Apostila. Informática. Word

Professor Léo Matos Informática

Material sobre Microsoft Word

1 É PROIBIDO REPRODUZIR OU COMERCIALIZAR www.estudioaulas.com.br

1. MICROSOFT WORD

É um aplicativo para edição de textos do Pacote Microsoft Office.

1.1 Extensão Padrão: Quando criamos um documento do Word e o salvamos, ele recebe o nome que adotamos e automaticamente recebe uma extensão de arquivos padrão que o identifica como um arquivo criado no Microsoft Word.

.Doc (Extensão padrão da versão 2003 e anteriores) .Docx (Extensão padrão da versão 2007 e 2010) 1.2 Outros formatos: Além dos formatos do tipo padrão, o Word permite salvar documentos em outros formatos, veja abaixo:




.DOTX (modelos de documentos) - Os modelos de documentos do Word (cartas, relatórios, currículum e outros) estão armazenados em nosso computador com a extensão .DOTX. .RTF (Rich text format) O documento no formato RTF mantém sua formatação em qualquer que seja o editor de textos utilizado para abertura do arquivo. .TXT (sem formatação) Retira toda a formatação do documento, pois o arquivo é de simples texto. .HTML .XML (Páginas da Web) O Word mesmo sendo um editor de textos, permite salvar seus documentos no formato de páginas da Web. .PDF (somente após a instalação de um suplemento) Tanto a versão 2003 quanto a versão 2007 não possuem internamente exportador de formatos PDF, devemos instalar um suplemento disponível no site da Microsoft de forma gratuita. A única versão do Word que não é necessário a instalação de um suplemento é a 2010. Para salvar documentos escolhendo o formato que achar necessário pode ser utilizado o botão Office > Salvar Como:

1.3 PRINCIPAIS FERRAMENTAS DO MICROSOFT WORD 1.3.1 CONFIGURAR DE PÁGINAS: Os principais recursos encontrados na configuração de páginas são: - Definir o tamanho das margens e medianiz. - Definir o tamanho e orientação do papel. - Inserir números nas linhas - Hifenização Acesso: Guia Layout da Página > Grupo Configurar Página

Permite definir o tamanho das margens superior, esquerda, direita, inferior e também definir o tamanho da Medianiz. O que é Medianiz?




Medianiz é o espaço reservado para encardenar o documento.

Definir o tamanho e orientação do papel. Exemplo: A4, Oficio, A3

Números de Linhas: Permite Inserir números nas linhas do documento. Veja abaixo:

Hifenização: Este recurso faz a quebra de linha utilizando uma separação silábica. Muito utilizado por revistas e livros para proporcionar um espaçamento mais organizado entre as palavras. É importante lembrar que para ativação deste recurso não é preciso selecionar o texto. Dentre as opções disponíveis neste recurso encontramos os comandos: automático, manual e opções de hifenização 1.3.2 CAPITULAR: O Recurso Capitular destaca a primeira letra de um parágrafo. Acesso: Guia Inserir > Grupo Texto > Letra Capitular




1.3.3 ESTILOS: É um conjunto de formatações que podem ser aplicadas ao texto para facilitar a padronização do documento. Acesso: Guia Inicio > Grupo Estilos

O maior benefício ao utilizar estilos no documento é fazer modificações na formatação de forma rápida e versátil, ou seja, criamos estilos para títulos e textos do documento e depois aplicamos a cada um deles, o procedimento será um pouco demorado, mas o dia que pretendermos modificar essa formatação, não precisaremos fazer manualmente como é o hábito de vários usuários, simplesmente alteramos a formatação direto na ferramenta de estilos e automaticamente será mudado em todas as páginas do documento não importa quantas sejam. 1.3.4 Colar Especial: É uma forma de colar objetos copiados, escolhendo atributos diferenciados. No colar especial podemos: - colar objetos externos mantendo o vínculo com a origem: se copiarmos parte de uma planilha do Excel e colarmos no Word, ao alterarmos os valores no Excel, automaticamente é alterado no Word. - colar textos sem manter sua formatação: copiando textos da Internet e colando através do colar normal, as formatações com links, tabelas do site copiado, são preservadas no Word. Se o usuário pretende não colar com esses “lixos”, pode utilizar o colar especial para colar o texto sem formatação. - colar textos como imagem: alguns efeitos encontrados no Word só podem ser aplicados a imagens. Assim, para aplicá-los a um texto qualquer, ele deve ser copiado e colado como imagem. Acesso: Guia Inicio > Grupo Área de Transferência > seta do botão Colar




Dica:

CTRL + C (copiar) CTRL + V (colar) CTRL + ALT + V (Colar Especial)

1.3.5 MODOS DE EXIBIÇÃO: No Word podemos mudar o modo como é exibido um documento na tela. Os modos existentes são:

Rascunho “Normal”: Exibe o documento sem apresentar todos os objetos, ou seja, não exibe cabeçalhos e rodapés, marca d'agua e outros. Exibe o texto corrido sem apresentar as quebras de páginas bem definidas.

Layout de Impressão: exibe o documento como ele realmente será impresso, apresentando os objetos que sairão realmente no momento da impressão.

Leitura em tela Inteira “layout de leitura”: exibe o documento com formato de livro para facilitar sua leitura.

Estrutura de tópicos: Apresenta o documento em forma de tópico. É bastante útil para visualização de documentos com muitas páginas, porque permite reduzi-lo em tópicos para facilitar a sua compreensão.

Layout da Web: apresenta o documento com características de uma página da Web, é o Layout com menor utilização no Word. Acesso: Guia Exibição > Grupo Modos de Exibição de documento

1.3.6 ÍNDICES: Existem diversos tipos de índices no Word (Sumário, Remissivo, ilustrações e autoridades), mas é importante destacar dois tipos que costumam cair bastante em provas de concursos:




a) Sumário "Analítico": para criar esse tipo de índice, precisamos MARCAR TODAS AS ENTRADAS através da ferramenta ESTILOS DE TÍTULO para que o Word identifique quais informações do documento serão inseridas no Índice. Todo o procedimento de marcação de Entradas deve ser feito antes de acessar a ferramenta de criação de índices.

b) Remissivo: para criar esse tipo de índice, precisamos MARCAR AS ENTRADAS também, mas não utilizamos Estilos, utilizamos o botão MARCAR ENTRADA ou ALT + SHIFT + X. Todo o procedimento de marcação de Entradas deve ser feito antes de acessar a ferramenta de criação de índices.

Para acessar as ferramentas de criação de índices o usuário deve utilizar a GUIA REFERÊNCIAS .

1.3.7 WORDART, CLIPART, SMARTART:

WordArt: são letras estilizadas.




Acesso: Guia Inserir > Grupo Texto

ClipArt: são desenhos para inseri-los no documento.

Acesso: Guia Inserir > Grupo Ilustrações

SmartArt: São elementos gráficos (organogramas, fluxogramas, diagramas e outros).




1.3.8 MALA DIRETA: Através do recurso Mala Direta podemos criar modelos de documentos (etiquetas, cartas, envelopes e etc) para serem enviados para destinatários cadastrados em uma base de dados (txt,csv,mdb,xls e etc).

No Exemplo acima, o modelo de comunicado foi criado e conectado a uma base de dados onde estão armazenados todos os moradores de um condomínio. O campo <<Nome>> buscará o nome dos moradores para criar automaticamente uma página de comunicado para cada registrado no banco de dados. Acesso: Guia Correspondências > Grupo Iniciar Mala Direta

1.3.9 CONTROLAR ALTERAÇÕES: Faz marcações no documento para mostrar as alterações que foram efetuadas (edição, adição, formatação). É uma excelente ferramenta para revisores de documentos. Acesso: Guia Revisão > Grupo Controle

Dica: para ativar ou desativar a ferramenta Controlar Alterações o usuário poderá utilizar as teclas CTRL + SHIFT + E.




No Exemplo acima a ferramenta Controlar Alterações marcou a exclusão das palavras “que você copie” e a inserção das palavras “a cópia de”. Também marcou a formatação da palavra “PowerPoint” com sublinhado. Perceba que as marcações são efetuadas através de balões ou embutidas no próprio texto. 1.3.1 ORTOGRAFIA E GRAMÁTICA: O Word possui corretor ortográfico e gramatical. Os Erros de ortografia são sublinhados na cor vermelha e os de gramática são sublinhados na cor verde.

Acesso para correção: Guia Revisão Atalho: F7 Nota: a correção ortográfica também pode ser realizada clicando com o botão direito do mouse sobre a palavra indicada com o possível erro, podendo ainda o usuário ignorar o erro ou adicionar a palavra ao dicionário interno para que na próxima vez não seja acusada como erro.

1.3.11 CONTAR PALAVRAS: Apresenta uma estatística sobre a quantidade de palavras, caracteres com e sem espaços, quantidade de páginas, números de linhas e parágrafos e outros. Acesso: Guia Revisão > Grupo Revisão de Texto




1.3.12 MACRO: Permite gravar uma seqüência de ações para depois repeti-las automatizando tarefas. Para criar Macros podemos gravar ações ou programá-las através da linguagem VBA (Visual Basic for aplications). Acesso: Guia Exibição > Grupo Macros

Nota: Devido as macros utilizarem a Linguagem VBA como origem das ações, os documentos do Word se tornam vulneráveis a hospedagem de vírus, esses são conhecidos como Vírus de Macro exatamente fazendo alusão as macros do Word. 1.3.13 DIVIDIR: Permite dividir a exibição do documento em duas partes que se movimentam de forma independentes. Acesso: Guia Exibição > Grupo Janela




A imagem acima ilustra um documento com 42 páginas visualizado em duas partes que podem ser movimentadas de forma independente. O recurso dividir janelas é ótimo para comparar dois trechos do documento que estejam posicionados em partes diferentes do documento. 1.3.14 TABULAÇÃO: É um espaço criado através da tecla TAB do teclado, onde o usuário pode definir o tamanho (parada da tabulação) e preenchimento (traços, pontos e outros).

Na imagem acima foi pressionado a tecla TAB entre as palavras Nome e João e nos demais.




Na imagem acima foram selecionadas as linhas onde o usuário pretende formatar a tabulação, e logo depois foi acessada a caixa de diálogo “parágrafo” através do botão do grupo parágrafo.

Na imagem acima o usuário definiu a parada da tabulação com 5 cm e o preenchimento e o alinhamento esquerdo para o texto após a tabulação. 1.3.14.1 Marcas da tabulação: Quando aplicamos uma tabulação no documento, a régua do Word apresenta um marcador que informa o tamanho da tabulação (parada da tabulação) e o alinhamento do texto após a tabulação. Veja o exemplo abaixo:

As marcas da tabulação representam os seguintes alinhamentos:




Alinhamento esquerdo Alinhamento direito Alinhamento direito Alinhamento Decimal (Utilizado para números com casas decimais para alinhá-los pela vírgula)

Acesso para alterar as características da tabulação: Guia Inicio > do grupo parágrafo

1.4 BOTÕES IMPORTANTES:

Ortografia e gramática: Permite vasculhar o documento atual em busca de possíveis erros de ortografia e

gramática, possibilitando ainda a correção por meio de uma caixa de diálogo com sugestões adequadas para solução do erro.

Atalho F7

Recortar: Permite recortar (transferir, mover) um objeto selecionado, colocando-o na área de transferência.




Copiar: Permite copiar (clonar) um objeto selecionado, colocando-o na área de transferência.

Colar: Permite anexar o conteúdo da área de transferência onde estiver localizado o ponto de inserção no

documento.

Pincel: Permite copiar a formatação (negrito, fontes, alinhamentos, recuos e outros) de um trecho de texto ou

parágrafo selecionado para outro.

Percebe-se nesta imagem que o ponto de inserção está localizado entre os caracteres da palavra “Linux”. Quando isso

acontece podemos ter a certeza de qual a formatação de fonte está aplicada a essa palavra, simplesmente olhando a barra de

formatação. As informações fonte: tamanho: e estilo de fonte:

(negrito), são as formatações aplicadas à palavra em que o ponto de inserção (cursor) está posicionado, então podemos afirmar

que a palavra Linux está com a seguinte formatação: Arial Black, Negrito e tamanho 16, além de outras formatações que não

apresentamos.

Vamos ao uso do botão! Se o usuário selecionar a palavra Linux ou simplesmente deixar o ponto de inserção entre seus

caracteres e clicar no botão , será copiado a formatação apresentada anteriormente. Percebe-se nesta imagem que o

botão pincel fica pressionado (ativado) e o cursor do mouse fica no formato de um pequeno pincel. Isso indica que já foi copiada

a formatação da palavra selecionada.




Logo depois de copiada a formatação, basta selecionar o trecho de texto que receberá a formatação. Lembrando que

não é necessário selecionar, pode ser aplicado um clique simples sobre a palavra que receberá a formatação.

Esta imagem ilustra a seleção do trecho “Mas afinal o” que recebeu a formatação copiada por meio da ferramenta

pincel. Percebe-se que a formatação aplicada foi exatamente a formatação da palavra “Linux”.

Nota: É importante saber que a cópia da formatação feitapor meio de “um clique” sobre o botão permite

apenas que uma seleção receba essa formatação. Se por acaso o usuário quiser passar essa formatação para mais itens

aleatórios, ele deve copiar a formatação utilizando um “duplo clique” fazendo assim com que a ferramenta fique ativa para

passar a formatação para várias seleções. Nesse caso, para desativar a ferramenta pincel o usuário pode apertar a tecla ESC.

QUESTÃO:




(CESPE / 2011 / FUB / Cargos de Nível Médio) No Word 2007, a ferramenta Formatar Pincel, por padrão, aplica o estilo normal em qualquer

trecho de texto previamente selecionado no documento em edição.

COMENTÁRIO: A ferramenta Pincel serve para copiar a formatação de um trecho de texto e aplicá-lo a outro trecho.

RESPOSTA: item ERRADO.

Inserir Hiperlink: Permite transformar uma seleção em um “Link”.

Atalho CTRL + K.

Mostrar/Ocultar: Permite mostrar ou ocultar caracteres não-imprimíveis.

Percebe-se que existem símbolos que estão marcando os caracteres não impríveis.

Este símbolo representa tecla “ENTER”, marca de parágrafo.

Este símbolo representa tecla “ESPAÇO”, cada ponto representa um espaço.

Este símbolo representa tecla “TAB”, marca de tabulação.




Localizar: Permite localizar um texto qualquer, digitando na caixa de texto para localização, e escolhendo os

critérios (opções) para essa pesquisa.

Negrito: Permite aplicar ou retirar o estilo de fonte “negrito” no texto selecionado.

Tecla de atalho “CTRL + N”.

Itálico: Permite aplicar ou retirar o estilo de fonte “itálico” no texto selecionado.

Tecla de atalho “CTRL + I”.

Sublinhado: Permite aplicar ou retirar o estilo de fonte “sublinhado” no texto selecionado.

Tecla de atalho “CTRL + S”.

Alinhar à esquerda: Permite alinhar o parágrafo selecionado à margem esquerda da página.

Atalho “CTRL + Q”.

Centralizar: Permite alinhar o parágrafo selecionado ao centro da página.

Atalho “CTRL + E”.

Alinhar à direita: Permite alinhar o parágrafo selecionado à margem direita da página.




Atalho “CTRL + G”.

Justificar: Permite alinhar o parágrafo selecionado tanto à margem direita como à margem esquerda da página.

Atalho “CTRL + J”.

Espaçamento entre linhas: Disponibiliza opções para espaçamento entre linhas selecionadas (duplo, 1.5,

triplo).

Numeração: Permite adicionar ou remover “numeração” a uma lista (parágrafos) selecionada de forma rápida.

Marcadores: Permite adicionar ou remover “marcadores” a uma lista (parágrafos) selecionada de forma rápida.

Aumentar Recuo: Aumenta o recuo do texto selecionado.

Diminuir Recuo: Diminui o recuo do texto selecionado.




Bordas: Permite adicionar ou remover bordas em um objeto selecionado (palavras, parágrafos, tabelas,

imagens).

Realce: O Realce pode ser utilizado para marcar um trecho do texto selecionado, como uma espécie de

marcador de textos. As cores do realce podem ser escolhidas por meio da seta ao lado do botão.

Texto com realce e texto sem realce

Cor da fonte: Apresenta cores de fontes para serem aplicadas a textos selecionados.

1.5 ÚLTIMAS INFORMAÇÕES: - Shift + F3: Permite alternar entre letras maiúsculas e minúsculas. - CTRL + SHIFT + E: Permite controlar as alterações do documento. - END: leva o ponto de inserção para o fim da linha. - HOME: leva o ponto de inserção para o ínicio da linha. - INSERT: alterna entre os modos inserir e sobrescrever.

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