A importância da administração financeira da empresaAutor: Patricia Liz

Conheça as principais funções da administração financeira e as primeiras providências que a empresa deve tomar em relação às finanças A gestão financeira é um conjunto de ações e procedimentos administrativos que envolvem o planejamento, a análise e o controle das atividades financeiras da empresa. O objetivo é melhorar os resultados apresentados pela empresa e aumentar o valor do patrimônio por meio da geração de lucro líquido. No entanto, é muito comum que empresas deixem de realizar uma adequado gestão financeira. Muitas vezes, as atividades são iniciadas com pequena dimensão e, conforme os negócios se desenvolvem, a admini 1.A gestão financeira é um conjunto de ações e procedimentos administrativos que envolvem o planejamento, a análise e o controle das atividades financeiras da empresa. O objetivo da gestão financeira é melhorar os resultados apresentados pela empresa e aumentar o valor do patrimônio por meio da geração de lucro líquido proveniente das atividades operacionais.

Uma correta administração financeira permite que se visualize a atual situação da empresa. Registros adequados permitem análises e colaboram com o planejamento para otimizar resultados.

A falta da administração financeira adequada pode causar os seguintes problemas:

- Não ter as informações corretas sobre saldo do caixa, valor dos estoques das mercadorias, valor das contas a receber e das contas a pagar, volume das despesas fixas e financeiras. Isso ocorre porque não é feito o registro adequado das transações realizadas;

- Não saber se a empresa está tendo lucro ou prejuízo em suas atividades operacionais, porque não é elaborado o demonstrativo de resultados;

- Não calcular corretamente o preço de venda, porque não são conhecidos seus custos e despesas;

- Não conhecer corretamente o volume e a origem dos recebimentos, bem como o volume e o destino dos pagamentos, porque não é elaborado um fluxo de caixa, um controle do movimento diário do caixa;

- Não saber o valor patrimonial da empresa, porque não é elaborado o balanço patrimonial;

- Não saber quanto os sócios retiram de pró-labore, porque não é estabelecido um valor fixo para a remuneração dos sócios;

- Não saber administrar corretamente o capital de giro da empresa, porque o ciclo financeiro de suas operações não é conhecido;

- Não fazer análise e planejamento financeiro da empresa, porque não existe um sistema de informações gerenciais (fluxo de caixa, demonstrativo de resultados e balanço patrimonial).

Muitas empresas do setor têxtil e confecções começam com pessoas que trabalham ou trabalharam em outras empresas da área, ou que têm habilidades e conhecimento de produção. Isso acontece também em outros setores da economia. Poucas pessoas têm experiência em administração financeira, e isso interfere nos resultados. Muitas vezes, as atividade2.3.s são iniciadas com pequena dimensão e, conforme os negócios se desenvolvem, a administração financeira não acompanha o crescimento da empresa porque os gestores não têm conhecimentos necessários nesta área de gestão e se envolvem excessivamente com a produção.

As principais funções da administração financeira são:

- Análise e planejamento financeiro: analisar os resultados financeiros e planejar ações necessárias para obter melhorias;

- A boa utilização dos recursos financeiros: analisar e negociar a captação dos recursos financeiros necessários, bem como a aplicação dos recursos financeiros disponíveis;

- Crédito e cobrança: analisar a concessão de crédito aos clientes e administrar o recebimento dos créditos concedidos;

- Caixa: efetuar os recebimentos e os pagamentos, controlando o saldo de caixa;

- Contas a receber e a pagar: controlar as contas a receber relativas às vendas a prazo e contas a pagar relativas às compras a prazo, impostos e despesas operacionais;

As primeiras providências que a empresa deve tomar em relação às finanças são:

- Organizar os registros e conferir se todos os documentos estão sendo devidamente controlados.

- Acompanhar as contas a pagar e a receber, montando um fluxo de pagamentos e recebimentos.

- Controlar o movimento de caixa e os controles bancários.

- Classificar custos e despesas em fixos e variáveis.

- Definir a retirada dos sócios.

- Fazer previsão de vendas e de fluxo de caixa.

- Acompanhar a evolução do patrimônio da empresa, conhecer lucratividade e rentabilidade.

Muitas empresas do setor têxtil e confecções começam com pessoas que trabalham ou trabalharam em outras empresas da área, ou que têm habilidades e conhecimento de produção. Isso acontece também em outros setores da economia. Poucas pessoas têm experiência em administração financeira, e isso interfere nos resultados. Muitas vezes, as atividades são iniciadas com pequena dimensão e, conforme os negócios se desenvolvem, a administração financeira não acompanha o crescimento da empresa porque os gestores não têm conhecimentos necessários nesta área de gestão e se envolvem excessivamente com a produção.

As principais funções da administração financeira são:

- Análise e planejamento financeiro: analisar os resultados financeiros e planejar ações necessárias para obter melhorias;

- A boa utilização dos recursos financeiros: analisar e negociar a captação dos recursos financeiros necessários, bem como a aplicação dos recursos financeiros disponíveis;

- Crédito e cobrança: analisar a concessão de crédito aos clientes e administrar o recebimento dos créditos concedidos;

- Caixa: efetuar os recebimentos e os pagamentos, controlando o saldo de caixa;

- Contas a receber e a pagar: controlar as contas a receber relativas às vendas a prazo e contas a pagar relativas às compras a prazo, impostos e despesas operacionais;

As primeiras providências que a empresa deve tomar em relação às finanças são:

- Organizar os registros e conferir se todos os documentos estão sendo devidamente controlados.

- Acompanhar as contas a pagar e a receber, montando um fluxo de pagamentos e recebimentos.

- Controlar o movimento de caixa e os controles bancários.

- Classificar custos e despesas em fixos e variáveis.

- Definir a retirada dos sócios.

- Fazer previsão de vendas e de fluxo de caixa.

- Acompanhar a evolução do patrimônio da empresa, conhecer lucratividade e rentabilidade.

Administração financeira

SignificadoPrimeiramente, deve-se compreender e entender o sentido e o significado de finanças que, corresponde ao conjunto de recursos disponíveis circulantes em espécie que serão usados em transações e negócios com transferência e circulação de dinheiro. Sendo que há necessidade de se analisar a fim de se ter exposto a real situação econômica dos fundos da empresa, com relação aos seus bens e direitos garantidos.

Analisando-se apuradamente verifica-se que as finanças fazem parte do cotidiano, no controle dos recursos para compras e aquisições, tal como no gerenciamento e própria existência da empresa, nas suas respectivas áreas, seja no marketing, produção, contabilidade e, principalmente na administração geral de nível estratégico, gerencial e operacional em que se toma dados e informações financeiras para a tomada de decisão na condução da empresa.

A administração financeira é uma ferramenta ou técnica utilizada para controlar da forma mais eficaz possível, no que diz respeito à concessão de credito para clientes, planejamento, analise de investimentos e, de meios viáveis para a obtenção de recursos para financiar operações e atividades da empresa, visando sempre o desenvolvimento, evitando gastos desnecessários, desperdícios, observando os melhores “caminhos” para a condução financeira da empresa.

Tal área administrativa, pode ser considerada como o “sangue” ou a gasolina da empresa que possibilita o funcionamento de forma correta, sistêmica e sinérgica, passando o “oxigênio” ou vida para os outros setores, sendo preciso circular constantemente, possibilitando a realização das atividades necessárias, objetivando o lucro, maximização dos investimentos, mas acima de tudo, o controle eficaz da entrada e saída de recursos financeiros [falta referência], podendo ser em forma de investimentos, empréstimos entre outros, mas sempre visionando a viabilidade dos negócios, que proporcionem não somente o crescimento mas o desenvolvimento e estabilização.

É por falta de planejamento e controle financeiro que muitas empresas quebram no terceiro ano de sua existência [falta referência] , por insuficiência de suporte financeiro. São indiscutivelmente necessárias as informações do balanço patrimonial, no qual se contabilizam os dados da gestão financeira, que devem ser analisados detalhadamente para a tomada de decisão.

Pelo benefício que a contabilidade proporciona à gestão financeira e pelo íntimo relacionamento de interdependência que ambas têm é que confundem-se, muitas vezes, estas duas áreas, já que as mesmas se relacionam proximamente e geralmente se sobrepõem.

É preciso esclarecer que a principal função do contador é desenvolver e prover dados para mensurar a performance da empresa, avaliando sua posição financeira perante os impostos, contabilizando todo seu patrimônio, elaborando suas demonstrações reconhecendo as receitas no momento em que são incorridos os gastos (este é o chamado regime de competência), mas o que diferencia as atividades financeiras das contábeis é que a administração financeira enfatiza o fluxo de caixa, que nada mais é do que a entrada e saída de dinheiro, que demonstrará realmente a situação e capacidade financeira para satisfazer suas obrigações e adquirir novos ativos (bens ou direitos de curto ou longo prazo) a fim de atingir as metas da empresa.

Os contadores admitem a extrema importância do fluxo de caixa, assim como o administrador financeiro se utiliza do regime de competência, mas cada um tem suas especificidades e maneira de descrever a situação da empresa, sem menosprezar a importância de cada atividade já que uma depende da outra no que diz respeito à circulação de dados e informações necessárias para o exercício de cada uma.

[editar] Abordagem

[editar] Área de atuação

1.1 - Área de atuação das finanças: A administração financeira pode ser dividida em áreas de atuação, que podem ser entendidas como tipos de meios de transações ou negócios financeiros, são estas:

Finanças Corporativas

Abrangem na maioria, relações com cooperações (sociedades anônimas).

Investimentos

São recursos depositados de forma temporária ou permanente em certo negócio ou atividade da empresa, em que se deve levar em conta os riscos e retornos potenciais ligados ao investimento em um ativo financeiro, o que leva a formar, determinar ou definir o preço ou valor agregado de um ativo financeiro, tal como a melhor composição para os tipos de ativos financeiros. Os ativos financeiros são classificados no Balanço Patrimonial em investimentos temporários e em ativo permanente (ou imobilizado), este último, deve ser investido com sabedoria e estratégia haja vista que o que traz mais resultados é se trabalhar com recursos circulantes por causa do alto índice de liquidez apresentado.

Instituições financeiras

São empresas intimamente ligadas às finanças, onde analisam os diversos negócios disponíveis no mercado de capitais– podendo ser aplicações, investimentos ou empréstimos, entre outros – determinando qual apresentará uma posição financeira suficiente à atingir determinados objetivos financeiros, analisados por meio da avaliação dos riscos e benefícios do empreendimento, certificando-se sua viabilidade.

Finanças Internacionais

Como o próprio nome supõe, são transações diversas podendo envolver cooperativas, investimentos ou instituições, mas que serão feitas no exterior, sendo preciso um analista financeiro internacional que conheça e compreenda este ramo de mercado.

[editar] Funções Básicas

Todas as atividades empresariais envolvem recursos e, portanto, devem ser conduzidas para a obtenção de lucro. As atividades do porte financeiro têm como base de estudo e análise dados retirados do Balanço Patrimonial, mas principalmente do fluxo de caixa da empresa já que daí, é que se percebe a quantia real de seu disponível circulante para financiamentos e novas atividades. As funções típicas do administrador financeiro são:

Análise, planejamento e controle financeiro

Baseia-se em coordenar as atividades e avaliar a condição financeira da empresa, por meio de relatórios financeiros elaborados a partir dos dados contábeis de resultado, analisar a capacidade de produção, tomar decisões estratégicas com relação ao rumo total da empresa, buscar sempre alavancar suas operações, verificar não somente as contas de resultado por competência, mas a situação do fluxo de caixa desenvolver e implementar medidas e projetos com vistas ao crescimento e fluxos de caixa adequados para se obter retorno financeiro tal como oportunidade de aumento dos investimentos para o alcance das metas da empresa.

Tomada de decisões de investimento

Consiste na decisão da aplicação dos recursos financeiros em ativos correntes (circulantes) e não correntes (ativo realizável a longo prazo e permanente), o administrador financeiro estuda a situação

na busca de níveis desejáveis de ativos circulantes , também é ele quem determina quais ativos permanentes devem ser adquiridos e quando os mesmos devem ser substituídos ou liquidados, busca sempre o equilíbrio e níveis otimizados entre os ativos correntes e não-correntes, observa e decide quando investir, como e quanto, se valerá a pena adquirir um bem ou direito, e sempre evita desperdícios e gastos desnecessários ou de riscos irremediável, e ate mesmo a imobilização dos recursos correntes, com altíssimos gastos com imóveis e bens que trarão pouco retorno positivo e muita depreciação no seu valor, que impossibilitam o funcionamento do fenômeno imprescindível para a empresa, o 'capital de giro'.

Tomada de decisões de financiamentos

Diz respeito à captação de recursos diversos para o financiamento dos ativos correntes e não correntes, no que tange a todas as atividades e operações da empresa; operações estas que necessitam de capital ou de qualquer outro tipo de recurso necessário para a execução de metas ou planos da empresa. Leva-se sempre em conta a combinação dos financiamentos a curto e longo prazo com a estrutura de capital, ou seja, não se tomará emprestado mais do que a empresa é capaz de pagar e de se responsabilizar, seja a curto ou a longo prazo. O administrador financeiro pesquisa fontes de financiamento confiáveis e viáveis, com ênfase no equilíbrio entre juros, benefícios e formas de pagamento. É bem verdade que muitas dessas decisões são feitas ante a necessidade (e até ao certo ponto, ante ao desespero), mas independente da situação de emergência é necessário uma análise e estudo profundo e minucioso dos prós e contras, a fim de se ter segurança e respaldo para decisões como estas.

[editar] Função na empresa

A administração financeira de uma empresa pode ser realizada por pessoas ou grupos de pessoas que podem ser denominadas como: vice-presidente de finanças (conhecido como Chief Financial Officer – CFO) diretor financeiro, controller e gerente financeiro, sendo também denominado simplesmente como administrador financeiro. Sendo que, independentemente da classificação, tem-se os mesmos objetivos e características, obedecendo aos níveis hierárquicos, portanto conforme ao figura 1.1, o diretor financeiro coordena a as atividades de tesouraria e controladoria.

Mas, é necessário deixar bem claro que, cada empresa possui e apresenta um especifico organograma e divisões deste setor, dependendo bastante de seu tamanho. Em empresas pequenas, o funcionamento, controle e análise das finanças, são feitas somente no departamento contábil - até mesmo, por questão de encurtar custos e evitar exageros de departamentos, pelo fato de seu pequeno porte, não existindo necessidade de se dividir um setor que está inter-relacionado e, que dependendo do da capacitação do responsável desse setor, poderá muito bem arcar com as duas funções: de tesouraria e controladoria. Porém, à medida que a empresa cresce, o funcionamento e gerenciamento das finanças evoluem e se desenvolvem para um departamento separado, conectado diretamente ao diretor-financeiro, associado à parte contábil da empresa, já que esta possibilita as informações para a análise e tomada de decisão.

No caso de uma empresa de grande porte, é imprescindível esta divisão, para não ocorrer confusão e sobrecarga. Deste modo, a tesouraria (ou gerência financeira) cuida da parte específica das finanças em espécie, da administração do caixa, do planejamento financeiro, da captação de recursos, da tomada de decisão de desembolso e despesas de capital, assim como o gerenciamento de crédito e fundo de pensão. Já a controladoria (ou contabilidade) é responsável com a contabilidade de finanças e custos, assim como, do gerenciamento de impostos - ou seja, cuida do controle contábil do patrimônio total da empresa.

[editar] Áreas de atuação

Como já foi dito, as finanças estão presentes em todas as áreas de uma empresa e auxiliam o seu bom funcionamento. É extremamente importante a administração e controle eficaz da empresa, pois

a correta administração do capital - recursos essenciais da organização - e as decisões hábeis, conduzirão ao sucesso e evitarão o fracasso. Deste modo, o administrador financeiro pode atuar em diversas áreas específicas, em alguns cargos ou funções como:

Analista financeiro

Tem como função principal, preparar os planos financeiros e orçamentários, ou seja, através da preparação de demonstrações financeiras e orçamentos diversos, estabelece os planos financeiros de curto e longo prazo (guidance) para chegar às metas, analisando e realizando previsões futuras, avaliação de desempenho e o trabalho em conjunto com a contabilidade.

Gerente de orçamento de capital

Neste caso, o responsável é incumbido de avaliar, recomendando ou não as propostas de investimentos em ativos, pois ele já terá feito um traçado futuro, verificando se certos investimentos ou transações trarão resultados positivos ou negativos no aspecto financeiro.

Gerente de projetos de financiamentos

Em empresas de grande porte, conseguem financiamentos para investimentos em ativos. Deste modo, o Gerente de orçamento de capital e o Gerente de projetos de financiamentos trabalham juntos, podendo atuar num mesmo setor. Dependendo da empresa, sempre antes de fazer um grande investimento de capital, como a aquisição de um imóvel, será preciso avaliar se o custo inicial está dentro de sua capacidade de pagamento (gerente de orçamento de capital) e também estabelecer como financiá-lo (gerente de projetos de financiamentos), comparando alternativas como comprar à vista ou a prazo, ou ainda a conveniência de realizar um leasing, dependendo de cada situação.

Gerente de caixa

Responsável por manter e controlar os saldos diários do caixa da empresa. Geralmente cuida das atividades de cobrança e desembolso do caixa e investimentos em curto prazo.

Analista/gerente de crédito

Gerencia as políticas de crédito da empresa. Avalia as solicitações de crédito, extensão, monitoramento e cobrança de contas a receber.

Gerente de fundos de pensão

Em grandes empresas, supervisiona no geral a administração de ativos e passivos do fundo de pensão dos empregados, economizando e investindo o dinheiro para atender metas de longo prazo.

[editar] Objetivos e compromissos

Todo administrador da área de finanças deve levar em conta, os objetivos dos acionistas e donos da empresa, para daí sim, alcançar seus próprios objetivos. Pois conduzindo bem o negócio - cuidando eficazmente da parte financeira - consequentemente ocasionará o desenvolvimento e prosperidade da empresa, de seus proprietários, sócios, colaboradores internos e externos – stakeholders (grupos de pessoas participantes internas ou externas do negócio da empresa, direta ou indiretamente) - , e, logicamente, de si próprio (no que tange ao retorno financeiro, mas principalmente a sua realização como profissional e pessoal). Podemos verificar que existem diversos objetivos e metas a serem alcançadas nesta área, dependendo da situação e necessidade, e de que ponto de vista e posição serão escolhidos estes objetivos. Mas, no geral, a administração financeira serve para manusear da melhor forma possível os recursos financeiros e tem como objetivo otimizar o máximo que se puder o valor agregado dos produtos e serviços da empresa, a fim de se ter uma posição competitiva diante de um mercado repleto de concorrência, proporcionando, deste modo, o retorno positivo a tudo o que foi investido para a realização das atividades da mesma, estabelecendo crescimento financeiro e satisfação aos investidores. Não se deixa de mencionar que não há necessidade de se agir sem ética profissional, ilegalmente ou de má-fé, pois o ambiente em que se trabalha sobre

mentiras e falsas informações não é propicio ao sucesso - pois não haverá verdade, compromisso, motivação, respeito e lealdade dos que cercam à empresa. E este é um fator que merece reflexão, pois de nada vale se conseguir recursos e capital a partir de mentiras e trabalho “sujo”, sofrimento e desilusão dos colaboradores, parceiros e agentes internos ou externos que de uma forma ou de outra são a razão da existência da empresa, e fazem o empreendimento “caminhar”. Faz-se referência desde o funcionário ao diretor, até o cliente; por isso deve-se ter responsabilidade e compromisso com todos os tipos de atividades, logicamente visionando a lucratividade, mas jamais decorrentes da dor e prejuízo de outrem, tendo sempre o compromisso com a responsabilidade e integridade do próprio nome da empresa. É claro que esta temática traz e trará muita contradição e divergência de ideias e concepções, já que muitas das vezes o “bolso fala muito mais alto”, mas há necessidade de se refletir sobre esta situação e apresentar a prática da responsabilidade social.

[editar] Subdivisões da administração financeira

Valor e orçamento de capital

Análise de retorno e risco financeiro

Análise da estrutura de capital financeira

Análise de financiamentos de longo prazo ou curto prazo

Administração de caixa ou caixa financeira

- NOÇÕES DE ADMINISTRAÇÃO FINANCEIRA

Quando alguém nos diz que o administrador financeiro é o elemento fundamental dentro de uma empresa, somos levados a perguntar: mas e os demais setores? Todos os setores são importantes dentro de uma organização, desde o faxineiro até o diretor-presidente. O que acontece, no entanto, é que o Administrador Financeiro desempenha uma função um tanto mais sutil: ele administra as finanças da organização e isso é uma tarefa bastante difícil e complexa. Na verdade, todos nós desempenhamos até certo ponto o papel de administradores financeiros, pois ganhamos os nossos custosos rendimentos e os administramos da melhor forma possível para que não precisemos pedir dinheiro emprestado a ninguém ou para que possamos aplicar as sobras da maneira mais eficiente. O administrador financeiro faz exatamente isto. É um profissional que cuida das finanças de uma empresa, honrando os compromissos nas datas dos vencimentos, captando recursos quando é preciso a um custo mais baixo ou ainda, o melhor, aplicando as sobras nos investimentos mais atraentes, antevendo as possibilidades de investimento em novos projetos. Como se vê, não é uma função fácil.

O maior desafio do Administrador Financeiro é conciliar bem, e muito bem, o equilíbrio entre a Liquidez vs. Rentabilidade. O item Liquidez é a capacidade da organização de estar sempre com as suas finanças oxigenadas para que nunca falte recursos na hora de honrar os compromissos. Para isso, ele deverá usar o Fluxo de Caixa, onde projetará todas as entradas e saídas de recursos, tendo uma visão de curto , médio e longo prazos do fluxo monetário da empresa. Com o Fluxo de Caixa, ele poderá verificar quando faltará capital disponível para a empresa e com isso, tomar as devidas providências. No que diz respeito à Rentabilidade, é a capacidade de o administrador Financeiro investir recursos, do sistema do Fluxo de Caixa, em outro tipo de bem ( estoque de mercadoria ) e conseguir fazer com que este estoque se transforme em dinheiro, novamente, e retornem, com os lucros desejados, para dentro do sistema do fluxo de caixa.

3.1 - O administrador Financeiro (af)

Este profissional, geralmente denominado de Gerente Financeiro, Controller, Diretor Financeiro, Supervisor Financeiro ou ainda Chefe de Tesouraria, deve ter um ótimo relacionamento com os clientes internos e externos. Nos diagramas abaixo, veremos como o AF se encaixa numa hierarquia, através de um organograma simples e como ele se relaciona com os clientes internos na organização.

FIGURA 01 – ORGANOGRAMA ESTRUTURAL DE UMA EMPRESA

FIGURA 02 - DIAGRAMA DA RELAÇÃO COM CLIENTES INTERNOS

3.2 - Análise da Relação ( af x clientes internos )

a) Diretoria : A relação deve ser bem aberta e franca. Tudo o que se passar com as finanças da empresa, deve ser repassado à diretoria, mostrando quais as melhores alternativas a serem tomadas.

b) Recursos Humanos: As atividades deste setor tais como, admissões, demissões, benefícios e outros, dependem e muito do aval do AF . No caso de algum benefício que se deseja dar aos empregados e que , certamente, onerará as finanças da empresa, o AF deverá autorizar ou não tal benefício.

c) Contabilidade e Auditoria: O AF depende das Demonstrações Financeiras para saber os efeitos ocorridos no patrimônio da organização, decorrentes de suas próprias ações. Também deve ser o responsável perante a Auditoria pelos seus atos e também pelos setores a ele subordinados.

d) Setor Administrativo : É o responsável pelo bom desempenho dos setores de Tesouraria, Depto. Pessoal, RH , Contas a Pagar, Crédito e Cobrança outros.

e) Setor Jurídico : Com este setor, sua relação estará ligada às cobranças de títulos, com clientes e fornecedores, processos trabalhistas e demais ações judiciárias.

f) Setor de Produção : A aquisição de novos equipamentos para a área de produção deverá ter autorização do AF. Ele é o profissional que realmente tem as finanças da empresa nas mãos.

g) Planejamento e Controle : Os orçamentos de despesas por departamento, compra e venda de mercadoria, logística, etc, tudo tem que passar pelas mãos do AF para que ele possa inserir no seu cronograma de fluxo de caixa e administrar as finanças empresarias da melhor forma possível.

h) Setor Comercial : Aqui, esta relação deve bem estreita pois, a sobrevivência de um empreendimento depende muito desta boa relação. Aqui é que o AF deverá administrar bem o equilíbrio entre Liquidez vs. Rentabilidade. As políticas de descontos de fornecedores, descontos a clientes, a precificação correta das mercadorias, os prazos médios de pagamentos de títulos assim como os de recebimentos, devem passar pelo crivo do AF. 

FIGURA 03 - DIAGRAMA DA RELAÇÃO COM CLIENTES EXTERNOS

3.3 - Análise da Relação ( af x clientes externos )

a) Governos ( U / E / M ) : O AF é o preposto, ou seja, é a pessoa que representa a empresa junto aos governos. No caso de solicitação de certidões negativas ou no caso de uma visita de umas das auditorias, o AF deverá ser aquele profissional que tomará a frente para resolver tais assuntos.

b) Fornecedores: A relação com os fornecedores deve ser de parceria. Sempre quando a empresa estiver passando por dificuldades financeiras e o AF não conseguir recursos para honrar os compromissos nas datas aprazadas, deverá este procurar os fornecedores para que consiga um prazo mais elástico e não, ficar fugindo das pressões dos fornecedores. Ele deve, sim, procurar negociar da melhor forma possível o imprevisto. Caso fique fugindo dos fornecedores ( credores) poderá sujar o nome da empresa e assim encontrará maiores dificuldades para conseguir mercadorias para vender.

c) Investidores : Os investidores são as pessoas que injetam dinheiro no negócio e acreditam que o negócio lhes trará lucro. Ora, se o AF é quem está administrando essas finanças, então essa relação deve ser muito boa e principalmente duradoura.

d) Clientes : A partir de um patamar " X " de valores, os créditos deverão ser autorizados pelo AF , onde fará uma minuciosa análise do cadastro do cliente até liberar a compra. Também cabe ao AF negociar da melhor forma possível a dívida daqueles clientes que estão passando por dificuldades financeiras. As vezes um bom cliente, um parceiro de muitos anos, poderá estar, momentaneamente, numa situação dessas e caberá ao AF administrar essa situação de uma forma que fique bom para ambos.

e) Instituições Financeiras : Essa relação é de fundamental importância para a empresa, pois na falta de recursos próprios para capital de giro ou até para aquisição de novos equipamentos, ou expansão dos negócios, o AF deverá recorrer às instituições financeiras, procurando as melhores taxas e melhores prazos, para captar recursos e dar andamento aos projetos empresariais.

f) Órgãos Reguladores : Estes órgãos são os que regulam as atividades operacionais das empresas, bem como aquelas entidades de classe que representam as empresas nas negociações salariais, negociações com os governos , etc. Dentre tantas, podemos citar as Associações Comerciais, CDL´s, Federação do Comércio, Federação das Indústrias, CREA, CRC e tantos outros. 

3.4 - Áreas de Conhecimento

Como o AF convive com diversas áreas de conhecimento para que possa tomar decisões, algumas exigem um bom domínio de conhecimento e outras , conhecimentos apenas complementares.

Contabilidade : Precisa ter um mínimo de noção desta área pois, trabalhará com as demonstrações financeiras a fim de emitir sua opinião acerca da saúde financeira da empresa. Deverá saber interpretar uma demonstração financeira;

Administração : Técnicas de administração, administração de pessoal e outras.

Economia : Visão global de mercado, ou seja, uma macro visão.

Matemática Financeira : Como o AF estará em permanente negociação com bancos, fornecedores e clientes, sobre assuntos como taxas de juros, descontos, pagamentos antecipados e prazos médio, é de fundamental importância que o AF domine esta área.

Áreas de conhecimentos complementares: Informática, Direito, Meio Ambiente, Marketing, e Comunicação.

3.5 - Capital de Giro

Toda a empresa precisa de capital para que possa existir. O capital da empresa pode ser próprio ou de terceiros. Ele é próprio quando sua origem é dos sócios, dos lucros, etc. Ele é de terceiros quando sua origem é estranha à empresa e neste caso pode ser por empréstimos, financiamentos, fornecedores, etc.

O capital de giro corresponde a uma parte do capital social aplicado na empresa. São aqueles recursos aplicados em ativos e que estão em constante giro dentro da empresa, proporcionando transformações no patrimônio da empresa constantemente. O capital de giro da empresa é formado pelo ativo circulante e pelo passivo circulante. A administração do capital de giro abrange a administração das contas circulantes da empresa, incluindo ativos circulantes e passivos circulantes. Como o próprio nome diz, está sempre circulando. O capital de giro líquido será o ativo circulante menos as dívidas que a empresa tem de curto prazo, que neste caso a chamaremos de passivo circulante, conforme a fórmula abaixo. O ideal é que sempre este resultado seja positivo, neste caso a empresa estará trabalhando com recursos próprios para girar suas operações. Quando o resultado é negativo, a empresa está trabalhando com recursos de terceiros para girar as operações. Neste caso as dívidas superam o ativo circulante e a tendência é que aumente cada vez mais.

FIGURA 04 - Fluxograma do Capital de Giro

 

3.6 - Controle de Estoques

O estoque é um item que deve ser bem administrado dentro de uma organização, quando não administrado adequadamente, pode trazer sérios danos às finanças empresariais, pondo em risco a saúde financeira da empresa. Há executivos que não conseguem responder algumas perguntas ou, quando respondem, não tem certeza do que dizem. Você controla o seu estoque? Controle permanente ou periódico? Alguns executivos ainda administram os estoque no olhômetro e aí fica difícil responder àquelas perguntas. Você sabe qual o valor do seu estoque hoje? Se não sabem responder àquelas, imagine a esta? Ou então: Você sabe quantas unidades de cada produto existem hoje em seu estoque ? ou: Você sabe qual é o seu estoque mínimo ? ou ainda: Você sabe qual é o seu estoque máximo?

A má administração dos estoques pode levar uma empresa a enfrentar sérios problemas financeiros, como a falta de Capital de Giro de qualidade que afeta em cheio o Fluxo de Caixa, obrigando o executivo a tomar capital de terceiros para honrar compromissos.

3.7 - Venda Média Mensal

Corresponde à quantidade média de um item vendido em certo período de tempo.

Venda Média Mensal = Soma das vendas no período / Meses do período

Exemplo : Calculadora com Relógio Digital

Mês Qtd.   

      

Jan 125   

Fev 90    

Mar 85   

Abr 100   

Mai 85   

Jun 91   

      

Total 576   

 

V.M.M = 576 /6 = 96 itens

3.8 - Tempo de Cobertura

É o tempo que se levará para repor um item no estoque, ou seja, desde que notamos que o item atingiu o estoque mínimo até sua reposição na prateleira. Dependendo do tipo de mercadoria ou a distância do fornecedor, este tempo poderá ser extremamente curto ou muito elástico. Gêneros alimentícios têm prazos curtíssimos enquanto que móveis e colchões demoram cerca de 45 dias.

Exemplo : Tomamos como exemplo as calculadoras, digamos que estas demorem 45 dias para serem repostas.

3.9 - Estoque Mínimo

É a quantidade mínima de uma mercadoria em estoque, que serve de alerta para a necessidade de ser adquirido novo lote de mercadorias para o estoque, para que não falte a mesma no balcão. Seria a mesma coisa que um gatilho, ou seja, no momento que o estoque chegar naquela quantidade, o controlador do estoque deverá fazer um novo pedido para evitar a falta do item.

ESTOQUE MÍNIMO = (Venda Média Mensal X Tempo de Cobertura)  / 30 dias

Exemplo : Tomamos como exemplo as calculadoras

ESTOQUE MÍNIMO = 96 Itens X 45 dias / 30 dias  = 144 Itens 

Interpretação do Estoque Mínimo de calculadoras

Quando o estoque de calculadoras chegar à quantidade de 144 itens, o encarregado pelo controle deverá fazer um novo pedido de calculadoras pois, estas 144 calculadoras existentes no estoque somente suportarão por 45 dias, ou seja, a reposição do estoque de calculadoras demora 45 dias.

3.10 - Estoque Máximo

É o estoque máximo de cada item que estamos dispostos a bancar para que não prejudique a qualidade do Capital de Giro e também não afete o " Cash Flow " da empresa.

ESTOQUE MÁXIMO = ESTOQUE MÍNIMO X 2

Exemplo : Tomamos como exemplo as calculadoras

ESTOQUE MÁXIMO = 144 Itens X 2 = 288 Itens

Interpretação do Estoque Máximo de calculadoras

Seria desnecessário a empresa manter um estoque acima de 288 calculadoras, sabendo que a demanda média mensal deste item é de 96 calculadoras. Imaginemos se o administrador usa a prática de ter um estoque elevado para todos os itens ?

3.11 - Giro do Estoque

Este coeficiente nos informa quantas vezes giramos os estoques em função das vendas. Quanto mais girarmos os estoques, melhor para a empresa, significando que as mercadorias estão ficando pouco tempo nos estoques ou no balcão.

Informações Necessárias:

- Estoque Médio

- Quantidade de Mercadorias Vendidas

ESTOQUE MÉDIO = ESTOQUE INICIAL + ESTOQUE FINAL / 2

Exemplo : Tomamos como exemplo as calculadoras

Estoque Inicial..........

01/01/02...............................

60 calculadoras Estoque

Final.........................31/01/02...............................

32 calculadoras

ESTOQUE MÉDIO = (60 + 32) / 2 = 46 CALCULADORAS 

QUANT. MERC. VENDIDA = EST. INICIAL + COMPRAS – EST. FINAL

QUANT. MERC. VENDIDA = 60 + 97 - 32

QUANT. MERC. VENDIDA = 125 Itens

GIRO DO ESTOQUE = VENDAS / ESTOQUE MÉDIO 

GIRO DO ESTOQUE = 125 Itens / 46 Itens = 2,71 vezes 

Interpretação do Giro do Estoque de calculadoras

Isso significa que conseguimos girar quase três vezes o nosso Estoque Médio de calculadoras no Mês de janeiro/2002.

3.12 - Administração das Contas a Receber (Duplicatas a Receber)

As Contas a Receber são geradas pelas vendas a prazo que são feitas após concessão de crédito. Às vendas a prazos estão associados os riscos com inadimplência, despesas com cobrança entre outros, mas são fundamentais para alavancar o nível das operações e o giro dos estoques. Quanto mais frouxo o sistema de política de crédito da empresa, maior serão os riscos que o Administrador Financeiro enfrentará para solucionar os problemas de capital de giro e fluxo de caixa.

3.13 - Política de Crédito

A política de crédito trata dos aspectos de prazos, seleção de clientes e limite de crédito. Uma política de crédito liberal alavancará os níveis de vendas mas acarretarão em maiores despesas e problemas para os recebimentos. Prazos mais dilatados exigirão maior aporte de capital de giro para que a empresa possa honrar seus compromissos. A seleção dos clientes, quando não bem feita, também poderá influir na liquidez do capital de giro. A expansão do crédito deve ser muito bem analisado pelo administrador financeiro. O Limite de crédito também deve ser bem administrado

pelo financeiro, segmentando valores por responsabilidades. O administrador financeiro deve estar atento para evitar a concessão de crédito em situações irregulares, estabelecendo políticas de crédito e cobrança claramente definidas. 

3.14 - Administração das Perdas

O administrador financeiro deverá implantar um sistema eficiente de política de crédito e cobrança para evitar as perdas com a inadimplência. Ele poderá criar metas para cada período, ou seja, determinar, de acordo com o histórico de inadimplência da empresa, percentuais metas de perdas a serem atingidos até um nível tolerável pela administração. Exemplo: Historicamente a empresa HPM tem perdas com inadimplência que giram em torno de 7% do seu faturamento anual. O administrador financeiro poderá determinar metas para os próximos exercícios visando a redução do percentual, criando uma nova política de crédito e principalmente de cobrança, tornando-o mais ágil nas negociações com clientes. Assim, ele poderá reduzir para o próximo exercício para 5%, para o outro 3% e assim sucessivamente, até chegar num percentual tolerável pela administração. O ideal é que seja 0%.

3.15 - Fatores que reduzem o Capital de Giro da Empresa

a) Compras à vista

b) Retiradas em excesso

c) Distribuição de lucros

d) Imobilizações em excesso

e) Níveis elevados de estoques

f) Prazos de vendas muito longos

g) Ineficiência do sistema de cobranças

3.16 - Fatores que aumentam o Capital de Giro da Empresa

a) Lucratividade

b) Vendas à vista

c) Cobrança eficiente

d) Vendas de imobilizações 

e) Redução dos estoques

f) Maior rotação dos estoques

g) Aumento dos prazos de compras / Redução dos prazos de recebimentos

h) Aumento do capital de giro com recursos próprios

3.17 - Fluxo de Caixa

Fluxo de Caixa é um controle adotado pelo administrador financeiro que tem como objetivo básico, a projeção das entradas e saídas de recursos financeiros para determinado período, visando prognosticar a necessidade de captar empréstimos ou aplicar excedentes de caixa nas operações mais rentáveis para a empresa. Para otimizar os recursos financeiros, a projeção do fluxo de caixa deve ser feita para um período de abrangência que permita ao tesoureiro tomar providencias com antecedência suficiente, principalmente, em casos de necessidade de cobertura de insuficiência de caixa, pois a efetivação de algumas modalidades de financiamento requer meses de planejamento e preparativos. Alguns objetivos podemos destacar:

- Honrar os compromissos nas datas aprazadas, sem onerar as finanças da empresa com multa e juros. Com o Fluxo de Caixa o AF prevê a falta de recursos;

- Investir os recursos financeiros disponíveis, evitando que fiquem parados;

- Saber exatamente quando faltarão recursos para a empresa e antecipar-se;

- Analisar quais as melhores fontes de recursos para a empresa tais como descontos de duplicata, emissão de novas ações, empréstimos bancários, conta garantida, como também as melhores taxas do mercado, quais as instituições que oferecem as melhores linhas de crédito;

- Buscar o perfeito equilíbrio entre Liquidez vs. Rentabilidade;

- E outros que visem a eficácia financeira empresarial.

Figura 05 - Representação do Fluxo de Caixa

Cabe aqui uma ressalva. Quando nos referimos ao Caixa, destacado acima neste diagrama, estamos nos referindo a toda movimentação financeira da empresa e não à simples movimentação da conta caixa. Os dados que compõem o Caixa são, o próprio saldo de caixa, saldo das contas bancárias e aplicações financeiras. Os principais ingressos de recursos são, as vendas à vista, recebimentos de vendas a prazo, aumentos de capital social, vendas de itens do ativo imobilizado, receitas de aluguéis, empréstimos, resgates de aplicações financeiras e outras entradas de recursos. Por outro lado, os principais desembolsos são, as despesas operacionais da empresa, amortização de empréstimos, pagamentos de tributos, pagamentos de duplicatas, pagamentos de fornecedores, compras de mercadorias à vista, compras em geral à vista e toda a saída de dinheiro. Para visualizar melhor este fluxo de recursos monetários, o diagrama abaixo oferece uma macro visão, possibilitando uma melhor compreensão do que foi dito acima.

3.18 - Requisitos Básicos para o Planejamento do Fluxo de Caixa

Deverão ser consideradas todas as oscilações que eventualmente poderão ocorrer e que irão implicar em ajustes dos valores projetados nos orçamentos departamentais. Todos os envolvidos por estas informações deverão ser responsabilizados pelas mesmas. Requisitos para implantação:

- Apoio da cúpula diretiva da empresa;

- Organização da estrutura funcional da empresa com definição clara dos níveis de responsabilidade de cada área;

- Integração dos diversos setores da empresa ao sistema do fluxo de caixa;

- Definição do sistema de informações, quanto aos tipos de informações, formulários a serem

utilizados, calendário de entrega dos dados e os responsáveis pelas informações;

- Treinamento do pessoal envolvido para implantar o fluxo de caixa na empresa. 

3.19 - Prazo de Planejamento do Fluxo de Caixa

Dependerá do porte e do ramo de atividade da empresa. è importante a empresa trabalhar com um planejamento mínimo de três meses. o fluxo de caixa mensal se transformará em semanal e este em diário.

Figura 06 – Informações que compõem o Fluxo de Caixa

Quadro 05 - Modelo de Fluxo de Caixa

ITENS JAN FEV MAR ABR MAI JUN

1. INGRESSOS ### ### ### ### ### ###

Vendas à Vista            

Vendas a Prazo            

Venda de Veículos            

Aumento de Capital Social            

Alugueis a Receber            

Receitas Financeiras            

SOMATÓRIO            

2. DESEMBOLSOS#### #### #### #### #### ####

Compras Merc. à Vista            

Compras Merc. a Prazo            

Salários            

Despesas Administrativas            

Despesas com Vendas            

Despesas Tributárias            

Despesas Financeiras            

Alugueis a Pagar            

Compras Mat. Consumo            

Compra Computador            

Arrendamento Mercantil            

SOMATÓRIO            

3. Diferença ( 1 – 2 )            

4. SALDO INIC. DE CAIXA            

5. Disp. Acumul. ( 3 + 4 )            

6. NÍVEL DESEJADO            

7. Emprést. a captar            

8. Aplic. Financeira            

9. Amort. Empréstimo            

10. Resg. Aplic. Financ            

11.SALDO FINAL CAIXA            Quadro 06 - Formulário Complementar de Vendas

MESES DE RECEBIMENTO

MESES DE VENDAS JAN FEV MAR ABR MAI JUN  Totais

Outubro              

Novembro              

Dezembro              

Janeiro               

Fevereiro              

Março              

Abril              

Maio              

Junho              

Totais