Antonio Moacir Nunes dos Santos

TECNICAS E ALGUMAS NO<;OES BAslCAS ARQUIViSTICAS PARA

ORGANIZA<;Ao DE UM ARQUIVO GERAL E HISTORICO EM UMA

EMPRESA

Monografia apresentada ao Curso deEspecializ8r;80 em Pedagogia da GestaoEmpresarial, da Pro ~ Reitcria de P6s- Graduar;:ao,Pesquisa e Extensao, da Universidade Tuiuti doParana, como requisito parcial de obten980 dotitulo de especialista sob a orienta9ao da ProFOlga Maria Silva Mattos.

Curitiba2004

SUMARIO

122.12.22.2.12.2.22.2.32.2.42.2.52.2.62.333.13.1.13.1.23.1.33.1.43.1.53.1.63.1.73.1.83.1.93.1.103.1.113.23.2.13.2.23.2.33.2.43.2.53.2.63.344.14.24.2.14.2.24.2.34.2.44.2.54.2.6

INTRODUCAo ..DOCUMENTOS ..DOCUMENTOS ..ORDENS CLASSIFICATORIAS ....Ordem Alfabetica ..Ordem CronoI6gica ..Ordem Geografica..Ordem Tematica ..Ordem Numerica ..Ordem de Alfabeta9iio ..REGRAS CLASSIFICATORIAS ...ARQUIVOS E INSTALACOES ..ARQUIVO ..Tipos de Arquivos ..Publicos.Institucionais ...Comerciais .Pessoais ....Sistemas de arquivos ...Idade dos arquivos ..Cicio de vida dos arquivos ..Arquivo Corrente au de Gestae ..Arquivo Intermediario ..ArquivD Permanente ..INSTALACOESLocalizal'ao ....IIuminal'ao ..Arejamento ..Hjgieniza~o ....DisposiC;Elo ..Seguranya ..GESTAO DOCUMENTAL E SUAS PRINCIPAlS FASES ...ARQUIVOLOGIA ....AREAS DE ATUACAO ..DEFINICAo DA ARQUIVOLOGIA..Formato ...Natureza das informac;6es contidas nos arquivos ..Genera ..Tipo de Documento ..Recursos Humanos ....Recursos Materiais ..

911111212121212121313181819191919192020212121212222222222222223272828292930303132

5 ORGANIZA<;AO DE UM ARQUIVO.. 335.1 PLANO DE CLASSIFICAc;:Ao E TIPOLOGIA DOCUMENTAL... 335.2 ROTINAS ARQUIViSTICAS... 375.3 PLANO E DESTINO DOS DOCUMENTOS... 386 PARALELO ENTRE BIBLIOTECAS E ARQUIVOS... 406.1 MODOS QUE SE ORIGINAM OS ARQUIVOS E AS BIBLIOTECAS... 406.2 METODOS AVALIATIVOS... 416.3 METODOS CLASSIFICATORIOS... 416.4 METODOS DESCRITIVOS... 427 CONSERVA<;AO E RESTAURA<;AO EM BIBLIOTECAS E 43

ARQUIVOS ...7.1 DANOS FisICOS............. 447.2 DANOS BIOLOGICOS... 457.3 DANOS QUiMICOS... 458 RESTAURAyAO DOCUMENTAL ARQUIViSTICO E 47

BIBLIOTECARIO ...8.1 RESTAURAc;:AO.. 478.2 AMOSTRAGEM DO PH.. 488.3 RESTAURAc;:Ao DE UM DOCUMENTO OU DE UMA OBRA DE 50

ARTE.... . .9 TERMINOLOGIA ARQUIVisTICA.. 5110 TABELA DE TEMPORALIDADE.. 6411 CONSIDERAC;:OES FINAlS.. 70

REFERENCIAS... 72

'\.

RESUMO

o proposito deste trabalho e refietir a respeito da situa9ilo dos arquivos das entidadesprivadas, particulares e dos 6rg805 governamentais, pois a maiaria naD usa a praticaarquivfsticas em suas empresas. Com 0 avan~o das novas tecnoiogias e programas desoftware altarnente competentes, as empresa esqueceram da essencia e a importElnciade urn Arquivo, elas acham que naD precisam mais de Arquivos e nem de pessoalespecializados para esse trabalho. Pais enganam -se, naD quere dizer que com issasou contra esses novos avanc;os tecnologicos, acho muito importante para 0desenvolvimento empresarial, naD visando somente as entidades mas tudo 0 que possarelacionar au no que S8 refere a utilizac;:ao de tecnologias avam;adas mas,principal mente na utilizac;:ao dos recurSQS oferecidos pelos avan90s da propria ciencia.o objetivo, desta pesquisa e que venha a bordar uma proposta para 0 melhoramentoarquivisticos e uma melhor organizac;ao documental nas entidades empresariais. Quevenha a ser de fundamental importiincia para a historia, centrado no conceito de tempohistorico e seguindo os seus proprios paradigmas. Por isso, e importante nos situarmosna respectiva abordagem deste trabalho e dar continuidade no sentido da promoyaode uma mudan9a estrategica e radical, baseando-se em ensinamentos arquivisticosutilizando suas leis que os sustentam, formas de arquiva9Bo usar modelos pad roespara documentos, definir as temporalidades dos documentos e simplificando-os paraque nao venham tomar espa90s ffsicos nas entidades. Dessa forma, ao mesmo tempoestaremos contribuindo para uma melhoria continua da Gestao Documental ou mesmopara a preservac;ao dos Arquivos e dos acervos empresariais, para uma melhorinterpreta9ao dos acontecimentos, fatos e atos historicos de uma empresa, com issopode-se estimular as pesquisas documentais de forma segura e precisa sem perdera historia que a criou no passado sobrevivendo no presente e seguindo enfrente paraalcan9ar 0 futuro sem cometer os erros do passado, e cada uma delas lute por seusinteresses arquivisticos e acervos documentais, somente assim poderao relacionar-secom 0 mundo globalizado e informatizado, mas com sua caracteristica propria daHistoria. A metodologia usado para a pesquisa foi 0 universe documental vinculadosaos sistemas arquivisticos e a uma gestao documentaL A coleta de dados foi realizadapor meios bibliograficos, Internet, revistas e jornais informativos. Os dados obtidospermitiram tra98r 0 perfil dos arquivos das entidades privadas, particulares e dos orgilosgovernamentais. As informa9oes coletadas ofereceram os subsidios necessarios para 0

desenvolvimento da pesquisa. As informa9oes recebidas foram complementadas com apesquisa em fontes secundarias, acessando as bases de dados nacionais eestrangeiras, pelos processos manual e eletronico. Para concluir e cumprir ospropositos desta pesquisa, acredito que a missao dos arquivos e de fundamentalimportilncia para a historia de quaisquer entidades privadas, particulares e dos 6rgaosgovernamentais existe em nosso meio. Nao poderia deixar de falar tambem dasbibliotecas existentes, onde guardam historias e obras de valores incalculaveis e,oferecendo todos os tipos necessarios de conhecimento aos seus leitores.Palavras Chave: Documentos, Arquivo, Entidades, Acervos ,Gestao Documental

INTRODU!;;Ao

Na arquivistica, ha uma grande deficiencia de pessoal despreparado e tam-

bern de recursos financeiros para uma organiz8yao total de documentos au methor

S8 dizendo: para que guardar S8 nunca vamos utilizar? mas nao podemos nos es-

quecer que no futuro, ou mesmo no presente podemos dar urn passe importante

para atender methor as pesquisas e as principais beneficios para entidades ou qual-

quer atividades que envolvam decis6es rapid as, menor burocracia, dinamiz8yaO dos

procedimentos administrativDS, otimiz89ao do espayo fisico, mether organiz8<;:ao do

acerva documental, acesso rapido, facH e segura aos documentos e as informayoes

contidas das entidades.

A presente pesquisa tern como objetivo primeiramente obter 0 titulo de espe-

cialista, tendo como ponto de partida a area documental das entidades privadas,

particulares e dos 6rgaos governamentais, que possuam politicas da gestao da in-

formac;ao documental arquivistica, ou a quem possa interessar.

o objetivo e de poder ajudar as entidades, mostrando a importancia de uma

melhor organizac;ao documental durante suas atividades executadas pelas mesmas.

Essa noc;ao basica de organizac;oes documentais, refere-se principalmente em ar-

rumac;ao arquivisticas administrativas que muitas vezes nao se dao importancia para

as mesmas. Nessas noc;oes basicas e especificas sobre a organizac;ao de Arquivos,

ou Gestao Documental, como sera chamada e oferecida para entidades, sejam elas

privadas, federais, municipais, estaduais au melhor qualquer entidade que possa ter

como metas uma hist6ria para contar no futuro.

A pesquisa tambem foi elaborada para apresentar conceitos basicos utiliza-

dos em arquivos, uma forma de contribuir para as organizac;oes arquivisticas, inclu-

indo noc;oes de preparac;ao de pIanos de classificac;ao e destinac;aa de documentos

e retinas de arquivamento para uma melhoria continua dentro da mesma, visando

atender as deficiemcias existentes na gestao de documentos e no seu cicio de vida,

desde sua existencia, passando para seus primeiros passos pela empresa fazendo e

acontecendo em suas atividades de recebimento, registro, cadastramento, tram ita-

9130,expedi9ao, classificac;ao, recuperac;ao ate chegar em seu destino final.

Sabe-se que a arquivologia a metodos de classifica,ao divisao documental

importantissimo para os setores administrativo e essas fases sao divididas em Ar-

quivo Corrente ou de Gestao, Arquivo Intermediario e Arquivo Permanente sendo

que esta ultima fase do arquivo tern 0 poder e destino final dos documentos ou

guarda-Io por tempo indeterminado.

2 DOCUMENTOS

Para dar continuidade a pesquisa e entender a organizar melhor as arquivos

dentro de uma entidade au qualquer lugar que possa interessar, e necessaria que S8

tenha conhecimentos do que vern a ser Documentos e Arquivos e como funcionam

esses metodos de classificayao e ordenac;ao documental.

Essa classificayao e ordenac;ao existem algumas regras a serem seguidas,

durante a desenvolvimento do trabalho veremos as metodos basicos para que isso

ocorra satisfatoriamente sendo assim, as documento deve seguir dentro de caixas-

arquivo au pastas e estas serao levadas para 0 Arquivo, outra necessidade que de-

vera ser observada e a escolha da forma de ordenac;:ao que dependera muito da

natureza documental. Os metodos mais usados existentes sao a Ordem Alfabetica,

Ordem Cronol6gica, Ordem Geografica, Ordem Tematica, Ordem Numerica e Ordem

de Alfabeta9ao

2.1 DOCUMENTOS

E a unidade constituida pelas informa(foes referenciais au dados obtidos du-

rante a longo cicio de vida de uma empresa privada, governamental au estatal, as

documentos tambem podem ser classificados de simples e composto.

Exemplos de documentos simples: (relat6rios empresariais, fichas de cadas-

tros de funcionarios, cadastros de clientes, atendimento ao cliente, ficha ou cadastro

de paciente de uma clinica ou hospital ou de qualquer genero onde haja uma ativi-

dade) Exemplos de documentos Compostos (Processos de qualquer natureza, nor-

mas ou leis que regem ou regularizam para 0 bern empresarial, governamental es-

tatal e institucional elc ... ).

2.2 ORDENS CLASSIFICATORIAS

2.2.1 Ordem Alfabetica

Classificac;:ao dos documentos par ordem alfabetica rigorosa au em pastas de

acordo com a sequencia das letras do alfabeto e podendo ser tambem em enciclo-

pedico e dicionario isso a, quando S8 trata de alguns assuntos.

2.2.2 Ordem Cronol6gica

Classificac;ao dos documentos em caixas-arquivo e pastas dependendo de

sua temporalidade para ou extinc;aopermanente.

2.2.3 Ordem Geogn;fica

Classificalfao par unidades territoriais (paises, estados, municipios, distritos,

bairros e Qutras), seguindo sempre as mesmas metod os.

2.2.4 Ordem Tematica

Por classificayoes tematicas au de acordo com assuntos que envolvem a ins-

tituiyao au empresa.

2.2.5 Ordem Numerica

Classificayao de acordo com a seqiiencia numerica atribuida aos docu-

mentos. Oepende de um indice auxiliar para busca de dados.

2.2.6 Ordem de alfabeta,ao

E a arquivamento per names e obedece a 13 regras, chamadas regras de al-

fabetayao, que denominam, as names de pessoas fisicas S8 houver sobrenomes

iguais, prevalece a ordem alfabetica do pronome, Sobrenomes compostos de urn

substantiv~ e um adjetivo ou ligados por hifen nao se separam.

Os sobrenomes farmadas com as palavras Santa, Santo ou Sao seguem a

regra dos sobrenomes compostos par urn adjetivo e urn substantivo. As iniciais

abreviadas par pronomes tern precedencia na classificayao de sobrenomes iguais.

Mas estas regras podem ser mudadas para melhor servir a empresa, des-

de que 0 arquivista ou 0 profissional respons8vel observe sempre 0 mesmo criteria e

faya as mudanyas necessarias para evitar duvidas futuras. Vamos as regras.

2.3 REGRAS CLASSIFICATORIAS

De acordo com Neire de Rossio Martins, em NO<f6es Basicas para Organiza-

,ao de Arquivos Ativos ou Semi-Ativos (1986), Campinas SP, as regras classificato-

rias sao:

1 - Nos names de pessoas fisicas, considera-se 0 ultimo sobrenome e depois 0 pro-

nome.

Exemplo: Joao Barbosa; Pedro Alvares Cabral

Arquivam-se: Barbosa, Joao; Cabral, Pedro Alvares

Obs.: Se houver sobrenomes iguais, prevalece a ordem alfabetica do pro nome.

Exemplo: Anibal Teixeira; Marilda Teixeira; Paulo Teixeira; Vitor Teixeira.

Arquivam-se: Teixeira, Anibal; Teixeira, Marilda; Teixeira, Paulo; Teixeira, Vitar.

'-.

2 - Sobrenomes compostos de um substantivo e um adjetivo au ligados par hifen

nao se separam.

Exemplo: Camilo Castelo Branco; Paulo Monte Verde; Heitor Villa-Lobos

Arquivam-se: Castelo Branco, Camilo; Monte Verde, Paulo; Villa-Lobos, Heitor.

3 - Os sobrenomes formados com as palavras Santa, Santo au Sao seguem a regra

dos sobrenomes compostos por urn adjetivo e urn substantivo.

Exemplo: Waldemar Santa Rita; Luciano Santo Cristo; Carlos Sao Paulo.

Arquivam-se: Santa Rita, Waldemar; Santo Cristo, Luciano; Sao Paulo, Carlos.

4 - As iniciais abreviativas de pro names tern precedencia na classificac;ao de sobre-

nomes iguais.

Exemplo: J. Vieira; Jonas Vieira; Jose Vieira.

Arquivam-se: Vieira, J; Vieira, Jonas; Vieira, Jose;

5 - Os artigos e preposi'toes tais como a, 0, de, d', da, do, e, um, uma, nao sao con-

siderados (ver tambem regra n' 9).

Exemplo: Pedro de Almeida; Ricardo d'Andrade; Lucia da Camara; Arnalda do Cou-

to. Arquivam-se: Almeida, Pedro de; Andrade, Ricardo d'; Camara, Lucia da; Couto,

Arnalda do.

6 - Os sobrenomes que exprimem grau de parentesco como Filho, Junior, Neto, So-

brinhos sao considerados parte integrante do ultimo sobrenome, mais nao sao con-

siderados na ordena'tao alfabetica.

Exemplo: Antonio Almeida Filho; Paulo Ribeiro Junior; Joaquim Vasconcelos Sobri-

nho; Henrique Viana Neto.

Arquivam-se: Almeida Filho, Antonio; Ribeiro Junior, Paulo; Vasconcelos Sobrinho,

Joaquim; Viana Neto, Henrique.

Obs. Os graus de parentesco s6 serao considerados na alfabeta'tao quando servi-

rem de elemenlo de dislin9ao.

Exemplo: Jorge de Abreu Sobrinho; Jorge de Abreu Neto; Jorge de Abreu Filho

Arquivam-se: Abreu Filho, Jorge; Abreu Neto, Jorge; Abreu Sobrinho, Jorge

7 - Os titulos nao sao considerados na alfabeta'tao. Sao colocados ap6s a nome

completo, entre parenteses.

Exemplo: Ministro Milton Campos; Professor Andre Ferreira; General Paulo Pereira;

Dr. Paulo Teixeira.

Arquivam-se: Campos, Milton (Ministro); Ferreira, Andre (Professor); Pereira, Paulo

(General); Teixeira, Pedro (Dr.).

8 - Os nomes estrangeiros sao considerados pelo ultimo sabre nome, salvo nos ca-

sos de nomes espanhois e orientais (ver tambem regras nO10 e 11).

Exemplo: Georges Aubert; Winston Churchill; Paul Muller; Jorge Schmidt.

Arquivam-se: Aubert, Georges; Churchill, Winston; Muller, Paul; Schmidt, Jorge.

9 - As particulas dos names estrangeiros padem au nao ser consideradas. 0 mais

comum e considera-Ias como parte integrante do nome, quando escritas com letra

maiuscula.

Exemplo: Giulio di Capri; Esteban De Penedo; Charles Du Pont; John Mac Adam;

Gordon O'Brien

Arquivam-se: Capri, Giulio dl; De Penedo, Esteban; Du Pont, Charles; Mac Adam,

John; O'Brien, Gordon.

10 - Os names espanh6is sao registrados pelo penultimo sobrenome, que corres-

ponde ao sabre nome da familia do pai.

Exemplo: Jose de Oviedo y Banos; Francisco de Pina de Melia; Angel del Arco y

Molinero; Antonio de los Rios.

Arquivam-se: Arco y Molinero, Angel del; Oviedo y Banos, Jose de; Pina de Melia,

Francisco de; Rios, Antonio de los

11 - Os names orientais japoneses, chineses e arabes sao registrados como S8

apresentam.

Exemplo: AI Ben-Hur; Li Yutang

Arquivam-se: AI Ben-Hur; Li Yutang

12 - Os nomes de firmas, empresas, instituic;oes e 6rg805 governamentais devem

ser transcritos como S8 apresentam, nao S8 considerando, porem para fins de orde-

naltao, as artigos e preposic;5es que S8 constituern. Admite-se, para facilitar a orde-

nayao, que as artigos iniciais sejam colocados entre par€mteses apos a nome.

Exemplo: Embratel; Alvaro Ramos & Cia; Funda9ao Getulio Vargas; A Colegial;

The Library of Congress; Companhia Progresso Guanabara; Barbosa Santos Ltda.

Arquivam-se: Alvaro Ramos & Cia; Barbosa Santos Ltda; Colegial (A); Companhia

Progresso Guanabara; Embratel; Funda9ao Getulio Vargas; Library of Congress

(The)

13 - Nos titulos de congressos, conferencias, reuniees, assembleias e assemelha-

dos os numeros arabicos, romanos au escritos par extenso deverao aparecer no fim,

entre parenteses.

Exemplo: II Conferencia de Pintura Moderna; Quinto Congresso de Geografia;

3'. Congresso de Geologia;

Arquivam-se: Conferencia de Pintura Moderna (II); Congresso de Geografia (Quinto);

Congresso de Geologia (3.')

Estas regras podem ser alteradas para melhor servir a organiza<tao, desde

que a arquivista observe sempre 0 mesma criterio e fa9a as remissivas necessarias

para evitar duvidas futuras

Exemplo: Jose Peregrino da Rocha Fagundes Junior; Jose Felix Alves Pacheco;

Podem ser arquivados pelos nomes mais conhecidos:

Peregrina Junior, Jose; Felix Pacheco, Jose

Colocam-se remissivas em:

Fagundes Junior, Jose Peregrino da Rocha; Pacheco, Jose Felix Alves.

E importante no Arquivo que as dOGumentos de uma mesma fun'18o sejam

guardados juntos, para que se perceba como comeGou a aG80 e como terminou,

formando assim os dossies de facit compreens8o para quem pesquisa.

3 ARQUIVOS E INSTALAgOES

Em uma entidade, au seja, em uma instituic;:ao au orgao municipal, estadual

au ate mesma federal, 0 Arquivo deveria ser prioridade antes de estabelecer as seto-

res, ele tinha que S8r 0 primeiro local a ser escolhido pelo seu respons8vel, e nao

jogar em qualquer ponto ande seja guardado 0 reslo de material que nunca mais

sera usado pela mesma. 0 Arquivo deveria ser 0 orgulho da empresa por que e ali

que e guardado a historia ande tude comec;:ou, por isso que 0 Arquivo requer uma

grande analise desde 0 comec;:o de suas atividade ate a presente data de perma-

nencia da empresa. Vejamos alguns aspectos para instalac;:oes de urn Arquivo:

3.1 ARQUIVO

A defini,ao que a Associa,ao dos Arquivistas Brasileiros. 1990 Dicionario

brasileiro de terminologia arquivistica. Sao Paulo: CENADEM, adota e a seguinte:

~Arquivo e 0 conjunto de documentos que, independentemente da natureza ou do

suporte, sao reunidos por acumula!fao ao longo das atividades de pessoas fisicas au

juridicas, publicas ou privadas".

Os conjuntos de atas de reuni6es da Diretoria, de projetos de pesquisa e de

relat6rios de atividades, mais os conjuntos de prontuarios medicos, de bole tins de

netas, de fotografias etc., constituem-se a Arquivo de uma Unidade por exemplo, e

devem naturalmente refietir as suas atividades.

3.1.1 Tipas de Arquivo

o Arquivo pode ser urn movel au armaria ande guard amos documentos etc.

Mas essa definic;:ao nao interessa para n6s, 0 que nos interessa mesmo e 0 Arquivo

Documental.

Atualmente existem varios tipos de Arquivos, baseado no que ja foi vista acima, podem definir para que servem, e as objetivos que depend em do arquivo e

suas competencias.

Segundo Assacia~ao de Arquivistas Brasileiros de (1990), as arquivas padem

ser classificados em:

3.1.2 Publicas: federal, estadual, municipal

3.1.3 Institucionais: escolas, igrejas sociedades, clubes, associac;:5es

3.1.4 Comerciais: empresas, corporac;:6es, companhias

3.1.5 Pessoais: fotos de familia, cartas, originais de trabalhos conla de luz conla de

agua conla telef6nica etc.

Aism dos tipos de arquivos apresentados, existe tambem as arquivos chama-

dos de: Arquivos Especiais onde se guarda e organiza documentos cujas informa-

~6es sao registradas em suportes diferentes do papel, por exemplo: discos, filmes,

fitas etc .. sao chamados de Arquivos Especiais que fazem parte de urn Arquivo

rna is completo.

Os Arquivos Especializados, sao chamados assim porque guardam docu-

mentos especificos como arquivos medicos, de Imprensa, de Engenharia, e Literari-

os esses precisam de organiza~ao e tecnicas e materia especifica.

Existe arquivos que guardam documentos gerados par atividades especiali-

zadas como as Arquivos Medicos, de Imprensa, de Engenharia, Liten3rios e muitas

vezes precisam ser organizados com tecnicas e materiais especificos.

3.1.6 Sistema de Arquivos

Independente da posi~ao que ocupam tanto da parte gavernamental, publica

ou privada pode-se dizer que a Sistema de Arquivos e urn conjunto de arquivos que

funcionam de um modo de integrac;ao e que tem a mesmo objetivos administrativos

estruturais e tecnicos para que possam ser reunidas as inforrnac;oes de grandes va-

lares juridicos, historico-administrativos e tambem um acervo que varia de arquivo

para arquivo, facilitanda as pesquisa contidas neste sistema.

3.1.7 Idade das arquivas

o cicio de vida de urn arquivo comec;a desde sua criac;ao documental de uma

entidade privada, particulares e dos orgaos governarnental, ou seja de qualquer um

destes ja se tern urn arquiva documental em forrnayao esse prirneiro contato e a ini-

ciac;ao, e e chamado de vigemcia documental, razao para que a documento exista,

passando par esse processo a docurnenta sera guardado pela func;aa historica e por

sua importancia de suas informa90es hist6ricas-adrninistrativas que a gerou no seu

passado au ate chegar ern sua hora do seu encerramento oficial ou a reciciagem,

tudo issa percorrendo urn vasto caminha dentro das entidades e qualquer tipa de

fun9aa administrativa antes de ir definitivamente para umas das tres fases au ciclos,

que vai ser vista a abaixo.

3.1.8 Cicio de vida dos arquivos.

As tres rases au ciclos de vidas dos arquivos pode ser chamado de Arquivo

Corrente, Arquivo Intermediario au Arquivo Permanente. Muitas empresas 0 cha-

mam de Arquivo Marto au InativD, isso nao e a correto, muitas vezes 56 par descuido

au desinforma'1ao sobre a existencia de urn arquivo au mesma pelo seu valor hist6ri-

co que representa para a entidade au seja para qualquer atividade que exercido

durante suas rases au cicles vital, essas tres rases au ciclos de vida sao:

3.1.9 Arquivo Corrente au de Gestao: tambem conhecido como de Primeira Idade

au Ativo. Sao conjuntos de documentos estreitamente vinculados aDs objetivos ime-

diatos para os quais fcram produzidos e que S8 conservam junto aDs orgaos produ-

tares em razao de sua vigencia e frequencia de uso.

Sao multo usados pela administra<tao.

3.1.10 Arquivo Intermediario: lambem conhecido como de Segunda Idade ou Semi-

Ativo. Sao Arquivos que aguardam em deposito de armazenamento temparario, sua

destina<tao final. Apresenta pequena frequencia de usa pela administrayao.

3.1.11 Arquivo Permanente: tambem conhecido como de Terceira Idade ou Hist6ri-

co. Sao as conjuntos documentais custodiados em carater definitivo, em fun<tao do

seu valor. 0 acesso e publico desses arquivos so mente e casos especificos.

3.2 INSTALAC;OES:

3.2.1 Localiza,iio

o arquivo deve ser de faeil acesso e S8 for para guardar grandes volumes, epreferivel que seja no andar terreo devido aD peso. E que tenha capacidade de ex-

pandir-se para que niio haja riscos que possam vir a calhar futuramente.

3.2.2 lIumina,iio

Ampla iluminac;ao e 0 sol nao podem ser diretamente nos documentos e nem

pode ser umido .

3.2.3 Arejamento

Ventilac;ao natural au artificial, mas sempre constante e regulavel.

3.2.4 Higieniza,iio

Limpeza e conservac;ao rigorosamente diarias e bern cuidadas. prioridade

maxima dedetizac;ao peri6dica.

3.2.5 Disposi,iio (layout)

Espa<;o livre para locomo<;ao, facil consulta e conservaC;:8o do acervo.

3.2.6 Seguran,a

A seguran9a deve ser rigorosamente contra incendio, roubo, infiltra({oes, sol,

chuvas, alagamentos, etc.

3.3 GESTAO DOCUMENTAL E SUAS PRINCIPAlS FASES

De acordo com (Bellotto, 1994), que diz 0 seguinte:

"0 documento de arquivo nasce para que algum aspecto de determinada

competencia juridicQ-administrativa S8 cumpra. Ista 0 faz radicalmente diferente das

bibliotecas au dos museus" .

As tres rases arquivisticas e significativas de uma Gestao Documental po-

dem-s8 dizer que e a inicia<;:ao documental, 0 usa dos documentos, e nao podendo

deixar de fora as atividades protocolares, classificalt0es e as atendimentos aos usu-

arias, e destino final da documenta<;:ao. Essa produ'tao documental vern crescendo

em levados niveis que estao perdendo 0 controle e a capacita9ao de organiza-Ios.

Existe 0 (artigo3' da Lei n' 8159, de 8 de janeiro de 1991), que dispoe sobre a politi-

ca nacional de arquivos publicos e privados, "considera-se gestao de documentos 0

conjunto de procedimentos e opera~6es tecnicas referentes it sua prodU~c30, tramita-

~c30, usc, avaliaCfc30 e arquivamento em fase corrente e intermediitria, visando it sua

eliminaCfao au recolhimento para guarda permanente."

Resumindo essa ProdU~c30 documental em nossos dias tern inicio no mo-

menta em que materializa uma informaCfao em forma de um certo tipo de documento

depois inserimos nesta fase as atividades protocolares, por exemplo: emprestimos,

classificaCfc30 e consultas, a classificaCfao e a fase de reconhecimento e ela e faz

cumprir 0 cicio vital dos documentos e ainda possibilita a avaliaCf80 e destinaCf80 final

e racional dos acervos que evolvem os documentos esse documento ainda pode ser

passado por uma ou ate tres fases classificat6ria isso depende muito do tipo de do-

cumento que esteja sendo classificado.

Nesta fase ainda incluimos a expediCfao documental, mesmo existindo um

sistema de protocolo informatizado, ainda usa-se os meios convencionais, isso deve

ser porquanto ainda nao estamos acostumados com os meios mais modernos ou

melhor alga que nao temos uma total confianya nos sistemas informatizados ou por

nao saber usar a informatizayao corretamente. Mesma assim, deve considerar os

programas de protocolos informatizados para Gestao Documental, tendo eles um

papel fundamental perante os prolocolos, e isso gera agilidade e rapidez em locali-

zar qualquer tipo de documento, seja ele de qualquer setor dentro de uma enlidade

ou orgao governamental, desse modo, 0 programa de gestao vai um pouco mais

alem , porque simplifica e altera as procedimentos compatfveis com a informatiza-

yaO, e oferecendo um servic;:o de quaJidade aos usuarios.

Outro foco de suma importancia e 0 processo classificatorio de arquivamento ,

para atingir boas metas nesse processo e manuseio, precisa de pessoas qualifica-

das, ou profissional com um amplo conhecimento, nao so no setor onde trabalha,

mas na parte envolvente de toda a entidade onde pertence, isla quer dizer que nao

adianta ter bons profissionais somente para 0 plano classificatorio de uma gestao

documental, 0 que deve existir e um bom relacionamento do profissional do Arquivo,

conhecendo todos as setores e suas estruturas funcionais, natureza dos documen-

tos a serem arquivados, e a c1assificayao seja a base fundamental na interpretayao

dos documentos da entidade.

Outro ponto a abordar neste trabalho e 0 de emprestimo documental e con-

sultas, isso quer dizer que 0 Arquivo nao pode ser olhado somente como um acu-

mulo de papel ou um setor ignorado pela propria entidade, muitas vezes OUyO falar

em Arquivo Morto, isso e um absurdo e erroneo, porque nao existe Arquivo Morto e

sim um setor no qual pertence uma fonte inesgotavel de conhecimento que leva a

servir a pesquisa e colabora para 0 desenvolvimenlo socio-cultural das entidades e

de seus usuarios, so mente desta forma pode-se notar a importancia de uma boa

gestao documental e arquivistica, e um profissional altamente qualificado para essa

fun9ao que se relacione bem com seus comandantes e usuarios, somente desta

forma um arquivo sobrevivera em uma entidade.

Dentro dos arquivos ha um grande risco quanto aos emprestimos documen-

tais, pois muitos dos documentos deixam de existir quando 0 usuario deixa de entre-

gar ou ate mesmo entrega com grande parte destruida, nesses casos cabe ao arqui-

vista informa-Io como deve ser 0 emprestimo dos documentos e ressaltar ao usuario

sobre as condi90es de entrega e os cuidados que deve ter quando emprestar algum

documento do Arquivo.

Esse profissional que trabalha no arquivo tem que controlar todas as entra-

das e saidas, destin~, e retorno documental, somente assim 0 profissional sabera se

estao sendo devolvido ou nao e se estao em bom estado documentos emprestados.

Para um documento ser eliminado deve ser fazer uma boa analise sobre ele, como

ja comentei acima no texto, mas voltando ao assunto, a avalia98.0, a sele9ao, a eli-

mina<;ao de documentos deve ser cuidadosamente estudada, planejadas e implan-

tadas devidamente as exigencias submetidas pelo setor ou pelo orgao competente.

o valor documental e determinado em fun980 de todas as possiveis finalida-

des e tambem do tempo de vigencia e suas finalidades, sendo assim a elimina980

nao pode ser feita bruscamente tem que seguir criterios rigidos antes de seu destino

final e os prazos determinados e os tipos de informa90es contidas nos documentos.

A primeira grande sele980 documental deve ser feita ainda em posse do arquivo cor-

rente, quando da sua transferencia para 0 arquivo intermediario ou recolhimento

para 0 arquivo permanente.

Esta tarefa podera ser realizada com a assistencia e orientay80 de um arqui-

vista, ou profissional na area documental e sempre de acordo e respeitando os pra-

zos estabelecidos nos instrumentos de destina<;:6es. Os arquivos Corrente, Interme-

diario e Permanente sao grada<;:6es de frequencia de uso e nao de valor de docu-

mento, embora seja recomendavel a pratica da avalia<;:ao e seleyao nessa oportuni-

dade. Para que a transfen3ncia ou 0 recolhimento seja efetivado ordenadamente,

recomenda-se a elabora<;:ao de urn calendario, no qual, de comum acordo entre as

partes interessadas, onde sao fixados os periodos em que cada 6rgao devera reali-

zar aquelas opera96es. A Opera9aO de transferencia nao altera 0 metodo de arqui-

va mento, sendo a mesma quantidade no arquivo corrente, quanta no intermediario e

no permanente.

E ainda lembrando, para um documento ser eliminado deve ser feita uma boa

analise sobre ele, como ja comentei acima no texto, mas voltando ao assunto, a

avalia980, a sele<;:ao, a elimina«ao de documentos deve ser cuidadosamente e pla-

nejadas e implantadas nas entidades. Sabe-se que devido ao grande acumulo do-

cumental, e as diversos tipos, especies, formatos e tambem de generos diferencia-

dos, as cabe«as pensantes de uma empresa, desenvolveram diversas atividades em

seus propositos documental, que sao refletidas e atribuidas e assim fazendo parte

de urn todo, ou melhor de urn conjunto documental.

Essas especies, tipos, formatos de documentos que entram em um arquivo,

sempre devem ser analisadas por urn perito na area da Ciencia da Informa«ao, sen-

do que a Arquivologia e uma sub-area desta ciencia e atua em diversas areas arqui-

vol6gicas. De acordo com a Universidade de Brasilia Faculdade de Estudos Socia is

Aplicados Departamento de Cifmcia da Informal'ao e Documental'ao, define-se essa

sub-area da ciencia em Arquivologia.

4 ARQUIVOLOGIA

Sendo uma sub-area da Giencia da Informa<;ao que objetiva a organiza<;ao, 0

gerenciamento, a preservaC;:8o e a disseminaC;:3o de arquivos documentais correntes

e intermediarios, contribuindo para a racionaliz8c;:ao e a administraC;:8o das organiza-

<;:oe5 publicas e privadas, bern como de arquivos documentais permanentes contri-

buindo como fonte de investiga<{ao e pesquisa.

A Ciencia da InformaC;:8o, uma das subdivis6es das Ciencias Sociais Aplica-

das, tern como sub-areas a Biblioteconomia, a Arquivologia e a Museologia. Seu

objeto de estudo e a informac;:ao registrada em qualquer meio ou suporte, desde 0

papel ate as midias 6pticas e eletr6nicas. Forma,ao - Bacharel em Museologia.

Periodo de formac;ao - 5 anos. Niveis - Superior (Gradu8c;:ao, Extensao e

Tecnologia), p6s-gradua,ao: Mestrado (Especializa,ao, Mestrado) e Doutorado.

Curricula - Gestao de Arquivos, Conserva~ao e Restauray80 de Oocumentos, Fun-

damentos de Ciencia da InformaC;:8o e Arquivologia, Oescric;:ao Documentaria, Arqui-

vas Permanentes Arquivos Correntes e Intermediarios, Analise DOGumentaria, Tipo-

logias Documentarias, Instituic;:6es de Oireito Publico E Privado, Documentac;:ao

Contabil, Direito Notarial, Ingles Instrumental para Arquivologia, Espanhol Instru-

mental para Arquivologia, Psicologia Aplicada a Arquivologia, Sociologia da Informa-

,ao, Documenta,§o Audiovisual, Fundamentos de Semiologia/Semi6tica, Aplicado a

Arquivologia, Comunicac;:ao, Divulgac;:ao e Difusao em Arquivos, Teoria da Hist6ria,

Paleografia e Oiplomatica, Metodos na Pesquisa Historiografica, Historiografia Bra-

sileira, Arquivo, Memoria e Sociedade, Hist6ria Administrativa do Brasil, Arquivos

Permanentes, Arquivologia Aplicada, T6picos Especiais em Arquivologia, Sociologia

e Informa«ao. Estatistica Basica.

4.1 AREAS DEATUAC;;Ao

Podem ser Arquivos Administrativos, Arquivos dos Poderes P0blicos (Executi-

vo, Legislativo e Judiciario), Arquivos Eclesiasticos, Arquivos Eletronicos, Arquivos

Empresariais, Arquivos Fotograficos e Multimidia, Arquivos Hist6ricos, Arquivos Juri-

dicos, Arquivos Medicos, Arquivos Publicos - Estaduais e Municipais, Centros de

Documenta<;ao, Gestao de Arquivos Publicos e Privados, Institui<;oes e Orgaos PU-

blicos, Museus, Centros de Cultura e de Mem6ria essas sao as suas principais areas

de atua<;ao.

o profissional do arquivo deve Ter alguns tra90S como par exemple: Equill-

brio emocional, au "Inteligencia" emocional, aptidao para lidar com eoisas concretas

e abstratas, capacidade de concentra9ao, ordeiro, conservador, dedica9ao, criativi-

dade, interesse par documentayao historica.

4.2 DEFINIC;;Ao DA ARQUIVOLOGIA

De acordo com a Universidade de Brasilia Faculdade de Estudos Socia is

Aplicados Departamento de Ciancia da Infonma<;ao e Documenta<;ao, Arquivologia

pode ser definida em tecnicas empregadas na organizac;ao, conservac;ao e restaura-

c;ao de arquivos de qualquer natureza.

o arquivologista identifica, avalia, seleciona, preserva e organiza documentos

em papel, fotos, filmes, microfilmes, disquetes, Cd-rom e em bancos de dados on

line. Ele disponibiliza as informal{oes que vao sendo geradas e acumuladas em em-

presas, orgaos do governo, escolas, associac;oes, instituic;oes de saude e ONGs.

Como tern de selecionar os documentos a ser guardado, preciso ter umas bo-

as bases culturais, fundamentais para avaliar a importancia dos documentos que

manipula. Alem forma({oes intelectuais, sao fundamentais para ele espirito de orga-

niza({ao, paciencia e meticulosidade.

A cada dia ele e mais procurado pelas empresas preocupadas em resguardar

a memoria corporativa, isto e, a sua historia.Caracteristicas que ajudam na profis-

sao: senso de observa({aO, aten({aO para detalhes, capacidade de analise, organiza-

({aO, espirito investigativo e habilidade para Iidar com 0 publico.

Agora que ja sabemos ° que vem a ser esta parte da arquivologia e tambem

da profissao, podemos caminhar um pouco mais a frente e explicar essas especies,

tipos, formatos de documentos que entram e saem de um Arquivo, padem ser cha-

mados de:

4.2.1 Formato

E a configura({ao f!sica de um suporte de acordo com a sua natureza e 0

modo como fai confeccionado:

Exemplos: formulario, ficha, livro, caderno, planta, folha, cariaz, microficha, rolo, tira

de microfilme, mapa

4.2.2 Natureza das informa90es contidas nos arquivos

Exemplos: ata, relatorio, carta, alicia, proposta, diploma, atestado, requeri-

mento, (organograma)

4.2.3 Genero

Configurayao que assume um documento de acordo com a sistema de signos

utilizado na comunica98o de seu conteudo.

Exemplos: audiovisual, firmes, fonogn3fico,discos, fitas, iconografico, obras de arte,

fotografias, negativ~s, slides, microformas, textual,documentos escritos de uma for-

ma geral, tridimensionais, esculturas, objetos, roupas, magneticos/informaticos dis-

quetes.

4.2.4 Tipo de Documento

E a configurayao que assume um documento de acordo com a atividade que

a gerou.

Exemplos: Ata de Posse; Boletim de Notas e Frequ€mcia de Alunos, Regimento de

Departamento, Processo de Vida Funcional, Boletim de Atendimento de Urgemcia,

Prontuario Medico, Tabela Salarial.

Muitos de nossos empresarios e grande parte de entidades do nosso Brasil,

ainda nao perce be ram a grandiosidade e importancia de se ter um arquivo em ple-

nas condi96es de uso com instala90es adequadas. Os arquivos correntes au inter-

mediarios deveriam ser bem mais estruturados para que possam servir melhor a

propria entidade. Para que a arquivista possa desempenhar as funyoes arquivisti-

cas satisfatoriamente, a Arquivo necessita de algumas estruturas basicas de extre-

mas importancias e de necessidades basicas senda elas:

4.2.5 Recursos Humanos

A responsabilidade da execu980 das opera90es arquivisticas, deve ser confi-

ada a pessoal competente e responsavel e precisa ter umas boas bases culturais,

fundamentais para avaliar a importancia dos documentos que manipula. Alem da

formayao intelectual, sao fundamental para ele espirito de organizayao, paciencia e

meticulosidade.

A cad a dia esses profissionais sao mais procurados pelas empresas preocu-

padas em resguardar a memoria corporativa, isto e, a sua historia. E as funyoes

cabiveis ao arquivista para que possa desenvolver a seu trabalho e a seleyao de

documentos, registrar documentos, estabelecer 0 metodo de classificayao adequa-

do, codificar documentos, ordenar documentos, arquivar documentos de acordo com

o metoda adotado, conservar as documentos mantendo a arquivo organizado e atu-

alizado, localizar documentos, controlar a saida e entradas de documentos do arqui-

va, transferir e descartar documentos, orientar e treinar usuarios, para que a arquivo

seja um setor como qualquer outro dentro da entidade.

Para que essas metas sejam alcanyadas com grande sucesso a arquivista

deve possuir alguns requisitos basicos e indispensaveis que sao elas: Estar por de

todas as atividades e interesses da Instituiyao e da sua Area de atuay80, conhecer

as principais regras para classificar documentos, conhecer abreviaturas importantes,

possuir habilidade para ler e destacar as funyoes e ayoes principais dos documen-

tos, ser leal e discreto, ser metodico e possuir boa memoria.

4.2.6 Recursos Materiais

Esses recursos materiais para as entidades, sao para proporcionar melhores

desempenhos para 0 arqu;vista e tambem para a economia de materiais, espac;:os e

arrumac;:ao racional dos documentos, as prateleiras e os moveis servirao de urn

melhoramento para que 0 Arquivo sempre esteja em plena forma de manuseio para

a visitayao ou e ate mesmo para uma consulta facilitada.

Esses acessorios que chamados de pastas suspensas, frontais ou latera is,

pastas intercaladoras, pastas A/Z, pastas ou caixas de arquivamento, devem ser

resistentes e especificas para cada tipo de Arquivo, dependendo do formato e 0 ge-

nero dos documentos. Observar tambem as etiquetas e projec;:oes para que sejam

idea is para uma consulta mais eficiente. Geralmente os Arquivos Intermediarios

usam caixas proprias para 0 armazenamento que deve ser 0 mais favoravel em de-

positos centralizados.

33

5 ORGANIZAi;AO DE UM ARQUIVO

Eo interessante que 0 setor arquivistico de uma entidade tenha um plano de

dassificag80 orgazicional, para que a gestao documental seja guardada em pastas,

caixas ou qualquer outro meio para melhar atender a seus manuseios. Portanto es-

sas operagoes de classificagoes diferenciadas e a chave que visam as estruturas e

as alividades do Arquivo.

5.1 PLANO DE CLASSIFICAi;AO E TIPOLOGIA DOCUMENTAL

Para entender melhor 0 plano classificatorio, deve-se pensar que, todos os

setores de uma entidade ja possuem este Plano de Classificagao, e os setores usam

os mesmo tipos uniformes de identificag80, sempre usando os mesmos acessorios

e metodos como ja foi visto acima, sendo as caixas e pastas proprias para arquivar

documenlos do modo padrao do plano de arquivamenlo etc. Tudo para facililar 0

trabalho de arquivamento, obtendo uma mel haria continua na destinagao docu-

mentaL

No Plano de Classificag80 de uma entidade, e obrigados identificar os setores

das entidades particulares ou governamentais, atividades que exerce e a Tipologia

Documental par areas de atuag80 que pode definir-se em: Documentos de constitui-

gao, Documentos de diregao, Documentos de reuniao, Documentos de gestao de

recursos humanos, Administragao de Pessoal, Treinamento e Desenvolvimento de

Pessoas ,Documentos de comunicag8o e marketing, Documentos administrativos,

Documentos financeiros, Documentos contabeis, Documentos jurfdicos, Documentos

tecnicos Desenvolvimento/Projetos, Produ,ao e Geslao de Qualidade e a mao de

obra usada podera se Mecanica, Manual ou Eletrica etc,e tambem 0 tipo de material

34

como par exemplo: papel, Ilvres e revistas etc, portarias, deliberayaes, estatuta, atas

e relat6rios setoriais etc

Ao termino deste levantamento, 0 arquivista deve fazer uma pasta e colocar

dentro del a todas as informagoes colhidas durante sua pesquisa, issa sera de gran-

de valia para ele. Outro ponto que sera de grande importancia depois desta identifi-

cac;ao e separar os documentos setaria is, geralmente hi! setores que ja vern identifi-

cado, au melhor as setores tern que entender que e obrigatoriedade dos mesmas,

sabe-s9 que ha setores que nae ligam muito para isso e acham que a arquivo 56

serve para guardar lixo e mais nada isso e absurdo, mas existe. E nessa hara que 0

profissional do arquivo entra com seu relat6rio para urn plano de montagem e classi-

ficac;ao de documentos setoriais.

Para cada setor 0 arquivista monta urn relat6rio explicando como devera ser

conduzido 0 documento para 0 Arquivo. Esse plano pode ser usado da seguinte

forma para educar os setores ou qualquer tipo de a9aO ernpresarial ou institucional.

o profissional ou tecnico em assuntos arqueol6gicos devera fazer uma rela~

~o e man dar para a setor, explicando como ocorrera 0 translado do material para 0

arquivo como ja visto acima, mas torno a repetir: os documentos devem seguir as

normas exigidas: (caixas ou pastas pr6prias para arquivar documentos do modo

padrao do plano e com as discriminac;:oes legiveis do documento, tempo de guarda,

ou melhor, (usar a tabela de temporalidade, essa tabela sera focada futuramente em

anexo ao trabalho). marcar bern 0 setor que esta mandando para 0 arquivo, tudo

bem organizado e em bom estado para que possa ser guardado por um tempo de-

terminado ou por urn tempo indeterminado).

De acordo com Associa<;ao de Arquivistas de Sao Paulo (ARQ-SP), a Introdu-

9130 da Tipologia Documental e: "A importancia dos principias da Arquivologia e da

Diplomatica no estabelecimento da tipologia documental das institui<;6es". Define-se

em:

a) - Genese documental: atividades regulamentadas e nao regulamentadas

Os direitos societarios, tributaries, trabalhistas.

Normas e procedimentos internos das institui<;oes.

b) - A tecnologia aplicada aos documentos de arquivo:

Normas Tecnicas: ABNT, Normas ISO.

c) - A importancia do estudo da hist6ria da Institui<;iiod) - Classifica<;ao de documentos:

e) - Defini<;6es, Fun<;6es e Atividades

f) - Atividade-fim x Atividade-meio (arquivos tecnicos x arquivos administrativos)

g) - Fundo, grupo, serie.

h) - Tipologia documental por areas de atua<;iio, exemplos:

1) - Documentos constituiy80

2) - Documentos de dire<;iio

3) - Documentos de reuniao

4) - Documentos de gestao de recursos humanos

- Administra<;iio de Pessoal

- Treinamento e Desenvolvimento de Pessoas

5) - Documentos de comUniC898.o e marketing

6) - Documentos "administrativos"

7) - Documentos financeiros

8) - Documentos contabeis

9) - Documentos jurfdicos

10)- Documentos tecnicos:

- Desenvolvimento I Projetos

- Produ~iio

- Gestiio de Qualidade

Medidas de conservar;ao que visam preservar as documentos e em conse-

quencia as informa90es geradas pelos setores e necessarias aD cumprimento de

suas atribui90es, devem ser observadas durante a produc;ao, tramite e arquivamento

corrente.

Recomenda-se:

- Niio dobrar 0 papel

- Nao expor documentos a luz solar

- Nao rabiscar as documentos

- Evitar 0 usa de fita adesiva

- Evitar utilizar materia is Qxidantes, em excesso (clipe, grampos)

- Nao perfurar as documentos desnecessariamente

- Manter as maos sempre limpas

- Nao comer e beber proximo a documentos

- Nao use saliva para passar paginas de documentos

-Tomar cuidado ao transportar documentos

- Nao apoiar as cotovelos sabre as documentos

-Imprimir as documentos gerados em meio eletronico, que cantenham infarma~6es

impartantes para e sabre a Unidade e mants-Ios em arquivo.

-Evitar deixar fitas cassete au de video, disquetes e CD-Rom, pr6ximos a campos

magneticas.

5.2 ROTINAS ARQUIViSTICAS

Lembrando que essa retina sempre tera que ser feita em qualquer tipo de ar·

quivo, naD importando 0 tamanho do arquivo au a quantidade de documentos que

sao enviados para ele. Antes de guardar as documentos nas pastas, dossies e mo-

veis correspondentes, as funcionarios de arquivo deverao obedecer a uma sequen-

cia de eta pas que sao de mera importancia para que fundone 0 setor arquivistico

de uma entidade, e para isso deve ser feita uma inspec;ao, ou verificar para cada

documento que entra, au que sai do Arquivo e verificar sua procedencia, pois esse

documento paden) chegar ao arquivo par varios motivos par exemplos: para arqui-

vamento, para solicitar informac;ao, para verificar a existemcia de antecedentes, ser

anexado a outro etc.

E importante que 0 arquivista ao fazer esta inspe9ao, verifique se as docu-

mentos possuem autoriza9ao para serem arquivados (OK, arquive-se) e se a a9ao

nele contida ja foi cumprida e encerrada. Verificar a ultimo despacho. Ainda nesta

inspe9ao tambem sera examinado se os documentos possuem anexos e se esses

estao no documento. Aqueles que se encontram irregulares deverao retornar ao se-

tor de origem, ou se for do $eu conhecimento completa-Io. 0 profissional do arquivo

deve fazer uma leitura de cad a documento verificando 0 seu conteudo e saber qual

a forma usada para arquiva-Io.

De po is disso pode ser feito uma sele9ao de descarte, mas que nao haja ris-

cos e nem prejuizos para a entidade. Nesta parte nao se pode deixar de registrar

diariamente ou em livros ou em programas os documentos que deram entrada no

arquivo , contendo as informa90es necessarias para que possa ser identificado, Isso

facilita em estabelecer uma estatistica diaria de arquivamentos efetuados, esta esta-

tistica ajuda na busca no emprestimo de documentos e garante a integridade do

mesmo.

o sistema de emprestimos documental deve ter cuidado em faze-Io, po is a

setores que nao levam muito a serio 0 Arquivo, assim 0 arquivista tem que controlar

para que nao ocorra isso. Ja garantido esse controle, 0 arquivista pode criar um

formulario ou requisi,ao documental com dados importantes que possa identificar 0

setor, documentos, nome do requisitante do setor, com a sua devida assinatura do

requisitante e com data de entrega se possive1.

Isso so mente quando for um documento comum, mas se for da pasta inteira

com diversos documentos, e sugerido que se crie uma forma de guia ou formulario

deixando-o no lugar da pasta que saiu, somente assim quando 0 documento voltar

ja sabemos a onde coloca-Io novamente.

5.3 PLANO E DESTINO DOS DOCUMENTOS

Pode-se dizer que e um conjunto de instrumentos que permite que, em de-

correncia da avaliaC;ao, se encaminhe os documentos a guarda temporaria ou per-

manente, a eliminaC;ao e/ou a reproduC;ao.

o mais importante desses instrumentos e a Tabela de Temporalidade que

apresenta a identificaC;ao dos documentos, os seus prazos de guarda e a sua desti-

naC;ao para eliminac;ao ou guarda permanente. Na gestao documental deve existir

uma Tabela elaborada por Comiss6es setoriais e consolidada e aprovada pela Co-

missao Central de Avaliac;ao de Documentos que avalia aspectos legais, juridicos e

hist6ricos dos documentos. Essas Normas sao publicadas em atas e devem ser en-

caminhadas a todos os setores para que saibam que ela exista, geralmente essa

ordem deve sair da Diretoria da entidade publicas au privadas. Geralmente a Arquivo

Central e 0 6rgao que tem a atribui9ao de assessorar a elabora9ao dessas tabelas e

utilizando os formularios em Anexo. Com a tabela ja pronta podem come9ar a desfa-

zer de certos documentos que ja nao sao mais usados. Mas como ja foi falado, ao

eliminar um conjunto de documentos os setores devem entrar em contato com 0 ar-

quivo central para que possam avaliar juntos as aspectos juridicos, legais e adminis-

trativos que envolvem a documentac;ao e definir se deve proceder a eliminac;ao.

Se for aprovado para a eliminac;ao e obrigat6ria a elaborac;ao de um docu-

menta au formula rio com todas as assinaturas exigidas pelo setor ou da diretoria ou

se for para 0 Arquivo Central da Entidade, ele tera a responsabilidade de custodiar

a documentac;:ao de carater hist6rico da instituic;ao, portanto, os documentos decor-

rentes da avaliac;ao setoriais , devem ser transferidos ao Arquivo Central atraves do

Formulario Relac;ao de Destina9ao de Documentos este deve ser preenchido em

duas vias, sendo que uma permanecera no Arquivo Central e a outra sera arquivada

no Orgiio/Area produtor.

Geralmente as setores ja possuem depositos que centralizam 0 armazena-

mento de documentos das suas varias areas. Para 0 Arquivo Corrente encaminhar

os documentos que ja estao destituidos de valor administrativo ou cujas ac;oes ja se

encerraram, podera utilizar 0 Formulario Relac;ao de Destinac;ao de Documentos,

este deve ser preenchido em duas vias, sendo uma entregue para 0 responsavel

pelo deposito e a outra devera ficar arquivada na Area produtora dos documentos e

que servira como instrumento de busca. Para tudo ha regras a serem seguidas,

mesmo nos menores aos maio res arquivos existentes, mas todos devem seguir a

mesmas regras, para grandes arquivos 0 processo e mais complexo, pOis todas as

informac;:oes devem ser guardas e seguras para que 0 tempo nao venha destrui-Ia.

6 PARALELO ENTRE BIBLIOTECAS E ARQUIVOS

Em Biblioteca, S8 veern publicalioes impressas, audiovisuais e material carto-

grafico. Em Arquivo, S8 va as formas textuais, audiovisuais e cartograficas. E neces-

saria que 58 esclare<ta que existem impressos em Arquivo, publical(oes como mate-

rial de Arquivo.

o livro e considerado material de Arquivo ou par Dutra, Arquivo Impressa,

quando e produzido pelo setor, no exercicio de suas fun90es. 0 material de Bibliote-

ca e de Arquivo, como S8 pode observar, as vezes, coincide no aspecto fisico, como

no casa de audiovisual e material cartogn3fico.

A diferem;:a, entretanto, e profunda e transcendental quanta a sua substancia e

material de Arquivo quando S8 constitui na secrey80 da administraC;80, produzida no

exercicio das func;oes dos setores.

6.1 MODOS QUE SE ORIGINAM OS ARQUIVOS E AS BIBLIOTECAS

o material de Biblioteca e aquele acumulado para fins culturais. 0 material de

Arquivo e aquele produzido ou recebido por uma administra<;ao, no cumprimento de

suas fun<;oes especificas - fins funcionais. 0 fim funcional do Arquivo abrange a

primeira e a segunda idade e na terceira idade, isto e, 0 Arquivo Historico, possui

fins culturais. Em Biblioteca, 0 material existe em numerosos exemplares (em 00-

cumenta<;ao, igualmente).

Em Arquivo 0 material existe em urn unico exemplar au em limitado numero de

capias. Ai a importancia do Arquivo no sentido de preservar 0 texto e 0 papel. Em

Biblioteca so 0 texto e importante, realmente.

Em DocumentaC;80, s6 a informac;ao. Em Biblioteca, 0 material nao depende

da relac;ao com outras pec;as. Em Arquivo, ha uma significac;ao nas suas relac;oes

organicas. 0 livro vale por si s6. 0 documento de Arquivo nao vale por ele mesmo.

Tem que estar dentro de um contexto, de um todo organico.

6.2 METODOS DE AVALIATIVOS

Em Biblioteca, avaliam-se pe,as isoladas. Nao tern caniter irrevogavel. 0 jul-

gamento envolve quest5es de conveniencia e nao de preservac;ao ou perda total.

Em Arquivo, preserva-se material referente a uma atividade, como urn con-

junto e nao como peyas isoladas. Os julgamentos sao finais e irrevogaveis. Obede-

cendo a uma Tabela de Temporalidade, 0 Arquivista elimina ou preserva documen-

tos. 0 criterio de avaliayao e cientifico, demandando muita competencia por parte do

Arquivista e da Comissao que avalia e decide.

6.3 METODOS CLASSIFICATORIOS

Este vocabulo Classifica,ao e comum a Arquivo e Biblioteca. Isto tern trazido

confus5es e prejuizos grandes, relatados na hist6ria dos Arquivos. Em Biblioteca,

utilizam-se metodos pre-determinados. Em Biblioteca, existem pianos de classifica-

yaO universal. 0 Bibliotecario obedece a esses pianos, qualquer que seja a Bibliote-

ca.

Em Arquivo, 0 Arquivista estabelece classifica,ao ditada pela caracteristica de

cada entidade. Faz-se mister conhecer a relayao entre as unidades, a organizac;ao e

funcionamento das entidades.

o Arquivista precisa conhecer a entidade, a documenta<;:ao da entidade com

profundidade e elaborar 0 codigo proprio para aquela entidade. Neo h§ padr6es e h§

necessidade de grande criatividade e embasamento cultural para que 0 Arquivista

possa fazer sua classifica<;:ao.

6.4 METOOOS OESCRITIVOS

A catalogat;ao descritiva, em Biblioteca, refere-se a pe<;:as individuais e sepa-

radas, a descri((ao em Arquivo e feita por unidades, constituindo agregados de pe-

t;as ou dossies.

o dossie em Arquivo equivale ao livre em Biblioteca. Em Biblioteca, portanto,

o tratamento e de pe((as individuals. Em Arquivistica, 0 tratamento e por conjunto

documental.

7 CONSERVAC;:AO E RESTAURAC;:AO EM BIBLIOTECAS E ARQUIVOS

As Bibliotecas e as arquivos tern como objetivo e finalidade a conserva9ao e

restaura<;ao de suas cole<;oes au documenta<;ao, bern como lorna-los disponivel aDs

usuarios presentes e futures.

E (un9ao do biblioteciuio e 0 arquivista juntamente com tecnicos especializa-

dos criar politicas de conserva9ao e restaura9ao dos materia is de cole9ao e que 0

tratamento destes materiais deve sempre que passivel respeitar suas origens. As

bibliotecas e as arquivos par serem constituidos principalmente de materia organica,

os materiais de cole9ao au documentos sao degradaveis. Mas esse processo de

deteriora98o pode ser controlado consideravelmente S8 fcrem criadas condi90es de

armazenagem favoraveis para ambos. Para se obter condi(fao favoravel de armaze-

nagem e necessaria se atentar para as seguintes areas: (Ambiente climatico contro-

lado, limpeza das areas de armazenagem, nivel de ilumina(fao, armazenagem con-

veniente dos materia is e precau(foes contra os danos fisicos).

Todos os fatores climaticos como temperatura, umidade, luz e contaminantes

transportados pelo ar, degradam os materia is de cole(fao e tambem dos documentos

de um arquivo. 0 nivel de temperatura e umidade do ar deve ser mantido de forma

satisfatorio nas areas de armazenagem, isto e obtido atraves de uma monitora(fao

atraves de aparelhos adequados e principalmente confiaveis. Para uma boa conser-

va(fao dos materiais existentes em uma biblioteca ou arquivo, e preferivel temperatu-

ras abaixo de 20°C.

Temperaturas mais altas aumentam os riscos de deteriora(fao. Quanta a umi-

dade e recomendavel mante-Ia entre 50%-55%. Toda forma de luz provoca danos

nos materials organicos, principal mente a luz ultravioleta. E ideal conservar as locais

de armazenagem as escuras, mas se nao for possivel torna-se necessario instalar

filtros contra os raios UV nas janelas e lampadas artificiais. 0 uso frequente tambem

provoca danos nos materiais, para evitar que 0 uso danifique esses materiais deve-

se restringir 0 acesso ao original tirando-se c6pias destes.

Para cad a original tirar tres c6pias completas sen do que uma ficarc~ para uso

regular, outra de seguran~a, preservada em lugar diferente do original e a ultima

para se tirar mais c6pias. Este processo e caro e deve ser restrito a itens de muita

importancia. Outro fato importantfssimo e que todo 0 documento, mesmo que pos-

sua todas as propriedades fisicas e quimicas que 0 fa9a durar seculos, sofre varias

influencias que podem prejudica-Io, por isso que dizemos que existe tres classes e

fatores que ocorrem para danificar os documentos e assim sao chamadas de: (Da-

nos fisicos, Danos biol6gicos e Danos quimicos).

7.1 DANOS FislCOS

Para proteger os materia is de biblioteca e dos arquivos contra os danos fisi-

cos, e necessario observar as condi90es de armazenagem. Folhas soltas devem ser

encadernadas ou colocadas em sua pasta, mas se nao for possivel deve-se acondi-

ciona-Ias em caixas-arquivo sem dobrar ou amassar e sem encher muita a caixa.

o material para encaderna9ao e para as caixas devem ser apropriados de

modo que nao provoquem danos quimicos ao seu conteudo. Urn fator importante

quanto aos danos fisicos, e a necessidade de treinar os funcionarios das bibliotecas

e dos arquivos de maneira que os metod os de manuseio e transporte sejam efetua-

dos de maneira correta.

7.2 DANOS BIOL6GICOS

Outro problema comum sao os danos biol6gicos que encontramos tanto nas

bibliotecas como tambem nos arquivos, e as chamamos de agentes biologicos sen-

do eles os microorganismos e insetos.

Os microorganismos causam mudanc;:as de cor no material e os tarnam frageis, des-

truindo-os. Os (atores que auxiliam na reproduc;ao dos rnicroorganismos consistem

em urn ambiente inadequado, po e a presenC;a de substancias que sao vulneraveis

ao ataqu8. Sa ocorrer uma infesta<;:ao de microorganismos e necessaria a assisten-

cia de urn microbiologista, que ajudara na eliminay80 deste dano. Ja as insetos pro-

vocam danos naD 56 nos livres e demais papeis OU documentos como tambem nas

estantes, armarios, etc. que as guardam.

Os fatores que auxlliam no desenvolvimento dos insetos sao os mesmos dos

microorganismos. Caso ocorra uma infestac;:ao por insetos se torna preciso a assis-

tencia de um entomologista, que determinara urn inseticida que seja nao s6 efetivo

no combate, mas tambem, in6cuo aos materiais infestados

7.3 DANOS QUiMICOS

Para se falar em fatores quimicos, deve-se dividi-Ios em sua natureza, os de

natureza intrinseca que tern origem no processo de manufatura do suporte e os de

natureza extrinseca originados do meio ambiente na forma de poluic;:ao atmosferica,

das tintas que sao elementos fundamentais nos documentos graticas, pelo contata

de dacumentas naa acidas com materiais acidulados e pela paeira. Sabemos que a

papel, e compasto basicamente de fibra de celulose e aditivos sendo que estes con-

tribuem para obtenc;ao de papeis mais lisos e homogeneos, com melhor acabamento

e mais aptos a impressao.

Estes aditivos em condi¢es apropriadas de temperatura e umidade, reagem

entre si formando acid os que destroem 0 papel. Outro fator de deteriorac;ao intrinse-

ca, nos papeis e 0 usa de fibras nao purificadas, isto e, das quais nao se removeu a

lignina. A lignina aleta a resistencia do papel envelhecendo-o rapido desencadeando

um acelerado processo acido.

o papel acido se apresenta geralmente duro e fragil e em geral escurecido,

quando e mole e poroso geralmente 0 dano sao outros. As duas principais causas

de danos quimicos aos papeis sao a oxidac;ao e a hidr61ise da celulose. Esses da-

nos sao atenuados se aplicado um pouco de substancia alcalina nos papeis (de 1%

a 3%).

Ja os danos quimicos ao couro, sao causados pelo curtimento impr6prio e/ou

poluic;ao atmosferica. A deteriorac;ao em pergaminho e causada principalmente devi-

do a ataque microbiol6gico. 0 controle na armazenagem e importante para evitar

danos no couro e pergaminho. Os filmes devem ser armazenados em containeres de

metal nao ferroso au outro material adequado em condic;6es atmosfericas de baixa

temperatura e umidade.

8 RESTAURA<;:AO DOCUMENTAL ARQUIViSTICO E BIBLIOTECARIO

Nao e passivel reverter a processo de deteriorac;ao, restaurac;ao no sentido

absoluto issa naD e passive!. 0 objetivo da restaurac;ao e prover 0 novo objeto res-

taurado, tanto quanta for passivel, com as qualidades de funcionalidade visuais e

tateis do original. arquivista e 0 bibliotecario devem ter consciemcia de que a restau-

ractaO nunca deve ser realizada a menDS que seja inevitavel toda as formas de res-

tauractao devem ser registradas.

o item deve ser claramente marcado como tendo recebido restauray80 e a

documenta<;ao sabre a restaura<tao deve ser rnantida e disponivel facilmente para

consulta.

8.1 RESTAURAC;:AO

De acordo com Corujeira, para refofyar a qualidade e destruir a acidez que

vern do exterior, 0 papel deve conter uma reserva alcalina que neutraliza as acidos,

de preferencia durante

a sua fabricac;ao. Se for adicionado ao papel Carbonato de Calcio au de Magnesia

na quantidade minima de 2% ele se torna alcalino. No entanto a alcalinidade, quan-

do multo alta, naa pade ser cansiderada como fator de seguranc;a. Em valares acima

de 9,8 pode haver um alcali que decomp6e a macromolecula em longo prazo e a

material fica sujeito a ataque biologico.

Os valares mais seguros ficam entre 6.2 a 6,7 se nao acorrer riscas de um

ataque biologico, e caso contrario, 0 valor mais seguro esta entre 8,5 a 9,5. A prova

experimental para se determinar 0 Ph, e a seguinte, caloca-se uma gota de agua e

espera-se urn ou dois minutos, banha-se 0 indicador na gota d'agua e se confronta,

se as cores que toma forem igual a da escala do Ph abaixo indicada 0 valor do Ph

sera identificado pela sua tabela. Veja a tabela abaixo conforme os escritos de CO-

RUJEIRA, Lindaura Alban, Conserve e restaure seus documentos. Itapua, Salvador,

(1971).

8.2 AMOSTRAGEM DO PH

Indicador de cor natureza da solu((ao Ph

Vermelho Muito acido 3-4

Laranja Acidez media 5-5,5

Amarelo Ligeiramente acida 6-6,5

Amarelo-verde Neutra 7-7,5

Verde Ligeiramente alcalina 8

Verde-azulado Alcalino 8,5

Azul Muito alcalino 9,5

Violeta Extremamente alcalino 10-12

Outro metodo utilizado foi 0 tratamento com solu\=ao de bicarbonato de mag-

nesio aplicado em spray. Este metoda nao tem uma penetra((aO uniforme, nao sur-

linda os efeitos esperados.

As pesquisas voltaram-se para a desacidifica<;:ao com vapores de gases qui-

micas, este processo e conhecido como desacidifica((ao em massa e oferece as

vantagens de retirar a acidez, deixar uma reserva alcalina, tratar um volume conside-

ravel de documentos, ao mesmo tempo, por um periodo relativamente curto sem

mexer em sua estrutura fisica.

o primeiro processo de desacidificayao em massa foi 0 gas de amoniaco, que

traz resultados imediatos, mas nao duraveis. Nos anos 60 a experiEmcia foi com as

propriedades alcalinas do carbonato de cicioexilamina, este e encontrado em uso na

forma de pilulas colocadas nos locais de arrnazenamento penetrando no papel pela

evapora,ao da pilula.

Este tratamento possui baixo reserva alcalina e sao uns produtos toxicos,

cancerigenos. Urn metoda ainda muito utilizado hoje em dia, e a banho quimico com

hidroxido de calcio au com a hidr6xido de magnesia. Este tratamento so e indicado

quando a tinta dos documentos nao e sohJvel em agua.

Este processo consiste no seguinte: imerge-se a documento na soluyao de

hidr6xido de calcio a 0,15%, durante 20 minutos, retira-se da soluyao e coloca-se em

agua pura, leva-se novamente a agua pura para que a excesso de bicarbonato de

calcio seja removido, leva-se para secar depois de retirado 0 excesso de agua, par

meio de papel secante. Mesmo com toda a tecnologia existente no planeta, ainda a

forma mais eficiente para manter estes fatores de destruic;ao fora de ayao e utilizar

equipamentos que contenham filtros que absorvam as gases poluidores, filtrem a ar

e, principalmente, 8 higieniz8yaO do acervo.

E interessante que a ar seja filtrado de forma a eliminar 95% das particulas de

poeira e e recomendavel que em areas de poluiC;ao intensa se utilize 0 ar condicio-

nado central para favorecer todo a acervo.

8.3 RESTAURA<;AO DE DOCUMENTOS OU UMA OBRA DE ARTE

Para restaurar uma obra, au documentos existem alguns passos a seguir, e

alguns de suma importancia sendo eles: limpeza da lambada, limpeza mecanica,

desmontagem, teste de solubilidade das tintas e medic;ao do Ph, tratamento aquoso

ou banho, reefibragem, planificac;iio, costura, limpeza da encadernac;iio, preparac;iio

da encadernayao, implante da capa original na nova encadernac;ao.

Tanto para 0 documento au uma obra te, que ser seguidos estes passos, ma

sabendo que para uma obra, exemplo urn livro, usa-S8 lodos esses passos agora

para urn documento as vezes nao chega a usar, isso e depende muito do tipo de

dOGumento a ser restaurado.

9 TERMINOLOGIA ARQUIViSTICA

De acordo com Associay03o dos Arquivistas Brasileira - Nucleo de Sao Paulo.

Dicionario de Terminologia Arquivistica. AAB/SP, (1997) e BELLOnO, Heloisa l.,

CAMARGO, Ana Maria de A. (coord.). Dicionario de Terminologia Arquivistica (glos-

sario). Sao Paulo: AAB-Nucleo Regional de Sao Paulo, Secreta ria de Estado da

Cultura, Departamento de Museus e Arquivos, (1996), as termos mais usuais sao:

Acervo: Conjunto de documentos de urn arquivo.

Acesso: Oisponibilidade de consulta a documentos e/ou informa90es neles conti-

das, varia vel em funyao de clausulas restritivas.

Acesso I Politico: Desimpedimento, direito de buscar informa<;8o e pesquisa numa

documentayao, porem atendendo as normas e legisla95es, assim como, 0 direito a

privacidade, a seguran9a nacional e a ordem publica.

Acondicionamento: Ata de embalar documentos de forma apropriada a sua preser-

vayao. Embalagem destinada a proteger os documentos e a facilitar seu manuseio.

Acumulac;ao: Formayao progressiva, natural e organica do arquivo.

Amostragem : Tecnica de seleyao de documentos representativos de urn conjunto.

Aquisic;ao: Ac;ao formal em que se funda a transmissao de propriedade de docu-

mentas de arquiva.

Armazenamento: Guarda de dacumentos em mobiliario ou equipamentos proprios

em areas que Ihes sao destinados.

Arquivamento: Operac;ao que consiste na guarda de documentos nos seus devidos

lugares, acondicionados de forma adequada e de acordo com um sistema de orde-

nayao previamente estabelecida.

Arquivista: Profissional de nivel superior graduado em Arquivologia ou provisionado

pela Lei 6.546, de 04.07.1978.

Arquivo: Conjunto de documentos produzidos e/ou recebidos por or9iios publicos,

instituiyoes de carater publico e entidades privadas, em decorrencia do exercicio de

atividades especificas; e por pessoa (isica, qualquer que seja 0 suporte da informa-

yaO ou natureza do documento; institui930, servi90 e/ou setor que visa ao usc, ao

tratamento e a preserva930 de documentos; movel utilizado para a guarda de docu-

mentos.

Arquivo Corrente: Conjunto de documentos em curso ou que, mesmo sem mo-

vimentac;iio, constitua objeto de consulta frequente (Lei Federal nO 8.159;91, art.

8°, § 1°) Unidade administrativa ou servi90 encarregado do arquivo corrente. No

SEARQ corresponde ao Arquivo Setorial.

Arquivo Intermediario: Conjunto de documentos que, nao sendo de uso cor-

rente nos orgaos produtores, por raz5es de interesse administrativ~, aguardam a

sua eliminayao ou recolhimento para guarda permanente (Lei Federal nO

8.159/91, art. 8° ,§ 2°). Unidade administrativa au serviyo encarregado do arquivo

intermediario. Dep6sito especial mente construido para armazenamento de arqui-

vos intermediarios. No SEARQ e representado par uma divisao do Arquivo Publi-

co Estadual.

Arquivo Permanenle (Ap): Conjunto de documentos de valor historico, probatorio

e/ou informativo que devem ser definitivamente preservados.

Arquivos Pessoais E Familiares: Arquivos privados resultantes das atividades de

pessoas e/ou familias.

Arquivo Privado: Arquivos produzidos por familias e pessoas fisicas e juridicas de

direito privado.

Arquivo Publico: Conjunto de dacumentos produzidos e recebidos, no exercicio

de suas atividades, par 6rgaos publicas de ambito federal, estadual, municipal, e

do Oistrito Federal, em decorr€mcia de suas fum{oes administrativas, legislativas

e judiciarias. Arquivo integrante da administra~ao publica.

Arranjo: As opera<;oes intelectuais envolvidas na analise e ordena<;c3o do acervo

arquivistico.

Atendimento Ao Publico: Fun~ao arquivistica que consiste em colocar os docu-

mentos a disposi~ao dos usuarios que as solicitem, dentro de normas estabelecidas.

Atividade-Fim: Expressao que designa as atividades desenvolvidas em decor-

rencia da finalidade de uma institui~ao. Ver tambem Atividade-Meio

Atividade-Meio: Expressao que designa as atividades que dao suporte a conse-

cu<;ao das atividades-fim de uma instituic;ao.

Avaliac;ao: 0 processo pelo qual se deterrnina 0 valor arquivistico de urn conjunto

de documentos.

Cicio Vital Dos Oocumentos: Sucessivas fases por que passam os documen-

tos de urn arquivo, da sua produl{ao ate a sua elimina<;ao ou guarda permanente.

Ver tambem Teoria Das Tres Idades

ClassificaC;ao: Ato ou efeito de analisar e identificar 0 conteudo de documentos,

selecionar a categoria de assunto sob a qual devem ser arquivados e determinar

o c6digo para a sua recuperal{ao. Ato pelo qual se atribui a documentos, ou as

informa<;:oes neles contidas, graus de restri~ao de acesso. Tambem chamada

classifica<;ao de seguran~a.

Comissao De Avaliac;ao: Grupo multidisciplinar encarregado da avaliayao de

documentos de urn arquivo.

Conservay30: Papel da arquivistica que tern par destinayaa garantir aos documen-

tos de arquivo, condicionamento, armazenamento, preservayaa e restauraltao.

Consulta: Ayao de examinar au conhecer urn documento.

Contencioso Arquivistico: Conflito de jurisdiyao arquivistica.

Custodia: Responsabilidade juridica, temporaria au definitiva, de guarda e proteltao

de documentos dos quais nao se detem a propriedade.

Dado: Representayao minima de todo e qualquer elemento de carater cognitivo,

passivel de ser transferida, processada e interpretada de forma manual ou automati-

ca.

Data De Acumula930: 0 periodo durante a qual foram reunidos, pelo produtor, as

dacumentos da unidade de descriyao.

Datas-Limites: Elemento de identificayao cronol6gica de uma unidade de arquiva-

mento, em que se indicam as datas de inicio e termino do periodo abrangida pela

documentayao.

Data De ProduC;30: A data em que foram produzidos os documentos de uma unida-

de de descri9ao.

Descarte: Exclusao de documentos do acervo de um arquivo, ap6s avalia-

yao.Ver tambem Elimina,;3o.

Descri.;oes: Constituidas de procedimentos, que partindo de elementos formais e

de canteudo, permitem identificar a acervo arquivistico e elaborar instrumentos de

pesquisa.

Destinay30: Atividades que ap6s envo[verem a avaliayaa, definem a caminho

quanta a guarda dos documentos, au seja, guarda temporaria, guarda permanente,

a eliminayao au reproduyao.

Descric;ao Arquivistica: A elaborac;;:.3o de uma representac;;:ao cuidadosa de uma

unidade de descric;;:ao e de suas partes componentes, caso existam, por meio da ex-

trac;;:ao, analise e organizac;;:ao de qualquer informac;;:ao, que sirva para identificar 0

acervo arquivistico e explicar 0 seu contexto, bern como 0 sistema de arquivo que 0

produziu.

Destina~ao Final: Encaminhamento dos documentos para guarda permanente

ou elimina~ao, apos avaliac;ao. Ver tambem: Tabela De Temporalidade

Diagnostico De Arquivos: Avaliac;;:ao de dados basicos sobre as condic;;:6es dos

arquivos, com 0 objetivo de implantar sistemas e estabelecer programas quanto aproduc;;:ao, tramitac;;:ao e arquivamento dos documentos.

Diplomatico: Disciplina que tem por fim a estrutura formal e autentica dos docu-

mentos.

Direito Autoral: Direito exercido pelo auter ou por seus descendentes sobre suas

obras, no tocante a publicaC;;:80, traduc;;:ao, venda e reproduc;;:ao.

Divulgayao: Funyao basica das instituiy6es arquivisticas, de tornar os documentos

acessiveis e promover sua consulta mediante publicayoes, exposic;;:oes, conferenci-

as, serviyos educativos e outras atividades.

Documentos: Conjunto constituido pela informac;;:ao e seu suporte, 0 qual pode ser

utilizado para consulta ou prova.

Documento Audiovisual: Documento produzide elou acumulado por pessoa ffsica

elou juddica durante 0 exercicio de suas atividades, em cujo suporte sao registra-

dos, simultaneamente, som e imagem.

Documento De Arquivo: Documento produzido e recebido por pessoa fisica ou

juridica, publica ou privada, em decorrencia do exercfcio de suas func;;:oes e ativi-

dades, independentemente do suporte. Ver tambem Item Documental.

Documento Iconogrilfico: Documento de arquivo apresentado sob a forma de ima-

gem impressa, manuscrita ou fotografica.

Documento Oficial: Documento emanado do poder publico ou de instituiyoes de

direito privado, que praduz efeitos de ordem juridica na comprovay8o de urn fato.

Documento Publico: Documento produzido, recebido e acumulado pelos 6rg;;os

ou entidades do Poder Publico no desempenho de suas funyoes e atividades.

Documento Sonoro: Documento que contem registra sonora.

Documento Textual: Documento com registras escritos, em suporte papel, incluindo

os manuscritos, datilografades ou impressos.

Dossie: Unidade de arquivamento composta de documentos diversos, pertinentes a

determinado assunto ou pessoa.

Eliminaliao: Destruiyao de documentos sem valor para guarda permanente.

Especie Documental: Divisao de genera documental, que reune tipos docu-

mentais por suas caracteristicas comuns de estruturac;ao da informayao, como

ata, carta, decreto, fotografia, memo rando, oficio, plantas, relatorio. Ver tambem

Tipe Documental

Fichario: Conjunto de fichas ordenadas, segundo criterios pre-estabelecidos, uti-

lizado para fins de controle e recuperac;ao de documentos e informayoes.

Fundo: principal unidade de arranjo estrutural nos arquivos permanentes, constitui-

do dos documentos provenientes de uma mesma fonte geradora de arquivos, bern

como de mais de uma fonte geradora de arquivos, reunidos pela semelhanya de su-

as atividades, respeitada a proveniencia.

Conjunto de documentos, independente da sua forma au suporte, arganicamente

produzida e/au acumulada e utilizada par uma pessaa fisica, familia au instituiyaa na

decursa de suas atividades e funyoes.

Genera Documental: Reuniao de especies documentais que se assemelham

par seus caracteres essenciais, particularmente 0 suporte e a forma de registro

da informaryao. como documento filmografico, sonora, audiovisual, cartografico,

iconogn3fico, informatico, micrografica, textual.

Gestaa De Documentos: Conjunto de procedimentos e operayoes tecnicas refe-

rentes a produyao, tramitayao, uso, avaliayao e arquivamento dos documentos

em fase corrente e intermediaria, visando a sua eliminayao ou recolhimento para

guarda permanente (Lei Federal n' 8.159191, art. 3').

Guia: Instrumento de pesquisa que oferece uma visao geral do conjunto de fundos e

coleyoes de um ou mais arquivos, geralmente organizados por fundos ou series e

contendo hist6rica e/au biografia das instituiyoes e/ou pessoas produtoras dos mes-

mos, datas limite, e a lista dos demais instrumentos de pesquisa disponiveis.

Historia Oral: Tecnica de pesquisa que reune conjuntos de testemunhos crais, pro-

vocados ou espontaneos, registrados em discos ou fitas magneticas e transcritos

para pesquisa.

Identifica~ao De Documentos: Processa de conhecimento, sistematizayao e regis-

tro das informayoes contidas nos documentos, visando ao acesso e avaliayao dos

mesmas.

IndexaC;ao: Processa pelo qual se relacionam de forma sistematica descritores ou

palavras-chave que permitem a recuperayao posterior do conteudo de documentos e

informac;oes.

Informac;ao: Todo e qualquer elernento referencial contido nurn documento.

Instrumento De Pesquisa: 0 termo mais amplo que abarca qualquer descriyaa au

meio de referencia elaborada au recebida por um servi90 de arquivo, com vistas ao

contrale administrativo ou intelectual do acervo arquivistico. Documentos, publicados

ou nao, que enumeram e descrevem as diversas unidades de arquivamento de parte

ou totalidade de um fundo, com a finalidade de contrale e acesso.

Inventario: Instrumento de pesquisa que fornece uma enumera9ao descritiva dos

itens documentais ou dossies que comp6em um ou mais fundos ou series. Normal-

mente inclui um hist6rico da instituigao produtora dos documentos, uma breve expli-

cag80 dos criterios utilizados em seu arranjo e um indice. De acordo com 0 nivel de

detalhamento da descri980 dada, 0 inventario pode ser sumario ou analitico.

Inventario TopogrMico: Instrumento de contrale que indica a localiza9ao fisica dos

dossies e outros documentos no dep6sito.

Item Documental: A menor unidade arquivistica intelectualmente indivis[vel, por

exemplo, uma carta, memorando, relat6rio, fotografia, registra sonora.

Jurisdi-;:ao Arquivistica: Atribuic;:ao legal de uma entidade quanto a entrada, custo-

dia, prapriedade, transferencia, eliminac;:ao e recolhimento de arquivo.

Listagem: Enumerac;:ao de documentos com dados identificadores, para fins de

contrale ou informayao.

Localizayao: 0 dep6sito ou enderec;:o de um proprietario onde se encontra 0 acervo

arquivistico.

Ma-;:o: Conjunto de documentos amarrados ou reunidos num mesmo inv6lucra, for-

mando uma unidade de arquivamento.

Nota-;:ao: Elemento de identificac;:ao das unidades de arquivamento, constitufda de

numeros, letras ou combinac;:ao de numeras e letras, que permite sua localizagao

nos depositos de arquivos.

Ordena.yao: Oisposic;ao dos documentos de uma serie, a partir do elemento con-

vencionado para sua recuperac;ao.

Organicidade: Qualidade segundo a qual os arquivos refletem sua estrutura, fun-

90es e atividades da entidade acumuladora em suas rela90es internas e externas.

Palavra-Chave: Palavra ou grupo de palavras retiradas diretamente de um ou mais

documentos, para indicar seu conteudo e facilitar sua recupera9ao.

Pet;;a: Ver Item Documental

Plano De Classificayao: Processo pelo qual se estabelece 0 armazenamento, or-

denac;:ao e classificac;:ao.

Prazo De Guarda: Prazo definido na Tabela de Temporalidade que estipula a

periodo de arquivamento dos documentos nas fases corrente e intermediaria, ao

fim do qual a destina,ao e efetivada. Tambem referido como prazo de reten,ao.

Prazo De Retenyao: Ver PRAZO DE GUARDA

Preservayao: Procedimentos destinados a garantir protec;:ao ffsica dos arquivos

contra agentes decompositores.

Principio Da Unicidade: Ver Unicidade Do Documento. Ver Unicidade Da In-

formayao

Processo: Unidade documental em que se reuenm oficialmente documentos de

natureza diversa, no decurso de uma ac;ao administrativa OU judicia ria, formando um

conjunto material mente indivisivel.

Proveniimcia: A instituic;ao ou pessoa que produziu, acumulou e/ou manteve e utili-

zou documentos no decurso de suas atividades publicas ou privadas.

Recolhirnento: opera«ao compuls6ria de passagem de urn conjunto de documentos

do deposito de arquivamento intermedh3rio, visando a sua concentra«ao no arquivo

permanente, que sera acompanhada de termo de recolhimento.

Sala De Consulta: Area do arquivo onde as usuarios examinam os documentos de

seu interesse, sob supervisao de arquivistas.

Sec;ao: Subdivisao de um fundo contendo um conjunto de documentos relacionados

que corresponde a subdivis6es administrativas da agencia ou institui«ao produtora

ou, quanta tal nao e possivel, correspondendo a uma divisao geografica, cronol6gi-

ca, funcional ou agrupamentos de documentos similares. Quando 0 organismo pro-

dutor tern uma estrutura hierarquica complexa, cada se«ao tern tantas subdivis6es

subordinadas quanto as necessiHias, de modo a refletir os nlveis da estrutura hie-

rarquica da unidade administrativa subordinada a primaria.

Serie: Documentos organizados de acordo com a sistema de arquivamento e manti-

dos como uma unidade, porque resultam de um mesmo processo acumula<;ao au

arquivamento, ou de uma mesma atividade, tern uma forma particular ou devido a

qualquer outro tipo de rela<;ao derivada do processo de produ<;ao, recebimento ou

usa. E tambem conhecida como uma serie de documentos.

Subserie: Oivisao de uma serie, eventualmente utilizada em razao de variantes do

tipo documental.

Suporte: Material que serve de base as diferentes formas de registro da informa<;ao.

Exemplos: filme, papel, frta magnetica, disco etc.

Tabela De Temporalidade: Instrumento de destina<;ao aprovado pela autoridade

competente que determina prazos de guarda dos documentos e estabelece criterios

para microfilmagem e elimina<tao.

Teoria Das Tres Idades: Teoria segundo a qual as arquivos sao caracterizados

como correntes, intermediarios ou permanentes, de acordo com a identifica9ao

dos valores primario e secundario dos documentos, consjderando~se sua genese,

tratamento e utiliza9ao. Ver tambem Cicio Vital De Documentos.

Terminologia: Conjunto de termos particulares de uma ciencia, de uma arte, de urn

oficio ou profissao; nomenclatura.

Tipo Documental: Divisao de especie documental que reune documentos par

suas caracterfsticas comuns em termos de f6rmula diplomatica, natureza de

conteudo au tecnica do registro, tais como cartas precat6rias, cartas regias, car-

tas-patentes, decretos sem numero. decretos ~Ieis. decretos legislativos, fotogra-

fias tematicas, retratos, daguerre6tipos, litogravuras, serigrafias, xilogravuras.

Tipologia Documental: Estudo dos tipos documentais.

Transferencia: Passagem de documentos do arquivo corrente para 0 arquivo

intermediario

Unicidade Do Documento: Principio arquivistico segundo 0 qual 0 documento

produzido em mais de uma via ou c6pia tera apenas uma delas preservadas.

Unicidade Da Informac;ao: Principia arquivistico segundo 0 qual a mesma in-

forma9ao contida em mais de uma especie documental determina a preserva980

de um unico exemplar, observada a integralidade da informa9ao e do suporte.

Unidade De Arquivamento: Documento ou conjunto de documentos que se

toma par base para fins de tratamento arquivistico au Recipiente, inv61ucra ou

formato que se tamam por base para fins de acondicionamento e armazena-

menta.

Usuario: Pessaa que solicita para consulta au pesquisa, dacurnentos de urna insti-

tui<;aa arquivistica.

Valor Administrativo: Valor que urn documento possui para a administra<;aa que

o produziu. Ver tambem VALOR PRIMARIO

Valor Fiscal: Valor atribuida ao documento cujas informa<;6es comprovam ope-

ra<;6es financeiras ou fiscais.

Valor Hist6rico: Ver Valor Permanente

Valor Informativo: Valor que urn dacumento passui pelas infarma<;6es nele con-

tidas para fins de pesquisa cientifica, cultural e tecnol6gica, independentemente

de seu valor probat6ria.

Valor Legal: Valor Que um documento possui perante a lei para comprovar um

fato au constituir urn direito.

Valor Permanente: Ver Valor Secundario

Valor Primario: Valor atribuido aos documentos em fun,ao do interesse que

possam ter para a administra<;ao que as produziu, levando-se ern conta a sua uti-

lidade para fins administrativQs, legais e fiscais.

Valor Probat6rio: Valor inerente a urn docurnenta que evidencia a existemcia au

a veracidade de urn fato. Valor inerente aos documentos de arquivo cujas infor-

ma<;6es perrnitem conhecer a origem, a estrutura, a competencia e/ou a funcio-

namenta da institui<;80 Que as produziu.

Valor Secundario: Valor atribuido aos documentos em fun~ao do interesse que

possam ter para outros usuarios, tendo em vista a sua utilidade para fins dife-

rentes daqueles para os quais foram originalmente produzidos.

Vigencia: Tempo na qual os documentos possuem validade, obedecendo a um ciclo

de vida e uma tabela de temporalidade.

Todos esses termos tecnicos utilizados em arquivos sao essenciais para 0

bom desenvolvimento dos trabalhos realizados na area de conserva~ao, restaura-

,ao, manuten,ao e cria,ao de Arquivos. No decorrer desse trabalho, pude observar

a quanta as terminologias arquivisticas sao importantes para um Arquiva, arqui-

vistas e para profissionais que atuam diretamente com documentos arquivisticos e

a informa~ao em gera!. Ter conhecimento sabre palavras como acervo, fundo, orga-

nicidade dentre outras, contribuiu para melhor entendimento dos profissionais. E

muito importante para qualquer ramo de atividade, que 0 profissional consiga enten-

der 0 maior numero de palavras tecnicas referenle ao seu trabalho, atingindo melhor

atua~ao e realiza~ao na sua area profissianal.

64

10 TABELA DE TEMPORALIDADE

Tabela de Temporalidade e Destina,ao dos Documentos de Arquivos relati-

vos as Atividades Setoriais e Processos avaliativos e documentais, tern como

resultado a Tabela de Temporalidade que, quando aplicada adequadamente,

permite a reduc;ao dos acervos existentes nos setores de trabalho, otimizando as

espac;:os e facilitando a recupera<;:ao das informa<;:6es contidas nos documentos.

TABELA DE TEMPORALIDADE

PRAZOS DE GUARDA

ASSUNTO DESTINA9AO Fl- OBSERVA<;OESNALFASE COR- FASE INTERMEDI-

RENTE ARIA

01- NORMAS E MA-2 anos Eliminac;ao

NUAIS02- PLANOS E

PROGRAMAS DE 2 anos EliminaCjaoTRABALHO

03- PROM09AO E 2 anos Elimina<;:aoDIVULGA¢AO

04- PRODU9AO 2 anos Elimina,aoEDITORIAL

05- COMISSOES ECONSELHOS EDI- 2 anos Elimina,8o

TORIAIS06- PERIODICOS 2 anos Elimina aD

Ou ate serem07-LlVROS Permanente substituidos por

novas exemplares

08-FILMES, FITAS Ou ate serem

(audio e video)Permanente substituidos par

novos exemplares09- OUTROS 2 anos Elimina,ao10- PERMUTA 2 anos Elimina aD11- DOA9AO 2 anos Eliminac;ao

65

12- DOCUMENTA-<;:.1\0BIBLIOGRAFI-

PermanenteCA

13SISTEMA DE BI- Ou ate serem

BLiOTECAS Permanente substituidos parnovas sistemas

14-COMPRAS 2 anos Eliminacao15- REGISTRO DE

2 anos EliminacaoRECEBIMENTOS

16- ALlENA<;:AO DE 2 anos EliminayaoACERVOS

17- PROJETOS ETRABALHOS ESCO-LARES MENOS MO- 2 anos EliminacaoNOGRAFIAS DE FI-NAL DE CURSO

18-DOCUMENTA<;:AO Permanente Importanle que aARQUIVISTICA PER- monografias, tesesMANENTE DIARIOS e Qutros docu-DE CLASSES, PASTA~ mentos de pesqui-DE ALUNOS E DO- sas, fiquem arqui-CUMENTA<;:6ES PES vadas em bibliote-SOAIS TESES DE ca, para seremDOUTORADOS MO- ocupadas paraNOGRAFIAS ETC .. consultas a quem

possa interessar19- INSTRUMENTOS 2 anos EliminacaoDE PESQUISA20- DOCUMENTA- PermanenteICAO MUSEOLOGICA21-EVENTOS co- 2 anos Elimina<;aoMUNITARIOS ECULTURAIS22- ACERVO MUSE- 2 anos EliminayaoOGRAFICO22- AQU~SI<;:AO E 2 anos EliminacaoINTERCAMBIO

23- MICROFILMA- PermanenteGEM24- FOTOGRAFIA 2 anos Eliminacao26- VIDEO, FILMES Permanente Ou ate serem

substituidos pornovos exemplares

66

27- ARMAZENA- Permanente Ou ate seremMENTO, DEP6sl- substituidos parTOS, ARQUIVOS DE novas.SEGURANC,A.28- RESTAURAC;;AO PermanenteDE DOCUMENTOS29- OUTROS AS- 2 anos 3 anos Elimina<;ao" "Com triagem;SUNTOS REFEREN-TES A INFORMA-C;;AOCIENTiFICA ETECNOL6GICA30- PESQUISA, EnquantaDESENVOLVIMEN- vigoraTO E GESTAO TEC-NOL6GICA31- NORMAS E Enquanto 5 anos PermanentePROCEDIMENTOS viQora32 PLAN OS E PRO- 2 anos 6 anos Permanente Sao passiveis deGRAMAS DE TRA- eliminay80 os do-BALHO cumentos cujas

informa<;oes este-jam integralmenterecapituladas nosPlanas e Progra-mas de Trabalhagerais da institui-aD.

33- PESQUISAS Enquanta 10 anas Permanente Sao passiveis devigora a elimina980 os do-pesquisa cumentos cujas

Ou informa<;6es este-jam integral menterecapituladas nosPlanas e Progra-mas deTrabalha gerais dainstituicaa.

34- PESQUISA NA 2 anos Ou enquanta EliminayaoAREA DA SAUDE esta em vigor aBAslCA E APLICADA pesquisa35- PESQUISA EM 2 anos Ou enquanto Elimina<;aoSAUDE COLETIVA esta em vigor a

pesquisa

67

36- PESQUISA EM 2 anos Ou enquanto Elimina~aoHISTORIA DA SAUDE esta em vigor aE DAS CIENCIAS BI- pesquisaOMEDICAS37-PESQUISA EM Enquanto 8 anos Permanente A documentalfaoDESENVOLVIMENTO vigora a referente as pes-TECNOLOGICO pesquisa quisas que serao

objeto de patente econsiderada sigilo-sa.

38- PESQUISA EM Enquanto 8 anos PermanenteQUiMICA vigora a

pesquisa39- PESQUISA EM Enquanto 8 anos Permanente A dOGumenta<;aoFITOTERAplCOS vigora a referente as pes-

pesquisa quisas que seraoobieto de patente econsiderada sigilo-sa.

40 SINTESE QUIMICA Enquanto 8 anos Permanente A dOGumenta<;aovigora a referente aspesquisa pesquisas que se-

rao objeto de pa-tente e consideradasiQilosa.

41- OUTRAS PES- 2 anos EliminaCfao* .•.Com triagem;QUISAS42- PATENTES 2 anos 6 anos Permanente43-TRABALHOS DE 2 anos 3 anos Eliminalfao* "'Com triagem;TERCEIROS44- ENSINO A temporalidade

desta classe S8

justifica par seremesses descritores,utilizados samentepara classificar do-cumentos produzi-dos por outros Se-tares.

45- NORMAS E PRO- 2 anos Elimina<;aoCEDIMENTOS46- PLANOS E PRO- 2 anos EliminattaoGRAMAS DE ESTU-DOS

68

47- CURSOS TECNI- 2 anos Elimina,iioCOS48- ELEMENTAR Permanente Toda a documenta-

Gao49- NIVEL MEDIO Toda a documenta-

Gao escolar50- CURSOS DE Permanente Toda a documenta-GRADUA<;iio c;ao academica ar-

quivada em pastas

51- CURSOS DE Permanente Toda a documenta-POS-GRADUA<;iiO 9ao academica ar-

quivada em pastas52-ESPECIALlZA<;AO Permanente Toda a documenta-

yao academica ar-quivada em pastas

53- EXTENSAO ME- PermanenteNOS PROVAS EAVALlA<;OES54-MESTRADO ME- PermanenteNOS PROVAS EAVALlA<;OES55- DOUTORADO PermanenteMENOS PROVAS EAVALlA<;OES

56-PROGRAMAS E Permanente Monografias ePROJETOS ESPECI- Projetos EspeciaisAIS MONOGRAFIAS devem ser encami-TUDO REFERENTE nhadas a Bibliote-AO ALUNO, MENOS ca, para que sirvamPROVAS ESCRITAS de pesquisasE TRABALHOS DEAVALlA<;OES57- MATERIAL DIDA- 2 anos Elimina,iioTICO58- OUTROS ASSUN- 2 anos Eliminac;aoTOS REFERENTES AENSINO59- NORMAS E PRO- Enquanto 5 anos Permanente'" "'Com triagem. OsCEDIMENTOS vigora criterios para elimi-

na<fao deverao serreferendados pelosetor da Garantiade Qualidade.

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50-PLANOS E PRO- 2 anos 3 anos Elimina~ao Sao passiveis deGRAMAS DE TRABA- eliminaltao as do-LHO cumentos cujas

informa90es este-jam inlegralmenlerecapituladas nosPlanas e Progra-mas de Trabalhogerais da institui-leao.

II CONSIDERA<;OES FINAlS

as resultados analisados neste trabalho podem apresentar uma melhoria

continua nos setores aquivisticos e tambem contribuir para detectar algumas

tendencias au mudan~as de focos que vern S8 firmando na area da Ciencia da

Informac;ao Documental. Assim, permitem chegar as seguinte considera<{oes que e a

importancia da arquivistica setarial, voltada a administra<;80/gerencimento dos

arquivos de entidades privadas, particulares e 6rgaos governamentais. Detectada

na preocupac;ao dos administradores e servindo como tema central OU eixQ tematico

dos mesmas.

Administray80 e 0 Gerenciamento tern como principal abordagem a

administrar e gerenciar os trabalhos arquivisticos. A tendencia dos trabalhos

aquivisticos vem demonstrando uma falha coletiva em todos os setores de

qualquer entidade. Os profissionais deste setor sao desvalorizados e nao sao

reconhecidos, mas tentam fazer 0 melhor possivel Os grandes numeros de

entidades passam por essas dificuldades e al8m da falta de recursos financeiros a

desvaloriza~ao do proprio setor documental.

Conclui·se que 0 proposito desta pesquisa, acredito que a missao dos

arquivos e de fundamental importancia para a hist6ria de qualquer enlidade seja ela

privada, particular, municipal ou orgao governamental existente em nosso meio. E

nao poderia deixar de falar das nossas bibliotecas onde guardam nossas historias

mais preciosas, e de grande valor cultural com obras de valores incalculaveis, e

oferece-nos variados conhecimentos culturais para a nossa sociedade.

E os nossos Arquivos guardam valores hist6ricos as nossas entidades

privadas ou governamentais, visando nao cometerem erras que no passado s6

71

conseguiram superar no presente, ficando alerta, com as pes firmes e no chao e

enfrentando as futuros vindouros, tendo com issa mais seguranC;:8 nas futuras

decis6es a serem tamadas.

as Arquivos das entidades au 6r9805 governamentais ou privadas, sao

formados para garantir confiabilidades e controles nas decis6es e 8c;:oes das

entidades. Nesta pesquisa, tudo a que foi pesquisado e escrito, oj somente para

viabilizar a continuidade de pianos e programas de trabalhos arquivisticos, para

evitar erros do passado, trabalhando no presente e olhando a futuro, podendo assim

reduzir custos e 9a5t05 operacionais, humanizando a atendimento aos usuarios de

todos setores administrativQs das entidades, privadas e governamentais, que

possam ter uma boa politicas de gestao da informac;:ao e acervos memoriais.

Com esta pesquisa possa ajudar e dar a todas as partes interessadas uma

vi sao de consciemcia e que, urn Arquivo existe para preservar a memoria das

entidades, pod en do assim solueionar com maior rapidez as quest6es arquivisticas

deeorrente de seus direitos e deveres que regem os mesmos.

Para isso deve-se pensar em cada setor seja ele, em qualquer area

empresarial ou governamental, para que pensem um poueo melhor da utilidade de

um Arquivo a fun~o que ele exeree na entidade que e muito importante dentro das

mesmas, e assim podendo implantar dentro de todas as areas um sistema

padronizado, ou um Programa de

aeervo

arquivistico.

Gestao Documental, eficaz para 0

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