AJUDA

SorioDev Desenvolvimento de Sistemas Personalizados

Manual de Ajuda GEPAD Gesto de Padarias

ndice de Ajuda Primeiro Acesso e Noes Bsicas ...................... Configurando o Sistema ................................ Registrando o Sistema ................................. Telas do Sistema Caractersticas .................... Segurana Cadastrando Usurios ...................... Clientes e Fornecedores ............................... O Controle de Clientes/Fornecedores Controlando Pagamentos Fiado Status e Pendncias Pontuao do Cliente Crditos de Consumo Produtos .............................................. O Controle de Produtos Montando Kits de Produtos Movimentando o Estoque Receitas Produo Sugesto de Preos (MARK-UP) Controle de Funcionrios .............................. O Controle de Funcionrios Comisses dos Funcionrios Vales/Consumo de Produtos Caixa do Funcionrio Pagamento de Salrios Vendas ................................................ Abertura e Fechamento do Caixa/PDV Ponto de Venda (PDV) Apresentao Como fazer uma venda? Como abrir mltiplas vendas/comandas/mesas simultaneamente? Conta do Funcionrio 003 006 008 009 011 012

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Todas as Funes Controle de Vendas O Controle de Vendas Oramento Expresso Venda Externa Romaneios / Entregas Controle de Compras ................................... 049 Ligaes .............................................. 051 Reservas de Produtos .................................. 052 Central do Cliente .................................... 053 Financeiro ............................................ 055 Notas Fiscais ......................................... 057 Criando modelos de notas Configurando os impostos das notas Tabela de naturezas de notas Emitindo notas fiscais Consultas .............................................. 065 Estatsticas ........................................... 066 Emisso de Documentos .................................. 070 Criando Modelos de Documentos/Relatrios Emitindo Documentos/Relatrios Personalizados Ferramentas ............................................ 075 LOG de Operaes Importando E Exportando Informaes Interpretador SQL

APNDICE Esquemas promocionais Entendendo o controle fiado Comunicao com a balana Configurando a aparncia do sistema, logotipo e dados da empresa Integrao com software emissor de nota fiscal eletrnica (NF-e) da receita Comisso de 10% sobre todas as vendas no ponto de venda Impresso de boleto bancrio


Primeiro Acesso e Noes Bsicas

Aps a instalao do software, dois novos cones devem ser criados na rea de trabalho de seu computador. Um deles d acesso ao mdulo de retaguarda, que contm quase todas as funes do sistema. O segundo, PONTO DE VENDA, d acesso ao PDV, onde voc pode realizar vendas de uma forma rpida, como o caixa de uma padaria ou supermercado. Ao abrir o mdulo de retaguarda (ou o PDV) voc ir se deparar inicialmente com uma tela de login (caso esteja no servidor) ou com uma tela de conexo com o banco de dados (caso esteja em uma estao). A tela de conexo com o banco de dados s exibida da primeira vez em que o sistema aberto ou quando ocorre algum erro de conexo ao inici-lo. Para mais detalhes sobre a tela de conexo com o banco de dados, consulte manual de ajuda no site http://www.soriodev.com.br, na pgina do seu sistema. Voltando a tela de usurios, para acesso ao sistema, o usurio administrador que vem cadastrado na instalao do sistema : USURIO: ADM SENHA: ADM Utilize este login para primeiro acesso ao sistema ou caso no tenha alterado ainda. Aps entrar no sistema, voc ver uma tela principal, parecida com esta:

Na tela acima existem 4 regies grifadas. A regio 1 ( esquerda) possui uma lista com 9 botes, de 0 a 8, que substituem os tradicionais menus dos sistemas comerciais padro


e da verso antiga do sistema. Ao clicar em um destes botes, ser exibida na segunda regio (no centro) uma segunda lista de botes com as funes do sistema. Sendo assim, sempre que for mencionada a palavra menu neste manual, estar se referindo a estes botes. Na terceira regio, direita, encontra-se a barra de alertas. Ela estar sempre visvel e representar pendncias existentes dentro do sistema. Estas pendncias referem-se a situaes que requerem sua ateno, como uma conta vencendo, por exemplo. Ao clicar no boto onde exibido o alerta, ser aberto o mdulo correspondente e a lista de pendncias. Por fim, a quarta regio, na rea inferior, representa apenas uma barra de status que trs algumas informaes relevantes. Primeiramente, ela indica que a tecla F11 um atalho para a calculadora do Windows. Assim que o programa for aberto esta tecla se torna ativa e global, ou seja, mesmo que o programa esteja minimizado e voc esteja momentaneamente trabalhando em outro programa, poder usar esta tecla para chamar a calculadora. Logo a seguir, so exibidos os endereos IP de rede e de internet, auxiliando a conexo em rede, j que, para instalar o programa nos terminais, voc ir precisar indicar o endereo IP do servidor. Por fim, so exibidos tambm na barra de status o usurio logado e algumas teclas de atalho, para personalizar as cores (temas) do sistema, visualizar a tela sobre e a pgina de contato no site da SorioDev. Voc deve ter percebido na imagem anterior que no menu direita existe um boto FAVORITOS. Cada mdulo que voc acessar no sistema usando seu login de usurio ser memorizado em sua conta internamente. Toda vez que voc abrir o sistema ou clicar em FAVORITOS sero exibidos os mdulos que voc mais acessa naturalmente. Ou seja, o sistema ir se adaptar aos seus hbitos, oferecendo os mdulos que mais utiliza de forma mais rpida. Aps um certo tempo de uso, sua tela ficar parecida com a imagem a seguir:


Um ponto interessante a ressaltar que na frente de cada boto existe um nmero (no menu direita) ou uma letra (no menu central). Se voc pressionar o nmero ou a letra correspondente, poder clicar no boto sem usar o mouse, ou seja, estes nmeros e letras so as teclas de atalho daquele boto.


Configurando o Sistema

A primeira e mais importante funo que voc dever acessar no sistema so suas configuraes. Voc pode alter-las a qualquer momento e elas definiro a forma como o sistema ir se comportar. As configuraes do sistema podem ser acessadas no menu FERRAMENTAS, em CONFIGURAES. Ao abrir esta tela, voc ver diversas opes de configurao organizadas em guias. Com o tempo, estas configuraes eventualmente podero mudar um pouco aps a atualizao do sistema e, por isso, aps fazer uma atualizao interessante checar esta tela para verificar se algo novo que lhe interesse tenha aparecido. Em geral, as configuraes so muito importantes porque atravs delas que voc pode personalizar a maior parte do sistema. Em geral, algumas configuraes tem uma importncia maior para o sistema, entre elas: Impressora Padro de Notas Fiscais: sem selecionar uma impressora voc no conseguir emitir notas. O sistema permite a pr-configurao de impressora para que voc possa usar uma impressora especificamente para emisso de notas, caso tenha mais de uma impressora instalada no computador. Logotipos dos Relatrios: permite definir um logo baseado em uma imagem no formato jpg. O sistema possui uma funo interna que faz o ajuste das medidas do logotipo para que se adapte perfeitamente ao relatrio. Guia VENDAS/COMPRAS: nesta guia existem vrias opes de configurao especficas para vendas e compras, principalmente no que diz respeito a impresso. possvel definir os modelos de relatrios que sero impressos (ou no) em cada evento: ao salvar um oramento, ao salvar uma venda, ao salvar uma venda em determinadas formas de pagamento, etc. Guia PDV: nesta possvel configurar todas as opes relativas ao PONTO DE VENDA, incluindo se ele deve ser fechado diariamente ou no, se permite virada de dia, entre diversas outras aes para automatizar ao mximo as operaes do PDV. Guia BOLETOS: permite configurar a impresso de boletos bancrios. O sistema no emite boleto registrado, ou seja, ele s imprime os formulrios fornecidos pelo prprio banco, j com o cdigo de barras. Guia IMPRESSORAS DE CUPOM: permite configurar a impresso de cupons para vendas e compras. O sistema permite configurar uma impressora padro e uma para a cozinha (caso seja um restaurante, por exemplo). Para ambas, ao clicar no boto de configurao, voc ver uma nova tela com algumas opes de impresso. A mais importante o campo IMPRESSORA, pois nele voc define onde ocorrer a impresso. Preferencialmente, voc deve possuir uma impressora com comunicao via porta paralela (lpt1, lpt2, ) ou porta serial (com1, com2 ) para que o sistema funcione mais corretamente. Caso sua impressora seja USB, h uma forma de configur-la, embora no seja totalmente garantida: voc deve compartilhar a impressora em rede e utilizar no campo IMPRESSORA o nome de compartilhamento do computador e impressora, ou seja, seu caminho na rede. Por exemplo, se o computador estiver conectado na rede com


o nome de TERMINAL01 e a impressora com o nome de EPSON, ser necessrio indicar no campo impressora o texto \\TERMINAL01\\EPSON (sem as aspas).


Registrando o Sistema

Alm das configuraes do sistema, interessante tambm registra-lo com as informaes de sua empresa. Estas informaes so eventualmente usadas nos demais mdulos do sistema. Para acessar o REGISTRO, v ao menu FERRAMENTAS, em REGISTRO DO SISTEMA e altere os dados. Voc pode passar seus dados no sistema mesmo estando usando uma verso demonstrao. No topo da tela de registro voc pode indicar o nome da empresa e mais trs linhas para serem impressas nos cabealhos de todos os relatrios. J na parte inferior, pode realmente indicar o cadastro das informaes da empresa. Atravs do boto REGISTRO voc poder ativar sua licena quando fizer a compra. Neste ponto, voc ser orientado por nosso suporte.


Telas do Sistema - Caractersticas

O trabalho com o sistema bastante simples, pois quase todas as telas dele seguem um layout padro. Pegaremos como exemplo o cadastro de produtos (voc pode acess-lo pelo menu PRODUTOS, em CONTROLE DE PRODUTOS:

Quando voc abre a tela, mesmo aps ter vrios produtos cadastrados, o sistema ir apenas exibir uma tela em branco com uma orientao para que voc faa uma pesquisa. Sendo assim, se voc possui algum produto cadastrado e deseja encontr-lo, deve clicar em PESQUISAR. Perceba que na frente dos botes tambm existem teclas de atalho (F2, F3 ), ou seja, voc pode acess-los sem o mouse. Aps clicar em PESQUISAR, ser exibida uma nova tela, com vrio campos em branco. Cada campo refere-se a uma informao do cadastro do produto. Sendo assim, voc pode preencher um ou mais campos para fazer um filtro que facilite a visualizao dos itens, principalmente se forem muitos. No entrarei em detalhes neste ponto, pois a prpria tela auto explicativa (observe o rodap da tela enquanto voc se locomove de um campo para outro, pois nele so exibidas dicas sobre o campo selecionado). Aps informar os dados que deseja (ou no informar nada, se quiser ver a lista inteira de produtos), clique em PESQUISAR novamente (no boto PESQUISAR dentro da tela, no rodap direita). Feito isto, os itens correspondentes pesquisa vo aparecer. Se a tela continuar em branco, significa que no h nada a visualizar.


Voc poder adicionar registros pelo boto ADICIONAR. Quando faz isso, novamente, uma nova tela ser aberta. Ela ser mais completa que a tela de pesquisa, pois nela ir constar todos os campos possveis de cadastro (o sistema no faz pesquisas usando todos os campos do cadastro). Alguns campos devem aparecer grafados em marrom, em uma tonalidade mais forte. Estes so campos de preenchimento obrigatrio. Alguns tambm podem aparecer acinzentados, sendo estes campos apenas de visualizao, ou seja, voc no pode alter-los. No geral, o sistema ir bloquear o que for preciso e lhe orientar se tentar salvar um registro sem preencher corretamente os campos. Aps digitar tudo, clique em SALVAR ou em CANCELAR, se no quiser gravar oque foi feito. Assim como a tela de pesquisa, na rea inferior existem informaes relevantes sobre o campo selecionado, para ajud-lo no preenchimento. Alm destas funes, voc pode alterar um registro selecionado usando o boto ALTERAR, ou exclu-lo, usando o EXCLUIR. No entanto, o sistema possui algumas travas que impedem a excluso de um registro quando ele for relacionado a outro em outro mdulo, por exemplo, um cliente que j possui vendas registradas. Para emitir RELATRIOS, utilize este boto e selecione o relatrio no menu. Os 2 ltimos relatrios em cada mdulo representam as informaes da lista da forma como esto dispostas, ou seja, so as mesmas colunas com o mesmo espaamento proporcional. Voc pode clicar com o boto direito sobre a lista de dados e em OCULTAR/EXIBIR COLUNAS, para modificar tanto a lista de visualizao de dados quanto os relatrios. Finalizando, algumas telas podem ter ainda um boto AO e/ou um boto GRFICOS. Quanto aos grficos no h segredo, algumas telas podem permitir a visualizao de grficos com base em alguns dados da pesquisa. No entanto, o boto AO requer mais ateno. Como todos os mdulos do sistema seguem um padro em suas telas, as funes adicionais vinculadas nestes mdulos so armazenadas neste boto ao. Por exemplo, no cadastro de clientes, o boto ao pode lhe fornecer um extrato de movimentos fiado do cliente selecionado, uma lista de seus status, uma funo para pagar sua dvida fiado, entre outros recursos.


Segurana Cadastrando de Usurioscriando contas CADASTROS, uma conta de no pode ser

Voc pode limitar o nvel de acesso que cada pessoa possui ao sistema, de usurio para isso. Para criar o modificar contas de usurio, v ao menu em CONTROLE DE USURIOS. O controle j conta inicialmente com administrador para permitir acesso completo ao sistema. Esta conta removida, mas voc pode alterar o usurio/senha de acesso.

Para criar um novo usurio, use o boto ADICIONAR. O bloqueio de acesso aos mdulos ou funes feito no campo PERMISSES. Alm de ser possvel bloquear acesso aos mdulos, voc tambm pode bloquear o acesso de algumas funes dentro do PDV e de algumas funes dentro do sistema, relacionadas a todos os mdulo como, por exemplo, bloquear a excluso de informaes em qualquer mdulo (ESPECIAL PERMITIR ESCLUSES NO SISTEMA). Outro dado importante o campo FUNCIONRIO. Para que seja possvel acessar o PDV (ponto de venda), necessria uma abertura do caixa. Esta abertura feita em nome de um funcionrio cadastrado no sistema. Neste controle de usurios voc deve vincular o usurio criado com o funcionrio correspondente cadastrado. Assim, ao abrir o PDV com seu login de acesso, o sistema saber identificar qual funcionrio est entrando no sistema e ser capaz de identificar se o caixa est aberto. Do contrrio, o sistema avisar que o caixa no est aberto ou o usurio no est vinculado com nenhum funcionrio.


Clientes e Fornecedores O controle de clientes/fornecedores

O controle de clientes e fornecedores permite consultar, adicionar, alterar, excluir e emitir relatrios de clientes e fornecedores, alm de fornecer funes adicionais vinculadas a este cadastro, como consulta de extrato fiado, de crditos de consumo, controle de status e pendncias e de pontos recebidos/consumidos (promoo). Tudo isso possvel acessando o menu CADASTROS, em CONTROLE DE CLIENTES/FORNECEDORES. Ao acessar, ser exibida uma tela de pesquisa vazia, igual a imagem abaixo:

Como j foi explicado anteriormente no tpico Telas do Sistema o funcionamento deste tipo de mdulo, irei apenas ressaltar as informaes mais relevantes deste cadastro. Existem alguns campos em especial que definem o comportamento do cliente no sistema, entre eles: Categoria e Classificao: so campos que permitem apenas classificar o cliente, sendo teis caso precise fazer pesquisas por grupos de clientes; Limite Fiado: define o valor mximo da dvida que o cliente pode assumir comprando fiado; Saldo Fiado: define o valor atual da dvida. Este campo no pode ser manualmente alterado, sendo movimentado automaticamente conforme so feitas vendas fiado e pagamentos no sistema;


Crd. Consumo PDV: este campo parecido com o Saldo Fiado, mas refere-se a crdito concedido por pagamento antecipado. Ele s vlido para vendas feitas no PDV, sendo que o crdito tambm concedido pelo prprio PDV. Basicamente, o cliente paga antes de consumir e, quando seu crdito se esgota, ele faz um novo depsito (pagamento) para poder voltar a consumir; Compras no PDV: neste campo h 2 opes. Selecionando a primeira, voc instrui ao sistema para desconsiderar os crditos de consumo, ou seja, o modo padro de se trabalhar. Selecionado a segunda, voc indica que o cliente s pode comprar se tiver crdito, bloqueando o fechamento da venda caso no tenha (lembrando que s vale para o PDV); Tipo: indica se cliente ou fornecedor; Tabela: indica a tabela de preo preferencial do cliente. Nos casos onde seleciona o cliente antes do incio da venda, o sistema ir capturar os preos de produtos da tabela correspondente; Pontos: outro campo apenas para consulta, indica quantos pontos o cliente possui atualmente. O sistema possui um esquema promocional que ser melhor detalhado a seguir, onde possvel conceder pontos para as compras de determinados produtos. Estes pontos podem ser posteriormente trocados por outros produtos; Ativo: indica se o cliente est ou no ativo. Uma vez que voc registre vendas ou qualquer outro tipo de movimento para o cliente dentro do sistema, no ser mais possvel remove-lo. Sendo assim, voc desmarca este campo para torn-lo oculto no sistema. O cadastro de clientes e fornecedores tambm possui algumas funes vinculadas que auxiliam na consulta e controle dos seus dados. Estas funes esto disponveis no boto AO e sero detalhadas nos captulos a seguir.


Clientes e Fornecedores Controlando Pagamentos Fiado

Conforme foi visto no ltimo tpico, no cadastro do cliente existem 2 campos especficos para o controle fiado: o LIMITE FIADO e o SALDO FIADO. Para auxiliar no controle de pagamentos fiado existem ainda mais 2 funes, acessveis no boto AO do controle de clientes: CONTROLE DE PAGAMENTOS FIADO: uma consulta que exibe toda a movimentao da conta fiado do cliente, sendo elas as vendas e os pagamentos realizados; RECEBER PAGAMENTO FIADO: um pequeno mdulo auxiliar para receber pagamento fiado do cliente. possvel indicar a data do pagamento e o valor que foi pago, permitindo que o cliente pague apenas uma parte de usa dvida ou seu total. Tambm possvel receber pagamentos fiado diretamente no ponto de venda, o que facilita o movimento no caixa.


Clientes e Fornecedores Status e Pendncias

Atravs do boto AO do CONTROLE DE CLIENTES/FORNECEDORES voc tem acesso ao mdulo de STATUS. um mdulo bastante til que permite adicionar eventos nominais ao cliente. Basicamente, o controle de STATUS DE CLIENTES/FORNECEDORES um um bloco de anotaes avanado, onde voc pode fazer qualquer marcao em nome do cliente, adicionando observaes, comentrios e at advertncias ou alertas. Voc indica a data/hora para cada registro, podendo selecionar uma categoria e um status para classific-lo. No campo DETALHES voc pode discriminar o que quiser. Tambm pode usar o campo DATA ALERTA (opcional) fazendo com que o status aparea na barra de alertas da tela principal quando a data chegar.


Clientes e Fornecedores Pontuao do Cliente

Atravs do boto AO do CONTROLE DE CLIENTES/FORNECEDORES voc tem acesso ao mdulo de CONTROLE DE PONTOS RECEBIDOS/TROCADOS. O sistema possui vrios esquemas promocionais, como um preo promocional para o produto, impresso de tickets para cada determinada quantia de compras e concesso de pontos. Este mdulo representa uma das formas de gerenciar este ltimo esquema promocional. No cadastro de cada produto voc pode indicar duas pontuaes: uma que concedida quando o cliente compra aquele produto e outra que representa o valor do produto em pontos. Quando o cliente compra o produto, os pontos correspondentes so creditados na sua conta de pontos. Quando ele acumula certa quantidade de pontos, pode optar por troca-los por um dos produtos da promoo. Esta troca pode ser feita no menu MOVIMENTOS, em CENTRAL DO CLIENTE. Aps localizar o cliente, basta clicar em TROCAR PONTOS. No entanto, estas trocas e crditos so processos internos pouco visveis. Este o motivo da existncia do mdulo acima. Atravs do CONTROLE DE PONTOS RECEBIDOS/TROCADOS, do controle de clientes, possvel consultar toda a movimentao de pontos da conta do cliente, os produtos que ele comprou e que geraram pontos, e os produtos que ele ganhou pela troca de pontos. Resumindo, um extrato de pontos de sua conta.


Clientes e Fornecedores Crditos de Consumo

Atravs do boto AO do CONTROLE DE CLIENTES/FORNECEDORES voc tem acesso ao mdulo de CONTROLE DE CRDITOS DE CONSUMO. Se voc possui uma casa noturna, lanchonete ou similar, possvel que voc opte por realizar a venda de tickets de consumo ao cliente, ou seja, o cliente paga antes de consumir na casa. Conforme ele vai consumindo, ou seja, vai comprando produtos na casa, o crdito dele vai diminuindo at chegar em um ponto onde ele s pode comprar se fizer um novo pagamento e aumentar seus crditos. Todos este processo feito apenas pelo PDV. No CONTROLE DE CRDITOS DE CONSUMO do controle de clientes voc pode consultar um extrato do que o cliente pagou e do que ele consumiu, ou seja, um extrato dos movimentos de sua conta de crditos. Perceba que isso no uma venda FIADO. Nas vendas FIADO, o cliente compra e vai acumulando em sua conta at um certo limite estipulado por voc e, em determinado dia, faz o pagamento total ou parcial da sua conta, quitando a dvida. J no formato de crdito, o processo inverso, ou seja, na verdade voc deve ao cliente, pois ele paga antes de consumir, enquanto no FIADO ele paga depois. Por pagar antes, no existe um limite de crditos que ele possa ter. A nica restrio que o cliente s poder consumir por crdito e, no havendo saldo disponvel, ele no pode comprar em nenhuma outra forma de pagamento.


Produtos O Controle de Produtos

O controle de produtos permite consultar, adicionar, alterar, excluir e emitir relatrios de produtos, alm de fornecer funes adicionais vinculadas a este cadastro, como consulta de histrico de compra e reajuste de preos. Tudo isso possvel acessando o menu PRODUTOS, em CONTROLE DE PRODUTOS. Ao acessar, ser exibida uma tela de pesquisa vazia, igual a imagem abaixo:

Como j foi explicado anteriormente no tpico Telas do Sistema o funcionamento deste tipo de mdulo, irei apenas ressaltar as informaes mais relevantes deste cadastro. Existem alguns campos em especial que definem o comportamento do cliente no sistema, entre eles: Cdigo de Barras: representa a forma mais fcil de identificar o produto no momento da venda. Atravs de um leitor, a simples passagem do cdigo por este leitor de cdigos de barras faz com que o sistema identifique o produto e adicione na venda, usando o PDV. mais prtico usar o cdigo que acompanha o produto. No entanto, se o produto no tiver cdigo prprio, voc pode optar por deixar o sistema preencher sozinho com um cdigo interno ou criar seu prprio cdigo (recomendvel). Caso sua empresa trabalhe com balanas de peso, no crie cdigos que comecem ou terminem com zeros para os produtos integrados com a


balana (ex.: 0126, 4510, 0920 ); Saldo Fiado: define o valor atual da dvida. Este campo no pode ser manualmente alterado, sendo movimentado automaticamente conforme so feitas vendas fiado e pagamentos no sistema; Categoria: um campo opcional que serve para classificar os produtos. comum o uso do nome do fornecedor, mas voc pode classificar da forma que achar melhor, ou simplesmente ignor-lo; Unidade: Unidade de medida do produto; Custo: valor de compra do produto; Valor 1, Valor 2 Valor 5: Representam 5 tabelas de preo diferentes para um mesmo produto. A tabela usada por padro pelo sistema a TABELA 1; Valor Promo., Valid. Promo: Permite configurar uma promoo no sistema. Se a data de validade da promoo for preenchida e ela for igual ou superior a data de hoje, o sistema ir considerar o valor de promoo como sendo o preo padro do produto. Do contrrio, ele ir considerar a tabela 1. O processo automtico, ou seja, ao passar a data o sistema retira o produto da promoo; Estoque: indica quantas unidades de produto h em estoque. No pode ser manualmente alterado. O acerto do estoque feito pelos mdulos de compra e venda, ou manualmente pelo mdulo CONTROLE DE ACERTOS DE ESTOQUE, do menu PRODUTOS; Estoque Mnimo, Estoque Ideal: o primeiro representa o mnimo que deve haver em estoque. Quando atingido, o sistema comea a indicar este produto como tendo estoque baixo. O Estoque Ideal apenas informativo, quanto o ideal quando for realizar a compra; Ativo: indica se o produto est disponvel para compra e venda. Se no estiver fica oculto no sistema. Este campo til quando no precisar mais do produto cadastrado, pois o sistema no permite remover produtos aps serem movimentados; Tab. Imposto: indica qual tabela de imposto deve ser usada quando for gerada a nota fiscal. Se no emite notas, no precisa preocupar-se com este campo. Se emite, mais a frente haver um tpico inteiro sobre notas fiscais no qual discriminado como cadastrar tabelas de imposto; Comisso: voc pode definir uma comisso de moeda ou em percentual para o produto, caso trabalhe desta forma; Tipo: o campo mais importante do cadastro. Neste campo voc classifica o produto. Os produtos de REVENDA e MATRIAS PRIMAS so praticamente iguais a nvel de controle no sistema, ou seja, estes tipos so distintos apenas para facilitar a classificao. O cadastro de produtos deste sistema compartilhado com diversos outros sistemas que possuem produo, por isso existe um tipo MATRIA PRIMA. No entanto, voc no precisa classificar o produto como matria prima neste sistema, assim como no precisar cadastr-lo como produto prprio. O PRODUTO PRPRIO aquele que voc produz. Outro tipo de produto o COMPLEMENTO. Um produto deste tipo similar h uma borda de pizza numa pizzaria, por exemplo, um produto que vendido em conjunto com outro. A vantagem de classificar o produto como COMPLEMENTO est no fato de que, amarrando ele com outro produto, o preo pode ser embutido, ou seja, o produto no precisa ser exibido no relatrio de venda ou no cupom, por exemplo. Por fim, tambm h um tipo de produto conhecido como GENRICO. provvel que voc precise de apenas um cadastro de produto deste tipo. O produto genrico permite que voc defina o seu nome no momento da venda, atravs de um campo de


observaes que todos os produtos vendidos possuem. Desta forma, o sistema ir considerar sempre que o nome do produto o indicado nas observaes. Este tipo de produto permite a venda de itens que voc no deseja cadastrar no sistema. interessante cadastrar o produto genrico com preo de venda sempre $ 1,00, pois assim voc pode definir o valor do produto na hora da venda, alterando a quantidade; Pontos Venda, Pontos Troca: o primeiro indica quantos pontos o cliente ganha ao comprar o produto. O segundo indica quantos pontos o cliente precisa ter para trocar gratuitamente pelo produto; Usar na Balana, Unidade Balana: Caso trabalhe integrado com balanas, estes campos permitem configurar o produto para que ele seja includo na lista que gerada por um utilitrio auxiliar que encontra-se no site da SorioDev. Este utilitrio monta arquivos de texto que podem ser importados por programas como o Smart (FILIZOLA) e o MGV (TOLEDO), permitindo que os produtos e os preos sejam enviados para a balana. Peso Un. Produo: caso o produto seja comercializado em unidades este campo deve indicar o peso de uma unidade para que na montagem da receita seja possvel obter o rendimento, ou seja, quantas unidades sero produzidas com um determinado peso de matria prima. Um exemplo de um produto com estas caractersticas seria um po de leite vendido em unidades de 50g, por exemplo. Peso Unit. Venda: caso o produto seja vendido por peso mas seja dividido em unidades (ex.: po francs) possvel indicar neste campo o peso da unidade. Esse campo til nos relatrios de produo, onde so indicados quantos kg do produto sero produzidos e quantas unidades aproximadamente isso ir render. RECEITA e MODO DE PREPARO: so campos usados apenas para impresso de receita e no interferem na produo do produto.


Produtos Montando Kits de Produtos

Kits de produtos so pacotes que unem vrios produtos, permitindo que, ao selecionar o kit, todos os itens que o compem sejam adicionados na venda. Voc pode montar estes kits indo ao menu PRODUTOS, em KITS DE PRODUTOS. Para que seja possvel identificar o kit, necessrio que voc crie uma lista de produtos com uma mesma descrio. Exemplo: DESCRIO CAF DA MANH CAF DA MANH Outro exemplo: DESCRIO COMPUTADOR COMPLETO COMPUTADOR COMPLETO COMPUTADOR COMPLETO COMPUTADOR COMPLETO COMPUTADOR COMPLETO COMPUTADOR COMPLETO COMPUTADOR COMPLETO COMPUTADOR COMPLETO MEMRIA HD PLACA ME MOUSE TECLADO GABINETE+FONTE MONITOR PRODUTO PROCESSADOR PINGADO PO COM MARGARINA PRODUTO

A seleo de um kit possvel apenas no PDV. Ao selecionar o kit, todos os produtos que o compe so adicionados na venda. A vantagem do kit no est apenas no fato de ser possvel selecionar vrios produtos em uma nica operao; o kit tambm permite definir a quantidade de cada produto, o desconto ou at mesmo um valor alternativo. Desta forma, o COMPUTADOR COMPLETO acima poderia ter seu valor arredondado de $ 2.011,45 para $ 1.999,90, por exemplo, ou ainda, poderia ser concedido um desconto especial pela compra de um pacote fechado de itens. Isto facilita a criao de promoes e cestas de produtos. Para montar o kit, voc dever adicionar um registro para cada produto que ir compor este kit, tomando o cuidado de usar o mesmo valor no campo DESCRIO, como indicado acima.


Produtos Movimentando o Estoque

O estoque dos produtos movimentado automaticamente quando so realizadas compras e vendas. No entanto, voc tambm pode criar movimentos de acerto do estoque para as mais diversas finalidades: acerto inicial, perda, quebra, consumo, etc Os acertos de estoque so feitos no menu PRODUTOS, em CONTROLE DE ACERTOS DE ESTOQUE. Para cada acerto voc deve registrar a data/hora, produto, motivo (discriminao do porque do acerto) e a quantidade de entrada ou de sada. Ao salvar o movimento o estoque acertado automaticamente.


Produtos Receitas

Para a montagem das receitas dos produtos necessrio que cadastre primeiramente a matria prima que ir compor a receita. Esta matria prima deve ser cadastrada no controle de produtos e necessria a indicao correta das unidades de medida, pois elas interferem na montagem da receita. Voc tambm pode cadastrar um ou mais produtos para representarem custos operacionais sobre a receita. Neste caso mencione a palavra CUSTO na unidade de medida destes produtos. O produto que ter uma receita deve ser cadastrado com o tipo PRODUTO PRPRIO. Aps cadastrada a matria prima e o produto composto, selecione o produto composto no CONTROLE DE PRODUTOS, clique no boto AO e em RECEITA DO PRODUTO. Ser exibida a seguinte tela:

O peso unitrio indicado no alto da tela o mesmo do campo PESO UN. PRODUO do cadastro do produto e, portanto, tem o mesmo significado. Se o produto produzido em KG ele deve ser sempre 1, caso contrrio, deve indicar o peso de uma unidade. Por exemplo, se a unidade pesa 50g, o valor deste campo deve ser 0,05. J a QUANTIDADE BASE indica o peso do maior produto da matria prima, sendo que ele pode ser usado como referncia para montar a receita atravs de percentuais sobre um determinado material.


Para adicionar produtos na lista, use o boto ADICIONAR e localize-os na prxima tela. Para remover, selecione o produto na lista e use o boto EXCLUIR. Voc pode alterar apenas as colunas QUANTIDADE e PERCENTUAL na lista dos produtos. Uma vez montada a receita, veja que no rodap da tela so exibidos o CUSTO e o PESO total da matria prima. Logo abaixo voc pode (e deve) definir o percentual de quebra (caso tenha). A quebra de produo ocorre durante o processo de produo, onde parte do peso da matria prima se perde, podendo isso ocorrer pelos mais diversos motivos (por exemplo, ao aquecer o po a gua se evapora). Definindo o percentual de quebra temos no final o RENDIMENTO que ser obtido com a quantidade indicada de matria prima. Este rendimento pode ser em peso ou unidades, de acordo com o PESO UNITRIO no topo da tela. Finalizando, use o boto SALVAR para gravar a receita. Se esquecer de usar este boto a receita no gravada e voc a perde ao fechar a tela. O boto RENDER serve para calcular a quantidade de matria prima necessria para produzir certa quantia de produto composto. Aps montar a receita, o custo do produto ser montado com base no custo dos produtos que compem a receita. Um detalhe importante o fato de que o sistema armazena apenas 6 casas decimais para as quantidades da receita e, sendo assim, podem ocorrer pequenas diferenas de arredondamento, geralmente na casa de 0,000001, o que no interfere significativamente no estoque, j que o prprio processo de produo com certeza ter diferenas maiores que esta. Voc poder posteriormente imprimir receitas dos produtos. Existem 3 modelos, ambos acessveis no boto RELATRIO do cadastro do produto: com custo, sem custo e com 10 rendimentos. Nas duas primeiras o sistema ir perguntar o rendimento e, aps mencionar, o relatrio ser exibido na tela. Na terceira o sistema ir deixar que voc indique at 10 rendimentos em uma segunda tela. Esta opo tima para servir como referncia para o setor de produo.


Produtos Produo

Uma vez que voc possua produtos compostos com suas receitas devidamente cadastradas no sistema possvel lanar a produo destes produtos. A produo faz a baixa no estoque da matria prima e aumenta o dos produtos compostos. A produo pode ser registrada no menu PRODUTOS, em CONTROLE DE PRODUO. O registro bastante simples, sendo que voc indica a data, o produto que ser produzido e a quantidade. O lanamento do estoque automtico ao salvar o registro. Posteriormente ao registro da produo voc pode imprimir relatrios para a produo na cozinha. Para isso, v ao menu PRODUTOS, em IMPRIMIR PRODUO PENDENTE. Voc deve fazer uma pesquisa por uma data de produo e assim poder emitir um relatrio que ser classificado por setor para que voc destine os produtos a serem produzidos para seus respectivos setores de produo (panificao, confeitaria, etc ). Outro recurso til para o dia a dia a PRODUO PROGRAMADA, no menu PRODUTOS. Neste mdulo voc pode agendar a produo de produtos de forma a automatizar parcialmente o processo, indicando: DIA DA SEMANA: dia em que ser feita a produo; HORA: hora de entrega; CLIENTE: para qual cliente ser feita a produo. Se ela for agendada em nome do cliente CONSUMIDOR o sistema ir considerar como produo para venda no balco. J ser for registrada em nome de qualquer outro cliente, ser considerada como encomenda do cliente. Ou seja, se o cliente quer que voc entregue, por exemplo, 20KG de pes todas as segundas as 14:00, voc pode agendar selecionando o nome deste cliente. J se voc quer produzir para revender no balco, indique o cliente CONSUMIDOR. A diferena para o sistema est no fato de que quando a produo agendada em nome do CONSUMIDOR o sistema gera apenas a produo. J se ela for agendada em nome de outro cliente ele gera tambm as vendas, para agilizar o processo; PRODUTO: o item que ser produzido; ATIVO: se desmarcar esta opo ele permanece registrado no sistema apenas para consulta e no ir mais gerar produo automtica, ou seja, o registro fica excludo da produo automtica; QTDE: o quanto ser produzido. Uma vez que voc definiu no sistema a produo automtica de vrios itens, pressione o boto AO e clique em GERAR VENDAS E PRODUO. Aqui vale ressaltar algumas observaes: para fazer este processo voc tem que clicar em PESQUISAR antes e fazer uma pesquisa de apenas 1 dia da semana (domingo, segunda, tera, ). Do contrrio, o sistema mostrar uma mensagem indicando isso; Na prxima tela voc deve indicar as datas de produo e entrega. Todas as vendas geradas por este mtodo entraro no sistema com forma de pagamento FIADO e forma de entrega ROMANEIO, para que entre na lista de entregas


pendentes. Se algum cliente no tiver saldo o processo no poder ser concludo (o sistema ir mostrar se o cliente no tem saldo na lista); Caso existam vrios produtos para um mesmo cliente eles sero agrupados em uma nica venda; No possvel desfazer o processo, sendo que voc teria que excluir manualmente as vendas geradas e os itens produzidos. No caso, excluindo a venda a produo ligada a ela automaticamente cancelada. Sendo assim, voc excluiria apenas a produo associada com o consumidor.


Produtos Sugesto de Preos (MARK-UP)

Este mdulo tem por finalidade oferecer uma consulta para alerta-lo sobre produtos que esto sendo vendidos por preos abaixo do recomendvel. No cadastro do produto voc encontra um campo chamado MARK-UP, cuja finalidade definir o lucro mnimo que voc deve obter com o produto para o negcio ser rentvel. Sendo assim, o mdulo de sugesto de preos apresenta uma lista com todos os produtos em que um dos valores de tabela lhe fornea um lucro inferior ao recomendado no campo MARK-UP do cadastro do produto.


Funcionrios O Controle de Funcionrios

O controle de funcionrios pode ser acessado no menu FUNCIONRIOS, em CONTROLE DE FUNCIONRIOS. Caso tenha lido este manual at este ponto, no sentir dificuldades em us-lo, pois igual aos demais cadastros que j vimos. Tambm no h muitas informaes em especial, apenas alguns campos que valem ser ressaltados: Salrio: valor do salrio bruto do funcionrio; Descontos: total de descontos no holerite do funcionrio (INSS, IRPF ...); Adiantamento: valor do adiantamento, caso o funcionrio receba; Vale Transporte: valor do vale transporte, caso o funcionrio receba; Comissionar: indica se o funcionrio recebe comisso e se ela creditada sobre todos os produtos ou apenas sobre servios ou produtos vendidos; Crdito: representa comisses recebidas consumos feitos pelo funcionrio no PDV (no inclui vales e crditos recebidos dentro do retaguarda); N Comanda: para que seja possvel lanar vales e outros movimentos para o funcionrio diretamente do PDV, necessrio definir um nmero de comanda para ele. Assim, ao abrir esta comanda no PDV o sistema saber que trata-se de um funcionrio e permitir que somente certas operaes sejam realizadas; Limite Vales: voc pode indicar o limite de vales (consumo de produtos) do funcionrio neste campo. Se no quiser limitar, deixe o valor em zero.


Funcionrios Comisses dos Funcionrios

Como foi visto no tpico anterior, h um campo no cadastro do funcionrio que permite definir que ele ser comissionado. Tambm foi visto no tpico sobre o controle de produtos que cada produto pode possuir uma comisso, definida em valor ou em percentual. Caso o funcionrio seja comissionado, todas as vendas de produtos que possuam comisso feitas em seu nome podero ser consultadas no menu FUNCIONRIOS, em COMISSO DE FUNCIONRIOS. Este mdulo uma simples consulta da lista de comisses e no possui integrao com o financeiro. Vale ressaltar que, ao marcar o campo que indica que o funcionrio comissionado em seu cadastro, somente as vendas feitas a partir deste ponto sero comissionadas. Ou seja, caso voc tenha feito vendas anteriormente e o campo COMISSIONAR no estava marcado, estas vendas no podero ser inclusas nas comisses.


Funcionrios Vales/Consumo de Produtos

Quando um funcionrio consome um produto da loja, voc tem duas opes: 1. 2. cadastra-lo como cliente, registrar a venda e cobrar o valor; lanar um vale em seu nome.

O lanamento de vales est disponvel no menu FUNCIONRIOS, em VALES. Para cada produto consumido voc dever lanar um vale, indicando o produto, a quantidade e o preo. A vantagem no uso dos vales o fato de ele estar incluso no histrico do funcionrio, que veremos mais adiante, e tambm o fato de ser possvel lan-lo no financeiro. H um mdulo no sistema, que ser visto em breve, que permite o lanamento da folha de pagamento do funcionrio diretamente no fluxo de caixa, incluindo salrio, despesas, adiantamento, vale transporte, comisses, vales e eventuais movimentos adicionais de sua conta. Os vales dos funcionrios tambm so contabilizados no sistema como movimentos de estoque, ou seja, ao lanar o vale o estoque do produto em questo ser reduzido automaticamente.


Funcionrios Caixa do Funcionrio

Assim como o nome diz, o caixa do funcionrio representa um fluxo de caixa individual para cada funcionrio. O objetivo deste mdulo o controle de despesas e receitas adicionais em folha de pagamento. Para acessar o caixa do funcionrio, v ao menu FUNCIONRIOS, em CAIXA DO FUNCIONRIO. Voc deve lanar o movimento indicando o funcionrio, motivo e o valor, que pode ser a crdito (caso ele represente um crdito para o funcionrio), ou a dbito, caso seja uma despesa.


Funcionrios Pagamento de Salrios

O mdulo de pagamento de salrios tem a finalidade de integrar todos os movimentos financeiros dos funcionrios com os movimentos financeiros do sistema, ou seja, o fluxo de caixa. Para acess-lo, v ao menu FUNCIONRIOS, em PAGAMENTO DE SALRIOS. O mdulo abaixo ser aberto:

Como voc pode perceber, o pagamento feito funcionrio a funcionrio, selecionando um perodo de tempo. Aps preencher os campos no alto da tela, voc deve utilizar o boto PESQUISAR para visualizar os movimentos. Na frente de alguns movimentos h um boto mais detalhes que permite visualizar a origem daquele total mencionado. Uma vez definidos todos os totais da lista (as horas extras podem ser manualmente preenchidas), voc deve utilizar o boto PAGAR para lanar os movimentos no financeiro. Como forma de identificao dos lanamentos, ser utilizado como ms de referncia o MS/ANO correspondente data de incio que voc selecionou no alto da tela. Com base nesta data inicial tambm possvel estornar (cancelar) os movimentos previamente lanados, alm de ser possvel tambm consult-los. Exemplo:


1. Para fazer o pagamento de janeiro/2009 do funcionrio MANOEL: selecione o funcionrio na lista, indique no perodo a data inicial de 01/01/2009 e a data final de 31/01/2009, clique em PESQUISAR e depois em PAGAR. Caso queira ver os movimentos lanados, clique em CONSULTAR logo em seguida. 2. Para cancelar o lanamento de janeiro/2009 do funcionrio MANOEL: selecione o funcionrio na lista, indique a data inicial de 01/01/2009 e a data final de 31/01/2009, clique em PESQUISAR e depois em ESTORNAR. 3. Para consultar o lanamento de janeiro/2009 do funcionrio MANOEL: selecione o funcionrio na lista, indique a data inicial de 01/01/2009 e a data final de 31/01/2009, clique em PESQUISAR e depois em CONSULTAR. Independente da operao que deseja realizar (PAGAR, ESTORNAR ou CONSULTAR) voc sempre dever fazer uma pesquisa antes (PESQUISAR).


Vendas Abertura/Fechamento do Caixa/PDV

O sistema permite a realizao de vendas de 2 formas diferentes: atravs do CONTROLE DE VENDAS E ORAMENTOS, no menu MOVIMENTOS, ou atravs do PONTO DE VENDA (PDV). O PDV um mdulo especificamente para a realizao de vendas rpidas, muito usado em mercados, padarias, lanchonetes, etc. recomendvel que voc utilize este mdulo para a realizao de vendas, pois alm de ser mais rpido tambm traz mais recursos para auxili-lo no momento da venda. J o CONTROLE DE VENDAS E ORAMENTOS um mdulo de cadastro comum, parecido com um cadastro de clientes ou de produtos, com o diferencial de permitir a incluso da lista de produtos, ou seja, so dois cadastros em um. O objetivo principal deste mdulo e permitir consulta, alterao e excluso de vendas. Embora tambm possa ser usado para fazer vendas e oramentos, so raros os casos onde ele pode ser mais eficiente do que o PDV para a realizao de vendas. Estes 2 mdulos sero melhor explicados nos prximos tpicos. Para utilizar o PDV necessria a abertura do caixa do funcionrio. Se voc acessou as configuraes do sistema, como mencionado em um dos primeiros tpicos (menu FERRAMENTAS, CONFIGURAES), deve ter encontrado uma guia PDV. Nesta guia h uma opo que lhe questiona sobre Como controlar a abertura diria de caixa p/ uso do PDV?. Esta opo permite que voc escolha entre 3 opes: 1. Abrir e fechar o caixa todos os dias: selecionado esta opo, para que o funcionrio possa acessar o PDV ele ter que ter o seu caixa aberto todos os dias, fechando o que estava aberto anteriormente. Por exemplo, se o funcionrio acessar o PDV em 05/01, necessrio abrir o caixa neste dia. Se ele for acessar novamente em 06/01, necessrio fechar o caixa de 05/01 e abrir o novo em 06/01. O fechamento do caixa anterior pode ser a qualquer momento, no necessitando ser no mesmo dia. No entanto, no pode haver 2 caixas abertos para o mesmo funcionrio e, sendo assim, voc deve fechar o de 05/01 antes de abrir o de 06/01. 2. Permitir fechamento no dia seguinte: esta opo muito parecida com a anterior, mas ela permite virar o dia com o caixa aberto. Se voc utiliza a opo anterior, quando o computador atingir meia noite, o caixa do funcionrio ser bloqueado. J usando esta opo, voc poderia abrir o caixa em 05/01 e acess-lo em 05/01 e em 06/01 durante o dia todo. Ele s seria bloqueado em 07/01. 3. Permitir fechamento quando quiser: nesta opo voc no precisa fechar o caixa do funcionrio. Ela til se voc no necessita de fechamento dirio de caixa, permitindo que acesse o PDV indefinidamente. Configurada esta opo, voc pode comear a fazer aberturas de caixa. Para isso, v ao menu MOVIMENTOS, em ABERTURA/FECHAMENTO DE GAVETA/CAIXA. Ser ento exibida uma tela como a demonstrada a seguir:


No alto da tela, existem 2 campos de data que podem ser preenchidos para a realizao de pesquisas das aberturas feitas em determinado perodo. Por padro, o sistema abre esta tela pesquisando todas as aberturas do ms corrente. Voc pode alterar o perodo e usar o boto PESQUISAR para ver apenas as aberturas de determinado perodo. No boto EXTRATO voc encontra opes de relatrio relativos aos movimentos de abertura/fechamento. Para abrir o caixa de um funcionrio, clique em ABERTURA. O sistema pedir que selecione o funcionrio e informe o troco da gaveta (valor em dinheiro que h na gaveta no momento da abertura). J para fechar o caixa, selecione um registro em aberto e clique em FECHAMENTO. Voc tambm pode consultar o subtotal de vendas at o momento, mesmo com o caixa aberto, clicando em ATUALIZAR. Como voc pode perceber, o caixa aberto em nome do FUNCIONRIO. No entanto, ao abrir o PDV o sistema pedir apenas sua senha de acesso. Por isso importante cadastrar um usurio para o funcionrio que vai acessar o PDV e vincular este cadastro do usurio com o do funcionrio, conforme foi descrito no tpico sobre Segurana Cadastrando Usurios. Finalizando, do lado esquerdo da tela acima exibida a lista de aberturas/fechamentos e, do lado direito, os dados da abertura selecionada no lado esquerdo.


Vendas Ponto de Venda (PDV) - Apresentao

O ponto de venda (PDV) um mdulo externo ao sistema, especificamente projetado para a realizao de vendas rpidas. Em sistemas comerciais, costuma-se dizer que o sistema principal, que o que estivemos vendo at este ponto deste manual, chama-se retaguarda. Sendo assim, o software completo composto pelo mdulo RETAGUARDA e pelo PDV. O cone para abertura do PDV deve estar localizado na rea de trabalho do seu computador, prximo ao cone do prprio sistema. Ao abrir, voc dever se logar com usurio/senha e, posteriormente, selecionar a comanda padro de trabalho. Se s h 1 caixa na sua empresa, pode-se usar sempre a comanda 1 sem problemas. J se sua empresa possui 2 ou mais caixas, cada um deve entrar com um nmero de comanda padro diferente. Uma vez aberto, voc ver uma tela igual a esta:

No topo da tela so relacionadas algumas informaes da empresa, funcionrio logado e data/hora. Logo abaixo, na rea central e esquerda, fica a lista de produtos da venda/comanda atual. direita voc encontra, no alto, o campo onde entra com o cdigo de barras do produto e outro campo para pesquisa de produto por nome. Se voc usa um leitor de cdigos de barras, basta passar o cdigo no leitor e o produto adicionado na lista. Logo abaixo tambm encontra-se o nome e preo do ltimo produto adicionado e a


foto do produto, que tambm funciona como um banner rotativo, onde voc pode configurar uma lista de imagens que so trocadas aps alguns segundos. Pressionando F2 (atalho na rea inferior da lista de produtos) voc tem acesso a uma tela onde encontra todas as funes do PDV e suas teclas de atalho:

Perceba que h uma imagem de uma letra na frente de cada funo. Se voc pressionar esta letra, ter acesso a funo diretamente no PDV, sem necessitar abrir esta tela. Por fim, na rea inferior voc encontra informaes sobre a comanda atual. interessante frisar neste ponto que quando falarmos de comanda estaremos falando da prpria venda. O PDV permite que voc mantenha abertas vrias vendas/comandas/mesas ao mesmo tempo. Este esquema especialmente til em restaurantes e lanchonetes, ou em caixas movimentados, quando h a necessidade do cliente voltar para a loja para pegar algum produto que esqueceu, por exemplo. Com uma nova comanda voc pode dar continuidade a venda seguinte do prximo cliente, enquanto o cliente anterior no volta.


Vendas Ponto de Venda (PDV) - Como fazer uma venda?

Aps abrir o PDV e estar em sua tela principal, o cursor dever estar piscando sobre o campo CDIGO. Se voc possui um leitor de cdigo de barras, basta passar o cdigo do produto para adicion-lo na venda. Caso no possua, digite o cdigo e tecle ENTER. Caso no possua leitor e no saiba o cdigo, tecle ENTER com o campo vazio para ir ao campo seguinte, o NOME. Digite uma parte do nome do produto e tecle ENTER para consultar uma lista. Use as setas do teclado para navegar na lista e pressione ENTER novamente ao encontrar o produto. Uma outra opo tambm utilizar a consulta de preos (tecla de atalho R). Quando o produto adicionado na lista, ele entra sempre com quantidade 1. Voc pode alterar a quantidade pressionando a tecla asterisco (*). Tambm pode configurar o sistema para que ele solicite a quantidade ao adicionar cada produto na lista, como foi visto no tpico CONFIGURANDO O SISTEMA. Pressionando a tecla E (REMOVE ITEM) voc consegue eliminar o produto da lista e, pressionando a tecla N (CANCELA COMANDA) voc cancela a venda inteira, ou seja, todos os itens.


Vendas Ponto de Venda (PDV) - Como abrir mltiplas vendas/comandas/mesas simultaneamente?

Como foi descrito anteriormente, o PDV trabalha com esquema de comandas. Uma comanda uma venda aberta. Voc pode possui mltiplas comandas, ou seja, mltiplas vendas abertas simultaneamente. Para abrir uma comanda voc deve usar o campo onde entra com o cdigo do produto. Ao invs de entrar com o cdigo de um produto, voc deve informar o nmero da comanda. possvel configurar o sistema para que, ao digitar o nmero, caso ele no encontre um produto cadastrado, entenda este nmero como sendo o nmero de uma comanda. No entanto, o normal e mais correto digitar a letra C antes do nmero. Por exemplo, digite C34 e tecle ENTER para abrir a comanda 34. Uma vez que voc tenha vrias comandas abertas, seria difcil lembra-se de todos os nmeros. Por isso, h uma tela de gerncia de comandas, que pode ser acessada pela tecla O:

Nesta tela, alm de serem listadas todas as comandas abertas, possvel: 1. TROCAR N: possvel trocar o nmero de uma comanda j aberta, clicando neste boto e informando o novo nmero. Se j houver uma comanda com o novo nmero informado, as comandas sero combinadas;


2. APAGAR: permite cancelar a comanda e, se quiser, imprimir um ticket de cancelamento; 3. BLOQUEAR: possvel bloquear uma comanda aberta para que no possa mais ser alterada. Ao bloquear a comanda, voc no conseguir sequer acess-la no PDV. S possvel bloquear comandas j abertas, ou seja, no possvel bloquear previamente um determinado nmero; 4. DESBLOQUEAR: permite fazer o desbloqueio de comandas anteriormente bloqueadas. A partir deste desbloqueio ser possvel acessar novamente a comanda.


Vendas Ponto de Venda (PDV) - Conta do Funcionrio

Atravs do PDV possvel estabelecer um controle paralelo da conta dos funcionrios. Chamo isso de controle paralelo porque os valores lanados desta forma, embora entrem nos respectivos mdulos de vales e caixa do funcionrio, no so contabilizados pelo mdulo de pagamentos a funcionrios. Voc pode lanar comisses extras e consumos diretos. Qualquer produto que seja comissionado pode conceder comisso a um funcionrio diferente do indicado na venda. Por exemplo, a venda feita pelo caixa ROBERTO, mas a MARIANA recebe a comisso de um determinado produto que ela vendeu ao cliente. Para isso, pressione a tecla Q no PDV, ou use a funo COMISSO FUNCIONRIO, na tela de atalhos. Voc ser solicitado a selecionar o funcionrio que ser comissionado. A comisso entrar como um crdito no CAIXA DO FUNCIONRIO e no no CONTROLE DE COMISSES, como habitualmente ocorre. No entanto, necessrio observar que, se o ROBERTO for um funcionrio comissionado, ele tambm receber a comisso, s que a dele cair no CONTROLE DE COMISSES. Por isso, tome cuidado ao usar esta funo, pois ela pode comissionar 2 ou mais funcionrios ao mesmo tempo. J com relao aos consumos, lembre-se que vimos anteriormente no tpico sobre funcionrios que possvel definir um nmero de comanda no cadastro do funcionrio. Vamos supor que voc tenha uma funcionria MARIANA, como no exemplo acima. O nmero de comanda que definimos para ela 300. No PDV, ao escrever C300 no campo do cdigo do produto e tecla ENTER, voc abrir a comanda desta funcionria. Por ser uma comanda de funcionrio, certas operaes sero proibidas, como fechar para cliente, por exemplo. Voc poder adicionar produtos normalmente e, no final, para fechar, usar a funo FECHAR PARA FUNCIONRIO (tecla de atalho V). As comandas abertas e fechadas desta forma entram como vales para os funcionrios. Como pode perceber, os processos acima fazem lanamentos no caixa do funcionrio e no controle de vales, como voc faria dentro do mdulo retaguarda. No entanto, existe uma caracterstica que diferencia este processo do lanamento interno no sistema. voc pode perceber que no cadastro do funcionrio h um campo CRDITO. Este campo tem um comportamento parecido com o campo do saldo fiado do cadastro do cliente. Nele so totalizados os crditos que o funcionrio recebe NO PDV e os consumos que ele faz TAMBM NO PDV. Isto serve, na verdade, como um segundo caixa para o funcionrio e pode ser usado para liberar ou no seu consumo no PDV, j que existe uma opo no cadastro de usurios que permite bloquear a venda para funcionrio sem crdito. Finalizando, alm da comisso e dos consumos, possvel tambm lanar crditos e dbitos para o funcionrio pelo mdulo CRDITO FUNCIONRIO (tecla de atalho +). Com isso voc pode ter uma conta paralela para o consumo do funcionrio no PDV.


Vendas Ponto de Venda (PDV) Todas as Funes

Veremos a seguir uma lista das funes do PDV: QUANTIDADE: permite alterar a quantidade do produto selecionado na venda; REMOVER ITEM: permite remover o produto da lista da venda; IMPRIMIR COZINHA: funciona apenas com produtos compostos (produo prpria). Esta funo permite imprimir um pedido de produo na cozinha para o produto selecionado; OBS. PRODUTO: permite definir observaes para o produto; COMPLEMENTO/ACABAM.: permite adicionar um novo produto na venda vinculando-o com o produto selecionado. A principal vantagem deste recurso est no fato de que, atravs das configuraes do sistema, possvel definir que este tipo de produto no seja impresso na venda. Ao invs disso seu valor somado ao valor unitrio do item ao qual foi amarrado, no comprometendo o total da soma dos itens. No sistema ser como se ele tivesse sido vendido mas para o cliente como se ele no existisse; CONSULTA PREO: esta funo tem 3 finalidades: possibilitar a consulta do preo de um produto, localizar produtos combinando vrias informaes na pesquisa para que ele seja adicionado na lista de produtos e dividir o produto entre vrias comandas (ex.: dividir uma garrafa de bebida em 4 mesas); GAVETA: permite consultar os movimentos da gaveta e realizar sangrias/suprimentos (sadas/entradas de dinheiro na gaveta); DESCONTO/ACRSCIMO: permite conceder descontos ou acrscimos a um item da comanda ou na comanda inteira; TABELA DE PREO: permite definir a tabela de preo da comanda atual. Somente os novos produtos adicionados sero afetados; CRDITO AO CLIENTE: permite dar crdito ao cliente, caso ele s possa consumir nesta modalidade; RECEBER FIADO: permite receber valores de clientes devedores que compram nesta forma de pagamento; KIT DE PRODUTOS: permite selecionar e adicionar um kit na venda (adiciona os produtos que compem o KIT); TEMAS/CORES: permite configurar as cores do PDV; CONFIGURAR: permite definir diversas opes de configurao do PDV e do sistema. Este um mdulo que tende a ser atualizado constantemente, pois nele definida a forma como o sistema deve se comportar (por exemplo, se ao fechar uma venda, deve imprimir cupom ou relatrio em papel A4). So diversas opes de configurao, todas bem explicativas; IMPRESSORA FISCAL: esta funo serve apenas para PDV ligado com algum modelo de impressora fiscal, desde que este modelo seja suportado pelo PDV; CANCELA COMANDA: permite cancelar a comanda inteira. Caso haja apenas uma comanda aberta, ser aberta uma nova comanda ao cancelar (sempre h uma comanda aberta no PDV); IMPRIMIR COMANDA: imprime a comanda para o cliente; IMPRIMIR TUDO NA COZINHA: similar a funo IMPRIMIR COZINHA, mas


nesta, todos os produtos compostos (prprios) da comanda so enviados para a impressora da cozinha; PAGAMENTO PARCIAL: permite fazer um pagamento parcial da comanda antecipadamente; SELECIONA CLIENTE: permite selecionar o cliente da comanda; SELECIONA FUNCIONRIO: permite selecionar o funcionrio da comanda; GERENCIA COMANDAS: permite administrar as comandas, consultando as abertas, apagando, trocando nmero, combinando comandas, bloqueando e desbloqueando; FECHAR VENDA RPIDA: permite fechar a venda vista, para o CONSUMIDOR ou para o cliente selecionado; FECHAR VENDA AO CLIENTE: permite fechar a venda incluindo formas de pagamento a prazo, como PARCELADO e FIADO. Caso o cliente selecionado na comanda seja o CONSUMIDOR, ser solicitado que selecione o cliente, caso contrrio, ser exibida a tela de fechamento diretamente; FECHAR VENDA FIADO: exatamente igual ao fechamento acima, mas no exibe tela de fechamento, pois o sistema entende que o pagamento ser integralmente feito em FIADO. Caso o cliente selecionado seja o CONSUMIDOR, o sistema pedir que selecione outro, caso contrrio, tentar fechar a comanda diretamente, exibindo uma mensagem de confirmao antes; FECHAR PARA FUNCIONRIO: permite fechar a comanda atual para o funcionrio selecionado. Este fechamento na verdade o VALE DE FUNCIONRIO, onde se registra o consumo de mercadorias por funcionrios. Para fechar uma comanda usando esta funo necessrio que seja uma comanda de funcionrio, e no de cliente; SAIR DO PDV: fecha o PDV (sai do sistema).


Controle de Vendas O Controle de Vendas

Alm do Ponto de Venda (PDV), tambm possvel vender diretamente pelo retaguarda. No entanto, este controle de vendas mais indicado para consultas do que propriamente para vendas pois, como viu anteriormente, o PDV repleto de recursos e muitos deles no esto disponveis no mdulo de vendas do retaguarda.

No h muito segredo em se utilizar este controle de vendas, sendo que ele idntico aos demais cadastros que vimos at aqui, diferindo apenas por um detalhe: ele um cadastro duplo, ou seja, voc cadastra a venda e seus itens. Os itens so exibidos na prpria tela do cadastro, ao contrrio do que ocorria em verses anteriores deste sistema, onde a lista de produtos s era vista depois de salvar a venda. De certa forma isso no mudou muito pois antes de adicionar um produto a venda deve ser salva. No entanto, voc no precisa (e no deve) clicar em salvar para isso. Quando tentar adicionar o primeiro produto na venda, caso ela no tenha sido salva ainda, o sistema lhe avisar sobre isso e lhe perguntar se deseja salvar para prosseguir. Existem alguns campos na venda que precisam ser observados: STATUS: este campo no obrigatrio e voc pode usar como quiser. Basicamente, voc pode digitar o status da venda. A lista composta pelos status de todas as vendas, ou seja, se houver uma venda com STATUS PENDENTE e


outras com status COMPLETA, havero 2 itens na lista de status: PENDENTE e COMPLETA; FORMA DE ENTREGA: permite definir a forma como ser feita a entrega, apenas para controle; GARANTIA: voc pode descrever a garantia da venda; CUPOM ABATIDO: refere-se a um esquema promocional onde a cada certo valor em compras o cliente tem direito a um cupom, que pode ser usado para troca de produtos (por exemplo, junte 10 cupons e troque por algum produto). Aps o cliente fazer a troca voc pode marcar este campo para indicar que j foi baixado, evitando que outra pessoa venha com uma cpia do cupom alegando querer trocar por mercadorias; PAGO: indica se a venda foi quitada ou se j foi fechada a forma de pagamento. Se este campo no for marcado, o sistema ir considerar a venda como ORAMENTO. Atravs do boto RELATRIO voc pode imprimir vrios tipos de relatrios e comprovantes: CUPONS PROMOCIONAIS: refere-se aos cupons promocionais que podem ser trocados por produtos (promoo detalhada no campo CUPOM ABATIDO); VENDA/ORAMENTO: impresso padro da venda, em cupom ou papel comum. Ao salvar a venda o sistema o questiona se deseja imprimi-la; FATURA DE PAGAMENTO FIADO: caso a venda tenha sido fechada na forma fiado, atravs desta opo pode imprimir ou reimprimir um vale que pode ser assinado pelo cliente; CONTRAVALE PELO TROCO DO PAGAMENTO EM TICKET: se o cliente pagar em ticket um valor superior ao da venda, voc pode imprimir este contravale para ele. O cliente poder apresentar este vale na prxima vez que comprar como parte do pagamento (considere-o como dinheiro); EXTRATO DE PAGAMENTOS: imprime uma listagem de parcelas e vencimentos, para simples conferncia; CARNS DE PAGAMENTO: imprime carns ao cliente (carns da loja); BOLETOS: imprime boletos para o cliente, apenas para as parcelas pendentes; ANLISE CUSTO/BENEFCIO: emite uma anlise de custo da venda. Vale ressaltar que, alm dos custos individuais dos produtos, voc pode adicionar outros custos na venda, que so includos no relatrio de custo indicado acima. Para isso, v ao boto AO, em CUSTOS DA VENDA. Ser aberta uma nova tela de cadastro na qual pode adicionar custos vontade. Ainda no boto AO voc encontra vrios recursos, como conceder ou cancelar desconto ou acrscimo nos itens da venda e emitir uma nota fiscal somente da venda selecionada. Para finalizar, de acordo com a forma de entrega voc pode fazer o controle atravs do mdulo ENTREGAS PENDENTES DAS VENDAS, no menu ENTREGAS. Neste mdulo possvel consultar todas as entregas pendentes e como ser feita a entrega (o cliente vem retirar ou delivery ou romaneio). Delivery representa entrega rpida, no dia. J romaneio representa entrega de encomenda no dia seguinte.


Controle de Vendas Oramento Expresso

Como foi visto anteriormente, possvel lanar vendas e oramentos atravs do PDV ou mesmo dentro do mdulo RETAGUARDA. No entanto, algumas empresas podem atuar em ramos muito competitivos do mercado, tendo suas vendas modeladas dinamicamente. Visando facilitar este tipo de ocorrncia, o sistema conta com um mdulo chamado de ORAMENTO EXPRESSO. O objetivo deste mdulo em si no agilizar a montagem do oramento, mas sim permitir que voc tenha acesso a mais informaes dos produtos na hora em que monta o oramento, principalmente do custo. Desta forma voc pode negociar o valor com o cliente enquanto monta o oramento. Alm disso, o mdulo Oramento Expresso tambm apresenta alguns recursos bem teis para a montagem dinmica do oramento: VALOR PRETENDIDO: ao lado do campo VALOR, abaixo da lista de produtos, h um boto que, quando pressionado, abre uma tela onde voc informa o valor pretendido. Vamos supor que o oramento tenha ficado em $ 2.023,90 e voc quer arredondar para $ 2.000,00 para o cliente, esta funo tem esta finalidade. Quando faz o arredondamento do valor total o sistema recalcula os preos de cada item para que, no final, o total seja o mais prximo possvel do que voc quer. Naturalmente, como o valor recalculado para cada produto da lista, podem ocorrer pequenas diferenas de centavos; FORMAS DE PAGAMENTO: voc pode indicar at 3 formas para o cliente, dando descontos ou acrscimo sobre cada uma; GARANTIA / VALIDADE: tambm pode definir uma garantia textual e uma data de validade do oramento; IMPRESSO: o Oramento Expresso possui um mtodo prprio de impresso que considera todas as informaes do oramento que est sendo feito. Uma vez que voc grava o oramento, algumas informaes vo para as observaes da venda/oramento, como por exemplo as formas de pagamento, j que a venda s pode ter uma forma no final.


Controle de Vendas Venda Externa

O mdulo VENDAS EXTERNAS do menu MOVIMENTOS permite registrar a retirada de produtos por vendedores de rua. O registro feito selecionando uma data, funcionrio (vendedor), produto e quantidade. Ao retornar a empresa necessrio voltar ao registro do movimento, alter-lo e indicar quanto ele vendeu e quanto devolveu. Este procedimento necessrio para fazer a reposio do estoque, at porque este mdulo no registra a venda propriamente, apenas a sada dos produtos para venda externa. As vendas feitas pelo vendedor ainda devem ser posteriormente registradas no Controle de Vendas.


Controle de Vendas Romaneios / Entregas

Como mencionado em tpicos anteriores, as vendas possuem um campo que permite definir a forma de entrega, que pode ser CAIXA, ROMANEIO, DELIVERY e VEM BUSCAR. A forma CAIXA, que a padro do sistema, no gera nenhum tipo de controle de entrega. Nas formas DELIVERY e VEM BUSCAR o controle feito via consulta de ENTREGAS PENDENTES DAS VENDAS, no menu ENTREGAS. Estes so formatos de entrega geralmente usados para vendas de produtos que sero entregues ou retirados no mesmo dia. No entanto, existe ainda a forma de entrega ROMANEIO. Este o formato de entrega mais completo pois permite alm da consulta de pendncias o controle da entrega. Para registrar a entrega ou transporte das mercadorias voc deve utilizar o mdulo ROMANEIOS/ENTREGAS, do menu ENTREGAS. Neste mdulo voc faz inicialmente o registro do funcionrio/motorista, data e hora de entrega e, caso queira, placa do veculo. Ao salvar o registro o sistema mostrar uma tela onde poder selecionar os produtos que sero entregues. Esta tela tambm pode ser acessada pelo boto AO, em PRODUTOS TRANSPORTADOS, caso tenha feito o registro da entrega anteriormente. Nesta tela voc usa o boto PESQUISAR, que oferece vrias opes de pesquisa: vendas de hoje, de ontem, ltimos 7 dias, entre outras.

Aps fazer a pesquisa, na parte superior sero exibidos os produtos vendidos a serem entregues e, na parte inferior, uma lista dos produtos selecionados para serem entregues no transporte atual. Basta usar os botes ADICIONAR para mover produtos da lista superior para a inferior, incluindo eles no romaneio. Os botes REMOVER voltam os produtos da lista inferior para a superior, fazendo com que eles fiquem pendentes de entrega novamente.


Controle de Compras

Observando o tpico anterior sobre o Controle de Vendas voc tambm conseguir entender o controle de compras, pois muito similar. A diferena bsica so alguns relatrios e funes a menos, e alguns campos adicionais, como o nmero da nota e o valor do frete. A diferena mais marcante do controle est no cadastro dos produtos comprados:

Como pode ver, voc pode comprar usando o valor do dlar, fazendo a compra em pacotes ou unidades e ainda j realizar o acerto nos valores de venda. Detalhando melhor os campos: QTDE LOTE: define quantos lotes voc est comprando. Se observar o captulo sobre produtos, ver que h um campo no cadastro de produtos onde voc pode definir a quantia que usa na compra (por exemplo, se cada fardo de refrigerante tem 6 unidades voc define esta quantidade no cadastro de produtos). Ao comprar, esta quantidade multiplicada pela quantidade do lote (por exemplo, se comprou 3 fardos, a quantidade total de 3x6 = 18 unidades); VALOR LOTE DOLAR: valor do lote em DOLAR (ou outra moeda que quiser). A cotao da moeda deve ser atualizada nas configuraes do sistema antes da compra ser iniciada;


VALOR LOTE: valor do lote, em moeda vigente. Quando fala-se em lote, entenda-se pelo pacote comprado, como descrito em QTDE LOTE. bastante comum os fornecedores, em alguns ramos de atividade, venderem pacotes de produtos, sendo que voc revende em unidade. Como possvel definir quantas unidades vem em um pacote, usando este campo voc define o valor do pacote; QTDE: unidades que esto sendo compradas; VALOR EM DOLAR: valor unitrio em DOLAR; VALOR UNITRIO: custo unitrio do produto; ACRESCIMO/DESCONTO: ambos unitrios e em moeda vigente; ALQUOTA N.F: caso pretenda gerar uma nota de compra, defina a alquota de imposto que incidir sobre o produto. Alm destes campos, existe um campo lucro e um valor, para cada tabela de venda, permitindo que atualize o cadastro de produtos diretamente da compra. Um detalhe importante: ao registrar uma compra no sistema o estoque no entra automaticamente no controle de produtos. Isso ocorre porque foi implantado neste sistema um controle de entregas dos produtos comprados, que permite realizar a entrega total ou parcial de um item comprado. Desta forma possvel gerenciar no sistema a entrega de grandes compras fracionadas. Para registrar a entrega da compra, v ao menu ENTREGAS em COMPRAS A ENTREGAR. Faa uma pesquisa das compras pendentes e use as funes do boto AO para dar baixa na entrega. Voc pode fazer a entrega de um produto, de parte de um produto ou de todos ao mesmo tempo. Registrando a entrega o estoque do produto ser finalmente acertado com a entrada da compra.


Ligaes

O CONTROLE DE LIGAES est localizado no menu MOVIMENTOS e possibilita o cadastro de ligaes realizadas e recebidas. Este um controle que no possui vnculos com os demais mdulos do sistema, sendo um simples cadastro para administrao interna. No necessrio ter o contato cadastrado, j que voc pode descrever o nome e o telefone na prpria ligao, alm de controlar o status e poder detalhar maiores informaes no campo DETALHES.


Reservas de Produtos

Atravs do mdulo RESERVA DE PRODUTOS PARA CLIENTES do menu MOVIMENTOS voc pode deixar reservados produtos com ou sem estoque para seus clientes. Para agendar a reserva necessrio indicar a data, cliente, produto e quantidade reservada. O campo FINALIZADO permite controlar o trmino da reserva. Enquanto ele estiver desmarcado aquela reserva baixa o estoque do produto e, quando finalizar a reserva, desmarque o campo para que o produto volte ao estoque. Caso o cliente esteja levando o produto a prpria venda far uma nova baixa do estoque. Este mdulo ideal para ser usado junto com uma configurao do sistema que impede a venda de produtos com estoque zero no PDV. Esta configurao pode ser acessada no menu FERRAMENTAS, em CONFIGURAES, na guia PDV, desmarcando o campo PERMITIR VENDAS DE PRODUTOS COM ESTOQUE ZERO. No entanto, para usar esta opo necessrio que controle muito bem seu estoque, pois caso esquea de lanar uma compra, por exemplo, o PDV pode acabar ficando bloqueado para vender os produtos comprados que esto com estoque zero, gerando um transtorno para o cliente. Mesmo sem marcar esta configurao o mdulo de reservas ainda til caso realize um bom controle do seu estoque.


Central do Cliente

Este um mdulo situado tambm no menu MOVIMENTOS. A finalidade da CENTRAL DO CLIENTE , a partir de um cliente selecionado, tornar possvel a execuo de diversas operaes. Muitas das operaes deste mdulo no esto disponveis em outros locais do sistema, ou seja, s podem ser executadas deste mdulo.

Nesta tela a busca feita por cdigo, nome e telefone, simultaneamente. Ou seja, no exemplo acima (cliente cdigo 1723, EDUARDO SRIO NETO) eu conseguiria achar o cliente tanto digitando 1723 como digitando EDUARDO ou SRIO ou NETO, por exemplo. Para fazer a pesquisa, voc deve informar o valor no campo PESQUISAR e teclar ENTER. As seguintes funes esto disponveis na central do cliente: VENDER: ao clicar neste boto voc abre uma nova venda para o cliente selecionado. A venda, assim como as demais funes abaixo, j vem preenchida com dados do cliente (no caso da venda, o cdigo e o nome); LIGAO: abre uma chamada telefnica do ou para o cliente; CONTAS A RECEBER: consulta as contas a receber do cliente; TODAS AS CONTAS: consulta todos os movimentos financeiros do cliente,


pendentes ou j pagos; TROCAR PONTOS: permite trocar pontos que o cliente ganhou ao comprar determinados produtos por outros produtos que voc definiu. Como mencionado anteriormente, no cadastro de produtos voc pode definir 2 pontuaes: uma que o cliente ganha quando compra o produto e outra que representa o quanto o produto vale, em pontos. A cada compra o cliente ganha pontos se o produto for pontuado. Com base no total de pontos que o cliente j possui, ele pode trocar pode determinados produtos. Ao fazer a troca os pontos so abatidos do seu cadastro automaticamente; PAGAMENTO FIADO: permite pagar a dvida fiado do cliente, total ou parcialmente; STATUS: permite consultar, adicionar, alterar ou excluir STATUS dos clientes (ver captulo sobre controle de clientes para mais detalhes sobre STATUS DE CLIENTES); NOTAS PENDENTES: usando este mdulo voc pode fazer o lanamento de notas fiscais baseado nas vendas do cliente. A vantagem deste mtodo que possvel selecionar os itens que iro na nota. Voc pode emitir uma nota de apenas um ou alguns produtos de uma venda, assim como pode emitir uma nota nica de vrias vendas de uma s vez. Em verses anteriores do sistema, este mdulo ficava disponvel para acesso direto da tela principal. Neste sistema ele s pode ser acessado da central do cliente; HISTRIO: esta consulta tambm s pode ser acessada da central do cliente e permite a visualizao de um extrato que d enfase na movimentao de vendas fiado, embora tambm relacione outras vendas; CADASTRO: d acesso rpido ao cadastro de clientes; ESTATSTICAS: este mdulo permite obter algumas informaes sobre do cliente e suas compras, como o lucro obtido, ticket mdio, produto mais comprado em valor e produto mais comprado em quantidade. Apenas a nvel de informao, ticket mdio a denominao que recebe o valor mdio de uma venda. Por exemplo, o cliente faz duas compras com voc, sendo que na primeira ele compra $ 1.000,00 em produtos e, na segunda, compra $ 2.000,00 em produtos. No total, o cliente comprou $ 3.000,00 em produtos em 2 compras, resultando num ticket mdio de $ 1.500,00.


Financeiro

O mdulo FINANCEIRO o mais importante e utilizado do sistema, sendo que nele so lanados todos os movimentos derivados de vendas e compras do sistema. O primeiro e mais importante mdulo o FLUXO DE CAIXA E PENDNCIAS, localizado no menu FINANCEIRO. Neste mdulo voc pode consultar todos os movimentos lanados no sistema. Primeiramente, vamos entender quais campos pertencem a este mdulo e suas finalidades: DATA: representa a data em que o movimento foi lanado; VENCIMENTO: representa a data em que o movimento vencer; PAGAMENTO: representa a data em que o movimento foi pago; CLIENTE/FORNEC: indica se o movimento est ligado com algum cliente ou fornecedor; CONTA: representa a conta financeira onde ser creditado ou debitado o valor. Entenda-se por conta, por exemplo, uma conta corrente bancria, uma poupana ou mesmo a conta CAIXA. O campo CONTA digitvel, mas voc pode perceber que ele tambm um campo do tipo lista. Quando voc lana um primeiro movimento na conta C/C BANCO DO BRASIL, por exemplo, esta conta ser inclusa na lista para que, num prximo lanamento, ela esteja disponvel apenas para voc selecionar. Sendo assim, cabe uma ressalva importante: caso possua vrias contas bancrias e, eventualmente, 2 ou mais contas em um mesmo banco, procure identifica-las de forma a evitar falha de interpretao. Por exemplo, indique o nmero da conta (C/C B. BRASIL 4578-54). Uma vez que a conta est na lista, ela s poder ser removida caso voc remova ou altere todos os movimentos lanados nesta conta, de forma que, no final, no haja mais nenhum movimento lanado nela; CATEGORIA: este campo permite classificar o lanamento. Exemplos: AGUA, LUZ, TELEFONE, ALUGUEL, VENDA, COMPRA, DEPSITO, SAQUE, MATERIA DE ESCRITRIO, DESPESAS GERAIS O comportamento dele igual ao do campo CONTA no que diz respeito montagem da lista de categorias; FORMA DE PAGAMENTO: indica a forma do lanamento (DINHEIRO, CHEQUE, CARTO ) e tambm uma lista montada com base em lanamentos anteriores, como as duas acima; DOCUMENTO: permite relacionar o nmero de um documento vinculado ao movimento (uma nota fiscal, nmero de cheque ou de boleto, por exemplo); HISTRICO: permite detalhar melhor o movimento. Voc pode, por exemplo, indicar o ms de referncia ou alguma observao importante; TRANSF. CONTAS: permite indicar se o movimento representa uma transferncia entre 2 contas cadastradas no fluxo de caixa. Isso necessrio para a contabilidade de algumas estatsticas, principalmente a de Resultado do Ano, que conta com um ponto de equilbrio calculado pelas receitas e despesas do fluxo de caixa. A presena dos movimentos de transferncia entre contas influenciaria negativamente esta estatstica. CRDITO/DBITO: caso o movimento represente um valor que voc est recebendo ou ir receber, indique este valor no campo CRDITO. J se for um valor a pagar, indique-o em DBITO. Deixe o outro campo com valor zero,


indicando o valor ou no dbito ou no crdito apenas; OBSERVAES: permite indicar quaisquer observaes adicionais que deseje. O campo HISTRICO deve ser usado para indicar informaes mais especficas da conta, j as OBSERVAES, para indicar algum detalhe adicional que no est diretamente relacionado, por exemplo, um resultado de negociao, juros aplicados, etc ... No fluxo de caixa voc pode personalizar bastante as pesquisas, de forma a obter os mais variados resultados. Vamos ver alguns exemplos: quero consultar as contas a receber: clique em PESQUISAR e marque a opo SIM nos campos S CRDITOS e PENDENTES; quero consultar as contas a pagar: clique em PESQUISAR e marque a opo NO em S CRDITOS e SIM em PENDENTES; quero consultar as contas a receber nos prximos 7 dias: repita os passos do primeiro item acima mas tambm seleciona a opo PRXIMOS 7 DIAS no campo VENCIMENTO; quero consultar todos os movimentos, com exceo de contas a receber e a pagar, ou seja, s os movimentos j pagos/recebidos: clique em PESQUISAR e marque a opo NO no campo PENDENTES. Como pode ver, existem vrias opes de pesquisa que permitem at mesmo transformar o fluxo de caixa em um controle de contas a receber ou a pagar. No entanto, como o controle de contas a receber e a pagar gerou dvidas em verses anteriores de sistemas como este, foram inclusos ao controle financeiro dois mdulos adicionais, ambos acessveis no menu FINANCEIRO: CONTAS A RECEBER e CONTAS A PAGAR. Os 2 mdulos so verses resumidas do prprio Fluxo de Caixa e j trazem os resultados de pesquisas filtrados. O Contas a Receber exibe apenas crditos e o contas a Pagar, apenas dbitos. Eles tambm permitem, alm de consultar, adicionar novos movimentos, de forma mais resumida e com menos campos. Ainda no menu FINANCEIRO existem tambm algumas consultas que permitem obter o saldo dos movimentos do caixa, agrupando-os por conta, por categoria, por forma de pagamento e por data. No mdulo SALDOS DAS CONTAS voc consegue obter o saldo atual de cada conta, com totais de crditos e dbitos. Em TOTAL POR CATEGORIA voc consegue agrupar os totais por cada categoria, obtendo os totais de vendas, compras, aluguel, agua, luz, telefone, despesas, entre outros. Em TOTAL POR FORMA DE PAGAMENTO voc obtm o total de crditos e dbitos, alm do saldo, por forma de pagamento (DINHEIRO, CHEQUE, CARTO ). Por fim, no TOTAL POR DATA voc obtm um extrato dia a dia dos movimentos, com crditos, dbitos e saldo por dia. Em todas estas consultas possvel filtrar os movimentos por data.


Notas Fiscais Criando Modelos de Notas

Antes de comear a emitir notas fiscais pelo sistema voc precisa configurar um ou mais modelos de notas. Voc precisar de mais de um modelo apenas caso emita 2 tipos de nota fiscal. O sistema permite a emisso de notas de venda, venda e servio e apenas servio. Para criar ou configurar modelos de notas, v ao menu NOTAS FISCAIS, em MODELOS DE NOTAS FISCAIS. No cadastro do modelo voc define apenas 2 informaes: NOME e TIPO. Em nome voc apenas discrimina um nome para identificar este modelo no controle de notas. J em tipo voc deve selecionar um entre os tipos disponveis, de acordo com o que precisa. De acordo com o tipo selecionado sero as informaes disponveis na impresso da nota. Ao salvar o modelo, uma nova tela exibida:

Todas as medidas da nota so definidas em milmetros e possvel estabelecer uma preciso fracionria de milmetros, como pode ver na imagem acima. Alm das medidas de cada campo da nota, voc pode definir as medidas da pgina da nota, a altura do cabealho, do rodap e da linha de produtos, alm de ser possvel usar uma imagem escaneada da nota como referncia para facilitar a edio. Durante a edio do modelo necessrio estar atento ao fato de que os campos devem ter suas medidas definidas de forma relativa a parte da nota onde ela se localiza


(cabealho, linha de produtos ou rodap). Apenas a nvel de informao, numa nota fiscal de venda e servio, os servios fazem parte do rodap. Veja um exemplo abaixo:

Um exemplo bem superficial de nota fiscal. Neste modelo, observe que o campo do rodap, por exemplo, tem sua margem superior relativa ao rodap e no a nota. Por uma


questo de praticidade, o rodap alinhado na rea inferior da pgina, enquanto o cabealho e linha de produtos so alinhados no tipo. Sabendo disso fica mais fcil medir a posio do campo na nota. A seguir, veja como calcular as medidas nas notas.

MARGEM ESQUERDAIndependente de o campo estar no cabealho, na linha de produtos ou no rodap, a forma de se calcular a mesma. Usando uma rgua, faa a medio de quantos milmetros h entre a lateral esquerda da pgina e o local onde o campo comear a ser impresso. Subtraia desta medida a margem esquerda que voc atribuiu nas medidas da pgina, no rodap da tela de medidas. Esta ser a medida da margem esquerda do campo. Exemplo: ao medir com uma rgua voc constata que o campo comear a ser impresso a partir do milmetro 11. Vamos supor que a margem esquerda da pagina que voc definiu de 10 milmetros. Sendo assim 11-10 = 1 mm, ou seja, a margem esquerda deste campo de 1 mm.

MARGEM SUPERIOR DE UM CAMPO NO CABEALHOO processo para a medio da margem superior de um campo que est no cabealho da nota o mesmo para a medio da margem esquerda. Suando a rgua voc faz a medio para saber quantos milmetros h entre o tipo da pgina e o ponto onde ser impresso o campo. Desta medida voc subtrai a margem superior da pgina. Exemplo: o campo impresso a 33 mm do topo da pgina e a margem superior de 10 mm. Neste caso, subtrai 33 10 = 23, ou seja, a margem superior do campo 23 mm.

MARGEM SUPERIOR DE UM CAMPO NA LINHA DE PRODUTOSA medio da margem superior para a impresso da lista de produtos na nota a mesma do cabealho. No entanto, voc dever subtrair, alm da margem da pgina, a altura do prprio cabealho. Exemplo: o campo impresso a 84 mm do topo da pgina, a margem superior de 10 mm e a altura do cabealho de 73 mm. Neste caso, subtrai 84 10 - 73 = 1, ou seja, a margem superior do campo 1 mm. Geralmente a margem superior dos campos da lista de produtos no superior a 1 mm, podendo ser at menos que isso (caso queira comprimir a lista de produtos para ques caibam mais itens em uma mesma nota).

MARGEM SUPERIOR DE UM CAMPO NO RODAPA medio da margem superior de um dos campos presentes no rodap da nota parecida com as da margem superior. No entanto, observe que o rodap est alinhado na parte inferior da nota e, por isso, necessrio a considerao de mais medidas no clculo. Para o clculo, use uma rgua e verifique a posio em que o campo, que est no rodap, impresso, em milmetros, com relao ao topo da pgina. Depois, faa um segundo clculo (voc pode marc-lo, pois ser o mesmo para todos os campos do


rodap), subtraindo da altura da pgina a altura do rodap e a margem inferior da pgina. Vamos a um exemplo: supondo que a altura da pgina da sua nota seja de 250 mm, que a altura do rodap seja de 65 e que a margem inferior da pgina seja de 10. Voc dever fazer o seguinte clculo: 250 65 10 = 175. Agora, supondo que a altura do campo que voc mediu de 180 mm, subtraia 180 175 e voc ter a margem superior do campo no rodap, que ser de 5 mm. Veja este exemplo em uma imagem:

claro que toda esta explicao serve apenas como uma base para que voc entenda a lgica e possa achar as medidas da nota mais rapidamente. Voc no precisa se preocupar com a preciso num primeiro momento. O ideal fazer um acerto inicial, imprimir a nota, de preferncia em papel comum, e verificar as diferenas nas medidas. Tambm pode usar uma nota modelo e ir acertando a diferena gradualmente, at alcanar o desejado. Voltando a tela de medidas, para gravar as medidas voc deve usar o boto SALVAR. Tambm pode pr-visualizar a impresso no boto VISUALIZAR ( necessrio ter uma nota j emitida) para verificar o resultado.


Notas Fiscais Configurando os Impostos das Notas

Para a emisso automatizada de notas fiscais no sistema imprescindvel a configurao de tabelas de impostos. As tabelas sero usadas para calcular os totalizadores de impostos da nota de forma automtica, sem que seja necessria a sua interveno. Quando o assunto nota fiscal, a legislao que aborda o assunto muito abrangente e considerando que cada estado brasileiro possui sua prpria legislao, as formas de clculo so muitas. Existem diversos fatores que podem influenciar no valor do imposto. Alguns produtos podem ter alquota diferenciada, outros podem possuir reduo de base de clculo. Existem ainda produtos com substituio tributria e at mesmo produtos isentos de ICMS. Alm disso, sobre a nota ainda podem incidir o PIS, COFINS,

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