Apostila Aux. Administrativo-2008

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Grupo Crescer Assessoria e Treinamento INTRODUÇÃO Este curso ASSISTENTE ADMINISTRATIVO visa preparar e atualizar o profissional que já esteja atuando na área. Dicas de como preparar um CURRICULO e de como se comportar em uma entrevista fazem parte do curso, que abrangerá também, dicas de Relações Humanas no Trabalho, Redação Comercial, Como Conviver com seus Colegas, Conhecer os Formulários, Legislação Básica de ICMS e IPI, Como Emitir Notas Fiscais, Duplicatas, Borderôs de Cobrança, Dicas de Motivação e Sucesso, Administração de Tempo, Comunicação, tudo com material de apoio e apostilado. Bom curso a todos. Av. Marechal Castelo Branco, 590 – 3º Andar – Sala4 – Centro – Mogi Guaçu / SP – Cep: 13840-060 PABX: (19) 3818.5806 / (19) 8145-3310 Site: www.grupocrescer.com.br / e-mail: [email protected] 1

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INTRODUÇÃO

Este curso ASSISTENTE ADMINISTRATIVO visa preparar e atualizar o profissional que já esteja atuando na área.Dicas de como preparar um CURRICULO e de como se comportar em uma entrevista fazem parte do curso, que abrangerá também, dicas de Relações Humanas no Trabalho, Redação Comercial, Como Conviver com seus Colegas, Conhecer os Formulários, Legislação Básica de ICMS e IPI, Como Emitir Notas Fiscais, Duplicatas, Borderôs de Cobrança, Dicas de Motivação e Sucesso, Administração de Tempo, Comunicação, tudo com material de apoio e apostilado.

Bom curso a todos.

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MERCADO DE TRABALHO.

No competitivo mercado de trabalho, não apenas precisamos ser bons profissionais, termos uma boa formação acadêmica, falarmos no mínimo mais dois idiomas (Inglês, Espanhol), como precisamos também estar sempre atualizados, e, principalmente, precisamos ser CRIATIVOS.O mercado está cheio de bons profissionais que estão hoje na fila dos desempregados, alguns são criativos e aventuram no mercado informal, ou iniciam seus próprios negócios com poucas possibilidades de obterem SUCESSO.Portanto além destes cursos de atualização, além de lermos muito e estarmos sabendo de tudo que acontece no mundo, nenhum profissional hoje, tem estabilidade de emprego, tudo muda e modifica com uma velocidade tão grande, que mesmo com a sofisticação dos meios eletrônicos de comunicação (internet, TV a cabo), é impossível saber e aproveitar todas as informações que afetam os rumos do dia-a-dia de qualquer empresa em qualquer ramo de atividade.

Vamos começar nosso curso passando pelo setor financeiro da empresa

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Controles Financeiros

Seguem alguns documentos utilizados para controles financeiros. Conhece-los é importante para o desenvolvimento do trabalho nesse setor.

1 – Cheque

O cheque é uma ordem de pagamento á vista, emitida por pessoas que possuam fundos disponíveis no respectivo estabelecimento bancário.

É comum ouvirmos as seguintes expressões:

“cheque ao portador” – quando não se consigna o nome do favorecido.“cheque administrativo” – emitido pelo próprio estabelecimento bancário, por ordem do titular da conta, em favor de terceiro por este indicado.“cheque cruzado” – que deve ser depositado em conta do favorecido.

Nos pagamentos que a empresa efetuar no seu dia-a-dia, quando esses forem efetuados através de cheque, terá que emitir sempre a Cópia de Cheque.

Essa deverá ser emitida em duas vias. Uma será para controle do financeiro, a outra, com os respectivos comprovantes anexos, deverá ser encaminhada para o setor contábil para escrituração.

Lembrando que os pagamentos podem ser on line, embora ainda se efetue muito através de cheques.

Utilizamos também, no setor financeiro, o Recibo Comum.

Esse documento comprova o pagamento ou o recebimento de bens ou valores, ou seja, contém a confissão expressa de que aquele que o subscreve recebeu a quantia devida ou determinada do bem. Portanto, é a prova básica de que a obrigação ou dívida foi paga. Pode ser um documento isolado ou mero escrito em outro documento, em qualquer caso, atestará a quitação.

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Outro documento também utilizado nesse setor é a Nota Promissória.

Essa é uma promessa de pagamento do devedor ao credor que pode ter origem, por exemplo, num contrato de compra e venda. É comum a emissão de notas promissórias, por exemplo, na venda de estabelecimento comercial para pagamento em prestações.

Ao emiti-la em favor do credor, o devedor compromete-se a realizar o pagamento nas condições determinadas em seu contexto, na data nela fixada e à vista do título.

Se paga a nota promissória à vista do título, mediante sua apresentação.Quita-se a nota promissória com a entrega, pelo credor do título ao devedor. O pagamento deverá ser até a data convencionada no próprio título, uma vez que um de seus requisitos essenciais é a consignação expressa dessa data.

No controle financeiro, fazemos também a Conta Corrente.

Utilizado para controle da movimentação bancária da empresa.Lembrando que a contabilidade irá registrar a movimentação que na conta corrente for lançada.

Data Histórico Débito Crédito Saldo

16/06/07 saldo anterior 12.400,0020/06/07 cheque 192 pagto. Telefônica 2.326,00 10.074,00 23/06/07 débito CPMF 29,44 10.044,5628/06/07 crédito cobrança 899,55 10.944,11

E, temos também, o Movimento de Caixa.

Utilizado pra controle da movimentação diária das saídas para pagamentos de valores inferiores.

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Retenção de imposto de Rena na Fonte de Prestadores de Serviços Pessoa Jurídica

Incidência

Estão submetidas ao desconto do Imposto de Renda na Fonte, à alíquota de 1% (um por cento), as importâncias pagas ou creditadas por pessoas jurídicas a outras pessoas jurídicas, civis ou mercantis, a título de remuneração pela:

- prestação de serviços de limpeza e conservação de bens imóveis, exceto reformas e obras assemelhadas; - prestação de serviços de segurança e vigilância; - locação de mão-de-obra de empregados da locadora colocados a serviço da locatária, pessoa jurídica, em local por esta determinado, e: - prestação de serviços de transporte de valores.

Estão submetidas ao desconto do Imposto de Renda na Fonte á alíquota de 1,5%,as importâncias pagas ou creditadas por pessoas jurídicas a outras pessoas jurídicas, civis ou mercantis, pela prestação de serviços caracterizadamente de natureza profissional, relacionados na lista abaixo (Art.647 do RIR):

1 – administração de bens ou negócios em geral, exceto consórcio ou fundos mútuos para aquisição de bens;2 – advocacia;3 – análise clínica laboratorial;4 – análises técnicas;5 – arquitetura;6 – assessoria e consultoria técnica, exceto o serviço de assistência técnica prestado a terceiros e concernente a ramo de indústria ou comércio explorado pelo prestador do serviço;

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7 – assistência social;8 – auditoria;9 – avaliação e perícia;10 – biologia e biomedicina;11 – cálculo em geral;12 – consultoria;13 – contabilidade;14 – desenho técnico;15 – economia;16 – elaboração de projetos;17 – engenharia, exceto construção de estradas, pontes e obras assemelhadas;18 – ensino e treinamento;19 – estatística;20 – fisioterapia;21 – fonoaudiologia;22 – geologia;23 – leilão;24 – medicina, exceto prestada por ambulatório, banco de sangue, casa de saúde, casa de recuperação ou repouso sob orientação médica, hospital e pronto-socorro;25 – nutricionismo e dietética;26 – odontologia;27 – organização de feiras de amostras, congressos, seminários, simpósios e congêneres;28 – pesquisa em geral;29 – planejamento;30 – programação;

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31 – prótese;32 – psicologia e psicanálise;33 – química;34 – radiologia e radioterapia;35 – relações públicas;36 – serviço de despachante;37 – terapêutica ocupacional;38 – tradução ou interpretação comercial;39 – urbanismo, e;40 – veterinária.

Retenção de Imposto de Renda na Fonte de Prestador de Serviço Pessoa Física.

A Medida Provisória nº 340/2006, entre outras providências, aprovou as novas tabelas progressivas mensais e anuais, a serem utilizadas nos anos-calendário de 2007, 2008, 2009 e 2010, para fins da apuração do Imposto de Renda devido pelas pessoas físicas, na fonte e na Declaração de Ajuste Anual.

A nova tabela progressiva mensal, em vigor desde 1º. 01.2008, aplicável no cálculo do Imposto de Renda devido na Declaração de Ajuste Anual relativa ao ano calendário de 2008, é a seguinte:

Base de Cálculo e R$ Alíquota % Parcela a Deduzir em R$Até 1.372,81 - - De 1.372,82 até 2.743,25 15 205,92Acima de 2.743,25 27,5 548,82

Observação: Deduzir por dependente o valor de R$ 137,99

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Alguns códigos a indicar no campo 04 do DARF:

0561 – rendimento de trabalho assalariado, inclusive pró-labore de dirigentes, sócios de pessoas jurídicas e lucros.

0588 – rendimentos de trabalho sem vínculo empregatício, inclusive fretes, carretos, empreiteiros de obras, pessoas físicas.

1708 – remuneração de serviços pagos a pessoa jurídica.

8045 – demais rendimentos, comissões, condenação jurídica, pecúlio, previdências, e outros rendimentos não especificados.

Vamos fazer alguns exercícios conforme material de apoio.

Emissão de Notas Fiscais

Antes de aprendermos a emitir uma nota fiscal, precisamos saber um pouco sobre tributação.

Vejamos a seguir:

1 – Tributos

Tributo é toda a prestação pecuniária compulsória, em moeda ou cujo valor nela se possa exprimir, que não constitua sanção de ato ilícito, instituída em lei e cobrada mediante atividade administrativa plenamente vinculada.

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São classificados em três espécies: Impostos, Taxas e Contribuições.

Impostos – tributos pagos sem que haja a imediata contraprestação de um serviço estatal

Taxas – tributos pagos pela imediata contraprestação de um serviço estatal.

Contribuições – tributos pagos decorrentes da valorização patrimonial do contribuinte, motivada pelas benfeitorias e outros serviços estatais.

2 – Sistema Tributário Nacional

Para organizar as relações entre o Estado no seu poder de tributar e fiscalizar e o contribuinte, na sua identificação, recolhimento e demais obrigações, teremos a seguinte composição:Lei, Fato Gerador, Sujeito Ativo, Sujeito Passivo e Objeto.

Lei – é a norma jurídica que dispõem sobre o tributo.

Fato Gerador – é ação prevista em lei, cuja ocorrência gerará a incidência tributária.

Sujeito Ativo – é aquele que possui o poder coercitivo, sanciador. É o próprio Estado cuja representação se dará na figura do FISCO.

Sujeito Passivo – é aquele que a lei impõe obrigação tributária, de forma que não será opção o cumprimento de suas obrigações. É o contribuinte.

Objeto – é a finalidade do Sistema Tributário Nacional que culmina na arrecadação tributária.

3 – Competências Tributárias

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O Estado assemelha-se a uma grande empresa no que fiz respeito a ter um objeto e um objetivo. Ainda que em efeitos contrários do empresarial vislumbrado pelas finalidades sociais de uma nação.

Assim, ainda tomando emprestada a comparação, toda empresa grande precisa de um corpo de administradores, diretores e gerentes.

A grande empresa chamada Estado também precisa de um corpo de administradores aos aspectos tributários. Para tanto elegeu competências tributárias:

A partir do Art.153 da Constituição Federal, encontraremos:

Art.153 – União – importação de produtos estrangeiros/exportação para o exterior, de produtos nacionais ou nacionalizados/renda e proventos de qualquer natureza/produtos industrializados/operação de crédito, câmbio e seguro, ou relativas a títulos de valores mobiliários/propriedade territorial rural/grandes fortunas, nos termos da lei complementar.

Art.155 – Estados e DF – transmissão causa mortis e doação de quaisquer bens ou direitos/operações relativas à circulação de mercadorias e sobre prestações de serviços de transporte interestadual e intermunicipal e de comunicação, ainda que as operações e as prestações se iniciem no exterior/propriedade de veículos automotores.

Art.156 – Municípios – propriedade predial e territorial urbana/transmissão inter vivos, a qualquer título, por ato oneroso, de bens imóveis, por natureza ou acessão física, e de direitos reais sobre imóveis, exceto os de garantia, bem como cessão de direitos a sua aquisição/serviços de qualquer natureza, não compreendidos no art.155, definidos em lei complementar.

Na emissão de uma nota fiscal poderá haver a incidência de ICMS e IPI, por isso, vejamos um pouco sobre cada um desses impostos.

ICMS – Imposto sobre Circulação de Mercadorias e Serviços de Transportes Estaduais, Intermunicipais e de Comunicação.

É um tributo de competência estadual, o que faz com que cada estado tenha sua legislação e conseqüentemente os tratamentos específicos em seu território.

Assim, determinados procedimentos adotados em um estado, podem não ser os mesmos que o outro estado adote.

Esta situação é flagrante quando falamos das alíquotas.

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O Estado de São Paulo pratica as seguintes alíquotas:

25% - comunicação/perfumes e cosméticos/fumos e seus derivados

18% - operações internas/operações destinadas a não contribuintes, de qualquer localidade.

12% - operações interestaduais com os estados das regiões Sul e Sudeste, exceto Espírito Santo/serviços de transportes/implementos e tratores agrícolas, máquinas, aparelhos e equipamentos industriais.

7% – operações interestaduais com os estados das regiões Norte, Nordeste e Centro-Oeste e, Espírito Santo/arroz, farinha de mandioca, feijão, charque, pão francês ou de sal e sal de cozinha/produtos da indústria de processamento eletrônico de dados, fabricado por estabelecimento industrial.

4% - prestação de serviços de transporte aéreo.

Veremos também na emissão de uma nota fiscal, o campo Código de Situação Tributária relacionado com o imposto ICMS:

O CST é um código composto de três dígitos obtidos de duas tabelas, cuja finalidade é demonstrar a origem da mercadoria e a sua tributação quanto ao ICMS.

Tabela A – Origem da Mercadoria

0 – Nacional1 – Estrangeira – importação direta2 – Estrangeira – adquirida no mercado interno.

Tabela B – Tributação pelo ICMS

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00 – Tributada integralmente10 – Tributada e com cobrança de ICMS por substituição tributária.20 – Com redução de base de cálculo30 – Isenta ou não tributada e com cobrança do ICMS por substituição tributária40 – Isenta41 – Não Tributada.50 – Suspensão51 – Diferimento.60 – ICMS cobrado anteriormente por substituição tributária.70 – Com redução de base de cálculo e cobrança do ICMS por substituição tributária90 – Outras

Da união das duas tabelas teremos uma classificação como o exemplo a seguir:

040 – Mercadoria Nacional e Isenta do ICMS

Aplicações tributárias às operações e aos contribuintes

Diante de cada operação tipificada, poderemos ter uma das seguintes figuras:

Incidência/Não Incidência/Suspensão/Isenção e Imunidade

Incidência – é o ato prático, tributável, depois de conhecido o fato gerador definido em lei.

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Não Incidência – é a operação que não pode ser contemplada dentro da esfera de tributação.

Suspensão – é a postergação do momento da tributação, para uma operação futura e certa de sua ocorrência.

Isenção – é o benefício concedido por tempo determinado ou indeterminado.

Imunidade – é a previsão constitucional (Art.150, inciso VI) vedando a tributação à:templos de qualquer culto;partidos políticos e sindicatos;instituição de educação e assistência social sem fins lucrativos (reconhecidas em lei específicas);livros, jornais, periódicos e o papel destinado a sua impressão.

Vamos então, a prática da emissão da Nota Fiscal, conforme material de apoio.

IPI - Imposto sobre Produtos Industrializados.

É um tributo de competência federal, assim a sua legislação é desenvolvida pela União e terá eficácia e todo o território nacional.

Este tributo incide nas operações de industrialização e na importação e revenda de mercadoria importada.

O IPI tem uma característica específica no que diz respeito às suas alíquotas.Todo produto tem uma alíquota específica que pode variar entre 0%, 1%, 2%, 5%, 10%, 15%, etc.

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As alíquotas do IPI serão determinadas segundo o seu código na NCM/SH (Nomenclatura Comum ao MERCOSUL – Sistema Harmonizado).

O código NCM é composto por oito algarismos (ex. 1234.5678) e encontra-se no livro TIPI (Tabela de Incidência do IPI).

Correção da nota fiscal

Após a emissão da nota fiscal, e, ao fazer a conferência, observou-se que esta foi emitida com erros.

Em alguns casos podemos emitir “Carta de Correção”, modelo existente em papelarias, que deve ser emitida pelo estabelecimento remetente.

Veja alguns exemplos de quando emitir Carta de Correção

Quando o erro ocorrer nos campos:

Nome/razão social/endereço/número/CPF/CNPJ/inscrição estadual/volume/quantidade/valor unitário/embalagens/nome de transportadores.

Quando não podemos emitir Carta de Correção

Quando o erro ocorre nos campos:

Valor total da nota/valores dos impostos/quantidades (quando alterarem o valor da nota).

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Aconselha-se nos casos de erros observados os valores a menor mesmo no total da nota ou imposto a recolher, a emissão de uma nota fiscal complementar, onde destacamos os valores da diferença.

Nota: Quando o erro for a maior, ou seja, os valores dos impostos forem maior que o devido até o equivalente a 50 UFESP, é necessário enviar uma carta ao destinatário para autorizar o estorno do ICMS destacado a mais.

Mas, quando o erro for a maior, porém, acima de 50 UFESP, é necessário enviar uma carta ao Fisco, para autorização do estorno do ICMS destacado a mais.

Cancelamento de uma Nota Fiscal

Conservar-se-á, todas as vias nos talonários ou formulário contínuo ou jogos soltos, quando for o caso.

Quando as notas forem canceladas, observar com declarações, o (s) motivo (s) que determinou (aram) o cancelamento, e, referência da nota que foi emitida em substituição, se for o caso.

Para o cancelamento da Nota Fiscal é necessário:

ter todas as vias da nota fiscal, e, sem estar destacado o canhoto e nem mesmo assinado;não constar data de saída da mercadoria.

Observações:

O modelo oficial de uma nota fiscal padrão para o Estado, é composto de no mínimo 4 vias, a serem distribuídas da seguinte forma:

Nas operações internas:

a 1ª via acompanhará a mercadoria para ser entregue pelo transportador ao destinatário;

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a 2ª via ficará presa ao bloco, para exibição ao Fisco;a 3ª via, salvo disposição em contrário, não terá fins fiscais;a 4ª via acompanhará a mercadoria e poderá ser retida pelo Fisco deste Estado, mediante visto na 1ª via.

Nas operações interestaduais:

a 1ª via acompanhará a mercadoria para ser entregue pelo transportador ao destinatário;a 2ª via ficará presa ao bloco, para exibição ao Fisco;a 3ª via acompanhará a mercadoria e destinar-se á ao controle do Fisco de destino;a 4ª via acompanhará e poderá ser retida pelo Fisco deste estado, mediante visto na 1ª via.

Cobrança – Boletos e Borderôs

Tipos de Cobrança

1 – Cobrança em carteira2 – Cobrança bancária não registrada3 – Cobrança bancária registrada

Cobrança em Carteira – são aquelas duplicatas de pagamentos aonde os clientes (destinatários das mercadorias ou serviços) vai a sede das empresas fornecedoras ou em escritórios de cobrança para efetuarem os pagamentos. Portanto ele não poderá quitar seus débitos em agencias bancárias. Também pode ser pago com cheques pré-datados no ato da sua compra (método mais usado).

Cobrança Bancária não Registrada – são aquelas em que o próprio remetente (fornecedor) das mercadorias ou prestação de serviços, emite um boleto bancário (fornecido pela instituição bancária), que normalmente é enviado junto com o documento fiscal (nota fiscal) ou via postal. Este documento de cobrança poderá ser pago até o vencimento em qualquer agencia bancária, e não pode ser protestado, a não ser que seja segundo instrução. As taxas pela prestação destes serviços são pagas por ocasião da quitação do boleto.

Cobrança Bancária Registrada – são aquelas em que o próprio remetente da mercadoria (fornecedor) através de borderôs (formulário fornecido pela instituição financeira) ou arquivos eletrônicos, emite instruções para emissão de um boleto bancário e este a efetuarem a remessa do aviso ao destinatário.

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Este documento poderá ser protestado desde que haja instruções do emitente. As taxas pela prestação destes serviços são pagas no ato da entrada nos controles do banco.

Cobrança Bancária Descontada – são aquelas faturas ou duplicatas com aceite ou não, emitidas com lastro de nota fiscal, que são negociadas com as instituições financeiras a antecipação deste valor (crédito), este valor é creditado a vista, já descontadas as taxas de juros em vigor, independente do prazo das duplicatas. Este título poderá ser protestado independente de autorização do emitente e, caso não seja pago, o valor será debitado imediatamente em conta corrente.

Inventário

Muitas pessoas já ouviram falar “A empresa está fechada para inventário”, mas exatamente o que significa inventário?

Toda empresa de indústria e comércio, mantém para sua atividade estoques de produtos para vendas e comercialização ou matérias-primas para produção de algum produto final.

É uma exigência do FISCO (legal) que as empresas mantenham um Livro Registro de Inventário, quando o final do exercício (normalmente 31/12), as empresas fecham para o público para fazer seu balancete anual, ou seja, contar e registrar todo seu estoque físico de produtos acabados ou não.

Este evento além de ser exigido pelo FISCO é a oportunidade das empresas fazerem uma reavaliação de seu processo produtivo e de vendas.

Organização do Tempo

Organize sua vida – Eu preciso me organizar!

Quando foi a última vez que você pronunciou estas palavras?Talvez tenha sido quando você percebeu que pilhas e mais pilhas de papel haviam tomado completamente sua mesa no escritório.

Provavelmente essas palavras vieram – acompanhadas de outras, “não muito bonitas” – enquanto você procurava desesperadamente, já atrasado, por um documento.

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Talvez tenha dito isso quando, finalmente, reconheceu o fato de que você tem coisas demais “guardadas” nos armários. Você deve ter até considerado a possibilidade de jogar tudo pela janela.

Pode ter sido quando você perdeu aquele compromisso importante ou quando aquela data de entrega te pegou de surpresa.Talvez possa ter acontecido quando você percebeu que não tinha mais tempo para você, sua família, seus amigos, aquelas férias tão esperadas e basicamente tudo na vida que você gosta de fazer.

Você não está sozinho. “eu preciso me organizar” são palavras que vem sendo ditas seguidamente por milhões de pessoas em todo o mundo.A desorganização pode na verdade levar a viver uma vida repleta de stress, frustração e caos. Pode te roubar o tempo precioso em que você deveria estar curtindo a vida.

Sim, é totalmente possível e fácil ser uma pessoa mais organizada. Fazendo isso você pode ser livre para viver uma vida mais plena, mais simples e feliz.

Pense nisso, tome uma atitude!

É preciso, porém, manter o FOCO. Quem não tem foco não tem tempo!

Em todo o universo abrangente da gestão do tempo, o item mais difícil de ser combatido é a falta de foco. Esse problema é sutil, sorrateiro e precisa de uma grande força de vontade para ser vencido.

Uma recente pesquisa americana mostrou que um profissional só consegue permanecer focado em uma tarefa por no máximo 11 minutos até que o telefone toque. Uma vez que ele pára um trabalho, custa, em média, 25 minutos até que a atenção se volte àquela primeira tarefa. Isso pode levar a uma perda de até 2 horas diárias devido à falta de foco.

Existem diversos fatores que podem levar a paralisação de uma atividade, entre eles: telefone, e-mail, alguma pessoa chama você, uma vontade de passear, tomar um café, celular, fazer outra atividade etc.

Podemos afirmar que a falta de foco é um dos maiores inimigos do trabalhador do século XXI. Manter o foco é um desafio grande na nossa vida. Gostamos de fazer muitas coisas ao mesmo tempo e ter computador com milhares de janelas abertas. Hoje, após estudarmos sobre gestão de tempo, conseguiremos minimizar o problema, mas ainda precisaremos lutar diariamente para não cairmos nas armadilhas da falta de foco.

O cérebro é facilmente atraído por acontecimentos ao seu redor. Basta alguém no escritório iniciar uma música, um falatório ou alguma novidade e pronto, era essa a desculpa que você precisava para fugir da atividade por algo mais interessante.

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Vejamos algumas estratégias que podemos adotar para combater a fala de foco:

1 – Priorize suas atividades Todos os conceitos de administração de tempo levam você há ter um dia mais focado. Quando você se organiza, definem objetivos, se planeja, consegue saber o que precisa realmente fazer no seu dia.Liste todas as atividades e priorize numericamente. Siga essa ordem na execução das tarefas.Vá riscando aquilo que for executado. Isso é fundamental, pois o deixará estimulado e dará a sensação de que está realmente solucionando os problemas.

2 – Operação Shutdowm Quando precisar se focar em alguma atividade, procure se afastar das possíveis interrupções, como celular, telefone, e-mail, MSN, e, se puder, peça para ninguém incomodá-lo. Aliás, o e-mail ligado o diretamente é um vício perigoso e hoje posso afirmar que é um dos maiores causadores da falta de foco em seu ambiente. Estabeleça horários durante o dia para essa atividade, não deixe que a cada e-mail sua atenção seja desligada. Pois essas interrupções são urgentes, o que não quer dizer que sejam importantes. E, caso não saiba administrar, poderão tomar conta do seu tempo, impedindo que efetue tarefas consideradas importantes.

3 – Para focar crie um padrãoVocê pode ritualizar a sua concentração. Escolha uma música tranqüila que você goste e o ajude a relaxar. Alguns estudos de superlearning comprovam que a música barroca aumenta em 3 ou 4 vezes a concentração e a capacidade de absorção do cérebro. Toda vez que precisar se focar ouça sempre a sua música que o ajuda a se concentrar. Isso criará uma “ancora auditiva” e o colocará em estado de concentração muito mais rápido.

4 - RespireAntes de iniciar qualquer trabalho, relaxe por alguns minutos. Comece a respirar profundamente algumas vezes. Concentre-se apenas na sua respiração e no seu corpo. Deixe a sua mente fluir naturalmente. A pressão diária acaba aumentando nossa adrenalina e deixando nosso ritmo mais ansioso e agitado, o que propicia a falta de foco. Quando você respira e relaxa, você diminui sua ansiedade e aumenta sua capacidade de concentração.

Precisamos organizar o tempo e também o ambiente onde trabalhamos

Portanto, organize e limpe seu local de trabalho o Housekeeping.

Existem 3 princípios básicos que podemos considerar sobre o que é organizar:

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1 – Consolidar – definir o que serve e o que não serve, o que vai usar e o que não vai, descartar.

2 – Categorizar – definir seu sistema de categorias e assuntos

3 – Guardar – definir um local para cada coisa.

Há itens em seu escritório que você eliminaria se tivesse tempo para fazê-lo? Claro que há. E provavelmente isto é uma verdade para todas as pessoas que trabalham com você.

Um Dia de Limpeza em seu espaço de trabalho é muito importante, pois o gerenciamento de papéis e informações é uma parte essencial do dia-a-dia da maioria dos negócios e das atividades de qualquer pessoa, e não deve ser banido para “algum sábado”.

Escolha um dia especial para esta tarefa e marque em sua agenda. Pode ser um dia da semana mais calmo ou uma época em que suas demandas de trabalho estão mais tranqüilas. Faça isso agora! Agende já! Prepare-se também para encontrar papéis e documentos há muito desaparecidos. Garanto a você que após o trabalho terminado você se sentirá muito bem.

Como se preparar

Providencie pastas de arquivo, etiquetas e caixas de arquivo morto, se for o caso. Sacos ou caixas para lixo (acredite, você vai precisar disso).

Avise a secretária ou seus pares que você estará ocupado com isto neste dia. Se for o caso, incentive-os a fazer o mesmo.

Comunicação

Como vai seu português? E sua postura?Muitas pessoas pensam que Comunicação é só saber falar e escrever. A palavra Comunicação significa “tornar comum”. É um conjunto de fatores, como: “saber ouvir, saber sorrir, vestir-se adequadamente, observar postura, trocar informações, compartilhar idéias, sentimentos, experiências, crenças e valores, por meio de atos, palavras, gestos, imagens, escrever corretamente cuidando da gramática e da ortografia”.Estar sempre atualizado, falar com objetividade e simplicidade, pronunciando bem todas as palavras, etc.

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Saber OuvirSaber ouvir sem interromper é a regra básica da conversação. É uma arte deixar que os outros se mostrem espirituosos e brilhantes usando o nosso silêncio. O espírito da conversação consiste bem menos em mostrar o que sabemos do que encaminhar o assunto para que o interlocutor tenha chance de mostrar os seus conhecimentos. É claro que todos nós, mesmo os mais educados, temos o direito de interromper (no momento certo, da maneira correta e de preferência com parafraseado) para expor outras idéias e evitar o monólogo ou a monotonia.

Vestir-se adequadamente/Observar posturaA aparência, ou o aspecto exterior, é, antes de qualquer coisa, o reflexo do interior de cada um. A pessoa cansada, desiludida, desmotivada para a vida, revela seu estado de espírito no andar, no descuido para com seu vestuário. Profissionalmente tem pouca chance, por não ser alguém agradável no convívio social.

Por ouro lado, o funcionário que revela através de sua postura entusiasmo, decisão e saúde, atrai e agrada. Um sorriso, um olhar que revela interesse... quem não aprecia?É esse o começo da boa aparência, que continua na higiene. Homens e mulheres devem ter os mesmos cuidados em relação à sua aparência.

A discrição é sempre elegante, e quem procura atrair atenções pelo exagero, pelo exotismo, correm riscos desnecessários. Podemos adotar a moda e sermos discretos ao mesmo tempo, basta que usemos bom senso, bom gosto, usando o que convenha ao nosso tipo físico e ao momento profissional.

O bom gosto veste bem, não necessariamente o caro. Ao mesmo tempo, a economia deve ser ponderada: os extremos são sempre dispendiosos.

O profissional deve enxergar sua vestimenta com naturalidade, para não parecer um manequim de vitrina, ou simplesmente... um cabide!Deve cuidar também para que a roupa que usa não exija a todo o momento ser puxada ou ajustada, como um nó de gravata mal feito ou como uma gola que insiste em sair do lugar.

Por outro lado, os cuidados com a aparência elevam a auto-estima, e, sem autoconfiança, auto-conhecimento e auto-estima, não se consegue nada.

Quem se ama vai mais longe na carreira.

Falar Corretamente

Toda vez que você fala revela um pouco de si, projeta uma imagem. Com base no que diz e da forma como o faz, as pessoas passam a imaginar quem você é.

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Envolve gesto, postura, emoções, etc.

Seja você mesmo – aprenda, aperfeiçoe, mas ao falar, seja natural.

Pronuncie bem as palavras - toda a palavra inteira não omita os “esses” e “erres” finais e os “is” intermediários.Exemplo: primeiro, janeiro, trazer, levamos.

Fale com boa intensidade – nem alto (pode cansar e irritar os outros), nem baixo.

Fale com boa velocidade – não fale rápido demais e nem muito lentamente.

Tenha um bom vocabulário – sem gírias e palavrões e nem repleto de palavras difíceis, incompreensíveis. Evite vocabulário específico de sua profissão diante de pessoas não familiarizadas com este tipo de palavreado.

Cuide da gramática – dica, ler bons livros, revistas, jornais.

Escrever corretamente

Observar a nossa ortografia e gramática.

Os Segredos do Bom Texto

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Escrever corretamente e com clareza é algo que se conquista com a prática. Veja o que fazer para melhorar seu português:

Dedique uma parte do seu dia à leitura. É praticamente impossível escrever bem se você não tiver o hábito de ler.Dê preferência a autores de qualidade. Leia um jornal por dia, uma revista por semana, um livro por mês.

Comece a escrever, mesmo que sinta dificuldade no início. Você pode escolher uma notícia qualquer que ouviu na TV ou no rádio e colocar no papel sua opinião. Mostre aos colegas, peça palpites. E não desista.

Tenham em casa ou no trabalho alguns dicionários, entre eles um de sinônimos e outro de antônimos. Eles ajudarão a deixar seu estilo mais refinado.

Tenha à mão livros do tipo “Tira-Dúvidas”, que trazem exemplos de como corrigir os erros mais freqüentes.

Adquira um Manual de redação e livros de gramática.

Assista a documentários e a Programas Jornalísticos que ampliam seus conhecimentos gerais.

Redação Comercial

A importância que as empresas dão para a redação clara e correta de textos e cartas do dia-a-dia do funcionário pode ser explicada, em parte por problemas de comunicação e de relacionamento que muitos enfrentam e que, às vezes, levam a desentendimentos internos ou mesmo à perda de clientes.

A carta continua sendo a melhor amiga do homem de negócios. Claro que não podemos ignorar o papel fundamental e o desempenho dos meios de comunicação, da tecnologia, de tantas facilidades; porém nenhum meio conseguiu substituir a carta comercial.

Portanto, algumas qualidades fundamentais da carta devem ser:

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Estética modernaEstilo atualizadoOrdem e organizaçãoEmprego correto de pronomes de tratamentoClareza e objetividade

Veja os passos para uma Carta Moderna

Local e data (o nome do mês se escreve em letra minúscula e, após o ano deve se usar o ponto final. Ex: São Paulo, 5 de setembro de 2006.).

As preposições A e Para, antes do nome do destinatário não são mais necessárias.

O endereçamento no início da carta foi abolido, rua, número, bairro, CEP aparecem apenas no envelope.

A referência do assunto a ser tratado é dispensável, já que normalmente o assunto é especificado no primeiro parágrafo da carta.Caso queira colocar uma referência para um rápido entendimento do destinatário, use-a de forma abreviada.

Vocativo é saudação de cortesia e deve ser mantido, o vocativo quando há um relacionamento comercial pode vir antecedido da palavra “Prezado Senhor”, já em cartas para autoridades, o pronome de tratamento.

No início não perca tempo e não use expressões e frases inúteis para iniciar o texto, elas não são eficazes, dificultando seu entendimento, vá direto ao assunto.

Veja alguns exemplos do que deve ser usado em uma redação comercial:

Não Use Use

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Por intermédio desta vimos informá-los que... Informamos que...Servimo-nos da presente para comunicar-lhes que... Comunicamos que...Vimos pela presente encaminhar... Encaminhamos...Acusamos o recebimento de... Recebemos...Chegou a nossas mãos... Recebemos...Encontra-se em nosso poder... Recebemos...Seguem em anexo... Anexamos...Levamos ao seu conhecimento que... Informamos... Devido ao fato de que... Por causa de...Estamos remetendo-lhes... Remetemos-lhe... Durante o ano de 2005... Em 2005...Conforme segue abaixo relacionado... Relacionado a seguir...Conforme acordado... De acordo...Vimos pela presente agradecer... Agradecemos...Tem esta o objetivo de solicitar... Solicitamos...Dando continuidade as nossas tratativas... Em relação a ..

Desenvolvimento – deve expor o motivo da carta, de preferência o texto deve referir-se a um único assunto, se for mais de um, convém que haja uma relação entre eles. Organize-os por tópicos por ordem de importância.

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Encerramento – os chavões de encerramento foram abolidos, as palavras cordialmente, atenciosamente, seguidas da assinatura do remetente são as formas simples e atuais de terminar sua carta.

Não faça com que o leitor perca a confiança no que está lendo. No final da carta não pode haver dúvidas. Ainda hoje encontramos cartas com finais mencionados na coluna “não use”.

Não Use UseSem outro particular para o momento... Atenciosamente.Sem mais para o momento, firmamo-nos, Cordialmente. Cordialmente.Sem mais, ficamos no aguardo de uma resposta o mais Aguardamos.breve possível Sendo o que tínhamos a informar, queremos agradecer a atenção. Gratos pela atençãoÉ desnecessário dizer que... (Então, não diga)

Assinatura – escrevem-se as iniciais do nome e do cargo com letras maiúsculas. Ex. Pedro de Toledo Gerente de Manutenção

Não coloque o título antes do nome do signatário.

Não se usa mais o traço para assinatura.

Modelo Ultrapassado de Carta

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São Paulo, 16 de junho de 2007.

Casa Iceberg Ltda.Rua Cabo Frio, 112 sala 1 loja 2Águas de São Pedro – São Paulo

At. Diretoria AdministrativaReferência; Não recebimento de duas duplicatas número 180 e 181:

Prezados Senhores,

Esta missiva tem por finalidade informa-los o não recebimento do pagamento das duplicatas acima relacionadas de números 180 e 181.Outro sim, enviamos a Vsª. as duplicatas 220 e 221 para as suas providências.Sem mais para o momento, renovamos nossos votos de estima e consideração, subscrevemo-nos, atenciosamente.

Atrasildo da SilvaGerente de Marketing

Observe que o uso de muitas palavras e expressões desnecessárias, apenas tomará tempo do redator e do leitor, e ainda, sem estética.

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Modelo Moderno de Carta

GM-034/05

São Paulo, 16 de junho de 2007.

Casa Iceberg Ltda.At.Diretoria Administrativa.

Prezados Senhores,

Informamos-lhes que não registramos o pagamento das duplicatas 180 e 181, enviadas no mês passado e anexamos ás duplicatas de números 220 e 22 deste mês.

Aguardamos providências.

Atenciosamente,

Caprichildo da SilvaGerente de Marketing

Relações Humanas no Trabalho

No processo de relacionamento humano, personalidades diferentes se encontram para viver uma mesma situação. As reações não são iguais, porque cada indivíduo traz sua própria carga de experiência e valores, mas para obter-se um bom ambiente profissional deve-se ficar atento a:

Adaptação/aceitação dos valores da Empresa e do “outro”

Sensibilidade perante as diferenças que existem entre as pessoas

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Flexibilidade

É natural que as pessoas tenham preferências por aqueles com quem têm maior afinidade, mas no ambiente de trabalho não é permitido favoritismos. O convívio, apesar de difícil, é benéfico e saudável.

Difícil – porque personalidades diferentes interagem e precisam se ajustar

Benéfico – porque permite estabelecer comparações eficazes

Saudável – porque possibilita uma melhoria. Desde que a queiramos e estejamos preparados para ela.

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Padrões de Comportamento: Guias para Posturas Profissionais

Isso significa que devo ter um repertório de condutas que variam conforme a situação e a pessoa. São os padrões de comportamento funcionando como guias para posturas profissionais.

Este tipo de comportamento você poderá desenvolver submetendo-se a um treinamento em sensitividade social e versatilidade na postura.

Você poderá começar a desenvolver sensitividade social e flexibilidade de comportamento através de:

Melhor conhecimento de si próprio

Melhor compreensão dos outros

Melhor convivência em grupo

Desenvolvimento de aptidões para um relacionamento eficiente com os outros.

Saber Viver – Ambiente de Trabalho:

DOMINE a língua. Diga sempre menos do que pensa. Cultive uma voz flexível de acordo com seu interlocutor. O modo de falar impressiona mais do que o que se fala.

TENHA cuidado com os sentimentos dos outros. Gracejos e críticas não valem à pena e freqüentemente magoam quando menos se espera.

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NÃO faça questão das observações inadequadas a seu respeito. Viva de modo que ninguém dê crédito a elas.

DEIXE as suas virtudes falarem por si mesmas e se recuse a falar das falhas e fraquezas dos outros. Condene os murmúrios. Faça uma regra de falar só coisas positivas dos outros. Evite fofocas.

Texto: As Três Peneiras

Dona Flora foi transferida de departamento na empresa em que trabalhava. Para “fazer média” com o novo chefe, logo no primeiro dia foi logo dizendo:

“Chefe, o senhor nem imagina o que me contaram a respeito da Raquel”...

“Espere um pouco, Dona Flora. O que vai me contar já passou pelas três peneiras”?

“Peneiras: Que peneiras, Sr.Roberto?”

“A primeira é a da verdade. Tem certeza de que esse fato é absolutamente verdadeiro?”

“Não, como posso? O que sei foi o que me contaram. Mas acho que...”

“Então, essa estória já vazou pela primeira peneira. Vamos a segunda que é a da bondade. O que vai me contar é alguma coisa que gostaria que os outros dissessem a seu respeito?”

“Claro que não! Deus me livre!”

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“Então, essa estória vazou pela segunda peneira. Vamos ver na terceira que é a da necessidade. A senhora acha mesmo necessário me contar esse fato ou mesmo passá-lo adiante?”

“Não chefe. Passando por essas peneiras, vi que não sobrou nada mesmo do que eu ia contar.”

Já pensaram como as pessoas seriam mais felizes se todos usassem sempre essas três peneiras?

Sempre que surgir um boato, passem-no pelas três peneiras antes de obedecer ao impulso de passá-lo adiante.

(Autora: Arlinda Trindade)

PENSE antes de fazer uma promessa e depois não a quebre, nem dê importância ao quanto lhe custa cumpri-la.

NUNCA deixe passar uma oportunidade para dizer uma coisa animadora a uma pessoa ou a respeito dela.

TENHA interesse nos outros, em suas ocupações, em seu bem-estar, seus lares e família. Seja sempre alegre com os que riem e lamente com os que choram. Aja de tal maneira que as pessoas com quem convive sintam que lhes dispensa atenção e lhes dá importância.

CONSERVE a mente para todas as questões de discussão. Investigue, argumente. É próprio das grandes mentalidades discordar e ainda conservar a amizade do seu oponente.

Para Obtermos Melhores Resultados no Relacionamento de Trabalho, Devemos ter Bom-Senso e Ética Profissional.

Bom-Senso

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Oposto de precipitação. É resultado de análise e ponderação antes da conclusão. É o maior responsável por decisões acertadas e atitudes comedidas.

Ética Profissional

A Organização entende que toda a atuação profissional deve ser sempre compatível com os mais altos padrões de integridade, e, com as responsabilidades dos funcionários com seus clientes, acionistas, os próprios funcionários e com o público em geral.

Todos devem evitar, ao máximo, as situações em que seus interesses pessoais possam conflitar, ou parecer conflitar, com os interesses da Organização e seus clientes.

Visando evitar situações que possam tornar difíceis às relações entre funcionários e clientes, a Organização possui seus padrões éticos que já são do conhecimento de todos.

Veja alguns padrões éticos mais comuns:

Agir com os outros da maneira que gostaríamos que agissem conosco.

Arcar com a responsabilidade de nossas ações individualmente sem procurar refúgio ou anonimato através da reputação da Organização ou de qualquer grupo menor que esteja agindo em nome da Organização.

Conduzir nossos negócios particulares ou a serviço da Organização dentro da obediência às disposições, ao espírito e ao propósito das leis e regulamentos aplicáveis.

Acreditar no sistema da livre empresa e no critério da obtenção de lucro proveniente de justa e eficiente prestação de serviços aos nossos clientes.

Usar de total honestidade para com nossos colegas funcionários em todos os assuntos de serviços, de forma a propiciar decisões racionais e baseadas em todos os fatos relevantes.

Jamais usar, direta ou indiretamente, da reputação ou dos recursos da Organização para aumentar nossas oportunidades particulares de obtenção de lucros materiais.

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Zelar para que sejam mantidas sob o mais absoluto sigilo as informações que cheguem ao nosso conhecimento relativas aos clientes, atividades da Organização e mesmo informações relativas ás suas políticas internas.

Cultivemos Então um Bom Relacionamento

Afinal, “Não é esquisito que...”

Quando o outro não faz, é preguiçoso.Quando você não faz, é porque está muito ocupado.Quando o outro fala, é intrigante.Quando você fala, é construtivo.Quando o outro se decide a favor de um ponto, é “cabeça dura”.Quando você o faz, está sendo firme.Quando o outro não o cumprimenta, é mascarado.Quando você passa sem cumprimentar, é apenas distração.Quando o outro fala de si mesmo, é egoísta.Quando você fala, é porque é necessário.Quando o outro se esforça para ser agradável, tem uma segunda intenção.Quando você age assim, é gentil.Quando o outro encara os dois lados do problema, está sendo fraco.Quando você faz, está sendo compreensivo.Quando o outro faz alguma coisa sem ordem, está se excedendo.Quando você o faz, está sendo eficiente.Quando o outro progride, teve oportunidade.Quando você progride, é fruto do seu trabalho.Quando o outro luta pelos seus direitos, é teimoso.Quando você o faz, é prova de caráter.

Não é mesmo esquisito?

Fonte: Eboli & Grangeia Treinamentos.

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Currículo

Modelo atual

Hoje não se usa elaborar currículos longos, tampouco com muitos detalhes, modernamente, há também, o currículo em forma de carta, na qual o candidato relata sua experiência profissional.

Expedição:

Comece pelo histórico profissional, ou seja, relacione suas principais atividades e habilidades:Não liste seus documentos pessoais, nem os anexe;O currículo (caso não seja em forma de carta) deve ser enviado com uma carta de solicitação de emprego;O currículo deve ser conciso;No currículo em forma da carta, consta o histórico profissional do candidato. (vide modelo).

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Como elaborar um “Currículo”

“Não existe uma forma certa ou errada de fazer um currículo. O que é preciso para gerar uma predisposição inicial favorável do leitor é ser interessante”, corrente e descomplicado “(Simon Franco – Consultor de RH- folha de São Paulo)”.

Seu currículo deve ser objetivo pelas seguintes razões:

- O profissional de RH recebe um número significativo de currículo constantemente;

- A competitividade existente em todas as áreas cresce cada dia;

- O currículo faz de sua estratégia de marketing pessoal.

1 - Utilização

O currículo é utilizado quando alguém se candidata a um emprego, a uma bolsa de estudo ou a um concurso.Pôr meio do currículo, a empresa á qual ele é enviado tem condição de fazer uma previa avaliação dos candidatos.

Av. Marechal Castelo Branco, 590 – 3º Andar – Sala4 – Centro – Mogi Guaçu / SP – Cep: 13840-060

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2 - Objetivo

Gerar entrevista e vender suas qualificações;

3 - características recomendações:

- Apresentar os dados em ordem cronológica decrescente (do emprego mais recente para os mais antigos);- Cuidar da linguagem para que não haja erro. O currículo é o cartão de visita do profissional e tem o mágico poder de abrir-lhe caminhos para uma entrevista;- Digitar todos os dados de maneira harmoniosa. A apresentação é indício de cuidado e capricho;- Evitar detalhamento das informações;

Empregar linguagem simples e objetiva;

- Dar prioridade a dados mais importantes como a instalação de programas que contribuíram para o desenvolvimento da empresa e para os resultados objetivos;

- Iniciar o currículo de preferência com a qualificação profissional, e, a seguir, sua formação escolar;- Jamais usar formulários impressos comprados nas papelarias;- Anexar ao currículo a uma carta de encaminhamento (Vide Modelo);- Imprimir o currículo em impressora de boa definição.Se desejar, podem imprimir em papel de cor clara, como salmão, amarelo, etc.

Estrutura básica

Nome (endereço completo, estado civil, nacionalidade, e–mail, idade).

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Objetivo: Resumo das qualificações (descrever as atitudes mais significativas ou processos em que atuou)

Formação acadêmica mencionar o nome da instituição

Histórico profissional (relacionar os mais importantes ou os três últimos e mencionar também o cargo inicial e o ultimo, pois é possível notar o desenvolvimento profissional).

Cursos extracurriculares (dado importante, pois as empresas desejam contratar profissionais que se atualizam constantemente).

Idiomas (nível e viagens internacionais)

Obs.: Pretensão salarial – A pretensão é negociada pessoalmente. Só mencionar a pretensão salarial se for solicitada no anuncio.

Modelo de currículo

CurrículoLúcia Cândido Macedo Silva brasileira Rua Vergueiro, 2000 – ap. 44 casadaVila Maria 35 anos CEP> 04040-023 São Paulo SP>e-mail: lú[email protected]

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Objetivo: Programadora Visual

Resumo das Qualificações:Criação e desenvolvimento de decorações para produtos de vidros e cerâmicas;Criação gráfica;Conhecimentos em artes gráficas e editoração eletrônica;desenvolvimento de protótipos;Coordenação de produção para lançamento;

Formação A cadêmica: - Pós-graduação em marketing -UPS- condução 2003.Desenho industrial em habilitação em comunicação visual –FAAP- conclusão 2000.

Histórico profissional:Vidro Santa TeresaCargo: coordenação Industrial Período: de 2001 a 2004.Mendes Campos Indústria e Comércio S/A.Cargo: desenhista projetista.Período: de 2000 a 2001

Cursos extracurriculares:

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Corpo de fotografia SENAC – 2003 Marketing e propaganda Universidade São Paulo – 2003 Produção gráfica Gráfica Tom – Tom 2003

Curso na área de Informática:Corel DrawPage maker InternetIdiomas: Inglês fluente

MODELO DE CURRÍCULO (estilo carta)

Mário costa Menezes dos Campos

Rua da Consolação, 34 – Apto. 31São Paulo – SP 04560-000 telefone: (019) 444-0909E-mail: [email protected]

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Ilmo.: Sr. Flávio Fonseca

Diretoria executivaGrupo Plante Bem – Agropecuária

Prezado Senhor,

Sou administrador de empresas, graduado pela universidade de São Paulo – USP, pós-graduado em finanças pela PUC – SP, MBA no Canadá, com carreira desenvolvida em cargos estratégicos nas áreas administrativa e financeira de grupos empresariais atuantes nos segmentos industriais, construção civil e transportes.

Estou em busca de novos desafios para atuar como Diretor Administrativo – financeiro. Acredito que meu perfil possa interessar a V. Sª.

Desde 1989, ocupo cargos de confiança, atuando no 1º nível nas áreas Administrativa e Financeira. Minha experiência abrange a coordenação dos setores, tesouraria, administrativo, importação, recursos humanos, contabilidade e controladoria. Minha vivência inclui planejamento, controles administrativos e financeiros; gerenciamento e desenvolvimento de equipes de trabalho.

Das realizações, na empresa na qual trabalho, destaco a recuperação de 30% da divida de clientes pôr meio do desenvolvimento de novos controles e relatórios de contas a receber. Reduzi em 25% o tempo de execução e implantação de normas e controles no setor de faturamento.

Informatizei e reorganizei as áreas administração, financeira, RH, Contábil, e compras.Sou responsável pela captação e aplicação de recursos financeiros, orçamentos, fluxo de caixa, obtenção de linhas de credito em instituições financeira para capital de giro e para explicação em ativos fixos.

Gostaria, se possível de marcar uma entrevista, para detalhar minha experiência e demonstrar de que maneira poderei construir para o desenvolvimento de sua empresa.

Atenciosamente,

Assinatura

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Modelo de carta para encaminhar currículo

São Paulo...

Contábil e Administradora Ltda.At Sr. Pedro de Alcântara

Tomei conhecimento da vaga existente na área contábil dessa empresa.Assim, em razão dos conhecimentos adquiridos, tanto na universidade quanto no exercício da minha profissão, gostaria de participar do processo seletivo.

GOSTARIA DE PARTICIPAR DO PROCESSO SELETIVO

Informo-lhe que resido na região, tenho experiência de sete anos como analista contábil e formação em Contabilidade e Administração.

Anexo currículo para sua apreciação.

Atenciosamente,

Assinatura.

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Como fazer uma ótima Entrevista.

As estratégias para você dar um show na conversa cara a cara e conquistar aquela tão sonhada vaga.Os holofotes estão sobre você. Seu coração dispara as mãos tremem, A garganta seca. A memória entra em curto-circuito. Do outro lado da mesa, o todo-poderoso: o entrevistador, que disseca você de cima a baixo, do corte de cabelo ao sapato. E logo em seguida dispara as primeiras bombas.

O que você pode fazer por esta empresa? Por que deveríamos contratá-lo?Onde você se imagina daqui a cinco anos?Agora me diga: está faltando luz de manhã. Você sabe que tem 12 meias pretas e oito azuis. Quantas meias precisam tirar da gaveta para ter um par perfeito?

Calma. A entrevista de emprego não precisa ser um pesadelo nem uma sessão de tortura. A entrevista é Zem, o momento mais importante e decisivo no processo de contratação. Para conseguir uma posição em qualquer empresa deste planeta, você terá de enfrentar pelo menos uma entrevista. Hoje em dia, um candidato passa, em média por três ao pleitear um cargo. Essa é, portanto, a hora de convencer seu interlocutor de que você é a pessoa certa para a vaga, de que é perfeito para o papel. É a grande oportunidade de mostrar que seus valores e planos têm tudo a ver com os valores e as metas da empresa. E mais: e o momento precioso e talvez único de você conhecer melhor a companhia na qual pretende passar os próximos anos de sua vida. “O choque entre a cultura da empresa e a do profissional é o principal motivo de mais de 90% das contratações malsucedidas” afirma Glady Zrnevich, consultora da Korn Ferry, uma das maiores empresas de headhunting do mundo.

Portanto se você não quer ser o personagem principal de uma contratação fracassada, tem de entender que a entrevista é a hora de vender seu peixe. È também a oportunidade de avaliar a empresa e checar se realmente aquele é o lugar certo para, você crescer profissionalmente.

Por ser uma via de mão dupla, uma boa entrevista não depende somente de sua alta desempenho. Depende também da atuação do entrevistador. Eis o primeiro problema o mercado está repleto de entrevistadores despreparados para avaliar candidatos. A maioria deles tira conclusões precipitadas sobre seus entrevistados. Há até quem contrate o candidato pela intensidade e duração do aperto de mão logo no inicio da entrevista.Segundo o especialista em recursos humanos Paul Taffindir, sócio da consultoria accenture (antiga Andersen Consulting), a maioria dos executivos decide se aprova ou não o candidato nos primeiros dois minutos de conversa e depois passa o resto do tempo se convencendo da decisão inicial.

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Será que você está pronto ?

Infelizmente, as empresas também acham que a maioria dos candidatos não está pronto, e o principal problema é chegar para a entrevista com o script pronto e decoradinho. As pessoas ensaiam horas e horas na frente do espelho. Preparam um discurso cheio de adjetivos e acreditam que vão arrasar.

Lição Fundamental

Não queira ser na entrevista o que você não é de fato.

E jamais minta. Não há segredo nem fórmula milagrosa para ser bem sucedido numa entrevista. As empresas esperam apenas que você dê melhor de si mesmo, de maneira transparente e honesta. E é claro, sempre usando o bom senso. Para conseguir essa combinação de espontaneidade com argumentação fundamental, é preciso fazer a lição de casa, a seguir, apresentamos um roteiro que vai ajudá-lo nessa empreitada.

ANTES

Faça uma pesquisa completa sobre a empresa. Há quanto tempo ela está no mercado, quais os produtos, a reputação entre os concorrentes. Ela é lucrativa? Levante todos os números possíveis – faturamento, lucro, previsão de crescimento. Saibam quais são os valores e a missão da organização.

Revise e estude cuidadosamente seu currículo. Esteja pronto para explicar cada movimento e conquista que realizou. Use números e exemplos.

Há vários tipos de entrevista, a mais comum é aquela em que você senta frente a frente com o entrevistador e discute competência. Fala sobre os fatos ocorridos em sua carreira para justificar sua capacidade de assumir a nova posição. Nesse caso, há exigências típicas que variam de acordo com o tipo de empresa. Se você estiver pleiteando uma vaga no setor financeiro, por exemplo, esteja preparado para resolver cálculos e resolver problemas que envolvam raciocínio. Para empresas de varejo, esteja preparado para falar sobre produtos, estratégia de vendas e importância do consumidor.Independente do setor há ainda as entrevistas que testam seu grau de estresse. Nesse caso, mais do que ouvir, o recrutador vai testar sua reação diante de situações limite. Normalmente, ele já começa disparando observações sarcásticas e até agressivas. Responda normalmente e mantenha a calma, quem deveria ficar ruborizado em fazer perguntas oportunas é ele.

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Você poderá ser bombardeado por perguntas de todo tipo. Eis alguns exemplos típicos usados pelos entrevistadores:

O que você pode fazer por esta empresa? Informe-se antes e procure avaliar como você poderá contribuir para que a companhia atinja suas metas. No fim das contas, o objetivo de qualquer profissional é resolver problemas. Portanto, se você conseguir identificar o problema da empresa e mostrar ao entrevistador como resolvê-lo estará a um passo à frente dos concorrentes.

Onde você se vê em cinco anos?Mostre que você traçou um plano consistente de carreira, sabe aonde quer ir e como chegar lá.

Conte-me uma situação em que você falhou em sua carreira. Seja direto e procure descrever como aprendeu com o erro. Procure ter uma postura positiva sobre o evento.

Qual a sua expectativa de salário?Salário não deve ser discutido no início da conversa, só depois de saber todas as atribuições do cargo e de saber se a empresa vai contratá-lo, ai sim é hora de negociar.

Está faltando luz de manhã. Você sabe que tem 12 meias pretas e oito azuis. Quantas meias precisam tirar da gaveta para ter um par perfeito?Nesse caso, o entrevistador quer testar seu raciocínio. A resposta é: você tem duas cores. Para conseguir um par da mesma cor, pegue três.

Não se esqueça de que você também está lá para avaliar se a empresa é o lugar certo para você. E essa é sua grande chance. Prepare uma lista de perguntas que possam ajudá-lo a conhecer melhor a companhia:

Como é um dia típico de trabalho nessa empresa?Que responsabilidades esse cargo me trará?A quem deverei me reportar?Qual o tamanho da equipe da qual farei parte?Qual o estilo de gerenciamento da empresa?Como o (a) senhor (a) vê a empresa em cinco anos?

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NO DIA

Não dê vexame. Saiba o nome e o cargo do entrevistador, o local, a data e o horário da entrevista. Vista-se adequadamente para a ocasião. Procure conhecer o perfil da empresa antes, e use essa informação na hora de escolher a roupa, sapato e acessórios. De qualquer forma, os fundamentos são eternos. Evite perfumes fortes, confirme se a roupa está limpa. Para as mulheres: evitem saias curtas demais, decotes cavados e tecidos transparentes. Nada de maquiagem pesada. Para os homens: nada de paletó amarrotado, pastas ou sapatos surrados.As unhas devem estar aparadas e limpas e a barba feita.Administre bem seu tempo. Tente chegar dez minutos antes da hora marcada.

Leve cópia do currículo, anotações feitas durante a preparação sobre suas competências e objetivos, papel e caneta.

DURANTE

Não esqueça que você pode ser avaliado desde o momento em que você pisa na empresa. Trate bem todo mundo que o receber, seja a secretária, seja os assessor, e fique atento, pois qualquer informação pode ser preciosa nessa hora.Tente manter a autoconfiança. Afinal, ainda não existe empresa que valorize profissionais inseguros e sem iniciativa.Reflita bem antes de responder. Não se precipite, mas também não enrole. Jamais dê respostas monossilábicas, tais como “sim”, “não” e “é”.

Jamais fale mal de seu ex-chefe ou da empresa em que trabalhou. Isso mostra que você é pouco discreto e não sabe separar questões pessoais das profissionais.Não tenha receio de mostrar sentimentos de insatisfação ou raiva. Um estudo feito pela Stan-Ford Business School, revelou que visão critica ajuda a convencer o entrevistador de que você é uma pessoa competente e que pode agregar valor.A pesquisa revela ainda que pessoas que demonstram atitude, em geral, têm salário maior que as outras.

E SE...

Se você pensou que está preparado para a batalha, enganou-se. Ninguém está livre de armadilhas que pode tornar sua entrevista um verdadeiro fiasco. Veja como transformar um desastre em oportunidade.

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Se o recrutador chama você pelo nome errado? Faça uma correção na hora. Educadamente diga que você é fulano e não sicrano e continue a conversa. Se o entrevistador continuar a errar, então diga: “Sei que o senhor conversa com muitos candidatos. Gostaria de checar se está com o meu currículo em mãos. Sou fulano de tal!”.Se o telefone celular tocar durante a entrevista?Desligue imediatamente. Peça desculpas. O correto é desligar o celular.Se você chegar atrasado? Tráfego congestionado, doença na família, nada disso justifica um atraso. O melhor a fazer é ligar para o entrevistador com antecedência, explicar o problema e pedir desculpas. Se o atraso for ultrapassar 15 minutos, esteja disponível para remarcar a entrevista.Se o entrevistador fala algo que você sabe que é incorreto? Se for um erro que você pode contradizer com números e dados, faça-o delicadamente. Ele pode estar testando você. Repita a frase com a correção, sem destacar que o entrevistador está errado.

DEPOIS

Volte para casa e analise a entrevista. Verifique o que funcionou e que não deu certo e como poderia melhorar.Envie uma carta de agradecimento à empresa no máximo 48 horas depois.Se você não tiver notícia nenhuma após duas semanas, ligue para o recrutador e verifique se ele precisa de mais algum dado sobre você.Sejamos sinceros: nem mesmo toda essa preparação vai acabar de vez com o desconforto que é enfrentar uma entrevista. Afinal, trata-se de um momento em que você está sendo avaliado por um estranho, cada palavra, gesto e movimento podem fazer a diferença.

COMO MANTER SEU EMPREGO

Não basta apenas conseguir um bom emprego e preciso saber mantê-lo, aqui daremos as dicas necessárias para manter o seu.

DEZ DICAS PARA MANTER SEU EMPREGO .

Estude sempre, leia muito (livros, jornais, revistas. (Internet). Para muitas carreiras, a pós-graduação, já não conta devido a grande competitividade, mestrado seria uma opção. Participe de cursos de atualização e Palestras).

Domine outro idioma, recomenda-se falar fluentemente o inglês. O espanhol vem em seguida.

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Envolva-se com a empresa. Demonstre interesse pela sua tarefa e pelas atividades dos colegas.Tenha um bom relacionamento com os colegas de trabalho, desde o ofice-Boy até o diretor.Procure sempre melhorar o seu desempenho, Pergunte ao chefe o que pode ser acrescentado.Fique de olho no mercado participe de processos seletivos de outras empresas, para avaliar e saber em que precisa investir.Seja uma pessoa interessante. Caprichar na apresentação pessoal não é tudo; Profissionais de sucesso não falam sós de trabalho, tem outros assuntos interessantes para conversar em uma reunião de negócios.Desenvolva a sua inteligência emocional e aprenda a lidar como estresse, com a grande demanda de serviço em curto espaço de tempo.Trace objetivo para a sua carreira profissional. Pense no que vai fazer daqui a cinco anos e invista para concretizar seus planos.Ajude o chefe a subir e as pessoas que estão a seu lado. Mostre. que o seu trabalho é imprescindível para a empresa. Para isso é preciso cuidar da auto-estima para se sentir bem consigo mesmo e confiante

MOTIVAÇÃO E SUCESSO

Ninguém consegue trabalhar sem ter MOTIVAÇÃO, pois o único local em que o SUCESSO VEM ANTES DO TRABALHO É NO DICIONARIO ““.

MOTIVAR à AÇÃO = Motivação

Ninguém ensina ninguém a ser motivado a nada, a motivação é algo intimo, da própria pessoa, ou ela é MOTIVADA ou não é, nós apenas vamos estimulá-la a ser motivada.

Na nossa vida, desde criança recebemos alguns estímulos, que em outras palavras é a motivação Exemplo: “Filho vá ao supermercado para a mamãe, que eu deixo você comprar umas balas”, Veja desta forma a criança foi estimulada, motivada a fazer algo, tendo algo como recompensa.

Mas, na vida profissional, a motivação é um pouco mais complexa, não deixa de ser um estimulo, para você produzir ou fazer algo, mas nem sempre a recompensa ou pagamento é de imediato, é como se fosse uma arvore, que planta a semente, espera-a crescer, e depois de muitos anos regados ela vai gerar os frutos.

Há várias maneiras de estimularmos a motivação de outras pessoas:

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MensagensTextosImagensPalavras de elogioPalavras de confortoPalavras de agradecimentoDinâmicas de Grupo

OS TRÊS “Cs” do SUCESSO

O sucesso de qualquer profissional, de qualquer ramo de atividade, de qualquer nível, está ligado aos três C´s. CONHECIMENTO -à CONTRIBUIÇÃO -à COMPROMETIMENTO

Você pode analisar a carreira de todas as pessoas de sucesso, elas têm algo em comum: todos gostam do que faz.Mas para gostar do que faz, e ser feliz com isso, e obter sucesso, é necessário fazer bem. Os que se destacam tem a obstinação por fazer tudo bem feito.Tem gosto pela perfeição e a perseguem com tenacidade.Porém, para fazer bem feito, é preciso CONHECIMENTO do que se faz. Conhecer implica em dedicar horas e horas de leitura, estudo, em planejamento, em experimentação, em preparação, em tentativas e erros, às vezes deixando até outras atividades mais prazerosas.

Analise a trajetória de pessoas vitoriosas, como Guga, Zico, no esporte, ou Roberto Carlos, Chitãozinho e Chororó na música e muitos outros. Você verá que a maioria deles teve origem humilde e lutou muito ate chegar ao sucesso. Quantas horas Guga treina por dia? Quantas faltas e pênaltis Zico, treinava após os jogos, quantos ensaios Roberto Carlos faz antes de cada Show? mesmo já sendo pessoas de sucessos (os que estão em atividade) continuam treinando, ensaiando. Para que? Se aperfeiçoar cada vez mais. Isto chamamos de CONTRIBUIÇÃO.

Comprometer-se com uma idéia, com um projeto, com um objetivo é muito mais que, apenas externar uma vontade. Muitas pessoas têm grandes intenções, e tem grandes decepções, porque não entram em ação, não colocam as coisas em prática, não tem continuidade, não tem persistência e ficam pelo caminho a queixar de tudo e de todos.Comprometer-se com um projeto é dedicar-se de corpo e alma, e ter certeza que a compensação virá, mais cedo ou mais tarde.É verdade que nem todos conseguem chegar, mas os que não tentam, não buscam a perfeição, não buscam o treinamento, já estão derrotados, a isto chamamos de COMPROMETIMENTO .

Então, fazer bem feito, gostar do que faz, conhecer, se preparar, treinar, estudar, colocar em prática, não desistir você estará desvendando os segredos do SUCESSO, e ainda conseguirá alcançar o quarto “C” que é a COMPENSAÇÃO.

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Trace o primeiro objetivo, leia o primeiro livro, assista à primeira aula, mude a primeira atitude, busque desde agora seus três “Cs”. E construa o seu SEGREDO DO SUCESSO.

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