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Agenda, otimize seu atendimento tornando-o

rápido e inteligente

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INTRODUÇÃO MODOS DE AGENDAMENTO CADASTROS FUNCIONALIDADES CONFIGURAÇÕES

Objetivos do Treinamento

• O objetivo desse treinamento é apresentar as diferentes formas de se trabalhar com a agenda do X-Clinic, e definir, para cada caso, qual a maneira mais eficaz de agendar um paciente.

• O treinamento é voltado para os responsáveis pelo call center e pela manutenção do X-Clinic, abrangendo temas como os cadastros de livros, intervalos, tempos de execução, e a utilização da agenda no dia a dia.

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Agendamento Visual

A agenda visual é a maneira mais comum de agendar um paciente. Os dados dessa tela estão dispostos de maneira organizada, ordenada pelo horário inicial do dia selecionado. Com o botão direito do mouse é aberto um menu de funcionalidades, como confirmação de agendamento, transferência e impressão de protocolo. Existe ainda uma pré-visualização dos dados de agendamento do paciente.

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Cadastro de Livros

• Intervalos: São cadastrados cada um dos intervalos de trabalho da agenda, ou seja, segunda-feira pela manhã, terça-feira à tarde. Para cada intervalo criado, podemos indicar qual a duração de cada atendimento e o médico que realizará o atendimento

• Procedimentos: Podemos também vincular quais os procedimentos serão permitidos agendar para cada livro, por exemplo, no livro US somente procedimentos de US

• Convênios: Assim como os procedimentos, é possível também vincular cada um dos convênios que serão permitidos agendar.

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Agendamento Global

A finalidade desse modo de agendamento, é acessar vários livros ao mesmo tempo, seja para agendar pacientes com mais de um exame a ser realizado, seja para buscar um horário mais próximo para um paciente que tenha urgência na realização do procedimento

O Agendamento Global permite a visualização rápida de 1, 2, 3 ou N livros ao mesmo tempo.

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Triagem

• Simples: A Triagem Simples é utilizada para a procura de um horário disponível, seguindo critérios de filtro, por exemplo, um determinado médico, convênio, ou ainda a disponibilidade de horários de unidade de atendimento A ou B

• Completa: A tela de agenda completa facilita o agendamento de 2 (dois) exames ou mais, sendo necessário apenas realizar um breve filtro, selecionar o paciente, data e exames a agendar, logo o sistema automaticamente trará os horários e agendas disponíveis

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Grupos de Livros

O cadastro de Grupos de Livros, é uma forma de facilitar a busca de horários, para uma determinada especialidade de exames, seja pela agenda visual ou global. Com os grupos de livros, a procura por um horário livre fica mais ágil, já que o usuário poderá filtrar os livros que serão exibidos, de acordo com o grupo selecionado

Seleção do grupo de

livros

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Feriados

É possível cadastrar os feriados nacionais, ou de determinado estado ou cidade, para os casos onde não haverá atendimento. Com os feriados cadastrados, o sistema bloqueia os dias, não permitindo agendar pacientes.

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Equipamentos

Esse recurso possibilita o controle da clínica com relação ao equipamento utilizado na realização dos exames. Para os casos onde é alocado um equipamento mais antigo, que não realiza determinados exames, podemos cadastrar cada um dos equipamentos e vincular quais os procedimentos que cada equipamento pode realizar.

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Tempos de Execução

Podemos configurar o tempo de execução do exame, para que no momento de um agendamento, o sistema já calcule o tempo somado dos exames a serem realizados, e se preciso, irá alertar a necessidade de duplicar o agendamento, ocupando dois horários. Essa configuração pode ser realizada por procedimento, setor ou por médico.

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Apelidos dos Médicos

No cadastro de apelidos dos médicos, podemos cadastrar a forma com que os médicos gostam de ser chamado, por exemplo seu sobrenome, ou ainda um nome composto. O cadastro dos apelidos dos médicos, irá alterar a forma com que o nome do médico é visualizado na grade da agenda

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Preferências

Os horários criados para um livro da agenda podem conter preferências de acordo com o horário de atendimento, por exemplo, pela manhã deve-se dar preferências para pacientes em jejum, ou no final da tarde, preferência para realização de exames com contrastes. Essa preferência pode ser apontada no livro, assim o usuário que realizar o agendamento, sempre terá na sua tela uma indicação, para não correr o risco de realizar um agendamento incorreto

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Limites

O X-Clinic permite que criemos regras para limitar o número de agendamentos para um determinado convênio, ou de um procedimento qualquer, onde exista uma regra criada em contrato de número ou valor máximo. Com o cadastro de limites, o X-Clinic irá avisar ao usuário quando o agendamento que está sendo realizado não está excedendo o número contratado.

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Observações

• Observações de Agendamento: Podemos também cadastrar mensagens e observações para cada agendamento realizado. Essas mensagens serão depois visualizadas durante o atendimento do paciente na recepção

• Observações de Livros: É possível cadastrar uma mensagem em cada um dos livros, para os usuários que realizam os agendamentos. A mensagem pode ser visualizada na tela principal da agenda

Observações de Livros

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Protocolo de Agendamento

No X-Clinic existe a possibilidade de impressão do protocolo de agendamento. Esse protocolo serve para lembrar o paciente de que há um agendamento de exame, e traz informações como a data e hora do exame, o exame a ser realizado e endereço e telefone da sua clínica, caso o paciente necessite entrar em contato

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Pré-ficha

Para facilitar o atendimento e diminuir o tempo de espera do paciente na recepção, existe a possibilidade de cadastrar os dados do paciente durante o agendamento. É a chamada pré-ficha, onde as informações de endereço e contato do paciente, que normalmente são inseridas durante o atendimento na recepção, serão cadastradas na tela da Agenda do X-Clinic. Quanto mais informações preenchermos durante o agendamento, menor será o tempo de atendimento do paciente

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Guia e Senha

Assim como a Pré-ficha, há a possibilidade de preencher os dados de atendimento do paciente, como o número de guia e senha, durante o agendamento. Isso para que o tempo de atendimento na Recepção seja o menor possível

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Encaixes

Sempre que estamos com um livro com 100% de ocupação, podem aparecer casos onde um paciente tenha urgência de atendimento, ou mesmo casos em que o médico que está realizando os atendimentos solicite que seja atendido um paciente em um intervalo de um atendimento e outro. Para isso existe o encaixe. Com essa funcionalidade podemos criar um novo horário em um livro, independente de seus horários estarem todos ocupados

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Orçamento

Para encaminhar ao paciente a previsão do custo dos exames que serão executados, quando esses forem pagos pelo próprio paciente, podemos realizar um orçamento no X-Clinic. Esse orçamento pode ser impresso ou enviado para o paciente por email, e podemos realizá-lo no módulo Agenda ou na Recepção

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Configurações

A tela de configurações diversas permite que configuremos alguns campos que serão exibidos na grade da agenda, mensagens e avisos que serão exibidos, e ainda habilitar determinadas configurações como a opção de um único médico estar presente em mais de uma agenda ao mesmo tempo por exemplo.

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Produtos Complementares

Central de Comunicação – Com a Central de Comunicação é possível confirmar um agendamento de exame que acabou de ocorrer, ou ainda lembrar o paciente sobre um exame agendado. Também há a possibilidade de avisar quando o laudo do exame já está pronto, e o paciente pode-se dirigir a clínica para a sua retirada. Esse aviso pode ser realizado via SMS ou e-mail. Com a Central de Comunicação você reduz o custo com ligações em sua clínica, e diminui o número de faltas da sua agenda, provendo assim maior lucro para o seu negócio e um maior contato com seu cliente

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Produtos Complementares

Totem – O totem de pré-atendimento é um terminal que pode ser utilizado pelos pacientes da clínica para organizar e agilizar o atendimento. O totem faz o controle de atendimento da recepção para pacientes agendados, normais e preferências. Com a utilização do Totem, o paciente retira uma senha, o que permite manter uma fila organizada e com isso o paciente sabe exatamente quantas pessoas existem à sua frente. O usuário por sua vez possui uma tela com a ordem de chegada dos pacientes. Quando a atendente chamar o paciente via X-Clinic, será exibida sua senha e o guichê de atendimento, no painel de chamada que faz integração com a programação de TV

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Fiquem atentos ao nosso treinamento de JANEIRO com o tema DMED – Declarações de Serviços Médicos.Maiores informações em nosso site.Centro de Treinamentos Medical Systems, todo mês um tema sob medida para você.www.medicalsystems.com.br

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