๗

ชอทเลอกจะปรากฏอยดานซาย

๑๘

๑๙ เลอกขอความ

Page 11: คู่มือการประย ุกต์ใช้ระบบสารบรรณอ ิเล็กทรอน ิกสก์ับงานบร ิ ... · ๒.๖

๑๑ ๒๐ คลก ตกลง

๒๑. คลกทหนงสอทตองการจะสง(อกครง) เพอสงใหกบ กลมงาน/บคคลทรบผดชอบ ทตองดาเนนการตามคาสงในหนงสอฉบบนน

หวขอทเลอกสง

คลกตกลง

คลกเลอกหนงสอทตองการสงให “กลมงาน/บคคล ”

Page 12: คู่มือการประย ุกต์ใช้ระบบสารบรรณอ ิเล็กทรอน ิกสก์ับงานบร ิ ... · ๒.๖

๑๒ ๒๒. เลอก “สานกเทคโนโลยสารสนเทศและการสอสาร” ๒๓. คลกทเครองหมาย + 1 ครง ๒๔. เลอกชอ กลมงานทตองการสงหนงสอ (ชอทเลอกจะไปปรากฏดานซายมอ) ๒๕. คลกท “เพม” ๒๖ . คลกท 1 ครง และเลอกขอความทพจารณาหนงสอทตองการสงให กลมงานนนฯ ทราบ ๒๗. คลก ตกลง

คลก “สงหนงสอ”

๒๔ ๒๕

๒๗ คลก ตกลง

กลมงานทเลอกจะปรากฏอยดานซาย

๒๖ เลอกขอความ

๒๓

Page 13: คู่มือการประย ุกต์ใช้ระบบสารบรรณอ ิเล็กทรอน ิกสก์ับงานบร ิ ... · ๒.๖

๑๓ ๒๘. พมพหนงสอทลงรบเพอลงในเลมของทะเบยนหนงสอรบ (ดวยมอ)

เสรจขนตอนการลงทะเบยนรบหนงสอทางระบบสารบรรณอเลกทรอนกส

๔.๒ การสงหนงสอของสานกเทคโนโลยฯ ไปยงสานกตางๆ ภายในสานกงานเลขาธการวฒสภา ๑. เปดโปรแกรม ระบบสานกงานอตโนมต สานกงานเลขาธการ และเขาสระบบฯ

๒. เลอกท “ทะเบยนหนงสอสง (ของสานก)” ๓. เลอกท “สรางหนงสอ”

คลก ทะเบยนหนงสอสง (ของสานก)

คลก สรางหนงสอ

Page 14: คู่มือการประย ุกต์ใช้ระบบสารบรรณอ ิเล็กทรอน ิกสก์ับงานบร ิ ... · ๒.๖

๑๔ ๔. ใสรายละเอยดตางๆ ลงในชองทมเครองหมาย (**) ดงทปรากฏ

เมอใสขอมลครบถวนแลว จะปรากฏดงภาพ คลกท “บนทก” หนงสอ

คลกท “เอกสารแนบ” เพอใสเอกทตองการสง ๕. เลอกท “นาเขา” เพอใสเอกสารทตองการสง (เอกสารทสแกนไวแลว) ๖. คลกท “บนทก” ๗. คลกท “เลขหนงสอ” อกครง

ใสรายละเอยดในชอง ใหครบถวน

รายละเอยดทใสครบแลว

คลก เอกสารแนบ

Page 15: คู่มือการประย ุกต์ใช้ระบบสารบรรณอ ิเล็กทรอน ิกสก์ับงานบร ิ ... · ๒.๖

๑๕

๘. เลอก สงหนงสอ ๙. เลอก สานกการคลงและงบประมาณ กลมงานบรหารทวไป ๑๐. เลอก เพม ๑๑. กลมงานทเลอก จะไปปรากฏดานซายมอ ๑๓. เลอก ขอความทตองการสงหนงสอใหสานกฯ ดาเนนการ ๑๔. คลก ตกลง

๕ นาเขา

เลอกเอกสารทตองการสง (โดยวธสแกน)

๗ คลก เลขทหนงสอ

๖ บนทก

๙. คลกสงหนงสอ

เลอก กลมงานบรหารทวไป

๑๑ เลอก

๑๓ เลอก ขอความทตองการใหทราบ

๑๒

๑๔ เลอก

๑๐ คลกเครองหมาย +

Page 16: คู่มือการประย ุกต์ใช้ระบบสารบรรณอ ิเล็กทรอน ิกสก์ับงานบร ิ ... · ๒.๖

๑๖๔.๓. การสแกนเอกสาร (เพอนาเขาในหนงสอสง) ของสานกฯ เปดโปรแกรม

๒. เลอก “From Scanner”

๑. คลกปม “Create PDF”

๓. เลอก “เครองสแกน”

๔. เลอก “Scan”

๕. เลอก “Scan”

Page 17: คู่มือการประย ุกต์ใช้ระบบสารบรรณอ ิเล็กทรอน ิกสก์ับงานบร ิ ... · ๒.๖

๑๗ เมอคลกปม Scan แลว เครองจะทาการสแกน หลงจากนนจะม Pop-up ขนมา ดงภาพ ใหคลกทปม “Done” ถาเครองประมวลผลออกมาแลวเอกสารตะแครง ใหทาดงน

1. คลกปม “Pages” 2. คลกขวาเอกสาร เลอก “Rotate Pages…” เพอปรบตาแหนงเอกสาร

6. เลอก “Done”

1. คลกปม “Pages” 2. คลกขวา “Rotate Pages…”

คลกเพอปรบตาแหนงเอกสาร

คลก “OK”

Page 18: คู่มือการประย ุกต์ใช้ระบบสารบรรณอ ิเล็กทรอน ิกสก์ับงานบร ิ ... · ๒.๖

๑๘

คลกเลอก “File”

คลกเลอก “Save As…”

ตงชอเอกสารทสแกน

คลก“Save”

Page 19: คู่มือการประย ุกต์ใช้ระบบสารบรรณอ ิเล็กทรอน ิกสก์ับงานบร ิ ... · ๒.๖

๑๙ ๔.๔. การลงทะเบยนรบหนงสอ ทางสมดลงรบของสานกเทคโนโลยสารสนเทศ หลงจากทพมพหนงสอออกจากระบบสารบรรณอเลกทรอนกส (E-Office) เรยบรอย

แลว นาเอกสารลงทะเบยนหนงสอรบในสมดลงรบ ดงน ๑. ประทบตราลงทะเบยนรบหนงสอของสานกเทคโนโลยสารสนเทศและการสอสาร

บรเวณมมดานบน (ขวา) ของกระดาษ พรอมระบ เลขรบหนงสอตามทลงทะเบยนในระบบสารบรรณอเลกทรอนกส (เลขรนโดยอตโนมต) วน เดอน ป และเวลาลงรบ ตามตวอยาง และพจารณาวาหนงสอทไดรบตองการสงใหกลมงานใดในสานก

- เลขรบท ใหลงเลขทรบ ตามเลขทรบในทะเบยนรบ - วนท ใหลงวนท เดอน ป ทรบหนงสอฉบบนน - เวลา ใหลงเวลาทรบหนงสอ

๒. เกษยนหนงสอพรอมระบรายละเอยด เพอใหผอานวยการสานกลงนาม

“ปม” ลงทะเบยนรบหนงสอ ของสานกเทคโนโลยฯ

เลขรบหนงสอ วน/เดอน/ป ทลงทะเบยนรบ

เวลาทลงทะเบยนรบทางระบบฯ

กลมงานทจะตองดาเนนการในหนงสอตอไป

เกษยนหนงสอ เพอใหผอานวยการสานกลงนาม

Page 20: คู่มือการประย ุกต์ใช้ระบบสารบรรณอ ิเล็กทรอน ิกสก์ับงานบร ิ ... · ๒.๖

๒๐๓. ลงทะเบยนรบหนงสอทสมดลงทะเบยนรบของกลมงานบรหารทวไป โดยกรอก

รายละเอยด ดงน ตวอยางสมดทะเบยนรบ กลมงานบรหารทวไป

เลขทะเบยน

รบ ท ลงวนท จาก ถง เรอง การ

ปฏบต หมายเหต

๑ สว 0002.02/ว

822

6 ก.ย. 55 ผอ.สานกประชาสมพนธ

ผอ.สานกเทคโนโลยฯ

ขอเชญรวมบรจาคเงน โดยเสดจพระราชกศลถวายผาพระกฐนพระราชทานวดเบญจมบพตรดสตวนาราม

ก.บรหารทวไป

- เลขทะเบยนรบ ใหลงเลขตามลาดบของทะเบยนหนงสอรบโดยเรมนบ ๑ ตดตอกนไปตลอดปปฏทน และเมอขนปปฏทนใหมกจะเรมนบ ๑ใหม เลขทะเบยนรบจะตองตรงกบเลขทในตรารบหนงสอ

- ท ใหลงเลขทหนงสอของสวนราชการเจาของหนงสอนน - ลงวนท ใหลงวนท เดอน ป ของหนงสอทรบเขามา - จาก ใหลงตาแหนงเจาของหนงสอ หรอชอสวนราชการ หรอชอบคคล

ในกรณทไมมตาแหนง - ถง ใหลงตาแหนงของผทมหนงสอมาถง - เรอง บนทกชอเรองของหนงสอฉบบนน ในกรณทไมมช อเรองใหสรป

เรองยอ - การปฏบต บนทกชอผปฏบตงานของเรองนน ๆ หรอชอผท ผบ. กลมงาน

มอบหมายใหรบผดชอบ - หมายเหต ใหบนทกขอความอนใด (ถาม)

๓. เสนอผบงคบบญชากลมงานบรหารทวไป และเสนอผอานวยการสานก ตามลาดบชน ตวอยางสมดทะเบยนรบ กลมงานบรหารทวไป