ACSS MAI Hospitais ParteIII · Compete ao responsável pelo Departamento de Auditoria da ACSS...

ACSS Administração Central do Sistema de Saúde, I.P.

Manual de Auditoria Interna – Parte IIIHospitais

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Data efectiva: 19/1/2007

ACSS Manual de Auditoria Interna

Parte III

N.º Identificador: 03.03

I. Histórico do documento

Data Versão Descrição Autor Aprovação

1/02/2007 1.0 MAI aprovado – Versão 1 ACSS

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Parte III


II. Objectivos

Objectivos do manual

O propósito deste documento é disponibilizar à Função Auditoria Interna dos Hospitais (e/ou outras Unidades de Saúde com as devidas adaptações) um guia sobre:

• Os princípios da Função Auditoria Interna;

• O seu posicionamento no seio da Organização;

• A gestão da Função Auditoria Interna; e

• A gestão das acções (projectos) de Auditoria Interna.

Estrutura do manual

Este manual divide-se em três volumes:

Parte I – Princípios, conceitos e standards de desempenho da Função Auditoria Interna

Parte II – Metodologias e técnicas de trabalho de auditoria e exemplos de documentos

Parte III – Questionários de controlo interno e programas de trabalho standard

Responsabilidades de manutenção e aprovação do manual

Compete ao responsável pelo Departamento de Auditoria da ACSS proceder à sua manutenção e actualização, e obter a respectiva aprovação do Conselho Directivo da ACSS.

É da responsabilidade do Conselho de Administração do Hospital, sob proposta da ACSS, proceder à sua aprovação e implementação.

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Parte III


III. Índice

1. PRODUÇÃO E GESTÃO DE UTENTES........................................................................ 6

1.1. Objectivos de Controlo/Auditoria ............................................................................ 6

1.2. Principais factores de risco e erros ou omissões .................................................... 8

1.3. Questionário sobre o controlo interno..................................................................... 9

1.4. Programa de auditoria .......................................................................................... 14

2. CLIENTES E CONTAS A RECEBER........................................................................... 17

2.1. Objectivos de Controlo/Auditoria .......................................................................... 17

2.2. Principais factores de risco e erros ou omissões .................................................. 19

2.3. Questionário sobre o controlo interno................................................................... 20


3. RECURSOS HUMANOS ............................................................................................. 26



3.3. Questionário sobre o Controlo Interno.................................................................. 29

3.4. Programa de Auditoria.......................................................................................... 36

4. COMPRAS E CONTAS A PAGAR............................................................................... 39





5. EXISTÊNCIAS............................................................................................................. 54


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6. IMOBILIZADO.............................................................................................................. 73





7. TESOURARIA ............................................................................................................. 89




7.4. Programa de auditoria ........................................................................................ 103

8. CONTABILIDADE E REPORTE ................................................................................ 107

8.1. Objectivos de Controlo/Auditoria ........................................................................ 107

8.2. Principais factores de risco e erros ou omissões ................................................ 108

8.3. Questionário sobre o Controlo Interno................................................................ 109

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1. PRODUÇÃO E GESTÃO DE UTENTES

1.1. Objectivos de Controlo/Auditoria

O auditor deverá concluir nesta área sobre os seguintes aspectos:

• Todos os dados-mestre de utentes são correctamente registados e mantidos correctos e actualizados.

• A admissão de utentes é realizada de forma a que todos sejam devidamente registados e que todos os actos clínicos sejam efectivamente imputados.

• As isenções concedidas são correctamente registadas e fundamentadas.

• A entidade financeira responsável dos utentes é adequadamente identificada e utilizada prioritariamente como elemento identificativo para efeitos de facturação.

• A produção registada corresponde a actos clínicos ou episódios (actos de produção) efectivamente realizados e foram registadas na sua totalidade.

• Todos os actos clínicos realizados são registados correctamente quando ocorridos.

• Apenas os actos clínicos válidos realizados são registados.

• Todos os actos clínicos efectuados são correctamente valorizados tendo em conta os custos directos e indirectos associados aos mesmos.

• Todos os consumos de medicamentos, materiais e MCDT’s são devidamente registados, controlados e facturados.

• Todos os serviços externos são devidamente autorizados e registados.

• Os recursos afectos à produção são utilizados de modo a maximizar a eficácia e eficiência das operações da entidade.

• É produzida informação sobre produção, a qual representa correctamente todos os actos clínicos efectuados, permitindo o acompanhamento do desempenho dos serviços.

• Os resíduos são adequadamente tratados.

• São divulgadas no Relatório e Contas todas as informações pertinentes relacionadas com a produção.

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• Estão definidas as atribuições e responsabilidades dos colaboradores as quais contemplam uma adequada segregação de funções, assegurando que as operações de autorização, registo e controlo de actos de produção recaiam sobre diferentes pessoas.

• Os reportes para as entidades externas (ACSS, ARS, IGAS, IGF entre outros) são correcta e atempadamente efectuados.

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1.2. Principais factores de risco e erros ou omissões

Os principais factores de risco e erros ou omissões que comprometem a consecução dos objectivos de controlo interno e/ou impacte nas demonstrações/dados financeiros são os seguintes:

• Produção incorrectamente registada.

• Produção registada em períodos incorrectos.

• Registo de Produção sem a execução do respectivo acto.

• Produção não registada na sua totalidade (execução do acto sem reflexo administrativo/ registo informático).

• Doentes admitidos com informação insuficiente ou incorrecta, facto que torna a facturação difícil de controlar.

• Codificação de GDH não conferida.

• Registo de actos inválidos.

• Medicamentos, consumíveis e MCDT´s não imputados total ou correctamente ao acto clínico (processo clínico).

• Recurso excessivo a meios diagnóstico exteriores.

• Sistema de suporte à produção desactualizado.

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1.3. Questionário sobre o controlo interno

O auditor deverá concluir sobre o sistema de controlo interno implementado nesta área, recorrendo ao questionário abaixo apresentado, podendo, para o efeito, escolher outros procedimentos/questões que considere mais adequadas. O questionário sobre o controlo interno tem como objectivo:

• Compreensão preliminar do sistema de controlo interno instituído.

• Identificação de pontos fracos e factores de risco do processo.

• Apoio na definição da Estratégia de Auditoria e na elaboração do respectivo programa, no sentido de:

o Desenhar os tipos e extensão de testes a efectuar

o Confirmar os pontos fracos suscitados na compreensão e/ou identificar novas situações de excepção.

O questionário deverá ser respondido na primeira coluna (S-Sim / N-Não), quando aplicável e na segunda coluna (Refª-Referência) com explicações adicionais, sob a forma de narrativas, fluxogramas ou descrições anexas ao presente questionário sempre que considerado adequado ou quando a resposta a qualquer questão seja “Não” e indicie problemas ou desconformidades a nível do controlo interno com potenciais impactes nas demonstrações financeiras. I – QUESTIONÁRIO

S/N Refª 1. Existe organograma que descreva os níveis hierárquicos-funcionais e permita uma apropriada distribuição de funções e de competências?

2. Existe manual de procedimentos ou regulamento interno para esta área? Indicar as datas da aprovação pelo responsável e de implementação.

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S/N Refª

3. É utilizada a aplicação informática criada pela ACSS para a área de produção/gestão de doentes? Em caso negativo, qual a aplicação utilizada?

4. Os serviços de Urgência, Consulta Externa, Internamento, Ambulatório, Hospital de Dia e Bloco Operatório estão informatizados?

5. Qual a forma de admissão dos utentes nestes serviços? a) Existe suporte normalizado (ficha)? b) É preenchido informaticamente? c) No caso de se tratar de ficha preenchida manualmente, indicar quantas vias contém e qual o destino das mesmas?

d) No caso de a ficha ser preenchida de forma manual, os dados são perfeitamente legíveis?

6. O Hospital utiliza o software desenvolvido pela ACSS para o registo de entrada dos doentes? Em caso negativo, qual a aplicação utilizada?

7. A ficha de admissão do utente é numerada sequencialmente? 8. O campo de identificação do utente apresenta os elementos necessários relativos à entidade responsável pelo pagamento dos serviços, nomeadamente: a) Nome b) Morada c) Contactos d) Número de cartão de utente e) Número de beneficiário f) Entidade financeira responsável (subsistema)

9. Existe um processo clínico, único, por utente? É registado informaticamente?

10. A ficha do utente acompanha-o durante o percurso nos serviços, registando-se a causa da admissão e os exames/análises efectuados (meios complementares de diagnóstico e terapêutica – MDCT)?

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S/N Refª

11. No acto da inscrição, para além do número de utente, é solicitada a identificação de um subsistema a que eventualmente pertença e é (este subsistema) considerado para efeitos de facturação?

12. É efectuado um processo de triagem dos doentes? 13. Nos casos de admissão na urgência, qual procedimento efectuado, sempre que não seja possível identificar de imediato o utente?

14. Sempre que o utente se identifica com um número provisório, que procedimentos de validação são efectuados (números provisórios válidos inferiores a 6 meses)?

15. Relativamente aos utentes indocumentados ou estrangeiros, quais os procedimentos de admissão no Hospital e que dados são considerados para efeitos de posterior facturação?

16. Existe registo sobre os meios complementares de diagnóstico e terapêutica prescritos pelos médicos?

17. Relativamente às prescrições de medicamentos e de exames complementares de diagnóstico e terapêutica (MCTD) a realizar pelo utente fora do Hospital, existe controlo sobre a sua emissão?

18. Quando a factura da Sub-Região é recebida procede-se à sua conferência verificando-se:

a) Se as prescrições de medicamentos e MCDT tiveram origem no Hospital.

b) Se o médico que prescreve está afecto ao Hospital. 19. No caso da prescrição de exames complementares a realizar pelo doente fora do Hospital é emitida requisição ou termo de responsabilidade (devidamente autorizada)? É enviada cópia para a contabilidade?

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S/N Refª

20. Quando a factura da Sub-região é recebida procede-se à sua conferência com os respectivos termos de responsabilidade e com a tabela de preços objecto de contrato ou convenção?

21. No serviço de gestão de doentes são realizadas conferências entre o número total de termos de responsabilidade e os exames complementares facturados pela Sub-região?

22. O registo de actos clínicos e MCDT´s é efectuado aquando da ocorrência dos mesmos? Os registos são efectuados simultaneamente no processo clínico e no sistema de gestão de utentes?

23. São emitidas listagens periódicas de erros de dados mestres de utentes introduzidos em sistema (ex: insuficiência de morada, inexistência de número de beneficiário)?

24. São efectuadas análises estatísticas periódicas da produção? Como é garantida a fiabilidade da informação com os sistemas informáticos?

25. A prescrição de medicamentos pelos médicos está registada informaticamente permitindo a identificação do utente?

26. É efectuada uma análise do padrão de prescrição por médico (ex: genéricos ou não genéricos, tipo de medicamentos, etc.)? Está instituído um processo de receita electrónica?

27. Existe controlo sobre as vinhetas emitidas pela ARS? Encontram-se em local seguro e o seu acesso é restrito?

28. Existe e é utilizado um sistema informático que permita recolher todos os dados clínicos e administrativos resultantes da estadia do utente em cada serviço, por forma a disponibilizar os dados essenciais aos GDH (Grupo de Diagnóstico Homogéneo)?

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S/N Refª

29. Como são arquivadas as folhas de codificação dos GDH? Que controlos estão instituídos sobre a sua totalidade e exactidão da codificação?

30. Quantos médicos codificadores existem no Hospital? Qual o volume de processos codificados por mês?

31. O serviço de gestão de doentes envia mensalmente listagem dos GDH codificados à contabilidade, por forma que esta verifique se todos os GDH foram facturados?

32. Os serviços prestadores de MCDT estão informatizados? 33. A realização de exames complementares só é efectuada com a respectiva prescrição médica?

34. Existe uma agenda de ocupação de salas de bloco operatório? 35. Como são identificados os actos médicos a retirar da facturação (Portaria 567/2006)?

36. Quais os indicadores de produção e desempenho elaborados regulamentos? Com que periodicidade?

37. Está instituído algum sistema de acompanhamento e avaliação dos consumos dos produtos farmacêuticos pelos diversos serviços do Hospital?

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1.4. Programa de auditoria

De acordo com a natureza, extensão dos procedimentos de auditoria e especificidade do Hospital a auditar avaliados na fase de planeamento, o auditor deverá elaborar um programa detalhado de trabalho, recorrendo ao exemplo abaixo apresentado, podendo, contudo, escolher outros passos de validação que considere mais adequados.

Tipo Teste

1. Obter uma listagem de produção, por serviço/valência, do período em análise e confrontar com a informação reportada à ARS/ACSS. Se possível obter os ficheiros informáticos de produção retirados do sistema. TC 2. a) Observar o procedimento sobre a verificação de erros de input de dados de mestre de clientes. b) Verificar, numa base de teste, a evidência de análise da listagem de erros produzida pelo sistema e respectiva correcção em sistema (considerar a possibilidade de verificar a evidência em sistema). TC 3. Analisar a sequência numérica das fichas de admissão no hospital e relacionar com os respectivos registos da produção do respectivo serviço/valência TC 4. Seleccionar uma amostra de actos/episódios clínicos e verificar se o registo dos mesmos foi efectuado de acordo com os procedimentos instituídos TC 5. Tendo por base uma amostra de actos/episódios clínicos, verificar o seu registo no processo clínico do doente TC 6. Solicitar uma listagem de consultas desmarcadas e, numa base de amostragem, confrontá-la com os registos da produção, no sentido de verificar a sua não inclusão nos mesmos TC 7. Para uma amostra de consultas externas, validar que os utentes pertencem à área de influência do Hospital. TC

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Tipo Teste

8. Verificar nos registos informáticos, a sobreposição de actos de consulta com sessões de hospital de dia. TC 9. Para o serviço de internamento, solicitar a listagem de episódios por codificar em GDH. Verificar a antiguidade da mesma e averiguar situações de antiguidade superior a 20 dias TC 10. Para o serviço de internamento, obter evidência de revisão da codificação efectuada pelo gestor de GDH TC 11. Para o serviço de internamento, obter evidência de verificação de listagem de erros emitida pela aplicação auditoria a registos de GDH TC 12. Identificar se existem episódios de internamento inferiores a 24 horas, e verificar se foram analisadas as causas. TC 13. Identificar para reentradas no internamento (em períodos inferiores a 72 horas após a saída) e verificar se foram analisadas as causas. TC 14. Obter uma listagem de entrada na urgência, pelo motivo de: acidente de viação, acidente de trabalho, agressão e acidente escolar. Numa amostra seleccionada, verificar a entidade facturada. TC 15. Analisar nos registos informáticos se está completa a identificação do utente e correcção identificação da sua entidade financeira responsável TC 16. Verificar, com referência à data de fecho, que não existe produção “por enviar” para facturação. TC 17. Comparar o volume de serviços prestados com a capacidade instalada (camas disponíveis, horas ocupação MCDT, capacidade de atendimento nas consultas externas e na urgência, etc.) TSRA 18. Proceder à leitura e análise das reclamações dos utentes. TC

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Tipo Teste

19. Em situações de transferência de dados entre aplicações, relacionadas com este processo, verificar os controlos de integração de informação. TC

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2. CLIENTES E CONTAS A RECEBER



• Todos os dados mestre de “clientes” e de “serviços / preços” são correctamente registados e mantidos correctos e actualizados.

• Todas as prestações de serviços foram devidamente facturadas e de acordo com a legislação em vigor.

• Todas as cobranças são relevadas correctamente nas contas de clientes e contabilizadas.

• Todos os ajustamentos aos saldos de clientes são devidamente autorizados e correctamente registados e contabilizados.

• As contas de clientes são adequadamente geridas de modo a assegurar a cobrança dos valores em dívida nos prazos fixados bem como a correcção dos saldos.

• É efectuado encontro de contas regular com outros hospitais.

• São constituídas provisões adequadas para créditos de cobrança duvidosa tendo em conta informação dos serviços de contencioso e advogados externos da entidade.

• As prestações de serviços correspondem a serviços efectuados, foram registadas na sua totalidade, contabilizadas pelos valores facturados e estão registados na conta apropriada.

• Os recursos afectos à facturação e gestão de clientes são utilizados de modo a maximizar a eficácia e eficiência das operações da entidade.

• As Demonstrações Financeiras reflectem nas rubricas apropriadas os valores correctos de prestações de serviços, clientes e provisões para cobrança duvidosa.

• São divulgadas nos Anexos às Demonstrações Financeiras todas as informações pertinentes para facilitar a compreensão das mesmas.

• As dívidas de clientes representam a totalidade dos montantes ainda não recebidos neste período e em períodos anteriores.

• Os saldos de clientes representam direitos da entidade.

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• A política de anulação de débitos em função da antiguidade e valor respeita as normas em vigor.

• Estão definidas as atribuições e responsabilidades dos colaboradores as quais contemplam uma adequada segregação de funções, assegurando que as operações de autorização, contabilização, controlo e salvaguarda de activos recaiam sobre diferentes departamentos e/ou pessoas.


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Os erros e as omissões mais frequentes e/ou de maior impacte nas Demonstrações Financeiras são os seguintes:

• Prestações de serviços não registadas na sua totalidade (as taxas moderadoras são contabilisticamente registadas quando recebidas).

• Actos clínicos não facturados, facturados incorrectamente ou não facturados oportunamente.

• Facturação sem a execução do respectivo serviço.

• Informação insuficiente ou incorrecta sobre o utente, para efeitos de facturação.

• Informação insuficiente ou incorrecta sobre os clientes.

• Facturação incorrecta aos subsistemas.

• Ajustamentos à facturação não aprovados.

• Facturas não registadas nas contas de clientes.

• Cobranças não registadas nas contas de clientes.

• Gestão inadequada de saldos de clientes.

• Ajustamentos a saldos de clientes não aprovados.

• Proveitos mal classificados ou não reconhecidos.

• Proveitos registados por valores incorrectos.

• Proveitos registados em períodos incorrectos.

• Análises de antiguidade dos saldos de clientes, saldos em contencioso e necessidades de constituição de provisões para cobranças duvidosas, efectuadas inadequadamente.

• Incobráveis não provisionados.

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2.3. Questionário sobre o controlo interno







O questionário deverá ser respondido na primeira coluna (S-Sim / N-Não), quando aplicável e na segunda coluna (Refª-Referência) com explicações adicionais, sob a forma de narrativas, fluxogramas ou descrições anexas ao presente questionário, sempre que considerado adequado ou quando a resposta a qualquer questão seja “Não” e indicie problemas ou desconformidades a nível do controlo interno com potenciais impactes nas demonstrações financeiras. I – QUESTIONÁRIO

S/N Refª 1. Mensalmente procede-se à comparação da facturação registada na contabilidade com a facturação (informação) evidenciada pelo sistema de gestão de doentes?

2. Os documentos de suporte à facturação são arquivados juntamente com a factura na contabilidade?

3. São preparados balancetes de antiguidade de saldos? Por quem são analisados e com que formalismo?

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S/N Refª

4. São constituídas provisões para clientes de cobrança duvidosa? Qual o critério?

5. São efectuadas diligências (ofício) solicitando o pagamento das dívidas? 6. Qual o mecanismo estabelecido para a passagem dos clientes à fase de contencioso? Caso estes serviços sejam prestados por advogados externos, está instituído e em funcionamento um sistema de acompanhamento regular das acções desenvolvidas e dos seus resultados?

7. Que autorizações são necessárias para anulação de créditos considerados incobráveis? No caso dos montantes envolvidos serem significativos o esforço de cobrança prossegue após tal anulação?

8. São realizadas periodicamente circularizações de confirmação dos saldos mais significativos de clientes?

9. São efectuados dados estatísticos de cobranças por local de origem (urgência, consulta externa, internamento e MCDT)?

10. Tais estatísticas são comparadas com as prestações de serviços registadas contabilisticamente?

11. Relativamente às taxas moderadoras dos MDCT, como se procede o recebimento? Qual o controlo instituído?

12. Na situação em que o recebimento de taxas moderadoras não é efectuado no próprio dia são emitidas as respectivas notas de débito?

13. Existe algum sector responsável pelos procedimentos relativos à cobrança de taxas moderadoras referentes às notas de débito emitidas?

14. Estão instituídos procedimentos para os utentes que não paguem as taxas moderadoras?

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S/N Refª

15. Estão identificadas quais as principais causas da não cobrança de taxas moderadoras?

16. No serviço de gestão de doentes: 16.1 É conferido o número total de utentes atendidos com as taxas moderadoras recebidas, as notas de débito emitidas e os casos isentos?

16.2 Existe suporte documental para as conferências realizadas? 17. Para os utentes de subsistemas ou entidades financeiras responsáveis pelo pagamento (fora SNS), são realizadas as conferências necessárias pelo serviço de gestão de doentes e este envia informação para a contabilidade, para se proceder à respectiva facturação?

18. O serviço de gestão de doentes envia para a contabilidade, as listas dos subsistemas a facturar, dos utentes que não pagaram e que pagaram?

19. Existe e é utilizado um sistema informático que permita recolher todos os dados clínicos e administrativos resultantes da estadia do utente em cada serviço, por forma a disponibilizar os dados essenciais aos GDH (Grupo de Diagnóstico Homogéneo) e efectuar a facturação e ligação à contabilidade?

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De acordo com a natureza, extensão dos procedimentos de auditoria e especificidade do Hospital a auditar, avaliados na fase de planeamento, o auditor deverá elaborar um programa detalhado de trabalho, recorrendo ao exemplo abaixo apresentado, podendo, contudo, escolher outros passos de validação que considere mais adequados.

Tipo Teste

1. Comparar os saldos de clientes (subsistemas) e o PMR (prazo médio de recebimentos), com o ano anterior, investigando diferenças e dando especial ênfase à razoabilidade das explicações obtidas. Comparar as prestações de serviços reais com as orçamentadas. TSRA 2. Rever o balancete de clientes à data do Balanço e verificar: a) A consistência dos saldos mais significativos com os clientes mais importantes. b) A adequacidade das provisões constituídas para cobranças duvidosas. c) A existência de saldos credores investigando a sua natureza. TSRA 3. Relativamente às prestações de serviços: a) Obter mapa com as prestações de serviços mensais, por natureza. Comparar com o período anterior, investigar flutuações ou tendências e verificar a sua consistência, discutir com a entidade. b) Comparar as prestações de serviços anuais com o orçamento. c) Comparar as inscrições de doentes com as prestações de serviços. d) Comparar as prestações de serviços com os recebimentos. TSRA 4. Rever o arquivo das notas de crédito emitidas após o final do ano, relacionadas com anulação das prestações de serviços efectuadas no período em análise. Considerar a necessidade de se constituírem provisões e de se efectuarem ajustamentos em custos/prestações de serviços. OTS 5. Verificar, com referência à data de fecho, a eventual existência de serviços efectuados, antes daquela data, e não facturados tendo em atenção: a) Informação sobre os serviços prestados constante do sistema informático do serviço de gestão de doentes.

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Tipo Teste

b) Em caso contrário, verificar os motivos das prestações de serviços. OTS 6. Analisar sequência numérica dos diversos arquivos: facturas, notas de débito, recibos, notas de crédito, etc., e concluir sobre a forma como os referidos arquivos se encontram organizados. TC 7. Através de consulta do arquivo de facturas, verificar se em todas elas é indicado o nº da respectiva ficha de admissão do utente/prescrição médica (requisição). Efectuar igualmente o teste inverso, isto é, partindo do arquivo da ficha de admissão do utente/prescrição médica (requisição), e confirmando a inscrição do número da factura. TC 8. A partir do arquivo de notas de crédito emitidas, verificar se é inscrito o número da factura/nota de débito a que diz respeito. TC 9. Para os meses mais significativos, constantes dos mapas de facturação, seleccionar as prestações de serviços mais significativas, incluindo notas de crédito, e realizar as seguintes tarefas: a) Verificar a cópia da factura, confirmando o seu preenchimento (n.º(s) de contribuinte, descrição, numeração, etc.). b) Testar cálculos. c) Comparar preços com as tabelas em vigor. d) Verificar a contabilização na conta corrente do cliente / utente. e) Verificar recebimentos, depósitos e emissão de recibo. f) Para as notas de crédito seleccionadas: verificar adequacidade do seu preenchimento; comparar com a respectiva factura/nota de débito, e obter explicação para a sua emissão, verificando autorização e contabilização. OTS 10. Com base no balancete de clientes seleccionar alguns saldos para circularização procedendo também ao seguinte trabalho: 10.1 Para as respostas recebidas: a) Registar os saldos na folha de controlo de circularização. b) Solicitar ao Hospital a preparação de reconciliações para as respostas não concordantes.

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Tipo Teste

c) Investigar os itens de reconciliação antigos levando em linha de conta a necessidade de serem provisionadas a 100%. 10.2 Para os clientes que não responderam nos 15 dias seguintes à expedição do 1º pedido, enviar novo pedido, com a expressão "2ºPedido" inscrita a vermelho no canto superior direito. 10.3 Caso não haja qualquer resposta utilizar processos alternativos de confirmação, nomeadamente "follow up" do saldo e recebimentos subsequentes, encontro de contas, etc. 10.4 Encerrar circularização e elaborar mapa resumo com resultados da circularização e dos procedimentos alternativos. OTS 11. Para um dia seleccionado aleatoriamente verificar a facturação dos consumos de medicamentos administrados a utentes. 12. Em situações de transferência de dados entre aplicações, relacionado com este processo, verificar os controlos de integração de informação.

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3. RECURSOS HUMANOS


O auditor interno deverá concluir nesta área sobre os seguintes aspectos:

• É mantida informação (dados mestre) adequada sobre recursos humanos em termos de dados pessoais, carreiras, avaliações de desempenho, formação, absentismo e remunerações.

• As remunerações são processadas de forma correcta, com base em tempos normais, suplementares efectivamente trabalhados e em conformidade com a legislação em vigor.

• O trabalho suplementar é autorizado previamente.

• As escalas são aprovadas superiormente devendo cada colaborador ter uma escala assignada.

• O registo e controlo de assiduidade é adequado e efectivo.

• Os valores processados e pagos estão de acordo com as horas efectivamente trabalhadas.

• As contribuições e impostos são processados de forma correcta.

• Os recursos afectos à função recursos humanos são utilizados de modo a maximizar a eficácia e eficiência das operações da entidade.

• A contratação, demissão, promoção avaliação de desempenho de colaboradores são efectuadas de acordo com a legislação em vigor.

• A informação requerida por entidades externas (INE, Segurança Social, etc.) é produzida de acordo com a legislação em vigor.

• As Demonstrações Financeiras reflectem nas rubricas apropriadas o valor correcto dos custos com o pessoal.

• Todas as responsabilidades significativas referentes ao pessoal existentes ou incorridas até à data estão mensuradas, registadas e classificadas nas demonstrações financeiras pelos valores apropriados.


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• Estão definidas as atribuições e responsabilidades dos colaboradores as quais contemplam uma adequada segregação de funções, assegurando que as operações de autorização, contabilização, controlo e salvaguarda de activos recaiam sobre diferentes departamentos e/ou pessoas.


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Os erros e omissões mais frequentes e/ou de maior impacte nas Demonstrações Financeiras são os seguintes:

• Informação (dados mestre) sobre pessoal incorrecta ou desactualizada.

• Vencimentos, contribuições e impostos calculados com erro.

• Controlo de assiduidade inadequado.

• Controlo e autorização de trabalho suplementar inadequado.

• Controlo de escalas inadequado.

• Informação de gestão insuficiente e/ou inoportuna.

• Informação sobre pessoal inadequada/desactualizada.

• Processamento de abono e descontos sem evidência de autorização.

• Introdução das alterações mensais (faltas, horas extra, remunerações não regulares) de forma errada no programa informático de processamento das remunerações.

• Controlo de assiduidade deficiente.

• Pagamentos de remunerações sem estarem devidamente aprovadas.

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3.3. Questionário sobre o Controlo Interno







O questionário deverá ser respondido na primeira coluna (S-Sim / N-Não), quando aplicável e na segunda coluna (Refª-Referência) com explicações adicionais, sob a forma de narrativas, fluxogramas ou descrições anexas ao presente questionário, sempre que considerado adequado ou quando a resposta a qualquer questão seja “Não” e indicie problemas ou desconformidades a nível do controlo interno com potenciais impactes nas demonstrações financeiras.

I – QUESTIONÁRIO S/N RefªGERAL 1. Existe um organograma que defina o circuito administrativo e assegure uma adequada distribuição de funções e de responsabilidades?

2. É elaborado o Balanço Social? 3. O Hospital possui um manual de procedimentos ou normas regulamentares internas contendo os procedimentos gerais sobre:

a) admissões de pessoal?

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Parte III


S/N Refªb) demissões de pessoal? c) movimentação de pessoal? d) realização de horas extraordinárias? e) autorização e controlo de horas extraordinárias? f) preparação de folhas de pagamento? g) pagamento de pessoal? h) controlo e atribuição de ajudas de custo? i) controlo e atribuição de subsídios? 4. As aprovações por escrito são mantidas em arquivo apropriado para: a) admissões de pessoal? b) transferências de empregados entre departamentos, divisões ou outros órgãos da Administração Pública?

c) aumento de ordenados? d) atribuição de gratificações? e) atribuição de benefícios especiais? f) preparação de folhas de pagamento? g) deduções a serem feitas nas folhas de pagamento? 5. Existe segregação funcional entre quem recolhe os dados para o processamento e quem processa os salários?

6. Os registos individuais dos funcionários são constituídos por um processo único?

7. Cada funcionário possui uma ficha de cadastro? 8. Os registos do funcionário (processo e fichas) são mantidos actualizados e possuem, entre outros, os seguintes dados:

a) registo biográfico e alterações? b) termos de posse e diplomas de provimento? c) data de admissão? d) fotografia? e) vínculo contratual? f) contratos? g) anotações sobre aumentos salariais?

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Parte III


S/N Refªh) anotações sobre férias? i) cadastro de faltas? j) anotações sobre promoções e mudanças de escalão? k) regime de trabalho? l) inscrição na Caixa Geral de Aposentações? m) inscrição na ADSE? n) identificação do Sindicato? o) cessação de funções? p) certidões de tempo de serviço? q) transferência interna de serviço? r) registo de licenças sem vencimento? s) outras informações necessárias? Discriminar. 8. São emitidos mensalmente mapas de remunerações para comparação com os valores registados contabilisticamente?

9. Está a ser utilizada a aplicação informática da ACSS no processamento de remunerações? Em caso negativo, qual a aplicação utilizada?

10. A aplicação informática satisfaz a generalidade das situações? 11. As aplicações informáticas utilizadas nesta área estão ligadas entre si e a contabilidade?

12. É preparado anualmente algum plano de necessidades de pessoal? 13. As novas contratações enquadram-se no plano referido anteriormente? 14. Existe um registo e controlo do pessoal contratado a termo certo e com recibo verde?

15. Existe controlo nos contratos realizados em relação a: a) Prazos e renovações de contratos? b) Afixação das listas actualizadas dos contratados? 16. São elaborados programas anuais de formação profissional?

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Parte III


S/N Refª 17. A formação profissional é interna? 18. A formação é objecto de financiamento? 19. As promoções de pessoal encontram-se devidamente suportadas pelo que está previsto na carreira evolutiva?

20. As promoções são do conhecimento e têm a autorização das chefias? 21. É constituída a correspondente estimativa com o custo das férias e do subsídio de férias?

22. O processamento de salários é preparado com base em registos de presença ou outros dados criteriosamente compilados, tais como:

a) Relógios de ponto? b) Livro-registo de ponto? c) Resumos de apontamento de horas trabalhadas ("time-sheets")? d) Outro sistema (indicar)? 23. Existe algum controlo de horas de trabalho para os funcionários que ganham à tarefa?

24. Os funcionários contratados a recibo verde (avençados) apenas recebem o vencimento no momento que entregam o recibo verde?

25. Os registos de presença, cartões de ponto ou outros dados que servem de base para a preparação de folhas de pagamento são mantidos sob controlo e anotados ou compilados por empregados que não intervêm na preparação das folhas de pagamento?

26. As horas extraordinárias e outros benefícios especiais (prémios, comissões extras, etc.) são aprovadas por escrito por um titular responsável?

27. No caso especifico de horas extraordinárias:

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Parte III


S/N Refªa) São previamente autorizadas? b) Há controlo sobre a execução das horas extraordinárias? c) As autorizações são dadas em formulários especiais que indiquem, inclusive as razões para o trabalho em regime extraordinário?

d) É sempre cumprida a legislação em vigor? 28. É feita comparação posterior das horas extras registadas com as que foram autorizadas?

29. Esta comparação é feita por pessoa independente da encarregada de preparar o processamento de salários?

30. São feitos cruzamentos entre as folhas de assiduidade / alterações mensais introduzidas e os valores das remunerações / descontos processados?

31. As folhas de pagamento enviadas para a ACSS são conferidas em detalhe por um empregado que não toma parte na:

a) Preparação? b) Autorização? c) Realização dos pagamentos? 32. No que respeita à conferência das folhas de pagamento, tais conferências abrangem:

a) A soma das várias remunerações e descontos? b) Os cálculos aritméticos dos descontos, nomeadamente para Segurança Social, Caixa Geral de Aposentações ou outros Organismos equivalentes?

c) O cálculo do Imposto sobre o Rendimento de Pessoas Singulares? d) O confronto das várias remunerações com os registos de existentes na ficha do funcionário?

e) A comparação entre as remunerações e os documentos suporte, nomeadamente para a conferência de horas extra e faltas?

33. A aprovação da folha de pagamento, por um titular responsável é evidenciada por escrito?

34. Existe controlo adequado sobre os salários não reclamados?

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Parte III


S/N Refª 35. Os salários não reclamados são prontamente depositados no banco? 36. É mantida uma conta especifica no passivo para controlo dos salários não reclamados?

37. Esta conta é periodicamente analisada de modo a evitar permanência de itens antigos, anormais ou não usuais?

38. São preparados resumos das folhas de pagamento, com reconciliações com as folhas do mês anterior sendo as variações ocorridas discriminadas adequadamente (entradas de novos funcionários e saídas de funcionários demitidos)?

39. Estes resumos são submetidos à validação dos titulares encarregados de aprovar as folhas e de assinar cheques para pagamento?

40. A classificação contabilística das folhas de pagamentos é verificada por um funcionário independente do departamento que elabora as folhas de pagamento?

41. São feitas reconciliações mensais entre os descontos dos ordenados e os subsequentes pagamentos relativos a:

a) contribuições para a Segurança Social/Caixa Geral Aposentações? b) IRS 42. A folha de pagamento é preparada de tal forma a que sejam obtidos simultaneamente:

a) cheques de pagamento (quando aplicável)? b) recibos individuais? c) registos individuais de remuneração de empregados (para fins de informação anual de IRS)?

43. As folhas são preparadas e pagas mensalmente deduzindo-se os adiantamentos efectuados ao pessoal?

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Parte III


S/N Refª44. Dentro do possível e nos casos aplicáveis, é mantida a confidencialidade sobre os salários e outro tipo de remunerações?

45. O Hospital envia aos Órgãos competentes, nos prazos devidos, as seguintes informações:

a) remunerações pagas? b) relação de funcionários? c) admissões e demissões de funcionários? 46. O cumprimento de trabalho em regime de horas extras é estabelecido em níveis mínimos?

47. O Hospital cumpre todas as disposições da lei geral de trabalho?

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Parte III


3.4. Programa de Auditoria


Tipo Teste

1. Confirmar que os responsáveis pela gestão efectuam revisões e outros testes com vista a assegurar que os registos contabilísticos merecem credibilidade quanto a: TC a) Custos com pessoal, incluindo outros benefícios sociais, por departamentos; b) Custo médio por trabalhador por departamento. 2. Confirmar se é feito um controlo pelos responsáveis de gestão em relação aos seguintes aspectos: TC a) Custos com horas extraordinárias; b) Baixas por doença; c) Férias; d) Remunerações acima da média; e) Deduções. 3. Analisar os seguintes aspectos relativos a custos com pessoal: TSRA a) movimentos do período; b) média dos custos com o pessoal em função do número de colaboradores; c) aumento médio dos custos com o pessoal; d) remunerações ou compensações de carácter excepcional ou pouco usual; e) nível mensal dos custos com pessoal em relação à média habitual; f) colaboradores com compensações ou remunerações elevadas ou substanciais; g) relação entre os encargos sociais e os encargos com ordenados e salários; i) efectuar análise entre os valores orçamentados e os custos incorridos. 4. Justificar e analisar variações anormais ou pouco usuais entre os custos do exercício e do exercício anterior e face aos valores orçamentados em relação a: TSRA a) colaboradores e custos com remunerações por Departamento e Categoria; b) colaboradores e custos com remunerações para o período objecto de análise;

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Parte III


Tipo Teste

c) pagamentos mensais, semanais ou diários; d) remunerações médias por categorias profissionais; e) ordenados e salários e respectivas contribuições e impostos. 5. Efectuar os seguintes testes e relações: OTS a) se os custos com ordenados e salários processados pelo departamento de pessoal (conta 64) correspondem aos valores a pagar (conta 26); b) se as remunerações líquidas processadas pelo departamento de pessoal são coincidentes com os valores pagos; c) se o total de horas de trabalho consideradas pelo departamento de pessoal cruzam com a informação produzida pelos diversos departamentos. 6. Multiplicar o valor médio de remunerações pelo número médio de colaboradores e comparar com os montantes contabilizados. OTS 7. Para uma amostra de colaboradores seleccionada com base na folha de remunerações confirmar: OTS a) existência física desses colaboradores; b) cruzar informação entre a folha de remunerações e outra documentação base de suporte, como seja, cartões de ponto, registo e controlo de horas extraordinárias e processo de cadastro individual; c) confirmar a consistência entre as remunerações processadas e os valores efectivamente pagos por cheque, transferência bancária ou caixa; d) testar os cálculos e rigor dos descontos efectuados tendo por base a lei vigente, Segurança Social, IRS e outros descontos específicos. 8. Para colaboradores seleccionados, verificar a listagem de acessos ao sistema, entrada em parque de estacionamento e cruzar com leitura de cartão de ponto ou folha de presenças OTS 9. Confirmar a existência de conflitos ou litígios judiciais que possam originar passivos contingentes. Cruzar informação com respostas dos advogados obtidas no âmbito da circularização e outras informações do próprio departamento de pessoal. OTS 10. Certificar o depósito das folhas de ordenados e salários até ao dia 15 do mês seguinte a que respeitam, bem como das contribuições devidas. OTS

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Parte III


Tipo Teste

11. Efectuar um “global – check” aos encargos sobre remunerações. OTS 12. Proceder à leitura de todos os contratos significativos celebrados com terceiros com vista a certificar a existência de compromissos não registados nas contas. OTS 13. Efectuar o follow-up dos compromissos ou responsabilidades e contingências com as informações do exercício anterior. OTS 14. Em situações de transferência de dados entre aplicações, relacionadas com este processo, verificar os controlos de integração de informação. OTS

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Parte III


4. COMPRAS E CONTAS A PAGAR



• Todos os dados-mestre de fornecedores são correctamente registados no sistema informático de contas a pagar e mantidos correctos e actualizados.

• As compras de medicamentos, materiais e serviços são efectuadas a fornecedores capazes de satisfazer as necessidades da entidade e pelas melhores condições financeiras.

• As compras são correctamente autorizadas e cumprem a regulamentação em vigor.

• Os procedimentos de aquisição de bens e serviços, por consulta ou concurso, respeitam os princípios de controlo e a regulamentação em vigor.

• Todas as compras são contabilizadas no momento da recepção dos bens, materiais ou serviços.

• As facturas recepcionadas de fornecedores são validadas face à nota de encomenda e nota de recepção em armazém.

• Todas as facturas são registadas correctamente no sistema informático de contas a pagar e contabilizadas.

• Todos os ajustamentos são aprovados e registados correctamente no sistema informático de contas a pagar e contabilizados.

• As contas de fornecedores são devidamente geridas de modo a assegurar a correcção dos saldos.

• É efectuado encontro de contas regular com outros hospitais.

• Os recursos afectos às compras e gestão de contas a pagar são utilizados de modo a maximizar a eficácia e eficiência das operações da entidade.

• Os termos de responsabilidade, cuja a prestação de serviço tenha sido validada, devem ser contabilizados em “facturas em recepção e conferência”.

• Os critérios de bloqueio e desbloqueio de facturas está definida, autorizada e é respeitada.

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Parte III


• Todas as compras de bens e serviços e os débitos de fornecedores são apropriadamente classificados e contabilizados pelos valores correctos dentro do período a que respeitam.

• Os saldos de fornecedores representam todos os valores por pagar pela compra de bens e serviços do exercício e de exercícios anteriores.

• Os débitos dos fornecedores reflectem todas as responsabilidades assumidas perante os fornecedores de bens e de serviços.

• Os débitos de fornecedores estão classificados de acordo com o prazo de exigibilidade e os débitos expressos em moeda estrangeira (fora da zona Euro) estão adequadamente valorizados.

• Os saldos expressos em moeda estrangeira foram convertidos ao câmbio da data da operação e objecto de actualização ao câmbio de final do exercício.

• Os bens e serviços adquiridos foram recebidos, facturados e contabilizados.

• Todas as responsabilidades são relevadas contabilisticamente.

• Situações pouco usuais ou anormais como saldos de natureza devedora em contas de fornecedores foram analisadas e justificadas.

• Erros ou lapsos materialmente relevantes foram devidamente corrigidos.

• Os contratos celebrados com fornecedores foram analisados e confirmado que todas as responsabilidades assumidas estão registadas e divulgadas nas Demonstrações Financeiras.

• As Demonstrações Financeiras reflectem nas rubricas apropriadas os valores correctos de compras e de responsabilidades com fornecedores.


• Estão definidas as atribuições e responsabilidades dos colaboradores as quais contemplam uma adequada segregação de funções, assegurando que as operações de autorização, contabilização, reconciliação de contas correntes e pagamentos recaiam sobre diferentes departamentos e/ou pessoas.


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Parte III




• Custos mal classificados, não reconhecidos ou registados por valores incorrectos.

• Custos registados em períodos incorrectos.

• Custos não registados na sua totalidade.

• Registo de facturação sem a execução do respectivo serviço ou a obtenção do respectivo bem.

• Compras de existências e contratação de serviços, não autorizados e/ou não cabimentados.

• Excesso de compras de stock que se poderão tornar inutilizáveis ou obsoletas (prazo de validade).

• Recepções não contabilizadas oportunamente.

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Parte III









O questionário deverá ser respondido na primeira coluna (S-Sim / N-Não), quando aplicável e na segunda coluna (Refª-Referência) com explicações adicionais, sob a forma de narrativas, fluxogramas ou descrições anexas ao presente questionário, sempre que considerado adequado ou quando a resposta a qualquer questão seja “Não” e indicie problemas ou desconformidades a nível do controlo interno com potenciais impactes nas demonstrações financeiras. I – QUESTIONÁRIO S/N RefªGERAL 1. Os serviços nesta área encontram-se separados pelas secções de: a) Compras. b) Aprovisionamento. c) Farmácia. d) Gestão hoteleira. e) Outra (discriminar).

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Parte III


S/N Refª 2. Para cada serviço existe um organograma, que descreva os níveis hierárquico-funcionais e que permita uma apropriada distribuição de funções e de competências?

3. Existe manual de procedimentos ou regulamento interno para cada serviço? Indicar as datas de aprovação pelos responsáveis e de implementação.

4. Os Serviços utilizam as aplicações informáticas criadas pela ACSS para esta área? Em caso negativo, qual a aplicação utilizada?

COMPRAS 1. O Hospital possui uma secção de compras organizada? 2. A secção de compras exerce funções independentemente das seguintes secções:

a) Aprovisionamento? b) Farmácia? c) Gestão hoteleira? d) Contabilidade? 3. Todas as aquisições de bens e serviços, exceptuando a compra de medicamentos e material médico do “Catálogo”, são centralizadas na secção de compras?

4. Relativamente às empreitadas e obras públicas é o serviço de compras responsável pelo desenvolvimento do processo de compra?

5. O processo de compra passa pelas seguintes fases: 1ª Levantamento das necessidades dos serviços utilizadores. 2ª Estimativa de consumos, global e anual do Hospital. 3ª Abertura de procedimentos adequados para aquisição. 4ª Avaliação das propostas. 5ª Adjudicação.

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Parte III


S/N Refª 6. É procedimento dos serviços de compras, exigir dos restantes sectores do Hospital o preenchimento de requisições de compras para que possa planear de uma forma racional, as necessidades de compras?

7. As requisições/pedidos de compra são: a) Preenchidas em formulário padronizado? b) Pré-numeradas tipograficamente? 8. Existem normas por escrito (manual de compras, circulares internas, etc.), determinando o procedimento de compras a seguir, de acordo com a legislação em vigor?

9. A nota de encomenda indica: a) Preços unitários? b) Quantidades? c) Especificações? d) Prazos de entrega e pagamento? e) Informação de cabimentação? f) Autorização de despesa? g) Identificação de concurso/consulta? 10. Existe um arquivo com as encomendas lançadas e ainda não satisfeitas?

11. As aquisições de bens informáticos são efectuadas através da Central de compras do Estado?

12. Quanto às aquisições de serviços no domínio da contratação /despesas de pessoal, o serviço de compras procede apenas à abertura do procedimento adequado e à emissão da nota de encomenda?

FARMÁCIA 1. O serviço de Farmácia efectua a gestão física dos medicamentos?

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Parte III


S/N Refª2. Este serviço funciona independente dos serviços de: a) Compras? b) Aprovisionamento? 3. As compras de medicamentos são efectuadas através do “Catálogo de aprovisionamento público da saúde”?

4. O processo de compras, fora do referido “Catálogo” é da competência do serviço de compras?

GESTÃO HOTELEIRA 1. Os serviços associados a esta secção são: a) Alimentação. b) Limpeza, desinfestação. c) Lavandaria. d) Segurança. e) Transportes. f) Tratamento de resíduos hospitalares. g) Outro. 2. Para aqueles serviços são efectuados contratos de prestação de serviços com entidades exteriores, de acordo com a legislação em vigor, se aplicável:

a) Alimentação. b) Limpeza, desinfestação. c) Lavandaria. d) Segurança. e) Transportes. f) Tratamento de resíduos hospitalares. g) Outro. 3. Está incrementado um sistema de registo de dados que possibilite o controlo dos serviços prestados por terceiros.

4. A secção de gestão hoteleira procede:

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Parte III


S/N Refªa) À conferência da facturação com os serviços realizados com as disposições contratuais?

b) À conferência da facturação? FORNECEDORES 1. Existem contas individuais do razão para controlo das contas a pagar a fornecedores?

2. As pessoas que acedem e processam os registos individuais de controlo, são independentes de:

a) Funções de caixa? b) Funções de acesso ou manuseamento de documentos justificativos? 3. As facturas de fornecedores ou de prestadores de serviços são registadas na contabilidade, na rubrica de “recepção e conferência”, aquando da sua recepção para posterior conferência por parte do serviço emitente da encomenda?

4. São feitas análises periódicas dos saldos constantes das contas individuais?

5. As análises são preparadas por pessoas independentes de: a) Funções de pagamentos? b) Funções de compras? 6. São obtidos, periodicamente, extractos de contas dos fornecedores (confirmação de saldos)?

7. São efectuadas comparações, em intervalos frequentes entre as contas individuais do razão e:

a) Extractos de contas dos credores? b) Facturas em aberto e outros documentos que originam créditos (verificação física)?

8. São devidamente investigados e prontamente regularizados: a) Saldos devedores em contas a pagar?

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Parte III


S/N Refªb) Contas com prazos de vencimento ultrapassado? c) Saldos pendentes de pagamento há longa data? d) Saldos de valor insignificante? 9. O sistema de controlo oferece segurança para que todos os passivos da entidade sejam registados no exercício a que dizem respeito?

10. As contas em moedas estrangeiras são convertidas e actualizadas em função das taxas de câmbio na data da operação e de final de ano?

CONSULTAS AO MERCADO 1. O Hospital possui um ficheiro de dados mestre de fornecedores, indicando todos os detalhes referentes aos fornecedores, de modo a que possam ser feitas consultas adequadas por ocasião das compras?

2. O ficheiro é revisto periodicamente, de modo a mantê-lo actualizado? 3. São efectuadas consultas de preços para: a) Todas as compras? b) Para todos os pedidos de compras acima de um limite pré-fixado 4. Por ocasião da consulta de preços, todos os fornecedores constantes do ficheiro são consultados e não só aqueles fornecedores que operam tradicionalmente com o Hospital?

5. As consultas de preços são evidenciadas por escrito: a) Enviando-se cartas aos fornecedores? b) Preparando-se mapas demonstrativos das consultas feitas e dos resultados obtidos (em formulários padronizados)?

6. No que se refere à correspondência enviada aos fornecedores, os pedidos de preços são preparados em formulários padronizados?

7. Os resultados das consultas são submetidos à aprovação de um titular independente (comissão) das funções de compras?

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Parte III


S/N Refª8. São preparados justificativos por escrito, para arquivo junto aos processos de compra, para os casos em que:

a) Não foi seleccionado o fornecedor que ofereceu o melhor preço? b) Não foram consultados todos os fornecedores de mercadorias da mesma natureza?

FACTURAS DE FORNECEDORES 1. a) Todas as vias das facturas dos fornecedores (excepto a original) são carimbadas para indicar claramente que se tratam de cópias?

b) As facturas dos fornecedores dão entrada num único local do Hospital??

2. As facturas são conferidas aritmeticamente quanto a: a) Cálculos? b) Descontos? c) Somas? 3. A investigação e a correcção das diferenças descobertas pelas comparações e conferências indicadas nos pontos anteriores, são feitas por pessoas, especificamente designadas para tal tarefa e com funções independentes às de:

a) Compras? b) Recebimento de materiais? c) Contabilização de facturas ou das notas de crédito ou de débito a fornecedores?

4. As facturas têm evidência a aprovações por pessoas devidamente autorizadas e independentes das funções de pagamentos, quanto a:

a) Preços? b) Fretes (se houver)? c) Pagamento? 5. As facturas pendentes de pagamento são mantidas em arquivo especial, mantido por pessoa independente, por ordem de vencimento (indicar procedimentos)?

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Parte III


S/N Refª6. A contabilidade é prontamente avisada nos casos em que são feitas devoluções de materiais a fornecedores?

7. São preparadas notas de débito (ou notas de devoluções) para envio ao fornecedor?

8. As notas de débito por devoluções de materiais a fornecedores, ou por diferenças de preços, quantidades, etc., são:

a) Pré-numeradas tipograficamente? b) Controladas numericamente? c) Emitidas imediatamente após a necessária autorização? d) Aprovadas por pessoa responsável? 9. Existem notas de débito de juros de mora por atraso nos pagamentos? Os juros de mora são conferidos e aprovados?

10. As tarefas previstas no ponto anterior, são cumpridas por pessoas com funções independentes às de:

a) Compras? b) Recebimento de materiais? c) Contabilização de facturas de fornecedores?

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Parte III



De acordo com a natureza, extensão dos procedimentos de auditoria e especificidade do Hospital a auditar, avaliados na fase de planeamento, o auditor deverá elaborar um programa detalhado de trabalho, recorrendo ao exemplo abaixo apresentado, podendo, contudo, escolher outros passos de validação que considere mais adequados. Tipo

Teste 1. Identificar que procedimentos e mapas de controlo implementados pelos responsáveis pela gestão de contas a pagar para identificação, análise e validação dos seguintes aspectos: TC a) Principais ou mais significativos fornecedores. b) Pagamentos a fornecedores por caixa. c) Saldos de natureza devedora. d) Fornecimentos obtidos e ainda não facturados pelos fornecedores. e) Devoluções para as quais não tenham sido emitidas notas de crédito pelo fornecedor. f) Anulação de débitos com notas de crédito recebidas.

2. Com base no balancete de terceiros efectuar as seguintes análises: a) Número e montantes para cada tipo de transacções (facturas; notas de crédito; pagamentos por caixa; ajustamentos). b) Número e montantes dos saldos de natureza devedora. c) Preços médios das principais componentes de custo. d) Natureza e frequência dos ajustamentos introduzidos e razões dos mesmos. TSRA

3. Análise da composição dos fornecedores: a) Número e saldos médios. b) Antiguidade dos saldos. c) Identificação dos principais fornecedores. TSRA

4. Análise das compras: a) Valores das compras de bens e de serviços. b) Compras / maiores fornecedores. c) Volume das compras processadas em cada mês. d) Compromissos em aberto relacionados com compras. TSRA

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Parte III


Tipo Teste

5. Analisar e investigar movimentos pouco usuais entre o exercício corrente e o exercício anterior e em relação aos valores orçamentados. TSRA

6. Comparar a listagem de fornecedores do exercício com a do exercício anterior e investigar as principais alterações ou variações. TSRA

7. Comparar o saldo médio de compras para os últimos meses do período com o do ano anterior. TSRA

8. Comparar os pagamentos subsequentes ao final do exercício com os saldos de fornecedores naquela data. TSRA

9. Comparar os acréscimos de custos com compras no final do exercício com a percentagem total das compras do exercício e a percentagem dos débitos de fornecedores com o exercício anterior. TSRA 10. Investigar situações pouco usuais entre o exercício corrente, o exercício anterior e o orçamento relacionadas com: devoluções, descontos e abatimentos; e destes com as compras. TSRA 11. Investigar movimentos pouco usuais entre o exercício corrente, o exercício anterior e o orçamento, relacionados com: pagamentos por dia, semana e mês; relação entre o nível de pagamentos e as compras. TSRA 12. Assegurar que as compras de valores significativos são desencadeadas com a elaboração de pedidos de encomenda devidamente autorizados (procedimento de aquisições de acordo com a legislação em vigor). TC 13. Verificar se todos os documentos relacionados com a compra (requisição interna; pedido de encomenda; guia de remessa; factura) constituem um conjunto e são arquivados. TC 14. Verificar se todas as facturas são verificadas em presença dos documentos de encomenda e transporte (ou listagem de serviços obtidos), e só depois registados e aprovados para pagamento. TC 15. Assegurar que as devoluções são efectuadas em impressos adequados para o efeito e devidamente fundamentadas. TC

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Parte III


Tipo Teste

16. Verificar que todos os contratos de fornecimentos são suportados posteriormente por facturas após a sua satisfação. TC 17. Verificar que as contas de fornecedores são regularmente reconciliadas. TC 18. Verificar que as reconciliações das contas correntes são preparadas por responsável independente de quem emite facturas, registos e conferência das contas correntes de fornecedores. TC 19. Em situações de transferência de dados entre aplicações, relacionado com este processo, verificar os controlos de integração de informação. TC 20. Seleccionar para teste os meses que evidenciem comportamentos anormais em relação à média, tendo em consideração os resultados e as informações resultantes da revisão analítica. OTS 21. Na sequência da realização dos testes substantivos verificar e deixar evidência do trabalho sobre: a) Necessidades do serviço ou bem. b) Procedimento de aquisições. c) Adequacidade formal das facturas. d) Correspondência das facturas com os outros documentos da compra (guias de remessa, guias de entrada, etc.). e) Correcção das somas, multiplicações, deduções. f) Preços e descontos. g) Classificação e contabilização. h) Pagamento e comprovativo de quitação. i) Tratamento do IVA e percentagens aplicadas. j) Validade e adequacidade da documentação de suporte para efeitos fiscais. OTS

22. No final do ano articular trabalho desta área com a de stocks e certificar procedimentos de corte de operações, no que se relaciona a compras de materiais. OTS

23. Testar a conversão dos débitos em moeda estrangeira ao câmbio de final de ano, certificando a contabilização das diferenças de câmbio apuradas. OTS

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Parte III


Tipo Teste

24. Com base no balancete de fornecedores seleccionar, alguns saldos para circularização procedendo também ao seguinte trabalho: I. Para as respostas recebidas: a) Registar os saldos na folha de controlo de circularização. b) Solicitar a preparação de reconciliações para as respostas não concordantes. II. Para os fornecedores que não responderam nos 15 dias seguintes à expedição do 1º pedido, enviar novo pedido, com a expressão "2º Pedido" inscrita a vermelho no canto superior direito. III. Caso não haja qualquer resposta utilizar processos alternativos de confirmação através do "follow up" do saldo, isto é, verificar pagamentos subsequentes, encontro de contas, etc. IV. Encerrar circularização e elaborar mapa resumo com resultados. OTS

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Parte III


5. EXISTÊNCIAS



• Todos os dados-mestre de materiais são correctamente registados no sistema informático de existências e mantidos correctos e actualizados.

• Os armazéns centrais, periféricos ou avançados, deverão existir física e em sistema, por forma a permitir um maior controlo dos materiais.

• Os armazéns deverão estar organizados de forma a condicionar adequadamente todos os medicamentos e materiais utilizados na actividade de manutenção.

• As existências são salvaguardadas pela restrição de acessos às zonas de armazenagem a pessoal devidamente autorizado.

• Para todos os materiais recepcionados é efectuada a verificação física, qualitatitava e documental dos materiais recebidos.

• Todos os materiais recepcionados são correctamente registados no sistema informático de existências e contabilizados.

• Todas as saídas de armazém (por requisição interna) são devidamente aprovadas, e correctamente registadas no sistema informático de existências e contabilizadas.

• Todas as transferências internas de existências entre serviços são correctamente registadas no sistema informático de existências.

• Todos os ajustamentos a existências são devidamente aprovados e correctamente registados no sistema informático de existências e contabilizados.

• Todas as vendas e cedências de medicamentos são devidamente autorizadas, registadas no sistema informático de existências e contabilizadas.

• O valor de todos os medicamentos e materiais com quantidade excessiva, prazos de validade curtos, baixa rotação deteriorados ou obsoletos é adequadamente provisionado.

• Os recursos afectos à Farmácia e Logística são utilizados de modo a maximizar a eficácia e eficiência das operações da entidade.

• É verificada periodicamente a existência física dos materiais.

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Parte III


• As Demonstrações Financeiras reflectem nas rubricas apropriadas todos os valores correctos de existências e provisões para perda de valor.

• As listas de existências finais estão devidamente compiladas e resumidas, e os seus totais são iguais aos saldos das respectivas contas.

• As existências estão valorizadas de acordo com princípios de contabilidade geralmente aceites, aplicados de uma forma consistente de ano para ano.

• As existências finais estão determinadas, no que respeita a quantidades, custos unitários, cálculos, stocks excessivos, etc., em bases consistentes com as utilizadas em anos anteriores.

• As existências são manuseadas e armazenadas de com acordo com a regulamentação em vigor.

• O custo das existências consumidas reflectido na demonstração dos resultados respeita ao período analisado, foi determinado de acordo com princípios de contabilidade geralmente aceites, calculado de uma forma consistente com a utilizada no período anterior e se está relacionado com os proveitos e/ou existências contabilizadas no mesmo período.


• As quantidades em armazém representam existências de propriedade do Hospital.

• Estão definidas as atribuições e responsabilidades dos colaboradores, os quais contemplam uma adequada segregação de funções, assegurando que as operações de autorização, contabilização e controlo de stocks recaiam sobre diferentes departamentos e/ou pessoas.


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Parte III




• Instalações de armazenagem inadequadas.

• Recepção e despacho não controlados física e qualitativamente.

• Existências em armazéns avançados não controlados.

• Stock fora do prazo de validade, com rotação reduzida ou obsoleto não identificado.

• Abate de produtos farmacêuticos efectuado através de procedimentos inadequados.

• Stock contabilístico sem frequentes reconciliações com o inventário físico.

• Contagens físicas esporádicas das existências.

• Ajustamentos não aprovados ou não contabilizados.

• Valorização incorrecta de existências.

• Impossibilidade de controlar os prazos de validade das existências dos produtos farmacêuticos.

• Stocks mínimos não controlados.

• A não existência de um Manual de Procedimentos.

• Insuficiente provisão para depreciação de existências.

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Parte III










I – QUESTIONÁRIO S/N RefªGERAL 1. Existe organograma que defina o circuito administrativo e assegure uma adequada distribuição de funções e de responsabilidades?

2. Existe manual de procedimentos ou regulamento interno para esta área?

ARMAZÉNS

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Parte III


S/N Refª3. Existem Armazéns dispersos geograficamente? 4. O serviço responsável pela gestão dos Armazéns está totalmente informatizado?

5. Para cada local de Armazenagem existe um responsável nomeado para o efeito:

5.1 Armazém do Serviço de Aprovisionamento? 5.2 Armazém dos Serviços Farmacêuticos? 6. O acesso aos armazéns é controlado através de sistemas de vigilância e estão dotados de elementos de segurança (extintores / detectores de incêndio e de intrusos):

6.1 Armazém do Serviço de Aprovisionamento? 6.2 Armazém dos Serviços Farmacêuticos? 7. Os armazéns estão organizados de forma criteriosa e lógica para os fins a que os bens se destinam e à necessidade de minimizar os percursos, quer de materiais, quer de pessoas?

8. Os produtos com idênticas características estão arrumados no mesmo local, e é considerado o tipo e característica de cada produto (produtos farmacêuticos que necessitam de condições de armazenagem especiais)?

9. A organização física dos armazéns permite uma gestão correcta dos prazos de validade no caso dos produtos farmacêuticos e material médico?

10. Os bens em armazém são identificados por códigos, fichas de prateleira, etc.:

10.1 Armazém do Serviço de Aprovisionamento? 10.2 Armazém dos Serviços Farmacêuticos? RECEPÇÃO E ENTRADA EM ARMAZÉM:

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Versão: 1.0



Parte III


S/N Refª11. A recepção e fornecimento de produtos é realizada em espaços distintos para o:

11.1 Armazém do Serviço de Aprovisionamento? 11.2 Armazém dos Serviços Farmacêuticos? 12. A recepção é objecto de conferência qualitativa e quantitativa com base nas guias de remessa, respectivas notas de encomenda e sempre que possível factura?

13. É emitido um documento de entrada (guia de entrada) em armazém: 13.1 Armazém do Serviço de Aprovisionamento? 13.2 Armazém dos Serviços Farmacêuticos? 14. As guias de entrada emitidas pelo Hospital: a) São pré-numeradas tipograficamente? b) Submetidas a controlo de sequência numérica? c) Contêm detalhes discriminativos de importância, tais como: - data de recebimento dos materiais - número da guia de remessa e factura do fornecedor? - nome do fornecedor? - descrição do material? - quantidades? - valores totais? d) São controladas por pessoas independentes de: - controlo físico dos stocks? - manutenção dos registos permanentes? e) São conferidas posteriormente pela contabilidade? 15. As guias de entrada são preparadas por pessoas com funções independentes dos departamentos de:

a) Compras? b) Contabilidade (inclusive controlo de contas a pagar)? c) Expedição? d) Funções de pagamento? e) Armazém? f) Registo de stocks?

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Parte III


S/N Refª 16. Em relação à distribuição das guias de entrada: a) O original é enviado directamente à contabilidade? b) O departamento de compras recebe uma cópia? c) A recepção mantém uma cópia arquivada como registo permanente? 17. As guias de entrada são confrontadas com: a) Os pedidos de compras? b) As guias de remessa e facturas dos fornecedores ou outros documentos que originem débitos dos fornecedores?

18. As comparações acima referidas são: a) Executadas por pessoas independentes das funções de: - compras? - recepção de materiais? b) evidenciadas por escrito? 19. Nas situações em que existe divergência entre a Nota de Encomenda, Guia de entrada e a Factura / Guia de Remessa, qual o procedimento utilizado:

19.1 Os produtos não são recepcionados? 19.2 Os produtos são recepcionados com autorização do chefe de serviço?

19.3 Outro? Discriminar. SAÍDA DOS PRODUTOS DOS ARMAZÉNS: 20. Relativamente às saídas de existências: 20.1 A reposição é feita através de dose unitária? 20.2 A reposição é feita por níveis? 20.3 A reposição é feita com base em requisições específicas? 20.4 A sua utilização processa-se de forma correcta? 21. Encontra-se devidamente determinado quem pode emitir as requisições (responsável do serviço)?

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Versão: 1.0



Parte III


S/N Refª22. O fornecimento de produtos aos serviços está normalizado, e calendarizado (dia de semana e mês) no que respeita à requisição do material necessário para o respectivo consumo?

23. As devoluções de mercadorias aos fornecedores são acompanhadas de guias de devolução?

24. Procede-se a verificações sistemáticas para salvaguarda do correcto e integral preenchimento dos suportes referidos (requisições, guias de saída, guias de entrega, guias de devolução, outros)?

25. Todos os documentos inerentes à movimentação e controlo das existências são pré-numerados tipograficamente ou através de sistema informático?

MOVIMENTAÇÃO DAS EXISTÊNCIAS (Entradas por compras ou saídas por consumo)

1. As pessoas encarregadas de recepcionar as mercadorias adquiridas: 1.1 Verificam as quantidades, especificações e qualidade dos bens, confrontando-as com as guias de remessa e facturas dos fornecedores?

1.2 Confrontam as guias de remessa com as notas de encomenda? 1.3 Preparam guias de recepção ou guias de entrada, ou outras similares? 1.4 Carimbam e assinam as guias de remessa como evidência da recepção das mercadorias?

2. As saídas dos armazéns somente se realizam mediante a apresentação de documentos válidos e devidamente autorizados, tais como:

2.1 Requisição de materiais? 2.2 Ordens de entrega? 2.3 Ordens de serviço? 2.4 Guia de saída? 3. Quando um documento é cancelado: 3.1 Todas as outras vias o são? 3.2 O original é conservado junto às cópias? 3.3 É enviado original à contabilidade ou sector de custos para controlo?

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Versão: 1.0



Parte III


S/N Refª 4. É exigido que sejam observados os seguintes detalhes em relação às requisições (ou outros documentos que sejam emitidos):

4.1 Assinatura de quem requisita? 4.2 Assinatura de quem recebeu o material? 4.3 Assinatura de quem entregou o material? 4.4 Aprovação? 5. É enviada pelo menos uma cópia da requisição directamente à contabilidade, para que nos armazéns não haja oportunidade de alterar as quantidades registadas nas requisições?

6. O controlo contabilístico dos stocks está baseado em inventário permanente de existências?

7. O apuramento do custo das existências é obtido: 7.1 Pela multiplicação das quantidades consumidas pelos preços unitários de custo?

7.2 Pela diferença de existências (Inventário inicial mais compras e custo de fabricação, quando aplicável, menos inventário final)?

8. O valor de saída de stocks (consumo ou abate) a registar no custo de vendas é suportado por um mapa analítico que também menciona os documentos que deram origem às saídas de existências (guias de remessa, etc.)?

9. A venda de obsoletos tem sistema de reconhecimento contabilístico apropriado e está autorizado pelo Concelho de Administração?

10. O critério de valorimetria das existências é consistente com o utilizado no exercício anterior?

CONTROLO FÍSICO DAS EXISTÊNCIAS: 1. Os armazéns utilizam algum sistema de inventário informatizado para controlo das existências:

1.1 Armazém do serviço de aprovisionamento?

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Versão: 1.0



Parte III


S/N Refª1.2 Armazém dos serviços farmacêuticos? 2. Podem ser efectuados lançamentos nos registos individuais com base nos seguintes documentos:

2.1 Guia de Remessa / Nota de Encomenda / Factura? 2.2 Guia de Remessa / Factura? 2.3 Guia de Remessa? 3. São elaboradas ou estão fixadas instruções escritas para a realização das contagens físicas, periódicas, frequentes (não anuais), em base rotativa?

4. Os registos individuais de existências indicam todos os detalhes relativos a adequada identificação dos artigos em stock tais como:

4.1 Código do artigo ou produto? 4.2 Princípio activo? 4.3 Localização do item no armazém? 4.4 Quantidades? 4.5 Valores totais? 4.6 Marca comercial? 4.7 Prazo de validade? 4.8 Identificação do lote? 5. Os registos individuais de controlo dos stocks são actualizados / registados diariamente?

6. São efectuadas contagens físicas regularmente? 7. Existem controlos eficientes de stocks de segurança? 8. Os stocks são devidamente salvaguardados através de uma adequada cobertura de seguros de:

8.1 Roubos? 8.2 Incêndios?

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Versão: 1.0



Parte III


S/N Refª9. Todas as etiquetas ou anotações de contagens utilizadas nas contagens (conforme controlo numérico das etiquetas) foram incluídas nas listagens finais das existências?

10. Os resumos das contagens, preparadas com base nas etiquetas ou anotações de contagem, são conferidas quanto a:

10.1 Somas de quantidades? 10.2 Cálculos? 10.3 Totais? 11. As seguintes tarefas são executadas por pessoas com funções independentes da guarda física dos stocks e registos individuais:

11.1 Comparação dos registos informáticos com as quantidades inventariadas fisicamente?

11.2 Comparação dos inventários físicos com as respectivas contas do razão geral?

11.3 Análise e correcção das diferenças resultantes das comparações acima mencionadas?

11.4 Aprovação dos ajustamentos a efectuar nos registos de cada artigo e no razão geral?

11.5 Os procedimentos de corte de operações oferecem segurança de que todos os passivos relativos aos itens incluídos nos inventários físicos, se encontram devidamente contabilizados?

12. Possíveis ajustamentos a efectuar (provenientes da situação descrita no ponto anterior) são autorizados pela pessoa competente?

13. É feita uma avaliação periódica a (Indicar periodicidade): 13.1 Produtos obsoletos? 13.2 Deterioração física? 13.3 Excesso de stocks? 13.4 Rotação de stocks? 13.5 Reposição de stocks? 13.6 Produtos fora do prazo? 14. É efectuado algum controlo de validade aos produtos no: 14.1 Armazém do Serviço de Aprovisionamento?

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Parte III


S/N Refª14.2 Armazém dos Serviços Farmacêuticos? 15. Quando os produtos estão no final do prazo de validade, são utilizados os procedimentos previstos nesta situação?

16. É dado algum tratamento aos produtos obsoletos? 17. A aplicação permite obter o “Ponto de Encomenda” dos artigos: 17.1 Armazém do Serviço de Aprovisionamento? 17.2 Armazém dos Serviços Farmacêuticos? 18. O sistema implementado garante fiabilidade dos dados obtidos no ponto anterior?

19. Existe alguma política de renovação de stocks: 19.1 Armazém do Serviço de Aprovisionamento? 19.2 Armazém dos Serviços Farmacêuticos? 20. O controlo dos prazos de validade são realizados pelo programa de gestão de stocks?

21. O programa gera alertas sobre os artigos próximos do fim do prazo de validade?

22. São emitidas com regularidade listagens de artigos com indicação do prazo de validade?

23 Os abates ou regularizações de existências são devidamente aprovados?

24. É realizado controlo dos prazos de validade dos medicamentos existentes na Farmácia e nos diversos serviços que possuem medicamentos em stock?

25. Os armazéns dos produtos farmacêuticos estão sob a gestão e responsabilidade dos Serviços Financeiros?

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Parte III


S/N Refª 26. Tendo por referência o ponto anterior, existe articulação estreita entre o Aprovisionamento e os Serviços Financeiros?

27. O controlo dos lotes de produtos farmacêuticos e material médico é realizado no programa de gestão de stocks?

28. Os processos de distribuição de medicamentos em geral possuem: 28.1 Sistemas de distribuição por requisição? 28.3 Sistemas de distribuição individual diária em dose unitária? 28.4 Distribuição de stocks por nível? CONTROLO CONTABILÍSTICO 1. O controlo contabilístico dos stocks está baseado em: 1.1 Somente confirmações físicas periódicas? 1.2 Registos permanentes de existências? 2. O controlo das existências está centralizado na contabilidade? 3. É utilizada a aplicação informática criada pela ACSS para a Gestão de Stocks? Em caso negativo, que aplicação é utilizada?

4. Os seguros efectuados são contratados de tal forma que sejam automaticamente ajustáveis em função dos níveis de stocks?

5. São mantidos registos individuais sobre todas as contas de existências? 6. Os registos individuais de existências são: 6.1 Analisados periodicamente para comparação dos totais com a conta respectiva do balancete?

6.2 Conciliados com as quantidades físicas em stock (contagens físicas), pelo menos uma vez por ano?

6.3 Comparados com os registos de existências ou registos locais no que se refere a quantidades?

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Parte III


S/N Refª 6. Está controlada a forma de cálculo da provisão para depreciação de existências?

7. Em situações de transferência de dados entre aplicações, relacionado com este processo, verificar os controlos de integração de informação.

1. A entidade possui um sistema que determine mensalmente o custo dos stocks e das existências vendidas e consumidas?

2. O sistema de custeio está integrado na contabilidade geral?

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Parte III




Tipo Teste

1. Comparar as existências à data do Balanço com as referentes ao ano anterior. Investigar quaisquer diferenças significativas anotando as justificações obtidas e verificar a razoabilidade das mesmas.

TSRA

2. Comparar a rotação de stocks entre os dois exercícios. Investigar e justificar eventuais variações e tendências.

TSRA

3. Verificar o tipo de inventário que a entidade utiliza e analisar os registos existentes.

TC

4. Confirmar que são feitas regularmente contagens físicas de existências, ou, no caso de se tratar de inventário permanente, se são efectuados alguns testes por amostragem ao longo do ano.

TC

5. Verificar a actualização dos registos individuais dos bens em armazém, os quais devem ser corrigidas sempre que são efectuadas contagens. Verificar a forma como se encontram organizados aqueles registos.

TC

6. CONTAGENS FÍSICAS: OTS 6.1 Procedimentos antes das contagens: OTS 6.1.1 Obter uma relação das existências mantidas em poder de terceiros que são propriedade da entidade. Considerar a hipótese de efectuar contagens ou de solicitar a confirmação das quantidades, directamente da entidade que as mantém à sua guarda.

OTS

6.1.2 Considerar as contagens a realizar nos vários locais e decidir quais os que devem ser visitados pelo auditor. Após decisão fazer reunião com a equipa de trabalho de auditoria e informar sobre:

OTS

6.1.2.1 Hora das contagens.

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Parte III


Tipo Teste

6.1.2.2 Localização exacta das instalações. 6.1.2.3 Particularidades da contagem. 6.1.2.3 Itens que devem ser seleccionados. 6.1.3 Obter as instruções escritas preparadas pelo funcionário responsável do Hospital. Ler e discutir os procedimentos com o pessoal do Hospital encarregado da contagem.

OTS

6.1.4 Observar a adequacidade dos controlos, no que se refere à movimentação de produtos entre as diversas áreas de contagem.

OTS

6.1.5 Assegurar que todos os artigos de baixa rotação e obsoletos foram identificados fisicamente e incluídos nas listagens finais de contagem.

OTS

6.1.6 Assegurar que os procedimentos utilizados em relação a artigos recebidos e expedidos durante a contagem física é adequada e se processa de acordo com as instruções. Obter elementos para corte de operações, nomeadamente registar as últimas entradas e saídas.

OTS

6.1.7 Observar a adequacidade dos papéis de contagem a utilizar e a folha resumo onde serão inscritas as quantidades totais dos itens a contar.

OTS

6.1.8 Preparar lista contendo pontos para discussão com responsáveis do Hospital e com o responsável pelo trabalho de campo da equipa de auditoria, se aplicável, e que possam constituir notas para o Relatório de Controlo Interno ou Carta de Recomendações.

OTS

6.2 Contagem propriamente dita: 6.2.1 Realizar as contagens conforme o planeamento prévio. Observar a adequacidade dos procedimentos de contagem que estão a ser seguidos. Concluir sobre a fiabilidade da contagem física.

OTS

6.2.2 Efectuar contagens físicas numa base de teste. Deverá ter em atenção o seguinte:

OTS

6.2.2.1 Seleccionar itens de valor significativo. 6.2.2.2 Seleccionar itens a partir da observação física. 6.2.2.3 Seleccionar itens a partir dos ficheiros.

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Parte III


Tipo Teste

6.2.3 Deixar evidência adequada das contagens efectuadas de forma a possibilitar subsequente comparação com as listagens finais.

OTS

6.2.4 Obter elementos para corte de operações. OTS 6.2.5 Listar artigos de aparente fraca rotação e obsoletos. OTS 6.2.6 Obter elementos sobre controlo de etiquetas. OTS 6.2.7 Antes de abandonar o local da contagem obter fotocópias da folha resumo e de algumas folhas de contagem preparadas pelo funcionário responsável do Hospital sem que este tenha conhecimento exacto das folhas fotocopiadas.

OTS

6.3 Preencher durante e/ou após a contagem o seguinte questionário: 6.3.1.1 O funcionário responsável do Hospital emitiu instruções escritas? OTS 6.3.1.2 Efectuámos reuniões com o coordenador geral e/ou com outros colaboradores para esclarecer métodos e procedimentos a utilizar na contagem?

OTS

6.3.1.3 Foi efectuada a contagem de todo o stock? Indicar o que foi contado pelo funcionário responsável do Hospital.

OTS

6.3.1.4 Foi efectuada supervisão da contagem por pessoal administrativo? OTS 6.3.1.5 Foram utilizadas etiquetas de contagem? OTS 6.3.1.6 Se não foram utilizadas, foi utilizado algum sistema alternativo que garanta um controlo adequado das contagens efectuadas?

OTS

6.3.1.7 Se foram utilizadas etiquetas, foi a sua emissão controlada pela entidade?

OTS

6.3.1.8 Se foram utilizadas etiquetas, descrever o controlo em folha anexa a este questionário juntando fotocópia da folha de controlo utilizada.

OTS

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Versão: 1.0



Parte III


Tipo Teste

6.3.1.9 A arrumação dos materiais / artigos / mercadorias nos armazéns: OTS 6.3.1.9.1 é adequada? 6.3.1.9.2 é razoável? 6.3.1.9.3 é insuficiente? 6.3.2.1 A entidade utiliza o sistema de inventário permanente? OTS 6.3.2.2 Foram anotados os produtos que apresentavam sinais de fraca rotação e obsolescência e/ou defeitos?

OTS

6.3.2.3 Foi efectuado um adequado corte de operações (cut-off)? OTS 6.3.2.4 Anexar contagens efectuadas pelo funcionário responsável do Hospital e pelos técnicos da Empresa contratada para o efeito, se aplicável.

OTS

6.3.2.5 Listar os últimos documentos emitidos antes das contagens físicas referentes a:

OTS

6.3.2.5.1 Matérias Primas / Mercadorias. 6.3.2.5.2 Últimas entradas. 6.3.2.5.3 Últimas saídas. 6.3.2.6 Conclusão global sobre as contagens (riscar o que não interessar): OTS “Na minha opinião, os procedimentos e métodos utilizados na contagem física de existências da __________________________________________, efectuada em ____/____/____ foram adequados (não foram adequados) e (não) permitem uma adequada inventariação das existências em armazém (em produção) àquela data.” 6.4 Após contagem física 6.4.1.1 Obter as folhas ou mapas resumo das contagens efectuadas e testar a sua razoabilidade:

OTS

6.4.1.1.1 Verificando se as mesmas correspondem às contagens a que assistimos e se os valores indicados cruzam para os nossos papéis; 6.4.1.1.2 Verificando se há adições ou eliminações subsequentes à contagem (comparar as folhas ou mapas com as fotocópias que obtivemos durante a contagem).

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Parte III


Tipo Teste

6.4.1.2 Testar a sumarização da contagem física e verificar se os totais de cada conta concordam com os valores registados no balancete e nas demonstrações financeiras. 6.4.1.3 Testar as quantidades da seguinte forma: OTS 6.4.1.3.1 Comparar os resumos finais com as listagens preparadas durante as contagens; 6.4.1.3.2 Efectuar trabalho inverso, para outros itens. 6.4.1.4 Testar o corte de operações. Para isso: OTS 6.4.1.4.1 Seleccionar um conjunto de guias de remessa ou de saída de stock emitidas antes do fecho e um outro conjunto emitido após o fecho e verificar que as saídas de stock e correspondente facturação foram correctamente registados no período a que correspondem; 6.4.1.4.2 Seleccionar um conjunto de guias de entrada ou documento equivalente de recepção de existências, emitidos antes e depois do fecho, e efectuar idêntico trabalho ao indicado no ponto anterior. 6.4.1.5 Utilizar de preferência os documentos e elementos recolhidos durante a contagem física.

OTS

6.4.1.6 Assegurar que as diferenças detectadas durante a contagem física foram correctamente reflectidas nas contas.

OTS

6.4.1.7 Verificar se as existências se encontram registadas pelo seu valor realizável líquido, tendo em atenção o seguinte:

OTS

6.4.1.7.1 Examinar facturas de fornecedores recebidas após o fecho e verificar se os preços de compra são inferiores aos valores utilizados na valorimetria das existências; 6.4.1.7.2 Identificar produtos obsoletos e de fraca rotação. Verificar o valor potencial de realização.

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Parte III


6. IMOBILIZADO



• Todas as aquisições de imobilizado são devidamente orçamentadas e aprovadas.

• As aquisições de imobilizado são total e correctamente registadas no cadastro e contabilizadas.

• As transferências de imobilizado entre localizações são total e correctamente registadas no cadastro.

• Os abates e / ou vendas de imobilizado são devidamente aprovados e total e correctamente registads no cadastro e contabilizados.

• Os ajustamentos a imobilizado são devidamente aprovados e total e correctamente registados no cadastro e contabilizados.

• As amortizações são calculadas correctamente de acordo com a vida útil dos bens, registadas no cadastro e contabilizadas.

• As reavaliações são calculadas correctamente de acordo com a vida útil dos bens, registadas no cadastro e contabilizadas.

• Os bens de imobilizado são devidamente salvaguardados.

• Os bens de imobilizado são inspeccionados regularmente.

• Todas as imobilizações em curso são devidamente geridas e transferidas para imobilizado aquando da sua entrada em funcionamento.

• Os recursos afectos à gestão de imobilizado são utilizados de modo a maximizar a eficácia e eficiência das operações da entidade.

• Estão definidas as atribuições e responsabilidades dos colaboradores as quais contemplam uma adequada segregação de funções, assegurando que as operações de autorização, contabilização e controlo de stocks recaiam sobre diferentes departamentos e/ou pessoas.

• As Demonstrações Financeiras reflectem nas rubricas apropriadas os valores correctos de imobilizações, amortizações, reavaliações e provisões para perda de valor (P&D).

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Parte III


• As bases segundo as quais as contas de imobilizações corpóreas estão apresentadas no Balanço estão de acordo com princípios de contabilidade geralmente aceites e têm vindo a ser consistentemente aplicadas.

• Todos os imobilizados corpóreos encontram-se registados pelo montante adequado e na conta apropriada.

• Todos os aumentos registados no período representam efectivamente valores a capitalizar e, ao mesmo tempo, bens fisicamente construídos ou instalados e em utilização.

• Todos os imobilizados corpóreos registados existem, e são utilizados na sua actividade, e os respectivos riscos e benefícios a afectarem directamente a entidade.

• Os ganhos e perdas resultantes de vendas e / ou abates foram devidamente apurados e contabilizados.

• São efectuados ajustamentos adequados às imobilizações corpóreas em virtude de diminuições permanentes no seu valor.

• As reavaliações das imobilizações foram efectuadas de acordo com os princípios contabilísticos geralmente aceites.

• As imobilizações corpóreas são propriedade da entidade e estão relacionadas com a sua actividade.

• Todos os custos e as amortizações acumuladas relativos a bens ou direitos que tenham sido abatidos ao serviço são completamente retirados das respectivas contas.

• As amortizações efectuadas no exercício são adequadas e foram calculadas em base aceitáveis e consistentes com as utilizadas em exercícios anteriores (V).

• Existem políticas de capitalização definidas, nomeadamente quanto ao tratamento das grandes reparações.


• As amortizações do exercício foram calculadas de acordo com a vida útil estimada dos bens.

• Existe um registo e controlo adequado do imobilizado financiado por fundos comunitários.

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Parte III


• Os subsídios ao investimento foram contabilizados correctamente nas rubricas apropriadas.

• Não existem perdas de valor dos principais activos corpóreos de carácter permanente (imparidade).

• Existe uma adequada segregação de funções, assegurando que as operações de autorização, contabilização e controlo de imobilizado recaiam sobre diferentes departamentos e/ou pessoas.


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Parte III




• Adições e vendas de imobilizado não registadas ou registadas por valores errados.

• Imobilizados corpóreos adquiridos a um custo demasiado elevado, originando perdas de valor permanentes (imparidade).

• Alterações na actividade que provoquem desvalorização dos activos.

• Atribuição de vida útil inadequada ao bem; amortizações mal calculadas e valores residuais desajustados.

• Erros de classificação para ocultar aquisições não autorizadas.

• Depreciação económica de activos superior à amortização praticada motivada por obsolescência técnica.

• Taxas de amortização incorrectas. Cálculo de amortizações em erro.

• Transferências de local não registadas.

• Ajustamentos não aprovados, registados e contabilizados.

• Transferências de obras não registadas e contabilizadas oportunamente.

• Reavaliações não efectuadas por peritos independentes.

• Activos desviados.

• Activos contabilizados sem serem propriedade do Hospital.

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Parte III










I – QUESTIONÁRIO S/N RefªGERAL 1. Existe organograma que defina o circuito administrativo e assegure umaadequada distribuição de funções e de responsabilidades?

2. Existe manual de procedimentos ou regulamento interno para esta área?

3. Existe um Serviço de Património responsável pela inventariação(transferências, abates, permuta, etc.) e gestão do património?

4. Encontra-se elaborado e actualizado o inventário geral da instituição?

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Parte III


S/N RefªIMOBILIZAÇÕES CORPÓREAS 5. A entidade tem alguma Política de capitalização definida em manual deprocedimentos ou normas emitidas pela administração?

6. São definidos quais os princípios a serem observados na distinção entredespesas com adições, renovações, reposições e manutenção doimobilizado?

7. Na política de capitalização definida são considerados os seguintesfactores:

7.1 Tempo de vida útil previsível do bem? 7.2 Valores mínimos de capitalização? 7.3 Natureza das despesas? 7.4 Viabilidade de um controlo efectivo? 7.5 Economicidade do controlo? 7.6 Como movimentar cada conta?

8. São mantidas fichas individuais do imobilizado para um controlo eficiente?

9. As fichas contêm: 9.1 Código de ordem? 9.2 Nomenclatura? 9.3 Nome do fornecedor e número dos documentos de compra? 9.4 Data de aquisição? 9.5 Centro de custo ou serviço onde está localizado? 9.6 Reintegrações (Taxas e valores)? 9.7 Reavaliações? 9.8 Data do abate? 9.9 Valor de venda? 9.10 Classificação do Decreto Regulamentar 2/90? 9.11 Classificação funcional? 9.12 Classificação orgânica? 9.13 Classificação patrimonial?

10. É feita comparação periódica destes registos com as contas do razãogeral?

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Parte III


S/N Refª11. A tarefa anterior é efectuada por um empregado com funçõesindependentes de:

11.1 Manutenção, registo e actualização das fichas individuais? 11.2 Efectuar lançamentos contabilísticos?

12. Todos os bens são identificados com etiquetas ou outro processo?

13. O número de inventário está actualizado na ficha do bem?

14. Os inventários físicos dos bens são: 14.1 Efectuados periodicamente? 14.2 Comparados com fichas individuais? 14.3 Efectuados por funcionário com funções independentes das de controlodos registos nas fichas?

15. Os ajustamentos decorrentes da comparação entre os inventários são: 15.1 Contabilizados? 15.2 Aprovados por alguém responsável?

16. Os bens de propriedade da entidade arrendados ou emprestados aterceiros, são contabilizados em conta especifica?

17. Os bens que fazem parte do imobilizado mas não estão a ser utilizadospela entidade são registados em contas separadas?

18. Relativamente a estes bens: 18.1 Estão a ser reintegrados? 18.2 Reavaliados? 18.3 A Administração já definiu qual o procedimento a utilizar (venda, uso futuro...)?

18.4 Têm sido inventariados fisicamente? 19. É feita actualização periódica dos seguros para fazer face ao valor dosactivos sujeitos a risco de incêndio?

20. As ferramentas pequenas classificadas como imobilizado corpóreo são mantidas em locais específicos e de difícil acesso a quem as não manuseianormalmente?

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Parte III


S/N Refª20. O valor bruto do activo incorpora o valor de aquisição e as despesasinerentes à sua aquisição.

21 A entidade comunica regularmente às conservatórias do registo predialquando da venda/abate de terrenos e edifícios? São requeridas certidõessempre que se verificam alterações?

22. Os procedimentos previstos no DL. 197/99 de 08 de Junho são utilizadospara:

22.1 Adições ou substituições do imobilizado? 22.2 Conservação e manutenção do imobilizado? 23. Existe impresso standard para requisição ou orçamento indicando: 23.1 Motivos para as adições, substituições, reparações, etc.? 23.2 Custo provável dos gastos? 23.3 Descrição detalhada dos bens a serem adquiridos? 23.4 Conta analítica do activo a ser debitada? 23.5 Serviço requisitante? 24. A aprovação formal do pedido, requisição ou orçamento é efectuada pelodirector respectivo ou titular responsável?

25. Quando os gastos incorridos excedem os orçamentados, são feitosorçamentos adicionais devidamente aprovados?

26. São obtidas autorizações, para abates por venda ou destruição, doresponsável respectivo, por escrito?

27. É dada informação imediata à contabilidade para abates no imobilizado? 28. Quando é dada baixa dos bens, a contabilidade efectua os seguinteslançamentos:

28.1 Valor de aquisição? 28.2 Valor de reavaliação do imobilizado bruto? 28.3 Amortizações acumuladas? 28.4 Valor de reavaliação das amortizações acumuladas?

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Parte III


S/N Refª28.5 Amortização da reavaliação do imobilizado? 28.6 Da mais ou menos valia na venda? 29. Quando há transferências de imobilizado: 29.1 Estas são devidamente autorizadas? 29.2 É comunicado ao sector que controla o património? 29.3 Existe impresso que suporta tal transferência? 30. No caso de aquisições ou reparações pela própria entidade ou porentidades contratadas:

30.1 São abertas folhas de obra especifica para controlo? 30.2 São preparados mapas ou demonstrativos das folhas de obra emcurso?

31. As folhas de obra são numeradas sequencialmente? 32. As folhas de obra são somadas mensalmente para comparação com a conta respectiva do razão geral?

33. As folhas de obra contêm todos os detalhes necessários ao controlo dasobras, tais como:

33.1 Discriminação detalhada da obra? 33.2 Orçamento do custo? 33.3 Data prevista para o terminus da obra? 33.4 Localização? 33.5 Detalhes do custo (materiais, mão-de-obra)? 33.6 Empreiteiro ou construtor contratado (quando for o caso)? 33.7 Aprovação para execução? 33.8 Conta a debitar quando a obra findar? 34. São efectuados estudos comparativos entre o valor orçamentado e oreal, nas diversas fases da obra?

35. Quando é encerrada uma obra ou os equipamentos / edifícios entram emfuncionamento, a contabilidade é logo notificada para efectuar oscorrespondentes lançamentos (transferências para as contas definitivas)?

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Parte III


S/N Refª 36. No caso da ocorrência de interrupções nas obras, as causas sãoprontamente investigadas de modo a serem tomadas as devidasprovidências?

37. Nas obras contratadas com terceiros, constitui procedimento da entidade:

37.1 Inspeccionar o material recebido no local da obra? 37.2 Inspeccionar a qualidade do material empregue? 37.3 Inspeccionar mão-de-obra aplicada (apontamentos)? 37.4 Verificar facturação progressiva em comparação c om os termos do contrato?

37.5 Preparar ou aprovar "autos de medição" dos trabalhos executados? 37.6 Caso a entidade não desenvolva os procedimentos anteriores, afiscalização da obra está entregue a uma terceira entidade?

38. Nas construções com utilização de pessoal interno, os custos incorridossão controlados mediante os mesmos procedimentos aplicados nasdespesas normais da entidade, isto é:

38.1 Materiais - controlo do consumo através de requisições, etc.? 38.2 Mão-de-obra - folhas de pagamento, apontamento de horastrabalhadas, etc..?

38.3 Aprovações? 39. O imobilizado tem sido objecto de reavaliação? 40. As reavaliações foram efectuadas de acordo com os princípios definidospela Direcção Geral do Património?

41. Em relação à contabilização da reavaliação: 41.1 O valor debitado ao imobilizado representa o total bruto da reavaliaçãoe não o valor líquido dessa reavaliação?

41.2 A reavaliação é contabilizada após o encerramento do exercício mas com referência à data de reporte de reavaliação prevista em diploma legal?

42. São mantidas contas separadas para registo das reavaliaçõesefectuadas, isto é:

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Parte III


S/N Refª42.1 Contas individuais correspondentes às mesmas contas utilizadas para registo do custo histórico?

42.2 Contas individuais para controlo das reintegrações sobre a reavaliação? 42.3 Contas individuais para controlo das reavaliações e provisões parareintegrações?

43. São preparados mapas mensais para controlo das reintegrações constituídas mensalmente?

44. Relativamente às taxas e métodos utilizados para reintegração doimobilizado, são estabelecidos em função de:

44.1 Aplicação das taxas definidas no Decreto Regulamentar 2/90? 45. Foi estudada a possibilidade de aumentar as taxas de reintegraçãodevido a factores especiais (vários turnos, desgaste acelerado por factoresclimatéricos, etc.) que permitam justificar esse aumento?

46 As imobilizações corpóreas são propriedade do Hospital? 47 É feita análise periódica das despesas de reparação e conservação paraverificar se deveriam ser capitalizadas ou não?

48. Estão definidas políticas contabilísticas relacionadas com obra etrabalhos em curso? É utilizada a conta Imobilizações em curso?

49. É utilizado o Sistema de Locação Financeira (Leasing) para a aquisiçãode bens e equipamentos?

50. Se a resposta anterior é sim, são utilizados os princípios utilizados são: 50.1 Registo no património do valor correspondente ao custo do bem? 50.2 As amortizações anuais seguem a regra das quotas constantes? 50.3 O bem é amortizado durante o período de vida útil?

51. A salvaguarda dos activos do património: 51.1 É efectuado por pessoal autorizado? 51.2 Inclui a existência de documentos que autorizem o acesso directo eindirecto ao património?

51.2 Requer procedimentos relacionados com a segregação de funções?

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Parte III


S/N Refª

52. Existe controlo contabilístico dos equipamentos comparticipados?

53. O reconhecimento destes subsídios é feito de forma adequada?

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Parte III




Tipo Teste

1. Rever se os movimentos nas contas estão de acordo com as políticas da administração e os orçamentos para compra de bens corpóreos. Verificar a concretização dos compromissos de compra de imobilizado (capital commitments) nas notas às Demonstrações Financeiras do ano anterior.

TSRA

2. Rever saldos tendo em atenção a eventual perda de valor dos activos, nomeadamente por alterações tecnológicas.

TSRA

3. Identificar, através dos anos de aquisição, bens eventualmente obsoletos e/ou não utilizados incluídos nas contas. Considerar as alterações tecnológicas e necessidades de substituição. Atenção também a bens não necessários à actividade.

TSRA

4. Consultar relatórios de auditoria anteriores. TSRA 5. Verificar a existência de um ficheiro de imobilizado corpóreo, e analisar a forma como se encontra organizado.

TC

6. Confirmar que o ficheiro de imobilizado se encontra actualizado. TC 7. Confirmar se existe um arquivo de aquisições de Imobilizado, contendo toda a documentação relativa a tais aquisições.

TC

8. Verificar um conjunto de adições mais significativas, efectuando o seguinte trabalho:

OTS

8.1 Verificar se foi aprovado pela Administração. 8.2 Rever os documentos de suporte (Factura / Nota de Débito / Nota Interna de abate) referentes à transacção e respectivos pagamentos.

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Parte III


Tipo Teste

8.3 Se os bens são construídos pela própria entidade, verificar a correcção da valorimetria utilizada (mão-de-obra, materiais e gastos gerais de fabrico) e a respectiva contabilização. 8.4 Examinar fisicamente o bem e determinar se o mesmo deve ser capitalizado ou considerado como despesa do período. 8.5 Verificar os registos efectuados no ficheiro do imobilizado. 9. Verificar se há abates não registados procedendo do seguinte modo: OTS 9.1 Verificar se as adições serviram para substituir outro equipamento. 9.2 Analisar prováveis receitas de venda de imobilizado (ou eventuais menos/mais-valias). 9.3 Inquirir os responsáveis sobre abates. 9.4 Investigar prováveis reduções da cobertura de seguros de imobilizado. 10. Verificar um conjunto de abates mais significativos. Efectuar o seguinte trabalho:

OTS

10.1 Rever se há autorização, a nível adequado, para efectuar a venda e/ ou abate. 10.2 Examinar documentos de suporte (Factura / Nota de Débito / Nota Interna de abate) referentes à transacção e confirmar o recebimento. 10.3 Assegurar que o tratamento contabilístico é correcto. 10.4 Verificar se a venda foi efectuada por um valor razoável. 10.5 Eventuais perdas ou ganhos resultantes da venda ou abate foram contabilisticamente relevados. 10.6 As amortizações acumuladas foram devidamente eliminadas das contas. 10.7 Se as adições ou abates forem efectuadas entre entidades relacionadas, obter elementos para eventual inclusão nas notas às DF's 11. Solicitar à entidade o preenchimento do Mapa 827 dos Anexos às Demonstrações Financeiras. Somar o mapa e verificar se os valores concordam com os constantes do balancete.

OTS

12. Confirmar a existência, a titularidade e registo dos bens incluídos no referido mapa relativamente ao final do ano, nomeadamente sobre a existência de ónus ou encargos:

OTS

12.1 Para Edifícios e Terrenos pedir Certidão à Conservatória do Registo Predial.

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Parte III


Tipo Teste

12.2 Para propriedades arrendadas, confirmar com os contratos de arrendamento. Se são propriedades da entidade alugadas a terceiros verificar a titularidade na Certidão antes referida. 12.3 Efectuar confirmação física de bens seleccionados. 12.4 No que respeita a veículos e outros bens móveis sujeitos a registo, pedir Certidão à Conservatória respectiva. 13. Efectuar testes às amortizações do exercício, utilizando a seguinte abordagem:

OTS

13.1 Rever os critérios utilizados e a consistência da utilização dos mesmos. 13.2 Testar as amortizações numa base global ou numa base individual. 14. No caso de ter sido efectuada uma reavaliação verificar se a mesma foi correctamente elaborada, nomeadamente:

OTS

14.1 Se a legislação aplicável foi adequadamente utilizada. 14.2 Se existe suporte documental devidamente elaborado relevando a forma como a reavaliação foi efectuada. 14.3 Rever os cálculos efectuados e os registos relativos à reavaliação, numa base de teste. 15. Obter uma relação dos compromissos de compra de bens do imobilizado corpóreo, com referência à data das DF's indicando:

OTS

15.1 Compromissos autorizados mas ainda não contraídos. 15.2 Compromissos já formalmente assumidos. 16. Analisar a relação dos compromissos assumidos através da revisão da correspondência, actas da administração, contratos e discussão com os responsáveis.

OTS

17. Verificar se a informação preparada para inclusão nos Anexos às Demonstrações Financeiras relativa ao imobilizado está correcta.

OTS

18. Assegurar que a informação contida no file é adequada e suficiente e que as informações elaboradas pela entidade satisfazem os Procedimentos Contabilísticos Geral Aceites.

OTS

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Parte III


Tipo Teste

19. Em situações de transferência de dados entre aplicações, relacionado com este processo, verificar os controlos de integração de informação.

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Parte III


7. TESOURARIA



• Todos os dados-mestre de instituições bancárias são correctamente registados no sistema informático de gestão de tesouraria e mantidos correctos e actualizados.

• Todos os pagamentos são efectuados dentro dos prazos concordados e registados correctamente no sistema informático de contas a pagar e contabilizadas.

• Todas as aplicações de tesouraria são devidamente autorizadas, registadas e contabilizadas.

• Todos os pagamentos são devidamente registados e contabilizados.

• Todas as cobranças são devidamente registadas e contabilizadas.

• São preparados orçamento e posição de tesouraria, por forma a apurar-se os requisitos / excessos de fundos e o saldo disponível e permitir a gestão eficiente e eficaz de disponibilidades.

• Todos os empréstimos são devidamente autorizados, registados e contabilizados.

• Todos os juros de aplicações e empréstimos são devidamente registados, especializados e contabilizados.

• Controlar que os saldos de depósitos estão correctos e que e os fundos de caixa e maneio são suportados por numerário;

• Os recursos afectos à Tesouraria são utilizados de modo a maximizar a eficácia e eficiência das operações da entidade.

• A titularidade e a apresentação, dos saldos de caixa, dos depósitos em instituições financeiras e dos títulos negociáveis, apresentados pela entidade, existem e são de sua propriedade e foram objecto de confirmação.

• As Demonstrações Financeiras reflectem nas rubricas apropriadas todos os valores correctos de disponibilidades.

• Todos os movimentos de caixa, depósitos em instituições financeiras e aplicações de tesouraria foram registados com exactidão e no período correcto.

• O cálculo, a contabilização e a especialização dos proveitos relacionados com os depósitos em instituições financeiras e aplicações de tesouraria, foram correctamente efectuados.

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Parte III


• Os saldos em moeda estrangeira estão contabilizados utilizando câmbios apropriados.

• As aplicações de tesouraria estão valorizadas de acordo com os princípios de contabilidade geralmente aceites e consistentemente aplicados.

• A abertura e encerramento de contas bancárias são devidamente autorizados.

• Está definida a delegação de competências com poderes de movimentação de contas bancárias.


• Estão definidas as atribuições e responsabilidades dos colaboradores as quais contemplam uma adequada segregação de funções, assegurando que as operações de autorização, movimentação e contabilização de movimentos de tesouraria recaiam sobre diferentes departamentos e/ou pessoas.


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Parte III




• Movimentos de tesouraria omissos

• Falta/excesso de disponibilidades

• Controlo de fundos de maneio e de caixa inadequado

• Informação sobre recebimentos, pagamentos e saldos de tesouraria não identificados

• Descontos financeiros não obtidos

• Desvio de fundos

• Cobranças não depositadas integralmente

• Registo de saída de fundos relativamente a cheques que ainda se mantêm em carteira.

• Falhas de caixa ou perda de cheques.

• Existência de valores não realizáveis em caixa.

• Reconciliação bancária alterada para ocultar apropriação indevida de fundos.

• Valores de aplicações não ajustadas pelo valor de mercado quando este é inferior ao valor de aquisição.

• Não cumprimento da política de pagamento definida.

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Parte III










S/N RefªGERAL 1. Para cada serviço existe um organograma, que descreva os níveis hierárquico-funcionais e que permita uma apropriada distribuição de funções e de competências?

2. Existe manual de procedimentos ou regulamento interno para cada serviço? Indicar as datas de aprovação pelos responsáveis e de implementação.

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Parte III


S/N Refª

3. Quem pode autorizar a constituição de fundos de caixa e a abertura e cancelamento de contas bancárias, está adequadamente autorizado?

4. Encontra-se implementado o sistema de “Home Banking”? 5. O acesso às disponibilidades e aos recebimentos e ao seu depósito, é restrito a alguns dos funcionários da tesouraria?

6. Existe uma adequada segregação das funções de custódia física das disponibilidades e dos recebimentos, e de registo e controlo contabilístico, designadamente quanto ao seguinte:

a) Preparação de reconciliações bancárias? b) Autorização da anulação de contas incobráveis, concessão de descontos (isenções) e aceitação de devoluções de clientes e outros devedores?

c) Emissão de facturas, escrituração das contas a receber e preparação de balancetes de clientes e outros devedores?

7. No caso dos recebimentos em numerário serem frequentes e significativos, é adequado o seu processamento e controlo?

8. No caso de prestações de serviços a dinheiro, as cobranças apresentadas pelos caixas são comparadas pelo tesoureiro com os totais de controlo dos talões de prestação de serviços?

9. No caso dos recebimentos em cheque serem frequentes e significativos, a abertura de correspondência é efectuada por uma pessoa responsável e independente dos serviços de tesouraria e da escrituração das contas a receber?

10. No acto da abertura da correspondência todos os cheques são endossados somente para depósito, e relacionados para efeitos de lançamento nas contas correntes e posterior conferência independente dos montantes depositados?

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Parte III


S/N Refª

11. Todos os valores recebidos em numerário ou em cheque são depositados na sua totalidade e diariamente?

12. A tesouraria envia diariamente à contabilidade os documentos relativos à movimentação da tesouraria juntamente com o balancete de caixa?

13. A contabilidade emite guia de receita? 14. Como são controlados os cheques devolvidos por falta de cobertura ou devido a problemas com as assinaturas? O seu controlo e investigação são efectuados directamente por pessoa independente das que têm acesso às cobranças e à preparação de talões de depósito?

15. Como é mantida a custódia e o controlo sobre cheques pré-datados? 16. Existe um montante limite para os pagamentos e compras a dinheiro? 17. As compras a dinheiro baseiam-se sempre em documentos previamente aprovados?

18. Qual o sistema utilizado pela entidade? a) Caixa geral? b) Fundo fixo? 19. O sistema de fundo fixo seria recomendável para a entidade? 20. Além das atribuições de guarda de numerário, o caixa mantém sob a sua custódia outros valores?

21. Além do caixa, alguém mais possui a chave do cofre onde é mantido o numerário em caixa?

22. As pessoas que trabalham no departamento de caixa possuem funções independentes de:

a) Preparar facturas? b) Manter registo de prestações de serviços?

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c) Acesso às contas individuais de contas a receber? d) Autorizar créditos? e) Aprovar descontos (isenções), devoluções ou abatimentos? f) Assinar promissórias? 23. Os fundos fixos são limitados a importâncias razoáveis considerando o volume das operações da entidade?

24. Há um limite estabelecido para pagamentos através do fundo fixo de caixa?

25. Os documentos de caixa são numerados? São anexados os comprovantes sempre que aplicável?

26. Os documentos são preparados de tal forma que possam evitar alterações como:

a) Importâncias em dinheiro? b) Natureza dos gastos? c) Datas? 27. Os documentos de caixa (quando não existe comprovação) discriminam detalhadamente a natureza dos gastos?

28. Tais documentos são assinados pelas pessoas que recebem as importâncias?

29. Os pedidos para reembolso do fundo fixo são acompanhados por detalhes das despesas e dos comprovantes correspondentes?

30. Os reembolsos dos fundos fixos são feitos em nome do responsável do mesmo?

31. Em que condições é permitida a existência de vales à caixa? 32. As concessões de vales e adiantamentos, pelo caixa, são feitas mediante autorização prévia por escrito, por um titular responsável?

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33. Os recibos e comprovantes de pagamentos feitos em espécie pelos fundos de caixa são cancelados de forma a evitar que sejam reapresentados para pagamento?

34. É proibido ao caixa descontar cheques para funcionários, clientes, etc.?

35. Caso não haja proibição (desconto de cheques), são estas operações devidamente autorizadas?

36. Os fundos de caixa são periodicamente e de surpresa contados por um titular ou funcionário com funções independentes das de caixa?

37. Os resultados dessas contagens de caixa são arquivados para consultas futuras?

38. Especialmente nos casos em que não é utilizado o sistema de fundo fixo de caixa:

a) O montante de dinheiro é mantido em um nível razoavelmente mínimo, segundo as necessidades normais para atendimento de pagamentos?

b) As folhas de caixa ou livro de caixa são lançados diariamente? c) Os débitos e créditos são totalizados? d) A caixa é encerrada diariamente? 39. Os saldos diários em caixa são detalhados (nas folhas ou livro caixa) quanto à sua composição (dinheiro, cheques, vales, etc.)?

40. A emissão de cheques e ordens de transferência requerem sempre a assinatura de dois responsáveis independentes, de acordo com um critério definido pela Administração?

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41. Os cheques e ordens de transferência presentes a assinar são sempre acompanhados de um processo de pagamento, composto pela requisição, nota de encomenda, guia de entrada em armazém e factura do fornecedor, devidamente conferido e aprovado, e contendo todos estes documentos um carimbo de inutilização prévia identificando o banco e o número e a data do cheque ou da transferência?

42. Esta documentação é examinada selectivamente quanto às duas assinaturas exigidas?

43. Após a segunda assinatura, os cheques são remetidos directamente para a expedição de correspondência?

44. O montante dos cheques é protegido por meios mecânicos contra possíveis violações?

45. Os cheques anulados são sempre inutilizados fisicamente e mantidos em arquivos?

46. Os livros de cheques encontram-se devidamente protegidos contra roubo?

47. Poderão em alguma circunstância ser assinados cheques em branco? 48. Poderão em alguma circunstância ser emitidos cheques ao portador? 49. Sempre que se verifiquem alterações na relação dos responsáveis autorizados a obrigar a entidade é obtida dos bancos a confirmação escrita de que os seus registos foram devidamente actualizados?

50. É mantido um adequado controlo sobre os títulos negociáveis e sobre o recebimento dos respectivos juros e sua contabilização?

51. Os serviços de admissão de utentes dispõem de um fundo de maneio (facilitador de trocos) e/ou terminal multibanco?

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52. A existência de fundo de maneio encontra-se regulamentada? 53. Existem contagens surpresa ao fundo de maneio dos serviços por parte da contabilidade ou do responsável pela gestão de doentes?

54. Os valores recebidos são depositados diariamente e entregues na tesouraria?

55. Por cada funcionário que procedeu à cobrança ou pelo responsável pelos serviços?

56. Para todos os recebimentos são emitidos recibos ou outros documentos de quitação?

57. Os recibos são pré-numerados tipograficamente ou por sistema informático?

57.1. No caso de utilização de um sistema informático os dados do documento já emitido podem ser posteriormente alterados?

57.2 Para documentos processados pelo sistema informático, é garantida a impossibilidade de emitir mais do que um documento com o mesmo número?

58. É exercido um controlo adequado sobre a sequência numérica dos recibos emitidos pela contabilidade e dos recibos emitidos pelo serviço de gestão de doentes (taxas moderadoras)?

59. Nos recibos são mencionados todos os detalhes necessários a identificar a origem dos recebimentos:

a) Nomes? b) Natureza do recebimento? c) Importâncias (quando em cheque mencionando números e bancos sacados)?

60. No caso de recibos cancelados, são os mesmos: a) Apensos à via retida nos talões após evidência do cancelamento? b) Anexados aos documentos de caixa?

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c) Todas as vias dos recibos são canceladas? 61. Os cheques recebidos são imediatamente endossados para depósito em conta bancária da entidade?

62. No caso dos recebimentos em numerário são frequentes e significativos? Em caso afirmativo indicar como se processam e como são controlados.

63. No caso das taxas moderadoras, as cobranças apresentadas pelos caixas são comparadas pelo tesoureiro com os totais de controlo da facturação (sistema informático) ou das fitas das máquinas registadoras? Indicar a periodicidade do procedimento.

64. O responsável da abertura da correspondência diária executa funções independentes de:

a) Preparação de reconciliações bancárias? b) Controlo e registo das contas individuais de clientes? c) Registo das contas do razão geral? 65. Se os recebimentos pelo correio consistem em cheques e ordens de pagamento, é preparada uma relação contendo todos os detalhes dos recebimentos, como sejam, nomes, valor, número do cheque, banco, etc.

66. O responsável pela preparação da relação dos recebimentos pelo correio possui funções independentes de:

a) Preparar depósitos bancários? b) Registar os créditos de clientes nas contas individuais do razão? c) Efectuar lançamentos no razão? d) Responsável pelos fundos de caixa? 67. A soma dos recebimentos pelo correio, após relacionados, é imediatamente entregue ao caixa mediante listagem própria?

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68. No caso de serem incluídos cheques pré-datados na relação de recebimentos pelo correio é feito o “follow up” posterior (depósito subsequente)?

69. O "follow up" mencionado no ponto anterior: a) É efectuado por funcionário com funções independentes do recebimento ou controlo das contas a receber?

b) Os depósitos são efectuados por pessoa independente daquela que prepara a relação dos recebimentos?

70. A soma dos recebimentos pelo correio é conferida posteriormente com o respectivo depósito bancário, por pessoa independente do seu recebimento por caixa?

71. Os recebimentos por caixa são depositados diária e integralmente? 72. A cópia do recibo de depósito bancário, anexa aos documentos de caixa, contém os detalhes discriminativos dos cheques depositados?

73. A preparação dos depósitos é feito por pessoa distinta da que efectua os depósitos nos bancos?

74. A cópia (autenticada pelo banco) do recibo de depósito retorna (após depósito efectuado) a pessoa diferente daquela que preparou o depósito?

75. Uma comparação posterior aos depósitos é feita por pessoa distinta da que preparou e efectuou os depósitos, entre os montantes do talão de depósito e os montantes dos recebimentos, de modo a comprovar que o que foi depositado representava de facto aquilo que foi recebido?

76. Também é procedimento efectuar-se comparações entre os depósitos feitos e os créditos contabilizados nas contas individuais de clientes ou outras contas do razão geral?

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77. Como são controlados os cheques devolvidos por falta de cobertura ou devido a problemas com as assinaturas? O seu controlo e investigação são efectuados directamente por pessoa independente das que têm acesso às cobranças e à preparação de talões de depósito?

78. A posse e o controlo sobre cheques pré-datados são adequadamente assegurados? Descreva o processo.

PAGAMENTOS AO PESSOAL 79. Após a autorização de pagamento dada pela ACSS, o pagamento aos funcionários é efectuado por:

a) Transferência bancária? b) Transferência bancária ou cheque? c) Outro (indicar qual)? 80. O ficheiro de suporte à transferência bancária é obtido automaticamente pela aplicação informática?

81. É realizada uma conferência entre os dados de processamento enviados à ACSS e os registos produzidos para a transferência bancária?

82. O valor constante deste ficheiro é o valor líquido a pagar? 83. A relação discriminativa dos salários a serem creditados nas contas individuais dos empregados, enviada ao banco:

a) contém o código relativo ao número da conta corrente do beneficiário, nome do empregado e o salário líquido?

b) é confirmada por amostragem antes de ser enviada ao banco com o valor do salário líquido constante das folhas de pagamento, por um funcionário independente das funções:

b.1 - de preparação da folha de pagamento? b.2 - de preparação da relação enviada ao banco? 84. A cópia da relação enviada ao banco é devolvida ao Hospital, contendo evidência (autenticação) da agência bancária, de que tal relação foi realmente aquela enviada e processada pelo banco?

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Parte III


S/N Refª

85. A pessoa que envia a relação aos bancos: a) participa na preparação das folhas de pagamento? b) participa na preparação da relação? 86. O cheque é emitido pelo valor líquido da folha de pagamento? 87. Os responsáveis com competência para assinar cheques, recebem pelo menos um resumo das folhas de pagamento, para seu conhecimento?

88. A sequência numérica dos cheques é devidamente controlada? 89. Há uma conta bancária específica da qual são emitidos os cheques? 90. Esta conta é reconciliada mensalmente (por pessoa independente daquela que prepara a folha e efectua distribuição dos pagamentos), segundo os mesmos procedimentos adoptados para as restantes contas bancárias do Hospital?

91. Os cheques cancelados são devidamente controlados? 92. Os cheques não utilizados são devidamente controlados? 93. A utilização do “Home Banking” está restringida às pessoas autorizadas?

94. Estão definidos perfis de utilização do “Home Banking”?

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Parte III




Tipo Teste

1. Rever as principais alterações ocorridas nas contas desta secção durante o exercício e considerar a razoabilidade dessas alterações levando em linha de conta eventuais alterações nos prazos médios de recebimento e pagamento. TSRA 2. Obter detalhes dos movimentos e dos saldos finais das contas de disponibilidades relacionadas com os respectivos rendimentos financeiros. Considerar a razoabilidade e a conformidade daqueles valores com as políticas estabelecidas. TSRA 3. Comparar valores orçamentados com os reais relevados na contabilidade. Obter explicações para variações significativas. TSRA 4. Rever pagamentos e recebimentos efectuados mensalmente. Assegurar que existe coerência entre os valores apresentados mensalmente e os valores registados no final do período. TSRA 5. Investigar flutuações anormais nas disponibilidades ao longo do ano. TSRA DEPÓSITOS EM INSTITUIÇÕES FINANCEIRAS 6. Obter justificação para os descobertos bancários. TSRA 7. Para as contas abertas durante o ano, verificar que as fichas foram assinadas por responsáveis com poderes para o acto. Para as canceladas saber o motivo porque o foram, quem autorizou e qual o destino que foi dado ao saldo remanescente. OTS 8. Obter reconciliações bancárias para todos os bancos e efectuar o seguinte trabalho: OTS

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Parte III


Tipo Teste

a) Provar a correcção aritmética. Comparar se os saldos pelos bancos e pelos livros concordam respectivamente com os extractos bancários e com o razão; b) Verificar se os cheques indicados como em transito foram registados nos registos da entidade antes da data referida e que foram apresentados e pagos pelos bancos após aquela data, não tendo sido anulados. Indicar as datas em que os cheques foram pagos pelos bancos. c) Listar cheques não pagos num período razoável para subsequente investigação; d) Investigar outros itens de reconciliação de forma a verificar o seu eventual impacte nas Demonstrações Financeiras. e) Identificar todos os principais itens em aberto na contabilidade. OTS 9. Comparar a informação recebida directamente dos bancos com a informação inserida nas reconciliações bancárias. OTS 10. Investigar se existem pagamentos ou levantamentos significativos próximo do final do exercício que possam afectar de forma significativa a liquidez da entidade e/ou a sua capacidade de endividamento. OTS 11. Assegurar que os valores (saldos) credores nas contas de depósitos à ordem foram correctamente tratados nas Demonstrações Financeiras, isto é, apresentados no Passivo. OTS 12. Assegurar que obtivemos toda a informação necessária para a elaboração dos Anexos às Demonstrações Financeiras, incluindo quaisquer restrições que possam existir na utilização das contas relacionadas com disponibilidades. OTS CAIXA 13. Obter um mapa resumo e/ou folhas de caixa respeitantes de todos os saldos referentes a fundos de caixa. Testar a exactidão aritmética e comparar os valores com o razão. OTS 14.1 Considerar a possibilidade de efectuar uma contagem de caixa. Verificar a razoabilidade dos vales, cheques e outros valores eventualmente detectados e que fazem parte do fundo de Caixa.

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Tipo Teste

NB - A contagem será efectuada de surpresa devendo a folha de contagem conter uma declaração do tesoureiro indicando que os valores foram contados na sua presença e que lhe foram devolvidos intactos após a contagem. Todos papéis de trabalho de suporte devem ser rubricadas pelo auditor e pelo tesoureiro. OTS TÍTULOS NEGOCIÁVEIS 15. Para todas as compras e vendas significativas e para uma amostra das restantes: a) Testar detalhes das compras/vendas com o contrato ou outra documentação; b) Verificar se o ganho ou a perda apurada na venda foi correctamente calculada e contabilizada. OTS 16. Verificar, se todos os rendimentos foram devidamente contabilizados, nomeadamente: a) Testar os juros com o valor nominal dos títulos e respectivas quantidades; b) Verificar os rendimentos de títulos negociáveis através da análise das Demonstrações Financeiras das empresas participadas ou da consulta à informação disponível na bolsa. OTS 17. Obter uma lista (mapa) dos títulos e das aplicações de tesouraria, constantes das Demonstrações Financeiras, contendo saldo de abertura, compras, vendas, provisões e saldo final. Comparar com os registos contabilísticos e com o mapa do ano anterior. OTS 18. A referida lista deve conter o valor nominal, quantidades, valor de aquisição, valor contabilístico, flutuação dos valores, etc. Testar cálculos, proveitos, custos, etc. e fazer referência para as secções respectivas. OTS 19. Para os valores mais significativos à data do Balanço: Inspeccionar os documentos comprovativos de que a entidade é titular das aplicações. Se as aplicações estiverem depositadas em instituições de crédito pedir confirmações. OTS 20. Verificar se após a data do Balanço foram feitas aplicações ou venda de títulos através de perguntas aos responsáveis da entidade e através da analise das respectivas contas e demais documentação. Verificar se:

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Parte III


Tipo Teste

a) As aplicações registadas após a data do Balanço não deveriam ser registadas no exercício em análise; b) Os preços de venda, após a data do Balanço, devem ser levados em linha de conta na analise dos valores constantes do Balanço; c) Compras de valor significativo não deveriam ser referenciadas nos Anexos às Demonstrações Financeiras. OTS 21. Para todas as contas: verificar se a entidade preparou toda a informação para constar nas Demonstrações Financeiras e se a mesma está preparada de acordo com Princípios de Contabilidade Geralmente Aceites, nomeadamente divulgação nos Anexos às Demonstrações Financeiras responsabilidades por garantias prestadas, letras descontadas, avales, ou outras . OTS 22. Para os depósitos em instituições financeiras: efectuar um teste de corte de operações (cut-off) revendo todos os movimentos efectuados nas contas bancárias entre __/__/__ e __/__/__, nomeadamente os cheques emitidos e os depósitos efectuados superiores a € ______. OTS 23. Efectuar "cut-off" de caixa revendo todos os movimentos efectuados entre __/__/__ e __/__/__, nomeadamente pagamentos e recebimentos em numerário superiores a € ______. OTS

24. Efectuar "follow-up" de todas as informações constantes nas respostas das instituições financeiras, deixando evidencia nas próprias respostas, e fazendo referência para outras secções. OTS 25. Assegurar que os saldos em moeda estrangeira estão registados ao câmbio adequado. OTS 26. Em situações de transferência de dados, entre aplicações, relacionado com este processo, verificar os controlos de integração da informação. TC

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8. CONTABILIDADE E REPORTE



• Todos os dados mestre de “contas” e de “centros de custo” são correctamente registados nos sistemas informáticos de contabilidade geral e analítica e mantidos correctos e actualizados.

• Todos os eventos e transacções deverão ser reflectidos correctamente nos registos contabilísticos.

• Os impostos são calculados correctamente.

• Os relatórios financeiros deverão reflectir a totalidade das operações e a posição financeira da entidade.

• Os relatórios financeiros e declarações fiscais são preparados de acordo com a legislação em vigor.

• Os recursos afectos à contabilidade e reporte são utilizados de modo a maximizar a eficácia e eficiência das operações da entidade.

• A salvaguarda da legalidade e regularidade na elaboração e execução dos documentos orçamentais, financeiros e contabilísticos.

• A exactidão e integridade dos registos contabilísticos e a fiabilidade de toda a informação produzida.

• O registo atempado e pelas quantias correctas de todas as receitas e despesas nos documentos apropriados e dentro do período contabilístico a que dizem respeito.

• O controlo das aplicações e do ambiente informático relacionados com a área contabilística e financeira.

• Estão definidas as atribuições e responsabilidades dos colaboradores as quais contemplam uma adequada segregação de funções.


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• Activos omissos

• Passivos omissos

• Proveitos omissos

• Custos omissos

• Especialização inadequada de períodos / exercícios

• Especialização de custos

• Especialização de proveitos

• Saldos denominados em moeda estrangeira não convertidos ao câmbio do fim do período / exercício

• Erros de classificação contabilística

• Valores de realização não reflectidos nas contas

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Parte III









O questionário deverá ser respondido na primeira coluna (S-Sim / N-Não), quando aplicável e na segunda coluna (Refª-Referência) com explicações adicionais, sob a forma de narrativas, fluxogramas ou descrições anexas ao presente questionário sempre que considerado adequado ou quando a resposta a qualquer questão seja “Não” e indicie problemas ou desconformidades a nível do controlo interno com potenciais impactes nas demonstrações financeiras. I – QUESTIONÁRIO S/N RefªGERAL

1. Existe organograma que descreva os níveis hiearquico-funcionais e permita uma apropriada distribuição de funções e de competências?

2. Existe manual de procedimentos ou regulamento interno para esta área? Indicar a data de aprovação pelo responsável e da sua implementação.

3. O sistema de controlo interno nesta área compreende o controlo administrativo e o controlo contabilístico?

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Parte III


S/N Refª4. O controlo contabilístico funciona por forma a verificar que: a) São seguidos os princípios contabilísticos geralmente aceites;

b) Todos os lançamentos contabilísticos são efectuados correctamente nas respectivas contas e pelos montantes constantes dos documentos de suporte;

c) Todas as transacções são executadas de acordo com uma autorização geral ou especificada pelo órgão de gestão;

d) As demonstrações financeiras são preparadas e elaboradas com elementos fiáveis e de valor intrínseco.

5. São enviadas cópias das normas de controlo interno e de todas as posteriores alterações que vierem a ser feitas, no prazo de 30 dias após a sua aprovação pelo órgão de gestão, para a ACSS, IGAS e outras entidades reguladoras?

6. É utilizado o Plano Oficial de Contabilidade do Ministério da Saúde (POCMS)?

7. Procedem à preparação dos seguintes documentos de prestação de contas: a) Balanço; b) Demonstração dos resultados; c) Mapas de execução orçamental (receita e despesa); d) Mapas de fluxos de caixa; e) Mapa da situação financeira; f) Anexos às demonstrações financeiras; g) Relatório de gestão; h) Parecer do órgão fiscalizador.

8. Os documentos de prestação de contas evidenciados no ponto anterior, são publicados no Diário da República até 60 dias após a respectiva aprovação?

CONTABILIDADE PATRIMONIAL 1. São seguidos os seguintes princípios contabilísticos: a) Princípio da entidade contabilística; b) Princípio da continuidade; c) Princípio da consistência; d) Princípio da especialização (ou do acréscimo);

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S/N Refªe) Princípio do custo histórico; f) Princípio da prudência; g) Princípio da materialidade; h) Princípio da não compensação. 2. São aplicados os critérios de valorimetria (nota 4 POCMS) para: a) Imobilizações; b) Existências; c) Dívidas de e a terceiros; d) Disponibilidades.

3. São aplicadas as considerações técnicas para as provisões e amortizações(ponto 2.7 POCMS)

4. São preenchidas as notas aos Anexos às demonstrações financeiras (pontos 8.1 e 8.2 POCMS)?

5. O relatório de gestão contempla os seguintes aspectos (ponto 13 do POCMS)

a) Caracterização geral da entidade (elementos de identificação, relatório do órgão de gestão, organograma, recursos humanos);

b) Síntese do movimento assistencial (elementos gerais, movimento de doentes, produtividade dos serviços, meios complementares de diagnóstico e terapêutica, serviços requisitados ao exterior);

c) Síntese da situação económica (informação respeitante ao investimento, condições de funcionamento e análise de custos e proveitos);

d) Síntese da situação financeira; CONTABILIDADE ANALÍTICA 1. Para a contabilidade analítica é utilizada a classe 9?

2. São preenchidas as notas aos Anexos às demonstrações financeiras (ponto 8.4 POCMS)?

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S/N RefªCONTABILIDADE ORÇAMENTAL

1. Relativamente à execução orçamental são preparados os seguintes documentos:

a) O mapa de origem e aplicação de fundos; b) O orçamento económico/programa; c) Os mapas de acompanhamento e controlo; d) As alterações aos mapas de origem e aplicação de fundos. 2. Orçamento do Estado (existência de contabilidade orçamental): a) Os mapas do orçamento financeiro; b) Os mapas de execução orçamental; c) Os mapas das alterações orçamentais.

3. São elaboradas as seguintes notas explicativas aos mapas de execução orçamental:

a) Mapa do controlo orçamental – despesa; b) Mapa do controlo orçamental – receita; c) Fluxos de caixa; d) Situação financeira; e) Descontos e retenção (entregas); f) Desenvolvimento das despesas com o pessoal; g) Orçamento anual (despesa e receita); h) Decomposição das dívidas dos clientes, utentes e instituições do Estado; i) Orçamento financeiro (despesa e receita); j) Orçamento económico (despesa e receita).

4. Para a contabilidade orçamental é utilizada a classe 0 – contas de controlo orçamental e de ordem?

5. A contabilização do orçamento é efectuada pelo método digráfico? 6. São efectuados lançamentos contabilísticos relativamente a: a) Aprovação do orçamento; b) Alterações orçamentais c) Cabimentos; d) Compromissos;

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S/N Refª

e) Processamentos (para as despesas sujeitas ao regime de duodécimos ou para todas as despesas, se for essa a opção da entidade);

f) Encerramento do orçamento. 7. São seguidos os seguintes princípios orçamentais:

a) Princípio da anualidade (anual); b) Princípio da unidade e universalidade; c) Princípio do equilíbrio; d) Princípio da especificação; e) Princípio da não consignação; f) Princípio da não compensação. 8. São preenchidas as notas sobre o processo orçamental e respectiva execução aos Anexos às demonstrações financeiras (ponto 8.3 POCMS)

ORNGANIZAÇÃO CONTABILÍSTICA 1. Existe manual de procedimentos contabilísticos? 2. Existe indicação dos livros de registo utilizados?

3. Existe uma descrição sumária da organização do arquivo dos documentos de suporte?

4. É utiliza a aplicação informática criada pela ACSS para a área de contabilidade? Em caso contrário, qual a aplicação utilizada?

5. Breve descrição das principais características do sistema informáticoutilizado/existente.

6. Existem demonstrações financeiras intercalares? 7. Em situações de transferência de dados entre aplicações, quais os controlos implementados para a sua validação?

8. Existe descentralização contabilística?

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Parte III


S/N Refª

8.1 Em caso afirmativo, breve descrição do sistema utilizado e do modo de articulação com a contabilidade central.

RECONCILIAÇÕES BANCÁRIAS 54. Todas as contas bancárias são conciliadas mensalmente? 55. Estas conciliações são preparadas dentro de um prazo de tempo razoável? 56. As conciliações são preparadas em formulário padronizado que indiquetodos os detalhes necessários a um perfeito julgamento quanto à normalidade das pendências, tais como:

a) Datas de emissão dos cheques? b) Datas de avisos bancários? c) Nomes dos beneficiários dos cheques? d) Natureza dos pagamentos? e) Natureza das demais pendências (cobranças, desconto de títulos, juros, comissões, etc.)?

f) Datas das liquidações posteriores? 55. A pessoa que prepara as conciliações bancárias exerce funçõesindependentes das de:

a) Preparar cheques? b) Assinar cheques? c) Autorizar pagamentos? d) Efectuar recebimentos? e) Manusear comprovantes? f) Caixa de um modo geral? g) Lançamentos contabilísticos? 56. Há instruções internas determinando que a pessoa encarregada de prepararas conciliações bancárias:

a) Receba os extractos bancários directamente do banco, pessoalmente ou emenvelope fechado do banco?

b) Mantenha em seu poder os extractos bancários e outros documentos que oacompanham ate que todas as fases da conciliação estejam completas?

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Parte III


S/N Refª57. Quanto à mecânica de preparo das conciliações bancárias, a pessoaencarregada, adopta os seguintes procedimentos:

a) Compara os saldos de abertura dos extractos para o mês de conciliação, comos saldos do fecho do mês anterior?

b) Efectua as somas de débitos e créditos dos extractos bancários e mantém arespectiva fita de máquina?

c) Efectua as somas dos débitos e créditos do livro caixa ou do razão auxiliar debancos e mantém a fita de máquina

d) Verifica se há rasuras ou emendas nos extractos bancários? e) Compara individualmente, item a item, constantes dos registos contabilísticoscom os constantes dos extractos bancários?

f) Elimina com antecedência, as pendências constantes das conciliaçõesbancárias do mês anterior?

g) Verifica a sequência numérica dos cheques lançados nos registos contábeis? h) Observa o eventual desfasamento de datas dos depósitos lançados nosregistos contabilísticos e as correspondentes datas constantes dos extractosbancários?

58. Os procedimentos mencionados na questão anterior são seguidos, mesmonos casos em que os saldos do razão e os constantes dos extractos são iguais?

59. As conciliações bancárias são conferidas por pessoa independente daquela que é encarregada de prepará-las? Há evidências?

60. As conciliações bancárias são submetidas à apreciação e aprovação de um titular responsável? Há evidências?

61. Há evidências de que seja feito um efectivo "follow-up" das conciliações mensais (inclusive correspondência trocada com bancos e beneficiários de cheques, quando aplicável)?

62. As conciliações, após preparadas, são mantidas em arquivo?

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Parte III


S/N Refª ELEMENTOS A ENVIAR À ACSS É disponibilizada à ACSS: 1. Mensalmente: a) Balancete b) Situação financeira? c) Dívidas às instituição do SNS? d) Outras? 2. Anualmente: a) Prestação de contas: - Balanço; - Demonstração dos resultados; - Mapas de execução orçamental (receita e despesa); - Mapas de fluxos de caixa; - Mapa da situação financeira; - Anexos às demonstrações financeiras; - Relatório de gestão; - Parecer do órgão fiscalizador. b) Contabilidade analítica c) Outras (discriminar)

ACSS MAI Hospitais ParteIII · Compete ao responsável pelo Departamento de Auditoria da ACSS...

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