Apostila_DPU.2014_TécnicasDeArquivamento_DarlanEterno.pdf

Tcnicas de Arquivamento

Prof. Darlan Eterno

www.acasadoconcurseiro.com.br


Professor: Darlan Eterno


EDITAL

Banca: Cespe

Ano: 2010

Cargo: Agente Administrativo

TCNICAS DE ARQUIVAMENTO: Classificao, organizao, arquivos correntes e protocolo.


SUMRIO

1. Introduo. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .92. Arquivos Conceitos e Definies. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .9

a) Imparcialidade . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .9b) Autenticidade . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .9c) Naturalidade. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .9d) Inter-relacionamento . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .9e) Unicidade . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .92.1. Finalidade dos Arquivos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 102.2. Funo dos Arquivos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 102.3. Classificao dos Arquivos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 10

a) Natureza dos documentos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 10b) Extenso . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 10c) Estgios de evoluo: . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 10d) Entidades mantenedoras: . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 10

2.4. Princpios Arquivsticos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 11a) Princpio da organicidade. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 11b) Princpio da unicidade . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 11c) Princpio da providncia (respeito aos fundos) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 11d) Princpio do respeito ordem original (ordem primitiva) (princpio da santidade) . . . 11e) Princpio da pertinncia . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 11

3. Arquivos x Bibliotecas. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 124. Classificao dos documentos de arquivo . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 12

a) Quanto ao gnero:. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 12b) Quanto natureza do assunto: . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 13c) Quanto espcie: . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 13d) Quanto ao tipo (tipologia) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 13

5. Teoria das Trs Idades . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 136. Arquivos Correntes . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 15

6.1. Protocolo. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 156.1.1. Rotinas de Protocolo . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 156.1.2. Procedimentos Administrativos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 166.1.2.1. Processo . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 16


6.1.2.1.1. Definio. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 166.1.2.1.2 Abertura (atuao) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 166.1.2.1.3. Operaes. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 16

6.2. Avaliao de Documentos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 17Tabela de Temporalidade . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 17

6.3. Arquivamento . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 186.3.1. Arquivamento de Documentos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 18

Plano de classificao . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 18Operaes de Arquivamento . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 19Mtodos de Arquivamento . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 19Sistemas de Busca . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 21

7. Emprstimo. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 218. rgos /Sistemas de Arquivo. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 22

a) Arquivo Nacional . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 22b) CONARQ . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 22c) SINAR . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 22d) SIGA . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 22

9. Recortes da Legislao . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 22Questes . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 25

www.acasadoconcurseiro.com.br 9


1. Introduo

A formao dos arquivos est relacionada necessidade de registrar e conservar registros das aes e de fatos da vida humana para fins e prova e de informao. As sociedades antigas procuravam de alguma forma, seja por smbolos ou pela escrita, registrar traos de sua cultura e de suas atividades em suportes diversos como a pedra, o pergaminho o papel e etc.

Os suportes se diversificaram atravs dos tempos, os avanos tecnolgicos dos meios de reproduo e difuso, aliados a burocratizao da mquina administrativa colaboraram para o gigantesco aumento da informao. Este fenmeno, denominado exploso informacional, influenciou as prticas e tcnicas arquivsticas contemporneas, tornando a disciplina arquivstica cada vez mais essencial no contexto das organizaes pblicas e privadas.

2. Arquivos Conceitos e Definies

Os arquivos podem ser definidos como o conjunto de documentos produzidos e recebidos por rgos pblicos, instituies de carter pblico e entidades privadas, em decorrncia do exerccio de atividades especficas, bem como por pessoa fsica, qualquer que seja o suporte da informao ou a natureza dos documentos (Art. 2 da lei n 8.159/1991). Assim sendo, pode-se afirmar que os documentos de arquivo resultam das atividades realizadas pela entidade produtora, e devem ser compreendidos dentro do contexto orgnico de produo, a fim de que sejam mantidas suas caractersticas e seus valores de prova. Segundo Luciana Duranti, os documentos de arquivo possuem as seguintes caractersticas:

a) Imparcialidade: est relacionada ao fato de que a produo documental ocorre em determinado contexto e para determinado fim. Embora sejam redigidos por meio de uma ao humana eles so imparciais, pois so criados para atender um objetivo especfico, como por exemplo, a compra de um material;

b) Autenticidade: os documentos de arquivo so criados, mantidos e custodiados de acordo com procedimentos que podem ser comprovados.

c) Naturalidade: os documentos so acumulados de acordo com as atividades da instituio, ou seja, sua acumulao ocorre dentro das transaes por ela executadas.

d) Inter-relacionamento: os documentos estabelecem relao entre si e com as atividades que o geraram. O documento de arquivo deve ser entendido como pea de todo orgnico e no como elemento isolado de um contexto.

e) Unicidade: cada documento de arquivo tem lugar nico na estrutura documental a qual pertence. Este aspecto no est diretamente relacionado ao nmero de cpias produzidas, mas sim funo nica que os documentos executam dentro do contexto organizacional.

www.acasadoconcurseiro.com.br10

2.1. Finalidade dos Arquivos

Os arquivos possuem duas finalidades: a primeira servir administrao da entidade que o produziu; a segunda servir de base para o conhecimento da histria desta entidade. Eles so utilizados, num primeiro instante, para o cumprimento das atividades administrativas da instituio que o produziu, e constituem, com o decorrer do tempo, em meios de se conhecer o seu passado e a sua evoluo.

2.2. Funo dos Arquivos

A funo principal dos arquivos possibilitar o acesso s informaes que esto sob sua responsabilidade de guarda, de maneira rpida e precisa.

2.3. Classificao dos Arquivos

a) Natureza dos documentos: Quanto natureza dos documentos, classificam-se em especial e especializado O arquivo especial constitudo por documentos de diversos formatos, como DVDs. CDs, fitas e microfilmes que, devido as caractersticas do suporte, merecem tratamento especial quanto ao seu armazenamento e tratamento tcnico. O arquivo especializado constitudo por documentos resultantes de uma determinada rea do conhecimento humano, independentemente do suporte onde a informao encontra-se registrada. So exemplos de acervos especializados os arquivos mdicos, os arquivos de engenharia, entre outros.

b) Extenso: Quanto extenso os arquivos podem ser setoriais, estabelecidos junto aos setores da instituio, ou arquivos centrais ou gerais que renem sob sua guarda documentos provenientes de diversos setores de uma instituio.

c) Estgios de evoluo: Quanto e estes estgios os arquivos so identificados como correntes, intermedirios e permanentes, o que corresponde ao ciclo vital das informaes, tambm chamado de teoria das trs idades. A lei n 8.159/1991, define em seu artigo 8, estes trs estgios da seguinte maneira:

a) arquivos correntes: so aqueles em curso, ou que, mesmo sem movimentao, constituam objeto de consultas freqentes.

b) arquivos intermedirios: so aqueles que, no sendo de uso corrente nos rgos produtores, por razes de interesse administrativo, aguardam a sua eliminao ou recolhimento para guarda permanente.

c) arquivos permanentes: conjuntos de documentos de valor histrico, probatrio e informativo que devem ser definitivamente preservados.

d) Entidades mantenedoras: Conforme as caractersticas da entidade acumuladora de documentos, estes podem ser divididos em:

a) arquivos pblicos: so aqueles produzidos por instituies pblicas nas esferas federal, estadual e municipal. Tambm so considerados pblicos os arquivos acumulados por empresas privadas encarregadas da gesto de servios pblicos.

b) arquivos privados: so aqueles produzidos ou recebidos por pessoas fsicas ou jurdicas, em decorrncia de suas atividades. (lei n 8.159/1991, art. 11). Ex.: arquivos comerciais, institucionais, pessoais.

DPU (Agente Administrativo) Tcnicas de Arquivamento Prof. Darlan Eterno


Ressalta-se que os arquivos pessoais/familiares, os comerciais e os institucionais tambm podem ser chamados de arquivos privados. Para facilitar a visualizao da classificao dos arquivos, segue abaixo, quadro resumo:

Quadro Resumo Classificaes dos Arquivos

Classificaes dos arquivos Definio/Exemplos

Entidade Mantenedora Publico ouPrivados

Estgios de EvoluoCorrente

Intermedirio Permanente

Extenso ou Abrangncia Setorial ouCentral/Geral

Natureza dos Documentos EspecialEspecializado

2.4. Princpios Arquivsticos

A disciplina arquivstica regida por vrios princpios. No entanto, essa obra vai abordar apenas aqueles relacionados aos tpicos exigidos no edital do concurso.

a) Princpio da organicidade: A organicidade diz respeito a relao natural entre documentos de um arquivo, em decorrncia das atividades da entidade que o acumulou. Os arquivos produzidos por entidade coletiva, pessoa jurdica ou fsica refletem a estrutura e as atividades da sua entidade mantenedora no contexto da organizao dos conjuntos documentais.

b) Princpio da unicidade: Os documentos de arquivo conservam seu carter nico em funo do contexto em que foram produzidos. Este aspecto no est diretamente relacionado ao nmero de cpias produzidas, mas sim funo nica que os documentos executam dentro do contexto organizacional.

c) Princpio da provenincia (respeito aos fundos): Princpio bsico da arquivologia segundo o qual o arquivo produzido por uma entidade coletiva, pessoa ou famlia no deve ser misturado aos de outras entidades produtoras. Considerado fundamental para a organizao dos documentos de arquivo.

d) Princpio do respeito ordem original (ordem primitiva)(princpio da santidade): Princpio segundo o qual o arquivo deveria conservar a ordenao (arranjo) original dada pela entidade, pessoa ou famlia que o produziu. considerado como segundo grau de aplicao do princpio da provenincia e fundamental para a organizao dos documentos de arquivo.

e) Princpio da pertinncia: Princpio segundo o qual os documentos deveriam ser reclassificados por assunto sem ter em conta a provenincia e a classificao original. Tambm chamado princpio temtico.


3. Arquivos x Bibliotecas

Embora tenha como objeto de estudo a informao, os arquivos no devem ser confundidos com as bibliotecas, visto que as operaes destinadas ao tratamento tcnico da informao so distintas. Cada uma destas reas, embora trabalhem com a informao, fazem uso de tcnicas e metodologias distintas, conforme demonstra o quadro abaixo:

Quadro Comparativo Arquivo x Biblioteca

Caractersticas Arquivo Biblioteca

Tipo de Suporte/Quantitativo de

Exemplares

Apresentam-se em exemplares nicos ou em nmero limitado de vias. Ou seja, em regra os documentos de arquivos possuem exemplares nicos, mas no caso de haver obrigaes recprocas como, por exemplo, em um contrato, podem haver quantas vias (cpias) quanto o nmero de pessoas envolvidas nesta operao.

Apresentam-se em exemplares mltiplos, ou seja, uma mesma obra criada em vrios exemplares e pode estar presente em mais de uma biblioteca.

Entrada de documentos

Acumulao natural: so produzidos em decorrncia do desempenho das atividades administrativas da instituio.

Os livros ingressam biblioteca por meio da compra, permuta e doao.

Tipo de conjunto Fundos: conjunto de documentos unidos pela origem. Os livros formam colees que so reunidas pelo contedo.

Finalidade (origem) funcional, administrativa cultural, tcnica e cientfica.

Tipo de Classificao Baseia-se nas atividades da instituioUtiliza-se de procedimentos predeterminados

4. Classificao dos documentos de arquivo

Os documentos de arquivo podem ser classificados quanto aos seguintes aspectos:

a) Quanto ao gnero: textuais: documentos que contm informao em formato de texto. Ex.: atas e ofcios; sonoros: so os documentos com dimenses e rotaes variveis, contendo registros

fonogrficos. Ex.: cds de msica , fitas K7; cartogrficos: so os documentos que contm representaes geogrficas,

arquitetnicas ou de engenharia. Ex.: mapas, plantas e perfis;



filmogrficos: so os documentos em pelculas cinematogrficas e fitas magnticas de imagem, conjugadas ou no a trilhas sonoras, contendo imagens em movimento. Ex.: fitas videomagnticas;

iconogrficos: so os documentos em suportes sintticos, em papel emulsionado ou no, contendo imagens estticas. Ex.: fotografias , negativos, diapositivos (slides), gravuras, desenhos;

microgrficos: documentos em suporte flmico resultantes da microrreproduo de imagens. Ex.: microfilme, microficha, carto-janela;

informtico: documentos criados, armazenados e utilizados em computador; Ex.: disquete, disco rgido, arquivo do Excel.

b) Quanto natureza do assunto: ostensivos (ordinrios): documentos que no possuem restrio de acesso. sigilosos: documentos que sofrem restrio de acesso, cuja divulgao ponha em risco

a segurana da sociedade e do Estado, bem como aqueles necessrios ao resguardo da inviolabilidade da intimidade, da vida privada, da honra e da imagem das pessoas.

c) Quanto espcie: Espcie documental a configurao que assume um documento de acordo com a disposio e a natureza das informaes nele contidas (Dicionrio de Terminologia Arquivstica, 1996). A espcie modelo documental escolhido para se registrar a informao arquivstica. Ex.: ofcio, portaria, ata.

d) Quanto ao tipo (tipologia): De acordo com a sua utilizao as espcies documentais recebem funes especficas dentro das instituies, formando tipos documentais. Entende-se por tipo documental a configurao que assume uma espcie documental, de acordo com a atividade que a gerou. Ex.: Ata de reunio, certido de casamento, boletim de frequncia e etc. A formao dos tipos documentais feita por meio da juno: espcie documental e funo (atividade), conforme tabela abaixo:

Espcie DocumentalDocumental Funo (Atividade) Tipologia

Boletim Ocorrncia Boletim de Ocorrncia

Certido Nascimento Certido de Nascimento

5. Teoria das Trs Idades

fundamentada na diviso do ciclo de vida dos documentos em trs fases distintas, conforme os valores documentais e a freqncia de uso para a instituio produtora.

Valores Documentais

O ciclo vital dos documentos agrega dois valores distintos para promover a avaliao documental: o valor primrio ou administrativo, presente na primeira e na segunda idade, que deve ser temporariamente preservado por razes administrativas, legais ou fiscais; e o valor secundrio ou histrico, presente na terceira idade, que diz respeito ao uso dos documentos


para outros fins que no aqueles para os quais foram criados. O valor secundrio deve ser preservado de maneira definitiva pela instituio ele se divide em probatrio (quando comprova a existncia, o funcionamento e as aes da instituio) ou informativo (quando contm informaes essenciais sobre matrias com que a organizao lida, para fins de estudo ou pesquisa).

Idades Documentais

a) 1 Idade (fase corrente): tambm conhecida como fase ativa, composta pelos documentos que possuem maior potencial de uso dentro das instituies e devem ser guardados em locais prximos aos de sua produo, para facilitar o acesso. Nesta fase, os documentos so de acesso restrito ao setor que os produziu, tendo em vista que a sua criao decorre das atividades por ele desempenhadas. No entanto, o acesso pode ser facultado a outros setores da instituio, mediante requerimento encaminhado pelo solicitante.

b) 2 Idade (fase intermediria): conhecida tambm como fase semiativa, composta por documentos de consulta eventual para a instituio produtora. O arquivamento desses documentos pode ser feito em local distinto daquele em que foram produzidos, com a finalidade de se diminuir os gastos referentes sua manuteno. Nesta fase os arquivos aguardam a sua destinao final, que poder ser a eliminao ou a guarda permanente.

c) 3 Idade (fase permanente): tambm chamada de fase inativa, composta por documentos que perderam o uso administrativo e que so preservados em funo do seu valor histrico, probatrio e informativo e por esta razo jamais podero ser eliminados. Os documentos desta fase, resguardadas as restries de sigilo, tm o seu acesso franqueado (liberado). Os documentos que provam a origem/criao da instituio (contrato social, ato constitutivo); sua evoluo (relatrio de atividades) e seu funcionamento (ato normativo, estatuto, regimento interno) so considerados de guarda permanente.

Esquema Representativo Teoria das Trs Idades

ArquivoCorrente ArquivoIntermedirio ArquivoPermanente

* Transferncia

* Recolhimento

* Recolhimento

Valor Primrio Valor Secundrio

Operaes de destinao:

* transferncia: passagem de documentos fase intermediria

* recolhimento: passagem de documentos fase permanente



6. Arquivos Correntes

Os documentos da fase corrente possuem grande potencial de uso para a instituio produtora, e so utilizados para o cumprimento de suas atividades administrativas, como a tomada de decises, avaliao de processos, controle das tarefas e etc. As principais atividades desempenhadas nesta fase so: protocolo, expedio, arquivamento, emprstimo, consulta e destinao.

6.1. Protocolo

Os documentos da fase corrente apresentam grande potencial de tramitao dentro das reas e setores da instituio; para que esta documentao no se perca, necessrio exercer o controle de sua movimentao por meio de instrumentos prprios que garantam sua localizao e segurana.

6.1.1. Rotinas de Protocolo

Para alcanar estas finalidades, o protocolo executa as seguintes atividades:

recebimento: inclui a atividade de receber os documentos e efetuar a separao em duas categorias: oficial, que trata de matria de interesse institucional e particular, que trata de contedo de interesse pessoal. Os documentos oficiais so divididos em ostensivos e sigilosos. Aqueles de natureza ostensiva devero ser abertos e analisados. No momento da anlise, dever ser verificada a existncia de outros registros relacionados ao documento recebido, para se fazer a devida referncia. Os documentos de natureza sigilosa e aqueles de natureza particular devero ser encaminhados diretamente aos respectivos destinatrios.

registro: os documentos recebidos pelo protocolo so registrados em formulrios ou em sistemas eletrnicos, nos quais sero descritos os dados referentes ao seu nmero, nome do remetente, data e assunto, espcie, entre outros elementos.

autuao: aps o registro, os documentos so numerados (autuados) conforme sua ordem de chegada ao arquivo. A palavra autuao tambm significa a criao de processo.

classificao: anlise e identificao do contedo de documentos, seleo da categoria de assunto sob a qual sejam recuperados, podendo atribuir a eles cdigos. Esta tarefa executada com o auxlio do plano de classificao, caso a instituio possua esse instrumento.

movimentao (expedio/distribuio): consiste na entrega dos documentos aos respectivos destinatrios. A distribuio a remessa dos documentos aos setores de trabalho, enquanto que a expedio consiste na remessa externa desses documentos.

controle da tramitao: so as operaes destinadas a registrar a localizao do documento dentro da instituio. Tal controle pode ser executado por meio de cadernos de protocolo ou por meio de sistemas eletrnicos, estes garantem maior segurana e agilidade ao processo de controle de tramitao.


6.1.2. Procedimentos Administrativos

Alm das atividades citadas no tpico anterior, no protocolo so realizados procedimentos administrativos que podem ser divididos em duas grandes categorias: uma que trata da espcie documental denominada processo e a outra que trata da espcie documental denominada correspondncia.

6.1.2.1. Processo

6.1.2.1.1. Definio

Entende-se por processo o conjunto de documentos reunidos em capa especial, e que vo sendo organicamente acumulados no decurso de uma ao administrativa ou judiciria.

6.1.2.1.2. Abertura (atuao)

Na formao do processo devero ser observados os documentos cujo contedo esteja relacionado a aes e operaes contbeis financeiras, ou requeira anlises, informaes, despachos e decises de diversas unidades organizacionais de uma instituio. A abertura de processo dever ser feita no protocolo ou unidade protocolizadora, a partir de uma pea preferencialmente original, ou de uma cpia autenticada. importante ressaltar que as mensagens e documentos resultantes de transmisso via fax no podero se constituir em peas de processo . No sero autuados os documentos que no devam sofrer tramitao, tais como convites para festividades, comunicao de posse, remessa para publicao, pedido de cpia de processo.

6.1.2.1.3. Operaes

Desentranhamento

a retirada de folhas ou peas, mediante despacho da autoridade competente. O desentranhamento poder ocorrer por interesse da administrao ou pedido do interessado, sendo necessria insero de Termo de, desentranhamento aps ltimo despacho , para registrar esta operao.

O processo que tiver folha ou pea retirada conservar a numerao original de suas folhas ou peas, permanecendo vago o nmero de folha(s) correspondente(s) ao desentranhamento. Ressalta-se que vedada a retirada da folha ou pea inicial do processo.

Desmembramento

a separao de parte da documentao de um processo, para formar outro mediante despacho da autoridade, utilizando-se Termo de Desmembramento, para registrar este retirada.



Juntada

a unio de um processo a outro, feita pelo protocolo central ou setorial da unidade correspondente, mediante determinao, por despacho, de seu dirigente. A juntada ser realizada por meio da anexao ou apensao.

Juntada por anexao a unio definitiva e irreversvel de 01 (um) ou mais processo(s) a 01 (um) outro processo (considerado principal), desde que pertencentes a um mesmo interessado e que contenham o mesmo assunto. A anexao realizada quando h a dependncia entres processos. A dependncia ser caracterizada quando for possvel definir um processo como principal e um ou mais como acessrios.

No quadro abaixo esto alguns exemplos que caracterizam os processos principais e acessrios:

Processo Principal Processo AcessrioAuto de Infrao Defesa contra Auto de Infrao

Aquisio de Material Prestao de Contas

Licena sem vencimentos Cancelamento de Licena

Juntada por apensao a unio provisria de um ou mais processos a um processo mais antigo, destinada ao estudo e uniformidade de tratamento em matrias semelhantes, com o mesmo interessado ou no, conservando cada processo a sua identidade e independncia.

6.2. Avaliao de Documentos

Tendo em vista que impossvel preservar tudo que acumulado pelas instituies, e o fato de existirem documentos de guarda temporria e outros de guarda definitiva, deve-se estabelecer critrios para realizar a avaliao dos documentos.

Tabela de Temporalidade

Para avaliar os documentos, dever ser constituda, em cada instituio, uma comisso multidisciplinar, formado por servidores de suas diversas reas tcnicas denominada Comisso Permanente de Avaliao. Tal comisso ser responsvel pela elaborao da tabela de temporalidade de documentos, Instrumento resultante da avaliao que define prazos de iguarda dos documentos nas fases corrente e intermediria, sua destinao final (eliminao ou guarda permanente, bem como a alterao de suporte.

A tabela de temporalidade possui as seguinte caractersticas:.

fornece informaes sobre a alterao do suporte da informao, ou seja, define quais documentos sero digitalizados ou microfilmados pela instituio;

elaborada por uma Comisso Permanente de Avaliao, composta por servidores responsveis pelos setores da instituio.

para ser aplicada aos documentos da instituio, a tabela dever ser aprovada por autoridade competente.

ao prazos se baseiam na legislao em vigor.


Os prazos de guarda definidos pela Tabela de Temporalidade baseiam-se na legislao em vigor. Os documentos de arquivo no cumprem um prazo de guarda nico, este perodo de reteno varia de acordo com o documento e de acordo com a respectiva tabela. Assim no se pode afirmar que todos os documentos de arquivo ficam 5 anos na fase corrente, ou que se tornaro de guarda permanente aps 40 anos da sua produo. O quadro a seguir foi extrado da Tabela utilizada pelo Poder Executivo Federal e demonstra alguns exemplos da temporalidade de documentos.

Figura 2 Recorte de Tabela de Temporalidade Resoluo n 14/2001 do Conarq

AssuntoPrazos De Guarda

Destinao Final ObservaesFase

CorrenteFase

Intermediria

001 Modernizao e Reforma AdministrativaProjetos, Estudos e Normas

Enquanto Vigora 5 Anos

Guarda Permanente

002 Planos, Programas e Projetos de Trabalho

5 Anos 9 Anos Guarda Permanente

010 Organizao e Funcionamento

Enquanto Vigora 5 Anos

Guarda Permanente

6.3. Arquivamento

6.3.1. Arquivamento de Documentos

O arquivamento consiste na guarda dos documentos em lugares prprios, como caixas e pastas, de acordo com um mtodo de ordenao previamente estabelecido, e na guarda destas embalagens (caixas e pastas) em mobilirios especficos, como estantes e arquivos de ao. Para que os arquivos se tornem acessveis necessrio que eles sejam corretamente arquivados de maneira a agilizar sua recuperao. Antes do arquivamento, os documentos devem ser devidamente classificados de acordo com a funo ou atividade a que se referem; esta tarefa executada com o auxlio do plano de classificao.

Plano de classificao

Instrumento que reflete as funes/atividades da empresa que deram origem aos documentos, ele serve para orientar a operao de arquivamento e recuperao da informao. O plano tem



a finalidade de classificar todo e qualquer documento produzido ou recebido pela instituio no exerccio de suas atividades. A classificao por assuntos utilizada com o objetivo de agrupar os documentos sob um mesmo tema, como forma de agilizar sua recuperao e facilitar as tarefas arquivsticas relacionadas ao processamento tcnico da informao.

Para ilustrar este instrumento segue abaixo um exemplo de Plano de Classificao utilizado pelo Poder Executivo Federal

Modelo de Plano de Classificao

000 ADMINISTRAO GERAL

001 MODERNIZAO E REFORMA ADMINISTRATIVA.

010 ORGANIZAO E FUNCIONAMENTO

012 COMUNICAO SOCIAL

034 MOVIMENTAO DE MATERIAL

Operaes de Arquivamento

Tendo em vista a importncia de se guardar corretamente os documentos de arquivo, visando a sua localizao, faz-se necessria a adoo das seguintes operaes de arquivamento:

inspeo: exame do documento para verificar a existncia de despacho que indique se o ele seguir para o arquivamento.

estudo: leitura do documento para verificar a entrada que ser atribuda, a existncia de outros documentos que tratam de matria semelhante.

classificao: anlise e identificao do contedo de documentos, seleo da categoria de assunto sob a qual sejam recuperados.

codificao: insero de cdigos nos documentos de acordo com o mtodo de arquivamento adotado: letras, nmeros, cores.

ordenao: a disposio dos documentos de acordo com a classificao e a codificao dadas. Para facilitar a ordenao os documentos podem ser dispostos em pilhas ou escaninhos.

guarda de documentos: a colocao do documento na respectiva pasta, caixa, arquivo ou estante.

Mtodos de Arquivamento

Para que os documentos de arquivo estejam acessveis necessrio que eles sejam bem ordenados e arquivados. O arquivamento feito por meio de mtodos especficos que chamamos de mtodos de arquivamento.

A escolha mais adequada do mtodo de arquivamento depende da natureza dos documentos a serem arquivados e da estrutura da organizao acumuladora. A instituio adotar quantos forem necessrios para bem organizar seus documentos.


Pode-se dividi-los em duas classes:

a) mtodos padronizados: dividem-se em variadex, automtico e soundex. Esta obra abordar somente o variadex, visto que os demais mtodos padronizados no tm aplicao prtica nos arquivos brasileiros.

variadex: utiliza a combinao de cores e letras para o arquivamento dos documentos. Cada sequncia de letras recebe uma cor especfica.

Exemplos: sequncia a,b,c,d,e............. prata sequncia f,g,h,i,j................ ouro

b) mtodos bsicos: dividem-se em alfabtico, geogrfico, numrico e ideogrfico. alfabtico: utiliza o nome como elemento principal de busca. A ordenao dos nomes

feita de acordo com as regras de alfabetao. geogrfico: utiliza o local ou a procedncia do documento como elemento principal de

busca. O mtodo geogrfico organiza os documentos conforme dois seguintes critrios: por estado, pas ou cidade.

numrico: utiliza nmeros para a recuperao da informao s. Divide-se em simples, cronolgico e dgito-terminal.

Simples os documentos recebem um nmero de acordo com a sua ordem de entrada ou registro no arquivo, sem qualquer preocupao com a ordem alfabtica.

Cronolgico utiliza nmero e data como forma de localizao da informao.

Dgito-terminal

os documentos so arquivados conforme uma seqncia numrica composta de seis dgitos que so divididos em trs pares. A leitura da sequncia se d da direita para a esquerda. Ex.: o nmero 170482 ser divido em trs pares que sero lidos da direita para esquerda, sendo 82 o primeiro par, 04 o segundo e 17 o terceiro.

ideogrfico: distribui os documentos conforme os assuntos a que eles se referem. Divide-se em:

alfabtico: os assuntos so divididos conforme a ordenao dicionria e a ordenao enciclopdica.

Dicionrio EnciclopdicoAssuntos isolados so dispostos alfabeticamente conforme a seqncia das letras

Exemplo:Sistemas de arquivosSistemas de bibliotecaSistemas de processamento de dadosVenda de publicaes

Assuntos correlatos so agrupados sob ttulos gerais e dispostos alfabeticamente.

Exemplo:Sistemasde arquivosde bibliotecas de processamento de dadosVenda de publicaes

numrico: os assuntos recebem nmeros especficos. Divide-se em decimal, duplex e unitermo.



Decimal DuplexExpanso limitada de classes (10),As subdivises so representadas por pontos.

Exemplos: 211 Cursos211.1 Extenso211.2 Formao

Expanso ilimitada de classes,As subdivises so representadas por traos.

Exemplos: 2-1-1 Cursos2-1-1-1 Extenso2-1-1-2 Formao

UnitermoCriam-se fichas a partir de termos utilizados pela instituio. Cadastra, na ficha, os nmeros dos documentos que contm a palavra nela registrada.

Sistemas de Busca

A busca dos documentos realizada por meio de dois grandes sistemas: o sistema direto, onde a busca feita diretamente no local onde o documento est arquivado; e por meio do sistema indireto, que aquele em que a busca feita com a ajuda de ndices ou de instrumentos auxiliares.

Os mtodos alfabtico e geogrfico so os nicos mtodos do sistema direto, ou seja, os nicos mtodos que no adotam ndices. Os mtodos numricos so do sistema indireto, portanto, adotam ndices para a localizao dos documentos.

Alm destes dois grandes sistemas de busca, existe outro chamado semi- indireto O mtodo alfanumrico, que combina letras e nmeros, o nico que integra este ltimo sistema de busca.

7. Emprstimo

No arquivo a atividade de emprstimo dever ser formalizada por meio de um indicador, denominado guia-fora, colocado no lugar de uma unidade de arquivamento ou item documental para assinalar a sua remoo temporria. A guia-fora tem como finalidades: a cobrana de pastas ou documentos que no tenham sido devolvidos no prazo estipulado, e facilitar o rearquivamento de documentos.


8. rgos /Sistemas de Arquivo

De acordo com a legislao Arquivstica, identifica-se a existncia dos seguintes rgos/sistemas de arquivo:

a) Arquivo Nacional: rgo que possui entre outras competncias, a gesto e o recolhimento dos documentos acumulados pelo Poder Executivo Federal.

Compete ao Arquivo Nacional a gesto e o recolhimento dos documentos produzidos e recebidos pelo Poder Executivo Federal, bem como preservar e facultar o acesso aos documentos sob sua guarda, e acompanhar e implementar a poltica nacional de arquivos. (Art. 18 da Lei n 8.159/1991)

b) CONARQ (Conselho Nacional de Arquivos): define a poltica nacional de arquivos pblicos e privados. O Conarq o rgo central do SINAR.

O Conselho Nacional de Arquivos - CONARQ, rgo colegiado, vinculado ao Arquivo Nacional, criado pelo art. 26 da Lei n 8.159, de 8 de janeiro de 1991, tem por finalidade definir a poltica nacional de arquivos pblicos e privados, bem como exercer orientao normativa visando gesto documental e proteo especial aos documentos de arquivo. (Art. 1 do Decreto n 4.073/2002)

c) SINAR (Sistema Nacional de Arquivos): tem a finalidade de implementar a poltica nacional de arquivos pblicos e privados. O SINAR foi criado pelo decreto n 4.073/2002.

O SINAR tem por finalidade implementar a poltica nacional de arquivos pblicos e privados, visando gesto, preservao e ao acesso aos documentos de arquivo. (Art. 10 do Decreto n 4.073/2002)

d) SIGA (Sistema de Gesto de Documentos de Arquivo): organiza, de forma sistmica, as atividades de gesto de documentos, no mbito da Administrao Pblica Federal. Conforme o decreto n 4915/2003. Integram o SIGA:I como rgo central, o Arquivo Nacional;II como rgos setoriais, as unidades responsveis pela coordenao das atividades de gesto de documentos de arquivo nos Ministrios e rgos equivalentes;III como rgos seccionais, as unidades vinculadas aos Ministrios e rgos equivalentes.

9. Recortes da Legislao

LEI N 8.159, DE 08 DE JANEIRO DE 1991

Dispe sobre a poltica nacional de arquivos pblicos e privados e d outras providncias

O PRESIDENTE DA REPBLICA, fao saber que o Congresso Nacional decreta e eu sanciono a seguinte Lei:

CAPTULO IDISPOSIES GERAIS

Art. 1 dever do Poder Pblico a gesto documental e a proteo especial a documentos de arquivos, como instrumento de apoio administrao, cultura, ao desenvolvimento cientfico e como elementos de prova e informao.

Art. 2 Consideram-se arquivos, para os fins desta Lei, os conjuntos de documentos produzidos e recebidos por rgos pblicos, instituies de carter pblico e entidades



privadas, em decorrncia do exerccio de atividades especficas, bem como por pessoa fsica, qualquer que seja o suporte da informao ou a natureza dos documentos.

Art. 3 Considera-se gesto de documentos o conjunto de procedimentos e operaes tcnicas referentes sua produo, tramitao, uso, avaliao e arquivamento em fase corrente e intermediria, visando a sua eliminao ou recolhimento para guarda permanente.

CAPTULO IIDOS ARQUIVOS PBLICOS

Art. 7 Os arquivos pblicos so os conjuntos de documentos produzidos e recebidos, no exerccio de suas atividades, por rgos pblicos de mbito federal, estadual, do Distrito Federal e municipal em decorrncia de suas funes administrativas, legislativas e judicirias.

1 So tambm pblicos os conjuntos de documentos produzidos e recebidos por instituies de carter pblico, por entidades privadas encarregadas da gesto de servios pblicos no exerccio de suas atividades.

2 A cessao de atividade de instituies pblicas e de carter pblico implica o recolhimento de sua documentao instituio arquivstica pblica ou a sua transferncia instituio sucessora.

Art. 8 Os documentos pblicos so identificados como correntes, intermedirios e permanentes.

1 Consideram-se documentos correntes aqueles em curso ou que, mesmo sem movimentao, constituam objeto de consultas freqentes.

2 Consideram-se documentos intermedirios aqueles que, no sendo de uso corrente nos rgos produtores, por razes de interesse administrativo,

aguardam a sua eliminao ou recolhimento para guarda permanente.

3 Consideram-se permanentes os conjuntos de documentos de valor histrico, probatrio e informativo que devem ser definitivamente preservados.

Art. 9 A eliminao de documentos produzidos por instituies pblicas e de carter pblico ser realizada mediante autorizao da instituio arquivstica pblica, na sua especfica esfera de competncia.

Art. 10. Os documentos de valor permanente so inalienveis e imprescritveis.

DECRETO N 4.073, DE 3 DE JANEIRO DE 2002

Regulamenta a Lei n 8.159, de 8 de janeiro de 1991, que dispe sobre a poltica nacional de arquivos pblicos e privados.

CAPTULO IIIDOS DOCUMENTOS PBLICOS

Art. 15. So arquivos pblicos os conjuntos de documentos:

I produzidos e recebidos por rgos e entidades pblicas federais, estaduais, do Distrito Federal e municipais, em decorrncia de suas funes administrativas, legislativas e judicirias; [...]

III produzidos e recebidos pelas empresas pblicas e pelas sociedades de economia mista;

IV produzidos e recebidos pelas Organizaes Sociais, definidas como tal pela Lei n 9.637, de 15 de maio de 1998, e pelo Servio Social Autnomo Associao das Pioneiras Sociais, institudo pela Lei n 8.246, de 22 de outubro de 1991.


Questes

1. (Cespe DPF Agente Administrativo 2014) Um conjunto de documentos em suporte papel produzidos e(ou) recebidos por determinado rgo, durante o desenvolvimento de suas atividades especficas ou atividades de suporte, consiste em um arquivo.

( ) Certo ( ) Errado

2. (Cespe MI 2013) O material de referncia ou informao no orgnica utilizado nos setores de trabalho, considerado documento de arquivo.


3. (Cespe MPS 2010) Pode-se denominar arquivo tambm a instituio ou o servio que tem a custdia de documentos, com a finalidade de fazer o processamento tcnico, garantir a conservao e promover a utilizao dos arquivos.


4. (Cespe ABIN 2010) Quando separado do seu conjunto, ou seja, do todo ao qual pertence, o documento de arquivo perde muito do seu significado.


5. (Cespe TJ/RR 2012) O arquivo caracteriza-se por ser um conjunto orgnico, resultado das atividades de uma pessoa fsica ou jurdica, e no uma coleo de documentos de diversas fontes.


6. (Empasial/Memorial da Amrica Latina SP/1999) Arquivo composto por fotografias, discos, fitas, slides, CDs, microformas ou disquetes que merecem tratamento diferenciado no apenas quanto ao armazenamento mas tambm quanto ao registro, acondicionamento, controle e conservao, definio de:

a) arquivo histricob) arquivo comercialc) arquivo especializadod) arquivo rotativoe) arquivo especial

7. (Cespe TCE/RO 2013) A presena de peas tridimensionais em um conjunto documental indica que o material analisado no um arquivo.


8. (Cespe IBAMA 2012) Os arquivos de uma organizao pblica podem ser constitudos de documentos originrios das atividades meio e fim e produzidos em variados suportes documentais, inclusive o digital.


9. (CNJ 2013) O arquivo do CNJ refere-se acumulao ordenada dos documentos que surgem como resultado da realizao da misso ou dos objetivos dessa instituio.


10. (Cespe MDIC 2014) Os arquivos gerais so localizados nas unidades poltico-administrativas de uma organizao e cumprem a funo de arquivos correntes.



11. (Cespe CNJ 2013) Uma caracterstica do documento de arquivo o seu interrelacionamento com outros documentos e com a atividade da qual ele resultado.


12. (Cespe MI 2013) Nos processos de trabalho, independentemente da natureza do negcio, as organizaes pblicas ou privadas produzem e recebem informaes que, registradas, tornam-se documentos de arquivo.( ) Certo ( ) Errado

13. (Cespe EBC 2011) Arquivo de engenharia considerado um tipo de arquivo especializado.( ) Certo ( ) Errado

14. (Cespe UNIPAMPA 2013) Os arquivos de uma universidade so formados apenas pela coleo de documentos relacionados ao ensino superior.( ) Certo ( ) Errado

Classificao dos Documentos de Arquivo

15. (Cespe MPU 2013) Relatrio de atividades, ata de reunio e boletim informativo so exemplos de tipos documentais que podem ser encontrados nas instituies pblicas brasileiras.( ) Certo ( ) Errado

16. (Cespe DPF Escrivo 2009) Documentos iconogrficos so aqueles em formatos e dimenses variveis, com representaes geogrficas, arquitetnicas ou de engenharia. ( ) Certo ( ) Errado

17. (Cespe CADE 2014) A categoria textual um dos principais tipos documentais presentes nos rgos pblicos brasileiros.


18. (Cespe ABIN 2010) Carta, ofcio, memorando, aviso, circular e relatrio so exemplos de formatos documentais existentes em rgos pblicos.


19. (Cespe TJ/RR 2012) Entre os gneros documentais considerados documentos de arquivo se incluem documentos tridimensionais, textuais, audiovisuais e cartogrficos.


20. (Cespe TRT/17 Regio 2009) Relatrio de atividades, fita magntica, ata de reunio e carto de visita so exemplos de tipologias documentais.


21. (Cespe MPU 2013) A juno de uma espcie documental com a funo que lhe deu origem caracteriza o gnero documental.


22. (Cespe MPE/PI 2012) O tipo documental consiste na associao entre a espcie documental e a funo que o documento representa. So exemplos de tipos documentais: o memorando, o ofcio, o relatrio, a carta e a fotografia.


23. (Cespe ANATEL 2012) Relatrio de atividades anuais um tipo documental.




24. (Cespe DPF Agente Administrativo 2014) O ofcio, o memorando e o processo so exemplos de tipos documentais.


25. (Cespe ANP 2012) O gnero de documentos iconogrficos formado por documentos em suportes sintticos, em papel emulsionado ou no, contendo imagens estticas.


26. (Cespe STF 2013) Fotografias, diapositivos, desenhos e gravuras fazem parte do gnero documental conhecido como iconogrfico.


Arquivo x Biblioteca

27. (Cespe SERPRO 2013) Os documentos de arquivo podem ser elaborados em um nico exemplar ou , em casos especficos, serem produzidos em um limitado nmero de cpias.


28. (Cespe DPF Escrivo 2009) O tamanho do acervo documental e a sua complexidade definem se o fundo de arquivo de uma instituio pblica ou privada um fundo fechado ou aberto.


29. (Cespe TRE/BA 2010) Os documentos de arquivo devem ser organizados a partir dos mesmos princpios aplicados na organizao das bibliotecas, principalmente no que se refere aos mtodos de classificao.


30. (Cespe MDIC 2014) Diferentemente da biblioteca, o arquivo no uma coleo de documentos, mas uma acumulao natural de documentos.


31. (Cespe TJ/RR 2012) Em regra, deve-se produzir mais de um exemplar de um documento de arquivo.


32. (Cespe DPF 2014) Os documentos de arquivo so colecionados com finalidades culturais e sociais.


33. (Cespe MDIC 2014) Os documentos de interesse da instituio que tenham sido adquiridos por meio de compra, doao ou permuta deve ser considerados como arquivos.


34. (Cespe DRPF 2012) A finalidade principal da produo e conservao de documentos de um arquivo funcional.


35. (Cespe STF 2013) A diferena entre os arquivos e as bibliotecas pode ser reconhecida na funo administrativa que os arquivos tm para uma organizao pblica ou privada, diferentemente da funo cultural das bibliotecas.


36. (Cespe SERPRO 2013) Alm dos documentos produzidos pelo SERPRO, so considerados documentos de arquivo aqueles colecionados por diversos motivos.



Princpios Arquivsticos

37. (Cespe CNJ 2013) A manuteno de documentos agrupados de acordo com sua origem ou provenincia, medida essa que garante o potencial informativo dos arquivos, resultado da aplicao do conceito das trs idades documentais.( ) Certo ( ) Errado

38. (Cespe ANATEL 2012) A existncia de um fundo de arquivo origina-se do princpio da pertinncia.( ) Certo ( ) Errado

39. (Cespe ANCINE 2012) O princpio de provenincia, quando aplicado aos arquivos da ANCINE, gera um conjunto de fundos documentais.( ) Certo ( ) Errado

40. (Cespe MPE/PI 2012) O princpio bsico da arquivologia que rene todos os documentos gerados por uma mesma fonte geradora de arquivo em um fundo conhecido como princpio da provenincia ou de respeito aos fundos.( ) Certo ( ) Errado

41. (CESPE ABIN 2011) O princpio da provenincia consiste em procedimentos lgicos e prticos que visam mesclar os conjuntos documentais produzidos e acumulados por diversas entidades coletivas, pessoas ou famlias no decorrer de suas atividades.


42. (Cespe STF 2013) O princpio arquivstico fundamental para as aes de organizao dos arquivos conhecido como princpio da unicidade. ( ) Certo ( ) Errado

43. (Cespe FUB 2014) O princpio da pertinncia ser aplicado nos casos em que houver necessidade de reclassificar os documentos de arquivo por assunto, sem que se considerem a provenincia e a classificao original de cada documento.


44. (Cespe TCDF 2014) O princpio da provenincia permite identificar o fundo a que pertence determinado documento de arquivo.


45. (Cespe DPRF 2013) O princpio arquivstico que define e estabelece o fundo de arquivo de uma instituio o princpio da provenincia ou de respeito aos fundos.


rgos/Sistemas de Arquivo

46. (Cespe Ancine 2012) A ANCINE, por ser uma agncia reguladora, no precisa seguir as orientaes do Sistema de Gesto de Documentos de Arquivo (SIGA).


47. (Cespe MPU 2013) No compete ao Sistema Nacional de Arquivos (SINAR) a implementao da politica nacional de arquivos pr ivados.


48. (Cespe DPU 2014) Apesar de seguir as orientaes do Conselho Nacional de Arquivos, a DPU no integra o sistema de gesto de documentos de arquivo (SIGA).




49. (Cespe Anatel 2012) De acordo com legislao, os documentos permanentes das agncias reguladoras devem ser recolhidos ao Arquivo Nacional.


50. (Cespe ANAC 2012) Os documentos da ANAC considerados de valor permanente devem ser recolhidos ao Arquivo Nacional.


51. (Cespe MPU 2013) Compete ao Arquivo Nacional definir as normas gerais e estabelecer as diretrizes para o Sistema Nacional de Arquivos bem como promover o inter-relacionamento de arquivos pblicos e privados.


52. (Cespe MPE PI 2012) Competem ao Arquivo Nacional a gesto e o recolhimento dos documentos produzidos e recebidos pelos Poderes Executivo, Legislativo e Judicirio em mbito federal.


Teoria das Trs Idades

53. (Cespe DPU 2010) As atividades tpicas dos arquivos correntes so: o protocolo, a expedio, o arquivamento, o emprstimo e a consulta de documentos.


54. (Cespe MS 2008) O arquivo setorial aquele estabelecido juntos aos rgos operacionais, cumprindo funes de arquivo corrente.


55. (Cespe ANTT 2013) Os documentos de valor permanente so inalienveis, mas prescritveis.


56. (Cespe SERPRO 2013) Ao se implantar um programa de gesto documental, o acesso aos documentos que apresentam valor imediato ser restrito ao setor.( ) Certo ( ) Errado

57. (Cespe ANS 2013) Para facilitar o acesso rpido ao material, recomenda-se que arquivos correntes sejam armazenados em caixas-arquivo.( ) Certo ( ) Errado

58. (Cespe MTE 2014) Os arquivos correntes, por serem formados pelos documentos com grande possibilidade de uso, devem ficar prximos dos usurios diretos.


59. (Cespe TRE/MA 2009) Os arquivos correntes so alocados perto dos seus usurios diretos, devido grande possibilidade de uso que apresentam, e so conhecidos tambm como arquivos ativos.


60. (Cespe EBC 2011) Os arquivos setoriais cumprem funes de arquivo permanente e arquivo histrico.


61. (Cespe TCE/RS 2013) O arquivo permanente constitudo essencialmente de documentos que perderam todo o valor de natureza administrativa, mas que devem ser conservados em razo do seu valor histrico.



62. (Cespe ME 2008) Os arquivos correntes so de acesso restrito e devem ficar prximos dos usurios diretos.


63. (Cespe DPF 2013) Os documentos de arquivo, aps cumprirem o prazo de guarda nos arquivos correntes, devem ser transferidos para o arquivo permanente.


64. (Cespe ANP 2012) Quando o documento de arquivo tem uma grande possibilidade de uso, ele deve ser considerado como documento do arquivo corrente.


65. (Cespe SERPRO 2013) O arquivamento de documentos no tipo horizontal recomendado para arquivos correntes.


66. (Cespe EBC 2011) A transferncia de documentos dos arquivos correntes para os intermedirios deve ser feita mediante registro em uma listagem de transferncia.


67. (Cespe MPU 2010) O valor primrio dos documentos no arquivo intermedirio crescente.


68. (Cespe DPU 2010) Os arquivos correntes, conhecidos como fase pr-arquivo, so constitudos por documentos de valor administrativo.


69. (Cespe MPU 2013) Os documentos intermedirios so aqueles que no possuem uso corrente nas entidades

produtoras e aguardam a eliminao ou a transferncia para guarda permanente.


70. (Cespe FUB 2008) O documento de arquivo transferido ao arquivo intermedirio permanece com o acesso restrito unidade que o acumulou, podendo, com a autorizao da unidade acumuladora, ser acessado por outras unidades.


71. (Cespe CADE 2014) A alta frequncia de uso de um documento de arquivo indica que ele pertence fase intermediria.


72. (Cespe CNJ 2013) A organizao dos documentos de arquivo na fase corrente deve ser realizada de modo diferente daquela adotada na fase intermediria. Essa diferena explicada pelo fato de os documentos terem usos distintos nessas duas fases.


73. (Cespe DPF 2014) A transferncia dos documentos dos arquivos correntes para os arquivos intermedirios justifica-se pela diminuio do valor primrio dos documentos.


Instrumentos de Gesto

74. (Cespe ANCINE 2012) A exemplo das demais agncias reguladoras, a ANCINE responsvel pela elaborao de suas prprias tabelas de temporalidade de documentos da atividade meio.




75. (Cespe MTE 2014) Na avaliao de um grande volume de documentos de arquivo, a deciso sobre eliminao de um documento e a consequente operacionalizao so finais e irrevogveis.


76. (Cespe CNJ 2013) A avaliao dos documentos de arquivo feita com base na tabela de temporalidade que, alm dos prazos de guarda nas idades corrente e intermediria, indica a eliminao ou guarda permanente dos documentos.


77. (Cespe IBRAM 2009) Os documentos pblicos destinados eliminao, aps cumprirem o prazo estabelecido no edital de eliminao de documentos, devem ser incinerados.


78. (Cespe BACEN 2013) A tabela de temporalidade de documentos instrumento de gesto aprovado por autoridade competente que permite gerenciar a massa documental acumulada e avaliar o prazo de guarda e a destinao final dos documentos produzidos ou recebidos por uma instituio.


79. (Cespe DPU 2010) O instrumento auxiliar adotado na gesto de documentos que possibilita o arquivamento e, posteriormente, a recuperao desses documentos denomina-se plano de

a) descarte.b) reteno.c) arquivamento.d) avaliao.e) classificao

80. (Cespe STM 2011) Nos arquivos corrente e intermedirio, os prazos de guarda dos documentos devem ser expressos em anos ou pela indicao da vigncia dos documentos.


81. (Cespe MPU 2010) Os prazos de guarda dos documentos nos arquivos do tipo corrente e intermedirio devem ser definidos com base na legislao pertinente e nas necessidades administrativas.


82. (CESPE CNPQ 2011) O processo de elaborao do cdigo de classificao de documentos de arquivo estabelece relao direta com as funes e as atividades desenvolvidas no rgo ou na empresa.


83. (CESPE CNPQ 2011) O cdigo de classificao de documentos de arquivo aplicado a partir da transferncia do documento do arquivo corrente para o arquivo intermedirio.


84. (CESPE CNPQ 2011) A tabela de temporalidade de documentos independe da realizao de classificao para avaliar os documentos de arquivo.


85. (Cespe MTE 2014) Caso seja necessria uma avaliao documental, deve ser criado o cdigo de classificao de documentos de arquivo.



86. (Cespe MCTI 2012) A classificao dos documentos produzidos e(ou) recebidos pela atividade-meio do MCTI feita a partir do Cdigo de Classificao de Documentos de Arquivo, elaborado pelo Conselho Nacional de Arquivos.


87. (CESPE STM 2011) O cdigo de classificao construdo a partir da estrutura organizacional do rgo ou empresa em que ele vai ser aplicado, sendo uma reproduo do organograma desse rgo ou dessa empresa.


88. (Cespe MI 2013) Os documentos de arquivo devem ser classificados a partir de um cdigo ou plano de classificao de documentos baseado nas funes e atividades desenvolvidas no rgo.


89. (Cespe TRE/MS 2013) Ao lidar com os documentos, usa-se a tabela de temporalidade como instrumento para a

a) avaliao.b) codificao.c) classificao.d) descrio.e) indexao

90. (Cespe STF 2013) De acordo com uma tabela de temporalidade, a destinao final dos documentos de arquivo pode ser a digitalizao.


91. (Cespe MMA 2009) O cdigo de classificao deve ser anotado na primeira folha do documento.


92. (Cespe TRE/MA 2009) A avaliao de documentos de arquivo executada com a aplicao do cdigo de classificao.


93. (Cespe SERPRO 2013) O prazo de guarda indicado para os documentos do arquivo impresso de cinquenta anos.


94. (Cespe ANATEL 2012) O inventrio utilizado para classificar os documentos de arquivo.


Protocolo

95. (Cespe Serpro 2013) O emprstimo de documentos uma atividade do setor de protocolo.


96. Alm das atividades de recebimento, registro e classificao, cabe tambm ao protocolo realizar destinao dos documentos.


97. (Cespe CNJ 2013) O controle da tramitao dos documentos pelos vrios setores de uma organizao uma atividade de protocolo.


98. (Cespe MC 2013) Todo documento que chega ao MC deve ser registrado no protocolo, independentemente do documento ser ostensivo, sigiloso ou pessoal.




99. (Cespe CNJ 2013) O protocolo deve registrar todos os documentos que entram na instituio, independentemente de eles terem natureza arquivstica.


100. (Cespe ANCINE 2012) A expedio de documentos uma atividade exercida exclusivamente pelo protocolo.


101. (Cespe STJ 2008) O protocolo deve separar as correspondncias oficiais das particulares e a correspondncia oficial de carter ostensivo da de carter sigiloso.


102. (Cespe ANCINE 2012) Os documentos recebidos por uma organizao pblica devem ser registrados no setor de protocolo. A exceo so as correspondncias (cartas, ofcios, avisos).


103. (Cespe Serpro 2013) A classificao de documentos uma rotina do setor de protocolo.


104. (Cespe DPF 2014) A primeira ao a ser tomada pelo setor de protocolo, ao receber um documento, distribu-lo.


105. (Cespe SEBRAE/BA 2008) O setor de protocolo, ao receber uma correspondncia sigilosa, dever abri-la para fazer o registro e encaminh-la, com alta prioridade, ao destinatrio.


106. (Cespe ANATEL 2009) O registro dos documentos que chegam a um rgo pblico deve ser feito no setor de protocolo e consiste na reproduo dos dados do documento destinada a controlar a movimentao e fornecer dados de suas caractersticas fundamentais aos interessados.


107. (Cespe CNJ 2013) Os elementos utilizados para o registro de documentos nos servios de protocolo so metadados desses documentos.


108. (Cespe Telebrs 2013) Os procedimentos de registro e autuao de documentos so atividades do protocolo. O registro consiste no cadastramento de documento recebido em um sistema de controle, manual ou informatizado, que atribui um nmero ao documento. A autuao ocorre quando um documento passa a constituir um processo.


109. (Cespe STJ 2008) Processo o termo geralmente usado na administrao pblica para designar o conjunto de documentos reunidos em capa especial, e que vo sendo organicamente acumulados no decurso de uma ao administrativa ou judiciria.


110. (Cespe TSE 2007) A juntada por anexao a unio definitiva de um ou mais processos a um outro processo (considerado principal), desde que pertencentes a um mesmo interessado e que contenham o mesmo assunto.



Emprstimo

111. (Funiversa MPGO (Tc. Arquivo) 2010) A funo da guia-fora

a) separar os documentos dentro de uma pasta.

b) transferir os documentos para o arquivo permanente.

c) facilitar o rearquivamento dos documentos e a cobrana das pastas no devolvidas no prazo estipulado.

d) garantir o acesso restrito aos documentos.

112. (Cespe ANEEL 2010) O emprego da guia-fora objetiva o rearquivamento dos documentos, sendo utilizada no caso de emprstimo de documentos.


113. (Cespe Serpro 2013) Ao se retirar temporariamente um documento da unidade de arquivamento, para emprstimo ou consulta, deve-se colocar, no lugar do documento, um indicador denominado fantasma ou ficha-fantasma.


Mtodos de Arquivamento

114. (Cespe TJ AL 2012) Na ordenao geogrfica, caso o principal elemento de identificao seja cidade e no estado, a capital deve estar em destaque.


115. (Cespe MPE/TO 2006) A escolha mais adequada do mtodo de arquivamento depende da natureza dos documentos a serem arquivados e da estrutura da organizao qual a unidade de arquivo est vinculada.


116. (Cespe TJ/AL 2012) A ordenao numrica mtodo direto, pois a pesquisa ocorre exatamente no documento.


117. (FCC TRE/PB 2007) Ao classificar suas atividades rotineiras, uma instituio utiliza o seguinte esquema:

COMUNICAESCorreiosInternetRdioTelex

MATERIALAquisioBaixa

ORAMENTODespesaReceitaPESSOALAdmissoDispensaFriasGratificaesLicenasTrata-se do mtodoa) enciclopdico.b) dicionrio.c) unitermo.d) duplex.

118. (Cespe SEBRAE/BA 2008) O mtodo numrico simples atribui um nmero a cada pasta de cliente (pessoa fsica ou jurdica), obedecendo ordem de entrada ou de registro, sem qualquer preocupao com a ordenao alfabtica.


119. (Cespe SEBRAE/BA 2008) A escolha do mtodo de arquivamento no arquivo corrente determinada pela espcie ou pelo gnero do documento.




120. (Cespe Antaq 2005) Os mtodos de arquivamento decimal e duplex necessitam de adoo de um ndice alfabtico.


121. (Cespe ANAC 2009) A localizao dos documentos de arquivo nos mtodos de arquivamento do sistema direto depende de um ndice ou de um cdigo.


122. (Cespe ANTAQ 2009) Uma das vantagens apresentadas pelo mtodo duplex de arquivamento a possibilidade ilimitada de classes de documentos.


123. (Cespe TCE/RS 2013) O mtodo de arquivamento alfanumrico, que consiste na combinao de letras e nmeros, pertence ao sistema indireto.


124. (Cespe PRG/DF 2005) Considerando as hipteses de arquivamento a seguir, correto afirmar que o mtodo principal empregado foi por assunto, mas foram empregados tambm os mtodos secundrios geogrficos, alfabtico e cronolgico.

VECULOS Gois Minas Gerais So Paulo/Capital So Paulo/Interior

PESSOAL ADMISSO E DEMISSO de Abro, Antonio at Carvalho, Paulo A. de Castro, Maria S. at Dias, Paulo R.

PAGAMENTOS antes de 1980 de 1981 a 1985 de 1986 a 1989.


125. (Cespe TRE/MS 2013) Os documentos, no sistema numrico simples, so agrupados em sequncia numrica, exigindo o ndice alfabtico remissivo.


126. (CESPE STM 2011) Os mtodos bsicos de arquivamento so alfabtico, geogrfico, numrico e ideogrfico.


127. (Cespe FUB 2014) O mtodo de arquivamento por assunto aplicado exclusivamente aos documentos de arquivo acumulados pelas atividades-meio da organizao.


128. (Cespe FUB 2014) O mtodo duplex utilizado na classificao ideogrfica dos documentos.


129. (Cespe TRE/RJ 2012) A disposio de documentos pelo nome dos clientes corresponde ordenao do tipo unitermo.


130. (Cespe STM 2011) No mtodo numrico simples, um mtodo de arquivamento do tipo direto, no se faz necessrio consultar um ndice para localizar o documento.


131. (Cespe ANTAQ 2009) O mtodo numrico simples determina a numerao sequencial dos documentos, dispondo os nmeros em trs grupos de dois dgitos cada um. Por exemplo: 52-63-19.



132. (Cespe ANAC 2009) Pastas de um arquivo classificadas como acordos, convnios, correspondncias, relatrios, processos, formulrios e guias so exemplos da utilizao do mtodo de arquivamento por assunto.


133. (Cespe MEC 2009) possvel, na escolha do mtodo de arquivamento, definir um mtodo principal e mtodos auxiliares para a organizao da documentao.


134. (Cespe Aneel 2010) O mtodo numrico-cronolgico considerado um mtodo de arquivamento bsico.


135. (Cespe STJ 2008) O mtodo de ordenao dos documentos a partir do uso do nome da cidade ou de um estado conhecido como Duplex.


136. (Cesgranrio BNDES 2006) Um arquivo apresenta o esquema principal a seguir.

Pessoal: Admisso - Demisso - Promoo - Recrutamento - Seleo.Esse esquema denota uma classificao por:a) tipologia.b) espcie.c) natureza.d) assunto.e) estgio

137. (CESPE STM 2011) O mtodo alfanumrico um mtodo do sistema direto, que permite a busca ao documento diretamente no local onde este se encontra guardado.


Gabarito:1. V2. F3. V4. V5. V6. E7. V8. V9. V10. F11. V12. V13.V14. F15. V16. F17. F 18. F19.F20. F21. F22. F23. V24. F25. V26. V27.V28. F29. F30. V31. F32. F33. F34. V 35. V36. F37. F38. F39. F40. V41. F42. F43. V44. V45. V46. F47. F48. F49. V50. V51. F 52. F53. V54. V55. F56. V57. F58. V59. V60. F61. V62. V63. F64. V65. F66. V67. F68. F 69. F70. V71. F72. F73. V74. F75. V76. V77. F78. V79. E80. V81. V82. V83. F84. F85. F 86. V87. F88. V89. A90. F91. V92. F93. F94. F95. F96. F97. F98. F99. F100. V101. V 102. F 103. V104. F105. F106. V107. V108. V109. V110. V111. C112. V113. V114. F115. V116. F 117. A118. V119. F120. V121. F122. V123. F124. V125. V126. V127. F128. V129. F130. F131. F 132. V133. V134. V135. F136. D137. F

Apostila_DPU.2014_TécnicasDeArquivamento_DarlanEterno.pdf

Documents

Transcript of Apostila_DPU.2014_TécnicasDeArquivamento_DarlanEterno.pdf