Arquivologia tse inss

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_____________________________________________________________________ Material de estudo elaborado e organizado por Euler Frank Lacerda Barros. Contato: [email protected] 1 MATERIAL AUXILIAR DE ESTUDO DE ARQUIVOLOGIA TSE / INSS Matéria auxiliar de estudo: NOÇÕES DE ARQUIVOLOGIA Atualização para 2011 1. Conceitos Fundamentais de Arquivologia. 2. O gerenciamento da informação e a gestão de documentos: diagnósticos; arquivos correntes e intermediário; protocolos; avaliação de documentos; arquivos permanentes. 3. Tipologias documentais e suportes físicos: microfilmagem; automação; preservação, conservação e restauração de documentos. 4. Acessórios para Arquivo: Modelos de Arquivos e tipos de pastas 5. Arquivos permanentes: princípios e instrumentos de pesquisa Organização: Euler Frank Lacerda Barros – Arquivista – Novembro 2011 1 Conceitos Fundamentais de Arquivologia 1.1 Arquivo: Conceito Art. 2º Consideram-se arquivos, para os fins desta lei, os conjuntos de documentos produzidos e recebidos por órgãos públicos, instituições de caráter público e entidades privadas, em decorrência do exercício de atividades específicas, bem como por pessoa física, qualquer que seja o suporte da informação ou a natureza dos documentos. Lei 8.159 - 8 de janeiro de 1991 Para entendermos o conceito de Arquivo, devemos antes conhecer TRÊS conceitos básicos: INFORMAÇÃO, SUPORTE e DOCUMENTO. INFORMAÇÃO : Idéia, Mensagem ou Conhecimento SUPORTE: Meio no qual a informação está registrada DOCUMENTO: É toda informação registrada em um suporte material INFORMAÇÃO + SUPORTE = DOCUMENTO DICA LEGAL: Os documentos de Arquivo são produzidos ou recebidos. Isto significa que são ACUMULADOS dessa forma. Produzidos ou Recebidos = Acumulados DICA LEGAL: ARQUIVO - Termos e significados - ACERVO - Conjunto de Documentos - Mobiliário (móvel) para guarda documento

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MATERIAL AUXILIAR DE ESTUDO DE ARQUIVOLOGIA TSE / INSS

Matéria auxiliar de estudo: NOÇÕES DE ARQUIVOLOGIA

Atualização para 2011

1. Conceitos Fundamentais de Arquivologia. 2. O gerenciamento da informação e a gestão de documentos: diagnósticos; arquivos correntes e intermediário; protocolos; avaliação de documentos; arquivos permanentes. 3. Tipologias documentais e suportes físicos: microfilmagem; automação; preservação, conservação e restauração de documentos. 4. Acessórios para Arquivo: Modelos de Arquivos e tipos de pastas 5. Arquivos permanentes: princípios e instrumentos de pesquisa

Organização: Euler Frank Lacerda Barros – Arquivist a – Novembro 2011

1 Conceitos Fundamentais de Arquivologia 1.1 Arquivo: Conceito

Art. 2º Consideram-se arquivos, para os fins desta lei, os conjuntos de documentos produzidos e recebidos por órgãos públicos, instituições de caráter público e entidades privadas, em decorrência do exercício de atividades

específicas, bem como por pessoa física, qualquer que seja o suporte da informação ou a natureza dos documentos.

Lei 8.159 - 8 de janeiro de 1991 Para entendermos o conceito de Arquivo, devemos antes conhecer TRÊS conceitos básicos: INFORMAÇÃO, SUPORTE e DOCUMENTO. INFORMAÇÃO : Idéia, Mensagem ou Conhecimento

SUPORTE: Meio no qual a informação está registrada

DOCUMENTO: É toda informação registrada em um suporte

material

INFORMAÇÃO + SUPORTE = DOCUMENTO

DICA LEGAL:

Os documentos de Arquivo são produzidos ou recebidos. Isto

significa que são ACUMULADOS dessa forma.

Produzidos ou Recebidos = Acumulados

DICA LEGAL: ARQUIVO - Termos e significados

- ACERVO

- Conjunto de Documentos

- Mobiliário (móvel) para guarda documento

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- Local onde o acervo é guardado

- Órgão ou Instituição Arquivística que tem o objetivo

de guardar os documentos

1.2 Importância do Arquivo – Função e Finalidades d o Arquivo

Função do Arquivo : Guardar e organizar os documentos,

tornando-os disponíveis as informações mantidas sob sua guarda.

Finalidades do Arquivo : Servir a Administração e Servir a

História

DICA LEGAL:

Todo documento nasce com a FINALIDADE de

SERVIR a ADMINISTRAÇÃO

1.3 Distinção entre Arquivo e Biblioteca

Arquivo : É o conjunto de documentos CRIADOS ou RECEBIDOS

(ACUMULADOS) por uma instituição ou pessoa, no exercício de sua

atividade, preservados para garantir a consecução de seus objetivos.

Biblioteca : É o conjunto de material, em sua maioria impresso e NÃO

produzido pela instituição em que está inserida. Normalmente

constituída de coleções temáticas e seus documentos são adquiridos

por meio de COMPRA, DOAÇAO ou PERMUTA.

Arquivo Biblioteca

Objetivo Funcional Cultural

Formas de ingresso

dos documentos na

instituição

Produção

Recebimento

Compra

Doação

Permuta

Quantidade de

exemplares de cada

documento

Único exemplar Numerosos

exemplares

Forma de

acumulação de

documentos

Orgânica Coleção

DICA LEGAL:

O Arquivo tem finalidade funcional. Preservam as

informações que evidenciam o funcionamento da

instituição ao longo do tempo.

DICA LEGAL:

Os documentos de Arquivo são produzidos ou

Recebidos (acumulados) pela Instituição.

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DICA LEGAL:

A Biblioteca tem finalidade essencialmente cultural –

guardar informações para estudo. Seus documentos

são acumulados por meio de compra, doação ou

permuta.

1.4 Classificação dos Arquivos

Os Arquivo podem ser classificados em 4 TIPOS. Segundo o(a):

Entidade Mantenedora : (Público ou Privado)

Natureza dos documentos : (Especial ou Especializado)

Estágio de Evolução : (Corrente, Intermediário e Permanente)

Extensão de sua atuação : (Setorial ou Central)

1.4.1 Entidade Mantenedora: Podem ser Público ou Pr ivado

Público: Órgãos dos Poderes Executivo, Legislativo e

Judiciários, nas esferas Federal, Estadual, Municipal e do DF.

Também são considerados públicos os Arquivos das Fundações

Públicas e Empresas Públicas.

Privado: São aqueles mantidos por instituição de

caráter particular. Ex: arquivo do Bradesco, Arquivo das Lojas

Renner, arquivo da TV Brasília.

DICA LEGAL:

Marilena Leite Paes, apresenta a seguinte divisão:

Públicos, Institucionais, Comerciais, Pessoais ou

Familiares. Sobre isso devemos lembrar que os

institucionais, comerciais, pessoais ou familiares devem

ser entendidos como Arquivos Privados.

1.4.2 Natureza dos documentos: Podem ser Especiais ou

Especializados

Especiais: São arquivos em que os documentos cuja

forma física (suporte) exija cuidado especial, diferenciado, por

causa da sua preservação ou manuseio.

Especializados: São aqueles que mantêm em sua

guarda documentos de determinada área do conhecimento.

DICA LEGAL:

Arquivos Especiais: Relacionado a forma física do

documento, relacionado ao suporte do documento. Ex:

Foto, Filme, Negativo, Microfilme.

Arquivos Especializados: Relacionado a assunto

específico, relacionado a uma área do conhecimento.

Ex: Arquivo Médico, Arquivo Cartográfico, Arquivos de

Engenharia.

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1.4.3 Estágio de Evolução: Podem ser Corrente, Inte rmediário

e Permanente

Arquivo Corrente: São os Arquivos que guardam os

documentos mais novos e mais utilizados pela instituição. No

Arquivo Corrente os documentos possuem grande freqüência de

uso, possuem fim administrativo.

Arquivo Intermediário: São os Arquivos que guardam os

documentos menos utilizados pela instituição. No Arquivo

Intermediário os documentos possuem baixa freqüência de

uso, mas ainda possuem fim administrativo.

Arquivo Permanente: São os Arquivos que guardam os

documentos que, já tendo cumprido seu fim administrativo, sua

função administrativa, agora são preservados, conservados, pelo

seu valor histórico para Instituição.

DICA LEGAL: Estágio de Evolução

C orrente

I ntermediário

P ermanente

DICA LEGAL: Arquivo Corrente

É a fase em que os documentos são criados;

- Nesta fase os documentos tramitam bastante e são

muito consultados;

- Os arquivos correntes se localizam nos próprios

setores que produzem/recebem os documentos

(Arquivos Setoriais) ou em locais próximos a estes

(Arquivo Central/Geral).

DICA LEGAL: Arquivo Intermediário

É a fase em que os documentos ainda têm valor

administrativo mas são pouco consultados;

- Permite que os setores otimizem seu espaço;

- Não há necessidade de serem conservados próximos

aos setores;

- Nesta fase, os documentos aguardam sua destinação

final (eliminação ou guarda permanente);

- É também chamado de limbo ou purgatório.

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DICA LEGAL: Arquivo Permanente

É a fase em que os documentos já perderam seu valor

administrativo e são guardados pelo seu valor histórico,

probatório ou informativo;

- Os documentos desta fase JAMAIS serão eliminados.

1.4.4 Extensão de sua atuação: Podem ser Arquivos S etoriais ou Centrais

Arquivos Setoriais: São aqueles instalados nos

setores que utilizam os documentos, onde ficam os documentos

do uso do dia a dia.

Arquivos Centrais/Gerais: São aqueles localizados

fora do local de trabalho, e acumulam em um único local,

documentos de provenientes dos diversos setores da instituição,

de forma centralizada.

DICA LEGAL:

Não confundir Arquivo Central com Fase

Intermediária ou Arquivo Intermediário

DICA LEGAL: Arquivo Setorial

É um Arquivo descentralizado Cada

setor de trabalho possui o seu.

DICA LEGAL: Arquivo Central

É um Arquivo Centralizado, recebem os

documentos correntes dos diversos

setores da instituição.

1.5 Classificação dos Documentos

Os documentos de Arquivo possuem a seguinte Classificação

Gênero

Espécie / Tipologia Documental

Forma

Formato

Natureza do Assunto

1.5.1 Gênero

Podem ser: 7

• Escritos ou Textuais

• Iconográficos

• Sonoros

• Filmográficos

• Informáticos ou digitais

• Cartográficos

• Micrográficos

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DICA LEGAL: Documentos escritos ou textuais

Documentos cuja informação esteja escrita ou textual e

impressa. Ex.: Contrato, atas, relatórios, certidões

DICA LEGAL: Documentos iconográficos

Documentos cuja informação esteja em forma de

imagem estática.

Ex.: Fotografia, negativos, diapositivos(slides), desenho

e gravuras

DICA LEGAL: Documentos sonoros

Documentos cuja informação esteja em forma de

som/audio.

Ex.: Escuta telefônica, discurso gravado em fita cassete

DICA LEGAL: Documentos filmográficos

Documentos cuja informação esteja em forma de

imagem em movimento (com ou sem som).

Ex.: Películas filmográficas, filmagens, vídeos

DICA LEGAL: Documentos informáticos ou digitais

Documentos gravados em meio digital e que, por isso,

necessitam de equipamentos eletrônicos para serem

lidos. Ex.: Arquivo em MP3, Arquivo do Word

DICA LEGAL: Documentos cartográficos

Documentos que representem, de forma reduzida, uma

área maior.

Ex.: Mapas, Plantas e Desenhos técnico

DICA LEGAL: Documentos micrográficos

Documentos em microformas.

Ex.: Microfilmes e microfichas

1.5.2 Espécie/Tipologia documental

Espécie é a denominação que se dá ao aspecto formal de um

documento, as instituições possuem diversas espécies, ex.:

Ofício, memorando, declaração, certidão.

Tipologia documental é a denominação que se dá quando

reunimos determinada espécie à função ou atividade que o

documento irá exercer. Ex.: Declaração de Imposto de Renda,

Certidão de nascimento.

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DICA LEGAL: Espécie e Tipologia documental

Espécie Tipologia

Contrato Contrato de locação

Alvará Alvará de funcionamento

Certidão Certidão de nascimento

1.5.3 Forma

É classificação relacionada quanto à forma do seu estágio de

preparação do documento. São as formas documentais:

Rascunho ou Minuta; Original e Cópia.

1.5.4 Formato

Denomina-se formato de um documento o seu aspecto físico ,

independente da informação nele registrada. São formatos

documentais, a Ficha, livro, caderno, pergaminho.

1.5.5 Natureza do assunto

Em relação à Natureza dos assuntos, os documentos são

classificados como OSTENSIVOS ou SIGILOSOS

DICA LEGAL: Ostensivo = ordinário

É a classificação dada ao documento cuja divulgação

não prejudica a administração.

O documento ostensivo pode ser de livre

conhecimento.

DICA LEGAL: Sigiloso

Documento que, por sua natureza, devem ser de

conhecimento restrito.

Decreto 4.553/2002

O Documento classificado como sigiloso será diferenciado pelo

GRAU DE SIGILO. São 4 os graus de sigilo.

DICA LEGAL: Grau de Sigilo – 4 GRAUS

Ultrassecreto

Secreto

Confidencial

Reservado

Ultrassecretos: Assuntos que requerem excepcinal grau de

segurança e cujo teor só devem se do conhecimento de

pessoas intimamente ligadas ao seu estudo ou manuse io.

Secreto: Assuntos que requerem alto grau de segurança e

cujo teor podem ser do conhecimento de pessoas que, sem

estarem intimamente ligadas ao seu estudo ou manuseio,

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são autorizadas a deles tomar conhecimento,

funcionalmente .

Confidencial : Assuntos que, embora não requeiram alto

grau de segurança , seu conhecimento por pessoa não

autorizada pode ser prejudicial a um individuo ou c riar

embaraços administrativos.

Reservado : Assuntos que não devem ser do conhecimento do

público em geral.

DECRETO Nº 4553/2002, modificado pelo 5.301/2004

normatiza sobre documentos e informações sigilosas

Grau de

sigilo

Quem classifica prazo

Ultrassecreto Presidente da República; Vice-presidente,

Minstros de Estado; Comandantes do

Exército, Marinha ou Aeronáutica; Chefes

de missões diplomáticas e consulares.

30 anos

Secreto Autoridades que exerçam função de

direção, comando e chefia ou

assessoramente, de acordo com

regulamentação de cada órgão

20 anos

Confidencial Servidores civis ou militares, de acordo com

regulamentação de cada órgão

10 anos

Reservado Servidores civis ou militares, de acordo com

regulamentação de cada órgão

5 anos

Classificação de documento sigiloso: Procedimento em que

autoridade competente atribui grau de sigilo a um documento,

informação ou dado.

Desclassificação de documento sigiloso: É o cancelamento,

pela autoridade competente ou pelo transcurso de prazo, da

classificação, tornando ostensivos os dados, documentos ou

informações.

Reclassificação de documento sigiloso: Procedimento em

que autoridade que classificou o documento, o reclassifica em

grau inferior..

DICA LEGAL: Grau de Sigilo – Prazo

Os documentos e informações classificados como

sigiloso, poderão ter o seu prazo prorrogado uma única

vez e por igual período.

O prazo de guarda-sigilo, começa a contar a partir da

data de produção do documento/informação.

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DICA LEGAL: Grau de Sigilo – Prazo

Os documentos e informações de arquivo permanente,

uma vez desclassificados quanto ao grau de sigiloso,

serão encaminhados a instituição arquivistica pública

competente ou ao arquivo permanente do órgão público

para serem definitivamente preservados

2 Ciclo Vital dos Documentos – Teoria das 3 idades

A Arquivologia adota a Teoria das 3 idades ou Ciclo Vital

dos documentos para classificar os estágios ou fases pelas quais

passam os documentos dentro uma instituição. (Corrente,

Intermediário e Permanente)

1ª idade C Corrente

2ª idade I Intermediário

3ª idade P Permanente

DICA LEGAL: Arquivo de 1ª idade = Arquivo Corrente

Alto grau da freqüência de uso

Documentos em curso

Necessitam estar próximos aos usuários/setores de

trabalho

Serve a Administração

DICA LEGAL: Arquivo de 2ª idade = Arquivo Intermediário

Baixo grau da freqüência de uso

Não necessitam estar próximos aos usuários/setores de

trabalho

A permanência nessa fase é transitória

Aguardam destinação final

Também é conhecido por limbo ou purgatório

Serve a Administração

DICA LEGAL: Arquivo de 3ª idade = Arquivo Permanente

Documentos que não possuem valor de natureza

administrativa, mas que são conservados pelo seu valor

histórico

Permitem conhecer a História da Instituição

Revelam a origem e constituição da Instituição

Serve a História

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2.1 Valor do Documento

O documento só é guardado, preservado pela instituição, porque possui algum valor. Esse valor pode ser Administrativo ou Histórico.

A Arquivologia denomina o valor administrativo como VALOR

PRIMÁRIO.

A Arquivologia denomina o valor histórico como VALOR

SECUNDÁRIO.

DICA LEGAL: Valor Primário = Valor Administrativo

Dar suporte/apoio às atividades da instituição

É um valo temporário – Em determinado momento o

valor administrativo irá acabar

Todo documento nasce com valor administrativo

Finalidade: Servir a Administração

DICA LEGAL: Valor Secundário = Valor Histórico

Documento que perdeu seu valor administrativo, mas

adquiriu valor histórico

Serve de fonte de pesquisa para terceiros e ou para

própria instituição Finalidade: Servir a História

DICA LEGAL: Valor Secundário = Valor Histórico

O documento que possuir valor secundário poderá ser

recolhido ao Arquivo permanente

O documento de valor secundário JAMAIS poderá ser

eliminado

1ª idade C Corrente

2ª idade I Intermediário

Valor Primário

3ª idade P Permanente Valor

Secundário

2.2 Prazo de Guarda dos Documentos

O Prazo de guarda dos documentos é o período em que o

documento deve ser mantido nos arquivos corrente e intermediário.

O Prazo de guarda vincula-se à determinação do valor do

documento, de acordo com seguintes fatores:

• Freqüência do uso das informações contidas nos

documentos

• Existência de leis ou decretos que regulem a prescrição

legal dos documentos (prazo prescricional)

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• Existências de outras fontes com as mesmas

informações (documentos recapitulativos)

• Necessidade de guarda de documentos por precaução,

em virtude das práticas administrativas (prazos

precaucionais)

2.3 Destinação Final dos Documentos

Todo documento, seguindo o ciclo vital, deverá ao final ser

encaminhado à sua destinação final. A destinação final do documento

irá ocorrer no momento em que ele perder seu valor administrivo/valor

primário.

DICA LEGAL: Destinação Final dos Documentos

Eliminação : Quando o documento que perdeu o valor

administrativo, não apresentar valor histórico

Guarda Permanente : Quando o documento que

perdeu o valor administrativo, apresentar valor histórico

2.4 Tabela de Temporalidade de Documentos

É o instrumento resultante da etapa de avaliação dos documentos. É

ela, a tabela de temporalidade, que determina o prazo de guarda dos

documentos nas fases corrente e intermediário, bem como indica a

destinação final (eliminação ou recolhimento para guarda

permanente).

A tabela de temporalidade será elaborada pela CPAD - Comissão Permanente de Avaliação de Documentos ou Comissão de Análise de documentos. Deverá ser composta por: Arquivista ou pessoa responsável pela guarda dos documentos, autoridade administrativa que conheça a estrutura e funcionamento, profissional da área jurídica, financeira e profissionais ligados ao campo do conhecimento de que tratam o documentos avaliados. Ex: Tabela de Temporalidade

Prazo de Guarda Código Assunto

Corrente Intermediários

Destinação

final

Observação

002 Planos e

projetos de

trabalho

5 anos 9 anos Guarda

Permanente

-

022.11 Cursos

internos

5 anos - Guarda

Permanente

-

024.1 Folha de

pagamento

5 anos 95 anos Eliminação Microfilmar

024.2 Escala de

Férias

7 anos - Eliminação -

A partir dos dados apresentados na tabela acima, podemos

verificar a existência de QUATRO situações.

002 – O documento foi criado na fase corrente, cessada essa fase ele

será transferido para o Arquivo Intermediário, onde cumprirá seu

prazo de guarda, cessada essa fase ele será recolhido ao Arquivo

Permanente.

022.11 – O documento foi criado na fase corrente, cessada essa fase

ele será recolhido ao Arquivo Permanente.

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024.1 – O documento foi criado na fase corrente, cumpre seu prazo

de guarda nessa fase, posteriormente será transferido para o Arquivo

Intermediário, onde cumprirá seu prazo de guarda, cessada essa fase

ele será eliminado.

024.2 – O documento foi criado na fase corrente, cessada essa fase

ele será eliminado sem passar pela fase intermediária.

DICA LEGAL: Transferência e Recolhimento

Transferência: É a passagem dos documentos da fase

corrente para a intermediária

Recolhimento: É a passagem dos documentos das

fases corrente e intermediária para a fase permanente

3 Organização do Arquivo

No momento em que uma organização toma a decisão de

organizar seu arquivo, é necessário que seja realizada uma

campanha de sensibilização a toda empresa, envolvendo os

diversos níveis hierárquicos, com o objetivo de envolver todos

no projeto. A organização do Arquivo de uma instituição

ocorre em quatro etapas:

DICA LEGAL: ORGANIZAÇÃO DOS ARQUIVOS – 4 ETAPAS

1 – Levantamento dos dados

2 – Análise dos dados coletados (diagnóstico)

3 –Planejamento

4 – Implantação e acompanhamento

3.1 Levantamento dos dados

Nessa fase é necessário realizar o estudo, o exame dos estatutos,

regimentos, regulamentos, normas, organogramas. É necessário,

nessa fase, conheecer os dados relativos aos documentos que

circulam na instituição.

DICA LEGAL: ORGANIZAÇÃO DOS ARQUIVOS –

Levantamento

É necessário conhecer, analisar, estudar:

Normas, organogramas, estatuto, regimento

Gêneros documentos ( textual, iconográfico, sonoro,

etc..)

Espécies mais freqüentes ( ofício, relatório, fatura,

projeto, eto..)

Modelos e formulários em uso

Quantidade e estado de conservação do acervo

Métodos de Arquivamento utilizados

Existência de registro e protocolo

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Média de arquivamento diário

Controle de empréstimo e consulta

Existência de normas e manuais de arquivo

DICA LEGAL: ORGANIZAÇÃO DOS ARQUIVOS –

Levantamento

É necessário conhecer, também:

Quantidade de servidores no arquivo, formação

profissional e escolaridade

Quantidade de equipamento, modelo e estado de

uso

Situação física do arquivo ( área ocupada,

luminosidade, umidade, tipo de proteção contra

incêndio e outros sinistros)

3.2 Análise dos dados coletados

Nesta fase com base nos dados coletados no levantamento, será

feito o DIAGNÓSTICO sobre a real situação do arquivo. É com

base nesse diagnóstico irá propor as alterações, modificações

necessárias.

O Diagnóstico deverá indicar os pontos de atrito, as falhas

existentes na instituição quanto ao uso dos arquivo.

DICA LEGAL: ORGANIZAÇÃO DOS ARQUIVOS – Análise

de dados

Elaboração do DIAGNÓSTICO

3.3 Planejamento

É nesta fase que será elaborado o PLANO ARQUIVISTICO. Ele definirá a posição do arquivo na estrutura do órgão, os serviços, as normas e todo recurso necessário para o bom funcionamento. DICA LEGAL: ORGANIZAÇÃO DOS ARQUIVOS –

Planejamento

Deverá considerar:

• Posição do arquivo na estrutura do órgão

• Centralização ou descentralização do Arquivo

• Método de arquivamento

• Normas de funcionamento

• Qualificação de recursos humanos

• Instalações e equipamentos

• Constituição de Arquivos intermediário e

permanente

• Recursos financeiros necessários e os

disponíveis

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3.4 Implantação e Acompanhamento

É nessa fase que o que foi planejado será colocado em prática, será executado, será implantado. É nessa fase que as orientações e normas descritas no MANUAL DE ARQUIVO serão implantadas na instituição. DICA LEGAL: ORGANIZAÇÃO DOS ARQUIVOS –

Implantação e

Acompanhamento

Implantação e acompanhamento e controle de tudo que

foi planejado

Implantação das orientações descritas no Manual de

Arquivo

O Manual de arquivo deverá ser sempre revisto,

atualizado quando necessário

4 Gestão de Documentos

Conjunto de procedimentos e operações técnicas referentes às atividades de produção, tramitação e uso, avaliação e arquivamento de documentos em fases corrente e intermediária, visando a sua eliminação ou recolhimento para guarda permanente.

Lei 8.159/1991 - § 3º

A Gestão de documentos é atingida por meio do planejamento, organização, controle, coordenação, dos recursos humanos,

do espaço físico e dos equipamentos, com o objetivo de aperfeiçoar o ciclo documental. DICA LEGAL: GESTÃO DE DOCUMENTOS

Qualquer atividade que vise controlar o fluxo de

documentos existentes, de forma a assegurar a

eficiência das atividades

DICA LEGAL: GESTÃO DE DOCUMENTOS - OBJETIVOS

• Garantir, assegurar, de forma eficiente: a

produção, administração, manutenção e

destinação de documentos

• Garantir que a informação estará disponível no

momento necessário ao usuário (instituição,

estado, pessoa)

• Eliminação de documentos que não possuem

administrativo, fiscal, legal ou para fins de

pesquisa científica ou histórica

• Assegurar uso adequado da micrográfica,

processamento automatizado de dados, e

outras técnicas da gestão da informação

• Contribui para o acesso e a preservação dos

documentos que deverão ser guardados e

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preservados por seus valores históricos,

científicos, valores secundários.

4.1 A Gestão Documental acontece em 3 FASES bá sicas:

PRODUÇÃO - UTILIZAÇÃO - DESTINAÇÃO

3 FASES BÁSICAS Produção Utilização Destinação P rodução

U tilização T ramitação (protocolo) A rquivamento

A valiação

CORRENTE CORRENTE e INTERMEDIÁRIO

INTERMEDIÁRIO

4.1.1 Gestão Documental - PRODUÇÃO

Elaboração de documentos em razão das atividades

específicas de uma instituição ou setor.

DICA LEGAL: GESTÃO DE DOCUMENTOS – PRODUÇÃO –

1ª FASE

Otmização na criação de documentos

Evitar a reprodução desnecessário de documentos

Acontece na fase corrente

4.1.2 Gestão Documental - UTILIZAÇÃO

Elaboração de documentos em razão das atividades

específicas de uma instituição ou setor.

DICA LEGAL: GESTÃO DE DOCUMENTOS – UTILIZAÇÃO –

2ª FASE

É referente ao fluxo percorrido pelos documentos,

necessários ao cumprimento de sua função

administrativa, assim como sua guarda após o tramite

DICA LEGAL: GESTÃO DE DOCUMENTOS – UTILIZAÇÃO –

2ª FASE

Essa fase envolve as atividades de protocolo,

classificação de documentos, controle de acesso e

recuperação da informação

Elaboração de instrumentos de recuperação.

É desenvolvida a gestão de arquivos correntes e

intermediários

4.1.3 Gestão de Documentos – AVALIAÇÃO e DESTINAÇÃO

Atividades de análise, seleção e fixação de prazos de guarda dos documentos.

DICA LEGAL: GESTÃO DE DOCUMENTOS – AVALIAÇAÕ –

3ª FASE

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Decidir quais documentos serão eliminados e quais

serão preservados permanentemente

Acontece no Arquivo Corrente e Intermediário

É regida pela lei 8.159/91

4.1.4 Gestão Documentos – Gestão de Arquivos Corren tes e

Intermediários

DICA LEGAL: GESTÃO DE DOCUMENTOS CORRENTES

Procedimentos de classificação, registro, autuação e

controle da tramitação, expedição e arquivamento

Têm o objetivo de facilitar o acesso as informações

contidas nos documentos

As unidades responsáveis por esses serviços são o

Arquivo e o Protocolo, Arquivo de Comunicações

administrativas e o serviço de comunicações.

DICA LEGAL: GESTÃO DE DOCUMENTOS

INTERMEDIÁRIOS

Responsável pela guarda física de documentos de

uso pouco freqüente

• Atendem as consultas aos órgãos/setores

depositantes

• Coordenam a transferência de documentos ao

seu depósito

• Aplicam a tabela de temporalidade para fins de

eliminação ou recolhimento

• Coordenam o recolhimento de documentos

permanentes para o arquivo da 3ª idade.

DICA LEGAL: GESTÃO DE DOCUMENTOS

INTERMEDIÁRIOS

Os documentos só devem ser aceito para guarda

intermediária quando for conhecido: Conteúdo; prazo

de guarda e data de eliminação ou recolhimento

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DICA LEGAL: GESTÃO DE DOCUMENTOS

INTERMEDIÁRIOS

Os documentos transferidos ao Arquivo Intermediário,

continuam sendo de posse dos setores que os transferiram

• Podem consultá-lo

• Podem tomá-lo emprestado

• A consulta por 3º só é permitida se autorizada pela

unidade que o transferiu

• Geralmente o espaço físico (depósitos de arquivamento

intermediário) são localizados fora do centro urbano.

Mas devem permitir a conservação adequada contra

incêndio, poluição atmosférica, excesso de umidade e

luz.

DIAGNÓSTICO: É a análise detalhada do funcionamento do arquivo da

instituição, para identificar falhas e deficiências, para em seguida permitir a adoção de medidas que aumentem a eficiência do serviço do arquivo.

Permite identificar:

5 Método de Arquivamento

Arquivamento é conjunto de operações destinadas ao

acondicionamento e ao armazenamento de documentos. O

método de Arquivamento corresponderá à forma que os

documentos serão armazenados, visando a sua localização futura.

DICA LEGAL: Acondicionamento - Arquivamento Horizontal

Os documentos são dispostos uns sobre os outros

Indicados para Arquivo Permanentes e para

documentos de grandes dimensões como planta, mapa

e desenho

DICA LEGAL: Acondicionamento - Arquivamento Vertical

Os documentos são dispostos um atrás do outro em

gaveta ou estantes

Indicado para Arquivo Corrente, agiliza a busca e a

localização dos documentos

• Instalação física (situação)

• Condições ambientais (T.U.L)

• Condições de armazenamento

• Estado de conservação do documento

• Espaço físico ocupado

• Volume documental • Controle de empréstimo • Nº de pessoas, formação e

escolaridade • Acesso a informação • Gênero dos documentos • Método de Arquivamento(arranjo

classificação) • Tipo de acondicionamento

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Os Métodos de Arquivamento, em relação à ordenação podem ser

divididos em DOIS grandes sistemas: DIRETO e INDIRETO.

DICA LEGAL: Direto e Indireto

DIRETO: A busca do documento é feita diretamente no

local onde está guardado

INDIRETO: É aquele em que, para se localizar o

documento necessita antes concultar um índice ou um

código busca do documento é feita diretamente no local

onde está guardado

Métodos de Arquivamento: Básicos e Padronizados

Alfabético Geográfico Básicos Numéricos Simples Cronológico Dígito-Terminal Ideográfico Alfabético Dicionário

Enciclopédico Numérico Duplex Decimal Padronizados Variadex Automático Soundex Rôneo Mnemônico

Básicos: São os métodos mais comumente utilizados

• Método Alfabético

• Método Numérico ( Simples, Cronológico ou Digito Terminal)

• Método Geográfico

• Método Ideográfico

DICA LEGAL: Métodos Básicos e Padronizados

DIRETO: A busca do documento é feita diretamente no

local onde está guardado

INDIRETO: É aquele em que, para se localizar o

documento necessita antes concultar um índice ou um

código busca do documento é feita diretamente no local

onde está guardado

5.1 Método Alfabético

É um método direto, não exige a adoção de índice para que o

documento seja localizado. A busca se dá diretamente no

documento.

DICA LEGAL: Método Alfabético

Utiliza um nome existente no documento

Utiliza todas as letras do nome, para diferenciar

documentos que começam com a mesma letra

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Exemplos:

1- A empresa XYZ, ao organizar a pasta funcional de seus

empregados, utilizou o método alfabético(organização a partir

dos nomes dos empregados). Para tanto, foram organizados

os seguintes nomes:

I – Alfredo Maia Rodrigues

II – Severino Alves dos

Santos Júnior

III – Joaquim Pereira da Boa

Morte

IV – Mauricio Soares Filho

V – Maria Alves Villas Boas

VI - Fernanda Moreira Aguiar

Qual seria a ordem correta?

a) I – VI – III – V – IV – II

b) VI – V – IV – II – III – I

c) II – V – I – VI – III – IV

d) VI – III – I – II – IV – V

e) I – II – III – IV – V - VI

3.1.1 Regras de Alfabetação

O Arquivamento de nomes obedece a algumas regras, chamadas

regras de alfabetação, que são as seguintes:

DICA LEGAL: Nome de Pessoas Físicas

Considerar o último sobrenome, depois o prenome.

Exemplo:

Ariovaldo Dias Furtado

Frank Menezes

Gilberto Alves Resende

Otacílio Guedes Marques

Arquivam-se:

OBS: SOBRENOMES IGUAIS , prevalece a ordem alfabética do

prenome:

Exemplo: Daniele Firme Miranda, Fábio Corrêa Miranda,Luciano

Corrêa Miranda, Veneza Firme Miranda, Arquivam-se:

Resende, Gilberto Alves

Menezes, Frank

Marques, Otacício Guedes

Furtado, Ariovaldo Dias

Miranda, Veneza Firme

Miranda, Luciano Corrêa

Miranda, Fábio Corrêa

Miranda, Daniele Firme

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OBS: SOBRENOMES COMPOSTOS de um substantivo e um

adjetivo ou ligados por hífem não se separam, quando

transpostos para o início.

Exemplo:

Camilo Castelo Branco

Heitor Villa-Lobos

Joaquim da Boa Morte

Severino Monte Negro

Arquivam-se:

OBS: SOBRENOMES COMPOSTOS de um substantivo e um

adjetivo ou ligados por hífem não se separam, quando

transpostos para o início.

Exemplo:

Camilo Castelo Branco

Heitor Villa-Lobos

Joaquim da Boa Morte

Severino Monte Negro

Arquivam-se:

OBS: SOBRENOMES formados com as palavras SANTAS ou

SÃO seguem a mesma regra do sobrenome composto por um

substantivo e um adjetivo , quando transpostos para o início

devem ser acompanhandos dos nomes que os sucedem.

Exemplo:

Adriana P. Santa Fé

João do Santo Cristo

José Carlos São Paulo

Ricardo Santa Rita

Arquivam-se:

Villa-Lobos, Heitor

Monte Negro, Severino

Castelo Branco, Camilo

Boa Morte, Joaquim da

Villa -Lobos, Heitor

Monte Negro, Severino

Castelo Branco, Camilo

Boa Morte, Joaquim da

São Paulo, José Carlos

Santo Cristo, João do

Santa Rita, Ricardo

Santa Fé, Adriana P.

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OBS: AS ABREVITIVAS de prenomes têm precedência na

classificação de sobrenomes iguais.

Exemplo:

E. Silva

Edis Silva

Estevão Silva

Everaldo Silva

Arquivam-se:

OBS: ARTIGOS E PREPOSIÇÕES não são considerados.: a,

o,de,d`, da, do, e, um, uma.

Exemplo:

Arnaldo do Couto

Márcio Mário do Nascimento

Marcos Roberto Araújo da Silva

Ricardo d`Andrade

Arquivam-se:

OBS: SOBRENOMES que exprimem grau de parentesco são

considerados parte do último sobrenome.

Exemplo:

Edison Miranda Júnior

Osório Miranda Neto

Márcio Cerqueira Sobrinho

Wilson Rodrigues da Silva Filho

Arquivam-se:

Silva, Everaldo

Silva, Estevão

Silva, Edis

Silva, E.

Silva, Marcos Roberto Araújo da

Nascimento, Marcio Mário do

Couto, Arnaldo do

Andrade, Ricardo d´

Silva Filho, Wilson Rodrigues da

Miranda Neto, Osório

Miranda Júnior, Edison

Cerqueira Sobrinho, Márcio

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OBS: TÍTULOS não são considerados, Mas são colocados após o

fim do nome, entre parênteses.

Exemplo:

Coronel Emerson Pontes

Ministro Jorge Cardoso

Professor Carlos Fernandes

Soldado Wilson R. Silva

Arquivam-se:

OBS: NOMES ESTRANGEIROS são considerados pelo último

sobrenome, salvo no caso de nomes espanhóis e orientais.

Exemplo:

Arnold Schwazernegger

George Walker Bush

Charles Chaplin

Adolf Hitler

Arquivam-se:

OBS: NOMES ESTRANGEIROS ESPANHOIS ou HISPÂNICOS

(países de língua espanhola), é registrado pelo penúltimo

sobrenome, os dois últimos nomes sobrenomes devem ser

transportados para o início.

Exemplo:

Enrico Gutierrez Salazar

Juan Ramirez Abadia

Maria Pereira de La Fuente

Pablo Puentes Hernandez

Arquivam-se:

Silva, Wilson R. (Soldado)

Pontes, Emerson (Coronel)

Fernandes, Carlos (Professor)

Cardoso, Jorge (Ministro)

Schwazenegger, Arnold

Hitler, Adolf

Chaplin, Charles

Bush, George Walker

Ramirez Abadia, Juan

Puentes Hernandez, Pablo

Pereira de La Fuente, Maria

Gutierrez Salazar, Enrico

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OBS: NOMES ESTRANGEIROS ORIENTAIS – JAPONESES,

CHINESES, COREANOS E ARÁBES, são registrados como se

apresentam.

Exemplo:

Abdulah Mustafah – (árabe)

Law Kim Chong – (coreano)

Li Yutang – (chinês)

Sasazaki Yonoyama (japonês)

Arquivam-se:

OBS: FIRMAS, EMPRESAS e INSTITUIÇÕES, se registra como

se apresentam, mas não se consideram os artigos e preposições.

Exemplo:

Antonio Silva e Cia

Associação dos Jornalistas

A Tentação

El País

Arquivam-se:

OBS: EM TÍTULOS DE CONGRESSO, CONFERÊNCIAS,

ASSEMBLEIAS, os Números arábicos, romanos ou escritos por

extenso deverão aparecer no fim, entre parênteses.

Exemplo:

II Encontro Nacional de Arquivistas

3º Curso de Ciências Contábeis

Quinto Congresso de Biblioteconomia

24º Seminário de Direito

Arquivam-se:

Sasazaki Yonoyama

Li Yutang

Law Kim Chong

Abdulah Mustafah

Tentação, ( A)

País, (El)

Associação dos Jornalistas

Antonio Silva e Cia

Seminário de Direito (24º)

Encontro Nacional de Arquivistas (II)

Curso de Ciências Contábeis (3º)

Congresso de Biblioteconomia (quino)

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5.2 Método Numérico

É quando o método de arquivamento é feito por ordenação

numérica.

DICA LEGAL: MÉTODO NUMÉRICO

• Método Numérico Simples

• Método Numérico-Cronológico

• Método Numérico-Digito-Terminal

5.2.1 Método Numérico Simples

Quando o principal elemento a ser considerado em um documento

é o seu número.

É dado um número para cada documento

A busca é feita por um nome, por isso exige um índice alfabético,

também conhecido como ONOMÁSTICO.

DICA LEGAL: MÉTODO NUMÉRICO SIMPLES

• Métodos que necessitam de índices são

INDIRETOS

5.2.2 Método Numérico-Cronológico

Documentos organizados por uma data. Não é necessário que

seja a data de produção do documento.

É o método ideal para arquivar documentos contábeis (balanço e

balancete, diário), contas a pagar, contas a receber.

DICA LEGAL: MÉTODO NUMÉRICO-CRONOLÓGICO

Exemplos: Balanço contábil de : 1998, 1999, 2000 Contas de água por mês: 01, 02, 03 Prontuário médico organizado por data de nascimento do paciente. João Paulo Medeiros – nascimento – 15/10/1980

Números a serem

organizados

Método Numérico Simples

Método Numérico Digito-Terminal

34.758 254.786 915.698 7.666 477.998

7.666 34.758 254.786 477.998 915.698

03-47-58 00-76-66 25-47-86 91-56-98 47-79-98

Organizados em ordem

crescente Ordenação feita a partir

dos dois últimos dígitos

Organizados em ordem

crescente

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5.2.3 Método Numérico-Digito-Terminal

Documentos organizados a partir de números que a eles foram

atribuídos. Muitas vezes, porém, tais números são enormes,

dificultando o trabalho. Assim o método Digito-Terminal ( dois

últimos números) será o indicado.

DICA LEGAL: MÉTODO NUMÉRICO DIGITO-TERMINAL

Decompor o número dois a dois e utilizar os dois

últimos números

Ex: Número do documento: 198.465

Para o arquivamento: 19.84.65

OBS: Comparação entre os métodos Numéricos: Simples e Digito-Terminal 5.3 Método Geográfico

Os documentos serão arquivados de acordo com local, lugar ou

setor.

É considerada a origem , a procedência do documento.

DICA LEGAL: MÉTODO GEOGRÁFICO

Local ou Setor de origem = Procedência = Lugar

DICA LEGAL: MÉTODO GEOGRÁFICO

Podem ser por:

• País

• Estado

• Cidade

DICA LEGAL: MÉTODO GEOGRÁFICO – PAÍS

Os PAÍSES deverão ficar em ordem alfabética

Dentro de cada país, a 1ª cidade deverá ser a

CAPITAL

As demais cidades seguem em ordem alfabética

Exemplo:

MALÁSIA

GRÉCIA

FRANÇA ESPANHA

CANADÁ

BÉLGICA ARGENTINA

Buenos Aires Córdoba

Mar del Plata Mendonza Três Lagos

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DICA LEGAL: MÉTODO GEOGRÁFICO – ESTADO

Os ESTADOS deverão ficar em ordem

alfabética

Dentro de cada estado, a 1ª cidade deverá ser a

CAPITAL

As demais cidades seguem em ordem alfabética

Exemplo:

DICA LEGAL: MÉTODO GEOGRÁFICO – CIDADE

Quando o Arquivo é organizado por cidade, sem

a separação por estado, deverão:

As CIDADES deverão ficar em ordem

alfabética

Indicar ao final de cada cidade, o estado

correspondente.

Exemplo:

TOCANTINS

SÃO PAULO

PARANÁ GOIÁS

CEARÁ

BAHIA ALAGOAS

Maceió Arapiraca

Palmeira dos Índios Penedo

Taguatinga (DF)

São Paulo (SP)

Piripiri (PI) Macapá (AP) Lages (SC)

Campinas (SP) Arapiraca (AL)

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5.4 Método Ideográfico : também denominado Método p or

assunto

Organiza os documentos por assunto . Uma vez identificados os

assuntos, os temas gerais podem ser considerados por nome ou

códigos numérico a eles atribuídos. Logo poderão ser Alfabético

e Numérico. O Alfabético poderá ser enciclopédico o u

alfabético, o Numérico poderá ser Duplex ou Decimal .

DICA LEGAL: MÉTODO IDEOGRÁFICOS - ALFABÉTICO

DICIONÁRICO – Ordenação alfabética, como

um dicionário

Exemplo: Assuntos: Como se organizam Férias Abono Contas a pagar Contas a receber Controle de estoque Admissão Demissão Salários

DICA LEGAL: MÉTODO IDEOGRÁFICOS –

ENCICLOPÉDICO

ENCICLOPEDICO – Organizados, agrupados

sob títulos gerais e dentro dele alfabeticamente

Exemplo: FINANCEIRO Contas a pagar Contas a receber MATERIAL Material de consumo Material permanente

PESSOAL Abono

Admissão Férias

DICA LEGAL: MÉTODO IDEOGRÁFICOS NUMERICO

Números atribuídos a cada assunto: DUPLEX

ou DECIMAL, do Geral para o Particular:

DUPLEX: DECIMAL:

* Não possui militação de classes * Divisão limitada a

10 classes

* Geral para o particular * Geral para o

particular

Salários

Férias

Demissão Controle de estoque Contas a receber Contas a pagar

Admissão

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* Casa inicial de 1 digito * Casa inicial de 3

digitos

* Utilizado pelo

CONARQ

Exemplos

DUPLEX DECIMAL 1 – PESSOAL

1-1 Férias 1-2 Admissão 1-3 Salários 1-4 Demissão

2 – FINACEIRO 2.1 Contas a pagar 2.2 Contas a receber

3 – MATERIAL 3.1 Material de consumo 3.2 Material permanente

020 – Pessoal 022 – Aperfeiçoamento e treinamento 022.1 – Cursos 022.12 – Promovidos por outra instituição 022.121 – No Brasil 022.122 – No Exterior 022.2 – Estágios 022.21 – Promovidos por outra instituição 022.221 – No Brasil 022.222 – No Exterior

5.5 Método de Arquivamento que deverá ser adotado?

Na hora de escolher o Método de arquivamento devemos

considerar a natureza dos documentos ( especiais ou

especializados) e a estrutura da instituição . A instituição poderá

adotar quantos métodos forem necessários para bem organizar

seus documentos

DICA LEGAL: MÉTODO DE ARQUIVAMENTO - A escolha

O Método de Arquivameto é escolhido pela Natureza

dos documentos e pela estrutura da instituição

A instituição pode ter quantos métodos forem

necessários

6 Protocolo

Conjunto de operações e procedimentos visando o controle

dos documentos que ainda tramitam no órgão, de modo a assegurar, garantir a imediata localização e recuperação do documento. Garantido assim o acesso a informação.

O Protocolo realiza as seguintes atividades/operaçõ es:

• Recebimento • Registro • Autuação • Classificação • Expedição/Distribuição • Controle/Movimentação

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DICA LEGAL: PROTOCOLO

A atividade de protocolo é uma atividade típica de

arquivo corrente

DICA LEGAL: PROTOCOLO - Recebimento

Receber os documentos produzidos pela instituição ou

o aqueles produzidos por outras instituições, que para

lá foram encaminhados

DICA LEGAL: PROTOCOLO – Registro

• Procedimento no qual o protocolo cadastra os dados

básico do documento

• Cadastrado em um sistema de controle ( manual ou

informatizado)

• Os dados são utilizados para localização do documento

DICA LEGAL: PROTOCOLO – Autuação

• Documentos são transformados em processo –

abertura de processo

• Inserção de capa específica

• Numeração das páginas

• Atribuição de nº de identificação do processo

DICA LEGAL: PROTOCOLO – Classificação

Uma vez recebido no protocolo, o documento será

analisado para identificar o assunto, classificando

de acordo com o código de classificação de

documentos

• Documentos que estiverem em envelopes

fechados DEVERÃO SER ABERTOS no

PROTOCOLO

• Os únicos documentos que não são abertos no

protocolo são: PARTICULAR e SIGILOSO

(natureza do assunto)

DICA LEGAL: PROTOCOLO – Classificação

Os documentos OSTENSIVO (natureza do assunto)

deverão ser abertos, analisados, classificados,

registrados, antes de serem encaminhados aos seus

destinatários

DICA LEGAL: PROTOCOLO – Expedição / Distribuição

Enviar os documentos para os seus destinatários

• DISTRIBUIÇÃO: remessa de documentos para os

destinatários dentro do próprio órgão

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• EXPEDIÇÃO: remessa de documentos para outro

órgão

DICA LEGAL: PROTOCOLO – Controle da

Movimentação/Tramitação

• Atividade que consiste em identificar os setores

pelos quais passam os documentos. Para recuperá-

lo com agilidade quando necessário, bem como

identificar possíveis atrasos na tramitação.

• É realizado por sistemas informatizados ou manuais

(livro, ficha de protocolo)

DICA LEGAL: PROTOCOLO – Controle da

Movimentação/Tramitação

Tramitação de processo: E a movimentação do

processo de uma unidade à outra, interna ou externa,

feita em sistema próprio.

7 Procedimentos administrativos em relação a Corres pondência

e a Processo

É conjunto de procedimentos aplicados ao manuseio de

documentos na Administração pública, em especial aos processos

e correspondências. Em geral são abordados em manuais

elaborados pela instituição pública e seguem regramentos

estabelecidos pela instituição normativa nº 5 do MPOG-Ministério

de Planejamento e Gestão.

7.1 Procedimentos administrativos em relação a Proc esso

É toda espécie de comunicação escrita, que circula nos órgão ou

entidades, com exceção dos processos . É classificada em

• Interna e Externa

• Oficial e Particular

• Recebida e Expedida

Interna : É aquela mantida entre os setores do órgão ou instituição.

Externa : É aquela mantida entre os órgãos ou instituições da

Administração Pública.

Oficial: É a espécie formal de comunicação mantida entre órgãos

ou instituições públicas ou destes para instituições privadas.

Particular: É a espécie informal de comunicação utilizada entre

autoridades ou servidores e instituições ou pessoas que não

pertençam a administração pública.

7.2 Procedimentos administrativos em relação a Corr espondência

Processo é documento ou conjunto de documentos que exigem

estudo detalhado e procedimentos expressados por despachos,

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pareceres técnicos, anexo, instruções de pagamento de despesa.

Que a partir de autuados, são autorizados pelo órgão a executar

tal procedimento.

• Autuação

• Numeração de folhas

• Juntada

o Juntada por anexação

o Juntada por apensação

• Desapensação

• Desentranhamento de peças

• Desmembramento de peças

• Diligência

• Encerramento de processo e abertura de volume

• Encerramento de processo

• Abertura de volume

• Reconstituição de processo

DICA LEGAL: PROTOCOLO – Autuação

Também conhecida como formação, abertura de processo

• Colocação de capa, ordenação cronológica das peças;

• Colocar etiqueta na capa com o nº de protocolo

• Numerar as folhas, apor carimbo e rubrica

• Registrar, conferir

• Encaminhar fisicamente para o setor pertinente

• Descartar o envelope, ele não será peça do processo

DICA LEGAL: PROTOCOLO – Numeração das folhas

Serão numeradas em ordem crescente, sem rasura,

com carimbo próprio para colocação de número.

Colocar no canto superior direito da página.

• A primeira folha é a número 1

• A capa não será numerada

• A numeração inicial é feita no protocolo central ou

setorial

• Cada unidade que receber o processo e colocar

mais peças deverá numerá-las

• A peça que estiver em tamanho reduzido deverá ser

colocada em folha branco maior

• Processos vindos de outros órgãos públicos só

serão renumerados se a respectiva numeração

estiver incorreta

• Qualquer solicitação ou informação, deverá ser feita

por despacho no próprio documento ou em folha de

despacho.

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DICA LEGAL: PROTOCOLO – Juntada

Será executada pelo protocolo Central ou Setorial,

mediante despacho

ANEXAÇÃO: Dependência entre processos a serem

anexados

APENSAÇÃO: Não há dependências entre os

processos

Na anexação existe o processo PRINCIPAL (MAIS ANTIGO) e o

MAIS ACESSÓRIO (MAIS RECENTE).

Exemplos:

Processo Principal Processo Acessório

Inquérito Administrativo Recurso contra decisão do

inquérito

Aquisição de material Prestação de contas

DICA LEGAL: PROTOCOLO – Juntada Anexação

• O processo acessório é renumerado

• Lavrar termo de anexação na última folha do

mais antigo

• Anotar na capa do principal o nº do acessório

(anexado)

• Registrar no sistema a juntada por anexação

DICA LEGAL: PROTOCOLO – Juntada Apensação

• Colocar os processos um sob o outro, ficando

em segundo plano o processo que pediu a

juntada.

• Cada processo continua com sua numeração

original

• Lavrar termo de apensação no processo mais

antigo, que ficará em primeiro lugar

• Anotar no processo que ficará em primeiro lugar

o nº do apensado

• Registrar nos sistema a juntada por apensação

DICA LEGAL: PROTOCOLO – Desapensação

Após decisão final o processo poderão ser

desapensados nos protocolo setorial onde se

encontrem

• É executada mediante indicação em despacho

Page 33: Arquivologia tse   inss

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33

• A desapensação ocorrerá antes do

arquivamento

• Lavrar o termo de desapensação no processo

que solicitou a juntada

• Colocar despacho de encaminhamento em

cada processo

• Registrar em sistema a desapensação

DICA LEGAL: PROTOCOLO – Desentranhamento de peças

A retirada de folha ou peça acontecerá onde se encontrar

o processo, mediante despacho

• Sempre que houver retirada colocar, lavrar termo de

desentramento após o último despacho

• A numeração continua a mesma

• É vedada a retirada da folha ou peça inicial do

processo

DICA LEGAL: PROTOCOLO – Desmembramento de peças

• É feita para forma outro processo, ocorrerá

mediante despacho.

• Retirar o documento que constituirá outro

processo

• Apor termo de desentramento no local onde foi

retirado o documento

• Proceder autuação do documento retirado e

renumerar as páginas do novo processo

DICA LEGAL: PROTOCOLO – Diligência

Quando o processo, tendo deixado de atender a

uma formalidade indispensável ou disposição

legal é devolvido ao órgão para sanar a

pendência. Deverá ser enviado a instituição

para que em prazo especificado devolva com a

diligencia sanada.

• Vencido o prazo sem a conclusão da

exigência, a instituição anexara cópia da

convocação e o devolverá ao órgão que

pediu diligência

DICA LEGAL: PROTOCOLO – Abertura de volume

• Um processo não deve exceder a 200 folhas

• A colocação de colchetes deverá ser a 2 cm da

margem esquerda

Page 34: Arquivologia tse   inss

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34

• Colocar na última folha do volume anterior o

termo de encerramento de volume, devidamente

numerado

• Colocar no novo volume, logo depois da capa o

termo de abertura de volume

DICA LEGAL: PROTOCOLO – Encerramento

• O encerramento acontecerá quando:

• Pleito indeferido

• Pleito atendido, ou cumprimento dos

compromissos arbitrados

• Pela expressa desistência do interessado

• Quando o desenvolvimento do processo for

interrompido por período superior a um ano, por

omissão da parte interessada

DICA LEGAL: PROTOCOLO – Reconstituição

• Procedimento em que se pretende reconstituir

processo desaparecido, extraviado.

• O servidor deverá, ao perceber o extravio,

comunicar a chefia imediata, que irá comunicar

oficial e formalmente o órgão que originou o

processo. Este deverá abrir processo de

reconstituição que deverá fazer toda a

tramitação do processo extraviado.

• O órgão que originou o processo, deverá

também, abrir processo administrativo para

apurar responsabilidade pelo extravio do

processo

DICA LEGAL: PROTOCOLO – Urgência

• O documento ou processo identificado com o

carimbo de URGENTE, deverá ter preferência

quanto ao procedimento administrativo a ser

adotado.

DICA LEGAL: PROTOCOLO – Despacho

• Decisão proferida pela autoridade administrativa

em caso que lhe é submetido à apreciação.

Poderá ser feita em folha de despacho ou no

próprio documento.

DICA LEGAL: PROTOCOLO – Folha de processo

• São duas faces de uma folha/página

Page 35: Arquivologia tse   inss

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35

8 Microfilmagem e Automação

8.1 Microfilmagem:

Microfilmagem é uma técnica que permite criar uma cópia do

documento em formato micrográfico (microfilme ou microficha).

Deverá ser feito uma cópia de segurança e uma cópia de

trabalho. Que deverão ser armazenadas em locais diferentes

por motivo de segurança.

Os documentos de arquivo se apresentam em variados

suportes (papel, diquete, CD). E o papel é o mais utilizado.

Eventualmente há a necessidade de alterar o suporte de

determinados documentos, para garantir o acesso, a

preservação e a otimização do espaço físico.

Existem a microfilmagem de substituição é a de

segurança :

SUBSTITUIÇÃO : Documentos originais, que não terão valor

secundário, permanente, poderão ser eliminados após a

microfilmagem.

SEGURANÇA: A empresa microfilma os documentos para

evitar a perda da informação.

DICA LEGAL: MICROFILMAGEM - Razões para utilizar

- Economia de espaço físico

- Valor legal do microfilme

- Documentos que não possuam valor secundário

poderão ser eliminados

- Documentos de valor histórico não poderão ser

eliminados – Nesse caso o objetivo é a preservação do

original

DICA LEGAL: MICROFILMAGEM - Mobiliário e

Equipamento

- Mobiliário Arquivo de Microfilmes

- Cada rolo deverá conter um índice, para permitir a

localização dos documentos

- Existência junta ao arquivo de microfilmes, de

aparelho leitora de microfilmes

DICA LEGAL: MICROFILMAGEM - Benefícios

- Validade legal ( Lei 5.433/68 e Decreto nº 1.799/96)

- Redução de espaço

- Acesso fácil e rápido, por causa da catalogação e

indexação, se comparado ao documento em suporte

papel

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- Segurança no acondicionamento, seu tamanho

reduzido permite guardar em caixas-forte (arquivo de

segurança)

- Garantia de confidencialidade – é impossível

visualizar a infornmação.

- Durabilidade, se respeitadas normas de segurança,

controle e manuseio esse suporte pode ser conservado

indefinidamente.

Microfilmagem Símbolos Adotados nos microfilmes A resolução nº 10 do CONARQ/ARQUIVO NACIOANAL. Deve-se adotar, no processo de microfilmagem de documentos arquivísticos, símbolos constantes da ISO 9878/1990. 1 – Símbolos obrigatórios a serem utilizados em todos os rolos:

Indica início do rolo Início do microfilme

Indica fim do rolo Fim do microfilme

2 – Símbolos obrigatórios a serem utilizados em todos os rolos, caso a documentação tenha continuidade: Ou seja os documentos estão neste microfilme, ele acabou mas continuou em outro rolo de microfilme:

Continua em outro rolo Este filme continua em outro rolo.

Continuação de outro rolo Este filme é a continuação de outro rolo

3 – Símbolos obrigatórios a serem microfilmados juntos com os documentos, conforme situação:

Original ilegível O documento original, microfilmado, é ilegível

Original em cores O documento original,microfilmado, é colorido

Numeração incorreta Numeração ou Data incorreta do documento original

Página e ou números em falta

Texto deteriorado Encadernação defeituosa

Repetição de imagem

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8.2 Automação aplicada aos Arquivos:

Com a informática os arquivos tem utilizados as novas

tecnologias para implementar soluções buscando a otimização

do trabalho. Bom exemplo são a existência de protocolos

informatizados, sistemas de indexação e recuperação da

informação e controles de temporalidade de documentos entre

outras técnicas avançadas da GESTÃO DA INFORMAÇÃO.

DICA LEGAL: AUTOMAÇÃO - Workflow

- Sistema que permite dizer exatamente a localização

do documento dentro da organização

- É o gerenciamento de qualquer processo de

informação de uma empresa, identificando usuários e

rotinas e ações pré-definidas

- Permite o controle dos entraves operacionais.

DICA LEGAL: AUTOMAÇÃO - GED

- Processo pelo qual se convertem documentos em

suporte de papel ou microfilme para um formato

eletrônico, representado pela figura de uma imagem, e

o seu gerenciamento por meio de um software permite

a indexação, armazenamento, recuperação e

visualização.

- A conversão se dá pelo scanner

- O documento pode ser lido e identificado como texto

se for utilizado o processo de OCR (Reconhecimento

Óptico de Caracteres), em que é criado um arquivo de

texto, que pode ser usado para indexar o documento

- O GED não permite a instituição se valer dele para

eliminar os documentos.

- É uma boa ferramenta para a preservação de

documentos históricos, pois uma vez digitalizados, o

acesso ou reprodução se daria a parti da imagem

digitalizada, evitando assim o desgaste no documento

original

ARQUIVAMENTO DE REGISTRO INFOMATIZADOS

E-ARQ BRASIL:

E-arq Brasil : CONARQ/ARQUIVO NACIONAL - 2006 Câmara Técnica de documentos eletrônicos O que é E-ARQ Brasil: Modelo de Requisitos para Sistemas Informatizados de Gestão Arquivística de Documentos – e-ARQ Brasil - que foi elaborado no âmbito da Câmara Técnica de Documentos Eletrônicos do Conselho Nacional de Arquivos no período de 2004 a 2006.

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O que é e-ARQ Brasil? É uma especificação de requisitos que estabelece um conjunto de condições a serem cumpridas pela organização rodutora/recebedora de documentos, pelo sistema de gestão arquivística e pelos próprios documentos a fim de garantir a sua confiabilidade e autenticidade, assim como seu acesso. Além disso, o e-ARQ Brasil pode ser usado para orientar a identificação de documentos arquivísticos digitais.

O e-ARQ Brasil estabelece requisitos mínimos para u m SIGAD O que é SIGAD: Sistema Informatizado de Gestão Arquivística de Doc umentos – SIGAD- independente da plataforma tecnológica em qu e for desenvolvido e/ou implantad O que METADADOS: Dados estruturados que descrevem e permitem encontrar, gerenciar, compreender e/ou preservar documentos arquivísticos ao longo do tempo. Requisitos para Armazenamento/arquivamento: A estrutura de armazenamento em um SIGAD deve fazer parte de uma arquitetura tecnológica que permita a preservação e a recuperação de longo prazo dos documentos arquivísticos. Por isso, essa estrutura deve abrigar os documentos, seus metadados, os metadados do sistema (informações sobre segurança, direitos de acesso e usuários, entre outros), trilhas de auditoria e cópias de segurança. Do ponto de vista físico, tais informações residem em dispositivos de armazenamento eletrônicos, magnétic os e ópticos. Um SIGAD deve utilizar dispositivos e técnicas de armazenamento que garantam a integridade dos documentos arquivísticos digitais.

Requisitos de armazenamento organizados segundo os critérios de durabilidade, capacidade e efetividade de armaze namento Durabilidade Os dispositivos de armazenamento de um SIGAD

e os documentos neles armazenados devem estar sujeitos a ações de preservação que garantam sua conservação de longo prazo.

Capacidade Um SIGAD deve garantir escalabilidade no

armazenamento, permitindo a expansão ilimitada dos dispositivos de armazenamento.

Efetividade de armazenamento

Capacidade de detecção de erros Capacidade de restauração de dados em caso de falhas Capacidade de proteção contra escrita que previna alteração indevida(manter a integridade física) Capacidade de memória secundária

Requisitos de ACOMPANHAMENTO transferência(mudança de surporte,mídia ou local) de documentos . Ad Histórico das movimentações e transferências de mídia

sofridas por aquele documento ou dossiê/processo Obrigatório 1 - Fornecer um recurso de acompanhamento para

monitorar e registrar informações acerca do local atual e da transferência de dossiês/processos digitais e convencionais. 2 - A função de acompanhamento de transferência tem que registrar metadados que incluam:

• número identificador dos documentos atribuído pelo sistema;

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• localização atual e também as localizações anteriores, definidas pelo usuário;

• data e hora de envio/transferência; • data e hora da recepção no novo local;

destinatário; • Usuário responsável pela transferência (sempre

que adequado); • Método de transferência

9 Preservação, Conservação e Restauração de Documen tos

Além da organização e guarda e disponibilização, o Arquivo

deverá se preocupar também com a preservação dos documentos.

A preservação envolve as seguintes atividades: Conservação,

Armazenamento e

Restauração dos documentos.

DICA LEGAL: PRESERVAÇÃO

Conservação, Armazenamento e Restauração

Conservação: Conjunto de procedimentos e medidas destinadas

a assegurar a proteção física dos arquivo contra agentes de

deterioração.

Armazenamento: Guarda de documentos em mobiliários ou

equipamentos, visando sua preservação e acesso. (também

conhecida como acondicionamento)

Restauração: Conjunto de procedimentos específicos para

recuperação e reforço de documentos deteriorados e danificados.

DICA LEGAL: Conservação = Objetivo Principal

Estender a vida útil dos documentos, procurando

mantê-los o mais próximo possível do estado físico em

que foram criados. (original)

DICA LEGAL: Restauração = Objetivo Principal

Revitalizar a concepção original , ou seja, a

legibilidade do documento

9.1 Agentes exteriores que danificam o documen to:

FÍSICO - QUIMICO - BIOLÓGICO

9.1.1 FÍSICOS

Luminosidade: A luz é um dos fatores mais agravantes no

processo de degradação. A exposição dos documentos à luz

natural e a reprodução causam o envelhecimento do papel.

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Temperatura : A oscilação de temperatura entre baixas e altas

aceleram a degradação do papel. A temperatura ideal do papel

é de aproximadamente de 22º.

Umidade: O Clima seco e o excesso de umidade contribuem

para a aceleração do processo de envelhecimento do

documento. A oscilação faz o papel se dilatar ou contrair,

perdendo ou ganhando água em demasia.

DICA LEGAL: Controle de temperatura e umidade

A taxa adequada para o controle: Temperatura de 22º a

25ºC e Umidade relativa de 55%.

Medir temperatura: Termômetro

Medir umidade: Higrômetro

Equipamento que faz as duas medidas:

Termoigrômetro

9.1.2 QUÍMICOS

Poluição atmosférica: É a poeira, a fumaça. É uma das

causas da degradação química.

Tintas: Contribui para a degradação do documento (a tinta

utilizada para escrever no documento).

Gordura e oleosidade: O manuseio do documento pode

danificar o documento. As mãos deixam oleosidade.

Documentos como fotografia, negativo, película filmográfica

são mais sensíveis que os que estão em suporte de papel

(comum). Nesse caso devemos usar luvas de algodão para o

manuseio.

Objetos Metálicos: O uso de objetivos metálicos como:

grampos, clipes,colchetes devem ser evitados, pois tendem a

enferrujar e por conseqüência danificar os documentos. Opte

por utilizar material plástico.

9.1.3 BIOLÓGICOS

Insetos: baratas, traças e brocas

Microorganismos: Fungos

Roedores: Ratos

Homem: Danifica os documentos, utiliza o documento e nem

sempre observa a melhor forma de conservá-la.

DICA LEGAL: Estratégias preventivas para evitar a

presença de roedores e insetos:

- Manter a fonte de alimentos longe do local de guarda

dos documentos

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- Evitar comer ou manter comida no local de guarda

dos documentos

Cuidados Gerais na conservação de documentos:

DICA LEGAL: PAPEL

- Utilizar estantes de metal pintado com tinta

antiferrugem

- Evitar comida junto ao documento ou comer no local

- Não utilizar fitas adesivas, durex, cola comum ( alta

acidez)

- Não escrever no documento, não dobrar

- Utilizar trincha na limpeza das folhas (escova macia

ou flanela de algodão)

- Durante a limpeza remover grampos metálicos, fitas e

corpos ácidos

DICA LEGAL: FOTOGRAFIAS

- Receber proteção especial e individual

- manusear com luva de algodão e arquivar em

mobiliário de aço

- Se precisar escrever, somente no verso e com lápis

macio

DICA LEGAL: DIAPOSITIVOS (slaides)

- Utilizar material de acondicionamento adequado –

cartelas flexíveis de polietileno e polipropileno

- Utilizar mobiliário metálico

DICA LEGAL: MICROFILMES

- Armazenar os originais em cofres, arquivos ou

armários à prova de fogo e colocados em latas vedadas

à umidade

- Fazer cópia de consulta

- A limpeza deve ser feita com pano limpo que não solte

fiapos, umedecido com KODAK film cleaner

DICA LEGAL: DISQUETES E CD-ROM E DVD

- Usar disquete, cd ou DVD de boa qualidade

- Manter os disquetes em local fresco e longe do

computador

- Usar programas antivírus

- Proteger o CD DVD contra aranhões e poeira

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DICA LEGAL: CAIXAS-ARQUIVO

- Utilizar caixas de papelão em vez de plástico – as de

plástico tranpira quando submetidas a altas

temperaturas.

OBSERVAÇÃO GERAL:

REALIZAR VISTORIA PERIÓDICAMENTE, atentando

sempre quantos a limpeza e higiene, pois são fatore s

essenciais para a preservação.

DICA LEGAL: LIMPEZA DO ASSOALHO

- Limpeza com panos úmidos e aspiradores – evitar

limpeza do piso com água

- Utilizar aspirador de pó ou vassoura revestida de pano

levemente úmido

10 Modelos de Arquivos e Tipos de Pastas

DICA LEGAL: MODELOS DE ARQUIVOS

• ARQUIVO DE GAVETAS

• ARQUIVO FICHÁRIO

• ARQUIVO DESLIZANTE

• ESTANTE DE AÇO

• MAPOTECA VERTICAL

• MAPOTECA HORIZONTAL

Arquivo de Gavetas:

Feito de aço ou madeira, normalmente de 4 ou mais gavetas.

É indicado para pastas suspensas, que serão arquivadas na

posição vertical

Muito utilizado em arquivo corrente

Arquivo Fichário:

Feito de aço ou madeira.

Utilizado para arquivar fichas na posição vertical

Arquivo Deslizante:

Surgiu na década de 40, Feito de aço ou metal pintado com tinta

anti-ferruginosa.

Possibilita guardar maior quantidade de documentos em menor

espaço

Pode acondicionar tanto caixa arquivo, quanto pasta suspensa

Estante de Aço:

Utilizado para acondicionar caixas-arquivo

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Mapoteca Vertical:

Utilizada para acondicionar documentos cartográficos ( mapas,

plantas, cartazes,etc)

Os documentos são acondicionados na posição vertical – um

atrás do outro

Mapoteca Horizontal:

Utilizada para acondicionar documentos cartográficos ( mapas,

plantas, cartazes,etc)

Mobiliário composto de gavetas, posicionadas umas sobre as

outras

Os documentos são acondicionados na posição horizontal – um

em cima do outro

DICA LEGAL: MODELO DE PASTAS

• PASTA SUSPENSA

• PASTA AZ

• PASTA SANFONADA

Pasta Suspensa:

Indicada para para o arquivamento de documentos em tamanho

oficio ou A4

Os documentos são arquivados na posição vertical dentro da

pasta

A pasta é colocada em estantes

Possuem etiquetas laterais para identificação da documentação ou

pasta

É muito utilizado em arquivo corrente

Pasta AZ:

Ideal para o arquivamento de documentos em tamanho oficio ou

A4

Os documentos são arquivados na posição vertical

Possibilita a colocação de guias indicando nome ou nº do

documento ou pasta

É muito utilizado em arquivo corrente

Pasta Sanfonada:

Confeccionada em diversos tamanhos

Possui divisórias e guias para indicar o assunto

É ideal para o arquivamento de documentos utilizados em

atividades externas, pois maior mobilidade do usuário

para o arquivamento de documentos em tamanho oficio ou A4

11 Arquivos Permanentes

• Conjunto de documentos custodiados em caráter

definitivo , em função do seu valor secundário.

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• Fundo: Fundo: conjunto de documentos produzidos e/ou

acumulados por determinada entidade pública ou privada,

pessoa ou família no exercício de suas funções e atividades,

guardando entre si relações orgânicas e que são preservados

como prova ou testemunho legal e/ou cultural, não devendo

ser mesclados a documentos de outro conjunto gerado por

outra instituição, mesmo que este, por quaisquer razões, lhe

seja afim

• Principais atividades realizadas

o Arranjo

o Descrição

DICA LEGAL: ARRANJO

Arranjo = Classificação = Organização Física e

intelectual

A operação resume-se na reordenação dos conjuntos

documentais remanescentes das eliminações ditadas

pela Tabela de Temporalidade, obedecendo a critérios

que respeitam o caráter orgânico dos conjuntos

documentais.

DICA LEGAL: DESCRIÇÃO

Descrição:

Conjuntos de procedimentos que, a partir de elementos

formais e de conteúdo, permitem a identificação de

documentos e a elaboração de instrumentos de

pesquisa.

• Instrumentos de Pesquisa

o Guia: Apresenta informações básicas sobre

a instituição de arquivos, seu acervo,

serviços e horários de funcionamento.

o Inventário : Descreve o conjunto

documental, podendo ou não indica na

ordem de numeração sua distribuição e

localização nas estantes.

o Catálogo: Instrumento de pesquisa

organizado por critérios temáticos,

cronológicos, onásticos, toponímicos,

reunindo a descrição individualizada de

documentos pertencentes a um ou mais

fundos, de forma sumária ou analítica.

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o Repertório: Descreve de forma detalhada

documentos selecionados de um mais

fundos, por critérios temáticos, cronológicos

ou assuntos.

11.1 Princípios Arquivisticos

Os princípios arquivísticos constituem o marco principal da

diferença entre a arquivística e as outras “ciências”

documentárias.

• Princípio da Proveniência • Princípio da Organicidade • Princípio da Unicidade • Princípio da Indivisibilidade / Integridade • Princípio da Cumulatividade

11.1.1 PRINCÍPIO DA PROVENIÊNCIA

DICA LEGAL: PRINCÍPIO DA PROVENIÊNCIA

Proveniência = Respect des fond = Respeito a ordem

original

Os Arquivos devem ser organizados obedecendo à

competência e às atividades da instituição que o

acumulou.

Os Arquivos de um fundo não devem se misturar a

outro fundo.

11.1.2 PRINCÍPIO DA ORGANICIDADE

DICA LEGAL: PRINCÍPIO DA ORGANICIDADE

Organicidade

É qualidade segundo a qual os arquivos espelham a

estrutura, as funções e as atividades da insituição.

11.1.3 PRINCÍPIO DA UNICIDADE

DICA LEGAL: PRINCÍPIO DA UNICIDADE

Unicidade

O documento é ÚNICO.

11.1.4 PRINCÍPIO DA INDIVISIBILIDADE

DICA LEGAL: PRINCÍPIO DA INDIVISIBILIDADE

Indivisibilidade / integridade

Os fundos de arquivo devem ser preservados sem

dispersão, mutilação, alienação, destruição não

autorizada ou adição indevida

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11.1.5 PRINCÍPIO DA COMULATIVIDADE

DICA LEGAL: PRINCÍPIO DA COMULATIVIDADE

Comulatividade

Diz que o Arquivo é uma formação progressiva, natural

e orgânica

“ É a sedimentçaõ de

que trata Lodoline”

2

Fontes:

Bellotto, Heloísa Liberalli – Dicionário de terminologia Arquivistica –

1996

Bellotto, Heloísa Liberalli – Arquivos Permanentes

Schellenberg, Theodore R. – Arquivos modernos princípios e técnicas

– 2ª ed. – FGV 2002

Miranda, Elvis Corrêa – Arquivologia para concurso – 2ª

ed.Brasília:Vestcon 2009.

Arquivo Teoria e Prática – Paes, Marilena Leite – 3ª ed. – FGV 2006

www. arquivonacional.gov.br/conarq

Lei 8.159/1991

Decreto 4553/2002

Decreto 5.331/2004

Resolução 10 CONARQ

Lei 5.433/68 e Decreto nº 1.799/96)

e-ARQ Brasil: Modelo de Requísitos para Sistemas Informatizados de

Gestão Arquivistica de Documentos/Câmara Técnica de Documentos

Eletônicos. 1.1 versão – Rio de Janeiro: Arquivo Nacional. 2011