ARTIGO PM0 EGP V1.0

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ANHANGUERA EDUCACIONAL Curso de Administração CLARICE FELIPE VIEGAS JONAS GOMES ANDRADES MARIO SERGIO BARBOSA NELITON DE RESENDE ANDERSON DE OLIVEIRA PAULA RAFAEL DOS SANTOS MARIANO RENATA SILVA FARIA GESTÃO DE PROJETOS Belo Horizonte 2015 Profª. Ms. Aline Oleto

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Apresentação Artigo Implantação de um Escritorio de Projetos numa emissora de Televisão

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  • ANHANGUERA EDUCACIONAL Curso de Administrao CLARICE FELIPE VIEGAS JONAS GOMES ANDRADES MARIO SERGIO BARBOSA NELITON DE RESENDE ANDERSON DE OLIVEIRA PAULA RAFAEL DOS SANTOS MARIANO RENATA SILVA FARIA GESTO DE PROJETOSBelo Horizonte 2015 Prof. Ms. Aline Oleto

  • NUMA EMISSORA DE TELEVISOIMPLANTAO DE UM ESCRITRIO DE GERENCIAMENTO DE PROJETOS Thomas Rafael Hori Ochi (UNESP)Henrique Martins Rocha (UNESP/AEDB)Maurcio Csar Delamaro (UNESP)

  • As empresas hoje . . .Aplicao e desenvolvimento de projetosAmbiente corporativo

  • Implantao dos Escritrios de Gerenciamento de Projetos EGP Tambm Conhecidos como PMO Project Management Office

  • Funo - EGP: Centralizar as melhores prticas de Gesto de Projetos nas empresas

  • Funcionar como uma fonte de consulta e esclarecimento de dvidas e problemas para os gestores de projetos.

  • Apresentao de um EGP Etapas desenvolvidas:Planejamento e as fases de implantaoResultados alcanados e benefcios

  • Gesto de Projetos: Surge com a necessidade de poder controlar e planejar os projetosEquilbrio entre custo, prazo, qualidade e escopo dos objetivos

  • Definio: O projeto um esforo temporrio empreendido para criar um produto, servio ou resultado exclusivo. PMBOK (2004,P.5)

  • Definio EGP (Escritrio de Gerenciamento de Projetos): uma unidade organizacional que centraliza e coordena o gerenciamento de projetos sob seu domnio.

  • EGP Classificam se em trs categorias:Escritrio de Projetos CorporativosEscritrio de Projetos SetorialEscritrio de Projetos

  • Responsabilidade dos EGPs:Prestar servios internos em gerenciamento de projetosDesenvolvimento/ implementao de mtodos, processos e medidas de avaliaoAnlise de melhores prticasRepositrio de memria tcnica dos projetos

  • Procedimentos Implantao de um EGP:Mudana Organizacional e CulturalNecessidade de cada empresa, no havendo modelo pronto

  • Implantao (EGP), por partes:PlanejamentoImplantaoOperaoMelhoria Contnua

  • Fatores de sucesso na Implantao de um EGP:Trate a implantao do EGP como um projetoTenha o Comprometimento da alta administraoVenda a idia para toda organizaoDesenvolva um senso de comprometimento em toda a equipe

  • Fatores de sucesso na Implantao de um EGP:Desenvolva a liderana e esprito de equipeDesenvolva a confiana entre os StakeholdersDesenvolva estimativas de custo, prazos e qualidades realistasDesenvolva alternativas em antecedncia aos problemas

  • Fatores de sucesso na Implantao de um EGP:Mantenha as modificaes sob controleEvite um nmero excessivo de documentos e anlisesNo Complique

  • Fatores de fracassos na implantao do EGP:Proposio de valor do EGP no ficar clara, ou seja, no se sabe o objetivo do EGPNo percebido nenhum impacto positivo nas entregas dos projetosO EGP visto como uma ameaa, ou seja, o escritrio pode realizar aes que evidenciam problemas com funcionrios improdutivos, por exemplo

  • Fatores de fracassos na implantao do EGPO Escritrio de Projetos est em um nvel muito baixo da estrutura organizacionalO EGP no tem apoio e reconhecimento dos Gerentes funcionais

  • Implementao do EGP Objetivos:Fornecer apoio aos gestores de projetos, membros de equipes e diversos interessadosDisponibilizar informaes dos projetos de forma rpida, atualizada e confivelCriar e disponibilizar o registro e documentao dos projetos implementados de forma a manter uma base de dados histrica til com referncia lies aprendidas para futuros projetos

  • Neste estudo de caso Implantao de um EGP em uma empresa do ramo de radiodifuso de sons e imagens (emissora de televiso)Quatro fases: IniciaoAdaptaoImplementao Desenvolvimento

  • IniciaoEquipe responsvel pelo EGPFormada por seis pessoasFunes:Coordenao, Consultoria Externa, Documentao, Organograma e alocao de recursos, Controle de custos, Oramentos e cotao externa

  • Estrutura Organizacional do EGP:

  • Ferramentas de Suporte Iniciao:Planilhas MS Project, disponibilizadas no Windows Share PointDocumentos Iniciao:Termo de Abertura do ProjetoDeclarao do Escopo do Projeto

  • Adaptao:Reunies entre gestores e equipe EGPObjetivos de apresentar modelos de documentos, divulgar as funes do EGPIniciar dinmicas para o desenvolvimento da EAP (Estrutura Analtica de Projeto)Revalidao da Planilha aprovada de projetos e apresentao Share Point

  • Adaptao:Desenvolvimento da Estrutura Analtica do Projeto (EAP), Ferramenta Mandatria e Imprescindvel Apresentao do Relatrio de Acompanhamento do Projeto, que avalia o andamento dos projetos, pontos de ateno e prximos passos, de forma simples e rpido. Com periodicidade Quinzenal e Mensal

  • Implementao: Inicio da atividades junto aos gestoresPrimeiro Passo Realizao de um curso sobre Gesto de ProjetosComplementando com o Curso sobre o Windows Share PointCriao de um Guia Rpido para Gesto de ProjetosInformaes aos Gerentes, criando relatrios Gerenciais, para o acompanhamento dos projetos, nos aspectos fsico e financeiro

  • Desenvolvimento::Primeiro ano de implantao do EGP, pontos que deveriam ser desenvolvidos para melhoria dos procedimentosPrimeiro Ponto desenvolvido, a gesto de riscos e aquisiesGrau de priorizao dos projetosSegundo ano, a necessidade especfica da organizao seria baseada de acordo com critrios que ainda seriam definidos.

  • Desenvolvimento::Desenvolvidos indicadores de performance dos projetos e dos gestoresPerformance dos gestores seria uma forma de acompanhar os procedimentos e melhorias, conseguindo qualificar estes profissionais

  • Resultados:Maioria dos projetos tem documentao mnima (Termo de Abertura e Declarao de EscopoProjetos prioritrios contam com modelos de acompanhamentoMaioria dos gestores reconhecem e aceitam os modelos com pouca ou nenhuma resistnciaMaioria dos gestores reconhece no EGP um ponto de apoio e orientao na gesto de projetos

  • Resultados:Existe um projeto considerado benchmark, servindo de referncias s outras reas

  • Benefcios:Maior Produtividade das equipes de projetosMaior Alinhamento dos projetos com os objetivos estratgicos Integrao, otimizao e maximizao do uso dos recursos Melhoria nos processos de planejamento, execuo, monitoramento e encerramento dos projetos

  • Benefcios:Padronizao das informaes com o objetivo de:Realizar comparaes de desempenho do projeto e entre projetosSer o elemento central de informaes relativas s prticas de gerenciamento de projetos

  • Concluso: Implantao do EGP, tornou altamente eficiente em suas proposiesProcedimentos no primeiro ano de implantao, sero to somente aceitos se forem realizados de forma permanente e institucionalizadaO sucesso da implantao se deve ao fato de disseminar as informaes

  • Concluso: Notado que a resistncia a mudana natural, e que este tipo de comportamento diminui com o envolvimento da Alta GernciaMapeamento dos funcionrios quanto ao conhecimento em Gesto de ProjetosEste mapeamento ir identificar a necessidade da realizao de um curso de Gesto de projetos possibilitando uma melhor utilidade e atribuio

  • Concluso: Na implantao do EGP, alguns pontos so importantes quanto a resistncia dos funcionrios, tornando as em menor grau:Principalmente nos primeiros encontros entre os membros do EGP com os gestores, muito importante a presena da alta gerncia Cada etapa da implantao deve ser estudada pelos membros do EGP

  • Concluso: Procurar simplificar os primeiros passos para que haja uma aceitao incial mais fcil dos gestoresPossibilidade de realizao de curso de gesto de projetos para os que teem habilidade/competnciaRealizar aes para mostrar aos gestores da importncia dos documentos exigidos pelo EGP

  • Concluso: Resultados no aparecem de forma rpida EGP uma ferramenta que pode melhorar muito os resultados dos projetosA implantao o ponto principal, e atento aos detalhes, no deixando espao para rejeies

  • CEO Frum Amcham BH 2015.wmvVDEO

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