ORGANIZAÇÃO, SISTEMAS E MÉTODOS

ANÁLISE DE PROCESSOSFLUXOGRAMAS

I. INTRODUÇÃO

Todo e qualquer processo, tanto administrativo quanto operacional, tem um fluxo das operações de entrada, processamento e saída. Esse fluxo envolve, além dessas operações, as áreas da organização envolvidas, os recursos humanos e materiais, os custos relativos a esses recursos, o volume de trabalho, os tempos de execução, a documentação que tramita pelo mesmo e a tecnologia de informação utilizada.

Todas essas variáveis, que devem ser detectadas por ocasião do levantamento, constituem objetos da etapa de análise e redesenho do processo, prevista na metodologia.

A análise do processo atual deve começar pela análise crítica do levantamento, visando verificar se nada foi omitido e se todas as questões relativas à atitude interrogativa foram devidamente respondidas. Em seguida, deve ser elaborado um diagrama, ou uma representação gráfica, do fluxo do processo atual. Esse diagrama, denominado fluxograma, permite uma visão completa do fluxo, de maneira clara e precisa, facilitando a análise da situação atual.

II. CONCEITO

O termo fluxograma vem do inglês flow-chart (flow=fluxo+chart=gráfico).

Fluxograma é uma técnica de representação gráfica que se utiliza símbolos previamente convencionados, permitindo a descrição clara e precisa do fluxo, ou seqüência, de um trabalho, de forma analítica, caracterizando as operações, os responsáveis e ou as unidades organizacionais envolvidas no processo.

III.ASPECTOS

Por intermédio do fluxograma, podemos demonstrar os seguintes aspectos de um fluxo de processo:

Quais operações são realizadas; Onde são realizadas as operações; Quem as executa; Quais as entradas e saídas; Qual o fluxo das informações; Quais os recursos empregados no processo; Quais os custos parciais e totais; Qual o volume de trabalho; e Qual o tempo de execução, tanto parcial quanto total.

IV. VANTAGENS

Podemos destacar as seguintes vantagens principais:

Descreve qualquer tipo de processo, mesmo os mais complexos; Permite visão ampla de todo o processo que está sendo estudado; Descreve o funcionamento de todos os componentes do processo; Possibilita a verificação, de maneira clara e precisa, das falhas de

funcionamento, dos gargalos, da duplicidade de procedimentos e de outros problemas oriundos do processo em estudo;

Não permite a dupla interpretação, graças à padronização dos símbolos que são utilizados;

Possibilita a análise e a proposição de modificações, visando à melhoria do processo;

Permite fácil atualização.

V.METODOLOGIA DE ELABORAÇÃO DE FLUXOGRAMAS

A elaboração de um fluxograma deve ser precedida de uma pesquisa minuciosa junto as Unidades Organizacionais em exame, fazendo um levantamento dos passos que envolvem o trabalho, desde o operador inicial até o final, passando, inclusive, pelos formulários envolvidos no processo.

Dessa forma, é importante que a elaboração e análise de um fluxograma siga as seguintes etapas:

OBJETIVO

Definir o objetivo do sistema, que justifique a elaboração de um fluxo;

LEVANTAMENTO PRELIMINAR

Planejamento (cronograma);

Levantamento e leitura dos documentos existentes;

Levantamento da legislação, se houver;

Contato com usuário (conversa informal)

LEVANTAMENTO DE DADOS)

Questionário, entrevista, leitura de manuais, etc.

ELABORAÇÃO DO FLUXO ( Situação atual)

PROPOSTA

Fluxograma representativo da situação atual atual;

Descrição das falhas;

Proposta (fluxograma, formulários);

Teste, simulação para verificar distorções;

Apresentação clara e objetiva para a Unidade Organizacional interessada;

APROVAÇÃO

Formalização (documentação e manuais);

IMPLANTAÇÃO

Planejamento

Treinamento

ACOMPANHAMENTO

VI. INFORMAÇÕES BÁSICAS REPRESENTADAS EM UM FLUXOGRAMA

O tipo de operações e trâmites que integram o circuito de informações; o sentido de circulação ou fluxo de informação; as unidade organizacionais onde se realizam as operações

VII. ANÁLISE DA ROTINA PELO FLUXOGRAMA

Pontos básicos:

o que é feito. Para que serve; necessidade real da fase que está sendo analisada ( influência no

resultado final da rotina analisada); local onde a fase está sendo realizada e a conveniência de manter ou

alterar o local, objetivando maior simplificação da rotina; o momento (quando) esta fase é realizada e se a sua seqüência está

corretamente fixada; quais os responsáveis pela sua execução e se a delegação de

competência está correta; a forma como a fase está sendo executada.

VIII. TIPOS DE FLUXOGRAMAS

Existem, basicamente, dois tipos: o fluxograma vertical e o horizontal com suas variações.

1. Fluxograma vertical

Trata-se do fluxograma mais utilizado no estudo de processos produtivos, do tipo linha de produção, no qual se pode dividir um grande processo em vários outros, mais simples, com poucas áreas envolvidas e com número restrito de operações que se encaixam nos símbolos, previamente, estabelecidos pelo fluxograma. Podemos, também, utiliza-lo em processos administrativos, desde que feitas as devidas adequações.

Esse tipo de fluxograma pode ser impresso como formulário padronizado e é constituído de símbolos e convenções pré-impressos em colunas verticais.

O fluxograma vertical tem como vantagens a rapidez de preenchimento (uma vez que se trata de um formulário impresso padronizado), a clareza na apresentação e a facilidade de leitura.

2. Fluxograma horizontal

Esse tipo de fluxograma procura descrever um processo de maneira horizontal. Tanto a elaboração quanto a leitura são feitas como se estivesse escrevendo

Operação ou análise Cliente:

Execução ou conferência Processo:

Demora Atual ( ) ou Proposta ( )

Arquivo Provisório Estudado por:

Arquivo Definitivo

Transporte Data:

Nº

123456789

1011

Símbolos

Sím

bo

los

FLUXOGRAMA VERTICAL

To

tais

Unidade Organizacional

Descrição

ou lendo, ou seja, da esquerda para a direita, utilizando símbolos e convenções previamente definidos. Existem duas variáveis desse tipo de fluxograma, o descritivo e o de colunas.

a. Fluxograma horizontal descritivo

Trata-se de um fluxograma que descreve o fluxo de atividades, dos

documentos e das informações que circulam em um processo, por meio de

símbolos padronizados.

A elaboração é feita como se estivesse escrevendo, só que no lugar de

somente palavras são utilizados símbolos e palavras que permitem a descrição

do fluxo do processo de maneira clara e precisa.

b. Fluxograma horizontal de colunas

Esse tipo de fluxograma difere do descritivo no que se refere à maneira de representar graficamente as áreas envolvidas no processo. Elas são apresentadas em colunas, o que permite que se tenha uma visão completa, clara e precisa de tudo o que acontece em determinada área, demonstra a circulação de documentos ou informações através de áreas de responsabilidade.

Demonstra ainda , através da simbologia adotada, que tipos de decisões ou operações se realizam ao longo de um processo, bem como evidencia o funcionamento de um sistema.

IX. TÉCNICAS DE DESENHO DE FLUXOGRAMAS

Podemos desenhar um fluxograma manualmente ou com a utilização de softwares que rodam em microcomputadores, oferecendo uma gama muito grande de recursos que nos ajudam na elaboração de um fluxo de processo.

1. Desenhando um fluxograma manualmente

No fluxograma vertical, como se trata de formulário impresso, o desenho do fluxo está restrito ao preenchimento de alguns campos.

A elaboração, ou desenho de um fluxograma horizontal, tanto o descritivo como o de colunas requer algumas regras básicas:

O papel quadriculado é o mais adequado, pois facilita o traçado de linhas horizontais e verticais;

Dispor de gabaritos, que correspondem a réguas que contêm os símbolos convencionais;

Os símbolos devem ter tamanhos e formas bem uniformes e guardar a devida proporção entre si;

O tamanho do desenho do fluxo varia de acordo com a complexidade do processo em estudo, e o tamanho ideal é aquele que permite visualizar o processo sem grandes movimentos, tanto lateral como verticalmente;

O desenho deve ser feito da esquerda para a direita e de cima para baixo, como se estivesse escrevendo;

Deve-se utilizar lápis, ou lapiseira, pois permitem alterações mais rápidas, bastando para isso apagar o que se deseja modificar;

O desenho deve reservar espaços para identificação do fluxograma, ou seja: nome da empresa, processo, data, versão e executante.

2. Desenhando um fluxograma com o uso da informática

A informática dispõe de vários softwares que permitem o desenho de fluxograma, possibilitando ganho de produtividade muito grande.

Como referencial podemos citar os seguintes softwares:

Visio Standard: software destinado à elaboração de variados desenhos técnicos;

FlowChart: software específico para desenho de fluxogramas; Process Chart: software específico para análise e desenho de

processos. Excel, PowerPoint e Word: são softwares que possuem recursos que

permitem o desenho de fluxograma com a utilização de símbolos que são padrões mundiais;

X. SIMBOLOGIA UTILIZADA NOS FLUXOGRAMAS HORIZONTAIS

XI. BIBLIOGRAFIA

D’ASCENÇÃO Luiz Calor – Organização, Sistemas e Métodos – São Paulo, Atlas: 2001

ARAÚJO Luis César – Organização, Sistemas e Métodos – São Paulo, Atlas: 2001

CURY, Antônio – Organização e Métodos – Uma Visão Holística

OLIVEIRA, Djalma de Pinho Rebouças – Sistemas, Organização e Métodos