Apostila 2 Pronatec _ Luiz

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Qualificação Profissional SENAI II Auxiliar Administrativo - PRONATEC Prof. Luiz C. C. Torres [email protected] 2012

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  • Qualificao Profissional SENAI

    II Auxiliar Administrativo - PRONATEC

    Prof. Luiz C. C. Torres [email protected]

    2012

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    1- Layout

    1.1. Layout posicional

    1.2. Layout funcional

    1.3. Layout linear

    1.4. Layout em grupo

    2. Tcnicas para reunies

    2.1. Como melhorar as suas reunies

    2.2. Dicas para reunies produtivas

    2.3. Como planejar reunies

    2.4. Fases da reunio

    2.5. Checklist

    2.6. Tipos de reunies

    3. Conceito de arquivo

    3.1. Importncia dos arquivos

    3.2. Documento, informao, comunicao e documentao

    3.3. Arquivo

    3.3.1. Funes do arquivo

    3.3.2. Tratamento da informao

    3.4. Organizao e tcnica de arquivamento

    3.5. Operaes de arquivamento

    3.6. Avaliao da documentao

    3.7. Regras de arquivamento

    3.7.1. Alfabetao

    3.7.2.Mtodo numrico

    3.7.3.Mtodo alfa-numrico

    3.7.4.Mtodo geogrfico

    3.7.5.Mtodo variedex

    3.7.6.Mtodo por assunto

    3.7.7.Mtodo decimal

    3.7.8. Mtodo mnemnico

    3.8. Localizao fsica e armazenagem de documentos

    3.9. Administrao dos arquivos

    3.9.1. Seleo e descarte

    3.9.2. Recuperao de documentos

    3.9.3. Manuteno do sistema

    4. Organizao dos arquivos fsicos e digitais

    4.1. Documento

    4.2. Gerenciamento eletrnico de documentos (ged )

    5. Bibliografia

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    1. LAYOUT

    A configurao de instalao (em ingls layout) estabelece a relao fsica entre as vrias atividades. O layout pode

    ser simplesmente o arranjar ou o rearranjar as vrias mquinas, equipamentos ou workstations at se obter a

    disposio mais agradvel.

    Existem vrios tipos de layouts e cada um deles se adequa a determinadas caractersticas, sendo uns mais vantajosos

    que outros. No planejamento do layout necessrio ter em conta todos os fatores (materiais, maquinas e

    equipamentos, o Homem, o movimento, a espera, o servio, a construo e a mudana, pois estes fatores podem

    influenciar negativamente o planejamento do layout.

    Para estudar o planejamento do layout necessrio estudar os padres de fluxo nas estao de trabalho, nos

    departamentos e entre os departamentos.

    OBJETIVOS

    O layout pretende reorganizar da melhor forma a disposio do espao:

    Minimizar investimentos em equipamentos;

    Melhorar processo e minimizar tempo de produo;

    Utilizar espao existente da forma mais eficiente possvel;

    Providenciar ao operador um posto de trabalho seguro e confortvel;

    Flexibilidade nas operaes;

    Diminuir custo de tratamento do material;

    Reduzir variao dos tipos de equipamentos de tratamento do material;

    Melhorar estrutura da empresa.

    1.1. LAYOUT POSICIONAL

    O layout posicional (ou em ingls fixed product layout) caracteriza-se pelo fato do material permanecer parado enquanto os operadores, equipamentos e todos os outros produtos, se movimentam sua. utilizado o layout posicional quando os produtos so volumosos e so fabricados em quantidades reduzidas.

    Usa-se Layout posicional quando: As operaes de conformao do material utilizam apenas ferramentas manuais ou mquinas simples; Estiverem sendo feitas poucas unidades de certo tipo; O custo de movimentao for alto.

    Limitaes

    Maior movimentao dos operadores e do equipamento;

    Resulta no aumento do equipamento;

    Requer grande habilidade dos operadores;

    Requer supervisionamento;

    Resulta num aumento do espao de trabalho, bem como num melhor work-in-process.

    Requer controle e uma produo sincronizada.

    1.2. LAYOUT FUNCIONAL

    No layout funcional (ou em ingls process layout) todas as operaes cujo tipo de processo de produo semelhante so agrupadas, independentemente do produto processado. utilizado o layout funcional quando os produtos so pouco volumosos.

    Usa-se Layout funcional quando: As mquinas forem de difcil movimentao; Tiver grande variedade de produtos; Tiver grandes variaes nos tempos requeridos para diferentes operaes; Tiver demanda pequena ou intermitente.

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    Vantagens

    Melhor utilizao das mquinas

    Maior flexibilidade dos equipamentos e operadores;

    Reduo do tratamento dos materiais;

    Variar as tarefas em cada posto de trabalho;

    Superviso especializada.

    Limitaes

    Aumentar o tratamento do material;

    O controle da produo mais difcil;

    Aumentar work-in-process;

    Produes em linha mais longas;

    Requer maior competncia nas tarefas exigidas.

    1.3. LAYOUT LINEAR No layout linear (ou em ingls product layout) os equipamentos so dispostos de acordo com uma determinada sequncia de operaes, ficando fixos, enquanto os materiais se movem pelos vrios equipamentos.

    Usa-se Layout linear quando: Tiver grandes quantidades de peas; O produto for mais ou menos padronizado; A demanda for estvel; Puder ser mantida a continuidade do fluxo de material operaes balanceadas.

    Vantagens

    O manuseamento do material reduzido;

    Os operadores no necessitam de muitos conhecimentos profissionais;

    Controlo simples da produo.

    Limitaes

    Se uma mquina parar toda a linha de produo para;

    O posto de trabalho mais lento marca o ritmo da linha de produo;

    Requer um supervisor;

    necessrio investir em equipamento de alta qualidade

    1.4. LAYOUT EM GRUPO

    O layout em grupo (ou em ingls cellular layout) caracteriza-se por agrupar todas as operaes nas mesmas clulas de mquinas. Neste procedimentos, os produtos so feitos em pequenas quantidades.

    Vantagens

    Agrupamento de produtos proporciona uma maior utilizao das mquinas;

    Fluxos de linhas suaves e mnimas distncias percorridas;

    Melhor ambiente de trabalho;

    Limitaes

    Requer um supervisor;

    Os operadores necessitam de maior habilidade nas operaes;

    Dependncia critica no fluxo de controlo na produo atravs de clulas individuais;

    Diminui a possibilidade de utilizar equipamento para fins especiais.

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    FATORES QUE INFLUENCIAM O LAYOUT

    Existe uma srie de fatores que podem influenciar negativamente o layout:

    Material O projeto, as variedades, as quantidades, as operaes necessrias.

    Equipamentos O equipamento produtivo e as ferramentas de trabalho.

    Homem A superviso, o apoio e o trabalho direto.

    Movimento O transporte entre os vrios departamentos, as operaes de

    armazenagens e inspees.

    Espera Os stocks temporrios e permanentes, bem como os atrasos.

    Servio A manuteno, a inspeo, a programao e expedio.

    Construo As caractersticas externas e internas do edifcio e a distribuio do

    equipamento.

    Mudana A versatilidade, flexibilidade e expansibilidade.

    PADRES DE FLUXO

    O movimento e fluxo de materiais, a distribuio fsica e logstica esto relacionados com o planejamento das

    instalaes. Os padres de fluxo so vistos do ponto de vista do fluxo nas estaes de trabalho, nos departamentos e

    entre os departamentos.

    Nas estaes de trabalho

    Nas estaes de trabalho o fluxo de trabalho deve ser simultneo, em que o movimento das mos, ps e

    braos comeam e acabam ao mesmo tempo, simtrico em que a coordenao dos movimentos est no

    centro do corpo, natural em que o movimento deve ser contnuo, rtmico e habitual. Assim sendo,

    importante ter em considerao as caractersticas ergonmicas da estao de trabalho, contribuindo assim

    para uma reduo da fadiga do operador.

    Nos departamentos

    Dentro dos departamentos o fluxo de trabalho segue o fluxo do produto, em que cada operador trabalha na

    sua estao de trabalho. Os fluxos tpicos dentro do departamento de produtos so: end-to-end, back-to-

    back, front-to-front, circular e odd-angle. No departamento de processo os fluxos tpicos

    so: paralelo, perpendicular e diagonal.

    Entre departamentos

    O fluxo entre departamentos combina os seguintes fluxos padro: linha reta, linha em U, linha em S e linha

    em W. Esta linha comea no ponto de entrada, na recepo do departamento, e acaba no ponto de sada, na

    expedio do departamento.

    LAYOUT FUNCIONAL, O MAIS UTILIZADO PELAS PEQUENAS EMPRESAS

    O layout funcional ou por processo assim chamado porque as necessidades e convenincias dos recursos transformados que constituem o processo na operao denominam a deciso sobre o arranjo fsico.

    No arranjo por processo, processos similares so localizados juntos um do outro. A razo pode ser que seja conveniente para a operao mant-los juntos, ou que dessa forma a utilizao dos recursos transformadores seja beneficiada. Isso significa que, quando produtos, informaes e clientes flurem atravs da operao, eles percorrero um roteiro de processo a processo, de acordo com suas necessidades.

    Diferentes produtos ou clientes tero diferentes necessidades, e, portanto, percorrero diferentes roteiros atravs da operao. Por esta razo o padro de fluxo na operao ser bastante complexo, como veremos nos exemplos a seguir:

    Hospital alguns processos (aparelhos de raios-X e laboratrios) so necessrios a um grande nmero de diferentes tipos de pacientes; alguns processos (alas gerais) podem atingir altos nveis de utilizao de recursos (leitos e equipes de atendimento).

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    Supermercado alguns processos com a rea que dispe de vegetais enlatados, oferecem maior facilidade na reposio dos produtos se mantidos agrupados. Alguns setores, como o de comida congelada, necessitam de tecnologia similar a de gabinetes refrigerados.

    Outras, como as reas que dispem de vegetais frescos, podem ser mantidos juntos, pois desta forma podem ser feitos mais atraentes aos olhos dos clientes.

    No arranjo fsico por processo, caracterstico de muitas indstrias e provavelmente da maioria das atividades de prestao de servios, os centros de trabalho so agrupados de acordo com a funo que desempenham.

    Os materiais movem-se de um centro a outro de acordo com a necessidade. Hospitais, escolas, armazns, bancos e muitas outras atividades so organizados por processo; na indstria, esse tipo de arranjo fsico indica que mquinas de uma mesma funo so agrupadas em departamentos funcionais e o produto caminha at a mquina adequada prxima operao.

    O mesmo grupo de mquinas, serve a produtos diferenciados, aumentando a flexibilidade do sistema a mudanas no projeto do produto ou processo.

    As caractersticas fundamentais do arranjo fsico por processo so:

    A adaptao produo de uma linha variada de produtos ou prestao de diversos servios;

    Cada produto passa por centros de trabalho necessrios, formando uma rede de fluxos. No caso de atividades de servios a movimentao a do prprio cliente.

    As taxas de produo so relativamente baixas, se comparadas quelas obtidas com o arranjo fsico por produto, desta forma, existe entre os dois tipos de arranjo uma troca entre flexibilidade e volume de produo;

    Os equipamentos so do tipo propsito Geral, ou seja, comercialmente disponveis sem necessidade de projeto especfico.

    Esses equipamentos so mais flexveis que aqueles projetados especialmente para os arranjos fsicos por produto.

    Em relao ao arranjo fsico por produto, os custos so relativamente menores, mas os custos unitrios de matria-prima e mo de obra so relativamente maiores.

    Fabricao de vrios tipos de produto; Muitas inspees requeridas durante a sequncia de operaes; Alta proporo de equipamentos que requeiram instalaes especiais;

    Mquinas executam operaes diversas, ajustando-se ao tipo de demanda.

    As listas de vantagens e desvantagens tambm so evidentes a partir das caractersticas apontadas.

    Entre as vantagens bsicas podemos citar:

    A flexibilidade do sistema em adaptar-se aos produtos variados; Os equipamentos so mais baratos que no arranjo por produto conduzindo a custos fixos menores; fcil perceber que as falhas localizadas no sistema; No trazem as mesmas consequncias graves que no layout por produto, dado que neste caso as operaes

    gozam de certa independncia; Por ltimo, o sistema permite a implantao de sistemas de incentivos individuais, pelo mesmo motivo.

    Quanto s desvantagens, as mais significativas so:

    Os estoque de material em processo tendem a ser elevados e bloquear a eficincia do sistema; A programao e o controle da produo torna-se complexa, ao se ter de trabalhar com vrios produtos e

    suas exigncias operacionais particulares; O manuseio de materiais tende a ser ineficiente; A contrapartida da flexibilidade a obteno de volumes relativamente modestos de produo, a custos

    unitrios maiores que no caso do layout por produto.

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    OBJETIVOS DO LAYOUT FUNCIONAL

    Minimizar os custos unitrios de produo; Otimizar a qualidade intrnseca; Promover o uso efetivo das pessoas, equipamento, espao e energia; Proporcionar ao empregado, convenincia, segurana e conforto; Permitir a gesto dos custos de projeto; Atingir as metas e prazos finais de produo.

    Todo planejamento que tenha por finalidade uma correta distribuio do espao de uma rea de trabalho, intelectual ou manual, deve pretender atingir, entre outros, pelo menos 10 princpios bsicos com seus seguintes objetivos:

    Aparncia e conforto o aproveitamento do espao deve ser feito de modo que produza melhor aparncia, com a finalidade de poder proporcionar aos funcionrios, independente da posio que ocupem na estrutura, o maior bem estar possvel.

    Economia nas operaes compreende assegurar economia de tempo, assim como o esforo despendido nas operaes. Facilitar o fluxo de pessoas e de materiais com o fim de proporcionar a distribuio mais racional entre mveis, mquinas e equipamentos de modo geral, objetivando minimizar os atropelos, assim como as distncias mnimas entre os postos de trabalho.

    2. TCNICAS PARA REUNIES As reunies esto no topo da lista de coisas que mais desperdiam tempo no trabalho, e isso ocorre por serem muitas vezes mal preparadas e conduzidas. O sucesso de uma reunio depende fundamentalmente da sua preparao, conduo e acompanhamento dos respectivos resultados.

    As reunies esto no topo da lista de coisas que mais desperdiam tempo no trabalho, e isso ocorre por serem muitas vezes mal preparadas e conduzidas.

    Corrigir o sistema de reunies em uma empresa compensador, mas no fcil de ser feito. As reunies, por sua natureza, envolvem muitas pessoas e mudar o comportamento dos outros mais difcil do que mudar o seu prprio. Aqui esto dicas vindas da experincia de profissionais, para que voc possa tornar as suas reunies mais produtivas.

    1 - Identifique o objetivo da reunio reunies sem um objetivo determinado parecem ser inteis. Ao estabelecer um objetivo, seus participantes passam a v-la com mais importncia e o comparecimento maior.

    2 Prepare adequadamente Alm de saber o objetivo da reunio, os participantes devem saber exatamente que informaes precisam um do outro. Isto reduz o tempo das reunies, e mais, os participantes no perdem tempo juntando informaes de que ningum vai precisar. Outra dica: as informaes teis para todos podem ser jogadas na Intranet da empresa para que possam ser lidas antes da reunio. Assim, os participantes j podem chegar com sugestes a serem discutidas.

    3 Mantenha a reunio sob controle O Condutor da reunio deve seguir uma agenda. As comunicaes devem ser controladas para que o objetivo seja cumprido.

    4 Seja decisivo As reunies devem resultar em decises e pontos de ao determinados. Em cada deciso tenha identificados:

    O que deve ser feito?

    Quem deve fazer?

    Quando deve ser feito?

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    5 Distribua rapidamente a ata da reunio e mantenha as decises tomadas As atas costumam demorar de dois a trs dias para serem distribudas depois da reunio, o que pode fazer com que as decises apresentadas no sejam reconhecidas pelos membros. Designe uma secretria para fazer as anotaes em um laptop durante a reunio, desta forma os participantes vo poder ler o que foi anotado, opinar e fazer as correes necessrias na hora.

    2.1.Como Melhorar As Suas Reunies

    As reunies podem ser poderosos mecanismos de ao e comunicao, para isso que foram criadas.

    Para isso, elas precisam ter suas finalidades bem determinadas. Do contrrio, no produzem os resultados esperados, e, ao contrrio, apenas alimentam sensaes do tipo Meu Deus, l vem mais uma daquelas reunies que no vai servir pra nada em cada um dos participantes.

    Se os participantes comparecem a uma reunio pensando esta vai ser apenas outra reunio, ento isso o que vai acontecer, mesmo.

    Para evitar isso, vamos dividi-las em alguns tipos:

    TIPO Apenas para que todos fiquem sabendo: Este o tipo de reunio em que uma pessoa ou um pequeno grupo delas comunica a outras pessoas o que j foi decidido e est prestes a acontecer. Este tipo de reunio deveria ser, sempre acompanhada de material escrito, e, em muitos casos, este deve ser distribudo um dia ou dois antes da reunio. Esta deve ser muito curta, acontecer preferencialmente em um auditrio e no em um crculo. a hora de receber instrues, e os jogadores no devem questionar as premissas que o tcnico est utilizando para realizar aquela jogada.

    TIPO Qual o seu status atual: Este o tipo de reunio em que cada participante precisa informar a situao atual do que estiver fazendo. Provavelmente ocorre a intervalos regulares e cada pessoa possui um tempo restrito para falar, como dois minutos cronometrados. Aps resumir a sua prpria situao, cada participante pode enviar seu resumo via email para um centralizador, que ento distribuir um documento, j consolidado, para todos.

    TIPO O que cada um de vocs acha?: Tipo de reunio onde qualquer um pode falar. As pessoas que no se pronunciam regularmente so as que acatam tranquilamente o que for deliberado por aqueles que opinam com maior frequncia, tal como em reunies de condomnio, por exemplo no devem ser convidadas a voltarem em oportunidades futuras. Fica bvio que estas pessoas so boas em alguma outra atividade no escritrio, ento ao cham-las para se sentar com voc, voc pode na verdade estar desperdiando o tempo delas.

    TIPO Precisamos decidir agora mesmo: Estas so reunies especficas que tm uma agenda definida e que devem terminar em uma deciso final que no precise ser revisada.

    SUGESTES de SETH GODIN:

    Primeiro, todas as reunies deveriam ser feitas com as pessoas em p. Segundo ele, pessoas que esto em p pensam mais rapidamente que aquelas que esto sentadas, se distraem menos e fazem com que as reunies no durem tanto tempo. Interessante!!

    Por fim, o ltimo que chegar para a reunio contribui com R$10,00 para o fundo do caf. Este item chama a ateno porque muitas pessoas batem no peito para discursar sobre pontualidade, mas poucas tm alinhado os discursos com as aes.

    Dirigindo Reunies

    A arte de dirigir reunies se confunde com a arte de perguntar quando convm, como convm e a quem convm. Veja alguns conselhos:

    Discutir comunicar - o bom orientador no se preocupa consigo, mas com a ligao e estreitamento dos fios invisveis que o ligam ao grupo. O olhar, a mmica, os gestos, as atitudes contribuem para tecer estes fios.

    Acolhimento aos participantes - por a vontade os futuros ouvintes atravs do ambiente e da recepo aos mesmos.

    Tomar a direo do grupo - no incio da discusso fazer um breve relato de introduo. Procure comear dando uma excelente partida.

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    Arte de perguntar - a pergunta um dos instrumentos mais valiosos sua disposio, no s para dirigir e estimular a discusso, mas tambm para nela fazer participar constantemente todos os membros do grupo. As perguntas mudam de natureza, segundo as suas intenes, podem ser de informao, de investigao ou puramente formais. A forma como a pergunta feita no deixa de ter importncia, elas podem ser gerais (incidem sobre o grupo) ou perguntas diretas (Sr. X). O orientador deve saber utilizar pergunta de retorno, isto , se responder com a prpria pergunta que lhe dirigida, devolvendo a pergunta ao interlocutor ou ao grupo. Veja abaixo palavras chave para fazer perguntas inteligentes e adequadas para elucidar e manter debates:

    classificar - definir - explicar - rever - resumir - comparar - descrever justificar - verificar - criticar - esboar - ilustrar - investigar

    No use sempre perguntas do mesmo tipo, procure evitar que algum responda antes de ter chegado ao fim da sua pergunta. Nada mais irritante para um orientador do que um ouvinte convencido de ter compreendido a pergunta antes de ser formulada. O sentido das perguntas pode ser aberto ou fechado. Ele aberto quando ela feita de tal modo que no pode ser respondida com sim ou no. Ex. O que voce acha disto?

    Saber manter o silncio - Aps uma pergunta geral, muitas vezes temos o silncio. Tomado de pnico, o orientador comea a falar. Tenha conscincia da lentido do pensamento de um grupo, Uma boa ideia contar mentalmente enquanto espera. Se chegar a concluso que por qualquer razo o grupo incapaz de responder, exprima sua pergunta de outro modo. Procure a causa.

    Ouvir muito, falar pouco - reserve a sua opinio no decurso de uma discusso e deixe os outros falar. Ouvindo-os, voc sempre ter uma posio extraordinariamente forte. Se voc falar antes do tempo perder a vantagem.

    Aprenda a conhecer os outros - tome conscincia de que o grupo trabalha incessantemente em 2 planos diferentes, um de ordem intelectual e outro de ordem afetiva. Quando a emoo suplanta a lgica os choques so inevitveis. Conhea os tipos de participantes da reunio.

    Anotar - registre todos os pontos de acordo do grupo medida com que eles vo acontecendo, resumindo as ideias, os acordos e as responsabilidades de cada um.

    TIPOS DE PARTICIPANTES

    Nas reunies o orientador deve ter conscincia de que os participantes podem agir de maneiras bem diferenciadas, e estes podem fazer partes de um ou mais dos tipos abaixo:

    O eterno perguntador - procura atrapalhar o lider; tenta fazer fazer com que voc apoie seu ponto de vista. Devolva suas perguntas ao grupo, no tome partido.

    O belicoso - gosta de ferir os outros com ou sem razes legtimas. no retruque e no perca a calma, voc pode se defender com a desculpa do tempo e lhe dizer que vai considerar o seu problema com a mxima boa vontade, mas em particular. Impea que ele monopolize a discusso.

    O teimoso - ignora sistematicamente tanto o ponto de vista dos outros como o seu. Nada quer aprender atravs dos outros. Tente unir o grupo contra ele. Diga que vai discutir sua pergunta separadamente com ele e que por enquanto ele aceite a posio do grupo. Uma variao deste caso aquele tipo de pessoa que quando comea a falar no para mais. Estipule tempo, tente reconduzi-lo ao assunto e corte no momento adequado.

    O sabe-tudo - pretende impor sua opinio a todos. Pode estar bem informado ou simplesmente gosta de falar. Use perguntas embaraosas. Reforce a confiana do grupo para no ser influenciado por ele.

    O positivo - sempre pronto a ajudar, seguro de si prprio. de grande auxlio na discusso. Procure obter a sua contribuio utilizando-o com frequncia.

    O falante - fala de tudo e sem parar, exceto do assunto em pauta. interrompa-o com tato, limitando o tempo e chamando-o ao assunto. Olhe para o relgio.

    O tmido - tem ideias, porm tem dificuldade em formul-las. Faa-lhe perguntas fceis e procure fazer com que ele tenha mais confiana em si mesmo. Elogie a sua contribuio sempre que possvel.

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    O desdenhoso - dirige-se ao grupo de forma superior. Nunca se mistura a ele. No anule a sua susceptibilidade e no o critique. Utilize a tcnica sim, mas... O distrado, desinteressado - distrai tambm os outros, pode ser que fale do assunto em pauta, mas tambm de outro. Dirija-lhe uma pergunta fcil, colocando seu nome no incio da frase (direta). Faa com que ele de exemplos do trabalho em que est interessado.

    2.2.Dicas Para Reunies Produtivas

    Para obter reunies produtivas o orientador (coordenador) deve planejar e estabelecer os objetivos, tais como:

    Periodicidade - estabelea a frequncia das reunies (peridicas, emergncias,..).

    Tipo da reunio - o tipo da reunio definido em funo do seu objetivo:

    Informao - reunio com o objetivo de dar e colher informaes, organizar, gerar e disseminar conhecimentos.

    Tomada de deciso - reunio com o objetivo de estabelecer fatos, determinar problemas (analise de causas e efeitos), listar possveis solues, avaliar alternativas (prs e contras) e estabelecer os cursos de ao.

    Avaliao - reunio com o objetivo de analisar situao, arrolar recursos, estabelecer prioridades (prazos, custos e prioridades), estabelecer os mtodos de atuao e distribuir as responsabilidades.

    Fases da reunio - verificar em cada fase os itens que devem ser estabelecidos.

    Preparao - estabelecer os objetivos da reunio, selecionando os participantes, planejar e divulgar a agenda e finalmente preparar os tpicos que sero abordados na reunio.

    Conduo - quebrar o gelo ao incio da reunio, estabelecer os papis dos participantes, tratar dos assuntos dentro do tempo estabelecido sempre caminhando para o fechamento do mesmo (deciso).

    Ao final - dar feedback para os participantes da reunio.

    Papeis na reunio - voc como coordenador deve estabelecer os papis na reunio:

    Facilitador - participante que ir coordenar o tempo de cada assunto no deixando que haja divagao e nem fuga do assunto principal.

    Relator - participante que ir registrar a reunio, os tpicos discutidos, as decises, as responsabilidades e as aes a serem tomadas.

    Problemas evitar - lembre sempre dos tipos de participantes de reunio.

    Regras bsicas - Sempre que possvel siga as seguintes regras:

    Inicie e termine a reunio na hora agendada.

    No aceite interrupes.

    Crie um clima de descontrao.

    Contedo da reunio importante e a forma como apresentada tambm.

    Priorize os assuntos.

    Estabelea tempos parciais para cada assunto.

    Exercite o ato de ouvir.

    Limite a reunio ao mximo em 2 horas.

    Os maiores problemas so os comportamentais.

    Evite posturas dogmticas.

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    2.3.COMO PLANEJAR REUNIES Uma reunio apenas um instrumento. Obviamente, os membros do grupo podem trabalhar muito bem sozinhos. bom para certos tipos de coisas, ruim para outros.

    Reunies so boas para gerar ideias, compartilhar informaes e tomar decises coletivas. Reunies no so boas para organizar informaes, fazer anlises detalhadas e pesquisas, representar ideias em palavras ou grficos coerentes e centenas de outras tarefas que podem ser feitas mais facilmente pr pessoas isoladas.

    Quando realizar uma reunio

    Especificamente, se voc um gerente ou presidente, convocar uma reunio pode ser uma boa ideia quando:

    Voc quer uma informao ou um parecer do seu grupo;

    Voc deseja envolver o seu grupo na soluo de um problema ou na tomada de uma deciso;

    H uma questo que precisa ser esclarecida

    Voc est com problemas e quer compartilh-los com o grupo como um todo;

    O prprio grupo quer uma reunio;

    H um problema que envolve pessoas de diferentes grupos;

    H um problema e no est claro do que se trata, ou no se sabe quem ficou com a responsabilidade de lidar com ele.

    Quando no realizar uma reunio Uma reunio no uma boa ideia quando:

    Voc tem de lidar com questes pessoais, contendas,

    H preparao inadequada ou fraca e poucos dados;

    Seria melhor comunicar pr telefone, fax, memorando ou uma conversa a dois;

    O objeto de discusso to confidencial e secreto que no pode ser divulgado entre os membros do grupo;

    Voc j formou uma opinio e j tomou uma deciso;

    O assunto trivial; H muita agressividade e hostilidade no grupo e as pessoas precisam de tempo para se acalmarem e comearem a trabalhar cooperativamente. Voc precisa chegar a ver reunies como encontros importantes, no trabalho do seu grupo ou organizao. Depois tambm a maioria das reunies so um meio para o fim. Voc no pode dizer que uma reunio foi bem sucedida enquanto no tiver visto o que aconteceu (ou no aconteceu) depois. O que foi decidido, foi levado a termo? As pessoas fizeram o que haviam dito que iriam fazer? Se no acontece nada como resultado das reunies, ningum iria lev-las a srio e elas sero uma perda de tempo precioso.

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    2.4. Fases da reunio

    ANTES (PR-REUNIO)

    Planejamento Definio dos Objetivos em termos de resultados; Definio do tipo de reunio; Quem ir participar e pr que; Definio dos papis; Elaborao da agenda; Definio do local; Definio dos equipamentos e materiais; Convocar os participantes com antecedncia; Solicitar dos participantes, leitura e elaborao de materiais, quando necessrio.

    DURANTE

    Check List antes do incio da reunio; Materiais, equipamentos, arrumao do local, Tc; Coordenar processo de recepo; Receber pessoalmente os participantes/convidados; Abertura: Comear no horrio combinado; Dar as boas vindas e apresentar os convidados novos; Anunciar as regras e

    pauta da reunio; Leitura da ata da reunio anterior, se houver; Desenvolvimento: Gerenciamento da Reunio; Administrar o tempo com a ajuda do secretrio; Manter a discusso dentro do objetivo; Assegurar que todos contribuam; Manter todos envolvidos; Utilizar liderana compartilhada; Administrar conflitos com habilidade; Tomar decises competentes e com aceitao; Valorizar a contribuio de cada um e do grupo; Direcionar todos os esforos para atingir o resultado; Encerramento; Estabelecer com a ajuda do secretrio a agenda preliminar; Estabelecer data da prxima reunio, se necessrio; Avaliar a reunio; Agradecer a participao de todos;

    DEPOIS

    Preparar a ata para os membros dos grupos e enviar materiais para os participantes; Acompanhar as decises tomadas; Comear o planejamento da prxima reunio; Divulgar as decises na Reunio para outras pessoas tomarem conscincia;

    Avaliao da Reunio

    Avaliao da Reunio: Avalie como o grupo realizou essa reunio de trabalho; Quanto ao desempenho dos papis; Pea e d feedback sobre os papis; Verbalize: como me senti no papel; Quanto ao Clima da Reunio; Identifique os fatores positivos e negativos que ocorreram; Como foram tratados e/ou neutralizados esses fatos pelo coordenador e/ou pr qualquer outro membro do

    grupo; Quanto ao Resultado do Grupo: Atribua uma nota ao resultado obtido no final do trabalho da reunio (0 a 10 pontos); Justifique e explique a sua nota;

  • 13

    2.5. Checklist Etapas: Convocao (que acontece antes da reunio propriamente dita); Conduo (que a prpria reunio) Acompanhamento (que a ps-reunio). Pode-se customizar conforme sua realidade e necessidades, o objetivo deste checklist ser genrico e evitar os principais problemas das reunies. Convocao ( ) Existe um objetivo especfico, claro a ser atingido com a reunio que ser convocada ( ) O objetivo da reunio foi dividido em pequenos itens, com tempo estimado definido, para serem discutidos na reunio ( ) Estou convocando apenas as pessoas essenciais para a reunio ( ) O tempo de durao da reunio est adequado com o objetivo e tpicos definidos. ( ) Caso a reunio tenha durao superior 2 horas, estou planejando um intervalo de 10 minutos. ( ) Reservei o horrio da sala de reunies ( ) Defini e reservei o material necessrio para reunio (datashow, som, flip charts, canetas, etc) ( ) Caso a reunio seja externa, forneci informaes detalhadas da localizao da mesma, para evitar atrasos. ( ) Confirmei a participao das pessoas na reunio Conduo ( ) Foi definido um lder para a sesso desta reunio ( ) A reunio foi iniciada no horrio e todos os participantes foram informados da inteno de terminar a reunio no horrio. ( ) O objetivo da reunio e os pontos de discusso foram pontuados no inicio e a reunio est sendo conduzida seguindo esta pauta. ( ) Existe algum responsvel por anotar os principais tpicos da reunio e compartilhar aps reunio. ( ) Conversas paralelas esto sendo cortadas, para focar no assunto da reunio. ( ) Foi realizado um intervalo de 10 minutos para cada 2 horas de reunio. ( ) Foram definidas tarefas com responsveis e prazo. ( ) Encerramos a reunio com o objetivo alcanado e fizemos algumas ponderaes sobre o processo da reunio e o que pode ser melhorado nas prximas. Acompanhamento ( ) A sala de reunio foi liberada e limpa para prximas sesses. ( ) As anotaes da reunio foram distribudas a todos os participantes por e-mail. ( ) As tarefas definidas na reunio esto sendo cumpridas e acompanhadas.

  • 14

    2.6. Tipos de reunies

    ITENS PLANEJAMENTO DELIBERATIVA INFORMATIVA

    CONCEITO Para solucionar problemas orientados para o futuro

    Tomada de deciso Para compartilhar dados e informaes

    Soluo de problemas

    DURAO Mais de 4 horas At 4 horas At 1 hora

    NMERO DE PESSOAS 2 a 7 pessoas 2 a 7 pessoas 30 a 50 pessoas

    DISPOSIO DO LOCAL Cadeiras e semicrculo e uma mesa

    1 mesa com cadeiras Auditrio

    RECURSOS

    Retroprojetor Retroprojetor Retroprojetor

    Flip-chart Flip-Chart Data show

    Micro computador Microcomputador

    Telo

    Quadro magntico Quadro magntico

    PRAZOS PARA CONVOCAO 2 SEMANAS NO MINIMO 5 DIAS NO MNIMO MEIO DIA

    CONVOCAO Pr escrito e nominal Pr escrito e nominal

    Pr telefone

    Circular

    Quadro de aviso

    Fax

    CONTEDO DA CONVOCAO

    Agenda da reunio Agenda da reunio Agenda da reunio

    O que os participantes devem levar reunio

    O que os participantes devem levar reunio

    Objetivos da reunio

    Quem sero os participantes

    Quem sero os participantes

    Data

    Local

    Horrio

    AVALIAO Oral Oral

    Escrita

    Escrita sem identificao

    Impresso j definido

  • 15

    Modelo de Avaliao Pessoal de participao na Reunio

    3. Conceito de Arquivo

    Etimologicamente, e admitindo a formao que lhe atribuem alguns

    especialistas, o vocbulo arquivo provm do grego archeion que

    seria composto de dois elementos: ARKHAIOS, antigo e EPO, dispor, ter

    cuidado, e deu origem em latim archivum. Arquivo, significaria,

    portanto, a arrumao de coisas antigas.

    Pensa-se que os arquivos, como instituio, tiveram a sua origem na

    antiga civilizao grega. Nos sculos V e IV A.C. os atenienses guardavam

    no Metroon, templo da me dos deuses, os tratados, leis, minutas da

    assembleia popular e outros documentos oficias. Entre eles encontrava-

    se o discurso que Scrates escrevera em sua defesa pessoal, peas de squilo, Sfocles e Eurpedes, etc. Esses

    documentos foram conservados atravs dos tempos de tal forma que ainda hoje se encontram preservados, j no

    em arquivos, mas em instituies especficas (museus).

    Atualmente, o termo ARQUIVO pode ser entendido e utilizado com os seguintes sentidos e orientaes:

    Conjunto de documentos, qualquer que seja a sua data, a sua forma, o seu suporte material, elaborados ou recebidos

    por um organismo pblico ou privado, em funo da sua atividade e conservado para efeitos administrativos;

    Como local destinado conservao e guarda de documentos devidamente classificados e ordenados;

    Como unidade de servio administrativo especializado cuja misso consiste em receber, classificar, guardar e

    emprestar documentos. Neste sentido o arquivo funciona como a memria organizada da instituio que serve.

    As funes do arquivo so de natureza meramente auxiliar ou instrumental. Isto equivale a dizer que constitui uma

    atividade interna que tem por objetivo manter a organizao ou a instituio em perfeitas condies de

    funcionamento.

    So as seguintes as suas principais funes:

    Ordenao da documentao: mediante a recolha, registro e classificao dos documentos;

    Despacho: fornece os documentos solicitados com rapidez para os diversos servios, medida que a

    documentao se vai desatualizando;

    Conservao da documentao: no s mediante a utilizao de equipamento adequado (armrios, ficheiros,

    etc.), como tambm, proporcionando condies ambientais ideais de forma a no se danificarem os suportes

    (sob a ao da humildade, calor e frio, incidncia dos raios solares, saturao do ar e propagao de pragas).

    Como o suporte das atividades administrativas tem sempre um carter documental, evidente que, na prtica, a

    organizao e funcionamento do arquivo se reveste de capital importncia, especialmente para aqueles servios

    cujo trabalho normal requer o exame e consulta de antecedentes. A correta compreenso da importncia do

    Arquivo parte, portanto, da superao da ideia de simples depsito ou coleo de documentos, passando a ser

    visto como um servio altamente especializado, atualizado e dinmico, inserido num sistema de informao,

    servindo-o e complementando-o.

    ITENS POUCO MAIS OU MENOS

    MUITO

    Qual o nvel de sua participao com opinies e informaes para o grupo? 1 2 3 4 5 6 7 8 9

    Voc est satisfeito com a quantidade de sua participao? 1 2 3 4 5 6 7 8 9

    At que ponto voc se sente responsvel pela deciso do grupo? 1 2 3 4 5 6 7 8 9

    Voc se sente comprometido com as decises do grupo? 1 2 3 4 5 6 7 8 9

    Voc se sente frustrado durante a realizao da Reunio? 1 2 3 4 5 6 7 8 9

    Voc sente qualidade na deciso que o grupo tomou? 1 2 3 4 5 6 7 8 9

  • 16

    3.1. Importncia dos arquivos

    A memria humana limitada e devemos sempre que possvel aliviar sua carga, transferindo uma parte do

    que necessitamos ao arquivo, que a memria mecnica da instituio.

    A importncia do arquivo pode ser sentida quando se possumos determinado documento, mas no

    conseguimos localiz-lo entre milhares de outros papis. Na frustrao de quem possui algo que necessita e

    no pode utilizar reflete-se a importncia do arquivo.

    O arquivo d a possibilidade de manter o conjunto de documentos devidamente ordenados e classificados

    de acordo com a necessidade da instituio; permite encontrar o documento na hora necessria, retirando

    dele as informaes precisas; constitui todo um passado da instituio.

    3.2. DOCUMENTO, INFORMAO, COMUNICAO E DOCUMENTAO.

    DOCUMENTO:

    algo corpreo, em que j foi fixada ou gravada uma noo ou mensagem.

    Documento, em sentido amplo, todo e qualquer suporte da informao.

    Assim, alm do documento convencional, podemos admitir que um bem cultural como um monumento,

    um stio paisagstico possa ser, tambm, um documento.

    Documento em sentido mais restrito : livro, revista, relatrio, fita magntica, disco, microfilme, carto

    perfurado, portanto, todo material escrito, cartogrfico, fotocinematogrfico ou sonoro.

    INFORMAO:

    a noo, ideia ou mensagem contida num documento, a informao sempre incorprea, por isso

    precisa sempre de um suporte.

    COMUNICAO:

    o ato ou efeito de transmitir a informao num documento ou num conjunto de documentos.

  • 17

    DOCUMENTAO:

    o conjunto ou cada um dos processos de elaborao e produo, coleo e classificao, difuso e

    utilizao da informao contida em documentos de qualquer natureza.

    3.3. ARQUIVO

    3.3.1. FUNES DO ARQUIVO

    Entre as principais podemos ressaltar:

    a) Restaurar rapidamente o passado;

    b) Fornecer elementos para controle;

    c) Transmitir experincia;

    d) Disciplinar as aes;

    e) Conferir segurana aos documentos e a instituio

    O arquivo organiza qualquer trabalho intelectual e no apenas em tempo lucra o organizador.

    H outra vantagem ainda maior, que a de ordenar os pensamentos, processos mentais e,

    consequentemente, a prpria existncia.

    Arquivo um conjunto de documentos; organicamente acumulados; produzidos ou recebidos por pessoa fsica

    e instituies pblicas ou privadas, em decorrncia do

    exerccio de atividade especfica, qualquer que seja o suporte da informao ou a natureza do documento.

  • 18

    3.3.2. TRATAMENTO DA INFORMAO

    A informao sempre o instrumento principal de uma organizao pblica ou privada. Pouco se faz

    dentro de uma repartio pblica que no se torne objeto de um documento e, por conseguinte, uma

    informao.

    A falta de conscientizao do valor da informao leva a verdadeiros atos de vandalismo com os

    documentos, abandonando-os, na maioria das vezes, em locais sem condies apropriadas.

    Comear a dar uma roupagem nova aos sistemas documentais resultar em uma enorme economia e

    racionalizao de atividades: integrar sistemas mais flexveis e funcionais; menos burocracia; mais

    credibilidade nas pessoas, em alguns casos, a comunicao escrita cedendo lugar ao contato pessoal; rgida

    disciplina na tiragem de cpias; anlise dos documentos no representativos e sua eliminao; controle na

    movimentao da documentao e normalizao da informao. esses so alguns dos procedimentos mais

    simples e indicados para a mudana proposta, bem como buscar a microfilmagem como produto final da

    organizao documental, isto , no ver no processo da microfilmagem apenas um redutor de espao, mas

    um auxiliar valioso na sistemtica arquivstica.

    Alguns fatores que evidenciam a desorganizao dos documentos e dos sistemas de arquivamento:

    Falta de disciplina na gerao se documentos;

    Falta de questionamento das origens documentais para anlise de seu real valor.

    Falta de autoridade e desconfiana dos que submetem os documentos a constantes reprodues

    3.4..ORGANIZAO E TCNICA DE ARQUIVAMENTO

    O arquivo precisa ser organizado de forma que proporcione condies de segurana,

    preciso, simplicidade, flexibilidade e acesso:

    SEGURANA: O arquivo deve apresentar condies mnimas de segurana,

    incluindo-se medidas de preveno contra incndio, extravio, roubo e deteriorao.

    dependendo da natureza do arquivo importante cuidar do sigilo, impedindo ou

    dificultando o livre acesso a documentos confidenciais.

    PRECISO: O arquivo deve oferecer garantia de preciso na consulta a documentos e assegurar a

    localizao de qualquer documento arquivado, ou de qualquer documento que tenha sido retirado.

    SIMPLICIDADA: O arquivo precisa ser simples e de fcil compreenso. As possibilidades de erro so

    reduzidas em arquivos simples e funcionais. O nmero e variedade de documentos no exigem

    necessariamente um arquivo complexo e de difcil entendimento.

    FLEXIBILIDADE: O arquivo deve acompanhar o desenvolvimento ou o crescimento da empresa ou rgo

    pblico, ajustando-se ao aumento do volume e a complexidade dos documentos a serem arquivados.

    ACESSO: O arquivo deve oferecer condies de consulta imediata, proporcionalmente pronta localizao

    dos documentos.

  • 19

    3.5.OPERAES DE ARQUIVAMENTO

    Antes do arquivamento propriamente dito importantssimo

    verificar as etapas a seguir:

    INSPEO: Consiste na verificao de cada documento quanto ao

    seu destino, pois este pode chegar seo por diversos motivos:

    Para solicitar uma informao;

    Apenas para protocolar,

    Para ser anexado.

    ESTUDO: a leitura do documento a fim de verificar sob que notao dever ser feito o arquivamento, bem

    como a necessidade de referencias cruzadas.

    CLASSIFICAO: Interpretao do documento, com base no conhecimento do usurio sobre o assunto.

    CODIFICAO: Colocao de cdigos.

    ORDENAO: a separao e agrupamento de um conjunto de documentos de acordo com a codificao

    dada.

    3.6. AVALIAO DA DOCUMENTAO

    Reduo ao essencial da documentao;

    Aumento do ndice de recuperao da informao;

    Garantia de condies de preservao da documentao de valor permanente;

    Facilidade de emprego de diversos suportes de registro;

    Conquista de espao;

    Orientao no processo de produo documental;

    Melhor aproveitamento de recursos humanos e materiais.

  • 20

    3.7. REGRAS DE ARQUIVAMENTO

    3.7.1 Alfabetizao

    Nos nomes de pessoas fsicas, considera-se o ltimo sobrenome e depois o prenome.

    Exemplo: Camila Peixoto Arquiva-se: Peixoto, Camila

    Quando houver sobrenomes iguais, prevalece a ordem alfabtica do prenome.

    Exemplos: Paulo Junqueira Hlio Junqueira Arquiva-se: Junqueira, Hlio Junqueira, Paulo

    Sobrenomes compostos de um substantivo e adjetivo ou ligados pr hfen no se separam.

    Exemplo: Camilo Castelo Branco Arquiva-se: Castelo Branco, Camilo

    Os sobrenomes formados com as palavras Santo, Santa ou So no se separam na classificao. Exemplo: Waldemar Santa Rita Arquiva-se: Santa Rita, Waldemar

    As iniciais abreviativas de prenome tem precedncia na classificao de sobrenomes iguais

    Exemplos: L. Monteiro Leo Monteiro Arquiva-se: Monteiro, L Monteiro, Leo

    Os sobrenomes que exprimem grau de parentesco como: Filho, Sobrinho, Neto, Jnior, so considerados parte integrantes do nome, mas no so considerados na ordenao alfabtica.

    Exemplo: Antnio Almeida Filho Arquiva-se: Almeida Filho, Antnio ou: Almeida, Antnio (Filho)

    Os ttulos no so na alfabetao, so colocados aps o nome completo, entre parnteses. Exemplo: Dr. Alfredo Mandini Arquiva-se: Mandini, Alfredo ( Dr. )

  • 21

    Os nomes estrangeiros so considerados pelo ltimo sobrenome. Exemplo: Ronald Regan Arquiva-se: Regan, Ronald

    Os nomes orientais- japoneses, chineses e rabes so registrados como se apresentam. Exemplo: Li Yutang Arquiva-se: Li Yutang

    As partculas de nomes estrangeiros podem ou no ser consideradas, o mais comum considera-las como parte integrante, quando escritas com letra maiscula.

    Exemplos: Pepino di Capri Charles Du Pont Arquiva-se: Capri, Pepino di Du Pont, Charles

    Os nomes de empresas, instituies, devem ser transcritos como se apresentam. Exemplo: Fundao Getulio Vargas Arquiva-se: Fundao Getulio Vargas

    Nos ttulos de congressos, conferncias, reunies, assembleias etc. Os nmeros arbicos ou romanos, devem aparecer no fim entre parnteses.

    Exemplo: II Congresso de Geografia Arquiva-se: Congresso de Geografia (II)

    3.7.2 Mtodo numrico Esse mtodo o que proporciona maior facilidade de organizao e rapidez para arquivar.

    A consulta depende de um ndice numrico, mas a localizao

    imediata.

    No mtodo numrico o documento recebe um nmero, uma pasta e sua localizao no arquivo VANTAGENS:

    Menor possibilidade de arquivamento errneo;

    Possui fichrio que permite a centralizao da informao;

    Maior sigilo;

    Expanso ilimitada.

  • 22

    DESVANTAGENS:

    Requer consulta indireta;

    Maior custo com uso de acessrio.

    3.7.3 Mtodo alfanumrico

    o mtodo que procura reunir as vantagens dos dois mtodos anteriores.

    A diviso alfabtica subdividida numericamente.

    001

    002

    001

    002

    Am atAz

    Ad ateAl

    tens iniciadoscom a

    letraA

    002-2

    001-1

    001-2 002-1

    Empresa X

    documento 2

    Empresa Y

    documento 2

    Empresa X

    documento 1

    Empresa Y

    documento 1

  • 23

    3.7.4 Mtodo geogrfico

    utilizado para organizar documentos de acordo com a diviso geogrfica.

    3.7.5 Mtodo Variedex

    uma variante do mtodo alfabtico comum, no qual foi acrescentado o artifcio da cor, seguindo uma

    sistemtica, que consiste na diviso do alfabeto em grupos caracterizados pelas cores do arco-iris, na

    seguinte ordem:

    CORES LETRAS

    LARANJA a, b, c, d

    AMARELO e, f, g, h

    VERDE i, j, l, m, n

    AZUL o, p, q

    VIOLETA r, s, t, u, v, w, x, y, z

    3.7.6 Mtodo por assunto

    um dos mais difceis. consiste em agrupar as pastas por assunto. cada assunto deve ser muito bem

    escolhido , a fim de no se perder o documento.

    3.7.7 Mtodo decimal

    Muito usado nas reas de ao de bibliotecas e/ou centros de informaes. Consiste nas dez classes de

    conhecimentos humanos, as quais, por sua vez, subdividem-se em outras dez, e assim por diante. mtodo

    elaborado por Melvin Dewey

    3.7.8 Mtodo mnemnico

    arte de utilizar a memria a fim de recuperar a informao e/ou documento. o

    mais usado em volumes pequenos de documento.

    3.8. LOCALIZAO FSICA E ARMAZENAGEM DE DOCUMENTOS

    Os documentos devem estar armazenado em invlucros adequados para sua conservao e localizados o

    mais prximo possvel de quem os utiliza.

    Sua armazenagem esta diretamente ligada ao tipo de espao fsico e ao mobilirio disponvel.

    No espao onde os arquivos ficaro localizados deve-se evitar:

    a) umidade;

  • 24

    b) variaes de temperatura muito bruscas;

    c) incidncia direta de luz solar;

    d) excesso de poeira, insetos e gases poluentes;

    Alm disso, devem ser mantidos cuidados com relao a incndios, equipamentos, instalaes eltricas,

    furtos, etc.

    3.9. ADMINISTRAO DOS ARQUIVOS

    3.9.1.Seleo e descarte

    Um dos grandes problemas do arquivo a segurana de documentos importantssimos para a instituio.

    Certos documentos no podem ser perdidos, destrudos ou danificados

    O arquivo deve proporcionar confiabilidade quanto preservao dos documentos, seja a curto, a mdio

    ou a longo prazo.

    Os limites de espao fsico, no entanto, foram uma reviso constante dos arquivos.

    O que manter e o que no manter? Essa deciso muito particular, depende essencialmente da rotina e

    necessidade de cada Instituio.

    A regra bsica a seguinte: todo o documento que determina uma obrigao permanente, direito

    permanente, de valor permanente ou exigncia legal deve ser conservado para sempre.

    A obrigao ou o direito relacionados com o documento que devem estabelecer o prazo para sua

    conservao.

    A validade legal a exigncia bsica

    D-se o nome de transformao operao que separa documentos que perderam a sua atualidade, mas

    no o seu valor e que devem ser transferidos do arquivo corrente para o arquivo geral.

    A transformao feita periodicamente a cada semestre ou a cada ano dependendo do volume dos

    documentos ou da dinmica do negcio, podendo tambm ser chamada descarte.

    O descarte envolve tambm a eliminao ou destruio de documentos que j no tenham mais valor para

    a instituio

    3.9.2. Recuperao de Documentos

    Ao ser arquivado, um documento deve ser facilmente recuperado.

    A escolha do mtodo e do sistema de arquivamento devem ser

    baseadas nisso.

    Quanto maior for a possibilidade de aumento do volume de

    documentos, mais difcil ser o uso do mtodo alfabtico, e maiores

    sero as vantagens no uso do sistema indireto, ou seja, de um ndice,

    para a recuperao.

    3.9.3. Manuteno do Sistema

  • 25

    TREINAMENTO: a capacitao da equipe interna no uso do arquivo fsico (incluindo seleo e descarte),

    no sistema de acesso automatizado (incluindo pesquisa e localizao da informao) e no sistema de

    alimentao e controle das informaes (incluindo digitao e registro dos dados do sistema).

    FICHA DE ORIENTAO: Ficha com resumo dos procedimentos sobre a seleo, o descarte, e a indexao

    dos documentos inserida dentro da pasta (em separadores) para consulta imediata.

    EMPRSTIMOS: Definio da rotina de incluso de um separador no local de onde foi retirado um

    documento.

    No separador, sero registrados o nome de quem emprestou o material e a data.

    Na devoluo, o separador retorna ao incio da pasta, com uma sinalizao de que o documento foi

    devolvido (uma rubrica por exemplo).

    Havendo necessidade, pode-se criar um controle automatizado de emprstimos.

    REUNIES DE TRABALHO: Criao de um espao nas reunies de trabalho da equipe interna, para a

    discusso das questes relativas ao arquivo e ao fluxo de informaes na instituio (no setor ou

    departamento).

    4. ORGANIZAO DOS ARQUIVOS FSICOS E DIGITAIS 4.1. DOCUMENTO Instrumento fundamental em toda e qualquer organizao, pois nele que temos a base ou fonte de toda informao

    ou dado, como: livro, revista, jornal, etc.

    O termo documento pode ser definido como uma fonte de informao registrada em um suporte material que pode

    ser utilizado para consulta com fins de estudo, prova e pesquisa, pois comprovam fatos, fenmenos, formas de vida e

    at pensamentos do homem em uma determinada poca ou lugar.

    Segundo Fantini (2001, p.30) documento definido como:

    Com base nesse pensamento, foram constatadas diferenas entre os dados formatados (encontrados em arquivos de

    computador, bases de dados, relatrios e aplicaes) e os documentos. A principal diferena que o primeiro

    serve para as funes de registro, como armazenamento e recuperao de informaes sobre o estado de um

    processo, enquanto que o segundo serve para armazenar informaes de carter gerencial e estrutura das atividades

    realizadas pela organizao.

    Um conjunto de informaes (em meio eletrnico ou no) que

    agrega dados estruturados, semi-estruturados e no-estruturados

    e que representam o conhecimento produzido ao longo de um

    processo da organizao.

  • 26

    Armazenamento dos documentos As formas de armazenamento de dados em documentos dependem unicamente do tipo ou caracterstica do

    documento.

    Em relao ao tipo, encontramos diversas formas como:

    Facsimiles, e-mails, arquivos de processadores de texto, planilhas, documentos em papel, vdeo e udio, microfilmes,

    formulrios HTML, relatrios, informao de EDI (Electronic Data Interchange) e outros.

    Estes documentos so considerados como a base para a comunicao entre as 17 pessoas e os processos de negcios.

    Desta forma, muitas pessoas criam, modificam ou visualizam esses documentos diariamente em uma organizao,

    embora no sejam usados exclusivamente por indivduos.

    Atravs de seus diversos elementos, formas e contedos, os documentos podem ser caracterizados quanto ao gnero, a espcie e a natureza do assunto. Quanto ao gnero, os documentos podem ser definidos por seu aspecto de representao em diferentes suportes: Documentos Textuais: So documentos manuscritos, datilografados, digitados ou impressos;

    Documentos Cartogrficos: So documentos em formatos e dimenses variadas, contendo representaes

    geogrficas, arquitetnicas ou de engenharia.

    EX: mapas, plantas e perfis;

    Documentos Iconogrficos: So documentos em suporte sintticos contendo imagens estticas.

    EX: fotografias (contempla os negativos fotogrficos), desenhos e gravuras.

    Documentos Filmogrficos: So documentos em pelculas cinematogrficas e fitas magnticas de imagem (tapes),

    conjugadas ou no a trilhas sonoras, com bitolas e dimenses variveis, contendo imagens em movimento.

    EX: filmes e fitas vdeomagnticas.

    Documentos Sonoros: So documentos com dimenses e rotaes variveis, contendo registros fonogrficos.

    EX: discos e fitas udiomagnticas.

    Documentos Microgrficos: So documentos em suporte flmico resultante da Microreproduo de imagens,

    mediante utilizao de tcnicas especificas. EX: rolo, microficha, carto janela.

    Documentos Informticos: So documentos produzidos, tratados e armazenados em computador. EX: disco flexvel

    (disquete), disco rgido (winchester) e disco ptico.

    Dentre as formas de representao de documentos citadas nesta subseo, destacamos os documentos informticos,

    que tm como caracterstica fundamental a digitalizao, pois so trabalhados digitalmente para que

    possam ter seu ciclo de vida maior do que os documentos tratados de forma comum.

    A preservao das informaes em documentos digitalizados pode durar por at 200 anos. O que determinar o

    tempo de conservao das informaes so o tipo de mdia de armazenamento e as condies ambientais. A seguir

    um quadro demonstrativo das mdias de armazenamento.

  • 27

    Nome da Mdia Temp. C Umid.Rel.% Durabil.- Anos

    CD-ROM

    40 80 2

    30 60 10

    20 40 50

    10 25 200

    WORM

    40 80 5

    30 60 20

    20 40 100

    10 25 200

    CD-R

    40 80 2

    30 60 5

    20 40 30

    10 25 100

    MAGNETO-PTICO

    40 80 2

    30 60 5

    20 40 30

    10 25 100

    Microfilmagem com Qualidade

    Arquivstica (Prata)

    40 80 20

    30 60 50

    20 40 200

    10 25 500 Quadro : Mdias x Condies Ambientais x Durabilidade. Fonte: Adaptado de Avedon (1999).

    Quanto espcie, os documentos podem ser caracterizados pelo seu aspecto formal, ou seja, as espcies

    documentais so definidas em razo da natureza dos atos que lhes deram origem, ou em razo forma de registro de

    fatos.

    Atos Normativos: So regras e normas expedidas por autoridades administrativas. Ex: medida provisria, decreto,

    estatuto, regimento, regulamento, portaria, entre outros.

    Atos Enunciativos: So os opinativos, que esclarecem os assuntos, visando a fundamentar uma soluo. EX:

    parecer, relatrio, voto.

    Atos de Assentamento: So configurados por registros, consubstanciando assentamento sobre fatos ou

    ocorrncias. EX: apostila, ata, termo, auto de infrao.

    Atos Comprobatrios: So os que comprovam assentamentos, decises etc. EX: traslado, certido, atestado, cpia

    autenticada ou idntica.

    Atos de Ajuste: So representados por acordos em que a administrao publica (Federal, Estadual, do Distrito

    Federal ou Municipal) parte. EX: tratado, convnio, contrato, etc.

    Atos de Correspondncia: Objetivam a execuo dos atos normativos em sentido amplo. EX: aviso, ofcio, carta,

    memorando, mensagem, edital, intimao, entre outros.

    Quanto natureza do assunto, os documentos podem ser ostensivos ou sigilosos. A classificao de ostensivo dada

    aos documentos cuja divulgao no prejudica a instituio, podendo ser de domnio publico. Consideram-se

    sigilosos os documentos que, pela natureza de seu contedo, devam ser de conhecimento restrito, e, portanto,

    requeiram medidas especiais de salvaguarda para sua custdia e divulgao.

  • 28

    Periodicidade/Prazos dos Documentos Em uma organizao, existem documentos em forma de papel sendo gerados a todo instante, e eles tambm possuem uma periodicidade ou durabilidade na questo do armazenamento.

    Prazo Tipo de Documento

    3 Anos

    Caged Cadastro geral de admitidos e demitidos

    Folha de votao da CIPA

    5 Anos

    Atestado Mdico

    Aviso de dbito e crdito

    Aviso e recibo de frias

    Aviso prvio

    Balancete

    Carta de Advertncia

    Carto de Ponto

    Comunicao de dispensa

    Conhecimento de frete

    Conta de gua, Luz e telefone

    Contrato de Estgios

    Contribuio Sindical

    DAR-Documento Arrecadao Estadual

    Despesas de Viagens

    DIRF-Declarao Imposto de Renda na Fonte

    Duplicata a Pagar

    Duplicatas Recebidas

    Extratos Bancrios

    ICMS-Guia de recolhimento do Imposto sobre Circulao de Mercadorias e Servios

    IPI-Imposto sobre Produtos Industrializados

    IPTU-Imposto Predial Territorial Urbano

    IPVA-Imposto sobre Veculos Automotores

    IRPF-Imposto de Renda Pessoa Fsica

    ISSQN-Imposto sobre servios de qualquer natureza

    ITR-Imposto Territorial Rural

    Livro Registro de Entradas

    Livro Registro de Inventrio

    Livro Registro de Sadas

    Livro Registro de ICMS

    Livro Registro de IPI

    Livro Razo

    Movimento de Caixa

    Notas Fiscais de Entrada, Sada e Transferncia

    Pedido de dispensa

    Recibo de depsito bancrio

    Recibo de penso alimentcia

  • 29

    10 Anos

    Atestado de afastamento e salrios

    Atestado de vacina

    Auto de infrao do INSS

    Autorizao para desconto em folha

    DARF-Documento Arrecadao Recursos Federais

    DCTF-Declarao Contribuio Tributos Federais

    Ficha salrio famlia

    IRPJ-Imposto de Renda Pessoa Jurdica

    Lalur-Livro de apurao lucro real

    PIS-Programa de Integrao Social. Cadastramento

    PIS-Guia de Recolhimento

    PAT-Programa de Alimentao ao Trabalhador. Guia de Recolhimento

    RAIS-Relao Anual de Informaes Sociais

    Recibo de pagamento

    Salrio educao guia de recolhimento

    Salrio famlia

    Salrio maternidade

    Seguro desemprego

    20 anos

    Adicional de periculosidade

    Atestado Admissional

    Comprovante de acidente de trabalho

    Contrato de trabalho

    Equipamento de proteo individual

    Processo trabalhista

    Resciso contrato de trabalho

    30 anos

    Alterao cadastral de empregado

    Auto de infrao do FGTS-Fundo de Garantia por Tempo de Servio

    AM-Autorizao para movimentao conta vinculada FGTS

    Declarao de opo FGTS

    Discriminao de parcelas salrio contribuio INSS

    Ficha financeira individual

    Folha de pagamento

    GRPS-Guia recolhimento Previdncia Social

    Guia recolhimento FGTS

    Recibo de Pr-labore

    Relao de empregados

    RPA-Recibo de pagamento a autnomo

    Permanente

    Ata reunio da Cipa

    Balano Patrimonial

    Dissdio Coletivo

    Ficha registro de empregados

    Livro de registro de inspeo do trabalho

    Livro de registro de patrimnio

    Livro dirio

    Quadro 2: Periodicidade/Prazo dos Documentos. Fonte: Adaptado de Fantini (2001).

  • 30

    4.2. Gerenciamento eletrnico de documentos (ged )

    As informaes so classificadas em trs tipos: Voz: onde as informaes geradas de forma verbal. Cada vez mais informaes verbais esto deixando o carter

    informal e assumindo importncia no mundo dos negcios, como, por exemplo, pedir uma pizza, aplicao no banco e alterao na aplice de seguros, tudo por telefone.

    Texto: contendo informaes mais formais, desde cartas a contratos, planilhas, anuais, etc. Imagem: mostra informaes que no podem ser representadas nas formas anteriores (mapas, fotografias,

    assinaturas, etc.).

    Algumas vantagens do GED: A economia de papel, j que os documentos estaro disponveis em mdia eletrnica digital, fazendo mnimo o uso

    do papel;

    A economia de espao fsico, pois um arquivo metlico de 4 gavetas, com capacidade de 22.000 documentos, pode

    ser facilmente acomodado em 1GB de espao de disco. Um equipamento com capacidade para 186GB, ou 4

    milhes de documentos, pode ser acomodado no mesmo espao do arquivo metlico;

    A facilidade ao efetuar alguma consulta e reduo do tempo de localizao em grandes acervos, pois as consultas

    so feitas a partir de algumas palavras-chave, retornando vrios documentos referentes ao assunto desejado,

    evitando contedo sem ligao com o contexto da busca.

    O aumento na integridade de arquivos, j que redundncias seriam facilmente localizadas e tratadas;

    A alterao de qualquer documento s seria possvel mediante a autorizao do gerente do sistema dada ao

    usurio, que pode ser implementada de vrias maneiras, como por exemplo, com o uso de senhas;

    A disponibilidade de um documento para vrios usurios simultaneamente, que com o uso da tecnologia de redes,

    podero fazer uso de um documento no mesmo momento;

    A fcil manuteno do acervo, pois o sistema assegura a organizao do acervo em tempo integral, as revises de

    documentos ficam muito mais fceis e os gerentes de sistema podero ter informaes do estado de seu acervo a

    qualquer momento, sem ter realizar pesquisas demoradas ou especficas;

    A diminuio de perdas por arquivamento errado, j que os documentos, antes de serem inseridos no acervo

    eletrnico, passam por uma classificao (indexao) que se baseia em vrios aspectos do contedo do

    documento;

    A correo de erros e aumento de legibilidade de documentos. Alguns documentos de papel podem j estar na

    forma de cpias fotogrficas ou em deteriorao. Os sistemas dispem de software de correo de imagens,

    tornando documentos de m qualidade melhores depois de digitalizados e tratados.

    Desvantagens do GED

    A realidade dos custos na aquisio de sistemas GED, que eles no so baratos e sua aplicao exige muitos esforos

    financeiros, espaos fsicos e profissionais.

    Alguns problemas podem surgir na implantao de sistemas GED, quando esta etapa realizada sem uma orientao

    de profissionais especializados e adequados ao sistema. Segundo a fonte, a ausncia de infra-estrutura apropriada, a

    falta de um planejamento adequado e de uma padronizao no formato de armazenamento do documento no

    sistema so as principais causas dos problemas ps-implantao.

    Portanto, recomendada a avaliao dos aspectos citados no pargrafo anterior, para que a escolha do software seja

    a correta, fazendo com que o sistema funcione como esperado, eliminando problemas posteriores.

  • 31

    Documentos de papel X GED

    Atividade Papel GED

    Capturar um documento So armazenados em armrios e pastas.

    Documentos so digitalizados para gerar imagens.

    Uso de mais de uma forma de armazenar documentos ou arquivos setoriais

    Cpias so feitas e armazenadas em diversos arquivos.

    Busca por ndice de diferentes maneiras para localizar o mesmo documento. Sem limite fsico.

    Recuperao

    Exemplo de fcil consulta: ir at a sala do arquivo, encontrar o docu-mento, remov-lo, ir copiadora, fazer cpia, retornar o original ao local de origem.

    Ir ao computador, pesquisar pelo ndice desejado, visualizar ou imprimir.

    Tempos de recuperao Desde vrios minutos at semanas Segundos

    Distribuio do documento (imagem)

    Malote, correio interno. Via mensagem eletrnica, prpria do sistema ou e-mail.

    Espao exigido para armazena-mento (documentao por m)

    Alguns milhares Milhes

    Potencial de perda de documentos Alta Mnima

    Impacto na infra-estrutura de computadores

    Nenhum Alto

    Impacto no sistema atualmente em uso

    Nenhum Potencialmente alto pode requerer reviso de processos.

    Quadro 3: Comparao entre atividades de recuperao de documentos em papel e GED. Fonte: Adaptado de Baldam, Valle e Cavalcante (2002)

    Aplicabilidade do GED tem-se: Apoio ao gerenciamento do conhecimento, ERP, CRM, comrcio eletrnico e outras tecnologias; Apoio aos processos de fiscalizao; Apoio documental aos sistemas de GIS; Arquivos de recortes de jornais e revistas Clipping; Atendimento a clientes de servios utilitrios: telefonia, energia eltrica e outros; Atendimento aos clientes de banco: extratos de conta corrente, aplicaes, por exemplo; Automao de cartrios; Bibliotecas digitais; Cartes de assinatura; Catlogos de peas e listas de preos; Contratos de cmbio; Contratos de financiamento e leasing; Controle completo de compras. Do pedido entrega do produto; Controle de bilhetes de companhias areas; Controles de documentos de arrecadao, impostos, taxas e multas em organismos do governo; Converso de acervos histricos; Converso de sistemas microgrficos; Depsitos e pagamentos na retaguarda das agncias bancrias; Desenhos de engenharia e relatrios tcnicos; Disponibilizao ampla de documentos oficiais. Por exemplo, dirios oficiais; Documentao administrativa de hospitais; Documentao cadastral e societria de clientes; Documentao da logstica de transporte;

  • 32

    Documentao de auditoria; Documentao de consrcios; Documentao dos sistemas de qualidade - ISO 9000, por exemplo; Documentao e acompanhamento do ciclo de vida do produto; Documentao e relatrios contbeis e financeiros; Documentos de escritrio de modo geral: Word, Excel, Power Point e outros; Documentos e processos de tribunais; Documentos em geral das polcias civis, militares, detrans e outros; Documentos em geral de instituies de ensino; Forms Processing - Processamento de Formulrios; Gerenciamento da documentao em benefcios. Fundos de Penso, por exemplo; Gerenciamento de contratos em geral; Gerenciamento de correspondncia, fax, e-mail e outros veculos; Gerenciamento de ordens de servio; Gerenciamento de processos de concesso; Processamento de cheques. Da consulta compensao; Processos de crdito imobilirio; Processos de importao e exportao; Pronturios das reas de recursos humanos, incluindo recrutamento e seleo; Pronturios de pacientes em hospitais; Resultados de exames laboratoriais; Seguradoras: aplice, sinistro at a indenizao;

  • 33

    reas de aplicao do GED Destacamos trs reas onde a tecnologia GED tem atuao forte, so elas: rea da sade, jurdica e contbil. Essas reas tm uma caracterstica em comum, o manuseio muito grande de papis.

    Organizao de Documentos - Nveis de Organizao

    Organizao de Documentos - Administrativo

  • 34

    REFERNCIAS BIBLIOGRFICAS

    PAES, Marilena Leite. Arquivo Teoria e Prtica. Rio de Janeiro: Editora da Fundao Getulio Vargas. 1986

    CASTRO, Astra de Moraes e; CASTRO, Andresa de Moraes e; GASPARIAN, Danuza de Moraes e Castro. Arquivstica Arquivologia. So

    Paulo: Ao Livro Tcnico S. A. 1988

    FURLAN, Jos D. e IVO, Ivonildo da M. Megatendncias da Tecnologia da Informao. So Paulo: Makron Books, 1992

    LABASTIA, Elizabete; Atualizao em Arquivos. So Paulo. 1995

    ROSA, Mrcia. Organizao de Arquivos Tcnicos Curitiba. 1996.

    Barker, Alan, Reunies que funcionam, Mem Martins, Lyon Edies, 1996 Dressler, Larry, Reunies eficazes, Lisboa, Actual Editora, 2008 Tropman, E. John, Making meetings work: achieving high quakity group decisions, London, Sage Publications Inc., 2003 Rebori, Marlene. K., How to organize and run effective meetings, Cooperative Extension, Bringing the University to you,Fact Sheet 97-29, University of Nevada, Reno Silva, Alexandre R. C., Desenredo Como fazer reunies http://www.desenredo.com.br/Gerais/Reunio http://www.effectivemeetings.com/meetingbasics/index.asp http://www.meetingwizard.org/meetings/effective-meetings.cfm http://www.mindtools.com/CommSkll/RunningMeetings.htm TenantNet - Planning and Facilitating Meetings http://www.tenant.net/Organize/meetings.html ARAJO, Luis Csar G. de. Organizao, sistemas e as modernas ferramentas de gesto organizacional: arquitetura,

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    Logstica. Lisboa: Slabo, 2002.