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AMBIENTE GED
Gerenciamento Eletrônico de Documentos
Preparação de documentos
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Preparação de Documentos
� Quais documentos digitalizar?◦ Eliminação: remoção e destruição de duplicatas,
materiais sem importância e materiais com mias antigos que o seu tempo de retenção;
◦ Essa tarefa deve ser realizado com muita atenção por pessoas capacitadas para que se evite a destruição de documentos que, mais tarde, venham a ser importantes e valiosos;
◦ Documentos maiores do que a largura do scanner devem ser digitalizado separadamente;
� Limpeza dos documentos◦ remoção de clipes, grampos, prendedores
Preparação de Documentos
� Cores
◦ alguns documentos contém informações que não podem ser comunicadas em preto e branco.
� Exemplo: números de contabilidade que demonstram os valores negativos em vermelho;
� Organização dos discos ópticos (CD, DVD)
◦ Definir uma estratégia;
� Colocar os registros vitais ou permanentes ou permanentes em um disco;
� Colocar documentos com período de guarda de 25 anos;
� Documentos com período de guarda inferior a 7 anos;
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Digitalização
Digitalização
� Ordem de digitação◦ ordem de chegada;
◦ agrupar logicamente os documentos
◦ lotes por tamanho e cor, minimizando os ajustes no scanner;
� Qualidade da imagem◦ é medida em pontos por polegada (dpi–dots per inch)
◦ quantos mais dpi mais a qualidade (legibilidade) da imagem resultante da digitalização
◦ quanto menor a qualidade, menor o tempo de digitalização;
◦ quanto maior a qualidade, maior o arquivo resultante
◦ a digitalização em cores resulta um arquivo muito maior que a digitalização em preto e branco
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Digitalização
� Formato
◦ GIF - Graphic Interchange Format
◦ JPEG - Joint Photographic Experts Group
◦ TIFF - Tagged Image File Format
◦ PNG - Portable Networks Graphic
� Algumas dicas
◦ Para publicar na Web: JPEG, PNG, or GIF
◦ Para impressão: TIFF
Digitalização
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Digitalização
� Formulários pré-impressos
◦ Geralmente apenas as informações manuscritas, datilografadas ou impressas (não o formulário em si) são importantes;
◦ Dependendo das cores, da densidade e da localização da parte colorida é possível digitalizar o documento de forma a capturar apenas os dados variáveis (campos) do formulário.
Inspeção
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Inspeção
� A inspeção das imagens pode ser realizada imediatamente após a digitalização;
� Imagens inclinadas, com dobras ou ilegíveis podem ser digitalizadas novamente em seguida.
� Podem também ser digitalizados em lotes para inspeção e indexação posteriores;
Melhoria de imagens
� Existem alguns softwares para melhorar a aparência das imagens:
◦ supressão de pontos pretos isolados e aleatórios;
◦ reforço da imagem, que enfatiza as bordas e os pequenos detalhes da imagem;
◦ etc
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indexação
Indexação
� Para permitir a recuperação de um determinado documento, este precisa ter sido indexado de maneira precisa;
� A indexação é a chave para a localização dos documentos;
� Um índice pode apontar para uma pasta que contém um conjunto de documentos sobre um determinado assunto ou sobre um funcionário, por exemplo.
� Alguns tipos de documentos (atas, artigos, palestras) exigem indexação por assunto, tópico e palavras-chave;
� Alguns documentos exigem indexação mais complexa, utilizando quase todas as palavras do texto do documento. Por exemplo: depoimento e transcrições legais
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Indexação
� Dependendo da natureza dos documentos e seus objetivos, os elementos de informação (metadados) pode ser:◦ título do documento
◦ tipo do documento (carta, memorando, ofício)
◦ instituição de origem (autora)
◦ instituição de destino (alvo)
◦ número do documento
◦ data de geração do documento
◦ data de recebimento do documento
◦ palavras-chave
Indexação
� O ato de indexar◦ Realizada a partir da imagem na tela do computador;
◦ Identificação do documento com um número;
◦ Associar ao documento as informações capazes de permitir a sua recuperação;
� Indexação Automática◦ Elimina em parte ou totalmente o processo de
indexação manual;
◦ Alguma (ou todas) as informações que farão parte do índice já estão disponíveis em outro sistema e são importados para o sistema GED.
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Indexação
� Precisão do índice◦ Quanto mais informação inserida no índice de um
documento, mais facilmente este documento será recuperado;
◦ Se nas ordens de compra (OC) você inserir apenas dois elementos , número e data da OC, um erro no número e você perde para sempre o documento;
◦ Se dez ou doze elementos são utilizados em uma apólice de seguros, por exemplo, mesmo com um erro no número da apólice ainda será possível localizar o documento pelo nome e/ou endereço do segurado.
Indexação
� Em que momento fazer a indexação?
◦ Antes da digitalização
� A leitura e a indexação do documento é feita em papel;
� Digitalização posterior
◦ Depois da digitalização
� A qualidade da indexação pode ser verificada através da imagem na tela
� Armazenamento dos índices
◦ Na própria mídia (CD, DVD)
◦ Em banco de dados
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Sistemas (ambiente) GED
Sistemas GED: componentes
� Em um Sistema de GED um documento é digitalizado, transformado em arquivo eletrônico e enviado ao computador para armazenamento;
� Uma imagem que acaba de ser digitalizada pode ser exibida em um monitor para verificação da legibilidade, inclinação e dobras;
� Se não for satisfatória, a imagem digitalizada será apagada e o original digitalizado novamente, talvez com resolução mais alta;
� Se for satisfatória, a imagem é indexada
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Sistemas GED: componentes
� Sistemas semi-automáticos
◦ Scanner, computador de controle, monitor, unidade de disco e software, tudo em uma única estação
Sistemas GED: componentes
• O scanner digitaliza os documento
• A imagem do documento é enviada ao computador de controle
• O monitor permite que uma imagem seja visualizada para inspeção ou recuperação
• A unidade de disco óptico é utilizada para ler e gravar documentos em CD ou DVD
• A impressora produz uma cópia em papel da imagem do documento
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Sistemas GED: componentes
� Sistemas distribuídos
◦ Inclui uma jukebox, uma rede local e muitas estações de trabalho
Sistemas GED: componentes
• Juke box: armazena diversos discos ópticos e acrescenta uma capacidade automática de recuperação de discos. É também controlado pelo computador de controle;
• A rede local (LAN) une todos os computadores e permite que as estações de trabalho de visualização sejam posicionados em qualquer ponto de um prédio ou campus. Vários scanner e impressoras podem ser conectados através da LAN;
• Diversas estações de trabalho operando on-line;
• O Host permite que as estações de trabalho recuperem dados do mainframe, processem textos, enviem correio eletrônico e recuperem imagens em um mesmo monitor;