Análise da Importância de Acuracidade nos Controles dos Estoques para o Equilíbrio Financeiro e a...
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INSTITUTO NACIONAL DE PÓS-GRADUAÇÃO – INPG ANÁLISE DA IMPORTÂNCIA DE ACURACIDADE NOS CONTROLES DOS ESTOQUES PARA O EQUILÍBRIO FINANCEIRO E A MAXIMIZAÇÃO DO LUCRO DAS EMPRESAS INDUSTRIAIS DE JOINVILLE ANDRÉ VALDIR DA SILVA JOINVILLE 2008
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INSTITUTO NACIONAL DE PÓS-GRADUAÇÃO – INPG
ANÁLISE DA IMPORTÂNCIA DE ACURACIDADE NOS CONTROLES DOS
ESTOQUES PARA O EQUILÍBRIO FINANCEIRO E A MAXIMIZAÇÃO DO
LUCRO DAS EMPRESAS INDUSTRIAIS DE JOINVILLE
ANDRÉ VALDIR DA SILVA
JOINVILLE
2008
ANDRÉ VALDIR DA SILVA
ANÁLISE DA IMPORTÂNCIA DE ACURACIDADE NOS CONTROLES DOS
ESTOQUES PARA O EQUILÍBRIO FINANCEIRO E A MAXIMIZAÇÃO DO
LUCRO DAS EMPRESAS INDUSTRIAIS DE JOINVILLE
Trabalho apresentado à disciplina de Metodologia do Ensino Superior do Instituto Nacional de Pós-graduação – INPG – como requisito parcial para obtenção do título de especialista em Auditoria. Orientador Específico: Marcio Alves
JOINVILLE
2008
Para minha noiva Daniela Campestrini pelo carinho e incentivo demonstrado durante todo o período do curso. Aos professores do curso de Auditoria do Instituto Nacional de Pós-graduação – INPG, pela amizade, pelo apoio e conhecimento transmitido nas disciplinas componentes do curso.
AGRADECIMENTOS
Ao professor Marcio Alves pela paciente, dedicada e incansável orientação do
presente trabalho.
A meus pais Judite da Silva e Valdir João da Silva, que não mediram esforços para
educar os seus três filhos, com sabedoria e amor.
Agradeço aos meus irmãos Giuliano da Silva e Solange Marília da Silva por estarem
sempre ao meu lado.
E finalmente, agradeço a todos que me ajudaram direta ou indiretamente para o
desenvolvimento deste trabalho. Um muito obrigado a todos vocês!
“O futuro pertence àqueles que acreditam na beleza dos seus sonhos”.
Eleanor Roosevelt
SUMÁRIO
LISTA DE FIGURAS.................................................................................................................8
LISTA DE QUADROS...............................................................................................................9
RESUMO .................................................................................................................................10
1 INTRODUÇÃO.....................................................................................................................11
1.1 CONSIDERAÇÕES INICIAIS ............................................................................................11
1.2 TEMA DE PESQUISA ........................................................................................................12
1.3 TÍTULO...............................................................................................................................12
1.4 PROBLEMA........................................................................................................................12
1.5 HIPÓTESES ........................................................................................................................13
1.6 OBJETIVOS........................................................................................................................13
1.6.1 OBJETIVO GERAL .........................................................................................................14
1.6.2 OBJETIVOS ESPECÍFICOS ............................................................................................14
1.7 JUSTIFICATIVAS ..............................................................................................................14
2 FUNDAMENTAÇÃO TEÓRICA..........................................................................................16
2.1 RELAÇÃO ENTRE ACURÁCIA, EQÜILIBRIO FINANCEIRO E MAXIMIZAÇÃO
DO LUCRO...............................................................................................................................16
2.2 TIPOS DE ESTOQUES EM EMPRESAS INDUSTRIAIS ..................................................18
2.2.1 Matérias-primas ................................................................................................................20
2.2.2 Produtos em processo........................................................................................................22
2.2.3 Produtos acabados.............................................................................................................24
2.2.4 Peças de manutenção.........................................................................................................25
2.3 GESTÃO DE ESTOQUES...................................................................................................26
2.4 O PROGRAMA DE AUDITORIA DOS ESTOQUES .........................................................29
2.5 AUDITORIA NOS ESTOQUES..........................................................................................30
2.6 CUIDADOS DO AUDITOR E FRAUDES NOS ESTOQUES.............................................32
2.7 FRAUDES E CONIVÊNCIA NA GESTÃO OPERACIONAL DA EMPRESA...................33
2.8 MÉTODOS DE VALORIZAÇÃO DOS ESTOQUES..........................................................36
2.9 INVENTÁRIO FÍSICO........................................................................................................37
2.10 REDUÇÃO DE ESTOQUES .............................................................................................39
3 MÉTODO DE PESQUISA ....................................................................................................43
3.1 DEFINIÇÃO DA METODOLOGIA DE PESQUISA ..........................................................43
3.2 PLANEJAMENTO DE PESQUISA.....................................................................................43
3.3 POPULAÇÃO E AMOSTRA ..............................................................................................44
3.4 INSTRUMENTO.................................................................................................................44
3.5 COLETA DOS DADOS ......................................................................................................44
3.6 LIMITE DA PESQUISA......................................................................................................45
4 ANÁLISE DOS QUESTIONÁRIOS APLICADOS...............................................................46
5 CONSIDERAÇÕES FINAIS .................................................................................................61
REFERÊNCIAS .......................................................................................................................65
ANEXO A – QUESTIONÁRIO DE PESQUISA ......................................................................67
LISTA DE FIGURAS
Figura 1 – Gestão de estoque e o fluxo de material..................................................................27
Figura 2 – Análise sobre as diferenças de estoques..................................................................47
Figura 3 – Análise da responsabilidade pelos almoxarifados...................................................47
Figura 4 – Análise do transporte de material............................................................................48
Figura 5 – Análise da importância da acuracidade...................................................................49
Figura 6 – Análise da identificação de materiais......................................................................49
Figura 7 – Análise da estocagem de material...........................................................................50
Figura 8 – Análise sobre as ferramentas de segurança.............................................................51
Figura 9 – Análise da socialização dos resultados dos inventários..........................................51
Figura 10 – Análise da periodicidade dos inventários..............................................................52
Figura 11 – Análise dos procedimentos internos para entrada e saída de material do
almoxarifado.............................................................................................................................53
Figura 12 – Análise da disponibilização das informações dos controles dos estoques............53
Figura 13 – Análise do suprimento de material........................................................................54
Figura 14 – Análise das possíveis ações dos estoques obsoletos.............................................55
Figura 15 – Análise sobre a participação dos usuários na melhoria dos controles dos
estoques....................................................................................................................................57
LISTA DE QUADROS
Quadro 1 – Custos dos estoques...............................................................................................19
Quadro 2 – Itens de um programa de auditoria dos estoques...................................................29
Quadro 3 – Ciclo de vida da fraude consoante a visão do agente fraudador............................34
Quadro 4 – O sistema toyota de produção................................................................................41
Quadro 5 – Formas de envio e coleta de dados........................................................................45
RESUMO
Neste trabalho de pesquisa o problema está identificado pela seguinte pergunta: quais são as alternativas que estão sendo aplicadas nas empresas industriais de Joinville, para o equilíbrio do resultado financeiro através da eficácia da acuracidade nos controles dos estoques. O objetivo geral é apresentar estudo de alternativas para auxiliar na maximização do lucro sobre o capital investido em estoques, através da melhoria continua da acuracidade nos controles dos estoques e também possibilitar o equilíbrio financeiro. Entre os objetivos específicos estão otimizar o investimento em estoques, aumentar o uso eficiente dos recursos da empresa, melhoria continua nos controles internos e da acuracidade, minimizar a necessidade de capital investido e aumentar a segurança dos locais que armazenam materiais. Na fundamentação teórica comenta-se sobre a relação entre acurácia, equilíbrio financeiro e maximização do lucro, tipos de estoques em empresas industriais, gestão de estoques, o programa de auditoria dos estoques, auditoria nos estoques, cuidados do auditor e fraudes nos estoques, fraudes e conivência na gestão operacional da empresa, métodos de valorização dos estoques, inventário físico e a redução de estoques. A pesquisa de campo está apresentada com uma amostra de 22 empresas da região, de diversos segmentos, e estas foram escolhidas em virtude do volume de suas operações, e querem representar a população de empresas industriais da região de Joinville. Para a coleta de dados foi utilizada a ferramenta do questionário semi-elaborado, e os resultados da pesquisa de campo estão tabulados estatisticamente e contribuem em conjunto com a fundamentação teórica, para as conclusões da pesquisa que estão dispostas nas considerações finais. Palavras Chaves: Estoques, Controles e Acuracidade.
11
1 INTRODUÇÃO
1.1 CONSIDERAÇÕES INICIAIS
A preocupação com o fato de saber se os saldos dos estoques físicos estão coincidindo
ou não com os saldos dos sistemas, é o conceito de acurácia de estoques.
Em função da disponibilidade crescente dos recursos tecnológicos para controle de
estoques, é comum entender que atualmente o problema da acurácia de estoques não tem uma
magnitude significativa.
No entanto, esse fato não é a realidade para muitas empresas que não priorizam
investimentos em tais tecnologias para controle de estoques. Assim, essas empresas convivem
com o problema da acuracidade nos controles dos estoques e principalmente com as
dificuldades para atender as necessidades dos clientes.
Neste contexto, esta monografia objetiva a explorar a situação das empresas industriais
de Joinville, em relação a acuracidade nos controles dos estoques para o equilíbrio financeiro
e a maximização do lucro.
No primeiro capítulo, demonstram-se as informações da pesquisa, área de
concentração, tema, título, delimitação do tema, problema, hipóteses, objetivos e justificativa.
Normalmente não se consegue índices adequados de acuracidade dos estoques e
conseqüentemente têm-se problemas de produção para atender as demandas da área de
vendas.
No segundo capítulo a fundamentação teórica apresenta as diversas teorias e assuntos
que tem impacto na importância da acuracidade nos controles dos estoques para o equilíbrio
financeiro e a maximização do lucro. Neste estudo é analisada a questão de impactos da
acuracidade nos controles dos estoques e proposições de como pode ser desenvolvido um
12
processo de melhorias. O estudo se desenvolve basicamente com uma revisão bibliográfica
sobre o assunto, focando o impacto e importância do tema.
O terceiro capítulo é apresentado o método de pesquisa, definição da metodologia de
pesquisa, planejamento de pesquisa, população e amostra, instrumento, coleta de dados e
limite da pesquisa.
No quarto capítulo são analisados os resultados da pesquisa de campo conforme as
informações coletadas em algumas empresas industriais de Joinville.
Para finalizar apresentam-se sugestões de melhorias das situações encontradas e as
ações com as considerações finais do trabalho. Com a identificação destas causas, este estudo
visa verificar as alternativas para análise e investigação das divergências nos controles dos
estoques, do sistema com o físico.
1.2 TEMA DE PESQUISA
Melhoria da acuracidade nos controles dos estoques de empresas industriais de
Joinville, para alcançar o equilíbrio financeiro e maximização do lucro.
1.3 TÍTULO
Análise da importância de acuracidade nos controles dos estoques para o equilíbrio
financeiro e a maximização do lucro das empresas industriais de Joinville.
1.4 PROBLEMA
13
Considerando que o estoque é um elemento fundamental na situação financeira e
econômica das empresas industriais, o problema está identificado com a seguinte pergunta de
pesquisa: Quais são as alternativas que estão sendo aplicadas nas empresas industriais de
Joinville, para o equilíbrio do resultado financeiro através da eficácia da acuracidade nos
controles dos estoques.
1.5 HIPÓTESES
O trabalho de pesquisa sobre a importância da acuracidade nos controles dos estoques
relata algumas hipóteses, conforme segue abaixo:
a) Falta de espaço para armazenamento de material;
b) As grandes quantidades de estoques, enquanto a produção permanece constante;
c) Produção parada freqüentemente por falta de material;
d) Baixa rotação dos estoques, obsoletismo em demasia;
e) Elevação do número de cancelamento de pedidos ou mesmo devoluções de produtos
acabados;
f) Até que ponto será permitida a especulação com estoques, fazendo compra antecipada com
preços mais baixos ou comprando uma quantidade maior para obter desconto.
1.6 OBJETIVOS
Pretende-se com este trabalho de pesquisa, identificar novas técnicas de controle para
melhoria da acuracidade dos estoques nas empresas industriais de Joinville.
Através de pesquisa estará sendo descrito as sugestões para a melhoria da acuracidade
dos estoques.
14
1.6.1 OBJETIVO GERAL
O objetivo geral desta pesquisa é apresentar estudo de alternativas para auxiliar na
maximização do lucro sobre o capital investido em estoques, através da melhoria continua da
acuracidade nos controles dos estoques e também possibilitar o equilíbrio financeiro.
1.6.2 OBJETIVOS ESPECÍFICOS
Na busca da análise da importância da acuracidade nos controles dos estoques para o
equilíbrio financeiro e a maximização do lucro das empresas industriais de Joinville, estão
apresentados a seguir os seguintes objetivos específicos:
a) Otimizar o investimento em estoques;
b) Aumentar o uso eficiente dos recursos da empresa;
c) Melhoria continua nos controles internos e da acuracidade;
d) Minimizar a necessidade de capital investido;
e) Aumentar a segurança dos locais que armazenam materiais.
1.7 JUSTIFICATIVAS
Justifica-se este trabalho em virtude da necessidade de contribuir para a solução de
problemas enfrentados pelas empresas industriais de Joinville, na busca da melhoria da
acuracidade nos controles dos estoques.
Atualmente a falta de materiais gera altos custos para o fabricante, estes custos são
conseqüentemente repassados ao consumidor final, o que torna o produto menos competitivo
15
no mercado e o coloca em posição de desvantagem com relação aos concorrentes. Desta
forma, o que parece simples aos olhos do gestor pode ser o diferencial do seu produto neste
mercado competitivo.
O controle de estoques pode trazer um elevado retorno financeiro para as empresas
industriais de Joinville, devido à importância de uma visão macro do negócio fundamental
para gerenciar a falta ou o excesso de materiais nos almoxarifados.
Além disto, as divergências de valores encontrados atrapalham o gerenciamento dos
dados reais e com a distorção destes dados, a tomada de decisões será prejudicada e ainda
perigosa devido à falta de acuracidade.
Para possibilitar a identificação destas causas, este estudo justifica-se para poder
buscar as alternativas para análise e investigação das divergências nos controles dos estoques,
do sistema com o físico.
16
2 FUNDAMENTAÇÃO TEÓRICA
Neste capítulo está sendo apresentada a fundamentação teórica relativa ao tema
escolhido desta pesquisa.
2.1 RELAÇÃO ENTRE ACURÁCIA, EQÜILIBRIO FINANCEIRO E MAXIMIZAÇÃO
DO LUCRO
Para Martins e Alt (2004, p. 158) após os resultados do inventário, pode-se calcular a
acurácia nos controles, que mede a porcentagem de itens corretos, tanto em quantidade quanto
em valor, ou seja:
Acurácia = Número de itens corretos ou Acurácia = Valor de itens corretos Número total de itens Valor total de itens
A acurácia de estoques também conhecida como acuracidade de estoques é um
indicador gerado a partir de inventários realizados nos estoques das diferentes classes de itens,
onde para cada item é comparado o saldo do sistema (informatizado ou não) e o saldo físico
(contado). Assim, hipoteticamente se forem contados 100 itens e 90 dos quais estiverem com
o saldo físico coincidindo com o saldo do sistema, diz que o estoque está com uma acurácia
de 90% .
De acordo com Gitman (2004, p.12) “a maximização dos lucros é alternativa de ação
que tendem a contribuir de maneira decisiva para o lucro geral da empresa”.
Muitas empresas industriais desconhecem o impacto financeiro que a falta de
acuracidade nos controles dos estoques podem influenciar na gestão da empresa.
Segundo Slack et al. (1996), “estoque é a acumulação armazenada de recursos
materiais em um sistema de transformação, sendo utilizado para descrever qualquer recurso
17
armazenado. O estoque é criado para compensar diferenças de ritmo entre fornecimento e
demanda”.
Entre cada alternativa que estivesse sendo considerada, a empresa deveria optar por
aquela que apresentasse maior probabilidade de proporcionar o maior resultado monetário.
O objetivo de maximização do lucro pode dizer respeito a alguma espécie de lucro a
longo ou médio prazo.
Conforme Gasnier (2002, p.103) “investir tempo e recursos para manter e aprimorar
aquilo que denominamos acuracidade das informações traz benefícios efetivos sob os pontos
de vista das diversas partes interessadas”:
a) Empresarial: para acionistas e diretores a informação é o subsídio para a tomada de decisões críticas, de forma que confiabilidade é fundamental. Cabe à alta administração enfatizar a importância da disciplina diária e viabilizar meios para que a organização alcance metas desafiadoras da acuracidade. Para ilustrarmos com um caso real, uma empresa obteve um grande financiamento de agentes governamentais que viabilizou sua estratégia de crescimento graças, entre outros fatores, à expressiva melhoria na sua acuracidade de saldos;
b) Contábil: para quantificar com precisão a riqueza da empresa, é preciso que os registros de valores, entradas, saídas e saldos sejam lançados e processados corretamente. Desta forma, é usual em muitas empresas, que os saldos sejam sistematicamente auditados por terceiros. Em mais de uma ocasião, por exemplo, constatamos que o software de gestão empresarial da empresa, desenvolvido internamente, continha falhas lógicas de codificação que ocasionavam erros de processamento;
c) Vendas: até uma atividade simples como a de aceitar um pedido e determinar um prazo de entrega imaginando dispor dos materiais pode acabar comprometendo a imagem da empresa caso uma simples informação esteja errada. Quando estas ocorrências tornam-se repetitivas, perdemos clientes e o relacionamento interno também vai se deteriorando;
d) Logística: o abastecimento contínuo requer informação precisa e atualizada, sem a qual corremos o risco de comprometer o atendimento aos clientes, ou então optamos por comprometer a produtividade para assegurar o reabastecimento elevando os custos logísticos;
e) Operacional: a produtividade da produção depende de máquinas operando continuamente. Quantas vezes sua linha de produção interrompeu a operação por falta de algum insumo ou mesmo pela quebra de alguma peça? Nesta ocasião percebemos o tamanho do custo da falta de acuracidade das informações. Os inventários também servem para avaliar a qualidade dos processos operacionais, podendo apontar necessidades de melhorias e de reciclagem de treinamento de operadores.
A acuracidade nos controles dos estoques envolve várias áreas, podendo prejudicar o
andamento das atividades diárias e principalmente o lucro das atividades da empresa.
18
De acordo com o novo dicionário Aurélio, acuracidade (acurado) significa feito ou
tratado com muito cuidado, desvelo ou apuro. E acurácia que é o substantivo feminino que
indica exatidão, na física está associado à propriedade de uma medida de uma grandeza física
que foi obtida por instrumentos e processos isentos de erros sistemáticos.
De acordo com Lemes (2002, p.475) “os controles de estoques têm como objetivo
verificar as quantidades registradas de bens em estoque existem e onde estão localizadas”. A
empresa deve estabelecer procedimentos formais de movimentação dos estoques, definindo as
pessoas competentes para assinarem requisições de estoques.
Para Corrêa (2001, p.89) “a acurácia de estoques é uma medida de aderência dos
dados de posicionamento de estoques, sendo que o índice de 100% é difícil de ser alcançado”.
Assim, muitas vezes, se faz necessário admitir tolerâncias para aceitar que não sejam
considerados erros pequenas diferenças entre o estoque físico e o sistema. Tais tolerâncias
podem ser determinadas em função de freqüência de uso, valor monetário e tempo de
ressuprimento. Também é salientada a importância de que sejam identificadas e tomadas as
ações corretivas quanto às causas de não conseguir atingir e manter um nível de acurácia
mínimo, que seria em torno de 95%.
2.2 TIPOS DE ESTOQUES EM EMPRESAS INDUSTRIAIS
Conforme Sá (2000, p.342) “quando os estoques não estão classificados na descrição
dos inventários tal como deveriam estar, por conta de controle, precisa o auditor fazê-lo a fim
de que possa realizar as confrontações necessárias e todo o seu trabalho de pesquisa”.
Assim, por exemplo, se o registro de inventário não os agrupa, limitando-se a
descrever os materiais encontrados em estoque, precisa o auditor classificá-los em matérias-
primas, matérias auxiliares, matérias de consumo, produtos semi-elaborados, produtos
19
elaborados, mercadorias, materiais diversos, etc. O grupamento facilita a análise e deve seguir
ás classificações contábeis. Geralmente o auditor solicita a classificação por antecedência, e a
norma será sempre que seja atendido.
Conforme Martins e Alt (2004, p.133) “os estoques tem a função de funcionar como
reguladores do fluxo de negócios”. Como a velocidade com que as mercadorias são recebidas,
unidades recebidas por unidade de tempo ou entradas é usualmente diferente da velocidade
com que são utilizadas, unidades consumidas por unidade de tempo ou saídas, há a
necessidade de um estoque funcionando como um amortecedor. Neste quadro demonstra-se
os custos de estoque conforme a quantidade de estoque:
AÇÃO CONSEQÜÊNCIA
Armazenagem Quanto mais estoque, mais área necessária, mais custo de aluguel.
Manuseio Quanto mais estoque, mais pessoas e equipamentos necessários para manusear os estoques, mais custo de mão-de-obra e de equipamentos.
Perdas Quanto mais estoque, maiores as chances de perdas, mais custo decorrente de perdas.
Obsolescência Quanto mais estoque, maiores as chances de materiais tornarem-se obsoletos, mais custos decorrentes de materiais que não serão mais utilizados.
Furtos e roubos Quanto mais estoques, maiores as chances de materiais serem furtados e/ou roubados, mais custos decorrentes.
Quadro 1 – Custos dos Estoques – Fonte Martins e Alt (2004, p.141)
Para Ross (1998, p.374) há três coisas a serem levadas em conta em relação aos tipos
de estoque. Em primeiro lugar, os nomes dos diversos tipos podem ser um pouco
enganadores, porque a matéria-prima de uma empresa pode ser o produto acabado de outra.
Por exemplo, em uma usina siderúrgica, o minério de ferro seria uma matéria-prima, e o aço
seria o produto final. Num setor de estamparia de carrocerias de automóveis, o aço seria a
matéria-prima e as carroçarias os produtos finais, uma montadora de automóveis teria as
carroçarias como matérias-primas e os automóveis como produtos finais. A segunda coisa a
20
ter em mente é o fato de que os vários tipos de estoque podem diferir muito em termos de
liquidez.
As matérias-primas são bens homogêneos ou relativamente padronizados, que podem
ser facilmente convertidos em dinheiro. A produção em andamento, por outro lado, pode ser
liquidez muito reduzida, pouco superando seu valor o que seria conseguido se fosse vendida
como sucata. Como sempre, a liquidez dos produtos acabados depende da natureza do
produto. Finalmente, uma distinção muito importante entre produtos acabados e outros tipos
de estoque é o fato de que a demanda por um item de estoque que torna-se parte de outro item
é geralmente denominada demanda derivada ou dependente, porque a necessidade que uma
empresa tem desses tipos de estoque depende de sua necessidade de produtos acabados. Em
contraste, a demanda de produtos acabados da empresa não depende da demanda de outros
itens de estoque, e por isso é as vezes dita independente.
Conforme Martins e Alt (2004, p.133) “o estudo do papel dos estoques nas empresas é
tão antigo quanto o estudo da própria administração”. Como elemento regulador, quer do
fluxo de produção, no caso do processo manufatureiro, quer do fluxo de vendas, no processo
comercial, os estoques sempre foram alvos da atenção dos gerentes.
Visto como um recurso produtivo que no final da cadeia de suprimentos criará valor
para o consumidor final, os estoques assumem papel ainda mais importante. Hoje todas as
empresas procuram de uma forma ou de outra, a obtenção de uma vantagem competitiva em
relação a seus concorrentes, e a oportunidade de atendê-los prontamente, no momento e na
quantidade desejada, é grandemente facilitada com a administração eficaz dos estoques.
2.2.1 Matérias-primas
21
De acordo com Dias (1993, p.30) “a matéria-prima são os materiais básicos e
necessários para a produção do produto acabado, seu consumo é proporcional ao volume de
produção”. Em outras palavras, também podemos dizer que matérias-primas são todos os
materiais que são agregados ao produto acabado. Em alguns casos, que uma empresa fabrica
produtos complexos com inúmeras partes, o estoque de matérias-primas pode consistir em
itens já processados, que foram comprados de outras companhias ou transferidos de outra
divisão da mesma empresa.
O volume real de cada matéria-prima depende do tempo de reposição que a empresa
leva para receber seus pedidos, da freqüência do uso, do investimento exigido e das
características físicas do estoque. Outros fatores que afetam o nível das matérias-primas são
certas características físicas como tamanho e durabilidade, pois a matéria-prima pode ser
básica como minério de ferro para uma usina siderúrgica, ou algo tão sofisticado quanto
drives de disco para um fabricante de computadores.
Um item barato que requer longo tempo de reposição e é facilmente perecível no
estoque não seria requisitado em grandes quantidades, pois, se o fosse, parte do estoque
certamente estragaria ou se deterioraria antes de ser usada no processo produtivo. Deve-se
dedicar bastante atenção a esses fatores quando se avaliar o nível de estoque. Os consumos de
matérias-primas feitos pela produção precisam ser satisfeitos e ao mesmo tempo o
investimento da empresa em matérias-primas precisa ser mantido num nível mínimo
adequado.
Conforme Silva (2001, p.105) “matérias-primas são componentes a serem utilizados
na produção dos bens que são fabricados pela empresa”.
A classificação de um item num estoque específico depende do ambiente da produção,
por exemplo: lâminas de aço ou pneus são mercadorias finalizadas para o fornecedor, mas
constituem matérias-primas e peças componentes para o fabricante de automóveis.
22
Para Martins e Alt (2004, p.136) “estoques de matérias-primas são todos os itens
utilizados nos processos de transformação em produtos acabados”. Todos os materiais
armazenados que a empresa compra para usar no processo produtivo fazem parte do estoque
de matérias-primas, independentemente de serem materiais diretos, que se incorporam ao
produto final, ou indiretos, que não se incorporam ao produto final.
Assim matéria-prima pode ser um componente de alta tecnologia, como por exemplo,
um computador de bordo para aviões, ou mesmo um pedaço de madeira a ser utilizado na
embalagem de um produto ou uma graxa para o mancal de uma certa máquina ou
equipamento. Aqui incluem-se também os materiais auxiliares, ou seja, itens utilizados pela
empresa mas que pouco ou nada se relacionam com o processo produtivo, como os materiais
de escritório e limpeza.
De acordo com Sanvicente (2007, p.132) “matérias-primas é o estoque deste tipo de
item tende a ser afetado pelos volumes previstos de produção, pela própria sazonalidade
relativa da produção e pela segurança das fontes de suprimento”. Não sendo contínuas as
compras, a empresa é obrigada a abastecer-se do volume necessário à continuidade da
produção para evitar faltas que possam, ao prejudicar ao atendimento de pedidos de clientes,
afetar a procura dos produtos finais da empresa e, portanto, a sua rentabilidade. Este é um
caso claro de necessidade de conciliação entre liquidez e segurança, de um lado, e
rentabilidade, de outro.
2.2.2 Produtos em processo
Conforme Silva (2001, p.105) “produtos em processo compreendem as matérias-
primas que estão na linha de produção, a mão-de-obra direta apropriada até o estágio em que
se encontre o processo, mais os custos indiretos de fabricação rateados e distribuídos”.
23
É considerado produto em processo qualquer peça ou componente que já foi de
alguma forma processada, mas que adquire outras características no fim do processo
produtivo. O nível dos produtos em processo depende em grande parte da extensão e
complexidade do processo produtivo.
De acordo com Dias (1993, p.30) “o estoque de produtos em processo consiste em
todos os materiais que estão sendo usados no processo fabril”. Eles são, em geral, produtos
parcialmente acabados que estão em algum estágio intermediário de produção. Existe uma
relação entre a duração do processo produtivo da empresa e seu nível médio de estoque de
produtos em processo, ou seja, quanto maior for o ciclo de produção, maior o nível esperado
do estoque de produtos em processo. Um estoque maior de produtos em processo acarreta
maiores custos, pois o capital da empresa está empatado durante um período de tempo mais
longo. O ciclo do estoque, que vai desde a compra da matéria-prima até a venda do produto
acabado, deve ser minimizado e ao mesmo tempo manter as faltas de estoque ao mínimo
possível. Uma administração eficiente da produção precisa reduzir o estoque dos produtos em
processo, o que deve acelerar a rotatividade do estoque a diminuir a necessidade de caixa.
Para Martins e Alt (2004, p.136) “estoques de produtos em processos correspondem a
todos os itens que já entraram no processo produtivo, mas que ainda não são produtos
acabados”. São os materiais que começaram a sofrer alterações, sem, contudo, estar
finalizados. Muitas pessoas usam a expressão produtos que estão no meio da fábrica para
designá-los.
Para Sanvicente (2007, p.132) “produção em andamento, o principal fator
condicionante é a duração do processo de produção, o número de etapas para a transformação
de matérias-primas em produtos acabados também é elemento importante que pode ser
ampliado quando várias etapas são cumpridas em fábricas diferentes”. A finalidade deste tipo
24
de estoque é aumentar a flexibilidade operacional da empresa mediante a redução da
interdependência das fases do fluxo de produção.
2.2.3 Produtos acabados
Para Sanvicente (2007, p.133) “produtos acabados, o fator fundamental, admitindo-se
venda irregulares, é a coordenação entre a programação da produção (uniforme, em ciclos, ou
sincronizada com as vendas) e as exigências para atendimento de clientes”. O risco de falta e
as perdas daí decorrentes desempenham papel preponderante, bem como as exigências de uma
produção eficiente e a custo baixo. Por esse motivo existe a possibilidade de perda por
obsolescência, deterioração ou furto.
De acordo com Dias (1993, p.30) “o estoque de produtos acabados consiste em itens
que já foram produzidos, mas ainda não foram vendidos”. As empresas que produzem por
encomenda mantêm estoque muito baixo de produtos acabados ou, podemos dizer, de quase
zero, pois virtualmente todos os itens já foram vendidos antes mesmo de serem produzidos.
Para as empresas que produzem para estoque, ocorre exatamente o contrário: os produtos são
fabricados antes da venda. O nível de produtos acaba determinado na maioria das vezes pela
previsão de vendas, pelo processo e pelo investimento exigido em produtos acabados.
A programação de produtos é feita com o objetivo de colocar a disposição um número
suficiente de produtos acabados, para satisfazer a demanda pela previsão de vendas. Se forem
previstas vendas elevadas, o estoque de produtos acabados deve ser alto, se a previsão de
vendas for baixa, o estoque de produtos acabados deve ser pequeno. Uma programação de
produção, que forneça uma quantidade suficiente de produtos acabados para satisfazer a
previsão de vendas de vendas sem criar estoques em excesso, deve auxiliar na minimização
dos custos totais da empresa.
25
Conforme Silva (2001, p.105) “produtos acabados correspondem às unidades
produzidas e ainda não faturadas, isto é, não vendidas”. Na realidade, existe uma relação entre
o valor investido em produtos acabados e o custo unitário de produção. Em alguns casos,
verifica-se que as quantidades mais eficientes de produção, aquelas cujo unitário de produção
é mais baixo, são maiores do que as exigidas para satisfazer o consumo previsto. Isto porque a
preparação e a programação das máquinas para os lotes de produção exigem altos custos
fixos. Um fato importante quanto aos produtos acabados é o seu grau de liquidez. Uma
empresa que vende um produto de consumo popular pode estar mais segura se mantiver níveis
elevados de estoque do que outra que produz produtos relativamente especializados. Quanto
mais líquidos e menos sujeitos à obsolescência forem os produtos acabados de uma empresa,
maiores serão os níveis de estoque que ela poderá suportar.
De acordo com Martins e Alt (2004, p.136) “estoques de produtos acabados são todos
os itens que já estão prontos para serem entregues aos consumidores finais”. São os produtos
finais da empresa. Os produtos acabados são bem conhecidos por nós em nosso dia-a-dia, e
itens como os de revenda enquadram-se nessa categoria.
A manutenção de estoques de produtos acabados é justificada por duas razões: a)
garantir atendimentos efetuados para as vendas realizadas; e b) diminuir os custos de mudança
na linha de produção. O porte de um almoxarifado, sua estrutura, as instalações e
equipamentos de armazenagem dependem da atividade exercida pela empresa e do tipo e
volume de itens a serem estocados, bem como das quantidades dos mesmos pré-
dimensionadas.
2.2.4 Peças de manutenção
26
De acordo com Dias (1993, p.30) “a mesma importância data a matéria-prima deverá
ser dada a peças de manutenção”. O custo de interrupção da produção é constituído das
despesas correspondentes à mão-de-obra parada, ao equipamento ocioso, ao prazo de entrega
adiado e à própria perda ocasional de encomenda, quando não do cliente. Acresce a tudo isso
o custo de interrupção da oportunidade perdida de obter rendimento durante o tempo da
parada, ou seja, lucro cessante. Podemos ver que o mesmo risco incorrido com a falta de uma
matéria-prima pode ocorrer com as peças de reposição, e atualmente as empresas industriais
estão dando maior importância a este grupo de estoque.
Pode-se dizer, portanto, que uma política inadequada de manutenção traz custos
adicionais relacionados à falta de produtividade, desde as horas extras necessárias para
cumprir a produção até perdas de contrato, todos mensuráveis, além de outras perdas não
mensuráveis, como o desgaste da imagem da empresa (Kardec & Nascif, 2001).
Entretanto para a maioria das peças, durante uma manutenção corretiva quando a
máquina já está parada, o mecânico usualmente aproveita para substituir outros itens. Essa
característica da manutenção tem como efeito um comportamento irregular quando
analisamos os dados históricos desses itens.
2.3 GESTÃO DE ESTOQUES
De acordo com Slack, Chambers, Harland et al (1996, p.423),
esse conceito de gestão de estoques originou-se na função de compras em empresas que compreendem a importância de integrar o fluxo de materiais a suas funções de suporte, tanto por meio do negócio, como por meio do fornecimento aos clientes imediatos.
A gestão de estoques tem recebido substancial atenção dos meios acadêmicos e
empresariais nos últimos anos. A maior parte da literatura está focada em determinar,
27
estabelecer ou aplicar métodos para ressuprimento dos estoques em ambientes de produção e
distribuição.
A figura 1 ilustra a abrangência do conceito de gestão de estoque em seus diversos
estágios.
Figura 1 – Gestão de estoque e o fluxo de material – Fonte: Ching (2001, p.33)
De acordo com Ching (2001, p.33) “no momento de sua criação, a gestão de estoque
era vista como um meio de reduzir os custos totais associados com a aquisição e a gestão de
materiais”.
Quando a gestão de estoque não é colocada como um conceito integrado, esses
diferentes estágios são gerenciados geralmente por departamentos diferentes.
Um diretor de produção provavelmente será responsável pela fábrica, um diretor de
compras o será pelas compras e o diretor de vendas contratará a função de distribuição física.
Para Rosa (2003, p.165) “a política de estoque preocupa-se essencialmente com a
necessidade de investimento de capital em estoque e com as quantidades de materiais para
atendimento a produção”. O seu objetivo básico é não deixar faltar material para a fabricação
e consumo, o que, se ocorrer implica perdas financeiras irrecuperáveis. Para atingir esse
objetivo o almoxarifado acompanha o planejamento de vendas e o processo de produção,
flexibilizando o estoque e observando as constantes mudanças de mercado.
28
De acordo com Viana (2002, p.42) “gestão de estoque visa o gerenciamento dos
estoques por meio de técnicas que permitam manter o equilíbrio com o consumo, definindo
parâmetros e níveis de ressuprimento e acompanhando sua evolução”.
A gestão de estoques se mostra cada vez mais importante para as empresas obterem
melhores resultados. A tecnologia está a serviço das empresas, mas é preciso que os gestores
tenham o senso de organização e planejamento necessário para extrair dela os melhores
resultados.
Conforme Arnold (1999, p.265) “em termos financeiros, os estoques são muito
importantes para as empresas de manufatura, no balanço patrimonial, eles representam de
20% a 60% dos ativos totais”.
À medida que os estoques são utilizados, seu valor se converte em dinheiro, o que
melhora o fluxo de caixa e o retorno de investimento. Existe um custo de estocagem dos
estoques, que aumenta os custos operacionais e diminui os lucros, o que faz com que uma boa
administração de estoques seja essencial.
De acordo com Arnold (1999, p.271), a administração de estoques em uma empresa
que deseja maximizar seu lucro terá no mínimo os seguintes objetivos:
a) Excelência no atendimento aos clientes. b) Operação de fábrica de baixo custo. c) Investimento mínimo em estoque.
A administração de estoques é de importância significativa na maioria das empresas,
tanto em função do próprio valor dos itens mantidos em estoque, associação direta com o
ciclo operacional da empresa. Da mesma forma como as contas a receber, os níveis de
estoques também dependem em grande parte do nível de vendas, com uma diferença:
enquanto os valores a receber surgem após a realização das vendas, os estoques precisam ser
adquiridos antes das realizações das vendas.
De acordo com Corrêa et al (2001, p.45),
29
nos anos 80 muitas empresas tiveram problemas estratégicos sérios por acharem que deveriam, a todo custo, baixar a zero seus estoques, seduzidas por uma leitura equivocada das mensagens subliminarmente passadas pela superioridade incontestável dos sistemas de gestão japoneses daquela época.
O ideal seria a perfeita sincronização entre a oferta e a demanda, de maneira a tornar a
manutenção de estoques desnecessária. Entretanto, como é impossível conhecer exatamente a
demanda futura e como nem sempre os suprimentos estão disponíveis a qualquer momento,
deve-se acumular estoque para assegurar a disponibilidade de mercadorias e minimizar os
custos totais de produção e distribuição.
2.4 O PROGRAMA DE AUDITORIA DOS ESTOQUES
De acordo com Sá (2000, p.331) “o programa de auditoria dos estoques deve abranger
todos os setores em que se operam a formação a manutenção e a saída dos estoques”. Em um
programa bem orientado não se devem deixar de observar os seguintes itens, conforme o
quadro a seguir:
NR. AÇÃO
1 Confronto do livro de registro de inventários com os saldos nos controles dos estoques no encerramento do exercício.
2 Verificação aritmética do inventário (somas, transportes, cálculos de médias, etc)
3 Confronto do total de registro de inventário com as contas de controle do Razão (quer o de custos, quer o geral).
4 Testes, por amostragem, dos estoques físicos a vista dos registros de estoque.
5 Comparação entre transações de aquisição e saídas de materiais por aplicação e as vendas.
6 Verificação nos controles de consignações e armazenagens em trapiches, alfândegas ou armazéns gerais.
7 Obtenção de confirmações de saldos dos trapiches e dos armazéns gerais.
8 Estabelecimento de classificação dos estoques, a fim de observar se outros elementos que não os bens de venda os integram.
9 Exame dos valores atribuídos aos estoques e eliminação de qualquer parceria de resultado que lhes tenha sido acrescentada.
10 Testes dos preços dos estoques em face dos de aplicação e de venda. 11 Testes do lucro provável.
12 Verificação sobre se os materiais obsoletos constam no estoque com o preço de materiais novos.
13 Obtenção do quociente de rotação de estoques. 14 Exame do controle de retalhos e resíduos.
30
15 Verificação do controle dos armazéns de sobras. 16 Exame da cobertura de seguros que possuem os estoques. 17 Comparações dos estoques em diversos exercícios. 18 Obtenção do cliente, do certificado dos estoques. 19 Exame dos materiais em trânsito. 20 Exame das rotinas internas do armazém e das suas conexões com as demais. 21 Verificação sobre se a empresa possui um estoque de controle fora do almoxarifado. 22 Exame do sistema de controle das compras.
23 Exame e comparação das ordens de compra com os boletins de recepção, as faturas, as requisições de compra e as partidas contábeis.
24 Exame da imputação e do controle do custo dos transportes sobre as compras. 25 Exame do processo de controle de obrigações a pagar, derivadas de compras.
26 Comparação dos registros de estoques com os boletins de recepção, as faturas e as requisições de estoques.
27 Verificação da exatidão dos transportes e das somas nas ordens de compra.
28 Testes das compras em face do Registro de Entradas e do inventário, por meio das faturas originais e das contas de controle.
29 Verificação das devoluções. 30 Sondagens diretas de preços na praça. 31 Verificação sobre se todas as faturas estão acompanhadas das notas fiscais respectivas.
Quadro 2 – Itens de um Programa de Auditoria - Fonte: Sá (2000, p.331)
No quadro acima verifica-se a importância do planejamento de um programa de
auditoria, já que planejar significa estabelecer metas para que o serviço de auditoria seja de
excelente qualidade e a um menor custo possível.
O papel do auditor deve ir além de uma revisão, pois ao executar seu trabalho, tem
condições de transformar-se em autêntico conselheiro, oferecendo sugestões de valor e
protegendo a empresa contra fraudes, desperdícios, evasões, entre outras.
2.5 AUDITORIA NOS ESTOQUES
Conforme Sá (2000, p.327) “a verificação dos estoques, nos trabalhos de auditoria, é
também ponto de vital importância”. Os estoques merecem o maior cuidado, embora seja
impraticável, na maioria das vezes, a verificação integral, apela-se, então para os testes.
31
O auditor deve também em suas verificações, acompanhar o controle dos estoques em
todas as suas fases e aspectos. A sua técnica central consiste em verificar as fases de compra,
recepção, armazenagem, aplicação e variações.
De acordo com Almeida (1996, p.175), os principais objetivos da auditoria de
estoques são os seguintes:
a) Verificar se as quantidades de bens declaradas realmente existem; b) Verificar se os bens foram custeados e avaliados de acordo com os princípios de contabilidade geralmente aceitos e a consistência dos procedimentos em relação ao exercício social anterior; c) Verificar se as informações referentes aos estoques foram adequadamente divulgadas nas demonstrações financeiras sob exame (classificação, notas explicativas sobre estoques dados em garantia e mudança na base de avaliação com efeito relevante).
A verificação da exatidão dos estoques, bem como a elucidação de irregularidades e
repercussões tributárias que envolvem os estoques, são os objetivos da auditoria dos estoques.
As atividades envolvendo a área de estoques oferecem ao auditor excelentes oportunidades
para que desenvolva recomendações construtivas, visando sempre ao aprimoramento de
controles internos e redução de custos da empresa.
Para Ballou (2001, p. 503),
as auditorias são essenciais no sistema de estocagem, e que muitos ajustes nos registros de estoques são feitos devido ao esgotamento da demanda, ao reabastecimento, às devoluções e a obsolescência dos produtos, mas também que outros eventos podem provocar disparidade entre os registros no sistema e os estoques reais, tais como: roubo, devoluções de clientes, produtos danificados, erros em relatórios, erros de lançamentos entre outros.
Como forma de amenizar o problema é deve considerar a importância de se fazer uma
contagem periódica nos estoques para conseguir um melhor posicionamento, e que essa
contagem quando é feita durante todo o ano em um sistema de contagem cíclica traz
vantagens para identificação dos motivos dos erros, além de evitar que a operação seja
interrompida para que sejam contados todos os itens.
Conforme Sá (2000, p.328) “o objeto importante de verificação dessa auditoria é o
estoque físico, existente, confrontando com os registros, quer na escrituração analítica, quer
no Razão Geral ou de Controle”.
32
Na conferência do estoque deve-se verificar a quantidade informada no sistema em
relação à quantidade física nos locais destinados ao armazenamento dos materiais, com o
intuito de evitar localização errada de materiais.
2.6 CUIDADOS DO AUDITOR E FRAUDES NOS ESTOQUES
Conforme Sá (2000, p.330), o auditor na prática terá oportunidade de verificar qual é a
maneira mais utilizada em fraudar em relação aos estoques. Algumas das fraudes principais
são:
a) Substituição das unidades dos estoques (exemplo: quilo por grama, grosa por dúzia, dúzia por par, caixa por peça). Assim procedendo, um almoxarife desonesto pode receber 100 quilos de chumbo, vender 99 quilos e 900 gramas e dar entrada em 100 gramas em vez de 100 quilos. b) Alteração no critério de avaliação, assim, por exemplo, receber uma peça que vale 1.000 e dar entrada por 10. c) Obtenção de materiais por empréstimo ou em demonstração apenas para serem computados na ocasião em que o auditor estiver realizando os levantamentos, devolvendo-os depois aos remetentes. d) Extração falsa de requisição. O almoxarife, vendo-se fiscalizado, para suprir a falta existente emite à última hora uma requisição, falsificando as assinaturas dos requisitantes e dando baixa no estoque. e) Extravio de registros de estoques. O almoxarife desonesto emite o registro de seu interesse, evitando a fiscalização. f) Omissão de entradas nas devoluções. Quando também só há registro no almoxarifado, o almoxarife omite as entradas das peças devolvidas e com isto fica com elas á sua disposição para vender ou lhes dar qualquer outro destino. g) Troca de artigos novos por artigos usados.
Como exemplo, podemos citar um almoxarife que tenha relações com fornecedores, e
este pode desviar uma peça de valor, vendendo-a, na verificação dos auditores, apela para sua
amizade com o fornecedor e obtém por empréstimo, outra peça que é colocada no estoque. O
auditor confere e acha tudo certo, depois o almoxarife devolve a peça e a falta continua. Esta
manobra é muitas vezes cometida com a cumplicidade de colegas da empresa, que fazem
retornar ao almoxarifado peças descarregadas.
33
Ainda podem ser apontadas outras fraudes que se verificam na prática, porém quase
sempre dentro dos mesmos princípios.
A auditoria interna deve adquirir ou restabelecer conhecimentos sobre a empresa para
que possa planejar e efetuar seu exame nos estoques de acordo com as normas de auditoria
geralmente aceitas.
No almoxarifado, deve-se ter especial atenção em relação aos ajustes em demasia e
diferenças em contagens de estoques, itens de inventário que pareçam não estar sendo
movimentados há algum tempo, interesses particulares de funcionários nas contagens dos
estoques, entre outros.
A detecção de fraudes não é tarefa simples de se realizar, até porque pessoas que
esquematizam fraudes normalmente são pessoas muito inteligentes e que tentam preservar-se
de quaisquer suspeita, utilizando-se, para tal fim, de vários meios, inclusive as facilidades que
a tecnologia trás. Em contrapartida a detecção do erro que é mais simples, porque o erro vem
sempre seguido de falhas, ficando evidente que houve o erro devido à ignorância por parte de
quem efetuou ou desenvolveu.
2.7 FRAUDES E CONIVÊNCIA NA GESTÃO OPERACIONAL DA EMPRESA
Conforme Gil (1999, p.22), “fraude compreende ação intencional e prejudicial a ativo
intangível de posse de pessoa física ou jurídica e conivência implica a não-adoção de atitude
de um evento, potencial ou vigente, agressivo a ativo intangível organizacional”.
As empresas estão cada vez mais preocupadas com as fraudes por esse motivo
implementam códigos de ética e de conduta.
Para Gil (1999, p.52), a empresa deve tomar as seguintes medidas de segurança em
ações criminosas de roubo, furtos ou fraudes:
34
a) Identificar as facilidades para esses tipos de ação criminosa, via análise de vulnerabilidades de sistemas de informações e de práticas ou processos de operacionalização das linhas de negócio; b) Estabelecer medidas para controle periódico desses eventos, por meio de cada área empresarial, segurança e auditoria. Essas medidas são: segregação de funções, rodízio de pessoal, infiltração de profissionais para detectar esquemas de quadrilha. c) O método preventivo mais adequado é o rigor na seleção de pessoal; d) Medidas de vigilância, de segurança eletrônica, de controle de acessos, de realização de auditorias e inventários, fiscalização do fluxo de materiais, produtos e serviços, controle da elaboração de documentação contábil-financeira. e) Contratação de seguro deve ser efetuada sempre que as possibilidades de ocorrência dessas ameaças justifiquem.
Essas providências usadas de forma integrada resultam em enorme diminuição do
risco e algumas vezes em desagradáveis surpresas. As fases de conivência na gestão da
empresa estão demonstradas no quadro abaixo:
Quadro 3 – Ciclo de vida da fraude consoante a visão do agente fraudador. Gil (1999, p.24).
Conforme o quadro 3 a acuracidade dos estoques pode estar comprometida devido a
vários fatores, sendo um deles a fragilidade do setor de segurança patrimonial ou a
inexistência da área de auditoria interna. As atitudes realizadas pelos colaborares em
decorrência de eventos fora da normalidade serão decisivas para seu enquadramento ou não
como coniventes.
FASE 4
Conseqüências da Fraude ou Conivência: - Caracterização dos prejuízos das vítimas - Adoção de medidas corretivas para punição de fraudadores ou coniventes
FASE 3
Lógica das Fraudes ou Conivência: - Seqüência de atividades executadas para concretização da fraude ou conivência que não foram evitadas ou flagradas por medidas preventivas ou detectivas
FASE 1
Motivação para Fraudes e Conivência - Satisfação com as fraudes e conivência - Aposta em não ser descoberto - Expectativa de impunidade
FASE 2
Causas das Fraudes ou Conivência: - Inexistência, fragilidade ou inadequação de medidas preventivas e detectivas.
35
De acordo com Gil (1999, p.47), segue abaixo os parâmetros de sensibilidade para
efeito de verificação se está acontecendo alguma das situações em seu ambiente de trabalho:
a) Ocorrência de erros sistemáticos ou cíclicos em sua área de atuação ou em procedimentos e documentos tratados pelo colaborador. b) Omissões, sem uma forte justificativa, de práticas operacionais e de controle recomendadas em manuais ou consideradas como integrantes da cultura organizacional. c) Falta ou inexistência, sem uma explicação plausível, de procedimentos de controle e operacionais. d) Falta ou inexistência de responsável por controles de transações e operações fora de limites de normalidade. e) Não-apuração de totais de controle com diferenças. f) Não-adoção de atitude pró-ativa via monitoração, diante de operações com características de excepcionalidade. g) Não cumprimento de práticas de emissão de relatório de atividades com registros acerca do funcionamento das áreas empresariais.
Nos últimos anos os casos de fraudes têm ocupado os meios de comunicação, o que
pode contribuir para esta situação é a velocidade das mudanças no ambiente organizacional e
os controles internos não estarem conseguindo acompanhar a mesma velocidade, aumentando
assim o potencial de práticas de atos ilícitos. Por outro lado, o avanço tecnológico contribui
para a informatização, possibilitando melhoria na detecção das fraudes.
Para Gil (1999, p.48), estabelece o âmbito da discussão da fraude e da conivência
empresarial que deve ser aplicado em simulações e fraudes com estudo de:
a) Situações de risco: em que momentos, nas áreas e linhas de negócios organizacionais, a fraude tem maior possibilidade de ocorrência e seus efeitos são mais nefastos. b) Lógica do sistema de controle: quais os controles lógicos vigentes para prevenir e detectar as ameaças a essas situações de risco. c) Falhas prováveis no sistema de controle: que controles lógicos têm maior risco de não funcionar. d) Controles alternativos: quais controles são alternativos e vigentes em situação de duplicidade para prevenir falhas na lógica do sistema de controle. e) Motivação potencial do fraudador/conivente: que fatores movem uma pessoa ou organização a cometer fraude ou a ser conivente contra nossa organização. f) Lógica da agressão: de que forma ou como agressores e coniventes atuariam para perpetuar um ato agressivo/doloso contra ativos intangíveis críticos das áreas empresariais referenciadas. g) Aposta do agente agressor ou conivente por que agentes agressores e coniventes acreditam que terão sucesso em sua empreitada fraudulenta.
A simulação e o treinamento via estudo de casos de eventos de fraudes nas áreas
empresariais é uma medida preventiva que deve ser praticada anualmente pelas organizações.
36
As empresas devem apontar modos de tornar os sistemas organizacionais mais
confiáveis e éticos, orientando os administradores a atuarem com mais responsabilidade ética.
2.8 MÉTODOS DE VALORIZAÇÃO DOS ESTOQUES
A utilização adequada dos recursos disponíveis, a fim de obter maior produtividade
visando a alcançar os objetivos estabelecidos, está cada vez mais sendo buscada. Em um
ambiente altamente turbulento, não mais se admite obter eficácia a custa de recursos
inadequadamente empregados.
Conforme Almeida (1996, p. 180), após estabelecer a forma de alocação de custos, o
segundo passo é valorizar as quantidades que ficam nas contas de estoques e as que saem
dessas contas. Esse problema torna-se mais complexo quando a empresa compra ou produz
estoques a preços unitários diferentes. Os métodos mais utilizados são os seguintes:
a) Identificação específica: por esse método é identificado o custo incorrido individualmente de cada unidade. Ele é utilizado principalmente em empresas que trabalham sob o regime de encomenda. Na maioria dos casos é economicamente inviável o emprego desse método; b) UEPS ou LIFO: nesse método, as quantidades que ficam em estoques são valorizadas pelos primeiros custos unitários e as que saem são valorizadas pelos últimos custos unitários; c) PEPS ou FIFO: por esse método as quantidades que ficam em estoques são valorizadas pelos últimos custos unitários e as que saem são valorizadas pelos primeiros custos unitários; d) Custo médio: por esse método as quantidades que ficam em estoque e as que saem são valorizadas pelo custo unitário médio de aquisição ou fabricação.
Com relação aos produtos em processo e acabados, o valor de mercado representa o
preço líquido de realização mediante venda no mercado, deduzidos os impostos e demais
despesas para a venda e a margem de lucro.
Cabe informar ainda que, segundo o NPC 2 (1999, p.2) o custo da matéria-prima não
deverá ser reduzido ao custo de reposição, se este for mais baixo, nos casos em que o produto
final a ser fabricado com essa matéria-prima avaliada ao preço de custo proporcionar razoável
margem de lucro.
37
A definição de mercado é muito polêmica, pois na prática a maioria das empresas tem
interpretado a palavra mercado como custo de reposição para as matérias-primas e preço de
venda, deduzido das demais despesas necessárias para realizar a venda (despesas com vendas
e impostos), para os produtos acabados e em processo (deve ser estimado o custo para
completar).
Esse procedimento tem certa lógica, já que o princípio contábil é a realização dos
custos dos estoques. Então, nada mais coerente do que considerar apenas o dinheiro que vai
entrar no disponível da empresa como definição do termo mercado.
2.9 INVENTÁRIO FÍSICO
De acordo com Vertes (1983, p.44) “o inventário é a relação de todos os valores
patrimoniais ativos e passivos, em um dado instante, em que os elementos são determinados,
descritos, classificados, mensurados e avaliados, com a finalidade de dar a conhecer a
situação real econômica e o patrimônio líquido da entidade”.
O inventário físico é o instrumento de controle que serve para a verificação dos saldos
de estoques nos almoxarifados, depósitos, terceiros e no processo de fabricação.
Para Arend e Greco (2001, p.173) “o inventário nas empresas industriais é o
levantamento dos estoques de matérias-primas, produtos elaborados e em elaboração”.
Essas informações do inventário são integrantes dos procedimentos para a elaboração
de balanços e apuração dos resultados das pessoas jurídicas.
Para Junior (2004, p.1), em sistemas logísticos, os inventários são mantidos para:
a) Melhorar o serviço ao cliente: dando suporte a área de marketing, que ao criar demanda precisa de material disponível para concretizar vendas; b) Economia de escala: os custos são tipicamente menores quando o produto é fabricado continuamente e em quantidades constantes. c) Proteção contra mudanças de preços em tempo de inflação alta: um alto volume de compras minimiza o impacto do aumento de preços pelos fornecedores. d) Proteção contra incertezas na demanda e no tempo de entrega: considera o problema que advém aos sistemas logísticos quanto tanto o comportamento da
38
demanda dos clientes quanto o tempo de entrega dos fornecedores não são perfeitamente conhecidos, ou seja, para atender os clientes são necessários estoques de segurança. e) Proteção contra contingências: proteger a empresa contra greves, incêndios, inundações, instabilidades políticas e outras variáveis exógenas que podem criar problemas. O risco diminuiria com a manutenção de estoques.
Atender aos clientes na hora certa, com a qualidade certa e requerida, tem sido o
objetivo da maioria das empresas. Assim, a rapidez e presteza na distribuição das mercadorias
assumem cada vez mais um papel preponderante na obtenção de uma vantagem competitiva.
Além disso, os estoques também podem ser usados nas negociações de preços como os
fornecedores.
Para Martins e Alt (2004, p.156) “o inventário físico consiste na contagem física dos
itens de estoque”. Caso haja diferenças entre o inventário físico e os registros do controle de
estoques, devem ser feitos os ajustes conforme recomendações contábeis e tributárias.
O controle que deve ser feito em qualquer organização para auxiliar o fluxo de caixa é
o referente aos inventários. Inventário em excesso significa gastar dinheiro à toa, arcar com
um custo que não traz benefício algum. Qualquer custo, seja ele relacionado a produção, à
administração de materiais ou simplesmente ao inventário, pode ser reduzido se for bem
gerenciado.
Para Almeida (1996, p.182) “o inventário físico representa um procedimento de
controle que visa apurar as responsabilidades das pessoas que custodiam bens da empresa”.
Se os recursos mais utilizados, como ativos fixos, mão de obra e energia forem bem
administrados, o produto ganhará em qualidade, e o custo total final será menor. Mudanças
excessivas em ordens de produção acabam por gerar retrabalho, e é uma forma clara de
desperdício, fazendo com que os gastos de produção subam e conseqüentemente impactem no
custo do produto.
A realização de uma reunião de fechamento do inventário é importante para repassar
as informações de acuracidade nos controles dos estoques para todas as áreas envolvidas.
39
2.10 REDUÇÃO DE ESTOQUES
Para Martins e Alt (2004, p.161) “a tentativa constante e incansável dos gerentes de
reduzir os estoques, sejam de matéria-prima, de produtos em processos ou de produtos
acabados, tem levado ao desenvolvimento de novas técnicas de administração e até mesmo a
novas filosofias gerenciais”. O fato de considerar os estoques como um desperdício levou os
japoneses a desenvolver técnicas do Just-in-time com a utilização de cartões Kanban. As
aplicações do Just-in-time são tão amplas e importantes que acabam tornando-se uma filosofia
gerencial.
No outro extremo da cadeia produtiva estão os estoques de produtos acabados. Para
diminuí-los ao máximo, a empresa deve contar com um esquema de distribuição altamente
eficaz, que é um dos objetivos da logística empresarial.
Dentro do processo produtivo, os estoques em processo podem ser reduzidos com a
utilização de células de manufatura, produção sincronizada e teoria das restrições.
De acordo com Rosa (2003, p.171) para chegar a uma quantidade adequada de estoque
mínimo economicamente viável, que atenda aos clientes internos do almoxarifado, há várias
fórmulas. No caso industrial, é preciso analisar algumas condições prévias. O almoxarifado
tem todas as ferramentas para bem calcular a quantidade de estoque mínimo e a primeira delas
é concluir qual a demanda média do material. A seguir segue algumas considerações sobre
demanda:
a) A demanda média implica algumas considerações preliminares. A primeira é saber qual a garantia do item para o consumo interno, ou seja, determinados itens estratégicos, insubstituíveis, vitais para os diversos estágios de produção, que não tem fornecedores imediatos ou de custo alto. b) Prazo de entrega: o prazo de entrega do material constitui a segunda variável a integrar o estoque mínimo. O departamento de compras definirá para o almoxarifado o prazo de entrega dos itens de estoque, contado desde o aceite da ordem de compra pelo fornecedor, até a chegada do material ao almoxarifado, para conferência e recebimento.
40
c) Ponto de pedido: para definir o momento exato para a solicitação de material, é indispensável ter o domínio do consumo normal da mercadoria, que pode ser levantado pelo almoxarife verificando as fichas de movimentação, por via eletrônica ou qualquer outro meio existente, desde que configure a realidade efetiva de consumo. A fórmula para o cálculo do ponto do pedido é: PP= (C x TR) + ES, onde: PP = ponto de pedido, C = consumo do item, TR = tempo de reposição, ES = estoque de segurança. d) Custo do pedido: o custo do pedido tem muito a ver com compras e também com o almoxarifado, pois a questão resume-se ao seguinte: maior emissão de ordens de compra, maior o custo de compras e menor o custo de estoques; menor emissão de ordens de compras, menor o custo de compras e maior o custo de estoques. É mais interessante que o custo de compra seja maior em relação ao custo de estoque.
A redução de estoques matéria-prima é derivada de uma maior freqüência de entregas
de material para linha de produção, podendo levar em alguns casos à eliminação dos
almoxarifados centrais.
Segundo Pozo (2002, p. 38), “se os estoques forem mínimos a empresa pode usar esse
capital não para especular no sistema financeiro e estagnar, mas para aprimorar seus
recursos”. Não obstante, nível de estoque muito baixo pode ser um fator de extremo risco para
a organização, sendo que pode ocasionar a ruptura dos estoques, a qual reflete em parada na
produção, e consequentemente em atraso de entregas e em insatisfação e perda de clientes.
Sabe-se que altos níveis de estoque significam segurança para o setor de produção,
porém os mesmos acarretam exacerbados custos, tanto de armazenagem, como custo do
capital investido, custos para o controle, bem como despesas com o pessoal encarregado.
Conforme Veríssimo e Musetti (2003, p.26) “é possível a redução de estoques, a
otimização da movimentação e da utilização do armazém, o atendimento rápido ao cliente e à
linha produtiva, a redução do índice de material obsoleto, precisão e acuracidade das
informações”.
Com estas possibilidades ocorrem a diminuição dos custos, a melhoria da integração
do processo de armazenagem com os demais processos da organização e a melhoria do
atendimento ao cliente.
Para Simchi-Levi et al. (2003),
41
as empresas têm necessidade de manter estoque porque precisam proteger-se contra mudanças inesperadas e situações de incertezas. Os autores consideram dois aspectos importantes no gerenciamento de estoque: a) Previsão de demanda; b) Cálculo das quantidades de pedidos de reposição de estoques.
As empresas industriais geralmente trabalham com estoque de segurança baseado na
média de consumo dos materiais. O ressuprimento deve ocorrer quando a quantidade
disponível em estoque está abaixo do nível de estoque de segurança do item.
De acordo com Ohno (1997, p.44) “no sistema Toyota de Produção, o método de
trabalho utilizado para atingir o Just-in-time é o Kanban”. O kanban impede totalmente a
superprodução, como resultado, não há necessidade de estoque extra e não há necessidade de
depósito. No quadro a seguir, será demonstrado, as funções e regras de utilização do kanban:
Funções do Kanban Regras para Utilização
1) Fornecer informação sobre apanhar ou transportar
1) O processo subseqüente apanha o número de itens indicados pelo “kanban” no processo precedente
2) Fornecer informação sobre a produção 2) O processo inicial produz itens na quantidade e seqüência indicadas pelo “kanban”.
3) Impedir a superprodução e o transporte excessivo 3) Nenhum item é produzido ou transportado sem um “kanban”.
4) Servir como ordem de fabricação afixada às mercadorias 4) Serve para afixar uma “kanban” às mercadorias.
5) Impedir produtos defeituosos pela identificação do processo que os produz.
5) Produtos defeituosos não são enviados para o processo seguinte. O resultado são mercadorias 100% livres de defeitos.
Quadro 4 - O Sistema Toyota de Produção – Fonte: Ohno (1997, p.45)
A redução gradual do número de kanban leva a redução no estoque. Isto faz com que
eles não tenham mais a função de amortecimento contra instabilidades de produção, em
conseqüência disso, destacam-se os processos com capacidade subutilizada gerando
anormalidades, facilitando a identificação para a realização de melhorias. A eficiência total
pode ser elevada concentrando-se nos pontos mais fracos.
42
Segundo Shingo (1996, p.2), “um sistema kanban promove melhorias através da
evidência de situações anormais, ou seja, quando eles são retirados por falhas de máquinas ou
defeitos nos produtos”.
O objetivo do balanceamento da produção é fazer com que um processo produza a
mesma quantidade do processo precedente. Isso envolve o equilíbrio entre a quantidade de
produção e a capacidade de processamento, aonde um elemento relevante para a
sincronização da produção é o kanban.
43
3 MÉTODO DE PESQUISA
Demonstra-se neste capítulo os resultados obtidos com o estudo exploratório e
investigatório da importância da acuracidade nos controles dos estoques para o equilíbrio
financeiro e maximização do lucro das empresas industriais de Joinville.
3.1 DEFINIÇÃO DA METODOLOGIA DE PESQUISA
O estudo exploratório feito por meio de investigação tem o objetivo de verificar a
atitude das empresas industriais de Joinville em relação a acuracidade dos estoque. A
metodologia aplicada pode contribuir para a aquisição de conhecimento e reunião de
experiências nessa área.
Conforme Richardson (1999, p.16), “a pesquisa nas Ciências Sociais não pode excluir
de seu trabalho a reflexão sobre o contexto conceitual, histórico e social que forma um
horizonte mais amplo, dentro do qual as pesquisas isoladas obtêm o seu sentido”.
A pesquisa é um trabalho de processo não totalmente controlável ou previsível, por
esse motivo ao adotar uma metodologia significa escolher um caminho, um percurso global.
O percurso, muitas vezes, requer ser reinventado a cada etapa, precisa-se então, não
somente de regras e sim de muita criatividade e imaginação.
3.2 PLANEJAMENTO DE PESQUISA
A preocupação com o embasamento teórico verifica-se no segundo capítulo que
descreve a importância da acuracidade nos controles dos estoques para o equilíbrio financeiro
e a maximização do lucro das empresas industriais de Joinville.
44
3.3 POPULAÇÃO E AMOSTRA
Dentro do amplo universo de empresas industriais de Joinville a pesquisa feita trata da
importância da acuracidade nos controles dos estoques. Para tanto foram selecionadas
amostras que tenham as seguintes características: a) empresas industriais instaladas na cidade
de Joinville – SC e b) faturamento anual maior que R$ 100.000 milhões (Reais).
A forma de delimitação das empresas utilizadas na pesquisa de campo baseia-se em
informações da Acij. A Associação Empresarial de Joinville (ACIJ), que com 97 anos de
existência, é uma das entidades de maior representação e força no município e mesmo no
Estado de Santa Catarina. A ACIJ tem por objetivo maior o fortalecimento das empresas da
região, através de um trabalho que visa o desenvolvimento da economia como forma de
melhorar a qualidade de vida e o bem-estar da comunidade onde se insere.
3.4 INSTRUMENTO
Conforme Mattar (1999, p.220), “o instrumento de coleta de dados é o documento
onde as perguntas e questões são apresentadas aos respondentes e são registrados as respostas
e dados obtidos”.
A pesquisa utilizou o questionário como instrumento de coleta de dados.
3.5 COLETA DOS DADOS
A coleta de dados realizou-se por e-mail, contato telefônico e pessoal, a tabela 1
demonstra o número de pesquisas enviadas. A forma de envio e coleta de dados por e-mail
totalizou 20 questionários, das quais foram respondidos 11 questionários que foram validados
45
para a pesquisa. Por contato telefônico foram feitos 2 questionários e 2 questionários
respondidos e validados.
Forma de envio e coleta ENVIADAS RESPONDIDAS VALIDADAS
E-MAIL 20 11 11
CONTATO TELEFÔNICO 2 2 2
TOTAL 22 13 13
Quadro 5 – Formas de envio e coleta de dados Fonte: Dados da pesquisa
Para a compilação e apresentação dos dados da pesquisa utilizou-se a planilha
eletrônica Microsoft Excel versão 2003.
3.6 LIMITE DA PESQUISA
O estudo exploratório deste trabalho pretende levantar algumas hipóteses baseadas na
coleta de dados realizados por intermédio de um questionário pré-elaborado. Este instrumento
baseado na revisão de literatura levantou a escala de atitudes dos sujeitos-tipos que
representam a amostra válida da pesquisa.
O estudo tão somente verifica alguns efeitos causados pela falta de acuracidade nos
controles dos estoques, não se estabelece uma correlação entre a falta e a importância da
acuracidade nos controles dos estoques.
Diante das limitações apresentadas, os resultados obtidos pela pesquisa não podem ser
generalizados para todas as empresas industriais de Joinville. A pesquisa tão somente
demonstra a importância da acuracidade nos controles dos estoques. Esta condição pode servir
de base para pesquisas que possam realmente testar as hipóteses sugeridas pelo estudo
exploratório.
46
4 ANÁLISE DOS QUESTIONÁRIOS APLICADOS
As informações seguintes apresentam os resultados obtidos na análise comparativa
entre os questionários que foram respondidos pelas empresas relacionadas na amostra da
pesquisa.
Para cada pergunta do questionário de pesquisa consta as respostas tabuladas
estatisticamente.
Neste tópico são demonstrados os resultados da pesquisa distribuídos conforme a
forma do questionário e servem para verificação das considerações do estudo realizado.
Na descrição dos resultados da pesquisa são verificados e levantados quais os motivos
da falta de acuracidade nos controles dos estoques das empresas industriais de Joinville. Para
ilustrar estas descrições são apresentados gráficos da compilação dos dados da pesquisa
4.1 Análise sobre as diferenças de estoques
A pergunta aplicada no questionário de pesquisa sobre essa análise é a seguinte: as
diferenças de estoque são analisadas pelas áreas de: ( ) Almoxarifado, ( ) Planejamento e
Controle de Produção, ( ) Auditoria Interna, ( ) Auditoria Externa, ( ) Outros.
O resultado obtido após análise comparativa entre os questionários respondidos indica
que 25% apontam o Almoxarifado, 21% o PCP, 21% a Auditoria Interna, 18% Outros e 14%
a Auditoria Externa.
47
As diferenças de estoque são analisadas pelas áreas de:
Almoxarifado
26%
PCP
21%Auditoria
Interna
21%
Auditoria
Externa
14%
Outros
18%
Figura 2 – Análise sobre as diferenças de estoques Fonte: Dados da Pesquisa.
4.2 Análise da responsabilidade pelos almoxarifados
Na aplicação do questionário foi avaliado: quem é responsável por todos os
almoxarifados? ( ) Gerente de Fábrica, ( ) Supervisor de Almoxarifado, ( ) Supervisor do
Planejamento e Controle de Produção e ( ) Outros.
Para essa pergunta seguem os resultados: 38% indicam Gerente de Fábrica, 31%
Supervisor de Almoxarifado, 23% Outros e 8% Supervisor de Planejamento e Controle de
Produção.
Quem é responsável por todos os almoxarifados?
Outros
23%Gerente de
Fábrica
38%
Supervisor de
Almoxarifado
31%
Supervisor de
Planejamento e
Controle de
Produção
8%
Figura 3 – Análise da responsabilidade pelos almoxarifados Fonte: Dados da Pesquisa.
48
4.3 Análise do transporte de material
Na pesquisa de campo foi questionado o seguinte: existe transporte de material do
almoxarifado até a linha de produção da empresa?
Em 77% das empresas industriais de Joinville que responderam o questionário existe
transporte de material do almoxarifado até a linha de produção e para 23% não existe
transporte.
Existe transporte de material do almoxarifado até a linha de produção da empresa?
Sim
77%
Não
23%
Figura 4 – Análise do transporte de material Fonte: Dados da Pesquisa.
4.4 Análise da importância da acuracidade
Uma outra abordagem da pesquisa foi: os funcionários usuários do estoque conhecem
sobre a importância da acuracidade nos controles dos estoques?
Conforme resultado da pesquisa, para 77% das empresas industriais de Joinville, os
funcionários usuários do estoque conhecem sobre a importância da acuracidade nos controles
dos estoques e 23% não conhecem sobre essa importância.
49
Os funcionários usuários do estoque, conhecem a importância da acuracidade nos controles dos
estoques?
Sim
92%
Não
8%
Figura 5 – Análise da importância da acuracidade Fonte: Dados da Pesquisa.
4.5 Análise da identificação de materiais
Na pesquisa de campo foi questionado o seguinte: a empresa possui problema de
identificação de materiais, com preenchimento incorreto da ficha de identificação?
Conforme o resultado da pesquisa 69% indicaram que não possuem problema de
identificação de materiais e 31% indicaram que possuem problema de identificação de
materiais.
A empresa possui problema de identificação de materiais, com preenchimento incorreto da ficha
de identificação?
Não
69%
Sim
31%
Figura 6 – Análise da identificação de materiais Fonte: Dados da Pesquisa.
50
4.6 Análise da estocagem de material
Para a análise da estocagem de material, a pergunta foi: a empresa possui material
estocado fora do almoxarifado?
Conforme o resultado da pesquisa 69% indicaram que possuem material estocado fora
do almoxarifado e 31% indicaram que não possuem material estocado fora do almoxarifado.
A empresa possui material estocado fora do almoxarifado?
Não
31%
Sim
69%
Figura 7 – Análise da estocagem de material Fonte: Dados da Pesquisa.
4.7 Análise sobre as ferramentas de segurança
No questionário da pesquisa, a análise sobre as ferramentas de pesquisa foi feita pela
pergunta: a empresa possui alarmes, câmeras e vigilantes nos almoxarifados?
Conforme o resultado da pesquisa 69% das empresas utilizam ferramentas de
segurança e 31% não utilizam.
51
A empresa possui alarmes, câmeras e vigilantes nos almoxarifados?
Sim
69%
Não
31%
Figura 8 – Análise sobre as ferramentas de segurança Fonte: Dados da Pesquisa.
4.8 Análise da socialização dos resultados dos inventários
Para esta questão, temos: a empresa após o inventário realiza uma reunião de
apresentação dos resultados com todos os envolvidos no processo?
Conforme o resultado da pesquisa 92% das empresas reúnem-se com os envolvidos no
processo para apresentar os resultados do inventário e 8% não apresentam os resultados do
inventário.
A empresa após o inventário realiza uma reunião de apresentação dos resultados com todos os
envolvidos no processo?
Não
8%
Sim
92%
Figura 9 – Análise da socialização dos resultados dos inventários Fonte: Dados da Pesquisa.
52
4.9 Análise da periodicidade dos inventários
O seguinte questionamento foi abordado no questionário: O inventário é realizado?
( ) Semestralmente, ( ) Anualmente e ( ) Outros.
Conforme o resultado da pesquisa 92% das empresas reúnem-se com os envolvidos no
processo para apresentar os resultados do inventário e 8% não apresentam os resultados do
inventário.
O inventário é realizado?
Outros
40%
Anualmente
33%
Semestralmente
27%
Figura 10 – Análise da periodicidade dos inventários Fonte: Dados da Pesquisa.
4.10 Análise dos procedimentos internos para entrada e saída de material do almoxarifado
Para está análise, foi solicitado respostas para a seguinte questão: a empresa possui
normas de procedimentos internas para entrada e saída de material do almoxarifado?
Conforme o resultado da pesquisa 100% das empresas possuem normas de
procedimentos internas para entrada e saída de material do almoxarifado.
53
A empresa possui normas de procedimentos internas para entrada e saída de material do
almoxarifado?
Sim
100%
Figura 11 – Análise dos procedimentos internos para entrada e saída de material do almoxarifado. Fonte: Dados da Pesquisa.
4.11 Análise da disponibilização de informações nos controles dos estoques
A pergunta incluída no questionário para avaliar a disponibilização de informações
nos controles dos estoques, foi a seguinte: as informações do controle de estoque são
disponibilizadas a outras áreas usuárias, para auxílio na tomada de decisões?
Conforme o resultado da pesquisa 77% das empresas disponibilizam as informações
do controle de estoque para outras áreas e 23% não disponibilizam essas informações.
As informações de controles de estoques são disponibilizadas à outras áreas usuárias, para
auxílio na tomada de decisões?
Não
23%
Sim
77%
Figura 12 – Análise da disponibilização das informações dos controles dos estoques. Fonte: Dados da Pesquisa.
54
4.12 Análise do suprimento de material
A seguinte pergunta foi abordada na pesquisa: o controle dos estoques assegura o
suprimento de material as necessidades da empresa?
Conforme o resultado da pesquisa 100% das empresas o controle dos estoques
assegura o suprimento de material.
O controle dos estoques assegura o suprimento de materiais às necessidades da empresa?
Sim
100%
Figura 13 – Análise do suprimento de material Fonte: Dados da Pesquisa.
4.13 Análise de possíveis ações dos estoques obsoletos
O seguinte questionamento foi abordado na pesquisa para tratar da análise de possíveis
ações dos estoques obsoletos: a empresa realiza análises dos estoques obsoletos e promove o
aproveitamento ou destinação desses itens?
Conforme o resultado da pesquisa 100% das empresas realizam análises dos estoques
obsoletos e promovem o aproveitamento ou destinação desses itens.
55
A empresa realiza análises dos estoques obsoletos e promove o aproveitamento ou
destinação desses itens?
Sim
100%
Figura 14 – Análise das possíveis ações dos estoques obsoletos Fonte: Dados da Pesquisa.
4.14 Análise de possíveis ações para melhora da acuracidade dos controles dos estoques
O seguinte questionamento foi abordado na pesquisa: quais as ações que estão sendo
implementadas na empresa para melhora da acuracidade dos controles dos estoques?
Exatamente como os responsáveis pelos controles dos estoques responderam à
pesquisa, segue as ações propostas:
a) Atualizando os sistemas de manejo e controle dos estoques, dentro do sistema ERP;
b) Separar materiais de pouco giro dos demais materiais;
c) Implantação de mais itens Kanban;
d) Programação correta do PCP, para ter somente o necessário;
e) Verificar o destino dos materiais obsoletos;
f) Inventários com periodicidade mais curta para determinadas áreas, como peças fabricadas
internamente;
g) Através da implantação de sistemas com leitores (WmS);
h) Treinamento com os funcionários sobre a importância da acuracidade;
i) Alteração dos campos das fichas de identificação;
56
j) PVC para fixação das fichas de identificação nas caixas de material;
l) Banner sobre informações dos campos das novas fichas de identificação;
m) Cada vez mais as empresas investem em equipamentos de vigilância, bem como no
treinamento adequado de seus funcionários para que a parte física dos estoques existentes
corresponda com aquela que o sistema demonstra;
n) Mudanças no procedimento de inventário, sendo mais rígido. Algumas empresas estão
mudando para trabalhar por projeto, portanto as peças são produzidas sob encomenda e
armazenadas por projeto, menos as peças comuns;
o) Auditoria de carga (caminhão);
p) Auditoria de rampa (separa o pedido para conferir) e leitor de saída de mercadorias
(Coletor);
q) Através de reuniões mensais para avaliações dos indicadores de desempenho de cada área;
r) Através do controle interno e treinamento aos funcionários;
s) Inventários cíclicos ou por amostragem dos principais itens.
4.15 Análise sobre a participação dos usuários na melhoria dos controles dos estoques
A primeira pergunta sobre essa análise foi: é solicitado informações ao grupo de
usuários dos estoques sobre a melhoria nos controles dos estoques?
Conforme o resultado da pesquisa 77% das empresas solicitam informações ao grupo
de usuários dos estoques e 23% não solicitam informações ao grupo de usuários.
57
É solicitado informações ao grupo de usuários dos estoques sobre a melhoria dos controles de
estoques?
Sim
77%
Não
23%
Figura 15 – Análise sobre a participação dos usuários na melhoria nos controles dos estoques Fonte: Dados da Pesquisa.
Para as empresas que indicaram respostas positivas aplicou-se a segunda pergunta: de
que forma é feita essa solicitação?
Segue as respostas conforme retorno dos responsáveis pelos controles dos estoques:
a) Através de um programa de melhoria contínua nos processos, refletindo em indicadores de
pagamentos de bônus (PPR);
b) Através de reuniões mensais ou eventuais caso seja necessário, o grupo de estoques busca
constantemente a melhor alternativa para controlar e movimentar os materiais existentes na
empresa. Durante estas reuniões surgem idéias que depois de avaliadas são implementadas no
sentido de reduzir desperdícios, racionalizando os recursos humanos e tecnológicos. As
melhorias são constantes de acordo com as atividades e necessidade, revisão dos controles e
ou implantação de novos procedimento. Principalmente é apurado melhorias quando da
realização do inventário e constatado diferenças ocasionadas pela falta ou não atendimento
aos procedimentos e controles internos;
c) Programa sugestão de melhorias;
d) Através de reuniões mensais e sugestão individual;
e) A melhoria é constante, faz parte do dia-a-dia;
f) Através de avaliações dos indicadores de desempenho de cada área.
58
4.16 Análise dos impactos causados pela inexistência de acurácia
Conforme os responsáveis pelos controles dos estoques, segue as respostas das
empresas industriais de Joinville que indicaram os seguintes impactos sobre a inexistência de
acurácia nos controles dos estoques:
a) Em não havendo acuracidade nos estoques, a empresa estará sujeita a
perder mercado, isso acontece por que uma eventual divergência pode comprometer
diretamento o capital de giro da empresa fazendo com que tenha que captar recursos externos,
o que aumenta o custo da operação, e se a empresa repassar isso ao consumidor final
perderá competitividade no mercado, se absorver os custos diminuirá o seu lucro.
b) Porém é através do controle efetivo dos estoques que a empresa pode apurar diversas falhas
nos controles internos e falta de procedimentos.
c) Na falta de controles efetivos e constantes, podem ocorrer todos os tipos de desvios,
fraudes, roubos e principalmente pode levar uma empresa a falência sem necessidade de
roubos ou fraudes. Basta a empresa não controlar e comprovar a veracidade das quantidade,
valores em estoque e principalmente a efetiva transformação em recursos financeiros
(disponibilidade em caixa).
d) A empresa muitas vezes preocupa-se apenas em controlar a quantidade existente
(inventário físico), deixa de implantar uma gestão efetiva e independente nos itens em
estoques.
e) Está gestão efetiva inicia desde a entrada do produto até a saída, é preciso que o gestor
tenha independência para informar a diretoria sobre a situação real dos estoque (política de
estoque, estoque sem giro, obsoleto, produção fora da demanda projetada, falta de estoque e
outros).
59
f) Pode ser identificados desvios de recursos ou operações ilícitas (vendas sem nf), através da
apuração de estoque inicial mais compras menos vendas. Através desta simples matemática é
possível apurar possíveis irregularidades fiscais e ou gerenciais.
g) Infelizmente verifica-se que as empresas não estão tratando com a devida importância os
estoques, pois, observa-se a falta da efetiva gestão de estoque independente.
h) Constata-se que as empresas tem diretor ou gerente financeiro, mas são poucas ou raras as
empresas que tem diretor ou gerentes de estoques.
i) Este assunto devido a importância e relevância para as empresas é bastante longo, porém,
tenho a convicção de que é através da gestão efetiva de estoque que a empresa terá assegurado
os seus resultados econômicos e a sua instabilidade financeira.
j) Os indíces de liquidez (seca, geral, corrente) serão prejudicados.
l) O fato do estoque (valor) estar em desacordo com o físico pode ocasionar compras
desnecessárias no caso de estoque de matérias primas ou ainda o não atendimento adequado
ao cliente no caso de estoque de produtos acabados.
m) Com isto nossas vendas podem também ser prejudicadas em decorrência de nosso
atendimento inadequado.
n) Primeiramente facilidade maior de roubos, ( gerando prejuizos financeiros) outro fator é
distorções no custos, gerando com isso pagamento erroneos de impostos.
o) O principal impacto é a redução do lucro. Não havendo um controle eficaz dos estoques
consequentemente teremos um elevado gasto com o desperdício de materiais, que serão
lançados ao custo do produto. Desta forma, a atenção em relação ao estoque é de extrema
importância dentro da empresa para se alcançar uma eficiência de produção dentro da
empresa.
p) Aumento nos níveis de Estoques = Gerando desembolso desnecessário (fluxo de caixa)
q) Atraso nas entregas = Insatisfação do cliente.
60
r) Aumento nos custos diretamente ligados ao processo logístico da empresa (pessoas, espaço
físico, etc).
s) Produz-se (ou compra-se) o que não se precisa (o sistema de estoque informa que não
existe o item no estoque, quando existe)
t) Perde-se no resultado financeiro, pois quando produzimos ou compramos mais do que o
necessário, inflamos o estoque e temos que buscar dinheiro no mercado, dinheiro este que o
cliente não remunera.
u) No resultado econômico, pode-se perder vendas, por não se ter no estoque o item
demandado pelo cliente ou então entregar em atrasos, o que implica em perda de credibilidade
e de vendas futuras.
61
5 CONSIDERAÇÕES FINAIS
Neste capítulo são apresentadas as conclusões e recomendações da pesquisa, assim
como são apontadas as direções mais promissoras para a continuidade de pesquisa nesta área
de estudo.
A presente monografia teve o objetivo de diagnosticar e desenvolver um estudo para
avaliação da importância da acuracidade nos controles dos estoques. Quanto ao marco
referencial, foi realizada uma extensiva e atualizada revisão bibliográfica abordando diversos
aspectos relacionados ao controle dos estoques.
Atualmente, o ritmo das indústrias de Joinville é ditado pela competitividade em uma
acirrada busca pela vantagem competitiva através da qualidade, do preço e prazo de entrega.
Neste cenário torna-se cada vez mais importante o ambiente fabril das empresas, onde
a redução dos custos e a flexibilização dos processos são uma questão de sobrevivência.
No trabalho, identificam-se por meio da pesquisa de campo com empresas industriais
de Joinville, novas técnicas de controle na melhoria da acuracidade nos estoques.
Algumas empresas pesquisadas valorizam os bons resultados da acuracidade nos
estoques para aumentar a responsabilidade e o comprometimento dos usuários, através de um
programa de melhoria contínua nos processos, refletindo em indicadores de pagamentos de
bônus.
Ficou constatado na pesquisa que saber administrar corretamente os estoques é uma
forma de evitar o comprometimento de recursos financeiros da empresa, além de atingir o
ponto de equilíbrio entre as compras, vendas, recebimento e estoques.
Mas é importante ressaltar que, o termo acuracidade é assunto de reuniões e
treinamentos nas empresas para todos os colaboradores, principalmente para almoxarifes e os
funcionários da área de produção.
62
Dentre os resultados obtidos destaca-se a separação dos materiais com pouco giro dos
demais, a análise para o melhor aproveitamento e principalmente o histórico dessas
informações.
Avaliando os resultados do estudo, não é aconselhável o armazenamento no
almoxarifado de materiais que não constem nos registros do software de controle dos
estoques, pois dificulta os controles e também a tomada rápida de decisões.
Como recomendações para melhorias na acuracidade dos estoques, o almoxarifado
deve possuir condições para assegurar que o material adequado esteja em local correto quando
necessário, por meio da armazenagem de materiais, de acordo com normas adequadas
objetivando resguardar, além da preservação da qualidade, as exatas quantidades.
O recurso humano é o ponto chave na organização do almoxarifado, pois trata-se de
um dos maiores problemas aos recrutadores em admitir funcionários adequados para cada
função. A honestidade de um funcionário de almoxarifado deverá ser equivalente a um caixa
pagador de banco. Lealdade, confiança e disciplina são requisitos para os funcionários do
almoxarifado.
Há muito tempo atrás e até nos dias atuais, muitas empresas consideram o
almoxarifado como fundo de fábrica. Neste fundo de fábrica eram guardadas todas as sucatas,
tudo que era velho e fora de uso, e não havia uma característica específica de armazenamento
de materiais. Felizmente e para o bem destes, os grandes empresários deram maior
importância aos almoxarifados percebendo a sua importância dentro da empresa.
Para a maioria das empresas industriais, os estoques representam um dos ativos mais
expressivos da composição patrimonial.
Portanto, devem ser mantidos em bom estado, protegidos da ação do tempo, bem
como de ameaças menos naturais como furtos ou incêndios, conservados em boa ordem, para
que sejam facilmente localizados e mobilizados no momento de sua venda ou utilização.
63
É ideal que as auditorias, tanto externa e interna, trabalhem de forma integrada,
aplicando programas de prevenção e testes. Não será recomendável a utilização apenas da
auditoria externa, pois mesmo que esta identifique um problema com estoques, dificilmente
seus profissionais saberão lidar com o problema, já que lhes faltam subsídios de perícia
contábil para trabalhar com caso judicial.
Como contribuição para trabalhos futuros, sugere-se estudos que envolvam a análise
das melhores técnicas de gestão de estoque que buscam reduzir ou eliminar as faltas e
excessos de produtos. As faltas geram perdas nas vendas, descontentamento nos clientes, e
enfraquecimento do negócio; já os excessos trazem transtornos e perdas, por vencimento do
prazo de validade, além de complicar o fluxo de caixa do negócio.
Com referência ao problema sobre as alternativas que estão sendo aplicadas nas
empresas industriais de Joinville, para o equilíbrio do resultado financeiro através da eficácia
da acuracidade dos estoques, a pesquisa identificou com o auxílio da fundamentação teórica e
com os resultados dos questionários, algumas alternativas válidas na visão das empresas
questionadas. Dentre elas destacam-se: a) implantação de mais itens de Kanban; b)
treinamento com os funcionários sobre a importância da acuracidade; c) auditoria de materiais
(entrada, estoques e saída) d) mudanças no procedimento de inventário, sendo mais rígido; e)
atualização dos sistemas de manejo e controle dos estoques, dentro do sistema ERP; f)
programação correta do PCP e g) verificar o destino dos materiais obsoletos.
O objetivo geral e principal do trabalho consistiu em apresentar um estudo de
alternativas para auxiliar na maximização do lucro sobre o capital investido em materiais,
através da melhoria contínua da acuracidade nos controles dos estoques. Com as repostas
obtidas nos questionários, pode-se afirmar que tal objetivo foi atingido, visto que a análise dos
dados coletados no questionário apresenta tais sugestões de alternativas na visão das empresas
inseridas na amostra.
64
Ainda como complemento para atingir o objetivo geral, os objetivos específicos
apresentaram resultados que ajudam a confirmar as sugestões de alternativas de gestão para
controle dos estoques, com base na acurácia dos mesmos.
O objetivo específico de otimizar os investimentos em estoque também foi atingido.
Através da pesquisa de campo demonstrou-se a importância da gestão efetiva dos estoques.
Na busca pelo aumento do uso eficiente dos recursos das empresas, os responsáveis
pelos controles de estoques afirmam que estão preocupados com a política de estoques.
No objetivo específico que pretendia apresentar melhoria contínua nos controles
internos e na acurácia, a pesquisa apresentou várias ações que são utilizadas nas empresas
industriais de Joinville.
Para atingir a minimização da necessidade de capital investido, a sugestão é que as
empresas tenham um rígido controle sobre seu capital de giro.
Quanto ao objetivo de aumento de segurança nos locais de armazenamento dos
materiais, pôde-se concluir que as empresas estão aperfeiçoando suas ferramentas.
Esta pesquisa contribuiu para o autor, pois como colaborador da Docol Metais
Sanitários Ltda, exerce o cargo de auditor interno desde 2006. Entre as atribuições que vêm
exercendo nos últimos anos, está a de analisar informações e propor melhorias sobre a
acuracidade dos estoques. Trata-se de um tema de suma importância para o futuro profissional
de qualquer auditor interno.
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REFERÊNCIAS
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ANEXO A – QUESTIONÁRIO DE PESQUISA
Á INDÚSTRIA
Sr.
Responsável pelos Controles dos Estoques.
A fim de complementar a pesquisa que visa analisar a acuracidade nos controles dos
estoques das indústrias de Joinville, e considerando que tal estudo se reveste de importância
para nossa pós-graduação, solicito colaboração no sentido de fornecer respostas ao
questionário a seguir.
Informo que os resultados desta pesquisa serão disponibilizados à V. Sa e que os
dados fornecidos serão tratados de forma agregada, comparativa e informativa, com todas as
indústrias de Joinville, sem citar o nome da empresa.
Agradeço antecipadamente sua atenção, e sua colaboração ajudará em muito ao
alcance de meus objetivos.
Joinville/SC 07 de março de 2008.
______________________________
ANDRÉ VALDIR DA SILVA Pós-graduando em Auditoria
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QUESTIONÁRIO DE PESQUISA
1°) As diferenças de estoque são analisadas pelas áreas de: ( ) Almoxarifado ( ) Planejamento e Controle de Produção ( ) Auditoria Interna ( ) Auditoria Externa ( ) Outros (Especificar:) __________________________________ 2°) Quem é responsável por todos os almoxarifados? ( ) Gerente de Fábrica ( ) Supervisor de Almoxarifado ( ) Supervisor do Planejamento e Controle de Produção ( ) Outros (Especificar:) __________________________________ 3°) Existe transporte de material do almoxarifado até a linha de produção da empresa? ( ) Sim ( ) Não 4°) Os funcionários usuários do estoque conhecem sobre a importância da acuracidade nos controles dos estoques? ( ) Sim ( ) Não 5°) A empresa possui problema de identificação de materiais, com preenchimento incorreto da ficha de identificação? ( ) Sim ( ) Não 6°) A empresa possui material estocado fora do almoxarifado? ( ) Sim ( ) Não 7°) A empresa possui alarmes, câmeras e vigilantes nos almoxarifados? ( ) Sim ( ) Não 8°) A empresa após o inventário realiza uma reunião de apresentação dos resultados com todos os envolvidos no processo? ( ) Sim ( ) Não 9°) O inventário é realizado? ( ) Semestralmente ( ) Anualmente ( ) Outros (Especificar:) ___________________ 10°) A empresa possui normas de procedimentos internas para entrada e saída de material do almoxarifado? ( ) Sim ( ) Não 11°) As informações do controle de estoque são disponibilizadas a outras áreas usuárias, para auxílio na tomada de decisões? ( ) Sim ( ) Não 12°) O controle dos estoques assegura o suprimento de material as necessidades da empresa. ( ) Sim ( ) Não
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13°) A empresa realiza análises dos estoques obsoletos e promove o aproveitamento ou destinação desses itens? ( ) Sim ( ) Não 14º) Quais as ações que estão sendo implementadas na empresa para melhora da acuracidade nos controles dos estoques? R: 15º) É solicitado informações ao grupo de usuários dos estoques sobre a melhoria nos controles dos estoques? ( ) Sim ( ) Não Caso a resposta anterior tenha sido positiva de que forma é feita essa solicitação? R:
