Arquivos Pernamentes

Aula 6

Elaboração do Plano de Classificação

Atividades

1. Levantamento da evolução institucional da entidade produtora (dimensão histórica, administrativa e de produção documental – instituições fechadas ou não)

2. Identificação preliminar da documentação a arranjar.

3. Estudo institucional das entidades produto-ras do material detectado.

1ª Aproximação

• Tanto a classificação quando a ordenação estão a serviço da organização dos documen-tos. Do ponto de vista arquivístico, convém que ambas estejam articuladas.

• O objetivo da classificação é dar visibilidade às funções e às atividades do organismo produtor, deixando clara as ligações entre os documen-tos.

• A classificação é antes de tudo lógica: a partir da análise do organismo produtor de documen-tos são criadas categorias ou níveis de classi-ficação.

CLASSIFICAÇÃO

PLANO DE CLASSIFICAÇÃO

(FUNCIONAL)

• Atividade de campo:– Levantamento das atribuições legais e ativida-

des executadas (formulário para levantamento de dados - 1)

– Identificação dos documentos de arquivo (for-mulário 2)

• Compreender o contexto de produção de um documento de arquivo exige conhecer a história do organismo produtor abordando-a na perspectiva funcional (funções ativida-des) ou na perspectiva estrutural do orga-nismo produtor.

• Formulário I (Exemplo)– Organização:– Setor:– Competências:– Amparo Legal das Competências:– Atividades:

• Produz: (documentos)• Recebe: (documentos)

– Entrevistado:– Entrevistador:– Data da Entrevista:

• Formulário II (Exemplo)– Setor:– Competências:– Atividades:– Documentos Produzidos / Recebidos

• Prazos de Guarda no setor:• Vias:• Trâmite:• Formas de pesquisa:• Indicação para eliminação ou guarda permanente.

• Níveis de classificação: correspondem aos conjuntos formados a partir das divisões operadas no interior do conjunto documen-tal.

1º Nível

Funções, Sub-funções

2º Nível

Atividades

3º Nível

Documento (simples, compostos)

•1º Nível: a mais vasta unidade arquivística

•2º Nível: unidade arquivística constituída do-

cumentos da mesma tipologia

•3º Nível: a menor unidade arquivística.

• Então, função é entendida como:– Qualquer objetivo de alto nível, responsabilidade ou

tarefa prescrita como atribuição de uma entidade coleti-va pela legislação, política ou mandato. Funções podem ser decompostas em conjuntos de operações coordena-das, tais como subfunções, procedimentos operacio-nais, atividades, tarefas ou transações (CIA, 2008, p.13).

• Por consequência, atividade é:– Tarefa desempenhada por uma entidade coletiva para

realizar cada uma das suas funções. Pode haver várias atividades associadas a cada função. Em certos casos, algumas atividades podem ocorrer sob diferentes fun-ções. Atividades abraçam transações que, por seu tur-no, produzem documentos.

Exemplo:• A classificação é geralmente traduzida em

um plano que representa a secções e as subsecções de maneira codificadas.

Secção– Departamento Financeiro

• Subsecção:– Contabilidade– Tesouraria

– Subsecção: Contabilidade• Série Tipológica

– Notas de empenho– Comprovantes de pagamentos– Registro diário de caixa etc.

• Abordagem Estrutural:– Tradicionalmente mais

aceita, porém leva a um maior número de pro-blemas (mudanças constantes da estrutu-ra);

– Apresentação de todas as partes da Empresa

• Abordagem Funcional:– garante ao Plano a

capacidade de assimilar a dinâmica de estrutu-ração e reestruturação dos órgãos, uma vez que as funções, subfun-ções e atividades per-manecem praticamente inalteradas com o de-correr do tempo, enqua-nto que as estruturas são freqüentemente al-teradas.

– Desconforto de alguns funcionários por não vi-sualizar seu setor.

CLASSIFICAÇÃO FUNCIONAL

Identificação de 7 grandes FUNÇÕES:

01 Organização Administrativa02 Comunicação Institucional03 Gestão de Recursos Humanos04 Gestão de Bens Materiais e Patrimoniais05 Gestão Orçamentária e Financeira06 Gestão de Documentos e Informações07 Gestão de Atividades Complementares

01 Organização Administrativa (FUNÇÃO)

SUBFUNÇÕES

01.01 Ordenamento jurídico01.02 Planejamento das ações de

governo e controle dos serviços01.03 Apoio à administração

pública

02 Comunicação Institucional (FUNÇÃO)

SUBFUNÇÕES

02.01 Assessoria de Imprensa02.02 Cerimonial02.03 Promoção de eventos ou

cerimônias oficiais02.04 Propaganda e marketing02.05 Produção editorial

03 Gestão de Recursos Humanos (Função)

SUBFUNÇÕES03.01 Planejamento e formulação de políticas de

recursos humanos

03.02 Seleção e desenvolvimento de recursos humanos

03.03 Expediente de pessoal03.04 Controle da freqüência03.05 Pagamento de pessoal03.06 Segurança e medicina do trabalho03.07 Promoção do desenvolvimento social de

funcionários e servidores

03.08 Coordenação das atividades de convivência infantil

04 Gestão de Bens Materiais e Patrimoniais (FUNÇÃO)

SUBFUNÇÕES

04.01 Controle de compras e serviços04.02 Controle de bens patrimoniais04.03 Controle de almoxarifado04.04 Controle do patrimônio imobiliário04.05 Controle de transportes interno

05 Gestão Orçamentária e Financeira (FUNÇÃO)

SUBFUNÇÕES

05.01 Planejamento orçamentário05.02 Execução orçamentária e financeira

06 Gestão de Documentos e Informações (FUNÇÃO)

SUBFUNÇÕES

06.01 Comunicação administrativa06.02 Gestão de tecnologia da informação

07 Gestão de Atividades Complementares

(FUNÇÃO) Não há SUBFUNÇÃO ATIVIDADES07.00.01 Recepção e controle de portaria07.00.02 Vigilância do edifício, das instalações e

equipamentos07.00.03 Manutenção e conservação do edifício, das

instalações e dos equipamentos07.00.04 Execução de serviços de copa07.00.05 Execução de serviços de reprografia07.00.06 Execução de serviços de gráfica07.00.07 Execução de serviços de telecomunicações

PLANO DE CLASSIFICAÇÃOFunção: 04 GESTÃO DE BENS MATERIAIS E PATRIMONIAISSubfunção: 04.01 Controle de compras, serviços e

obrasAtividade: 04.01.01 Licitação e administração de contratos

Documentos:04.01.01.01 Contratos04.01.01.02 Pedido de inclusão no cadastro de impedimentos04.01.01.03 Pedido de reabilitação no cadastro de impedimentos04.01.01.04  Processo relativo aos trabalhos de Comissão

Permanente ou Especial de Licitação04.01.01.05 Relação de contratos e atos jurídicos análogos e seus aditamentos04.01.01.06 Relação de despesas com dispensa ou inexigibilidade de licitação04.01.01.07 Relação de licitações por modalidade