A R Q U IV A R A C H A R

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W H I T E

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TOOOS OS DIREITOS RESERVADOS DE ACORDO COM AS LEIS EM VICOR INCLUSIVE O DIREITO DE TRADUCAO

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Paglna 26 54 55 55 80 90 100 0 algarlsmo 8 na gula marcada CO-8 (na f i g u r a superior) deve ser ellmlnado. A notagao na primelra gula ( f i g u r a superior) deve ser Caa-Cae em vez de Caa-Cac. A notagao na 12 guia deve-se lrBe-BE.

A notagao na 20 guia deve ser Cep-Cep em vez de Cap-Cap. Na f i g u r a , a notagao 6-C0UT0,LARI0 deve ser 6-C0NTE,MARI0. Na penultima linha deve-se lSr "fornecedores" em vez de "companhias". No segundo pargrafo deve-se l l r : "A combinagao do numero-coalgD da gula prlmaria com o numerocodigo da gula secundaria . . . " No penultimo pardgr^fo deve-se l e r : " p a s t a s miscelaneas" em vez de "arqulvos mlscelaneos". Na f i g u r a , as secgoes "Terrenos" e "Prdlos" devem ser transpostas, de modo que "Prdlos" preceda "Terrenos" No ultimo paragrafo deve-se l r : "para materia" em vez de "para assunto"

118 118 122

A R Q U IV A RA C I | A R Av CRUZEIRO DO

Sao Joao 1.317

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POR E R I C W A T S O N W H

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CAPfTULO lntrodu;ao

Metodos e Sistemas de Arquivar

Requisitos de u m bom arquivamento - Elementos essenciais dos sistemas - Escolha do sistema mais apropriado - Fatores a serem considerados - Similaridade de negdcios, mas sistemas diferentes - Provisao para desenvolvimento e modificagoes futuras - Necessidade de sistemas simples, de facil compreensao - Acessibilidade, requisito primario e fundamental. CAPfTULO II

Termos e Equipamento Comuns Arquivamento horizontal, vertical - Fichirios - Pastas ou classificadores - Cuias - Proje^ao - Notagao Pasta individual - Pasta miscelanea.

Sistema Indireto Numerico Caracterfsticos fundamentals - Praticas diversas na organizagao - Organizagao de indices - Operagao - Variances para fins especiais - Notagoes subsidiarias - Disposigao de pastas inativas - Cartoes e pastas - Arquivamento da materia miscelanea - Transferencia. CAPITULO IV

Sistema Alfabetico Considerado o sistema mais simples - Prindpios a serem observados - Estabelecimento de regras - O problema da classificagao - Divisao e subdivisao de secgoes alfabeticas - Organizagao do sistema - Escolha de guias Modificagoes e variagoes na notagao - Classificagoes diversas - Pastas individuais e miscelanea - Vantagens e desvantagens do sistema. CAPITULO V

Regras para classificagao conforme sequencia alfabetica Nomes proprios - Materiais e assuntos - Sinais ortograficos - Firmas e titulos - Omissoes e abreviagoes Cifras - Nomes compostos. CAPITULO VI

Comparacao dos Sistemas IndiretoNumerico e Alfabetico Maior facilidade e presteza com numeros - Operagoes evitadas pelo sistema alfabetico - Vantagens e des-

vantagens do fndice - Aplicagao de acordo com a materia a ser arquivada. CAPITULO VII

Sistema Alfabetico-Numerico Simplicidade do sistema alfabetico - Exatidao e rapidez da disposigao numerica - Princtpios basicos - Aplicagao da disposigao numericia - Seccionalizagao - Cuias Notagao - Pastas novas - Diversos metodos - Cuias especiais - Processo de arquivamento - Comparacao com outros sistemas. CAPITULO VIII

Sistema Automatico Base alfabetica numerica - Formula especial - MeIhor distribuigao - Reduzida quantidade de guias - Seccionalizagao uniforme e simplificada - Combinagao de numeros para formar a notagao numerica - Arquivamento por dois nomes - Facilidade de operagao - Metodo de conferencia - Necessidade de estudo antes de estabelecer o sistema. CAPITULO IX

Arquivo Geografico Onde o emprego e indicado - Consideragoes necessarias antes de instalar - Seccionalizagao - Cuias especiais - Disposigao das guias - Operagao do sistema - Metodo de evitar grande dispendio logo de inicio - Emprego de indices.

Arquivamento por assunto Dificuldades oriundas da terminologia incorreta Necessidade de tltulos exitos e concisos - Importancia do estudo preliminar - Sistemas que se adaptam - Consideragoes necessirias a escolha do sistema - Classificagoes diversas - Formagao e manutengao de Indices - Marcagao de pastas e documentos. CAPITULO XI

Classifica$ao Decimal Dewey Origem e desenvolvimento - Aproveitamento integral e parcial - Principios - Notagao decimal - Classes principais e subsidiarias - Modo de operar - Classificagoes comerciais - Determinagao de classes e secgoes Sequencia de assuntos aliados - Seccionalizagao futura Vantagens da notagao decimal - Erros de classificagao - Indices - Processo de arquivamento por analise progressiva. CAPITULO XII

Sistema Numerico Duplex Larga aplicagao no arquivamento por assunto - Flexibilidade e expansao ilimitada - Formagao progressiva, sem estabelecer estrutura rigida de inicio - Confronto com o sistema Dewey - Organizagao e funcionamento Exemplos - Perigos da flexibilidade - Relagao correta dos assuntos - Estabelecimento das classificagoes - Indices.

Sistema Nemonico Princi'pios bisicos - Classes fundamentals - Notagao alfabetica - Significagao da notagao - Processo da classificagao - Simbolos discordantes - Formagao do indice - Folhas basicas e seccionais - Conveniencia de um prazo de experiencia - Processo de arquivamento. CAPITULO XIV

Referencias Cruxadas Formas diversas conforme finalidades e m^todos de arquivamento - Quando necessarias - Exemplos Emprego criterioso - Confecgao das referencias - Relagao geral sem relagao especffica - Necessidade de descrigao adequada - Documentos que abrangem diversos assuntos. CAPITULO XV

Arquivamento de Impressos Folhetos - Catalogos - Recortes - Preparagao para o arquivo - Cuidados necessarios - Sistemas usados Classificagao por grupos - Indices. CAPITULO XVI

Prosseguimento Utilidade e importancia - M6todo cronol6gico sem cartoes - Metodo alfabetico, sem cartoes - M^todos que exigem a utilizagao de cartoes - Modalidades diversas.

Ficharios - Cartoes - indices e Registros Aplicagao e utilidade - Cartoes comuns e especiais Utilizagao de projegoes - Sinais - Cuias - Disposigoes diversas - Ficharios e Indices "visi'veis" - Vantagens e desvantagens - Decidindo entre ficharios e indices "visi'veis" e indices comuns. CAPITULO XVIII

Preparo da Materia Classificagao - Responsabilidades do arquivista Instrugoes gerais - M a n e j o de pastas e guias - Pastas miscelaneas. CAPITULO XIX

Controle da Materia Emprestada A necessidade do controle - Registro de documentos - Formulas - Pedidos de documentos - Prazo do emprestimo - Responsabilidade pela materia emprestada Dispositivos de controle. CAPITULO XX

Transferencia e Conservacao da C o r r e s p o n d e n t e Registros Obrigatoriedade da remo^ao periodica - Necessidade de metodos cuidadosos - Processos diversos - Remo^ao periodica de todos os documentos - Remo^ao parcial - Transferencias continuas e m intervalos regulares - Arrumagao e identificagao da materia transferida -

Marcagao das pastas - Cuias e equipamento de transferencia - Custo da conservagao de documentos - Organizagao para evitar o acumulo de papeis sem valor. CAPITULO XXI

Centraliza;ao dos Arquivos Consideragoes gerais - Sistema apropriado - Eliminagao ou redugao de duplicatas - Economia de tempo, equipamento e mao de obra - Desvantagens - Disponibilidade reduzida - Centralizagao parcial - Controle centralizado - Caracteristicos - Formagao e operagao. CAPITULO XXII

Recomenda^oes Finais Instalagao e reforma de sistemas - Escolha da classificagao - Titulos - Verificagoes de erros - Relatorios periodicos - indices - Arquivamento periodico - Vendas - Registros de credito - Empregados - Cliches - Arquivo predial.

ARQUIVAR

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CAPITULO I INTRODUCAO Hoje em dia o arquivo e reconhecidamente de vital importancia nao somente no mundo comercial mas em todos os ramos da atividade humana. Nao obstante, ha uma surpreendente falta de conhecimento em tudo o que ser refere aos sistemas de arquivamento e suas aplicagoes. Mesmo em escritorios onde quasi todos os empregados trabalham com arquivos de uma ou de outra especie, os empregados sao, na maioria, lamentavelmente ignorantes mesmo dos rudimentos de arquivamento e nao sao apenas incapazes de comparar as vantagens de um e de outro sistema em dadas condigoes, mas desconhecem por completo os caracteristicos de um ou de outro, como por exemplo do sistema Dewey, do sistema nemonico ou mesmo do sistema alfabeticonum^rico.

O valor de um eficiente sistema de arquivo nao pode ser demasiadamente salientado e, hodiernamente. quando tudo deve ser feito da maneira mais economica possivel, o uso de metodos inapropriados e inadequados que resultam na perda, colocagao indebita, ou inacessibilidade dos documentos, nao pode ser tolerado. O bom arquivamento e mais importante para a execugao dos negocios de forma expedita e apropriada do que geralmente se pensa. O arquivamento consiste nao somente na colocagao de cartas e documentos onde eles possam ser prontamente encontrados; a sua fungao primordial e tornar disponivel a materia necessaria para o completo estudo de qualquer problema, seja tal materia uma simples carta ou sejam registros de diversas especies. A l e m disso nao e suficiente tornar disponivel toda a materia relativa a um assunto; e preciso faze-lo-de forma a mais compacta possivel, ou seja com a menor interferencia da parte da materia que nenhuma relagao tenha com o assunto em consideragao. O bom arquivamento compreende tambem a retengao daquilo que 6 de valor e o descarte daquilo que nao tern a menor serventi'a. Forgoso e admitir que nem sempre uma tal selegao e fcil de efetuar mas nao ha desculpa pelo arquivamento de-milhares de documentos de utilidade transitoria que sao absolutamente sem valor apos curto espago de tempo. E' justamente por serem simples os metodos de conservagao que muitos arquivos se acham repletos de papeis de nenhum valor futuro, enquanto que outras informagoes que seriam altamente uteis, estao na maioria dos casos mergulhados entre grande quantidade de documentos inuteis ou entao nao estao arquivados.

U m departamento de arquivo propriamente operado pode se tornar um bureau de informagoes para registrar. classificar e preservar informagoes tecnicas, ou indicar onde elas possam ser encontradas, si estas forem guardadas noutra seccao ou.departamento. Isto nao e facil de obter e envolve consideravel mao de obra e empregados de alto prego; porem, em certos estabelecimentos o seu valor e inestimavel e em muitos escritorios os resultados pagariam amplamente o custo de sua obtengao. Teoricamente o arquivamento e um servigo simples. Do ponto de vista pratico no entretanto ele pode ser tudo, menos simples, devido a quantidade da materia a ser manejada e devido tambem a nao ser sempre f i c i l determinar como classificar a materia de sorte que ela possa ser encontrada rapidamente; nao apenas um mes mais tarde, mas tambem depois de um, dois ou mais anos. 0 arquivista pode ter uma esplendida memoria porem, esta nao bastara para a localizagao. apos um grande lapso de tempo, de documentos arquivados. Para muitas pessoas um sistema de arquivo significa uma colegao de pastas em u m numero de receptaculos especiais para a retengao de tais pastas em alguma ordem predeterminada. Mas um sistema de arquivamento nao deve ser confundido com o equipamento de arquivo. 0 equipamento so existe depois que o esquema do sistema tenha sido desenvolvido. 0 esquema de um sistema pode ser adaptado as condigoes variaveis de um negocio particular, mas pode acontecer facilmente que o equipamento primario instalado deva ser modificado ou mesmo um novo equipamento seja adquirido para confrontar outras necessidades.

Os elementos esenciais de um sisma de arquivamento i.e., de um bom esquema de arquivamento sao: UTILIDADE A D A P T A B I L I DADE SIMPLICIDADE ACESSIBILIDADE U T I L I D A D E : O sistema deve ser de fiicil e plena aplicagao as necessidades do respectivo negocio. Os fabricantes e os vendedores de equipamentos de arquivo sempre afirmam que os seus produtos sao justamente aqueles de que se precisa, mas enquanto concordamos em que muitos desses equipamentos se adaptam aos neg6cios em geral, 6 preciso nao esquecer que ha grandes variagoes de empresa para empresa e de instituigao para institui^ao, no que conceme aos detalhes. A materia a ser arquivada nao 6 identica nem em quantidade nem na esp^cie; algumas firmas tem um grande numero de pequenas transagoes enquanto que outras tem relativamente poucas transagoes, porem de natureza intrincada e extensa. Ha transagoes que sao imediatamente liquidas e outras ha que levam muito tempo e estao sujeitas a um consideravel numero de fases. Qualquer que seja a similaridade fundamental que possa haver entre os sistemas de arquivamento em geral, ver-se-a que existem diferengas consideraveis nos detalhes, se compararmos as transagoes de um construtor, uma empresa jornalistica, um fabricante de artefatos de borracha, u m banqueiro, uma companhia de seguros e uma empresa de mineragao. Normalmente ha duas cousas para serem arquivadas: 1 .* documentos trocados entre firmas ou in-

dividuos, tais como cartas, contratos, relatdrios, faturas, etc.; 2." os registros dos servigos executados em correlagao com as diversas transagoes. Em algumas firmas pouca dificuldade sera encontrada no arquivamento dos documentos relativos a dadas transagoes de forma que estes fiquem todos juntos, porm em outras firmas s e r i totalmente imposslvel utilisar o mesmo processo. Deve ser banida portanto a id6ia de que qualquer sistema de arquivamento podera ser aplicado em qualquer especie de negocio. Acontece frequentemente, que a operagao admirivel do sistema de uma firma, impressiona tao bem, especialmente si o negocio for da mesma especie, que a outra firma procura adota-lo inteiramente. Considerando porem, que um bom sistema de arquivamento tem que satisfazer as peculiaridades encontradas em todo e qualquer negocio, e obvio que um sistema transplantado, raramente preenche todos os requisitos. Certos pertences ou equipamentos de arquivo, judiciosamente escolhidos contribuirao indubitavelmente para o funcionamento satisfatorio porem e mister que o equipamento seja subordinado ao esquema e nao o esquema ao equipamento. A D A P T A B I L I D A D E : Conforme o crescimento do negocio, o servigo se subdivide; formam-se departamentos e secgoes; novos servigos sao creados e ramificagoes totalmente imprevistas vem a existir. Basta comparar as atividades presentes de grandes empresas com as suas atividades de 15 anos atras, para apreciar a extensao a que pode alcangar as operagoes de um negocio. Uma simples organizagao que efetua uma serie relativamente pequena tie processos.^ pode desenvolver-se e chegar a um consorcio cujas industrias estejam apenas unidas pelo fato de serem dirigidas por

uma so firma e pelo fato ainda delas serem subsidiarias e relacionadas ao negocio principal daquela firma. A o se organizar um sistema de arquivamento estas possibilidades e consideragoes nao devem ser olvidadas, para que se escolha um sistema que se adapte ao desenvolvimento futuro e permita extensoes sem qualquer afastamento do esquema original. Frequentemente nao se toma em consideragao o fato de que um sistema de arquivamento nao e apenas para utilidade imediata, mas deve comportar as necessidades de muitos anos vindouros. Si o sistema nao for inteligentemente delineado de inicio, a sua operagao tornar-se-a cada vez mais diflcil com o crescimento do negocio. A s transformagoes e extensoes porque passam os negocios sao geralmente de um desenvolvimento tao vagaroso que conduz muitas vezes a conservagao de sistemas de arquivamento inadequados e ineficientes por muito tempo e com o correr dos anos, as modifica^oes sao tantas que po rfim o sistema fica inteiramente diferente do esquema original e opera com um minimo de eficiencia. S I M P L I C I D A D E : U m bom sistema de arquivamento devera ser facilmente compreendido uma vez que os princfpios essenciais tenham sido explicados. e qualquer escriturario provido de inteligencia media nao deve encontrar dificuldade em compreende-lo e maneja-lo, depois de alguma pratica. Quanto menos trabalhoso e complexo for o sistema tanto melhor. U m sistema que exija especialistas para a sua compreensao e operagao, pode ser uma obra prima no que se refere a sua disposigao, mas exigira tempo excessivo na operagao e grande cuidado na sua aplicagao. Quanto mais simples o sistema, menor e a possibilidade de erros, embora isto nao queira dizer que t 16]

u m sistema pequeno seja melhor do que um sistema grande; um sistema pode ser extenso e nao obstante muito simples, justamente por ser extenso, enquanto que um sistema pequeno pode ser menos acurado e menos eficiente. A C E S S I B I L I D A D E : U m bom sistema de arquivamento permitira que se encontre qualquer documento sem desperdicio de tempo em procuras infrutiferas. ste e um requisito primario e fundamental de um sistema de arquivo eficiente e assim sendo, todos os sistemas devem ser julgados em ultima analise pela sua capacidade de satisfazer esta necessidade. Nao se deve nunca olvidar o fato de que, quando um documento que se sabe estar arquivado, nao puder ser encontrado, nao e apenas o tempo do arquivista que se perde, mas sim o tempo valioso dos administradores, podendo muitas vezes negocios de importancia vital serem seriamente retardados. Si um tempo extraordinario for tornado para localisar qualquer documento quando pedido, ou si o documento nao for encontrado, a razao deve ser imediatamente investigada, pois constitue uma indicacao certa da existencia de uma falha no sistema ou de falta de atencao por parte do arquivista.

C A P I T U LO

II

TERMOS COMUNS E EQUIPAMENTO Arquivamento horizontal: E' empregado para arquivar desenhos, plantas, etc., cujo tamanho ou outro caracteristico nao permite que os documentos sejam arquivados verticalmente. Arquivamento vertical: Os documentos sao arquivados verticalmente, geralmente dentro de pastas e atras de guias. Este metodo deve sempre ser usado onde for possivel, pois tern as vantagens de maior acessibilidade, rapidez na operagao e economia de espago. A s dimensoes internas das gavetas de arquivos verticais sao quasi que padronisadas, sendo par a correspondencia: para faturas: para documentos: de 25 centimetros de altura por 38 centimetros de largura; de 20 centimetros de altura por 25 centimetros de largura; de 25 centimetros de altura por 38 centimetros de largura, mas

com uma divisao no meio de modo que cada gaveta tern duas secgoes de aproximadamente 19 centi'metros de largura. Ficharios: Os mais usados para o arquivamento de cartoes sao: de 6 gavetas para cartoes de 12,5 por 20 centimetros; de 8 gavetas para cartoes de 10 por 15 centi'metros e de 10 gavetas para cartoes de 7,5 por 12,5 centimetros. de notar, porem, que cada gaveta comporta mais de uma serie de cartoes, havendo em cada serie de 1600 a 2000 cartoes, conforme a grossura da cartonagem. Pasta ou Classificador: O classificador simples consiste de uma folha de papel grosso ou de cartonagem, dobrado uma ves de modo que a dobra torna-se o lombo do classificador. feito com ou sem projegao. Outros classificadores sao providos de presilhas de metal, de diversos tipos, para segurar os documentos. O classificador de expansao tem o lombo na forma de um fole para comportar grande numero de documentos. COSTA IRMA0S

C u i a : um cartao duro e resistente do tamanho dos cartoes de indice ou das pastas com os quais e utilisado. N a extremidade superior tern uma projegao onde e feita a indicagao precisa. Muitas guias sao feitas com uma saliencia no centro da extremidade inferior; esta saliencia tem um orificio, protegfdo por um ilhoz de metal, pelo qual se enfia a haste de metal que se prende no fundo da gaveta ficando dessa forma as guias presas, nao podendo ser retiradas senao propositalmente, A s guias sao utilisadas para separar e distin? u i r as diversas secgoes, nas gavetas dos arquivos, facilitando o encontro e a colocagao das pastas.

Projegao: E' a parte saliente na extremidade superior da guia ou pasta, na qual e marcada a notagao apropriada numerica, alfabetica ou nominal conforme o sistema de arquivamento. Estas projegoes varfam nao somente em tamanho, de acordo com as dimensoes das guias, mas tambem em posigao. A ordem das posigoes e da esquerda para a direita e assim temos projegoes na primeira, na segunda, na terceira posigao, etc.

CUIAS DE TRES POSICOES

Notacao: A s notagoes nas guias variam. naturalmente, conforme o sistema de arquivamento. N o sistema alfabetico as guias trazem notagoes singelas ou duplas. A notacao singela nao comprende uma unica letra, mas sim um unico grupo de letras.

ALV ALU ALM (Notagao singela) A utiliza^ao de notagoes singelas e recomendada pela sua simplicidade, permitindo o emprego de letras grandes e legiveis nas guias e a insergao de guias especiais sem interfferir na disposi$ao geral. Assim, poderia ser aberta uma secgao especial para Almeida & Cia. pela insergao de uma guia com a notagao " A L M E I D A " no lugar apropriado entre as guias A L M e A L U . A s notagoes duplas consistem de duas ou mais notagoes em cada guia e por conseguinte as letras sao menores. 1 2 Fa/Fz Caa-Cac (Notagoes duplas) Cuias Especiais: Em muitos arquivos a preponde'rancia de certos nomes, ou a multiplicidade de transagSes com algumas firmas, determina o emprego de guias especiais, conforme exemplificado a seguir.

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JOSE JOAQUIM JOAO GOMES FELINTO A S M.

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Sinais: Sao pequenas pegas feitas de metal ou de celuloide que depois de colocadas nos cartoes ou nas pastas, ficam com uma parte visfvel. O seu feitlo, cor e indicagoes variam bastante. Sao de grande utilidade para indicar datas, classes, condigoes espedficas ou anormais, movimentos e tendencias. Pasta Individual: a que contem a correspondencia trocada com uma so pessda ou firma, ou sobre u m mesmo assunto.

Pasta Miscelanea: Esta pasta contem -a correspondencia trocada com diversas pessoas ou firmas, ou sobre diversos assuntos. utilizada quando a correspondencia de qualquer uma das firmas, ou sobre qualquer um dos assuntos, nao for volumosa bastante para justificar a abertura de uma pasta individual. Deve-se utilizar uma cor diferente para as pastas miscelaneas. A notagao na projegao da pasta misceJanea concorda com a notagao da guia da respectiva secgao.

CAPITULO SISTEMA

III

INDIRETO-NUMEPJCO

N o sistema indireto-numerico as pastas sao numeradas consecutivamente do numero 1 em diante. A primeira pasta a ser aberta recebera o numero 1 ; e a segunda o numero 2 e assim sucessivamente. E' regra neste sistema que a numeragao das pastas nao seja regida, em hipotese alguma, pela sequencia alfabetica dos nomes de pessoas, ou assuntos, nem tao pouco pela correlagao de um assunto a outro. Compreende-se portanto que se hoje for aberta uma pasta para A . Couto, a qual se de o numero 120, e depois de seis meses, apos se ter aberto 25 pastas adicionais, se tornar necessario abrir uma pasta para A . Coutinho, esta pasta recebera o numero 146, ficando desta forma, inteiramente fora da ordem alfabetica. Da mesma maneira, si se abrir hoje uma pasta para C H A P A S DE C O B R E dando-se-lhe o numero 95, e tempos depois for necesaria a abertura de uma

pasta para B A R R A S DE C O B R E o numero dado a esta ultima nao tera a minima relagao com o numero da pasta concernente a C H A P A S DE C O B R E . N o sentido de veneer esta desvantagem, acontece, nao raramente, reservar-se uma serie de numeros para cada letra do alfabeto, ou para cada assunto principal. Por exemplo, os numeros de 1 a 20 para a letra A ; 21 a 50 para a letra B, 51 a 75 para a letra C etc. Os numeros reservados para cada letra sao baseados nas exigencias previstas e na presungao, ate certo ponto logica, de que certas letras do alfabeto tern uma frequencia de nomes muito maior do que outras. Inegavelmente, a serie de numeros reservada para a letra C deve ser maior do que aquela para a letra Z , pelo menos no Brasil, porem, ainda que se tome o maximo cuidado no estabelecimento de series, nada mais do que uma simples aproximagao se podera conseguir. Mais cedo ou mais tarde, tempo vira em que uma serie de numeros estara esgotada e entao sera necessario usar um numero, ou estabelecer uma nova serie de numeros, maior que o numero final da serie reservada para cada letra. Em outras palavras, si um determinado arquivo alfabetico, comprende 300 pastas, o numero final da serie reservada a letra Z sera 300. Por tanto si o numero final para a serie da letra A for 20 e a serie toda ja tiver sido utilisada, qualquer pasta adicional subordinada a letra A nao pode deixar de receber um numero acima de 300 . A l e m disto, e razoavel admitir-se que ainda mais pastas sejam requeridas na letra A , obrigando o estabelecimento de mais uma serie de numeros para aquela letra e assim podera acontecer uma pasta existir para F.

A L M E I D A com o numero 15 e uma outra para M . ALB U Q U E R Q U E numerada 331. Ainda nos casos onde a serie de numeros provida originalmente, satisfaga cabalmente as necessidades do 'sistema, mesmo assim nao havera sequencia alfabetica alem daquela relativa a primeira letra do nome; de sorte que si a serie compreende 50 numeros, pode acontecer facilmente que a pasta N . 15 se refira a C U N H A e a pasta N . 45 a C A N A L E S . Dai se infere claramente que um numero por si so. nao da a minima indicagao do nome da pessoa ou do assunto ao qual se refere a correspondencia na pasta. Consequentemente, tal indicagao deve ser obtida por outro meio. Este outro meio e u m I N D I C E . O indice pode ser em forma de livro, por cartoes, ou ainda por uma das varias especies de indices "visiveis". Mas qualquer que seja a especie de indice adotada, a sua organizagao sera alfabetica. Admitamos que o indice e por cartoes e que as pastas sao numeradas consecutivamente, sem haver uma serie de numeros determinada para cada letra do alfabeto. A primeira carta a ser arquivada e de A . A L M E I D A e portanto a pasta recebera o numero 1. 0 nome A . A L M E I D A e entao escrito na extremidade horizontal superior do cartao, com a indicagao de que a correspondencia esta arquivada na pasta N . 1. Si a proxima carta for de C. A L B U Q U E R Q U E a respectiva pasta tera o numero 2. Este segundo nome pode ser escrito com a necessaria indicagao. no mesmo cartao usado para ALM E I D A , porem neste caso, os dois nomes nao estarao em ordem alfabetica exata, por isso que "alb' devera preceder a " a i m " . Esta dificuldade pode ser removida fazendo-se um cartao para cada nome; assim o cartao para A L B U -

Q U E R Q U E seria colocado na frente do cartao para ALM E I D A . Estes dois cartoes seriam, naturalmente colocados atraz da guia " A " . A terceira carta a ser arquivada e de C O S T A , a quern e designada a pasta N . 3. U m cartao deve ser entao emitido e arquivado no indice atraz da guia " C " . obvio portanto que todas as vezes que for necessario procurar a correspondencia de qualquer pessoa ou firma particular, ou sobre qualquer assunto dado, duas cousas deverao ser feitas: achar o cartao com o nome da pessoa, da firma ou do assunto, para descobrir o numero da respectiva pasta e depois achar a propria pasta. A l e m do indice, sera necessario manter um registro de numeros, e todas as vezes que um numero for designado a uma pasta, devera ser feita uma indicagao neste registro, afim de se saber qual foi o ultimo numero utilisado. 0 registro e imprescindivel quando se reserva uma serie de numeros para cada letra do alfabeto. O sistema indireto-numerico e frequentemente utilisado nao somente para correspondencia em geral, mas tambem para outros documentos e materia que sao arquivados separadamente, de sorte que tudo o que se refere a uma transagao especifica, ou a um grupo de transagoes, possa ser coordenado. Os diferentes grupos de documentos, papeis, registros, desenhos, etc., que se tornem necessarios arquivar, podem ser arranjados entre si em ordem numerica, e uma simples referenda a cada um deles no cartao indice, mostrara a sua mutua conexao. Por exemplo, a correspondencia geral pode ser classificada sob a letra ( A ) ; contratos, ( B ) ; catalogos, ( C ) ; amostras, ( D ) ; desenhos ( E ) . Sob tal classificagao, a pasta contendo a correspondencia de A N T U N E S , aqual se designa o numero 15, nao seria marcada " 1 5 "

mas "A-15". A pasta para os seus contratos teria o numero "B-15", os catalogos "C-15", enquanto que as amostras e os desenhos seriam arquivados com as indicagdes "D-15" e "E-15" respectivamente. Consequentemente, si no cartao-indice existirem as i n d i c a t e s A-15, B-15. C-15, D-15, E-15. opostas ao nome A N T U N E S , torna-se imediatamente evidente que existe no arquivo nao somente correspondencia mas tambem contratos, catalogos, amostras e desenhos daquela firma. Contrariamente, si ao consultarmos o cartao de M . F E R R E I R A , acharmos somente as pastas A-45 e C-45, isto demonstrar-nos-a nao existirem contratos, nem amostras ou desenhos de M . F E R R E I R A . Ha no entanto uma obje^ao contra a designagao de um numero uniforme para os papeis e documentos de todas as especies concernentes a um correspondente ou assunto particular. logico que em alguns casos havera somente correspondencia; em muitos, nao havera contratos nem catalogos nem desenhos. Portanto, conquanto houvesse completa sequencia relativa aos contratos, aquelas relativas aos catalogos e desenhos seriam incompletas. Os catalogos, por exemplo, nao obstante serem arquivados a propprgao que fossem recebidos, podiam ser numerados C-23, C-29, C-32 e -37 e assim por diante; isto pelo fato de nao se ter recebido nenhum catalogo das firmas cuja correspondencia se encontra nas pastas A-24 a A-28 inclusive, de A-30 a A-31 inclusive e de A-33 a A-36 inclusive. Esta disposigao absoiutamente nao satisfaz pois, para evitar erros, exige que se faga uma rela^ao suplementar a ser guardada no respectivo arquivo, mostrando os numeros que foram designados aos papeis ou documentos ali arquivados, ou entao, contrariamente, uma lista indicando os numeros que ainda nao foram utilisados.

A menos que tal lista suplementar seja usada, sera impossivel dizer, com certeza, si todas as pastas estao em seus lugares, visto que a ausencia de uma indicagao numerica sugere a ausencia de uma pasta que devia esta r no arquivo. Esta dificuldade sera eliminada, sem abandono do sistema numerico, si as pastas de cada classe forem numeradas consecutivamente a partir do numero um, mas assim e quasi certo que as pastas relativas a uma firma qualquer, terao todas elas, numeros diferentes. Por exemplo, si tiverem sido abertas 20 pastas de correspondencia geral, e se tenha recebido catalogos somente de tres firmas, as pastas de correspondencia estariam numeradas de A-l a A-20, mas os catalogos trariam os numeros C-l, C-2 e C-3. Consequentemente, as pastas de uma determinada firma, digamos de A N T U N E S , poderiam ter os numeros A-15, B-4, C-10, D-6 e E-17. Neste caso tambem, sera necessario manter um registro de numeros, para cada serie, afim de evitar enganos na designagao dos numeros. Frequentemente ocorre o fato de haver diferentes transagoes com uma firma, de maneira que os papeis relativos a cada transagao precisam ser guardados inteiramente a parte, uns dos outros. Isto pode ser resolvido, designando-se numeros subsidiaries a cada pasta nova. Assim os documentos da primeira transagao com A N T U N E S , seria arquivada na pasta 15.1. os de segunda transagao, na pasta 15.2 e assim por diante. O cartao-indice deve ser devidamente marcado, mas todo o cuidado deve ser exercido no arquivamento. pois do contrario, onde houver muitas centenas de pastas em uso, podera facilmente acontecer que a pasta 15.2 seja arquivada no lugar da pasta 152, especialmente si na ocasiao do arquivamento, esta ultima pasta estiver fora do arquivo.

A rigor, entretanto, o uso de numeros subsidiaries e uma contraven^ao do verdadeiro sistema indireto-numerico que exige essencialmente que os numeros sejam designados as pastas, sucessivamente, sem qualquer afastamento da absoluta consecutividade. U m problema suscitado em rela^ao ao sistema indireto-numerico e o da disposigao satisfatoria de materia miscelanea, isto e, o arquivamento da correspondencia de pequeno volume, trocada com diversas firmas, ou sobre diferentes assuntos, para os quais nao se tenham aberto pastas individuals. E' uma solugao guardar esta correspondencia miscelanea em pastas especiais de cor diferente e usar outra serie de numeros. conforme explicado adiante. Quando o conteudo de uma pasta individual ja nao tiver qualquer valor, como por exemplo, no caso de uma firma que desaparece, ou com a qual nao mais se negociara e consequentemente nada houver que justifique a sua retengao, e a pasta for portanto eliminada, a sequencia numerica ficara quebrada. Pode ser estabelecido previamente que, em tais casos, o numero seja aproveitado para a pasta de um novo correspondente ou para um assunto novo, porem, sera entao necessario enlistar todos os numeros cujas pastas sejam canceladas e bem assim, cancelar os numeros na lista, a proporgao que forem designados a novas pastas. Si o conteudo de uma pasta removida for destruido, a respectiva indicagao no indice deve ser tambem eliminada. Qual sera porem o processo a seguir, quando a correspondencia ou outros documentos nao estejam inteiramente sem valor, pelo fato de ser eventualmente necessario qualquer referenda aos mesmos ?

Por varios motivos muitos documentos devem ser retidos por consideravel numero de anos, embora, talvez, nunca sejam requeridos. Deixar tais pastas entre aquelas de uso ativo, sera sacrificar a boa eficiencia de arquivamento, aumentando consideravelmente as despesas com o equipamento. Si forem removidas do arquivo ativo, a sequencia numerica sera parcialmente destruida, a nao ser que os numeros destas pastas sejam aproveitados para pastas novas. E' comum o aproveitamento desses numeros, porem convem resaltar que os cartoes relativos as pastas removidas nao devem ser retirados do indice, tornando assim necessario que uma indicagao clara seja consignada em cada um desses cartoes, afim de mostrar que a pasta respectiva foi removida do arquivo ativo e que o numero ja foi ou seri aproveitado para uma pasta nova. As figuras a seguir demonstram os cartoes referentes ao aproveitamento do numero de uma pasta cancelada.

CARVALHORUA SAO BENTO SAO PAULO

& CIA

-5G-

N . B - o N U M E R O 56 FOI PARA A P A S T A DE

UTIUSAOO

S E I X A S E FILHOS

C A R T S O DC P A S T A INACTIVA

S E I X A S E FILHOSRUA MtSERlCOROlA MANAOS

56

N B "

0 NUMERO 56 DESJGNAVA A N T E R I O R M E N T E A PASTA CARVALHO & DE ClA

1

CARTAO

DE P A S T A

NOVA

P A S T A S M I S C E L A N E A S A s pastas de correspondencia miscelanea deverao ter as anotagoes em dezenas 0, 10. 20. 30 com o prefixo M , ou qualquer outra letra do alfabeto para indicar que estas pastas pertencem a serie miscelanea. Assim, a primeira pasta miscelanea sera numerada M-0 e contera os documentos dos primeiros dez correspondentes, ou dos primeiros dez assuntos miscelaneos, os quais seriam numerados M-0, M - l , M-2, M-3, M-4. M-5. M-6. M-7. M-8, M-9 respectivamente. A segunda pasta sera numerada M-10 e contera os documentos relativos aos proximos 10 correspondentes ou assuntos miscelaneos, os quais terao respectivamente os numeros M-10 a M - l 9 . A terceira pasta sera numerada M-20 e assim sucessivamente. Os "cartoes-indice" para estes correspondentes ou assuntos miscelaneos, estarao no mesmo arquivo dos

cartoes-indice de correspondencia geral, mas serao de cor diferente, chamando assim imediatamente a atengao do consulente para o fato de que o documento procurado esta numa pasta miscelanea. A figura abaixo representa um cartao referente a pasta miscelanea. CARVALHOAVENIDA RIO RlO DE

JAYMEBRANCO 50

M - 15

JANEIRO

E' necessario que estes cartoes sejam arquiva3os com os do arquivo geral de forma que haja somente um lugar para que se possa certificar si ha qualquer correspondencia no arquivo de, ou para uma certa firma, ou sobre qualquer assunto determinado. Quando a correspondencia de um correspondente qualquer no arquivo miscelaneo, atingir um certo volume ou uma certa importancia, deve ser transferida para o arquivo geral. O respectivo cartao e retirado do Indice e destruido, pondo-se no seu lugar um novo cartao com o numero novo (numero do arquivo geral). E' tambem aconselhavel por um "cartao substituigao" na respectiva pasta miscelanea de forma que, quem a consultar, compreendera que a correspondencia foi transferida e nao extraviada. O numero vago sera oportunamente aproveitado para um novo correspondente e o "cartao-substituigao" sera entao retirado da pasta.

21cm-

ARQUIVO MICELANEO

A Correspondence que se a c h a v a arquivada sob o numero indicado ncsfe cartao toi t r a n s f e n d o ao arquivo qeral-

O numero que devera seguir a letra " M " , na projegao do "cartao-substituigao". podera ser preenchido a lapis, permitindo assim que um cartao seja utilizado inumeras vezes. E' claro que no metodo que acaba de ser descrito, a transferencia da pasta miscelanea para a pasta individual obrigara a mudanga da notagao nos respectivos

documentos, pois a pasta individual tera um numero diferente daquele correspondente a pasta miscelanea. A f i m de evitar este inconveniente, muitas pessoas preferem estabelecer um arquivo alfabetico, somente para a correspondencia miscelanea, mas nao ha necessidade de prover um indice para esta correspondencia. Si uma carta for recebida de Bulhoes & Cia .e o arquivista nao encontrar um cartao para tal firma no indice do arquivo geral (numero), e sinal que qualquer correspondencia anterior, si houver, esta no arquivo miscelaneo, em sua respectiva secgao alfabetica. Inegavelmente, o sistema indireto-numerico e economico, por isso que permite a formacao de um arquivo por etapas, nao exigindo de infcio grandes despesas, podendo uma vez iniciado, ser aumentado a proporgao que as necessidades o exijam A l e m disso, si o sistema for delineado estritamente de conformidade com os principios basicos que o regem, isto e, si nao for reservada uma serie de numeros para cada letra do alfabeto ou para cada assunto principal, e por conseguinte os numeros forem designados consecutivamente a cada nova pasta que se abra, o sistema pode ser iniciado sem qualquer estudo preliminar, o que e absolutamente indispensavel na organizagao de alguns sistemas de arquivo, que pedem classificagao por grupo, sistemas estes que serao descritos em capitulos subsequentes. Outros caracteristicos em favor do sistema numerico sao: a facilidade de referenda cruzada, quer nos proprios documentos, quer nos Indices, em termos bem restritos, isto e, pelos numeros das pastas; maior facilidade no re-arquivamento dos documentos, pelo fato dos mesmos serem marcados com o numero da pasta ao serem arquivados originalmente.

CAPITULO SISTEMA

IV

ALFABETICO

O sistema alfabetico tern muitos partidarios. E' considerado o sistema mais simples de arquivamento; o que mais facilmente se adapta as necessidades de um negocio florescente, e capaz de satisfazer, melhor do que qualquer outro metodo, todas as exigencias de uma disposigao adequada e efetiva de documentos; serve igualmente tanto para o arquivamento por "assunto" como por "nomes" e finalmente, o sistema permite que os papeis arquivados possam ser correlacionados e coordenados, sem as complicagSes existentes em outros sistemas. A organizagao deve obedecer a perfeita sequencia alfabetica conforme se exemplifica na seguinte lista: C U N H A . A., C U N H A . A . T., CUNHA. ALBERTO, C U N H A . ALFREDO.

CUNHA, CUNHA, CUNHA. CUNHA. CUNHA. CUNHA. CUNHA, CUNHA. CUNHA,

B.. B. F., B. J., BELMIRO, BELMIRO CUILHERME, BELMIRO HENRIQUE. C., C. F.. C A R L O S , etc.

stes princi'pios devem ser cuidadosamente observados e aplicados, pois, do contrario, havera confusao, bem como a colocagao errada das pastas, o que redundara em perda de tempo, quando uma pasta for procurada. Os princfpios se aplicam tanto aos nomes de pessoas como aos de "assuntos". Assim, a pasta para " B A R R A S DE F E R R O " deve preceder aquela para " C H A P A S DE F E R R O " . Em um arquivo alfabetico, por assunto, e essencial que se estabelegam regras definitivas quanto a classificagao dos nomes compostos. E' muito comum, hodiernamente, a pratica de se classificarem materials e equipamentos, primeiro pela respectiva designagao generica e depois pelos seus caracteristicos, pela ordem de importancia. Exemplificando: Tubos, Tubos, Tubos, Tubos, Tubos, cobre, ferro, ferro, galvanizados, latao, latao, niquelados.

ste metodo facilita enormemente a classificagao mas nao se adapta a todos os arquivos por "assunto", e

muitos casos ha, em que a classificagao certa e bastante dificil, como por exemplo: Seguros de Automoveis Seguros contra Acidentes Acidentes de Empregados

Folhas de Pagamento Transporte de Empregados Equipamento de Transporte Linhas de Transmissao Paulo Afonso-Queluz Relatorios sobre Ensaios de Cimento

A o se estabelecer um sistema alfabetico, deve-se tomar em consideragao a provisao a ser feita para cada letra do alfabeto. Uma ideia geral quanto a frequencia relativa de nomes principiando com cada letra do alfabeto, pode ser obtida das listas de telefones ou de enderegos comerciais. Os dados apresentados abaixo sao o resultado de uma analise de uma lista de telefones.Lcrta N. d Paginal Lcrta

fit 2 1 1 10 23 3 3 17

N." de ina.

Lcrta

N. de Paginal

A B C D E F C H

17 1/2 12 33 5 1/2 4 11 1/2 10 3

1 K L M N 0 P

J

1/2 1/2

1/2 1/2 1/2

R S T U V w XYZ

Q

1 10 18 6 1/2 4 1/2 1 1/2 1

Si o sistema tivesse de ser organizado para uma firma comercial, em que nao mais do que dois ou tres dos consumidores tivessem os respectivos nomes comegando com a mesma inicial, pouco se teria a considerar; si os nomes embora numerosos fossem distribuidos em

partes iguais ou pelo menos. aproximadamente. pelas letras do alfabeto, o problema da classificagao ficaria grandemente simplificado. A primeira dificuldade que se apresenta ao se cogitar de uma classificagao alfabetica, e que uma classificagao baseada apenas na letra inicial. nao permite que se encontre imediatamente o documento ou documentos requeridos, havendo mais de dez nomes para cada letra do alfabeto. Torna-se evidente esta dificuldade quando se considera a classificagao necessaria a confecgao de um indice, contendo um grande numero de nomes. Tomando-se alguns dos nomes que comegam com a letra A e escrevendo-se os nomes um a um, a proporgao que ocorram, se deparara com uma lista mais ou menos, como a que segue: ACCACIO ABREU ANTUNES ACUIAR ALMEIDA AZEVEDO A S S IS ALBUQUERQUE AFFONSO Se dez ou quinze nomes somente, se sucedessem um ao outro, da maneira supra, seria comparativamente facil achar-se qualquer um de tais nomes, mas si houver uma centena de nomes, a demora se torna real e bem consideravel.

Outrossim, em empresas muito grandes este sistema se apresenta muito mais complicado, devido as rel a t e s com um avultado numero de firmas ou pessoas, em que as primeiras duas ou tres letras dos respectivos sobrenomes sao identicas, podendo resultar, facilmente, a necessidade de abrir pastas separadas para: COUTO COSTA COELHO COUTINHO CORDOVIL CORTES CORREA ETC. Para sobrepujar estas dificuldades, e necessario subdividir as divisoes principals A . B. C., etc. Efetua-se esta subdivisao pelo uso de guias adicionais. Por exemplo: pela subdivisao da divisao alfabetica A, as guias podem ser marcadas " A a " , " A b " , " A c " , " A d " , ate " A z " ; se porem nao houver necessidade de uma subdivisao tao extensa, a marcagao das guias pode ser de "Aa-Ae", Af-Ak, Al-Ap, Aq-Au e Av-Az. N o primeiro caso haveriam 26 subdivisoes da divisao principal A , e no segundo, somente cinco. Considera-se este ultimo metodo o melhor, visto permitir que se subdivida as guias, exatamente de conformidade com as necessidades. Para exemplificar, suponhamos que a subdivisao "Aa-Ae" se tome eventualmente pouco maneavel devido ao grande numero de pastas assim classificadas. Para remover a dificuldade, bastaria apenas dividir aquela subdivisao, retirando-se

o cartao-guia "Aa-Ae" e separando as pastas pelas novas guias marcadas respectivamente "Aa-Ab", Ac-Ac e Ad-Ae. ste processo de subdivisao pode ser levado mais longe ainda: Si por exemplo se julga conveniente subd i v i d e a subdivisao "Cl-Cp" afim de separar as pastas contendo a correspondencia das firmas, cujas tres primeiras letras couberem na serie alfabetica "Cor-Cov", isto podera ser feito substituindo-se a guia "Cl-Cp", por uma outra com a indicagao "Cl-Cn", e adicionando-se mais tres guias com as notagoes "Coa-Coq", "Cor-Cov" e "Cow-Coz"; nao haveria necessidade de prover uma guia com a notagao " C p " ou "Cpa-Cpz". Do exposto compreende-se que, quando se faz uma subdivisao de tres letras, a correspondente guia de duas letras, nao pode constar do arquivo . A s tres guias "Coa-Coq", "Cor-Cov" e "Cow-Coz", correspondem a guia de duas letras " C o " e portanto esta ultima nao deve existir. Da mesma maneira as guias " A a - A b " , "Ac-Ac" e "Ad-Ae", correspondem a guia "Aa-Ae", que deve tambem ser removida. E* aconselhavel proceder desta forma, pois do contrario a pasta de C O I M B R A Gr C I A . pode ser colocada atras da guia com a notag'o " C o " em vez de o ser atras da guia "Coa-Coq". A sequencia alfabetica e assim mantida estritamente. nao so com referenda a letra inicial mas tambem quanto a segunda e demais letras subsequentes de cada nome, em todas as divisoes principals e nas subdivisoes ou sub-subdivisoes. N a divisao alfabetica principal " A " , a pasta de A L V A R E N C A precedera sempre a pasta de A L V A R E Z , e na subdivisao "Cor-Cov", a pasta de C O U T I N H O estara sempre na frente daquela pertencente a C O U T O .

A s guias usadas no arquivo alfabetico conquanto ajudem o arquivista a manter a devida sequencia alfabetica tem como fungao primordial facilitar a retirada e posterior colocagao de uma pasta. E' obvio que a pasta de A L V A R E Z sera localizada e arquivada muito mais rapidamente si houver um cartao marcado "Alv-Alz", que sirva de guia, em vez de somente um cartao indicando " A l - A p " , ou peior ainda, um cartao marcado apenas "Aa-Az", admitindo-se que o numero de pastas seja tal que justifique uma subdivisao de tres letras. Para que se possa usufruir a maxima vantagem do uso das guias e conveniente que as suas projegoes de uma classe estejam em posigao diferente daquelas de qualquer outra classe. Sao usadas diversas disposigoes. Por exemplo: si todas as guias principals forem de "duas letras" e as secgoes correspondentes as primeiras tres letras do alfabeto forem divididas com guias da seguinte maneira: Aa-Af, Ba-Bf, Ca-Cf, Ag-AI, Bg-BI, Cg-CI, Am-Aq, Bm-Bq, Cm-Cq, Ar-Az. Br-Bz. Cr-Cz.

as posigoes das projegoes achar-se-ao a parte esquerda da guia, porem a projegao da guia "Ag-AI" ocupara uma posigao u m pouco a direita, da projegao na guia " A a - A f " .

Usando-se quatro posigoes, as projegoes aparecerao conforme indicadas abaixo.

Notar-se-a que as projegoes de todas as guias, cujas segundas letras sao "a-f" estao alinhadas uma atras da outra, o mesmo acontecendo com aquelas cujas segundas letras sao "g-l", e da mesma maneira com "m-q" e "r-z". Esta disposigao permite encontrar e recolocar a pasta rapidamente, e alem disto evita que a projegao de uma guia esconda a da guia que Ihe segue imediatamente, nos casos em que nao existam pastas entre as duas guias. Assim, no sistema alfabetico simples, somente as guias imediatamente requeridas, sao providas de inlcio, colocando-se guias adicionais e subsidiarias a proporgao que as necessidades do servigo assim o determinem.

O que nao padece duvida no entretanto, e que se deve aproveitar tanto quanto possivel as facilidades que oferece a variagao de posigao e da notagao nas projegoes das guias. O numero de posigoes a serem usadas deve ser estabelecido antes de se iniciar o sistema, dependendo isto principalmente do numero de pastas que se espera ter em uso corrente. A s subdivisoes primarias devem ser uniformes em todo o alfabeto, pois do contrario, a utilidade das guias decrescera. Portanto, si ficar decidido prover a letra A com cinco divisoes, todas as demais letras do alfabeto deverao ter um numero igual de divisoes, mesmo para as letras de pouco uso como X e Z . Conforme ja foi mencionado anteriormente, e nao sera demais realgar, as posigoes das projegoes sao definitivamente determinadas, com o fim principal de facilitar e apressar o servigo de arquivamento, por isso que, depois de alguma pratica, a pessoa encarregada do servigo, desejando retirar ou recolocar a pasta cujo nome tenha Z por segunda letra, nao se preocupara com as projegoes que estejam em posigao diferente daquela na qual a segunda letra e Z . Si portanto, devido ao numero limitado de pastas compreendidas por algumas letras do alfabeto. forem usadas para tais letras somente guias com projegoes de tres ou quatro posigoes. enquanto que cinco posigoes para a maioria das letras, torna-se evidente que o arquivamento perdera a vantagem oriunda do alinhamento das guias congeneres. Consequentemente, no sistema alfabetico e preferivel que a serie primaria de guias seja restrita as necessidades atuais. melhor ter de inicio, divisoes de

menos, do que u m numero excessivo delas, algumas das quais nao venham a ser utilisadas, pois as divisoes primarias poderao ser subdivididas quando necessario. Nenhuma regra definitiva pode ser estabelecida quanto ao numero de divisoes primarias que devem ser providas para cada letra do alfabeto. Em alguns casos, duas serao suficientes, em outros talvez cinco sejam necessarias. E' preferivel nao ir alem de cinco projegoes para as divisoes primarias de cada letra, pois nao obstante o fato de que as guias sao, geralmente, bastante amplas, (as usadas nos arquivos para correspondencia tern 37 cm. de largura), tais projegoes para serem facilmente leglveis nao devem ter uma largura menor de 3 cm cada, e assim ocuparao metade da largura da gaveta do arquivo; e essencial que a outra metade seja deixada para as projegoes das guias subsidiarias de 3 letras. Nao e aconselhavel comegar com notagoes com menos de 2 letras, por menor que seja o arquivo, visto que as notagoes de uma so letra podem constar de um cartao ou etiqueta no lado de fora da gaveta, e, a menos que o numero de pastas seja tao reduzido que nao requeira quaisquer guias, deve-se estabelecer que, de imcio, nao se use menos que duas divisoes para cada letra do alfabeto, isto e, Aa-AI, Am-Az, Ba-BI, Bm-Bz etc. Embora muitas destas guias nao sejam usadas inicialmente, elas serao certamente necessarias eventualmen te. Vejamos agora como operara o sistema, supondose que ele foi iniciado com 2 guias primarias para cada letra do alfabeto. A s guias Aa-AI, Ba-BI. Ca-CI etc. com suas projegoes na primeira posigao e as guias Am-Az, Bm-Bz, Cm-Cz, com suas projegoes na segunda posigao. Ha portanto 52 guias ao todo.

Depois de algum tempo se julga necessirio subd i v i d e a divisao primaria Aa-AI, de maneira que as pastas referentes as letras Aa-Ac possam ficar separadas daquelas referentes as letras Ad-AI. O ponto a considerar aqui e a posigao das projegoes das duas guias novas. A posigao de ambas sera exatamente a mesma daqueUi para a projegao da guia original Aa-AI, que sai agora do arquivo. A s projegoes das duas novas guias estarao assim na mesma linha, porem, uma nao escondera a outra, por isso que havera pastas entre elas. Tal subdivisao pode ser efetuada ate que o numero maximo de guias de 2 letras tenha sido atingido, i. e., 26 par a cada letra do alfabeto. Antes de chegar a este maximo, no entanto, talvez seja necessario subdividir algumas secgoes de 2 letras em secgoes de 3 letras. Neste caso tambem, e recomendavel que se considere cuidadosamente a questao, afim de que se determine quantas posigoes de projegoes serao necessarias para as guias de 3 letras, visto que quanto maior numero de posigoes. maior o numero de guias que devera ser adquirido. Admitamos que o desenvolvimento esperado do arquivo induziu-nos a optar pelas projegdes de cinco posigoes . Neste caso teremos cinco guias, marcadas como segue, para a subdivisao da secgao primaria Ca-Ca: Posigao 1 Posigao 2 Posigao 3 Caa-Cae

Posigao 4 Posigao 5

Caf-Caj Cak-Cao Cap-Cat Cau-Caz

A primeira das projegoes de 3 letras devera ocupar uma posigao ligeiramente para a direita do meio da

guia, e cada projegao subsequent^ e colocada ainda mais para a direita, de sorte que elas fiquem perfeitamente distintas das projegoes de 2 letras. Do exposto se infere que as secgoes alfabeticas dev e m ser mantidas de modo uniforme atraves de todo o arquivo, no concernente as guias. Em outras palavras, qualquer seccionalisagao secundaria da secgao primaria Ba-Ba, devera ser feita exatamente da forma ja demonstrada para a secgao Ca-Ca, mesmo que nao ^aja necessidade, no momento, de separar as pastas cujos nomes principiam com as letras Bau-Baz, ou mesmo que nao haja pasta que se enquadre na nova subdivisao Bau-Baz. Qualquer subdivisao das secgoes secundirias de 3 letras exige que as projegdes das guias subsidiirias estejam exatamente na mesma posigao daquela para a correspondente guia, seccional secundaria, que e substituida e que sai do arquivo. Si houver apenas, cartoes-guias de 3 letras em uso, as guias correspondentes a serie Caa a Caz aparecerao na gaveta do arquivo da seguinte forma:

porem. depois de completada a subdivisao da secgao Cak-Cao, as guias aparecerao assim : J/Cap / C a o Cao\ /Can C a \ /Cam Cat\

,

^

!

/Cal

- Cal\

/CaK Cak\ Caj\

JCaa -

Cac\

Si apenas uma subdivisao parcial da secgao Cak-Cao for necessaria para separar as pastas cujos nomes principiam com Cak-Cal, havera entao as guias apresentadas na figura abaixo.

A disposigao de todas as diferentes especies de guias esta exemplificada na figura que segue a qual e baseada em guias de duas posigoes para notagoes de

duas letras e em guias de cinco posigoes para notagoes de tres letras, nao porque esta disposigao seja recomendada porem, meramente para demonstragao.

A s guias de 2 letras sao retiradas do arquivo uma vez que tenham sido substituidas pelas guias de 3 letras .correspondentes as respectivas series.

Si as guias primitivas de 2 letras forem deixadas no arquivo, podera acontecer facilmente que a pasta, cujas tres primeiras letras do nome sejam " B a l " , seja colocada atras da guia Ba-Ba em ves de o ser atras da guia Bak-Bao. A ausencia da guia Ba-Ba obriga o arquivista a procurar a guia correta de 3 letras. Em um arquivo cuja instalagao seja tal que na grande maioria dos casos as guias de 2 letras fagam uma separagao satisfatoria das pastas, e justificada a utilisagao combinada de guias de 2 e 3 letras, visto que havera uma economia em cartoes-guias sem prejuizo apreciavel na eficiencia da operagao. Sera uma instalagao extremamente grande aquela que exija o uso, em todo o arquivo, de guias de 3 letras para a separagao adequada das pastas, o que envolveri uma despesa muito consideravel para guias somente. E' claro que as notagoes nas guias podem ser variadas e multiplicadas para corresponder as necessidades. Nao se deve esquecer no entanto, que a simplicidade e um dos elementos essenciais de qualquer sistema de arquivamento e por conseguinte deve-se fazer o maximo esforgo afim de manter as notagoes tao simples quanto possivel. Divisoes alfabeticas extensas nao sao faceis de aprender, e onde as instalagoes de arquivos sejam muito grandes, e geralmente de bom alvitre recorrer parcial si nao inteiramente a outros sistemas. Convem notar, quanto as guias, que existem varias maneiras de emprega-las, conforme o tipo e a significagao de suas notagoes. Por exemplo, as projegoes em vez de serem marcadas para indicar as duas ou tres primeiras letras do sobrenome. sao marcadas com uma le-

tra apenas, enquanto a posigao da projegao indica se a letra e a primeira, a segunda ou a terceira do respectivo sobrenome. Assim, se for necessario fazer na divisao principal " C " uma subdivisao para todas as pastas c o m sobrenomes comegando c o m as letras " C O " , uma guia marcada c o m a letra " O " somente, mas c o m a projegao na segunda posigao, sera colocada na f r e n t e da primeira pasta c o m u m sobrenome comegando pelas letras " C O " . Da mesma maneira, se mais tarde for necessario subdividir a secgao " C O " para ficar claramente indicado o lugar de todas as pastas de sobrenomes comegando c o m as letras " C O R " , uma guia marcada c o m a letra " R " sara a qual nao exista pasta individual, tera que ser feita uma revista na respectiva pasta miscelanea, para verificar si existe uma carta anterior. Si, porem, a correspondencia miscelanea for arquivada somente por ordem de data, quando se quiser achar uma dada carta, se tornara preciso quasi que revistar a pasta inteira, visto nao haver sequencia alfabetica. Da mesma maneira, no caso de uma pasta ser removida do arquivo e a respectiva indicagao para tal efeito ser omitida, uma carta podera ser arquivada na pasta miscelanea em vez de o ser na pasta individual pr6pria. A preferencia pelo metodo alfabetico e devido em grande parte ao fato de que a referenda as pastas e direta, o que permite maior rapidez no arquivamento e na obtengao dos papeis, sendo este m6todo muitas vezes escolhido especialmente para o arquivamento de documentos de valor transitorio, aos quais pouca consulta e feita. A par da vantagem do arquivamento direto, a disposigao alfabetica apresenta as seguintes desvantagens, que devem ser notadas. 1) U m papel retirado da pasta deve ser lido pelo arquivista cada vez que deva ser arquivado, afim de se determinar a pasta a que pertence, a menos que se faga uma indicagao distinta, marcada no documento, quando arquivado pela primeira vez. Faltando tal indicagao especifica, e f i c i l acontecer, particularmente quando decorrer regular

2)

lapso de tempo desde o arquivamento original do documento, que o arquivista de uma interpretagao diferente sobre o assunto do documento e a sua colocagao na pasta. 3) Documentos e pastas de nomes identicos ficam juntos nos arquivos, aumentando a possibilidade de erros no arquivamento. A referenda entre pastas, chamada de "referend a cruzada", e muito mais dificil no arquivo alfabetico do que no numerico, devido a necessidade de copiar o titulo inteiro da respectiva pasta, contra a indicagao de tal referenda por numero.

4)

5) Os erros de arquivamento tendem a predominar no arquivamento alfabetico direto, devido ao fato de que apenas uma relativa pequena percentagem de arquivistas tem uma adequada compreensao da sequencia alfabetica.

RECRAS

PARA

CLASSIFICAR

CONFORME

A

SEQU&NCIA

ALFABETICA

Cada nome devera ser classificado separadamente e de acordo com a sequencia das letras componentes. Exemplo: Cascardo M . Casper J. Castro, Miguel Cavalcante S. Cerillo L. Cerqueira, Jose. Em nomes proprios e preciso classificar primeiro o sobrenome e depois os nomes restantes, considerando cada nome com uma unidade separada. Assim Joaquim Teixeira Carneiro sera classificado como: Cameiro, Joaquim Teixeira.

Exemplo: Cunha Cunha Cunha Cunha Cunha Cunha 1 A. A. Alberto B. Belmiro Belmiro

Henrique

N o exemplo precedente o nome "Cunha, A . T . " precede o nome "Cunha, Alberto" porque todos os nomes sao classificados unidade por unidade, mesmo que uma unidade seja representada somente por uma inicial. Assim temos a regra: "Nada" precede "alguma cousa" a qual deve ser decorada por toda a pessoa que lida com arquivos ou indices; de acordo com esta regra e obvio que o nome Pi I la precede o nome Pillar, pois a letra " r " do nome Pillar e "alguma cousa" que nao existe no nome Pilla. Por conseguinte os nomes representados por iniciais precedem sem pre aos nomes que comegam com a mesma inicial. Naturalmente a mesma regra se aplica a classificagao dos nomes de materiais e assuntos. Exemplo: 6leo 6leo lubrificante 6leo lubrificante "Castrol" Os sinais ortograficos com que se indica o som das vogais e certas letras, nao devem ser considerados na

classificagao, pois modificam somente a pronuncia e nao a soletragao. Exemplo: Manha Classificada Petain Pessoa Muller Manha Petain Pessoa Muller

N a lingua alema e muito comum o uso da letra " e " em vez do "umlaut" (), escrevendo-se Mueller em vez de Muller, Boettiger em vez de Bottiger. Quando o nome de uma pessoa e incorporado no nome de uma firma ou empreza, o nome da pessoa devera preceder ao restante da denominagao. Exemplos: J. Peixoto & Cia. Peixoto, J. & Cia.

F c Antunes & Filhos

Antunes, F c & Filhos

Geralmente, porem, os nomes de firmas, empresas, instituigoes, etc. deverao ser classificados conforme sao escritos. Leopoldina Railway Company Souza, Almeida & Cia. Companhia Expresso Federal. Titulos, tais como Dr. e Prof, deverao constar em parentesis depois do nome, deixando de ser considerados na classifica^ao, a nao ser que a concurrencia de dois nomes exatamente iguais, tornem imprescindivel o emprego do titulo, para diferencia-los.

Exemplo: Costa, Luiz A. Costa, Luiz A. (Dr.) Quando porem o ti'tulo e seguido de um nome somente, deve ser considerado em primeiro iugar. Duque de Caxias Principe de Galles Irma Dolores. U m nome composto deve ser classificado como se fosse um so nome. Von Zeeland De Kuyper O'Donnell El Greco D'Avenant Vonzeeland Dekuyper Odonnell Elgreco Davenant

Os nomes irlandeses e escosseses, com os prefixos " M a c " , " M c " e " M " , devem ser classificados conforme escritos, embora tais prefixos tenham a mesma pronuncia, ou sejam, Mac Pherson M c Clellan M c Intosh M'Donald M'Kay em vez de se considerar os prefixos como se fossem escritos por extenso em todos os casos, ou sejam M c Clellan M'Donald M c Intosh M'Kay Mac Pherson Mac Mac Mac Mac Mac Clellan Donald Intosh Kay Pherson

A s letras tais como "e", " d " e " y " . nao devem ser consideradas, quando ocorrem entre dois nomes. Os nomes abreviados, excetuadas as iniciais dos riomes de pessoas, deverao ser escritos por extenso e classificados de acordo. Fco S. Paulo S. Amaro St. Louis Gebr. Irms. A . C. M . classificagao " " " " " Francisco Sao Paulo Santo Amaro Saint Louis Gebruder Irmaos Associagao Crista de Mogos

Nos nomes que contem cifras. estas deverao ser consideradas como se fossem escritas por extenso. 1 Regimento de Cavalaria Primeiro etc.. etc.

E' preciso seguir uma orientagao definitiva quanto aos nomes compostos, pois eles sao classificados. por certas pessoas, como um so nome, enquanto outras, consideram-nos separadamente. isto e, cada parte do nome composto. Damos a seguir uma classificacao. pelo primeiro metodo: Classificado Rio de Janeiro City Improvements Co. Ltd. N e w York Central Railway Companhia Sao Luiz Companhia Johns Manville - Riodejaneiro City Improvements Co. Ltd. - Newyork Central Rly. - Companhia Saoluiz - Companhia Johnsmanville

Quando os nomes de pessoas ou firmas sao identicos, mas tem enderegos diferentes, a classificagao se faz por cidade e as vezes, por estado, si tiver duas cidades com igual nome, mas e m estados diferentes. Seabra Tavares & Seabra Seabra Seabra " " " " Cia., Baia Campos " "

Seabra

Rio de Janeiro Santos

Floriano(X)lis

A classificagao podera ser feita conforme os nomes sao escritos, quando houver pouca correspondencia c o m firmas estrangeiras. Por exemplo: Banco de Londres e America del Sud Compagnie des M e t a u x Deutsch Uberseeische Bank Cebruder W o e r m a n Giovani Matarazzo & Figlio Crandmasson Fils & Cie. Jonathan Jeans & Co. N e w Y o r k Realty Co. Si a correspondencia estrangeira for muito extensa, abrangendo diversos paises e muitas firmas, sera necessario estabelecer regras definitivas para a sua classificagao, bem como empregar bastante referencias de cartao para cartao ou de pasta para pasta, afim de facilitar a procura.

C O M P A R A C A O DOS S I S T E M A S

INDIRETO-

NUMSRICO E ALFABETICO A superioridade de metodo de arquivar papeis pela ordem numerica, em comparagao com a ordem alfabetica tem sido e ainda e assunto de muita controversia. Cada metodo tem os seus advogados e dai ser util comparar a aplicagao dos dois metodos. Nao ha duvida que o cerebro trabalha com maior facilidade e mais rapidamente. com numeros do que com letras. O arquivamento por letras, especialmente onde ha muitas subdivisoes do alfabeto, exige muito mais cuidado e atengao, si se deseja evitar enganos. Argue-se em defesa do metodo alfabetico ser ele o unico esquema que pode ser uniformemente aplicado.

Mesmo o sistema indireto-numerico depende precisamente, para possibilidade de sua utilizagao, da existencia de uma disposigao alfabetica, em forma de fndice. O sistema indireto-numerico nao pode dispensar de modo algum da disposigao alfabetica, enquanto que o sistema alfabetico pode muito bem prescindir de todo o auxilio numerico. Qualquer cousa arquivada alfabeticamente, por mais numerosa que sejam as classes nas quais esteja dividida a materia arquivada, e tratada por um processo unico e uniforme, e pode portanto ser encontrada sem qualquer busca preliminar para obter informagSes que indiquem onde procurar a materia. 0 logar de C U N H A em todos os arquivos, nos quais exista qualquer materia que se relacione com ele, e identico. Sabendo-se o nome dele, sabe-se onde achar o que quer que seja que tenha sido arquivado com relagao a ele ou as suas transagoes. Assim, um dos argumentos mais fortes apresentados pelos defensores do metodo alfabetico e que tal metodo nao necessita de indice, isto e, nenhum outro indice aparte das guias. A s guias sao usadas tanto no sistema indireto-numerico como no sistema alfabetico, porem a sua fungao nao e a de um indice, mas a de facilitar a localizagao das pastas. A s guias podem ser dispensadas tanto no sistema indireto-numerico como no alfabetico, porem, as pastas sao encontradas muito mais rapidamente com as guias do que sem elas. E' obvio. que no sistema indireto-numerico, sera necessario recorrer primeiramente ao cartao indicativo do nome ou do assunto, toda a vez que se tornar necessario procurar a correspondencia de uma pessoa, fir-

ma, companhia, ou assunto dado, si o arquivo for por assunto; do cartao se obtem o numero da respectiva pasta e depois a propria pasta. Os defensores do sistema alfabetico alegam que este procedimento envolve operagces desnecessarias e salientam o fato de que, na correspondencia arquivada sob um numero, o tempo gasto na busca preliminar no fndice de cartoes. e identico aquele par a encontrar a pasta arquivada alfabeticaVnente. A l e m disto, si um cartao do fndice for acidentalmente. coiocaao em lugar erraoo ou extraviado. o unico meio. para localizar a pasta com presteza, estara destruido. A ' isto respondem os defensores do sistema indireto-numerico que o tempo gasto em procurar no indice e infinitesimal e que apos certo tempo, c arquivista automaticamente decora a maior parte dos numeros dados as pastas, de sorte que, na grande maioria de casos, ele nao necessita absolutamente de utilisar-se do indice de cartoes; este e o caso relativamente as pastas de todos os correspondentes. ou sobre todos os assuntos, com que. ou sobre os quais, as comunicagoes sao frequentes e numerosas. Sustenta-se tambem que. para muitos outros fins, o indice e quasi que indispensavel; que o indice de cartoes e por si so uma economia de tempo sob varios aspectos, sendo portanto bem justificada a sua adogao, seja qual for o metodo de arquivamento usado. Finalmente alegam que o emprego dos indices especiais, chamados "visiveis", evitam qualquer perda ou colocagao erronea dos cartoes. Examinemos tais argumentos: Primeiramente, admitindo-se que o tempo gasto em descobrir o numero de uma pasta seja insignificante, no se pode contestar que, embora insignificante, nao deixa de representar tempo perdido e si o numero de

pastas consultadas for consideravel, o tempo perdido durante um dia inteiro sera bem apreciavel. 0 tempo perdido em descobrir o numero de uma pasta em qualquer especie de indice, nunca e inferior a 10 segundos em m^dia, e frequentemente vai muito alem. Si por exemplo a media das consultas diarias for de 250, que nao e um numero excessivo para um escritorio regular, uma perda de 10 segundos por consulta representa aproximadamente 20 horas por mes. Pode-se admitir que uma perda equivalente a quasi tres dias por mes nao merega consideragao ? Onde o cartao-indice comum e usado, nao e uma ocorrencia rara, o fato de um cartao ser colocado em lugar errado, depois da consulta. Isto pode ser evitado pelo uso de um indice "visivel". Os indices desta especie sao feitos de tal forma que cada indicagao depois de colocada, fica claramente a vista; nenhum nome fica escondido, e o processo de localizar um cartao e muito rapido. Este indice apresenta tambem a vantagem de se poder consultar o cartao sem remove-lo do indice. Os cartoes podem ser guardados em quadros. em armagoes semelhantes a pequenos livros, ou em gavetas estreitas, dentro de arquivos proprios; as gavetas podem ser retiradas ou abaixadas quando necessario. Onde for necessario apenas o nome do correspondente ou do assunto e o numero da pasta, os cartoes podem ser dispensados usando-se tiras de papel, que sao colocadas em um dispositive apropriado. E' digno de mensao o fato de que tanto os cartoes como as tiras podem ser re-arranjadas a vontade, e dispostas em qualquer ordem sem a menor dificuldade. Quanto ao decorar as notagoes, o que reduz o numero de consultas ao indice, o sistema alfabetico apresenta a faculdade de nao exigir tal esforgo do arquivista.

A l e m disto, tem de se convir, que mesmo a melhor das memorias fracasse em muitas ocasioes, e quando o arquivista se ve acossado pela falta de tempo ele se prevalece demasiadamente do seu conhecimento dos numeros das pastas. O resultado inevitavel sao erros no arquivamento. Nas grandes empresas cujos arquivos sao extensos e pratica generalizada que um empregado marque o numero da pasta no documento, enquanto um outro arquiva-o na pasta assim indicada, sendo que neste caso, o segundo empregado fia-se inteiramente no numero indicado pelo primeiro. E' este o caso, especialmente quando se trata de um arquivo por "assunto". Tratando-se de um arquivo cuja classificagao nao seja por "assunto", o empregado ao colocar os documentos nas pastas, pode conferir a indicagao numerica contra o nome do correspondente e assim verificar si o documento e do correspondente, cujos documentos estao arquivados na pasta indicada. O fato de se utilizar u m indice de cartoes para fins outros que nao o de arquivamento, nao deve servir de argumento em favor do sistema de arquivo indireto-numerico. Isto somente afeta a questao sob o ponto de vista economico, presumindo-se que um indice para fins gerais pode ser usado nos servigos de arquivamento. sem qualquer sacrificio de eficiencia. Seria porem impossivel evitar esse secrificio pois e logico presumir que um indice desta especie seria estabelecido nao meramente devido a necessidade de um indice para o arquivo, mas porque outras indicagoes que nao aquelas referentes as pastas, seriam de real valor e devidamente utilizadas. Por conseguinte, se deparariam indubitavelmente ocasioes em que outras pessoas alem do arquivista. teriam necessidade do indice. Si duas

pessoas desejassem informagoes ao mesmo tempo, o servico de uma seria retardado; e quanto maior a variedade de informagoes em cada cartao, maior o tempo assim perdido; nao apenas isto, mas o risco da recolocagao errada dos cartoes, aumentaria correspondentemente. N u m escritorio muito pequeno. talvez um tal indice pudesse servir para diversos fins, mas nunca onde houvesse um grande servico de arquivamento exigindo constante referenda ao indice. Os defensores do sistema indireto-numerico alegam tambem que a sua aplicagao nao somente a correspond e n t , mas a outros documentos permite uma coordenagao muito mais facil e efetiva do que o sistema alfabetico. Nao resta a menor duvida de que um cartao-indice relativo a uma pessoa ou assunto dado, pode como ja vimos, ser disposto de forma a fornecer referencias para diferentes classes de papeis e documentos, desde que se recorra ao emprego de numeros subsidiirios ou de letras como prefixos ou sufixos aos numeros das pastas. N o sistema alfabetico, porem, podemos utilizar j m numero diferente para designar cada classe da materia e marcar as pastas de acordo, obtendo assim o mesmo resultado. Ou, em vez de recorrer aos numeros, poder-se-a carimbar as pastas com um vocabulo distintivo; por exemplo: todas as pastas referentes a contratos poderiam ser carimbadas com a palavra " C O N T R A T O " e para melhor distincao se poderia usar pastas de diferentes cores. A vantagem que o indice de cartoes apresenta e a de mostrar a um golpe de vista, tudo o que esta arquivado referente a um dado correspondente ou assunto. N o sistema alfabetico seria necessirio examinar todo ar-

quivo existente afim de se assegurar de que nada havia sido esquecido. O cartao-indice pode mostrar de uma so vez tudo o que existe nos diversos arquivos, evitando a procura inutil em certos arquivos, enquanto que no sistema alfabetico, esta procura tem que ser feita. O indice de cartoes e tambem de considerevel valor porque ele certifica a existencia ou nao, de uma dada classe de documentos. Si uma pasta for retirada do arquivo e a respectiva indicagao sobre tal fato for omitida, o indice de cartoes atestara a existencia da pasta, porem, o sistema alfabetico sob condigoes identicas, nao fornecera tal indicagao. Nao ha duvida de que isto e uma falha do sistema alfabetico. De vez em quando o arquivista deixa de anotar ou o faz incorretamente, o nome da pessoa cuja pasta foi retirada do arquivo, e quando uma ou outra ocorre no sistema alfabetico nao se pode contar sinao com a memoria do arquivista, salvo si houver outros documentos em qualquer parte que demonstrem a existencia da pasta. Esta deficiencia pode certamente ser anulada pela manutengao de um cartao-indice alfabetico, nao para ser usado no servigo de arquivamento quotidiano, mas como registro das diferentes classes de documentos recebidos de cada correspondente, ou sobre cada assunto, para ser consultado exclusivamente nos raros casos em que seja necessario verificar si uma dada classe de documentos existe ou nao. Empresta-se as vezes ao sistema numerico a qualidade de ser um sistema economico, pelo fato de permitir um infcio com equipamento reduzido e portanto com pouco despendio, que e aumentado somente a proporgao que as necessidades do negocio o exiijam. A vista porem. do que ja foi dito anteriormente, a respeito da iniciagao e subsequente extensao do sistema alfabetico, e evidente que o sistema numerico nao oferece

nerihuma vantagem no que concerne ao custo do equipamento. Si o sistema numerico pode ser iniciado com uma gaveta apenas de um arquivo padrao, pode se-lo da mesma forma o sistema alfabetico, e em tal caso, mesmo as guias poderiam ser dispensadas ate que o crescimento do sistema exigisse o seu uso. N o entretanto, somente uma instalagao muito pequena comegaria com uma gaveta apenas e a despesa acarretada pela aquisigao de um grupo de guias primarias e demasiadamente insignificante para merecer qualquer consideragao, especialmente porque as guias serao certamente necessarias dentro de um curto espago de tempo. Pretende-se que o aumento de guias nao seja uma boa pratica, pelo fato de envolver uma alteragao continua na disposigao das guias, nao obstante essa alteragao representar meramente um desenvolvimento do esquema original. N o entanto, si a questao for dada a devida consideragao antes de iniciar o sistema alfabetico, a disposicao original das guias nao necessitara de alteragoes mui frequentes, de sorte que pouco ou nenhuma dificuldade sera experimentada pelo arquivista, devido a tais alteragoes.

SISTEMA

ALFABETICO

NUMERICO

O sistem alfabetico numerico e uma combinagao da classificagao alfabetica com o sistema numerico. Este sistema segundo a opiniao de muitos entendidos, reune em si as vantagens de um e de outro ou seja a simplicidade do alfabeto combinada com a exatidao e rapidez no re-arquivamento da disposigao numerica. De um modo geral, o sistema alfabetico numerico contem em si um indice e portanto basta a si proprio. N e n h u m auxilio quer em forma de cartao-indice separado, ou de qualquer outra forma e requerido, nao obstante o fato de algumas variedades do sistema pedirem o uso de indices seccionais que sao incorporados ao proprio arquivo. Por tais razoes, afirma-se que o sistema alfabetico-numerico remove eficazmente todas as dificuldades que os criticos do sistema alfabetico simples alegam ser inerentes a este sistema, como tambem todas as dificuldades que os partidirios do sistema nume-

rico simples, alegam ser inerentes a qualquer sistema numerico. Tao cedo quanto se principie a estudar o sistema. descobre-se que a sua base e alfabetica nao obstante haver, em parte, sacrificio daquela disposigao que o metodo puramente alfabetico oferece. Lado a lado e em conjunto com a disposigao alfabetica ha uma disposigao numerica aplicada consistentemente em toda a extensao e de aplicagao bastante simples. A disposigao numerica dificilmente pode ser considerada como subsidiaria. A n t e s e ela adicional, visto ser introduzida com o objetivo de assegurar certas vantagens. A o estabelecer o arquivo, as subdivisoes alfabeticas serao tao minuciosas quanto as necessidades o exijam, utilizando-se guias de igual modo como no sistema alfabetico simples. Estas guias no entanto, nao trazem apenas notagoes alfabeticas, mas tambem notagoes numericas, por isso que sao numeradas consecutivamente de um em diante. Por exemplo, si guias de 2 letras sao usadas, isto e, Aa-AI, Am-Az, Ba-BI, Bm-Bz etc., elas serao numeradas de 1 a 52 inclusive, e sendo as guias de duas posigdes de projegoes, todos os numeros pares estarao em uma linha e todos os numeros impares em outra. Si o alfabeto fosse dividido em cem secgoes as guias seriam numeradas de 1 a 100 e si o fosse em 500, seriam numeradas de 1 a 500 inclusive. Chegamos agora as pastas. Da mesma maneira que no sistema alfabetico simples, o nome do correspondente ou do assunto e escrito na pasta, porem, alem disto, a pasta e numerada de forma a corresponder ao numero da guia, atras da qual e ela arquivada. Consequentemente, si estivessemos usando guias de 2 letras, a pasta de A L B U Q U E R Q U E seria numerada 1, a pasta

de C R U Z , 6 e a pasta de R O D R I C U E S . 36. E' evidente que as pastas de A B R A N C H E S , A B R E U . A C C A C I O . A D R I A N O , A F F O N S E C A e A L B A N O , teriam todas o numero 1. Deve-se notar que a numeragao das pastas nao afeta a sequencia alfabetica que deve ser sempre mantida. Assim, nao obstante o fato das pastas de A B R E U e A F F O N S E C A terem o numero identico. elas nao devem ser colocadas em qualquer ordem atras da guia N . 1, mas sim, em correta sequencia alfabetica. Verifica-se assim que, quando for necessario recolocar qualquer pasta no arquivo, o arquivista tem primeiramente um numero para guia-lo; de forma alguma ele tem que pensar em qualquer sequencia alfabetica. antes de chegar a secgao desejada. Ele procura meramente nas guias, o numero correspondente aquele existente na pasta ou documento a ser re-arquivado. A l e m disso, ele pode conferir a indicagao numerica com a notagao numerica nas pastas que se acham na secgao, o que reduz ao minimo a possibilidade de arquivamento numa divisao errada. Neste particular o metodo representa um melhoramento sobre o sistema alfabetico simples, porem o risco de arquivamento incorreto dentro de uma divisao e de igual extensao num ou noutro sistema. Quando for necessario abrir uma nova pasta para um novo correspondente ou sobre um novo assunto, o arquivista procede da seguinte maneira. Recebida uma carta de G U I M A R A E S & C I A . par a arquivar, o arquivista vai a secgao Cm-Cz e verifica si existe ou nao pasta para aquela firma; em caso negativo marca entao uma pasta com o nome de G U I M A R A E S & C I A . , e tambem com o numero da guia que neste caso sera 14. e coloca a pasta em sua propria ordem alfabetica, dentro da secgao 14.

*Podera ser arguido, que uma nova pasta pode ser aberta para um correspondente que ja tenha pasta, na hipotese desta pasta original estar fora do arquivo no momento da verificagao, tendo sido omitida a respectiva indicagao a este respeito. Tal engano porem seria descoberto mui rapidamente e, como sera posteriormente demonstrado, existem metodos que eliminam inteiramente a possibilidade dessa ocorrencia. A figura que segue mostra claramente o aspecto de uma gaveta do arquivo ,cujo conteudo esta disposto de acordo com o metodo que vem de ser explicado.

U m segundo metodo de utilizagao do sistema alfabetico-numerico e o seguinte: Tres grupos de guias de cores e projegoes diferentes, sao usados. A esquerda, duas filas de projegoes de guias, cada projegao indican-

o

do uma pequena subdivisao do alfabeto. Estas projegoes sao de 2 letras e sao todas numeradas consecutivamente; os numeros pares em uma linha e os impares em outra, exatamente da mesma maneira explicada anteriormente. A s guias no entanto, diferem das guias comuns em que sao pautadas com linhas. A l e m disto cada linha e numerada; o primeiro numero na primeira linha de cada guia e um. A s guias geralmente sao divididas em tres colunas e neste caso, si em cada coluna tiver 15 linhas horizontals, havera um total de 45 linhas ou espagos, cada u m deles numerado consecutivamente, de f6rma que a primeira linha da primeira coluna sera numerada 1, a da segunda coluna numerada 16, e a da terceira coluna numerada 31. terminando a ultima com o numero 45.

Nestas linhas se escrevem os nomes de todos os correspondentes cujas pastas pertencem a subdivisao do alfabeto indicada pela guia. Notar-se-a portanto a existencia de um indice separado para cada subdivisao do alfabeto. O segundo grupo de projecoes e usulamente de cor diferente. A s projegoes sao tambem numeradas e os numeros vao, consecutivamente, do N . 1 em diante, porem sem qualquer indicagao alfabetica. Cada uma destas guias estao, lado a lado, com uma guia alfabetica numerada com o mesmo numero. Assim, ao lado da guia alfabetica "Aa-AI ( 1 ) " cuja projegao e de cor verde. existe uma projegao vermelha, com o mesmo nurriero; a guia "Am-Az ( 2 ) " acha-se acompanhada de uma projegao vermelha marcada com o numero 2. e assim por diante. Cada uma destas guias vermelhas pertence a uma pasta vermelha destinada a receber a correspondencia miscelanea, ou seja a correspondencia de firmas e pessoas, cujas cartas sao recebidas em tao pequeno numero que nao justifica a abertura de uma pasta separada para qualquer um deles. O metodo portanto, exige tantas pastas miscelaneas quantas sejam as subdivisoes do alfabeto, em todo o arquivo. 0 terceiro grupo de projegoes e de cor diferente daquela de qualquer uma dos outros dois grupos. Estas projegoes sao numeradas da mesma forma, porem. sob uma disposigao numerada diferentemente. Estas projecoes sao as projegoes das pastas. Todas elas estao em grupos. e cada grupo separadamente, comega com o numero 1, havendo um grupo separado para cada subdivisao alfabetica. A s projegoes sao comparativamente pequenas, sendo de tamanho suficiente apenas para permitir que seja claramente distinguida a in-

dicagao numerica, nao importando a quantidade de pastas nas diferentes secgdes alfabeticas. E' pratica comum no entretanto, manter a uniformidade nas posigoes das projegoes atraves de todo o arquivo, de sorte que, si usarmos para estas pastas, projegoes de cinco posigdes, as projegoes de todas as pastas numeradas 1-6-11-16 etc., estarao em uma mesma linha em todas as secgoes alfabeticas em cada gaveta, como estarao as projegoes numeradas 2-7-12-17-22, etc.

m

n n

,j

m ; 2

A figura acima da um exemplo tipico de como aparece uma gaveta do arquivo, sob este sistema.

A s pequenas projegoes indicam pastas de firmas individuals ou assuntos e a correspondencia originalmente arquivada na pasta miscelanea e transferida a pasta individual quando as cartas etc., recebidas de qualquer uma firma (ou sobre qualquer um assunto) assim o justifiquem. O processo de arquivamento neste sistema e o seguinte: Digamos que o arquivo esteja subdivido e m secgoes de 52 guias de 2 letras, e que se tenha de arquivar correspondencia de: 1) 2) 3) 4) 5) 6) COSTA & CIA. C. F O N T E S F I L H O COUTINHO & IRMAO A R T H U R FORTES M. CORTES J. F O R M I C A ;

e que as cartas foram recebidas e as pastas abertas na ordem acima indicada. N a pratica, pode-se admitir, que os nomes dos primeiros seis correspondentes para os quais se tivesse de abrir pastas, comegassem com seis diferentes letras do alfabeto; porem, os seis nomes dados acima foram propositalmente restringidos as duas letras do alfabeto e crdenados naquela disposigao especial, afim de demonstrar um dos caracteristicos do sistema. Trataremos em primeiro lugar da firma Costa & Cia. Encontramos entre as diversas subdivisoes do alfabeto a secgao C m - C z ( 6 ) e como todas as linhas da respectiva guia estao em branco, o nome de Costa & Cia. 6 langado na primeira linha, isto e, marcado 1 no cartao. Abre-se entao uma pasta cuja projegao 6 mar-

cada N . 1; escreve-se o nome Costa r Cia. precedido do numero 6, que e o numero correspondente a respectiva secgao alfabetica e depois de arquivar a correspondencia na pasta, coloca-se esta atras da guia Cm-Cz ( 6 ) .

y r \6 COSTA a Cia.

L

_ J

Recebendo-se correspondencia de Coutinho & Irmao, segue-se o mesmo processo. langando o respectivo nome na mesma guia onde ja se acha o de Costa & Cia. porem, na segunda linha ou linha N . 2, usando-se uma outra pasta cuja projegao e marcada ( 2 ) . De forma semelhante se procede ao se arquivar a correspondencia de M . Cortes; o nome e inserido na linha 3 da mesma guia abrindo-se uma pasta com a projegao marcada ( 3 ) . N o entanto, como as pastas devem ser abertas na ordem indicada anteriormente, a pasta para C. Fontes Filho sera aberta depois de arquivada a correspondencia de Costa & Cia. Devemos entao, procurar a subdivisao alfabetica Fm-Fz(12) e como nao ha outros nomes na respectiva guia, o nome de Fontes sera colocado na li-

nha N . 1, e aberta uma pasta com a projegao marcada N . 1. Subsequentemente, Arthur Fortes tomara o N . 2 na guia e uma pasta com uma projegao numerada 2 ; J. Formiga tomara o N . 3 na guia, e uma pasta com uma projecao numerada 3. Teremos assim parcialmente preenchido os indices de duas guias. Em uma delas os nomes aparecerao na seguinte ordem: 1) 2) 3) CQSTA & CIA. COUTINHO & IRMAO CORTES M.

No outro (ndice a ordem sera: 1) 2) 3) F O N T E S F I L H O G. FONTES A. F O R M I C A J.

Notar-se-a imediatamente que os nomes nos Indices nao estao em perfeita ordem alfabetica. Existem no entretanto, metodos numericos-alfabeticos que permitem que se mantenha uma perfeita sequencia alfabetica nos indices, embora isto nao acontega com as pastas propriamente ditas. Estes metodos serao posteriormente explicados detalhadamente. Examinemos em primeiro lugar, o sistema que vem de ser descrito. Deve-se diligenciar par a que as pastas individuals tenham, alem da projegao numerada, o numero da respectiva secgao alfabetica, e consequentemente, quando se arquivar a pasta de Costa Gr Cia., que esta marcada com o numero (6) e cuja projegao leva o N . 1, 'sera apenas necessario encontrar a guia (6) e arquivar a pasta na sua ordem numerica.

O nome na pasta, a notagao alfabetica na guia e o Indice podem todos ser intei