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ARQUIVOLOGIA

ÉLVIS MIRANDA

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(CESPE-UNB/SEE-DF/2017) Documentos informáticos,filmográficos e sonoros são modalidades de classificaçãoquanto à natureza do assunto.

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Escritos ou textuais Iconográficos Filmográficos Cartográficos Sonoros Micrográficos Informáticos

Classificação quanto ao gênero:

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Sigilosos – documentos de acesso restrito e que,por isso, exigem cuidados especiais quantoà guarda e divulgação;

Ostensivos – documentos cuja divulgação nãoprejudica a administração.

Classificação quanto à natureza do assunto:

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(CESPE-UNB/SEE-DF/2017) Documentos informáticos,filmográficos e sonoros são modalidades de classificaçãoquanto à natureza do assunto.

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(CESPE-UNB/DPU/2016) O gênero documentaliconográfico é aquele que reúne documentoseletrônicos e digitais.

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Escritos ou textuais Iconográficos Filmográficos Cartográficos Sonoros Micrográficos Informáticos

Classificação quanto ao gênero:

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(CESPE-UNB/DPU/2016) O gênero documentaliconográfico é aquele que reúne documentoseletrônicos e digitais.

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(CESPE-UNB/DPU/2016) Formulário é exemplo de tipodocumental.

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ESPÉCIES:

- Alvará- Certidão- Declaração

- Boletim- Diploma- Contrato

- Ata

- Alvará de construção- Certidão de casamento- Declaração de imposto

de renda- Boletim escolar- Diploma de graduação- Contrato de prestação

de serviços- Ata de reunião

TIPO/TIPOLOGIAS:

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(CESPE-UNB/DPU/2016) Formulário é exemplo de tipodocumental.

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(CESPE-UnB/SEE-DF/2017) Todo documento que tenhaesgotado seu valor primário pode ser eliminado.

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CICLO VITAL DOS DOCUMENTOS

Valor primário ou administrativo

Valor secundárioou histórico

Eliminação ouDescarte

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(CESPE-UnB/SEE-DF/2017) Todo documento que tenhaesgotado seu valor primário pode ser eliminado.

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(CESPE-UNB/SEE-DF/2017) O inventário, instrumentoque descreve a documentação a ser descartada, auxilia arealização do processo de avaliação para reduzir a massadocumental produzida, é utilizado para preservarapenas a documentação essencial e indispensável para aentidade produtora.

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TABELA DE TEMPORALIDADE

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(CESPE-UNB/SEE-DF/2017) O inventário, instrumentoque descreve a documentação a ser descartada, auxilia arealização do processo de avaliação para reduzir a massadocumental produzida, é utilizado para preservarapenas a documentação essencial e indispensável para aentidade produtora.

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(CESPE-UNB/SEE-DF/2017) Na avaliação documental, osdocumentos fisicamente deteriorados devem terredução do prazo de arquivamento.

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TABELA DE TEMPORALIDADE

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(CESPE-UNB/SEE-DF/2017) Na avaliação documental, osdocumentos fisicamente deteriorados devem terredução do prazo de arquivamento.

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(CESPE-UNB/DPU/2016) O fato de o documento ter suafrequência ou possibilidade de uso diminuída éindicativo de que ele deverá ser recolhido ao arquivocorrente.

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CICLO VITAL DOS DOCUMENTOS

Valor primário ou administrativo

Valor secundárioou histórico

Eliminação ouDescarte

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(CESPE-UNB/DPU/2016) O fato de o documento ter suafrequência ou possibilidade de uso diminuída éindicativo de que ele deverá ser recolhido ao arquivocorrente.

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(CESPE-UNB/DPU/2016) Os arquivos permanentes têmrestrição de acesso ao público em geral.

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Documentos de valor histórico; Seus documentos já possuíram valor administrativo

anteriormente; Não elimina seus documentos; Deve disponibilizar seus documentos para consulta tanto

pelo público interno quanto ao público externo e aconsulta não depende de autorização da área acumuladora.

3ª IDADE: FASE PERMANENTE

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(CESPE-UNB/DPU/2016) Os arquivos permanentes têmrestrição de acesso ao público em geral.

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(CESPE-UnB/ANVISA/2016) A aplicação da tabela detemporalidade resulta na definição do destino final dosdocumentos de arquivo, que pode ser a guarda correnteou intermediária.

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TABELA DE TEMPORALIDADE

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(CESPE-UnB/ANVISA/2016) A aplicação da tabela detemporalidade resulta na definição do destino final dosdocumentos de arquivo, que pode ser a guarda correnteou intermediária.

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(CESPE-UNB/FUB/2016) Cabe ao servidor, quandoencontrar um documento que não tem mais uso, adecisão de eliminá-lo para garantir espaço físico no setorde trabalho.

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TABELA DE TEMPORALIDADE

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(CESPE-UNB/FUB/2016) Cabe ao servidor, quandoencontrar um documento que não tem mais uso, adecisão de eliminá-lo para garantir espaço físico no setorde trabalho.

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(CESPE-UNB/FUB/2016) A operação de transferência dosdocumentos do arquivo corrente para o arquivointermediário denomina-se recolhimento.

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CICLO VITAL DOS DOCUMENTOS

Valor primário ou administrativo

Valor secundárioou histórico

Eliminação ouDescarte

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(CESPE-UNB/FUB/2016) A operação de transferência dosdocumentos do arquivo corrente para o arquivointermediário denomina-se recolhimento.

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(CESPE-UnB/SEE-DF/2017) As atividades de protocolo sedesenvolvem na fase do arquivo intermediário.

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PROTOCOLO

É o controle da tramitação dos documentos, que permiteprestar informações ao usuários em tempo real; É uma atividade típica da fase corrente.

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(CESPE-UnB/SEE-DF/2017) As atividades de protocolo sedesenvolvem na fase do arquivo intermediário.

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(CESPE-UNB/ANVISA/2016) Os procedimentos derecebimento, registro, distribuição e movimentação dedocumento de arquivo são realizados, em regra, pelosetor de arquivamento intermediário.

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(CESPE-UnB/SEE-DF/2017) Autuação, distribuição edescarte são responsabilidades do protocolo.

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ATIVIDADES DE PROTOCOLO

Recebimento Registro Autuação Classificação Expedição / Distribuição Controle / Movimentação

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(CESPE-UnB/SEE-DF/2017) Autuação, distribuição edescarte são responsabilidades do protocolo.

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(CESPE-UNB/DPU/2016) Expedição e microfilmagem dedocumentos são tarefas do protocolo.

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ATIVIDADES DE PROTOCOLO

Recebimento Registro Autuação Classificação Expedição / Distribuição Controle / Movimentação

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(CESPE-UNB/DPU/2016) Expedição e microfilmagem dedocumentos são tarefas do protocolo.

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(CESPE-UNB/DPU/2016) O registro de documentos éuma atividade de responsabilidade do arquivopermanente.

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ATIVIDADES DE PROTOCOLO

Recebimento Registro Autuação Classificação Expedição / Distribuição Controle / Movimentação

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(CESPE-UNB/DPU/2016) O registro de documentos éuma atividade de responsabilidade do arquivopermanente.

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(CESPE-UNB/SEE-DF/2017) Para zelar pela preservaçãodas informações, a manutenção de arquivos digitaisdeve seguir as mesmas condições de arquivamento dosdocumentos em papel.

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OBSERVAÇÕES NA CONSERVAÇÃO DE DOCUMENTOS:

O arquivo deve criar ambientes separados e climatizadospara cada tipo de suporte (material)

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(CESPE-UNB/SEE-DF/2017) Para zelar pela preservaçãodas informações, a manutenção de arquivos digitaisdeve seguir as mesmas condições de arquivamento dosdocumentos em papel.

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(Cespe-UnB/SEE-DF/2017) O material utilizado naconfecção das caixas que acondicionam documentos dearquivo é irrelevante na preservação documental.

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OBSERVAÇÕES NA CONSERVAÇÃO DE DOCUMENTOS:

O material utilizado na confecção das embalagensdestinadas à guarda dos documentos deve ser,preferencialmente, de pH neutro.

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(Cespe-UnB/SEE-DF/2017) O material utilizado naconfecção das caixas que acondicionam documentos dearquivo é irrelevante na preservação documental.

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(CESPE-UNB/SEE-DF/2017) Recomenda-se que sejamdeixados espaços vazios nas caixas onde os documentosestão armazenados, para evitar danos aos documentosquando de sua retirada das caixas.

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OBSERVAÇÕES NA CONSERVAÇÃO DE DOCUMENTOS:

Deve-se evitar espaços vazios nas caixas onde sãoarmazenados documentos em papel, a fim de evitar que osmesmos se dobrem e amassem.

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(CESPE-UNB/SEE-DF/2017) Recomenda-se que sejamdeixados espaços vazios nas caixas onde os documentosestão armazenados, para evitar danos aos documentosquando de sua retirada das caixas.

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(CESPE-UNB/SEE-DF/2017) Documento resultante doprocesso de digitalização deve ser considerado comodocumento original.

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Art. 6º. Os registros públicos originais, ainda quedigitalizados, deverão ser preservados de acordo com odisposto na legislação pertinente.

LEI 12.682/12 - DIGITALIZAÇÃO

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(CESPE-UNB/SEE-DF/2017) Documento resultante doprocesso de digitalização deve ser considerado comodocumento original.

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(CESPE-UNB/SEE-DF/2017) Em razão do aumento damassa documental acumulada pela SEE/DF, é permitidaa digitalização de todos os seus documentos e aeliminação dos originais, principalmente aquelesconsiderados de valor permanente.

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Art. 6º. Os registros públicos originais, ainda quedigitalizados, deverão ser preservados de acordo com odisposto na legislação pertinente.

LEI 12.682/12 - DIGITALIZAÇÃO

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(CESPE-UNB/SEE-DF/2017) Em razão do aumento damassa documental acumulada pela SEE/DF, é permitidaa digitalização de todos os seus documentos e aeliminação dos originais, principalmente aquelesconsiderados de valor permanente.

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(CESPE-UnB/SEE-DF/2017) Deve-se organizar adocumentação arquivística nas fases intermediária epermanente, para evitar o tratamento de informaçãoque pode ter sido descartada na fase corrente.

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MÉTODOS DE ARQUIVAMENTO:

Alfabético (por NOME); Geográfico (por LOCAL ou PROCEDÊNCIA); Numérico (por NÚMERO); Ideográfico (por TEMA ou ASSUNTO).

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(CESPE-UnB/SEE-DF/2017) Deve-se organizar adocumentação arquivística nas fases intermediária epermanente, para evitar o tratamento de informaçãoque pode ter sido descartada na fase corrente.

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(CESPE-UNB/SEE-DF/2017) Os conjuntos de documentosproduzidos e recebidos por instituições de caráterpúblico e por entidades privadas encarregadas deserviços públicos não são considerados arquivospúblicos.

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LEI 8.159/1991

Art. 7º Os arquivos públicos são os conjuntos de documentosproduzidos e recebidos, no exercício de suas atividades, porórgãos públicos de âmbito federal, estadual, do DistritoFederal e municipal em decorrência de suas funçõesadministrativas, legislativas e judiciárias.

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LEI 8.159/1991

Art. 7º ...§ 1º São também públicos os conjuntos de documentosproduzidos e recebidos por instituições de caráter público,por entidades privadas encarregadas da gestão de serviçospúblicos no exercício de suas atividades.

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(CESPE-UNB/SEE-DF/2017) Os conjuntos de documentosproduzidos e recebidos por instituições de caráterpúblico e por entidades privadas encarregadas deserviços públicos não são considerados arquivospúblicos.

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(CESPE-UNB/SEE-DF/2017) É facultada a divulgação, naInternet, de informações de interesse coletivo ou geralpor órgãos e entidades públicas, caso estes disponhamde outros meios ou instrumentos legítimos paradivulgação desse tipo de informação.

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LEI 12.527/2011

Art. 8º Art. 8o É dever dos órgãos e entidades públicaspromover, independentemente de requerimentos, adivulgação em local de fácil acesso, no âmbito de suascompetências, de informações de interesse coletivo ou geralpor eles produzidas ou custodiadas.

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LEI 12.527/2011

Art. 8º - § 2o Para cumprimento do disposto no caput, osórgãos e entidades públicas deverão utilizar todos os meios einstrumentos legítimos de que dispuserem, sendo obrigatóriaa divulgação em sítios oficiais da rede mundial decomputadores (internet).

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(CESPE-UNB/SEE-DF/2017) É facultada a divulgação, naInternet, de informações de interesse coletivo ou geralpor órgãos e entidades públicas, caso estes disponhamde outros meios ou instrumentos legítimos paradivulgação desse tipo de informação.

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(CESPE-UNB/SEE-DF/2017) A Lei nº 8.159/1991estabelece categorias de sigilo para documentos.

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Art. 24§ 1o Os prazos máximos de restrição de acesso à informação,conforme a classificação prevista no caput, vigoram a partirda data de sua produção e são os seguintes:I - ultrassecreta: 25 (vinte e cinco) anos;II - secreta: 15 (quinze) anos; eIII - reservada: 5 (cinco) anos.

LEI 12.527/2011

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(CESPE-UNB/SEE-DF/2017) A Lei nº 8.159/1991estabelece categorias de sigilo para documentos.

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