Apostila - Lotus Notes R5

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LOTUS NOTES R5 “ Todos direitos reservados. Proibida a reprodução, mesmo parcial, por qualquer processo mecânico, eletrônico, reprográfico, etc., sem a autorização, por escrito, do(s) autor(es) e da editora.” Rua dos Otoni, 881/9º andar - Funcionários PABX/FAX : (31) 3273-2822 CEP 30150-270 - Belo Horizonte - MG

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LOTUS NOTES R5

“ Todos direitos reservados. Proibida a reprodução, mesmo parcial, por qualquer processo mecânico, eletrônico, reprográfico, etc., sem a autorização, por escrito, do(s) autor(es) e da editora.”

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SUMÁRIO

INTRODUÇÃO..................................................................................................................................... 1

APRESENTAÇÃO DO LOTUS NOTES ......................................................................................................... 1

INICIANDO O NOTES.......................................................................................................................... 2

DEFININDO SUA HOME PAGE ................................................................................................................... 2 RETORNANDO A PÁGINA BEM VINDO COMO SUA HOME PAGE................................................................................. 3

PRINCIPAIS COMPONENTES DO NOTES ............................................................................................. 3

SMARTICONS .................................................................................................................................... 4 BOTÕES DE TAREFAS............................................................................................................................ 5 BOTÕES DE AÇÃO ............................................................................................................................... 5 BOTÕES DE NAVEGAÇÃO ........................................................................................................................ 5 A BARRA DE STATUS ............................................................................................................................ 6 MENUS DE CONTEXTO........................................................................................................................... 6 INDICADORES.................................................................................................................................... 7 CRIANDO UMA PASTA DE INDICADORES ....................................................................................................... 7 CRIANDO UM INDICADOR ....................................................................................................................... 7 REMOVENDO UM INDICADOR OU PASTA DE INDICADORES.................................................................................... 7 RENOMEANDO UM INDICADOR OU PASTA DE INDICADORES .................................................................................. 8 ALTERANDO O ÍCONE DE INDICADOR .......................................................................................................... 8 ALTERANDO O ESQUEMA DE CORES DO ÍCONE DO INDICADOR NA BARRA DE INDICADORES............................................... 8 ALTERANDO UM ÍCONE DO INDICADOR OU UM ÍCONE DA PASTA DE INDICADORES ......................................................... 8

NOTES MINDER ................................................................................................................................ 9

A ÁREA DE TRABALHO DO NOTES..................................................................................................... 10

ABRINDO A ÁREA DE TRABALHO .............................................................................................................. 10 O MENU DE CONTEXTO DA ÁREA DE TRABALHO ............................................................................................. 12 CRIANDO E REMOVENDO UMA PÁGINA DA ÁREA DE TRABALHO............................................................................. 12 PROPRIEDADES DA ÁREA DE TRABALHO...................................................................................................... 12 COMPACTANDO SEUS ARQUIVOS DA ÁREA DE TRABALHO................................................................................... 13

MENUS ............................................................................................................................................. 13

MENU ARQUIVO................................................................................................................................ 13 MENU EDITAR.................................................................................................................................. 14 MENU EXIBIR .................................................................................................................................. 14 MENU CRIAR ................................................................................................................................... 14 MENU AÇÕES .................................................................................................................................. 14 MENU AJUDA................................................................................................................................... 14

VISÕES E PASTAS............................................................................................................................. 15

VISÕES......................................................................................................................................... 16 PESQUISANDO EM UMA VISÃO................................................................................................................ 16 CRIANDO UMA VISÃO ......................................................................................................................... 17 EXCLUINDO UMA VISÃO....................................................................................................................... 19 PASTAS......................................................................................................................................... 19 CRIANDO UMA PASTA ......................................................................................................................... 19 PASTAS PARTICULARES E COMPARTILHADAS ................................................................................................ 20 MOVENDO E COPIANDO DOCUMENTOS ENTRE PASTAS...................................................................................... 20 REMOVENDO UM DOCUMENTO DE UMA PASTA ............................................................................................... 20 MOVENDO UMA PASTA ........................................................................................................................ 20 EXCLUINDO UMA PASTA....................................................................................................................... 20

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ID DO USUÁRIO ............................................................................................................................... 21

BLOQUEANDO SEU ID DE USUÁRIO........................................................................................................... 21 ALTERNANDO IDS DE USUÁRIO ............................................................................................................... 21 ALTERANDO SUA SENHA ...................................................................................................................... 22

BANCO DE DADOS ............................................................................................................................ 22

ABRINDO UM BANCO DE DADOS.............................................................................................................. 22 FECHANDO UM BANCO DE DADOS ............................................................................................................ 23 CRIANDO UM BANCO DE DADOS.............................................................................................................. 23 ACESSO A DOCUMENTOS E BANCOS DE DADOS LOCAIS .................................................................................... 24 ACESSO A DOCUMENTOS...................................................................................................................... 25 ACESSO A BANCOS DE DADOS LOCAIS....................................................................................................... 25 CABEÇALHOS E RODAPÉS EM DOCUMENTOS OU BANCOS DE DADOS....................................................................... 26 TABULAÇÃO DE TEXTO EM CABEÇALHOS E RODAPÉS ........................................................................................ 27 INDICE DE TEXTO TOTAL ...................................................................................................................... 28

DOCUMENTOS .................................................................................................................................. 30

ABRINDO E FECHANDO UM DOCUMENTO ..................................................................................................... 30 SELECIONANDO DOCUMENTOS EM UMA VISÃO .............................................................................................. 30 MARCANDO DOCUMENTOS COMO LIDOS OU NÃO LIDOS .................................................................................... 30 ANEXOS DE ARQUIVO EM DOCUMENTOS ..................................................................................................... 31 EDITANDO UM DOCUMENTO .................................................................................................................. 32 DESFAZENDO UMA AÇÃO...................................................................................................................... 32 COPIANDO, RECORTANDO E COLANDO DADOS EM UM DOCUMENTO ....................................................................... 32 EXCLUINDO UM DOCUMENTO ................................................................................................................. 33 PROPRIEDADES DE TEXTO .................................................................................................................... 33 DEFINIÇÕES DE FONTE........................................................................................................................ 33 PROPRIEDADES DE PARÁGRAFO .............................................................................................................. 34 MARGENS DE PARÁGRAFOS ................................................................................................................... 35 VERIFICANDO A ORTOGRAFIA DE UM DOCUMENTO.......................................................................................... 36 TABELAS EM DOCUMENTOS .................................................................................................................. 37 PROPRIEDADES DE TABELAS.................................................................................................................. 38 LAYOUT DA TABELA............................................................................................................................ 38 MENU TABELA.................................................................................................................................. 40 INSERINDO LINHAS E/OU COLUNAS.......................................................................................................... 40 INSERINDO DIVERSAS LINHAS OU COLUNAS................................................................................................. 40 EXCLUINDO LINHAS OU COLUNAS DA TABELA ............................................................................................... 41 MESCLANDO E DIVIDINDO CÉLULAS.......................................................................................................... 42 COR DE FUNDO E IMAGENS DE FUNDO EM DOCUMENTOS................................................................................... 42 REALÇANDO TEXTOS .......................................................................................................................... 43

CORREIO ELETRÔNICO E LISTA DE ENDEREÇOS............................................................................... 44

ABRINDO O CORREIO ELETRÔNICO........................................................................................................... 44 VISÃO GERAL DO CORREIO ELETRONICO..................................................................................................... 44 A PASTA CAIXA DE ENTRADA ................................................................................................................. 44 ABRINDO UMA MENSAGEM .................................................................................................................... 44 FECHANDO UMA MENSAGEM .................................................................................................................. 44 VERIFICANDO POR NOVAS MENSAGENS...................................................................................................... 45 MENSAGENS LIDAS E NÃO LIDAS............................................................................................................. 46 AS AÇÕES DA CAIXA DE ENTRADA............................................................................................................ 46 CRIANDO NOVAS MENSAGENS................................................................................................................ 47 AÇÕES AO ENVIAR MENSAGENS .............................................................................................................. 48 ENVIANDO UMA MENSAGEM................................................................................................................... 48 ENVIANDO E ARQUIVANDO UMA MENSAGEM................................................................................................. 48 SALVANDO UMA MENSAGEM COMO RASCUNHO.............................................................................................. 48 ENDEREÇANDO UMA MENSAGEM.............................................................................................................. 49 OPÇÕES DE ENTREGA DE MENSAGENS ....................................................................................................... 50 FERRAMENTAS DE ENVIO DE MENSAGEM..................................................................................................... 51 RESPONDENDO MENSAGENS.................................................................................................................. 53

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REPASSANDO UMA MENSAGEM ............................................................................................................... 53 EXCLUINDO MENSAGENS...................................................................................................................... 53 A AÇÃO PASTA ................................................................................................................................. 54 AÇÃO COPIAR EM .............................................................................................................................. 54 AÇÃO FERRAMENTAS DA CAIXA DE ENTRADA ................................................................................................ 54 A PASTA LIXO.................................................................................................................................. 57 A PASTA REGRAS .............................................................................................................................. 58 CRIANDO REGRAS ............................................................................................................................. 58 DELEGAÇÃO DE CORREIO ELETRÔNICO ...................................................................................................... 60 ACESSANDO O CORREIO ELETRÔNICO DE OUTRA PESSOA .................................................................................. 61 A LISTA DE ENDEREÇOS....................................................................................................................... 61 ADICIONANDO CONTATOS À SUA LISTA DE ENDEREÇOS .................................................................................... 61 A VISÃO CONTATOS ........................................................................................................................... 61 ADICIONANDO UM CONTATO.................................................................................................................. 61 EXCLUINDO UM CONTATO..................................................................................................................... 62 EDITANDO UM CONTATO ...................................................................................................................... 62 GRUPOS DE CONTATO......................................................................................................................... 62 CATEGORIZANDO CONTATOS ................................................................................................................. 63

AGENDA E A FAZER .......................................................................................................................... 65

ABRINDO A AGENDA........................................................................................................................... 65 A VISÃO AGENDA.............................................................................................................................. 65 INSERINDO UM ÍTEM NA AGENDA............................................................................................................. 66 EXCLUINDO UM COMPROMISSO............................................................................................................... 67 GERENCIANDO UMA REUNIÃO ................................................................................................................ 67 AÇÕES DO PROPRIETÁRIO DA REUNIÃO...................................................................................................... 68 RECEBENDO CONVITES DE REUNIÃO ........................................................................................................ 71 DELEGAÇÃO DE AGENDA ...................................................................................................................... 72 ACESSANDO A AGENDA DE OUTRA PESSOA.................................................................................................. 73 PREFERÊNCIAS DE AGENDA ................................................................................................................... 74 A FAZER........................................................................................................................................ 80 CRIANDO UM ÍTEM A FAZER................................................................................................................... 80 CONCLUINDO UM ÍTEM A FAZER .............................................................................................................. 81 RECEBENDO SOLICITAÇÕES A FAZER......................................................................................................... 81 EXCLUINDO UM ÍTEM A FAZER ................................................................................................................ 82 AS VISÕES DO A FAZER ....................................................................................................................... 82

AGENTES .......................................................................................................................................... 83

CRIANDO UM AGENTE ......................................................................................................................... 83 EXIBINDO A LISTA DE AGENTES .............................................................................................................. 83 EDITANDO UM AGENTE........................................................................................................................ 83 COPIANDO OU MOVENDO UM AGENTE DE UM BANCO DE DADOS PARA OUTRO ............................................................ 84 EXCLUINDO UM AGENTE....................................................................................................................... 84 EXEMPLO DE AGENTE.......................................................................................................................... 84

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INTRODUÇÃO Você irá conhecer agora uma das mais poderosas ferramentas de produtividade existentes

no mercado, o Lotus Notes. Com ele você poderá enviar e receber mensagens através de sua Intranet e Internet, marcar encontros, navegar pela Internet alem de produzir suas próprias ferramentas de colaboração.

APRESENTAÇÃO DO LOTUS NOTES

O Lotus Notes é um software que pode ser executado em vários sistemas operacionais Windows, UNIX, Linux e etc. Ele permite que as pessoas façam suas tarefas em conjunto e em um mesmo ambiente de cooperação de trabalho. Por ser um software que trabalha em rede todo o trabalho feito por uma pessoa poderá ser visto por outras independente da sua localização.

O Notes permite o desenvolvimento de bancos de dados desestruturados (que são bancos de dados de texto) o que é o seu grande diferencial em relação a outros softwares de banco de dados. Além disso o Notes possui Servidor WEB, Servidor de Correio Eletrônico e Correio da Internet (que são módulos específicos do servidor Lotus Domino) e vários bancos de dados já desenvolvidos para o uso de sua empresa. O ambiente Notes é um ambiente Cliente/Servidor em que o software servidor se chama Domino e o software cliente se chama Notes. O ambiente Domino/Notes também possui o software Lotus Domino Designer que é o ambiente de desenvolvimento de aplicações Domino/Notes. Este é um curso desenhado para atender ao usuário final portanto iremos ver como utilizar os recursos do Cliente Notes e suas principais aplicações que são:

• Correio eletrônico

• Agenda

• Listas A Fazer

• Lista de Endereço

• Localização de informações

• Utilização do browser do Notes

• Correio Eletrônico

O ambiente servidor (Lotus Domino) que é de acesso restrito a administradores e o Lotus Domino Designer que é para os desenvolvedores da plataforma ficarão para um outro curso. Iremos também contemplar aspectos mais usuais para que o usuário tenha habilidade de desenvolver todo o seu trabalho, ficando aspectos mais avançados para uma outra etapa.

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INICIANDO O NOTES Quando você carregar o Notes pela primeira vez você terá como home page a Página

Bem-vindo a qual possui a aparência da tela da figura abaixo. A página Bem-vindo é a página padrão ao se iniciar o Notes. Você poderá a partir dela acessar o seu Correio Eletrônico, sua Agenda, sua Lista de endereços e sua Lista A Fazer como padrão. Para acessar qualquer uma destas aplicações basta clicar sob o link correspondente.

Você poderá ainda definir um indicador, uma página WEB, um documento ou um banco de dados como sua home page.

DEFININDO SUA HOME PAGE

Para qualquer um dos indicadores existentes ou indicadores criados por você (veremos como criar indicadores mais adiante) poderão ser definidos como sua home page. Para isto siga os passos a seguir.

1. Clique em qualquer indicador com o botão direito do mouse.

2. Selecione a opção "Definir Indicador como Home Page".

3. Na caixa de diálogo "Definir Home Page", clique em OK.

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RETORNANDO A PÁGINA BEM VINDO COMO SUA HOME PAGE

Caso você queira retornar a página bem vindo como sua home page, siga os seguintes passos:

1. Abra sua pasta “Indicadores Favoritos” na barra de indicadores.

2. Clique com o botão direito do mouse no indicador Bem-vindo.

3. Selecione a opção "Definir Indicador como Home Page".

4. Na caixa de diálogo "Definir Home Page", clique em OK.

Caso o indicador da Página Bem-vindo não esteja na pasta Indicadores Favoritos, selecione Arquivo/Banco de Dados/Abrir e clique em Pesquisar. Em seguida, selecione BOOKMARK.NSF no diretório Data e clique em Selecionar. Clique em Abrir e arraste o botão de tarefa Bem-vindo para sua pasta Indicadores Favoritos.

PRINCIPAIS COMPONENTES DO NOTES O Notes contem os seguintes componentes:

A seguir daremos uma breve descrição dos componentes do Notes.

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SMARTICONS

Os SmartIcons são ícones que realizam determinada tarefa no Notes. Para que você realize uma tarefa no Notes muitas vezes é mais fácil e rápido utilizar os Smarticons ao invés de utilizar seus menus. Você poderá alterar as definições de SmartIcons de acordo com suas necessidades.

Para alterar as Definições de Smarticons siga os seguintes passos:

Clique em Arquivo/Preferências/Definições de Smarticons. Será apresentada a tela a seguir:

Na caixa “Definições de Smarticons” temos os ícones disponíveis no Notes à esquerda e os ícones do conjunto Universal à direita.

Inicialmente o Notes não mostra seus Smarticons. Para que eles sejam mostrados marque a caixa de seleção “Barra de ícones” e tecle “OK”.

O grupo Universal é o grupo de ícones definido previamente pelo Notes. Para incluir ícones no grupo Universal selecione o ícone desejado em “ícones disponíveis” e arraste para a tabela da caixa Universal. Para retirar um ícone da caixa Universal, selecione o ícone desejado e arraste para a caixa “ícones disponíveis”.

Você poderá criar novos conjuntos de SmartIcons, para isto altere os ícones do conjunto Universal e selecione “Salvar Conjunto”. Especifique o nome do conjunto que você está criando e nome do arquivo em que este conjunto será salvo e clique em “OK”. Para excluir um conjunto de ícones selecione “Excluir Conjunto” selecione o conjunto a excluir e clique em “OK”.

Selecione a caixa “ícones contextuais” para que o Notes exiba ícones de acordo com o contexto que está sendo utilizado. O Notes exibirá diferentes ícones dependendo da aplicação que estiver sendo utilizada se esta caixa estiver marcada.

Para que o Notes exiba uma descrição do ícone, quando você passar o mouse sob o ícone, marque a caixa “Descrição”.

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BOTÕES DE TAREFAS

Os botões de tarefas são apresentados a cada nova aplicação que você abre no Notes. Eles são utilizados para se alternar entre as tarefas do notes. Selecionando um botão de tarefa você alterna entre as aplicações desejadas.

Clicando o ícone ou teclando ESC irá fechar uma determinada aplicação. Você poderá utilizar teclas de atalho como CTRL-TAB, para alternar entre tarefas, e ALT-W-#, para selecionar uma tarefa, onde # é o número da tarefa a ser selecionada.

BOTÕES DE AÇÃO

Os botões de ação variam de acordo com a aplicação selecionada. Eles possuem as principais ações a serem executadas em cada aplicação.

BOTÕES DE NAVEGAÇÃO

Você poderá navegar através das páginas do Notes com botões semelhantes aos de browsers. Os botões de navegação são os seguintes:

Os botões são realçados quando estão ativos e ficam esmaecidos quando estão desativados. Se você passar o mouse pelos botões, eles fornecerão uma descrição e uma ajuda popup.

O botão Voltar permite a você voltar em uma página quando você estiver navegando pela Internet ou voltar para a página anterior do Notes. O botão “avançar” permite avançar para uma página quando você estiver navegando pela Internet ou avançar para em uma página do Notes. As listas voltar e avançar permitem ir rapidamente para uma página anterior ou posterior da sua navegação.

O botão Parar faz com que pare de ser carregada uma página que está sendo buscada da Internet ou para a atualização de um banco de dados.

O botão Atualizar atualiza uma visão no Notes ou recarrega uma página da Internet.

O botão Pesquisar permite pesquisar informações na Internet, informações em bancos dados Notes, localizar pessoas e localizar bancos de dados.

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O botão URL permite a você inserir um URL na caixa de texto. URL é a sigla para Uniform Resource Locator, que são os endereços das páginas da Internet (Ex.: http://www.zargon.com.br). Digite o URL desejado e pressione ENTER para acessar a página.

A BARRA DE STATUS

A barra de status é a área na parte inferior do Notes.

Usando a barra de status, você poderá ver se o Notes está acessando a rede (um raio é

exibido) , alterar a fonte (tipo), tamanho ou estilo de parágrafo do texto selecionado quando estiver editando um documento, ver toda a atividade do Notes, ver o nível de acesso ao banco de dados aberto clicando na chave, ver sua localidade atual e alternar entre localidades como o escritório e a sua casa, usar o menu pop-up para executar tarefas de correio comuns como criar uma mensagem ou procurar por correio não lido.

MENUS DE CONTEXTO

Os menus de contexto são menus de comando que aparecem quando você clica com o botão direito do mouse em determinadas áreas do Notes.

Por exemplo, quando você clicar com o botão direito do mouse em uma pasta de indicador, é mostrado um menu de contexto que permite:

• Abrir uma pasta de indicadores;

• Criar uma nova pasta de indicadores;

• Remover uma pasta de indicadores;

• Renomear uma pasta de indicadores;

• Ou alterar um ícone de uma pasta de indicadores;

INDICADORES

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Os indicadores são ícones que facilitam o acesso a bancos de dados do Notes. Você poderá criar pastas de indicadores e indicadores para: bancos de dados, páginas da Internet ou documentos.

CRIANDO UMA PASTA DE INDICADORES

Para criar uma pasta de indicadores clique com o botão direito do mouse sobre qualquer indicador e selecione “Criar nova pasta”. Nomeie a pasta que está sendo criada, selecione o local em que a pasta será criada e tecle “OK”.

CRIANDO UM INDICADOR

Para criar um novo indicador você poderá:

• Clicar com o botão direito do mouse em um documento e selecionar Indicador.

• Arrastar um botão de tarefa para a Barra de indicadores, para uma Pasta de indicadores ou para uma Página de indicadores.

• Clicar com o botão direito do mouse sob um banco de dados do Notes e selecionar Banco de dados/ Indicador.

• Arrastar um link de página da Internet, que é exibido como um botão de tarefa quando você abre um site, para a Barra de indicadores, para uma Pasta de indicadores ou para uma Página de indicadores.

REMOVENDO UM INDICADOR OU PASTA DE INDICADORES

Clique com o botão direito do mouse no indicador ou na pasta de Indicadores e selecione "Remover Indicador" ou "Remover Pasta".

Ao remover uma Pasta de indicadores, você estará removendo todos os indicadores na pasta.

RENOMEANDO UM INDICADOR OU PASTA DE INDICADORES

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1. Clique com o botão direito do mouse no indicador ou na Pasta de indicadores e selecione "Renomear Indicador" ou "Renomear Pasta".

2. Insira um novo nome para o indicador ou Pasta de indicadores.

3. Tecle “OK”.

ALTERANDO O ÍCONE DE INDICADOR

1. Selecione Arquivo / Preferências / Preferências do Usuário.

2. Clique em Básico.

3. Em Opções de Exibição, escolha um tamanho na lista "Tamanho de ícone do indicador".

4. Tecle “OK”.

Você precisará reiniciar o Notes para ver as alterações.

ALTERANDO O ESQUEMA DE CORES DO ÍCONE DO INDICADOR NA BARRA DE INDICADORES

1. Selecione Arquivo / Preferências / Preferências do Usuário.

2. Clique em Básico.

3. Em Opções de Exibição, escolha um esquema de cores na lista "Esquema de cores do ícone".

4. Tecle “OK”.

Você precisará reiniciar o Notes para ver suas alterações.

ALTERANDO UM ÍCONE DO INDICADOR OU UM ÍCONE DA PASTA DE INDICADORES

1. Clique com o botão direito do mouse no indicador ou na Pasta de indicadores e selecione "Alterar Ícone do Indicador" ou "Alterar Ícone da Pasta".

2. Selecione um dos ícones disponíveis na caixa de diálogo "Inserir Recurso de Imagem".

3. Tecle “OK”

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NOTES MINDER O Notes Minder é um recurso que verifica o correio e monitora também os alarmes da

agenda sem que o Notes esteja sendo executado.

Para iniciar o Notes Minder, selecione Iniciar / Aplicativos Lotus / Notes Minder, insira sua senha do Notes e tecle ENTER.

O Notes Minder verifica o correio e a programação do último usuário que iniciou o Notes. Se você compartilhar um computador, inicie o Notes com sua ID de usuário antes que você inicie o Notes Minder para que ele verifique seu banco de dados de correio.

Depois que você abrir o Notes Minder é exibido um ícone na bandeja do Windows, conforme figura a seguir. Se você passar o ponteiro do mouse sob este ícone você verá a última atualização do correio eletrônico.

A aparência dos ícones do Notes Minder são modificados conforme a tarefa que está sendo realizada por ele. Abaixo estão os possíveis ícones e sua descrição

Ícone Descrição do ícone

O Notes Minder está carregado.

Você possui novas mensagens não lidas.

O Notes Minder não pode conectar ao servidor.

O Notes Minder está sendo executado, mas foi interrompido.

Se você clicar duas vezes sob o ícone do Notes Minder o Notes será aberto.

Se você clicar com o botão direito do mouse sob o ícone do Notes Minder, irá aparecer um menu conforme figura abaixo.

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Através deste menu você poderá executar as seguintes ações:

• Clique em Abrir o Notes para iniciar o Notes.

• Clique em Verificar Agora para verificar se possui novas mensagens de Correio Eletrônico.

• Clique em Visualizar Resumo de Correio para que seja exibido o remetente, a data e o assunto de mensagens não lidas. Para ver o contexto de uma mensagem clique duas vezes sob ela.

• Clique em Propriedades para definir propriedades do Notes Minder.

• Marque ou desmarque Ativado para ativar ou desativar o Notes Minder sem fechá-lo.

• Clique em sair para encerrar o Notes Minder.

A ÁREA DE TRABALHO DO NOTES A Área de Trabalho do Notes é uma interface de usuário do Notes que permite visualizar e

acessar rapidamente os bancos de dados mais usuais. Cada ícone da área de trabalho é um banco de dados do Notes.

ABRINDO A ÁREA DE TRABALHO

Para abrir a área de trabalho, clique na pasta de bancos de dados na barra de Indicadores

e, em seguida, selecione Área de Trabalho.

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Você verá uma tela semelhante a da figura a seguir.

A área de trabalho do Notes possui várias divisórias para que você possa incluir os ícones de seus bancos de dados de uma forma organizada.

Clique em uma divisória da área de trabalho para alternar entre as diferentes páginas da área de trabalho. Você poderá utilizar também as teclas CTRL e a seta para a esquerda ou para a direita para alternar entre as páginas.

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O MENU DE CONTEXTO DA ÁREA DE TRABALHO

Clicando com o botão direito do mouse sob qualquer uma das divisórias da área de trabalho você verá o menu de contexto da figura abaixo.

CRIANDO E REMOVENDO UMA PÁGINA DA ÁREA DE TRABALHO

Para criar uma nova página da área de trabalho, Clique em “Criar página da área de trabalho” no menu de contexto da página da área de trabalho. A página criada será inserida à esquerda da página selecionada.

Para remover uma página da área de trabalho, clique com o botão direito do mouse sob a página a ser removida e selecione “Remover página da área de trabalho”.

PROPRIEDADES DA ÁREA DE TRABALHO

Selecionando “Propriedades da área de trabalho” você verá a caixa de diálogo a seguir:

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Em “Nome da página”, você poderá nomear a página da área de trabalho e em “Cor da

Divisória” você escolhe uma cor para a divisória da área de trabalho . Basta clicar no ícone para que as alterações tenham efeito.

COMPACTANDO SEUS ARQUIVOS DA ÁREA DE TRABALHO

Você pode economizar espaço em disco compactando seus arquivos DESKTOP.DSK e CACHE.DSK, que são os arquivos que contém as definições do seu Desktop de trabalho e o cache do Notes. Isso recupera o espaço não utilizado do disco removendo as referências aos bancos de dados que já não estão mais na sua área de trabalho.

1. Clique duas vezes em qualquer divisória da área de trabalho ou no menu de contexto da área de trabalho selecione “Propriedades da área de trabalho”.

2. Clique na divisória Beanie (avançado) .

3. Clique em "% de uso".

4. Se o percentual estiver abaixo de 85%, clique em Compactar.

Em “Tamanho do Cache” você define o tamanho do arquivo CACHE.DSK em disco. Este tamanho poderá ser de 1 a 16 Mb. O arquivo CACHE.DSK é utilizado pelo notes para se simular memória RAM em disco, portanto quanto maior este arquivo você poderá uma maior velocidade no acesso a bancos de dados, mas irá consumir mais espaço em disco.

MENUS O Notes tem cinco menus que são sempre exibidos e dois menus de contexto exibidos com

diferentes títulos com base no que você selecionou. A seguir daremos uma breve descrição da utilização dos menus do Notes.

MENU ARQUIVO

O menu Arquivo é utilizado para executar tarefas em um documento ou banco de dados inteiro de uma só vez, como salvar e fechar um documento ou criar, copiar ou excluir um banco de dados. É usado também para manipular a replicação de banco de dados; gerenciar o uso móvel do Notes; trabalhar com arquivos que não sejam de banco de dados (importação, exportação, anexo); imprimir a partir de banco de dados; gerenciar as preferências do usuário, os SmartIcons e a ID do usuário; administrar servidores Domino (se você tiver acesso de administração); depurar LotusScriptTM e sair do Notes.

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MENU EDITAR

O menu Editar é usado para alterar elementos selecionados de um documento ou banco de dados recortando, copiando, limpando ou colando. Além disso, é usado para localizar e substituir texto, verificar a ortografia e gerenciar marcas não lidas do banco de dados atual.

MENU EXIBIR

O menu Exibir é usado para gerenciar os elementos de exibição:

• Na área de trabalho (informações em ícones como nomes de servidores e contas de documentos não lidos. Você também pode alternar para a exibição de agentes, da estrutura de tópicos de banco de dados ou de visões específicas)

• Na visão atual (barra de pesquisa, barra de rolagem horizontal, exibição de determinados documentos, níveis de expansão e redução, painel de visualização. Você também pode alternar entre agentes, pastas ou visões)

• No documento atual (régua, quebras de página, caracteres ocultos, barra de rolagem horizontal, ajuda de campo, painel de visualização, redução e expansão de seções e alternação de formulário).

MENU CRIAR

O menu Criar é utilizado para adicionar visões, formulários, indicadores, pastas ou agentes a bancos de dados e para adicionar tabelas, figuras ou pontos de acesso a documentos.

MENU AÇÕES

O menu Ações executa tarefas em elementos selecionados. Por exemplo, quando um documento é aberto, use esse menu para categorizá-lo ou movê-lo para uma pasta.

MENU AJUDA

O menu Ajuda fornece orientações sobre o Lotus Notes, suporte através da Internet e informações sobre o banco de dados atual.

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VISÕES E PASTAS

Ao abrir uma aplicação em Notes você terá um painel de navegação, um painel de visão e

um painel de visualização de documentos. O painel de navegação pode exibir navegadores (figuras que representam visões e pastas) e nomes de pastas/visões. O painel de visão exibe listas de documentos nas pastas ou visões . O painel de visualização exibe o documento selecionado no momento no painel de visão, para que o painel de visualização seja exibido você deve selecionar Exibir / Visualizar Documento / Mostrar Visualização .

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VISÕES

O painel de visões é onde você visualiza os documentos no Notes onde estes documentos são divididos em categorias (por exemplos no correio eletrônico nós temos categorias Quem, Data, Tamanho e Assunto). Em um painel ,de visão do correio eletrônico, por exemplo, é onde você visualiza seus documentos de mensagens. Este painel é desenhado pelo Designer do banco de dados ou já vem criado por designers da Lotus, como é o caso do banco de dados de correio eletrônico. No entanto você poderá alterar o tamanho da visualização, se o painel permitir, para visualizar melhor seus documentos. Para isto vá com o ponteiro do mouse até a borda do painel até que o ponteiro se transforme em uma seta dupla, depois arraste a borda para o tamanho desejado.

PESQUISANDO EM UMA VISÃO

Para pesquisar um determinado documento em uma visão, clique o painel de visões para garantir o foco no painel, comece a digitar um texto de um documento a ser pesquisado e o notes irá abrir o recurso “inicia com”. Após digitar o texto desejado tecle “OK”. O Notes irá procurar pelo texto digitado dentro daquela visão.

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CRIANDO UMA VISÃO

Para criar uma visão em um banco de dados, siga os seguintes passos:

5. Abra o Banco de dados onde deseja criar a visão.

6. Selecione Criar / Visão. Será apresentada a caixa de diálogo abaixo:

7. Em “Nome da visão”, digite o nome que será dado à visão.

8. Selecione o tipo de visão que você deseja criar. Os principais tipos de visão são os seguintes:

• Particular – A visão ficará disponível apenas para você.

• Compartilhada – A visão ficará disponível para todos os usuários que tem acesso ao banco de dados.

9. Selecione o local onde você deseja criar a visão em “Selecione uma localidade para a nova visão”.

10. Clique o botão “Copiar de” para copiar o estilo de uma visão já existente, selecione “- Em branco – “ para não copiar nenhum estilo.

11. Clique em “Adicionar condição” para adicionar uma condição de seleção de documentos para a sua visão. Será apresentada a caixa de diálogo abaixo.

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12. Em condição selecione a condição de pesquisa de documentos: Por Autor, Por Campo, Por Data, Por Formulário ou Por Formulário usado. A seguir descreveremos cada uma as condições de pesquisa:

• Por Data

1. Em "Pesquisar documentos cuja", selecione se deseja usar a "data de criação" ou a "data da modificação".

2. Selecione como avaliar a data. Dependendo do que você selecionou no tipo de avaliação, especifique a data ou o número de dias na caixa de texto.

3. Clique em “OK”.

• Por Autor

1. Em "Pesquisar documentos cujo autor", selecione "contém" ou "não contém".

2. Digite os nomes dos autores, separados por virgula, ou clique em para selecionar os autores.

3. Clique em “OK”.

• Por Campo

1. Em "Pesquisar documentos cujo campo", selecione o campo.

2. Na lista, selecione como avaliar o campo.

3. Na caixa de texto, especifique o valor.

4. Clique em “OK”.

• Por formulário

1. Selecione o formulário na lista.

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2. No formulário em branco, digite valores com quantos campos desejar incluir na pesquisa.

3. Clique em OK.

9. Clique em “OK”. O Notes criará uma visão com os resultados da pesquisa definida.

EXCLUINDO UMA VISÃO

Para apagar uma visão siga os seguintes passos:

1. Selecione a visão em que você deseja apagar.

2. Selecione Ações / Opções de visualização / Excluir visão.

PASTAS

As pastas no Notes são semelhantes às pastas do Windows, mas ao invés de você guardar arquivos nestas pastas você irá guardar documentos. Para criar uma pasta em um banco de dados você terá que ter acesso para tal neste banco de dados, você deverá ter pelo menos acesso de leitor. Qualquer dúvida quanto a seu acesso consulte o Administrador do Domino.

CRIANDO UMA PASTA

1. Selecione ou abra o banco de dados onde você deseja criar a pasta.

2. Selecione Criar / Pasta. Será mostrada a caixa de diálogo a seguir:

3. Insira um nome para a pasta na caixa "Nome da pasta".

4. Selecione um local para a nova pasta e clique em “OK”.

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PASTAS PARTICULARES E COMPARTILHADAS

Quando você cria uma pasta o Notes cria por default uma pasta particular, ou seja outros usuários não poderão ver esta pasta.

Você poderá criar uma pasta compartilhada ou seja outros usuários poderão ter acesso a esta pasta, para tal siga os seguintes passos. Para criar uma pasta compartilhada em um banco de dados você deverá ter acesso Editor. Consulte o administrador do sistema para maiores detalhes.

1. Selecione ou abra o banco de dados onde você deseja criar a pasta.

2. Escolha Criar / Pasta.

3. Insira um nome para a pasta na caixa "Nome da pasta" .

4. Clique em Avançada.

5. Selecione o tipo de pasta como Compartilhada.

6. Tecle em “OK” e em “OK” novamente.

MOVENDO E COPIANDO DOCUMENTOS ENTRE PASTAS

Selecione o documento que você deseja armazenar e arraste-o até a pasta desejada, assim você estará movendo o documento da pasta selecionada para a pasta de destino. Para copiar um documento de uma pasta para outra mantenha a tecla CTRL pressionada.

REMOVENDO UM DOCUMENTO DE UMA PASTA

1. Selecione o documento que deseja remover.

2. Pressione DEL.

O Notes não apaga imediatamente o documento. O documento é marcado com um ícone de lixeira ( ). Para que o documento seja deletado pressione F9.

MOVENDO UMA PASTA

Para mover uma pasta, selecione a pasta desejada, arraste até a pasta de destino.

Você poderá mover uma pasta usando o menu. Selecione a pasta que deseja mover e escolha Ações / Opções da Pasta / Mover. Na lista "Escolher pasta", clique na pasta para a qual você deseja mover a pasta selecionada.

EXCLUINDO UMA PASTA

1. Abra a pasta que você deseja excluir.

2. Escolha Ações / Opções da Pasta / Excluir Pasta.

Quando você exclui uma pasta, os documentos que estavam nela permanecem na visão Todos os Documentos, a menos que você exclua cada documento e, em seguida, exclua a pasta.

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ID DO USUÁRIO A identificação (ID) de usuário é um arquivo com extensão .id que identifica você no

ambiente Notes. Ela é criada no momento em que o administrador do Domino/Notes cadastrada você no ambiente Notes.

Apenas com seu arquivo de ID será possível você logar no ambiente Domino/Notes caso você não tenha acesso ao Notes consulte o administrador do sistema para que seja criado.

É bom que você guarde o seu arquivo de ID em um diretório de backup caso ocorra alguma eventualidade. Se você perder o seu arquivo de ID ou caso o seu administrador não possua um backup muito provavelmente você terá que cadastrado novamente no Notes.

BLOQUEANDO SEU ID DE USUÁRIO

Você poderá bloquear o Notes caso você tenha que sair da sua estação de trabalho por alguns instantes evitando que outras pessoas acessem o Notes com o seu ID. Para bloquear o seu ID de usuário selecione Arquivo / Ferramentas / Bloquear ID ou pressione a tecla F5. A barra de status exibe a mensagem "As informações privadas do usuário foram apagadas" quando a ID é bloqueada. Para desbloquear a ID de Usuário, basta abrir um banco de dados ou um documento; você será solicitado a inserir sua senha.

Você pode definir que o Notes bloqueie automaticamente a ID após um determinado tempo. Para isto siga os passos a seguir.

1. Selecione Arquivo / Preferências / Preferências do Usuário.

2. Clique em Básico .

3. Na caixa insira o tempo desejado.

4. Tecle “OK”.

ALTERNANDO IDS DE USUÁRIO

Caso você compartilhe sua estação de trabalho com outros usuários. Você poderá alternar entre os IDs específicos. Para isto siga os seguintes passos.

1. Selecione Arquivo / Ferramentas / Alternar ID.

2. Selecione o seu ID.

3. Tecle “Abrir”.

4. Será pedido que você insira sua senha.

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ALTERANDO SUA SENHA

Você poderá alterar sua senha a qualquer momento. Para isto siga os seguintes passos

1. Selecione Arquivo / Ferramentas / ID do Usuário.

2. Insira a senha na caixa de texto e clique em OK.

3. Clique em "Definir Senha" para definir ou alterar a senha.

4. Insira a senha na caixa de texto e clique em OK.

5. Insira a nova senha na caixa "Definir Senha" e clique em OK.

6. Confirme a senha digitando-a novamente, exatamente como na primeira vez, e clique em OK.

Após mudar sua senha faça um novo backup do seu arquivo de ID uma vez que ela guardada neste arquivo.

BANCO DE DADOS Um banco de dados do Notes é um arquivo que contém dados de interesse de uma área da

empresa, eles são construídos por desenvolvedores do Notes ou já implementados pela própria Lotus. No ambiente Notes de sua empresa você terá bancos de dados locais e remotos. Exemplos de bancos de dados locais são o Correio Eletrônico a Agenda e A Fazer. Um exemplo de bancos de dados remoto pode ser uma aplicação de atendimento a clientes desenvolvido por sua empresa. Bancos de dados remotos são bancos de dados em que todos os usuários de sua empresa acessam.

ABRINDO UM BANCO DE DADOS

Para abrir um banco de dados siga os seguintes passos.

1. Selecione Arquivo / Banco de dados / Abrir.

2. Em “Servidor:” selecione o servidor onde se localiza o banco de dados a ser aberto ou selecione Local se o banco de dados estiver em sua estação local.

3. Insira o caminho e o nome do arquivo na caixa Nome do arquivo.

4. Selecione Abrir.

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Você poderá também abrir um banco de dados clicando duas vezes sob seu ícone na área de trabalho do Notes.

Sempre que você abre um banco de dados no Notes, inicialmente ele abre uma tela de ajuda sobre o mesmo.

Você poderá abrir a ajuda do bancos sem que ele esteja aberto. Para isto siga os seguintes passos.

1. Na área de trabalho do Notes clique no banco de dados desejado para marcá-lo.

2. Selecione Ajuda / Sobre este banco de dados.

FECHANDO UM BANCO DE DADOS

Para fechar um banco de dados aberto, basta clicar em , ou teclar ESC.

CRIANDO UM BANCO DE DADOS

No Notes os bancos de dados são geralmente criados por designers de bancos de dados. No entanto voçe poderá criar bancos de dados a partir de alguns templates prontos. Templates de bancos de são a estrutura do banco dados.

Para criar um banco de dados a partir de um template do Notes siga os seguintes passos:

1. Selecione Arquivo /Banco de dados / Novo. Será apresentada a caixa de diálogo a seguir.

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2. Em “Servidor:” selecione onde será criado o banco de dados em “Título:” digite o título para o seu banco de dados, em “Nome do arquivo:” digite o nome do arquivo do banco de dados e diretório onde

ele será criado através do ícone .

3. No botão “Criptografia” selecione um tipo de criptografia para seu banco de dados.

4. Em “Tamanho Limite” você poderá especificar o tamnho máximo que seu banco de dados poderá atingir.

5. Marque a caixa “Criar índice de texto total para pesquisa” para que todos os dados seus banco de dados sejam indexados. Repare que isto irá aumentar o poder de pesquisa do banco de dados mas tabém irá ocupar mais espaço em disco.

6. Em “Servidor de modelos” Selecione o servidor que contém os modelos de templates de banco de dados.

7. Na lista selecione um modelo de template para a criação de seu banco de dados. A qualquer momento você pode pressionar o botão “Sobre” paar ter uma expicação sobre o modelo de banco de dados selecionado.

8. Clique em “OK”.

ACESSO A DOCUMENTOS E BANCOS DE DADOS LOCAIS

Você poderá restringir o acesso a bancos de dados e documentos que estejam em sua estação de trabalho, para que outras pessoas não o acessem.

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ACESSO A DOCUMENTOS

Para restringir o acesso a seus documentos siga os seguintes passos:

1. Clique com o botão direito do mouse sob o documento e selecione a opção Propriedades do documento.

2. Clique na divisória Segurança.

3. Desmarque a caixa de seleção "Todos com permissão de leitor e acima".

4. Selecione os usuários, grupos, servidores ou as atribuições de acesso que devem acessar seu documento (clique no ícone da pessoa próximo à lista para escolher na Lista Pessoal de Endereços).

5. Clique em .

ACESSO A BANCOS DE DADOS LOCAIS

Quando você fornece segurança local para um banco de dados, ao qual possui acesso Gerente, o Notes criptografa-o usando a chave pública de uma ID de Usuário designada. Somente um usuário com a chave particular correspondente pode descriptografar o banco de dados.

1. Clique com o botão direito do mouse sob o banco de dados e selecione Banco de Dados / Propriedades.

2. Clique na divisória Básico.

3. Clique em "Definições de Criptografia".

4. Selecione "Criptografar banco de dados com" para escolher o nível de criptografia.

A caixa de texto abaixo da caixa de criptografia local descreve os níveis de criptografia

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CABEÇALHOS E RODAPÉS EM DOCUMENTOS OU BANCOS DE DADOS

Pode ser que seus documentos e documentos em um banco de dados Notes já possuam cabeçalhos e rodapés. No entanto você poderá alterá-los da forma que desejar. Para alterar o cabeçalho ou rodapé de um banco de dados ou documento siga os seguintes passos.

1. Abra um documento ou banco de dados desejado.

2. Selecione Arquivo / Propriedades do Documento (ou Arquivo / Propriedades do Banco de Dados para atribuir um cabeçalho ou rodapé para todos os documentos no banco de dados).

3. Clique na divisória Imprimindo.

4. Selecione Cabeçalho ou Rodapé. (Se um cabeçalho ou rodapé padrão for exibido na caixa de texto, você poderá excluí-lo e inserir o seu próprio cabeçalho ou rodapé para o documento.)

5. Insira o texto desejado na caixa “Texto de Cabeçalho/Rodapé”.

6. Você poderá usar os ícones abaixo para inserir dados em seu cabeçalho e rodapé, conforme a seguem as descrições:

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Descrição Ícone Numeração de página

Ícone Página

Data de impressão do documento Ícone Data

Hora de impressão do documento Ícone Hora

Tabulação Ícone Tabulação

Título do documento Ícone Título

7. Formate a letra como desejado em Fonte, Tamanho e Estilo.

8. Clique em para salvar as alterações ou em para cancelá-las.

9. Para evitar que os cabeçalhos e rodapés apareçam na primeira página, cancele a seleção de "Imprimir cabeçalho e rodapé na primeira página".

TABULAÇÃO DE TEXTO EM CABEÇALHOS E RODAPÉS

O ícone tabulação descrito no item acima, é usado para o alinhamento do texto em cabeçalhos e rodapés. Você poderá usar as seguintes tabulações.

• Para alinhar o texto à esquerda, não insira tabulações.

ZARGON

• Para centralizar o texto, insira uma tabulação em cada lado do texto.

|ZARGON|

• Para alinhar o texto à direita, insira duas tabulações antes do texto.

||ZARGON

• Para alinhar parte do texto à esquerda e o resto à direita, insira uma tabulação entre o texto.

ZARGON|COMPUTAÇÃO

• Para alinhar parte do texto à esquerda, centralizar outra parte e alinhar o resto à direita, insira duas tabulações.

ZARGON|COMPUTAÇÃO|Página&P

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INDICE DE TEXTO TOTAL

Para aumentar o poder de pesquisa em um banco de dado você poderá usar o recurso de índice de texto total. Este recurso permite a você indexar um banco de dados com todas as palavras existentes em seus documentos. Procure utilizar o recurso de índice de texto total somente se for necessário fazer grandes pesquisas de texto em um banco de dados, pois dependendo do tamanho do banco de dados você poderá estar ocupando grande espaço em disco com os índices.

Para usar o recurso de índice de texto total em um banco de dados siga os seguintes passos:

1. Na área de trabalho do Notes clique com o botão direito do mouse sob o banco de dados a ser indexado.

2. Selecione Banco de Dados / Propriedades.

3. Selecione a divisória Texto Total.

4. Clique em Criar Índice.

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5. Na caixa “Criar Índice de texto Total”, selecione “Indexar arquivos anexados” para indexar os arquivos anexados a seus documentos em simples ou binários.

6. Selecione “Indexar campos criptografados”, se desejar indexar dados que estejam em campos criptografados.

7. Selecione “Indexar quebras de sentenças e parágrafos”, para indexar sentenças ou parágrafos inteiros.

8. Selecione “Ativar pesquisas que distinguem maiúscula/minúsculas”, se você desejar usar letras maiúsculas e/ou minúsculas em suas pesquisas.

9. Selecione um intervalo para a atualização dos índices do seu banco de dados.

10. Clique em “OK”.

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DOCUMENTOS Os bancos de dados do Notes são compostos de Documentos. Estes Documentos podem ser

uma mensagem de correio eletrônico, um compromisso da agenda, um item da Lista A Fazer ou um dado de um cliente em uma aplicação de tratamento a clientes. A seguir veremos como manipular os Documentos em Notes.

ABRINDO E FECHANDO UM DOCUMENTO

Para abrir um documento basta clicar duas vezes sobre ele.

Para fechar um documento, clique em ou tecle ESC.

Você poderá teclar ENTER para ler o próximo documento de um banco de dados.

SELECIONANDO DOCUMENTOS EM UMA VISÃO

Você poderá selecionar uma série de documentos para que sejam deletados, copiados ou cortados. Na caixa à esquerda dos itens do documento marque com o mouse os documentos desejados. Irá aparecer uma marca de seleção como mostra a figura abaixo:

Para selecionar todos os documentos em uma pasta do seu banco de dados, selecione Editar / Selecionar tudo ou pressione CTRL + U.

MARCANDO DOCUMENTOS COMO LIDOS OU NÃO LIDOS

Uma vez que você leu um documento você poderá marcá-lo como não lido novamente. Um documento lido aparece com as letras em preto e documentos não lidos aparecem em vermelho como uma estrela na caixa a esquerda da lista de documentos, como mostra a figura abaixo:

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Para marcar documentos como lido ou não lido, siga os passos abaixo:

1. Selecione os documentos que você deseja marcar como lido ou não lidos. Caso você queira marcar todos os documentos da sua lista como lidos ou não lidos, você não precisará marcar nenhum como veremos abaixo no item 3.

2. Selecione Editar / Marcar Não-Lidos.

3. Escolha uma das opções a seguir:

• Selecionados como Lidos para marcar os documentos selecionados como lidos

• Todos Como Lidos para marcar todos os documentos no banco de dados como lidos

• Selecionados Como Não Lidos para marcar os documentos selecionados como não lidos

• Todos Como Não Lidos para marcar todos os documentos no banco de dados como não lidos

Você poderá também usar a tecla INSERT para marcar seus documentos como lidos ou não lidos.

ANEXOS DE ARQUIVO EM DOCUMENTOS

Quando você recebe um documento que contém um anexo, este documento vem com uma marca de um clipes à esquerda do título do documento.

Você poderá desanexar um arquivo e salvá-lo em disco, exibir o seu conteúdo no próprio Notes ou exibir na aplicação em que este está associado.

Para desanexar um arquivo e gravá-lo em disco siga os seguintes passos:

1. Abra o documento que contém o anexo.

2. Clique com o botão direito do mouse sob o anexo.

3. Clique em Desanexar.

4. Selecione o diretório onde deseja gravar este arquivo.

5. Clique em Desanexar.

Para exibir um arquivo anexado no próprio Notes siga os seguintes passos:

1. Abra o documento que contém o anexo.

2. Clique com o botão direito do mouse sob o anexo.

3. Clique em Exibir.

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Para exibir um arquivo anexado no aplicativo em que ele está associado siga os seguintes passos:

1. Abra o documento que contém o anexo.

2. Clique com o botão direito do mouse sob o anexo.

3. Clique em Iniciar.

EDITANDO UM DOCUMENTO

Geralmente quando você recebe uma mensagem de correio eletrônico ou um outro documento qualquer você precisará entrar no modo de edição se quiser alterá-lo. Para isto você poderá executar uma das seguintes ações.

• Selecionar o documento a ser editado e selecionar Ações / Editar, ou

• Selecionar o documento a ser editado e pressionar CTRL+E, ou

• Clicar duas vezes no documento (se ele já estiver aberto).

Para retornar o documento para o modo Ler, pressione CTRL+E

DESFAZENDO UMA AÇÃO

A qualquer hora você poderá desfazer uma ação, para isto selecione Editar / Desfazer <ação> ou tecle CTRL+Z.

COPIANDO, RECORTANDO E COLANDO DADOS EM UM DOCUMENTO

Para copiar, recortar e colar um dado de um documento siga os seguintes passos:

1. Selecione os dados em que você deseja cortar ou recortar.

2. Para copiar selecione Editar / Copiar (ou pressione CTRL + C) e para recortar selecione Editar Recortar (ou pressione CTRL + X).

3. Selecione o local onde o dado copiado ou recortado será colocado.

4. Selecione Editar colar (ou pressione CTRL + V).

Você poderá copiar ou recordar dados de um banco de dados (ou pasta) e colar em outro banco de dados (ou pasta). Para isto siga os seguintes passos:

1. Selecione o(s) documento(s) a serem copiados ou recortados.

2. Para copiar selecione Editar / Copiar (ou pressione CTRL + C) e para recortar selecione Editar Recortar (ou pressione CTRL + X).

3. Abra o banco de dados (ou a pasta) para onde você irá copiar ou mover o(s) documento(s).

4. Selecione Editar colar (ou pressione CTRL + V).

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EXCLUINDO UM DOCUMENTO

Para excluir um documento siga os seguintes passos:

1. Selecione os documentos a serem excluídos.

2. Selecione Editar / Limpar ou pressione DEL. O documento não é apagado imediatamente. Irá aparecer uma lixeira no painel à esquerda dos documentos selecionados conforme figura abaixo:

3. Para apagar os documentos pressione F9 para atualizar o banco de dados.

4. O Notes irá perguntar se você realmente desejar apagar os documentos selecionados, pressione sim ou não.

Caso você não pressione F9 para atualizar o banco de dados, quando você fechar o banco de dados o notes irá perguntar se você realmente deseja apagar os documentos selecionados, pressione sim ou não.

Caso você responda “não” quando solicitado se você deseja ou não apagar os documentos selecionados, estes documentos serão movidos para a lixeira.

PROPRIEDADES DE TEXTO

O padrão para texto no Notes é Helvética, 10 pontos, preto. Você poderá definir outros tipos de fontes para seus documentos, mudar seu estilo, tamanho e cor.

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DEFINIÇÕES DE FONTE

Para alterar as propriedades de um texto siga os seguintes passos

1. Coloque o documento no modo Editar (CTRL +E).

2. Selecione o texto em que você deseja alterar as propriedades.

3. Selecione Texto / Propriedades do Texto ou clique com o botão direito do mouse sob o texto marcado e selecione Propriedades do Texto. Será apresentada a caixa de diálogo conforme figura abaixo:

4. Selecione a fonte, o tamanho o estilo e cor desejados para o texto.

5. Clique em , para aplicar as mudanças.

PROPRIEDADES DE PARÁGRAFO

Para alterar as propriedades de um parágrafo ou texto em um documento siga os seguintes passos:

1. Coloque o documento no modo Editar (CTRL +E).

2. Selecione o texto em que você deseja alterar as propriedades.

3. Selecione Texto / Propriedades do Texto ou clique com o botão direito do mouse sob o texto marcado e selecione Propriedades do Texto

4. Na caixa de Propriedades do texto. Selecione a aba alinhamento de parágrafo.

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5. Selecione o tipo de alinhamento desejado: esquerda, centro, direita, endentado ou justificado.

6. Em primeira linha selecione o recuo desejado para a primeira linha do parágrafo do texto. Você poderá definir em quantos centímetros será o retorno de texto para a direita ou para a esquerda.

7. Em listar selecione o tipo de listagem ou numeração de itens desejado conforme estilos abaixo:

8. Em Espaçamento selecione o tamanho do espaçamento desejado, Entrelinha (entre as linhas de um parágrafo), Acima (acima do parágrafo atual) ou Abaixo (abaixo do parágrafo atual).

MARGENS DE PARÁGRAFOS

Para definir as margens parágrafos de um documento, siga os seguintes passos:

1. Coloque o documento no modo Editar (CTRL +E).

2. Selecione o texto em que você deseja alterar as propriedades.

3. Selecione Texto / Propriedades do Texto ou clique com o botão direito do mouse sob o texto marcado e selecione Propriedades do Texto

4. Na caixa de Propriedades do texto. Selecione a aba alinhamento de parágrafo.

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5. Em margens selecione os espaçamento para a margens esquerda em Esq. e selecione o espaçamento para a margem direita (em Dir.) em relação à margem esquerda. Caso você escolha nas opções Esq. e Dir. a dimensão Relativa(%) você estará definindo as margens como uma porcentagem do tamanho total da largura do documento, caso escolha Absoluta você estará definindo as margens em centímetros.

6. Selecione “Espaçado Igualmente” em Interrup.tab. para definir o tamanho de sua tabulação.

7. Selecione a caixa “Quebra de página antes do início do parágrafo” para inserir uma quebra de página no texto.

8. Clique em , para aplicar as definições.

VERIFICANDO A ORTOGRAFIA DE UM DOCUMENTO

Você poderá verificar a ortografia das palavras de seus documentos, para isto siga os seguintes passos:

1. Coloque o documento no modo Editar (CTRL +E).

2. Escolha Editar / Verificar Ortografia.

3. O Notes irá verificar a ortografia do texto. Caso haja alguma ocorrência de palavra o Notes irá apresentar a janela seguir:

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4. Selecione uma palavra da lista Sugerir e clique em Substituir para substituir a palavra errada pela palavra correta ou se não aparecer nenhuma palavra em sugerir digite a palavra correta em Substituir e clique em Substituir para que a substituição seja feita pela palavra digitada.

5. Clique em Ignorar para Ignorar a palavra atual ou em Ignorar Todas para ignorar todas as ocorrências da palavra encontrada.

6. Clique em Parar para parar a correção ortográfica.

7. Clique em Adicionar para adicionar a palavra encontrada na lista de sugestões de palavras do Notes.

Você poderá selecionar parte de um texto para que seja feita a correção ortográfica.

TABELAS EM DOCUMENTOS

Você poderá criar tabelas para seus documentos. Para criar uma tabela siga os seguintes passos:

1. Coloque o documento no modo Editar (CTRL +E).

2. Clique onde você deseja que a tabela seja inserida.

3. Selecione Criar / Tabela.

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4. Digite o número de linhas e colunas desejadas para sua tabela.

5. Selecione o Tipo de Tabela

6. Clique em OK.

PROPRIEDADES DE TABELAS

Após ter criado uma tabela, você poderá alterar suas propriedades para formatá-la como desejado.

LAYOUT DA TABELA

Para alterar a formatação de uma tabela clique com o botão direito do mouse sob a tabela e selecione Propriedades da Tabela. Será mostrada a seguinte caixa de diálogo:

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Em Tabela defina se a largura da tabela será:

• Ajustada às margens do documento em “Ajustar às margens”.

• Ajustada ao tamanho da janela em “Ajustar à janela”.

• Ajustada à direita, esquerda ou centro do documento em Largura fixa.

Em célula defina as dimensões das células da tabela.

Selecione “Dimension. Automát” para que o Notes dimensione automaticamente a tabela de acordo com as dimensões do documento.

Em “Alinhar verticalmente” selecione o tipo de alinhamento vertical do texto contido nas células.

Para definir o estilo das bordas das células da tabela selecione a aba “Bordas da Célula” na caixa de propriedades da tabela.

Quando você seleciona a aba bordas da célula, você estará alterando as definições de bordas apenas da célula selecionada. Para alterar a borda de todas as células da tabela selecione a aba Bordas da Tabela:

Na aba Bordas da célula você ainda poderá definir uma sombra a sua tabela. Basta marcar a caixa “Sombra” e definir a largura desejada para a sombra.

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Você poderá ainda definir cores e estilos para a sua tabela através da aba “2° Plano da tabela célula”:

MENU TABELA

Quando você posiciona o cursor sob uma tabela, o Notes irá apresentar o menu Tabela. Através deste menu você poderá, inserir uma linha/coluna, excluir uma linha/coluna e anexar linhas e colunas à tabela.

INSERINDO LINHAS E/OU COLUNAS

1. Posicione o cursor em uma célula para inserir uma linha ou coluna.

2. Selecione Tabela / Inserir Linha para inserir uma linha; selecione Tabela / Inserir Coluna para inserir uma coluna.

Quando você insere uma coluna em uma tabela a mesma é inserida à esquerda da coluna onde o cursor está posicionado e quando você insere uma linha em uma tabela a mesma é inserida acima da linha onde o cursor está posicionado.

INSERINDO DIVERSAS LINHAS OU COLUNAS

1. Posicione o cursor em uma célula para inserir as linhas ou colunas.

2. selecione Tabela / Inserir Especial.

3. Especifique o número de linhas ou colunas a ser inserido.

4. Selecione Coluna(s) ou Linha(s).

5. Clique em Inserir.

Caso você queira inserir linhas abaixo da tabela ou colunas à direita da tabela selecione Incluir na caixa Inserir Linha/Coluna ou utilize os comandos Tabela / Anexar Linha ou Tabela / Anexar Coluna. O efeito destes dois comandos será o mesmo.

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EXCLUINDO LINHAS OU COLUNAS DA TABELA

Para excluir linhas ou colunas de uma tabela. Siga os seguintes passos

1. Selecione as linhas ou colunas a serem excluídas.

2. Selecione Tabela / Excluir Linha(s) Selecionada(s) para excluir as linhas; selecione Tabela / Excluir Coluna(s) Selecionada(s) para excluir a coluna.

3. O Notes irá perguntar se você realmente deseja excluir as linhas ou colunas selecionadas, clique em sim.

Você poderá também utilizar o comando Tabela / Excluir Especial para excluir várias linhas e/ou colunas de uma tabela. Para isto siga os seguintes passos:

1. Selecione uma célula da tabela.

2. Selecione Tabela / Excluir Especial.

3. Especifique o número de linhas ou colunas a ser excluído.

4. Selecione Coluna(s) ou Linha(s).

5. Clique em Excluir.

6. O Notes irá perguntar se você realmente deseja excluir as linhas ou colunas, clique em sim.

Quando você utiliza o comando Tabela / Excluir especial o Notes irá apagar a coluna onde está o cursor e as colunas à direita de onde está o cursor, e as linhas onde está o cursor e abaixo de onde está o cursor.

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MESCLANDO E DIVIDINDO CÉLULAS

Você poderá mesclar várias células de uma tabela em uma só. Para mesclar células de uma tabela siga os seguintes passos

1. Selecione as células que você deseja mesclar.

2. Selecione Tabela / Mesclar Células.

Para dividir as células de uma tabela siga os seguintes passos:

1. Posicione o cursor na célula mesclada que você deseja dividir.

2. Selecione Tabela / Dividir Célula.

COR DE FUNDO E IMAGENS DE FUNDO EM DOCUMENTOS

Quando você cria um novo documento no Notes, como uma mensagem de correio eletrônico, por default este documento tem a cor branca. Você poderá definir um documento com outras cores e também poderá inserir uma imagem de fundo no documento. Para isto siga os seguintes passos.

1. Abra o documento que você deseja alterar a cor de fundo ou inserir uma imagem de fundo.

2. Coloque o documento no modo Editar (CTRL + E).

3. Selecione Arquivo / Propriedades do Documento.

4. Selecione a aba 2° Plano.

5. Em Cor selecione a cor desejada para o fundo do documento. Clicando sob o botão “Redefinir para cor do formulário”, você irá retornar a cor de fundo para o padrão (branco).

6. Em Importar selecione o arquivo de imagem desejado para ser inserido como fundo de documento.

7. Clique em para fechar as propriedades do documento.

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REALÇANDO TEXTOS

Você poderá realçar textos no Notes utilizando o recurso de Realce. O Realce colore o texto como se fossem aquelas canetas para marcação de livros. Para fazer isto siga os seguintes passos:

1. Selecione Texto / Realce / Usar Realce Amarelo, Rosa ou Azul. O ponteiro do mouse irá se transformar em uma caneta.

2. Clique e arraste o ponteiro do mouse, da esquerda para a direita, sob o texto ao qual você deseja realçar.

Para apagar o realce de um texto arraste o mouse sobre o texto realçado da direita para a esquerda.

Para desativar o realce, selecione Texto / Realce / Usar Realce Amarelo, Rosa ou Azul.

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CORREIO ELETRÔNICO E LISTA DE ENDEREÇOS O Correio Eletrônico do Notes é equivalente a qualquer outro software de Correio Eletrônico

do mercado. No entanto, ele é um banco de dados do Notes onde poderão ser usados todos os recursos de gerenciamento que os bancos de dados do Notes permite (não iremos ver como gerenciar bancos de dados aqui pois isto é uma tarefa exclusiva do administrador do Notes) e onde cada mensagem é um documento do banco de dados de correio eletrônico, ou seja, você poderá usar todos os recursos de edição de documentos vistos acima em uma mensagem de correio eletrônico.

ABRINDO O CORREIO ELETRÔNICO

Para abrir o correio eletrônico do Notes você poderá:

• Clicar no botão do correio na Barra de Indicadores .

• Na área de trabalho do Notes clicar duas vezes sob o ícone do correio eletrônico .

Isso funciona somente se houver um ícone do seu banco de dados de correio em sua área de trabalho. Se não houver, selecione Arquivo / Banco de dados / Abrir para adicionar o ícone à sua área de trabalho. Se não souber em qual servidor está o seu banco de dados de correio, consulte o Administrador do Domino.

O Número apresentado sob o ícone do correio eletrônico quer dizer o número de mensagens não lidas existentes no banco de dados correio eletrônico. Para atualizar o número de mensagens não lidas em seu correio eletrônico pressione F9.

VISÃO GERAL DO CORREIO ELETRONICO

Quando você abre o correio eletrônico do Notes você verá as seguintes pastas:

A pasta Caixa de Entrada é pasta onde são armazenadas suas novas mensagens. Você poderá a qualquer momento pressionar F9 para atualizar a pasta de entrada com novas mensagens de correio eletrônico.

A pasta Rascunho é onde são colocadas mensagens salvadas por você como rascunho para que seja enviada posteriormente. Veremos mais adiante como criar uma mensagem e salvá-la como um rascunho

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A pasta Enviado é onde são armazenadas todas as mensagens que você enviou.

A pasta Todos os Documentos contém todas as mensagens de todas as pastas do correio eletrônico.

A pasta Lixo é onde são armazenadas todas as mensagens em que você apagou.

A pasta Linhas de Discussão permite uma visão de todas as suas mensagens com suas respostas, para que você tenha uma visão geral de suas discussões.

A pasta Regras contém todas as regras em que você criou para filtrar suas mensagens. Veremos como criar regras mais adiante.

A pasta Timbre contém todos os timbres que você criou para enviar suas mensagens. Veremos como criar timbres de mensagens mais adiante.

Você poderá criar e excluir pastas no banco de dados Correio Eletrônico da mesma como já foi visto no item PASTAS.

A PASTA CAIXA DE ENTRADA

Como já foi dito, a pasta Caixa de Entrada é a visão que contém as mensagens recebidas da rede Notes ou da Internet. Iremos ver agora as principais funções da Caixa de Entrada.

ABRINDO UMA MENSAGEM

Quando você recebe uma mensagem a mesma é mostrada na caixa de entrada. Para ler a mensagem basta que você clique duas vezes sobre a mesma. A mensagem será aberta em uma nova janela.

Você poderá ler a mensagem através do painel de visualização também. Para isto siga os seguintes passos.

1. Selecione Exibir / Visualizar Documento / Mostrar Visualização. O Notes irá abrir o Painel de Visualização abaixo do Painel de Mensagens.

2. Clique na mensagem que você deseja visualizar. Cada mensagem que você selecionar será mostrada no Painel de Visualização.

Para navegar entre as mensagens clique TAB para ir para a próxima mensagem ou SHIFT + TAB para ir para a mensagem anterior.

FECHANDO UMA MENSAGEM

Para fechar uma mensagem aberta basta teclar ESC ou clicar em .

VERIFICANDO POR NOVAS MENSAGENS

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Você poderá verificar por novas mensagens a qualquer momento teclando a tecla de atualização (F9) ou poderá configurar para que o Notes faça isto para você em um determinado intervalo de tempo. Para isto siga os seguintes passos.

1. Selecione Arquivo / Preferências / Preferências do Usuário.

2. Selecione em "Correio e Notícias" .

3. Selecione a caixa .

4. Digite um valor no campo "Verificar nova mensagem a cada x minutos" para alterar o intervalo no qual o Notes verifica novas mensagens.

• Você poderá fazer com que o Notes emita um aviso sonoro um uma mensagem visual para novas mensagens para isto selecione ou não as opções: “Aviso sonoro" e "Aviso visual".

5. Clique em “OK”.

MENSAGENS LIDAS E NÃO LIDAS

Como já foi dito, mensagens não lidas são mostradas em vermelho com uma estrela o painel à esquerda do Painel de Mensagens como mostra a figura abaixo

O Notes mostra todas as mensagens lidas e não lidas na Caixa de Entrada para visualizar somente as mensagens não lidas siga os seguintes passos:

1. Selecione Exibir / Mostrar / Apenas não lidos. O Notes irá mostrar apenas as mensagens não lidas. Repita este procedimento para que sejam mostradas toda as mensagens.

AS AÇÕES DA CAIXA DE ENTRADA

A Caixa de Entrada do Correio Eletrônico possui os seguintes botões de ação:

Estes botões são comuns também às pastas “Rascunhos”, “Enviado”, “Todos os Documentos”, “Linhas de Discussão” e qualquer outra pasta criada por você. A seguir iremos ver a função de cada um destes botões.

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CRIANDO NOVAS MENSAGENS

Para criar uma mensagem no Notes siga os seguintes passos:

1. Clique sob o botão “Novo Memorando” ou selecione Criar / Memorando. O notes irá abrir uma visão para que você escreva sua mensagem semelhante à figura abaixo:

2. No campo “Para”, digite o(s) endereço(s) da(s) pessoa(s) para quem você irá enviar a mensagem. Repare que quando você está digitando um endereço, da rede Notes, este endereço é reconhecido automaticamente. Você não precisará digitar todo o endereço, basta começar a digitar um endereço e teclar ENTER para que o Notes complete o resto para você. Para inserir vários destinatários você deverá separar os endereços com ponto-e-virgula(;).

3. No campo “cc:” digite o(s) endereço(s) de destino para quem você deseja enviar uma cópia desta mensagem.

4. No campo “cco:” digite o(s) endereço(s) de destino para quem você deseja enviar uma cópia carbono desta mensagem. Cópia carbono é um recurso de Correio Eletrônico em que os destinatário inseridos neste campo recebem uma cópia da mensagem, mas os usuários listados nos campos “Para:” e “cc:” não ficam sabendo que este usuário recebeu uma cópia do comando, ou seja, quando você recebe uma mensagem o Notes lista os nomes dos destinatários na mensagem, no entanto, os usuários do campo “cco:” não são listados.

5. Em “Assunto” digite um texto para o assunto da mensagem.

6. No painel abaixo de “Assunto” digite o texto da mensagem. Note que você poderá usar os recursos de formatação de documentos vistos anteriormente, pois como já visto uma mensagem é um documento do Notes.

7. Clique em “Enviar” para enviar a mensagem.

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AÇÕES AO ENVIAR MENSAGENS

Ao editar uma mensagem de Correio Eletrônico, teremos os seguintes botões de ação:

A seguir veremos para que servem estes botões de ações:

ENVIANDO UMA MENSAGEM

Envia uma mensagem.

ENVIANDO E ARQUIVANDO UMA MENSAGEM

Envia uma mensagem e ao mesmo tempo abre uma janela para que você possa arquivar esta mensagem, conforme figura abaixo:

Selecione a pasta na qual você deseja arquivar sua mensagem ou clique em “Criar Nova Pasta” para criar uma nova pasta para o arquivamento.

O Notes sempre mantém uma cópia das mensagens enviadas na pasta Enviado. No entando , se você selecionar mover esta cópia será movida para a pasta seleciona anteriormente, se você selecionar Adicionar o Notes irá manter uma cópia da menagem na pasta Enviado e na pasta selecionada anteriormente.

SALVANDO UMA MENSAGEM COMO RASCUNHO

O Notes irá salvar a mensagem que está sendo editada na pasta rascunhos para que você possa posteriormente recuperá-la e continuar a sua edição.

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ENDEREÇANDO UMA MENSAGEM

Este botão é usado para voa endereçar suas mensagens ou procurar um determinado destinatário em que você não conhece seu endereço eletrônico. Quando você clicar sob o botão de ação “Endereçar”, irá aparecer uma caixa de diálogo semelhante à figura abaixo:

Para procurar um destinatário siga os seguintes passos:

1. Em procurar selecione a lista ou o caderno de endereços onde você deseja procurar seu destinatário. Irá aparecer uma lista de todos os usuários .

2. Em “Inicia com” digite o nome do destinatário que você está procurando. Enquanto você estiver digitando o Notes irá posicionar sob o nome em que você está digitando. Você poderá também usar as teclas de direção, PG-UP e PG-DOWN para procurar um nome na lista.

3. Clique sob os botões “Para>”, “cc>” ou “cco>” para adicionar os destinatários à sua lista de destinatário.

4. Clique em “OK”. O Notes irá adicionar os destinatários selecionados nos campos de destinatário correspondentes de sua mensagem.

Clicando sob o botão remover você remove destinatários selecionados em sua lista de “Destinatários”, clicando em remover tudo você irá remover todos os destinatários incluídos em sua lista de “Destinatários”.

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OPÇÕES DE ENTREGA DE MENSAGENS

Você poderá definir opções de entrega para suas mensagens. Abaixo iremos explicar as opções mais importantes de opções de entrega. Ao clicar sob o ícone “Opções de entrega”. Será apresentada a seguinte janela de diálogo:

Em “Importância” selecione a importância de sua mensagem: Baixo, Normal ou Alto. Se você selecionar “Alto” o destinatário irá receber uma mensagem com um ponto de exclamação indicando esta mensagem tem alta importância.

Em “Relatório de entrega” selecione um dos tipos de relatórios de entrega:

• Nenhum – Você não receberá nenhum relatório de entrega.

• Somente para falhas – Você irá receber uma mensagem de relatório se houver algum erro no envio da mensagem.

• Confirmar entrega – Você irá receber uma mensagem de relatório indicando que a mensagem enviada foi entregue ao seu destinatário.

• Rastrear caminho inteiro - Você irá receber uma mensagem de relatório indicando todos os servidores Domino ou não pelos quais aquela mensagem passou.

Em “Prioridade de entrega”, selecione a prioridade que sua mensagem terá para entrega: Normal, Baixo ou Alto. Esta prioridade irá depender do uso do servidor Domino, no entanto, você conseguirá uma maior prioridade no envio de suas mensagens selecionando “Alto”.

Selecione a caixa “Aviso de recebimento”, para que você receba uma mensagem de confirmação de leitura quando o destinatário selecionar sua mensagem.

Selecione a caixa “Impedir cópia” para impedir que o destinatário de sua mensagem copie a mensagem recebida. Isto irá impedir a cópia para a área de transferência do Windows, impede que a mensagem seja transferida para outros usuários e que seja impressa.

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Selecione “Verif. Ortográfica Automática” para que o Notes verifique a ortografia de sua mensagem antes de enviar.

FERRAMENTAS DE ENVIO DE MENSAGEM

Ao enviar uma mensagem, no item ferramentas você terá duas ações:

Inserir Assinatura – Insere uma assinatura no corpo do texto da mensagem. Você terá que definir uma assinatura para poder inseri-la em uma mensagem ou selecionar um arquivo de texto com sua assinatura. Para definir uma assinatura siga os seguintes passos:

1. Com seu correio Eletrônico aberto, selecione Ações / Ferramentas / Preferências.

2. Selecione a aba “Assinatura”.

3. Selecione a caixa “Anexar automaticamente uma assinatura à parte inferior das minhas mensagens não enviadas”, para que o Notes insira sua assinatura em todas as mensagens que você criar.

4. Selecione se o formato de sua assinatura será em texto ou um Arquivo HTML.

5. Digite sua assinatura na caixa “Assinatura”.

6. Clique em “OK”.

Salvar como Timbre – Salva a mensagem como Timbre. O Timbre é uma mensagem padrão, em que você define destinatários fixos e um texto fixo, que você salva para que possa ser usada várias vezes. Por exemplo se você sempre tiver que enviar uma mensagem que se repete várias vezes você poderá salvá-la como Timbre para não precisar ficar reeditando-a.

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Para salvar uma mensagem como timbre siga os seguintes passos:

1. Edite uma nova mensagem com os destinatários e texto desejado.

2. Selecione Ferramentas / Salvar como Timbre.

3. Insira um nome para o Timbre e clique em “OK”.

Ao salvar uma mensagem como Timbre a mesma é salva na pasta Timbre.

A qualquer momento você poderá recuperar esta mensagem e enviá-la novamente alterando algum texto que ache necessário. Sempre que você envia uma mensagem de Timbre uma cópia da mesma é mantida na pasta Timbre.

O Notes possue alguns timbres já pré-definidos paar que você possa usá-los para selecionar um tmbre pré-dfinido do notes siga os seguitens passos:

1. Selecione Ações / Ferramentas / Preferências.

2. Selecione a aba Timbre.

3. Em “Timbre:” selecione um dos timbres disponíveis. Você terá uma visualização dos timbres na caixa “Visualizar:” .

4. Clique “OK”.

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RESPONDENDO MENSAGENS

Para responder a uma mensagem siga os seguintes passos:

5. Selecione a mensagem que você deseja responder.

6. Clique em .

7. Selecione uma das ações a seguir:

• Responder – Para apenas responder à mensagem selecionada ao seu remetente.

• Responder com Histórico – Para responder à mensagem selecionada mantendo o texto da mensagem recebida ao seu remetente.

• A Todos – Para responder à mensagem enviando uma cópia para todos os destinatários e o remetente da mensagem selecionada.

• A Todos com Histórico - Para responder à mensagem enviando uma cópia para todos os destinatários e o remetente da mensagem selecionada e mantendo o texto da mensagem recebida.

8. Escreva a resposta da mensagem.

9. Clique em .

REPASSANDO UMA MENSAGEM

Quando você recebe uma mensagem você poderá repassá-la a outros destinatários. Para isto siga os seguintes passos:

1. Selecione a mensagem que você deseja repassar.

2. Clique em .

3. Insira os destinatários para quem você irá repassar a mensagem.

4. Digite algum texto adicional ao corpo da mensagem.

5. Clique em .

EXCLUINDO MENSAGENS

Para excluir uma mensagem consulte o item “EXCLUINDO DOCUMENTOS”, sendo que você

poderá também usar o botão .

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A AÇÃO PASTA

Ao clicar sob o botão pasta você poderá executar uma das ações a seguir:

Criar pasta – cria uma pasta. Consulte o item “CRIANDO UMA PASTA” para maiores detalhes.

Mover para a pasta – move ou copia a mensagem selecionada para uma pasta.

Para mover ou copiar mensagens de uma pasta para outra siga os seguintes passos:

1. Selecione a mensagem que você deseja copiar ou mover. Selecione Pasta / Mover para a pasta. O notes irá apresentar a seguinte caixa de diálogo:

2. Selecione a pasta de destino.

3. Selecione em “Mover” para mover a mensagem ou selecione “Adicionar” para que a mensagem seja copiada.

Remover da pasta – Remove uma mensagem da pasta atual.

AÇÃO COPIAR EM

A ação copiar em, copia a mensagem selecionada em uma nova mensagem, em um novo item da Agenda ou um novo item da sua lista A Fazer. Quando você seleciona uma mensagem e seleciona a ação Copiar em / Novo Memorando é criada uma nova mensagem com uma cópia da mensagem selecionada. Você poderá editar esta mensagem e enviá-la como se fosse uma nova mensagem.

Iremos ver mais adiante as ações “Nova entrada na Agenda” e “Novo A Fazer”.

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AÇÃO FERRAMENTAS DA CAIXA DE ENTRADA

Ao clicar sob o botão “Ferramentas” você poderá executar uma das ações a seguir:

Preferências – Define as preferências para novas mensagens e Agenda. Este comando é semelhante à você selecionar Ações / Ferramentas / Preferências. Veremos este comando mais detalhes mais adiante.

Ausência do Escritório – Define regras para quando você estiver ausente do escritório. Este comando é útil para quando você for viajar ou sair em férias e desejar um aviso para que quando outro usuário envie uma mensagem para você ou tente acessar sua agenda saiba que você está ausente da empresa. Ao clicar sob a ação “Ausência do Escritório” será mostrada a seguinte caixa de diálogo:

Na aba Datas defina o período em que você estará ausente da empresa nas caixas “Saída” e “Retorno”. Defina se você quer que outras pessoas vejam sua agenda como acupada neste período marcando a caixa “Marcar Horário não disponível para essas datas”.

Na aba “Mensagem de Ausência do Escritório” defina uma mensagem e o assunto desta mensagem que as pessoas irão receber ao enviarem uma mensagem para você.

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Você poderá definir uma mensagem para que quando uma pessoa em especial lhe enviar uma mensagem. Selecione a aba Mensagem Especial:

Defina a mensagem, o título da mensagem, e a pessoa para quem se destina esta mensagem no campo “Para:”.

Você poderá ainda definir algumas exceções para suas mensagens de Ausência do Escritório na aba Exceções.

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Marque a caixa “Não responder automaticamente a mensagens de endereços da Internet” para que apenas usuários da rede Notes recebam suas mensagens de ausência do escritório. Mensagens de usuários vindas da Internet não receberão suas mensagens de ausência do escritório. Selecione pessoas ou grupos de pessoas em que você não deseja que recebam suas mensagens de ausência de escritório na caixa “Não responder automaticamente a mensagens destas pessoas ou grupos”. Na caixa “Não responder automaticamente a mensagens endereçadas a estes grupos” você poderá definir apenas os grupos que deseja que não recebam suas mensagens de ausência de escritório. Você poderá definir uma frase que esteja em um assunto de uma mensagem para que o remetente não receba suas mensagens de ausência do escritório em “Não responder automaticamente se o assunto contiver estas frases.

Clique em “Ativar” e depois em “OK” para que suas definições de ausência do escritório possam ser ativadas.

Para desativar as definições de Ausência do Escritório abra seu correio eletrônico selecione Ferramentas / Ausência do Escritório e clique em “Desativar”.

Adicionar Remetente à Lista de Endereços – Adiciona o remetente da mensagem selecionada à sua Lista de endereços. Iremos ver este item mais adiante com mais detalhes.

Novo Memorando – Usando Timbre – Cria uma nova mensagem de correio eletrônico usando um Timbre. Quando você clica sob este comando será aberta uma caixa de diálogo com todos os Timbres criados por você. Selecione o Timbre desejado e clique em “OK”. Será criada uma nova mensagem com o Timbre que você escolheu.

A PASTA LIXO

A pasta lixo armazena documentos para que depois você os apague. Para apagar todos os

documentos da pasta Lixo selecione o comando . Para apagar apenas um documento da

pasta lixo selecione o documento desejado e pressione .

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A PASTA REGRAS

A pasta regras define filtros para o recebimento de mensagens.

A seguir veremos cada uma das ações da pasta regras

CRIANDO REGRAS

Para criar uma nova regra clique o botão . Será apresentada a caixa de diálogo abaixo:

Siga os seguintes passos:

1. Marque uma das opções “Ativado” ou “Desativado” para definir o status da regra que você está criando. Se você definir como “Desativado” o Notes não executará a ação desta regra.

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2. Selecione uma parte da mensagem onde a regra irá agir. Selecione um estado para a regra e especifique a condição desejada. Por exemplo você poderá selecionar “remetente”, “contém”, rodrigo para que a regra atue sobre uma mensagem que possui no remetente o texto rodrigo.

3. Clique em Adicionar para adicionar a condição desejada à regra.

Você poderá adicionar quantas condições desejar, determinando qual atributo será utilizado AND ou OR e se esta regra é uma “Condição” ou “Exceção”. Por exemplo para selecionar uma mensagem que contenha a palavra “rodrigo” no remetente e o assunto contém a palavra “reunião”, exceto quando assunto contiver a palavra “Notes”. Sua regra deverá ser como a da figura abaixo:

4. Para remover uma condição, selecione a condição e clique em “Remover”. Clique em “Remover Todos” para remover todas as condições criadas.

5. Depois de determinada a regra você definida qual ação será tomada sobre a mensagem selecionada em “Especificar Ações”.

6. Selecione um dos tipos de ação: . Clique em “Adicionar Ação”.

7. Você poderá adicionar quantas ações desejar. Para remover uma ação selecione a ação e clique em “Remover” ou clique e “Remover Todos” para remover todas as ações.

8. Clique em “OK” para criar a regra.

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Para editar uma regra selecione a regra que você deseja editar e selecione a ação

ou dê um duplo clique sob a regra.

Para excluir uma regra selecione a regra e pressione o botão ou pressione DEL.

Os botões de ação “Mover para cima” e “Mover para baixo” são utilizados para dar prioridade às suas regras. O Notes aciona as regras de acordo com a ordem em que elas se encontram na pasta “Regras”.

DELEGAÇÃO DE CORREIO ELETRÔNICO

Você poderá delegar para que sua caixa de correio eletrônico possa ser aberta por outras pessoas e que tipo de acesso estas pessoas terão. Para definir o acesso a seu correio eletrônico siga os seguintes passos:

1. No seu banco de dados de correio eletrônico selecione Ações / Ferramentas / Preferências.

2. Selecione a aba Delegação. Será apresentada a caixa de diálogo abaixo:

3. Em “Permitir que as seguintes pessoas” selecione em cada situação as pessoas a quem você deseja dar acesso a sua caixa de correio eletrônico.

4. Clique em “OK”.

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ACESSANDO O CORREIO ELETRÔNICO DE OUTRA PESSOA

Uma vez que outra pessoa tenha dado acesso a seu correio eletrônico. Siga os seguintes passos para poder acessá-lo.

1. Selecione Arquivo / Banco de dados / Abrir.

2. Selecione o Banco de Dados de correio da pessoa na qual você tem acesso.

3. Clique em “Abrir”.

A LISTA DE ENDEREÇOS

A lista de endereços do Notes é semelhante a um caderno de anotações de endereços e telefones. Ela é usada para que você mantenha seus contatos. Para abrir sua lista de endereços clique sob o

botão correspondente na Barra de Indicadores .

ADICIONANDO CONTATOS À SUA LISTA DE ENDEREÇOS

A Lista de Endereços possui três visões. A visão Contatos, Contatos por Categoria e Grupos. A seguir veremos cada uma das três visões.

A VISÃO CONTATOS

A visão contatos representa o seu caderno de endereços propriamente dito. Nela você irá armazenar todos os seus contatos. Note que quando você está digitando um endereço de correio eletrônico o Notes primeiro procura este endereço na sua lista de contatos e depois no diretório do Notes.

ADICIONANDO UM CONTATO

Para adicionar um contato à sua Lista de Endereços. Siga os seguintes passos:

1. Selecione a visão contatos.

2. Selecione o botão . Será aberto um documento para que você preencha os dados do contato desejado.

3. Preencha os dados e pressione o botão . O Notes adiciona o contato a sua Lista de Endereços.

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EXCLUINDO UM CONTATO

Para excluir um contato, basta apagar o documento de contato. Selecione o contato,

pressione DEL ou pressione o botão .

EDITANDO UM CONTATO

Para editar um contato, basta clicar duas vezes sob o seu documento editar os dados

desejados e pressionar o botão .

GRUPOS DE CONTATO

Grupos de contatos são utilizados para que você tenha uma lista de endereço de correio eletrônico mais acessível. Quando você cria um grupo de contato basta você digitar o nome do grupo como destinatário de correio eletrônico, assim você evita de inserir o nome de todos os destinatários deste grupo.

Para criar um grupo de contatos, siga os seguintes passos:

1. Na visão contatos pressione o botão Ferramentas e selecione “Criar Grupo”. Será aberto um documento para que você crie o seu grupo de contatos conforme figura abaixo:

2. Digite um nome para o seu grupo de contatos.

3. Selecione o Tipo de grupo de contatos. Clicando sob a seta você verá os tipos de grupo disponíveis. Para um grupo de destinatários de mensagem selecione o tipo “Somente correio”.

4. Digite uma Descrição para este grupo.

5. Insira os membros deste grupo. Clicando sob a seta você terá acesso a sua lista de endereços e ao diretório do Notes. Os usuários deverão ser separados por ponto-e-vírgula (;).

6. Pressione o botão . O seu grupo será criado e salvo na visão Grupos.

Para endereçar uma mensagem ao grupo criado basta digitar como destinatário o nome que você deu ao grupo.

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CATEGORIZANDO CONTATOS

Categorizar contatos é uma maneira de você organizar seus documentos de contatos em categorias. Para categorizar seus contatos siga os seguintes passos:

7. Selecione o documento a ser categorizado na visão contatos por categorias.

8. Pressione o botão . Será apresentada uma caixa de diálogo conforme figura abaixo:

9. Na caixa “Nova categorias:” digite o nome que você quer dar à categoria. Por exemplo Contatos Zargon.

10. Clique em “OK”. Será criada uma nova categoria e o documento selecionado será inserido nesta categoria.

Para categorizar um documento em uma categoria já existente. Siga os seguintes passo:

1. Selecione o documento a ser categorizado na visão contatos por categorias.

2. Pressione o botão . Será apresentada uma caixa de diálogo conforme figura abaixo:

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3. Selecione uma das categorias existentes e clique em “OK”.

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AGENDA E A FAZER A Agenda e A Fazer fazem parte do banco de dados de correio. Através da agenda você

gerencia seus horários assim como horários de seu grupo de trabalho. O A Fazer é um local onde você armazena suas tarefas diárias.

ABRINDO A AGENDA

Para abrir sua agenda clique no botão Agenda na barra de indicadores , ou

você poderá acessá-la também através do atalho em seu correio eletrônico .

Ao abrir a agenda você verá um calendário no Painel de navegação. Este calendário é apresentado em todas as visões da agenda e é usado para você navegar entre os dias do ano.

Para selecionar um dia clique no dia correspondente. Para navegar entre os meses clique em uma das setas para esquerda ou para a direita .

A agenda possui quatro visões Agenda, Reuniões, Agenda de Grupo e Lixo.

A seguir veremos as visões mais importantes da agenda.

A VISÃO AGENDA

A visão agenda é a sua agenda propriamente dita. Ela possui os dias da semana e sempre que você abre a agenda ela é posicionada no dia atual e mostra uma visão de sete dias. Você poderá alterar

a quantidade de dias mostrados selecionando um dos botões de visão de dias . O número de dias mostrado é correspondente ao número do botão. Você ainda poderá definir que apareçam

horários em sua agenda clicando sob o botão de horário .

Você poderá ainda navegar entre as semanas clicando sob uma das setas para esquerda ou

para direita que estão na parte inferior direita da visão da agenda . Clicando sob o sol você irá direto para o dia atual.

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INSERINDO UM ÍTEM NA AGENDA

Para inserir um item na agenda, siga os seguintes passos:

1. Na visão agenda dê um duplo clique sob o dia do compromisso ou pressione o botão

ou ainda pressione o botão e selecione um dos itens. Será aberto um documento semelhante ao da figura abaixo:

2. Repare que este é um Tipo de entrada de reunião. Os itens do documento variam de acordo com o tipo de entrada selecionada.

3. Na caixa “Tipo de entrada” você poderá mudar entre um dos cinco tipos de entrada.

4. Insira um Assunto e Local do compromisso, especifique a data de início e termino e a Descrição do compromisso se desejar.

5. Selecione a caixa caso este compromisso vá se repetir várias vezes. Ao marcar a caixa “Repetir” será aberta uma caixa de diálogo onde você irá definir a repetição de seu compromisso.

6. No caso de você estar marcando uma reunião selecione a aba e selecione os participantes da reunião a serem convidados.

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7. Selecione a aba “Opções” para definir opções de seu compromisso.

• Marque a caixa “Manter Disponível” para que o horário deste compromisso fique disponível em sua agenda apesar do compromisso.

• Marque a caixa “Marcar como particular” para que o compromisso seja marcado como particular e outras pessoas não possam vê-lo.

• Marque a caixa “Notificar” para que o Notes o notifique uma mensagem antes do horário do compromisso.

• Selecione uma das categorias para o compromisso em “Categorizar”.

8. Pressione ou no caso de uma reunião pressione . O Notes irá salva o documento como uma entrada na agenda e no caso de uma reunião irá enviar uma mensagem de convite para seus participantes.

Quando você envia um convite de reunião o Notes adiciona uma entrada na agenda do participante e manda uma mensagem que adicionada à sua Caixa de Entrada e à visão Reuniões.

EXCLUINDO UM COMPROMISSO

Para excluir um compromisso selecione o compromisso em que você deseja excluir e pressione DEL.

GERENCIANDO UMA REUNIÃO

Ao marcar uma reunião você poderá executar ações para o acompanhamento e gerenciamento da mesma. Iremos ver agora as ações que o proprietário de uma reunião poderá executar sobre a mesma.

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AÇÕES DO PROPRIETÁRIO DA REUNIÃO

Caso tenha marcado uma reunião, você poderá executar uma das seguintes ações:

Reprogramar uma reunião – Para reprogramar uma reunião, siga os seguintes passos:

1. Selecione na agenda a reunião marcada.

2. Pressione o botão e selecione “Reprogramar”. Será apresentada a caixa de diálogo abaixo:

3. Na caixa de diálogo “Opções de reprogramação” selecione a nova a data e o horário para a reunião.

4. Pressione “Verificar Programações...” para verificar o horário dos participantes convidados para esta reunião.

5. Selecione a caixa “Incluir comentários adicionais no aviso” para que os participantes sejam avisados sobre o novo horário da reunião.

6. Pressione “OK”.

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Cancelar uma reunião – Caso você tenha marcado uma reunião e queira cancelá-la , siga os seguintes passos:

1. Selecione na agenda a reunião marcada.

2. Pressione o botão e selecione “Cancelar”. Será apresentada a caixa de diálogo abaixo:

3. Marque a caixa “Excluir entrada da agenda e todas as respostas” para que todos os documentos relacionados a esta reunião sejam excluídos e/ou marque “Incluir comentários adicionais no aviso” para que todos os participantes convidados sejam avisados do cancelamento da reunião.

4. Clique em “OK”.

Confirmar uma reunião – Caso seja o proprietário de uma reunião você poderá confirmar esta reunião. Para isto siga os seguintes passos:

5. Selecione na agenda a reunião marcada.

6. Pressione o botão e selecione “Confirmar”. Será apresentada a caixa de diálogo abaixo:

7. Marque a caixa “Incluir comentários adicionais no aviso” para que todos os participantes sejam avisados da confirmação da reunião.

8. Clique em “OK”.

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Ver o status dos participantes de uma reunião – Você poderá verificar o status dos participantes convidados a uma reunião a qualquer momento. Para isto siga os seguintes passos:

1. Selecione na agenda a reunião marcada.

2. Pressione o botão e selecione “Exibir status do participante”. Será apresentada a caixa de diálogo abaixo:

3. Através da caixa de diálogo acima você poderá verificar se os participantes convidados, aceitaram ou não o convite para a reunião.

4. Pressione “Fechar” para fechar a caixa de diálogo “Status do Participante”.

Enviar uma mensagem para os participantes de uma reunião – Você poderá enviar uma mensagem para os participantes de uma reunião. Para isto siga os seguintes passos:

1. Selecione na agenda a reunião marcada.

2. Pressione o botão e selecione “Enviar memorando para os Participantes”. Será aberto um documento de mensagem, sendo que, os destinatários serão os convidados da reunião e o assunto da mensagem será preenchido com o assunto reunião.

3. Digite a mensagem desejada.

4. Clique em , para que a mensagem seja enviada aos participantes.

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RECEBENDO CONVITES DE REUNIÃO

Ao receber o convite de uma reunião sua mensagem possuirá os seguintes botões de ação, caso o remetente solicite a resposta da mesma:

Selecione “Responder” para responder à solicitação da reunião ou selecione “Responder com Comentários” caso você queira responder à solicitação introduzindo algum comentário à mensagem de resposta, ou ainda selecione “Informações de solicitação” caso desejar obter mais informações sobre a reunião.

Caso o remetente não solicite uma resposta ao convite de reunião, sua mensagem terá os seguintes botões de ação:

Pressione “Informações de Solicitação” para enviar uma mensagem para obter mais informações sobre a reunião ou Pressione “Adicionar á Agenda” para que o reunião seja adicionada à sua agenda.

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DELEGAÇÃO DE AGENDA

Você poderá delegar que outra pessoa veja os compromissos de sua agenda, para isto siga os seguintes passos:

1. Em sua agenda selecione Ações / Ferramentas / Prefências.

2. Selecione a aba Delegação / Delegação da Agenda. Você verá a seguinte caixa de diálogo

3. Se você desejar que qualquer pessoa leia sua agenda marque o item “Qualquer pessoa pode ler minha Agenda” ou especifique as pessoas que poderão ler sua agenda em “Permitir que apenas as seguintes pessoas leiam minha Agenda” (Os nomes deverão ser separados por vírgula). Selecione o item “Qualquer pessoa pode criar e editar entradas em minha Agenda” caso você deseje dar acesso total a todas as pessoas de sua empresa a sua agenda ou marque o item “Permitir que apenas as seguintes pessoas criem e editem entradas em minha Agenda” para dar acesso total apenas a pessoas específicas (Os nomes devem ser separados por vírgula).

4. Clique em “OK”.

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ACESSANDO A AGENDA DE OUTRA PESSOA

Uma vez que outra pessoa tenha acesso a sua agenda siga os seguitens passos para poder vê-la:

1. Selecione Ações / Ferramentas / Abrir Agenda.

2. Selecione o diretório a ser pesquisada a pessoa na qual você de seja abrir sua agenda.

3. Selecione a pessoa na qual você deseja abrir sua agenda. Você poderá utilizar o recurso “inicia com” digitando o nome do usuário para ir direto para o seu nome.

4. Clique “OK”. Será aberta a agenda do usuário selecionado, caso você tenha acesso à agenda do mesmo.

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PREFERÊNCIAS DE AGENDA

Veremos agora como configurar as preferências de sua Agenda. Para isto selecione Ações / Ferramentas / Preferências, selecione Agenda.

A ABA BÁSICO

Em “Padrões de Agenda” você irá definir os padrões para novos compromissos em sua agenda. O default é para que quando você clicar sobre um dia ou intervalo de tempo de sua agenda, seja criada uma “Reunião” você poderá escolher entre “Compromisso”, “Evento do Dia Todo”, “Aniversário” ou “Lembrete”, ou seja, se você selecionar “Aniversário” o sempre que você der um duplo clique sobre um dia de sua agenda será aberto o formulário de aniversário. Você tabém poderá deverá o intervalo de tempo que terá sua agenda se você definir “Como padrão, programar compromissos e reuniões para 90 minutos” quando você criar um novo compromisso já será alocado um tempo de 1 hora e 30 minutos para o seu novo compromisso. Você poderá ainda definir por quanto tempo os aniversário em sua agenda irão se repetir em “Como padrão, aniversários repetem-se por X anos” você poderá definir que os aniversários marcados em sua agenda sejam mostrados por por exemplo durante 20 anos.

Em “Verificar conflitos de horário automáticamente ao programar” marque a caixa “Ativar para Compromissos/Reuniãos” caso você queira que o Notes emita um aviso quando compromisso em que você criando sobreponha o horário de um outro compromisso já criado.

Em “Categorias pessoais:” digite os nomes de categorias que deseja tornar disponíveis para seleção ao criar uma nova entrada na agenda

A ABA HORÁRIO LIVRE

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Selecione os dias e os horários em que você normalmente tem horários livres. Estes serão os dias e horários que irão aparecer em sua agenda como livres quando outras pessoas acessarem sua agenda.

Em “Permitir que apenas estas pessoas visualizem minhas informações de horário livre:” selecione as pessoas em que poderão ver os horários livres de sua agenda. Se este campo estiver vazio todas as pessoas poderão ver seus horários livres.

A ABA ALARMES

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Nesta aba você define se deseja ou não ativar os alarmes de sua agenda. Marque a caixa “Ativar alarmes” para que os alarmes de sua agenda sejam ativados. Isto fará com que o notes emita um aviso visual sobre antes de seus compromissos você poderá ainda definir um som padrão para que seja emite junto como o aviso visual em “Som padrão:”.

A ABA EXIBIR

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Em “Ao exibir horários na visão Agenda...”, selecione o horário de início e fim de cada dia da agenda. Selecione também quanto irá durar cada intervalo de tempo de sua agenda.

Em Avançado marque a caixa “Não exibir Entradas na Agenda na visão Todos os Documentos do Correio” para que os items de compromisso entre “Compromisso”, “Evento do Dia Todo”, “Aniversário” ou “Lembrete” não apareceçam na visão Todos os Documentos de seu Correio Eletrônico marque a caixa “Não exibir Convites de Reunião na visão Enviados do Correio” para que não seja adicionada uma entrada convites de reunião na visão Enviados de seu Correio Eletrônico.

Selecione os dias que serão apresentados em sua semana de trabalho na caixa de “Os seguintes dias são exibidos na minha visão ‘Semana de Trabalho’. Por exemplo se você selecionar cinco dias

para a sua semana de trabalho o ícone na visão de semana terá esta aparência , caso você selecione

apenas três dias da semana o seu ícone de semana terá esta aparência . Você terá que fechar e abrir a agenda novamente para ver estas modificações.

A ABA AUTOPROCESSAR

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Em Processar Automaticamente Convites de Agenda selecione um dos seguintes:

Selecione "Processar automaticamente solicitações de reunião de todos os usuários" ou "Processar automaticamente solicitações de reunião dos seguintes usuários" para aceitar convites de reunião automaticamente de todas as pessoas ou de pessoas selecionadas. Se um convite entrar em conflito com outra reunião, o Notes enviará um Aviso de Recusa para a pessoa que enviou o convite.

Selecione "Delegar convites de reunião para a seguinte pessoa" para repassar todos os convites de reunião para uma pessoa selecionada.

Selecione "Gerenciamento de Caixa de Entrada" para que você mesmo gerencie sua Caixa de Entrada processando manualmente seus convites de reunião.

Marque a caixa “Remover convites de reunião da minha Caixa de Entrada após responder” para que quando você responder a um convite de reunião o mesmo seja apagado de sua caixa de entrada de Correio Eletrônico.

Selecione uma das três opções:

• As mensagens de reunião são exibidas na minha Caixa de Entrada

Se desejar que as mensagens de reunião sejam exibidas na sua caixa de entrada.

• Não exibir Respostas de Reunião na minha Caixa de Entrada

Se não desejar ver as respostas a convites de reunião que você enviar em sua Caixa de Entrada.

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• Não mostrar mensagens de Reunião na minha Caixa de Entrada

Se não desejar que as mensagens de reunião sejam exibidas na sua Caixa de Entrada. Isso será útil se você tiver delegado a programação de reuniões a outra pessoa.

A ABA A FAZER

Marque a caixa “Sempre mostrar A Fazer atual na agenda do dia” para que entradas de sua lista A Fazer sejam exibidas também em sua agenda.

A FAZER

O A Fazer funciona como um bloco de notas em que você define suas tarefas A Fazer, você poderá também delegar itens a fazer a outros usuários Notes.

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Para abrir o A Fazer selecione o seu ícone na barra de indicadores.

CRIANDO UM ÍTEM A FAZER

Para criar um item a fazer siga os seguintes passos:

1. Abra a Lista A Fazer, pressione o botão , será aberto um documento para você definir seu item A Fazer, conforme figura abaixo:

2. Em “Assunto” digite o assunto do item. Defina quando deverá ser iniciado este A Fazer, o prazo para o término e a Prioridade.

3. Selecione o Tipo “A Fazer Pessoal”, para definir um A Fazer pessoal, ou “Grupo A Fazer” para um A Fazer em grupo.

4. Marque a caixa “Repete” caso você queira que este item repita por vários dias, semanas ou meses.

5. No caso de você estar marcando um A Fazer de grupo selecione a aba “Participantes” e selecione os participantes do item A Fazer.

6. Selecione a aba “Opções” para definir opções do item A Fazer.

• Marque a caixa “Marcar como particular” para que o compromisso seja marcado como particular e outras pessoas não possam vê-lo.

• Marque a caixa “Notificar” para que o Notes o notifique uma mensagem antes do horário do compromisso.

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• Selecione uma das categorias para o A Fazer em “Categorizar”.

7. Pressione ou no caso de um A Fazer de grupo pressione

. O Notes irá salva o documento como uma entrada no A Fazer e no caso de um A Fazer de grupo será salva uma cópia do item na visão enviar uma mensagem para cada componente do grupo.

Quando você cria um item A Fazer este item é inserido no seu A Fazer e no A Fazer dos participantes.

CONCLUINDO UM ÍTEM A FAZER

Quando você concluir um item A Fazer, clique duas vezes sobre o documento e pressione o botão

ou ainda selecione o item e pressione o botão .

Uma vez que você tenha marcado um A Fazer como concluído você poderá retorna o item ao estado de

não concluído pressionando o botão .

RECEBENDO SOLICITAÇÕES A FAZER

Ao receber uma solicitação a fazer sua mensagem possuirá os seguintes botões de ação, caso o remetente solicite a resposta da mesma:

Selecione “Responder” para responder à solicitação do A Fazer ou selecione “Responder com Comentários” caso você queira responder à solicitação introduzindo algum comentário à mensagem de resposta, ou ainda selecione “Informações de solicitação” caso desejar obter mais informações sobre a reunião. Se a tarefa já estiver concluída pressione “Concluído”

Caso o remetente não solicite uma resposta ao item A Fazer, sua mensagem terá os seguintes botões de ação:

Pressione “Informações de Solicitação” para enviar uma mensagem para obter mais informações sobre o item A Fazer ou Pressione “Adicionar a Lista A Fazer” para que o item seja adicionado à sua lista A Fazer. Caso a tarefa já esteja concluída pressione o botão “Concluído”.

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EXCLUINDO UM ÍTEM A FAZER

Para excluir um item a fazer, selecione o item e tecle DEL ou pressione o botão . Pressione F9 para atualizar as visões.

AS VISÕES DO A FAZER

Você possui três visões em seu A Fazer.

Por Prazo Final – Esta visão fornece os itens a fazer de acordo com seu prazo de encerramento conforme figura abaixo:

Por Categoria – Os itens A Fazer são listados de acordo com a categoria selecionada ao criar o item

Repare que nesta visão são colocadas as prioridades á esquerda de cada documento de tarefa.

Por Status – Os itens a fazer são listados de acordo com seu status.

Um item marcado com o sinal significa que já foi concluído.

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AGENTES Agentes no Notes são uma forma de você automatizar tarefas. Os agentes podem ter uma

forma mais completas como os feitos para gerenciar documentos no Domino ou agentes feitos em Java ou LotusScript. Nesta seção iremos ver apenas agentes mais simples como agentes para: Responder a mensagens de correio, repassar mensagens, enviar documentos, copiar documentos de um banco de dados ou pasta para outro e excluir documentos.

Os agentes que você irá criar deverão ser agentes locais para isto antes de criar qualquer agente selecione Arquivo / Preferência / Preferências do usuário e marque a caixa

, Clique em “OK”.

CRIANDO UM AGENTE

Para criar um agente siga os seguintes passos:

1. Abra o banco de dados em que você deseja criar o agente.

2. Selecione Criar / Agente.

3. Selecione quando o agente deverá ser executado em "Quando deve ser executado este agente?". Se você selecionar as opções Por Hora", "Por Dia", "Por Semana", "Por Mês" ou "Se os Documentos Foram Criados ou Modificados" pressione o botão “Programar” para definir o horário específico em que este agente deverá ser executado.

4. Em "Sobre qual(ais) documento(s) ele deve agir?" Selecione em que tipo de documentos este agente irá agir. Pressione o botão “Adicionar Pesquisa” para obter uma lista mais detalahda de locais onde o agente irá agir.

5. Selecione "Ação(ões) simples" na lista "Executar".

6. Pressione o botão “Adicionar Ação” para definir uma ou mais ações a serem executadas pelo agente.

7. Pressione ESC, clique em “Sim” para Salvar o agente.

EXIBINDO A LISTA DE AGENTES

Para que você veja a lista de seus agentes em um banco de dados siga os seguintes passos:

1. Abra o banco de dados onde está o agente.

2. Selecione Exibir / Agentes.

EDITANDO UM AGENTE

1. Na lista de agentes, clique duas vezes sob o agente.

2. Faça alterações desejadas no agente.

3. Pressione ESC, clique em "Sim" para salvar as alterações.

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COPIANDO OU MOVENDO UM AGENTE DE UM BANCO DE DADOS PARA OUTRO

1. Selecione o agente na lista de agentes do banco de dados de origem.

2. Selecione Editar / Copiar ou Editar / Recortar caso você queira mover o agente.

3. Selecione o banco de dados de destino e selecione Exibir / Agentes.

4. Selecione Editar / Colar.

EXCLUINDO UM AGENTE

1. Selecione o agente na lista de agentes.

2. Pressione DEL.

3. Selecione “Sim” para apagar o agente.

EXEMPLO DE AGENTE

A seguir daremos um exemplo de agente que move todos os documentos selecionados para a lixeira em seu banco de dados de correio eletrônico.

1. Abra o seu correio eletrônico.

2. Selecione Criar / Agente.

3. Em “Nome:” digite “Mover para a Lixeira”.

4. Em "Quando deve ser executado este agente?" selecione “Manualmente a partir do menu ações”.

5. Em "Sobre qual(ais) documento(s) ele deve agir?" selecione “Documentos selecionados”.

6. Pressione o botão “Adicionar Ação...”.

7. E “Ação:” selecione “Mover para a Pasta”

8. Selecione a pasta “Lixeira” e tecle “OK”.

9. Pressione ESC, pressione “Sim” para salvar as alterações.

Repare que no menu “Ações” foi criado o comando “Mover para a Lixeira”.

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Teste o agente selecionando alguns documentos de seu correio eletrônico e selecionando Ações / Mover para Lixeira. O comando será executado movendo os documentos selecionados para a lixeira.

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CONCLUSÃO

Esperamos que o conteúdo desta apostila tenha servido de suporte para as suas aulas. Lembre-se que nada substitui uma boa aula de seu professor.

A informática sofre mudanças bruscas muito rapidamente, procure no futuro uma biblioteca auxiliar e fique atento ao lançamento de novos aplicativos e versões.

A Zargon Computação estará sempre ao seu dispor para solucionar dúvidas quando necessário.

Atenciosamente,

Diretoria de Treinamento Zargon Tecnologia em Informática