APRESENTAÇÃO 8 USISJ ARMAZÉNS AVANÇADOS‡ÃO-8_USISJ... · como se encomenda acima das reais...

Implementação dos Armazéns Avançados nos serviços da USISJ SERVIÇO DE INTERNAMENTO DO CENTRO DE SAÚDE DE VELAS

Armazéns na USISJ

Armazém Central -

CSV

Armazém CS Calheta

SAP - CSC

Internamento - CSC

Vacinação -CSC

Laboratório -CSC

SAP - CSV

Internamento - CSV

Vacinação -CSV

Laboratório -CSV

Sistema de abastecimento inicial aos serviços na USISJ

Fonte: Pinto (2008), Kaizen nas Unidades Hospitalares Criar Valor Eliminando Desperdício

Abastecimento ao serviço Abastecimento ao Armazém

Sistema de abastecimento inicial aos serviços na USISJ – Caracterização

O processo inicial de abastecimento dos serviços da USISJ, caracteriza-se por:

• Processo manual, burocrático e complicado, estando completamente dependente da experiência e intuição de todos aqueles que fazem parte

do mesmo.

• Cada serviço é responsável pela gestão do seu stock: definição do material necessário, do local e modo de armazenagem, determinação dos

pontos de encomenda e das quantidades a encomendar, gestão de prazos de validade e níveis de rutura.

Sistema de abastecimento inicial aos serviços na USISJ – Pontos Fracos

O responsável limita-se a ditar um número com base numa observação superficial; Processo de contagem deficiente:Processo de contagem deficiente:

não existe uma norma que determine o ponto de encomenda e a respetiva quantidade a

encomendar. Dependendo da pessoa que executa a contagem, a quantidade pode variar;

Variabilidade das quantidades:Variabilidade das quantidades:

contagem é realizada num período temporal aleatório. Não existe uma frequência definida, sendo

que na maioria dos casos é executada quando existe tempo para tal.

Inexistência de períodos de contagem:Inexistência de períodos de contagem:

Sistema de abastecimento inicial aos serviços na USISJ – Consequências

O nível de stock existente nos diversos serviços é elevado. Os intervenientes no processo

(responsáveis pelo armazém avançado), não detém formação ao nível da gestão de stocks, e como tal,

esta é realizada de um modo muito empírico. Esta situação tem como consequência a necessidade de

haver muito espaço disponível para arrumação dos materiais

Stocks excessivos:Stocks excessivos:

apesar dos stocks serem excessivos, verifica-se a existência de níveis de rutura não aceitáveis. Tal

deve-se pelo facto de não existirem períodos de contagem normalizados, e só se verifica a falta de

um material aquando da necessidade da sua utilização;

Níveis de rutura:Níveis de rutura:

como se encomenda acima das reais necessidades, é usual verificar-se a passagem dos limites dos prazos de validade. Além disso, não existe nenhum procedimento que garanta o FEFO (First ExpiredFirst Out) ou mesmo o FIFO (First In First Out).

Prazos de validade:Prazos de validade:

Modelos de sistemas de abastecimento

• O Tradicional ou por requisições;

• Método alternativo;

• Troca de carros;

• Duplo lote ou dupla caixa;

• Reposição por níveis.

a responsabilidade da gestão do stock cabe ao serviço consumidor (normalmente Enfermeiros Chefes

ou Responsáveis), que solicita ao Aprovisionamento o material de que necessita, sendo a entrega

efetuada em intervalos de tempo pré-estabelecidos.

Tradicional ou por requisiçõesTradicional ou por requisições

requisições padrão baseadas na análise dos consumos médios do serviço consumidor. Os pedidos são

gerados de forma automatizada em requisições pré-elaboradas com quantidades fixas;

Método AlternativoMétodo Alternativo

o sistema de troca de carros são adaptados ao espaço físico e às necessidades do serviço consumidor,devendo existir em duplicado: um para consumo atual enquanto o segundo é reposto no serviço deAprovisionamento, sendo este o responsável pela reposição dos mesmos

Troca de Carros:Troca de Carros:



baseado no sistema Kanban, os materiais encontram-se armazenados em duas caixas iguais, dispostos

em linha. O profissional serve-se da primeira caixa e findado a mesma, volta a caixa vazia para baixo e

atrás, puxando a segunda caixa cheia para a frente. A responsabilidade da reposição é do serviço de

Aprovisionamento.

Duplo Lote ou dupla CaixaDuplo Lote ou dupla Caixa

consiste na reposição dos materiais até a um nível máximo determinado, tendo em conta os consumos

máximos e mínimos do serviço consumidor. A responsabilidade da reposição é atribuída ao serviço de

Aprovisionamento, e é efetuada em tempos pré-estabelecidos, o que implica a existência de um

compromisso de eficiência por parte deste serviço.

Reposição por níveisReposição por níveis

Sistema de abastecimento aos serviços na USISJ – Implementação do sistema de reposição por níveis

Tradicional ou por requisiçõesTradicional ou por requisições

Reposição por níveis Reposição por níveis

Implementação dos Armazéns Avançados – USISJ - Método reposição por níveis

• O modelo de armazéns avançados (AA), baseado no sistema de reposição por níveis, consiste num processo de

abastecimento logístico suportado por um sistema informático (SI) que monitoriza todo o circuito do artigo, desde

a entrada em armazém até ao consumo, mediante código de barras individualizado.

• No método de reposição por níveis é necessário determinar stocks máximos e mínimos de artigos. Enquanto o

nível máximo refere-se à quantidade máxima a ter no serviço, o nível mínimo corresponde ao ponto de

encomenda.

• Quando a quantidade desce o nível mínimo é despoletada automaticamente uma encomenda com quantidade fixa

(diferença entre o nível máximo e o mínimo), ou seja, reposição proativa baseada no registo de consumos nos

serviços.

Implementação dos Armazéns Avançados – USISJ - Fases do processo de implementação

Criação de máscaras para os códigos de barras dos materiais no sistema informático (SI) (código de artigo e

designação), e colocação de etiquetas no material referente aos AA (Armazém Avançado);

Identificou-se os materiais inseridos no SI que pertencem aos AA.PlaneamentoPlaneamento

listagem de materiais existentes nos serviços que são alvo de modelo de AA, e respetiva introdução no SI;


Testou-se a leitura dos materiais e treinou se a utilização do leitor ótico (PDA – Personal digital assistant), após a sua instalação

Formação ao pessoal de Enfermagem

PlaneamentoPlaneamento

Acerto dos stocks existentes em cada serviço (AA)

Definição dos níveis de material afetos ao AA (stocks máximos e mínimos) e respetiva inserção no SI.


PlaneamentoPlaneamento


Registo dos consumos através do equipamento (PDA), diariamente e sempre que for retirado um artigo do stock

Operacionalização Operacionalização Sincronização dos consumos registados nos PDA´s no SI

Reposição imediata das necessidades de bens, tendo em conta os stocks mínimos e máximos definidos em cada um dos AA


Operacionalização Operacionalização

PDA Registo Consumo

Implementação dos Armazéns Avançados – USISJ - Vantagens, desvantagens e constrangimentos

Racionalização de custos associados aos stocks;

Maior disponibilidade dos profissionais de saúde na prestação de cuidados ao utente e consequente melhoria da qualidade,

Vantagens Vantagens A aplicação informática bloqueia pedidos superiores aos stocks definidos;

Redução dos níveis de stocks nos serviços e diminuição dos desperdícios;

Diminuição de ruturas, automatizando as reposições de stock (modelo proativo de reposição);


Registo dos consumos no local onde foram utilizados, tornando o consumo o mais fiável possível;

O AC poderá em qualquer momento aferir a existência dos stocks;

Vantagens Vantagens

Aumenta o controlo e a rastreabilidade de artigos;

Proteção do meio ambiente.


Resistência à mudança e falta de compromisso por parte dos utilizadores;

Investimento em tecnologias e sistemas de informação;

Desvantagens / Constrangimentos

Desvantagens / Constrangimentos Erro na contagem da quantidade de material existente no AA;

Falha de registo dos consumos;

Desvio de material de um serviço para outro;


O desfasamento entre a informação existente no SI e as quantidades físicas nos AA O desfasamento entre a informação existente no SI e as quantidades físicas nos AA

Atraso da reposição no momento em que a quantidade do stock atinge o

nível mínimo

Atraso da reposição no momento em que a quantidade do stock atinge o

nível mínimo Insuficiência ou rutura de stockInsuficiência ou rutura de stock

Implementação dos Armazéns Avançados – USISJ - Notas finais

Um estudo efetuado num serviço do Hospital de Braga (Costa, 2013) mostra que após aimplementação do modelo de AA obteve-se em média uma redução de cerca de 28,2% dovalor em stock, e que o nível de serviço de material aumentou consideravelmente de 91%(antes da implementação) para 97%, e os profissionais de saúde obtiveram um ganho emtempo de cerca de 8% (1h despendida/ 12 h trabalho diária).

Rosseti, 2008 e McKone et al. 2005, já afirmavam que melhorando a gestão e a distribuiçãode stocks estas contribuíam para um aumento das poupanças e receitas, em que umaorganização de saúde pode reduzir a despesa total entre 2 a 8 %, isto significa que omodelo de AA pode levar a um aumento da rentabilidade e sustentabilidade do sistema.

Implementação dos Armazéns Avançados – USISJ

Obrigado pela Vossa atenção ! Enfermeira Cláudia Azevedo – Enfermeira do Quadro da USI São Jorge

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