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Acad FI -AC200 4.6 / Processamento de contas a pagar e areceber

SSAP AG

Contas a pagar/receber econfigurao

Acad FI - Introduo

Metas do curso Objetivos do curso Matrias do curso Diagramas de sntese do curso Cenrio empresarial principal

Acad FI -

Ao final deste curso, o aluno dever estar apto a:

Objetivos do curso

Criar unidades organizacionais da Contabilidade financeira.

Atualizar dados mestre da Contabilidade financeira.

Influenciar na criao e exibio de operaes financeiras.

Gerar operaes automticas de dados contbeis. Analisar dados contbeis.

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Chapter 8 Ferramentas do sistema derelatriosa

Captulo 9 Pagamentos AutomticosCaptulo 10 Administrao de chequesCaptulo 11 Sistema de cobrana

automticaCaptulo 12 Integrao da logstica

Captulo 1 IntroduoCaptulo 2 Opes bsicasCaptulo 3 Dados mestreCaptulo 4 Controle de documentosCaptulo 5 Controle de lanamentoCaptulo 6 CompensaoCaptulo 7 Livro caixa

Prefcio

Contedo

Acad FI - Opes bsicas

Unidades organizacionais Empresas Divises

O princpio da variante O exerccio Moedas

Cdigos de moedas Categorias de taxas de cmbio Atualizao das taxas de cmbio

Acad FI - Unidades organizacionais no FI do sistema R/3

Mand. 000

Empresa 1000

Diviso 1000

Empresa 2000

Empresa 3000

Empresa 4000

Diviso 2000

Mand. 001Mand. 400...

O Mandante o nvel mais elevado na hierarquia do sistema R/3. As especificaes ou os dados, que devem ser vlidos para todas as unidades organizacionais em todas as aplicaes R/3, so entrados no nvel do mandante, o que elimina a necessidade de introduzir tais informaes mais de uma vez (por exemplo, taxas de cmbio). Cada mandante uma unidade completa, que tem registros mestre separados e um conjunto inteiro de tabelas e dados. Os usurios precisam entrar uma chave de mandante e ter um registro mestre de usurio no mandante para fazer logon no sistema. Principais unidades FI: Empresa (fins externos) Uma empresa representa uma entidade contbil legal independente/sujeita escriturao. Pode ser, por exemplo, uma empresa dentro de um grupo de empresas. Balanos e demonstraes de resultados, exigidos por lei, podem ser criados no nvel da empresa. Portanto, uma empresa a estrutura mnima necessria no FI do sistema R/3. Em negcios internacionais, as operaes so, com freqncia, espalhadas por numerosos pases. Como a maioria das autoridades governamentais e fiscais exige o registro de uma entidade legal para cada empresa, em geral criada uma empresa separada por pas. Diviso (fins internos) As divises representam reas de operao separadas dentro de uma organizao e podem ser usadas por toda a empresa. Elas so unidades, sujeitas a escriturao, capazes de criar seu prprio conjunto de balanos financeiros para fins internos. O uso de divises opcional.

Acad FI - Criao de uma empresa

a definio os parmetros globais as tabelas de customizing (cerca de 315 tabelas) as contas do Razo (se desejado) a determinao de contas

Depois de usar essa funo, devem ser atualizadas apenas as modificaes desejadas entre a empresa original e a nova.

Para criar uma empresa, necessrio copiar uma existente com a funo cpia de organizao, que reproduz:

Nota: o IMG sugere a ordem: Copiar, eliminar, verificar empresa Processar dados da empresa Copiar a empresa de outra existente. Isto tem a vantagem de copiar, tambm, os parmetros especficos da empresa existente. Depois de feita a cpia, pode-se processar dados na nova empresa. necessrio marcar uma chave alfanumrica de quatro caracteres como a chave da empresa. Esta chave identifica a empresa e deve ser entrada posteriormente ao lanar transaes contbeis ou ao criar dados especficos da empresa. Nota: no necessrio usar a funo cpia da organizao. possvel, ainda, definir a empresa e preencher as tabelas de customizing desde o incio.

Acad FI - Componentes da empresa

Definio de uma empresa Chave de empresa com 4 caracteres Nome da empresa Cidade Pas Moeda Idioma Endereo

Parmetros globais Plano de contas Exerccio Defaults da empresa

O processamento dos dados da empresa inclui: Os dados de endereo so necessrios para correspondncia e registrados nos relatrios de avaliao. preciso especificar uma moeda para cada empresa. As contas so administradas na moeda da empresa. Todas as demais so indicadas como estrangeiras. O sistema converte os montantes lanados em moeda estrangeira para essa moeda. A moeda definida na empresa conhecida como moeda interna no sistema R/3. O cdigo do pas indica qual deve ser considerado o pas fornecedor. O sistema considera todos os demais como estrangeiros. Isso importante nas transaes contbeis ou pagamentos, uma vez que h necessidade de formulrios diferentes para pagamentos internacionais, e o sistema aceita formatos diferentes para endereos de correspondncia estrangeira. Um cdigo de idioma precisa ser entrado para que o sistema possa criar, automaticamente, textos no idioma correto; por exemplo, na emisso de cheques. Ao definir uma diviso, apenas uma chave alfanumrica de 4 dgitos e uma breve descrio so necessrios.

Acad FI - Modelos de pas

CC 0001

CC 1000etc.

EU01

FR01

GB01 JP01

DE02 (diagrama parcial IKR)

DE01 (diagrama parcial GKR)

etc.

No sistema padro R/3, empresa 0001 um modelo para a empresa geral com plano de contas INT e sem especificaes prprias para o pas. Caso seja necessria uma empresa em um pas com um padro, pode-se usar o programa de verso localizada, que copia as tabelas de customizing especficas do modelo do pas, para a empresa 0001. Depois de concludo, a empresa 0001 estar adaptada para o pas selecionado. Deve-se, ento, copiar essa empresa para a nova empresa desejada. Depois, pode iniciar novamente o programa de verso localizada para criar um modelo para outro pas, e assim por diante. Nota: o programa de verso localizada no cria apenas um padro de empresa especfico do pas, mas, tambm, um modelo especfico do pas para reas de contabilidade de custos, centros, organizaes de compras, organizaes de vendas, reas de controle de crditos, reas de administrao financeira etc. Ateno: no se esquea de copiar o modelo antes de continuar. A empresa 0001 no deve ser utilizada como a empresa produtiva, porque o programa de verso localizada sempre a utiliza como a empresa destinatria. Alm disso, preciso executar o programa de verso localizada apenas em uma nova instalao do sistema R/3 e no na atualizao, pois a estrutura de customizing especfica de pas pode ter sido modificada de um para outro release do R/3.

Acad FI - O princpio da variante

O princpio da variante um mtodo em trs etapas, usado no sistema R/3, para atribuir propriedades especiais a um ou mais objetos R/3. As etapas so:

1. Definir a variante.

2. Preencher a variante com valores.

3. Atribuir a variante a objetos R/3.

Este princpio usado para: status do campo perodos contbeis exerccios ....

O princpio da variante um mtodo amplamente utilizado no sistema R/3 para atribuir propriedades especiais a um ou mais objetos R/3. Por exemplo, ao usar para criar uma empresa; Definir a variante: K4 a variante do exerccio Preencher a variante com valores: definimos as propriedades de K4 como o "ano civil" Atribuir a variante a objetos R/3: atribumos K4 a vrias empresas que usam esse calendrio A principal vantagem do uso da variante que mais fcil atualizar propriedades que sejam comuns entre diversos business objects. Nota: neste slide, o princpio da variante abordado de forma geral, de modo a ser reconhecido na continuidade do curso.

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0102

03

04

050607

1211

10

09

08

1514 1613

O exerccio

O exerccio pode ser definido como...

Independente do exerccio ==> o mesmo nmero e datas para

os perodos todos os anos

Dependente do exerccio ==> os perodos podem ser

diferentes de ano para ano

Para separar as transaes contbeis em perodos diferentes, deve ser definido um exerccio com perodos contbeis. O exerccio definido como uma variante atribuda empresa. A variante do exerccio contm as definies de perodos contbeis e perodos extraordinrios. Os perodos especiais so usados para lanamentos que no so atribudos a perodos de tempo, mas ao processo de encerramento do exerccio. No total, podem ser usados 16 perodos. O sistema retira o perodo contbil da data de lanamento. Quando a data de lanamento cair dentro do ltimo perodo contbil normal, a transao pode ser lanada em um dos perodos extraordinrios. Exemplo: pode-se ver, acima, um exerccio com 12 perodos contbeis e 4 perodos extraordinrios. Se a data de lanamento cair no 12 perodo, a transao pode ser lanada em um dos quatro perodos extraordinrios. As variantes de exerccio padro j foram definidas no sistema e podem ser usadas como padro. Nota: a variante do exerccio no inclui informaes sobre se o perodo est aberto ou fechado; isto atualizado em outra tabela. A variante do exerccio define, apenas, o montante de perodos e suas datas de incio e de fim.

Acad FI - Variante de exerccio independente do exerccio

Ano civil Exerccio divergente do ano civil

0102

03

04050607

1211

1009

08

Jan.Fev.

Mar.

Abr.

MaioJun.Jul.

Ago.

Set.

Out.

Nov.Dez.

01

02

0304

05

06

Abr.Maio

Junho

Julho

Ago.Set.Out.

Nov.

Dez.

Jan.

Fev.Mar.

-1

-1

-1

Se cada exerccio de uma variante de exerccio usar a mesma quantidade de perodos, e os perodos contbeis tiverem incio e fim sempre no mesmo dia do ano, a variante ser chamada de independente do exerccio. Uma variante de exerccio independente do exerccio pode ser definida como: ano civil, e exerccio divergente do ano civil. Se o exerccio for definido como o ano civil, os perodos contbeis sero iguais aos meses do ano. Portanto, a variante do ano civil precisa ter 12 perodos contbeis. Se o exerccio for definido como divergente do ano civil, os perodos contbeis precisaro ser definidos com a atribuio das datas de encerramento de cada perodo. Um exerccio divergente do ano civil pode ter entre 1 e 16 perodos contbeis. Se o exerccio divergente do ano civil no tiver incio em 1 de janeiro, os perodos do ano pertencentes ao exerccio anterior ou posterior precisaro receber um indicador de deslocamento (-1, +1). O exemplo acima, direita, mostra um exerccio divergente do ano civil, com 6 perodos contbeis, que abrangem de abril a maro. Assim, os meses de janeiro a maro ainda pertencem ao exerccio antigo e precisam ter um indicador de deslocamento anual "-1". Se o exerccio diferir do ano civil, mas os perodos contbeis corresponderem aos meses do calendrio, o limite de fevereiro dever ser o dia 29, para estar preparado para os anos bissextos. Geralmente, os exerccios so independentes do exerccio.

Acad FI - Variante de exerccio dependente do exerccio

Exerccios completos com diferentes datas de perodos

Exerccio reduzido

199a 199b

199d199c

01

0203

04

01

0203

0401

02

0304

01

0203

0401

0203

0405

060708

199e

Uma variante de exerccio deve ser definida como "dependente do exerccio" se a data de incio e de fim dos perodos contbeis de alguns exerccios for diferente em outros exerccios, e/ou se alguns exerccios usarem uma quantidade diferente de perodos contbeis. Se todos os exerccios de uma variante dependente do exerccio tiverem o mesmo nmero de perodos, apenas as datas diferentes do perodo precisaro ser definidas para os exerccios diferentes (veja exemplo esquerda). Caso um dos exerccios de uma variante de exerccio tenha menos perodos contbeis que os demais, chamado de "exerccio reduzido" (veja exemplo direita). Isto pode ser necessrio se o encerramento tiver que ser feito antes do fim do exerccio normal (por exemplo, se o incio do exerccio tiver que ser modificado ou se a empresa tiver sido vendida). O exerccio reduzido e a respectiva quantidade de perodos contbeis tm de ser especificados antes da definio das datas do perodo. Apenas para este exerccio, pode ser atribudo um nmero menor de perodos contbeis.

Acad FI -

US$

taxa histrica taxa de venda taxa de compra taxa de cmbio mdia taxa em determinadas datas-

chave ...

0

1

0,5

tempo

taxa

LE IJ

Cdigos de moedas, por exemplo

Categorias de taxas de cmbio:

Moeda e categorias de taxas de cmbio

Todas as moedas que sero usadas tm de ser identificadas por um cdigo de moeda. A maioria das moedas do mundo j est definida no sistema SAP R/3. Todos os cdigos de moeda podem ter uma data de validade. Para as combinaes de duas moedas, podem ser mantidas taxas de cmbio diferenciadas por categoria de taxa de cmbio. Essas taxas de cmbio diferentes podem ser usadas para diversos fins como: avaliao, converso, planejamento etc.

Acad FI - Fatores de converso

1100

11

A relao entre as moedas deve ser atualizada por categoria de taxa de cmbio e por combinao de moedas nos fatores de converso. Em geral, isto deve ser feito apenas uma vez. Como a inflao pode modificar profundamente a relao entre as moedas, os fatores de converso podem ser atualizados numa base dependente do tempo (a partir do 4.0A).

Acad FI - Atualizao das taxas de cmbio

Categoria de taxa de

cmbioDe

Toda

ca

tego

ria de

ta

xa

de

c

mbi

o u

sada

!

Todas as combinaes

de moeda!

Todo

s o

s di

as

?Muito trabalho dirio!==> as ferramentas ajudam

Para Vlido a partir de Taxas de cmbio

A atualizao das taxas de cmbio uma tarefa contnua. Para reduzir a atualizao, o sistema R/3 oferece diversas ferramentas. Para cada categoria de taxa de cmbio pode ser usada uma das seguintes ferramentas: inverso (a mais antiga das ferramentas disponveis e raramente usada nos dias de hoje); moeda base; margens das taxas de cmbio. Nota: apenas uma dessas trs ferramentas pode ser usada por taxa de cmbio; contudo, para categorias de taxas de cmbio diferentes, possvel utilizar outras ferramentas. Alm disso, o programa RFTBFF00 atualiza automaticamente a tabela de taxas de cmbio por meio do upload de um arquivo de entrada no formato multicash.

Acad FI - Margens das taxas de cmbio

Taxa de venda B

Taxa de cmbio mdia M

Taxa de compra G

+ margem

- margemMargem da taxa de cmbio

Margem da taxa de cmbio

As margens das taxas de cmbio entre a taxa de compra/venda do banco e a taxa de cmbio mdia permanecem, em geral, constantes. Se a margem de uma categoria de taxa de cmbio for introduzida no sistema, somente a taxa de cmbio mdia dever ser atualizada, uma vez que a taxa de compra e de venda pode derivar da adio/subtrao da margem da taxa de cmbio /da taxa de cmbio mdia. Combinao da moeda base com as margens de taxa de cmbio: Uma combinao muito eficiente das ferramentas de taxa de cmbio : uso de uma moeda base para a taxa de cmbio mdia (M); uso das margens de taxa de cmbio para calcular as taxas de compra e de venda (B e G).

Acad FI - Moeda base

Taxa de

cmbio mdia Para atualizar:

Taxa de cmbio mdia Calculada:

Uma moeda base pode ser atribuda a uma categoria de taxa de cmbio. Depois, torna-se necessrio apenas atualizar as taxas de cmbio para todas as outras moedas nessa moeda base. Uma taxa de cmbio entre duas moedas estrangeiras calculada pela combinao das duas taxas entre cada moeda e a moeda base. Nota: uma moeda base s pode ser usada para uma taxa de cmbio mdia (por exemplo M), no para uma taxa de venda ou de compra. At o 4.0A, s era possvel usar uma moeda base por categoria de taxa de cmbio. Exigncias legais podem tornar necessrio usar moedas base distintas para as taxas de cmbio com moedas diferentes. Exemplo: A moeda base do grupo US$. Uma empresa do grupo fica no Mxico. exigncia legal no Mxico que todas as empresas usem como moeda base a moeda interna MXN. Soluo: Para todas as combinaes de moedas com MXN, da categoria normal de taxa de cmbio, atribuda uma categoria de taxa de cmbio derivada que tenha MXN como moeda base. Geralmente usada a moeda base US$; contudo, para todas as taxas de cmbio com a moeda MXN, usada a moeda base MXN.

Acad FI - EURO

Moeda base transforma-se em EURO Categorias de taxas de cmbio derivadas so usadas na

converso

Regras de converso especiais Sem clculos de inverso Sem taxas cruzadas Seis nmeros significativos

Taxas de cmbio fixas entre moedas participantes

No incio da unio monetria, a moeda base deve ser substituda pelo EURO. Isto pode ser feito com a definio de uma nova categoria de taxa de cmbio com a moeda base EURO, vlida a partir do incio da Unio Monetria Europia (UME). Esta nova categoria de taxa de cmbio deve ser introduzida como a categoria de taxa de cmbio derivada da antiga categoria de taxa de cmbio. Devem ser obedecidos os regulamentos especiais de converso para a UME como, por exemplo, as regras de arredondamento. Para cada categoria de taxa de cmbio, pode-se escolher se esses regulamentos devem ser seguidos ou no. As taxas de cmbio de uma categoria podem ser fixas, ou seja, o sistema verifica se as taxas entradas manualmente variam da taxa de cmbio fixa.

Acad FI - Triangulao a partir de 1o. de janeiro de 1999

Franco francs FRF

Marco alemo DEM

Euro EUR

Desde 1o. de janeiro de 1999, nos estados europeus s se pode calcular taxas oficiais com o EURO. No h mais relaes de taxa de cmbio diretas entre os pases participantes. Consultar as Notas no. 91481 e 99271. A converso do EURO j est configurada no sistema SAP e abordada no curso CA990.

Acad FI - Cotao direta/indireta de taxas de cmbio

0,920001

Cotao direta

1,086961

Cotao indireta

Moeda base = Euro

Todas as aplicaes e funes do sistema R/3 processam taxas de cmbio com o uso de cotao direta e indireta. A definio ou comunicao da taxa de cmbio pelo mtodo direto ou indireto de cotao depende do padro do mercado ou da transao contbil individual. O uso de cotao indireta nem de aplicao nem especfica de pas - ela afeta todos os componentes onde so usadas taxas de cmbio. A cotao direta tambm conhecida como cotao especfica: o valor da moeda expresso na moeda interna, por unidade de moeda estrangeira. A cotao indireta tambm conhecida como a cotao de volume: o valor da moeda expresso em unidades da moeda estrangeira por unidade da moeda interna. Exemplo: Moeda interna: EURO; moeda estrangeira: US$ cotao direta: 1 US$ = 0,92000 EURO Uma unidade da moeda estrangeira US$ custa a quantidade exibida de unidades da moeda interna. cotao indireta: 1 EURO = 1,08696 US$ Uma unidade da moeda estrangeira US$ custa a quantidade exibida de unidades da moeda interna. Pode-se definir, para cada combinao de moedas, a cotao direta ou indireta como a cotao padro da taxa de cmbio. Se a taxa de cmbio entrada no tiver a mesma cotao que a padro aqui configurada, a taxa ser destacada para evidenciar isso.

Acad FI -Definio de taxa de cmbio em cotaes diferentes

US$ 0,92000

Transao com taxa de cmbio em Cotao direta (moeda interna EUR): 1 US$ = 0,92000 EUR

Transao com taxa de cmbio em Cotao indireta (moeda interna EUR): 1 EUR = 1,08696 US$

Moeda/taxa de cmbio

Moeda/taxa de cmbio US$ /1,08696

possvel entrar taxas de cmbio como cotao direta ou indireta. Pode-se manter dois prefixos para usar na diferenciao entre taxas de cmbio de cotaes diretas e indiretas durante a entrada e a exibio. Se um prefixo no for definido, a opo standard ser vlida: (em branco, sem um prefixo) para taxas de cmbio de cotao direta / para taxas de cmbio de cotao indireta Cenrio 1: se forem utilizadas principalmente as taxas de juros de cotao direta e, raramente, a cotao indireta, deve-se usar a configurao default. Desta maneira, pode-se entrar taxas de cmbio de cotao direta sem um prefixo. Cenrio 2: se, alm de taxas de cmbio de cotao direta, for necessria a utilizao de cotao indireta, preciso definir um prefixo que no esteja em branco nos dois tipos de cotao, por exemplo: * para taxas de cmbio de cotao direta, / para taxas de cmbio de cotao indireta Caso adote esta sugesto, como a configurao no permite a entrada de taxas de cmbio sem prefixo, ser emitida uma mensagem de erro. Desta forma, os usurios so obrigados a observar qual a cotao correta e entrar a taxa com um prefixo vlido. Cenrio 3: se a cotao indireta for a principal notao em sua empresa, ser possvel configurar as opes desta maneira: * para taxas de cmbio de cotao direta, (em branco) para taxas de cmbio de cotao indireta Esta configurao permite a entrada de taxas de cmbio de cotao indireta sem um prefixo, enquanto as taxas de cmbio de cotao direta menos utilizadas tm que ser entradas com um prefixo.

Acad FI - Dados mestre

Contas do Razo Plano de contas Grupos de contas Contas de conciliao

Contas correntes Tipos de atualizao Grupos de contas Intervalos de numerao Relaes entre as contas correntes

Dados mestre do banco

Acad FI -

Ao final deste captulo, o aluno dever estar apto a criar, atualizar e controlar:

Dados mestre: objetivos

Contas do Razo Contas correntes Dados mestre do banco

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IKRINT CAUS

Plano de contas

As trs etapas para criar e usar um plano de contas: definio do plano de contas; definio das propriedades do plano de contas; atribuio do plano de contas s empresas.

O plano de contas uma variante que contm a estrutura e as informaes bsicas sobre as contas do Razo. O plano de contas definido com um identificador de 4 caracteres. preciso definir os componentes do plano de contas como, por exemplo, linguagem, extenso do nmero da conta do Razo, planos de contas do grupo de empresas, status. O plano de contas deve ser atribudo a todas as empresas que queiram criar contas com base na estrutura definida.

Acad FI -

INT

Definio do plano de contas

A definio de um plano de contas contm: chave;

descrio; idioma de atualizao; extenso do nmero da conta do Razo; integrao do controlling; plano de contas do grupo de empresas; a marca "bloqueada.

O idioma de atualizao aquele no qual so atualizadas as descries da conta. O nmero da conta do grupo pode ser entrado em uma conta do Razo. Este nmero usado para emitir relatrios em vrias empresas que usam planos de contas diferentes. Se um plano de contas do grupo de empresas for introduzido no plano de contas, o sistema torna este campo uma entrada obrigatria na conta mestre do Razo e verifica se o nmero da conta do grupo introduzido existe no plano de contas do grupo de empresas. Um plano de contas ainda no concludo pode ser bloqueado, de forma que nenhuma empresa possa us-lo at que esteja pronto. A extenso do nmero da conta do Razo pode ser de 1 a 10 dgitos.

Acad FI -

Empr.2000

Empr.3000

INTEmpr.1000

CAUS

Atribuio de plano de contas

Todas as empresas individuais necessitam ter um plano de contas atribudo a elas. Diversas empresas podem compartilhar o mesmo plano de contas (princpio da variante). O mdulo CO do sistema R/3 usa o mesmo plano de contas do mdulo FI. Se as empresas pretenderem usar controlling interempresarial, devem utilizar o mesmo plano de contas. No exemplo acima, as empresas 1000 e 2000 podem fazer controlling interempresarial, o que no possvel para as empresas 2000 e 3000.

Acad FI -

Segmentos do plano de contas

000001

Segmento do plano de contas

ConsolidaoControleNome

000002


000003


O plano de contas contm informaes bsicas sobre as contas. As informaes por conta so agrupadas no que conhecido como segmento do plano de contas. Este contm: Nmero da conta. O nome da conta (com texto breve e descritivo). Os campos de controle (discutidos nas transparncias seguintes). Os campos de consolidao. O plano de contas pode ser convertido para outros idiomas, para exibir o nome da conta no idioma de acesso adequado durante a exibio de dados mestre e lanamentos. Se o plano de contas no tiver sido convertido para o idioma de acesso adequado, o nome da conta aparecer no idioma de atualizao. Textos com informaes diferentes podem ser atribudos a cada segmento do plano de contas.

Acad FI -

Conta do Razo

Textos do Razo no plano de contas

CCdigo de idioma:

Informaes no plano de contas

Tipo/descrio Controle no plano de contas Descrio Dados de consolidao no plano de

contas

Palavra-chave/converso Palavras-chave no plano de contas Converso

Informaes Informaes no plano de contas Textos do Razo no plano de contas

O segmento do plano de contas consiste em diversos grupos de campos:

Campos do segmento do plano de contas

Plano de contas001111INT

Criado em

Descrio1 linhaMais cdigo de textoOutro cdigo de idioma

Criado porPlano de contas do grupo de empresas

ConversoCCdigo de idioma:

IdiomaPalavras-chave no plano de contas

001111INTPlano de contas

Conta do Razo

Palavra-chave

Texto breveTexto descritivo

Conta do Razo

DescrioTTexto breve

GGrupo de contasControle no plano de contas

SSociedade parceira de negciosConsolidao no plano de contas

001111INTPlano de contas

Nmero conta do grupo

Texto descritivo da conta do Razo

Conta-modeloTipo de conta de demonstrao de resultadosConta do balano

As informaes entradas no segmento do plano de contas so exclusivas, independentemente de os usurios terem uma ou vrias empresas. desta forma que o nome permanece o mesmo e consistente em todas as empresas. As informaes so entradas uma vez. Sempre que forem introduzidas informaes sobre uma empresa para um nmero de conta, as informaes do segmento do plano de contas sero automaticamente acessadas, para no serem entradas novamente. Os textos entrados no segmento do plano de contas so administrados por ID de texto e idioma. Os textos podem ser exibidos pelo relatrio Manual de classificao contbil. As palavras-chave facilitam a pesquisa de um nmero de conta.

Acad FI -

Conta 000001 Conta 000003

Segmento da empresa

000001...

000003...

000002...

Segmento da empresa

A empresa no usa a conta 000002

Segmento da empresa

Para usar uma das contas do plano de contas atribudo empresa, deve ser criado um segmento da empresa. Esse ser adicionado ao segmento do plano de contas. Os dois segmentos, juntos, formam a conta. As informaes constantes do segmento da empresa so especficas para esta empresa. Tais informaes controlam a entrada de documentos contbeis e a administrao dos dados contbeis.

Acad FI -

Conta do Razo

Informaes

Textos da conta do Razo

Dados de controle Controle de contas Administrao de conta do

Razo Joint Venture

Banco/juros Criao de documento Detalhes

bancrios/financeiros Clculo de juros

Informaes Informaes Textos da conta do Razo

O segmento da empresa consiste em diversos grupos de campos:

Campos no segmento da empresa

Plano de contasEmpresa

INT001111

Criado emCriado porPlano de contasPas/regioPasrea de administrao financeirarea de contabilidade de custos

Contabilizar comoContabilidadeAdicional I

1000Conta do Razo

Controle de criao de documentos

Detalhes bancrios/financeiros

Informaes sobre clculo de juros

001111Plano de contasEmpresa

INT1000

Grupo status de campoLanamento automticoSuplemento

Nvel de planejamentoFluxo de caixa rel.Compromisso IBanco da empresa

Cdigo de jurosPeriodic.clc.juros

Conta do Razo

Joint Venture

Controle de conta

Administrao de conta do Razo

1000

001111Plano de contasEmpresa

INT

Moeda da contaCategoria de impostoContabilizao divergente

Administrao de conta do RazoPartidas individuaisChave de ordenaoAutorizao

Tipo de custos

O segmento da empresa para a mesma conta do Razo pode ser diferente, conforme as necessidades da empresa. Por exemplo, uma empresa pode recolher impostos quando usa as contas de despesas e marca o campo natureza de imposto, ao passo que outra empresa no pode. preciso definir as informaes pertinentes a cada empresa: Moeda Impostos Conta de conciliao Exibio de partidas individuais Chave de ordenao Grupo de status de campo Banco da empresa Informaes sobre clculo de juros Conforme mencionado anteriormente no segmento de plano de contas, os textos so administrados por ID de texto e idioma. Os textos podem ser exibidos pelo relatrio Manual de classificao contbil.

Acad FI -

Conta 000001 na EMPR.1000

000001


Empresa Empresa

Um plano de contas, diversas empresas

Segmento da empresaSegmento da empresa

...

Toda empresa que precisa usar uma conta do plano de contas atribudo deve criar seu prprio segmento da empresa. Como o nmero e o nome da conta so atualizados no nvel do plano de contas, a conta ter o mesmo nome e nmero em todas as empresas atribudas.

Acad FI -

000001Conta de balano do tipo de conta de demonstrao de resultado

000002Conta de balano do tipo de conta de demonstrao de resultado

000001

aa

Tra

nsp

orte

000001aa

000001

aa

000001

0

900000

aa

X := 900000

Contas de balano e de demonstrao de resultado

No segmento do plano de contas, necessrio indicar se a conta ser de balano ou de demonstrao de resultados. Estes dois tipos de contas so tratados de forma diferente no procedimento de encerramento. Nas contas de balano, o saldo transportado para a mesma conta. Nas contas de demonstrao de resultados, o saldo transportado para uma conta de lucros lquidos acumulados e a conta de demonstrao de resultados zerada. atribuda uma chave (por exemplo, x) conta de transporte do saldo, e essa chave introduzida no campo "tipo de conta de demonstrao de resultado no segmento do plano de contas. Em customizing, os usurios definem a conta de lucros lquidos acumulados e, durante a criao do registro mestre do Razo, essa conta atribuda a contas de despesas. Se houver apenas uma conta de lucros lquidos acumulados, o sistema R/3, automaticamente, usar a conta definida em customizing. Se houver mais de uma conta de lucros lquidos acumulados, durante a criao do registro mestre, o usurio ter a opo de selecionar a conta de lucros lquidos acumulados por conta de demonstrao de resultado.

Acad FI -

CFundos lquidos

Mat.

L/P

Pass.

...

Os intervalos de numerao das contas. O status dos campos do segmento da

empresa do registro mestre.

Contas de fundos lquidos

Grupos de contas

Raz

o

000000-099999

100000-199999

200000-299999

300000-399999

400000-499999

500000-599999

600000-699999

Fundos lquidos

Conta 001111

000000-099999 Conta

Grupo

O grupo de contas controla:

Segmento do plano de contasSegmento da empresa

Ativo

Grupos de contas para as contas do Razo

Como o plano de contas contm muitos tipos diferentes de contas, estas podem ser agrupadas em "grupos de contas diferentes. Em geral, um grupo de contas rene contas com as mesmas tarefas no Razo, por exemplo, contas de fundos lquidos, de material, de imobilizado, de resultados, ... Com a atribuio de um intervalo de numerao a um grupo de contas, pode-se garantir que as contas do mesmo tipo fiquem no mesmo intervalo de numerao. Os intervalos de nmeros para os registros mestre da conta do Razo podem se sobrepor. O grupo de contas deve ser introduzido no segmento do plano de contas e controla a aparncia do segmento da empresa de uma conta do Razo. Por exemplo, deseja-se visualizar todas as partidas individuais detalhadas de todas as contas de fundos lquidos. Em customizing, no grupo de contas "Contas de fundos lquidos", seria preciso alterar o status do campo para tornar a "exibio de partida individual" uma entrada obrigatria. O sistema R/3 entrega grupos de contas predefinidos.

Acad FI -

Todos os campos tm uma das seguintes propriedades:

?

Status do campo

Suprimir Exibir Entrada obrigatria Entrada facultativa

O status de campo possibilita influir na aparncia dos dados mestre da conta. Os campos que no so usados podem ser suprimidos. Os campos com uma entrada, que no pode ser modificada, podem ser definidos para exibio apenas (mesmo no modo de modificao) Os campos que precisam ter uma entrada podem ser transformados em campos obrigatrios. Os campos que podem ser entrados, mas no so obrigatrios, podem ser definidos como entrada facultativa. Determinados campos so agrupados e seus status de campo so vlidos para todo o grupo, por exemplo, cdigo de clculo de juros, ciclo de juros e ltima data fixada de clculo de juros. Os campos Moeda e Grupo de status de campo so sempre obrigatrios. Seu status no pode ser modificado. Nota: os campos suprimidos podem conter valores e estes ainda apresentam resultados!

Acad FI -

CampoUsado

em qual

grupo de

contas?

Status

do

cam

po

depen

dente

do

grupo

de co

ntas

?

Fundos lquidos

Conta 001111

000000-099999 Conta

Grupo

Status de campo de dados mestre (1)

Acad FI -

CriarDados mestre

CampoUsa

do com

qual

transa

o?

Usado em

qual

grupo de

contas?

Status

do

cam

po

depen

dente

do

grupo

de co

ntas

Status do

campo

dependente

da transao

?

PrP

riorid

ade

Fundos lquidos

Conta 001111

000000-099999 Conta

Grupo

Status de campo de dados mestre (2)

ModificarExibir

Os campos exibidos no registro mestre do Razo no so controlados apenas pelo grupo de contas, mas, tambm, pela transao de dados mestre em uso (controle dependente da transao), ou seja, criar, modificar, exibir. Depois que o registro mestre for criado e que no se deseja modificar os campos sensveis, preciso indicar, na transao modificao de registro mestre em customizing, que um determinado campo no modificvel. Por exemplo, se o usurio quiser que a moeda da conta de fundos lquidos seja libra esterlina e preferir que ela no seja modificada, preciso personalizar a transao modificao de registro mestre para transformar o campo em apenas de exibio. As definies do status do campo do grupo de contas e de transao so combinadas em cada campo, sendo usada aquela de maior prioridade. As prioridades so (a partir da mais alta): suprimir; exibir; entrada obrigatria; entrada facultativa. Os campos acessados com a transao exibio de registro mestre so sempre exibidos ou suprimidos, uma vez que no se pode fazer uma entrada em uma transao de exibio. Se no quiser usar o controle de status de campo dependente de transao, necessrio estabelecer todas as definies de status do campo como entrada opcional, pois esta tem a prioridade mais baixa e, por conseguinte, no entrar em conflito com o controle do grupo de contas.

Acad FI -

Negociao a receberaa bb

Conta conc. p/ tipo de conta: D

Negociao a pagarcc dd

Conta conc. p/ tipo de conta: K

Raz

oLi

vro

s au

xili

are

s

Clienteaa bbCo

nta

s a

rece

ber

Con

tas

a

paga

rFornecedor

cc dd

Contas de conciliao

As contas de conciliao so contas do Razo atribudas aos registros mestre do parceiro de negcios para registrar todas as transaes no livro auxiliar. Qualquer lanamento nas contas do livro auxiliar atualiza, automaticamente, os saldos das contas de conciliao atribudas. Desta forma, o Razo est sempre atualizado. Uma conta do Razo definida como uma conta de conciliao com a entrada do tipo de conta de conciliao que est no campo "Conta de conciliao para tipo de conta". D para clientes K para fornecedores A conta de conciliao torna-se, ento, vlida apenas para o tipo de conta especificado. As contas de conciliao comuns so as de Negociao a receber e Negociao a pagar. Nota: no possvel fazer lanamentos diretamente nas contas de conciliao.

Acad FI -

Conta com exibio de partida individual

Doc. X, item 1Doc. Y, item 9Doc. Z, item 4...

Doc. A, item 3Doc. B, item 2Doc. C, item 7...

Movimentao no perodo/dbito

Movimentao no perodo/crdito

Outros campos

importantes+

Outros campos

importantes+

ndice para os documentos

Conta semexibio de partida

individual

Movimentao no

perodo/dbito

Movimentao no

perodo/crdito

Exibio de partidas individuais

Movimentao no perodo a soma das partidas individuais na coluna de dbito ou de crdito. O saldo a diferena entre a movimentao no perodo de dbito e de crdito. O campo exibio de partida individual um campo de controle no segmento empresa de uma conta. Para contas sem exibio de partida individual, apenas a movimentao no perodo ser atualizada quando um documento for lanado para essa conta. Quando um usurio quiser visualizar esta conta on-line, ser possvel ver apenas o saldo. Para as contas com exibio de partida individual, os dados mais importantes das partidas individuais lanadas so armazenados em uma tabela especial de ndices. Como esses dados so armazenados tambm nos documentos, tornam-se redundantes, e precisam de armazenagem e tempo de sistema adicionais. Quando um usurio quiser visualizar esta conta on-line, ser possvel ver os detalhes tanto do saldo como da partida individual. Como h maior necessidade de recursos do sistema para exibir partida individual, essa no deve ser usada nas contas em que os dados de partida individual podem ser acessados com maior facilidade de outra maneira, por exemplo, contas de conciliao (as partidas individuais so administradas nos livros auxiliares); contas de receitas (as partidas individuais so administradas pela aplicao SD); contas de estoque de material (as partidas individuais so administradas pela aplicao MM). Contas de impostos (os itens de impostos tm sentido apenas em relao ao documento; os montantes de impostos j foram verificados no lanamento do documento).

Acad FI -

Conta sem administrao de partidas em aberto

Doc. X, item 1 Doc. A, item 3



Outros campos

importantes+

Outros campos

importantes+

Conta com administrao de partidas em aberto



outroscampos

importantes+

outroscampos

importantes+

Administrao de partidas em aberto

Doc. Y, item 9Doc. Z, item 4...

Doc. B, item 2Doc. C, item 7...

Doc. X, item 1Doc. Y, item 9Doc. Z, item 4...

Doc. A, item 3Doc. B, item 2Doc. C, item 7...

Os itens das contas com administrao de partidas em aberto so indicados como abertos ou liqidados. As contas com administrao de partidas em aberto precisam ter a exibio de partida individual ativada. As contas do Razo devem ser gerenciadas com administrao de partidas em aberto quando se precisa verificar se existe uma contrapartida para uma determinada transao contbil. As partidas em aberto e liqidadas podem ser exibidas separadamente e, portanto, fica fcil verificar se as transaes contbeis ainda precisam ser liqidadas. Deve-se usar administrao de partidas em aberto para: as contas de compensao bancria, as contas de compensao para entrada de mercadorias/entrada de fatura, e as contas de compensao de salrio. Pode-se definir ou cancelar a administrao de partidas em aberto apenas se a conta tiver saldo zero.

Acad FI -

Conta em moeda internaDbito

Montantes transferidos

Montantes lanados (moeda de transao)

Conta em moeda interna

Doc. X, item 1,Doc. Y, item 9Doc. Z, item 4


moeda interna moeda 1moeda internamoeda interna

moeda 2moeda 3

moeda 3moeda 2moeda 1

A moeda da conta pode ser: a moeda interna, ou a moeda estrangeira. Ao ser criada uma conta do Razo, a moeda interna predefinida como a moeda da conta. Se a moeda da conta for a moeda interna, a conta pode ser lanada em qualquer moeda. Na partida individual, o montante transferido para a moeda interna. A movimentao no perodo mantida por moeda, ou seja, moeda interna (soma de todos os montantes transferidos para moeda interna); moeda 1 (soma de todos os montantes lanados na moeda 1, pode ser a moeda interna); moeda 2 (soma de todos os montantes lanados na moeda 2); moeda 3 (soma de todos os montantes lanados na moeda 3); etc. Isto vlido se a exibio de partida individual estiver ou no ativada.

Acad FI -

Conta em moeda interna

Doc. X, item 1,

Dbito



Apenas saldos em moeda interna

Movimentao no perodo/dbito moeda interna

...

moeda 3moeda internaDoc. Z, item 4

moeda int. moeda 2

Doc. Y, item 9 moeda interna moeda 2moeda 1moeda interna

Se a caixa "Apenas saldos em moeda interna for assinalada no registro de dados mestre, somente ser administrada a movimentao no perodo de montantes transferidos para moeda interna. Este cdigo deve ser definido para contas de compensao de onde se pudesse liqidar itens simplesmente ao zerar o saldo dos montantes em moeda interna. Ento, no devem ser feitos lanamentos de diferenas causadas por diferenas nas taxas de cmbio. O cdigo deve ser definido para desconto e para contas de compensao EM/EF. No devem ser definidas contas de conciliao para clientes ou fornecedores. O cdigo definido, em geral, para contas do balano que no so mantidas em moedas estrangeiras, e que no so administradas com base em partidas em aberto.

Acad FI -

Conta em moeda estrangeiraDbito



Conta em moeda estrangeira

Doc. X, item 1,Doc. Y, item 9Doc. Z, item 4 moeda

interna

moedaestrang.


moeda interna

moeda interna

moedaestrang.moedaestrang.

moeda interna

moedaestrang.

As contas que tm uma moeda estrangeira como sua moeda de conta s podem ser lanadas nessa moeda.

Acad FI - Mtodos para criao de contas do Razo

Manual Duas etapas:

1. Segmento plano de contas, 2. Segmento empresa

Uma etapa: Criar os dois segmentos simultaneamente

CpiaoCpia de uma conta individual do Razo referente a outra conta do RazoyCpia de todo o segmento da empresa.yCpia de todo o segmento do plano de contas.aTransferncia de dadosoCarregarum novo plano de contas de um sistema externo, por exemplo, um file plano.

Criao manual Com o mtodo em duas etapas, o segmento do plano de contas criado de forma separada do segmento da empresa. Isto permite a criao da conta do Razo somente nos planos de contas ou em vrias empresas. Usar o mtodo em uma etapa para criar uma conta do Razo em uma empresa indicada. Repetir a 2a. etapa do mtodo em duas etapas, criar o segmento de empresa para criar a conta do Razo em outras empresas, conforme necessrio. Criao de contas do Razo por meio de cpia Para criar uma conta com as mesmas propriedades de uma conta existente, isto , uma outra conta de fundos lquidos, preciso criar a nova conta relacionada conta existente, e modificar o ttulo da conta de maneira correspondente. Se todas as contas do Razo de uma empresa existente forem necessrias em outra empresa, todo o segmento de empresa poder ser copiado para a nova empresa. O plano de contas inteiro pode ser copiado em um novo plano de contas, inclusive a determinao de contas. A estrutura do balano tambm pode ser copiada. Transferncia de dados Para reduzir a entrada de dados, programas como o RFBISA00, interface batch input para dados mestre da conta do Razo, podem ser modificados pela equipe do ABAP, para adaptao ao carregamento das informaes do novo plano de contas.

Acad FI -

Conta do Razo 001113Plano de contas INT

DescrioTTexto breve G/Texto descritivo da conta do Razo

GGrupo de contas SaConta-modelo P+Tipo de conta de demonstrao de resultados BaConta do balano

Controle no plano de contas

SSociedade parceira de negcios GrNmero conta do grupoConsolidao no plano de contas

Especial


DescrioTTexto breve G/Texto descritivo da conta

do Razo

GGrupo de contas SaConta-modeloP+Tipo de conta de demonstrao de resultados BaConta do balano


SSociedade parceira de negciosGrNmero conta do grupo

Consolidao no plano de contas

Especial


DescrioTTexto breve G/Texto

descritivo da conta do Razo

GGrupo de contas SaConta-modelo P+Tipo de conta de demonstrao de resultadosBaConta do balano


SSociedade parceira de negcios GrNmero conta do grupo

Consolidao no plano de contas

Especial

possvel modificar coletivamente as seguintes informaes:

Processamento coletivo

Plano de contas Empresa Descrio

O sistema SAP R/3 fornece funes de processamento coletivo para o mestre da conta do Razo. Pode-se modificar, ao mesmo tempo, os dados mestre na rea do plano de contas, os dados especficos de empresa ou os nomes de vrias contas do Razo. As contas do Razo podem ser de planos de contas diferentes. possvel fazer alteraes nas contas do Razo exibidas: Pode-se selecionar os campos que devem ser modificados. Pode-se modificar os valores dos campos exibidos. Entrar os novos valores no cabealho Novo para substituir os valores existentes. O valor antigo substitudo pelo novo em todas as contas do Razo selecionadas. NOTA: as alteraes nas contas do Razo existentes tm efeito depois de gravadas e podem ter muitas conseqncias. Por isso, melhor verificar as modificaes antes de grav-las.

Acad FI -

00010Plano de contas operacional CAUS

00020Empr.1000

Empr.2000

Sist

ema

inte

rno

de in

form

ae

sSiste

ma e

xtern

o d

e

inform

aes

0001 0002Plano de contas operacional CAFR

?

?

Plano de contas do grupo de empresas (1)

Acad FI -

00010Plano de contas operacional CAUS

00020Empr.1000

Empr.2000

Sist

ema

inte

rno

de in

form

ae

sSiste

ma e

xtern

o d

e

inform

aes

000001Plano de contas do grupo de empresas INT

000002

0001 0002Plano de contas operacional CAFR

Plano de contas do grupo de empresas (2)

... ...

Nmero conta do grupo: 000002




Para fins internos, talvez seja desejvel um sistema de informaes de diversas empresas, por exemplo, pode ser gerado um balano que contenha as posies financeiras de vrias empresas. No haver problemas desde que todas as empresas usem o mesmo plano de contas. Entretanto, algumas empresas podem precisar usar planos de contas especiais em virtude de exigncias legais. Se este for o caso do sistema interno de informaes, ento: pode ser usado um plano de contas do grupo de empresas. Este plano de contas deve conter todas as contas do grupo de empresas; o plano de contas do grupo de empresas deve ser atribudo a cada plano de contas operacional. Se isso for feito, o campo "nmero da conta do grupo, nos segmentos do plano de contas dos planos de contas operacionais, torna-se um campo de entrada obrigatria; no segmento do plano de contas de todas as contas operacionais deve ser introduzido o nmero da conta do grupo. As diferentes contas de um plano de contas operacional podem indicar a mesma conta do grupo; deve ser usada uma estrutura do balano para o plano de contas do grupo de empresas. Desvantagem: como as empresas usam planos de contas operacionais diferentes, impossvel executar qualquer controlling interempresarial.

Acad FI - Plano de contas do pas (1)

000001Plano de contas operacional INT

000001

Segmentos da empresa 2000

Sistem

a e

xtern

o d

e

inform

ae

sSi

stem

a in

tern

o

de in

form

ae

s

Empr.1000

Empr.2000


++

+ +

?

?

... ...

Acad FI - Plano de contas do pas (2)

000001Plano de contas operacional INT

000001

No.conta diverg.0001

Segmentos da empresa 2000No.conta diverg.0002

Sistem

a e

xtern

o d

e

inform

aes

Sist

ema

inte

rno

de in

form

ae

s

Empr.1000

Empr.2000

0001Plano de contas do pas CAFR

0002




00010Plano de contas do pas CAUS

00020

++

+ +

... ...

... ...

... ...

A alternativa para usar o plano de contas do grupo de empresas o plano de contas do pas. Se cada empresa usar o mesmo plano de contas operacional, as empresas que necessitarem de plano de contas diferente para o sistema externo de informaes podero: ter atribudo um plano de contas do pas; ter o nmero do plano de contas do pas (nmero alternativo) introduzido em todos os segmentos da empresa. Cada nmero de conta do pas s pode ser usado uma vez. Nota: como todas as empresas fazem o lanamento no mesmo plano de contas operacional, possvel fazer o controlling interempresarial. Desvantagem: os responsveis que esto familiarizados com o plano de contas do pas tero que se acostumar a usar o plano de contas operacional.

Acad FI -

Dados gerais de endereo 12345...


Segmento da empresa 1000


Mandantenvel


FI - viso da conta corrente

Como acontece com as contas do Razo, as contas correntes tm dois segmentos: O segmento com dados gerais, no nvel do mandante. Estes dados podem ser acessados em toda a organizao. Um segmento com dados especficos da empresa, no nvel da empresa. Qualquer empresa que queira fazer negcios com um cliente ou fornecedor especfico deve criar um segmento da empresa para este. Com isso, criada uma conta corrente.

Acad FI -

12345endereoDados gerais...

Conta 12345 na rea de vendas

001

Segmento da rea de vendasrea de vendas 001


002

Mandantenvel

Segmento da rea de vendasrea de vendas 002A A

AA A

A

SD - viso da conta do cliente

Como o departamento de vendas e distribuio tambm permanece em contato com o cliente e precisa conhecer os dados especficos sobre ele, pode ser criado um segmento da rea de vendas para cada cliente. Qualquer rea de vendas disposta a fazer negcios com um cliente deve, primeiro, criar um segmento da rea de vendas. O segmento da rea de vendas contm dados especficos dessa rea.

Acad FI -


Conta 12345 na organizao de

compras 001

Segmento da organizao de compras


compras 002

Mandantenvel


MM - viso da conta do fornecedor

Da mesma forma que existe o segmento da rea de vendas para clientes, h os segmentos da organizao de compras para fornecedores. Qualquer organizao de compras que queira fazer negcios com um fornecedor deve, primeiro, criar um segmento da organizao de compras. Este segmento contm dados especficos da rea.

Acad FI -



001


Nvel do mandante


Segmento da rea de vendasrea de vendas 001A A

A

Conta total do cliente

Uma conta total do cliente formada pelos trs segmentos a seguir: dados gerais no nvel do mandante; segmento de empresa; segmento da rea de vendas. Em geral, o segmento da rea de vendas a ser atribudo empresa tem que ser criado. Nota: pode haver outras reas de vendas tambm fazendo negcios com o cliente. O nmero da conta atribudo ao cliente no nvel do mandante. Isto assegura que o nmero da conta para um cliente seja o mesmo para todas as empresas e reas de vendas.

Acad FI -




compras 002


Mandantenvel


Conta total do fornecedor

Uma conta total de fornecedor compe-se dos trs segmentos seguintes: dados gerais no nvel do mandante; segmento de empresa; segmento da organizao de compras. Em geral, deve ser criado o segmento da organizao de compras a ser atribudo empresa. Nota: pode haver outras organizaes de compras tambm fazendo negcios com o fornecedor. O nmero da conta atribudo ao fornecedor no nvel do mandante. Isto garante que o nmero da conta para o fornecedor seja o mesmo para todas as empresas e organizaes de compras.

Acad FI -Co

nta

s a

rece

ber

Dados gerais

Mandantenvel

Segmento da empresa

Segmento da rea de vendasAA

A

Dados gerais

Mandantenvel

Segmento da empresa

Dados gerais

Mandantenvel


A

+

+

+

+

Atualizao centralizada Atua

lizao ce

ntralizada

Atu

aliz

ao

SD

Atu

aliz

ao

FI

Contas a receber Vendas e distribuio

Atualizao centralizada versus descentralizada (Clientes)

O sistema oferece funes separadas para a atualizao dos registros mestre do cliente, de acordo com as necessidades da organizao. Eles podem ser atualizados centralizadamente em todas as reas ou, separadamente, na Contabilidade financeira e em Vendas e Distribuio. No restante deste curso, a abordagem ser o FI do registro mestre do cliente. Nota: na implementao de Contas a receber e Vendas e distribuio, os membros dessas duas equipes de implementao devem trabalhar juntos para decidir como configurar os registros mestre de cliente e quem ser responsvel por sua atualizao.

Acad FI -Co

nta

s a

paga

r

Dados gerais

Mandantenvel

Segmento da empresa

Dados gerais

Mandantenvel

Segmento da empresa

Dados gerais

Mandantenvel

+

+

+

+

Atualizao centralizada Atua

lizao ce

ntralizada

Atu

aliz

ao

M

M

Contas a pagar Compras

Segmentoorganiz. compras


Atu

aliz

ao

FI

Atualizao centralizada versus descentralizada (Fornecedores)

Como ocorre com os dados mestre do cliente, os dados mestre do fornecedor podem ser atualizados centralizadamente em todas as reas ou, separadamente, na Contabilidade financeira e na Administrao de materiais. No restante deste curso, a abordagem ser o FI do registro mestre do fornecedor. Nota: na implementao de Contas a receber e Administrao de materiais, os membros dessas duas equipes de implementao devem trabalhar juntos para decidir como configurar os registros mestre de cliente e quem ser responsvel por sua atualizao.

Acad FI -

Cliente

Dados da empresa Administrao de conta Operaes de pagamento Correspondncia Seguros Imposto retido na fonte+ Textos

Dados gerais Endereo Dados de controle Operaes de pagamento+ Textos

Cliente

Cliente

Cliente

Grupo 1...

Grupo 2...

Todos os segmentos de conta consistem em vrias pginas com diferentes grupos de campos.

Pginas da conta corrente

Endereo1000

Dados de controle1000

1000 Pagto. Trans.

1000 Adm.conta0001EmpresaPagto. Trans.

Correspondncia

Seguros

Imposto retido na fonte

Cliente 10000001Empresa




Caso o usurio queira modificar ou exibir uma conta, possvel ir diretamente para cada pgina mediante seleo na tela de exibio inicial. Os campos importantes so: Termo de pesquisa: deve ser preenchido com a verso curta do nome do fornecedor, de acordo com as regras/determinaes da empresa. O que novo no release 4.6 um campo de pesquisa adicional. Chave de grupo: os clientes ou fornecedores, que pertencem a um grupo de empresas, podem ser agrupados por uma chave de grupo definida pelo usurio. Esta chave de grupo pode ser usada para a execuo de relatrios, processamento de transaes ou para matchcodes. Responsvel: o nome do responsvel deve ser armazenado com um ID que pode ser introduzido no registro mestre do cliente/fornecedor da conta sob sua responsabilidade. O nome do responsvel , ento, impresso na correspondncia e seu ID usado para ordenar as listas com propostas de cobranas e pagamentos. Os textos explicativos podem ser introduzidos em todos os segmentos. A exibio de partida individual e a administrao de partidas em aberto so sempre predefinidas como ativas para todas as contas correntes. Novos registros mestre de cliente e fornecedor tambm podem ser criados em relao a um registro mestre existente. Apenas os dados especficos que no correspondam a cliente/fornecedor so copiados da conta de referncia para a nova conta, ou seja, nenhuma informao de endereo etc. Os dados copiados devem ser verificados e alterados, se necessrio, antes que o registro seja gravado. interessante criar uma conta padro para todos os grupos de contas.

Acad FI -

O grupo de contas controla:

Os intervalos de numerao das contas.

O status dos campos no registro mestre.

Se a conta for de cliente ou fornecedor ocasional.

C

Con

tas

a pa

gar

CP

Nac.

Estrang.

CPD

0001

...

000000-099999

100000-199999

200000-299999

300000-399999

400000-499999

500000-599999

600000-699999

Contas a pagar

CCR

Nac.

Estrang.

CPD

0001Con

tas

a re

cebe

r

...

000000-099999

100000-199999

200000-299999

300000-399999

400000-499999

500000-599999

600000-699999

Contas a receber

Grupos de contas CP/CR

O grupo de contas usado para controlar os campos exibidos no registro mestre. Por exemplo, para garantir que toda a correspondncia tenha informaes completas de endereo, preciso modificar o status do campo de forma que todos os campos de endereo sejam marcados como "entrada obrigatria". Ao criar registros mestre de cliente/fornecedor, o grupo de contas entrado na tela de criao inicial. Em contabilidade financeira, depois de criada a conta corrente, seu grupo de contas no poder ser modificado. Porm, ao usar funes do parceiro em vendas e distribuio, possvel modificar o grupo de contas, por exemplo, de um endereo seqencial para um endereo de entrega. Consultar a Biblioteca SAP em Vendas e Distribuio para obter mais detalhes.

Acad FI -

0000000000

1000000000

2000000000

3000000000

4000000000

5000000000

6000000000

7000000000

8000000000

9000000000

9999999999

00

01

02

numerao interna

numerao externa

numerao interna

CPDConta 8000001234

8000000000-9999999999

Grupo

de

contas

Estrang.Conta 52563245234

4000000000-7999999999

Grupo

de

contas

Nac.Conta 2560301438

0000000000-3999999999

Grupo de contas

Nmero atual

Intervalos de numerao CP/CR

Existem intervalos de numerao separados para as contas do cliente e do fornecedor. O conjunto de nmeros de contas possveis est dividido em intervalos de numerao menores. Os intervalos de numerao no podem se sobrepor. Pode-se determinar, para cada intervalo de numerao, se a numerao ser atribuda interna ou externamente. Atribuio de nmeros internos significa que o sistema R/3 atribui os nmeros em ordem seqencial. Com a atribuio de nmeros externos, os nmeros so entrados manualmente pelo usurio que cria o registro mestre. Os nmeros externos podem ser alfanumricos. Com a numerao interna de uma conta nova, o sistema atribui sempre o nmero seguinte disponvel no conjunto. Assim, ele pode exibir o nmero atual, que informa quantos nmeros ainda existem em um dado intervalo de numerao. Com a numerao externa, o usurio seleciona o nmero da conta. No preciso atribuir os nmeros em sequncia; portanto, o nmero atual no pode ser exibido. Todos os intervalos de numerao podem ser atribudos a um ou mais grupos de contas.

Acad FI -

sem informao especfica de cliente/fornecedor (sem detalhes bancrios,...)

Documento Documento

+ outras informaes especficas de cliente/fornecedor (detalhes bancrios etc.)

+ especfico de cliente/fornecedorin+ informaes (detalhes bancrios,...)

Conta 1000Endereo

Comunicao

Conta CPDEndereo

Comunicao

Contas regulares versus contas CD

NomeRuaCidade...

IdiomaTelefone...

Nome

...

Idioma

...

Endereo Endereo

Para todos os clientes ou fornecedores com os quais raramente se faz negcios, devem ser criados registros mestre especiais de cliente e fornecedor. Esses registros mestre so para as "contas-CD. Em comparao a outros registros mestre, no so armazenados dados especficos para um nico cliente/fornecedor no registro mestre-CD, uma vez que essa conta usada para mais de um cliente/fornecedor. Portanto, devem ser suprimidos os campos especficos do cliente. Os dados especficos para clientes/fornecedores-CD so introduzidos no documento por ocasio do lanamento.

Acad FI -

Campo

Usa

do

em

qu

al

gru

po

de

co

nta

s?

Sta

tus

do

cam

po

depe

nde

nte

do gr

upo

de

co

nta

s

?

0001Conta 001111

000000-099999 Conta

Grupo

P rio

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Controle do status do campo (1)

Acad FI -

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Prio

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Field


O layout das telas de dados mestre do cliente/ fornecedor pode ser afetado por diversos fatores: Controle do grupo de contas: em geral, o status do campo controlado apenas pelo grupo de contas. Desta forma, todas as contas de um grupo de contas tero a mesma estrutura de tela. Controle dependente de transao: se desejado, o status do campo pode depender, tambm, das transaes de dados mestre criar, alterar e exibir. O status do campo dependente de transao deve ser definido como exibir para a transao alterar, se o campo no puder ser modificado aps a criao, por exemplo, o campo conta de conciliao. Controle dependente de empresa: o status do campo tambm pode ser controlado por empresa. Os campos no usados em uma empresa podem ser suprimidos, embora possam ser campos de entrada em outras. As definies de status do campo de grupos de contas, a transao e a empresa so combinadas, sendo usada aquela com a maior prioridade. Os campos acessados com a transao exibir sempre so exibidos ou suprimidos, j que no se faz entrada na transao exibir. Se no quiser usar o controle status de campo dependente de transao ou de empresa, o usurio deve determinar todas as definies de status do campo como entrada opcional, pois esta a de menor prioridade e desse modo no entrar em conflito com o controle do grupo de contas.

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Dados gerais

Nvel do mandante

Segmento da empresa

+ +

Dados gerais

Nvel do mandante


A

+ +

Dados gerais

Nvel do mandante

+ +


?

Contas de cliente incompletas

Contas de fornecedor incompletas

Dados gerais

Nvel do mandante

Segmento da empresa

+ +

? ?

?

Comparao de dados mestre

Ao usar MM e/ou SD, clientes e fornecedores precisam ser atualizados em todos os mdulos. mais fcil criar registros mestre de cliente/fornecedor centralizadamente para garantir sua correta definio. Contudo, em alguns casos, MM/SD cria seus segmentos do registro mestre e, em seguida, FI cria seus segmentos do registro mestre. Neste caso, existe o risco de criar registros mestre incompletos ou duplicados. Para encontrar e corrigir essas contas incompletas, pode-se executar o relatrio RFDKAG00, Comparao de dados mestre de cliente, ou o RFKKAG00, Comparao de dados mestre de fornecedor, e fazer as correes necessrias. A criao de contas em duplicata pode ser evitada com: o uso de matchcode antes da criao de uma nova conta; a ativao da verificao automtica de duplicao.

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