Aquisição de Materiais de Informação
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Aquisição de Materiais de Informação
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Definição
Consiste em localizar e assegurar a posse dos materiais definidos pela seleção
Processo administrativo que, teoricamente, não tem ligação direta com a comunidade
Ênfase na forma como é realizado
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DESENVOLVIMENTO DE COLEÇÕES
SELEÇÃO
AQUISIÇÃO
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Cuidados com a Aquisição
Buscar a maximização dos resultadosEstabelecer um fluxo administrativo
linear e controlado, evitando estrangulamentos e duplicações
Utilizar formulários adequados
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Atividades da Aquisição
Obtenção de informações sobre os materiais selecionados
Realização do processo de compraManutenção de arquivos ou bancos de
dados apropriadosRecebimento e verificação dos itens
adquiridos
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Atividades da Aquisição - II
Providências quanto a atrasos e não-entrega de materiais
Contatos visando a obtenção de doações e o estabelecimento de programas de intercâmbio e permuta
Manutenção e atualização de registros estatísticos
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ORGANIZAÇÃO DO SERVIÇO DE AQUISIÇÃO
A aquisição deve estar estruturalmente perto da seleção ou diretamente subordinada à gerência da biblioteca.
Muitas vezes, seleção e aquisição são muito imbricadas.
Necessidade de rápida realocação de recursos financeiros.
Necessidade de especialização na compra de materiais de informação.
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Manual de Aquisição
Também conhecido como Diretrizes ou Carta de Aquisição.
Documento que registra a forma como as atividades de aquisição são realizadas.
Preserva a “memória” do serviçoValioso instrumento para orientação e
integração de novos profissionais na equipe.
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O Manual de Aquisição de informar - I
Quem são os responsáveis pela aquisição de materiais de informação em geral, inclusive quem responde pelo pagamento e prestação de contas dos itens.
Os procedimentos para organizar as sugestões de aquisição, de maneira a garantir as prioridades estabelecidas na seleção.
Os principais fornecedores utilizados pela aquisição nas suas atividades rotineiras.
Os instrumentos auxiliares utilizados na obtenção de informações sobre os itens a serem adquiridos.
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O Manual de Aquisição de informar - II
Como está organizada a atividade de compra de materiais.
Como as atividades de permuta e intercâmbio estão organizadas.
Como se faz o pedido de obras por doação.
Os modelos de cartas e ofícios utilizados no processo de solicitação.
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MODALIDADES DE AQUISIÇÃO
Compra
Intercâmbio ou Permuta
Doação
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Compra – Atividades preliminares - I
Definição de um orçamento previamente elaborado.
Elaboração e controle da lista/arquivo de desiderata.
Previsão orçamentária: planejamento dos investimentos necessários
Orçamento total: soma dos recursos orçamentários e extra-orçamentários.
Cuidado para não superdimensionar ou subdimensionar o orçamento proposto.
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Compra – Atividades preliminares - II
Identificação de fontes externas de financiamento do acervo: convênios, projetos ou verbas suplementares.
Análise constante de desempenho, com manutenção de registros históricos ajudam na previsão de gastos.
Utilização de variáveis: número de alunos, professores, cursos e pesquisas, média de utilização do acervo por categorias de usuários, etc.
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Compra – Atividades preliminares - III
Considerar os custos totais envolvidos na aquisição de materiais.
Estabelecer um cronograma de desembolso dos recursos financeiros, baseado em prioridades.
Buscar o gerenciamento dos recursos pela própria biblioteca.
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Fornecedores de materiais de informação
Editoras: instituições responsáveis pela edição das publicações
Livrarias: empresas que vendem a varejo, diretamente ao comprador, o produto das editoras.
Agências e distribuidoras: empresas especializadas no fornecimento de materiais de informação produzidos por um número variado de editoras.
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Aplicação de recursos
Diferença entre a atividade na área pública e na área privada– Área pública: necessidade de processo
de licitação– Área privada: facilidade de aquisição e
pagamento
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Compras por licitação
Lei de Licitações e Contratos n. 8666, de 21 de junho de 1993 (atualizada pela Lei n. 8883, de 8 de junho de 1994).
Lei 10520, de 17 de julho de 2002.Regem todas as aquisições e
transferências na área pública.
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Lei n. 8666 – Lei de licitações e contratos - I
Prevê várias modalidades de aquisição de materiais:– Convite– Tomada de Preços– Concorrência– Concurso– Leilão
As três modalidades são determinadas em função de limites de valores fixados pela administração federal/estadual
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Lei n. 8666 – Lei de licitações e contratos - II
Convite – utilizada para compras de pequena monta.
Tomada de preços – utilizada quando o montante de recursos ultrapassa o valor máximo permitido na modalidade de convite.
Concorrência – realizada esporadicamente, apenas para compras de grande vulto.
Deve-se definir um edital bem elaborado, de forma a garantir o objetivo da compra e recebimento do material.
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Compras sem licitação
Compras com valor inferior ao teto estabelecido.
No caso de não haverem interessados a uma licitação anterior, mantendo-se as condições preestabelecidas no edital.
Aquisição de bens produzidos por órgãos ou entidades que integrem a administração pública.
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Inexigibilidade de licitação
Ocorre quando existe inviabilidade de competição (condições suficientes para estabelecimento da livre-concorrência).
É o caso de fornecedor único ou representante exclusivo.
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Compras por adiantamento
Destinadas a aquisições que, por sua natureza ou urgência, não podem aguardar os procedimentos normais de licitação.
Utilizado para a compra de itens de pequeno valor ou material com exclusividade de distribuição.
Não dispensa a licitação, se ultrapassar o teto estabelecido.
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PERMUTA
Intercâmbio visando aquisição de materiais sem desembolso direto de recursos.
Acordo entre duas instituições com o compromisso mútuo de fornecimento de publicações das próprias entidades, de obras duplicadas ou retiradas do acervo ou de obras recebidas em doação mas sem interesse para incorporação no acervo.
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Permuta - II
Economia de esforços de prestação de contas X Difusão de Informações ou Serviço de Relações Públicas
Utilização de publicações própriasPermuta de duplicatas ou materiais
descartados do acervo
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Benefícios da Permuta
Obtenção de material de difícil localização ou obtenção (publicações acadêmicas, materiais de países menos desenvolvidos, literatura cinzenta);
Liberação de recursos para aquisição (substituição de títulos comprados por títulos permutados);
Complementação de falhas na coleção
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Permuta com Publicações Próprias
Comprometimento recíproco de publicações de duas instituições;
Comum em bibliotecas universitárias e especializadas;
Muitas instituições não vendem suas publicações;
Necessária correta avaliação do custo-benefício do título permutado.
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Análise de Custo-Benefício da Permuta
Equilíbrio das publicações: títulos de valor efêmero X publicações técnico-científicas conceituadas;
Custos reais da publicação da própria entidade;
Custos de todos os serviços necessários para abrigar o título recebido;
Tempo necessário para recebimento do material por permuta comparado ao da aquisição por compra.
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Listas de Duplicatas
Destinam-se ao oferecimento de materiais em duplicata, doações não incorporadas ou material descartado do acervo;
Oportunidade de se desfazer de materiais X Possibilidade de cobrir eventuais lacunas no acervo;
Funciona no método “First come, first served”;Dificuldades para criar um “Banco de
Duplicatas” (Backserv List - http://www.lists.us.swets.com/mailman/listinfo/backserv).
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Organização da Permuta
1. Escolha criteriosa das instituições (perfil compatível);
2. Correspondência sobre o interesse e durante a vigência da permuta;
3. Manutenção de arquivosa) Instituições conveniadas;b) Título ou títulos oferecidos e recebidos;c) Correspondência relativa a reclamações e
atrasos
4. Preparo e expedição do material.
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DOAÇÕES
Solicitadas ou espontâneas
Política específica
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Doações solicitadas
Instituições governamentais ou privadas, além de pessoas físicas;
Projetos de agências financiadoras de pesquisa ou da cultura em geral (FAPESP, FINEP, CNPq, CAPES, etc.);
Legislação de benefício fiscal (Lei Rouanet – Lei 8313, de 23.12.1991);
Editoras;Autores.
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Solicitação de Doações
Elaborar cartas de solicitação claras e objetivas;
Deixar claro o papel que o material solicitado irá desempenhar no contexto de atuação da biblioteca;
Redigir a correspondência no idioma original do possível doador;
Solicitar apenas aquilo que realmente se deseja obter.
![Page 33: Aquisição de Materiais de Informação](https://reader035.fdocumentos.com/reader035/viewer/2022062314/568136d8550346895d9e7585/html5/thumbnails/33.jpg)
Doações espontâneas
Evidência maior do prestígio institucional;
Podem variar de uma obra individual a bibliotecas inteiras;
Necessidade de procedimentos que possibilitem a administração criteriosa das doações.
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“Organização” das Doações espontâneas
Solicitar listas dos materiais oferecidos;Evitar doações que contenham exigências
para sua incorporação ao acervo;Deixar claras ao doador as normas
estabelecidas para recebimento das doações;
Organizar uma comissão de auxílio à seleção de doações, preferencialmente constituída por bibliotecários e especialistas.
![Page 35: Aquisição de Materiais de Informação](https://reader035.fdocumentos.com/reader035/viewer/2022062314/568136d8550346895d9e7585/html5/thumbnails/35.jpg)
Benefícios das doações espontâneas
Completar falhas de coleção ou repor materiais extraviados;
Duplicar material já existente no acervo;Traduções importantes;Obtenção de obras raras, primeiras edições
ou edições diferentes da possuída pela biblioteca;
Prefácios ou introduções dignos de atenção;Anotações ou dedicatórias de notáveis, etc.
![Page 36: Aquisição de Materiais de Informação](https://reader035.fdocumentos.com/reader035/viewer/2022062314/568136d8550346895d9e7585/html5/thumbnails/36.jpg)
Cuidados especiais no recebimento de doações espontâneas
Custo com destinação de materiais não incorporados ou indesejáveis;
Reconhecimento das doações;Elaboração de formulários adequados.