ARQUIVO E TECNICAS DE ARQUIVAMENTO

ARQUIVO E TCNICAS DE ARQUIVAMENTO

Goinia / 2015FINALIDADE E FUNO DOS ARQUIVOS

Finalidades do Arquivo

1 guarda dos documentos que circula na instituio;

2 garantir a preservao dos documentos, utilizando formas adequadas de acondicionamento;

3 atendimento aos pedidos de consulta e desarquivamento de documentos. Permitir o acesso. (modalidade de emprstimo)

Funes do Arquivo

Os arquivos devem ser organizados de forma que os documentos sejam armazenados com segurana, preciso e simplicidade.

Armazenagem: recolher, selecionar, classificar e catalogar os documentos em circulao que devam ser arquivados.

Integridade: garantir a conservao e restaurao dos documentos recolhidos.

Conservao e Preciso: rpido atendimento e controle do movimento da devoluo. Os documentos devero ser de fcil acesso, ou seja, arquivados de forma que possam ser localizados com preciso.

Segurana: os documentos arquivados so de extrema importncia. Em virtude disso, os cuidados a serem tomados contra incndio, roubo, extravio e deteriorao devem ser prioritrios.

Simplicidade: o arquivo deve ser compreendido por todos, pois o mesmo no se resume em guardar documentos, e sim, uma fonte de informao que tem como pretenso atender a todos.

Funes primordiais de um arquivo:

- Guardar e conservar as informaes, visando a sua utilizao futura.

- Facilitar o acesso s informaes arquivadas.

CLASSIFICAO DE DOCUMENTOSClassificao consiste em organizar os documentos produzidos e recebidos pela organizao no exerccio de suas atividades, de forma a constituir-se um referencial para sua recuperao.

Exemplo: se o Reitor da Universidade Federal de Gois solicita a um funcionrio a pasta do professor Jos Firmino, como o funcionrio arquivou utilizando o critrio alfabtico, portanto ele separou por - professores de Botnica, professores de Engenharia, professores de medicina ele ir diretamente letra J e encontrar a pasta do professor Jos Firmino, ento j classificao no arquivo refere-se ao ORDENAMENTO.

Os instrumentos utilizados no processo de classificao so:

1 plano de classificao utilizado para arquivos correntes e intermedirios. Exemplo: consultrio de odontologia arquiva as fichas dos seus pacientes na forma alfabtica isso o plano de classificao.

2 quadro de arranjo utilizado para arquivos permanentes. (documentos de valores histricos)

Classificao pode ser considerada como o conjunto de mtodos utilizados por uma instituio para o arquivamento de seus documentos, ou representar o mtodo ideogrfico que classifica os documentos por assunto.

Arquivamento o conjunto das operaes destinadas ao acondicionamento e ao armazenamento de documentos. O mtodo de arquivamento corresponder forma que os documentos sero armazenados, visando sua localizao futura.

Pela extenso de sua atuao podem ser:

Setoriais quando existem arquivos espalhados nos mais diversos setores da organizao.

Gerais ou centrais quando todos os documentos gerados esto reunidos em um nico arquivo.

Quanto ao Gnero

O gnero documental pode ser bem variado podendo ser:

-Escritos ou textuais: informao em forma de texto, manuscritos, impressos ou datilografados.

Exemplo: contratos, folhas de pagamento, livros contbeis, requisies diversas, atas de reunies, relatrios, regimentos, regulamentos, editais, tabelas, correspondncias, certides de nascimento;

- Filmogrficos ou audiovisuais: documentos em pelculas cinematogrficas e fitas magnticas com ou sem trilhas sonoras, contendo imagens em movimento. Exemplo: filmes, fita videomagntica. (rolos de filmes)

- Cartogrficos: documentos contendo representaes geogrficas e arquitetnicas ou de engenharia. Exemplo: mapas, Atlas, plantas;

- Informticos / digitais: documentos produzidos, tratados ou armazenados em computador. Exemplo: disco rgido (winchester), disco flexvel (disquete), disco ptico;

-Sonoros: documentos contendo registros fonogrficos (som/udio). Exemplo: fita cassete, CDs.ESPCIE DOCUMENTAL E TIPOLOGIA DOCUMENTALEspcie a configurao que assume um documento de acordo coma disposio e a natureza das informaes nesse contidas.Espcie documentalFunoTipologia documental

OficioInscrio em cursoOficio de solicitao

FormulrioAdquirir material de consumoFormulrio de aquisio PIM

AtaRegistrar assembliaAta de assemblia

ContatoPrestao de servioContrato de prestao de servio

AtaProposta de patrocnioCarta de apresentao de proposta de patrocnio

SISTEMA DE ARQUIVAMENTO

O sistema de arquivamento determinado pela natureza dos documentos a serem arquivados e pela estrutura da entidade.

Existem dois grandes sistemas de arquivamento: direto e indireto.

Sistema direto aquele em que a busca feita diretamente sem a necessidade de se consultar um ndice, sempre que o mtodo for alfabtico, ou por assunto (ideogrfico), ns abriremos a gaveta e encontraremos o documento desejado.Sistema indireto aquele em que, para se localizar o documento, preciso antes consultar um ndice ou um cdigo. Quando abrimos o arquivo e nele h pastas 1,2,3, 2009, 2010... eu no sei o contedo das por isso precisaremos de um ndice, de um fichrio, que me diga como est? Onde est? Porque est? Aquele documento.Para memorizar:

Mtodo numrico sempre indireto.

Mtodo alfabtico sempre direto.

MTODOS BSICOS DE ARQUIVAMENTO

Existem alguns mtodos mais comuns para organizar arquivos ou fichrios:

Alfabtico

Geogrfico

Numrico

Cronolgico

Digito terminalAssuntoObs.: a escolha do mtodo de arquivamento baseada no tipo de documento que voc trabalha Mtodo alfabtico: Mtodo alfabtico o mais simples. um mtodo direto. Nesse mtodo, as fichas ou pastas so dispostas em ordem rigorosamente alfabtica, respeitadas as normas gerais para alfabetao.As notaes nas guias podem ser abertas ou fechadas; simples ou compostas.

- Notaes simples abertas: A, B, C Ab, Ac etc;

- Notaes compostas e fechadas: Aa -Al, Am -Az etc.

Desvantagem: a alta incidncia de erros de arquivamento quando o volume de documentos muito grande, devido ao cansao visual e variedade de grafia dos nomes.

Para o seu perfeito funcionamento necessrio seguir as Regras de Alfabetao, para uniformizar as entradas de nomes no arquivo, padronizando critrios que facilitem o arquivamento e a consulta. Entre elas:

a) Nos nomes de pessoas fsicas considera-se o ultimo sobrenome e depois o prenome.Exemplos:Arquivam-se:

Daniele Firme MirandaMiranda, Daniele Firme

Veneza Firme MirandaMiranda, Veneza Firme

Marcos Roberto Arajo da SilvaSilva, Marcos Roberto Arajo da

Obs.: Quando houver sobrenomes iguais, prevalece a ordem do prenome.

b) Graus de parentesco e ttulos no so considerados, devendo ser colocados entre parnteses no final.

Exemplos:Arquiva-se:

Jos Carneiro Jr.Carneiro, Jos (Jr.)

Dr. Osvaldo CostaCosta, Osvaldo (Dr.)

c) Ttulos honorficos so colocados entre parnteses.

Exemplos:Arquiva-se:

General Paulo ArajoArajo, Paulo (General)

Doutor Antonio Eduardo CorraCorra, Antonio Eduardo (Doutor)

d) Nomes de empresas: conforme se apresentam.

Exemplos:Arquiva-se:

lvaro Costa & Cialvaro Costa & Cia

Babosa Souza LtdaBabosa Souza Ltda

Companhia Brasileira de AlimentoCompanhia Brasileira de Alimento

Editora Brasil LtdaEditora Brasil Ltda

e) Empresas que usam siglas devem ser arquivadas como se o conjunto de letras que os formam fosse uma palavra (com ou sem ponto entre as letras).

Exemplos:Arquiva-se:

CEECEE

UFRGSUFRGS

UNIMARUNIMAR

f) Na existncia de sobrenomes compostos por um substantivo e adjetivo, ou unidos por hfen, no se separam.

Exemplos:Arquivam-se:

Heitor Villa-Lobos

Julio Monte Claro

Emilio Castelo Branco

Joaquim da Boa Morte

Camilo Castelo BrancoBoa Morte, Joaquim da

Branco, Emilio Castelo

Castelo Branco, Camilo

Claro, Julio Monte

Villa-Lobos, Heitor

Obs.: Os sobrenomes formados com as palavras Santa, Santo ou So seguem a regra dos sobrenomes compostos por um adjetivo e um substantivo.

g) Sobrenomes com as palavras Santo, Santos, So no devem ser separados.

Exemplo:

Osvaldo Santa Rosa

Arquiva-se:

Santa Rosa, Osvaldo

Ordem enciclopdica: consiste em agrupar em ordem alfabtica os ttulos gerais seguidos de suas subdivises, tambm em rigorosa ordem alfabtica.

Exemplos:

CALADOS

Artigos

Consertos

Fbricas

Lojas

Ortopdicos

Para crianas

Para homens

Para senhoras

Sob medida

Mtodo numrico: numrico simples 1, 2, 3...: organizado por um nmero relativo ao documento.

Exemplo: mtodo cronolgico organizado por data (em um escritrio de contabilidade as contas a pagar e a receber so organizadas da melhor forma que pela data de vencimento).

Mtodo geogrfico: nesse mtodo, o principal elemento de classificao do documento deve ser o local ou procedncia da informao.

Essa organizao geogrfica pode ser feita por pas, estado, regies, cidades, bairros, zonas entre outros.

Obs.: seguem o mtodo alfabtico.

As duas ordens mais utilizadas so:

Estado-Cidade-Correspondente (Quando utilizada esta ordem e capital ter precedncia e no obedecer a ordenao alfabtica)

Exemplos:

Rio de Janeiro-Rio de Janeiro - Joo Alfredo

So Paulo Campinas - Pedro Luiz

Maranho - So Luiz - Maria do Carmo

Rio de Janeiro - Campos - Lucas Marques

So Paulo - So Paulo - Lvia de Ftima

Arquivam-se:

Maranho - So Luiz - Carmo, Maria do

Rio de Janeiro - Rio de Janeiro - Alfredo, Joo

Rio de Janeiro Campos - Marques, Lucas

So Paulo - So Paulo - Ftima, Lvia de

So Paulo Campinas - Lus, Pedro

Cidade-Estado-Correspondente (A chave a cidade. No h destaques para as capitais, ser usada somente a ordem das letras).Exemplos:

Araatuba - SP-Luis Carlos

So Mateus ES - Maria Augusta

Belm PA - Adalberto Oliveira

Crates - CE - Francisco Balbino

Diadema SP - Dilma da Silva

Arquivam-se:

Araatuba SP -Carlos, Luis

Belm- PA- Oliveira, Adalberto

Crates -CE- Balbino, Francisco

Diadema SP -Silva, Dilma da

So Mateus -ES- Augusta, Maria

Mtodos por assunto ou ideogrfico: Para executar esse mtodo necessrio ter um amplo conhecimento da empresa, alm de interpretao e uma anlise minuciosa da documentao.

Pode-se eleger dentro desse mtodo um assunto principal.

Exemplo: em uma loja de departamentos podemos ter como assunto principal calados.

Calados para crianas

Calados para homens

Calados para mulheres

Calados ortopdicos

Mtodo numrico Duplex em todos os mtodos ideogrficos numricos necessrio a elaborao de um ndice alfabtico remissivo. So, portanto mtodos indiretos.

Classifica-se a documentao em classes correspondendo a assuntos, partindo-se do geral para o particular.

Diviso dos documentos em grandes classes por assuntos podem ser subdivididos em classes subordinadas.

Exemplo:

0

Administrao Geral

1

Pesquisas

1-1

Psicologia

1-1-2

Aplicada ao trabalho

Aplicada educao

1-2

Cincia Poltica

1-3 Administrao

1-4 Economia

Mtodo numrico decimal: mtodo baseado na tcnica do Sistema Decimal de Melvil Dewey, cuja classificao divide o conhecimento humano em nove classes principais e uma dcima reservada para os assuntos inerentemente gerais e que no podem ser includos em nenhuma das outras nove classes predefinidas. As dez primeiras divises so denominadas classes, as dez seguintes, subclasses, e a seguir, sucessivamente, divises, grupos, subgrupos, subsees etc. Um bom exemplo de classificao decimal pode ser encontrado na resoluo n 14 do CONARQ.

As dez classes so as seguintes:000Obras Gerais

100Filosofia

200Religio

300Cincias sociais

400Lingstica

500Cincias puras

600Cincias aplicadas

700Artes de divertimentos

800Literatura

900Historia

Mtodo numrico simples quando o principal elemento a ser considerado seu NMERO.

Mtodo numrico cronolgico quando o principal elemento a ser considerado a DATA.

CLASSIFICAA DOS DOCUMENTOS

Quanto natureza da entidade criadora do arquivo, o acervo se classifica em:

Pblico arquivo de instituies governamentais de mbito Federal, Estadual ou Municipal.

Exemplos: o arquivo de uma secretaria estadual de sade ou da prefeitura de um municpio.

Institucional est relacionado, a Institutos educacionais, Entidades religiosas, Sociedades, Associaes, Fundaes, Ongs.Exemplos: o arquivo de um centro de educao experimental ou de um sindicato.

Comercial arquivo de empresas, corporaes e companhias.

Familiar ou Pessoal refere-se ao arquivo organizado por grupos familiares ou por pessoas, individualmente.

Exemplo: um arquivo preparado por uma dona de casa, contendo certides de nascimento e casamento; declaraes de imposto de renda; documentos relativos a transaes de compra e venda de imvel; recibos de pagamentos efetuados a terceiros; fotos e cartas.

Faz referncia peculiaridade existente em cada documento:Arquivo Especial: guardam e organizam documentos cujas informaes so registradas em suportes diferentes do papel que so os discos, filmes, fotografias, fitas, slides, CDs, disquetes Estes podem fazer parte de um Arquivo mais completo e merecem um tratamento especial no- registro, acondicionamento, controle e conservao.Arquivo Especializado: sua formao resulta da guarda de documentos gerados por atividades de experincia humana especificamente falando arquivos mdicos, de imprensa, de engenharia.QUANTO NATUREZA DO ASSUNTO

Ostensivo ou ordinrio documento cuja divulgao no prejudica a administrao. Exemplos: notas fiscais de uma loja; escala de planto de uma imobiliria.

Sigilosos documentos sigilosos so aqueles que, por sua natureza, devem ser de conhecimento restrito e, portanto, exigem medidas especiais de salvaguarda sua custdia e divulgao e so divididos em:ACESSRIOS PARA ARQUIVAMENTO

Para facilitar o acesso aos documentos, so utilizados acessrios. So eles:

Pastas: protegem os documentos comuns a um assunto, tem dimenses padronizadas.

As pastas so suspensas e seus dois braos metlicos ou plsticos se apiam na lateral do arquivo.

Projees: podem ser de papelo, plstico ou ao, alm de serem fixas ou adaptveis. Permite ao arquivista localizar os assuntos no arquivo.

GED - Gesto Eletrnica de DocumentosGerenciamento Eletrnico de Documentos ou Gesto Eletrnica de Documentos (GED) consiste em prover meios eficientes para gerar, controlar, armazenar e disponibilizar informaes.

De uma forma sucinta, o Gerenciamento Eletrnico de Documentos fornece solues prticas para o controle documental do empreendimento. A forma mais comum de utilizao atravs de acesso web, ou por intranet, de forma a acessar verses digitais de documentos relevantes.

Esse sistema permite que os usurios tenham acesso aos dados de maneira organizada, segura e gil, reduzindo o tempo de busca de informaes, aumentando a produtividade e a velocidade de tomada de decises.

O uso do gerenciamento eletrnico de documentos tornou-se uma ferramenta de posicionamento comercial pelas organizaes, uma vez que com a utilizao de suas tecnologias a empresa consegue tornar-se muito mais eficiente e competitiva. As ferramentas de Workflow em GED podem aperfeioar fluxos de processos nas organizaes deixando-os muito mais seguros, confiveis, prticos e rpidos.9