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UNIFIEO – CENTRO UNIVERSITÁRIO FIEO

“CONCEITOS BÁSICOS DE AUTOMAÇÃO COMERCIAL”

REGIANE RELVA ROMANO

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ResumoEsse trabalho tem como objetivo a demonstração dos principais recursos disponíveis para a área de automaçãocomercial, tanto a nível de hardware quanto a nível de serviços e legislação, bem como salientar a importância daautomação comercial para a sobrevivência dos estabelecimentos comerciais, tornando -a uma ferramenta imprescindívelde apoio à decisão.

Palavras-chaveAutomação Comercial, EDI - Intercâmbio Eletrônico de Documentos , ECR - Resposta Eficiente ao Consumidor, ABC -Custeio Baseado em Atividades.

SummaryThis work has as objective the demonstration of the main available features for the area of commercialautomation, as much to the level of the hardware how much to the level of jobs and legislation, as well aspointing out the importance of the commercial automation for the survival of the commercial establishments,becoming it an essential tool of bracket the decisio n.

KeywordsCommercial Automation, EDI - Eletronic Data Interchange, ECR - EFFICIENT CONSUMER RESPONSE, ABC -Activity Based Costing.

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1. IntroduçãoA concorrência e o surgimento de novas tecnologia vem incentivando o aprimoramento do sistema de d istribuição dasempresas, que tem, na automação comercial, seu grande aliado. Muitas indústrias preocupam -se já algum tempo, emproporcionar agilidade, pontualidade e eficiência na prestação de serviços ao comércio. O conjunto de todos estes fatores,englobando um conceito amplo, denominado “Nível de Serviço ”, gera vantagens indiretas que atingem o consumidor.Afinal , a satisfação do cliente é objetivo comum ao intercâmbio indústria e comércio.

Para que este nível tenha um desenvolvimento ideal e deseja do, os empresários deverão, no entanto, transpor um grandeobstáculo: a ausência de um sistema de informação, que permite, com precisão, a tomada de decisões. Isto só seráconseguido, por meio de investimentos maciços, na área de automação comercial. É fu ndamental que a indústria ,consciente da necessidade de atender melhor a seus consumidores finais, invista, com prioridade, em inovações.

Os benefícios que podem advir deste nível de prestação de serviços e a conseqüente satisfação do consumidor , indica mque a indústria e o comércio, mais do que nunca, precisam caminhar na mesma direção, o que já está acontecendo. Aevolução veloz e crescente do número de produtos codificados, sua aceitação e a utilização do EDI - Eletronic DataInterchange são bons exemplos destas iniciativas conjuntas.

Atualmente, uma série de empresas do varejo, em função das pressões do negócio, tentam, desesperadamente reduzircustos. Na maioria dos casos, atingem 50% de sucesso, sendo que o mais importante é a implantação de um pro gramacontínuo de redução de custos, que integre dados á estrutura organizacional da empresa. Para a realização destes projetos,é necessário o uso de metodologias testadas e aprovadas, utilizando -se ferramentas, as quais viabilizam a modelagem donegócio ideal.

O futuro aponta para um estreitamento mais significativo na relação indústria e comércio, num maior conhecimento desuas logísticas e de uma troca cada vez mais aberta de informações. Somente desta maneira os benefícios da automaçãochegarão, em sua totalidade aos consumidores, visando esta integração, várias empresas têm destinado grandes esforçospara transferência eletrônica de informações e em uma administração mais eficaz.

2- O que é automação comercial ?A automação comercial é um process o que visa a mecanização, a desburocratização e a busca pela Excelência de umponto de venda, que abrange desde a entrada da mercadoria até a saída da mesma.

Não pode ser entendida pela instalação simples de equipamentos, mas sim como um projeto complexo que pode levar aempresa a ter aumento em seus lucros ou uma ferramenta capaz de levar o comerciante à falência.

A automação causará grande impacto na sociedade com repercussões positivas e negativas. Tanto gerará desemprego,como desencadeará uma demanda de mão-de-obra especializada . Em um processo de automação comercial, váriaspessoas e processos estarão envolvidos direta ou indiretamente. É importante salientar que a diretoria e/ou pessoas compoder de decisão deverão estar integradas ao projeto, participando de todas as suas fases e dificuldades.

A automação está totalmente ligada à tecnologia e quando falamos em tecnologia falamos na elevação do nível deconhecimento, novos recursos e conseqüentemente novos investimentos. Não devemos entender que automatizar ésinônimo de demissão de funcionários, mas devemos lembrar que esses deverão ser reciclados e às vezes remanejados.Ela não deve ter como objetivo principal a eliminação de pessoas, mas sim maior produtividade, controle e qualidade;fatores que desencadearão um aumento de lucros.

No Brasil, a automação como um todo, é ainda uma questão delicada, pois pode agravar ainda mais o problema dedesemprego e por outro lado, pode aumentar a produção e diminuir custos, o que é fundamental para supe rar a crise queainda enfrentamos.

2.1 - Composição de um projeto básico de automação comercial

O projeto de automação é composto basicamente pela :

1) Identificação das Necessidades

2) Definição do Software e Hardware

3) Treinamento e envolvimento dos usuários

4) Implantação e acompanhamento

5) Manutenção e Suporte

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2.2.1 - Identificação das NecessidadesEssa é a tarefa que exige maior empenho da equipe. O mercado oferece vários pacotes prontos, comsoluções milagrosas, porém até que ponto essas soluções servirão p ara a sua empresa?

Nesse momento, é fundamental levantar as necessidades de todos os departamentos / setores da empresa (ou loja). Quaissão as informações que a empresa necessita para tomar decisões, tanto na hora da compra de mercadorias, quanto nahora da venda.

O processo de informatização de uma loja pode variar de acordo com a disponibilidade financeira e necessidade decontrole da loja. Existem estabelecimentos que se contentam com o simples controle de estoque e de caixa; outrosporém, necessitam de um controle de compras integrado com contas a pagar, contabilidade, estoque, distribuição demercadorias por filiais, controle de recebimento de informações das filiais e centralização

Se a empresa possuir filiais, temos que identificar como todas as filiais serão implantadas, quais serão os custos, comoas informações serão coletadas e/ou centralizadas, quais serão as formas de visualização dessas informações (consultasem telas, relatórios, gráficos, etc), qual o melhor layout, entre outros detalhes que desencadearão vários processos.

Além da definição desses detalhes, temos que pensar no layout da loja: móveis, formas de atendimento, periféricos,enfim, toda a parafernália envolvida na montagem de uma “nova loja”.

2.2.2 - Definição do Software e do HardwareApós o detalhamento de todas as necessidades, será possível definir quais serão os equipamentos e os sistemas que serãoutilizados.

Nessa hora, é fundamental efetuar um levantamento detalhado dos parceiros e fornecedores que serão cont ratados, comoatendem o mercado, o grau de satisfação dos clientes, os problemas mais corriqueiros, as falhas, as vantagens e asdesvantagens de cada um.

As empresas maiores, têm um nome a zelar, mas isso não significa que são as melhores. Existem empresa s pequenas quepossuem soluções excelentes, porém, temos que tomar todos os cuidados e precauções.

O porte do parceiro, os equipamentos e o nível de informatização / automatização dependerão das prioridades daempresa, detalhadas durante a fase de definição das necessidades.

A informatização poderá ser parcial ou total e o nível de automatização dependerá dos investimentos que serãodisponibilizados.

2.2.3 - Treinamento e Envolvimento dos usuáriosPara que o processo de automação seja bem sucedido, tod os deverão estar envolvidos. É normal a rejeição dosfuncionários, pois todos entenderão que a automação será sinônimo de demissão. Com o envolvimento e ocomprometimento de todos , ficará mais fácil o processo de automação.

Nessa etapa, o treinamento do pessoal fará com que os mesmos tornem -se motivados e importantes.

2.2.4 - Implantação e AcompanhamentoA fase de implantação tem que estar sincronizada entre todos os parceiros e fornecedores. A infra -estrutura, os móveis,as instalações elétricas e lógicas, os equipamentos, o sistema, enfim, tudo deverá estar pronto e testado para ainauguração do sistema.

Após a instalação, o acompanhamento é a peça fundamental, pois nessa fase serão eliminados todas as possíveispendências e eliminadas as dúvidas.

3 - Histórico da Automação Comercial no BrasilO processo de automação comercial no Brasil está crescendo em ritmo frenético. “Quem não se modernizar vaiquebrar!”

Com a recessão econômica, os estabelecimentos comerciais, sobretudo os de pequeno e méd io porte, têm investido naautomação para reduzir custos, baixar preços e facilitar o acesso às ferramentas de gestão. As grandes redes dedepartamentos e supermercados, estão impulsionando esse mercado e hoje, e o processo da Automação Comercial noBrasil pode ser caracterizado como:

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Um fator decisivo para se assegurar a competitividade das empresas de varejo; Um fator abrangente que não se restringe ao setor varejista, mas, a partir dele, se estende aos atacadistas, aos

fornecedores, aos transportadores , aos bancos, às seguradoras, ao fisco, às agências governamentais de estatística e,agora ao MERCOSUL.

4- Implicações Legais

4.1 - Evolução histórica dos equipamentos fiscaisDevido à expansão das relações comerciais ocorrida em todo o mundo, houv e a necessidade da criação de uminstrumento mais eficiente para controlar o processo de venda e de controle interno de uma loja, realizados durante umaoperação comercial.

Até chegar ao registro em papel, houve uma evolução que partiu desde a argila até aos equipamentos que temos hoje,passando nesse meio tempo por caixas de madeiras, gavetas, máquinas de somar e a máquina de calcular.

A primeira caixa registradora foi inventada por James e John Ritty em 1878 nos Estados Unidos e destinava -se aocontrole do dinheiro recebido durante as vendas do dia. Tratava -se de uma Caixa Registradora parecida com um relógioe possuía dois ponteiros um para os centavos e o outro para os dólares.

Com o passar do tempo, tornou-se obsoleta pois foram surgindo outras forma s de pagamentos que obrigou o surgimentode novas caixas registradoras, logo em seguida apareceram às caixas registradoras eletrônicas (CRE) e por fim, osprimeiros terminais de ponto de venda (PDV), sendo que os mais modernos permitiam a utilização de can etas ópticas eleitores de código de barras.

No Brasil, a primeira loja a instalar os equipamentos com finalidade fiscal foi a Loja Sears, em 1949; sendo que nadécada de 50, com o aparecimento do auto -serviço em outros ramos varejistas fez com que surgis sem os primeirosfabricantes nacionais de caixas registradoras. Porém, apenas em 1976 foram instalados os primeiros sistemas de PDV noBrasil e somente por volta dos anos 80 surgiram os primeiros fabricantes nacionais .

4.2 – ConvêniosDevido ao forte impacto econômico e as facilidades geradas pelos novos sistemas, foram elaborados alguns convêniosfiscais com o objetivo de normatizar o controle da operação do ICMS. Esses convênios datam de 1986, mas o 156/94trata diretamente dos ECF, conforme segue :

ICMS-156/94“Cria e normatiza o uso de Equipamento Emissor de Cupom Fiscal - ECF, com capacidade para emitir cupom fiscal,compreendendo três tipos básicos :

ECF - MR : emissor de cupom fiscal - máquina registradora ECF - PDV : emissor de cupom fiscal - terminal de ponto de venda ECF - IF : emissor de cupom fiscal - impressora fiscal

Determina ainda :1. O uso do ECF continuará sendo autorizados pelos Estados, conforme Pedido de Uso e Cessação de Uso a ser

preenchido pelo Usuário2. Adoção da memória fiscal nos equipamentos3. A proibição de tecla, dispositivo ou função que iniba a emissão de documentos fiscais e o registros de operações ;

vede a acumulação dos valores das operações sujeitas ao ICMS, e que permita a emissão de documentos, para outroscontroles, que se confunda com o cupom fiscal.

4. O cupom fiscal deverá conter a indicação da situação tributária de cada item registrado, mesmo que por meio decódigo, observando quatro situações tributárias : tributado, substituição tributária, isenção ou não incidên cia

5. A necessidade da discriminação, código, quantidade e valor unitário da mercadoria ou serviço no cupom fiscal6. Uma seção específica para a nota fiscal de venda a consumidor e bilhetes de passagem7. A possibilidade dos ECF-PDV e ECF-IF interligarem-se a computador ou a periféricos que permitam um posterior

tratamento de dados, bem como a utilização desses equipamentos para registro conjunto de operações sujeitas e nãosujeitas ao ICMS

8. Os ECF-PDV e ECF-IF poderão emitir cupom fiscal cancelamento, desde que se ja imediatamente após a emissão docupom a ser cancelado

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9. Será permitida a interligação do ECF-MR a computador, desde que o “software” básico não possibilite que oaplicativo altere totalizadores e contadores e permita modificar a programação residente no e quipamento “software”básico homologado pela COTEPE

10. Fica vedado o uso de ECF exclusivamente para operações de controle interno do estabelecimento e de qualqueroutro equipamento emissor d cupom, que possa ser confundido com cupom fiscal, no local de atendi mento público

11. No caso da substituição de MR ou PDV por ECF, os equipamentos substituídos poderão ser transferidos até31/12/96, para outro estabelecimento da mesma empresa, localizado no mesmo Estado. Para cada equipamentorecebido por transferência, dever á ocorrer, no estabelecimento de destino, a baixa e inutilização de uma MR ou PDV

12. O código utilizado para identificação das mercadorias registradas em ECF deve ser o padrão EAN -13. A utilizaçãode qualquer outro padrão deverá ser previamente comunicada ao Fisco Estadual

13. “Os equipamentos que não atendem às exigência s deste Convênio, mas que já se encontram homologados pelaCOTEPE, poderão continuar a ser autorizados até 31/12/95, desde que observados os convênios ICM 24/86 e 44/87”

AJUSTE SINIEF O5/941. “alterou o convênio que instituiu o Sistema Nacional Integrado de Informações Econômicas Fiscais em relação à

emissão de cupom fiscal por ECF2. Estabelece que em substituição à nota fiscal, nas vendas à vista a consumidor em que a mercadoria for retirada ou

consumida no próprio estabelecimento pelo comprador, poderá o contribuinte emitir cupom fiscal por meio de ECF;ou, em substituição ao cupom fiscal emitido por equipamento emissor de cupom fiscal (ECF), poderá ser emitida anota fiscal de venda a consumidor (modelo 2).”

Além desses convênios, vários outros foram criados para prorrogar os prazos de implantação dos ECF nosestabelecimentos comerciais, os quais não fazem parte do escopo deste trabalho.

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5- INSTRUMENTOS DISPONÍVEIS PARA AUTOMAÇÃO COMERCIAL

Atualmente, os instrumentos disponíveis para automação comercial a nível de loja são :

PDV (Ponto de Venda)

Utilizados para automatizar as funções dos caixas. Trata -se de um microcomputador (especial ou não), compatível coma arquitetura PC, com periféricos voltados à área de automação comercial, tais como : impressora fiscal, leitor óptico debarras, impressora de cheques, gavetas, teclados com ou sem display e com ou sem slot, torres / display para clientes,enfim, uma máquina que substitui uma caixa r egistradora aliada a todas as vantagens de um PC.

Esse conjunto de equipamentos, acoplados a um balcão na saída de uma loja são também denominados como “Check -out”.

Pelo fato de estarem interligado ao sistema interno da loja, dependendo do software, os PDV ’s poderão baixar oestoque, atualizar os mapas de caixas e gerar dados gerenciais.

Impressoras de Cheques

Como o próprio nome diz, é uma máquina destinada à impressão de cheques. Podem ser conectadas ou não ao PDV, enos modelos de PDV mais modernos é parte integrante da impressora de cupom fiscal.

Leitores ópticos / Scanners

São equipamentos destinados à leitura de código de barras. Existem leitores de mesa ou manuais e podem ser do tipoCCD (charge coupled device - dispositivo de acoplamento por carga, que é projetado para detectar alterações repentinasde tensão) ou Laser que utiliza a emissão de um raio laser de baixa densidade e há captação da reflexão deste raio sobreo código.

Existem diversos fabricantes de leitores ópticos com um número significativo de modelos; de acordo com a aplicação,deverá ser escolhido o tipo de leitor a ser utilizado. Assim como o modelo e a capacidade do leitor, os preços variambastante.

Modem

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É um equipamento (pode ser uma placa - interno ou um hardware externo), que tem como finalidade efetuar uma ponteentre os sinais analógicos (sistema telefônico) e os digitais (computadores).

Os dados são trafegados através da linha telefônica e a função do modem é a modulação e a demodulação dos sinais.

Teclados especiais com displays e slots

São teclados com um número diferenciado de teclas que possuem ou não display de cristal líquido. Alguns possuem slotpara cartão magnético, que são utilizados para efetuar a leitura dos car tões de crédito.

Impressoras de Código de Barras

São impressoras especiais, destinadas à emissão de etiquetas de código de barras. Podem utilizar um processo térmico ede termo-transferência (nesse caso utilizam ribbons ou filmes para impressão). Dep endendo do fabricante e do modelo,as impressoras podem imprimir texto, logotipos, figuras, linhas e vários padrões de código de barras.

O sistema por termotransferência dispensa o uso de papel térmico e utiliza uma fita termossensível (Ribbon) quefunciona através de aquecimento controlado por um microprocessador.

As impressoras térmicas usa cabeçotes impressores e papel termosensível. Através de um microprocessador, o sistemacontrola o processo de aquecimento fazendo com que os produtos químicos que i mpregnam o papel adquiram coloraçãopreta ou marrom.

Impressoras Fiscais

São impressoras com uma unidade de processamento próprio. Gerencia e monitora todas as operações fiscais (sujeitas aimpostos); possuem um módulo fiscal que têm como função o g erenciamento das informações sobre os totalizadores,alíquotas, situação do módulo fiscal, contadores de operações, de reduções, enfim, é um gerenciador de todos osprocessos sofridos pela impressora (fiscal e não fiscal).

Existem vários modelos de impres sora fiscal, os mais completos possuem impressora de cheques, autenticadora eimpressora de documentos avulsos, todos em um mesmo hardware.

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A cada item vendido, a impressora armazena automaticamente todos os valores e alíquotas em sua memória fiscal.

Coletor de Dados

Trata-se de microcomputadores portáteis destinados à coleta de dados sendo especialmente projetados para usoindustrial, comercial e de campo. Os modelos variam, porém as principais características são : memória RAM estática,interface serial RS 232 C, interface ótica infravermelho bidirecional, teclado alfa -numérico de borracha ou depolicarbonato, alguns possuem relógio -calendário não volátil; podem ser alimentados por baterias alcalinas ourecarregáveis, podem estabelecer comuni cação por cabos, rádio-frequência ou modem, podem ser acopladasimpressoras portáteis, leitores de código de barras e base para comunicação óptica.

Essas máquinas podem operar com diversos sistemas operacionais, tais como o DOS e o CP/M, entre outros.

Terminais de Consultas de Preços

São microcomputadores que possuem alguns periféricos como leitores de código de barras, telas de touch -screen,podem ter ou não recursos de multi -media e são destinados à consultas de preços e de estoque.

Balanças Eletrônicas

As balanças eletrônicas além de executarem suas funções básicas, permitem a interligação com o microcomputadorpodendo com isso passar informações ao sistema, permitindo assim um controle integrado de estoque (em alguns casos).Alguns modelos possuem uma impressora de código de barras acoplada que geram as informações de preço e peso embarras, facilitando assim a captura das informações quando submetidas ao check -out.

Gavetas Eletrônicas

As gavetas eletrônicas são acopladas nos microcomputadores do caixa (saída serial), ou diretamente na impressorafiscal.

Dispositivos de Backup

Existem diversos equipamentos disponíveis no mercado para efetuar um backup seguro. Essesequipamentos podem ser:

Fita Dat Zip-Drive O próprio Drive do micro Entre outros

É fundamental que a loja tenha uma cópia de suas informações fora das instalações da mesma, pois no caso de umaeventualidade, os dados poderão ser recuperados, sem maiores problemas.

6 - SERVIÇOS DISPONÍVEIS

6.1 - TEF (Transferência Eletrônica de Fun dos)TEF - Transferência Eletrônica de Fundos é uma nova forma de pagamento que está sendo adotada pelo comércio.Através dela, todas as transações que envolvam cartões de crédito, cartões de débito, consultas ao telecheque, débitosautomáticos em conta corrente, cancelamento de pagamentos, resumo de vendas e consultas a cheques, poderão serrealizadas automaticamente de forma rápida, segura e ágil.Opera em microcomputadores compatíveis com o IBM -PC e o sistema operacional poderá variar de acordo com osoftware a ser utilizado.

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É uma tecnologia que traz benefícios para todos os membros envolvidos em uma transação comercial, pois :

1) Para o Cliente :

O pagamento é agilizado pois o tempo para uma transação de TEF é mínima; Facilita no sentido de não necessitar carregar dinheiro, evitando assim os eventuais problemas de furto / roubo Dispensa a apresentação de documentos de identificação como por exemplo o RG. A compensação do serviço ocorre apenas no dia seguinte.

2) Para o Lojista :

Agiliza o processo de atendimento do cliente, gerando com isso maior satisfação para o cliente e a possibilidade deatender mais clientes por dia;

Reduz custo pois diminui a burocracia existente em um processo de venda. Diminui o riscos de roubos / furtos, pois o volume físico de dinheiro diminui; Facilita o troco e evita a contagem de dinheiro no fechamento do caixa;

3) Para o banco

Devido à substituição do cheque pelo cartão e o processamento eletrônico, os custos bancários diminuem sensivelmentepois não há a necessidade da digitação dos dados dos cheques e conseqüentemente há a diminuição dos custosoperacionais.

6.2 - EDI (Eletronic Data Interchange )A sigla EDI - "Electronic Data Interchange", ou, em português, Intercâmbio Eletrônico de Documentos, representa umanova forma de transferência de dados eletrônica, que está sendo utilizada para a comunicação entre fornecedores,bancos e clientes; trata-se portanto, de uma troca eletrônica de documentos padronizados entre as aplicações de duas oumais empresas.

Empresas diferentes têm necessidades, processos, formas, sistemas de computadores, softwares e sofisticação técnicadiferentes. Quando estiverem implementando o processo de EDI, será preciso levar em consideração como os dados eos processos serão integrados, respeitando as necessidades e as características entre os parceiros.

Devido ao problema da padronização das linguagens existentes, foi criado na década de 70 a Organização das NaçõesUnidas que estabeleceu um grupo de trabalho para definir uma linguagem padr onizada para o EDI, válida para todas asempresas em qualquer segmento de mercado e em qualquer país. Essa nova linguagem surgiu nos anos 80 e foi batizadacomo UN/EDIFACT, ou simplesmente EDIFACT (United Nations Electronic Data Interchange for Administra tion,Commerce and Transport). Esse padrão congrega hoje mais de 200 documentos eletrônicos, ou "mensagens" no padrãoEDIFACT, que atendem às necessidades de negócio de muitos segmentos do mercado. Existem desde mensagens paraimplementar a compra de mercadorias, por exemplo, o Pedido de Compra, até mensagens para transmitir o prontuáriomédico de um paciente de um hospital para outro.

Os principais objetivos atingidos com a implantação do EDI são:

(6.2.1) Redução de custo:

A redução significativa na operacionalização de informações resulta em economia imediata em custos administrativos ecom o pessoal, pois não há mais necessidade de emissão de papéis e controle do fluxo dos mesmos.

A racionalização de custos, atinge 70% do processo de digitaçã o referentes à saída da mercadoria e 25% doprocessamento dos dados de entrada da mesma.

6.2.2 - Agilidade:

Redução de prazos de entrega e garantia de eliminação de erros. O processo de comunicação é muito rápidoaumentando assim a produtividade e a co nseqüente diminuição dos estoques.

O gerenciamento do estoque também é agilizado pois a entrada de dados poderá ser realizada eletronicamente,diminuindo assim os erros operacionais.

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O EDI permite que as empresas controlem melhor as necessidades de produ ção, de compras e de entregas. O EDI éum componente chave nos elos de ligação entre cliente, fornecedor e transportador na fabricação "just -in-time" e na"quick response", resultando em significativas reduções nos níveis de estoque.

6.2.3 - Estreitamento de Parcerias

A parceria entre Cliente X Fornecedor fica muito mais estreita pois através desse processo, o fornecedor poderá seprogramar para entregar as mercadorias ao cliente e esse por sua vez, poderá reduzir seu estoque e ter a certeza que serásuprido em tempo hábil, tornando dessa forma o negócio bom e rentável para ambos os lados

O processo de EDI gerará benefícios para os dois lados : a indústria e o comércio :

Para a indústria :

Diminuição dos tempos Diminuição dos custos Melhor utilização da força de venda Diminuição de erros Melhor planejamento da produção

Para o comércio :

Melhora no desembarque de mercadorias Automação do processo de compras Eliminação da redigitação dos dados Melhor gerenciamento de estoque

As mensagens mais utilizadas no EDI são :

Cadastro de Empresas (PARTIN) Catálogo de Produtos (PRICAT) Mensagens de Cotação (QUOTES, REQOTE) Mensagens de Ordem de Compra (ORDERS, ORDRSP, ORDCHG) Mensagens de Transportes e Logística (IFTMIN, IFTSTA, RECADV) Fatura (INVOIC) Mensagens de Entrega, Venda e Estoque de Produtos (DELFOR, SLSRPT, SLSFCT, INVTRPT)

6.3 - ECR - EFFICIENT CONSUMER RESPONSEO ECR - Efficient Consumer Response, ou Resposta Eficiente ao Consumidor, é um conceito de negócios desenvolvidonos EUA, que visa promover a colaboração entre fornecedores e varejistas como uma forma de minimização de custosna cadeia de distribuição, disponibilizando um melhor produto e melhores serviços ao consumidor final.

O movimento ECR iniciou-se na Europa em 1994, e um cor po executivo ECR foi formado para promover aimplementação da ECR pela indústria alimentícia européia.

As ferramentas para a eficiente implantação da ECR são:6.4 - ABC - ACTIVITY BASED COSTINGO ABC - Activity Based Costing (Custeio Baseado em Atividad es) é uma ferramenta básica para a ECR, pois trata -se deum método de controle que permite aos controladores da empresa melhor entender como e onde se produzem lucros.

Todas as atividades em um centro de custos são identificadas, e os custos decorrentes d as atividades são calculados,incluindo aqueles que se estendem por diversas funções. Os custos são atribuídos aos produtos, às linhas de produtos,clientes ou fornecedores que sejam objetos daquela atividade. Incluem também os custos que adicionam ou reti ram ovalor para o cliente.

6.5 – CAO - Computer Assisted OrderingTrata-se de um sistema operado pelo distribuidor que, automaticamente, gera pedido de reposição quando as vendascausam diminuição num nível de estoque pré -determinado.

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6.6 - CROSS DOCKINGSistema de re-distribuição no qual a mercadoria que chega a um depósito é logo redirecionada para expedição às lojasdo varejo.

6.6 – CRP - Continuos Replenishment ProgramTrabalho em conjunto dos parceiros comerciais, operando a partir de informaçõe s sobre as vendas reais, comparadascom a previsão de demanda previamente acordada entre os parceiros.

6.7 - DSD - Entrega Direta em LojaForma de distribuição na qual as mercadorias são entregues diretamente às lojas, sem passar por depósitos docomerciante.

6.8 - GERÊNCIA DE CATEGORIASProcesso colaborativo entre o fabricante e o distribuidor para gerenciar em comum categorias de produtos como sefossem unidades estratégias de negócios. Tudo, sob o ponto de vista de acrescentar valor ao Consumidor fin al.

6.9 - Mix Eficiente de ProdutosDestina-se a melhorar a produtividade dos estoques nos depósitos e nas lojas. Usando a aplicação Negocial de CategoryManagement, objetiva-se aumentar as vendas, as margens por m2 e a rotação. Estima -se que esse procedimento geraráeconomias de cerca de 1,5% em preços ao Consumidor.

6.10 - Reposição Eficiente de EstoquesDestina-se a integrar os esforços da cadeia de distribuição em benefício do sistema de resposta rápida.

Objetiva-se melhorar tempos e custos no sis tema de reposição de estoques, através de pedidos automatizados vindos dedepósitos ou de lojas.

Quanto aos fornecedores, visa melhorar os trabalhos de logística, reduzir erros de faturamento e o número de produtosdanificados e devolvidos. Esse procedim ento, estima-se, gerará economias de cerca de 4,1% em preços ao Consumidor.O EDI tem importante papel a desempenhar na viabilização desse ganho.

7- ESTUDO DE CASOA título de ilustração, segue abaixo um estudo de caso verídico:

Trata-se de um projeto onde a Vip-Systems (empresa onde sou proprietária e diretora técnica) ficou encarregada dedesenvolver um sistema para controlar integralmente os processos de automatização das lojas e efetuar todo o controlepara a integração das 140 filiais espalhadas pel o território nacional, que serão tratadas nesse documento como “XYZCOMÉRCIO E VAREJO LTDA.”, que por questões de ética profissional o nome real não será revelado.

O objetivo do projeto além dos já citados , atrela-se ao cumprimento da legislação em vigo r (ICMS-156) e ao ECR -Efficient Consumer Response, ou Resposta Eficiente ao Consumidor, que é um conceito de negócios desenvolvido nosEUA, que visa promover a colaboração entre fornecedores e varejistas como uma forma de minimização de custos nacadeia de distribuição, disponibilizando um melhor produto e melhores serviços ao consumidor final.

O projeto foi dividido nas seguintes etapas :

1ª FASE – DESENVOLVIMENTO, IMPLANTAÇÃO E MANUTENÇÃO DO SISTEMAEsta etapa era a responsável pela informatização básica da loja. Foi dividida nas seguintes tarefas :

1) Identificação das Necessidades2) Definição do Software e Hardware3) Treinamento e envolvimento dos usuários4) Implantação do sistema e acompanhamento5) Manutenção e Suporte

2ª FASE – INTEGRAÇÃO / CENTRALIZAÇÃ O DOS DADOSEsta fase tinha como objetivo a centralização dos dados na matriz. Foi dividida nas seguintes tarefas :1) Integração das filiais com a matriz2) Integração da matriz com seus fornecedores3) Projeto de comunicação para centralização da comunicação – via terrestre e via satélite

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3ª FASE – DATAWAREHOUSE / BUSINESS INTELLIGENCE

1ª FASE – DESENVOLVIMENTO, IMPLANTAÇÃO E MANUTENÇÃO DO SISTEMAA primeira fase do processo de informatização ocorreu durante os anos de 1997 e 1998, cujoobjetivo era o desenvolvimento, a implantação do sistema, o treinamento e as manutenções /adaptações necessárias para a adequação aos parâmetros da loja e dos fornecedores. Basicamente,o projeto foi dividido em dois grandes grupos:

1. CHECK-OUT2. RETAGUARDA

1- CHECK-OUTÉ módulo responsável pela captura dos itens das vendas e cálculo do total a pagar. Permite selecionar mais de umaforma de pagamento e calcula o troco para o cliente.

É composto por: Microcomputador Impressora Fiscal (pode ser IBM, Sweda ou Procomp ) Teclado com display e slot (para cartões de crédito) Gaveta eletrônica Monitor / Display para o cliente Scanner de Código de Barras

O software tem por objetivo: Efetuar a captura dos dados das vendas Efetuar o controle do caixa Atualizar o estoque, a cada item vendido Atualizar a comissão das balconistas, a cada item vendido Efetuar o controle das rotinas de segurança do sistema Controlar e administrar o processo de venda (on ou off -line)

2- RETAGUARDAEsse módulo é o responsável pelo gerenciamento de t oda a loja. Em termos de hardware, é composto por :

2.1 - SERVIDORO servidor é o equipamento responsável pelo armazenamento e centralização local dos dados. O software que oadministra é o NOVELL 4.11 com intranet. O cabeamento utilizado é do tipo par trançado.

2.2 - NO-BREAKSua função é manter os micros ligados quando houver uma queda ou paralisação de energia elétrica, por um períodomáximo de 2 horas. O equipamento utilizado é da SMS.

2.3 - HUBÉ o responsável pela comunicação entre os micr os do caixa, retaguarda, estoque e servidor. Nele estão conectados todosos cabos dos respectivos micros. O equipamento utilizado é da 3Com, com 16 portas.

2.4 - MODEMÉ o equipamento utilizado para efetuar uma comunicação via linha telefônica. Está li gado ao micro da retaguarda.Através dele é feita comunicação com a Central ou com a Vip -Systems.

2.5 - MICRO DA RETAGUARDA :Trata-se de um microcomputador que será composto por uma CPU, teclado, monitor, modem, zip drive (para backup) eimpressora laser e terá como função :

Efetuar a reorganização dos arquivos Lançamento de notas fiscais Manutenção no cadastro de produtos, fornecedores, balconistas Emissão dos relatórios gerenciais Remarcações de preços

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Pesquisas diversas sobre produtos e fornecedores Comunicação com a VIP e a Matriz Entre outros

2.6 - IMPRESSORA LASERÉ o equipamento responsável pela emissão dos relatórios. O modelo utilizado é a HP 6 L.

2.7 - MICRO DO ESTOQUE :Trata-se de um microcomputador composto por uma CPU, teclado, mo nitor e impressora de etiquetas de código debarras (Allegro). Sua função é :

Emissão das etiquetas de código de barras Consulta de mercadorias Lançamento de borderôs Ressuprimento Controle de estoque em geral

2ª FASE – INTEGRAÇÃO / CENTRALIZAÇÃO DOS DAD OSO item 1 - Integração das filiais com a matriz - já está em funcionamento, porém de forma caseira . As lojas possuemcomunicação com a matriz através de software de comunicação (PC Anywhere) e através de conta de EDI da IBM.

O item 2 - Integração da matriz com seus fornecedores –também funciona de forma artesanal. A matriz troca mensagensde EDI com seus maiores fornecedores e depois distribui os pedidos eletronicamente para as filiais. Quando o item 3estiver concluído, alguns fornecedores irão con trolar o estoque de suas mercadorias on -line e serão responsáveis peloseu ressuprimento.

O item “3” da segunda fase - Projeto de comunicação para centralização da comunicação / via terrestre e via satélite - está sendoexecutado atualmente. As lojas es tão sendo interligadas através de uma rede interna que conta com uma infra -estrutura de linhasprivadas, fibras ópticas e canais de satélite. O objetivo deste projeto de comunicação é deixar as lojas on-line com a matriz e algunsfornecedores além de disponibilizar recursos para o TEF (transferência eletrônica de fundos) centralizado . Com esta modalidade deTEF as lojas não necessitarão de um servidor em cada filial, barateando assim processo.

3ª FASE – DATAWAREHOUSE / BUSINESS INTELLIGENCEA terceira fase já está em andamento e o datawarehouse já está dando seus frutos. Através dele é possível fazercruzamento de dados e gerar informações que estão auxiliando nas tomadas de decisões. Assim que a 2 ª fase estivertotalmente concluída, as lojas estarão on-line com a matriz e o processo de recepção dos dados das filiais seráautomático e eficiente, permitindo um processamento mais rápido e gerando informações precisas para as ferramentasde B.I. Esta fase deverá ser concluída até o final de 2.001.

8 – CONCLUSÃOO nível de integração exigido para definição de informações que atendam as necessidades de varejo é tal, que se tornailusória a intenção de se desenvolver sistemas de informações para a área de varejo, sem encarar o problema de formaintegrada. Para tanto, não se requer um tempo maior para a implantação das tecnologia de ponta e sim uma redução dociclo de vida de manutenção dos sistemas, por meio de uma identificação da empresa para aquisição e uso das tecnologia.

A implantação de um código de barras nas pontas desde o processo de manufatura até a comercialização do produto, ouso de tecnologia de apoio a venda nas lojas, EDI, TEF e outras, sem dúvida alguma, são benefícios que trazem retornoao negócio e minimizam as perdas, mas, sua aplicaç ão se bem planejada e orientada, pode resultar em retornos superioresaos almejados antes de sua aplicação. Para tanto, há necessidade da formação de um modelo e processos estruturados, deforma a garantir que a arquitetura dos sistemas de informações da empresa seja orientada para atender aos objetivos donegócio. A definição da arquitetura que irá suportar as operações das empresas a nível estratégico, tático e operacional,envolve uma série de fases que retratam um novo modelo de negócio, resultado de u m esforço conjunto de executivos,profissionais de informática e consultores especializados em adequar o uso da tecnologia ás necessidades do dia-a-dia dasempresas de varejo.

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9- BIBLIOGRAFIA

1- Encartes técnicos :http://www.eanbrasil.org.br/d03_serv/servicos_publi.html

Revista Automação - Publicação mensal que relata assuntos relacionados ao mundo da automação, marketing,negócios, logística.

Guia de Referência Legislação Fiscal - Apresenta orientação e esclarecimento aos usuários e interessados, quanto aosprocedimentos fiscais necessários à aquisição, uso e instalação de equipamentos emissores de cupom fiscal (ECF) -

Http://www.eanbrasil.org.br/d03_serv/guia%203/publi_guia3 -indice.html

Guia de Referência "Como Automatizar sua loja" - Desenvolvido com o objetivo de atender às necessidades depequenos e médios comerciantes, de todos os ramos, que têm planos de adotar a automação

2- Vera Dantas “Guerrilha Tecnológica” (Livros Técnic os e Científicos Editora Ltda1988).

3- Revista Automasoft (edições de jan/97, fev/97,mar/97, abr/97)

4- SIMPRO - Instituto Brasileiro para Simplificação de Procedimentos Comerciaishttp://www.alternex.com.br/~simpro/

10- GLOSSÁRIO

CONVÊNIONorma contratual celebrada em reuniões com as Secretarias da Fazenda Estaduais e publicada pelo Poder Executivo (CONFAZ),que ratifica ou não na forma de Decreto.

COTEPEComissão Técnica Permanente do ICMS, órgão que tem a responsabilidade de homologar os equipamentos fiscais e elaborar osconvênios fiscais.

CRECaixa Registradora Eletrônica

CUPOM FISCALDocumento fiscal emitido em bobina de papel nas operações realizadas pelo equipamento fiscal.

EANEntidade internacional que administra o sistema padrão de numeração de produtos, serviços e locais, o uso dos códigos de barras ea linguagem EANCOM para EDI. A EAN BRASIL é sua representante oficial em nosso país. EAN significa "European ArticleNumbering".

ECFEquipamento Emissor de Cupom Fiscal com capacidade de efetuar o cálculo do imposto por alíquota incidente, indicando, nocupom fiscal, o grande total (GT) acumulado, o símbolo característico de acumulação no totalizador, e situação tributária damercadoria.

ECF-IFAtende as disposições para o ECF -PDV, sendo constituído de módulo impressor, módulo gerenciador e periféricos.

ECF-MREquipamento que apresenta a possibilidade de identificar as situações tributárias das mercadorias através da utilização detotalizadores parciais.

ECF-PDVEquipamento que apresenta a possibilidade de identificar a descrição, quantidade e situação tributária de cada mercadoriaregistrada.

EDIFerramenta de comunicação que possibilita a transmissão, entre computadores de empresas, de docume ntos de negócios pré-

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formatados segundo um padrão comum. A comunicação é,em geral, intermediada por empresas chamadas VAN que operamserviços de recepção, guarda e retransmissão de mensagens, como se fossem "caixas postais eletrônicas". A sigla EDI signifi ca"Eletronic Data Interchange" ou, no Brasil, "Intercâmbio Eletrônico de Dados".

IFImpressora Fiscal.

PDVTerminal Ponto de Venda. Principal ferramenta da automação de lojas. Equipamento que, além de registrar a venda ao cliente,funciona como a principal estação de captação de dados dentro da loja. A ele acoplam -se outros recursos (scanners, leitores decartão, impressoras de cheque, consultas, etc.). É através dele que são registrados os produtos vendidos, as devoluções, os p reçoscobrados, descontos concedidos, as operações com dinheiro/cheques/cartões, hora, data, etc., bem como são acionados ossistemas de baixa e controle de estoque, apuração de tributos, contabilização e outros. Hoje é chamado de ECF - Emissor deCupons Fiscais.

TEFSistema que liga "on-line" a loja ao banco, permitindo que, pela leitura do cartão magnético e digitação da senha do correntista,ocorra a transferência automática da conta bancária do cliente para a conta bancária da loja.