8/4/2019 artigo - Como fazer um plano de comunicao interna

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Como fazer um plano de comunicao interna

IntroduoA comunicao interna existe sempre, mesmo que a sua empresa nunca tenha definido uma poltica decomunicao. As conversas de corredores ou durante a pausa para caf so um espao privilegiado paraa comunicao interna. A diferena que uma poltica de comunicao interna uma forma eficaz decombater rumores, estimular o envolvimento dos seus empregados nos projectos da empresa e instaurarum clima de confiana.

Passo 1 - Fazer o diagnstico internoNo se esquea que, comunicar antes de tudo, ouvir. Para conhecer as percepes e expectativas dosempregados, escute-os. Ao fazer isto, est a executar o diagnstico da sua empresa e simultaneamentea valorizar os seus empregados.

Antes de avanar com o plano de comunicao interna, deve procurar conhecer o estado social da suaempresa:

Saiba quais so as expectativas dos seus empregados em relao empresa e ao seu futuro noseio desta Analise se a poltica interna tem sido coerente com a poltica geral da empresa e a sua cultura Se o tipo de veculos de informao que tm sido utilizados para a comunicao interna estoadequados aos alvos ou se nem sequer existem

O diagnstico interno pode se realizado atravs um questionrio claro, neutral, lgico e progressivo(sempre do geral para o particular). Este tipo de aco mais fcil de executar numa pequena empresa,mas para estruturas com mais de 200 empregados prefervel optar por um sistema de amostragemrepresentativa segundo o mtodo de quotas. A amostragem deve ser composta no mnimo por 60

pessoas e representar a populao de conjunto em termos de sector, cargo, idade e sexo. O documentodeve ser curto e pedaggico.

As visitas aos sectores da empresa permitem a apreenso de algumas situaes e as entrevistas, emambiente formal, dirigidas pelo responsvel de comunicao ou de uma consultora externa, so outrosmeios de executar o diagnstico interno.

A postura da direco no que refere comunicao interna tambm um foco de anlise,nomeadamente nas seguintes questes:

Qual o papel da direco na transparncia da informao? As chefias tm um papel importante na divulgao da informao? A direco apoia claramente as chefias nesta aco? As intenes expressas so alteradas na gesto do dia-a-dia?

Por ltimo, importante perceber qual a identificao da cultura da empresa e de que modo ela percebida por todos os colaboradores internos. A histria, as actividades, os valores e os sinais que aidentificam, tornam a cultura de cada empresa nica e toda a sua comunicao deve transmiti-la.

Aps a anlise, os resultados devem ser apresentados equipa que vai desenvolver o plano decomunicao.

Passo 2 - Organizar o plano de comunicaoA partir do diagnstico interno devem ser identificados os pontos fortes e fracos da actual poltica decomunicao, da cultura da empresa, as percepes e perspectivas dos empregados. Identificados estes

aspectos, a direco deve reunir-se com a equipa para definir de forma participativa os objectivos dacomunicao interna.

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A identificao dos alvos da comunicao interna essencial para o sucesso deste projecto. Lembre-seque a sua empresa constituda por vrias pessoas e grupos. Quando transmite uma mensagem fundamental definir a quem se dirige. Por exemplo, se pretende comunicar com um grupo defuncionrios com um nvel de instruo muito baixa, no ter sucesso se o fizer utilizando umalinguagem complicada.

S depois se partir para a definio dos objectivos da poltica de comunicao interna e ser a partirdaqui que dever estudar os meios a utilizar no plano de comunicao.

Na definio dos objectivos preciso no esquecer que para ser facilmente executvel, a poltica decomunicao deve ser:

Transparente: no pode existir uma situao de secretismo Simples: para ser de fcil execuo Realista: porque caso no seja reconhecida, dificilmente ser aceite

O plano de comunicao s ter sucesso se houver um compromisso real por parte da direco e se osmeios escolhidos forem adequados aos seus objectivos e pblicos.

importante definir quem que vai dirigir este plano de comunicao. Nas grandes organizaes cadavez mais comum o cargo de director de comunicao. Em empresas de menor dimenso o cargo noexiste e a situao de quem ser responsvel menos clara. Muitas vezes, as funes acabam por serdesempenhadas pelo departamento de marketing ou de recursos humanos ou por um dosadministradores. Outra hiptese recorrer a uma agncia de comunicao que apoie a empresa nestarea.

A administrao tem de definir um oramento para a comunicao interna, cabendo ao responsvel pelagesto do plano apresentar para aprovao um caderno de encargos para cada uma das aces quepretende desenvolver.

Passo 3 - Conhecer as ferramentas para comunicar com eficinciaDefinidos os objectivos do plano de comunicao, cabe ao responsvel pela gesto do plano, identificaros suportes mais eficazes para tornar a comunicao uma ferramenta do dia-a-dia.

A definio dos meios depende da dimenso da empresa e do oramento que foi disponibilizado para aexecuo do plano de comunicao. Podem ser utilizados:

Meios orais Meios escritos Meios audiovisuais Novas tecnologias

Pese as vantagens e dos custos, antes de definir aquele que considera melhor para a sua empresa oupara responder a uma determinada situao:

Reunioo Vantagens: um dos meios mais eficazes para comunicar de forma activa nas PME. imediato e transmite informao de referncia.o Desvantagens: Excesso de reunies acaba por provocar desinteresse.

Nota de servioo Vantagens: Transmite uma informao muito precisa. Envolve as chefias e permite umacomunicao mais dirigida.o Desvantagens: Custo de redaco e reproduo.

Flash de informaoo Vantagens: Ideal para dar a conhecer um resultado ou uma mudana.o Desvantagens: Reproduo.

Placard

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o Vantagens: Simples, fcil gesto e adequado para todo tipo de mensagens. Indicadopara informar aspectos legais e aces da empresa.o Desvantagens: Custo varivel (depende se utiliza designers ouplacards luminosos porexemplo).

Folheto

o Vantagens: D a conhecer as novidades da empresa e todas as aces. Chega a todaequipa.o Desvantagens: Dispendioso.

Manual de acolhimentoo Vantagens: Apresentao da empresa e dos seus procedimentos. Facilita a integrao.o Desvantagens: Leva tempo a sistematizar.

Carta ao pessoalo Vantagens: Documento assinado pelo administrador ou director focando aspectosimportantes da vida da empresa. Dirigida e personalizada. Eficiente no combate aos rumores.o Desvantagens: Pode ter interpretaes erradas, se no for objectiva.

Inquritoso Vantagens: Diagnstico do clima da empresa. Permite a expresso das opinies doscolaboradores.

o Desvantagens: Tempo na realizao e anlise. Caixa de sugestes

o Vantagens: Encoraja o esprito de iniciativa, a criatividade e a participao. Possibilidadede todos os colaboradores darem sugestes.o Desvantagens: Custo da aquisio da caixa e consulta das sugestes regularmente.

Jornal da empresao Vantagens: Pode ser distribudo na empresa e para o domiclio de todos oscolaboradores. Considerado por muitos como um canal de comunicao interno de referncia.Numa PME, a sua dimenso pode no justificar, sobretudo pelos encargos financeiros. Mas, umaverso "caseira" de algumas folhas A4 com notcias, fotocopiadas e distribudas na empresa, j possvel fazer. O mais importante quem escreve e a capacidade que tem de captar a ateno dosleitores.o Desvantagens: Dispendioso. Envolvimento de recursos humanos especializados(jornalistas ou assessor de imprensa). Tempo de redaco, paginao, impresso e distribuio.

Intraneto Vantagens: Adapta-se facilmente a empresas de pequenas, mdias e grandesdimenses. Permite a circulao rpida de informao e pode facilitar os processos burocrticos.Uma ferramenta do sculo XXI.o Desvantagens: Variam consoante o grau de informatizao da empresa.

E-mailo Vantagens: uma ferramenta que pode ser utilizada por empresas de vriasdimenses, sobretudo por aquelas que no tm uma Intranet. um meio rpido e barato de enviode uma newsletterinterna ou uma informao flash.o Desvantagens: necessrio a existncia de um programa informtico que permita oacesso a toda a empresa.

Bibliografia

Almeida, Vtor; A Comunicao Interna na Empresa; Prxis Bon, Philippe; Como Desenvolver a Comunicao na Empresa; Publicaes Europa-Amrica

Referncias

APECOM (Associao Portuguesa das Empresas de Conselho em Comunicao e RelaesPblicas);www.apecom.pt

Autor: PME Negcios

http://www.apecom.pt/http://www.apecom.pt/