ADMINISTRAÇÃO DE ESCRITÓRIOS - Ênio Padilha de escritori… · Conheci o engenheiro Ênio...

Administração de Escritórios de Arquitetura e Engenharia 1

ÊNIO PADILHA

ADMINISTRAÇÃODE ESCRITÓRIOSDE ARQUITETURA E ENGENHARIA

Os bastidores dos negócios bem sucedidos:do processo de escolha dos sócios à determinação

dos preços (passando pelo treinamentodos empregados, sistematização de processos,

controle financeiro e Marketing)

2a edição – maio de 2014

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"Inexiste no mundo coisa mais bem distribuída que o bom senso, visto que

cada indivíduo acredita ser tão bem provido dele que mesmo os mais difíceis de satisfazer em qualquer outro aspecto

não costumam desejar possuí-lomais do que já possuem".

RENÉ DESCARTESFilósofo, físico e matemático,

no primeiro parágrafo do livro O DISCURSO DO MÉTODO

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título: ADMINISTRAÇÃO DE ESCRITÓRIOS DE ARQUITETURA E ENGENHARIA Os bastidores dos negócios bem sucedidos: do processo de escolha dos sócios à determinação dos preços (passando pelo treinamento dos empregados, sistematização de processos, controle financeiro e Marketing) 2ª edição, 2014 texto: Ênio Padilha ilustrações: Ênio Padilha apresentação: Ricardo Meira prefácio: Rodrigo Bandeira de Melo capa: Márcio Shalinski Ênio Padilha foto na 4ª capa: Helena Loch produção executiva: Áurea Loch projeto gráfico: Márcio Shalinski Ênio Padilha revisão gramatical e ortográfica: Vera Margarida Hime editoração eletrônica: Márcio Shalinski revisão editorial: Clara Padilha Ênio Padilha fotolitos impressão e acabamentos: Gráfica e Editora Pallotti © Copyright e direitos autorais reservados na forma da lei para: 893 Produções e Eventos Ltda

Catalogação na fonte

Padilha, Ênio, 1958 –Administração de Escritórios de Arquitetura e Engenharia / Ênio Padilha,Balneário Camboriú-SC,:, 2014. 176p.:il.Inclui Bibliografia1. Engenharia. 2. Arquitetura. 3. Administração 4. EstratégiaI. TítuloCDU: 658-8

Direitos Reservados - Impresso no Brasil - Printed in Brazil


Este livro é dedicado aAna Clara Loch Padilha

fonte interminável de alegriae orgulho para toda a sua família

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SUMÁRIOPrefácio (A dimensão empresarial do arquiteto/engenheiro) ............ 10

n 1 O DIA EM QUE EU ABRI O MEU ESCRITÓRIO DE ENGENHARIA ............................................ 13Meu primeiro Escritório ................................................................. 13O Empreendedor, o Técnico e o Gerente (a metáfora, de Michael Gerber) ...................................................... 15

n 2 EMPREENDEDORISMO ................................................... 19Características de um empreendedor .............................................. 19Pode uma pessoa sem as características de um empreendedor tornar-se um bom empresário? ...................................................................... 23

n 3 AS TEORIAS DA ADMINISTRAÇÃO ............................... 24Tudo começou com Taylor ............................................................. 24Teoria da Administração Científica ................................................. 25Teoria Clássica da Administração .................................................... 26Teoria das Relações Humanas ......................................................... 28Teoria da Burocracia Estruturalista ................................................. 30Teoria Neoclássica .......................................................................... 32Teoria Comportamental ................................................................. 33Teoria dos Sistemas na Administração ............................................ 34Teoria da Contingência .................................................................. 35Além das Teorias ............................................................................. 37Conclusões deste capítulo ............................................................... 37

n 4 A CRIAÇÃO DO ESCRITÓRIO DE ENGENHARIA/ARQUITETURA ....................................... 39Modelo de Negócio ........................................................................ 39O Administrador Profissional ......................................................... 41Crenças, Valores e Princípios .......................................................... 42O passo-a-passo para abrir um escritório ......................................... 45O Plano de Negócio ....................................................................... 46A Contabilidade da empresa ........................................................... 47O papel dos contadores na sobrevivência das micro e pequenas


empresas (Cláudio Raza) ................................................................ 49O Contrato Social .......................................................................... 53

n 5 AS ÁREAS DA ADMINISTRAÇÃO ................................... 60Uma introdução ao estudo das grandes áreas da Administração ...... 60

n 6 ADMINISTRAÇÃO DA PRODUÇÃO .............................. 62O conceito de Administração da Produção ..................................... 62Tarefas do Administrador da Produção ........................................... 62Produtos de um Escritório de Arquitetura/Engenharia ................... 63Projeto ........................................................................................... 63Consultoria e Assessoria ................................................................. 64Insumos necessários para a produção em Escritórios de Arquitetura/Engenharia ..................................................................................... 65O processo de transformação de insumos em produtos ................... 67Sistematização de Processos (o desenvolvimento dos Algoritmos) ... 68Algoritmo de Tarefa ........................................................................ 70Algoritmo de Serviço ...................................................................... 71Ferramenta de Gestão (Ordem do Dia) .......................................... 74Arranjos de Espaço Físico ............................................................... 78Manual Interno de Procedimentos Operacionais ............................ 79Definição do escopo dos produtos do escritório (o que deve estar incluído no serviço oferecido ao mercado) ...................................... 91Determinação do tempo necessário para a realização de cada serviço oferecido ao mercado ...................................................................... 86

n 7 ADMINISTRAÇÃO DE PESSOAS ..................................... 91Os conceitos de Administração de Recursos Humanos ................... 91As Tarefas do Administrador de RH ............................................... 91Quem precisa de empregados ......................................................... 91Tarefas e rotinas operacionais de um escritório ............................... 93Por que arquitetos e engenheiros relutam tanto em contratar uma secretária ............................................................ 95Qual é o jeito certo de contratar uma secretária .............................. 96O que o empregado quer (ou espera) do seu escritório .................... 97O que o seu escritório deve querer (ou esperar) dos seus empregados ... 97

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O treinamento dos empregados e o sucesso do escritório ................ 98Por onde começar ........................................................................... 99A política Geral de RH ................................................................. 101

n 8 ADMINISTRAÇÃO FINANCEIRA 1 ............................... 102Os Conceitos Gerais de Administração Financeira ........................ 102As Tarefas do Administrador Financeiro ....................................... 103

n 9 ADMINISTRAÇÃO FINANCEIRA 2 ............................... 105Quanto custa ter um Escritório de Arquitetura/Engenharia .......... 105Custos de Instalação de um Escritório de Arquitetura / Engenharia .... 105Custo Fixo Operacional (quanto custa manter aberto um escritório de Engenharia / Arquitetura, mesmo que não haja serviço contratado ..... 109Custo Direto de Produção (quanto custa produzir um projeto - ou uma assessoria ou consultoria) ................................................. 118Carga Tributária, Informalidade e Mortalidade Empresarial .......... 121Conclusão deste Capítulo ............................................................. 123

n 10 ADMINISTRAÇÃO FINANCEIRA 3 ............................. 125Remuneração do Profissional em um Escritório de Arquitetura/Engenharia ................................................................................... 125Pro labore ..................................................................................... 126Remuneração sobre serviços realizados .......................................... 127Distribuição de Lucros ................................................................. 130

n 11 ADMINISTRAÇÃO FINANCEIRA 4 ............................. 131Uma reflexão sobre o valor comercial do seu tempo (ou de quanto podemos cobrar pelo uso do nosso tempo) ............ 132Apresentação sumaria do novo modelo de precificação de serviços de Arquitetura e de Engenharia ................ 134Uma palavrinha sobre precificação de serviços de acordo com o senso comum ......................................................... 135 Uma discussão (necessária) sobre os modelos de precificação existentes (por que os modelos de precificação atualmente adotados estão equivocados - e porque eles continuam sendo utilizados) .............. 136Por que sou contra a existência de Tabelas de Honorários para Entidades de Classe ...................................................................... 141


Em cada Escritório uma tabela própria de honorários ................... 145Um novo Modelo de Precificação para Serviços de Engenharia e de Arquitetura .................................................................................... 147

n 12 ADMINISTRAÇÃO DO MERCADO ............................. 150Tarefas do Administrador de Mercado (Gerente ou Diretor de Marketing) .............................................. 150Breve história do marketing no mundo ........................................ 151A definição de Marketing ............................................................. 154As características da prestação do serviço e o marketing ................ 156Diferencial Competitivo e Vantagem Competitiva ........................ 157Breve apresentação da SCP e da RBV ........................................... 158Heterogeneidade de Recursos e Diferencial Competitivo ............... 159Os Recursos de um Escritório como fonte de Diferencial Competitivo ..... 161Estrutura da empresa ..................................................................... 162Imagem da empresa e dos seus proprietários ................................. 163Capacidade de Produção .............................................................. 163Preparo Técnico e empresarial ...................................................... 164Redes de Relacionamento ............................................................. 166Conclusões do Capítulo ............................................................... 166

n PALAVRAS FINAIS ............................................................... 167

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PREFÁCIO

A dimensão empresarial do arquiteto/engenheiroConheci o engenheiro Ênio Padilha na situação de orientador de sua dissertação de Mestrado em Administração ainda quando estava na Universidade do Vale do Itajaí, em Santa Catarina. Ênio se apresentou como escritor e pensador sobre a atuação gerencial e empresarial do profissional de Engenharia e Arquitetura. De pronto identifiquei-me com suas propostas. Durante minha formação de engenheiro civil, mestre e doutor em Engenharia de Produção, o lado gestor desses profissionais sempre me interessou. Ainda na faculdade, iniciei uma empresa de garagem com um amigo estudante de Engenharia para o desenvolvimento de softwares comerciais, entrando no então mundo dos computadores pessoais que não era acessível para várias empresas. Em seguida, empreendi dois prédios residenciais, projetos executados pela empresa de engenharia da minha família. Durante minha formação na pós-graduação, especializei-me na gestão estratégica de empresas de construção e Engenharia. Passados 10 anos após o término do meu doutorado, em atividades continuas como professor e pesquisador em Administração no Brasil e no exterior, constato como as ideias que o Ênio Padilha colocara já em 1998 permanecem atuais. Este livro é uma prova disto. Como também da sua qualidade como escritor e pensador.

As décadas de 1980 e 1990 e o início da primeira década de 2000 não foram boas para a atividade da Arquitetura e Engenharia. O ciclo das grandes obras de infraestrutura da década de 1960 e 1970 terminara. O mercado imobiliário não decolava por falta de financiamento. Iniciativas engenhosas para viabilizar o autofinanciamento mostraram-se ineficazes. Como consequência, vários profissionais da área migraram para outras áreas, como o setor financeiro. Hoje o cenário é outro. Crédito mais acessível e a série de projetos de infraestrutura requerem profissionais capacitados e cada vez mais especialistas. O paradoxo desse movimento é que enquanto a formação do engenheiro e do arquiteto se especializa crescentemente para lidar com essas demandas, a necessidade de desenvolver nesses profissionais competências em gestão também aumenta exponencialmente.

Tratar o engenheiro e o arquiteto como um profissional liberal simplesmente


1 Engenheiro civil, mestre e doutor em Estratégia, Professor Ajunto na Escola de Administração de Empresas do Estado de São Paulo da Fundação Getulio Vargas (FGV-EAESP) e professor convidado na Université Paris Dauphine e Université Lyon III

retira-o do contexto organizacional. Esses profissionais não operam em um vácuo: eles devem gerenciar projetos, equipes, unidades organizacionais, interagir com clientes, dentro de uma cultura organizacional e seguindo uma estratégia competitiva. Nos capítulos desta obra, Ênio Padilha apresenta de maneira detalhada e didática os principais aspectos da dimensão organizacional dos escritórios de arquitetura e engenharia. Ênio sistematiza operações e rotinas necessárias para a gestão dos escritórios ao mesmo tempo em que motiva e urge a reflexão do leitor sobre os pontos tácitos dessa atividade que deverão ser apreendidos pela experiência.

Um escritório de Arquitetura ou Engenharia, por menor que seja, é uma organização. Por mais que o arquiteto ou engenheiro seja a peça central dessa organização, ele é necessário, mas não suficiente. Haverá necessidade de contratar pessoas, gerenciar a equipe e terceirizados para que a organização oferte seus serviços aos clientes. Talvez o grande desafio para esses profissionais seja aceitar e compreender a existência dessa dimensão organizacional que os transcende. Diferentemente de normas técnicas, ferramentas gerenciais não tem valor em si próprio. Elas são interpretadas, legitimadas e aceitas pelas pessoas da organização. A utilização de determinada ferramenta gerencial, como uma pesquisa de mercado, ou até mesmo uma planilha, pode ter vários significados para pessoas diferentes. Enquanto para o arquiteto ou engenheiro é a única forma de se resolver um problema, para outros profissionais de seu escritório pode significar uma perda de tempo, ou algo que impede novos insights e engessa a empresa.

O leitor terá, portanto, neste livro um ponto de alavanca para enfrentar esses desafios da gestão dos escritórios de Engenharia e Arquitetura. Isso sem perder de vista a fina linha que separa a tecnologia da arte da gestão.

Boa Leitura!

Paris, novembro de 2012.

Rodrigo Bandeira de Melo1

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O DIA EM QUE EU ABRI O MEU ESCRITÓRIO DE ENGENHARIA

Me formei engenheiro eletricista pela Universidade Federal de Santa Catarina, em 1986. A primeira coisa que eu fiz assim que me formei foi ir para São Paulo. Era um sonho antigo. Uma paixão arrebatadora. Sempre quis morar em São Paulo e aquela era a hora! São Paulo me fascinava pela grandiosidade, pela diversidade de recursos, pelo acesso à cultura e ao conhecimento (na época não havia internet nem nada parecido). Estava decidido: eu seria mais um paulistano!

Cheguei em São Paulo no dia 9 de julho de 1986. Dia de festa na cidade: a comemoração do aniversário da Revolução Constitucionalista de 1932.

Logo consegui emprego e comecei a trabalhar (com Engenharia de Programação pela manhã e Treinamento empresarial à tarde). Morava ali no bairro Paraíso e era rato da biblioteca do Centro Cultural São Paulo, na rua Vergueiro. Ganhava meu dinheirinho e colocava as contas em ordem... mas...

Mas havia uma coisa com a qual eu não contava. Eu nasci numa cidade do interior de Santa Catarina (Rio do Sul) e morei dez anos em Florianópolis. Era um cara que gostava de andar na rua. Em Florianópolis fazia todos os meus caminhos a pé. Caminhava de madrugada por qualquer rua, de qualquer bairro. As ruas de Florianópolis eram o meu quintal.

Em São Paulo eu não estava em casa. E comecei a sentir os efeitos disso logo no segundo mês, quando minhas coisas foram roubadas do lugar onde eu morava. Algumas semanas depois, num supermercado, num momento de distração (coisa de caipira), alguém levou minha pasta, com documentos, dinheiro, trabalhos em andamento... Foi um episódio muito desagradável, pois além das perdas materiais, começou a pesar a sensação de impotência. Aquela desagradável sensação de que o controle sobre a situação estava acima da minha capacidade. Nos meses seguintes, por mais que eu ficasse atento (paranóico) ainda fui roubado outras duas vezes.

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A gota d’água veio em novembro, no dia em que eu recebi meu pagamento. Saquei o dinheiro e fui a um shopping. Precisava comprar umas coisinhas. No caminho de volta fui assaltado a mão armada. Uma coisa horrorosa! Os bandidos levaram o que eu tinha comprado e mais todo o meu dinheiro.

E o mais triste foi encontrar, dois dias depois, os assaltantes livres, leves e soltos andando na rua... conversando amistosamente com policiais...

Quem já foi assaltado na rua sabe qual é a sensação. Você se sente o sujeito mais impotente do universo. Fica com a certeza absoluta que tudo poderá acontecer novamente a qualquer momento e você não poderá fazer absolutamente nada (nem contar com ninguém!). Era o fim do sonho. Na semana seguinte desembarquei em Rio do Sul, no interior de Santa Catarina, onde a minha carreira profissional teve um segundo começo.

n E LÁ FUI EU!

Com o apoio inestimável do colega engenheiro eletricista Paulo Grunwald (que, numa atitude muito generosa, me deu muitas orientações e repassou vários clientes) abri meu escritório, seguindo os procedimentos tradicionais: (1) Procurei uma sala para alugar. Encontrei uma que não era perfeita, mas cabia na minha expectativa de faturamento; (2) Procurei uma marcenaria recomendada pelo Paulo e mandei fazer uma prancheta e uma mesinha para secretária; (3) Fui a uma papelaria e comprei régua paralela, aranha, normógrafos de vários números, canetinhas de 1 a 9, papel sulfurize, papel sulfite e outros materiais de desenho; (4) Numa fábrica de cadeiras da região comprei duas cadeiras e duas banquetas; (5) Fui a um escritório de contabilidade e providenciei o registro da firma; (6) Meu irmão tinha um amigo que sugeriu o nome de uma sobrinha dele para trabalhar como minha secretária. Dei o emprego a ela. Pronto! Meu escritório estava funcionando. Era o dia 7 de dezembro de 1986.

n POR QUE COMECEI ESTE LIVRO CONTANDO ESTA PEQUENA HISTÓRIA?

Porque tenho certeza de que o caminho percorrido por engenheiros e arquitetos até a abertura de seus escritórios nunca é muito diferente


disso (na essência): poucos decidem abrir um escritório de Arquitetura/Engenharia enquanto ainda são estudantes. Esta decisão acaba sendo tomada bem depois, por motivos e caminhos diversos... A abertura do escritório quase nunca é precedida de um bom planejamento ou da elaboração de um Plano de Negócio, que inclui um estudo detalhado do mercado.

Este livro foi escrito para profissionais e estudantes de Arquitetura e de Engenharia que estejam planejando abrir escritórios, sozinhos ou em sociedade com colegas profissionais. Também foi escrito para profissionais que já abriram seus escritórios, mesmo sem ter feito o devido planejamento e que desejam reestruturar ou reorganizar o negócio.

Mas, outro público de potenciais interessados são os administradores. Eles poderão aprender muita coisa aqui sobre a realidade de escritórios de Engenharia e de Arquitetura. E poderão colocar em prática quando tiverem a oportunidade organizar e administrar um deles. E, se depender de mim, muitos engenheiros e arquitetos buscarão os serviços de administradores profissionais para ajudar a tocar os seus escritórios.

n O EMPREENDEDOR, O TÉCNICO E O GERENTE.

Arquitetos e Engenheiros deveriam ser empreendedores por natureza. Deveriam.

Infelizmente, nas Escolas de Engenharia e de Arquitetura, especialmente nas públicas, os futuros engenheiros e arquitetos não são formados por empreendedores e sim por funcionários públicos.

A escola pode até ter um discurso empreendedor, mas seus agentes não têm uma atitude empreendedora. Quando o tema EMPREENDEDORISMO é incluído no currículo de um curso, geralmente é uma única disciplina, de poucos créditos (muitas vezes oferecida como optativa). E isso acaba afetando o processo de formação, resultando no fato de que grande parte dos profissionais de Engenharia (e um bom número de arquitetos) preferem a segurança de um emprego às possibilidades ilimitadas de um empreendimento próprio.

E, o que é pior: aqueles arquitetos e engenheiros com espírito empreendedor acabam entrando em verdadeiras AVENTURAS empreendedoras pois nunca

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foram adequadamente preparados para lidar com questões de administração de um negócio (que é a base de sustentação do empreendedorismo).

Afinal, o que é empreendedorismo? Quais as características de um empreendedor? Por que empreendedores, eventualmente, fracassam? Quais são as ferramentas de Administração que estão a serviço da Gestão Empreendedora? Penso que um engenheiro ou arquiteto deveria sair da faculdade com respostas claras para perguntas como estas. Mas isto quase nunca acontece.

Michael Gerber, autor e consultor de empresas norte-americano, faz, no livro “O Mito do Empreendedor” (1986) uma interessante (instigante) metáfora sobre o comportamento do profissional diante da sua atividade de trabalho. Segundo ele, todos somos multifacetados. Existem pelo menos três personagens dentro de cada um de nós: o técnico, o empreendedor e o gerente.

O problema é que eles, normalmente, não agem em harmonia. Tem sempre um deles no comando da situação enquanto os outros dois resmungam pelos cantos.

Funciona assim: num bonito dia, você está fazendo o que sempre fez quando tem um ataque de empreendedorismo. O empreendedor que mora dentro de você assume o comando. Você decide ter o seu próprio negócio.

E você decide isto baseado no que Michael Gerber chama de “a suposição fatal”, que é a seguinte: entendendo o lado técnico de um negócio, você entende a empresa que lida com esta técnica. A fatalidade, diz Gerber, reside no fato de que isso não é verdade. Na realidade, essa suposição é a causa da maioria dos fracassos nos negócios.

“O lado técnico de um negócio e uma empresa que lida com essa técnica são duas coisas totalmente diferentes! Porém, o técnico que inicia um negócio próprio não vê essa diferença. Para ele, um negócio não é um negócio, mas um local de trabalho.” 2

Enquanto o empreendedor está no controle da situação (no controle dos seus pensamentos e procedimentos) você enfrenta qualquer dificuldade com o coração cheio de confiança e esperança. Mas é importante observar

2 GERBER,M. O Mito do Empreendedor. 1.ed. São Paulo: Saraiva, 1990.pág.17


que o empreendedor está agindo em nome do técnico. Ele não está em busca de um empreendimento, no sentido pleno da palavra. Ele está em busca de um lugar onde o técnico possa trabalhar em paz, sem ter de obedecer a ninguém e sendo dono do seu próprio nariz.

Assim que o empreendimento decola o Técnico começa a forçar a porta e vai, aos poucos, assumindo o comando. Agora ele está em casa. Tem tudo o que precisa para fazer o que gosta. E pode trabalhar como sabe e como acha que é o certo. Não obedece mais ordens de ninguém e o dinheiro que entra é todo seu.

O empreendedor transformou-se num técnico. E todas as questões de administração de pessoal, administração financeira e administração de mercado são tratadas como “perfumaria”. Atividades acessórias (exatamente como ele fazia durante a faculdade, quando as disciplinas ligadas às Ciências Sociais Aplicadas eram sempre tratadas como matérias de segunda linha).

O que importa, agora, é fazer o serviço. E fazer bem feito.

E isto é o que o técnico sabe fazer de melhor. Ele está no comando e as coisas estão indo bem. Tirando o fato de que o tempo fica cada vez mais curto por causa da quantidade de trabalho que entra. O expediente de trabalho vai se estendendo mais e mais a cada dia; E tirando, também, o fato de que o dinheiro que entra na empresa nem sempre dá pra pagar todas as contas ou adquirir os melhores materiais ou equipamentos; e tirando o fato de que os empregados (se houver algum) não sabem nada e parecem não ter nenhum interesse em aprender... Enfim... tirando isso, tá tudo indo bem!

Não. Não tá bem. Mas o orgulho do empreendedor (que não está mais no comando, mas não está morto) não permite admitir que alguma coisa deu errada. Afinal, foi ele, o empreendedor, que meteu você nessa roubada! E ele é orgulhoso demais para admitir que estava errado.

É nessa hora que aparece um terceiro personagem: o gerente!

Alguém precisa colocar ordem na casa e o gerente é o cara certo pra essas horas. O gerente é um sujeito prático, organizado, metódico e sistemático. O gerente é a pessoa que faz previsões, controla o financeiro, mantém a

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ordem das coisas, distribui as tarefas, treina pessoas e organiza o trabalho.

O gerente é a pessoa que constrói uma casa e mora nela (para sempre). O empreendedor fica muito entusiasmado com o planejamento da construção mas, assim que a casa fica pronta, já começa a pensar na próxima. E o técnico... bom, o técnico se diverte construindo a casa. É disso que ele gosta. É isso o que ele sabe fazer.

Enquanto o empreendedor vive no futuro, o gerente se alimenta do passado. O técnico não. Ele vive no presente.

O gerente começa a organizar as coisas e a estabelecer regras, algoritmos, protocolos, lugar para guardar as coisas, fichas que precisam ser preenchidas antes de tirar uma coisa do lugar... essas coisas que os gerentes fazem. Resumindo: o gerente começa a transformar a vida do técnico num inferno!

O empreendedor, nessas horas, já perdeu as esperanças!

Tudo poderia ter sido muito melhor, se você tivesse tido uma formação mais ampla que preparasse o empreendedor para gerenciar de forma inteligente e eficaz a atividade do técnico, visando a alcançar os resultados que levassem os três a viverem felizes e em paz.

Mas não se desespere. Existe solução. E ela passa por entender quem é e o que faz o empreendedor. E também precisamos entender o que define o gerente/administrador e porque o trabalho dele é tão importante. É a nossa tarefa, nos próximos capítulos.

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