Apostila Gestao de Almoxarifado e Patrimonio Pronta Ok

Gesto de Almoxarifado e Patrimnio 1

e Patrim nio

Gesto de Alm oxarifado


SUMRIO

1. FATORES QUE INTERFEREM NA POLTICA DE AQUISIO E ADMINISTRAO DE

BENS PATRIMONIAIS ..................................................................................................................................... 2

1.1. FONTES DE INFORMAO ................................................................................................................ 2

1.2 CONCEITOS BSICOS .......................................................................................................................... 3

ORGANIZAO POLTICO-ADMINISTRATIVA DO BRASIL ................................................................... 3

ENTIDADES COMPONENTES .................................................................................................................... 3

Conceitos : .................................................................................................................................................... 3

ORIENTAO OU REGULAMENTAO E CONTROLE DO SERVIO PBLICO ................................ 3

SISTEMA DE CONTABILIDADE FEDERAL - SICON .............................................................................. 4

1.3. SOBERANIA DAS CARACTERSTICAS DOS MATERIAIS .................................................................. 6

1.4. CADASTRAMENTO DE MATERIAIS ................................................................................................... 7

1.5. CODIFICAO DOS MATERIAIS ..................................................................................................... 10

1.7. DA CARGA E IDENTIFICAO DE MATERIAIS ............................................................................. 13

1.8. DA REQUISIO E DISTRIBUIO ................................................................................................. 14

1.9. COMPRAS E SUA PREVISO ............................................................................................................ 15

Quanto pedir qual o volume do lote econmico (as quantidades de materiais que compem o

pedido)? ...................................................................................................................................................... 18

Quando pedir Em que momento ou nvel de estoque o pedido deve ser colocado? ................................. 18

Como controlar o sistema Que procedimentos e rotinas devem ser implantados para ajudar a

tomar essas decises? ................................................................................................................................. 18

1.10. FORNECEDORES ............................................................................................................................. 19

1.11. CONTRATOS ..................................................................................................................................... 20

1.12. DO RECEBIMENTO E ACEITAO ................................................................................................ 22

1.13. DA ARMAZENAGEM ........................................................................................................................ 24

Em alguns casos: ........................................................................................................................................ 25

Embalagem ................................................................................................................................................ 25

Montagem de kits ........................................................................................................................................ 25

Controle de temperatura e umidade. .......................................................................................................... 25

1.14. SANEAMENTO DE MATERIAL ........................................................................................................ 26

1.15. CUIDADOS ESPECIAIS ................................................................................................................... 27

1.16. CONTROLE E RENOVAO DE ESTOQUES ................................................................................. 28

1.17. DOS INVENTRIOS .......................................................................................................................... 30

NOMEAO DE COMISSO; ............................................................................................................... ......32

LEVANTAMENTO, ARROLAMENTO, AVALIAO E REGISTRO DO PATRIMNIO; ............... 32

GERAR RELATRIO DO INVENTRIO E ENVI-LO PARA TCM; .................................................. 32

Lana dados do Inventrio no Balano Patrimonial; ................................................................................. 32

1.18. DO DESFAZIMENTO ....................................................................................................................... 33

1.19. A RESPONSABILIDADE SOBRE O PATRIMNIO ......................................................................... 35

REFERNCIAS BIBLIOGRAFIAS .............................................................................................................. 38

ANEXOS .........................................................................................................................................................40


1. FATORES QUE INTERFEREM NA POLTICA DE AQUISIO E ADMINISTRAO DE BENS PATRIMONIAIS

A Unidade de Patrimnio de uma Empresa, seja estatal ou no, de grande

importncia, visto que dentro dela que se processa toda a poltica de aquisio,

controle, conservao e distribuio de bens, agindo assim em uma inter-relao com

outros seguimentos internos e externos empresa em sua totalidade.

Em consonncia com a dimenso de suas atividades, necessria se faz a demanda

por maior qualidade com menor custo, a fim de atender no apenas s necessidades da

sociedade como tambm s exigncias legais que norteiam estas aes.

Nesta assertiva, que, a seguir, procurou-se destacar alguns fatores relevantes a fim

de bem delinear a prtica da poltica de aquisio e administrao de Bens Patrimoniais.

1.1. FONTES DE INFORMAO

O gestor de patrimnio como todo o bom profissional, deve estar sempre bem

atualizado no que se refere ao desempenho do seu trabalho, seja no que diz respeito s

suas prprias atividades, como tambm sobre as tendncias futuras, a fim de que possa

adequar a sua rotina bem como a de todos aqueles que interagem nesse sentido,

evitando um direcionamento que venha causar prejuzos organizao que representa

ou a terceiros.

Pode-se dizer que o conhecimento das fontes de informao representa a

atualizao e a consolidao das informaes disponveis nas organizaes.

A seguir algumas fontes de informao foram selecionadas, notadamente,

aquelas que esto disponveis na Internet. Entre as mais importantes neste sentido,

destacam-se:

www.senado.gov.br/portal - base de pesquisa legislativa atrelada ao Senado

Federal. Permite a procura por tipo de documento, data de publicao, bem

como o acompanhamento de propostas de legislao, inclusive alteraes, em

andamento;

www.comprasnet.gov.br - trata exclusivamente das compras do governo

federal, com informaes disponveis sobre legislao, fornecedores e

atualidades de interesse para os gestores de patrimnio pblico estadual;

www.planejamento.gov.br - traz todas as informaes sobre as atividades

desenvolvidas a cargo do Ministrio do Planejamento, Oramento e Gesto do

Governo Federal;

www.interlegis.gov.br - outra base de dados legislativos do Governo Federal;


www.redegoverno.gov.br - traz informaes sobre a estrutura e as competncias

de cada unidade do Governo Federal, e ainda, as formas de contato com os

responsveis em cada uma destas. bastante til quando se deseja saber onde

obter informaes a respeito de assuntos especficos relacionados ao Poder

Pblico.

1.2 CONCEITOS BSICOS

A Administrao pblica tem suas caractersticas prprias, diante disso, vamos citar

algumas dessas que possam servir de apoio para o desenvolver do tema.

ORGANIZAO POLTICO-ADMINISTRATIVA DO BRASIL

ENTIDADES COMPONENTES

A Unio, os Estados, o Distrito Federal e os Municpios, so entidades autnomas.

Cabe a Unio exercer a soberania do Estado Brasileiro perante o contexto internacional; exercer os poderes que garanta: a soberania e defesa nacional; a

cidadania; os direitos individuais; a boa relao internacional; o bem-estar scio-

econmico do povo; administrar e legislar, entre outras atividades.

Cabe a Unio, aos Estados, ao Distrito Federal e aos Municpios competncias como: conservar o patrimnio pblico; proteger os bens histricos, as paisagens

naturais e stios arqueolgicos, o meio ambiente e da poluio; a sade e

assistncia pblica; e sociedade em geral.

Cabe a Unio, aos Estados, e ao Distrito Federal (art. 24 da CF/88) legislar e normatizar sobre matrias especficas, como: direito tributrio, financeiro,

econmico, oramentrio, trabalhista etc.

SERVIO PBLICO NO BRASIL

Conceitos :

a) De Diogo de Figueiredo Moreira Neto: Servio Pblico uma atividade de Administrao que tem por fim assegurar, de modo permanente, contnuo e

geral, a satisfao de necessidades essenciais ou secundrias da sociedade, assim

por lei considerados, sob as condies impostas unilateralmente pela prpria

Administrao.

ORIENTAO OU REGULAMENTAO E CONTROLE DO SERVIO PBLICO

Cabe ao Poder Pblico da Administrao Pblica a responsabilidade pela

regulamentao e o controle, ao servio pblico concedido, ou permitido ou autorizado,

mesmo nos casos de haver delegao de poderes a terceiros.


Nota: Observar que os servios pblicos ou de utilidade pblica de qualquer natureza,

tem por objetivo principal de servir a coletividade social (a sociedade pblica) e, em

segundo, o de produzir renda para aquele que o explora, e que toda a sociedade seja

beneficiada com um servio de qualidade pelo Estado.

Sistemas de Gesto

a) SIDOR: sistema integrado de dados oramentrios, conjunto de informaes sobre

a estrutura oramentria, as provises de receitas, despesas, distribuio de receitas

pblicas etc, alimentando dados e elementos para a comisso mista pertencente ao

congresso nacional (senadores e deputados) para examinarem e emitirem parecer sobre

os planos e programas nacionais, regionais e setoriais, acompanhar e fiscalizar o

oramento previsto a atingir o objetivo do estado;

b) SIAFI: sistema integrado de administrao financeira do governo federal, conjunto

de sistemas da administrao oramentria e financeira dos recursos da Unio,

centraliza e processa eletronicamente os dados, que oferecido como suporte aos

rgos centrais, setoriais e executores, da gesto pblica, tornando segura a

contabilidade da unio, sob superviso do Tesouro Nacional;

SISTEMA DE CONTABILIDADE FEDERAL - SICON

Sistema que tem por objetivo evidenciar, registrar e controlar a situao oramentria,

financeira e patrimonial da Unio, apontar os atos e fatos relacionados com a

Administrao financeira, oramentria e patrimonial, atravs do Sistema de

Contabilidade Federal (Constituio Federal de 1988, no Titulo IV, Captulo I, Seo

IX, art. 70 ao 75; captulo II seo I, art.163 e 164; seo II art. 165 ao 169; e, Lei n

8.112 de 11/12/90) com vistas elaborao de demonstraes contbeis.

As operaes de que resultem dbitos e ou crditos de natureza financeira no

compreendida na execuo oramentria sero, tambm, objeto de registro e evidncia

nos registros contbeis.

PATRIMNIO PBLICO

Todos os anos o poder pblico em suas diversas esferas, seja federal, estadual ou

municipal, destina significativa parcela de recursos aquisio de materiais que sero

utilizados com as mais diferentes finalidades, visando o atendimento da populao.

Todo esse conjunto de materiais adquiridos com recursos pblicos custou

dinheiro, valem dinheiro e devem ser tratados como se dinheiro fossem. Assim,

integram importante parcela do patrimnio pblico.


O dicionrio Aurlio1 traz, em sua pgina 1282, uma precisa definio de

patrimnio:

Cabe ao gestor de patrimnio pblico uma srie de atividades que envolva os

bens sob seus cuidados ou mesmo antes, quando da aquisio destes para o atendimento

das diversas necessidades da populao, conforme fora frisado anteriormente. Pode

fazer parte de sua rotina a elaborao de oramentos e o controle das respectivas contas

pblicas, a guarda e conservao desses materiais, alm de sua distribuio para os

requerentes. Para isso dever exercer atividades de planejamento e controle.

Como planejamento pode-se definir a tomada de todas as providncias

requeridas, em termos de verificao das necessidades (seja de pessoal, de materiais, de

equipamentos etc.) e para o atendimento dessas necessidades, para que um dado projeto

ou objetivo possa ser realizado ou alcanado. Pode-se dizer que o caminho a ser

seguido para assegurar que todas as expectativas e demandas possam ser atendidas.

O controle a contnua verificao do planejamento, corrigindo os desvios entre

o que est sendo efetivamente obtido e aquilo que se deseja ou se espera.

Ento, o planejamento e o controle do patrimnio material na empresa pblica

envolvem atividades antes de sua entrada na organizao, durante a sua presena nesta

e, tambm, para a sua sada dos registros desta.

Como material pode-se definir todo o conjunto de bens tangveis, isto , mveis

e imveis que compem o patrimnio de uma organizao.

Bens imveis todo o conjunto de edificaes e espaos, terrenos etc. que no

podem ser deslocados de seu local de instalao. Por sua vez, os bens mveis tm essa

caracterstica de mobilidade potencial. Estas definies so importantes para o controle

fsico desses bens e sua respectiva avaliao.

Para fins de elaborao e controle dos oramentos e das contas pblicas duas

definies so fundamentais. Material de consumo e material permanente.

Por material de consumo, pode-se definir aquele que, em razo de seu uso

corrente e de definio da Lei n. 4.320/64, perde sua identidade fsica e/ou tem sua

utilizao limitada em dois anos. So definidos como despesas de custeio, da categoria

econmica despesas correntes.

Por sua vez, material permanente pode ser entendido como aquele que,

igualmente em razo de seu uso corrente e de definio legal, no perde a sua

identidade fsica, mesmo quando incorporado a outro bem e/ou tem uma durabilidade

superior a dois anos. So definidos como despesas de investimento, da categoria

econmica despesas de capital.

1 FERREIRA, Aurlio Buarque de Holanda. Novo dicionrio da lngua portuguesa. 2. ed. Rio de

Janeiro: Nova Fronteira, 1986. 36. reimpresso.


Na classificao de despesa oramentria, para a identificao do material permanente

ou de consumo so adotados os parmetros abaixo, caso se enquadre em algum deles o

material ser considerado de consumo.

Durabilidade quando o material em uso normal perde ou tem reduzidas as suas condies de funcionamento, no prazo mximo de dois anos;

Fragilidade quando a estrutura do material est sujeita modificao, por ser quebradio ou deformvel, caracterizando-o pela perda e/ou irrecuperabilidade

de sua identidade;

Perecibilidade quando o material est sujeito a modificaes em sua natureza (qumica ou fsica), sendo passvel de deteriorao ou perda de suas

caractersticas normais de uso;

Incorporabilidade quando o material for destinado a ser incorporado a outro bem. Assim, este no pode ser retirado sem prejuzo das caractersticas do

principal;

Transformabilidade quando adquirido para fins de transformao, produo ou fabricao de partes, elementos ou de outros bens completos.

A observao de que a deciso de classificar o material em consumo ou

permanente para alertar para o fato de que a classificao de um dado material,

exclusivamente, em funo de sua natureza pode ensejar erros de planejamento e

controle desse material. Por exemplo: se considerar um copo de vidro por sua natureza,

a deciso ser a de coloc-lo como material de consumo, devido fragilidade. Por outro

lado, se observar a funo desse bem junto ao patrimnio poder-se- classific-lo como

material permanente. Explica-se: o copo de vidro pode ser uma pea de museu e como

tal integrar um patrimnio duradouro. Ainda que, para o seu registro e controle no

seja efetuada qualquer aposio de etiqueta ou similar. Ainda que seja apenas um bem

relacionado.

Tal alerta serve para indicar que, antes da natureza e do material, propriamente

dito, com que foi fabricado um dado bem, a sua funo para a sociedade que deve

servir de indicador para a sua classificao e esta para as atividades de planejamento e

controle associadas a este patrimnio material.

1.3. SOBERANIA DAS CARACTERSTICAS DOS MATERIAIS

Se possvel fosse resumir em uma nica frase toda a filosofia da gesto de


Isto significa que, para o gestor de patrimnio desempenhar adequadamente suas

funes de fundamental importncia que ele seja conhecedor das caractersticas dos

materiais sob seus cuidados, visto que elas nortearo a tomada de decises.

O patrimnio material custa e vale dinheiro. Segundo a Lei 6.404/76 os estoques

so classificados como ativo circulante, que rapidamente pode ser transformado em

capital; e pela Lei 4.320/64, em ativo permanente, devendo, portanto, ser tratado como

se dinheiro fosse. Servem, por vezes, como garantia de emprstimos aplicados para o

desenvolvimento local. Da, a necessidade de bem conhec-los para o seu uso

adequadamente.

Com o crescimento da conscincia da profissionalizao do gerenciamento dos

recursos pblicos, destaca-se que no h mais espao para uma subvalorizao das

atribuies relativas a estoques ou patrimnio pblico de maneira geral.

O reconhecimento de um profissional no est relacionado funo que

desempenha na sociedade, mas pela forma como ele a desempenha. Afinal, a todos os

profissionais tornam-se necessria a convivncia harmoniosa da sociedade, sem a qual

seria quase impossvel a prpria existncia dela.

O conhecimento de como e, em que condies adquirir, transportar, e armazenar

e, quais os cuidados necessrios nestes procedimentos, bem como a importncia de cada

material para os processos produtivos de sua organizao e das unidades que esta deve

prover, em outras organizaes pblicas, traduz um pouco da amplitude do trabalho,

que deve ser desempenhado por este profissional.

Afinal, sem a sua presena certamente haveria a falta de materiais, o que poderia

significar a interrupo de atividades nas organizaes pblicas e, tambm, a m

aplicao de recursos na busca de seu suprimento.

Isto tudo caracteriza a importncia desses profissionais nas organizaes e a

necessidade de sua valorizao!

1.4. CADASTRAMENTO DE MATERIAIS

O gestor de materiais pode ordenar, adequadamente, os seus conhecimentos

sobre os materiais e as suas caractersticas utilizando uma sistemtica que resulte em

uma lgica para a diferenciao destes e do tratamento que deve ser dispensado a cada

um.

Tal instrumento para a estruturao dessa diferenciao pode ser obtido atravs

do cadastramento de materiais.

Atravs de um exemplo de solicitao de materiais a um gestor de patrimnio,

poder-se- explicar esta sistemtica.


Severino (S) precisa de materiais e se dirige a Agenor (A) que o responsvel

pelo patrimnio material de seu rgo. Veja como ser o dilogo entre eles e o que se

poder aprender:

S Bom dia, Agenor Preciso de papel!

A Bom dia, Severino. Verei como posso atend-lo.

E se dirige para o interior do almoxarifado. Em seguida, volta para o balco sem nada

nas mos.

A Severino, no posso atender voc. Existem muitos tipos de papel no almoxarifado e

tambm existe uma ordem expressa de que no sero aceitas devolues. Ajude-me a

no errar no que pede!

S - .

Agenor se dirige novamente para o interior do almoxarifado. Outra vez, volta para o

balco sem nada nas mos.

A Severino, ainda no posso atender voc. Existem muitos tipos de papel no

almoxarifado. Ajude-me a no errar no que pede!

S -

A Ah, bom! Tem tambm papel em bobinas, rolos de todos os tamanhos!

S Isso, voc tambm me ajudou a pedir melhor Quero folhas no formato ofcio!

E Agenor se dirige mais uma vez para o interior do almoxarifado. Em seguida, retorna

ao balco sem nada nas mos.

S O que foi dessa vez, Agenor?!?

A Tem papel azul, verde, branco, amarelo e at rosa...

Antes que Agenor conclua o que estava dizendo, Severino o interrompe.

S -

esquea, duas resmas, 75 de gramatura, por favor!

Disse Severino em tom irritado, querendo a todo custo ter o seu pedido atendido.

E l vai Agenor para o interior do almoxarifado e... retorna com as duas resmas de

-2.

A Se voc tivesse pedido assim logo da primeira vez eu j o teria atendido...

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