[Apostila]AdmFinanceiraEventos Versao Impressao

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Administração Financeira em Eventos

Viabilidade Financeira de um Evento

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Administração Financeira em Eventos/ Unidade 3: Remuneração e Controles Financeiros em Eventos

Introdução Seja bem-vindo ao curso de Administração Financeira de Eventos!

Por meio de quatro unidades que tratam do assunto, você vai acompanhar:

a viabilidade financeira do evento;

a remuneração em eventos;

os controles financeiros de eventos;

a avaliação do evento.

Organização de um casamento

Participação em feira de exposições

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Encontro de final de ano da empresa

Seminário

O que todos esses momentos têm em comum?

É o planejamento financeiro, que está presente tanto na nossa vida pessoal quanto na profissional.

Como profissionais da área de eventos, temos que tomar todos os cuidados possíveis para que qualquer tipo de

evento atenda às expectativas e alcance os resultados que o nosso cliente espera.

Refletindo! Seja qual for o evento, para realizar o planejamento financeiro você deverá responder às seguintes

perguntas:

O que deverá ser feito?

Como deverá ser feito?

Para quem deverá ser feito?

Com qual objetivo será feito?

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Ações de administração financeira

Nesta primeira unidade, vamos iniciar os estudos sobre a administração financeira de eventos. Administrar um

evento significa planejar, organizar, coordenar e controlar os recursos. Abaixo, conheça suas primeiras ações

necessárias.

A seguir você verá informações sobre como realizar esses passos.

Estudo de viabilidade financeira

Cabe ao organizador de evento realizar o que denominamos estudo de

viabilidade financeira. O sucesso total de qualquer evento dependerá da

sua habilidade em compreender quais as proporções do negócio que você

pretende colocar de pé, ou seja, saber se ele é viável ou não. Você

identificará a viabilidade de um evento quando concluir que ele poderá

cobrir todas as despesas geradas e, em alguns casos, gerar mais

rendimentos. Continue seu curso, e saiba como fazer isso!

Atenção! Rute trabalha com administração de eventos há 15 anos.

Durante toda sua carreira, já realizou desde aniversários de crianças até megaeventos esportivos,

que custaram de R$1.000,00 a R$1.000.000,00. Ela afirma que o sucesso de sua carreira depende

Passo 1

•Pense nos eventos como se fossem “empresas” que têm um tempo de vida predeterminado, porque você sabe quando eles começam, quando terminam e que precisam atender os objetivos e as metas estabelecidas.

Passo 2

•Se você realizar diversos eventos ao mesmo tempo, cada um deles deve ser administrado como se fosse único. Para isso, devem ter sua própria conta bancária, funcionar como “unidades de negócio” (subdivisão dos negócios de uma empresa) e com centro de custo próprio (seção de uma empresa , segundo o aspecto de localização dos custos verificados).

Passo 3

•Seja um profissional eficaz e eficiente: saiba se o evento é viável, como cobrar pelos serviços em cada evento e que ferramentas de controle e análise são necessárias para alcançarmos o resultado esperado.

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do estudo da viabilidade financeira do evento, que pode ser mais ou menos complexo dependendo

das dimensões, do montante de recursos e investimentos possíveis, mas sempre deve ser feito.

A característica principal desse estudo não é apenas realizar a previsão de entradas e saídas dos recursos

financeiros, mas também a análise de uma série de variáveis determinantes para o sucesso do seu evento.

Esse estudo envolve um detalhado levantamento de dados e informações sobre a área correspondente ao evento

em que você irá trabalhar, por meio dos seguintes itens:

características principais;

tendências;

ciclos de produção envolvidos;

compradores;

fornecedores;

público interessado.

O evento é viável ou não?

Para acompanhar o processo de administração financeira de um evento, você vai avaliar a viabilidade de uma

convenção de vendas de produtos de beleza. Para isso, temos de saber como o mercado de cosméticos funciona,

quais são seus principais agentes intermediários e revendedores, qual o perfil do público-alvo e consumidor final,

o que existe de novidades em termos das mais recentes pesquisas científicas, qual o posicionamento da

concorrência etc. Essa análise nos traz as respostas sobre quem convidar,

como propor atividades motivadoras para encantar os participantes, qual a

melhor época de realização do evento e em qual espaço.

Precisamos detalhar todos os recursos necessários para a realização do

evento. Devemos analisar orçamentos, elaborar planilhas e um cronograma

que nos permita acompanhar, controlar e tomar decisões para atingir

valores possíveis que estão dentro de nossas possibilidades. Observe,

abaixo, os dados que já temos sobre esse evento.

Nome do evento Convenção de Vendas Merlin Apresentação Ser a companhia de cosméticos que melhor entende e satisfaz as necessidades de produtos, serviços e

autorrealização das mulheres no país e no mundo é um trabalho feito por muitas mãos.

Na Merlin, isso é concretizado pelas Gerentes de Setor, mulheres com talento que reúnem qualidades individuais

num grande grupo que precisa ser incentivado a viver um dia a dia de grandes desafios, mas sem deixar de lado

a graça, a alegria e a beleza de viver a vida.

Na Convenção de Vendas Merlin, as Gerentes de Setor viverão momentos inesquecíveis e de grande entusiasmo,

em que as palavras de ordem são: superação e inovação.

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Slogan: A beleza e a graça de cada dia...

Formato: Espaço multimídia e diferenciado em que todos os produtos sejam lançados com um evento de dois

dias para 400 mulheres, contendo:

coquetel de abertura;

palestras motivacionais;

entrega de prêmios.

Celebridades Os apresentadores Lucio Hunck, Ana Marcia e a banda de forró Canta Mais.

Palestrantes Representantes de empresas de cosméticos famosas e não concorrentes com a Merlin.

Fechamento Jantar e show de encerramento.

Ficha Técnica Local: Hotel Regional Tambaú Tropical – João Pessoa.

Data: 12 e 13 de abril de 2012.

Horário: das 09h00 às 22h30.

Objetivos Fazer crescer as vendas de produtos da marca, e, em consequência, reafirmar a imagem institucional da Merlin

junto ao mercado de cosméticos.

Objetivos específicos Estreitar laços entre revendedoras e a empresa Merlin;

Apresentar novos lançamentos para as comemorações do Dia das Mães;

Celebrar a evolução da empresa no mercado.

Público-alvo Gerentes de Setor e revendedoras da empresa Merlin.

Estratégia de comunicação Comunicação visual interativa;

Transmissão das noites ao vivo pela internet;

Peças e elementos comunicacionais: teaser (estratégia de marketing para provocar o interesse do

público-alvo), convites, espelhos;

Painel de assinaturas, longe (salão de lazer e descanso);

Gifts (presentes/lembranças) personalizados.

Anexos: Plantas, modelos de teasers, convite, camisetas, gifts etc.

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Estudo de viabilidade financeira

Na Convenção de Vendas Merlin, que durará dois dias, a

empresa disponibilizou um investimento de

aproximadamente R$ 900.000,00 para 400 participantes,

portanto, R$ 2.250,00 por participante.

Investimento R$ 900.000,00

= R$ 2.250,00

Participantes 400

Refletindo! À primeira vista, R$ 900.000,00 pode

parecer um gasto muito elevado, mas, se

analisarmos que cada participante comanda

equipes de 20 vendedoras, atingiríamos ao

todo 8.000 pessoas, o que reduziria o valor

investido para R$ 112,50 por vendedor da

empresa em campo.

Após a Convenção de Vendas Merlin, o esperado é que o volume de vendas de cada vendedor aumente em 75%

por ocasião do Dia das Mães, no mês de maio. Assim, nosso estudo de viabilidade financeira fornecerá elementos

importantes também para nosso cliente decidir se a convenção de vendas é um bom investimento, se lhe trará

retornos positivos em termos financeiros a curto ou médio prazo, e não apenas de imagem.

O cliente que solicitou a Convenção de Vendas Merlin já tem prevista e aprovada a verba a ser gasta para a

realização do evento. Nesse caso, precisamos elaborar os orçamentos de acordo com esse valor.

Estipular a verba, ou parte dela, é algo que as empresas fazem frequentemente, seja qual for o tipo de evento

contratado. Por isso, inúmeras vezes você precisará ser criativo para equacionar recursos limitados e fazer do

evento um sucesso que vá além das expectativas do cliente.

Você Sabia? Qualquer item que entrar no projeto obrigatoriamente:

despende (gasta) recursos financeiros, monetários especificamente, ou

gera permutas (trocas) e doações de serviços técnicos, equipamentos e materiais.

Observe que as duas formas exigem gerenciamento cuidadoso e, ao mesmo tempo, criativo.

Se for necessário ter recepcionistas em nosso evento e não dispusermos de dinheiro para contratá-

las, teremos de achar um jeito de convencer essas profissionais a trabalhar conosco. Talvez um

convênio com estagiárias em uma instituição de ensino seja um caminho possível.

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Atenção! Para realizar a análise financeira, procure saber se o evento deve dar lucro monetário ou apenas

retorno institucional, quer dizer, a exposição do nome da empresa (marca). Esse fator interferirá no

seu planejamento financeiro.

Como elaborar essas estimativas de custos e receitas? Como conseguir esses dados e colocá-los em planilhas

para poder apresentar ao nosso cliente, obter a aprovação e dar início ao nosso evento?

Acompanhe os procedimentos necessários para realização dessas ações.

Levantamento de custos, negociação e orçamento

Antes de estruturar a planilha, iniciamos o levantamento de custo por meio do briefing, que é o resumo de

informações fornecidas pelo cliente ou pelo idealizador do evento. Confira na lista abaixo como esse

levantamento foi realizado.

Sabemos que cada evento possui características

próprias de acordo com sua classificação e tipologia e,

portanto, a configuração do projeto terá inúmeras

variáveis muito próprias de cada evento, segundo os

elementos de que desejamos dispor.

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Por meio de uma reunião com nosso cliente,

descobrimos que o público da Convenção de Vendas

Merlin aprecia muito música popular e comida regional.

Por isso, sabemos que precisamos ter o cuidado de

considerar esses itens no orçamento.

Iniciamos a contratação de uma rede de pessoas

(profissionais autônomos) e empresas que nos

auxiliarão a organizar e produzir nosso evento.

Realizamos uma reunião – algumas virtualmente – com

cada profissional envolvido, para nos certificarmos de

que todos entenderam o que se pretende no evento, e

encaminhamos mais adequadamente as negociações.

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Realizamos uma VT (visita técnica) para dimensionar e

ajustar o projeto ao local predeterminado.

A ideia do nosso cliente é realizar uma convenção de vendas que seja capaz de motivar sua equipe (400

participantes), lançar novos produtos para as comemorações do Dia das Mães e celebrar conjuntamente

(diretores, gerentes e revendedoras) a evolução da empresa no mercado. São dois dias de eventos, e o local

escolhido foi o Hotel Regional Tambaú Tropical, em João Pessoa – PB.

Após o briefing, temos de elencar os principais itens necessários para execução do evento. Saiba o que o

organizador e a rede de profissionais definiram para cada um deles:

ITEM DESCRITIVO QUANT. OBS.

ESPAÇO FÍSICO Auditório, salas para reuniões, salão para jantares, lounges etc.

400

BUFFET

Comida regional para almoço e jantar, welcome drink (Drink de boas-vindas), coffee break (pequeno lanche servido no intervalo dos eventos).

400

PRODUÇÃO DE

MATERIAIS

Convites, credenciais, welcome kit, sinalização

no aeroporto e no hotel.

TRANSPORTE AÉREO E TERRESTRE

Reserva de voos, locação de vans. 400 Agência/ Operadora

HOSPEDAGEM 2 diárias, apartamento duplo com café da manhã.

200

ATRAÇÕES Shows regionais, música ambiente DJ, celebridade como Mestre de Cerimônias.

3 Celebridades

INFRAESTRUTURA Sonorização, iluminação, montagem cenográfica, telões, geradores.

RECURSOS HUMANOS (CAST)

Recepcionistas, supervisores, produtores, palestrantes, animadores.

Com todos os elementos considerados até agora, podemos dimensionar as proporções do nosso evento e, com

isso, evitar erros.

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Para cada um dos itens escolhidos, precisamos, literalmente, visualizar como seria efetivada cada situação. Você

consegue identificar quais erros não podem ocorrer? Fique atento aos nossos exemplos.

Alugar um auditório ou salão que não comporte

todos os participantes.

No nosso caso, um auditório para 350 pessoas não

comportará os 400 participantes.

Alugue um salão que tenha espaço para que todos

circulem confortavelmente.

Contratar um buffet que demore muito tempo

para servir os convidados.

Os empratados (quando os convidados são servidos na

mesa pelos garçons) são mais indicados nas

convenções de médio e grande públicos, pois

permitem maior controle do tempo.

Se assustar com a quantidade de providências,

compras ou contratações que esse evento exige.

Todos os dados do evento precisam ser visualizados,

para que você tenha maior controle sobre eles e possa

se sentir mais seguro de suas decisões.

Note que todos esses problemas podem ser evitados

por meio do planejamento prévio.

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Contrato de fornecedores

Por vezes, essa tarefa é fácil, mas pode se tornar mais complexa se for a primeira vez que você vai realizar um

determinado tipo de evento. De qualquer forma, essa experiência se constrói com o tempo e com um bom

método de organização das informações.

Atenção! Alguns serviços e materiais definidos para a Convenção de Vendas Merlin que precisarão de

fornecedores são: sonorização, almoço e jantar, convites e iluminação.

Para contratar os fornecedores, você precisa:

encontrar as empresas no mercado;

levantar os custos;

fazer um cadastro;

efetivar a contratação.

Refletindo! Quais empresas devemos buscar? Existem muitas ou poucas empresas nesse ramo na cidade

escolhida para o evento? Qual a melhor pessoa para fazer nosso pedido na empresa que

contatamos? Que informações técnicas necessitamos passar para que o prestador de serviço possa

nos atender adequadamente? A pessoa com quem falamos inicialmente será a mesma que fixará e

enviará o orçamento?

Sempre que fechar um contrato, documente o processo de escolha, bem como a qualidade de todos os serviços

prestados durante o evento. Com o Cadastro de Fornecedor, você poderá ilustrar a sua listagem de

fornecedores mais usuais de cada ramo e, assim, elaborar uma agenda qualificada. Conheça-o a seguir e utilize-o

para fazer os registros de seus fornecedores.

CADASTRO DE FORNECEDOR

RAMO DE ATIVIDADE Razão social:

Endereço: Complemento: CEP:

Tel.: e-mail:

CNPJ : INSCRIÇÃO ESTADUAL:

SÓCIOS: (NOME/CPF) 1- 2- 3-

Capital Social Nº de Funcionários Registrados

REFERÊNCIAS BANCÁRIAS: BANCO: AGÊNCIA: BANCO: AGÊNCIA:

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REFERÊNCIAS COMERCIAIS PRINCIPAIS CLIENTES

1. 2. 3.

RESPONSÁVEIS PELA EMPRESA/DIRETOR:

RESPONSÁVEL TÉCNICO:

Nº CONSELHO REGIONAL:

CONSULTA AO SPC:

OBSERVAÇÕES:

Assinatura do Responsável, com carimbo da empresa RG: Registro no Conselho de Classe: (favor anexar as cópias dos documentos)

______________________________________________

No Cadastro de Fornecedor, você registra dados importantes sobre os prestadores de serviços à medida que for

empreendendo eventos. Além dos dados cadastrais costumeiros, anote também se o fornecedor é pontual, se

houve algum imprevisto, se ele foi parceiro na solução de problemas, se lhe concedeu descontos etc.

Prestadores de serviços

Aqui, apresentaremos dois dos principais detalhes que envolvem a contratação de serviços, e você, como

administrador financeiro do evento, precisa pensar em todos.

Conheça cada um deles.

Levantar custos A rigor, a forma mais correta para iniciar o levantamento de custos junto aos prestadores de serviços é

selecionar três empresas do ramo para verificar o preço médio de mercado e poder decidir pela melhor relação

custo/benefício. Você pesquisa três orçamentos, pois:

é uma exigência das concorrências públicas e editais;

no caso da empresa privada, você faz uso do dinheiro alheio (cliente ou patrocinador).

Atualmente, com a internet, é mais fácil realizar esse processo, pois o elenco de possibilidades é enorme. Por

outro lado, a concorrência é maior, o que torna os prestadores mais competitivos entre si. A agilidade é um

atributo diferencial entre os bons prestadores de serviço, pois os que se destacam rapidamente vão enviar as

propostas orçamentárias para seu e-mail.

Detalhes das informações técnicas Não devemos nos preocupar se desconhecemos a linguagem técnica de cada prestador. As empresas existem

justamente para vender seus serviços e nos auxiliar a entender suas especificidades. Tais procedimentos são

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corriqueiros para eles.

No caso de nossa Convenção de Vendas Merlin: Basta dizer que teremos um salão e um auditório com capacidade para 400 pessoas e mencionar as atividades

programadas para os dois dias. Cada empresa fará sua orientação, por exemplo, com relação ao número de

microfones, caixas acústicas, equipamentos.

O que é importante nessa primeira etapa de negociação com o fornecedor/prestador de serviço é dar o maior

número de informações sobre o evento e alguma particularidade; por exemplo, informar à empresa de buffet que

temos pessoas diabéticas no grupo e que necessitam de opções dietéticas.

Escolha de fornecedores

É função do organizador de eventos saber identificar a melhor empresa ou fornecedor. Para isso, você pode

estabelecer alguns critérios de acordo com os objetivos do evento e a verba de que dispõe. Clique nos cartões de

identificação.

Analise o porte da empresa e seu histórico de existência no mercado:

cheque seu portfólio de cheques;

compare os preços com os praticados pelas suas concorrentes no mercado;

peça referências de algum profissional de eventos sobre a empresa prestadora de serviço.

No orçamento, adicione não apenas o preço unitário e global do que solicitou, mas principalmente o descritivo

do que será fornecido ou o melhor fornecedor, o prazo de entrega e as condições de pagamento.

É bom lembrar que a escolha das empresas é pautada não apenas no menor preço e na forma de pagamento,

mas também na qualificação técnica, ou seja, se a empresa apresenta infraestrutura compatível, pessoal

especializado para execução do serviço e atendimento ágil (prazos de entrega) na exata medida da solicitação.

Fique atento a todos os aspectos, pois de nada adianta, por exemplo, ter uma empresa que pode oferecer um

brinde especialmente gravado com nome do seu cliente se ela não consegue fazer a entrega no dia previsto

para realização do evento.

No caso de nossa Convenção de Vendas Merlin:

Um dos objetivos é motivar e surpreender as participantes. Então, podemos ter como critério eleger atividades e

profissionais que promovam essa integração. O mestre de cerimônia escolhido foi uma celebridade da TV, que é

uma apresentadora reconhecida e admirada por aquele público. Embora ela tenha um cachê alto, poderemos

negociar valores ou economizar em outros itens.

A seguir, apresentamos um caso para que você tente identificar a melhor empresa.

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Faça um comparativo dos três orçamentos propostos por cada representante das empresas de serviços de

limpeza, previamente selecionadas, por meio das informações abaixo. Conheça a proposta de cada

representante!

Agora é com você! Observe as formas de pagamento, as condições e os prazos. Verifique também o arquivo do

orçamento mais detalhado. Avalie empresa por empresa.

Higiene e Arte Ltda.

(11) 2061.8665 - E-mail: atendimento higieneartel.com.br

ORÇAMENTO 034302 EMPRESA: HIGIENE E ARTE LTDA. C.N.P.J.: 0000000000/9800

ENDEREÇO: Av. Mutinga, nº 9

BAIRRO: Jardim dos Milagres

TELEFONE: 9876 4321

COMPRADOR: Maria Vilar – Evento Exposição de Selos

VENDEDOR: JESSICA 11 2747-2337

HIGIENE E ARTE LTDA. DATA ORÇAMENTO: 9/2/2013

ENTREGA: segundo solicitação

CONDIÇÕES DE PAGAMENTO: à vista, após a prestação de serviços

VALIDADE: 15 DIAS

EM ATENÇÃO À SUA CONSULTA, APRESENTAMOS NOSSAS CONDIÇÕES PARA PRESTAÇÃO DE SERVIÇOS DE LIMPEZA:

4 FUNCIONÁRIOS EM PERÍODO INTEGRAL

Descritivo Valor total Entrega Condição de

pagamento

4 profissionais de limpeza R$ 4.000,00 nos dias do

evento

À vista após o

evento

mailto:[email protected]

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Valor: 4.000,00

Aguardamos sua aprovação.

ATENCIOSAMENTE

JULIANA MORTON

Limpeza e Perfume Ltda.

Rio de Janeiro, 09 de Janeiro de 2013

PROP010/12-A

À

SAPEMA CONSULTORIA

São Paulo/SP

Att.: Srª Mabel

Gerente de Produção-Administração

REF.: SERVIÇO NO EVENTO EXPOSIÇÃO DE SELOS ANTIGOS

Prezada Senhora,

LIMPEZA E PERFUME LTDA., sediada na Rua Sampaio Meneses, nº 365, Rio Comprido, Telefax: (21) 2273-3541,

inscrita no CNPJ/M.F. sob o número 000000000/0001-40, Inscrição Municipal nº 9999999999999-5, vem

apresentar proposta para execução dos serviços na forma e nas condições abaixo discriminadas:

DOS SERVIÇOS:

Os serviços ora propostos serão prestados nas dependências do EVENTO EXPOSIÇÃO DE SELOS ANTIGOS.


pagamento

4 profissionais de limpeza R$ 4.500,00 nos dias do

evento

50% sinal

50% final

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EFETIVO/PREÇO

Do dia 30/11/2013 ao dia 17/12/2013

04 (quatro) Auxiliares de Serviços Gerais, com material de limpeza.

Preço: R$ 4.500,00 (quatro mil e quinhentos reais)

DA VALIDADE

A presente proposta tem validade de 60 (sessenta) dias.

DOS ENCARGOS

Nos preços ora ofertados já estão incluídos os salários, encargos sociais, transportes, alimentação, vestuário e

impostos necessários à boa execução dos nossos serviços, inclusive os 5% (cinco por cento) de ISS, não

havendo nenhum vínculo trabalhista por parte da Contratante.

DO PRAZO DE PAGAMENTO

Nossa cobrança será efetuada através da emissão de Nota Fiscal/Fatura, com 50% no aceite da proposta e 50%

no término do serviço.

DO REAJUSTE

Os preços pactuados serão revisados quando ocorrerem acordos, dissídios coletivos do sindicato de classe a que

pertencem os empregados da CONTRATADA, devidamente homologados, ou quando ocorrerem alterações

salariais oriundas de leis ou decretos que afetem o custo da mão de obra empregada no objeto deste contrato.

Esta revisão será aplicada na mesma proporção do aumento sofrido pela CONTRATADA.

DA SELEÇÃO E TREINAMENTO

Todo pessoal envolvido na prestação do serviço é selecionado e treinado por nosso Departamento de Recursos

Humanos, que faz uma Investigação Social de cada candidato.

DA RESPONSABILIDADE

A Limpeza e Perfume Ltda. se responsabiliza por qualquer dano causado ao patrimônio dessa Empresa por seus

funcionários, desde que seja devidamente comprovada a responsabilidade dos mesmos.

Mantemos aberta uma Apólice de Seguro de Responsabilidade Civil para casos de ação/omissão culposa

eventualmente comprovados por falhas de nossos profissionais.

DA OPERAÇÃO

Mantemos em nossa empresa quadro de reservas para as coberturas eventuais que se fizerem necessárias.

Para os esclarecimentos adicionais necessários, aproveitamos para colocar nosso DEPARTAMENTO COMERCIAL à

disposição de V.Sas.

Agradecendo a preferência e a confiança, colocamo-nos ao inteiro dispor para quaisquer esclarecimentos que se

fizerem necessários, e subscrevemo-nos,

Atenciosamente,

CABRAL

GERENTE COMERCIAL

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ENGENHARIA DE LIMPEZA E MANUTENÇÃO Ltda.

Rio de Janeiro, 8 de janeiro de 2013

PROP033/12-A

À

SAPEMA CONSULTORIA

São Paulo/SP

Att.: Srª Mabel

Gerente de Produção-Administração

REF.: SERVIÇO NO EVENTO EXPOSIÇÃO DE SELOS ANTIGOS

Prezada Senhora,

ENGENHARIA DE LIMPEZA E MANUTENÇÃO LTDA., sediada à Rua Sampaio Viana nº 365, Rio Comprido,

Telefax: (21) 2273-3541, inscrita no CNPJ/M.F sob o número 000000000000000000000 Inscrição Municipal nº

11111111111, vem apresentar proposta para execução dos serviços na forma e na condição abaixo

discriminadas:

DOS SERVIÇOS:

Os serviços ora propostos serão prestados nas dependências do EVENTO EXPOSIÇÃO DE SELOS ANTIGOS;

EFETIVO/PREÇO

Do dia 30/11/2013 ao dia 17/12/2013

05 (cinco) Auxiliares de Serviços Gerais, com material de limpeza.

Preço Total: R$ 4.800,00 (quatro mil e oitocentos reais)

DA VALIDADE

A presente proposta tem validade de 60 (sessenta) dias.


pagamento

5 profissionais de limpeza RS 4.800,00 nos dias do

evento

20% sinal e

80% final

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Administração Financeira Eventos/ Unidade 3: Remuneração e Controles Financeiros em Eventos

DOS ENCARGOS

Nos preços ora ofertados já estão incluídos salários, encargos sociais, transportes, alimentação, vestuário e

impostos necessários à boa execução dos nossos serviços, inclusive os 5% (cinco por cento) de ISS, não

havendo nenhum vínculo trabalhista por parte da Contratante.

DO PRAZO DE PAGAMENTO

Nossa cobrança será efetuada através da emissão de Nota Fiscal/Fatura, com 20% no aceite da proposta e o

restante no término do serviço.

DO REAJUSTE

Os preços pactuados serão revisados quando ocorrerem acordos, dissídios coletivos do sindicato de classe a que

pertencem os empregados da CONTRATADA, devidamente homologados, ou quando ocorrerem alterações

salariais oriundas de leis ou decretos que afetem o custo da mão de obra empregada no objeto deste contrato.

Esta revisão será aplicada na mesma proporção do aumento sofrido pela CONTRATADA.

DA SELEÇÃO E DO TREINAMENTO

Todo pessoal envolvido na prestação do serviço é selecionado e treinado por nosso Departamento de Recursos

Humanos, que faz uma Investigação Social de cada candidato.

DA RESPONSABILIDADE

A Engenharia de Limpeza e Manutenção se responsabiliza por qualquer dano causado ao patrimônio dessa

Empresa por seus funcionários, desde que seja devidamente comprovada a responsabilidade dos mesmos.

Mantemos aberta uma Apólice de Seguro de Responsabilidade Civil para casos de ação/omissão culposa,

eventualmente comprovados, por falhas de nossos Profissionais.

DA OPERAÇÃO

Mantemos em nossa Empresa quadro de reservas para as coberturas eventuais que se fizerem necessárias.

Para os esclarecimentos adicionais necessários, aproveitamos para colocar nosso DEPARTAMENTO COMERCIAL à

disposição de V.Sas.

Agradecendo a preferência e a confiança, colocamo-nos ao inteiro dispor para quaisquer esclarecimentos que se

fizerem necessários, e subscrevemo-nos,

Atenciosamente,

MARIA BERNADETE

GERENTE COMERCIAL

Qual das três empresas você contrataria?

Importante! Considere que, além da dedicação integral da equipe de limpeza no dia em que ocorrerá a

exposição de selos antigos, serão necessários mais dias de trabalho, devido às preparações

anteriores e posteriores ao evento.

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Analisando as três empresas consultadas, optamos pela Engenharia Limpeza e Manutenção Ltda., porque, apesar

de oferecer um preço maior, a condição de pagamento é melhor e ela dispõe de maior número de recursos

humanos.

A partir da proposta em mãos, já temos condições de analisar o que cada prestador de serviço oferece e

comparar com o que, de fato, necessitamos para compor nosso orçamento. Iniciamos, então, as negociações,

que vão desde os menores detalhes até significativas reduções de valores no orçamento.

Importante! Negocie os preços! Assim, você poderá obter alguma margem de desconto junto ao prestador de

serviço consultado. Para isso, você precisa ter:

a. um bom argumento de compra por já ter trabalhado com esse fornecedor anteriormente;

b. conhecimento sobre os preços praticados no mercado dentro

daquele setor, caso seja a primeira vez que solicita um

orçamento.

Em outros casos, podemos garantir o faturamento se cadastrarmos nossa empresa

antecipadamente. Isso significa passar os dados completos e os documentos de

nossa empresa para averiguação da idoneidade entre as partes. Ter alguns dias

para pagamento após o evento ou a prestação de serviço (faturamento) é muito

bom para o fluxo de caixa.

Atenção! Fique atento no momento de concretizar todos os nossos acertos para que, ao serem aprovados,

não haja divergências entre o previamente combinado e aquilo que for realizado ou entregue. A

melhor forma de garantir isso é sempre a comunicação por escrito, para evitar qualquer mal-

entendido.

Formas de contratação de terceiros

Toda contratação de prestadores de serviços, de fornecedores e/ou de empresas juridicamente consolidadas deve

considerar uma carta-acordo ou contrato.

A contratação de qualquer empresa leva em conta alguns critérios, como idoneidade da empresa, situação

econômica, histórico de atuação, qualificação de seus profissionais e recursos técnicos e tecnológicos. Esses

elementos foram já identificados quando iniciamos as tratativas com nosso fornecedor e quando pedimos o seu

cadastro e os documentos.

Conheça mais sobre como lidar com acordos verbais.

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Formalize todos os contratos por escrito

Se a análise desses elementos for positiva, é conveniente que imediatamente seja expresso por escrito tudo o

que foi tratado verbalmente. Isso ajudará você em quaisquer problemas futuros.

No contrato, sempre haverá a especificação das partes envolvidas, o descritivo dos serviços, um valor econômico

e o consentimento mútuo de direitos e deveres firmados entre as partes interessadas.

Conclusão

Você está finalizando a primeira unidade do seu curso, mas seus estudos não param por aqui.

Agora é com você! Como administrador financeiro de um evento, é muito importante que você conheça os itens que

compõem diferentes tipos de contrato, sua organização e especificações.

Faça um estudo desses itens nos modelos de contratos que disponibilizamos.

Verifique, mais abaixo, em “Anexos”, os três tipos diferentes de modelos de contrato.

Lembre-se que, após a finalização do contrato e uma vez concluída a prestação do serviço, o fornecedor, ou seja,

a empresa contratada emitirá a Nota Fiscal Eletrônica.

Você Sabia? A Nota Fiscal Eletrônica é definida como:

“...um documento de existência apenas digital, emitido e armazenado eletronicamente, com o

intuito de documentar, para fins fiscais, uma operação de circulação de mercadorias ou uma

prestação de serviços, ocorrida entre as partes. Sua validade jurídica é garantida pela assinatura

digital do remetente (garantia de autoria e de integridade) e pela recepção, pelo Fisco, do

documento eletrônico, antes da ocorrência do fato gerador. A Nota Fiscal Eletrônica tem validade

em todos os Estados da Federação e já é uma realidade na legislação brasileira desde outubro de

2005, com a aprovação do Ajuste SINIEF 07/05, que instituiu nacionalmente a Nota Fiscal

Eletrônica.”

Fonte: http://www.fazenda.mg.gov.br/

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Resumindo

Nesta unidade, você iniciou o curso de Administração Financeira de Eventos. Procuramos desenvolver sua

reflexão por meio de casos de levantamento de custos, negociações de contratos, orçamentos e escolhas de

fornecedores e prestadores de serviços.

Abordamos, nesta unidade, os seguintes assuntos:

ações de administração financeira;

estudo de viabilidade financeira;

levantamento de custos, negociação e orçamento;

contrato de fornecedores;

prestadores de serviços;

escolha de fornecedores;

formas de contratação de terceiros.

Anexos

Anexo 1

MODELO DE CONTRATO SINDUSCON

FONTE: http://www.sinduscon-pr.com.br/principal/home

CONTRATO PARTICULAR DE PRESTAÇÃO DE SERVIÇOS

Pelo presente instrumento particular, de um lado_________________________, pessoa jurídica de direito privado inscrita no CGC/MF sob o nº__________________, com sede na Rua__________________ Curitiba, Paraná, neste ato representada pelo seu Diretor,_______________________, doravante denominada contratante e, de outro lado____________________, pessoa jurídica de direito privado, inscrita no CNPJ sob o nº________________, com sede na Rua ___________________, neste ato representada na forma prevista em seu Contrato Social, doravante denominada simplesmente contratada, têm entre si justo e contratado o presente, que se regerá pelas seguintes Cláusulas e Condições:

CLÁUSULA PRIMEIRA - OBJETO A contratada é empresa de prestação de serviços de _____________________, e pelo presente instrumento e na melhor forma de direito obriga-se a executar para o contratante serviços __________________________, tudo conforme solicitação.

PARÁGRAFO PRIMEIRO A contratada prestará os serviços constantes do “caput” desta cláusula sem qualquer exclusividade, desempenhando atividades para terceiros em geral, desde que não haja conflito de interesses com o pactuado no presente contrato.

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PARÁGRAFO SEGUNDO Os serviços serão prestados com total autonomia, liberdade de horário, sem pessoalidade e sem qualquer subordinação ao contratante.

PARÁGRAFO TERCEIRO Da mesma forma, o contratante poderá contratar outros profissionais ou empresas para prestar os serviços constantes do “caput” desta cláusula sem qualquer exclusividade da contratada, e sem que haja conflito de interesses com o pactuado no presente contrato.

CLÁUSULA SEGUNDA - SERVIÇOS Os serviços acima mencionados serão prestados pela contratada, através de seus empregados/prepostos, sob sua única e exclusiva responsabilidade, em________________, podendo, se assim entender a contratada, eventualmente ser realizados também na sede do contratante.

CLÁUSULA TERCEIRA - PRAZO Os serviços ora contratados serão prestados pelo prazo de_______________, sendo que, findo o prazo, e sem necessidade de aviso prévio por escrito, considerar-se-á o contrato rescindido.

CLÁUSULA QUARTA - REMUNERAÇÃO Como remuneração pelos serviços a serem prestados, o contratante pagará à contratada da seguinte forma: _______________________

PARÁGRAFO PRIMEIRO A remuneração pelos serviços contratados inclui todos os encargos trabalhistas, sociais, previdenciários, securitários e outros não nominados, gastos e despesas relativos ao exercício dos serviços contratados, por mais especiais que sejam, nada mais sendo devido pelo contratante à contratada, a qualquer título.

PARÁGRAFO SEGUNDO Os pagamentos serão efetuados até o dia 05 (cinco) de cada mês, contra apresentação da competente Nota Fiscal de prestação de serviço.

PARÁGRAFO TERCEIRO O presente contrato não implica qualquer vínculo empregatício da contratada pelos serviços prestados ao contratante.

CLÁUSULA QUINTA - OBRIGAÇÕES Fica estabelecido que o relacionamento entre contratante e contratada, visando resguardar responsabilidades, será normalmente pela forma escrita, através de consultas e respostas.

- São obrigações exclusivas da contratada:

a) Prestar os serviços contratados na forma e no modo ajustados, dentro das normas e especificações técnicas aplicáveis à espécie, dando plena e total garantia dos mesmos;

b) Executar os serviços contratados utilizando a melhor técnica e visando sempre atingir o melhor resultado, sob sua exclusiva responsabilidade, sendo-lhe vedada a transferência dos mesmos a terceiros sem prévia e expressa concordância do contratante;

c) A total responsabilidade pelos atos e/ou omissões praticados por seus empregados/prepostos, bem como pelos danos de qualquer natureza que os mesmos venham a sofrer ou causar para o contratante, e seus clientes ou terceiros em geral, em decorrência da prestação dos serviços prestados neste contrato;

d) O pagamento da remuneração de seus empregados/prepostos, sendo responsável por todos e quaisquer ônus e encargos decorrentes da legislação trabalhista, fiscal e previdenciária, além dos impostos, taxas, obrigações, despesas e afins que venham a ser reclamados ou tornados obrigatórios em decorrência das obrigações assumidas neste contrato;

e) A responsabilidade única e exclusiva por qualquer espécie de indenização pleiteada por seus empregados/prepostos, principalmente no tocante a reclamações trabalhistas e acidentes do trabalho;

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f) O cumprimento de todas as determinações impostas pelas autoridades públicas competentes, relativas aos serviços aqui contratos, bem como o pagamento de todos os tributos federais, estaduais e municipais que incidam ou venham a incidir sobre os mesmos;

g) A total responsabilidade pelas despesas decorrentes dos serviços ora contratados, seja por exigência legal ou em decorrência da necessidade dos serviços, nada podendo ser cobrado ou exigido do contratante, desde que não haja qualquer outra expressa previsão contratual em contrário.

- São obrigações exclusivas do contratante:

a) Efetuar o pagamento na forma e no modo aprazados.

b) Comunicar à contratada as reclamações feitas contra seus empregados/prepostos, bem como com relação a danos por eles causados.

c) Fornecer à contratada a documentação solicitada, colocar à disposição da contratada as necessárias verbas pecuniárias para desenvolver o trabalho, contratar por indicação da contratada os serviços complementares indicados.

CLÁUSULA SEXTA - DISPOSIÇÕES GERAIS a) os serviços estabelecidos por este instrumento não possuem qualquer vinculação trabalhista com o contratante, sendo de exclusiva responsabilidade da contratada quaisquer relações legais com o pessoal necessário à execução dos serviços, possuindo este contrato um cunho independente e devendo a contratada manter em ordem as obrigações previdenciárias decorrentes da vinculação, assumindo responsabilidade integral e exclusiva quanto aos salários e demais encargos trabalhistas e previdenciários de seus empregados/prepostos, principalmente com relação a possíveis reclamatórias trabalhistas, não existindo solidariedade entre o contratante e a contratada.

b) A responsabilidade trabalhista, individual ou solidária, eventualmente estabelecida entre contratante e o pessoal do quadro de empregados da contratada, é imputável única e exclusivamente a esta última, que desse modo se obriga a ressarcir civilmente o contratante nos valores que porventura forem despendidos na verificação de vínculo laboral, judicialmente declarado como existente, inclusive no que concerne a possíveis danos morais.

c) As alterações de valores que venham a ser discutidos e aprovados pelas partes deverão necessariamente ser objeto de Termo Aditivo.

d) Fica expressamente vedada, no todo ou em parte, a transferência ou cessão dos serviços de que trata o presente instrumento.

e) É expressamente vedada à Contratada a utilização de trabalhadores menores, púberes ou impúberes, para a prestação dos serviços.

CLÁUSULA SÉTIMA - RESCISÃO Qualquer das partes poderá rescindir unilateralmente, de pleno direito, o presente contrato, a qualquer tempo, independentemente de notificação ou interpelação judicial ou extrajudicial, sem que assista à outra parte qualquer direito a reclamação ou indenização, desde que comunicada por escrito com 30 (trinta) dias de antecedência, ressalvando o pagamento de serviços já prestados.

PARÁGRAFO PRIMEIRO O presente contrato também será rescindido de pleno direito nos seguintes casos, sem que assista à contratada direito a qualquer tipo de indenização, ressarcimento ou multa, por mais especial que seja:

a) Por insolvência, impetração ou solicitação de concordata ou falência da contratada;

b) Por não cumprimento de qualquer obrigação da contratada para com o contratante, sejam obrigações originadas no presente instrumento ou em outras relações comerciais;

c) Por inadimplemento contratual.

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CLÁUSULA OITAVA - PREJUÍZOS A contratada responderá por qualquer prejuízo que direta ou indiretamente cause ao contratante, seja por ação ou omissão, sua ou de seus prepostos.

CLÁUSULA NONA - FORO Elegem as partes o foro da Comarca de___________________, para nele serem dirimidas todas e quaisquer dúvidas ou questões oriundas do presente contrato, renunciando as partes a qualquer outro, por mais especial e privilegiado que seja.

E por estarem assim justos e contratados, assinam o presente em três (03) vias de igual teor e forma, na presença de duas testemunhas instrumentárias, obrigando-se por si e seus sucessores, para que produzam todos os efeitos de direito.

Curitiba,____________________________

CONTRATANTE

CONTRATADA

TESTEMUNHAS:

1. Nome 2. CPF:

2. Nome CPF:

Anexo 2

CONTRATO DE PRESTAÇÃO DE SERVIÇOS COMUNICAÇÃO TRAVIS LTDA./ ASSOCIAÇÃO DE CLASSE MÉDICA

Pelo presente instrumento, de um lado COMUNICAÇAO TRAVIS LTDA., com sede na Rua Paulistânia, 351, município de São Paulo, Estado de São Paulo, inscrita no CNPJ sob número 00000000000/0001-55, por seu representante legal infra-assinado, doravante denominada simplesmente CONTRATADA, e de outro lado ASSOCIAÇÃO MÉDICA MARKETING PROMOCIONAL, com sede na rua Padre Nogueira, 745, 11º andar, município de São Paulo, Estado de São Paulo, inscrita no CNPJ sob número 000000000/0001-03, por seu representante legal infra-assinado, doravante denominada CONTRATANTE, têm ajustado o presente CONTRATO DE PRESTAÇÃO DE SERVIÇOS, que se regerá pelas cláusulas e condições a seguir:

CLÁUSULA I - DO OBJETO

1.1. A CONTRATADA prestará à CONTRATANTE, por uma quantia fixa mensal, os serviços de criação de material gráfico impresso, como papelaria, convites, banners, anúncios e layout de materiais eletrônicos, como hotsites, e-mails Marketing, popups, logomarcas, templates, teasers e anúncios, dentre outros.

1.1.1. Por prestação de serviços de criação compreende-se, independentemente das atividades, as reuniões de briefing, desenvolvimento e finalização dos materiais gráficos e criação de layout para os arquivos eletrônicos descritos acima.

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1.2. As ações da CONTRATADA deverão ser discutidas em reuniões semanais e formalmente aprovadas pela diretoria ou pelo Núcleo de Comunicação da CONTRATANTE.

CLÁUSULA II - OBRIGAÇÕES DA CONTRATADA 2.1. Constituem obrigações da CONTRATADA as atribuições abaixo relacionadas, dentre outras constantes deste Contrato ou oriundas da Lei:

a) Prestar serviços de criação de material gráfico impresso, como papelaria, convites,

banners, anúncios e layout para materiais eletrônicos, como hotsite, e-mails Marketing e popup e demais materiais mencionados nos itens 1.1 e 1.1.1 deste contrato.

b) Recolher os tributos incidentes sobre a prestação dos serviços; c) Responder pelos ônus trabalhistas e recolher os encargos sociais e previdenciários

relativamente ao pessoal que contratar, isentando a CONTRATANTE de quaisquer ônus nesse sentido;

d) Fornecer, quando solicitado com ao menos 05 (cinco) dias úteis de antecedência, todas as guias de pagamento e notas fiscais de serviço que comprovem a quitação quanto aos encargos sociais e previdenciários de todos os profissionais contratados para prestar serviços para a CONTRATANTE;

e) Abster-se de realizar trabalho similar para entidade concorrente da CONTRATANTE enquanto durar o presente contrato; e

f) Submeter ao crivo da CONTRATANTE todo e qualquer trabalho de criação elaborado em favor desta.

CLÁUSULA III - OBRIGAÇÕES DA CONTRATANTE 3.1. Constituem obrigações da CONTRATANTE as atribuições abaixo relacionadas, além das demais constantes deste Contrato ou oriundas da Lei:

a) Fornecer todas as informações necessárias para a execução deste Contrato, conforme solicitadas pela CONTRATADA, em tempo hábil e compatível com os cronogramas estabelecidos em conjunto entre as Partes;

b) Pagar à CONTRATADA a remuneração pelos serviços prestados, segundo o preço e o prazo ajustados.

c) Cumprir a legislação relativamente às retenções de tributos e contribuições.

CLÁUSULA IV – DO PAGAMENTO

4.1 A CONTRATANTE compromete-se a pagar à CONTRATADA a importância mensal de R$ 5.000,00 (cinco mil reais) como contraprestação da execução dos serviços previstos neste Contrato, com vencimento previsto para o dia 12 (doze) de cada mês.

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4.1.1 Os valores mencionados nesta Cláusula incluem os impostos, taxas e contribuições (de

melhoria e parafiscais) incidentes sobre os serviços.

4.2 Os valores de que trata a Cláusula 4.1 deverão ser pagos à CONTRATADA, através de

transferência bancária, observados os dados bancários da CONTRATADA, abaixo indicados, valendo o

comprovante de depósito como quitação do pagamento:

Banco: [_]

Agência: [_]

Conta corrente n.º [_]

Titular: [_]

.

4.3 Na hipótese de inadimplemento ou atraso no pagamento estipulado, fica estabelecida multa de 2% (dois por cento) e acréscimo mensal de juros de 1% (um por cento).

CLÁUSULA V – DO PRAZO E DA RESCISÃO

5.1. O presente Contrato vigorará pelo prazo de 12 (doze) meses, de 07 de fevereiro de 2012 a 07 de fevereiro de 2013, podendo ser renovado automaticamente por igual período de 12 (doze) meses, exceto por manifestação contrária de qualquer uma das partes com ao menos 30 (trinta) dias de antecedência do término de cada período. Na hipótese de renovação automática do presente contrato, o valor da remuneração mensal estipulada na cláusula 4.1 acima será reajustado por escrito e de comum acordo entre as Partes, conforme a variação do IPCA/IBGE acumulado nos 12 meses anteriores à renovação.

5.2. O presente contrato poderá ser rescindido unilateralmente, sem a necessária motivação, a qualquer momento, por qualquer das Partes, sem ônus e mediante aviso prévio, por escrito, com antecedência mínima de 30 (trinta) dias.

5.3 No caso de descumprimento de qualquer obrigação por qualquer uma das Partes, a Parte

inocente notificará a Parte infratora, que deverá sanar o problema no prazo máximo e improrrogável

de 10 (dez) dias, contados do recebimento da comunicação pela parte infratora.

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5.4 Caso a Parte infratora não sane o problema no prazo determinado, a Parte inocente poderá

rescindir o Contrato, além de exigir da Parte infratora a indenização pelas perdas e danos

decorrentes do inadimplemento contratual e multa no valor de uma parcela mensal do preço

previsto na cláusula 4.1 deste Contrato. Esta multa não se aplica aos casos de atraso de pagamento,

hipóteses em que se aplicarão as penalidades específicas previstas neste instrumento.

5.5 O presente Contrato será considerado automaticamente rescindido, por qualquer das Partes, independentemente de notificação judicial ou extrajudicial, na ocorrência de qualquer das seguintes hipóteses:

a) falência decretada, concordata deferida, insolvência ou extinção de qualquer das Partes;

b) ocorrência de caso fortuito ou de força maior, regularmente comprovada, impeditiva da execução deste Contrato;

c) suspensão, pelas autoridades competentes, da execução do objeto do Contrato, em decorrência de violação de dispositivos legais vigentes;

d) cessão ou transferência dos direitos e obrigações do presente Contrato a terceiros, no todo ou em parte, sem a prévia e expressa autorização da CONTRATANTE;

e) paralisação dos serviços, sem justa causa e prévia comunicação à CONTRATANTE.

5.6 À parte que optar pela rescisão antecipada do contrato, salvo se pelos motivos especificados nos itens (a), (b) ou (c) do parágrafo anterior, cabe o pagamento de multa correspondente a uma parcela mensal do preço ora ajustado na Cláusula 4.1 deste Contrato, no valor vigente à época da rescisão.

5.7 Rescindido o instrumento contratual, poderá a CONTRATANTE entregar a prestação dos serviços a quem ela bem entender, independentemente de consulta, interferência ou autorização da CONTRATADA.

CLÁUSULA VI – DA CONFIDENCIALIDADE

6.1. Para todos os fins deste instrumento, “Informações Confidenciais” são aquelas a serem mantidas em sigilo e confidencialidade, sendo todas e quaisquer informações, dados, documentos, projetos, arquivos e quaisquer outros materiais, inclusive informações verbais de titularidade das Partes, a que venham a ter acesso. Apenas a título exemplificativo, entendem-se como informações que carecem do grau de sigilo pretendido pelas Partes no presente instrumento as seguintes: documentos relativos à estratégia de marketing, lista de clientes e dados cadastrais de clientes das Partes e as respectivas informações, armazenadas sob qualquer forma; metodologia e ferramentas de desenvolvimento e serviços, desenvolvidas pelas Partes e outros; números e valores financeiros da empresa, tais como faturamento e tráfego de informações relativas ao volume de venda de

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conteúdos, contratos e relações afins, armazenados em meio magnético e repassados verbalmente ou por escrito. 6.2. As Partes concordam em:

a) Não divulgar a qualquer terceiro, ou utilizar qualquer Informação Confidencial a ela revelada pela outra Parte, exceto se expressamente autorizado; e

b) Tomar todas as medidas razoáveis para a manutenção da confidencialidade das Informações Confidenciais da outra Parte que estejam em seu poder ou sob seu controle, sendo que referidas medidas em nenhum momento serão inferiores às medidas tomadas na manutenção da confidencialidade de informações de sua propriedade e da mesma importância.

6.3. As Informações Confidenciais não incluirão as informações que:

a) São, ou possam se tornar, sem que para isso ocorra a violação do Contrato, de conhecimento público ou disponíveis ao público;

b) Foram licitamente reveladas à Parte receptora por terceiros sem obrigação de confidencialidade ou violação de uma obrigação de confidencialidade; ou

c) Já eram de conhecimento da Parte receptora, quando da revelação ou divulgação a ela destas mesmas informações, ou foram independentemente desenvolvidas pela Parte receptora.

6.4. Qualquer uma das Partes poderá revelar Informações Confidenciais da outra Parte:

a) Quando a divulgação tenha sido legalmente exigida por órgão judiciário competente ou por qualquer outro órgão público administrativo ou normativo, desde que a outra Parte seja previamente notificada, de forma a assegurar a contestação de tal ordem ou requerimento pela Parte interessada; e

b) Em caráter confidencial, para seus consultores legais ou financeiros, para os fins de execução do presente Contrato.

6.4.1. No caso de necessidade de envio de Informação Confidencial legalmente exigida, as Partes

desde já concordam em envidar seus melhores esforços para evitar a quebra do sigilo da Informação Confidencial, inclusive propondo-se a contratar advogados e firmas de advogados para resguardar o sigilo das Informações Confidenciais. Caso as medidas competentes não surtam efeito para o resguardo das Informações Confidenciais, as Partes concordam e se obrigam a fornecer apenas aquilo que estiver sendo exatamente requerido e não todas as Informações Confidenciais de que dispuserem.

6.5. As obrigações de que trata esta Cláusula continuarão em vigor por 03 (três) anos após a

extinção e/ou rescisão do presente Contrato, por quaisquer motivos.

CLÁUSULA VII - RESPONSABILIDADES DAS PARTES

7.1 Cada uma das Partes é responsável diretamente, nos termos deste Contrato e da legislação

aplicável, pelo pagamento de todos os tributos e taxas incidentes, bem como pelos encargos de

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natureza previdenciária, trabalhista e civil porventura incidentes na contratação de prepostos,

funcionários e/ou terceiros. Será ainda responsabilidade de cada uma das Partes, isoladamente,

todos os danos cíveis e penais causados por seus representantes e prepostos a quaisquer terceiros.

7.2 Fica facultado à CONTRATANTE designar prepostos para acompanhamento e fiscalização da

prestação de serviços pela CONTRATADA, que deverão ser credenciados por esta, o que não

implicará a solidariedade nem tampouco isentará a mesma de quaisquer responsabilidades por ela

assumidas por força deste instrumento e/ou por força de lei.

7.3 As Partes não poderão ser responsabilizadas pelo não cumprimento de quaisquer obrigações

deste Contrato em razão de caso fortuito e de força maior, especificamente impeditivas, de decisões

judiciais e de leis ou regulamentos expressamente proibitivos. Em tais hipóteses, o não cumprimento

das obrigações aqui assumidas não será considerado inadimplemento contratual, não constituindo,

portanto, motivo para a rescisão do presente Instrumento, na medida em que o evento impeditivo

seja temporário, consoante com o disposto no art. 393 do Código Civil.

7.4 Se uma Parte causar prejuízo à outra, por ação ou omissão no desempenho de suas funções,

ou por não observar as condições previstas neste Contrato, ficará obrigada a pagar à outra uma

indenização correspondente ao dano e/ou prejuízo causado e comprovado, na forma prevista nos

arts. 186 e 927 do Código Civil.

7.5 As Partes se responsabilizam integralmente por ressarcir a Parte prejudicada por quaisquer

danos ou prejuízos causados por ações ou omissões de seus empregados, prepostos e/ou

subcontratados na execução dos serviços ora contratados ou por ocasião deles, nos termos do art.

932, inciso III, do Código Civil.

CLÁUSULA VIII - PROPRIEDADE INTELECTUAL

8.1. Todos os direitos sobre as marcas ou em conexão a elas são de exclusiva propriedade da

Parte que as detém. Exceto dentro dos exatos termos deste Contrato, as Partes não terão nenhum

direito, título ou interesse, expresso ou tácito, em relação às marcas e sua utilização, e não deverão,

em nenhum momento, após a vigência deste Contrato, assumir ou pleitear nenhum direito de

explorar, vender ou pôr à venda os produtos e/ou serviços sob as marcas.

8.2 Todos os direitos sobre as peças de marketing criadas pela CONTRATADA para a

CONTRATANTE na execução dos serviços previstos neste Contrato, no que se refere ao trabalho de

formatação, desenvolvimento e criação, serão de exclusiva propriedade da CONTRATANTE.

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8.3 As Partes isentar-se-ão mutuamente de eventual responsabilização por violação de direito de

propriedade intelectual caso fique em algum momento comprovado que a Parte contrária tenha, por

culpa ou dolo, violado direitos de tal natureza pertencentes a terceiros para a criação e o

desenvolvimento dos produtos, serviços e/ou peças a eles relacionadas, e arcará com eventual

indenização que seja imposta à Parte inocente pela reprodução, comercialização e/ou distribuição

produtos, serviços e/ou as peças a eles relacionadas, sem prejuízo das sanções contratuais deste

instrumento.

8.4 As Partes concordam desde já que cada uma delas é titular de seus respectivos direitos de

propriedade intelectual e assim desejam permanecer, sendo que a prestação dos serviços deste

Contrato e sua execução não implicará cessão ou transferência dos direitos de propriedade

intelectual de uma parte a outra, por quaisquer motivos, sem que haja um instrumento específico

firmado a esse respeito. CLÁUSULA IX – DAS DISPOSIÇÕES GERAIS 9.1. O presente Contrato não poderá ser cedido ou de qualquer forma transferido sem o consentimento, por escrito, da outra parte. O presente instrumento obriga as Partes e seus sucessores, a qualquer título que seja. Para fins do presente Contrato será considerada sucessora, entre outras, a sociedade que resultar da fusão, aquisição ou incorporação de qualquer uma das Partes, independentemente de esta possuir a mesma designação e/ou registros societários que as Partes originalmente contratantes. 9.2. O presente Contrato estabelece o pleno e completo acordo entre as Partes, superando e revogando todos e quaisquer entendimentos havidos anteriormente entre as Partes.

9.3. A natureza jurídica da prestação de serviços aqui acordada é autônoma, não habitual e

sem subordinação de jornada, e sem pessoalidade, não se confundindo com os preceitos do

art. 3º da C.L.T. 9.4. O presente Contrato não cria entre os funcionários, prepostos, empregados e prestadores de serviços das Partes qualquer vínculo empregatício, permanecendo cada Parte responsável pelo recolhimento dos encargos fiscais, trabalhistas e previdenciários. 9.5. Fica expressa e irrevogavelmente estabelecido que a tolerância com o atraso ou descumprimento de obrigações de uma parte a outra, bem como o não exercício, pelas mesmas, de quaisquer direitos assegurados neste Contrato ou na lei em geral, não importará em novação contratual ou renúncia a qualquer desses direitos, podendo as Partes exercitá-los a qualquer tempo. 9.6. As cláusulas deste Contrato que por sua natureza tenham caráter perene, especialmente, mas não limitado às relativas à responsabilidade civil, trabalhista, tributária e previdenciária, entre outras, permanecerão válidas mesmo após a rescisão do presente Contrato, observados os prazos prescricionais da lei em vigor.

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9.7. As Notificações e comunicações entre as Partes deverão ser feitas por escrito e enviadas por carta e/ou e-mail, com aviso de recebimento e confirmação de leitura. 9.8. Quaisquer alterações das obrigações contratuais somente serão válidas mediante celebração de termos aditivos, por escrito, firmados pelos representantes legais das Partes.

9.9. Qualquer antecipação de uma das Partes não obrigará a outra Parte a realizar suas obrigações antes das datas previstas neste Contrato. 9.10. Na hipótese em que qualquer cláusula, termo ou disposição deste Contrato vier a ser declarada nula ou não aplicável, tal nulidade ou inexequibilidade não afetará quaisquer outras cláusulas, termos ou disposições aqui contidos, os quais permanecerão em pleno vigor e efeito.

CLÁUSULA X – FORO

10.1 Fica eleito o Foro da Comarca de São Paulo – Capital, com exclusão de qualquer outro, por mais privilegiado que seja, para nele serem dirimidas quaisquer dúvidas ou controvérsias que se originarem deste contrato.

E, por estarem assim justas e contratadas, as partes assinam o presente em 2 (duas) vias de igual teor.

São Paulo, 09 de janeiro de 2012.

MILENA DA SILVA

ASSOCIAÇAO MÉDICA

__________________________________________

PAULO DA SILVA

TRAVIS COMUNICAÇÃO LTDA.

TESTEMUNHAS:

______________________________

Nome:

CPF:

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_________________________________

Nome:

CPF:

Anexo 3

CONTRATO DE LOCAÇÃO DE ESPAÇO

EXCLUSIVAMENTE PARA EVENTOS

As partes integrantes deste instrumento particular, a seguir identificadas e qualificadas, têm entre si

ajustada a presente locação, a qual reger-se-á pelas cláusulas e condições que se seguem, a saber.

CLÁUSULA PRIMEIRA - DAS PARTES

1.1 LOCADORA: CASA DAS TORRES EVENTOS S/C LTDA., empresa com sede na Avenida

Francisco Matar, 5000 – Água Branca – CEP. 05001-400, São Paulo, inscrita no CNPJ

66666666666/0001-43; neste ato representada por sua sócia, MESLY VIANA.

1.2 LOCATÁRIA: XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX, inscrita no CNPJ/MF sob número

XXXXXXXXXXXXXXXXXX, inscrição estadual sob número XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX, com sede

social na XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX, n.º XXXX – Bairro XXXXXXXXXXXXXXXX – Cep.

XXXXXXXXXXXXXXX, Cidade XXXXXXXXXXXX; neste ato representada pela senhora

XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX, brasileira, portadora do RG n.º XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX e

do CPF/MF n.º XXXXXXXXXXXXXXXXXXXX.

CLÁUSULA SEGUNDA - DO OBJETO

2.1 Constitui-se objeto global e indiviso deste contrato a locação das instalações (SALÃO

PRINCIPAL, TÉRREO, SALÃO DOS TANQUES, COZINHA E BANHEIROS), parte integrante do

espaço conhecido por CASA DAS TORRES, situado à Avenida Francisco Matar, n.° 5000, bairro da

Água Branca, Município de São Paulo.

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CLÁUSULA TERCEIRA - DA DESTINAÇÃO E PRAZO

3.1 A locação destina-se, exclusivamente, para realização do evento da LOCATÁRIA.

3.2 O prazo da locação será de 24 horas e terá caráter absolutamente temporário, com início

exatamente às 08:00 horas do dia 31 de julho de 2012, quando o espaço será liberado para o

uso alvo, e término, impreterivelmente, às 08:00 horas do dia 01 de agosto de 2012, observado

o disposto na Cláusula Sexta – Das Sanções e Penalidades – deste instrumento, mediante sua

desocupação e devolução, nas exatas condições em que fora entregue, resguardado o direito da

LOCADORA de pronta retomada do exercício da posse física do espaço locado.

3.3 O espaço ora locado tem capacidade, aprovada pelo “CONTRU”, para 1.200 (mil e duzentas)

pessoas, sendo que a LOCATÁRIA se compromete e se obriga a não ultrapassar este limite máximo

de entrada de pessoas, a qual será controlada por funcionário da LOCADORA.

3.4 Caso a LOCADORA observe que está sendo permitido o acesso de pessoas em número superior

ao limite ora estabelecido, poderá imediatamente fechar a portaria de entrada do espaço locado e

exigir que a LOCATÁRIA retire o excesso verificado.

CLÁUSULA QUARTA - DO PREÇO

4.1 O preço da locação negociado para o período de ocupação estabelecido na cláusula 3.2 é fixado

no valor certo de R$ 12.000,00 (doze mil reais), que deverá ser integralmente pago até o dia ____

de abril de 2012, mediante boleto bancário.

CLÁUSULA QUINTA - DA UTILIZAÇÃO DO ESPAÇO LOCADO

5.1 Conforme detalhado no anexo memorial descritivo/fotográfico, que segue rubricado pelas partes

contratantes, o espaço denominado "CASA DAS TORRES" dispõe e mantém em absoluta ordem e

funcionamento as seguintes benfeitorias: elevador hidráulico e rampa de acesso para deficientes,

iluminação padrão, pontos estratégicos de hidráulica e elétrica, local apropriado para acomodação de

cozinha industrial móvel, vestiários para funcionários, sanitários masculino e feminino, local específico

para instalação de gerador móvel e extintores de incêndio estrategicamente colocados.

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5.2 A LOCADORA garantirá, ainda, o fornecimento de 20.000 litros de água, sendo certo que a falta

deverá ser suprida pela LOCATÁRIA de acordo com o número de convidados e duração do evento a

ser realizado.

5.3 A LOCATÁRIA assume total e irrestrita responsabilidade pela devolução de todo mobiliário

descrito na cláusula 5.1 nas mesmas condições em que foram entregues, respondendo pela reparação

de eventuais danos existentes, bem como pela restituição do espaço perfeitamente limpo, nas

mesmas condições em que lhe foi entregue.

5.3.1 A LOCATÁRIA autoriza expressamente a entrada da equipe de limpeza da LOCADORA, a

partir da 20ª hora, contada do início prazo locatício estabelecido na cláusula 3.2, para auxiliar na

limpeza dos espaços que naquele momento estiverem desocupados de pessoas.

5.4 A LOCATÁRIA declara ter conhecimento que a CASA DAS TORRES inclui-se entre as

propriedades tombadas pelo Patrimônio Histórico do Estado e do Município de São Paulo, sendo,

portanto, expressamente vedada qualquer alteração em suas características externas e/ou internas,

motivo pelo qual assume total e irrestrita responsabilidade em manter absolutamente intactas todas

as paredes, janelas, pisos, fachadas, instalações e acessórios do espaço locado, respeitando as

normas de instalação e capacidade de uso estabelecida para a realização do evento, controle de

acesso de funcionários (crachás) e de convidados (check-list) e correspondente responsabilidade civil.

5.5 Nos procedimentos de montagem e desmontagem das instalações móveis utilizadas no evento

deverão ser observadas as normas de segurança e medicina no trabalho, editadas pelo Ministério do

Trabalho, cabendo à LOCATÁRIA a fiscalização.

5.6 No que se refere aos projetos de decoração, disposição de bens móveis, objetos e layout do

espaço locado por ocasião do evento, a CASA DAS TORRES poderá vetá-los, para garantir que

estejam de acordo com as normas de segurança das instalações, tais como rotas de saídas de

emergência livres, áreas de extintores de incêndio, escadas, passagens e demais orientações previstas

em lei e de acordo com a determinação dos órgãos públicos.

5.7 Neste ato a LOCATÁRIA declara estar ciente da legislação referente à emissão de ruídos,

poluição sonora e controles de sons emitidos para realização do evento, durante o prazo estabelecido

neste instrumento.

35


5.8 Caso seja apurado por equipamento idôneo da LOCADORA que a LOCATÁRIA ultrapassou os

limites de ruídos previstos na legislação vigente durante o prazo estabelecido na cláusula 3.2 deste

instrumento, o evento será imediatamente interrompido pela LOCADORA ou seus prepostos.

5.9 Caso a LOCADORA venha a sofrer qualquer ação de caráter indenizatório, ou seja, interpelada

civil, administrativa ou criminalmente, fundamentada nos fatos previstos nas cláusulas 5.7 e 5.8 deste

instrumento, a LOCATÁRIA será responsabilizada e deverá ressarcir os prejuízos sofridos pela CASA

DAS TORRES e seus representantes legais, se comprometendo, inclusive, a assumir o pólo passivo

das demandas, requerendo a exclusão da LOCADORA.

5.10 Fica certo e ajustado que a LOCATÁRIA se compromete e se obriga a cumprir todas as normas

de segurança contra incêndio do espaço ocupado, devendo remover ou deslocar quaisquer mesas que

se encontrem colocadas no salão que possam vir a obstruir as passagens e saídas de segurança.

5.10.1 Se durante o evento a fiscalização da LOCADORA verificar que a LOCATÁRIA vem

obstruindo as portas de saída, como também dos equipamentos de incêndio e proteção, poderá

imediatamente dar por encerrado o evento que estiver sendo realizado, sem ser responsabilizado por

quaisquer perdas e danos da LOCATÁRIA ou das pessoas que se encontrarem no estabelecimento.

5.10.2 O evento somente terá continuidade se for restituída ao status quo anterior a situação dos

bens que guarnecem o espaço para que não venham a prejudicar quaisquer das saídas de incêndio do

salão.

5.10.3 A LOCADORA manterá brigada de incêndio durante a realização do evento, as suas expensas,

composta de um bombeiro civil e um segurança para cada 400 (quatrocentas) pessoas.

5.11 Em caso da falta de energia elétrica na sede da LOCADORA motivada por fatores externos que

independam de sua vontade, fica a LOCADORA, desde já, eximida de toda e qualquer

responsabilidade por eventuais danos de qualquer natureza causados ao evento objeto deste

Contrato.

5.11.1 Caso a LOCADORA verifique antes do evento que a LOCATÁRIA fez instalações de

equipamentos e/ou instrumentos que ultrapassem o limite de carga de energia disponível nas

instalações, poderá impedir o ingresso de pessoas no estabelecimento para que se dê início ao evento

até que se façam as regularizações necessárias.

5.12 Os serviços de bar e restaurante serão desenvolvidos exclusivamente pela LOCATÁRIA durante

a realização do evento e, conforme legislação federal, fica expressamente vedada a venda e/ou a

distribuição de bebidas alcoólicas a menores de 18 anos de idade durante o evento, ficando de

exclusiva responsabilidade da LOCATÁRIA o fiel cumprimento desta lei.

36


5.13 A LOCATÁRIA se responsabiliza por manter, durante a realização do evento, às suas expensas,

serviço médico com UTI móvel, dotada de médico, enfermeiro e todos os equipamentos para

atendimento médico de urgência, inclusive desfibrilador.

CLÁUSULA SEXTA – DAS SANÇÕES E PENALIDADES

6.1. Sem prejuízo das demais penalidades previstas neste instrumento e na legislação aplicável, caso

a LOCATÁRIA não venha a desocupar o espaço físico locado no prazo estabelecido na cláusula 3.2

deste instrumento, e nas condições definidas nas cláusulas anteriores, o que impreterivelmente inclui

a retirada de todos e quaisquer materiais, equipamentos, objetos e pertences de sua propriedade ou

da propriedade de terceiros, incidirá automaticamente, sem necessidade de notificação premonitória,

multa no valor de R$ 1.000,00 (mil reais) por hora de atraso, contando-se a primeira hora a partir

dos sessenta minutos subsequentes ao estipulado para término da locação.

6.1.1 A multa estipulada na cláusula 6.1 será cobrada tanto pela hora cheia como pelo cálculo de sua

fração, até que se dê a devolução integral do imóvel à LOCADORA.

6.2. A retirada de todos e quaisquer materiais, equipamentos, objetos e pertences da propriedade da

LOCATÁRIA ou de terceiros, os quais não se encontravam no espaço físico quando do início da

locação, após o vencimento do prazo de estipulado na cláusula 3.2 deste instrumento, somente

poderá ser realizada mediante o pagamento dos valores devidos nos termos estabelecidos nas

cláusulas 6.1 e 6.1.1.

6.3. Sem prejuízo do disposto nas cláusulas 6.1, 6.1.1 e 6.2, na hipótese de não se cumprir com a

obrigação de retirar, no prazo estabelecido na cláusula 3.2 deste instrumento, a totalidade dos

materiais, equipamentos, objetos e pertences de sua propriedade ou da propriedade de terceiros, a

LOCATÁRIA autoriza que a LOCADORA os retire, assumindo a responsabilidade pelo pagamento de

todas as despesas pela remoção e dos custos relativos à guarda dos objetos, demonstrados através

de simples recibos.

CLÁUSULA SÉTIMA – DISPOSIÇÕES GERAIS

7.1 Em função das características especiais que diferenciam a CASA DAS TORRES, sua locação

temporária para servir ao evento objetivado deverá ser precedida de providências específicas, as quais

serão de responsabilidade exclusiva da LOCATÁRIA que as assume, arcando com os respectivos

ônus financeiros, independentemente do valor da locação, quais sejam:

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7.1.1 Locação de gerador móvel de energia, o qual deverá estar disponível para uso local, durante o

evento.

7.1.2 Responsabilidade perante aos órgãos municipais, estaduais e federais que controlam os serviços

contratados, tais como o ECAD, os órgãos de vigilância sanitária entre outros, exclusivamente no que

concerne às suas atividades na CASA DAS TORRES durante o período da locação.

7.1.3 Fica vetado anexar coberturas e construções ao espaço locado para realização do evento.

7.2 Este contrato é celebrado em caráter irrevogável e irretratável, sem direito à arrependimento ou à

desistência por qualquer das partes. Em caso de desistência ou falta de cumprimento de quaisquer

das obrigações aqui assumidas, a LOCATÁRIA perderá a integralidade da importância até então

desembolsada.

7.2.1 Além das disposições estipuladas neste instrumento, a parte que vier a desistir da locação

deverá pagar à outra multa fixada em 10% do valor total da locação. Entretanto, se a locação não

puder realizar-se por motivos alheios a ação ou omissão das partes, motivo de força maior ou normal

previsibilidade de qualquer das partes, não será devida qualquer indenização, de parte a parte.

7.3 A LOCATÁRIA se responsabiliza pelo pagamento de eventuais danos causados por seus

convidados, por sua equipe ou por terceiros. Se responsabiliza, também, por eventuais danos

causados pelos serviços terceirizados contratados diretamente por ela, tais como buffet, valet

service entre outros.

7.4 A LOCADORA não arcará com qualquer prejuízo, seja qual for a origem. Fica estabelecido que a

segurança dos bens agregados durante o período de montagem, realização do evento e

desmontagem é de obrigação da LOCATÁRIA. A LOCADORA, por sua vez, se responsabiliza pelo

bom funcionamento dos equipamentos de que dispõe e oferece juntamente com a locação.

7.5 A LOCATÁRIA obriga-se a firmar termo, anteriormente ao início do período da locação,

declarando ter promovido minuciosa vistoria do conjunto imobiliário objeto desta locação, recebendo-

o no estado em que se encontra e comprometendo-se a devolvê-lo exatamente no mesmo estado de

conservação e limpeza e no pleno funcionamento de seus pertences, sem qualquer direito de

retenção, indenização ou compensação, pelos gastos que tenha de efetuar para dar cumprimento a

estas obrigações e, assim, restituir os bens, na conformidade de suas características originais.

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7.6 O tempo que a LOCADORA puder vir a consumir para reparação de eventuais estragos e

alterações nas instalações elétricas, hidráulicas e de telefonia, comprovadamente atribuídos à

LOCATÁRIA e o prazo para repor o conjunto imobiliário no estado anterior serão considerados como

sendo locação, respondendo, portanto, ela LOCATÁRIA, pelos aluguéis e demais encargos da

locação durante esse período, sem prejuízo de poder a LOCADORA exigir perdas e danos na esfera

judicial.

7.7 A LOCATÁRIA, provada sua culpa, assume integral e isolada responsabilidade por quaisquer

penalidades porventura aplicadas à LOCADORA em virtude do evento realizado.

7.8 Obriga-se a LOCATÁRIA a manter no imóvel atividade lícita, condizente com os bons costumes e

devidamente autorizada pelo poder público.

7.9 É vedada a sublocação, empréstimo ou cessão de direitos da coisa locada, seja no todo ou em

parte.

7.10 Fica desde já pactuado que as sanções, atos e medidas pactuadas com base neste contrato

produzirão seus efeitos desde logo, independentemente de quaisquer avisos, notificações e

interpelações prévias.

7.11 A LOCATÁRIA só poderá divulgar o nome ou parte do nome da CASA DAS CALDEIRAS em sua

comunicação externa mediante autorização prévia a ser fornecida por escrito pela LOCADORA. A

LOCATÁRIA poderá mencionar o nome da CASA DAS CALDEIRAS a título de endereço e indicação do

local da festa. Na divulgação e comunicação externa do evento, deverá constar um número de

telefone especifico para o fornecimento de informações sobre o evento em questão, diferente do

número utilizado pelo escritório da CASA DAS CALDEIRAS.

7.11.1 A LOCADORA fica autorizada a divulgar em material promocional, impresso ou eletrônico, o

nome comercial da LOCATÁRIA, apenas e tão somente para fins de divulgação do evento realizado

em suas dependências.

7.12 A presente locação rege-se pela lei 8245/91, pelo Código Civil, e demais normas de Direito.

7.13 Para julgar quaisquer demandas eventualmente decorrentes deste contrato, as partes elegem o

Foro Central da capital de São Paulo, com renúncia de qualquer outro, por mais privilegiado que seja.

As partes declaram terem lido atentamente todas as cláusulas e disposições do presente instrumento,

e, por assim estarem justos e contratados, assinam o presente, em três vias de igual teor, para um só

efeito, diante de duas testemunhas.

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São Paulo, 10 de abril de 2012.

LOCADORA:

_________________________________________________

Mesly Viana

CASA DAS TORRES EVENTOS S/C LTDA.

LOCATÁRIA:

_________________________________________________

XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX

XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX

TESTEMUNHA:

_____________________________

NOME:

RG n.º

_____________________________

NOME:

RG n.º

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Planilhas Financeiras de Eventos Introdução Bem-vindo novamente! Esta é a unidade II do curso de Administração Financeira de Eventos.

Na unidade anterior, você pôde entender o quanto seu evento custará, a partir da busca dos prestadores de

serviços e da solicitação de propostas orçamentárias para três empresas. Ao receber tais propostas, você viu que

deve analisar e negociar todos os pontos importantes para viabilizar a produção e, finalmente, decidir qual é a

melhor empresa para atender suas demandas.

Lembre-se! Alguns serviços e materiais definidos para a Convenção de Vendas Merlin que precisarão de

fornecedores são: sonorização, almoço e jantar, convites e iluminação.

Após essa etapa, tem início a estruturação da planilha orçamentária, na qual é inserida cada especificação de

serviço com o custo correspondente. Com o fim do evento, se tudo correu bem com tais empresas, elas devem

entrar no rol de nosso cadastro de fornecedores ativos e qualificados, que poderão ser solicitados para prestar os

mesmos serviços em outra ocasião.

Verifique o anexo 1 – Planilha de Custos da Convenção Merlin. Sua missão é conferir se o evento está

viável da forma como foi planejado.

Agora é com você! Acompanhe as próximas páginas com a Planilha de Custos – Convenção de Vendas Merlin. Isso

auxiliará sua compreensão dos conteúdos.

Entendendo a planilha financeira

Vamos analisar a Planilha de Custos da Convenção de Vendas Merlin que você salvou em seu computador. O

formato da planilha de custos varia de empresa para empresa. Não há regra fixa para sua elaboração, mas, além

das normas contábeis de praxe, é importante manter o bom senso para demonstrar com transparência para o

cliente como foi estruturada a previsão orçamentária.

Agora é com você! Localize, na sua Planilha de Custos – Convenção Merlin, os itens que compõem os custos:

criação e editoração;

produção de materiais;

logística e A&B;

cenografia e equipamentos;

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atrações;

despesas gerais;

equipe de produção;

planejamento.

Confira! Todos esses itens estão localizados na coluna C.

Agora, vamos diferenciar os custos de terceiros dos custos internos.

Os custos de terceiros são dos prestadores de serviços a serem contratados por período determinado para

execução do evento. Emitimos a nota fiscal diretamente ao cliente, caracterizando o repasse de verba e evitando

a bitributação.

Você sabia? A bitributação acontece quando diferentes empresas cobram da mesma pessoa o mesmo tributo

sobre o mesmo serviço ou produto com a mesma base de cálculo.

Vamos analisar a planilha novamente?

Agora é com você! Localize, na sua Planilha de Custos – Convenção Merlin, os itens que compõem os custos de

terceiros.

Confira! Os itens que compõem os custos de terceiros são:

buffet, sonorização, transporte, hospedagem, cenografia, entre outros, totalizando R$ 922.957,00.

Custos

Os custos internos correspondem aos custos passíveis de tributação (alimentação de equipe, verba de

produção, entre outros). Esses custos terão notas emitidas contra o cliente. Neles estão também as receitas

internas da agência: criação, editoração, planejamento etc.

Você já está mais familiarizado com a planilha? Siga as orientações abaixo para fazer mais uma localização de um

item importante.

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Agora é com você! Localize, na sua Planilha de Custos – Convenção Merlin, os itens que compõem os custos

internos.

Confira! Os itens que compõem os custos internos são: planejamento, criação e editoração, save the date, convite, dicas,

camarins, ECAD, verba de produção e logística de equipe, totalizando R$ 42.800,00. Na Convenção de Vendas

Merlin, criação e editoração foram trabalhos realizados pela equipe da agência e, por isso, são considerados

receitas internas ou custos internos, já que não contratamos terceiros para realizá-los.

Honorários

Devemos considerar os dois custos (cursos de terceiros e custos internos) e colocar nossos honorários, que

compõem a taxa de agenciamento, variando entre 8% e 15%. Nesse caso específico, estamos calculando sobre

15%.

Confira o cálculo.

Custos de Terceiros R$ 922.957,00

Custos de produção do evento R$ 8.800,00

Custos de Terceiros mais Custos de produção do evento R$ 922.957,00 + R$ 8.800,00

Soma dos custos = R$ 931.757,00

Soma dos custos multiplicada por 15% = R$ 931.757,00 * 15% =

R$ 139.763,55

Honorários = R$ 139.763,55

Encargos

Outro ponto a ser calculado são os encargos. Ou seja, os tributos que devem incidir sobre o valor a ser faturado

(na nossa planilha serão calculados sobre os custos internos mais honorários), variando conforme o regime

tributário da sua empresa.

Aqui, utilizamos a alíquota de 21,7% para estimar os tributos a serem incluídos no orçamento.

Agora é com você! Localize, na sua Planilha de Custos – Convenção Merlin, o local onde estão expostos os encargos

de evento. Após isso, pense sobre como este cálculo foi feito.

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Conheça, a seguir, como elaborar o cálculo dos encargos do seu evento.

O cálculo detalhado dos encargos da Convenção Merlin é:

21,7% dos Custos Internos (R$ 42.800,00) = R$ 9.287,60

21,7% dos Honorários (R$ 139.763,55) = R$ 30.328,69

Custos de Terceiros mais Custos de produção do evento = R$ 39.616,29

Encargos = R$ 39.616,29

Outra forma de fazer o mesmo cálculo é:

Encargos = 21,7% de Soma Custos Internos + Honorários

Encargos R$ 42.800,00 + R$139.763,55 = R$ 182.563,55

Encargos = 21,7% de R$ 182.563,55 = R$ 39.616,29

Encargos = R$ 39.616,29

Com esses valores, podemos calcular o custo final a ser apresentado ao cliente: Verifique na tabela que você recebeu que, na soma dos Custos Internos e Externos, temos o Custo do Evento (R$ 965.757,00). Mas, para termos o Custo Total desse evento, é necessário acrescentar a esse último valor os honorários e encargos: R$ 965.757,00 (Custo do Evento) + R$ 139.763,55 (Honorários) + R$ 39.616,29 (Encargos) = R$ 1.145.136,84

Custo total = R$ 1.145.136,84

Dessa forma, quando a Nota fiscal do evento for emitida, o cálculo será realizado para o valor da cobrança cobrir

exatamente o custo total do evento. Realizar o cálculo dos encargos e impostos do seu evento exige muita

atenção, já que existem no Brasil tipos de empresas com cargas tributárias diferenciadas. Portanto, seu

planejamento financeiro deve levar em consideração tais regras para que você possa analisar as melhores

possibilidades de remuneração.

Ponto de Equilíbrio Ao chegarmos a uma planilha efetiva de custos, temos condição de calcular nosso Ponto de Equilíbrio com

respeito ao nosso evento, no caso de termos de cobrar alguma inscrição ou ingresso. Se tivermos um cliente que

bancará tudo, como no caso de nossa Convenção de Vendas Merlin, ou se houver um patrocinador que arque

com todas as despesas, nem necessitamos desse cálculo, embora os profissionais de marketing possam avaliar

volumes de vendas posteriores ou outros tipos de retorno positivo como exposição de marca.

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Você sabia? Ponto de Equilíbrio ou break even é um dos indicadores que nos informa o volume necessário de

vendas, no período considerado, para cobrir todas as despesas, fixas e variáveis, incluindo-se o

custo do serviço prestado. Em outras palavras, é a quantidade de unidades a ser vendida para

começarmos a ter lucro, pois neste ponto o lucro é zero.

Você sabe como calcular o Ponto de Equilíbrio dos seus eventos? Uma forma eficiente para fazer isso é seguindo

a fórmula abaixo.

Fórmula do Ponto de Equilíbrio PE = Custos Fixos Totais

Preço Unitário

O Ponto de Equilíbrio é igual ao total de custos fixos, dividido pelo preço unitário cobrado por cada participante.

Conheça alguns casos de Ponto de Equilíbrio.

Caso 1 – Se temos um workshop com capacidade máxima para atender 40 pessoas e nossos custos totais são R$ 2.800,00, teríamos de imaginar o preço ideal unitário que nossos participantes poderiam pagar. Isso tem de estar consoante com preços do mercado e varia também de acordo com as características do nosso evento. Imaginemos R$ 450,00 de inscrição.

Segundo nossa fórmula:

2.800,00

PE = = 6,2

450,00

Nosso Ponto de Equilíbrio são 7 inscritos.

Se desejarmos que nosso evento, além de cobrir seus custos, gere lucro, é necessário colocar um percentual acima do break even (ponto de equilíbrio), e a cobrança ao participante deve levar em conta também o preço de mercado.

Caso 2 – Realizamos um Seminário Internacional de dois dias de duração, em um auditório com capacidade máxima para 200 pessoas, e nossos gastos serão, ao todo, R$ 50.000. Acreditamos que R$ 600,00 a inscrição

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por participante seja um preço de mercado compatível.

Segundo nossa fórmula, temos:

50.000,00

PE = = 83,3

600,00

Nesse caso, nosso Ponto de Equilíbrio seriam 84 pessoas. Se desejo 35% de lucro, tenho de ter em meu auditório, no mínimo, 109 pessoas.

Com todos os dados que analisamos, é possível concluir que a Convenção de Vendas Merlin, ocorrendo da forma

como foi planejada, possui viabilidade financeira.

Proposta comercial

Em síntese, a proposta comercial é o instrumento ideal para expressar as ideias que foram cuidadosamente

desenhadas e dimensionadas para atender os objetivos e metas no evento. Ela é expressa, basicamente, por um

descritivo e por valores numéricos correspondentes à nossa estratégia de execução desse evento.

Agora é com você! Veja esses valores na Planilha Aprovada de Custos da Convenção de Vendas Merlin.

Verifique o anexo 2 - Planilha de Custos da Convenção Merlin Aprovada e salve-a em seu computador.

A planilha de custos pode ser apresentada de forma genérica ou absolutamente detalhada.

Nesse caso, a planilha é mais completa para que todos vejam os detalhes dos custos. Nela, há um espaço para

a aprovação e a assinatura do cliente. Isso ocorre devido às exigências cada vez mais frequentes dos

clientes, em que a transparência relacionada às questões financeiras deve predominar.

Ressalta-se que, em determinados casos, após a aprovação da planilha final, o cliente solicita itens adicionais que

não estavam previstos no planejamento inicial e, portanto, não constavam da planilha de custos. Nesse caso, é

feita uma planilha extra para sua aprovação.

A seguir, veja como foi a reunião com o cliente solicitante da Convenção de Vendas Merlin.

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47


Normas da proposta comercial

Como é possível fazer uma proposta comercial que também atenda e

supere as expectativas de seus clientes?

Para superar as expectativas de seus clientes, é importante que a

proposta seja elaborada de forma cuidadosa, observando algumas

normas próprias de uma estratégia de vendas eficaz.

Confira essas normas:

Tenha uma boa ideia e a estruture de forma adequada, com custos viáveis operacionalmente, além de

bem articulados junto aos diversos públicos interessados;

a parte descritiva não deve ultrapassar duas páginas, ou seja, deve ser bastante objetiva, como vimos

no modelo da Convenção de Vendas Merlin;

a planilha de custos é parte integrante da proposta. Por meio dela, você solicitará o “aceite” inicial

assinado pelo cliente, que será a base de contrato entre as partes;

anexe à proposta comercial todas as ilustrações, plantas, imagens (em CD) e gráficos que julgue

necessários para a melhor compreensão do projeto do evento;

mantenha uma linguagem clara e objetiva e revise todo o texto antecipadamente;

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a planilha de custos deve ser conferida e expressar os valores atualizados junto ao mercado. Previsões

apressadas e mal fundamentadas podem comprometer as metas e a realização do evento.

Roteiro da proposta comercial

Apresentamos, agora, um roteiro de proposta comercial, já que o

exemplo não mostra nenhuma simulação de obtenção de recursos

por meio de cotas de patrocínio.

Nesse caso, o cliente nos propôs um concurso infantil.

Veja atentamente os dados sobre esse evento.

1. Abertura

Nome do evento: Concurso Charme e Talento infantil

2. Apresentação

São frequentes os concursos para escolha de representantes da sociedade que servem como referência

para as demais pessoas. No entanto, os concursos de beleza infantil acabam por fantasiar as crianças como

adultos, sem nenhum traço da idade e da identidade que elas realmente possuem.

O Concurso Charme e Talento Infantil pretende eleger crianças que reúnam simpatia, desenvoltura e graça

próprias da infância, em sua forma lúdica, exploradora e criativa.

3. Slogan

"Valorizando a infância que existe em cada criança"

4. Formato

O evento compreende um período de inscrição e atendimento dos quesitos de um regulamento prefixado

característico de um concurso. Em seguida, há um dia de apresentação dos candidatos selecionados em

local decorado e com som ambiente. Essa apresentação envolve atividades, como:

coquetel de abertura para pais e convidados;

apresentações e desfiles dos candidatos;

entrega de prêmios para os vencedores do ano.

5. Mestre de Cerimônia

Apresentadora infantil Tati.

6. Ficha Técnica

Local: Centro de Convenções Culturais Atibaia.

Data: 21 de setembro de 2011.

Horário: 18h00 às 21h30.

7. Objetivos

Realizar um concurso de charme e talento infantil com a finalidade de valorizar características da infância

por meio da divulgação da desenvoltura, da ludicidade e da criatividade.

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8. Objetivos Específicos

Descoberta de talentos infantis;

Promoção de um espaço de integração e valorização genuínas da criança;

Resgate do lúdico e da originalidade do concurso infantil.

9. Público-alvo

Meninas entre 05 e 10 anos de idade de qualquer estado brasileiro.

10. Estratégias de Comunicação

Regulamento do Concurso;

Folheto informativo a ser divulgado nas escolas públicas e particulares dos ensinos infantil e

fundamental;

Hot site (instrumento elaborado para uma ação de comunicação ou marketing);

Peças e elementos comunicacionais: save the date (informa antecipadamente aos convidados a

data em que precisam se programar para participar do evento), convites, jornal/foto;

Assessoria de imprensa;

Banners, cartazes;

Lembranças aos participantes.

A previsão orçamentária do Concurso Charme e Talento Infantil é de R$ 122.466,54.

Verifique o anexo 3- Tabela de custos concurso charme e talento infantil e salve-a em seu computador.

Este documento é a planilha de custos desse concurso.

Por meio do estudo dos custos para a realização desse evento, foi elaborada uma proposta comercial. Conheça as

cotas de patrocínio:

Proposta Comercial – Política de Captação de Recursos COTAS DE PATROCÍNIO

BOLO DE ANIVERSÁRIO _________________________________________________R$ 70.000,00

Duas cotas disponíveis no valor de R$ 35.000,00

OLHO DE SOGRA _______________________________________________________R$ 45.000,00


BALA DE COCO__________________________________________________________R$ 35.000,00


Agora, você vai acompanhar o raciocínio para a criação da tabela financeira desse evento.

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Agora é com você! Acompanhe as próximas páginas com a Tabela de Custos – Concurso Charme e Talento Infantil.

Isso ajudará você a entender as explicações seguintes.

Vamos fazer as contas? Veja agora como fazer o cálculo dos honorários desse evento.

Subtotal do evento R$ 110.940,00

Subtotal do evento menos Receitas Internas de Planejamento e Criação R$ 110.940,00 – R$ 7.600,00

Resultado = Custos de Terceiros R$ 103.340,00

Honorários 15%

Honorários = 15% sobre custos de terceiros 15% de R$ 103.340,00

Resultado = Honorários R$ 15.501,00

Atenção! Você pode aplicar a mesma estrutura e porcentagens desses exemplos quando for realizar os

cálculos do seu evento. Acompanhe a seguir o cálculo dos encargos.

Cálculo dos honorários na proposta comercial

Faça conosco o cálculo dos honorários do seu evento.

Agora é com você! Não se esqueça de acompanhar na Tabela de Custo – Concurso Charme e Talento Infantil.

Encargos

Receitas internas R$ 7.600,00

Honorários R$ 15.501,00

Encargos = 27.7% sobre internos mais honorários 21.7% sobre R$ 7.600,00 + R$ 15.501,00

Resultado = Encargos R$ 5.012,92

O custo total do Concurso Charme e Talento Infantil é de R$ 131.453,91. Como temos entradas de valores

referentes a patrocínio e inscrição (R$ 150.250,00), a nossa receita será de R$ 18.796,09.

Patrocínio e Inscrição R$ 150.250,00

Patrocínio e Inscrição menos Custo do evento R$ 150.250,00 - R$ 131.453,92

Resultado = Receita R$ 18.796,09

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Em síntese, a configuração de uma proposta comercial tem como premissa o entendimento do volume de gastos

e a verificação de quais são as fontes de recursos existentes ou possíveis para o tipo de evento que estamos

propondo.

Trataremos, a seguir, da análise das propostas comerciais.

Análise de estratégias comerciais

Agora é com você! Você acompanhou, até agora, dois tipos de eventos.

Leia a descrição de cada um deles e tente identificar qual se refere à Convenção de Vendas Merlin

e qual se refere ao Concurso Charme e Talento Infantil. Depois, verifique a resposta.

Caso 1 Para alcançar sucesso nesse caso, é conveniente fazer uma menção sobre captação de recursos e verificar onde

poderíamos encontrá-los. Afinal, captação de recursos é, na verdade, o meio pelo qual buscamos a entrada de

recursos financeiros para a viabilização do projeto, assim como os resultados de lucro decorrentes do mesmo. De

qual evento estamos falando?

Resposta

Concurso Charme e Talento Infantil

Para realização desse evento, foi necessária a entrada de verba

por meio de patrocinadores.

Caso 2 Um evento pode ter todos os seus custos bancados por um único cliente. Quando há um bom budget

(documento de planejamento em que são definidas as receitas e despesas de uma empresa ou pessoa física, por

um determinado período de tempo), não temos muitos problemas de viabilizar nossa proposta de evento. Essa

descrição se refere a qual evento?

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Resposta

Convenção de Vendas Merlin

Nesse evento, o cliente solicitante entrou com toda a verba

necessária para sua realização.

Você, organizador de eventos, deve saber identificar todas as possibilidades de fontes de receita como garantia

de financiamento, bem como criar estratégias comerciais inteligentes para que investidores possam de fato se

interessar pelo seu trabalho.

Conclusão

Gerar Receitas

A geração de receitas varia de acordo com a configuração de cada projeto de evento.

Refletindo! Como ter acesso às diferentes fontes de recursos? Quais escolher? Como atrair as fontes em favor

de nosso evento, seja ele qual for?

Fontes de receitas

Venda de ingressos/tickets, taxas de inscrição, venda de

estandes, venda de espaços publicitários nos ambientes do

evento (painéis, outdoors, blimps), anúncios (revistas, e-news,

sites), venda de subprodutos do evento (bonecos, canetas,

camisetas, porta-trecos etc.), doações e contribuições (de

entidades, empresas ou profissionais parceiros), licenciamentos

(barracas de Alimentação & Bebidas), verbas advindas de

programações paralelas (show de lançamento do evento).

Além de saber da existência de fontes de renda, é necessário saber quando e como aplicá-las. A geração de

receita exige tempo, empenho e energia, mas sem dúvida é muito compensador obter os resultados no

desenvolvimento de sua estratégia comercial.

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Resumindo

A melhor maneira de resolver os problemas financeiros de um evento é recorrer ao nosso estudo inicial, pois,

com um planejamento adequado, poderemos também fazer correções de rotas e obter sucesso em nosso evento.

A parte descritiva não deve ultrapassar duas páginas, ou seja, deve ser bastante objetiva, como vimos nos

modelos anteriores.

Esperamos que este curso esteja contribuindo para sua formação profissional como administrador financeiro de

eventos!

Veja os tópicos que abordamos nesta unidade:

compreensão da planilha financeira;

definição de custos honorários, encargos e impostos;

cálculo do Ponto de Equilíbrio;

importância da proposta e das normas comerciais;

cálculo dos honorários e patrocínio da proposta comercial;

análise de estratégias comerciais.

Parabéns por finalizar a segunda unidade deste curso! Continue seus estudos na unidade 3.

54


Administração Financeira de Eventos

Remuneração e Controles Financeiros em Eventos

Administração Financeira em Eventos/ Unidade 2: Planilhas Financeiras de Eventos

Introdução Olá! Estamos agora na unidade III do curso Administração Financeira de Eventos.

Lembre-se! Na unidade anterior, você pôde aprender sobre itens da planilha financeira, proposta comercial,

cálculo de pagamentos e cobranças e geração de renda.

Nesta unidade, vamos tratar das diferentes formas de remuneração e de controles financeiros em eventos.

Bons estudos!

Modalidades de Remuneração

Há diferentes formas de sermos remunerados pelo trabalho de organização de eventos. A forma e o valor a

serem pagos deverão ter como base um parâmetro de mercado atual, a complexidade do negócio envolvido, as

formas legais, nossa experiência de contratações feitas anteriormente e, sem dúvida alguma, também

dependerão de nosso poder de negociação frente ao cliente.

Bases para remuneração

Conheça um caso comum entre os organizadores financeiros de eventos.


Agora é com você! Quanto Mauro pode cobrar pela realização do trabalho, com o nível de complexidade que você viu

na tela anterior? Reflita sobre a questão tentando se colocar no lugar de Mauro.

Agora, veja nas anotações de Mauro como ele resolveu essa questão.

A média para produtores de eventos dessa natureza está entre R$ 5.000,00 e R$ 7.000,00.

Cálculo simples:

2 meses de trabalho X R$ 5.000,00 = R$ 10.000,00

Não esquecer!

Despesas com nota fiscal.

Descontos de aproximadamente 10% com:

- tributos;

- taxas, considerando o Simples Nacional (Sigla de Sistema Integrado de

Pagamento de Impostos e Contribuições das Microempresas e Empresas de


Pequeno Porte).

Como faço parte do grupo MEI – (Microempreendedor Individual com teto de R$60 mil a cada 12 meses),

para receber de fato R$ 5.000,00 ao mês, terei que cobrar aproximadamente:

R$ 5.600,00 por mês.

Devo cobrar pelo serviço:

2 meses x R$ 5.600,00 = R$ 11.200,00

Mauro é um empreendedor individual. Veja as implicações de suas atividades a seguir:

Empreendedor individual

Você Sabia? O empreendedor individual é a pessoa que trabalha por conta própria e que se legaliza como

pequeno empresário, devendo preencher alguns pré-requisitos, dentre eles, não ter participação

em outra empresa como sócio ou titular.

A Lei Complementar nº 128, de 19/12/2008, criou condições especiais para que o trabalhador

conhecido como informal possa se tornar um empreendedor individual legalizado. Entre as

vantagens oferecidas por essa lei está o registro no Cadastro Nacional de Pessoas Jurídicas (CNPJ),

que facilita a abertura de conta bancária, o pedido de empréstimos e a emissão de notas fiscais.

O empreendedor individual enquadrado no Simples Nacional...

Ficará isento dos tributos federais (Imposto de Renda, PIS, Cofins, IPI e CSLL). Pagará apenas o valor fixo

mensal de R$ 32,10 (comércio ou indústria) ou R$ 36,10 (prestação de serviços), que será destinado à

Previdência Social e ao ICMS ou ao ISS. Essas quantias serão atualizadas anualmente, de acordo com o salário-

mínimo.

Com essas contribuições, o empreendedor individual terá acesso a benefícios como auxílio-maternidade, auxílio-

doença e aposentadoria, entre outros.

O projeto começou a valer em 1º de julho de 2009, em âmbito nacional, porém, a princípio, com receita bruta

anual de até R$ 36.000,00.

Fonte: http://www.portaldoempreendedor.gov.br/modulos/entenda/oque.php

Cada profissional pode estabelecer seu preço, e ninguém deve subestimar seu trabalho. Para isso, é preciso

conhecer os valores praticados no mercado para não inviabilizar suas negociações com a empresa de interesse.

Agora que você já tem ideias sobre como realizar cobranças, é bom saber sobre as modalidades de remuneração.

Continue seu curso!


Formas de remuneração

Existem diversas formas de remuneração. Conheça as modalidades e analise qual é a mais adequada para você,

seus eventos e clientes.

Pró-labore

Significado: Pró-labore é uma palavra de origem latina e significa “pelo trabalho”.

Na prática...

Essa modalidade é utilizada nos casos em que o profissional organizador de

evento possuir um CNPJ, ou seja, for sócio da empresa organizadora de eventos

ou agência em questão, e é aplicada para o pagamento desses sócios.

“O menor valor de retirada do pró-labore é o salário mínimo com os encargos

correspondentes (20% INSS)”, Art. 214, III e § 3º, I, do Decreto nº

3.048/1999.

Fonte: http://www.adicao.com.br

A estipulação desse valor deve ser definida com base nos salários de mercado

conforme o tipo de atividade que o sócio presta.

O pró-labore é mais utilizado para empresas de médio e grande portes. O

Microempreendedor Individual/Simples também é pago por pró-labore;

entretanto, está isento dos respectivos tributos.

Fee

Significado: É uma palavra de origem inglesa traduzida como taxa; pagamento; taxa de entrada; comissão;

salário; honorários.

Na prática...

É usada, geralmente, em agências de propaganda e marketing promocional.

Há certa confusão sobre o uso desse termo, justamente pelo seu amplo

significado. O fee pode ser considerado um honorário quando define uma

forma de cobrança e remuneração a uma prestação de serviço efetivamente

concluída por uma agência ou empresa. Além disso, o mesmo pode ser uma

verba de contingência para remunerar uma equipe que trabalha em um projeto

do início ao fim (job específico) dentro da própria agência, durante o período

em que durar aquela ação.

É importante também não confundir a taxa denominada fee com encargos,

que seria sua Taxa Administrativa, na qual são considerados seus gastos fixos e

variáveis, bem como a carga tributária que varia de empresa a empresa.


Honorários

São os valores de remuneração correspondentes ao agenciamento sobre todo e qualquer serviço de terceiros e

sobre os custos internos dos eventos, quer sejam

empresas ou profissionais autônomos.

O valor percentual dessa taxa varia entre 8% e 15% e, a

rigor, não deve ser cobrado sobre as receitas internas da

agência em questão (planejamento, criação e editoração),

especialmente se já for estabelecido o ganho do fee

mensal.

Durante o desenvolvimento de projetos de eventos – de

pequeno, médio ou grande porte –, existe um trabalho

conjunto entre cliente e organizador que envolve negociações, análises e flexibilidade entre as duas partes.

Geralmente, os clientes (mercado) tentam pagar uma taxa menor que 15% ao organizador. Se isso acontecer, e

você tiver pouca experiência no desenvolvimento de eventos, correrá o risco de ter pouco lucro. Por esse motivo,

as empresas e agências de eventos criam outros mecanismos para atingir suas metas financeiras dentro da

planilha de custos, a fim de suprir a baixa porcentagem que o cliente solicitou.

É importante refletir sobre como negociar esses valores.

Refletindo O administrador financeiro do evento propõe a taxa de honorários, mas o cliente pode solicitar uma

redução. Cabe a você analisar se vale a pena ou não ir adiante com um projeto nesse patamar.

Pensando em alternativas para os nossos ganhos, selecionamos três opções que se referem a receitas

provenientes da produção/execução do evento.

Over price

Significado: Pela tradução, “sobre o preço”. É quando conseguimos abatimentos e descontos em determinado

item já estipulado pelo cliente como um valor máximo.

Na prática...

Por exemplo, se houver uma verba aprovada para camisetas pelo cliente no valor de R$ 10,00 e você conseguir

comprá-las por R$ 8,00, essa diferença é o over price de R$ 2,00, que pode ou não ser devolvido ao cliente.

BV

Significado: Criada pelos americanos, é a bonificação por volume, que corresponde a uma remuneração que o

fornecedor nos paga quando vendemos seu produto ou serviço em grande quantidade ou com muita frequência.

Na prática...

Se você revende o produto do mesmo fornecedor aos seus clientes, em termos de práticas comerciais, isso deve

ser comissionado como em qualquer venda. Essa é uma prática lícita, feita de acordo com as regras contábeis,

inclusive com emissão de nota fiscal por parte da empresa/agência.


Extras

Significado: É a cobrança realizada quando o cliente solicita serviços extras após aprovar a planilha de custos.

Na prática...

É nesse momento dos pedidos extras que você poderá aumentar seus ganhos, inserindo uma taxa de urgência,

pois uma produção não prevista se torna mais onerosa em muitos sentidos. Por exemplo, se durante uma

convenção o cliente decidir que quer uma chuva de bexigas brancas no final de um jantar previamente

programado, você poderá atendê-lo, mas terá de cobrar um valor separadamente. Nesse caso, você teria de

comprar bexigas, rede, máquinas para enchê-las e gerenciar um profissional responsável pela execução.

A escolha entre essas opções vai depender de cada situação

e do contexto do seu evento.

Conheça, a seguir, a última modalidade de remuneração que

destacamos!

Por trabalho realizado (Job a Job)

Para contratos de clientes por job, recomendamos a

definição de um volume mínimo de jobs/mês, para garantir

a longevidade do relacionamento e, principalmente, o

acompanhamento dos resultados obtidos em cada ação.

Conheça mais sobre essa forma de remuneração.

Refletindo Nessa modalidade, o cliente por vezes já determina um valor fechado possível para o job, o que

dará a você pouca margem de negociação. De toda forma, sempre convém estudar bem os pontos

positivos e negativos antes do aceite da proposta comercial.

A remuneração por trabalho realizado pode ocorrer:

Por controle de hora despendidas (time sheet)

O cliente remunera a empresa/agência com base no número de horas despendido por cada área e profissional

alocado. Para tal, é preciso se estabelecer um rígido controle de horas dedicadas por colaborador. O valor/hora

recomendado para cada profissional da agência deverá ser devidamente pré-acordado. Deverá também ser

adicionada à remuneração da empresa/agência a comissão sobre serviços de terceiros (agenciamento).

Fonte: http://www.freelancenow.com.br/dicas


Por resultados

Pode complementar as outras modalidades que já vimos. Se você tem um fee mensal pago pelo seu cliente, mas

em um dado projeto de eventos haverá uma feira comercial com venda de stands, é possível ser remunerado

com um percentual por metas atingidas de vendas preestabelecidas em contrato. Você também poderá ganhar

um percentual por clientes e marcas agregados ao seu projeto. Nesse caso, existem empresas especializadas em

captação de patrocínio que cobram entre 8% e 10%.

Antes de definir a melhor forma de remuneração em seu evento, considere a importante dica abaixo.

Lembre-se! Em síntese, as formas de remuneração são múltiplas e estão muito relacionadas com o tipo de

serviço prestado e a expectativa de volume de trabalho a ser contratado. Além disso, é

recomendável sempre conhecer os preços da concorrência antes de fechar o seu preço.

Controles financeiros

Nesta etapa, vamos elaborar um sistema de controle que nos permita gerenciar o evento da forma mais eficiente

possível. Aqui você poderá aprender sobre controles financeiros por meio dos eventos e planilhas que

apresentaremos!

Lembre-se! Até agora, já abordamos o estudo para aprovação da viabilidade financeira dos eventos, a

contratação de prestadores de serviços e as formas de remuneração.

Com a informatização, o mercado já oferece sistemas de planilhas para controles financeiros

que facilitam o nosso trabalho.

O objetivo principal do seu sistema de controle financeiro é fornecer as informações

necessárias à gestão do dia a dia dos seus eventos.


Se você trabalha com eventos de pequeno porte ou simples, nem sempre há realmente

a necessidade de fazer investimento em recursos informatizados complexos.

Não basta fazer ou ter as planilhas de controle financeiro. É necessário adequá-las ao

seu evento, atualizá-las e mantê-las em ordem.

Atenção! Fique atento a todos os detalhes que abordamos. Agora iniciamos a fase mais importante para o

sucesso do nosso evento: o desenvolvimento e a adaptação de controles financeiros

básicos, como cronogramas de contas a pagar e a receber, controle diário do caixa e controle

bancário.

Gestão financeira

A gestão financeira deve ser flexível, permitir ajustes e correções sem que você perca o controle dos fluxos, para

possibilitar a identificação dos desvios e o fornecimento de dados para a sua correção.

Veja nos exemplos o que pode acontecer quando a gestão financeira de eventos não segue esses pré-requisitos.

Casos na gestão financeira

Caso 1


Caso 2


Já deu para perceber qual é a importância da gestão financeira? Entenda um pouco mais.

Você Sabia? De acordo com o conceito clássico de Henri Fayol (1841-1925 – engenheiro francês fundador da

Teoria Clássica da Administração), compete à gestão atuar através de atividades de planejamento,

organização, liderança e controle, de forma a atingir os objetivos organizacionais predeterminados.

Gestão financeira

A gestão financeira acontece quando a administração do evento envolve estudos, análises, decisões e atuações

relacionadas com os meios financeiros necessários para a execução do projeto proposto. Integra as tarefas de

obtenção e controle de recursos financeiros de forma a garantir a estabilidade das operações decorrentes de um

evento e a rentabilidade dos recursos nele aplicados.

Fonte: http://www.knoow.net/cienceconempr/gestao/gestaofinanceira.htm

Tradução: Susana Saraiva

Controles financeiros

Os controles financeiros são ferramentas indispensáveis para o planejamento dos negócios. São os instrumentos

que permitem ao administrador planejar, organizar, coordenar, dirigir e controlar os recursos financeiros de sua

empresa em determinado período.

Fonte: http://www.sebrae.com.br

A seguir, você vai conferir um exemplo de cronograma que foi elaborado com o objetivo de não deixar dúvidas

quanto ao período em que deverão ser pagas as despesas previstas.

Cronogramas


Um cronograma é elaborado com o objetivo de demonstrar a visão geral da previsão de pagamentos.

Vamos ver alguns exemplos com base no evento Primavera, Parque e Música.

Pronto para realizar uma atividade?

Agora é com você! Tente localizar no cronograma a seguir em quais datas estão previstos os pagamentos.

Cronograma simples de contas a pagar

Evento: Primavera, Parque e Música Data: 30/09/2010

Código orçamentário: 00310

ITENS/MESES MAI JUN JUL AGO SET

Transporte

Alimentação

Som

Iluminação

Cenografia

Coral

Produtor

Palco

Cronogramas de contas a pagar

Como você pôde observar, os meses de pagamentos do evento Primavera,

Parque e Música estavam preenchidos pela cor vermelha, para facilitar a

compreensão de qualquer pessoa.

Já identificou as datas de pagamento? Precisa rever o cronograma? Então confira suas respostas.


Confira!

O transporte e a

alimentação serão

pagos nos dias de ensaio

e da apresentação.

O produtor será

pago durante todos

os meses.

A cenografia será

paga nos dois últimos

meses.

As demais

despesas serão

pagas no dia do

evento

O cronograma foi elaborado de maneira clara: podemos compreender e usar as informações sobre pagamentos

do evento, pois os dados estão atualizados, são confiáveis e podem ser acessados a qualquer momento, o que

nos possibilita tomar decisões importantes no gerenciamento do nosso evento.

Ressaltamos que os cronogramas de contas a pagar e de recebimentos são ferramentas que auxiliam na análise

macro do seu evento e, quando necessário, permitem fazer ajustes.

Refletindo! O evento Primavera, Parque e Música será realizado em cinco meses. A planilha também nos

permite ter a visão geral dos pagamentos previstos e fazer correções, se necessário. Exemplo:

renegociar prazos com fornecedores, caso aconteça algum imprevisto no cronograma de receitas

(contas a receber).

No dia a dia, talvez você precise elaborar cronogramas e planilhas de controle mais detalhados e

específicos. Por isso, leia com atenção nossas orientações.


Cronograma e o fluxo burocrático

É importante conhecer e respeitar o organograma e o fluxo burocrático de pagamentos da empresa do nosso

cliente, quando ele é pessoa jurídica. Isso significa procurar responder às seguintes questões:

quem aprova as despesas?

quem assina os cheques?

para quem enviamos a nota fiscal?

quanto tempo para receber?

Essas informações são básicas para nosso controle de contas a receber e devem ser do conhecimento de todos

os envolvidos no sistema de controle financeiro.

Vamos fazer mais uma análise!

Agora é com você! Localize no cronograma abaixo os períodos previstos para recebimentos.

Cronograma simples de recebimento Evento: Primavera, Parque e Música Data: 30/09/2010



Cliente

Patrocinador

Como você pôde observar, os meses de pagamentos do evento Primavera, Parque e Música estavam preenchidos

pela cor vermelha, para facilitar a compreensão de qualquer pessoa.

Você já consegue trabalhar com cronogramas de pagamentos? Confira novamente a resposta da sua análise!

Confira!

O cliente pagará o evento Primavera, Parque e Música em 3 parcelas, sendo a primeira na assinatura do

contrato, a segunda em agosto e a última no mês de realização do evento, em setembro.


O patrocinador entra com 5 parcelas, ou seja, haverá entradas mensais.

Esse mesmo tipo de cronograma pode ser elaborado para os recebimentos e, ao examinarmos os dois,

poderemos fazer a análise e projetar o fluxo de caixa do nosso evento.

Ressaltamos que os cronogramas de contas a pagar e de recebimentos são ferramentas que auxiliam na análise

macro do seu evento e, quando necessário, permitem fazer ajustes.

Você sabia? No caso de nosso cliente ser pessoa física, controlar o fluxo burocrático é mais simples porque as

informações necessárias já constam no contrato ou na carta-acordo.

Análise e negociação do cronograma de recebimento


Carlos, organizador do evento Primavera, Parque e Música, está verificando as propostas de recebimento do seu

cliente, fazendo uma comparação com as despesas que deverá cobrir. Ele acabou de encontrar uma falha no

planejamento financeiro.

Agora é com você! Tente encontrar, nas planilhas abaixo, qual foi o problema que Carlos detectou.

Cronograma simples de recebimentos

Evento: Primavera, Parque e Música

Data: 30/09/2010


Cronograma simples de contas a pagar

Evento: Primavera, Parque e Música

Data: 30/09/2010



Transporte R$ 250,00 R$ 250,00 R$ 250,00 R$ 250,00 R$ 250,00

A & B R$ 300,00 R$ 300,00 R$ 300,00 R$ 300,00 R$ 500,00

Som R$ 3.300,00

Iluminação R$ 950,00

Cenografia R$ 800,00 R$

1.300,00

Coral R$ 6.000,00


Cliente R$ 4.000,00 R$ 4.000,00 R$ 4.000

Patrocínio R$ 5.000,00 R$ 5.000,00 R$ 5.000,00 R$ 5.000,00 R$ 5.000,00

Total por mês R$ 9.000,00 R$ 5.000,00 R$ 5.000,00 R$ 9.000,00 R$ 9.000,00

Total de

recebimentos

R$ 37.000,00


Produtor R$ 3.000,00 R$ 3.000,00 R$ 3.000,00 R$ 3.000,00 R$ 4.000,00

Palco R$ 7.000,00

Total por mês R$ 3.550,00 R$3.550,00 R$3.550,00 R$4.350,00 R$ 23.300,00

Total de

contas a

pagar

R$38.300,00

Já descobriu onde está o erro do planejamento financeiro do evento Primavera, Parque e Música?

Confira! Total de recebimentos = R$ 37.000,00

Total de contas a pagar = R$ 38.300,00

Cálculo

R$37.000,00 - R$38.300,00 = -R$1.300,00

O total de contas a pagar do evento Primavera, Parque e

Música está superior ao de recebimentos.

Agora Carlos terá tempo hábil para renegociar

valores com seus prestadores de serviços,

cliente e patrocinador. Essa é a função do

cronograma: dar uma visão geral da

contabilidade do nosso evento e nos ajudar no

gerenciamento do nosso caixa.

Fluxo de caixa

O fluxo de caixa é uma poderosa ferramenta de controle porque permite a visualização do seu evento hoje e a

projeção de realidades futuras. O fluxo de caixa deve conter o movimento de entradas e saídas financeiras em

determinado período de tempo, visando sempre à melhor solução para o bom andamento financeiro do seu

evento.

Por meio dele, você poderá realizar os pagamentos nas datas combinadas, evitar multas e juros, movimentar

dinheiro que poderia estar parado e fazer aplicações. Confira o fluxo de caixa coletado no dia 15 de dezembro.


Saldo inicial.................R$ 3.000,00

Entradas......................R$ 43.000,00

Pagamentos.................R$ 41.500,00

Saldo operacional.........R$ 1.500,00 (entradas – saídas)

Saldo final.....................R$ 4.500,00 (saldo inicial + saldo operacional)

Composição do fluxo de caixa

Entenda mais sobre os itens que compõem o fluxo de caixa:

Confira!

Saldo inicial

É o valor existente no caixa no início do período determinado para a elaboração do fluxo de caixa (saldo em

conta).

Entradas de caixa

Correspondem a todas as entradas previstas, sejam cotas de patrocínio, venda de ingressos, remunerações por

eventos etc.

Saídas de caixa

Correspondem a pagamentos de fornecedores, pró-labore (retiradas dos sócios), impostos, folha de pagamento

de água, luz, telefone, fornecedores etc.

Saldo operacional

É o resultado do valor das entradas deduzindo o valor das saídas naquela data.

Saldo final de caixa

É o valor obtido através da soma do saldo inicial com o saldo operacional. Assim, é possível saber se faltou ou se

sobrou dinheiro, e esse valor passa a ser o saldo inicial no próximo controle.

Você Sabia? Fluxo de caixa é um instrumento gerencial que controla e informa todas as movimentações

financeiras (entradas e saídas de valores monetários) de um dado período – pode ser diário,

semanal, mensal etc. O fluxo de caixa é composto dos dados obtidos dos controles de contas a


pagar, contas a receber, de despesas, de saldos de

aplicações e todos os demais que representem as

movimentações de recursos financeiros disponíveis da

empresa.

Fonte:http://www.efetividade.net/2008/01/09/fluxo-de-

caixa-instrumento-essencial-para-profissionais-

independentes

Com a realização constante do fluxo de caixa, aliado aos cronogramas de contas a receber e de contas a pagar

abordados anteriormente, você poderá fazer adequações no seu planejamento financeiro e renegociar com os

fornecedores, caso aconteça algum imprevisto nos recebimentos. Na tela seguinte, vamos demonstrar outro

exemplo de controle de fluxo de caixa.

Fluxo de caixa na prática

A Feira de Antiguidades do Lar acontecerá aos sábados. Portanto, o controle de caixa desse evento será semanal.

Para manter esse controle, Rute, organizadora do evento, combinou com os fornecedores que o pagamento seria

realizado no sábado (dia do evento) e os expositores pagariam na segunda-feira anterior ao evento, ou seja, na

semana de 21 a 26 de maio. Dessa forma, ela recebeu dos expositores no dia 21/05 e pagou os fornecedores no

dia 26/05.

Confira as contas que Rute fez para controlar o fluxo de caixa:

Controle semanal do caixa

Evento: Feira de Antiguidades

Centro de custo: 0025


Contas a receber Controle Diário de contas a receber 21/05 a 26/06

Tipos Saldo

Anterior

(+) Cota de

patrocínio

(+)

Recebimento

(=)Saldo

Atual

Dinheiro R$3.000,00

Cheques R$2.000,00 R$5.000,00

Total R$00,00 R$2.000,00 R$8.000,00 R$10,000,00

__________________

Visto do Responsável

Contas a pagar

Controle semanal de contas a pagar 21/05 a 26/05

Tipos Saldo Anterior

(+) Entradas

(-) Saídas

(=)

aldo Atual

Fornecedores R$2.000,00

Impostos (21%) R$434,00

Outros (correio + táxi) R$80,00

Total R$00,00 R$10.000,00 R$2.514,00 R$7.486,00

__________________

Visto do Responsável


O controle de caixa não é nada complicado, concorda?

Basicamente, é a soma de tudo que você recebeu menos tudo que você pagou. Dessa forma, fica exposto se seu

saldo está positivo, como no caso de Rute, ou negativo, como no caixa seguinte, onde o total de saídas foi maior

que o de entradas.

Saldo inicial: R$00,00

Pagamentos: R$18.000,00

Recebimentos: R$10.000,00

Saldo final: - R$8.000,00

(negativo)

Esses formulários, simples ou complexos, vão ajudá-lo a ver mais

claramente a especificidade das entradas e saídas financeiras dos seus

eventos.

Controle bancário

Para realizar a gestão financeira de seu evento, converse com seu gerente, ou melhor, com o gerente da conta

bancária do evento e solicite todas as informações necessárias sobre os sistemas de controle que eles

disponibilizam e sobre a forma como eles procedem à conciliação bancária. Para isso, existem extratos eletrônicos

e softwares financeiros que facilitam a conciliação bancária e reduzem a chance de erros. A informação atualizada

sobre o saldo bancário é tão importante para você saber se tem saldo suficiente para pagar todas as despesas

previstas para aquele dia quanto para tomar uma decisão sobre como solucionar dívidas se o seu caixa estiver

vazio.

Você sabia? A conciliação bancária é um comparativo entre as movimentações existentes na conta bancária

do evento e as existentes no seu controle financeiro. Por exemplo, sabemos que existe um atraso

natural entre a emissão de um cheque e sua efetiva compensação. Esse atraso causa um saldo

temporariamente incorreto, que a conciliação bancária deve demonstrar e ajudar a corrigir. Nesse

caso, uma nova movimentação deve ser feita se o lançamento presente no banco não estiver no

controle financeiro.

Em outro caso, muito comum, se um lançamento não for

compensado pelo banco, ele deve ser de alguma forma

destacado no controle financeiro.

O fluxo de caixa, realizado a partir do controle bancário, lhe permite


elaborar relatórios periódicos. Ao comparar as contas a receber com as contas a pagar, você terá a projeção

dessas movimentações, ou seja, os elementos necessários à gestão financeira do seu evento e o controle dos

valores depositados no banco. Essa projeção é chamada de Fluxo de Caixa ou Cash flow.

Lembre-se! O controle bancário é um registro diário da movimentação monetária. É muito importante porque

permite comparar os nossos registros com os registros do banco e, se houver diferença, podemos

verificar onde e porque ocorreu, assim como fazer ou solicitar as correções imediatamente.

Resumindo

Você chegou ao fim da unidade 3. Parabéns! Nesta unidade, abordamos os seguintes tópicos:

bases para remuneração;

formas de remuneração;

controles financeiros;

gestão financeira;

cronogramas de recebimento e o fluxo burocrático;

análise e negociação do cronograma de recebimento;

fluxo de caixa;

controle bancário.

Você vai finalizar seu curso na próxima unidade. Bons estudos!

3


Avaliação Financeira do Evento

Introdução

Bem-vindo à unidade IV, a última do seu curso de Administração Financeira de Eventos.

Lembre-se! Nas unidades anteriores, você pôde identificar a viabilidade financeira, o uso apropriado de

planilhas e as diferentes formas de remuneração e controles financeiros em eventos.

Para finalizar o curso, abordaremos, nesta unidade, o fechamento financeiro interno, a prestação de contas ao

cliente e a avaliação financeira final do evento.

O evento ocorreu dentro do prazo.

Os participantes ficaram surpresos com a ótima organização.

Os prestadores de serviços realizaram as atividades especificadas nos contratos.

Todos os itens previstos foram entregues.

O cliente solicitante, muito satisfeito, parabenizou o trabalho dos organizadores do evento.

Tudo foi completo?

Confira!

Para o administrador financeiro do evento, o trabalho ainda não acabou. Após a realização do evento, é

necessário fazer o fechamento financeiro interno, que consiste em concluir os pagamentos e recebimentos e

4


avaliar se, de fato, o evento correspondeu ao que foi previsto no início.

Fechamento financeiro interno

Agora é com você! Se achar necessário, localize os próximos itens na sua Planilha de Controle Financeiro Merlin ou em

outra planilha que tenha elaborado para seu evento.

Para realizar o fechamento financeiro interno, você precisará observar a planilha financeira elaborada para seu

evento.

Nessa planilha, é importante localizar os itens que o cliente deverá pagar. Quais são esses itens?

Itens que documentam as cobranças para o cliente: a data em que a planilha foi aprovada pelo cliente;

custos internos;

custos de terceiros;

honorários;

encargos.

Conferida a planilha, você precisará verificar se os valores recebidos batem com os comprovantes arquivados.

Assim, fechará o centro de custos, ou seja, os itens de cobrança do evento.

Rentabilidade

Após o fechamento da planilha, será preciso localizar nessa ferramenta os itens que, somados, apresentam os

resultados para finalizar o controle interno do evento.

Esses itens são:

Itens de controle interno: receitas provenientes do faturamento (honorários + receitas internas);

5


receitas operacionais (produção e execução);

receita total.

Se o evento acontecer conforme previsto, seu cliente pagar nas datas acordadas e você pagar seus fornecedores

conforme o combinado, arquive todas as notas fiscais e recibos que comprovam as quitações realizadas. Não se

esqueça, também, de calcular a rentabilidade do evento. Para isso, siga a fórmula da tabela abaixo:

Valor Total das Receitas R$ 221.106,05

Valor Total da Planilha R$ 965.757,00

Valor Total das Receitas dividido pelo Valor Total da Planilha R$ 221.106,05

/ R$ 965.757,00 = 0,2287

Resultado da divisão multiplicado por 100 0,2287 * 100 = 22,87%

Rentabilidade = 22,87%

Atenção! Os dados sobre o valor total das receitas e planilhas apresentados nessa fórmula devem ser

substituídos pelos respectivos dados do seu evento. A rentabilidade pode também ser calculada

item a item.

Percentual de rentabilidade

É importante destacar que o fechamento interno e o percentual de rentabilidade dizem respeito apenas à

empresa, e jamais devem ser comentados ou apresentados aos clientes. Esses dados estão no relatório interno e

na planilha consolidada do evento. Apesar do seu compromisso de ser transparente com o cliente em tudo que se

refere ao evento, o fechamento interno é de seu uso exclusivo. No momento oportuno, você deverá fazer toda a

prestação de contas a ele de maneira clara, como veremos a seguir.

Prestação de contas ao cliente

Agora, vamos para a prestação de contas com o nosso cliente.

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Na prestação de contas, você comprova todas as

despesas aprovadas pelo cliente previstas na planilha

financeira. Nesse momento, estabeleça uma relação de

transparência total com seus clientes, sob todos os

aspectos, em especial nas questões financeiras.

A avaliação financeira, ou seja, a planilha de gastos e de

verbas recebidas, assim como o demonstrativo final do

fluxo de caixa do evento, farão parte do relatório final.

Lembre-se! Nas unidades anteriores, abordamos o início do planejamento financeiro do evento, não é mesmo?

É possível notar agora a relevância de se estruturar uma boa planilha financeira, esclarecer

possíveis dúvidas e acordar a forma de pagamento com o cliente e os fornecedores.

Dessa maneira, fica mais garantido um gerenciamento de caixa relativamente tranquilo, a

elaboração do cronograma de contas a pagar e a projeção do fluxo de caixa para cerca de três

meses seguinte. Tudo isso resulta em administrar o centro de custos de forma que o caixa do seu

evento não fique no negativo.

Com esses procedimentos, você demonstrará ter ética nas negociações e certamente conquistará credibilidade

diante de seus prestadores de serviços e clientes.

Importante! Para conquistar a confiança e o respeito de seu cliente, realize todas as reuniões com uma planilha

de custos detalhada, sane qualquer possível dúvida e, ao final, comprove todas as despesas

efetuadas.

Modelo de avaliação financeira de um evento Um modelo da avaliação financeira do seu evento pode ser obtido por meio:

de uma planilha de avaliação interna;

de uma ata da reunião de avaliação com o cliente e a respectiva planilha;

do anexo de um item “Avaliação Financeira”, todos devidamente arquivados.

Atualmente, as empresas dispõem de sistema informatizado específico para realizar a avaliação financeira do

evento. Entretanto, para você ter uma noção dessa avaliação, vamos estudar um instrumento simplificado muito

similar à nossa planilha financeira inicial. No entanto, agora, registraremos não apenas o valor estimado, mas o

valor real.

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Você Sabia? O valor real é o que foi realmente pago e que, às vezes, pode ser diferente daquilo que foi

estimado durante a elaboração da planilha de custos.

Veja a avaliação financeira de um concurso de dança para 200 participantes.

Quais itens financeiros foram mantidos nessa avaliação?

Concurso Cultural

Concurso de Dança

ITENS VALOR ESTIMADO VALOR REAL

Total Custos Internos R$20.000,00 planejamento + R$16.600,00 produção interna

R$36.600,00 R$36.600,00

Total Custos Terceiros R$113.400,00 R$113.400,00

SUBTOTAL R$150.000,00

R$150.000,00

HONORÁRIOS (15%) R$19.500,00 R$19.500,00

ENCARGOS (21,7%) R$12.173,70 R$12.173,70

SUBTOTAL R$150.000,00 R$150.000,00

HONORÁRIOS (15%) R$19.500,00 R$19.500,00

ENCARGOS (21,7%) R$12.173,70 R$12.173,70

TOTAL GERAL R$181.673,70 R$181.673,70

Confira!

Como você pôde notar, nesse tipo de avaliação, é

recomendável manter os itens:

custos de terceiros;

receita interna/planejamento, criação e

editoração;

custos de produção internos;

percentuais dos honorários e encargos.

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Também é possível observar, nessa tabela, que o valor

estimado para o evento concurso cultural foi igual ao valor

real. Ou seja, foi gasto exatamente tudo o que foi previsto

no planejamento financeiro.

Lembre-se A análise financeira de um evento pode ser expressa de inúmeras maneiras e por diferentes

documentos e planilhas, mas resultados positivos só serão obtidos enquanto você jamais deixar de

realizar um acompanhamento diário das finanças. Para isso, mantenha um controle rígido das

despesas e receitas, prepare relatórios financeiros regulares e nunca perca de vista a saúde

financeira e/ou a esperada lucratividade do evento!

Conclusão

Agora, você dispõe das ferramentas necessárias para otimizar todo o processo de administração financeira de

seus eventos!

É importante, em todas essas ações, que você seja capaz de estabelecer relações corretas e éticas com todos os

envolvidos, ou seja, fornecedores, clientes, funcionários e parceiros.

Atenção! O sucesso total do evento dependerá de sua capacidade de gerenciamento financeiro, ou seja, de

identificar os recursos necessários, analisar orçamentos, elaborar planilhas e um cronograma que

lhe permita acompanhar, controlar e tomar decisões. Mesmo que o seu evento não vise lucro, o

planejamento financeiro sempre terá de ser feito, porque todo evento tem um custo.

Elabore, acompanhe e mantenha atualizadas as ferramentas mais adequadas ao formato do seu evento, porque

são elas que lhe permitirão realizar uma administração eficaz, responsável e transparente.

Bom trabalho!

Resumindo Esse curso nos possibilitou conhecer as principais etapas e instrumentos referentes ao planejamento financeiro de

um evento. Vamos revisar o que foi abordado?

Tratamos do tema viabilidade financeira de um evento, verificando os procedimentos de

levantamento de custos junto às potenciais empresas fornecedoras capazes de participar de

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sua operacionalização.

Analisamos quais as possíveis formas de negociação e a importância de você dispor sempre

de um cadastro interno atualizado, bem como cruzar tais informações com o objetivo de

decidir pela melhor proposta.

Conhecemos várias modalidades de remuneração, usuais no mercado de eventos, seja você

pessoa física ou pessoa jurídica, assim como os respectivos encargos. Isso poderá lhe dar

parâmetros de análise para negociar de forma mais condizente os valores para prestação de

serviços na qualidade de profissional de eventos.

Abordamos a importância da realização da gestão financeira e de manter seus controles

organizados da melhor forma, segundo seu projeto de evento, por meio de cronogramas de

despesas e de receitas, fluxo de caixa, planilhas de contas a pagar e planilhas de contas a

receber.

Acompanhamos as etapas que envolvem o fechamento interno e a prestação de contas ao

cliente.

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Referências bibliográficas

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outras providências. Disponível em: <http://www.planalto.gov.br/ccivil_03/leis/l6019.htm>. Acesso em: 19 de

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