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Escrivão

Arquivologia

Prof. Darlan Eterno

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Arquivologia

Professor Darlan Eterno

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Edital

ARQUIVOLOGIA: 1 Arquivística: princípios e conceitos. 2 Gestão da informação e de documen-tos. 2.1 Protocolo: recebimento, registro, distribuição, tramitação e expedição de documentos. 2.2 Classificação de documentos de arquivo. 2.3 Arquivamento e ordenação de documentos de arquivo. 2.4 Tabela de temporalidade de documentos de arquivo. 3 Acondicionamento e armazenamento de documentos de arquivo. 4 Preservação e conservação de documentos de arquivo. 5 Tipologias documentais e suportes físicos: microfilmagem, automação, preservação, conservação e restauração de documentos.

BANCA: Cespe

CARGO: Escrivão

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Arquivologia

NOÇÕES DE ARQUIVOLOGIA

1. Introdução

A formação dos arquivos está relacionada à necessidade de registrar e conservar registros das ações e de fatos da vida humana para fins e prova e de informação. As sociedades antigas pro-curavam de alguma forma, seja por símbolos ou pela escrita, registrar traços de sua cultura e de suas atividades em suportes diversos como a pedra, o pergaminho o papel e etc.

Os suportes se diversificaram através dos tempos, os avanços tecnológicos dos meios de re-produção e difusão, aliados a burocratização da máquina administrativa colaboraram para o gigantesco aumento da informação. Este fenômeno, denominado “explosão informacional”, in-fluenciou as práticas e técnicas arquivísticas contemporâneas, tornando a disciplina arquivísti-ca cada vez mais essencial no contexto das organizações públicas e privadas.

2. Arquivos – Conceitos e Definições

Os arquivos podem ser definidos como o “conjunto de documentos produzidos e recebidos por órgãos públicos, instituições de caráter público e entidades privadas, em decorrência do exercício de atividades específicas, bem como por pessoa física, qualquer que seja o suporte da informação ou a natureza dos documentos” (Art. 2ª da lei nº 8.159/91). Assim sendo, pode--se afirmar que os documentos de arquivo resultam das atividades realizadas pela entidade produtora, e devem ser compreendidos dentro do contexto orgânico de produção, a fim de que sejam mantidas suas características e seus valores de prova. Segundo Luciana Duranti, os docu-mentos de arquivo possuem as seguintes características:

a) Imparcialidade: está relacionada ao fato de que a produção documental ocorre em deter-minado contexto e para determinado fim. Embora sejam redigidos por meio de uma ação humana eles são imparciais, pois são criados para atender um objetivo específico, como por exemplo, a compra de um material;

b) Autenticidade: os documentos de arquivo são criados, mantidos e custodiados de acordo com procedimentos que podem ser comprovados.

c) Naturalidade: os documentos são acumulados de acordo com as atividades da instituição, ou seja, sua acumulação ocorre dentro das transações por ela executadas.

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d) Inter-relacionamento: os documentos estabelecem relação entre si e com as atividades que o geraram. O documento de arquivo deve ser entendido como peça de todo orgânico e não como elemento isolado de um contexto.

e) Unicidade: cada documento de arquivo tem lugar único na estrutura documental a qual pertence. Este aspecto não está diretamente relacionado ao número de cópias produzidas, mas sim à função “única” que os documentos executam dentro do contexto organizacional.

2.1 Finalidade dos Arquivos

Os arquivos possuem duas finalidades: a primeira é servir à administração da entidade que o produziu; a segunda é servir de base para o conhecimento da história desta entidade. Eles são utilizados, num primeiro instante, para o cumprimento das atividades administrativas da insti-tuição que o produziu, e constituem, com o decorrer do tempo, em meios de se conhecer o seu passado e a sua evolução.

2.2 Função dos Arquivos

A função principal dos arquivos é possibilitar o acesso às informações que estão sob sua res-ponsabilidade de guarda, de maneira rápida e precisa.

2.3 Classificação dos Arquivos

a) Natureza dos documentos

Quanto à natureza dos documentos, classificam-se em especial e especializado O arquivo espe-cial é constituído por documentos de diversos formatos, como DVD’s. CD’s, fitas e microfilmes que, devido as características do suporte, merecem tratamento especial quanto ao seu arma-zenamento e tratamento técnico. O arquivo especializado é constituído por documentos resul-tantes de uma determinada área do conhecimento humano, independentemente do suporte onde a informação encontra-se registrada. São exemplos de acervos especializados os arquivos médicos, os arquivos de engenharia, entre outros.

b) Extensão

Quanto à extensão os arquivos podem ser setoriais, estabelecidos junto aos setores da institui-ção, ou arquivos centrais ou gerais que reúnem sob sua guarda documentos provenientes de diversos setores de uma instituição.

c) Estágios de evolução:

Quanto e estes estágios os arquivos são identificados como correntes, intermediários e permanentes, o que corresponde ao ciclo vital das informações, também chamado de teoria das três idades. A lei nº 8.159/91, define em seu artigo 8º, estes três estágios da seguinte ma-neira:

a) arquivos correntes: são aqueles em curso, ou que, mesmo sem movimentação, constituam objeto de consultas freqüentes.

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b) arquivos intermediários: são aqueles que, não sendo de uso corrente nos órgãos produtores, por razões de interesse administrativo, aguardam a sua eliminação ou recolhimento para guarda permanente.

c) arquivos permanentes: conjuntos de documentos de valor histórico, probatório e informa-tivo que devem ser definitivamente preservados.

d) Entidades mantenedoras:

Conforme as características da entidade acumuladora de documentos, estes podem ser dividi-dos em:

a) arquivos públicos: são aqueles produzidos por instituições públicas nas esferas federal, es-tadual e municipal, s. Também são considerados públicos os arquivos acumulados por em-presas privadas encarregadas da gestão de serviços públicos.

b) arquivos privados: são aqueles produzidos ou recebidos por pessoas físicas ou jurídicas, em decorrência de suas atividades. (lei nº 8.159/91, art. 11). Ex: arquivos comerciais, institucionais, pessoais.

Ressalta-se que os arquivos pessoais/familiares, os comerciais e os institucionais também po-dem ser chamados de arquivos privados. Para facilitar a visualização da classificação dos arqui-vos, segue abaixo, quadro resumo:

Quadro Resumo – Classificações dos Arquivos

Classificações dos arquivos Definição/Exemplos

Entidade Mantenedora Publico ouPrivados

Estágios de EvoluçãoCorrente

Intermediário Permanente

Extensão ou Abrangência Setorial ouCentral/Geral

Natureza dos Documentos EspecialEspecializado

2.4. Princípios Arquivísticos

A disciplina arquivística é regida por vários princípios. No entanto, essa obra vai abordar apenas aqueles relacionados aos tópicos exigidos no edital do concurso.

a) Princípio da organicidade

A organicidade diz respeito a relação natural entre documentos de um arquivo, em decorrên-cia das atividades da entidade que o acumulou. Os arquivos produzidos por entidade coletiva,


pessoa jurídica ou física refletem a estrutura e as atividades da sua entidade mantenedora no contexto da organização dos conjuntos documentais.

b) Princípio da unicidade

Os documentos de arquivo conservam seu caráter único em função do contexto em que foram produzidos. Este aspecto não está diretamente relacionado ao número de cópias produzidas, mas sim à função “única” que os documentos executam dentro do contexto organizacional.

c) Princípio da proveniência (respeito aos fundos)

Princípio básico da arquivologia segundo o qual o arquivo produzido por uma entidade coleti-va, pessoa ou família não deve ser misturado aos de outras entidades produtoras. Considerado fundamental para a organização dos documentos de arquivo.

d) Princípio do respeito à ordem original (ordem primitiva)(princípio da santidade)

Princípio segundo o qual o arquivo deveria conservar a ordenação (arranjo) original dada pela entidade, pessoa ou família que o produziu. È considerado como segundo grau de aplicação do princípio da proveniência e fundamental para a organização dos documentos de arquivo.

e) Princípio da pertinência

Princípio segundo o qual os documentos deveriam ser reclassificados por assunto sem ter em conta a proveniência e a classificação original. Também chamado princípio temático.

f) Princípio da reversibilidade

Princípio segundo o qual todo procedimento ou tratamento empreendido em arquivos pode ser revertido, se necessário. É aplicado na restauração de documentos.

g) Territorialidade (Proveniência Territorial)

Conceito derivado do princípio da proveniência e segundo o qual arquivos deveriam ser con-servados em serviços de arquivo do território no qual foram produzidos

3. Arquivos x Bibliotecas

Embora tenha como objeto de estudo a informação, os arquivos não devem ser confundidos com as bibliotecas, visto que as operações destinadas ao tratamento técnico da informação são distintas. Cada uma destas áreas, embora trabalhem com a informação, fazem uso de técnicas e metodologias distintas, conforme demonstra o quadro abaixo:



Quadro Comparativo – Arquivo x Biblioteca

Características Arquivo Biblioteca

• Tipo de Suporte/Quantitativo de Exemplares

Apresentam-se em exemplares únicos ou em número limitado de vias. Ou seja, em regra os documentos de arquivos pos-suem exemplares únicos, mas no caso de haver obrigações recíprocas como, por exemplo, em um contrato, podem haver quantas vias (cópias) quanto o número de pessoas envolvidas nesta operação.

Apresentam-se em exemplares múltiplos, ou seja, uma mesma obra é criada em vários exem-plares e pode estar presente em mais de uma biblioteca.-

Entrada de documentos

Acumulação natural: são pro-duzidos em decorrência do desempenho das atividades administrativas da instituição.

Os livros ingressam á biblioteca por meio da compra, permuta e doação.

Tipo de conjunto Fundos: conjunto de documen-tos unidos pela origem.

Os livros formam coleções que são reunidas pelo conteúdo.-

Finalidade (origem) funcional, administrativa cultural, técnica e científica.

Tipo de Classificação Baseia-se nas atividades da instituição

Utiliza-se de procedimentos predeterminados

4. Classificação dos documentos de arquivo

Os documentos de arquivo podem ser classificados quanto aos seguintes aspectos:

a) Quanto ao gênero:

• textuais: documentos que contêm informação em formato de texto. Ex: atas e ofícios;

• sonoros: são os documentos com dimensões e rotações variáveis, contendo registros fonográficos. Ex: cd’s de música , fitas K7;

• cartográficos: são os documentos que contêm representações geográficas, arquitetônicas ou de engenharia. Ex: mapas, plantas e perfis;

• filmográficos: são os documentos em películas cinematográficas e fitas magnéticas de imagem, conjugadas ou não a trilhas sonoras, contendo imagens em movimento. Ex: fitas videomagnéticas;


• iconográficos: são os documentos em suportes sintéticos, em papel emulsionado ou não, contendo imagens estáticas. Ex: fotografias , negativos, diapositivos (slides), gravuras, de-senhos;

• micrográficos: documentos em suporte fílmico resultantes da microrreprodução de ima-gens. Ex: microfilme, microficha, cartão-janela;

• informático: documentos criados, armazenados e utilizados em computador; Ex: disquete, disco rígido, arquivo do Excel.

b) Quanto à natureza do assunto:

• ostensivos (ordinários): documentos que não possuem restrição de acesso.

• sigilosos: documentos que sofrem restrição de acesso, cuja divulgação ponha em risco a segurança da sociedade e do Estado, bem como aqueles necessários ao resguardo da invio-labilidade da intimidade, da vida privada, da honra e da imagem das pessoas.

c) Quanto à espécie:

Espécie documental a “configuração que assume um documento de acordo com a disposição e a natureza das informações nele contidas” (Dicionário de Terminologia Arquivística, 1996). A espécie é modelo documental escolhido para se registrar a informação arquivística. Ex: ofício, portaria, ata.

d) Quanto ao tipo (tipologia)

De acordo com a sua utilização as espécies documentais recebem funções específicas dentro das instituições, formando tipos documentais. Entende-se por tipo documental a “configuração que assume uma espécie documental, de acordo com a atividade que a gerou”. Ex: Ata de reu-nião, certidão de casamento, boletim de frequência e etc. A formação dos tipos documentais é feita por meio da junção: espécie documental e função (atividade), conforme tabela abaixo:

Espécie Documental Documental

Função (Atividade) Tipologia

Boletim Ocorrência Boletim de Ocorrência

Certidão Nascimento Certidão de Nascimento

5. Teoria das Três Idades

É fundamentada na divisão do ciclo de vida dos documentos em três fases distintas, conforme os valores documentais e a freqüência de uso para a instituição produtora.

Valores Documentais

O ciclo vital dos documentos agrega dois valores distintos para promover a avaliação documen-tal: o valor primário ou administrativo, presente na primeira e na segunda idade, que deve ser



temporariamente preservado por razões administrativas, legais ou fiscais; e o valor secundário ou histórico, presente na terceira idade, que diz respeito ao uso dos documentos para outros fins que não aqueles para os quais foram criados. O valor secundário deve ser preservado de maneira definitiva pela instituição ele se divide em probatório (quando comprova a existência, o funcionamento e as ações da instituição) ou informativo (quando contém informações essen-ciais sobre matérias com que a organização lida, para fins de estudo ou pesquisa).

Idades Documentais

a) 1ª Idade (fase corrente): também conhecida como fase ativa, é composta pelos documen-tos que possuem maior potencial de uso dentro das instituições e devem ser guardados em locais próximos aos de sua produção, para facilitar o acesso. Nesta fase, os documentos são de acesso restrito ao setor que os produziu, tendo em vista que a sua criação decorre das atividades por ele desempenhadas. No entanto, o acesso pode ser facultado a outros seto-res da instituição, mediante requerimento encaminhado pelo solicitante.

b) 2ª Idade (fase intermediária): conhecida também como fase semiativa, é composta por do-cumentos de consulta eventual para a instituição produtora. O arquivamento desses docu-mentos pode ser feito em local distinto daquele em que foram produzidos, com a finalida-de de se diminuir os gastos referentes à sua manutenção. Nesta fase os arquivos aguardam a sua destinação final, que poderá ser a eliminação ou a guarda permanente.

c) 3º Idade (fase permanente): também chamada de fase inativa, é composta por documen-tos que perderam o uso administrativo e que são preservados em função do seu valor his-tórico, probatório e informativo – e por esta razão jamais poderão ser eliminados. Os do-cumentos desta fase, resguardadas as restrições de sigilo, têm o seu acesso franqueado (liberado). Os documentos que provam a origem/criação da instituição (contrato social, ato constitutivo); sua evolução (relatório de atividades) e seu funcionamento (ato normativo, estatuto, regimento interno) são considerados de guarda permanente.

Esquema Representativo – Teoria das Três Idades

Arquivo Intermediário

Arquivo Permanente

*Transferência *Recolhimento

*Recolhimento

Valor Primário Valor Secundário

Arquivo Corrente

Operações de destinação:

*transferência: passagem de documentos à fase intermediária

*recolhimento: passagem de documentos à fase permanente


6. Arquivos Correntes

Os documentos da fase corrente possuem grande potencial de uso para a instituição produtora, e são utilizados para o cumprimento de suas atividades administrativas, como a tomada de de-cisões, avaliação de processos, controle das tarefas e etc. As principais atividades desempenha-das nesta fase são: protocolo, expedição, arquivamento, empréstimo, consulta e destinação.

6.1 Protocolo

Os documentos da fase corrente apresentam grande potencial de tramitação dentro das áreas e setores da instituição; para que esta documentação não se perca, é necessário exercer o controle de sua movimentação por meio de instrumentos próprios que garantam sua localização e segurança.

6.1.1 Rotinas de Protocolo

Para alcançar estas finalidades, o protocolo executa as seguintes atividades:

• recebimento: inclui a atividade de receber os documentos e efetuar a separação em duas categorias: oficial, que trata de matéria de interesse institucional e particular, que trata de conteúdo de interesse pessoal. Os documentos oficiais são divididos em ostensivos e sigilosos. Aqueles de natureza ostensiva deverão ser abertos e analisados. No momento da análise, deverá ser verificada a existência de outros registros relacionados ao documento recebido, para se fazer a devida referência. Os documentos de natureza sigilosa e aqueles de natureza particular deverão ser encaminhados diretamente aos respectivos destinatários.

• registro: os documentos recebidos pelo protocolo são registrados em formulários ou em sistemas eletrônicos, nos quais serão descritos os dados referentes ao seu número, nome do remetente, data e assunto, espécie, entre outros elementos.

• autuação: refere-se a criação de processo.

• classificação: análise e identificação do conteúdo de documentos, seleção da categoria de assunto sob a qual sejam recuperados, podendo atribuir a eles códigos. Esta tarefa é executada com o auxílio do plano de classificação, caso a instituição possua esse instrumento.

• movimentação (expedição/distribuição): consiste na entrega dos documentos aos respectivos destinatários. A distribuição é a remessa dos documentos aos setores de trabalho, enquanto que a expedição consiste na remessa externa desses documentos.

• controle da tramitação: são as operações destinadas a registrar a localização do documento dentro da instituição. Tal controle pode ser executado por meio de cadernos de protocolo ou por meio de sistemas eletrônicos, estes garantem maior segurança e agilidade ao processo de controle de tramitação.



6.1.2 Procedimentos Administrativos

Além das atividades citadas no tópico anterior, no protocolo são realizados procedimentos administrativos que podem ser divididos em duas grandes categorias: uma que trata da espécie documental denominada processo e a outra que trata da espécie documental denominada correspondência.

6.1.2.1 Processo

6.1.2.1.1 Definição

Entende-se por processo o conjunto de documentos reunidos em capa especial, e que vão sen-do organicamente acumulados no decurso de uma ação administrativa ou judiciária.

6.1.2.1.2 Abertura (atuação)

Na formação do processo deverão ser observados os documentos cujo conteúdo esteja relacionado a ações e operações contábeis financeiras, ou requeira análises, informações, despachos e decisões de diversas unidades organizacionais de uma instituição. A autuação de documentos avulsos para formação de processos é obrigatória quando o assunto, tema ou solicitação requerer análises, informações, despachos, pareceres ou decisões administrativas.

A abertura de processos não digitais deverá ser feita no protocolo ou unidade protocolizadora, a partir de uma peça preferencialmente original, ou de uma cópia autenticada. Nos processos digitais a autuação poderá ser realizada por usuário autorizado, diretamente no sistema informatizado.

6.1.2.1.3 Operações

a) Desentranhamento

É a retirada de folhas ou peças, mediante despacho da autoridade competente. O desentranhamento poderá ocorrer por interesse da administração ou à pedido do interessado, sendo necessária inserção de “Termo de, desentranhamento” após último despacho , para re-gistrar esta operação.

O processo que tiver folha ou peça retirada conservará a numeração original de suas folhas ou peças, permanecendo vago o número de folha(s) correspondente(s) ao desentranhamento. Ressalta-se que é vedada a retirada da folha ou peça inicial do processo.

b) Desmembramento

É a separação de parte da documentação de um processo, para formar outro mediante despa-cho da autoridade, utilizando-se “Termo de Desmembramento”, para registrar este retirada.


c) Juntada

È a união de um processo a outro, feita pelo protocolo central ou setorial da unidade correspondente, mediante determinação, por despacho, de seu dirigente. A juntada será realizada por meio da anexação ou apensação.

Juntada por anexação – é a união definitiva e irreversível de 01 (um) ou mais processo(s) a 01 (um) outro processo (considerado principal), desde que pertencentes a um mesmo interessado e que contenham o mesmo assunto. A anexação é realizada quando há a dependência entres processos. A dependência será caracterizada quando for possível definir um processo como principal e um ou mais como acessórios. No quadro abaixo estão alguns exemplos que caracterizam os processos principais e acessórios:

Processo Principal Processo Acessório

Aquisição de Material Prestação de Contas

Licença sem vencimentos Cancelamento de Licença

Juntada por apensação – é a união provisória de um ou mais processos a um processo mais antigo, destinada ao estudo e à uniformidade de tratamento em matérias semelhan-tes, com o mesmo interessado ou não, conservando cada processo a sua identidade e in-dependência. Sempre que ocorre uma juntada por apensação, os processos passam a tra-mitar juntos e o acréscimo de novas folhas deverá ocorrer somente no processo principal.

d) Desapensação

Consiste na separação física de processos apensados. A desapensação deverá ocorrer antes do arquivamento do(s) processo(s).

6.2 Avaliação de Documentos

Tendo em vista que é impossível preservar tudo que é acumulado pelas instituições, e o fato de existirem documentos de guarda temporária e outros de guarda definitiva, deve-se estabelecer critérios para realizar a avaliação dos documentos.

Tabela de Temporalidade

Para avaliar os documentos, deverá ser constituída, em cada instituição, uma comissão mul-tidisciplinar, formado por servidores de suas diversas áreas técnicas denominada Comissão Permanente de Avaliação. Tal comissão será responsável pela elaboração da tabela de tem-poralidade de documentos, Instrumento resultante da avaliação que define prazos de iguarda dos documentos nas fases corrente e intermediária, sua destinação final (eliminação ou guarda permanente, bem como a alteração de suporte).



A tabela de temporalidade possui as seguinte características:

• fornece informações sobre a alteração do suporte da informação, ou seja, define quais do-cumentos serão digitalizados ou microfilmados pela instituição;

• é elaborada por uma Comissão Permanente de Avaliação, composta por servidores respon-sáveis pelos setores da instituição.

• para ser aplicada aos documentos da instituição, a tabela deverá ser aprovada por autori-dade competente.

• ao prazos se baseiam na legislação em vigor.

Os prazos de guarda definidos pela Tabela de Temporalidade baseiam-se na legislação em vigor. Os documentos de arquivo não cumprem um prazo de guarda único, este período de retenção varia de acordo com o documento e de acordo com a respectiva tabela. Assim não se pode afirmar que todos os documentos de arquivo ficam 5 anos na fase corrente, ou que se tornarão de guarda permanente após 40 anos da sua produção. O quadro a seguir foi extraído da Tabela utilizada pelo Poder Executivo Federal e demonstra alguns exemplos da temporalidade de do-cumentos.

Figura 2 – Recorte de Tabela de Temporalidade – Resolução nº 14/2001 do Conarq

ASSUNTOPRAZOS DE GUARDA

DESTINAÇÃO FINAL OBSERVAÇÕESFASE

CORRENTEFASE INTER-MEDIÁRIA

001 MODERNIZAÇÃO E REFORMA ADMINISTRATIVA PROJETOS, ESTUDOS E NORMAS

Enquanto vigora 5 anos Guarda permanente

002 PLANOS, PROGRAMAS E PROJETOS DETRABALHO-

5 anos 9 anos Guarda permanente

010 ORGANIZAÇÃO E FUNCIONAMENTO

Enquanto vigora 5 anos Guarda permanente


6.3 Arquivamento

6.3.1 Arquivamento de Documentos

O arquivamento consiste na guarda dos documentos em lugares próprios, como caixas e pas-tas, de acordo com um método de ordenação previamente estabelecido, e na guarda destas embalagens (caixas e pastas) em mobiliários específicos, como estantes e arquivos de aço. Para que os arquivos se tornem acessíveis é necessário que eles sejam corretamente arquivados de maneira a agilizar sua recuperação. Antes do arquivamento, os documentos devem ser devida-mente classificados de acordo com a função ou atividade a que se referem; esta tarefa é execu-tada com o auxílio do plano de classificação.

Plano de classificação

Instrumento que reflete as funções/atividades da empresa que deram origem aos documentos, ele serve para orientar a operação de arquivamento e recuperação da informação. O plano tem a finalidade de classificar todo e qualquer documento produzido ou recebido pela instituição no exercício de suas atividades. A classificação por assuntos é utilizada com o objetivo de agru-par os documentos sob um mesmo tema, como forma de agilizar sua recuperação e facilitar as tarefas arquivísticas relacionadas ao processamento técnico da informação.

Para ilustrar este instrumento segue abaixo um exemplo de Plano de Classificação utilizado pelo Poder Executivo Federal

Modelo de Plano de Classificação

000 ADMINISTRAÇÃO GERAL001 MODERNIZAÇÃO E REFORMA ADMINISTRATIVA.010 ORGANIZAÇÃO E FUNCIONAMENTO012 COMUNICAÇÃO SOCIAL034 MOVIMENTAÇÃO DE MATERIAL

Operações de Arquivamento

Tendo em vista a importância de se guardar corretamente os documentos de arquivo, visando a sua localização, faz-se necessária a adoção das seguintes operações de arquivamento:

• inspeção: exame do documento para verificar a existência de despacho que indique se o ele seguirá para o arquivamento.

• estudo: leitura do documento para verificar a entrada que será atribuída, a existência de outros documentos que tratam de matéria semelhante.

• classificação: análise e identificação do conteúdo de documentos, seleção da categoria de assunto sob a qual sejam recuperados.



• codificação: inserção de códigos nos documentos de acordo com o método de arquiva-mento adotado: letras, números, cores.

• ordenação: é a disposição dos documentos de acordo com a classificação e a codificação dadas. Para facilitar a ordenação os documentos podem ser dispostos em pilhas ou escani-nhos.

• guarda de documentos: é a colocação do documento na respectiva pasta, caixa, arquivo ou estante.

Métodos de Arquivamento

Para que os documentos de arquivo estejam acessíveis é necessário que eles sejam bem orde-nados e arquivados. O arquivamento é feito por meio de métodos específicos que chamamos de métodos de arquivamento.

A escolha mais adequada do método de arquivamento depende da natureza dos documentos a serem arquivados e da estrutura da organização acumuladora. A instituição adotar quantos forem necessários para bem organizar seus documentos.

Pode-se dividi-los em duas classes:

a) métodos padronizados: dividem-se em variadex, automático e soundex. Esta obra abor-dará somente o variadex, visto que os demais métodos padronizados não têm aplicação prática nos arquivos brasileiros..

• variadex: utiliza a combinação de cores e letras para o arquivamento dos documentos. Cada seqüência de letras recebe uma cor específica.

Ex:

sequência a,b,c,d,e.............pratasequência f,g,h,i,j................ouro

b) métodos básicos: dividem-se em alfabético, geográfico, numérico e ideográfico.

• alfabético: utiliza o nome como elemento principal de busca. A ordenação dos nomes é feita de acordo com as regras de alfabetação.

• geográfico: utiliza o local ou a procedência do documento como elemento principal de bus-ca. O método geográfico organiza os documentos conforme dois seguintes critérios: por estado, país ou cidade.

• numérico: utiliza números para a recuperação da informação sã. Divide-se em simples, cro-nológico e dígito-terminal.


Simples os documentos recebem um número de acordo com a sua ordem de entrada ou registro no arquivo, sem qualquer preocupação com a ordem alfabétic

Cronológico utiliza número e data como forma de localização da informação.

Dígito-terminal

os documentos são arquivados conforme uma seqüência numérica composta de seis dígitos que são divididos em três pares. A leitura da seqüência se dá da direita para a esquerda. Ex: o número 170482 será divido em três pares que serão lidos da direita para esquerda, sendo 82 o primeiro par, 04 o segundo e 17 o terceiro.

• ideográfico: distribui os documentos conforme os assuntos a que eles se referem.

Divide-se em:

• alfabético: os assuntos são divididos conforme a ordenação dicionária e a ordenação enciclopédica.

Dicionário Enciclopédico

• Assuntos isolados são dispostos alfabeticamente conforme a sequência das letras

Exemplo:Sistemas de arquivosSistemas de bibliotecaSistemas de processamento de dadosVenda de publicações

• Assuntos correlatos são agrupados sob títulos gerais e dispostos alfabeticamente.

Exemplo:Sistemas

de arquivosde bibliotecas de processamento de dados

Venda de publicações

• numérico: os assuntos recebem números específicos. Divide-se em decimal, duplex e unitermo.

Decimal Duplex

• Expansão limitada de classes (10),

• As subdivisões são representadas por “pontos”.

Ex: 211 Cursos

211.1 Extensão211.2 Formação

• Expansão ilimitada de classes,

• As subdivisões são representadas por “traços”.

Ex: 2-1-1 Cursos

2-1-1-1 Extensão2-1-1-2 Formação

• Unitermo

Criam-se fichas a partir de termos utilizados pela instituição. Cadastra, na ficha, os números dos documentos que contêm a palavra nela registrada.



Sistemas de Busca

A busca dos documentos é realizada por meio de dois grandes sistemas: o sistema direto, onde a busca é feita diretamente no local onde o documento está arquivado; e por meio do sistema indireto, que é aquele em que a busca é feita com a ajuda de índices ou de instrumentos auxi-liares.

Os métodos alfabético e geográfico são os únicos métodos do sistema direto, ou seja, os únicos métodos que não adotam índices. Os métodos numéricos são do sistema indireto, portanto, adotam índices para a localização dos documentos.

Além destes dois grandes sistemas de busca, existe outro chamado semi- indireto O método al-fanumérico, que combina letras e números, é o único que integra este último sistema de busca.

7. Empréstimo

No arquivo a atividade de empréstimo dever ser formalizada por meio de um indicador, deno-minado guia-fora, colocado no lugar de uma unidade de arquivamento ou item documental para assinalar a sua remoção temporária. A guia-fora tem como finalidades: a cobrança de pas-tas ou documentos que não tenham sido devolvidos no prazo estipulado, e facilitar o rearquiva-mento de documentos.

8. Arquivos Intermediários

Nesta fase, os documentos apresentam baixa freqüência de uso para a instituição acumulado-ra; no entanto, por razões administrativas, devem ainda ser mantidos no arquivo até que seja estabelecida a sua destinação final, que pode ser a eliminação ou a guarda permanente. Com a finalidade de se diminuir os gastos referentes à sua manutenção e utilização, os documentos da fase intermediária podem ser arquivados em locais distantes daquele em que foram produ-zidos. Os depósitos de guarda intermediária devem possuir grande capacidade de armazena-mento, eles são construídos com materiais e equipamentos de baixo custo e utilizam sistemas de segurança para a prevenção de desastres.

Atividades

Para cumprir a sua função, os arquivos intermediários executam as seguintes atividades:

• coordenação do recebimento de documentos da fase corrente: recebe os documentos en-viados pelos setores a realiza a conferência e o arquivamento das caixas:

• atendimento a consultas dos setores/órgãos depositantes quando os documentos forem solicitados

• aplicação da tabela de temporalidade ao documentos que ainda não tiverem sua destina-ção estabelecida.


• seleção de documentos: separa os documentos sem que serão eliminados daqueles que serão recolhidos á guarda permanente

• recolhimento (envio) de documentos à fase permanente.

9. Arquivos Permanentes

Os arquivos permanentes são formados pelos documentos que constituem o patrimônio arqui-vístico da instituição, seja pelo seu valor informativo ou pelo valor histórico; estes valores estão relacionados ao potencial de pesquisa dos documentos como forma de criar um memorial das decisões passadas da instituição. A função de um arquivo permanente é reunir, conservar, ar-ranjar, descrever e facilitar a consulta aos documentos

Atividades

Para cumprir a função de disponibilizar as informações sob sua guarda, os arquivos permanen-tes devem executar um conjunto de atividades destinadas à organização e disponibilização dos documentos. Segundo Paes, Marilena (Arquivo: teoria e prática, 2004), as principais atividades dos arquivos permanentes são:

• Arranjo

• Descrição

• Publicação

• Conservação

• Referência.

Arranjo:

Consiste na reunião e ordenação dos conjuntos documentais de acordo com a estrutura admi-nistrativa que os originou ou conforme as funções/atividades executadas por essa entidade. Assim sendo, o arranjo pode ser o estrutural, no qual os documentos são organizados a partir da estrutura administrativa da entidade produtora, ou funcional, onde a ordenação tem por eixo as funções desempenhadas pela entidade produtora. As atividades de arranjo são do tipo físicas e intelectuais: as físicas são aquelas destinadas ao arquivamento e armazenamento dos documentos, enquanto que as intelectuais estão relacionadas a análise dos documentos quan-to à sua forma, origem funcional e conteúdo

Descrição

Compreende o conjunto de procedimentos que visa disponibilizar aos pesquisadores as infor-mações contidas no arquivo, por meio da elaboração de instrumentos de pesquisa. Estes ins-



trumentos identificam, representam e localizam os documentos de arquivo, possibilitando o acesso e controle do acervo.

Os principais tipos de instrumentos de pesquisa são: o guia, o inventário, o catálogo, o catálo-go seletivo, a edição de textos e o índice.

• guia: o primeiro e mais importante instrumento de pesquisa a ser desenvolvido pelo arqui-vista é o guia, que fornece uma visão de conjunto dos fundos que a instituição abriga. Per-mite o pesquisador identificar os conjuntos documentais de seu interesse e tomar ciência das condições de consulta;

• inventário: instrumento de pesquisa que descreve as unidades de arquivamento de um fundo, ou parte dele, cuja apresentação obedece a uma ordenação lógica;

• catálogo: instrumento de pesquisa em que a descrição exaustiva ou parcial de um fundo, ou de uma ou mais de suas subdivisões, toma por base a peça documental, respeitada ou não a ordem de classificação;

• catálogo seletivo (repertório): traz relação seletiva de documentos pertencentes a uma ou mais fundos e no qual cada peça integrante de uma unidade de arquivamento é descrita minuciosamente segundo critério temático, cronológico, onomástico (de nomes) ou geo-gráfico.

• edição de textos (edição de fontes): instrumento que descreve na íntegra alguns docu-mentos do fundo de arquivo.

• índice: é uma lista sistemática dos elementos do conteúdo de um documento ou grupo de documentos, disposta em determinada ordem para indicar a localização no texto.

As principais normas de descrição arquivística são:

• NOBRADE: Norma Brasileira de Descrição Arquivística

• ISAD (G): Norma Geral Internacional de Descrição Arquivística

Publicação

Os instrumentos de pesquisa, elaborados dentro de programa de descrição de documentos, podem ser publicados, em formato impresso, ou no site da institucional, para poder ser acessa-dos e consultados pelo público.

Conservação de Documentos

São técnicas aplicadas ao documento e à sua área de guarda, visando manter condições ideais para a conservação do suporte da informação. Estas atividades visam diminuir os danos causa-dos aos documentos de arquivo por meio de técnicas que permitam a preservação do suporte da informação.


Os fatores que causam danos aos documentos estão relacionados com sua própria estrutura (fatores intrínsecos), bem como aos agentes externos cuja ação prejudica o tempo de vida útil dos documentos (fatores extrínsecos); estes se dividem em:

a) agentes físicos: a luz, temperatura e a umidade são agentes físicos causadores de danos aos documentos. A luminosidade natural e a artificial devem ser evitadas, pois causam o enfraquecimento das fibras dos documentos. Para evitar o mofo e a proliferação de inse-tos, os níveis de temperatura e umidade devem ser controlados de acordo com o tipo de suporte dos documentos.

Tipos de suportes Condições ambientais

Fotografias em preto e branco T 12ºC +/- 1ºC e UR 35% +/- 5%

Fotografias em cor T 5ºC +/- 1ºC e UR 35% +/- 5%

Registros magnéticos T 18ºC +/- 1ºC e UR 40% +/- 5%

b) agentes químicos: poluição atmosférica, tintas, gases, oleosidade e objetos metálicos (clipes, grampos e hastes de metal).

c) agentes biológicos: insetos, microorganismos, homem, roedores, entre outros.

Para manter o tempo de vida útil dos documentos em meio as ameaças comentadas, torna-se necessária a aplicação das técnicas de conservação e restauração.

Técnicas de Conservação

As principais técnicas de conservação são :

a) alisamento: processo de conservação que consiste em colocar os documentos em bandejas de aço inoxidável, expondo-os à ação do ar com forte percentagem de umidade (90 a 95%) durante uma hora, em uma câmara de umidificação. Em seguida são passados à ferro, folha por folha, em máquinas elétricas.

b) higienização: é a retirada, por meio de técnicas apropriadas, objetos de metal, de poeira, e outros resíduos, com vistas à preservação. Pode ser feita por meio de panos, trinchas, pó de borracha, pinceis e escovas macios.

c) desinfecção/desinfestação: processo de destruição ou inibição da atividade de microorganismos; A fumigação é um exemplo de desinfestação.

d) restauração: são intervenções que visam a recuperação de documentos deteriorados ou a interrupção dos danos por eles sofridos. As principais técnicas de restauração são:

• encapsulação: processo de preservação no qual o documento é protegido entre folhas de poliéster transparente, cujas bordas são seladas; é considerado um dos mais modernos processos de restauração.



• laminação: processo em que se envolve o documento em papel de seda e acetato de ce-lulose. Nesta técnica, a durabilidade e as qualidades do papel são asseguradas sem perda da legibilidade e da flexibilidade, tornando o documento imune à ação de fungos e pragas.

• reenfibragem: preenche as falhas dos documentos com polpa de papel;

• banho de gelatina: consiste em mergulhar o documento em banho de gelatina ou cola, o que aumenta sua resistência, não prejudica a visibilidade e a flexibilidade e proporciona a passagem dos raios ultravioleta e infravermelhos. Desvantagem: os documentos tornam-se suscetíveis ao ataque dos insetos e fungos.

Referência

Esta atividade visa ao estabelecimento de políticas de acesso e de uso dos documentos. Enten-de-se por política de acesso os procedimentos a serem adotados em relação ao que pode ser consultado. Cabe ao arquivo estabelecer a liberação ou restrição de acesso, após analisar os aspectos políticos e legais que envolvem as informações, bem como o direito de terceiros.

A atividade de referência também inclui a promoção de exposições de documentos e a realiza-ção de atividades culturais como cursos e palestras.

10. Gestão de Documentos

A grande quantidade de documentos acumulados no cotidiano das empresas só se constitui em um importante recurso se for gerido desde a criação até a destinação final, e ainda se for corretamente disponibilizado à administração que o produziu.

A gestão documental tem a finalidade de controlar os documentos durante o seu ciclo de vida, com vista à racionalização e eficiência na criação, manutenção, uso primário e avaliação dos mesmos.

A gestão de documentos é definida como o “conjunto de procedimentos referentes às ativida-des de produção, tramitação, uso e avaliação e arquivamento dos documentos em fase corren-te e intermediária, visando a sua eliminação ou recolhimento para a guarda permanente.” (Lei nº.8.159/91). A implantação da gestão de documentos acontece por meio de três etapas:

• produção: consiste na elaboração de documentos conforme a sua essencialidade para a administração; prevê o estabelecimento de critérios para a padronização de formulários, correspondências e demais documentos gerados, e orientações para a utilização racional dos recursos informáticos e de reprodução. A produção racionalizada reduz custos com a produção de documentos e facilita o seu manuseio.

• utilização: inclui as atividades de protocolo, organização e arquivamento de documentos em fase corrente e intermediária; contempla a elaboração de normas de acesso e recupe-ração da informação.

• destinação: etapa que estabelece a destinação final dos documentos, mediante a análise dos valores que eles apresentam para a instituição produtora.


Objetivos da Gestão de Documentos

Segundo o Arquivo Nacional (Gestão de Documentos – Conceitos e Procedimentos Básicos, 1995) a gestão de documentos tem os seguintes objetivos:

• assegurar, de forma eficiente, a produção, administração, manutenção e destinação de do-cumentos;

• melhorar a eficiência da administração acumuladora dos documentos;

• garantir que a informação governamental esteja disponível quando e onde seja necessária ao governo e aos cidadãos;

• contribuir para o acesso e preservação dos documentos que mereçam guarda permanente por seus valores histórico e científico;

• assegurar a eliminação dos documentos desprovidos de valor

• assegurar o uso adequado das técnicas de alteração do suporte da informação (digitaliza-ção/microfilmagem) e de processamento automatizado de dados e outras técnicas avança-das de gestão da informação

11. Alteração do Suporte

Microfilmagem

É a técnica de produção de imagens fotográficas de um documento em formato altamente reduzido. Este procedimento, que encontra respaldo na legislação brasileira, possibilita a redução de espaço ocupado pelos documentos arquivísticos em papel, bem como a preservação dos documentos originais.

O microfilme, as certidões, os traslados e as cópias fotográficas obtidas diretamente dos filmes produzirão os mesmos efeitos jurídicos do documento originalmente microfilmado, desde que obedecidos os critérios e padrões estabelecidos na Lei nº 5.433, de 8 de maio de 1968, que “regula a microfilmagem de documentos oficiais e dá outras providências”. Para serem micro-filmados, os documentos devem apresentar uma organização que possibilite a recuperação das informações neles contidas e devem estar previamente avaliados. Cabe ressaltar que é obriga-tória, para efeito de segurança, a extração de filme cópia do filme original. Estes exemplares serão mantidos em local distinto.

Os documentos podem ser eliminados após a microfilmagem, exceto aqueles considerados de valor permanente. Estes deverão ser mantidos no arquivo após passarem por esta alteração do suporte.

Digitalização

A digitalização tem como finalidade promover o acesso rápido das informações arquivísticas, reduzir os danos causados ao suporte original e agilizar a execução das atividades adminis-trativas. O processo constitui na captura de imagens analógicas para a conversão em formato



digital, por meio de um scanner, e permite a disponibilização dos documentos na internet e intranet, bem como o seu acesso simultâneo por diversos usuários.

Segundo a lei nº 12.682/2012 o processo de digitalização deverá ser realizado de forma a manter a integridade, a autenticidade e, se necessário, a confidencialidade do documento digital, com o emprego de certificado digital emitido no âmbito da Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira – ICP – Brasil.

12. Órgãos /Sistemas de Arquivo

De acordo com a legislação Arquivística, identifica-se a existência dos seguintes órgãos/siste-mas de arquivo:

a) Arquivo Nacional: órgão que possui entre outras competências, a gestão e o recolhimento dos documentos acumulados pelo Poder Executivo Federal.

“Compete ao Arquivo Nacional a gestão e o recolhimento dos documentos produzidos e recebidos pelo Poder Executivo Federal, bem como preservar e facultar o acesso aos documentos sob sua guarda, e acompanhar e imple-mentar a política nacional de arquivos. (Art. 18 da Lei 8.159/91)”

b) CONARQ (Conselho Nacional de Arquivos): define a política nacional de arquivos públicos e privados. O Conarq é o órgão central do SINAR.

“O Conselho Nacional de Arquivos – CONARQ, órgão colegiado, vinculado ao Arquivo Nacional, criado pelo art. 26 da Lei no 8.159, de 8 de janeiro de 1991, tem por finalidade definir a política nacional de arquivos públicos e privados, bem como exercer orientação normativa visando à gestão docu-mental e à proteção especial aos documentos de arquivo.(Art. 1º do Decreto 4073/2002)”

c) SINAR (Sistema Nacional de Arquivos): tem a finalidade de implementar a política nacional de arquivos públicos e privados. O SINAR foi criado pelo decreto 4.073/02.

“O SINAR tem por finalidade implementar a política nacional de arquivos pú-blicos e privados, visando à gestão, à preservação e ao acesso aos documen-tos de arquivo. .(Art. 10 do Decreto 4073/2002)”

13. Diagnóstico

Trata-se de uma ferramenta de conhecimento da situação dos arquivos da instituição. É utiliza-do como ponto de partida das ações arquivísticas a serem realizadas, tais como a organização de arquivos e a elaboração dos instrumentos de gestão arquivística.

O diagnóstico é feito a partir de um levantamento de dados da instituição e do seu acervo, por meio de entrevistas, questionários e observação direta dos arquivos da instituição, conforme detalhamento abaixo.


Dados da instituição

Coleta de dados referentes à instituição e suas funções, por meio do exame documentos, como por exemplo, regimento, estatuto, regulamento e organograma.

Dados do acervo

Engloba a coleta de dados quantitativos e qualitativos do acervo

a) Dados Quantitativos

• Quantidade de documentos expressa de acordo com as regras aceitas universalmente.

Tipo de Suporte Unidade de Medida

Papel metro linear

Especial (fotografias, cd’s, dvd’s) unidade, dimensões

b) Dados Qualitativos

Engloba os levantamento dos seguintes dados:

• Características diplomáticas – tipologias documentais – que os individualizam

• Conteúdos informacionais genéricos, expressos de modo sintético e hierárquico

• Unidades físicas de arquivamento, isto é, a movelaria e as embalagens utilizadas

• O modo original de arquivamento – classificação, avaliação, descrição – mesmo que empí-rico e baseado no senso comum

• A existência e o modo de uso de tecnologias da informação

• As características das instalações e a situação dos acervos no que refere a preservação

Objetivos do Diagnóstico

Os principais objetivos do diagnóstico são: identificar problemas e as possibilidades de melho-ria e fornecer informações para a elaboração do plano de classificação e da tabela de tempora-lidade, que são considerados instrumentos de gestão arquivística.

Tipos de Diagnóstico

Existem dois tipos de diagnóstico, o maximalista e o minimalista, que serão detalhados abaixo.

• maximalista: consiste no levantamento da situação arquivística do conjunto de organiza-ções que forma um governo federal, estadual ou municipal. Também pode ser realizado a partir do estudo de “famílias” de organizações similares na busca de problemas e soluções paradigmáticas;



• minimalista: consiste na observação dos problemas arquivísticos da organização, no estu-do de caso e na procura de soluções para os problemas detectados.

14. RECORTES DA LEGISLAÇÃO

LEI Nº 8.159, DE 08 DE JANEIRO DE 1991

Dispõe sobre a política nacional de arquivos públicos e privados e dá outras providências

O PRESIDENTE DA REPÚBLICA

Faço saber que o Congresso Nacional decreta e eu sanciono a seguinte Lei:

CAPÍTULO IDISPOSIÇÕES GERAIS

Art. 1º É dever do Poder Público a gestão docu-mental e a proteção especial a documentos de arquivos, como instrumento de apoio à admi-nistração, à cultura, ao desenvolvimento cientí-fico e como elementos de prova e informação.

Art. 2º Consideram-se arquivos, para os fins desta Lei, os conjuntos de documentos produ-zidos e recebidos por órgãos públicos, institui-ções de caráter público e entidades privadas, em decorrência do exercício de atividades es-pecíficas, bem como por pessoa física, qualquer que seja o suporte da informação ou a natureza dos documentos.

Art. 3º Considera-se gestão de documentos o conjunto de procedimentos e operações técni-cas referentes à sua produção, tramitação, uso, avaliação e arquivamento em fase corrente e in-termediária, visando a sua eliminação ou reco-lhimento para guarda permanente.

CAPÍTULO IIDOS ARQUIVOS PÚBLICOS

Art. 7º Os arquivos públicos são os conjuntos de documentos produzidos e recebidos, no exercí-cio de suas atividades, por órgãos públicos de âmbito federal, estadual, do Distrito Federal e municipal em decorrência de suas funções ad-ministrativas, legislativas e judiciárias.

§ 1º São também públicos os conjuntos de documentos produzidos e recebidos por instituições de caráter público, por entida-des privadas encarregadas da gestão de ser-viços públicos no exercício de suas ativida-des.

§ 2º A cessação de atividade de instituições públicas e de caráter público implica o reco-lhimento de sua documentação à instituição arquivística pública ou a sua transferência à instituição sucessora.

Art. 8º Os documentos públicos são identifica-dos como correntes, intermediários e perma-nentes.

§ 1º Consideram-se documentos correntes aqueles em curso ou que, mesmo sem mo-vimentação, constituam objeto de consul-tas freqüentes.

§ 2º Consideram-se documentos interme-diários aqueles que, não sendo de uso cor-rente nos órgãos produtores, por razões de


interesse administrativo, aguardam a sua eliminação ou recolhimento para guarda permanente.

§ 3º Consideram-se permanentes os con-juntos de documentos de valor histórico, probatório e informativo que devem ser de-finitivamente preservados.

Art. 9º A eliminação de documentos produzidos por instituições públicas e de caráter público será realizada mediante autorização da institui-ção arquivística pública, na sua específica esfera de competência.

Art. 10 Os documentos de valor permanente são inalienáveis e imprescritíveis

Decreto nº 4073, de 3 de Janeiro de 2002 – Re-gulamenta a Lei no 8.159, de 8 de janeiro de 1991, que dispõe sobre a política nacional de arquivos públicos e privados.

CAPÍTULO III DOS DOCUMENTOS PÚBLICOS

Art. 15. São arquivos públicos os conjuntos de documentos:

I – produzidos e recebidos por órgãos e en-tidades públicas federais, estaduais, do Dis-trito Federal e municipais, em decorrência de suas funções administrativas, legislativas e judiciárias; (..)

III – produzidos e recebidos pelas empresas públicas e pelas sociedades de economia mista;

IV – produzidos e recebidos pelas Organiza-ções Sociais, definidas como tal pela Lei no 9.637, de 15 de maio de 1998, e pelo Servi-ço Social Autônomo Associação das Pionei-ras Sociais, instituído pela Lei no 8.246, de 22 de outubro de 1991.

LEI N° 5.433, DE 8 DE MAIO DE 1968

Regula a microfilmagem de documentos oficiais e dá outras

providências.

Art. 1º É autorizada, em todo o território nacional, a microfilmagem de documentos particulares e oficiais arquivados, estes de órgãos federais, estaduais e municipais.

§1º Os microfilmes de que trata esta Lei, assim como as certidões, os traslados e as cópias fotográficas obtidas diretamente dos filmes produzirão os mesmos efeitos em juízos ou fora dele.

Art. 2º Os documentos de valor histórico não deverão ser eliminados, podendo ser arquivados em local diverso da repartição detentora dos mesmos.



DECRETO Nº 1.799, DE 30 DE JANEIRO DE 1996

Regulamenta a Lei nº 5433, de 8 de maio de 1968, que regula a microfilmagem de documen-tos oficiais, e dá outras providências.

Art. 1º A microfilmagem, em todo território nacional, autorizada pela Lei nº 5.433, de 8 de maio de 1968, abrange a dos documentos ofi-ciais ou públicos, de qualquer espécie e em qualquer suporte, produzidos e recebidos pelos órgãos dos Poderes Executivo, Judiciário e Legis-lativo, da Administração Indireta, da União, dos Estados, do Distrito Federal e dos Municípios, bem como a dos documentos particulares ou privados, de pessoas físicas ou jurídicas.(...)

(...)Art. 3º Entende-se por microfilme, para fins deste Decreto, o resultado do processo de re-produção em filme, de documentos, dados e imagens, por meios fotográficos ou eletrônicos, em diferentes graus de redução.

Art. 5º A microfilmagem, de qualquer espécie, será feita sempre em filme original, com o mí-nimo de 180 linhas por milímetro de definição, garantida a segurança e qualidade de imagem e de reprodução.

§ 1º Será obrigatória, para efeito de segu-rança, a extração de filme cópia, do filme original.

§ 2º Fica vedada a utilização de filmes atua-lizáveis de qualquer tipo, tanto para a con-fecção do original como para a extração de cópias.

§ 3º O armazenamento do filme original de-verá ser feito em local diferente do seu fil-me cópia.

Art. 6º Na microfilmagem poderá ser utilizado qualquer grau de redução, garantida a legibili-dade e a qualidade de reprodução.

Parágrafo único. Quando se tratar de ori-ginal cujo tamanho ultrapasse a dimensão máxima do campo fotográfico do equipa-mento em uso, a microfilmagem poderá ser feita por etapas, sendo obrigatória a re-petição de uma parte da imagem anterior na imagem subseqüente, de modo que se possa identificar, por superposição, a conti-nuidade entre as seções adjacentes micro-filmadas.

Art. 9º Os documentos da mesma série ou se-quência, eventualmente omitidos quando da microfilmagem, ou aqueles cujas imagens não apresentarem legibilidade, por falha de opera-ção ou por problema técnico, serão reproduzi-dos posteriormente, não sendo permitido corte ou inserção no filme original.

Art. 11. Os documentos, em tramitação ou em estudo, poderão, a critério da autoridade com-petente, ser microfilmados, não sendo permiti-da a sua eliminação até a definição de sua des-tinação final

Art. 14. Os traslados, as certidões e as cópias em papel ou em filme de documentos microfil-mados, para produzirem efeitos legais em juízo ou fora dele, terão que ser autenticados pela autoridade competente detentora do filme ori-ginal.


LEI Nº 12.682, DE 9 DE JULHO DE 2012

Dispõe sobre a elaboração e o arquivamento em meios

eletromagnéticos

Art. 1º A digitalização, o armazenamento em meio eletrônico, óptico ou equivalente e a reprodução de documentos públicos e privados serão regulados pelo disposto nesta Lei.

Parágrafo único. Entende-se por digitaliza-ção a conversão da fiel imagem de um do-cumento para código digital.

Art. 2o (VETADO).

Art. 3º O processo de digitalização deverá ser realizado de forma a manter a integridade, a autenticidade e, se necessário, a

confidencialidade do documento digital, com o emprego de certificado digital emitido no âmbito da Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira – ICP – Brasil.

Parágrafo único. Os meios de armazena-mento dos documentos digitais deverão protegê-los de acesso, uso, alteração, re-produção e destruição não autorizados.

Art. 4º As empresas privadas ou os órgãos da Administração Pública direta ou indireta que utilizarem procedimentos de armazenamento de documentos em meio eletrônico, óptico ou equivalente deverão adotar sistema de indexação que possibilite a sua precisa localização, permitindo a posterior conferência da regularidade das etapas do processo adota-do.

LEI Nº 12527, DE 18 DE NOVEMBRO DE 2011

Regula o acesso a informações previsto no inci-so XXXIII do art. 5º, no inciso II do § 3º do art. 37 e no § 2º do art. 216 da Constituição Federal; al-tera a Lei nº 8.112, de 11 de dezembro de 1990; revoga a Lei nº 11.111, de 5 de maio de 2005, e dispositivos da Lei no 8.159, de 8 de janeiro de 1991; e dá outras providências.

CAPÍTULO II DO ACESSO A INFORMAÇÕES E DA

SUA DIVULGAÇÃO

Art. 6º Cabe aos órgãos e entidades do poder público, observadas as normas e procedimentos específicos aplicáveis, assegurar a:

I – gestão transparente da informação, pro-piciando amplo acesso a ela e sua divulga-ção;

II – proteção da informação, garantindo-se sua disponibilidade, autenticidade e integri-dade; e

III – proteção da informação sigilosa e da in-formação pessoal, observada a sua disponi-bilidade, autenticidade, integridade e even-tual restrição de acesso.

Art. 7º O acesso à informação de que trata esta Lei compreende, entre outros, os direitos de ob-ter:

I – orientação sobre os procedimentos para a consecução de acesso, bem como sobre o



local onde poderá ser encontrada ou obtida a informação almejada; (...)

(...) VII – informação relativa:

a) à implementação, acompanhamento e resultados dos programas, projetos e ações dos órgãos e entidades públicas, bem como metas e indicadores propostos;

b) ao resultado de inspeções, auditorias, prestações e tomadas de contas realizadas pelos órgãos de controle interno e externo, incluindo prestações de contas relativas a exercícios anteriores. (...)

Art. 8º É dever dos órgãos e entidades públicas promover, independentemente de requerimen-tos, a divulgação em local de fácil acesso, no âmbito de suas competências, de informações de interesse coletivo ou geral por eles produzi-das ou custodiadas.

§ 1º Na divulgação das informações a que se refere o caput, deverão constar, no mínimo:

I – registro das competências e estrutura organizacional, endereços e telefones das respectivas unidades e horários de atendi-mento ao público;

II – registros de quaisquer repasses ou transferências de recursos financeiros;

III – registros das despesas;

IV – informações concernentes a procedi-mentos licitatórios, inclusive os respectivos editais e resultados, bem como a todos os contratos celebrados;

V – dados gerais para o acompanhamento de programas, ações, projetos e obras de órgãos e entidades; e

VI – respostas a perguntas mais frequentes da sociedade.

Art. 9º O acesso a informações públicas será as-segurado mediante:

I – criação de serviço de informações ao ci-dadão, nos órgãos e entidades do poder pú-

blico, em local com condições apropriadas para:

a) atender e orientar o público quanto ao acesso a informações;

b) informar sobre a tramitação de docu-mentos nas suas respectivas unidades;

c) protocolizar documentos e requerimen-tos de acesso a informações; e

II – realização de audiências ou consultas públicas, incentivo à participação popular ou a outras formas de divulgação.

CAPÍTULO IIIDO PROCEDIMENTO DE ACESSO

À INFORMAÇÃO

Seção IDO PEDIDO DE ACESSO

Art. 10. Qualquer interessado poderá apresen-tar pedido de acesso a informações aos órgãos e entidades referidos no art. 1o desta Lei, por qualquer meio legítimo, devendo o pedido con-ter a identificação do requerente e a especifica-ção da informação requerida.

§ 1º Para o acesso a informações de inte-resse público, a identificação do requerente não pode conter exigências que inviabilizem a solicitação.

§ 2º Os órgãos e entidades do poder público devem viabilizar alternativa de encaminha-mento de pedidos de acesso por meio de seus sítios oficiais na internet.

§ 3º São vedadas quaisquer exigências rela-tivas aos motivos determinantes da solicita-ção de informações de interesse público.

Art. 11. O órgão ou entidade pública deverá au-torizar ou conceder o acesso imediato à infor-mação disponível.


§ 1º Não sendo possível conceder o aces-so imediato, na forma disposta no caput, o órgão ou entidade que receber o pedido deverá, em prazo não superior a 20 (vinte) dias:

I – comunicar a data, local e modo para se realizar a consulta, efetuar a reprodução ou obter a certidão;

II – indicar as razões de fato ou de direito da recusa, total ou parcial, do acesso pretendi-do; ou

III – comunicar que não possui a informa-ção, indicar, se for do seu conhecimento, o órgão ou a entidade que a detém, ou, ain-da, remeter o requerimento a esse órgão ou entidade, cientificando o interessado da re-messa de seu pedido de informação.

§ 2º O prazo referido no § 1º poderá ser prorrogado por mais 10 (dez) dias, median-te justificativa expressa, da qual será cienti-ficado o requerente.

§ 3º Sem prejuízo da segurança e da prote-ção das informações e do cumprimento da legislação aplicável, o órgão ou entidade poderá oferecer meios para que o próprio requerente possa pesquisar a informação de que necessitar. (...)

Seção IIDOS RECURSOS

Art. 15. No caso de indeferimento de acesso a informações ou às razões da negativa do acesso, poderá o interessado interpor recurso contra a decisão no prazo de 10 (dez) dias a contar da sua ciência.

Parágrafo único. O recurso será dirigido à autoridade hierarquicamente superior à que exarou a decisão impugnada, que deve-rá se manifestar no prazo de 5 (cinco) dias.

Art. 16. Negado o acesso a informação pelos ór-gãos ou entidades do Poder Executivo Federal, o requerente poderá recorrer à Controladoria-

-Geral da União, que deliberará no prazo de 5 (cinco) dias se:

I – o acesso à informação não classificada como sigilosa for negado;

II – a decisão de negativa de acesso à infor-mação total ou parcialmente classificada como sigilosa não indicar a autoridade clas-sificadora ou a hierarquicamente superior a quem possa ser dirigido pedido de acesso ou desclassificação;

III – os procedimentos de classificação de informação sigilosa estabelecidos nesta Lei não tiverem sido observados; e

IV – estiverem sendo descumpridos prazos ou outros procedimentos previstos nesta Lei.

§ 1º O recurso previsto neste artigo somen-te poderá ser dirigido à Controladoria-Geral da União depois de submetido à apreciação de pelo menos uma autoridade hierarquica-mente superior àquela que exarou a deci-são impugnada, que deliberará no prazo de 5 (cinco) dias.

§ 2º Verificada a procedência das razões do recurso, a Controladoria-Geral da União de-terminará ao órgão ou entidade que adote as providências necessárias para dar cum-primento ao disposto nesta Lei.

§ 3º Negado o acesso à informação pela Controladoria-Geral da União, poderá ser interposto recurso à Comissão Mista de Re-avaliação de Informações, a que se refere o art. 35.

Seção IIDA CLASSIFICAÇÃO DA INFORMAÇÃO

QUANTO AO GRAU E PRAZOS DE SIGILO

Art. 23. São consideradas imprescindíveis à se-gurança da sociedade ou do Estado e, portanto, passíveis de classificação as informações cuja di-vulgação ou acesso irrestrito possam:



I – pôr em risco a defesa e a soberania na-cionais ou a integridade do território nacio-nal;

II – prejudicar ou pôr em risco a condução de negociações ou as relações internacio-nais do País, ou as que tenham sido forneci-das em caráter sigiloso por outros Estados e organismos internacionais;

III – pôr em risco a vida, a segurança ou a saúde da população;

IV – oferecer elevado risco à estabilidade fi-nanceira, econômica ou monetária do País;

V – prejudicar ou causar risco a planos ou operações estratégicos das Forças Armadas;

VI – prejudicar ou causar risco a projetos de pesquisa e desenvolvimento científico ou tecnológico, assim como a sistemas, bens, instalações ou áreas de interesse estratégi-co nacional;

VII – pôr em risco a segurança de institui-ções ou de altas autoridades nacionais ou estrangeiras e seus familiares; ou

VIII – comprometer atividades de inteligên-cia, bem como de investigação ou fiscali-zação em andamento, relacionadas com a prevenção ou repressão de infrações.

Art. 24. A informação em poder dos órgãos e entidades públicas, observado o seu teor e em razão de sua imprescindibilidade à segurança da sociedade ou do Estado, poderá ser classificada como ultrassecreta, secreta ou reservada.

§ 1º Os prazos máximos de restrição de acesso à informação, conforme a classifica-ção prevista no caput, vigoram a partir da data de sua produção e são os seguintes:

I – ultrassecreta: 25 (vinte e cinco) anos;

II – secreta: 15 (quinze) anos; e

III – reservada: 5 (cinco) anos.

Seção IVDOS PROCEDIMENTOS DE

CLASSIFICAÇÃO, RECLASSIFICAÇÃO E DESCLASSIFICAÇÃO

Art. 27. A classificação do sigilo de informações no âmbito da administração pública federal é de competência:

I – no grau de ultrassecreto, das seguintes autoridades:

a) Presidente da República;

b) Vice-Presidente da República;

c) Ministros de Estado e autoridades com as mesmas prerrogativas;

d) Comandantes da Marinha, do Exército e da Aeronáutica; e

e) Chefes de Missões Diplomáticas e Consu-lares permanentes no exterior; (...)

Parágrafo único. A decisão referida no ca-put será mantida no mesmo grau de sigilo da informação classificada.

Seção VDAS INFORMAÇÕES PESSOAIS

Art. 31. O tratamento das informações pessoais deve ser feito de forma transparente e com res-peito à intimidade, vida privada, honra e ima-gem das pessoas, bem como às liberdades e ga-rantias individuais.

§ 1º As informações pessoais, a que se re-fere este artigo, relativas à intimidade, vida privada, honra e imagem:

I – terão seu acesso restrito, independente-mente de classificação de sigilo e pelo prazo máximo de 100 (cem) anos a contar da sua data de produção, a agentes públicos legal-mente autorizados e à pessoa a que elas se referirem; e (...)


CAPÍTULO VIDISPOSIÇÕES FINAIS E TRANSITÓRIAS

Art. 35. (revogado) (apenas o caput)

§ 1º É instituída a Comissão Mista de Reava-liação de Informações, que decidirá, no âm-bito da administração pública federal, sobre o tratamento e a classificação de informa-ções sigilosas e terá competência para:

I – requisitar da autoridade que classificar informação como ultrassecreta e secreta es-clarecimento ou conteúdo, parcial ou inte-gral da informação;

II – rever a classificação de informações ul-trassecretas ou secretas, de ofício ou me-diante provocação de pessoa interessada, observado o disposto no art. 7º e demais dispositivos desta Lei; e

III – prorrogar o prazo de sigilo de informa-ção classificada como ultrassecreta, sempre por prazo determinado, enquanto o seu acesso ou divulgação puder ocasionar ame-aça externa à soberania nacional ou à inte-gridade do território nacional ou grave risco às relações internacionais do País, observa-do o prazo previsto no § 1o do art. 24.

§ 2º O prazo referido no inciso III é limitado a uma única renovação.

§ 3º A revisão de ofício a que se refere o in-ciso II do § 1º deverá ocorrer, no máximo, a cada 4 (quatro) anos, após a reavaliação prevista no art. 39, quando se tratar de do-cumentos ultrassecretos ou secretos.

§ 4º A não deliberação sobre a revisão pela Comissão Mista de Reavaliação de Informa-ções nos prazos previstos no § 3o implicará a desclassificação automática das informa-ções.

DECRETO Nº 7724, DE 16 DE MAIO DE 2012

Vigência Regulamenta a Lei no 12.527, de 18 de novembro de 2011, que dispõe sobre o acesso a informações previsto no inciso XXXIII do caput do art. 5º, no inciso II do § 3º do art. 37 e no § 2º do art. 216 da Constituição.

CAPÍTULO IIIDA TRANSPARÊNCIA ATIVA

Art. 7º É dever dos órgãos e entidades promover, independente de requerimento, a divulgação em seus sítios na Internet de informações de interesse coletivo ou geral por eles produzidas ou custodiadas, observado o disposto nos arts. 7º e 8º da Lei no 12.527, de 2011.

CAPÍTULO IVDA TRANSPARÊNCIA PASSIVA

Art. 9º Os órgãos e entidades deverão criar Ser-viço de Informações ao Cidadão – SIC, com o ob-jetivo de:

I – atender e orientar o público quanto ao acesso à informação;

II – informar sobre a tramitação de docu-mentos nas unidades; e

III – receber e registrar pedidos de acesso à informação

Parágrafo único. Compete ao SIC:



I – o recebimento do pedido de acesso e, sempre que possível, o fornecimento ime-diato da informação;

II – o registro do pedido de acesso em sis-tema eletrônico específico e a entrega de número do protocolo, que conterá a data de apresentação do pedido; e

III – o encaminhamento do pedido recebido e registrado à unidade responsável pelo for-necimento da informação, quando couber.

Seção IIDO PEDIDO DE ACESSO

À INFORMAÇÃO

Art. 11. Qualquer pessoa, natural ou jurídica, poderá formular pedido de acesso à informa-ção.

§ 1º O pedido será apresentado em formu-lário padrão, disponibilizado em meio ele-trônico e físico, no sítio na Internet e no SIC dos órgãos e entidades.

§ 2º O prazo de resposta será contado a par-tir da data de apresentação do pedido ao SIC.

§ 3º É facultado aos órgãos e entidades o recebimento de pedidos de acesso à infor-mação por qualquer outro meio legítimo, como contato telefônico, correspondência eletrônica ou física, desde que atendidos os requisitos do art. 12.

§ 4º Na hipótese do § 3º, será enviada ao requerente comunicação com o número de protocolo e a data do recebimento do pedi-do pelo SIC, a partir da qual se inicia o prazo de resposta. (...)

Art. 14. São vedadas exigências relativas aos motivos do pedido de acesso à informação

CAPÍTULO VIDA COMISSÃO MISTA DE

REAVALIAÇÃO DE INFORMAÇÕES CLASSIFICADAS

Art. 46. A Comissão Mista de Reavaliação de In-formações, instituída nos termos do § 1º do art. 35 da Lei nº 12.527, de 2011, será integrada pe-los titulares dos seguintes órgãos:

I – Casa Civil da Presidência da República, que a presidirá;

II – Ministério da Justiça;

III – Ministério das Relações Exteriores;(...)

Parágrafo único. Cada integrante indicará suplente a ser designado por ato do Presidente da Comissão.


Questões

1. (Cespe DPF – Agente Administrativo – 2014)

Um conjunto de documentos em suporte papel produzidos e(ou) recebidos por deter-minado órgão, durante o desenvolvimento de suas atividades específicas ou atividades de suporte, consiste em um arquivo

( ) Certo ( ) Errado

2. (Cespe – MI – 2013)

O material de referência ou informação não orgânica utilizado nos setores de trabalho, é considerado documento de arquivo.


3. (Cespe – MPS – 2010)

Pode-se denominar arquivo também a ins-tituição ou o serviço que tem a custódia de documentos, com a finalidade de fazer o processamento técnico, garantir a conser-vação e promover a utilização dos arquivos.


4. (Cespe – ABIN – 2010)

Quando separado do seu conjunto, ou seja, do todo ao qual pertence, o documento de arquivo perde muito do seu significado.


5. (Cespe – TJ-RR – 2012)

O arquivo caracteriza-se por ser um con-junto orgânico, resultado das atividades de uma pessoa física ou jurídica, e não uma co-leção de documentos de diversas fontes.


6. (Cespe – DPF – 2014)

A função de prova do documento de ar-quivo evidencia-se não só pelo fato de o documento poder ser levado a juízo para comprovar determinada informação, mas, também, pela capacidade desse material de testemunhar as atividades que lhe deram origem.


7. (Cespe – TCE-RO – 2013)

A presença de peças tridimensionais em um conjunto documental indica que o material analisado não é um arquivo.


8. (Cespe – IBAMA – 2012)

Os arquivos de uma organização pública podem ser constituídos de documentos ori-ginários das atividades meio e fim e produ-zidos em variados suportes documentais, inclusive o digital.


9. (CNJ – 2013)

O arquivo do CNJ refere-se à acumulação ordenada dos documentos que surgem como resultado da realização da missão ou dos objetivos dessa instituição


10. (Cespe – MDIC – 2014)

Os arquivos gerais são localizados nas uni-dades político-administrativas de uma or-ganização e cumprem a função de arquivos correntes.



11. (Cespe – CNJ – 2013)

Uma característica do documento de arqui-vo é o seu inter-relacionamento com outros documentos e com a atividade da qual ele é resultado.


12. (Cespe – MI – 2013)

Nos processos de trabalho, independen-temente da natureza do negócio, as orga-nizações públicas ou privadas produzem e recebem informações que, registradas, tor-nam-se documentos de arquivo.


13. (Cespe – EBC – 2011)

Arquivo de engenharia é considerado um tipo de arquivo especializado.


14. (Cespe – UNIPAMPA – 2013)

Os arquivos de uma universidade são for-mados apenas pela coleção de documentos relacionados ao ensino superior.


Classificação dos Documentos de Arquivo

15. (Cespe – MPU – 2013)

Relatório de atividades, ata de reunião e bo-letim informativo são exemplos de tipos do-cumentais que podem ser encontrados nas instituições públicas brasileiras.


16. (Cespe DPF – Escrivão – 2009)

Documentos iconográficos são aqueles em formatos e dimensões variáveis, com repre-sentações geográficas, arquitetônicas ou de engenharia.


17. (Cespe – CADE – 2014)

A categoria textual é um dos principais tipos documentais presentes nos órgãos públicos brasileiros.


18. (Cespe – ABIN – 2010)

Carta, ofício, memorando, aviso, circular e relatório são exemplos de formatos docu-mentais existentes em órgãos públicos.


19. (Cespe – TJ-RR – 2012)

Entre os gêneros documentais considerados documentos de arquivo se incluem docu-mentos tridimensionais, textuais, audiovi-suais e cartográficos.


20. (Cespe – DPU – 2016)

Formulário é exemplo de tipo documental.


21. (Cespe – MPU – 2013)

A junção de uma espécie documental com a função que lhe deu origem caracteriza o gênero documental.




22. (Cespe – MPE-PI – 2012)

O tipo documental consiste na associação entre a espécie documental e a função que o documento representa. São exemplos de tipos documentais: o memorando, o ofício, o relatório, a carta e a fotografia.


23. (Cespe – ANATEL – 2012)

Relatório de atividades anuais é um tipo do-cumental.


24. (Cespe – DPF – Agente Administrativo – 2014)O ofício, o memorando e o processo são exemplos de tipos documentais.( ) Certo ( ) Errado

25. (Cespe – FUB – 2015)

Situação hipotética: Uma instituição de en-sino, com unidades em várias regiões do país, possui um arquivo geral que centraliza os documentos de todas as suas unidades vinculadas. Assertiva: Nessa situação, a cria-ção desse arquivo geral deu-se em função da classificação dos arquivos pela natureza dos documentos


26. (Cespe – STF – 2013)

Fotografias, diapositivos, desenhos e gravu-ras fazem parte do gênero documental co-nhecido como iconográfico.


Arquivo x Biblioteca

27. (Cespe – SERPRO – 2013)

Os documentos de arquivo podem ser ela-borados em um único exemplar ou , em ca-sos específicos, serem produzidos em um limitado número de cópias


28. (Cespe – DPF – Escrivão – 2009)

O tamanho do acervo documental e a sua complexidade definem se o fundo de arqui-vo de uma instituição pública ou privada é um fundo fechado ou aberto.


29. (Cespe – TRE-BA – 2010)

Os documentos de arquivo devem ser orga-nizados a partir dos mesmos princípios apli-cados na organização das bibliotecas, prin-cipalmente no que se refere aos métodos de classificação.


30. (Cespe – MDIC – 2014)

Diferentemente da biblioteca, o arquivo não é uma coleção de documentos, mas uma acumulação natural de documentos.


31. (Cespe – TJ-RR – 2012)

Em regra, deve-se produzir mais de um exemplar de um documento de arquivo


32. (Cespe – DPF – 2014)

Os documentos de arquivo são coleciona-dos com finalidades culturais e sociais.



33. (Cespe – MDIC – 2014)

Os documentos de interesse da instituição que tenham sido adquiridos por meio de compra, doação ou permuta deve ser consi-derados como arquivos.


34. (Cespe – DR-PF – 2012)

A finalidade principal da produção e conser-vação de documentos de um arquivo é fun-cional.


35. (Cespe – STF – 2013)

A diferença entre os arquivos e as bibliote-cas pode ser reconhecida na função admi-nistrativa que os arquivos têm para uma organização pública ou privada, diferente-mente da função cultural das bibliotecas.



Além dos documentos produzidos pelo SERPRO, são considerados documentos de arquivo aqueles colecionados por diversos motivos


Princípios Arquivísticos

37. (Cespe – CNJ – 2013)

A manutenção de documentos agrupados de acordo com sua origem ou proveniência, medida essa que garante o potencial infor-mativo dos arquivos, é resultado da aplica-ção do conceito das três idades documen-tais



A existência de um fundo de arquivo origi-na-se do princípio da pertinência.


39. (Cespe – ANCINE – 2012)

O princípio de proveniência, quando apli-cado aos arquivos da ANCINE, gera um con-junto de fundos documentais


40. (Cespe – DPU – 2016)

Havendo necessidade de reversão de pro-cedimento ou de tratamento empreendido em determinado arquivo, aplica-se o princí-pio da pertinência.


41. (Cespe – Telebrás – 2015)

O princípio da territorialidade defende que os arquivos sejam mantidos, guardados e conservados nos locais onde foram acumu-lados.


42. (Cespe – STF – 2013)

O princípio arquivístico fundamental para as ações de organização dos arquivos é co-nhecido como princípio da unicidade.


43. (Cespe – FUB – 2014)

O princípio da pertinência será aplicado nos casos em que houver necessidade de reclas-sificar os documentos de arquivo por assun-to, sem que se considerem a proveniência e a classificação original de cada documento.




44. (Cespe – TCDF – 2014)

O princípio da proveniência permite identi-ficar o fundo a que pertence determinado documento de arquivo.


45. (Cespe – DPRF – 2013)

O princípio arquivístico que define e estabe-lece o fundo de arquivo de uma instituição é o princípio da proveniência ou de respeito aos fundos.


Órgãos/Sistemas de Arquivo

46. (Cespe – Ancine – 2012)

A ANCINE, por ser uma agência reguladora, não precisa seguir as orientações do Siste-ma Nacional de Arquivos (SINAR)


47. (Cespe – MPU – 2013)

Não compete ao Sistema Nacional de Arqui-vos (SINAR) a implementação da politica na-cional de arquivos privados.


48. (Cespe – FUB – 2015)

Uma das finalidades do Arquivo Nacional é implementar a racionalização das ativida-des arquivísticas, de forma a garantir a inte-gridade do ciclo documental


49. (Cespe – Anatel – 2012)

De acordo com legislação, os documentos permanentes das agências reguladoras de-vem ser recolhidos ao Arquivo Nacional.


50. (Cespe – ANAC – 2012) Os documentos da ANAC considerados de valor permanente devem ser recolhidos ao Arquivo Nacional.


51. (Cespe – MPU – 2013)

Compete ao Arquivo Nacional definir as normas gerais e estabelecer as diretrizes para o Sistema Nacional de Arquivos bem como promover o inter-relacionamento de arquivos públicos e privados.


52. (Cespe – MPE – PI – 2012)

Competem ao Arquivo Nacional a gestão e o recolhimento dos documentos produzidos e recebidos pelos Poderes Executivo, Legisla-tivo e Judiciário em âmbito federal.


Teoria das Três Idades

53. (Cespe – DPU – 2010)

As atividades típicas dos arquivos correntes são: o protocolo, a expedição, o arquiva-mento, o empréstimo e a consulta de docu-mentos.


54. (Cespe – MS – 2008)

O arquivo setorial é aquele estabelecido juntos aos órgãos operacionais, cumprindo funções de arquivo corrente.


55. (Cespe – ANTT – 2013)

Os documentos de valor permanente são inalienáveis, mas prescritíveis.




Ao se implantar um programa de gestão documental, o acesso aos documentos que apresentam valor imediato será restrito ao setor.


57. (Cespe – ANS – 2013)

Para facilitar o acesso rápido ao material, recomenda-se que arquivos correntes se-jam armazenados em caixas-arquivo.


58. (Cespe – MTE – 2014)

Os arquivos correntes, por serem formados pelos documentos com grande possibilida-de de uso, devem ficar próximos dos usuá-rios diretos.


59. (Cespe – TRE-MA – 2009)

Os arquivos correntes são alocados perto dos seus usuários diretos, devido à grande possibilidade de uso que apresentam, e são conhecidos também como arquivos ativos.


60. (Cespe – FUB – 2015)

Documentos pertencentes aos arquivos permanentes podem retornar à fase corren-te.


61. (Cespe – TCE-RS – 2013)

O arquivo permanente é constituído essen-cialmente de documentos que perderam todo o valor de natureza administrativa, mas que devem ser conservados em razão do seu valor histórico.


62. (Cespe – ME – 2008)

Os arquivos correntes são de acesso restrito e devem ficar próximos dos usuários dire-tos.


63. (Cespe – DPF – 2013)

Os documentos de arquivo, após cumpri-rem o prazo de guarda nos arquivos corren-tes, devem ser transferidos para o arquivo permanente


64. (Cespe – ANP – 2012)

Quando o documento de arquivo tem uma grande possibilidade de uso, ele deve ser considerado como documento do arquivo corrente.



O arquivamento de documentos no tipo ho-rizontal é recomendado para arquivos cor-rentes.


66. (Cespe – EBC 2011)

A transferência de documentos dos arqui-vos correntes para os intermediários deve ser feita mediante registro em uma listagem de transferência.


67. (Cespe – MPU – 2010)

O valor primário dos documentos no arqui-vo intermediário é crescente.




68. (Cespe – DPU – 2010)

Os arquivos correntes, conhecidos como fase pré-arquivo, são constituídos por docu-mentos de valor administrativo.


69. (Cespe – MPU – 2013)

Os documentos intermediários são aqueles que não possuem uso corrente nas entida-des produtoras e aguardam a eliminação ou a transferência para guarda permanente.


70. (Cespe – DPU – 2016)

O acesso aos documentos no arquivo inter-mediário ainda é restrito aos acumuladores ou àqueles que receberam autorização do setor que os acumulou.


71. (Cespe – CADE – 2014)

A alta frequência de uso de um documento de arquivo indica que ele pertence à fase in-termediária.


72. (Cespe – CNJ – 2013)

A organização dos documentos de arquivo na fase corrente deve ser realizada de modo diferente daquela adotada na fase interme-diária. Essa diferença é explicada pelo fato de os documentos terem usos distintos nes-sas duas fases.


73. (Cespe – DPF – 2014)

A transferência dos documentos dos arqui-vos correntes para os arquivos intermediá-rios justifica-se pela diminuição do valor pri-mário dos documentos


Instrumentos de Gestão

74. (Cespe – ANCINE – 2012)

A exemplo das demais agências regulado-ras, a ANCINE é responsável pela elabora-ção de suas próprias tabelas de temporali-dade de documentos da atividade meio.


75. (Cespe – MTE – 2014)

Na avaliação de um grande volume de do-cumentos de arquivo, a decisão sobre elimi-nação de um documento e a consequente operacionalização são finais e irrevogáveis.


76. (Cespe – CNJ – 2013)

A avaliação dos documentos de arquivo é feita com base na tabela de temporalidade que, além dos prazos de guarda nas idades corrente e intermediária, indica a elimina-ção ou guarda permanente dos documen-tos.


77. (Cespe – IBRAM – 2009)

Os documentos públicos ,em suporte papel, destinados à eliminação, após cumprirem o prazo estabelecido no edital de eliminação de documentos, devem ser incinerados.


78. (Cespe – BACEN – 2013)

A tabela de temporalidade de documentos é instrumento de gestão aprovado por au-toridade competente que permite gerenciar a massa documental acumulada e avaliar o prazo de guarda e a destinação final dos do-cumentos produzidos ou recebidos por uma instituição



79. (Cespe – DPU – 2010)

O instrumento auxiliar adotado na gestão de documentos que possibilita o arquiva-mento e, posteriormente, a recuperação desses documentos denomina-se plano de

a) descarte.b) retenção.c) arquivamento.d) avaliação.e) classificação

80. (Cespe – STM – 2011)

Nos arquivos corrente e intermediário, os prazos de guarda dos documentos devem ser expressos em anos ou pela indicação da vigência dos documentos.


81. (Cespe – MPU – 2010)

Os prazos de guarda dos documentos nos arquivos do tipo corrente e intermediário devem ser definidos com base na legislação pertinente e nas necessidades administrati-vas.


82. (CESPE – CNPQ – 2011)

O processo de elaboração do código de classificação de documentos de arquivo es-tabelece relação direta com as funções e as atividades desenvolvidas no órgão ou na empresa.


83. (CESPE – CNPQ – 2011)

O código de classificação de documentos de arquivo é aplicado a partir da transferência do documento do arquivo corrente para o arquivo intermediário


84. (CESPE – CNPQ – 2011)

A tabela de temporalidade de documentos independe da realização de classificação para avaliar os documentos de arquivo.


85. (Cespe – MTE – 2014)

Caso seja necessária uma avaliação docu-mental, deve ser criado o código de classifi-cação de documentos de arquivo.


86. (Cespe – MCTI – 2012)

A classificação dos documentos produzi-dos e(ou) recebidos pela atividade-meio do MCTI é feita a partir do Código de Classifica-ção de Documentos de Arquivo, elaborado pelo Conselho Nacional de Arquivos.


87. (CESPE – STM – 2011)

O código de classificação é construído a par-tir da estrutura organizacional do órgão ou empresa em que ele vai ser aplicado, sendo uma reprodução do organograma desse ór-gão ou dessa empresa.


88. (Cespe – MI – 2013)

Os documentos de arquivo devem ser clas-sificados a partir de um código ou plano de classificação de documentos baseado nas funções e atividades desenvolvidas no ór-gão.


89. (Cespe – TRE- MS – 2013)

Ao lidar com os documentos, usa-se a ta-bela de temporalidade como instrumento para a



a) avaliação.b) codificação.c) classificação.d) descrição.e) indexação

90. (Cespe – STF – 2013)

De acordo com uma tabela de temporalida-de, a destinação final dos documentos de arquivo pode ser a digitalização.


91. (Cespe – MMA – 2009)

O código de classificação deve ser anotado na primeira folha do documento.


92. (Cespe – TRE – MA – 2009)

A avaliação de documentos de arquivo é executada com a aplicação do código de classificação



O prazo de guarda indicado para os docu-mentos do arquivo impresso é de cinquenta anos



O inventário é utilizado para classificar os documentos de arquivo.


Protocolo

95. Além das atividades de recebimento, regis-tro e classificação, cabe também ao proto-colo realizar destinação dos documentos.


96. (Cespe – Serpro – 2013)

O empréstimo de documentos é uma ativi-dade do setor de protocolo.


97. (Cespe – CNJ – 2013)

O controle da tramitação dos documentos pelos vários setores de uma organização é uma atividade de protocolo.


98. (Cespe – DPU – 2016)

Expedição e microfilmagem de documentos são tarefas do protocolo.


99. (Cespe – MC – 2013)

Todo documento que chega ao MC deve ser registrado no protocolo, independentemen-te do documento ser ostensivo, sigiloso ou pessoal.


100. (Cespe – ANCINE – 2012)

A expedição de documentos é uma ativida-de exercida exclusivamente pelo protocolo.



101. (Cespe – STJ – 2008)

O protocolo deve separar as correspondên-cias oficiais das particulares e a correspon-dência oficial de caráter ostensivo da de ca-ráter sigiloso.


102. (Cespe – ANCINE – 2012)

Os documentos recebidos por uma organi-zação pública devem ser registrados no se-tor de protocolo. A exceção são as corres-pondências (cartas, ofícios, avisos).


103. (Cespe – Serpro – 2013)

A classificação de documentos é uma rotina do setor de protocolo.


104. (Cespe – DPF – 2014)

A primeira ação a ser tomada pelo setor de protocolo, ao receber um documento, é dis-tribuí-lo.


105. (Cespe – SEBRAE-BA – 2008)

O setor de protocolo, ao receber uma cor-respondência sigilosa, deverá abri-la para fazer o registro e encaminhá-la, com alta prioridade, ao destinatário.


106. (Cespe – ANATEL – 2009)

O registro dos documentos que chegam a um órgão público deve ser feito no setor de protocolo e consiste na reprodução dos da-dos do documento destinada a controlar a movimentação e fornecer dados de suas ca-racterísticas fundamentais aos interessados


107. (Cespe CNJ 2013)

Os elementos utilizados para o registro de documentos nos serviços de protocolo são metadados desses documentos.


108. (Cespe – Telebrás – 2013)

Os procedimentos de registro e autuação de documentos são atividades do proto-colo. O registro consiste no cadastramen-to de documento recebido em um sistema de controle, manual ou informatizado, que atribui um número ao documento. A autu-ação ocorre quando um documento passa a constituir um processo.


109. (Cespe – BACEN – 2013)

Protocolo é o serviço encarregado de rece-bimento, registro, classificação, distribui-ção, controle da tramitação e expedição de documentos.


110. (Cespe – TSE – 2007)

A juntada por anexação é a união definitiva de um ou mais processos a um outro pro-cesso (considerado principal), desde que pertencentes a um mesmo interessado e que contenham o mesmo assunto


Empréstimo

111. (Funiversa – MPGO Téc. Arquivo / 2010)

A função da guia-fora é

a) separar os documentos dentro de uma pasta.

b) transferir os documentos para o arqui-vo permanente.



c) facilitar o rearquivamento dos documentos e a cobrança das pastas não devolvidas no pra-zo estipulado.

d) garantir o acesso restrito aos documentos.

112. (Cespe – ANEEL – 2010)

O emprego da guia-fora objetiva o rearquivamento dos documentos, sendo utilizada no caso de empréstimo de documentos.


113. (Cespe – Serpro – 2013)

Ao se retirar temporariamente um documento da unidade de arquivamento, para empréstimo ou consulta, deve-se colocar, no lugar do documento, um indicador denominado fantasma ou ficha-fantasma.


Métodos de Arquivamento

114. (Cespe – MPE-TO – 2006)

A escolha mais adequada do método de arquivamento depende da natureza dos documentos a serem arquivados e da estrutura da organização à qual a unidade de arquivo está vinculada.


115. (Cespe – TJ-AL – 2012)

Na ordenação geográfica, caso o principal elemento de identificação seja cidade e não estado, a capital deve estar em destaque.


116. (Cespe – TJ-AL – 2012)

A ordenação numérica é método direto, pois a pesquisa ocorre exatamente no documento.


117. (FCC – TRE-PB – 2007)

Ao classificar suas atividades rotineiras, uma instituição utiliza o seguinte esquema:

COMUNICAÇÕESCorreiosInternetRádioTelex

MATERIAL


AquisiçãoBaixa

ORÇAMENTODespesaReceita

PESSOALAdmissãoDispensaFériasGratificaçõesLicenças

Trata-se do métodoa) enciclopédico.b) dicionário.c) unitermo.d) duplex.


O método numérico simples atribui um nú-mero a cada pasta de cliente (pessoa física ou jurídica), obedecendo à ordem de entra-da ou de registro, sem qualquer preocupa-ção com a ordenação alfabética.



A escolha do método de arquivamento no arquivo corrente é determinada pela espé-cie ou pelo gênero do documento.


120. (Cespe – Antaq – 2005)

Os métodos de arquivamento decimal e du-plex necessitam de adoção de um índice al-fabético.


121. (Cespe – ANAC – 2009)

A localização dos documentos de arquivo nos métodos de arquivamento do sistema direto depende de um índice ou de um có-digo.


122. (Cespe – ANTAQ – 2009)

Uma das vantagens apresentadas pelo mé-todo duplex de arquivamento é a possibili-dade ilimitada de classes de documentos.


123. (Cespe – TCE-RS – 2013)

O método de arquivamento alfanumérico, que consiste na combinação de letras e nú-meros, pertence ao sistema indireto.


124. (Cespe – PRG-DF – 2005)

Considerando as hipóteses de arquivamen-to a seguir, é correto afirmar que o método principal empregado foi por assunto, mas foram empregados também os métodos se-cundários geográficos, alfabético e cronoló-gico.

VEÍCULOS- Goiás- Minas Gerais- São Paulo/Capital- São Paulo/Interior

PESSOAL – ADMISSÃO E DEMISSÃO- de Abrão, Antonio até Carvalho, Paulo A.- de Castro, Maria S. até Dias, Paulo R.

PAGAMENTOS- antes de 1980- de 1981 a 1985- de 1986 a 1989.


125. (Cespe – TRE-MS – 2013)

Os documentos, no sistema numérico sim-ples, são agrupados em sequência numéri-ca, exigindo o índice alfabético remissivo




126. (CESPE – STM – 2011)

Os métodos básicos de arquivamento são alfabético, geográfico, numérico e ideográ-fico.


127. (Cespe – FUB – 2014)

O método de arquivamento por assunto é aplicado exclusivamente aos documentos de arquivo acumulados pelas atividades--meio da organização.


128. (Cespe – FUB – 2014)

O método duplex é utilizado na classificação ideográfica dos documentos


129. (Cespe – TRE-RJ – 2012)

A disposição de documentos pelo nome dos clientes corresponde à ordenação do tipo unitermo.


130. (Cespe – STM – 2011)

No método numérico simples, um método de arquivamento do tipo direto, não se faz necessário consultar um índice para locali-zar o documento.


131. (Cespe – ANTAQ – 2009)

O método numérico simples determina a numeração sequencial dos documentos, dispondo os números em três grupos de dois dígitos cada um. Por exemplo: 52-63-1


132. (Cespe – ANAC – 2009)

Pastas de um arquivo classificadas como acordos, convênios, correspondências, re-latórios, processos, formulários e guias são exemplos da utilização do método de arqui-vamento por assunto.


133. (Cespe – MEC – 2009)

É possível, na escolha do método de arqui-vamento, definir um método principal e métodos auxiliares para a organização da documentação.


134. (Cespe – Aneel – 2010)

O método numérico-cronológico é conside-rado um método de arquivamento básico.


135. (Cespe – STJ – 2008)

O método de ordenação dos documentos a partir do uso do nome da cidade ou de um estado é conhecido como Duplex.


136. (CESPE – STM – 2011)

O método alfanumérico é um método do sistema direto, que permite a busca ao do-cumento diretamente no local onde este se encontra guardado.


Gestão de Documentos

137. (Cespe – MDIC – 2014)

A gestão de documentos é aplicada aos do-cumentos considerados de valor permanen-


te, ou seja, aqueles com valor histórico re-conhecido pela sociedade.


138. (Cespe – IBRAM – 2009)

Segundo a lei 8159/91, a gestão de docu-mentos compreende o conjunto de proce-dimentos e operações técnicas referentes a produção, tramitação, uso, avaliação e arquivamento de documentos em fase cor-rente e intermediária, visando à sua elimi-nação ou transferência para guarda perma-nente.


139. (TJ-AL – 2012)

A fase da gestão de documentos que com-preende a elaboração do instrumento de classificação dos documentos de arquivo é a da:

a) destinação.b) difusão.c) utilizaçãod) criação.e) E produção.

140. (Cespe – MPU – 2010)

Considera-se gestão de documentos o con-junto de procedimentos e operações técni-cas referentes a produção, tramitação, uso, avaliação e arquivamento de documentos.


141. (Cespe – MDIC – 2014)

O plano de classificação e a tabela de tem-poralidade são instrumentos arquivístico previstos nas fases de um programa de ges-tão de documentos.


142. (Cespe – PRF – 2012)

A gestão de documentos envolve operações técnicas como produção, tramitação, uso, avaliação e arquivamento.


143. (Cespe – MPU – 2010)

A produção, uma das fases básicas da ges-tão de documentos, engloba as seguintes atividades de protocolo: recebimento, clas-sificação, registro, distribuição dos docu-mentos


144. (Cespe – SERPRO – 2013)

A atividade de expedição de documentos, incluída na fase de utilização dos documen-tos, não é parte do programa de gestão de documentos.


145. (Cespe – FUB – 2014)

A fase intermediária é prescindível na im-plementação do programa de gestão de do-cumentos.


Diagnóstico

146. (Cespe – MC – 2013)

O diagnóstico arquivístico consiste na cons-trução da imagem de uma organização, a partir da coleta de informações a respeito das atividades desempenhadas por essa or-ganização




147. (Cespe – TRT-17-Região – 2009)

Para se fazer o diagnóstico da situação ar-quivística, é preciso coletar dados quantita-tivos e qualitativos, principalmente acerca das informações não orgânicas.


148. (Cespe – MC – 2013)

O diagnóstico da situação arquivística de uma organização ou de um grupo de organi-zações similares é abrangido pelos estudos minimalistas


149. (Cespe – FUB – 2013)

O diagnóstico da situação arquivística en-volve, somente, coleta de informações qua-litativas sobre o acervo e a sua guarda.


150. (Cespe – FUB – 2013)

Em geral, é necessário mensurar massas documentais acumuladas em suporte papel pelo metro cúbico para, em seguida, trans-formar em metro linear, unidade de medida adequada a esse tipo de suporte.


151. (Cespe – DPF – 2009)

Uma das funções do diagnóstico da situação arquivística é reunir informações suficientes para a elaboração do código de classificação e da tabela de temporalidade de documen-tos de arquivo.


152. (Cespe – MC – 2013)

A limitação de recursos humanos, materiais e tecnológicos existente nas instituições ar-quivísticas do Brasil é fator que não exerce

influência sobre o acesso à informação por parte do cidadão.


153. (Cespe – DPF – 2014)

O ponto de partida de toda ação arquivís-tica em uma organização, inclusive para a elaboração dos instrumentos de gestão ar-quivística, é o diagnóstico da situação dos arquivos


Automação

154. (Cespe – SEPRO – 2013)

A microfilmagem de documentos indepen-de de prévia organização do acervo.


155. (Cespe – MDIC – 2014)

No Brasil, o e-ARQ é o modelo de requisitos que devem ser adotados para o desenvolvi-mento de um sistema informatizado de ges-tão Arquivística de documentos.


156. (Cespe – EBC – 2011)

A microfilmagem de documentos de arqui-vos é recomendada nos casos em que o vo-lume documental é elevado e o seu prazo de guarda, longo.


157. (Cespe – CADE – 2014)

A digitalização de documentos de arquivo é aconselhada quando existe um conjunto documental volumoso que será acessado si-multaneamente por diferentes usuários.



158. (Cespe – ANATEL – 2014)

A digitalização de documentos de arquivo é dirigida ao acesso, à difusão e à preservação do acervo documental.


159. (Cespe – DPF – Escrivão – 2009)

A microfilmagem é grande aliada da redu-ção de espaço ocupado pelos documentos arquivísticos em papel, bem como da pre-servação dos documentos originais. Entre-tanto, no caso dos documentos considera-dos de valor permanente a microfilmagem não permite a eliminação dos documentos originais.


160. (Cespe – CNJ – 2013)

São vantagens da microfilmagem: ser ins-trumento auxiliar na preservação de docu-mentos originais, contribuir para a seguran-ça do acervo contra extravios diversos pela ação humana e permitir a eliminação segu-ra de documentos permanentes.


161. (Cespe – AGU – 2010)

O microfilme de substituição é aquele que serve à preservação das informações con-tidas em documentos que são eliminados, tendo em vista a racionalização e o aprovei-tamento de espaço.


162. (Cespe – TRT-17-Região – 2009)

A microfilmagem de documentos acarreta a necessidade de eliminação do original, mes-mo que o documento tenha valor secundá-rio.


163. (Cespe – TCDF – 2014)

Os documentos do arquivo permanente de-vem ser digitalizados e os originais, elimina-dos após a digitalização


164. (Cespe – IFB – 2011)

Documentos públicos ou oficiais, produzi-dos em papel, após microfilmados de acor-do com as leis vigentes, poderão ser elimi-nados, exceto os considerados de guarda permanente.


165. (Cespe – MPU – 2010)

A digitalização, apesar de muito utilizada para a preservação de documentos de ar-quivo, apresenta como desvantagem a :

a) a possibilidade de acesso múltiplo. b) possibilidade de eliminação do original. c) dificuldade de se gerar muitas cópias. d) dificuldade de captura dos documentos. e) obsolescência de hardware e de

software.

166. (Cespe – DPF – Papiloscopista – 2012)

O uso simultâneo de microfilmagem e di-gitalização consiste em solução viável para o arquivamento de grandes massas docu-mentais com longos prazos de guarda. a mi-crofilmagem contempla o aspecto de com-provação legal, e a digitalização possibilita acesso rápido e múltiplo aos documentos


167. (Cespe – TCDF – 2014)

A microfilmagem, técnica de custo elevado, deve ser realizada em grandes volumes do-cumentais cujo prazo de guarda seja longo.




Arquivos Permanentes

168. (Cespe – TRE-MT – 2010)

O ar seco é um elemento que beneficia as condições físicas do papel.


169. (Cespe – TCDF – 2014)

O instrumento utilizado para a classificação dos documentos do arquivo permanente é o quadro de arranjo.


170. (Cespe – TRE-MS – 2013)

A embalagem de guarda de um documento, com o fim de preservação e acesso, deno-mina-se

a) encolagem.b) acondicionamento.c) armazenamento.d) aditamento. E amostragem

171. (Cespe – IBAMA – 2012)

Recomenda-se acondicionar os documen-tos cartográficos em pastas suspensas e ar-mazená-los em estantes de aço com pintura antioxidante.


172. (CESPE – ANAC – 2012)

Silking é o método de combate a insetos mais recomendado para a conservação e a preservação de documentos.

173. (Cespe TCDF 2014)

Um modo eficiente de conservação de do-cumentos de arquivo em suporte papel con-siste em acondicioná-los em embalagens de papel de pH neutro.


174. (Cespe – FUB – 2014)

A laminação é uma técnica utilizada para re-paros em documentos de arquivo e consiste no envolvimento do documento em uma fo-lha de papel de seda e outra de acetato de celulose


175. (Cespe – MPU – 2013)

O acondicionamento de fotografia em ar-quivo deve ser realizado em folder confec-cionado em papel de PH neutro, método diferente do utilizado para a guarda de ne-gativos, que devem ser acondicionados em envelopes confeccionados em papel de pH básico ou polietileno


176. (Cespe – MI – 2006)

A luz acelera a deterioração dos acervos dos arquivos. Qualquer exposição à luz, mesmo que por breve período de tempo, causa da-nos, e esses danos são cumulativos e irre-versíveis.


177. (Cespe – CADE – 2014)

Para a assinatura de documentos, recomen-da-se a utilização de caneta esferográfica como forma de preservação do papel.


178. (Cespe – DPF – 2009)

A luz solar, o ar seco, a elevada umidade, o mofo, as grandes variações de temperatura e a poeira são, a médio e longo prazos, pre-judiciais à conservação dos documentos.


179. (Cespe – MS – 2008)

A ação antrópica não interfere na degrada-ção dos arquivos.




Como medida contra o acúmulo de poeira em documentos de arquivo em suporte pa-pel, recomenda-se a higienização do docu-mento com uma borracha fina em pó



O acondicionamento – que consiste na guarda dos documentos nos locais a eles designados – e o armazenamento – que se refere à embalagem do documento com vistas a protegê-lo e a facilitar seu manu-seio- são procedimentos fundamentais para a conservação e preservação dos documen-tos de arquivo


182. (Cespe – TRE-MT – 2010)

O alisamento é um método eficiente de combate aos insetos e todos os outros tipos de pragas que podem atacar o papel


183. (Cespe – ABIN – 2010)

Embora pertençam a um mesmo fundo, os documentos produzidos em vários suportes devem ser armazenados em locais diferen-tes, conforme suas características físicas.


184. (CESPE – ANAC – 2012)

As condições ambientais de armazenamen-to de documentos em suportes especiais, tais como o fotográfico, são as mesmas dos documentos em suporte papel.


185. (Cespe – ANAC – 2012)

Uma medida de conservação e de preserva-ção documental consiste na elaboração de documentos identificados como de guarda permanente em papel de pH neutro.


186. (Cespe – SERPRO – 2013)

Nos arquivos permanentes, a atividade de referência não tem qualquer vinculação com a política de acesso aos documentos.


187. (Cespe – ICM – Bio – 2014)

Uma forma eficiente de acondicionar docu-mentos de arquivo consiste em colocá-los nas gavetas de arquivos de aço.


188. (Cespe – ABIN – 2010)

São atividades características do arquivo permanente: arranjo, descrição, publicação, conservação e referência.


189. (Polícia Civil-PE – 2016) No tratamento de uma massa documental acumulada, o primeiro procedimento a ser realizado com foco na conservação e preservação deve ser o(a)

a) higienização.b) transferência.c) recolhimento.d) emulação.e) transcrição



Gabarito: 1. C 2. E 3. C 4. C 5. C 6. C 7. C 8. C 9. C 10. E 11. C 12. C 13. C 14. E 15. C 16. E 17. E 18. E 19. E 20. E 21. E 22. E 23. C 24. E 25. E 26. C 27. C 28. E 29. E 30. C 31. E 32. E 33. E 34. C 35. C 36. E 37. E 38. E 39. E 40. E 41. C 42. E 43. C 44. C 45. C 46. E 47. E 48. E 49. C 50. C 51. E 52. E 53. C 54. C 55. E 56. C 57. E 58. C 59. C 60. E 61. C 62. C 63. E 64. C 65. E 66. C 67. E 68. E 69. E 70. C 71. E 72. E 73. C 74. E 75. C 76. C 77. E 78. C 79. E 80. C 81. C 82. C 83. E 84. E 85. E 86. C 87. E 88. C 89. A 90. E 91. C 92. E 93. E 94. E 95. E 96. E 97. E 98. E 99. E 100. C 101. C 102. E 103. C 104. E 105. E 106. C 107. C 108. C 109. C 110. C 111. C 112. C 113. C 114. C 115. E 116. E 117. A 118. C 119. E 120. C 121. E 122. C 123. E 124. C 125. C 126. C 127. E 128. C 129. E 130. E 131. E 132. E 133. C 134. C 135. E 136. E 137. E 138. E 139. C 140. C 141. C 142. C 143. E 144. E 145. E 146. C 147. E 148. E 149. E 150. C 151. C 152. E 153. C 154. E 155. C 156. C 157. C 158. C 159. C 160. E 161. C 162. E 163. E 164. C 165. E 166. C 167. C 168. E 169. C 170. B 171. E 172. E 173. C 174. C 175. E 176. C 177. E 178. C 179. E 180. C 181. E 182. E 183. C 184. E 185. C 186. E 187. E 188. C 189. C

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