A importância do gerenciamento de escopo na Gestão de ProjetosMarcos Valdeir Pereira

Introdução O escopo se define como nós descrevemos os limites do projeto, ou seja, a inclusão de todos ostrabalhos e somente os trabalhos necessários. Ele delibera sobre tudo aquilo que o projeto iráentregar e sobre aquilo que não irá entregar. No escopo definimos o óbvio e latente. O escopodeverá também estar de acordo com a dimensão do projeto, de modo que ele será simples setratarmos de projetos pequenos, e poderá ser complexo, se versamos sobre projetos grandes. Oescopo definirá então as entregas do projeto e por conseqüência delimitará a WBS. Se analisarmos os motivos do fracasso de um projeto, notaremos que normalmente este fato sedeve a falhas no gerenciamento do Escopo ou tempo insuficiente na definição do projeto. Assimmesmo quando o Gerente de Projetos desenvolve um bom trabalho na definição de Escopo,gerenciar o projeto dentro do escopo estabelecido torna-se seu maior desafio. Muitas vezes nosdeparamos com projetos cujo Escopo não é claro, que deixa margem à interpretação, assim ocliente poderá persistir que a mudança está dentro do Escopo, dificultando o cumprimento doEscopo definido. Esta situação não é rara de se encontrar, especialmente se a empresa ou clientenão possui a cultura de gerenciamento de projetos, fazendo com que o mesmo muitas das vezesseja prolixo de propósito. Eis aí uma grande armadilha para o Gerente de Projetos. Gerencie o escopo O propósito do gerenciamento da mudança do Escopo é proteger a viabilidade da Definição doProjeto ora aprovada, de modo que se tenha possibilidade de gerenciar eficientemente o Escopo.Uma vez definidas as entregas do Projeto, se os deliverables mudarem durante o projeto – oque normalmente ocorre já que o cliente deseja itens adicionais - então as estimativas de custo,prazo e recursos devem ser recompostas, e uma vez aceitas pelo cliente, o Gerente de Projeto faráo redimensionamento do custo, prazo e recursos para refletir este trabalho adicional ora aprovado. Muitas vezes o Gerente de Projetos pode sentir-se desconfortável com as mudanças de escopo,entretanto, a arte no gerenciamento eficaz de Escopo é obter um "não" do próprio cliente ao invésde lhe dizer "não". Isto facilmente se consegue quando apresentamos o custo de cada novamudança solicitada, já que muitos clientes querem a mudança, mas não estão dispostos a pagarpor elas. Devemos dar a este fato muita importância, já que poucos são os projetos cujasnecessidades são previstas durante o processo de análise. Por conseqüência há muitas mudançasque carecem serem introduzidas durante o ciclo de vida do projeto. Muitas das vezes taisalterações são realmente necessárias para a solução e cabe ao Gerente de Projeto e sua equipereconhecer quando tais mudanças são solicitadas e seguir o processo pré-definido de mudança doEscopo e no Plano de Comunicações. Os processos de controle do escopo O Gerente de Projetos deve ter Procedimentos de Gerenciamento do Projeto sendo que osmesmos podem ser alterados de acordo com a dimensão de cada projeto gerenciado.Normalmente para projetos pequenos, as mudanças do Escopo podem ser levantadas por qualquerpessoa da equipe de projeto e devem enviadas por escrito ao Gerente de Processo através decarta ou e-mail dispensando maiores formalidades. O Gerente de Projetos determina então se opedido é um pedido de mudança do Escopo ou não. Quando for, o Gerente de Projeto verifica queimpactos a mudança do Escopo traz para o projeto em termos de custo, prazo e recursos. Sehouver outras opções viáveis, determinar seu impacto e levar todas as mudanças ao Sponsor deprojeto para aprovação.

Havendo acordo sobre as alterações as atividades apropriadas serão acrescentadas ao plano detrabalho para assegurar que as mudanças sejam executadas; e a solicitação e status devem serdocumentados no Relatório de Status do Projeto. As mudanças para projetos médios e grandes devem ser solicitadas a todos os stackholdersinteressados no projeto que podem incluir equipe do projeto, clientes, órgãos fiscalizadores, etc.Todas as alterações devem ser solicitadas por escrito ao Gerente do Projeto e documentadasconforme o Plano de Gerenciamento de Escopo e Plano de Comunicações. Garanta que ummembro da equipe avalie os impactos da mudança e registre e documente tudo. Leve as mudançasde Escopo, alternativas e impacto do projeto ao Sponsor para aprovação. Os motivos da aprovaçãoou rejeição devem ser documentados. Se houve acordo as atividades apropriadas serãoacrescentadas ao plano de trabalho para garantir que a mudança seja implementada. O orçamentode projeto também deverá ser atualizado caso necessário. Caso a mudança de escopo aprovadaresulte em alteração substancial do projeto, a Definição do Projeto original deve ser atualizada. Comunique a situação das mudanças do Escopo e a resolução aos integrantes da equipe deprojeto e a outros interessados através do processo de Gerenciamento de Comunicação, incluindoo Relatório de Status do Projeto. Conclusão Discorrer detalhadamente sobre o gerenciamento de escopo em um artigo torna-se um trabalhoquase impossível. De qualquer modo vale ressaltar, que a definição de o escopo é, talvez, a partemais importante do processo de definição e planejamento antecipado já que se não soubermoscom certeza o que vamos estar fornecendo e quais são os limites do projeto, não teremos qualquerpossibilidade de sucesso, pois se não tivermos realizado um bom trabalho para definir o escopo, oseu gerenciamento será quase impossível. O objetivo da definição de escopo é descrevermos e obtermos um acordo sobre os limites lógicosde seu projeto. As declarações do escopo são utilizadas para definir o que está dentro dos limitesdo projeto e o que está fora dos limites. Quanto mais aspectos do escopo pudermos identificar edefinir, melhor será o seu projeto. Uma boa prática é documentar aquelas organizações que estão dentro do escopo e aquelas queestão fora do escopo. Os leitores poderão, então, determinar mais facilmente se serão impactados,ou se ajudarão no projeto. Também, pode fazer sentido identificar que organizações estão dentrodo escopo, de modo a que você possa ter pessoas daquelas organizações representadas naequipe de projeto - talvez em um comitê de direção.