AREA – ASSOCIAÇÃO RESIDENCIAL E EMPRESARIAL ALPHAVILLE

RELATÓRIO CIRCUSTANCIADO DE PROCEDIMENTOS PREVIAMENTE ACORDADOS REFERENTE AOS SERVIÇOS DE AUDITORIA – EXERCÍCIO 2018

RELATÓRIO CIRCUSTANCIADO DE PROCEDIMENTOS PREVIAMENTE

ACORDADOS REFERENTE AOS SERVIÇOS DE AUDITORIA – EXERCÍCIO 2018

CONTEÚDO

1. Introdução

2. Objetivo do trabalho

3. Extensão de nossos trabalhos

4. Metodologia adotada

5. Principais procedimentos aplicados

6. Limitações ao exame

7. Ocorrências e recomendações para aprimoramento dos controles internos

Anexo I – Balanço Patrimonial, Demonstrações de Resultado, das Mutações do

Patrimônio Líquido e dos Fluxos de Caixa do período de três meses findos em

31 de março de 2018 (não auditado).

RELATÓRIO CIRCUSTANCIADO DE PROCEDIMENTOS PREVIAMENTE

ACORDADOS REFERENTE AOS SERVIÇOS DE AUDITORIA – EXERCÍCIO 2018

À

Diretoria e Administração da

Associação Residencial e Empresarial Alphaville - AREA

Alphaville - SP

1. INTRODUÇÃO

Em conformidade com nosso contrato de prestação de serviços, apresentamos

nosso relatório de procedimentos previamente acordados com a administração

da Associação Residencial e Empresarial Alphaville - AREA., a seguir descritos,

em relação aos exames e verificações pelo processo de auditoria, tendo como

base o período de 1º de janeiro a 31 de março de 2018.

Por se tratar de um serviço especial, ressaltamos que há diferenças significativas

entre um trabalho dessa natureza e uma auditoria das demonstrações contábeis

com o objetivo de emissão de um relatório de auditoria. Este trabalho, embora

tenha características e objetivos específicos, não deixa de ser uma auditoria,

devendo, portanto, respeitar as normas da profissão e, consequentemente,

utilizar os procedimentos aplicáveis a trabalhos dessa natureza.

Dessa forma, o auditor deve assumir responsabilidades pela identificação de

situações que possam ser apuradas a partir dos resultados de suas verificações,

que, por sua vez, são baseadas em testes e amostras. Por outro lado, o auditor

não pode ser responsabilizado pela não detecção de situações anormais e de

irregularidades desde que tenha cumprido todos os procedimentos de auditoria

e não tenha ocorrido nenhum indício durante os trabalhos.

Alertamos ainda, que, em qualquer circunstância, este trabalho somente poderá

ser utilizado integralmente, pois sua leitura parcial poderá levar a interpretações

equivocadas. Assim, não assumimos responsabilidades por perdas ocasionadas

aos administradores da entidade e/ou a quaisquer partes relacionadas,

resultantes de divulgação, publicação, reprodução ou utilização inadequada

deste relatório de forma contrária às ressalvas deste parágrafo.

2. OBJETIVO DO TRABALHO

O objetivo principal de nossos trabalhos é avaliar os sistemas de controles

internos, a regularidade dos procedimentos e controles adotados pelos

departamentos financeiro, contábil, comercial e de recursos humanos e sua

eficácia e economia das operações relacionadas aos processos de contratação

de bens e serviços, pagamentos, recebimentos e folha de pagamento.

3. EXTENSÃO DE NOSSOS TRABALHOS

Nossos trabalhos compreenderam a análise da documentação suporte das

operações relacionadas aos processos de contratação de bens e serviços

(compras), pagamentos, recebimentos, folha de pagamento e seus respectivos

registros contábeis ocorridos no período de 01 de janeiro a 31 de março de 2018.

Conforme comentado no item 1 deste relatório, os trabalhos foram realizados de

acordo com as normas de auditoria e não constituem garantia de inexistência de

desvios, práticas inadequadas ou falhas nos controles internos além daqueles

reportados no item 7 deste relatório.

4. METOLODOGIA ADOTADA

Para a execução dos trabalhos previamente acordados, avaliamos os registros

contábeis e gerenciais e o exame dos fluxos, sistemas, processos, políticas e

procedimentos utilizados nos processos de compras, pagamentos,

recebimentos, assim como a qualidade e a adesão a esses controles.

5. PRINCIPAIS PROCEDIMENTOS APLICADOS

Com base nos objetivos de trabalhos definidos, aplicamos os principais

procedimentos de auditoria em nosso exame:

• Verificação da aprovação da compra de bens ou serviços para

fornecedores em consonância com as normas internas da entidade (preço

e condições).

• Análise e forma de contratação.

• Identificação de pagamentos efetuados para pedidos ou contratos de

fornecimento, com respectiva aprovação e evidência de recebimento da

contratação.

• Análise da política de obtenção de descontos, bem como recebimento do

bem ou da prestação de serviços com valores competitivos ou cotações

de mercado e forma de repasse aos clientes.

• Verificação da conciliação entre os livros contábeis / fiscais e

procedimentos operacionais.

• Análise dos procedimentos existentes sobre as contratações em atraso

em relação ao documento fiscal, prorrogação e prazo de pagamento.

• Verificação da conciliação das contas a pagar ao fornecedor entre o

financeiro e a contabilidade.

• Análise das políticas de cobranças e dos procedimentos vigentes com

objetivo de assegurar sobre os níveis de autorização, controle dos valores

em atraso e avaliação da política de cobrança e descontos.

• Análise dos procedimentos adotados para controle do contas a receber

em atraso (responsabilidades, oportunidades e ações de cobrança).

• Análise e forma de contratação de acordo com os procedimentos

estabelecidos pela administração.

• Análise de segregação das funções e atividades de contas a receber,

controle dos créditos, cobranças, contabilidade, faturamento, caixa, notas

de crédito, custódia e despacho.

• Análise de fatores de risco: concentração de clientes, empresas com

dificuldades financeiras, contas com partes relacionadas, saldos muitos

antigos, saldos credores, etc.

• Análise dos cancelamentos de receitas atentando para os casos

anormais.

• Revisão analítica das receitas, custos, despesas, cancelamentos etc.

• Confronto entre o contrato de serviços e nota fiscal (valor, percentuais,

prazo, condições de pagamento, etc.).

• Verificação da conciliação entre os livros contábeis/fiscais e controles

operacionais.

• Verificação da conciliação das contas a pagar ao fornecedor e contas a

receber do cliente entre o departamento financeiro e a contabilidade.

• Revisão dos cálculos de férias e 13º salário a pagar e seus registros

contábeis.

• Análise dos cálculos e pagamentos dos impostos incidentes sobre a folha

de pagamento e seus registros contábeis.

• Análise dos cálculos de impostos retidos dos colaboradores.

6. LIMITAÇÕES AO EXAME

Por ser a auditoria feita com base em testes e devido a outras limitações a ela

inerentes, bem como devido às limitações que possui qualquer sistema contábil

e de controle interno, há um risco inevitável de que mesmo assim, alguma

distorção relevante possa não ser descoberta. Dessa forma, nossa auditoria não

tem como objetivo detectar erros ou fraudes que possam afetar as

demonstrações contábeis.

Não foram objeto de nossos trabalhos os seguintes procedimentos de auditoria:

• Análise jurídica e previdenciária da documentação apresentada, exames

e levantamento contingencial.

• Análise da fidedignidade (comprovação da existência legal das empresas

que emitiram as notas fiscais que suportam os valores apresentados e/ou

que os produtos e/ou serviços descritos no corpo das notas fiscais foram

devidamente entregues ou executados) da documentação suporte.

7. OCORRÊNCIAS E RECOMENDAÇÕES PARA APRIMORAMENTO DOS

CONTROLES INTERNOS

7.1 Taxas de depreciação e valor residual de veículos

A associação tem como política a renovação de seus veículos de frota em

períodos de 03 (três) anos, diante deste fato, sua política de depreciação é de

utilização de uma taxa de 33% a.a. e um valor residual de 48% sobre o valor do

bem. Conforme determinação da resolução do Conselho Federal de

Contabilidade - CFC 1.177/09, define que valor residual de um ativo é o valor

estimado que a associação obteria com a venda do ativo, após deduzir as

despesas estimadas de venda, caso o ativo já tivesse a idade e a condição

esperadas para o fim de sua vida útil. Entretanto, a associação não possui um

laudo que suporte estes valores praticados.

Sugerimos que a administração da entidade elabore um laudo de avaliação

elaborado por um profissional especializado definindo tais critérios adotados.

Comentários da administração: Estamos seguindo orientação da Auditoria anterior, conforme segue observação feita no encerramento de 2015:

Em 2015, a associação realizou estudos embasados no histórico de suas movimentações de imobilizado e definiu valores residuais para seu ativo, bem como, estabeleceu a nova estimativa de vida útil para seus veículos, um dos principais itens do grupo de imobilizado.

Este estudo e ajustes tiveram efeitos a partir de janeiro de 2015 e não teve o reconhecimento do efeito retroativo que por ventura possa ter havido em períodos anteriores.

Para edificações foi assumido o prazo de depreciação em 25 anos e para máquinas e equipamentos e móveis e utensílios 10 anos, sendo definido a todos os itens destes grupos um valor residual de 5% do custo contábil.

Para o grupo de veículos, o critério adotado levou em consideração o modelo e a utilização do veículo, conforme descrito abaixo:

• Os caminhões terão uma vida útil de 8 anos e seu valor residual será de 67% do custo de aquisição;

• Os veículos Kombi e Fox terão vida útil de 6 anos e os valores residuais serão de 53% e 39%, respectivamente;

• E os veículos Gol, usados no patrulhamento e monitoramento serão depreciados em 3 anos e seu valor residual será de 52% do seu custo de aquisição.

Tendo em vista a atividade operacional da Associação ser exclusivamente voltada para zeladoria de área restrita utilizado por um grupo de associados, não tendo assim, uma atividade sujeita a descontinuidade que possa comprometer em significativa redução do seu fluxo de caixa, a administração julgou não ser necessária a aplicação de impairment test em seu ativo imobilizado e, consequentemente não houve ajuste desta natureza neste grupo.

7.2 Atualizar manual de normas administrativas

Não identificamos as “requisições de compras” formalizadas pela área

solicitante, conforme determina o manual de normas. Indagamos a

administração e nos foi informado que o procedimento atual é realizado apenas

para compra de materiais de escritório.

Reproduzimos abaixo o tópico do manual em vigor, aprovado em outubro de

2015:

1. REQUISIÇÃO DE COMPRAS

1.1 Todas as compras de bens materiais e serviços deverão

ser iniciadas pelo setor solicitante através da abertura

de uma Requisição de Compras.

Recomentamos que o manual de normas administrativas seja revisado

periodicamente.

Comentários da administração: Ponto regularizado. O manual de normas administrativas foi revisado e atualizado no final do exercício de 2017 e já está vigorando no ano de 2018.

7.3 Valores pendentes de longa data

Há registrados no balanço da entidade, valores antecipados de associados

pendentes a longa data em seu passivo circulante. Tais montantes são

referentes a entradas sem a referida identificação.

Com base nos controles auxiliares da entidade, constatamos que existe um

montante de R$ 24 mil pendentes de exercícios anteriores. Deste saldo, o

montante de R$ 7 mil é referente ao período entre 2015 e 2016 e o montante de

R$ 17 mil referente a 2017.

Recomendamos a regularização destes valores.

Comentários da administração: Durante o exercício de 2018, iremos transferir para a rubrica contábil do resultado “outras receitas” os valores mais antigos há mais de 2 anos.

São Paulo, 24 de abril de 2018.

NIGRO AUDITORES E CONSULTORES S/S CRC-2SP036335/O-1

ANTONIO PAULO NIGRO JUNIOR CONTADOR – CRC-1SP188891/O-0

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QUADRO I - BALANÇO PATRIMONIAL EM

(Em milhares de reais)

ATIVO 03/2018 12/2017 PASSIVO 03/2018 12/2017

CIRCULANTE CIRCULANTE

Caixa e equivalentes de caixa 2.003 1.608 Fornecedores 246 265

Contribuições a receber 273 398 Salários, encargos e férias a pagar 1.777 1.694

Outros créditos 76 90 Impostos e contribuições a recolher 24 39

2.352 2.096 Adiantamento de associados 45 140

NÃO CIRCULANTE Outras contas a pagar 132 143

2.224 2.281

Realizável a longo prazo

Contribuições a receber 193 212

Depósitos judiciais 67 67

Imobilizado 1.276 1.429

Intangível 479 554

2.015 2.262 PATRIMÔNIO LÍQUIDO 2.143 2.077

TOTAL DO ATIVO4.367 4.358 TOTAL DO PASSIVO E PATRIMÔNIO LÍQUIDO 4.367 4.358

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(Em milhares de reais)

2018 2017

Receita operacional liquida 4.894 4.792

(-) Custo das operações (3.898) (3.798)

LUCRO BRUTO 996 994

RECEITAS (DESPESAS) OPERACIONAIS

Despesas gerais e administrativas (308) (169)

Despesas com pessoal e encargos (391) (390)

Despesas com veiculos (4) (4)

Perdas estimadas com créditos de liquidação duvidosa (305) (229)

Outras receitas e despesas operacionais 98 151

(910) (641)

SUPERÁVIT ANTES DO RESULTADO FINANCEIRO 86 353

Resultado financeiro liquido (20) 84

SUPERÁVIT DO PERÍODO 66 437

QUADRO II - DEMONSTRAÇÃO DOS RESULTADOS DO PERIODO DE TRÊS MESES

FINDO EM 31 DE MARÇO

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QUADRO III - DEMONSTRAÇÃO DAS MUTAÇÕES DO PATRIMÔNIO LÍQUIDO

(Em milhares de reais)

Patrimônio Superávits (Déficits)

social acumulados Total

Saldo em 31 dezembro de 2016 1.011 108 1.119

Incorporação ao patrimônio social 108 (108) -

Superávit do período 958 958

Saldo em 31 de dezembro de 2017 1.119 958 2.077

Incorporação ao patrimônio social 958 (958) -

Superávit do período - 66 66

Saldo em 31 de março de 2018 2.077 66 2.143

(Em reais)

2018 2017

FLUXO DE CAIXA DAS ATIVIDADES OPERACIONAIS

Superávit 66 437

Depreciações / amortizações 123 123

Alienação de imobilizado 111 65

Ajustes de exercicios anteriores (depreciação acumulada) - (116)

Constituição de perdas estimadas créditos liquidação duvidosa 305 229

Superávit líquido ajustado 605 738

(Aumento) redução de ativos:

- Contribuições a receber (161) (326)

- Outros créditos 14 76

Aumento (redução) de passivos:

- Fornecedores (19) 15

- Salários, encargos e férias a pagar 83 22

- Impostos e contribuições a recolher (15) (4)

- Adiantamento de associados (95) 29

- Outras contas a pagar (11) (7)

Caixa líquido gerado nas atividades operacionais 401 543

FLUXO DE CAIXA PROVENIENTE DAS ATIVIDADES DE

INVESTIMENTOS

- Aquisição de ativo imobilizado / intangivel (6) -

Caixa líquido consumido nas atividades de investimentos (6) -

AUMENTO NO CAIXA E EQUIVALENTES DE CAIXA 395 543

Saldo de caixa e equivalentes de caixa no início do período 1.608 486

Saldo de caixa e equivalentes de caixa no final do período 2.003 1.029

AUMENTO NO CAIXA E EQUIVALENTES DE CAIXA 395 543

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QUADRO IV – DEMONSTRAÇÃO DOS FLUXOS DE CAIXA DO PERIODO DE TRÊS MESES FINDO

EM 31 DE MARÇO