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ANEXO C – Atividade corrente prevista

ATIVIDADE CORRENTE 2015

Por força da Lei Orgânica do Ministério das Finanças, do estatuto orgânico da SGMF, atento

o novo modelo organizacional do Ministério das Finanças, concretizado nas Leis do

Orçamento de Estado para 2013 e 2014 e, previsto também na proposta de Lei do

Orçamento de Estado para 2015, à Secretaria-Geral do Ministério das Finanças estão

cometidas competências de coordenação orçamental no âmbito do Programa 003 –

Finanças e Administração Pública e de gestão centralizada de recursos humanos e

patrimoniais.

A necessidade de garantir eficácia da resposta no tratamento dos processos relativos às

responsabilidades e atribuições das unidades nucleares e flexíveis da SGMF, torna crítico o

planeamento da atividade corrente a desenvolver e a distribuição do trabalho pelas equipas

e por cada um dos colaboradores, com a sua previsível afetação a cada processo,

promovendo assim a sua responsabilização e facilitando a avaliação do desempenho.

Estes elementos, adiante apresentados, pretendem identificar e quantificar sumariamente os

processos desenvolvidos e os respetivos destinatários ou clientes.


DIREÇÃO DE SERVIÇOS DE INOVAÇÃO E QUALIDADE (DSIQ)

DIRETORA DE SERVIÇOS Regina Lopes

SÍNTESE DAS ATRIBUIÇÕES E COMPETÊNCIAS DA UNIDADE ORGÂNICA

a) Estudar, propor e coordenar a implementação de medidas de inovação e qualidade, bem como de métricas

que permitam o seu controlo e gestão; b) Preparar a elaboração dos instrumentos de apoio à implementação do ciclo anual de gestão, nomeadamente o plano e relatório anual de atividades da SG; c) Assegurar as atividades relativas ao sistema de avaliação da SGMF, em articulação com o GPEARI; d) Articular com a Entidade de Serviços Partilhados da Administração Pública, I. P., e com o CEGER, a realização de projetos nas áreas de responsabilidade da SGMF e assegurar a gestão da rede local e dos recursos tecnológicos que lhe estejam afetos; e) Assegurar o apoio aos gabinetes dos membros do Governo e às demais unidades da Secretaria -Geral na

gestão e operacionalização dos recursos informáticos que lhes estejam afetos; f) Assegurar o estudo e implantação de aplicações e a adoção de soluções informáticas, garantindo a sua compatibilidade e eficiência; g) Gerir a exploração dos serviços de Internet, intranet e extranet; h) Estudar e apresentar medidas de simplificação e racionalização dos processos, procedimentos e circuitos administrativos, fomentando, nomeadamente, o recurso às tecnologias de informação e comunicações, com vista a uma maior eficácia na prestação de serviços; i) Propor, desenvolver e coordenar a formação e aperfeiçoamento profissional dos recursos humanos da

Secretaria--Geral; j) Identificar as necessidades de formação e aperfeiçoamento profissional e elaborar o programa anual de formação, numa perspetiva integrada, com vista ao enquadramento e desenvolvimento dos recursos humanos, bem como o respetivo relatório anual.

PROCESSOS – CARACTERIZAÇÃO SUMÁRIA Quantificação/Destinatários

PROCESSOS IDENTIFICAÇÃO DOS DESTINATÁRIOS (“clientes”) Clientes Internos N º Clientes Externos Nº

Nº de processos internos

6 Direções de Serviços /Divisões da SGMF

9

Nº de processos externos

Nº de processos mistos

(internos e externos)

6 Direções de Serviços /Divisões da SGMF

9 Gabinetes Governamentais; Comissões e Organismos MF

15

TOTAL 12 TOTAL 18 TOTAL 15

OPERACIONALIZAÇÂO DAS COMPETÊNCIAS DA UNIDADE ORGÂNICA PROCESSOS DESENVOLVIDOS POR ÁREAS DE ATIVIDADE

ÀREA DE ATIVIDADE

Processo nº

Listagem e descrição dos principais processos relativos à atividade corrente (agregados por macro atividades)

Destinatário(s)/ cliente(s)

Internos Externos Suporte técnico (Helpdesk)

1 Suporte técnico aos utilizadores Assegurar o apoio às demais unidades da Secretaria-Geral; Gabinetes dos membros do Governo e Comissões na gestão e operação dos recursos de informáticos que lhes estejam afetos

X X

Planeamento e Estratégia

2 Preparar a elaboração dos instrumentos de apoio ao ciclo anual de gestão, nomeadamente o plano e relatório anual de atividades da SG e relatórios das atividades de formação

Elaborar indicadores chave de atividade e de desempenho;

X X

Avaliação de Desempenho Institucional

3 Proceder à avaliação do desempenho institucional da Secretaria-Geral e colaborar com os serviços do MF nesta matéria

X X


Serviços Partilhados (Suporte)

4 Articular com a Entidade dos Serviços Partilhados e com o CEGER, a realização de projetos nas áreas de responsabilidade da SGMF

X X

Administração de Sistemas

5 Gerir a exploração dos serviços de Internet, intranet e extranet; Gerir os vários sistemas de informação internos

X X

Administração de Infraestruturas

6 Gerir o Centro de Processamento de dados X

Simplificação de processos

7 Estudar e apresentar medidas de simplificação e racionalização dos processos, procedimentos e circuitos administrativos; Assegurar o estudo e implantação de aplicações e a adoção de soluções informáticas, garantindo a sua compatibilidade e eficiência

X

Gestão da Formação

8 Propor, desenvolver e coordenar a política de formação e aperfeiçoamento profissional da Secretaria-Geral; Elaborar Diagnóstico de necessidades anual/tratº de dados/plano de frequência de ações de formação para o PA anual; organização e controlo da execução das ações internas e externas; recolha e tratº de dados para vários relatórios Elaborar e executar os planos anuais e plurianuais de formação associados, quer a planos de atividades, quer a processos de mudança que ocorram, tendo em conta a prévia identificação das necessidades específicas de cada unidade orgânica; Definir metodologias de avaliação das ações deformação e aperfeiçoamento profissional, em articulação com outros serviços da Secretaria-Geral; Apoiar os serviços na preparação e realização de ações de formação técnica especializada;

X X

Inovação e Qualidade

9 Estudar, propor e coordenar a implementação de medidas de inovação e qualidade, bem como de métricas que permitam o seu controlo e gestão

X

Planear e organizar a rotina diária e mensal do Departamento, providenciando pelo cumprimento dos compromissos agendados

10

Organizar a agenda, efetuando a marcação de reuniões, entrevistas e outros compromissos; Organizar reuniões, elaborando listas de participantes, convocatórias, preparando documentação de apoio e providenciando pela disponibilização e preparação do local da sua realização, incluindo o equipamento de apoio; Executar tarefas inerentes à gestão e organização do secretariado bem como se suporte aos serviços

X

Gestão 11 Assegurar a gestão dos recursos humanos, materiais e financeiros da DS.

X

Gestão e Acompanhamento de Projetos

12 Aplicação de conhecimentos, capacidades, ferramentas e técnicas nas atividades do projeto para se atingir o objetivo

X X

RECURSOS HUMANOS: AFETAÇÃO À ATIVIDADE CORRENTE PREVISTA

Cargo ou Categoria Processo(s) nº Total (%) afetação

Diretora de Serviços 1,2,3,4,5,6,7,8,9,10,11,12 70

Especialista de Informática 1,4,5,6,7,9,11,12 60 (A recrutar)

Especialista de Informática 1,4,5,6,9,11,12 80

Técnico de Informática 1,4,5,6,9 80

Técnico de Informática 1,4,5,6,9 100

Técnico de Informática 1,4,5,9 60

Técnico Superior 2,3,8,9,12 80

Especialista de Informática 1,2,3,7,9,12 60

Assistente Técnico 1,4,5,8,10,12 90


Observações Existe a necessidade de efetuar uma alteração do mapa de pessoal da Secretaria-Geral do Ministério

das Finanças para conseguir dar cumprimento às atribuições e competências da Unidade Orgânica.

Na carreira de regime especial de pessoal de informática, o acréscimo de um posto de trabalho na

carreira de Especialista de Informática e o acréscimo de um posto de trabalho na carreira de Técnico

de Informática.

Tal alteração justifica-se com a necessidade de assegurar, em regime de permanência, o apoio

informático aos Gabinetes dos membros do Governo, à SGMF e às comissões que entretanto foram

criadas.


DIREÇÃO DE SERVIÇOS DE GESTÃO DE RECURSOS HUMANOS E FINANCEIROS (DGRHF)

DIRETOR(A) DE SERVIÇOS

DIVISÃO DE GESTÃO DE RECURSOS HUMANOS (DGRH) CHEFE DE DIVISÃO Rute Pinto


Assegurar a prossecução das ações necessárias à gestão e administração de recursos humanos da GAF e AG

(LOE 2014, artigos 24º a 28.º) e a órgãos e estruturas afetas à SG. Elaborar os instrumentos de gestão de

recursos humanos da SG e transversais do Ministério no que concerne ao SIADAP, ao Balanço Social e ao

SIOE. Assegurar o processamento de remunerações e outros abonos ao pessoal da GAF e AG, bem como dos

órgãos, e outras estruturas do MF a que a SG presta apoio. Promover a análise dos processos resultantes de

acidentes de trabalho e doenças profissionais e o respetivo processamento de despesa. Praticar os atos de

administração relativos ao pessoal oriundo do QEI, QGA e em funções transitórias em Macau. Assegurar o

serviço de entrada e distribuição da correspondência da SG e o serviço de expedição da correspondência dos

Gabinetes Governamentais, bem como dos órgãos, e outras estruturas do MF a que a SG presta apoio.




Unidades orgânicas da Secretaria-Geral; Trabalhadores da SG

4




Unidades orgânicas da Secretaria-Geral; Trabalhadores da SG

30

AG GAF Órgãos e outras estruturas do MF a que a SG presta apoio; ESPAP, I.P. Serviços e organismos do MF. Todos os serviços, organismos e entidades da Administração Pública Central Trabalhadores de outros serviços

TOTAL TOTAL 34 TOTAL


ÀREA DE ATIVIDADE

Processo nº



Internos Externos Recrutamento, Seleção, Progressão e Mobilidade

1 Assegurar os procedimentos inerentes ao processo de seleção e recrutamento de Recursos Humanos quer por procedimento concursal quer por mobilidade interna, designadamente Inserção na BEP, consulta no SigaME, publicações e promoção do cabimento da despesa.

X X

Avaliação de Desempenho

2 Promover e organizar o processo de aplicação do SIADAP 2 e 3 no âmbito da SG, elaborar informação para apoio à decisão nesta matéria (prémios de desempenho e reposicionamento por opção gestionária) e assegurar funções de help desk. Elaborar relatório síntese da aplicação do sistema de avaliação na SG e no MF.

X

Informação de Gestão RH

3 Elaborar o balanço social da SG e o balanço social consolidado do MF.

X X



4 Elaborar informação de apoio à gestão, designadamente mapas mensais dos postos de trabalho da SG, mapas de pessoal dos Gabinetes Governamentais na área das Finanças, mapa do pessoal de direção superior do MF e mapa estatístico referente a trabalho extraordinário na SG.

X

5 Proceder ao carregamento periódico obrigatório no Sistema de Informação de Organização do Estado (SIOE) dos dados relativos a Recursos Humanos da responsabilidade da SG.

X X

6 Gerir e atualizar a informação a disponibilizar na intranet e na página eletrónica da SG, no âmbito da gestão e administração de pessoal.

X X

Atendimento 7 Assegurar o atendimento presencial, telefónico e por correio

eletrónico do pessoal da GAF e AG, e do pessoal em funções em órgãos ou estruturas a que a SG presta apoio.

X X

Prestação, Suspensão e Cessação do Trabalho

8 Registar no Fabasoft, Nexus e GERHUP e controlar a assiduidade do pessoal da SG. Registar e controlar a assiduidade do pessoal da GAF, AG e dos órgãos do MF a que a SG presta apoio, bem como o trabalho extraordinário do pessoal da GAF e dos órgãos do MF a que a SG presta apoio em GERHUP. Assegurar os procedimentos inerentes a pedidos de acumulação de férias da GAF e AG. Elaborar o plano anual de férias.

X X

Processos, Registos e Meios de Identificação

9 Organizar e manter atualizados os processos individuais dos dirigentes e trabalhadores da GAF e AG, bem como do pessoal em órgãos ou outras estruturas a que a SG presta apoio.

X X

Publicações Oficiais

10 Assegurar e controlar os procedimentos necessários aos pedidos de publicação em Diário da República, provenientes da GAF, no âmbito das competências transitadas para a SG (LOE 2014) e da AG.

X X


11 Assegurar contagens de tempo de serviço, notas biográficas do pessoal da GAF ou a esta afeto (oriundo do QEI, QGA e em funções transitórias em Macau), da AG e de órgãos ou outras estruturas a que a SG presta apoio.

X X

Prestação, Suspensão e Cessação do Trabalho

12 Instruir os processos para submissão à junta médica e aposentação de pessoal da GAF ou afeto à SG.

X X


13 Emitir certidões e declarações tendo por base os documentos existentes nos serviços. Elaborar declarações de conteúdo funcional tendo por base descrição validada pelos responsáveis hierárquicos.

X X

14 Manter atualizadas as aplicações informáticas existentes, designadamente GERHUP, Seg. Social (DRI e DRM) e ficheiros CGA (RCI).

X X

15 Elaborar termos de posse e de aceitação do pessoal da SG e termos ou autos de posse de pessoal de direção superior do MFAP, cuja posse seja conferida pelo membro do Governo responsável pelas Finanças.

X X

Recrutamento, Seleção, Progressão e Mobilidade

16 Elaborar os contratos de trabalho em funções públicas com pessoal da GAF.

X X


17 Promover a inscrição, reinscrição e cessação de trabalhadores e pessoal dirigente da GAF, em SME, em funções transitórias em Macau, do pessoal da AG e de outros órgãos ou estruturas a que a SG presta apoio, junto da ADSE, CGA, Seg. Social, bem como assegurar respetiva receção, distribuição e devolução dos cartões dos beneficiários.

X X

Proteção na Saúde

18 Assegurar a expedição de comprovativos de despesas de saúde à ADSE para efeitos de processamento de reembolso do pessoal da GAF e AG.

X X


19 Rececionar, analisar, responder ou reencaminhar correspondência dos cidadãos, nos termos do C.P.A.

X X


Remunerações, Abonos e Descontos

20 Elaborar guias de vencimento, guias de reposição, bem como as declarações para efeitos de IRS. Comunicar mensalmente, às diversas entidades competentes os descontos dos trabalhadores, bem como os pagamentos resultantes de indemnizações no âmbito de processos judiciais, nos quais o Estado português foi condenado.

X X

21 Elaborar e tratar os processos com pedido de informação, formulados pelos tribunais e solicitadores de execução fiscal e penhoras, relativamente a pessoal da GAF, AG, a esta afeto ou outro.

X X

22 Assegurar o processamento das remunerações e outros abonos do pessoal da GAF, da AG, e dos órgãos e outras estruturas a que a SG presta apoio.

X X

Proteção na Saúde

23 Instruir e processar os abonos decorrentes da aplicação dos regimes de proteção social.

X X

Remunerações, Abonos e Descontos

24 Elaborar os mapas necessários aos projetos de orçamento de pessoal

X X

Expediente

25 Assegurar a receção, classificação, registo e distribuição interna da correspondência entrada na SG. Assegurar a receção, registo e expedição de correspondência da SG, dos Gabinetes governamentais da área das Finanças, órgãos ou outras estruturas a que a SG presta apoio, através da elaboração de guias multiprodutos dos CTT.

X X

Acidentes de Trabalho e Doenças Profissionais

26 Assegurar a receção, registo e distribuição dos processos de acidentes de trabalho e doenças profissionais na aplicação informática Fabasoft. Assegurar o registo na aplicação informática “Gestão de Processos de acidentes de trabalho” e arquivo (corrente e intermédio) dos processos de acidentes de trabalho e doenças profissionais da responsabilidade da SGMF.

X

27 Proceder à análise dos processos de acidentes de trabalho e doenças profissionais e processar as correspondentes despesas, bem como elaborar declarações para efeitos de IRS.

X X

28 Elaborar mapas estatísticos mensais sobre o movimento de processos de acidentes de trabalho e doenças profissionais.

X

29 Assegurar o atendimento presencial e telefónico das situações de acidente de trabalho ou doenças profissionais.

X X

30 Assegurar resposta às questões referentes a acidentes de trabalho e doenças profissionais colocadas via Masterlink e correio eletrónico.

X X


31 Assegurar todos os procedimentos administrativos relativos à administração de pessoal afeto à SG (oriundo do QEI e QGA e pessoal em funções transitória em Macau).

X X

32 Executar os procedimentos inerentes ao regresso à atividade de pessoal oriundo do QEI e QGA e em funções transitórias em Macau.

X X

33 Assegurar a expedição de correspondência referente aos processos de trabalhadores afetos à SG (QEI, QGA e pessoal em funções transitórias em Macau). Assegurar arquivo (corrente e intermédio) dos processos individuais dos trabalhadores afetos à SG.

X X


34 Disponibilizar informação de gestão “via eletrónica” aos Gabinetes Governamentais (Extranet)

X X




Chefe de Divisão 1 a 7;24;34 40 (1;2)

Técnico Superior 1;4 a 7;16;34 80 (2)

Técnico Superior 1;4 a 7;16;34 95(2)

Técnico Superior 1;4 a 7;16;34 95 (2)

Técnico Superior 1 a 3;7;11;16 e 17; 31 a 33 95 (2)

Técnico Superior 1 a 3;7;11;16 e 17; 31 a 33 95 (2)

Técnico Superior 27 a 30 98 (2)




Assistente Técnico 26;30 100

Assistente Técnico 26;30 100

Coordenador Técnico 7;19 e 20;22 a 24 50 (2;3)

Assistente Técnico 7 a 9; 10 a 14; 17 e 18; 21 a 23 100

Assistente Técnico 7 a 9; 10 a 14; 17 e 18; 21 a 23 98 (2)







Assistente Técnico 7 a 15; 17 e 18; 20 a 23 98(2)

Assistente Técnico 7 a 15; 17 e 18; 20 a 23 100

Assistente Técnico 7 a 15; 17 e 18; 20 a 23 100

Assistente Técnico 7;19; 25 100



Assistente Operacional 25 100

Observações 1) Assegurar outras funções inerentes ao cargo de direção intermédia.

2) Assegurar outras funções, designadamente de júri de procedimentos concursais;

3) Assegura funções inerentes ao cargo de coordenação técnica;


DIREÇÃO DE SERVIÇOS DE GESTÃO DE RECURSOS HUMANOS E FINANCEIROS (DGRHF)


DIVISÃO DE PLANEAMENTO E GESTÃO FINANCEIRA (DPGF) CHEFE DE DIVISÃO Paula Leal








14 Direções de Serviço e Divisões (unidades orgânicas da SG)

10 Gabinetes Governamentais do MF; Apoio a Comissões; Organismos da Centralização dos Serviços; Direção Geral do Orçamento (DGO); Tribunal de Contas (TC); Instituto de Gestão da Tesouraria e do Crédito Público (IGCP); eSPap; Entidades do MF (coordenação do P003

38



ÀREA DE ATIVIDADE

Processo nº



Internos Externos

Coordenação do Programa

003 1

Proposta de Orçamento de Estado do Ministério das Finanças: -Analisar as necessidades orçamentais financiadas por receitas gerais; -Preparação do Quadro Plurianual de Programação Orçamental -Proceder à divulgação dos “plafonds” dos orçamentos aos diversos serviços do MF; -Informar os indicadores, definidos politicamente, de economia, eficiência e eficácia do programa, nomeadamente os respetivos objetivos e metas; -Proceder à repartição regionalizada ao nível de Nomenclatura de Unidade Territorial, do PO; -Assegurar a fiabilidade da informação; -Prestar a informação estabelecida anualmente.

X X


Coordenação do Programa 003

2

Acompanhamento da execução orçamental dos serviços: -Acompanhar e prestar esclarecimentos sobre os objetivos, indicadores e metas do Programa 003 – Finanças e Administração Pública; -Apresentar, mensalmente, a projeção de despesa para o conjunto do programa, incluindo a validação das previsões mensais dos respetivos organismos; -Analisar os desvios de execução, relativamente ao programado, elaborando para o efeito um relatório do programa, o qual deve incluir análise dos riscos da execução orçamental para o conjunto do ano; -Emitir parecer prévio sobre a inscrição de novas medidas, projetos e reinscrições de projetos; -Propor as alterações indispensáveis ao cumprimento dos objetivos do programa orçamental, tendo em conta as competências definidas na lei; -Emitir parecer prévio sobre as alterações orçamentais que careçam de autorização do membro do Governo responsável pela área das finanças ou do membro do Governo da tutela; -Distribuição mensal, pelas diversas entidades do PO, do limite de FD de Receitas Gerais (RG), oportunamente comunicado pela DGO. -Validação dos FD das entidades que integram o PO (no âmbito da aplicação da LCPA), até ao décimo dia útil de cada mês em articulação com registo submetido pelas entidades; -Informação sobre o grau de realização de medidas de política; -Acompanhamento do reporte da execução física dos projetos das entidades do PO; -Elaboração relatórios de execução, do PO, explicitando os resultados obtidos face aos objetivos e metas traçadas e os recursos utilizados, de acordo com o determinado na LEO;

X X

3

Preparar o documento técnico de apoio ao relatório previsto na da LEO (contendo os indicadores de resultados respeitante à execução do PO de acordo com os modelos de relato a disponibilizar pela DGO).

X X

Centralização dos Serviços

4

Elaborar as propostas de orçamentos da Secretaria Geral, Gabinetes Governamentais, Comissões, Sistema de Mobilidade Interna e Investimento da Secretaria Geral e correspondente carregamento na Plataforma SIGO/SOE de todas as propostas de orçamentos, da responsabilidade da Secretaria Geral

X X

5 Elaborar relatórios de execução orçamental; Acompanhar e avaliar a execução material e financeira dos orçamentos

X X

6

Acompanhar a execução das candidaturas comunitárias da SGMF; Auditar internamente os documentos de despesa suportados pelos projetos comunitários; Apresentar os pedidos de pagamento comunitários; Garantir, atempadamente, o financiamento comunitário

X X

7 Registar cabimentos e pagamentos, no GERFIP; Conferir e processar documentos de despesa, dos orçamentos da responsabilidade da SG

X X

8

Emitir, registar e expedir guias de reposição; Constituir, reconstituir e liquidar fundos de maneio; Propor alterações orçamentais e antecipação de duodécimos;

Elaborar propostas com vista à racionalização e rentabilização dos recursos financeiros

X X

9

Gerir os fundos de maneio; Manter atualizado o registo dos movimentos de caixa; Arquivar os documentos comprovativos da receita cobrada e talões de depósito; Elaborar guias de receita e respetivo lançamento no GERFIP; Proceder aos pedidos de adiantamento/reembolso dos fundos comunitários; Manter atualizadas as contas correntes do “Homebanking

X X


10

Elaborar pedidos de libertação de créditos – PLC’s; Pedidos de autorização de pagamentos – PAP’s; Emitir e expedir avisos de pagamentos aos interessados

X X

11 Proceder ao pagamento das retenções; Apurar o IRS, conferir e emitir as respetivas declarações para os interessados.

X X

12 Prestar a informação determinada pelo Decreto de Execução Orçamental e Circular da DGO X X

13

Acompanhar a execução orçamental dos orçamentos da responsabilidade da SGMF, dando conhecimento mensal das previsões orçamentais e propor as alterações orçamentais e reforços necessários.

X X

Prestação de Contas 14

Elaborar as Contas de Gerência referentes aos orçamentos dos Gabinetes Governamentais, da Secretaria Geral e demais organismos a quem a SG presta apoio

X X



Chefe de Divisão Todos os processos 60

Técnica Superior 1,2,3,6 90

Técnica Superior 1,2,3,5 90

Técnico Superior 4,5,7,8,9,10,11,13,14 90

Técnico Superior 4,5,6,7,8,9,10,11,12,13,14 90

Técnica Superior 4,5,7,8,9,10,11,13 90



Técnica Superior 4,5,7,8,9,10,11,13 90

Assistente Técnica 4,6,7,8,9,10,11 100

Assistente Técnica 4,7,8,9,10,11 100




DIREÇÃO DE SERVIÇOSDE APOIO JURÍDICO E CONTENCIOSO (DSAJC)

DIRETOR(A) DE SERVIÇOS Virgínia Silva


Assegurar o apoio técnico-jurídico e contencioso aos gabinetes dos membros do Governo integrados no MF e aos demais órgãos, serviços, comissões e grupos de trabalho nele integrados que não disponham de meios apropriados.




1 SGMF 2


1 TRIBUNAIS 27



1 Outras entidades, Serviços do MF e Outras Tutelas

25



ÀREA DE ATIVIDADE

Processo nº



Internos Externos Emissão de pareceres, informações e notas

1 Processo de análise técnico-jurídica, de natureza administrativa 2 25

Patrocínio judiciário

2 Processo de natureza contenciosa que corre termos em Tribunal 27

Expediente Emissão de pareceres, informações e notas

3 Registo de entradas e saídas eletrónicas e sua inserção no fluxo processual do fabasoft; criação de processos *2

60

1 Processo de análise técnico-jurídica, de natureza administrativa *1

2 25



Diretora de Serviços Coordenação, 1, 2 30, 40, 30

Técnico Superior 1, 2 20, 80




Técnico Superior *3 1, 2 20, 80



Assistente Técnico 3 100



Observações

*1 Processos de indemnização e pagamento de compensação por rescisão de vínculo

*2 As duas assistentes técnicas asseguram todo o registo e acompanhamento do movimento

processual seja interno seja junto dos tribunais, bem como o processamento de indemnizações e a

emissão de mandatos forenses e de DUCs, acompanhamento de trânsito em julgado, emissão de

notas de custas de parte e cobrança das mesmas, voluntária e judicial, acompanhamento da execução

do PA e do QUAR/BSC e elaboração de mapas estatísticos relativos às várias vertentes de gestão da

DSAJC.

*3 postos de trabalho vagos a preencher por OPE ou Concurso público, procedimentos já propostos


DIREÇÃO DE SERVIÇOS DE ARQUIVOS E DOCUMENTAÇÂO (DSAD)


DIVISÃO DE ARQUIVOS (DA) CHEFE DE DIVISÃO Ana Maria Gaspar


Organizar e gerir a Biblioteca Central e o Arquivo Contemporâneo do Ministério das Finanças, garantindo a

recolha, conservação, tratamento e disponibilização dos fundos bibliográficos e documentais.

Prestar apoio técnico aos serviços do Ministério das Finanças na área da documentação e da informação




1 Direções de Serviços e Divisões da SG

7


6 Gabinetes governamentais, organismos do MF, organismos da AP, cidadãos



11 Direções de Serviços e Divisões da SG

Gabinetes governamentais, organismos do MF, organismos da AP, cidadãos

TOTAL 18 TOTAL TOTAL


ÀREA DE ATIVIDADE

Processo nº



Internos Externos

Arquivo e Biblioteca

1 Gestão e manutenção do Arquivo e da Biblioteca Digital - Controlo de qualidade das imagens, associação das imagens a metadados, criação de obras digitais, disponibilização das imagens na Internet.

X X

2 Atividades administrativas - gestão de requisições de material e de serviços, elaboração da documentação administrativa, encaminhamento de pedidos de informação, organização do arquivo corrente da DSAD.

X X

Biblioteca 3 Atendimento dos utilizadores na Sala de Leitura - pesquisa e disponibilização da informação bibliográfica. Gestão dos empréstimos das publicações e controlo das devoluções. Apoio à pesquisa em bases de dados especializadas.

X X

4 Gestão do Catálogo Central - Tratamento bibliográfico da documentação, catalogação, indexação, cotação e armazenamento da documentação entrada por compra, oferta e permuta.

X X

5 Gestão e manutenção do DIGESTO – Sistema Integrado de Tratamento da Informação Jurídica (Diplomas emitidos pelo MF na 2.ª Série do DR).

X X

6 Partilha de conteúdos digitais em plataformas internacionais – Biblioteca Nacional de Portugal, Registo nacional de objetos digitais para difusão na Europeana (Biblioteca Digital Europeia).

X


7 Elaboração trimestral do Boletim Biblioteca Central (BBC) divulgação da documentação entrada na BC e colaboração em atividades que visam divulgar a documentação e informação.

X

8 Gestão de conteúdos da página da SG na Internet - atualização e introdução de novos conteúdos.

X X

Arquivo 9 Atendimento dos utilizadores - resposta às solicitações feitas por organismos do MF e pelo público em geral, por diversos meios: email, telefone ou presencialmente

X X

10 Descrição arquivística da documentação – introdução de registos descritivos na base de dados InfoGest/ArqGest.

X X

11 Transferência de suportes da documentação: papel/ microfilme; papel/digital e microfilme/digital.

X

12 Controlo de qualidade dos microfilmes - controlo físico, ótico e químico dos fotogramas de acordo com as regras e preceitos definidos nas normas internacionais.

X

13 Controlo de qualidade das imagens digitalizadas – garante da fiabilidade e autenticidade da informação relativamente aos documentos originais.

X

14 Organização e tratamento documental da documentação incorporada no ACMF.

X X

15 Tratamento arquivístico da documentação do arquivo intermédio da SGMF - aplicação da portaria de seleção e avaliação aos documentos da SGMF.

X

16 Cooperação com entidades das áreas de Arquivo – colaboração com a DGLAB e outros organismos com vista à elaboração de instrumentos técnicos e uniformização de procedimentos.

X X

17 Prestação de apoio e orientação técnica na área dos arquivos às direções de serviços da SGMF e aos organismos do MF que os solicitem.

X X

18 Elaboração trimestral de uma newsletter – divulgação de atividades desenvolvidas e informação documental.

X



Chefe de Divisão 2, 9, 16, 17 71

Técnico Superior 1, 9, 10, 11, 13, 14 90

Técnico Superior 1, 9, 10, 11, 13, 14, 18 80

Técnico Superior 1, 9, 10, 11, 13, 14, 15, 16 90

Técnico Superior 1, 3, 5, 11, 13 80

Técnico Superior 5, 8, 9, 10, 14, 15, 16, 17 100

Técnico Superior 1, 3, 4, 6 70

Assistente Técnico 2, 3, 4, 7 100


Assistente Técnico 1, 10 100

Assistente Técnico 1, 11, 12, 13 100

Assistente Técnico 1, 9, 10, 11, 14 100


DIREÇÃO DE SERVIÇOS DE INFORMAÇÃO E RELAÇÕES PÙBLICAS (DSIRP)

DIRETOR(A) DE SERVIÇOS Maria de Jesus Ramalho


Elaborar e distribuir a revista de imprensa. Assegurar a organização, coordenação e acompanhamento dos atos sociais, viagens, reuniões e cerimónias promovidas pelos membros do Governo, incluindo as organizadas no âmbito do PAEF. Apoiar os organismos do Ministério das Finanças, quer ao nível da organização logística de reuniões e eventos, como também na disponibilização de informação. Assegurar a informação ao cidadão e a receção e acompanhamento das individualidades em visita ao Ministério. Promover ações de responsabilidade social/cultural.




1 Secretaria-geral 1


6 Gabinetes e público em geral NA



14 Secretaria-geral 1 Gabinetes, organismos do MF e da Administração Pública e público em geral

NA

TOTAL 21 TOTAL TOTAL NA


ÀREA DE ATIVIDADE

Processo nº



Internos Externos Atendimento da central telefónica

1 Atendimento e encaminhamento de chamadas telefónicas: Central telefónica

X X

Reprografia e encadernação

2 Serviço de Reprografia X X

3 Serviço de Encadernação X X

Assegurar a organização dos atos sociais

4 Apoio Audiovisual a reuniões X X

Assegurar serviço de receção dos gabinetes

5 Acompanhamento de individualidades em deslocação aos gabinetes ou a cerimónias

X

6 Identificação e encaminhamento de jornalistas X

7 Identificação e encaminhamento de pessoal em serviço de assistência técnica

X

8 Receção da correspondência entregue na área governamental X

Atender sugestões 9 Encaminhamento, acompanhamento e avaliação das solicitações e reclamações via Internet do exterior para os organismos competentes

X

Organização de atividades várias

10 Ações de responsabilidade social/cultural Ações de sensibilização na área da Saúde

X X

Preservar património cultural

11 Gestão do património artístico X X


Divulgar informação no MF

12 Informação de carácter geral X X

13 Documentos oficiais X X

Recolher, organizar e divulgar informação do MF

14 Coordenação e distribuição do Anuário X X

15 Listas de contactos da SG, organismos e gabinetes governamentais

X X

16 Flashnews X

Recolher e difundir informação noticiosa de interesse para o Ministério

17 Elaborar e distribuir a revista de imprensa nacional e estrangeira X X

Difundir informação lúdica de interesse para os trabalhadores

18 Elaborar e distribuir o programa de fim de semana X X

Organizar estada dos membros do Governo no estrangeiro

19 Organização de viagens X X

Organizar a estada de personalidades em visita a Portugal

20 Organização das visitas a Portugal de individualidades e missões estrangeiras

X

Assegurar a organização dos atos sociais

21 Organização e apoio de reuniões, atos sociais e cerimónias oficiais

X X

13 Documentos oficiais

X X



Diretora de Serviços 10-11-14-20-21;Gestão 5-5-5-5-20-60

3 Assistentes Operacionais 1 3*100

Assistente Técnico 2-3-4-21 5-5-70-20

3 Assistentes Técnicos 5-6-7-8-21 3*100(50-5-5-10-30)

Assistente Operacional 5-6-7-8-21 50-5-5-10-30

Assistente Técnica 5 -12-13-17-19-20-21 10-5-5-5-45-5-25

2 Assistentes Técnicas 5-12-13-15-17-19-20-21 2*100(5-5-5-5-5-45-5-25)

Técnica Superior 9-13-14-17-18-19-20-21 15-5-25-5-15-20-5-10

Técnica Superior* 10-11-16-17 10-80-5-5

Observações

*Esta técnica superior, que regressou da mobilidade no GPEARI, estará de licença de maternidade a partir do final de março


UNIDADE MINISTERIAL DE COMPRAS (UMC)

DIRETOR DE SERVIÇOS João Baptista


A UMC tem como principal função, a aquisição centralizada de bens e serviços para todos os serviços da

administração direta e indireta do Estado, integrados no Ministério.

Compete ainda, à UMC:

- Conduzir os procedimentos para a formação de contratos públicos para os organismos integrados no

Ministério das Finanças;

- Proceder à agregação de necessidades relativas aos bens móveis e serviços abrangidos pelas categorias

definidas pela Portaria n.º 772/2008, de 6 de Agosto, na redação que lhe foi dada pela Portaria n.º 420/2009, de

20 de Abril, efetuando a sua contratação centralizada;

- Funcionar como apoio de primeira linha dentro do Ministério relativamente aos Acordos Quadro ou outros

contratos públicos celebrados pela Entidade de Serviços Partilhados da Administração Pública - ESPAP;

- Efetuar a agregação de informação de compras ao nível do Ministério, nos moldes definidos pela ESPAP;

- Pugnar pelo cabal e pontual cumprimento contratual;

- Promover uma efetiva poupança na despesa pública, designadamente através da redução de custos unitários

face a anteriores termos contratuais.







SGMF-GAF 1

GMEF, GSEAF, GSEAO, GSEAP, GSET, GSEF, ADSE, ESPAP, AT, IGCP, INA, SSAP.

12

TOTAL TOTAL TOTAL


ÀREA DE ATIVIDADE

Processo nº



Internos Externos

Contratação Pública Centralizada

1 Funcionar como apoio de primeira linha dentro do Ministério relativamente aos Acordos Quadro ou outros contratos públicos celebrados pela Entidade de Serviços Partilhados da Administração Pública – ESPAP

X X

2 Abertura e tramitação dos procedimentos aquisitivos de bens e serviços programados (a) e ainda aqueles que, no decurso de 2014,venham a revelar-se necessitados de contratação centralizada no âmbito do MF

X X

Apoio aos organismos

3 Gestão e apoio aos organismos no âmbito da utilização das plataformas de contratação e transacional

X X

4 Prestar apoio técnico e conduzir procedimentos de aquisição vários na sequência de requisições dos Gabinetes Governamentais chegadas à Secretaria-Geral.

X X




Diretor de Serviços Todos 100

Técnico Superior Todos 100



Observações

(a) Procedimentos, a enquadrar no AQ vigente, programados para lançamento em 2015 e para

estudo e preparação para lançamento posterior

1. Procedimento aquisitivo de papel de fotocópia e impressão

2. Procedimento aquisitivo de consumíveis de impressão

3. Procedimento aquisitivo de serviço móvel terrestre

4. Procedimento aquisitivo de material de economato

5. Procedimento aquisitivo de produtos de higiene e limpeza

6. Procedimento aquisitivo de equipamento informático

7. Procedimento aquisitivo de mobiliário de escritório

8. Procedimento aquisitivo de plataforma transacional integrada

9. Procedimento aquisitivo de eletricidade em Média e Alta Tensão

10. Procedimento aquisitivo de licenciamento de software

11. Procedimento aquisitivo de Virtual Private Network (VPN do MF)


DIVISÃO DE GESTÃO DE APROVISIONAMENTO E PATRIMÓNIO (DGAP)

CHEFE DE DIVISÃO Conceição Ribeiro


Compete à DGAP:

promover a gestão racional, adequada e segura às necessidades humanas e materiais de conservação,

reparação e manutenção, do património e imobilizado afecto à SGMF, aos Gabinetes e aos organismos da

GAF de acordo com as políticas superiormente determinadas, aplicando critérios de economia, eficiência e

eficácia;

a aquisição dos bens e serviços necessários e a gestão e manutenção do parque de viaturas e serviços de

telecomunicações;

aquisições de bens, serviços e empreitadas de conservação e reabilitação dos edifícios do MF;

monitorizar o ciclo de vida dos contratos celebrados pela SGMF, aos Gabinetes e aos organismos da GAF

gestão da segurança e limpeza das instalações do edifício sede do MF;

a gestão da segurança de pessoas e bens no edifício

o cadastro do todo o imobilizado afecto à SGMF, aos Gabinetes e aos organismos da GAF

acompanhar e controlar o PGPI através da UGP e garantir o cumprimento do princípio de onerosidade;

promover o Programa Eco AP através da implementação do Plano de eficiência energético e hídrico para o

edifício sede do MF.




Direções de Serviços e Unidades orgânicas da SGMF 7


Gabinetes Ministeriais, comissões, grupos de trabalhos e todos os serviços do MF

20



Direções de Serviços e Unidades orgânicas da SGMF

7

Gabinetes Ministeriais, comissões, grupos de trabalho e todos os serviços do MF

20

TOTAL TOTAL TOTAL


ÀREA DE ATIVIDADE

Processo nº



Internos Externos Gestão e manutenção das instalações

1 Gerir, manter, conservar, reparar e beneficiar o património (móvel e imóvel) afecto à SGMF e aos Gabinetes, bem como os espaços comuns do edifício sede do MF (limpeza, segurança, manutenção áreas verdes, etc), do Arquivo contemporâneo e das instalações das Comissões, a quem presta apoio.

X X

Património imobiliário do MF

2 Acompanhamento e controlo do Programa de gestão do Património imobiliário do MF Manter actualizado o SIIE Acompanhamento da aplicação do princípio da onerosidade

X X


Aquisição de bens, serviços e empreitadas

3 Planear e realizar todos os procedimentos aquisitivos de bens e serviços para a SGMF, para os Gabinetes, comissões e grupos de trabalho dentro e fora dos Acordos Quadro; Elaborar todos os procedimentos administrativos e financeiros tendentes a aquisições (incluindo as centralizadas) em Gerfip Gerir administrativa e economicamente todos os procedimentos de aquisição de bens e serviços e de obras públicas, em conformidade com as disposições legais; Planear, realizar e fiscalizar empreitadas de conservação e beneficiação do edifício sede do MF e do Arquivo Contemporâneo;

X X

Gestão dos Contratos

4 Controlar do ciclo de vida dos contratos celebrados pela SGMF, pelos Gabinetes e pelas Comissões a quem presta apoio; Negociar condições mais vantajosas para a organização, no âmbito das consultas efectuadas e dos procedimentos de aquisição aprovados, em aplicação dos métodos e técnicas de mercado concorrência; Elaborar o plano anual/trienal de compras públicas

X X

Gestão de Frota e do parqueamento

5 Manter actualizado o PVE Gerir o parque de veículos afectos à SGMF, aos Gabinetes e às Comissões a quem presta apoio (manutenções, seguros, inspeções, acidentes, contratos AOV, aquisições, etc); Gerir o espaço de estacionamento existente no edifício sede do MF (controlo, emissão de cartões de acesso, etc); Elaborar mapas mensais de manutenção de viaturas (combustíveis e reparações) para os Gabinetes e para a SGMF

X X

Comunicações 6 Gerir e controlar os contratos de comunicações fixas, fixas-móveis, móveis e dados da SGMF, dos Gabinetes e das Comissões a quem presta apoio, bem como dos respetivos equipamentos Elaborar mapas mensais de comunicações para os Gabinetes

X X

Eco-AP 7 Dinamizar e verificar as medidas comportamentais de eficiência energética no edifício sede do MF Elaborar mapa de consumo energético e hídrico do edifício Manter atualizado o Barómetro do programa Eco-AP

X X

Reprografia 8 Assegurar os serviços de reprografia da área governamental

X

Cadastro 9 Manter actualizado o cadastro e inventário dos bens móveis

afetos à SGMF, aos gabinetes governamentais e a quaisquer outras entidades às quais presta apoio

X X

Economato 10 Receber e assegurar a armazenagem do material de economato em condições adequadas; Gerir os stocks e encomendas de materiais; Manter actualizado o inventário do material em stock Recepcionar os pedidos através de requisições internas; Fornecer e entregar os pedidos; Elaborar mensalmente relatório de consumos economato e de fotocopiadores para as unidades orgânicas da SGMF, para os

Gabinetes e a quaisquer outras entidades às quais presta apoio

X X

Controlo da legalidade das aquisições

11 Elaborar relatórios para a ESPAP, I.P. Publicitar relatórios BaseGov Relatórios de comunicação de adjudicações feitas com parecer genérico Pedidos de Parecer ao SEAP Pedidos de excepção à ESPAP, I.P. Pedidos de assunção de compromissos plurianuais; Pedidos de aquisição nas rubricas”congeladas” Pedidos de parecer à AMA, I.P.

X

Apoio 12 Prestar apoio logístico aos Gabinetes e organismos da GAF X X

Segurança pessoas e bens

13 Gestão do Plano de Emergência Interno X X



Cargo ou Categoria Processo(s) nº Total (%) afectação

Chefe de Divisão 1 a 13 100

Técnico Superior 2, 3, 4, 7,11,13 100

Técnico Superior 3,4,11 100


Técnico Superior 1,3 100

Técnico Superior 1,3,7,13 100





Coordenador Técnico 1,3,4,8, 9, 10,11,12 100

Coordenador Técnico 3,4,5, 6, 100

Assistente Técnico 3,4 100

Assistente Técnico 1,3,9,10,12 100

Assistente Técnico 1,3,4,12 100






Assistente Operacional 1,7,12 100

Assistente Operacional 1,12 100



Assistente Operacional 8,12 100

ANEXO C Atividade corrente prevista -ANEXO C - Atividade Corre… · ATIVIDADE CORRENTE 2015 Por...

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