CURSO: ROTINAS ADMINISTRATIVAS MÓDULO: TÉCNICAS CONTÁBEIS O que é contabilidade? Diversas são as definições. Entretando, vamos apresentar algumas, de renomados autores desta ciência: A Contabilidade é uma ciência que permite, através de suas técnicas, manter um controle permanente do patrimônio da empresa. (Prof. Osni Moura Ribeiro) Podemos definir contabilidade como o sistema de informação que controla o patrimônio de uma entidade. Prof. Clóvis Luís Padoveze A Ciência que estuda o patrimônio de uma entidade, registrando as variações por ele sofridas, apurando resultados e prestando informações aos usuários da informação contábil. Equipe de Professores da FEA/USP É a ciência que se destina a registrar, estudar, controlar e interpretar os fenômenos ocorridos no patrimônio das Entidades, com o objetivo de fornecer informações e orientação sobre o estado desse patrimônio e suas variações. Prof. Hilário Franco Podemos observar que todas tem algo em comum: o controle e a informação sobre o patrimônio. A informação hoje é um dos grandes diferenciais da passagem para o terceiro milênio. Atualmente, o valor está centrado na cabeça e no esforço inteligente. Quem tem informação tem poder. E isto significa que a contabilidade por ser uma ciência cuja aplicação tem por escopo, o controle e a informação, está com alta cotação. 1 - GRUPOS DE INTERESSE NA INFORMAÇÃO CONTÁBIL · ADMINISTRADORES DO PATRIMÔNIO (administradores, diretores, executivos); · TITULARES DO PATRIMÔNIO ( sócios, acionistas, quotistas); · FINANCIADORES DA ENTIDADE ( bancos, capitalistas, financiadores, etc.) · GOVERNOS · TODOS AQUELES QUE DIRETA OU INDIRETAMENTE ESTÃO VINCULADOS À ENTIDADE (empregados, clientes, fornecedores, etc.) 2. PESSOA FÍSICA: Uma pessoa qualquer, uma pessoa natural. 3. PESSOA JURÍDICA: 3.1 – SOCIEDADE: Reunião de duas ou mais pessoas ligadas por um contrato, visando objetivo comum. 3.2 – FIRMA INDIVIDUAL: É aquela constituída por uma única pessoa, responsável ilimitada e individualmente pela Empresa (ou pelos seus atos), onde o nome da firma será o do titular. 4. PATRIMÔNIO: é o conjunto de bens, direitos e obrigações pertencentes a uma pessoa, seja ela física ou jurídica. BENS: Qualquer coisa que possa satisfazer uma necessidade do homem e que seja suscetível de avaliação econômica, denomina-se bem. Os bens se classificam em tangíveis (que tem existência física. Ex. Automóvel, imóvel, dinheiro, etc.) e intangível (Considerados os bens abstratos ou imateriais. Ex. Marcas e patentes, direito autoral, etc.) DIREITOS: São bens sobre os quais exercemos domínio, mas que estão sob a posse de terceiros. Aparecem no patrimônio como valores a receber. Ex. Clientes, Duplicatas a receber, Títulos a receber, etc. OBRIGAÇÕES: São bens quem se encontram sob nossa posse, mas o domínio sobre eles é exercido por terceiros. Aparecem no patrimônio como valores a pagar. Ex. Fornecedores, Duplicatas a pagar, Títulos a pagar, Impostos a pagar, etc.

5. ASPECTOS PATRIMONIAIS

TRABALHO PRÁTICO – Identificar os componentes patrimoniais abaixo com a letra B (BEM), D (DIREITOS) e com a letra O (OBRIGAÇÕES):

Automóvel Impostos Caixa (dinheiro) Contas a Receber Ordenados a Receber

Ordenados a Pagar Obras de Arte Apartamento Duplicatas a Receber

Prestações a Receber

Caminhão Aluguéis a receber Contas a Pagar Promissórias a Pagar

Imóveis

TRABALHO PRÁTICO – Classificar no gráfico os seguintes componentes patrimoniais: · Apartamentos · Animais (semoventes) · Prestações a Receber · Fornecedores · Títulos a Pagar

· Impostos a Pagar · Veículos · Contas a Pagar · Aluguéis a Pagar · INSS a Recolher

· Duplicatas a Receber · P.I.S. a Pagar · Letra de Câmbio a Pagar · Ordenados a Receber · Caixa ( Moeda) · Mercadorias

Ativo: É a parte positiva do patrimônio, considerada a fonte de investimento. Passivo: É a parte negativa do patrimônio; considerada a fonte de financiamentos.

6. SITUAÇÕES DO PATRIMÔNIO LÍQUIDO As origens dos recursos são atribuídas ao Passivo e ao Patrimônio Líquido (PL), e as aplicações desses recursos são realizados no Ativo. Deste modo, pode-se dizer que:

Dessa forma, tanto os recursos provenientes do Passivo quanto do Patrimônio Líquido são as origens dos recursos, que irão ser utilizados para aplicações no Ativo (compras de mercadorias, por exemplo). 6.1 SITUAÇÃO LÍQUIDA POSITIVA Quando o valor do Ativo superar o valor do Passivo, então, o Patrimônio Líquido será positivo, isso significa dizer que a ent idade possui mais bens e direitos do que obrigações.

6.2 SITUAÇÃO LÍQUIDA NULA Ocorre quando o valor do Ativo é igual ao valor do Passivo.

6.3 Situação líquida negativa

Quando o valor do Ativo for menor do que o valor do Passivo, tem-se o PL Negativo, que também pode ser denominado de Passivo a descoberto, pois mesmo vendendo todos os bens e resgatando todos os direitos da empresa, não é suficiente para arcar com todas as obrigações registradas no Passivo, portanto, o Passivo ficará a descoberto.

7. CONTA

As operações de uma empresa ocasionam aumentos e diminuições no ativo, no passivo e no patrimônio líquido; sendo que esses aumentos e diminuições são registrados em contas específicas. Utilizam-se contas separadas para representar cada tipo de elemento do ativo, do passivo e do patrimônio líquido. Cada uma dessas contas será distinguida das demais pela sua denominação. Portando, conta é o título que qualifica um componente do patrimônio ou uma variação patrimonial.

Sua função é acumular de forma ordenada, os débitos e créditos da mesma natureza, de maneira que seu saldo represente, no momento considerado, a situação do elemento patrimonial ou da variação patrimonial a que se refere. Dividem-se em: Contas Patrimoniais (Ativo, Passivo e Patrimônio Líquido) Contas de Resultados (Receitas e Despesas) 8. CLASSIFICAÇÃO DAS CONTAS CONTAS DE AGENTES CONSIGNATÁRIOS: São aquelas que representam pessoas internas encarregadas da guarda e conservação dos bens do proprietário. São também chamadas de conta de valores materiais. Ex.: Estoque – caixa - Veículos, etc. CONTAS DE AGENTES CORRESPONDENTES: São aquelas que representam pessoas externas que mantém relações de débito e crédito para com o proprietário. Ex.: Duplicatas a receber – Clientes – Duplicatas a pagar - Fornecedores, etc. CONTAS DO PROPRIETÁRIO: São aquelas que representam o valor que realmente pertence ao proprietário ou seja o Patrimônio Líquido. Ex.: Capital – Lucros Acumulados – Reservas, etc. OBS. a) As contas de agentes consignatários e agentes correspondentes são também chamadas contas integrais pois, integram, constituem o patrimônio. Representam os componentes do patrimônio. b) As contas do proprietário são também chamadas contas diferenciais pois representam as variações, as diferenças entre os componentes do Patrimônio. TRABALHO PRÁTICO Classificar as contas abaixo em: a) Agentes Consignatários b) Agentes Correspondentes c) Contas do proprietário CONTAS CLASSIFICAÇÃO Caixa Duplicatas a Receber Ordenados a Pagar Mercadorias - Estoque Despesas de Viagens Fornecedores Capital Máquinas Despesas de condução

Títulos a receber Impostos a Pagar Despesas c/ F.G.T.S. Reservas Depreciações Móveis e Utensílios Lucros Acumulados Semoventes Vendas

Prejuízos Acumulados Juros pagos Duplicatas a Pagar Títulos a Pagar Bancos Conta Movimento Aplicações financeiras Instalações Imposto de Renda a Pagar Dividendos recebidos

9. PLANO DE CONTAS O plano de Contas é composto de quatro grupos. · ATIVO - CONTAS DEVEDORAS · PASSIVO - CONTAS CREDORAS · DESPESAS - CONTAS DEVEDORAS · RECEITAS - CONTAS CREDORAS

Estes grupos por sua vez também se dividem em sub grupos, os quais passaremos a analisar:

CIRCULANTE (Bens e direitos realizáveis num prazo inferior a 365 dias)

ATIVO REALIZÁVEL A LONGO PRAZO (Idem, num prazo superior a 365 dias)

PERMANENTE (Investimentos e bens destinados à produção)

Como já vimos anteriormente o ATIVO representa a fonte de investimentos (BENS E DIREITOS).

CIRCULANTE (Obrigações exigíveis num prazo inferior a 365 dias)

PASSIVO EXIGÍVEL A LONGO PRAZO (Idem, num prazo superior a365 dias)

RESULTADO DE EXERCÍCIOS FUTUROS (Receitas recebidas antecipadamente)

PATRIMÔNIO LÍQUIDO (Capitais próprios)

Como já vimos anteriormente o PASSIVO representa a fonte de financiamentos (OBRIGAÇÕES).

ADMINISTRATIVAS DESPESAS: FINANCEIRAS

DESPESAS NÃO OPERACIONAIS Despesas: Todo gasto empregado na atividade da empresa.

VENDAS RECEITAS: PRESTAÇÃO DE SERVIÇOS

FINANCEIRAS RECEITAS NÃO OPERACIONAIS

Receitas: Todo valor obtido decorrente da venda dos produtos e serviços da sua atividade. TRABALHO PRÁTICO Do plano de contas da Cia “A” constavam as contas abaixo relacionadas. Classifique-as em contas do ATIVO, do PASSIVO, de RECEITAS, de DESPESAS. CONTAS Imóveis não de uso Mercadorias - Estoque Capital Fretes e Carretos Contas a Pagar Donativos Vendas de Mercadorias Juros Recebidos Descontos Obtidos Juros Pagos

Salários e Ordenados Reserva Legal Fornecedores INSS Títulos a Receber (até 360 dias) Recuperação de Despesas Duplicatas a Pagar Ordenados a Pagar Instalações FGTS a Recolher Descontos Concedidos

Bancos c/ Movimento Duplicatas a Receber Material de Escritório Caixa Prestação de Serviços Lucros Acumulados Prejuízos Acumulados Credores Hipotecários Despesas do Exercício Seguinte Móveis e Utensílios PIS a Pagar Imposto de Renda a Pagar Férias

10 . LANÇAMENTOS CONTÁBEIS O registro de uma operação no livro diário, denomina-se Partida de Diário ou Lançamento contábil. Ao conjunto dos lançamentos denominamos ESCRITURAÇÃO CONTÁBIL. ELEMENTOS ESSENCIAIS DO LANÇAMENTO: 1. Local e data 2. Conta devedora 3. Conta credora, precedida da preposição “a” 4. Histórico 5. Valor

FÓRMULAS DE LANÇAMENTOS: 1. Uma conta devedora e uma credora 2. Uma conta devedora e mais de uma credora 3. Mais de uma devedora e uma credora 4. Mais de uma devedora e mais de uma credora. NOÇÕES DE DÉBITO E CRÉDITO Alertamos os alunos iniciantes, para não confundir termos da linguagem comum, quando usados na terminologia contábil. Débito na linguagem popular, significa: - dívida - situação negativa - alguém devendo para alguém, etc. Quando falarmos na palavra débito procure não ligar o seu significado do ponto de vista técnico com o que ela representa na linguagem comum. Na terminologia contábil, essa palavra tem significado antagônico. Quando o aluno principiante não se conscientiza disso, dificilmente aceita que débito pode representar elementos positivos, o que prejudica sensivelmente a aprendizagem. Portanto, muito cuidado com a terminologia. Crédito na linguagem coloquial, significa: - Situação positiva. - Possuir crédito na praça, poder comprar a prazo, etc. Na terminologia contábil, a palavra crédito também possui significado oposto. As mesmas observações que fizemos para a palavra débito aplicam-se à palavra crédito. MÉTODO DAS PARTIDAS DOBRADAS O princípio é de fácil compreensão; imaginemos que João deve $1.000 a alguém que é o credor; assim temos que: João deve $1.000 a Pedro. Como se vê, o princípio sobre o qual se assenta o método da Partidas dobradas é de fácil compreensão, de comprovação simples e ao alcance de todos. Toda vez que debitarmos uma conta, estará ocorrendo uma das seguintes situações: · Aquisição de direitos; · Cessação de obrigações; · Registro de uma despesa; · Entrada de bens materiais. Toda vez que creditarmos uma conta, estará ocorrendo uma das seguintes situações: · Aquisição de obrigações; · Cessação de direitos; · Registro de uma receita; · Saída de bens materiais 11. LIVRO DIÁRIO O livro Diário é obrigatório, exigido pelo Código Comercial Brasileiro em seu artigo n° 11; livro essencialmente cronológico registra, em ordem de dia, mês e ano, todas as operações contabilizáveis verificados na existência de uma pessoa jurídica. 11.1 INSTRUÇÕES DE PREENCHIMENTO a) No início de cada página de diário ou nas mudanças de mês, a data será sempre por extenso, sem obedecer as colunas do livro diário;

b) A Conta debitada é colocada sempre na margem esquerda do desenho do livro; c) Para significar que a conta esta sendo creditada, a mesma deverá conter sempre a sua frente a letra a (minúscula). Essa letra “a”, será sempre colocada na primeira coluna da esquerda dodesenho do livro diário; d) Histórico: é a discrição sumária da operação que está sendo contabilizada. e) Valor: Para escrituração dos valores, deverão ser utilizadas as três colunas à direita da página;da seguinte forma: 1ª) Destina-se a registrar valores que fazem parte do histórico do lançamento, é também chamada de coluna auxiliar do histórico e somente poderá ser utilizada nesses casos. 2ª) É utilizada quando temos em um único lançamento mais de uma conta debitada ou mais de uma conta creditada. Nestes casos, os valores debitados ou creditados a cada uma das contas, serão lançados nesta coluna, a soma dos valores será sempre efetuada na 3ª coluna. 3ª) Destina-se sempre a receber o valor total do lançamento, seja qual for a fórmula da partida dobrada adotada. 12. LIVRO RAZÃO No passado as contas eram registradas nas páginas de um livro chamado razão. Hoje são registradas em fichas ou folhas soltas ou em registros especiais, pelo sistema de processamento eletrônico de dados; mas o seu conjunto, mantidas em arquivo, continuam com a mesma denominação razão. Para cada conta deve existir pelo menos uma ficha de razão. Modelos de folhas do livro razão: Conta: Data Contra Partida Histórica Débito Crédito Saldo D/C Para simplificar, iremos usar uma representação gráfica de conta denominada razonete em “T” ou simplesmente razonete. O lado esquerdo de uma conta é chamado lado do débito e o lado direito lado do crédito. A diferença entre o total de débitos e o total de créditos feitos em uma mesma conta em determinado período é denominado Saldo. Se o valor dos débitos for maior que o valor dos créditos, a conta terá saldo DEVEDOR, caso ocorrer o contrário, a conta terá saldo CREDOR. Obs. Convencionou-se, desde o inicio da contabilidade como nós a conhecemos hoje, que todos os itens do lado esquerdo terão saldo denominado devedor e todos os itens do lado direito terão saldo denominado credor. É importante que em termos didáticos, ninguém se prenda a essa nomenclaturas. O que vale é saber que item patrimonial está sendo alterado, e se esse item está sendo aumentado ou diminuído. Dessa forma, é fácil concluir que débito é um lançamento que aumenta um saldo devedor e crédito é um lançamento que aumenta um saldo credor. Assim, podemos agora colocar as regras básicas para lançamentos de débitos e créditos: DEVEDOR É INVERSO DE CREDOR Tudo o que aumenta um saldo DEVEDOR é um débito Tudo o que diminui um saldo DEVEDOR é um crédito Tudo o que aumenta um saldo CREDOR é um crédito Tudo que diminui um saldo CREDOR é um débito

DEVEDOR = DÉBITO CREDOR = CRÉDITO A escrituração do livro razão não oferece nenhuma dificuldade. É um trabalho mecânico, de simples transcrição dos dados do Diário. Exige, apenas, um pouco de atenção. Ex.: São Paulo, 18.01.X0 Bancos c/ Movimento Banco do Brasil S/A a Caixa Nosso depósito n° 001 no Banco do Brasil 20.000,00

TRABALHO PRÁTICO Damos alguns lançamentos abaixo os quais deverão ser transcritos no livro razão. a) Instalações a Caixa 5.000,00 b) Duplicatas a Pagar a Caixa 650,00 c) Bancos c/ Movimento (Banco do Brasil) a Caixa 1.000,00 d) Caixa a Duplicatas a Receber 800,00 e) Caixa a Capital 10.000,00 f) Duplicatas a Receber a Vendas N.F. 001... 5.000,00 OBS. A pessoa que se dedica à escrituração contábil deve possuir, ou desenvolver, espírito de ordem; ser metódica e disciplinada na execução dos trabalhos, para não ter aborrecimento na hora de apurar os resultados. Transcrever no livro Razão um lançamento por vez e na ordem em que estão no diário. Nunca pular um lançamento. Registra-se no Razão, primeiro, a conta que, no Diário, foi debitada; depois, a que foi creditada; repete-se o mesmo com o lançamento seguinte e assim sucessivamente.

13. BALANCETE DE VERIFICAÇÃO Vimos que cada operação envolve, geralmente, duas contas: uma será debitada e a outra creditada sempre pelo mesmo valor; daí se conclui que, somando os débitos de todas as contas, teremos um total que será igual à soma dos créditos de todas as contas. Essa comprovação se faz com o uso do balancete de verificação, se a soma dos débitos se igualar à soma dos créditos, significará que os registros feitos no Diário e transcritos para o Razão estão corretos. A representação gráfica fundamental do balancete de verificação é a seguinte:

Na coluna Contas serão relacionadas todas as contas do livro Razão movimentadas ou não no período que se deseja verificar. Na coluna Débito o total debitado em cada conta. Na coluna Crédito o total creditado em cada conta, durante o período. Na seção de colunas Saldos, será colocado o saldo correspondente a cada conta; conforme a natureza do saldo (devedor ou credor), seu valor será registrado na coluna adequada.

TRABALHO PRÁTICO Levantar o balancete de verificação das seguintes contas:

14. BALANÇO PATRIMONIAL É à vista das informações constantes do balancete de verificação que se levanta o Balanço Patrimonial. As contas patrimoniais com saldos devedores representam os componentes patrimoniais ativos e as contas com saldos credores representam os componentes patrimoniais passivos. Assim, com os dados do Balancete de Verificação levantado em 31 de março, pode-se montar o Balanço Patrimonial, classificando cada conta no respectivo grupo, assim:

A soma do Balanço será sempre igual à soma das colunas Saldos do Balancete de Verificação, pois os elementos são tirados dessas colunas. Se a soma do Balanço não coincidir com as somas das colunas Saldos do Balancete as causas poderão ser as seguintes: a) erro nas somas parciais dos grupos; b) erro nas somas gerais; c) erro na transcrição de importâncias do Balancete para o Balanço. TRABALHO PRÁTICO Levante o Balanço Patrimonial à vista do Balancete de verificação levantado em 30 de abril de 19X0:

A empresa é obrigada a elaborar um Balanço por ano; o empresário pode, entretanto, além desse Balanço anual, levantar quantos Balanços quiser durante o ano e nas épocas que quiser.

Recapitulando tudo o que até aqui foi explicado, podemos concluir que o roteiro da escrituração contábil, desde o documento da operação, até o Balanço Patrimonial, é o seguinte:

Esse é o roteiro da escrituração contábil de uma empresa; e é exatamente nessa ordem que ela deve ser executada: a operação é registrada no Diário à vista do documento comprovante; do Diário os elementos são transcritos para o Razão; do Razão extrai-se o Balancete de Verificação e pelo Balancete, elabora-se o Balanço Patrimonial. 14.1. CONSIDERAÇÕES SOBRE O BALANÇO O Balanço consiste em se verificar o equilíbrio existente entre o Ativo e o Passivo de um determinado patrimônio. O patrimônio pode apresentar-se sobre dois aspectos: a) Aspecto Dinâmico: quando se acha em movimento durante a gestão do exercício. b) Aspecto Estático: quando se encontra parado para fins de verificação. “O estudo não é para todos. O estudo requer além de investimento financeiro; sacrifícios e renúncias” José Divanil Spósito Berbel

MODELO DE UM PEQUENO PLANO DE CONTAS ATIVO CIRCULANTE (até 360 dias)

Caixa Bancos c/ Movimento Duplicatas a Receber Títulos a Receber Adiantamento a terceiros Adiantamento a empregados Mercadorias - Estoque Despesas do exercício seguinte

REALIZÁVEL A LONGO PRAZO (acima de 360 dias) Títulos a Receber Adiantamentos a terceiros Títulos e valores mobiliários

PERMANENTE Investimentos

Ações de outras companhias Terrenos e Imóveis para futura utilização Imóveis não de uso

Imobilizado

Móveis e Utensílios Instalações Veículos Marcas e Patentes (-) Depreciação Acumulada

Diferido Gastos pré - operacionais

Gastos de Implantação de Sistemas e Métodos Gastos de Reorganização (-) Amortização Acumulada

PASSIVO CIRCULANTE (até 360 dias)

Títulos a Pagar Financiamentos Bancários a curto prazo Duplicatas a Pagar Imposto s/ serviços a Recolher INSS a Recolher Imposto de Renda a pagar FGTS a recolher Ordenados a Pagar PIS a Pagar Fornecedores

EXIGÍVEL A LONGO PRAZO (acima de 360 dias) Empréstimos Bancários Credores Hipotecários Títulos a Pagar

RESULTADO DE EXERCÍCIOS FUTUROS

Receitas de exercícios futuros Custos e Despesas correspondentes às Receitas

PATRIMÔNIO LÍQUIDO

Capital Capital Social (-) Capital a Integralizar

Reservas de capital

Reserva para aumento de Capital Doações e Subvenções

Reservas de lucros

Reserva legal Reservas Estatutárias

Lucros ou prejuízos acumulados

Lucros/Prejuízos Acumulados

DESPESAS DESPESAS ADMINISTRATIVAS

Salários e Ordenados Férias 13° Salário INSS F.G.T.S. Aviso Prévio e Indenizações Assistência Médica Seguro Vida em grupo Seguro Acidente do Trabalho Honorários da Diretoria Aluguel Energia Elétrica Água Telefone Correios Seguros Fretes e Carretos Viagens e Representações Material de Escritório Revistas e Publicações Donativos Serviços Profissionais de Terceiros

DESPESAS FINANCEIRAS Descontos concedidos Despesas bancárias Juros pagos

DESPESAS NÃO OPERACIONAIS

Perdas de Capital - Alienação de Imobilizado Perdas de Capital - Alienação de Investimentos

RECEITAS RECEITAS COM MERCADORIAS E SERVIÇOS

Vendas de Mercadorias Receitas de Serviços

(-) Deduções da Receita Devoluções e Abatimentos Impostos sobre Vendas

(-) Custo das Mercadorias e Serviços Custo das Mercadorias vendidas

Custo dos Serviços prestados RECEITAS FINANCEIRAS

Descontos Obtidos Juros Recebidos

RECEITAS NÃO OPERACIONAIS Ganhos de Capital - Alienação de Imobilizado Ganhos de Capital - Alienação de Investimentos

Recuperação de Despesas

Obs. Assim como o construtor precisa de uma planta para fazer uma casa, o contador precisa do plano de contas para fazer a contabilidade.