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ARQUIVOLOGIA Curso básico de conceitos de arquivologia e técnicas de arquivo Iracema Marinho INTRODUÇÃO Para bem se entender a problemática atual dos arquivos, é preciso compreender o século XX sob um novo paradigma que atenda à rapidez da evolução tecnológica. É suficiente lembrar dos vários interlocutores, cada qual trazendo sua influência e moldando a sociedade com novos valores, inserindo novos cenários. A partir da Segunda Guerra Mundial, assiste-se à chegada da fotocopiadora, da eletrônica, da televisão, dos satélites, e, sobretudo dos computadores. A partir da década de 1970, a telemática, ou seja, o computador conectado a outros computadores via linhas telefônicas, mudou profundamente as possibilidades de comunicação de documentos. Depois de muitos anos, a disciplina de arquivística conheceu desenvolvimentos importantes no estabelecimento da teoria, nas técnicas de organização e nos métodos de trabalho no sentido de viabilizar com maior rapidez o acesso à informação e garantir formas de preservação e conservação de arquivos institucionais, pois por meio desses documentos podemos remontar uma nova história, não apenas com a versão hegemônica do poder. O presente trabalho destina-se a subsidiar o estudo sobre noções de arquivologia e técnicas de arquivo, com a apresentação de conceitos básicos da moderna arquivística, e compilação de teoria baseada nos maiores autores da área. Além disso, dispõe de questões de concursos, legislação arquivística, norma ISAD(g) e glossário de termos arquivísticos.

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ótimo material de arquivologia.

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ARQUIVOLOGIA

Curso básico de conceitos de arquivologia e técnicas de arquivo Iracema Marinho INTRODUÇÃO

Para bem se entender a problemática atual dos arquivos, é preciso

compreender o século XX sob um novo paradigma que atenda à rapidez da

evolução tecnológica. É suficiente lembrar dos vários interlocutores, cada

qual trazendo sua influência e moldando a sociedade com novos valores,

inserindo novos cenários.

A partir da Segunda Guerra Mundial, assiste-se à chegada da

fotocopiadora, da eletrônica, da televisão, dos satélites, e, sobretudo dos

computadores. A partir da década de 1970, a telemática, ou seja, o

computador conectado a outros computadores via linhas telefônicas, mudou

profundamente as possibilidades de comunicação de documentos.

Depois de muitos anos, a disciplina de arquivística conheceu

desenvolvimentos importantes no estabelecimento da teoria, nas técnicas

de organização e nos métodos de trabalho no sentido de viabilizar com

maior rapidez o acesso à informação e garantir formas de preservação e

conservação de arquivos institucionais, pois por meio desses documentos

podemos remontar uma nova história, não apenas com a versão

hegemônica do poder.

O presente trabalho destina-se a subsidiar o estudo sobre noções de

arquivologia e técnicas de arquivo, com a apresentação de conceitos básicos

da moderna arquivística, e compilação de teoria baseada nos maiores

autores da área.

Além disso, dispõe de questões de concursos, legislação arquivística,

norma ISAD(g) e glossário de termos arquivísticos.

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“... proponho que assumamos, agora e aqui, o compromisso de conceber e fabricar uma arca da memória, capaz de sobreviver ao dilúvio atômico. Uma garrafa de náufragos siderais lançada aos oceanos do tempo, para que a nova humanidade de então saiba por nós o que as baratas não lhes contarão...”

Gabriel Garcia Marquez

ORIGEM DOS ARQUIVOS

A origem dos arquivos é incerta. Alguns afirmam ter surgido da

antiga Grécia – arché, atribuída ao palácio dos magistrados, evoluindo para

archeion, local de guarda e depósito dos documentos.

Ramiz Galvão (1909) considera archivum o mesmo que arquivo,

palavra de origem latina, que no sentido antigo identifica o lugar de guarda

de documentos e outros títulos.

BREVE HISTÓRICO E EVOLUÇÃO DOS CONCEITOS DE ARQUIVO

As definições antigas acentuavam o aspecto legal dos arquivos como

depósitos de documentos e papéis de qualquer espécie, tendo sempre

relação com os direitos das instituições ou indivíduos.

Estabeleciam ou reivindicavam direitos.

Quando não atendiam mais a estas exigências, eram transferidos

para museus e bibliotecas.

Daí surge à idéia de arquivo administrativo e arquivo histórico.

INFORMAÇÃO, ARQUIVO E INSTITUIÇÕES ARQUIVÍSTICAS

Informação: não tem sido considerada como objeto privilegiado da

Arquivologia, mas sim a conseqüência do documento de arquivo que, por

sua vez, é visto como o elemento do arquivo.

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“Importa muito que não percamos de vista a tríplice dimensão do

objeto da Arquivologia e sua ordem: Arquivos – documentos de arquivos –

informação.”1

Segundo o Dicionário Internacional de Terminologia Arquivística,

publicado pelo Conselho Internacional de Arquivos (CIA), um arquivo é “o

conjunto de documentos, quaisquer que sejam suas datas, suas formas ou

seus suportes materiais, produzidos ou recebidos por pessoas físicas ou

jurídicas, de direito público ou privado, no desempenho de suas atividades”

(1984, p. 25).

O manual de Arquivologia publicado pela Direção dos Arquivos de

França, em conjunto com a Associação dos Arquivistas Franceses define

arquivos como sendo “o conjunto de documentos, de qualquer natureza,

que qualquer corpo administrativo, qualquer pessoa física ou jurídica, tenha

automática e organicamente reunido, em razão mesmo de suas funções e

atividades” (1970, p. 23).

Para a Lei nº 8.159, de 8/1/1991 – que dispõe sobre a política

nacional de arquivos públicos e privados:

Art. 2º Consideram-se arquivos, para os fins desta Lei, os conjuntos de

documentos produzidos e recebidos por órgãos públicos, instituições de caráter

público e entidades privadas, em decorrência do exercício de atividades específicas,

bem como por pessoa física, qualquer que seja o suporte da informação ou a

natureza dos documentos.

A comparação de tais definições com o conceito de arquivo, vigente

desde o final do século XIX até meados deste século resulta no seguinte:

Conjunto de documentos escritos, desenhos e material impresso, recebidos

ou produzidos oficialmente por determinado órgão administrativo ou por um de seus

funcionários, na medida em que tais documentos se destinavam a permanecer na

custódia deste órgão ou funcionário.2

A partir da segunda metade do século XX, são referidos os dois

pontos básicos:

a) uso, cada vez mais extensivo, de novos suportes documentais,

eliminando da definição de arquivo qualquer tentativa de delimitar

os possíveis suportes dos registros arquivísticos;

b) o surgimento dos princípios da Gestão de Documentos, a partir de

reformas administrativas, ocorridas nos Estados Unidos e Canadá,

1 HEREDIA, 1993, p. 32. 2 Associação dos Arquivistas Holandeses, 1973, p. 13.

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no final da década de 40, buscam a economia e a eficácia na

produção, manutenção, uso e destinação final dos documentos.

Originários da impossibilidade de se lidar, de acordo com os

moldes tradicionais, com as massas cada vez maiores de

documentos produzidos pelas administrações, inauguram, entre

outras, as práticas de avaliação, seleção e eliminação de

documentos de arquivos.

É superada a idéia predominante de que os arquivos constituem

conjuntos de documentos destinados a permanecer sob custódia

permanente das instituições, é estabelecida a noção de que os documentos

de arquivo podem, de acordo com seus valores probatórios e informativos,

ser eliminados.

Assim, o conceito de arquivo mantém inalteradas as suas

características básicas de conjunto orgânico produzido por uma dada

atividade jurídico-administrativa, salientando-se o caráter testemunhal do

conjunto documental arquivístico, conservado em sua organicidade.

Nova visão:

Arquivos têm, conseqüentemente, uma estrutura, uma articulação e uma

natural relação entre suas partes, as quais são essenciais para sua significação. A

qualidade de um arquivo só sobrevive em sua totalidade se sua forma e relações

originais forem mantidas.3

DOIS NÍVEIS DE INFORMAÇÃO CONTIDOS NUM ARQUIVO

A informação contida no documento de arquivo

isoladamente.

A contida no arquivo em si, naquilo que o conjunto, em sua

forma, em sua estrutura, revela sobre a instituição ou sobre

a pessoa que o criou.

É entre os arquivistas canadenses que se vem consolidando o

conceito de informação arquivística e preconiza-se uma maior relação entre

a Arquivologia e Ciência da Informação.

3 JENKINSON apud LAROCHE, 1971, p. 8.

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Por se constituírem em instrumentos e subprodutos das atividades

institucionais e pessoais, os documentos arquivísticos são fontes primordiais

de informação e prova para as suposições e conclusões relativas a estas

atividades, sua criação, manutenção, eliminação ou modificação.

Segundo Duranti (1994, p.51), dois pressupostos básicos determinam

a habilitação probatória e informativa dos documentos arquivísticos:

− os registros documentais atestam ações e transações;

− sua veracidade depende das circunstâncias de sua criação e

preservação.

Sólon Buck, ex-arquivista dos EUA, definiu: “Arquivo é o conjunto de

documentos oficialmente produzidos e recebidos por um governo,

organização ou firma, no decorrer de suas atividades, arquivados e

conservados por si e seus sucessores para efeitos futuros”4.

Segundo o Dicionário Internacional de Terminologia Arquivística,

publicado pelo Conselho Internacional de Arquivos, arquivo é: “O conjunto

de documentos, quaisquer que sejam suas datas, suas formas ou seus

suportes materiais, produzidos ou recebidos por pessoas físicas ou jurídicas,

de direito público ou privado, no desempenho de suas atividades” (1984,

p.25).

O Manual de arquivologia publicado pela Direção dos Arquivologia

publicado pela Direção dos Arquivos de França, em com conjunto a

Associação dos Arquivistas franceses, afirma que os arquivos são: “O

conjunto de documentos, de qualquer natureza, que qualquer corpo

administrativo, qualquer pessoa física ou jurídica, tenha automática e

organicamente reunido, em razão mesmo de suas funções e atividades”

(1970, p.23).

CARACTERÍSTICAS BÁSICAS QUE DISTINGUEM OS ARQUIVOS

− Exclusividade de criação e recepção por uma repartição, firma ou

instituição. Não se considera arquivo uma coleção de manuscritos

históricos, reunidos por uma pessoa.

4 Souza, 1950.

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− Origem no curso de suas atividades. Os documentos devem servir

de prova de transações realizadas.

− Caráter orgânico que liga o documento aos outros do mesmo

conjunto.

PRINCÍPIOS BÁSICOS DA ARQUIVOLOGIA

ARQUIVÍSTICA – CONCEITUAÇÃO E OBJETO

“É uma disciplina, também denominada Arquivologia, que tem por

objetivo a natureza dos arquivos e das teorias, métodos e técnicas a serem

observados na sua constituição, organização, desenvolvimento e

utilização”5. Termos como equivalentes: archival science (Inglês),

archivistique (Francês); archivística (Espanhol).

A Arquivologia tem como finalidade última o acesso à informação,

objetiva a organização dos dados com vistas à informação e possui como

objeto a informação.

ARQUIVO

A Lei nº 8.159, de 8/1/1991, dispõe sobre a política nacional de

arquivos públicos e privados.

Arquivo é o “conjunto de documentos que, independentemente da

natureza do suporte, são reunidos por acumulação ao longo das atividades

de pessoas físicas ou jurídicas, públicas ou privadas”6.

O termo arquivo pode também ser usado para designar:

conjunto de documentos;

móvel para guarda de documentos;

local onde o acervo documental deverá ser conservado;

órgão governamental ou institucional cujo objetivo seja o de guardar

e conservar a documentação;

títulos de periódicos – geralmente no plural, devido à influência

inglesa e francesa (Paes, Marilena Leite).

5 Manual Interno de Gestão Documental – ArPDF, 1998.

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1. COMUNICAÇÃO = ATENDIMENTO AO PÚBLICO

“Função arquivística que consiste em colocar os documentos à

disposição dos usuários que os solicitem, dentro de normas estabelecidas.”7

“O termo comunicação é indubitavelmente, mais adequado para

caracterizar o processo de trocas entre os indivíduos, ou seja, no sentido

lato, as relações interindividuais e coletivas, bem como os métodos que aí

se empregam...”8

2. GESTÃO DOCUMENTAL

“Conjunto de medidas e rotinas visando a racionalização e eficiência

na criação, tramitação, classificação, uso primário e avaliação de arquivos.”9

3. INFORMAÇÃO

“Todo e qualquer elemento referencial contido num documento.”10

A informação é tudo o que pode ser emitido e recebido. Compreende

uma mensagem, idéia, noção, notícia sobre alguém ou algo. Pode ser

passada através da fala, escrita, imagem e representação, sendo uma

categoria abstrata que se materializa quando é registrada e representa uma

sucessão de atos ou fragmentos que possam ser definidos como fatos. É a

noção, idéia ou mensagem contida em um documento.

5.1 INFORMAÇÃO ARQUIVÍSTICA

“A interpretação das informações registradas depende da relação das

mesmas com o contexto de sua produção.”11

4. DOCUMENTO

“É qualquer elemento gráfico, iconográfico, plástico ou fônico pelo

qual o homem se expressa. É o livro, o artigo de revista ou jornal, o

relatório, o processo, o dossiê, a correspondência, a legislação, a estampa, 6 Dicionário de Terminologia Arquivística. 7 Dicionário de Terminologia Arquivística. 8 SILVA, Armando Malheiros, 2002, p. 24. 9 Dicionário de Terminologia Arquivística. 10 Dicionário de Terminologia Arquivística. 11 Luis Carlos Lopes, 1996, p. 29.

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a tela, a escultura, a fotografia, o filme, o disco, a fita magnética, etc. tudo

que é produzido por razões funcionais, jurídicas, científicas, técnicas,

culturais ou artísticas pela atividade humana.”12

O documento é todo e qualquer suporte material no qual pode ser

registrada, de modo arbitrário, científico ou não, a existência de um

conteúdo informacional. Costuma ser entendido como tudo aquilo que pode

registrar uma mensagem, uma idéia ou um acontecimento.

6.1 DOCUMENTO DE ARQUIVO

São todos os documentos que, produzidos e/ou recebidos por uma

pessoa física ou jurídica, pública ou privada, no exercício de suas

atividades, constituem elementos de prova ou de informação. Formam um

conjunto orgânico, refletindo as atividades a que se vinculam, expressando

os atos de seus produtores no exercício de suas funções.

6.1.2 Classificação dos Documentos

A classificação dos documentos compreende o suporte, formato,

gênero, espécie, tipo, forma e natureza.

6.1.3 Formato

Configuração física de um suporte, de acordo com a natureza e o

modo como foi confeccionado.

Ex.: caderno, mapa, rolo de filme, livro, cartaz, códice, diapositivo,

ficha, fita perfurada, folha, microficha, planta, rolo, tira de filme, tira de

microfilme, ultra-ficha.

6.1.4 Gênero

Configuração que assume um documento de acordo com o sistema de

signos utilizados na comunicação de seu conteúdo. É a linguagem usada, a

forma como a informação está registrada no documento. Classifica-se em:

− textuais – manuscritos, datilografados e impressos (linguagem

básica a escrita);

− audiovisuais – filmes, cinema, videoclipes e CDs de música

(associação do som e da imagem);

− cartográficos – mapas, plantas e projetos;

12 BELLOTO, 1998, p. 14.

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− Iconográficos – desenhos, gravuras, painéis e fotografias

(linguagem básica a imagem); documentos imagéticos;

− Multimídia – reúne em um mesmo documento: animação, som e

hipertexto.

Espécie

É a linguagem formal como se apresenta o documento. A

configuração que assume um documento de acordo com a disposição e a

natureza das informações nele contidas, tais como:

− ata – exposição do que ocorreu durante uma reunião ou

sessão;

− aviso – correspondência entre Ministros ou Governadores de

Estado;

− carta – correspondência entre empresas, instituições e

particulares em geral;

− certidão – documento emitido por autoridade pública onde

se atesta que algo se verificou de acordo com o que se

encontrava já registrado em algum outro documento ou

registro;

− circular – correspondência impressa e enviada simultanea-

mente a vários destinatários;

− decreto – ato de natureza legislativa;

− despacho – manifestação escrita, de autoridade, sobre

assunto de sua competência;

− edital – ordem oficial afixado nos lugares públicos;

− formulário – relatório padronizado onde se preenchem os

campos previamente definidos;

− lei – norma jurídica escrita pelo poder competente, com

caráter de obrigatoriedade. Cria, extingue ou modifica

direito;

− memorando – correspondência interna de um órgão;

− ofício – correspondência entre autoridades;

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− ordem de serviço – documento autorizando a execução de

algum serviço;

− portaria – ato escrito que determina providências de caráter

administrativo, dá instruções sobre a execução de uma lei

ou serviço, entre outros;

− regimento – conjunto de princípios e normas que

estabelecem o modo de funcionamento interno de um

órgão;

− regulamento – conjunto de normas estabelecidas para a

perfeita execução de uma lei;

− relatório – documento expondo, para autoridade superior, o

desenvolvimento de um trabalho num determinado período;

− requerimento – documento em que se faz pedido à

autoridade competente;

− solicitação – solicitação de um serviço.

Tipo/Tipologia documental

Estudo dos tipos documentais, a Arquivística mostra que tipo

documental é a configuração que assume uma espécie documental, de

acordo com a atividade que a gerou.

Desta forma, a configuração que assume uma tipologia documental

varia de acordo com a atividade que a gerou. Por exemplo:

− boletim de ocorrência;

− certidão de casamento;

− certidão de nascimento;

− relatório de atividades.

Suporte

Materiais sobre os quais as informações são registradas:

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− papel – livro, cartaz, mapa, revista, manuscrito, fotografia, jornal

e encadernação;

− mídia magnética e óptica – fita vídeo, fita K7, fita magnética,

disquete e CD;

− filme fotográfico – microfilme, fotograma, cromo, negativo e filme

cinematográfico;

− metal, argila, madeira, tecido medalha, monumento, escultura,

tela, etc.

Forma

Consiste no estágio de preparação e de transmissão de documentos.

Constitui-se em:

• original;

• cópia;

• rascunho.

Categoria

Decreto nº 2.134, de 24/1/1997 (Dispõe sobre a categoria dos

documentos públicos sigilosos e o acesso a eles e dá outras providências):

Art. 2º para fins deste Decreto, considera-se os seguintes conceitos:

I - Acesso: possibilidade de consulta aos documentos de arquivo.

II - Classificação: atribuição de grau de sigilo de documentos.

III - Credencial de segurança: certificado concedido por autoridade compe-

tente, que habilita uma pessoa a ter acesso a documentos sigilosos.

IV - Custódia: responsabilidade pela guarda de documentos.

V - Desclassificação: atividade pela qual a autoridade responsável pela

classificação de documentos sigilosos os torna ostensivos à consulta pública.

VI - Grau de sigilos: graduação atribuída à classificação de um documento

sigiloso, de acordo com a natureza de seu conteúdo e tendo em vista a conveniência

de limitar sua divulgação às pessoas que têm necessidade de conhecê-lo.

VII - Reclassificação: atividade pela qual autoridade responsável pela classifi-

cação dos documentos altera a sua classificação.

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Natureza

Corresponde à classificação de segurança ao acesso dos documentos.

Quanto à natureza, portanto, os documentos se subdividem em:

− Ostensivos ou Ordinários – a sua divulgação não prejudica à

organização, sem qualquer restrições ao acesso.

− Sigilosos – aqueles que devem ser de conhecimento restrito.

Segundo o Decreto nº 60.471, de 11/3/67, são assuntos

sigilosos aqueles que, por sua natureza devam ser de

conhecimento restrito e, portanto, requeiram medidas

especiais de salvaguardar sua custódia e divulgação. De acordo

com a necessidade de sigilo e quanto ao meio em que pode

circular, são quatro os graus de sigilo:

a) Ultra-Secreto – de excepcional segurança, cujo teor só deve

ser de conhecimento de agentes públicos ligados ao seu

estudo e manuseio. São documentos referentes à soberania

e integridade territorial nacional, Planos, projetos de guerra

ou científicos, negociação para aliança política ou militar,

cuja divulgação coloca em risco a segurança da sociedade e

do Estado.

Classificação: chefes dos Poderes Executivo, Legislativo e

Judiciário Federais.

Prazo de permanência: 30 anos

Ex.: planos militares, fórmula da Coca-cola.

b) Secreto – só pessoas ligadas ao estudo ou manuseio podem

ter conhecimento.

Classificação: chefes dos Poderes Executivo, Legislativo e

Judiciário Federal, Governadores e Ministros de Estado ou,

ainda, por quem haja recebido delegação.

Prazo de permanência: 20 anos

Ex.: documentos que registram a vida particular do

funcionário.

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c) Confidencial – não requerem alto grau de segurança, mas

seu conhecimento por pessoa não autorizada pode ser

prejudicial a um indivíduo ou entidade.

Classificação: chefes dos Poderes Executivo, Legislativo e

Judiciário Federais, Governadores e Ministros de Estado,

titulares dos órgãos da Administração Pública Federal, do

DF, dos Estados e Municípios ou, ainda, por quem haja

recebido delegação para esse fim.

Prazo de permanência: 10 anos.

Ex.: exames finais, correspondência entre autoridades cujo

assunto envolva interesses financeiros e políticos.

d) Reservado – o conteúdo não deve ser tornado público. São

aqueles cuja divulgação, quando ainda em trâmite, compro-

meta as operações ou objetivos neles previstos.

Classificação: chefes dos Poderes Executivo, Legislativo e

Judiciário Federais, Governos dos Estados e Municípios,

Agentes Públicos formalmente encarregados da execução de

projetos, planos e programas ou, ainda, por que haja

recebido delegação para esse fim.

Prazo de permanência: 5 anos.

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DECOMPOSIÇÃO ANALÍTICA, CARACTERÍSTICAS DOS DOCUMENTOS DE

ARQUIVOS

Por se constituírem em instrumentos e subprodutos das atividades

institucionais e pessoais, os documentos de arquivos são fontes primordiais

de informação e provam as suposições e conclusões relativas a estas

atividades, sua criação, manutenção, eliminação e modificação.

ARQUIVO BIBLIOTECA MUSEU CENTRO DE DOCUMEN-

TAÇÃO

Tipo de suporte

Manuscritos, impressos, audiovisuais, exemplar único

Impressos, manuscritos, audiovisuais, exemplares, múltiplos

Objetos bi/tridimensionais, exemplar único

Audiovisuais (reproduções) exemplar único ou múltiplo

Tipo de conjunto

Fundos, do-cumentos unidos pela origem

Coleção, documentos unidos pelo conteúdo

Coleção, documen-tos unidos pelo conteúdo ou pela função

Coleção, do-cumentos uni-dos pelo conteúdo

Produtor

A máquina ad-ministrativa

Atividade hu-mana indivi-dual e cole-tiva

Atividade humana, a natureza

Atividade humana

Fins de produção

Administrati-vos, jurídicos, funcionais, legais

Culturais, científicos, técnicos, artísticos, educativos

Culturais, artísti-cos, funcionais

Científicos

Objetivo Provar, teste-munhar

Instruir, in-formar

Informar, entreter Informar

Entrada de documen-

tos

Passagem na-tural de fonte geradora única

Compra, doa-ção, permuta, de fontes múltiplas

Compra, doação, permuta, de fontes múltiplas

Compra, doa-ção, pesquisa

Processa-mento técnico

Registro, arran-jo, descrição: guias, inven-tários, catálo-gos, etc.

Tombamento, classificação, catalogação, fichários

Tombamento, ca-talogação, inven-tários, catálogos

Tombamento, classificação, catalogação, fichários ou computador

Público Administrador e pesquisador

Grande pú-blico e pesquisador

Grande público e pesquisador

Pesquisador

Tabela 1: Fonte: BELLOTTO, Heloísa Liberalli Bellotto. Arquivos Permanen-tes: tratamento documental. 1988, p. 18)

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DOCUMENTAÇÃO

Conjuntos de documentos produzidos ou recebidos por pessoa física ou

jurídica, no decurso de suas atividades, independentemente de data, suporte

material ou formato físico.13

Centros de Documentação

Um centro de documentação pode ser formado por órgãos de

documentação, de acordo com as características dos documentos que serão

armazenados. Estes órgãos podem ser um arquivo, uma biblioteca ou um

museu.

Arquivo

Arquivo é o conjunto de documentos organicamente acumulados

(produzidos e recebidos), por pessoa jurídica ou física, pública ou privada

no exercício de suas atividades, independente do suporte ou de sua

natureza. O documento do arquivo serve como prova e/ou informação.

Biblioteca

É o conhecimento genérico e produzido por terceiros. Corresponde ao

conjunto de material, em sua maioria impresso, disposto ordenadamente

para estudo, pesquisa e consulta com objetivos culturais. O documento de

biblioteca instrui e ensina.

Museu

É o conjunto de objetos coletados nas mais variadas fontes e que

contam a história de um povo, sendo sua finalidade essencialmente cultural.

Consiste em uma coleção de peças e objetos de valor cultural, reunidos,

conservados e colocados à disposição do público.

13 Archives de France, 1993, p.19.

Page 16: Arquivologia  -vestcon

CARACTERÍSTICAS DOS DOCUMENTOS DE ARQUIVO

Autenticidade: está ligada ao processo de criação, manutenção e

custódia; os documentos são produtos de rotinas processuais que

visam ao cumprimento de determinada função, ou consecução de

alguma atividade, e são autênticos quando são criados e

conservados de acordo com procedimentos regulares que podem ser

comprovados, a partir destas rotinas estabelecidas.

Naturalidade: os registros arquivísticos não são coletados

artificialmente, mas acumulados de modo natural nas

administrações, em função dos seus objetivos práticos; os registros

arquivísticos se acumulam de maneira contínua e progressiva, são

como sedimentos de estratificações geológicas, e isto dota de um

elemento de coesão espontânea, embora estruturada.

Inter-relacionamento: os documentos estabelecem relações no

decorrer do andamento das transações para as quais foram criados,

os documentos estão ligados por um elo que é criado no momento

em que são produzidos ou recebidos, os registros arquivísticos são

um conjunto indivisível de relações.

Unicidade: cada registro documental assume um lugar único na

estrutura documental do grupo ao qual pertence.

Princípios da legalidade: os registros arquivísticos são provas

confiáveis das ações e que se referem e devem esta confiabilidade

às circunstâncias de sua criação e às necessidades de prestar

contas.

CLASSIFICAÇÃO DOS ARQUIVOS

Os arquivos podem ser classificados quanto à entidade mantenedora,

à evolução, à natureza dos documentos, à finalidade do acervo e à extensão

da atuação.

Quanto à Entidade Mantenedora, o arquivo pode ser:

– público – federal, estadual e municipal;

– privado – comercial, institucional, familiar ou pessoal.

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Quanto à Natureza dos Documentos, o arquivo pode ser:

– especial – devido ao suporte diferente que merece um tratamento

especial. Ex.: arquivo de discos, fitas, microfilmes e slides;

– especializado – aquele em que predomina um assunto específico.

Ex.: arquivos médicos, engenharia e imprensa.

Quanto à Finalidade do Acervo, de acordo com a finalidade da guarda

dos documentos, o arquivo pode ser:

– funcional – aqueles que servem à administração (1ª e 2ª idades).

Ex.: arquivo administrativo, documentos consultados com alguma

freqüência;

– cultural – aqueles que servem à história e à cultura (3ª idade).

Ex.: arquivo histórico, documentos como fonte de pesquisa.

Quanto à extensão:

– setorial – são arquivos originados em um setor determinado da

instituição. Ex.: arquivo do departamento de pessoal, do setor

financeiro, do setor de recursos humanos, etc.;

– geral – arquivos formados por documentos oriundos dos arquivos

setoriais. Ex.: arquivo geral de uma instituição. Obs.: havendo

centralização, não existirão arquivos setoriais.

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O CICLO VITAL DOS DOCUMENTOS DE ARQUIVO / TEORIA DAS 3 IDADES

ESTÁGIO DE EVOLUÇÃO

Para que os arquivos possam desempenhar suas funções, torna-se

indispensável que os documentos estejam dispostos de forma a servir ao

usuário com precisão e rapidez. A metodologia a ser adotada deverá

atender às necessidades da instituição a que serve, como também a cada

estágio de evolução por que passam os arquivos. Essas fases são definidas

como as três idades dos arquivos: corrente, intermediário e permanente. A

teoria das três idades é um dos pilares da Arquivística. Elaborada na década

de 40 nos Estados Unidos, ela propõe a divisão dos arquivos em três fases,

que são complementares, de acordo com o seu uso, não importando qual o

suporte dos documentos:

ARQUIVO CORRENTE – ATIVOS – DINÂMICOS – ADMINISTRATIVOS –

1ª IDADE

Conjunto de documentos estreitamente vinculados aos objetivos

imediatos para as quais foram produzidos ou recebidos e que, mesmo

cessada sua tramitação, se conservam junto às unidades produtoras em

razão de sua vigência e da freqüência com que são consultados. Podem ser

centrais ou setoriais, mas devem estar sempre próximos ao usuário, de

modo a facilitar o acesso. Os documentos passam, aproximadamente, 1 ano

em arquivo setorial e 5 a 10 anos no arquivo central.14

ARQUIVO INTERMEDIÁRIO – SEMI-ATIVO – 2ª IDADE

Constituído de documentos originários de arquivos correntes, com

uso pouco freqüente, que aguardam destinação final em depósito de

armazenamento temporário. Não há necessidade de serem conservados

próximos às unidades produtoras. São mantidos nessa fase por um prazo

médio de 20 anos. Corresponde ao arquivamento transitório, assegurando a

preservação de documentos que não são utilizados com freqüência, mas

devem ser conservados por razões administrativas, e que aguardam

14 Belloto, 1991, p 5-6.

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destinação final, devendo estar devidamente classificados e à disposição

para consultas. A destinação poderá ser a eliminação ou o recolhimento ao

arquivo permanente.

ARQUIVO PERMANENTE – INATIVO – HISTÓRICO – 3ª IDADE

Constituído de documentos que perderam todo valor de natureza

administrativa e que se conservam em razão de seu valor documental legal

ou histórico e que constituem os meios de conhecer o passado e sua

evolução.

A sua função é conservar e disponibilizar para consulta documentos

úteis para fins administrativos e pesquisas históricas, tendo por objetivo

torná-los acessíveis e colocar à disposição dos usuários a experiência

adquirida com o tempo.

Os documentos de idade permanente e proveniente de uma mesma

fonte (setor ou órgão) devem estar reunidos, em um mesmo grupo, sendo

realizado o arranjo do material.

QUADRO COMPARATIVO DOS ARQUIVOS

FASE DOCUMENTAL LOCALIZAÇÃO NOME DO LOCAL CORRENTE (possui valor administrativo)

no setor, perto do usuário Arquivo Corrente ou Arquivo Setorial

INTERMEDIÁRIA (aguarda destinação final)

no setor ou em local (sala ou móvel) específico

Arquivo Intermediário ou Arquivo Central

PERMANENTE (possui valor histórico)

em local (sala) específico e centralizado

Arquivo Central ou Arquivo Inativo ou Arquivo Permanente

ATIVIDADES DO ARQUIVO PERMANENTE (HISTÓRICO) DESTINAÇÃO É o recolhimento, análise, avaliação, seleção e eliminação de

documentos.

a) Recolhimento: é o deslocamento de um documento do Arquivo

Intermediário para o Arquivo Permanente. Quando o

descolamento é feito do arquivo corrente para o intermediário,

Page 20: Arquivologia  -vestcon

é chamado de transferência, que pode ser permanente

(intervalos irregulares) ou periódica (intervalos determinados);

b) Análise: estudos dos documentos recebidos;

c) Seleção: triagem dos documentos que devem permanecer no

arquivo;

d) Avaliação: Verificação do valor probatório (de prova) ou

informativo, de pesquisa dos documentos e estabelecimentos

de prazos de vida dos documentos;

e) Eliminação: destruição, doação ou venda de documentos

julgados destituídos do valor permanente, feito por uma

Comissão Permanente de Avaliação.

COMPOSIÇÃO DA COMISSÃO PERMANENTE DE AVALIAÇÃO

• Arquivista ou responsável pela guarda dos documentos.

• Servidores das unidades organizacionais às quais se referem os

documentos a serem destinados, com o profundo

conhecimento das atividades desempenhadas.

• Historiador ligado à área de pesquisa de que se trata o acervo;

• Profissional da área jurídica, responsável pela avaliação do

valor legal dos documentos.

• Profissionais ligados ao campo de conhecimento de que trata o

acervo objeto de avaliação (economistas, sociólogo,

engenheiro, médico e outros.).

ELEMENTOS DE DESTINAÇÃO

Page 21: Arquivologia  -vestcon

a. Tabela de temporalidade: a tabela de temporalidade é um

instrumento arquivístico resultante da avaliação, que tem por

objetivos definir prazos de guarda e destinação de documentos,

com vistas a garantir o acesso à informação a quantos dela

necessitem. Sua estrutura básica deve necessariamente

contemplar os conjuntos documentais produzidos e recebidos por

uma instituição no exercício de suas atividades, os prazos de

guarda nas fases corrente e intermediária, a destinação final –

eliminação ou guarda permanente – além de um campo para

observação necessárias à sua compreensão e aplicação.

ASSUNTO PRAZOS DE GUARDA DESTI-NAÇÃO FINAL

OBSERVA-ÇÕES

FASE COR-RENTE

FASE INTER-MEDIÁRIA

000 ADMINISTRAÇÃO GERAL

001 MODERNIZAÇÃO E REFORMA ADMINISTRATIVA PROJETOS, ESTUDOS, NORMAS E SIMILARES

5 anos 9 anos Guarda Permanente

002 PLANOS E PROGRAMAS DE TRABALHO

5 anos 9 anos Guarda Permanente

003 RELATÓRIOS DE ATIVIDADES

5 anos 9 anos Guarda Permanente

São pássí-veis de eli-minação os relatórios cujas as in-formações encontram-se recapitu-ladas em outros

004 ACORDOS, AJUSTES, CONTRATOS CONVÊNIOS

Enquanto vigora

10 anos Guarda Permanente

005 JURISPRUDÊNCIA 10 anos 10 anos Guarda Permanente

010 ORGANIZAÇÃO E FUNCIONAMENTO NORMAS, REGULAMENTAÇÕES,

5 anos 5 anos Guarda Permanente

Page 22: Arquivologia  -vestcon

DIRETRIZES 010.1 REGISTRO NOS ÓRGÃOS COMPETENTES

Enquanto vigora

Eliminação

Tabela 2: Modelo da Tabela de Temporalidade – CONARQ.

b. Lista de eliminação: é a relação específica de documentos que

serão eliminados de uma vez e de tem de ser aprovada pela

autoridade competente.

CRITÉRIOS QUE REGULAM A ELIMINAÇÃO DE DOCUMENTOS

• Documentos cujos textos estejam reproduzidos em outros

documentos de uma maneira mais completa.

• Cópias cujos originais estejam preservados.

• Documentos de pura formalidade.

• Documentos que cumpram datas específicas.

• Documentos que se tornem obsoletos.

Page 23: Arquivologia  -vestcon

OS VALORES DOS DOCUMENTOS DE TERCEIRA IDADE.

O objetivo deste tópico é nortear os arquivistas para o caso –

infelizmente, ainda mais freqüente e usual no Brasil – de uma possível

triagem no interior de uma acumulação de papéis nos chamados “arquivos

mortos”, quando pra tal acumulação não se obedeceu a nenhum critério de

prazos de guarda ou destruição, pela simples inexistência de tais tabelas.

Para o Arquivo Nacional brasileiro são considerados documentos de

guarda permanente “os de valor probatório com relação a direitos, tanto de

pessoas físicas ou jurídicas, como de coletividade e os valores informativos

sobre pessoas, fatos ou fenômenos cuja memória, em termos históricos,

seja considerada relevante (em entidades públicas ou privadas)”.

Serão documentos “históricos” os documentos referentes à origem,

aos direitos e aos objetivos da instituição, tais como:

– atos de criação: leis, decretos, resoluções;

– atos constitutivos: estatutos, contratos sociais;

– direitos Patrimoniais: escrituras;

– documentos que reflitam o desenvolvimento da Instituição:

regulamentos, regimentos, planos, projetos;

– programas que tratem das atividades-fins da instituição: atos e

relatórios da direção, correspondências de delegação de poderes;

– registros visuais e sonoros: que reflitam a vida da instituição;

– documentos que firmem jurisprudência;

– documentos concernentes à administração de pessoal;

– documentos que respondam as questões técnico-científicas

relativas às atividades específicas da instituição;

– documentos de divulgação produzidos para promoção da

instituição;

– documentos artístico e cultural.

Importante: O processo avaliatório nunca é feito documento por

documento, mas sempre dentro de uma contextualização.

Page 24: Arquivologia  -vestcon

PRINCÍPIO DE TERRITORIALIDADE

“... o princípio segundo o qual os arquivos públicos, próprios de um

território, seguem o destino deste último.”

De início, este princípio não releva da arquivística mas sim do direito

aplicado à propriedade. Serve para exprimir o direito que o vencedor tem

de exigir ao vencido a deposição dos documentos relativos às terras

conquistadas no momento da assinatura de uma rendição ou de um tratado

de paz. Com o tempo, a outorga dos documentos de um país generalizou-se

a todas as atividades de transmissão, de jurisdição ou de transferência de

mandato. Esse modo de funcionamento torna-se oficial com a adoção da

Convenção Nacional das Nações Unidas, Convenção de Viena, sobre a

Sucessão dos Estados em matéria de Bens, Arquivos e Dívidas de

Estado. Além disso, o princípio de territorialidade foi aplicado à restituição

de certos fundos de arquivo a instituições ou a centros de arquivo situados

perto do local de criação, e que tinham sido deslocados por diversas razões.

A título de exemplo, foi em parte com base nesse princípio que se efetuou a

regionalização Archives Nationales du Quebec, nas diferentes regiões

administrativas das províncias entre os anos de 1970 a 1980.

FUNDO DE ARQUIVO

O fundo abarca papéis gerados/recebidos por entidades físicas ou

jurídicas, necessários à sua criação, ao seu funcionamento e ao exercício

das atividades que justifiquem a sua existência, descartando-se, assim, a

caracterização de coleção (papéis reunidos por razões científicas, artísticas,

de entretenimento ou quaisquer outras que não as administrativas).

Os documentos pertencentes a um mesmo fundo guardam relação

orgânica entre si, constituindo uma unidade distinta, como frisa

Schellenberg, não podendo seus componentes ser separados, vindo a

constituir outros agrupamentos aleatórios.

A noção de fundo está estritamente ligada ao próprio órgão gerador

dos documentos.

Page 25: Arquivologia  -vestcon

PRINCÍPIOS DO RESPECT DES FONDS/RESPEITO AOS FUNDOS

• Respeitar-se o órgão de origem, não deixando que seus

documentos se misturem aos de outro órgão.

• Respeitar-se a ordem estrita em que os documentos vieram da

repartição de origem, na seqüência original de séries, mesmo

que deturpada pelas baixas decorrentes da tabela de

temporalidade.

COMO IDENTIFICAR O ÓRGÃO MAIOR CUJOS DOCUMENTOS

CONSTITUIRÃO O FUNDO?

• Possuir nome, ter sua existência jurídica resultante de lei,

decreto, resolução, etc.

• Ter atribuições precisas determinadas por lei.

• Ter subordinação conhecida firmada por lei.

• Ter um chefe com poder de decisão dentro de sua área legal de

ação.

• Ter uma organização interna fixa.

FUNDO ABERTO

É o conjunto de documentos ao qual vão continuar a juntar-se

documentos.

Exemplo: os arquivos de um ministério que continua a existir, pois

sua administração continua a trabalhar.

FUNDO FECHADO

É o conjunto de arquivo ao qual não irão juntar-se mais documentos.

Exemplo: instituição extinta, ou personalidade falecida.

Page 26: Arquivologia  -vestcon
Page 27: Arquivologia  -vestcon

ARRANJO DOCUMENTAL

Denominação atribuída à classificação dos documentos, ou seja, à

identificação da fase a que pertence o documento.

SISTEMÁTICA DO ARRANJO DOCUMENTAL

Ordenação dos conjuntos documentais remanescentes das

eliminações (ditadas pelas tabelas de temporalidade e executadas nos

arquivos intermediários), obedecendo a critérios que respeitem o caráter

orgânico dos conjuntos (interna e externamente).

É uma operação ao mesmo tempo intelectual e prática: organizar

documentos uns em relação aos outros; as séries, uma em relação às

outras; os fundos, uns em relação aos outros; dar números de identificação

aos documentos; colocá-los em pastas, caixas ou latas; ordená-los nas

estantes.

DESCRIÇÃO DAS UNIDADES DE TRABALHO

O Arquivista que deseja estruturar um volume “x” de informação

orgânica aplicará a Noção de Fundo em função de uma abordagem

minimalista ou maximalista, ou seja, do menor para o maior, ou do maior

para o menor, dependendo da complexidade do fundo.

Patrimônio Arquivístico Comum – É composto pelos arquivos que

formam uma parte do patrimônio nacional de um ou vários Estados, que

não podem ser divididos sob pena de perderem o seu valor administrativo,

legal ou histórico.

Arquivos de um Estado – Totalidade dos documentos de caráter

político, científico, econômico, social e cultural pertencentes ao Estado,

sujeitos a um registro central e devendo ser conservados nos arquivos do

Estado.

Arquivos de um Organismo – Conjunto de pessoas que têm como

finalidade a realização de objetivos comuns ligados a uma mesma missão,

quer esta seja pública ou privada.

Page 28: Arquivologia  -vestcon

Grupo de Arquivos – Trata-se do conjunto de fundos (de arquivos) de

natureza idêntica, dotado de um sistema idêntico de cotação num quadro

de classificação.

Fundo de Arquivo – Pode ser subdividido em subfundo (ou fundos

secundários) ou quando se tratar de unidades administrativas subordinadas.

Série – Divisão de peças ou de unidades de instalação cobrindo os

aspectos de uma mesma função, atividade ou assunto, no interior de um

dado fundo, definida por um quadro de classificação.

Unidade de Instalação – É uma unidade de organização e de

inventário dos arquivos (cassete, caixa, registro, maço, dossier, capa, rolo,

bobina, disco, disco óptico, volume, disquete, etc).

Dossier – Unidade documental em que se reúnem informalmente

documentos de natureza diversa, para uma finalidade específica; tal termo

equivale a processo.

Peça – A menor unidade arquivística, indivisível; pode ser constituída

por uma ou mais folhas, por um caderno ou um volume. (uma peça pode às

vezes conter vários documentos).

Documento (de arquivo) – É um conjunto constituído por um suporte

(peça) e pela informação que ele contém, utilizáveis para efeito de consulta

ou como prova.

Dado – A menor representação convencional e fundamental de uma

informação (fato, noção, objeto, nome próprio, número, estatística, etc.)

CARACTERIZAÇÃO DOS INSTRUMENTOS DE DESCRIÇÃO

DOCUMENTAL E DE REFERÊNCIA PARA O UTILIZADOR

Permitem a comunicação da informação orgânica no âmbito da

organização junto dos utilizadores, tanto do seu valor primário como do

secundário (administradores, investigadores e cientistas, etc.). A escolha

dos instrumentos de descrição documental ou de referência deve ser

sempre efetuada depois de uma análise das unidades de trabalho a ser

descritas, bem como das necessidades gerais ou particulares dos

utilizadores reais ou potenciais.

Patrimônio Arquivístico

Guia de Arquivos de Instituições organizacionais.

Page 29: Arquivologia  -vestcon

Comum Anuário internacional de Arquivos

Bibliografia internacional dos anuários e guias dos serviços de arquivo.

Arquivos de Estado

Anuário dos serviços de arquivo. Guia por serviços de arquivo. Catálogo dos arquivos.

Arquivos de um Organismo Documental

Catálogo dos fundos; Estado geral dos fundos; Guia do serviço de Arquivo; Bibliografia dos instrumentos de descrição documental. Índice Geral.

Grupos de Arquivos Guia grupo de arquivos ou subgrupo de arquivos.

Fundos

Guia temático Guia por fundo Tabela de equivalência

Série

Guia por série Guia por subsérie Guia por subsubsérie

Dossiê Unidade de instalação Repertório Sumário

Repertório numérico simples Repertório numérico detalhado Repertório cronológico

Peça Inventário sumário

Inventário analítico

Documento Índice onomástico/geográfico Ìndice assunto/matéria Índice cronológico

Dado Índice, lista, etc. Tabela 3: ROUSSEAU, Jean-Yves; COUTURE, Carol. Os Fundamentos da Disciplina Arquivística. p. 139.

PROCESSO DA DESCRIÇÃO

O arranjo em fundos torna o arquivo permanente organizado e lógico,

a descrição é a única maneira de possibilitar que os dados contidos nas

Page 30: Arquivologia  -vestcon

séries e/ou unidades documentais possam ser alcançados pelos

pesquisadores.

O processo da descrição consiste na elaboração de instrumentos de

pesquisa que possibilitem identificar, rastrear, localizar dados, seja via

sumária, seja pela via sumária, pela analítica.

INSTRUMENTOS DE PESQUISA

Catálogo: instrumento de descrição documental de ordem geral que

apresenta a informação por ordem alfabética do tipo:

– catálogo dos arquivos;

– catálogo dos fundos.

Guia: O mais abrangente e popular, no sentido de estar vazado numa

linguagem que pode atingir também o grande público e não especialmente

os grandes pesquisadores de arquivo: historiadores e administradores.

Fornece informações básicas. Tem por finalidade dar uma visão de conjunto

dos acervos de arquivo de modo a permitir ao pesquisador saber quais são

seus recursos, a natureza e o interesse dos fundos que ele abriga, os

instrumentos de pesquisa de que dispõem, quais são as fontes

complementares. É um instrumento de pesquisa descritivo e feito com

espírito prático.

Guia por grupo de arquivos, subgrupo e de arquivos ou fundo:

instrumento de descrição fundamental que fornece uma visão de conjunto

de um grupo de arquivos, de um subgrupo de arquivos ou de um fundo

redigido de modo a apresentar a estrutura, a articulação, bem como a

diversidade dos recursos que ele oferece aos investigadores.

Guia temático (guia especializado ou guia por tema de pesquisa):

instrumento de descrição documental que apresenta os fundos e as

coleções de um ou vários serviços de arquivos relativos a temas, períodos,

espaços geográficos, tipos de documentos particulares e predeterminados.

Guia por série, subsérie: instrumento de descrição documental que

fornece uma visão de conjunto de uma série, subsérie de documentos que

possuam uma grande amplitude.

Page 31: Arquivologia  -vestcon

Repertório sumário: instrumento de descrição documental destinado

a apresentar a documentação de um fundo quando as unidades de

instalação que o compõem são homogêneas.

Repertório numérico simples: instrumento de descrição documental

que apresenta uma a uma as unidades de instalação de um fundo,

resumindo o conteúdo de cada uma delas num título.

Repertório numérico detalhado: instrumento de descrição documental

que enumera as unidades de instalação heterogênea de um fundo e que

apresenta uma análise que caracteriza o conjunto dos documentos de que

elas são constituídas.

Repertório cronológico: lista que inumera unidades de instalação por

ordem cronológica, por vezes, independentemente da ordem primitiva.

Índice (onomástico, geográfico ou por assunto): listagem ordenada

de nomes de pessoas, de locais, de assuntos, de matérias ou, ainda, de

datas que permitam acessar a informação contida numa unidade

arquivística.

Inventário catálogo: instrumento de descrição documental destinado

a enunciar de modo exato a documentação de um fundo ou de uma coleção

ao nível de peças.

Inventário sumário: instrumento de descrição documental que

descreve, através de aspectos exteriores ao documento, cada uma das

peças de um fundo ou de uma coleção de arquivo.

Inventário analítico: instrumento de descrição documental que

descreve de modo preciso cada uma das peças de um fundo ou de uma

coleção, analisando o conteúdo do documento.

Tabela de equivalência: mostra a equivalência entre antigas notações

e as novas adotadas.

Page 32: Arquivologia  -vestcon

GESTÃO DE DOCUMENTOS

Conjunto de procedimentos e operações técnicas referentes às

atividades de produção, tramitação, uso, avaliação e arquivamento de

documentos em fase corrente e intermediária, visando a sua eliminação ou

recolhimento para a guarda permanente.

A gestão de documentos é operacionalizada através do planejamento,

da organização, do controle, da coordenação dos recursos humanos, do

espaço físico e dos equipamentos, com o objetivo de racionalizar e

simplificar o ciclo documental.

OBJETIVOS DA GESTÃO DE DOCUMENTOS

– Assegurar, de forma eficiente, a produção, administração,

manutenção e destinação de documentos.

– Garantir que a informação institucional esteja disponível quando e

onde seja necessária à instituição e aos cidadãos.

– Assegurar a eliminação dos documentos que não tenham valor

administrativo, fiscal, legal ou para a pesquisa científica.

– Assegurar o uso adequado da micrográfica, processamento

automatizado de dados e outras técnicas avançadas de gestão da

informação.

– Contribuir para o acesso e preservação dos documentos que

mereçam guarda permanente por seus valores histórico e

científico.

FASES BÁSICAS DA GESTÃO DE DOCUMENTOS

Page 33: Arquivologia  -vestcon

• Produção de documentos: refere-se ao ato de elaborar

documentos em razão das atividades específicas de uma

Área ou Setor. Nesta fase, deve-se otimizar a criação de

documentos, evitando-se a produção daqueles não

essenciais, diminuindo o volume a ser manuseado,

controlado, armazenado e eliminado, garantindo, assim, o

uso adequado dos recursos de reprografia e de automação.

• Utilização dos documentos: refere-se ao fluxo percorrido

pelos documentos, necessário ao cumprimento de sua

função administrativa, assim como sua guarda após cessar

seu trâmite. Esta fase envolve métodos de controle

relacionados às atividades de protocolo e às técnicas

específicas para classificação, organização e elaboração de

instrumentos de recuperação da informação. Desenvolve-

se, também, a gestão de arquivos correntes e

intermediários e a implantação de sistemas de arquivo e de

recuperação da informação.

• Destinação de documentos: envolve as atividades de

análise, seleção e fixação de prazos de guarda dos

documentos, ou seja, implica decidir quais os documentos a

serem eliminados e quais a serem preservados

permanentemente.

A cada uma dessas fases – que são complementares –, corresponde

uma maneira de conservar e tratar os documentos e, conseqüentemente,

uma organização adequada.

Extensão da atuação do arquivo

Quanto à abrangência de sua atuação, os arquivos podem ser

setoriais, gerais ou centrais.

Setoriais: são aqueles estabelecidos junto aos órgãos operacionais,

cumprindo funções de arquivo corrente.

Gerais ou centrais: são os que se destinam a receber os documentos

correntes provenientes dos diversos órgãos que integram a estrutura de

uma instituição, centralizando, portanto, as atividades de arquivo corrente.

Page 34: Arquivologia  -vestcon

Valoração dos Documentos

• Valor Primário: valor administrativo, legal ou fiscal.

• Valor Secundário: valores probatório e informativo.

Probatório: prova. Aspectos ligados à organização e funcionamento

do órgão que o produziu. Exs.: estatutos, regimentos, normas legais,

programas, relatórios (arquivo permanente).

Informativo: de grande importância para o pesquisador, valor ditado

pelo conteúdo.

Métodos de arquivamento

A escolha do método de arquivamento deve considerar as

características dos documentos a serem classificados, identificando o

aspecto pelo qual o documento é mais freqüentemente consultado.

Dois parâmetros devem ser considerados para a escolha do método

de arquivamento:

– Como foi produzida ou acumulada a documentação;

– Como será solicitada a informação.

Nos arquivos, o sistema decimal de classificação por assuntos é

constituído por um código numérico que reflete a hierarquia funcional e as

atividades desempenhadas pelo órgão. As dez classes principais são

representadas por um número inteiro, composto de três algarismos, como

se segue:

Classe 000

Classe 100

Classe 200

Classe 300

Classe 400

Classe 500

Classe 600

Classe 700

Page 35: Arquivologia  -vestcon

Classe 800

Classe 900

As classes principais correspondem às grandes funções

desempenhadas pelo órgão. Elas são divididas em subclasses e estas em

grupos e subgrupos, os quais recebem códigos numéricos, seguindo-se o

método decimal. Dessa forma, tomando-se como exemplo a classe 000,

tem-se:

Note-se que os códigos numéricos refletem a subordinação dos

subgrupos aos grupos, dos grupos às subclasses e destas às classes. Essa

subordinação é representada por margens, as quais espelham a hierarquia

dos assuntos tratados.

Avaliação e Seleção de documentos

Processo de análise e seleção de documentos que visa a estabelecer

prazos para sua guarda nas fases correntes e intermediárias e sua

destinação final, ou seja, eliminação ou recolhimento para guarda

permanente.

Planejando a organização de um Setor de Documentação I

• Analisar a estrutura da Instituição:

– conhecer organograma/fluxograma da instituição;

– saber o objetivo da instituição na organização dos

documentos.

• Conscientização/sensibilização de dirigentes/usuários envol-

vidos no processo de organização do arquivo:

Classe 000 ADMINISTRAÇÃO GERAL Subclasse 010 ORGANIZAÇÃO E FUNCIONAMENTO Grupo 012 COMUNICAÇÃO SOCIAL Subgrupos 012.1 RELAÇÕES COM A IMPRENSA

Page 36: Arquivologia  -vestcon

– o que se pretende atingir com a organização dos

documentos.

Planejando a organização de um Setor de Documentação II

• Diagnóstico da situação:

– levantar espaço/fluxo/volume/situação de guarda/usuá-

rios;

– criar uma Comissão de Avaliação de Documentos (grupo

de trabalho criado com o objetivo de buscar idéias e

soluções para o arquivo);

– levantamento de tipologia/assuntos/produção documen-

tal.

Planejando a organização de um Setor de Documentação III

• Elaboração da Tabela de Temporalidade:

– quem faz?

É um processo de avaliação que deve ser feito por área.

Cada área cria um grupo de trabalho para elaborar a

primeira versão da tabela. Elaborada a tabela, ela é

submetida à avaliação da Comissão para verificar se é

factível. Ouvem-se opiniões e/ou sugestões.

Planejando a organização de um Setor de Documentação IV

– Como é feita?

a) pesquisa da estrutura organizacional;

b) entrevista com funcionários;

Page 37: Arquivologia  -vestcon

c) pesquisa dos dispositivos legais;

d) avaliação das séries e indicação de prazos de guarda

levantados:

* prazos legais existentes;

* usos reais potenciais para outros usuários;

* interesse cultural.

– Como se aplica?

Cada área irá aplicá-la em seu âmbito de atuação,

promovendo as eliminações e transferências de

documentos nos prazos estabelecidos.

Planejando a organização de um Setor de Documentação V

– Que resultado é esperado?

a) eliminação de papelada inútil com a conseqüente

liberação de espaço;

b) reaproveitamento periódico da área ocupada com

armazenamento de documentos, por meio da

transferência regular para o arquivo

intermediário/permanente;

c) melhoria da recuperação da informação gerencial.

– Por que e como deve ser atualizada?

a) deve ser atualizada porque a organização não é

estática;

b) áreas e serviços podem ser criados ou suprimidos;

c) é possível haver alteração de competências e

funções;

Page 38: Arquivologia  -vestcon

d) novos documentos podem ser criados e outros

podem ser extintos;

e) mudança de funcionários de gerência, implicando

alteração de prazos de uso da documentação gerada;

f) mudança da legislação.

Page 39: Arquivologia  -vestcon

DIAGNÓSTICO

Para iniciar a organização de um dado acervo, o primeiro passo é o

conhecimento da instituição, sua finalidade e estrutura. Para isso, é

necessário, além da leitura de todos os documentos que existam sobre a

estrutura formal, a coleta de informações que possam evidenciar a

estrutura real (informal) em que os documentos são gerados e/ou

acumulados.

Acerca dos dados da pesquisa para o tratamento arquivístico,

escreveu Lopes:

O principal dado a ser coletado nas organizações é a descrição de

suas atividades e da relação das mesmas com o fluxo das informações

contidas nos documentos. Captar esta relação nem sempre é um tarefa fácil,

porque é usual que não exista consciência da vinculação do que se faz com

as informações em movimento. O processo de alienação gerado pelo trabalho

muitas vezes impede que se perceba a sua dialética, imaginando-se que as

informações contidas nos documentos são um outro problema. Precisa-se

tecer a imagem do passado e do presente das atividades, reconstruir o

trâmite e construir o objeto de pesquisa para além de suas aparências.15

DIAGNÓSTICO DE ARQUIVO – PASSO A PASSO

• Visitar o local físico dos arquivos dos documentos, observando

as condições de acesso e de remoção.

• Identificar os dados do acervo atual e seu crescimento.

• Identificar os dados para a movimentação/tramiatação dos

documentos.

• Identificar os dados principais dos documentos produzidos pela

instituição.

• Caracterizar fisicamente os documentos, levantando dados

sobre suporte, conservação e preservação dos documentos.

• Mapear o conteúdo dos documentos, identificando as funções

que geram os documentos.

Page 40: Arquivologia  -vestcon

• Identificar as dificuldades atuais relativas a acesso e utilização

dos documentos

• Identificar as condições ambientais de armazenamento e

acondicionamento da documentação.

• Identificar os materiais utilizados no acondicionamento da

documentação.

• Identificar os objetivos e metas com o Projeto de Arquivo.

• Elaborar o documento de “Levantamento e Caracterização do

Acervo de Documentos”.

• Elaborar relatório de diagnóstico

15 LOPES, Luis Carlos. A Nova arquivística na modernização administrativa.

Page 41: Arquivologia  -vestcon

MÉTODOS DE ARQUIVAMENTO

Consiste em adotar metodologia para a guarda dos documentos, por

meio de um plano preestabelecido, visando a rapidez no acesso às

informações. A escolha do método de arquivamento a ser utilizado é

determinada pela natureza dos documentos, freqüência de consulta,

sistema de recuperação das informações e estrutura da organização,

devendo ser simples e de fácil entendimento pelos usuários.

De acordo com o método adotado, o modo de recuperação do

documento pode ser pelo sistema direto ou indireto:

– Sistema direto – busca o documento diretamente do local

arquivado;

– Sistema indireto – necessita de um sistema auxiliar para

recuperar o documento pelo Método Alfabético ou visando as

características do acervo na adequação da seção. Ex.: Setor

Financeiro – Contas a pagar pelo método cronológico (datas de

vencimentos/fatuas).

SISTEMA DIRETO

O sistema de busca direto se dá pelos nomes das pastas que são

colocadas em ordem alfabética. É um método rápido, direto e fácil e pode

ser usado como método auxiliar. Como exemplo tem-se a ordenação de

dossiês de funcionários.

Deve-se estabelecer critérios que serão seguidos durante o processo

de ordenação alfabética, considerando as características da organização e

utilização do acervo, devendo ser de conhecimento de todos os profissionais

responsáveis pelo processo e os usuários. Cabe ressaltar que é útil ter uma

lista com o alfabeto completo para auxiliar no arquivamento.

REGRAS DE ORDENAÇÃO

Algumas regras básicas de ordenação devem ser observadas, como:

Page 42: Arquivologia  -vestcon

– não considerar artigos e preposições como a, o, de e da;

– não considerar sobrenome que exprima grau de parentesco, como

Filho, Júnior, Neto, Sobrinho. Somente deve ser utilizado como

critério de desempate;

– considerar como precedente as iniciais abreviativas de prenomes

na classificação de sobrenomes iguais;

– os títulos devem ser colocados após o nome completo;

– nomes de empresa devem ser considerados como se apresentam.

A ordenação pode ser letra por letra ou palavra por palavra

consideradas na seqüência em que aparecerem.

LETRA POR LETRA PALAVRA POR PALAVRA Maria Machado Mariana Fernandes Mariana Pereira Maria Santos

Maria Machado Maria Santos Mariana Fernandes Mariana Pereira

MÉTODO GEOGRÁFICO Características

O sistema de busca é direto e as pastas são colocadas na ordem

alfabética. É um método de fácil manuseio que considera a procedência ou

local. É aconselhado para ser usado em organizações que atuem em outras

regiões, cidades, estados, etc.

Melhores Ordenações

• Nome por estado – cidade – assunto: ordenar a capital

antecedendo as demais cidades independentemente de sua

ordem, quando a ordenação for por estado.

• Por cidade – estado – assunto: considerar a capital na ordem

seqüencial, não antecedendo as cidades. Identificar o estado

na pasta para facilitar a recuperação por existirem cidades com

o mesmo nome.

• Por País – cidade – assunto: ordenar os países em ordem

alfabética.

MÉTODO NUMÉRICO SIMPLES

Page 43: Arquivologia  -vestcon

O sistema de busca é indireto, uma vez que necessita de índice

alfabético. Considera o número da pasta, é um método seguro, simples e de

fácil manuseio, sendo usado quando houver necessidade de sigilo das

informações. Tem ampla aplicação em arquivos especiais e especializados.

Como exemplo de utilização desse método podemos citar o arquivo

de desenhos de engenharia e fotografias.

MÉTODO NUMÉRICO DUPLEX Consiste na divisão da automação em classes conforme os assuntos,

partindo do geral para o específico.

Permite a abertura de novas classes sempre que for necessário, não

devendo ser abertas novas como primárias, quando os assuntos já

existirem como subclasses.

MÉTODO ALFANUMÉRICO Consiste na soma de dois métodos, alfabético e numérico, utilizando

a simplicidade de um e a exatidão e rapidez no arquivamento do outro. Tem

larga utilização em arquivos de catálogos de fornecedores.

MÉTODO CRONOLÓGICO O sistema de busca é direto, considera a data e o documento não é

numerado. Nesse método a disposição das pastas e dos documentos, dentro

da pasta, fica na ordem cronológica. Pode ser utilizado como método

auxiliar.

Usado para controle de pagamentos, compromissos e controle de

pedidos.

Page 44: Arquivologia  -vestcon

POLÍTICA NACIONAL DE ARQUIVOS

A Política Nacional de Arquivos, segundo os princípios teóricos da

moderna Arquivologia, compreende a definição e a adoção de um conjunto

de normas e procedimentos técnicos e administrativos, para disciplinar as

atividades relativas aos arquivos públicos e estimular a organização e a

proteção especial aos arquivos privados. Suas finalidades, em última

instância, consistem em assegurar a preservação do patrimônio documental

brasileiro e garantir, no que diz respeito aos arquivos públicos, o direito

irrestrito de acesso às informações governamentais, compatibilizando com

as questões inerentes à segurança do estado e da sociedade, bem como a

privacidade dos cidadãos.

Vasquez (1994, p. 93) sublinha a importância dos sistemas de

arquivos como instrumentos de racionalização arquivística, sejam estes

nacionais, estaduais, municipais, de instituições estatais ou empresas

privadas. Na sua perspectiva, um “sistema integrado de arquivos é um

conjunto orgânico de arquivos, vinculados por uma direção central que

normaliza os processos arquivísticos e focaliza a informação em um ponto

acessível à consulta interna e externa”. VASQUEZ ressalta ainda a distinção

entre subsistemas e sistemas coordenados:

“Subsistemas são partes do Sistema Integrado que gozam da autonomia

para manejar os documentos que se encontram em sua fase administrativa, mas que

dependem da direção no que se refere à seleção para guarda permanente.

Sistemas coordenados são sistemas completos e independentes que,

mediante convênios e acordos, normalizam ou compatibilizam a circulação da

informação e os procedimentos administrativos entre si”. (ibid, p.94)

OS ELEMENTOS CONSTITUTIVOS DO “SISTEMA INTEGRADO DE

ARQUIVOS” SÃO:

Page 45: Arquivologia  -vestcon

– legislação normalizadora de aspectos interiores e exteriores ao

sistema, dos direitos e obrigações de usuários e do patrimônio

documental;

– os arquivos;

– os documentos, conforme o ciclo vital;

– a informação em seu circuito interno (no âmbito da organização

produtora) e externo (outros arquivos e centros de informação).

A perspectiva sistêmica encontra-se, porém, expressa nos trabalhos

de ROBERGE (1992), que parte da organização como um sistema, no

âmbito do qual o subsistema de gestão de documentos ou sistema de

gestão da informação administrativa encontra-se assim representado.

ENTRADA TRATAMENTO SAÍDA • Documentos produzi-dos e recebidos. • Organização não or-ganizada

• Arquivamento • Classificação • Descrição • Indexação • Utilização • Transferência • Recolhimento • Eliminação

• Informação organizada • Dossiers

CONSELHO NACIONAL DE ARQUIVOS – CONARQ

A Constituição Federal de 1998, e particularmente a Lei n. º 8.159 de

1991, delegaram ao Poder Público a gestão documental e a proteção

especial aos documentos de arquivo. De acordo com esta Lei, as ações com

vistas à consolidação da Política Nacional de Arquivos deverão ser

emanadas do Conselho Nacional de Arquivos, órgão colegiado, vinculado ao

Arquivo Nacional, criado pelo art. 26 da referida Lei n.º 8.159/91.

Competências delegadas ao órgão

• Definir normas gerais e estabelecer diretrizes para o pleno

funcionamento do Sistema Nacional de Arquivos – SINAR,

Page 46: Arquivologia  -vestcon

visando à gestão, à preservação e ao acesso aos documentos de

arquivo.

• Promover o inter-relacionamento de arquivos públicos e privados

com vistas ao intercâmbio e à integração sistêmica das

atividades arquivísticas.

• Zelar pelo cumprimento dos dispositivos constitucionais e legais

que norteiem o funcionamento e o acesso aos arquivos públicos.

• Estimular programas de gestão e de preservação de documentos

produzidos e recebidos por órgãos e entidades, no âmbito

federal, estadual e municipal, em decorrência das funções

executiva, legislativa e judiciária.

• Subsidiar a elaboração de planos nacionais de desenvol-

vimento, sugerindo metas e prioridades da Política Nacional de

Arquivos Públicos e Privados.

• Estimular a implantação de sistemas de arquivos nos Poderes

Legislativo e Judiciário, bem como nos Estados, no DF e nos

Municípios.

• Declarar como de interesse público e social os arquivos privados

que contenham fontes relevantes para a história e o

desenvolvimento nacionais.

SISTEMA NACIONAL DE ARQUIVOS – SINAR16

A iniciativa de promover o intercâmbio permanente entre os arquivos

públicos e privados do País, objetivando a modernização e a integração

sistêmica das atividades e dos serviços arquivísticos, motivou a criação do

SINAR, em 1978. O Decreto n.º 1.173 de 29/06/1994 “dispõe sobre a

competência e o funcionamento do SINAR, prevê também que os arquivos

privados institucionais e de particulares podem aderir ao sistema mediante

convênio com o órgão central.”

16 É importante o acesso ao site www.arquivonacional.gov.br, onde se encontram todas as Resoluções, Leis e decretos sobre Arquivos.

Page 47: Arquivologia  -vestcon

CLASSIFICAÇÃO

Consiste na “interpretação” de documentos. A classificação dispõe-se

conforme a função de criação do documento.

O seu objetivo é, basicamente, dar visibilidade às funções e às

atividades do organismo produtor do documento de arquivo, deixando

claras as ligações entre os documentos.

PROCEDIMENTOS DE CLASSIFICAÇÃO Inicialmente deve-se analisar os documentos de um produtor, e a

partir dai criar categorias e classes genéricas que correspondam às funções

e atividades detectadas. A classificação considera a forma e as razões que

determinaram a existência do documento (como e por que foram

produzidos), sendo condição para a sua compreensão plena tanto para

quem organiza como para quem consulta. Chamamos este procedimento de

elaboração do “plano de classificação” do arquivo na fase corrente.

Exemplo de Plano de Classificação:

Administração Recursos Humanos Admissão Demissão Falta Férias Transporte Aluguel de carros Viagem Manutenção Cultura Biblioteca Conferência Curso Palestra Finanças Contabilidade Balancete Contas a pagar Contas a receber Tesouraria Orçamento

Page 48: Arquivologia  -vestcon

A classificação no arquivo corrente deve abranger todos os tipos

documentais produzidos/acumulados pela organização, sendo assim o plano

de classificação será extremamente útil a elaboração da tabela de

temporalidade.

O plano de classificação pode ser estrutural considerando setores,

divisões, departamentos e funcional considerando as funções. Cabe ao

profissional que for elaborar escolher aquele que melhor atender a

organização. O importante é que ele seja simples, de fácil compreensão,

flexível e que permita expansão.

CÓDIGO DE CLASSIFICAÇÃO DE DOCUMENTOS DE ARQUIVO PARA A ADMINISTRAÇÃO PÚBLICA: ATIVIDADE-MEIO O Código de Classificação de Documentos de Arquivo é um

instrumento de trabalho utilizado nos arquivos correntes para classificar

todo e qualquer documento acumulado (produzido ou recebido) por um

órgão no exercício de suas funções e atividades. A classificação por

assuntos é utilizada com o objetivo de agrupar os documentos sob um

mesmo tema, como forma de agilizar sua recuperação e facilitar as tarefas

arquivísticas relacionadas com a avaliação, seleção, eliminação,

transferência, recolhimento e acesso a esses documentos. Isto porque o

trabalho arquivístico é realizado com base no conteúdo do documento, o

qual reflete a atividade que o gerou e determina o uso da informação nele

contida. A classificação define, portanto, a organização física dos

documentos arquivados, constituindo-se em referencial básico para sua

recuperação.

Para a Administração pública, adotou-se o modelo de Código de

Classificação Decimal, baseado na técnica de Mevil Dewey, que constitui-se

em um código numérico dividido em dez classes e estas, por sua vez, em

dez subclasses e assim sucessivamente. As dez classes principais são

representadas por um número inteiro, composto de três algarismos.

ORDENAÇÃO

Page 49: Arquivologia  -vestcon

Consiste na separação e agrupamento de um conjunto de

documentos de acordo com a classificação definida. Acelera o arquivamento

e minimiza possibilidades de erros.

O objetivo básico da ordenação é facilitar e agilizar a consulta aos

documentos. Consiste em definir a melhor maneira de dispor os

documentos (ordem numérica, cronológica e alfabética), considerando a

maneira como os documentos são procurados e o tipo documental.

ARQUIVAMENTO É a colocação do documento no local devido, segundo critérios de

ordenação previamente estabelecidos. Devemos ter em mente que um

documento mal arquivado ficará perdido embora esteja guardado dentro do

móvel de arquivo.

Tipos de arquivamento: horizontal e vertical.

EMPRÉSTIMO OU CONSULTA Quando um documento é retirado do arquivo para empréstimo,

consulta, fornecimento de informação ou juntada, usa-se o guia-fora em

substituição ao documento retirado. Este guia-fora deve indicar quem

retirou, data, setor ou, no caso de juntada, nº do processo da juntada.

PROTOCOLO

AVALIAÇÃO Consiste na definição do valor do documento que pode ser

administrativo, fiscal, legal e histórico e a importância de sua preservação,

tendo como objetivo a preservação da memória da organização e descarte

do material desnecessário.

A aplicação da tecnologia à produção documental favoreceu o

crescimento em grandes proporções dos papéis nos escritórios. O espaço

físico nunca seria suficiente nas organizações. O próprio usuário/cliente

Page 50: Arquivologia  -vestcon

perderia tempo na pesquisa pois papéis sem importância estariam

misturados a documentos de valor. Por isso, é necessário adotar critérios

para racionalizar o acervo, isto é, avaliar cada documento quanto ao seu

destino que pode ser:

Descarte = Eliminação → Reciclagem

Arquivamento → Corrente, Intermediário e Central.

CRITÉRIOS DE AVALIAÇÃO I A avaliação da necessidade de arquivamento do documento é

realizada através da leitura do documento, verificando antecedentes e

observando a finalidade com que foi enviado, que pode não ser destinado

somente ao arquivamento, e sim solicitar ou comunicar uma informação,

ser anexado a outro ou obedecer uma rotina.

A avaliação é feita pelo assunto e não pelo documento. Inicialmente

devem ser realizadas entrevistas com profissionais com conhecimento do

tipo e fluxo dos documentos dentro da organização para elaboração do

levantamento documental, necessidades de consulta e guarda dos

documentos.

CRITÉRIOS DE AVALIAÇÃO II

O resultado da avaliação deve passar pela comissão de avaliação para

a aprovação final, após serem verificados os prazos administrativo, legal,

fiscal e da legislação trabalhista em vigor.

Entre os documentos que podem ser descartados por não

apresentarem valor para a organização, citamos:

– cartas anexando documento;

– documentos que o texto estiver reproduzido em outros;

– convites;

– fôlderes;

Page 51: Arquivologia  -vestcon

– cartas de agradecimento e apresentação;

– cópias.

VALORAÇÃO DOS DOCUMENTOS Os documentos apresentam valores que são fundamentais no

processo de avaliação e que devemos considerar.

Os documentos de arquivo apresentam dois valores basicamente:

primário e secundário.

Valor primário: corresponde aos valores administrativo, legal e fiscal.

São valores diretamente ligados à produção documental.

Valor secundário: é o valor informativo dos documentos, ou seja,

histórico.

Valor Administrativo: São os documentos necessários às atividades

correntes do órgão/setor. Para sabermos se o documento apresenta valor

administrativo devemos questionar:

• O documento já contribuiu para o desempenho administrativo?

• O objetivo que originou o documento já foi atingido?

• O documento está guardado por mero hábito?

• As operações já foram concluídas?

• A guarda dos documentos se deve apenas como garantia

contra reclamações administrativas?

• Trata-se de uma cópia?

• Qual a freqüência de consulta do documento?

• As informações contidas nos documentos podem ser

recuperadas em outros documentos sob a forma de resumos

estatísticos?

Se as respostas forem positivas e a freqüência de consulta for

pequena os documentos não apresentam mais valor administrativo,

podendo ser descartados.

Page 52: Arquivologia  -vestcon

Valor Jurídico ou Legal: São aqueles documentos que apresentam

direitos a curto ou longo prazo, do órgão ou dos cidadãos. Devemos

questionar:

• A ação jurídica específica está terminada?

• A prova jurídica já atendeu a seu fim?

• Os direitos do órgão foram devidamente protegidos?

• Os direitos de qualquer cidadão envolvido estão protegidos?

• Trata-se de uma cópia?

• O prazo prescrito na legislação vigente já prescreveu?

Se as respostas forem positivas os documentos não apresentam mais

valor jurídico ou legal e os documentos podem ser eliminados ou

preservados para a história, se for considerado importante para a

organização.

Valor Fiscal: São os documentos necessários para comprovação junto

aos órgãos de fiscalização e os órgãos públicos exigem para mostrar como

as verbas foram obtidas, distribuídas, controladas e gastas.

O valor fiscal imediato cessa quando a operação financeira é

concluída. Entretanto a organização os mantém para atender às exigências

fiscais. As cópias podem ser eliminadas tão logo terminem as operações

financeiras. Devemos questionar:

• O objetivo original do documento foi atingido?

• A transação financeira específica já foi concluída?

• Os direitos da organização envolvida com a operação

financeira estão protegidos?

• Os direitos de qualquer cidadão envolvido foram

resguardados?

• Trata-se de uma cópia?

Page 53: Arquivologia  -vestcon

• O prazo prescrito na legislação vigente já prescreveu?

Se as respostas forem positivas, os documentos não apresentam

mais valor fiscal e podem ser eliminados ou preservados para a história, se

for considerado importante para a organização.

Valor Histórico: São os documentos que mostram a concepção

original da organização, sua estruturação ao longo dos anos, as várias

modificações funcionais e operacionais que ocorreram e o relato

administrativo que reflete sua política de ação, e que devem ser

preservados em função de sua importância para a compreensão da sua

história.

A definição do valor histórico dos documentos refere-se às atividades

desenvolvidas pela organização. Como exemplo de documentos históricos

podemos citar:

• atos constitutivos (estatutos, contratos sociais);

• atos de criação (leis, decretos, resoluções, etc.);

• atos e relatórios da direção;

• atos que constituíram precedentes ou que possam ter afetado

as condições econômicas, políticas ou sociais, locais ou

regionais;

• correspondências mostrando as relações com outras entidades,

outros governos e com o público;

• documentos relativos a direitos patrimoniais;

• fotos, filmes da organização;

• interpretações com força de regulamento;

• manuais de serviço;

• manuais que revelarão os sistemas, processos e métodos

usados no órgão;

• marcas e patentes;

• normas definindo e delegando poderes e responsabilidades;

Page 54: Arquivologia  -vestcon

• normas operacionais;

• organização, pauta dos trabalhos e atas de comissões da

organização e participação em outras comissões;

• organogramas principais e suas alterações;

• pareceres jurídicos e decisões relativas às atividades da

organização;

• pasta de assentamentos pessoais (dossiê pessoal do(s)

diretor(es): posição ocupada, nível superior, destaque

alcançado fora da entidade);

• publicações, material ou publicidade, projetos e dados de

pesquisa científicas;

• relatórios periódicos de maior importância, entre outros.

INSTRUMENTOS DE DESTINAÇÃO Os documentos após terem cumprido seu papel operacional deixam

de ser objeto de consulta até que, com o decorrer do tempo, tem consulta

praticamente nula. Não devemos manter os documentos em único local,

devido ao congestionamento nos arquivos, não sendo funcional, surgindo

então a necessidade de enviar estes documentos para um local de guarda.

A remessa dos documentos dos diferentes setores recebe um nome

específico de acordo com a destinação final desta documentação. Vejamos:

Arquivos Correntes ou Setoriais

Arquivo Intermediário

TRANSFERÊNCIA Arquivos Correntes ou Intermediários

Arquivo permanente

RECOLHIMENTO

Page 55: Arquivologia  -vestcon

Os instrumentos de destinação que gerenciam a documentação

correspondem a Tabela de Temporalidade Documental, Cronograma de

Transferência Documental e Ata de Descarte ou Termo de Eliminação.

Tabela de Temporalidade Documental

Instrumento de destinação, aprovado por órgão competente, que

define e controla o prazo de guarda dos documentos nos arquivos setoriais,

arquivo intermediário e arquivo central, prevendo sua destinação final.

O primeiro procedimento para elaboração da Tabela consiste na

constituição da Comissão de Avaliação que deve ser formada por:

• membros permanentes: responsável pelo arquivo, advogado,

profissional da área de organização & sistemas;

• membros variáveis: responsável pelos documentos da área que

está sendo avaliada, profissional com conhecimento dos

documentos avaliados.

À Comissão cabe a avaliação da documentação da área, considerando

o fluxo documental, o plano de classificação, legislação vigente, necessidade

de consulta e constituição da organização e do setor detentor da

documentação. Após esta etapa a Tabela deve ser proposta, conferida e

aprovada pelos responsáveis, enviada para o órgão competente para

aprovação, podendo então ser aplicada. A Tabela deve ser revisada, sempre

que for necessário, para incluir um documento novo ou sofrer alteração do

prazo de guarda.

Ata de Descarte ou Termo de Eliminação

Instrumento que contém a relação dos documentos que serão

eliminados, o período e o setor a que se referem as informações e a

assinatura do responsável da organização/setor pela aprovação do descarte.

Page 56: Arquivologia  -vestcon

MICROFILMAGEM

É a técnica desenvolvida para minimizar qualquer tipo de arquivo e

dinamizar o processo de recuperação da informação, visando à localização

imediata do documento necessário.

A microfilmagem visa a:

• o aperfeiçoamento de administração;

• a segurança da guarda de informação;

• a redução de espaço;

• o ordenamento dos arquivos;

• o baixo custo de manutenção.

A microfilmagem exige certos cuidados, como a verificação da relação

custo-benefício ao optar entre adquirir o equipamento necessário ou

contratar o serviço de um bureau especializado, a autenticação do

microfilme no cartório quando se tratar de documentação de Recursos

Humanos, amparada pela Lei nº 5433/68 (alterada pelo Decreto 1799, de

30/01/96).

ARQUIVOS TIPOS DE DOCUMENTOS MICROFORMA Documentos Processos, recibos, escri- Rolo, cartucho com filme de

Page 57: Arquivologia  -vestcon

administrativos e contábeis de arquivo permanente

turas, fichas, balancetes, balanços, licitações, con-cursos, leis, portarias, decretos, resoluções, atos, contratos

16mm

Documentos administrativos e contábeis de arquivo corrente

Prontuário de empregados, alunos, cadastro de fornecedores e clientes

Jaquetas de 105mm com filme de 16mm – 5 canais Tab-jac-cartão tabulável com filme de 16mm de 1 a 3 canais

Documentos técnicos

Livros, plantas, mapas, jornais

Rolo ou cartucho com filme de 35mm Cartão-janela com filme de 35mm Jaqueta de 105mm com filme de 35mm Tab-jac-cartão tabulável com filme de 35mm

Biblioteca Livros, revistas Rolo de 16mm e 35mm Microficha

Informações volumosas contidas em arquivos

Cadastro do IPTU, INSS, dívida ativa, dotações orçamentárias,

COM Microficha Filme de 105mm x 148mm

Quadro de Aplicações das Microformas

CONSERVAÇÃO E PRESERVAÇÃO DO MICROFILME

• Acondicioná-lo em locais que tenham ar-condicionado e

temperatura de 19 ºC a 22 °C e 40% a 50% de umidade.

• Baixa umidade torna a película do microfilme quebradiça.

• Alta umidade cria mofo e manchas microscópicas.

• Revisar periodicamente o aparelho de leitura e mantê-los

limpos para não danificarem o microfilme.

• Evitar a incidência prolongada de luz sobre as películas.

DIGITALIZAÇÃO

O termo digitalizar originou-se do vocábulo inglês digitize e designa

“o processo de representar imagens como uma matriz de códigos binários,

na qual o ‘zero’ indica o espaço em branco e o ‘um’ representa os pontos

Page 58: Arquivologia  -vestcon

cheios.”17 Em outras palavras, digitalização também pode ser definida como

sendo a conversão de informações armazenadas em meio físico para um

formato legível por computadores.

A pura e simples conversão de um documento, contudo, não tem

muito sentido se não for acompanhada de todas as potencialidades que os

sistemas automatizados permitem, ou seja, deve estar associado ao

processo de digitalização um processamento técnico adequado, capaz de

gerir o fluxo da imagem do documento dentro de um Sistema de

Gerenciamento Eletrônico de Documentos (GED).

GERENCIAMENTO ELETRÔNICO DE DOCUMENTO – GED

O conceito de GED é uma espécie de leque em constante abertura.

Isso em razão das muitas tecnologias a ele relacionadas e que dele fazem

parte.

É um conjunto de tecnologias que permite o gerenciamento de

documentos de forma digital. Tais documentos podem ser das mais

variadas origens e mídias, como papel, microfilme, som, imagem e mesmo

arquivos já criados na forma digital.

Os sistemas de Gerenciamento Eletrônico de Documentos não são

simplesmente sistemas de gerenciamento de arquivos. O GED é mais, pois

implementa categorização de documentos, tabelas de temporalidade, ações

de disposição e controla níveis de segurança. É vital para a manutenção das

bases de informação e conhecimento das empresas.

O Gerenciamento Eletrônico de Documentos não significa somente

guardar arquivos eletrônicos. Dispor de um sistema de GED é ter nas mãos

a capacidade de gerenciar todo o capital intelectual da empresa ou

instituição. É a tecnologia do GED que torna o e-business uma realidade,

pois alicerça todas as informações referentes a todas as etapas de qualquer

processo de negócio.

Para controlar esse “mundo de informações digitais”, quer sejam ou

não originalmente eletrônicas, o conceito sobre o que é GED ampliou-se

como que automaticamente. Gerenciar documentos é cuidar de toda a vida

informacional da empresa.

17 AVEDON, 1991, p. 15.

Page 59: Arquivologia  -vestcon

EVOLUÇÃO DO GED A evolução do GED confirma sua importância. No princípio, a

tecnologia de GED enfatizava basicamente a digitalização de um documento

gerado em papel por meio de um scanner. Assim, ele poderia ser

visualizado na tela do computador, inclusive em rede. Atualmente, a

maioria das empresas tem uma imensa quantidade de documentos que ‘já

nascem’ eletrônicos: são documentos em word, excell, desenhos de

engenharia, e-mails. Esse novo mundo de documentos digitais, sem

gerenciamento, implica muitas cópias de diversas versões e duplicação de

arquivos, provocando a má utilização de espaço em discos e custos

desnecessários com armazenamento.

GED é formado pelas seguintes tecnologias:

• Document Imaging (DI);

• Document Management (DM);

• Workflow;

• COLD/ERM;

• Forms Processing;

• RIM- Records and Information Management

Essas tecnologias foram sendo agregadas ao GED à medida que

surgiu nas empresas uma necessidade mais completa para o gerenciamento

de documentos, conforme descreve-se abaixo.

A tecnologia que antecedeu o GED no gerenciamento de documentos

foi a microfilmagem, ainda hoje utilizada por diversas instituições.

A primeira tecnologia de GED que surgiu enfatizava basicamente a

digitalização de documentos de origem papel, gerando-se imagens digitais

dos documentos. Essa mesma tecnologia também possibilita a digitalização

de documentos de origem microfilme, justamente para converter os

documentos gerenciados pela tecnologia anterior.

Essa tecnologia é conhecida como Document Imaging ou

Gerenciamento de Imagens de Documentos.

Page 60: Arquivologia  -vestcon

É importante diferenciar um documento proveniente da digitalização,

aquele que gera uma imagem, daqueles que vêm da digitação, que gera um

documento textual. Os documentos no formato imagem são, em média, dez

vezes maiores que os textuais e não podem ser processados por sistemas

típicos de processamento de dados.

Para que uma imagem seja processada, quer por um processador de

textos, quer por um sistema de processamento de dados, ela deve passar

por um processo de reconhecimento de caracteres. Tal processo transforma

uma imagem de um texto num arquivo de dados realmente textual, que

pode ser editado por um processador de textos. Quando o reconhecimento

se processa sobre caracteres padronizados, como os documentos

impressos, utiliza-se a tecnologia de OCR, Optical Character Recognition, e

quando é preciso reconhecer textos manuscritos, a tecnologia é o ICR,

Intelligent Character Recognition.

O amadurecimento dessas tecnologias de reconhecimento

viabilizaram as aplicações de processamento de formulários, (Forms

Processing), na qual, em vez da utilização de digitadores para a retirada das

informações, utilizam-se sistemas digitais.

Com os documentos todos convertidos para imagens, era necessária

uma tecnologia que substituísse o processo humano de trâmite de

documentos em papel. Surgiu, então, a tecnologia do Workflow para

imagens de documentos. Com a implementação de Workflow, muitos

ganhos são obtidos.

O próprio avanço da tecnologia e a disseminação dos

microcomputadores na última década fez que boa parte da geração dos

documentos passasse a ser feita pelos sistemas digitais.

Num ambiente de escritório, isso significa a geração de documentos

em processadores de texto, planilhas eletrônicas e todas as demais

ferramentas dessa natureza.

A quantidade de documentos digitais gerada cresce vertiginosamente,

exigindo ferramentas para controle de localização, atualização, versões e

mesmo de temporalidade de guarda dos documentos.

Page 61: Arquivologia  -vestcon

Dentro dessa necessidade, surgiram as ferramentas para

Gerenciamento de Documentos, Document Management (DM).

A tecnologia de DM esteve inicialmente mais envolvida no

gerenciamento de documentos de engenharia e normas técnicas, sendo,

inclusive, uma das exigências da ISO 9000. Essa tecnologia permite a

rastreamento das alterações dos documentos. Hoje, dada a quantidade de

arquivos nos diretórios, a necessidade do compartilhamento de

documentos, tanto nas redes internas como na Internet, e o controle das

atualizações em ambiente distribuído, justifica a implantação de sistemas

de DM para todas as aplicações de gerenciamento de documentos.

O DM implementa, no mundo digital, muitas das funcionalidades já

existentes nas aplicações de Records Management no mundo do papel.

Page 62: Arquivologia  -vestcon

CONSERVAÇÃO, PRESERVAÇÃO E RESTAURAÇÃO

A conservação inclui a parte material do arranjo, o acondicionamento

e a guarda dos documentos e ainda a restauração e reprodução para fins de

preservação.

A conservação deve ser medida preventiva, consistindo sobretudo na

higienização ambiental. Umidade e falta de arejamento são fatores

prejudiciais, bem como a acidez atmosférica, elevação e queda da

temperatura. Condições ambientais desfavoráveis produzem modificações

na textura e fibras dos papéis, que mancham, descolorem, colam, aderem

ou se desintegram; tornam quebradiços os documentos e favorecem o

desenvolvimento neles de espécies entomológicas.

Uma vez envelhecidos os papéis, o tratamento adequado é a

restauração artesanal ou a laminação ou plastificação pelo emprego de

elementos idênticos à composição do papel, de celulose e outros. Pelo

método de laminação, os documentos a serem restaurados, depois de

neutralizados e limpos, são colocados entre duas folhas de celulose e

levados à máquina, onde, sob a ação de calor e pressão, a celulose adere

ao documento, dando-lhe corpo.

A conservação e preservação visam a conservar e a preservar as

informações do acervo, especialmente a memória da organização.

Deve-se observar procedimentos elementares que retardam o

processo de deterioração, por meio do controle dos materiais utilizados e do

meio ambiente, e a valorização do patrimônio documental, escrito ou

gravado em qualquer suporte.

Os cuidados citados a seguir podem melhorar a preservação/conser-

vação dos documentos e devem ser observados:

− não colocar clipes como marcador de páginas porque o metal

oxida, manchando o papel;

− quando ocorrer transferência ou recolhimento, retirar dos

documentos qualquer tipo de clipe, grampos e ferragens;

Page 63: Arquivologia  -vestcon

− não fazer refeições junto aos documentos nem armazenar

alimentos nos mesmos ambientes, pois resquícios alimentares

podem atrair insetos;

− não debruçar-se sobre os documentos;

− não usar fita adesiva/durex para consertar páginas rasgadas, pois

deixa mancha e contribui para a acidificação do papel.

− não folhear os documentos com mãos sujas;

− evitar o uso de saliva para folhear os documentos;

− evitar o uso de pastas classificadoras AZ, pois deformam o

documento e são difíceis de manusear; o ideal é o uso de pastas

suspensas;

− evitar o acúmulo de poeira nos ambientes onde há documentos;

− as fotografias, negativos, adesivos, jornais, revistas e similares

não deverão ser colados diretamente nas páginas do processo, e

sim acondicionados em envelopes que poderão ser colados.

− dobrar os documentos adequadamente, se excederem os

tamanhos padronizados, e desdobrar caso seja necessário,

− arquivar recortes em pastas, por assunto, após serem colocados

em folhas soltas de papel tamanho ofício. Se for um artigo que

tenha continuação no verso, guardar em envelope que também

será colocado em folha de papel. No alto e à direita do recorte,

anotar a data e a fonte de onde ele foi extraído, como também o

assunto da pasta onde ele será arquivado.

OPERAÇÕES ESSENCIAIS PARA GUARDA E CONSERVAÇÃO DOS

DOCUMENTOS:

• Fazer o arquivamento diário de pastas e papéis.

• No momento de arquivar um documento, confrontar o conteúdo e

o número da pasta para evitar enganos.

• Não sobrecarregar as caixas de arquivos ou pastas.

• Manter uma seqüência estritamente cronológica – não grampear

e não arquivar junto as correspondências recebidas e as

expedidas.

Page 64: Arquivologia  -vestcon

• Não deixar assuntos indefinidos, classificá-los quando não houver

definição clara ou não existirem assuntos assemelhados em:

assuntos administrativos diversos, assuntos de pessoal diversos e

assuntos financeiros diversos. Definindo-os em uma área que

tenha pertinência.

LEMBRE-SE: DOCUMENTO SEM DATA E SEM ASSINATURA NÃO TEM

VALIDADE.

Os principais agentes agressores do papel podem ser classificados em

físicos, ambientais, biológicos e humanos.

AGENTES FÍSICOS Correspondem a causas físicas: cortes, folhas coladas, etc. Muito

importante é a revisão dos Arquivos, retirando-se o material danificado.

Os materiais utilizados para a guarda dos documentos contribuem

para o seu desgaste, devendo-se evitar o uso de sacos plásticos para

acondicionar documentos de guarda permanente, pois dificultam a

oxigenação do papel. Os grampos, clipes e fixadores de metal, e outros

materiais que podem enferrujar e manchar o papel devem ser evitados para

não acelerar o processo da oxidação.

Fitas colantes deixam marcas impossíveis de remover devendo ser

evitada o ideal é o uso de cola branca, recomenda-se à cola de celulose

Metylan.

AGENTES AMBIENTAIS Temperatura e Umidade

A temperatura e a umidade são agravantes para a deterioração e

enfraquecimento do papel e o aparecimento do mofo, devendo sem mantida

uma temperatura entre 15 a 20ºC, e umidade de 40 a 60%, evitando

oscilações para não acelerar a fragilização do papel.

O arquivo não deve estar localizado em áreas como porão e sótão,

não deve também ser mantido próximo a depósitos de água (a fim de se

Page 65: Arquivologia  -vestcon

evitar a umidade), mas sim em prateleiras e arquivos que não estejam

apoiados em paredes internas.

Em regiões úmidas, deve-se evitar objetos molhados e plantas

aquáticas no acervo, controlar infiltrações e goteiras, arejar o ambiente com

o auxílio de ventiladores. Em regiões secas, utilizar umidificadores de ar.

Iluminação

Os raios ultravioletas emitidos pelo sol e pelas lâmpadas

fluorescentes provocam a oxidação do papel, isto é, o papel branco adquire

manchas amareladas e o papel colorido torna-se esbranquiçado.

Deve-se evitar iluminação natural, isolando vidraças através da

utilização de verniz filtrante, papel opaco ou cortinas escuras para bloquear

a radiação ultravioleta e manter a luz apagada sempre que possível.

Poeira e Gases

Os agentes poluidores atmosféricos como a poeira e gases devem ser

evitados, mantendo portas e janelas fechadas, vedação das aberturas

externas e limpeza periódicas do acervo com a utilização de aspirador de

pó.

AGENTES BIOLÓGICOS Correspondem aos fungos, insetos e microorganismos que causam

damos ao papel. O sistema preventivo como desinsetização deve ser feita

periodicamente. Os fungos e insetos se localizam em determinadas áreas do

arquivo em que encontram condições ambientais favoráveis, como alto grau

de umidade, alta temperatura e pouca ou nula ventilação.

AGENTES HUMANOS Os hábitos humanos como alimentação e manuseio dos documentos

podem afetar e agredir o papel, devendo ser amplamente difundido os

cuidados quanto à limpeza do local.

Os responsáveis devem ser esclarecidos sobre os cuidados com os

elementos orgânicos que fazem parte do documento, assim como colas,

papeis, papelões, que devem ser de primeira qualidade.

Page 66: Arquivologia  -vestcon

Suportes Especiais

Não empilhar livros abertos ou colocar peso extra sobre eles, pois

deforma a lombada e pode soltar as folhas.

Evitar escrever no verso da foto e quando o fizer utilizar lápis macio e

não pressionar, para evitar marcar a foto; manusear as fotos com cuidado,

evitando o contato direto com a gelatina, que poderá ficar manchada e

gordurosa.

CDs e fitas devem ser acondicionados em embalagens próprias e

manuseados com cuidado, segurando-os sempre pelas bordas, devido à

sensibilidade deste material. As fitas devem ser guardadas na posição

vertical, para evitar a deformação do rolo. Fitas e CDs devem ser

arquivados em ambiente fechado, desumidificado e climatizado, não devem

ser expostos diretamente à luz do sol, à umidade e à poeira. Deve-se

afastá-los de qualquer campo eletromagnético.

Page 67: Arquivologia  -vestcon

O QUE É DIPLOMÁTICA?

Ocupa-se da estrutura formal dos atos escritos de origem

governamental e/ou notarial. Trata-se, portanto, dos documentos que,

emanados das autoridades supremas, delegadas ou legitimadoras (como é

o caso dos notários), são submetidos, para efeito de validade, à

sistematização imposta pelo Direito. Tornam-se esses documentos, por isso

mesmo, eivados de fé pública, que lhes garante a legitimidade de disposição

e a obrigatoriedade da imposição, bem como a utilização no meio

sociopolítico regido por aquele mesmo Direito. Assim sendo, não é possível

dissociar a diagramação e a construção material do documento do seu

contexto jurídico-administrativo da gênese, produção e aplicação.

O DOCUMENTO DIPLOMÁTICO

É o registro legitimado do ato administrativo ou jurídico,

conseqüência, por sua vez, do fato administrativo ou jurídico. Se é “ato

jurídico todo aquele que tenha por fim imediato adquirir, resguardar,

transferir, modificar ou extinguir direitos”.

Objeto da diplomática: É a estrutura formal do documento, que deve

ter a mesma construção semântica de discurso para a mesma problemática

jurídica.

OS ELEMENTOS EXTERNO E INTERNOS DA FORMA DOCUMENTAL

A forma documental revela e perpetua sua função. Com base nesta

observação, os primeiros diplomatas estabeleceram uma metodologia para

a análise das formas documentais, que permitia compreender as ações

administrativas e as funções que as geravam. Essa metodologia descansava

no suposto de que, não obstante diferenças na natureza, proveniência,

Page 68: Arquivologia  -vestcon

todos os documentos apresentam formas suficientemente parecidas para

que se tenha possibilidade em conceber uma forma documental típica ideal,

o mais regular e completa para o propósito de examinar todos seus

elementos.

A Diplomática define a forma como o complexo de regras e

representação para transmitir uma mensagem, isto é, como o conjunto de

características de um documento que pode ser separado da determinação

dos temas particulares, pessoas ou lugares que dizem respeito. Divide-se

em forma documental física – revestimento externo do documento

(extrínsecos) – ou forma intelectual – as suas particularidades internas

(intrínsecas).

OS ELEMENTOS EXTERNOS

Diplomática – autenticidade – proveniência – organicidade.

O primeiro elemento externo para identificação é o suporte, o

material que transporta a mensagem (papiro, pergaminho, papel, tábuas de

madeira, etc.), para descobrir como havia sido preparado (em pasta, papel

e marcas-d’água), as formas e as medidas (o formato). As formas de

recebimento do documento, os quais eram essenciais para os documentos

medievais, para datá-los e estabelecer sua proveniência e provar sua

autenticidade (escrituras).

O elemento mais importante dos documentos medievais é o selo. A

Diplomática se atem ao material com que eram confeccionados, sua forma,

medida, tipologia (a relação da figura da impressão), tipo heráldico, de

cavalheiro, monumental, do rei, etc.; legenda ou inscrição, a forma de

fixação do selo. A análise destes componentes servia para averiguar o grau

de autoridade e solenidade dos documentos, sua proveniência, função e sua

autenticidade.

O elemento externo mais relevante pra os documentos

contemporâneos consiste nas anotações, agrupadas em três categorias:

− registro – protocolo = execução de um processo (processo

administrativo);

− notas de transmissão = urgente, seguro, etc.;

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− número de registro = classificação.

ELEMENTOS INTERNOS

São todos os componentes de articulação intelectual apresentados. É

o modo de apresentação do conteúdo do documento, as partes que

determinam o teor do conjunto. Compreende três seleções que tendem a

apresentar-se separadas e reconhecíveis aos documentos medievais e aos

primeiros modernos, que não se dividiam em parágrafos.

Protocolo: contém o contexto administrativo das ações (a indicação

das pessoas incluídas, tempo, lugar e assunto);

Texto: contém a ação e inclui as considerações e circunstâncias que

lhe deram origem e as condições relacionadas a sua produção.

Escatocolo: o contexto da documentação da ação (a saber,

enunciado do meios de validação, indicações das responsabilidades com

relação ao ato da documentação) e as formas finais.

ALGUNS CONCEITOS DIPLOMÁTICOS

Documentos legalmente autênticos: são os documentos com o valor

probatório. Pode ser o documento que nasce com essa característica

(documentos de cartório) ou um que adquira legalidade por influência do

ambiente externo (um bilhete).

Documentos diplomaticamente autênticos: são os documentos

escritos de acordo com as práticas e formalidades do tempo e lugar, por

pessoas detentoras dessa competência.

Documentos historicamente autênticos: são os documentos que

atestam a veracidade dos fatos: (legal, diplomático e histórico).

Falsidade Diplomática: é o documento que reproduz o autêntico, sem

ter sido produzido pela mesma fonte e sem obedecer às práticas de tempo e

lugar.

Falsidade Histórica: É o documento que contém um dado errado.

Uma data ou um nome errado.

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Falsidade Legal: É a falsidade de assinaturas, carimbos, chancelas,

etc., em documentos, com o objetivo de fraudar.

ALGUMAS ESPÉCIES DOCUMENTAIS DE CUNHO DIPLOMÁTICO:

NOTARIADO

Notário, ou tabelião, é um profissional do direito, dotado de fé

pública, a quem o Poder Público delega o exercício da atividade notarial.

O notariado do tipo latino, diferente do notariado do tipo anglo-saxão,

exige que esse profissional seja um jurista, conselheiro independente e

imparcial, que receba delegação da autoridade pública para conferir

autenticidade aos documentos que eles redigem, como instrumentos de

garantia da segurança jurídica e da liberdade contratual.

Portanto, a função notarial é uma função pública que o notário exerce

de maneira independente, sem estar hierarquicamente compreendida entre

os funcionários a serviço da administração do Estado ou de outros órgãos

públicos.

O notário deve exercer sua função de forma absolutamente imparcial,

aconselhando as partes a respeito dos efeitos que o ato a ser praticado irá

ter no futuro. Esse aconselhamento nivela os contratantes,

independentemente da preponderância da força econômica de um em

relação ao outro.

Integra a atividade notarial:

ABAIXO-ASSINADO ACÓRDÃO ACORDO ALVARÁ ASSENTO ATA ATESTADO ATO AUTO AVISO BANDO BILHETE BREBE BULA PAPAL CARTA CARTA DE LEI CARTA PATENTE CARTA PERDÃO CARTA DE SESMARIA CERTIDÃO CONVENÇÃO DEBÊNTURE DECRETO HISTÓRICO

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− formalizar juridicamente a vontade das partes;

− intervir nos atos e negócios jurídicos a que as partes devam ou

queiram dar forma legal ou autenticidade, autorizando a redação

ou redigindo os instrumentos adequados, conservando os originais

e expedindo cópias fidedignas de seu conteúdo;

− autenticar fatos.

O notário, de acordo com sua especialidade, será chamado de

tabelião de notas ou de tabelião de protestos.

Ao tabelião de notas compete:

− lavrar escrituras e procurações públicas;

− lavrar testamentos públicos e aprovar os cerrados;

− lavrar atas notariais;

− reconhecer firmas;

− autenticar fotocópias.

Ao tabelião de protestos compete realizar todos os atos relacionados

com o protesto cambiário.

Os principais documentos notariais : registro/certidão

Registro: ao comparecer em um cartório de Registro Civil para

declarar um nascimento, um óbito ou para dar entrada em um processo de

habilitação de casamento, o resultado será a lavratura de um termo, ou

seja, uma inscrição no livro da serventia.

Certidão: documento no qual o Oficial de Cartório certifica que o

registro encontra-se devidamente lavrado nos livros sob sua

responsabilidade. Independentemente de despacho judicial e dando fé

pública, o oficial reproduz, de forma autêntica e absolutamente confiável,

textos de um assento ou documento arquivado em sua serventia, fazendo

inserir na certidão, obrigatoriamente, o número do livro, da folha e do

termo sob o qual foi lavrado, ou ainda o número do registro ou pasta ou

caixa em que o documento encontra-se arquivado.

FORMAS DE CERTIDÃO A certidão pode ser extraída das seguintes formas:

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− EM INTEIRO TEOR: transcrição integral, ipsis litteris;

− EM BREVE RELATÓRIO: transcrição somente das principais partes

do assento;

− POR QUESITOS: que é a transcrição de partes isoladas do assento

ou documentos arquivados, questionados pelo interessado;

− NEGATIVA: certifica a inexistência de um ato ou fato ou

documento que a parte interessa conhecer e que tenha seus

elementos fornecidos pela pessoa interessada.

OS DOCUMENTOS NOTARIAIS COMO FONTE DE PESQUISAS • Levantamentos de dados estatísticos quanto aos nascimentos,

casamentos, óbitos, divórcios pelo IBGE.

• Levantamentos de estatísticas nacionais.

• Para viabilização de programas sociais do governo.

• Para o historiador resgatar fatos lacunosos sobre a história.

• Levantamento da Unicef, entre outros.

PALEOGRAFIA, CIÊNCIA AUXILIAR DA HISTÓRIA INTEGRANTE DO CURSO

DE ARQUIVOLOGIA

ORIGEM DA PALEOGRAFIA • Século XVII.

• Na Idade Média e Renascimento = surgimento de trabalhos de

caráter paleográfico (transcrições, traduções, coleções de

alfabetos, etc.).

• Não havia pretensões nem tratados críticos, não se estabelecia

uma classificação científica ou determinação da antigüidade da

escrita.

• Guerra dos Trinta Anos (1618-1648).

Page 73: Arquivologia  -vestcon

• Direitos feudais e eclesiásticos.

• Guerra Diplomática.

Primeiro Período

• Paleografia confundida com a Diplomática.

• Acta Sanctorum.

• Padre Daniele Van Papenhbroek.

• Propylaeum antiquarium circa veri ac falsi discrimen in vetustis

membranis (Princípios introdutórios para a discriminação entre o

verdadeiro e o falso nos documentos antigos).

• A secular tradição Beneditina francesa abalada.

• D. Jean Mabillon em defesa escreve De re diplomatica libri VI.

• Classificação: maiúsculas, minúsculas e cursivas.

Segundo Período

• Segunda metade do Século XVIII – cátedras universitárias.

• Seminário na Alemanha, em que o Professor Johann Christophe

Gatterer – a Lei de Lineu – Classificação (regras, classes,

ordens, séries, partes, gênero, espécie).

• Na Itália, aparecem as famosas Escolas Superiores de

Paleografia em Bolonha, Florença e Milão.

• Três fatos que caracterizam o novo período na história da

paleografia, ou seja, o período moderno: a paleografia latina

afirma-se como ciência distinta das outras; é aplicada a

fotografia na reprodução dos documentos paleográficos;

descobrimento dos palimpsestos.

• Finalmente, no século XX, técnica com fins pragmáticos e

objetivos nos currículos universitários.

CONCEITOS Paleos = antiga + graphein = escrita

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Jesus Muñoz y Rivero: “É a ciência da decifração dos manuscritos

tendo em consideração as vicissitudes sofridas pela escrita em todos os

séculos e nações, seja qual for a matéria em que ela apareça.”

Maurice Prou: “É a ciência das antigas escritas e tem por objeto a

decifração dos escritos da Antigüidade e Idade Média.”

Ricardo Roman Blanco: “É a ciência que nos ensina a ler e interpretar

corretamente documentos manuscritos antigos, ocupando-se

essencialmente com a origem e evolução da escrita.”

Agustín Millares Carlo: “Paleografia é a ciência que trata do

conhecimento e interpretação das escritas antigas e que estuda as suas

origens e evolução.”

José van den Besselaar: “É o estudo metódico de textos antigos

quanto à sua forma exterior. Abrange não só a história da escrita e a

evolução das letras, mas também o conhecimento dos materiais e

instrumentos pra escrever.”

RESUMO

• A Paleografia abrange a história da escrita, a evolução das

letras, bem como os instrumentos para escrever. Pode ser

considerada arte ou ciência.

• Ciência na parte teórica.

• Arte na aplicação prática.

• Técnica acima de tudo.

CARACTERÍSTICAS DOS DOCUMENTOS PALEOGRÁFICOS

Documentos manuscritos, antigos, com suporte de matéria branda

(pergaminho, papiro, folhas de árvores, tabuinhas enceradas) e

transportáveis.

OBJETO E FIM

• Estuda as características extrínsecas dos manuscritos e

decifra-os.

• Leitura da escrita e determinação da data e lugar dos

documentos.

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IMPORTÂNCIA

Permite resgatar o passado por meio dos registros escritos,

recuperando as ações das instituições antigas, os costumes e crenças das

sociedades.

DIVISÕES DA PALEOGRAFIA

Quanto ao trabalho:

– elementar;

– crítica.

Em relação à ciência que apóia:

– Paleografia Diplomática;

– Paleografia Bibliográfica;

– Paleografia Numismática;

– Paleografia Epigráfica;

– Paleografia Nacionais.

Em relação ao tempo que foram lavrados os documentos:

– antiga;

– medieval;

– pós-medieval ou moderna.