AJUDA Custos no Comércio

APRESENTAÇÃO

Este aplicativo desenvolvido totalmente em MS. EXCEL foi baseado

em metodologia desenvolvida pelo SEBRAE –SP, fruto de um trabalho de autoria de Luiz Alberto Fernandes Lobrigatti, consultor de finanças do U.O.O.E. do Sebrae SP, disponível em: http://www.sebraesp.com.br/principal/Abrindo%20seu%20negócio/produtos%20sebrae/saiba%20mais/default.aspx

Recomendamos a leitura do trabalho, fazendo uma ressalva quanto a uma observação que consta na página 11

Esse percentual encontrado indica quanto deverá ser considerado no Preço de Venda da Mercadoria para ajudar a pagar as Despesas Fixas. Porém, por questões de concorrência de preços, pode ser que se tenha que aplicar 13% em algumas mercadorias e 17% em outras. É a estratégia da empresa no momento em que determina por quanto cada mercadoria será vendida. Sobre formação do Preço de Venda sugerimos, se necessário, que você procure o SEBRAE mais próximo para mais orientações. porque não podemos concordar que por razões de concorrência se

mascare o custo real de um produto. Se o preço de venda está fora do mercado, mexa-se sim, na margem e ponto final. Vamos imaginar um mix de apenas 20 produtos, se adotássemos a recomendação como poderíamos calcular os percentuais de margem de contribuição de cada produto? Como saberíamos quais os produtos com maior margem de contribuição real? Quando sabemos o custo real de um produto e também a margem de lucro que está sendo atribuída, temos como saber qual o seu percentual de margem de contribuição e então sim, podemos decidir se podemos definir outro preço mexendo na margem. Definitivamente este critério não pode ser levado em consideração.

De resto, o trabalho é bom. No aplicativo de demonstração disponibilizado no sítio

http://www.ivansantos.com.br estamos usando todos os exemplos mencionados no aludido trabalho, desde o custo de entrada de mercadorias até depreciação como forma de facilitar o entendimento tanto do aplicativo quanto do trabalho.

Daqui para a frente resta à você o trabalho, agora extremamente facilitado por um aplicativo que automatiza os procedimentos, tornando possível conhecer custos sem a tradicional canseira.

Mãos à obra!

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1 – PRESSUPOSTOS A implementação de um sistema de custos eficiente implica na adoção

de algumas posturas básicas que decorrem da necessidade incontestável de encarar a FUNÇÃO CUSTO COMO PERMANENTE E NÃO ESPORÁDICA dentro da empresa.

Daí a necessidade de haver uma perfeita integração entre Custo e Contabilidade.

Isto não significa que a pequena empresa tenha que dispor de um contador em seu quadro funcional, o sistema pode ser facilmente implantado, mesmo utilizando os serviços de Escritórios de Contabilidade.

Internamente a pequena empresa tem que criar um sistema de informações que possa fornecer os dados necessários para análise de custos e formação do preço de venda. Podendo ser incluído no pacote do aplicativo “CUSTOS NO COMÉRCIO” desenvolvido em MS. EXCEL, também um banco de dados “CONTROLE ESSENCIAL DE DESPESAS” desenvolvido em MS. ACCESS, que permite ao pequeno empresário, utilizando o mesmo plano de contas da contabilidade, monitorar os controles contábeis e extra-contábeis.

2 – O Aplicativo O aplicativo é constituído de 10 planilhas abaixo nominadas e de um

arquivo de ajuda no formato .pdf que exige para poder ser lido ter instalado no computador o Acrobat Reader, com links disponibilizados no sítio para download gratuito:

1. Preço SIMPLES 2. Preço ICM 3. Faturamento 4. Custos Fixos 5. CEM (custo de entrada de mercadorias) 6. Depreciação 7. LPSIMPLES 8. LPICM 9. Analisar Ponto de Equilíbrio 10. Sobre 11. Este arquivo de ajuda que você abriu. Vamos explicitar o funcionamento de cada uma das planilhas na ordem

em que devem ser acessadas para ativar o aplicativo.

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2.1 Atualizar Depreciação (Planilha depreciação) A depreciação faz parte das despesas fixas, é preciso pensar nos

investimentos realizados na aquisição de equipamentos, móveis, veículos, computadores, instalações do prédio e vitrines etc. Coisas que a empresa não fica comprando todos os meses e que na verdade usa por vários anos.

Do valor total desses investimentos, já pagos ou ainda a serem pagos, também é necessário apurar o valor mensal, que será considerado como depreciação, face ao desgaste pelo uso. O valor da Depreciação mensal deve ser somado com o total das Despesas Fixas para ser aplicado ao custo total das mercadorias. Mas por que isso é preciso? Para ter nos preços de vendas um valor que possibilite a reposição desse investimento quando já estiver sem condições de uso.

Uma forma de encontrar o valor da depreciação é levar em consideração três informações, que veremos a seguir. As três informações necessárias para saber a Depreciação são:

• Valor de Aquisição do Bem - é o valor efetivamente pago por ele. • Valor Residual - é o valor que alguém está disposto a pagar (no caso

de ser vendido mesmo estando usado). • Tempo de Vida Útil do Bem - é o tempo estimado, em meses, de

duração do bem. Tendo essas três informações o valor da depreciação pode ser

encontrado pela conta: (Valor do Bem - Valor Residual) ÷ Tempo de Vida útil em meses. • primeiro subtraia do Valor do Bem o Valor residual, depois divida o

resultado encontrado pelo tempo de vida útil em meses e obtenha o valor da depreciação.

Exemplo: Valor de Compra de um veículo novo = R$ 16.000,00 Tempo de Vida Útil = 60 meses (5 anos) Valor de Mercado para esse mesmo Veículo quando com 5 anos de uso = R$ 5.000,00 Valor da Depreciação Mensal = (16.000,00 - R$ 5.000,00) ÷ 60 meses Valor da Depreciação Mensal = R$ 11.000,00 ÷ 60 meses Valor da Depreciação Mensal = R$ 183,33 Esse é o valor que as vendas tem que ajudar a fazer sobrar no caixa da

empresa para que seja possível trocar o veículo ao final dos 60 meses. Portanto, deve ser somado ao total das despesas fixas mensais para ser aplicado aos custos.

Observação: É muito comum pequenos empresários desprezarem a questão da depreciação sob a alegação que as máquinas e equipamentos que estão utilizando já foram adquiridos usados, ou que tudo é muito antigo.

Desprezando a questão contábil, queremos lembrar que por mais usado ou antigo o equipamento, se está em uso e produzindo, resta algum valor, por isso, mesmo que legalmente já não seja possível utilizar os benefícios da depreciação, internamente deve ser considerada, pois se houver a necessidade

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de substituição mesmo por outra máquina ou equipamento usado, com certeza vai haver desembolso, portanto, é mais do que salutar provisionar recursos.

Este é o valor da depreciação mensal que deverá ser lançado mensamente no seu controle de custos fixos.

Entre com o número de anos em que o bem presumivelmente terá que ser substituído

Entre com o percentual que corresponda ao presumível valor do bem ao final do períodode utilização

2.2 Atualizar Custos Fixos (Planilha CustosFixos) Para conhecermos todas as despesas que representam custos,

devemos primeiramente obter da contabilidade um “demonstrativo das contas de resultado” da empresa, que deveria ser fornecido mensalmente, haja vista tratar-se de excelente instrumento gerencial, que entre outras coisas possibilita mensalmente a “análise vertical de demonstração de resultados” e/ou demonstrativos extracontábeis gerados internamente.

De posse do(s) documento(s) devemos separar os custos diretos dos custos indiretos e identificar também os custos variáveis. Os custos indiretos constituem na realidade os custos fixos.

Observação: Algumas despesas que constituem custo, quando ocorrem em apenas uma ou duas vezes dentro de um exercício devem ser diluídas dentro de todo o ano. Não observar este critério, pode desvirtuar o custo real. Identifique estas contas, normalmente se referem a seguros, assinaturas de revistas e jornais, associações de classe, ipva, impressos, contribuição sindical etc. e divida o seu valor por 12 alocando mensalmente 1/12 avos. As contas dessas características devem ser excluídas dos controles mensais das despesas fixas para que a sua incidência não seja duplicada

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Custos Fixos: são todos os gastos que acontecem independentemente de ocorrer ou não vendas na empresa. São valores gastos com o funcionamento da empresa, ou seja, a estrutura montada para comprar, fabricar, estocar e prestar serviços.

Os gastos mais comuns neste caso são: • aluguel; • IPTU; • salários fixos; • encargos sobre salários (férias, 13º salário, FGTS, INSS - parte do em pregador, rescisões contratuais e outros que sua empresa tenha); • contas de telefone, água, gás e energia elétrica; • contador (inclusive 13º, se estiver acertado assim); • material de escritório (notas fiscais, impressos etc.); • embalagens; • manutenções: do prédio, de vitrines, de equipamentos e veículos etc.; • propaganda (ainda que feita só de vez em quando); • consumo de combustível e pedágios; • despesas bancárias; • serviços de apoio e proteção ao crédito; • Associação Comercial e sindicatos; • treinamento dos funcionários e do empresário etc. MUITO IMPORTANTE: Queremos chamar a atenção para despesas

que muitas vezes ocorrem e que na verdade não são custos. Digamos que o seu estabelecimento foi invadido pelas águas de uma enxurrada, os prejuízos decorrentes podem ser considerados como custo? Veja bem! Este tipo de despesa não pode ser imputado aos custos, trata-se de um caso fortuito. Fique atento!

No tocante à remuneração do dono da empresa, pró-labore, é necessário que fique claro que é uma despesa que deve ser considerada como fixa, e ter seu valor definido em função da possibilidade da empresa pagar, e não em função das necessidades pessoais do dono. É preciso estabelecer esse valor e respeitá-lo no caixa.

Tenha muito cuidado com essa questão do pró-labore em sua empresa! Com tantos tipos de gastos que são considerados como despesas fixas

(e olha que os valores desses gastos a cada mês podem ser diferentes - a conta do telefone, água,de energia etc.), é necessário que se apure o montante mensal desses gastos, incluindo os gastos do famigerado caixa 2.

O aplicativo permite que você registre mensalmente estas despesas, permitindo o seu controle e o conhecimento dos seus valores, proporcionando o seu domínio quanto a:

• apurar quanto esses gastos representam mensalmente; • definir quanto será preciso vender ao menos para pagar as despesas

fixas. Ponto de equilíbrio (break even point); • Equalizar os valores totais de despesas fixas em função do

faturamento; • saber exatamente quanto o volume total vendido no mês apresentou

de resultado e se isso foi lucro ou prejuízo;

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• considerar no preço de venda, juntamente com os custos das mercadorias, um percentual de lucro que contribua para pagar as despesas fixas e gerar um resultado positivo.

Preliminarmente esclarecemos que todas as células em cor cinza são

editáveis, ou seja, podem ter os seus valores alterados livremente. Todas as demais estão protegidas e portanto não podem ser modificadas. Todas as células que apresentam um pequeno triângulo vermelho no canto superior direito tem um comentário que é aconselhável ler.

NCARGOS: Os encargos incidentes sobre a folha de pagamento as vezes pod

7

65

4

3

21

Eem ter alguns itens que passam desapercebidos, porém existem. Por

esta razão, sugerimos os itens seguintes e seus percentuais, não os reputando como definitivos, recomendamos pois a sua discussão com a contabilidade, haja vista que pode haver variação para maior dependendo do caso. Encontramos casos na indústria têxtil, onde existem sindicatos extremamente atuantes, que o percentual de encargos incidentes sobre os salários atingiu 102%.

1

TABELA DE ENCARGOS Normal Simples

AT) Previdência Social 23,40% 8,00% Seguro de Acidente de Trabalho (S 2,50% 0,00%

7

Fundo de Garantia por tempo de Serviço 8,00% 8,00% Provisão de Férias 9,01% 9,01% Provisão Adicional 1/3 de férias 3,00% 3,00% Provisão 13º Salário 8,33% 8,33% Licença médica (com atestado) 3,00% 3,00% Previdência Social sobre férias 2,33% 2,33% Fundo de Garantia sobre 13º Salário 0,67% 0,67% Aviso Prévio (2 anos) 4,16% 4,16% Indenização do Fundo de Garantia 3,20% 3,20% Faltas abonadas 2,40% 2,40%

TOTAL 70,00% 52,10% Sugerimos considerar como custos indiretos e portanto fixos as

despesas tais como abaixo: Assistência médica Vale transporte Vale alimentação Seguro de vida em grupo Plano de Saúde Refeição industrial Auxílio moradia etc.

Após conversar com o seu contador, averiguando quais as despesas e respectivos percentuais que correspondem ao seu enquadramento preencha os campos em cinza com os títulos e os respectivos percentuais.

2

3 Digite a opção de enquadramento, (1) para o Simples (2( para ICMS.

Entre com os valores líquidos do pró labore e dos salários do mês

anterior. 4

Entre com o valor da depreciação mensal correspondente ao mês

anterior. 5

Entre com o valor das despesas que serão diluídas em todo o exercício,

1/12 avos. 6

Depois de nomear os campos com o nome das contas do seu plano de

contas entre com o valor correspondente do mês anterior. 7

OBSERVAÇÃO IMPORTANTE: O sistema funciona baseado nos totais

anuais das despesas fixas e faturamento e na média das despesas fixas e dos faturamentos anteriores. Por isso você sempre estará calculando preços de venda com base nos seus históricos. Assim, exemplificando, quando estiver calculando preços em Junho a última informação que deve ter sido atualizada é a do mês de

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Maio. O mesmo princípio vale para a atualização do faturamento. Estas informações devem ser atualizadas no último dia de cada mês ou no primeiro dia do mês subseqüente, juntamente com a atualização do faturamento.

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2.3 Atualizar Faturamento (Planilha Faturamento) Preliminarmente esclarecemos que todas as células em cor cinza são

editáveis, ou seja, podem ter os seus valores alterados livremente. Todas as demais estão protegidas e, portanto, não podem ser modificadas.

DEPENDÊNCIA/SEÇÃO: Todos os títulos podem ser substituídos, eles estão parcialmente preenchidos para chamar a sua atenção para algo muito importante para o sucesso do seu negócio, a estratégia.

1

Pense no seguinte, se no seu ramo for possível segmentar os produtos, significa que você pode praticar margens diferenciadas de acordo com a conjuntura do mercado e os seus interesses, melhorando as vendas e o lucro. Isto é ótimo não é mesmo? Vamos continuar a pensar! Como este aplicativo foi estruturado a partir de um cadastro de produtos, (clique em Atualizar Entrada de Mercadorias e analise a estrutura da planilha “CEM”) se você de forma organizada cadastrar os produtos em seqüências de segmento, estes mesmos produtos estarão na mesma seqüência nas planilhas de cálculo do preço de venda(clique “Calcular preços SIMPLES e Calcular Preços ICM”), haja vista que a propagação do cadastro é automática, permitindo que você visualize e manipule as margens de acordo com a sua estratégia. Já pensou como fica mais fácil encarar a concorrência ou decidir uma promoção?

1

2

10

Nestas colunas registra-se simplesmente o faturamento, o global se

você não tiver controle sobre segmentos de produtos ou os valores segmentados segundo a sua metodologia ou a metodologia do mercado.

2

2.4 Atualizar Entrada de mercadorias Esta é a única planilha desprotegida do aplicativo, como as demais, as

células em amarelo não podem ser alteradas sob pena de danificá-la e comprometer o funcionamento de todo o sistema. Ela esta desprotegida para dar acesso ao uso de um filtro que permite, por ordem alfabética, localizar qualquer produto cadastrado, imagine só, este aplicativo permite o cadastramento de 500 produtos, contudo, o EXCEL dispõe de 65.536 linhas, o que permite uma enorme expansão, ficaria complicado fazer atualizações.

Esta planilha alimenta automaticamente as planilhas de cálculo do

preço de venda para empresas enquadradas no SIMPLES e no ICMS. Quando você descreve um produto insere a quantidade, o preço de entrada e as demais despesas como será visto, nas respectivas planilhas de cálculo automaticamente são inseridos a descrição e o custo unitário final de acordo com o enquadramento.

Neste campo descreva os produtos, entretanto, nada impede que você

achando importante segmentá-los, proceda como o exemplo abaixo: 1

11

Para uma revenda de veículos multimarcas que trabalha com automóveis e utilitários:

Nas planilhas de cálculo de preços ficará de acordo com a imagem à

seguir.

12

Neste campo informe a quantidade da mercadoria descrita. Preste bastante a

o

e em

de

valor unitário como explicado acima deve se referir à unidade que está se do

e a mercadoria que está sendo cadastrada for taxada pelo IPI, nesta coluna g

tenção ao inserir este valor, ele está atrelado ao valor unitário que

por sua vez vai determinar o preço de venda. Explico melhor: Se você é um atacadista que recebe massa de tomate em caixa e vende somente em caixaseu valor unitário será caixa e o seu preço de venda também, portanto as quantidades vão se referir ao número de caixas. No entanto se você recebcaixa, mas faz vendas fracionadas, o valor unitário deverá ser a unidade do produto, ou seja uma lata de massa de tomate, ou seja, multiplique o númerocaixas pela quantidade de cada caixa. Nas planilhas de cálculo o valor unitárioestará sendo calculado com as informações que você inserir aqui.

O

n utilizada. S

re istre o seu valor, ele será acrescido ao custo da mercadoria. Queremossalientar que este imposto tem várias alíquotas, dependendo do produto, em alguns casos é absurdamente alta, impactando severamente o custo.

2

3

4

13

Se a sua empresa estiver enquadrada como contribuinte do ICMS,

neste c mada

como con

ocê. do

tipo de m

e a compra tiver sido feita em um Estado que tenha alíquota de ICMS inferior o

ota do

este campo insira o valor percentual do frete que você obtém dividindo o valor o

,00) X 100) = 4,83%

mercadori

sira neste campo o valor percentual do ICMS incidente sobre o frete

BSERVAÇÃO IMPORTANTE: Quando a empresa está enquadrada como con

odos os campos em amarelo contêm fórmulas, alterando ou modifi n

a po insira o valor da alíquota do seu Estado (consulte seu contador) OBSERVAÇÃO IMPORTANTE: Quando a empresa está enquadrtribuinte do ICMS o valor do ICMS pago na compra da mercadoria

deve ser deduzido do valor da mercadoria, é o que se chama de aproveitamento do crédito de ICMS. Esta planilha fará isto para v

Nota: As alíquotas de ICMS podem ser diferentes em funçãoercadoria ou do Estado em que são compradas. S

a seu Estado, insira neste campo a diferença, ela será acrescida ao seu custo.Consulte novamente o seu contador pois a forma de pagamento da diferença do ICMS quando a empresa é optante pelo SIMPLES e compra mercadorias de outros Estados, cuja alíquota do ICMS é menor que a alíquICMS do seu Estado, pode apresentar peculiaridades próprias.

N

d frete pelo valor da compra e multiplicando por 100. EX: ((valor do frete = 42,00 / valor da compra = 870O valor resultante da aplicação deste percentual sobre o valor da

a será acrescido ao custo. In Otribuinte do ICMS o valor do ICMS pago no frete deve ser deduzido

do valor da mercadoria a exemplo do ICMS sobre a compra, aproveitando o crédito de ICMS, como explicitado no item 3 acima.

T

ca

5

6

7

8

9do-as o funcionamento da planilha ficará prejudicado.

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2.5 Calcular Preços SIMPLES (Planilha PrecoSIMPLES)

sta planilha e a planilha Calcular Preços ICM, são exatamente iguais, você vai u

que

s campos editáveis são os campos em

ste campo assume automaticamente as descrições de produtos e eventuais divisões e subdivisões de produtos que foram inseridas na planilha de

este campo o sistema insere automática e exclusivamente o custo unitário do respectivo enquadramento. Desta forma, se você estiver enquadrado

Esar uma ou outra de acordo com a opção exercida na planilha “Custos

Fixos” onde você digitou a opção e inseriu as despesas de comercialização inerentes à sua opção. Estas planilhas estão intimamente ligadas à planilha analisa o ponto de equilíbrio, por isso ao explicarmos o funcionamento desta faremos muitas referências ao ponto de equilíbrio.

Como você já está acostumado, os único cinza, os demais são produto de cálculo.

E

custo de entrada de mercadorias

1

2 N

como contribuinte do ICMS e tiver lançado na planilha CEM o aproveitamento do ICMS o reflexo deste lançamento somente aparecerá na Planilha que calcula os preços deste enquadramento.

15

Estas células em ambas as planilhas calculam o valor do rateio de

custos o á

ão

uando na planilha Custos Fixos você informou os percentuais de despes te

ste campo calcula o lucro líquido de uma unidade de produto de acordo m cê

ste campo mostra qual o percentual bruto que está sendo aplicado DE CIMA P R

qui está o coroamento de todo o esforço, o conhecimento do PREÇO DE VE

a

esta coluna você vai fazer a atribuição da margem de lucro que você acha co v

tativa

e você tem o salutar hábito de estar sempre de olho na concorrência, utilize e a

coluna compara o preço de mercado, se ele foi registrado, com o preço que está sendo praticado. Se o preço praticado estiver acima o campo

fix s que incidem sobre o valor de entrada do produto. Este cálculo estrelacionado com os valores que foram informados nas planilhas: CEM; Custos Fixos e Faturamento. Como o método baseia-se no preço de venda final, é umcálculo de cima para baixo, por esta razão quando a margem de lucro é atribuídao valor do rateio se altera para maior apanhando a margem de contribuição do produto. Vale dizer que quanto maior a margem de lucro maior será a participaçdo produto no rateio dos custos fixos. É sobre este princípio que se baseia o cálculo do Ponto de equilíbrio.

Q

as de comercialização a que está sujeito o seu negócio, automaticamenesta planilha e a planilha Preço ICM passam igualmente a calcular as despesas decomercialização de cima para baixo. Valendo também dizer que quanto maior a margem de lucro maior será o valor destas despesas, que juntamente com os valores rateados de custos fixos passam a compor o custo do produto.

E

co a margem atribuída. Desta forma se por questões estratégicas voresolver trabalhar com margem ZERO em algum produto este campo ficará ZEROe no campo “Preço de venda” aparecerá simplesmente o custo final do produto, então, você realmente não estaria ganhando nada, mas, também não estaria perdendo. O percentual de margem de contribuição do produto também seria ZERO em nada contribuindo para baixar o ponto de equilíbrio.

E

A A BAIXO sobre o produto. A

NDA, com lucro, sem lucro ou com prejuízo, quando no campo (8) você ajustar a margem para chegar ao preço de mercado. Na pior hipótese, se ao ajustar a sua margem o seu preço de venda ficar abaixo do seu custo na colun(5) ”Resultado líquido”, aparecerá o prejuízo entre parênteses e em vermelho.

N

n eniente. LEMBRE-SE PORÉM QUE O PREÇO É DITADO PELO MERCADO. O ajuste da margem ao preço de mercado é um exercício de tene erro, ou seja, você atribui o percentual e observa o resultado, se não ficou bom vá tentando com outros percentuais.

S

st coluna para registrar os preços que o mercado está praticando, você terá uma grande vantagem procedendo desta forma.

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3

5

6

7

8

9

10 A

16

aparecerá em vermelho indicando a diferença, permitindo que você analise e tome

e o seu faturamento caiu mas as despes e

o,

luir que os seus preços estão ajustados de acordo com a estratégia e conveniência, este botão permite a geração de uma lista de preços

decisões. Se o preço que estiver sendo praticado for menor que o preço de mercado vai aparecer a diferença com um número entre parênteses, isto significa que há espaço para melhorar a margem praticada.

Isto será mais útil ainda quando você entrar com as informações do Faturamento e dos Custos fixos do mês seguinte. S

as fixas permaneceram no mesmo patamar, significa uma elevação dcustos, conseqüentemente, com as margens de lucro ajustadas nos patamares domês anterior os seus preços automaticamente serão elevados. Cabe então uma criteriosa avaliação de acordo com a sua estratégia. Tudo acontece da mesma forma se o seu faturamento se mantiver no mesmo nível, mas as suas despesas fixas se elevarem. Em ambas as hipóteses o seu Ponto de equilíbrio será afetadhaja vista que ele sempre é calculado sobre os montantes anuais do faturamento e das despesas fixas, então, as últimas informações adicionadas ao sistema vão alterar para mais ou para menos a relação entre os dois. Se o seu faturamento caiu o ponto de equilíbrio será calculado sobre uma nova relação como já mencionado entre o faturamento e as despesas, modificando o percentual total das margens de contribuição, uma vez que todo o método baseia-se em informações já conhecidas.

11 Quando você conc

simples que poderá ser visualizada e impressa com o acionamento de umdos botões “Visualizar Preços” do menu principal.

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2.6 Visualizar Lista Preços SIMPLES(Planilha LPSIMPLES)

Esta planilha assim como a planilha LPICM acessível no botão

“Visualizar Lista Preços ICMS” é gerada pelo sistema quando se está operando em qualquer uma das planilhas de cálculo do preço e é acionado o botão “Gerar Lista de Preços”. Antes da impressão, chamamos a atenção para a data que recomenda-se seja preenchida, pois há atividades onde ela será gerada quase que diariamente (um atacado de hortifrutigranjeiros por exemplo).

Se você organizou a planilha CEM com alguma espécie de segmentação, o campo “Dependência/seção” passa a ser muito importante, pois você poderá imprimir listas individualizadas exclusivas para determinados setores utilizando a propriedade de imprimir por seleção, utilizando esta opção você sempre terá uma primeira página com o cabeçalho e outras com o segundo trecho selecionado. Avalie as vantagens em termos estratégicos.

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2.7 Analisar Ponto de Equilíbrio(Planilha P.Equilíbrio) O PONTO DE EQUILÍBRIO, demonstra qual o mínimo de faturamento

que deve ser obtido para não ter nem lucro nem prejuízo. Portanto, determina o volume de vendas necessário para cobrir o total dos custos fixos e variáveis, antes de obter o lucro líquido.

O PONTO DE EQUILÍBRIO está intimamente ligado à margem de contribuição unitária (diferença entre o preço de venda unitário e os custos variáveis unitários). Considerando que a estrutura da empresa é basicamente indicada pelos custos fixos, temos que tudo que conseguirmos de receita descontados os custos variáveis será utilizado para manter esta estrutura da empresa. Sendo assim, temos:

Margem de Contribuição = Receita Total (-) Custos Variáveis Totais. Em qualquer bem ou serviço que é vendido com o objetivo de lucro, não

importa o segmento, indústria, comércio, ou prestação de serviço, sempre estão presentes três componentes: CUSTOS FIXOS + CUSTOS VARIÁVEIS + LUCRO.

Quando do total de faturamento subtraímos os custos variáveis, resta o lucro bruto. Quando o seu valor é igual aos custos fixos dizemos que este é o PONTO DE EQUILÍBRIO, somente a partir deste valor a empresa começa a ter lucro.

Como já explicado, este aplicativo parte de informações reais conhecidas, o faturamento anual e os custos fixos anuais que vão resultar no percentual de rateio que é atribuído a cada produto. Como o cálculo parte do preço de venda, portanto de cima para baixo, sempre que o faturamento sofra uma redução ou haja um aumento das despesas fixas, vai significar um aumento de custos e conseqüentemente, mantidas as mesmas margens de lucro, os preços são automaticamente majorados. Como quem dita o preço é o mercado a conseqüência lógica é que você tente manter os preços apesar da elevação dos custos. Então nas planilhas de cálculo do preço você vai reduzir as margens para se manter no mercado o que vai resultar numa redução do percentual unitário e total da margem de contribuição, o seu ponto de equilíbrio vai se elevar, a recíproca também é verdadeira.

Queremos então enfatizar que o PONTO DE EQUILÍBRIO sempre estará considerando a soma dos desempenhos anteriores em custos e faturamento, ou seja, anualizado até o momento, não obstante estar sendo calculado sobre as médias para que se tenha uma visão mais realista.

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Campo calculado que mostra o valor médio dos custos fixos em relação

aos custos fixos e faturamento anualizados. 1

Demonstra o valor das despesas de comercialização sobre a média do

faturamento anualizado. 2

Campo calculado que mostra a média do custo dos produtos vendidos.

Este campo é obtido da seguinte forma: 3

Preço de venda 103,00 Custo Fixo rateado (-) 15,45 Despesas de Comercialização (-) 10,30 Resultado Líquido (-) 5,24 Custo do produto vendido 72,01 Campo calculado de extrema importância, mostra a margem de lucro

média que está sendo aplicada sobre todo o mix de produtos. Necessária quando se analisa resultado, mormente em segmentos muito competitivos por questões de estratégia de negócio muitas vezes o empresário é obrigado a sacrificar margens de alguns produtos, porém é preciso compensar em outros sob pena de prejudicar o resultado do todo.

4

20

Este campo está disponível para lançar a previsão de vendas do mês

que será comparada com o ponto de equilíbrio vigente que aparece no campo (6). 5

Diferença em relação a sua previsão de vendas e o ponto de equilíbrio

calculado pela média anual do faturamento e custos fixos. 6

O ponto de equilíbrio ativo que é calculado como já foi dito pela média

anual do faturamento e custos fixos, é determinado pelo percentual total de margem de contribuição dos produtos cadastrados. Se todos os produtos que são comercializados forem cadastrados e tiverem o seu preço determinado por um percentual de margem de lucro, todos determinarão o valor do PONTO DE EQUILÍBRIO, assegurando a sua confiabilidade.

7

MUITO IMPORTANTE: Como vimos, este aplicativo é uma poderosa

ferramenta para o gerenciamento de preços, possibilitando a inserção das pequenas empresas na feroz competição do mercado com mais segurança.

Entretanto, a complexidade das estratégias desenvolvidas pelos contendores nem sempre é entendida, ou não se busca entendê-las para que se faça parte do jogo. Aí entra o famoso jeitinho brasileiro.

Se você achar irrelevante saber o percentual médio da margem de lucro sobre o seu mix de produtos, se o ponto de equilíbrio também for irrelevante, resumindo, você não precisa cadastrar todos os seus produtos. O aplicativo pode ser usado sem o cadastro, basta que as planilhas custos fixos e faturamento sejam regularmente preenchidas e que na planilha CEM seja inserido um produto de cada vez. Ou seja, você pode determinar com segurança a sua margem de lucro e o seu preço da mesma forma.

O potencial estratégico do aplicativo vai se reduzir drasticamente, mas o conhecimento do preço de venda permanece intacto.

A escolha é sua!