AS AUDITORIAS INTERNAS “Auditorias Internas”

1

AS AUDITORIAS INTERNAS

�Objectivos Gerais

Reconhecer o papel das auditorias internas

�Objectivos Específicos

Reconhecer os diferentes tipos de Auditorias

Identificar os intervenientes – Auditor e Auditado

Execução de auditorias

“Auditorias Internas”

2

Um Sistema de Gestão

FASES

Decisão da Gerência

1. Diagnóstico

2. Desenvolvimento dadocumentação de suporte

3. Implementação do Sistema

4. Auditorias

Porquê Auditar?

3

Para Ter:

A Confiança na Sua Organização (em si)

A Confiança dos outros

Au

dit

ori

as A

mb

ien

tais

Para Dar:

A Confiança aos outros

Verificar!

Provar!

Au

dit

ori

as A

mb

ien

tais

Objectivos de Auditoria

Determinar a conformidade dos elementos do sistema com os requisitos especificados;

Promover melhorias no sistema (dar oportunidades de melhoria);

Satisfazer exigências regulamentares;

Avaliar a eficácia do SGA;

Verificar se o sistema de gestão cumpre eficazmente a política e os objectivos e metas definidos pela organização

Permitir o reconhecimento de um sistema.

4

Ferramenta essencial de gestão para o cumprimento de objectivos

AuditoriaA

ud

ito

rias

Am

bie

nta

is

Auditoria é:- Uma Inspecção ?

- Uma reflexão ?

- Uma verificação ?

Conceito de Auditoria

Processo sistemático, independente e documentado, realizado com o propósito de obter evidência de auditoriae avaliar a mesma de forma objectiva para determinar o cumprimento das políticas, procedimentos ou requisitos utilizados como referencia (critérios de auditoria).

De acordo com as referências:

ISO 19011: 2003

5

Processo sistemático, documentado e independente

Evidências Objectivas: Informação verificável, registos ou

constatações de factos relevantes para a implementação ou manutenção do

SGA

Critérios de Auditorias: Política, práticas, procedimentos,

comportamentos, indicadores de desempenho, ou requisitos com

os quais o auditor compara as evidências objectivas acerca da

matéria auditada.

Para que os resultados sejam credíveis devem

ser obtidos por pessoas que não estejam

directamente envolvidos no trabalho auditado.

Auditorias internas: Auto avaliação periódica, visando obter informações

relativas à gestão ambiental para orientar e melhorar o SGA e/ou

desempenho ambiental da organização.

A satisfação de um Requisito

= Conformidade

A NÃO satisfação de um Requisito

NÃO Conformidade

=

6

Não Conformidade - Não satisfação de um requisito

Defeito - Não satisfação de um requisito relacionado com uma utilização pretendida ou especificada

Não conformidade = Defeito

Tipos de Auditoria

Relações

Finalidade … Produto

… Processo… Sistema

… Internas

… Externas

Profundidade

… Mini auditoria… Faseada… Parcial … Total … Seguimento

7

Auditoria a:

Produto ou Serviço

Determina se os requisitos do Produto/serviço estão a ser cumpridos.

Processo

Verifica se os requisitos do processo (métodos, Procedimentos, IT’s) estão a ser cumpridos.

Sistema

Determina se os requisitos do sistema (Manual, política, normas, regulamentos) estão a ser cumpridos.

Um sistema pode ser encarado como um conjunto de processos que

geram um produto/serviço.

Ten

do

em

co

nta

a f

inal

idad

e

Ten

do

em

co

nta

a p

rofu

nd

idad

e

AUDITORIA

de Seguimento

Total

Parcial

Faseada

Mini auditoria

8

� Mini Auditoria

Aplica-se a uma área especifica ou delimitada.

P.e. posto de Trabalho

� Faseada

Acompanha o desenvolvimento de um projecto, processo ou produto à medida que evoluem.

� Parcial

É executada apenas a uma área funcional.

P.e. Departamento ou secção

� Total

Envolve o sistema no seu todo, de acordo com o âmbito.

� Seguimento

Permite observar se as acções correctivas solicitadas por uma auditoria anterior, foram implementadas e se são satisfatórias face ao sistema.

Ten

do

em

co

nta

a p

rofu

nd

idad

eT

end

o e

m c

on

ta a

s re

laçõ

es

CLIENTE

FORNECEDOR

2ª Parte

EXTERNA

O cliente audita a nossa Organização

2ª ParteNós auditamos um

Fornecedor

INTERNA1ª Parte

Organização

Auditamos a nossa Organização

3ª Parte

Auditoria por uma entidade (parte) Independente

(p.e. Certificação)

EXTERNA

9

Auditorias de 3ª parte

De Concessão

Auditoria realizada para efeitos de concessão da certificação / acreditação na sequência da análise do processo de candidatura.

De Acompanhamento

Auditoria realizada para efeitos de manutenção da certificação / acreditação.

De Renovação

Auditoria realizada para efeitos de renovação da certificação / acreditação.

Au

dit

ori

as d

e 3ª

par

te

De Seguimento

Auditoria destinada a avaliar a adequabilidade e os resultados das medidas correctivas decorrentes de não conformidades verificadas em auditorias anteriores.

De Extensão

Auditoria realizada para efeitos de tornar extensível a certificação / acreditação a novos domínios (âmbito) bem definidos, não abrangidos anteriormente.

Au

dit

ori

as d

e 3ª

par

te

10

Quem são os Actores deste processo?!

Cliente de Auditoria Pessoa ou organização que requer a Auditoria

AuditadoOrganização a ser auditada

Equipa Auditora

Os

Act

ore

s d

o P

roce

sso

Auditor

� Coordenador

� Técnico

� Perito

� Observador

AUDITORIA

11

Os Auditores O

Au

dit

or

Auditor

Pessoa que possui qualificação para realizar auditorias.

Auditor Coordenador

Auditor responsável pela condução da Auditoria.

Auditor Técnico

Especialista no domínio do sector em apreciação, com conhecimentos da norma de referência.

Auditor Observador

Técnico que, não tem responsabilidade directa na realização da auditoria, mas acompanha os restantes elementos da Equipa Auditora.

Perito Técnico

Especialista no domínio do sector em apreciação, sem conhecimentos, específicos da norma de referência.

O P

erfi

l do

Au

dit

or

A confiança e a fiabilidade do processo de auditorias depende da competência da Equipa

Auditora.

A competência baseia-se em:

Aptidão para aplicar conhecimentos;

Atributos Pessoais

12

O P

erfi

l do

Au

dit

or

O auditor deve assegurar :

�Uma avaliação executada com isenção;

�Que permanece fiel ao objectivo sem medo ou favor;

�Um relacionamento com as pessoas, pela via que melhor conduza aos

objectivos;

�Reacções com sensibilidade aos hábitos locais;

�Que audita sem se distrair;

�Reacções eficazes em situações difíceis;

�Que chega a conclusões baseadas em factos;

�Que as suas conclusões são verdadeiras e não foram baseadas em

preconceitos

Referências: * Código de Ética do Auditor

Atributos Pessoais

O P

erfi

l do

Au

dit

or

� Ético - Justo, verdadeiro, sincero, honesto e discreto.

� Espírito Aberto - disposto a considerar ideias e pontos de vista

alternativos.

� Diplomático - ter tacto ao lidar com os outros.

� Observador - activamente consciente do ambiente e das actividades à

sua volta.

� Perceptivo - instantaneamente consciente e capaz de entender

situações.

� Versátil - ajusta-se rapidamente a diferentes situações.

� Tenaz - persistente, concentrado em atingir objectivos.

� Concludente - chega a conclusões atempadas baseadas em

pensamento e análise lógicas.

� Auto confiante - age e funciona independentemente enquanto interage

com outras pessoas.

13

Quais as situações que podem afectar a

independência do Auditor?

O P

erfi

l do

Au

dit

or

A independência do Auditor

Existem conflitos de interesse que podem afectar a independência

do auditor …

� Emprego anterior na empresa auditada;

� Ser ou ter sido fornecedor do auditado;

� Ter sido consultor do auditado;

� Contactos em concursos para ser contratado para colaborador;

� Amizade com os colaboradores do Auditado;

� Ofertas (de valor) efectuadas pelo auditado;

� Outras actividades que possam o desempenho do auditor.

14

� NP EN 3011:1993

� ISO 19011:2003

Norma de referênciaR

efer

enci

ais

Referencial para a programação, planeamento e execução de Auditorias.

Aplicável a auditorias Internas e externas

Etapas de Auditoria

Preparação da Auditoria

Plano

Tarefas da Equipa

Analise dos Documentos do SGA

Execução da Auditoria

Reunião de Abertura

Realização

Execução e Preparação do Relatório

Reunião de Auditoria / Encerramento

Conclusões da Auditoria

Eta

pas

de

Au

dit

ori

a

15

Programa de Auditorias

Pro

gra

maç

ão d

as A

ud

ito

rias

São definidos: Os Processos

Os Departamentos

As Secções

Os Produtos / Serviços

A serem auditados ao longo de um ano.


Para Auditorias Internas

Definam um Programa o mais completo possível e recorram às várias tipologias de Auditoria

Plano de Auditorias

Pla

no

de

Au

dit

ori

a

Define:

Tipo de Auditoria

Data (s) da Auditoria

Equipa Auditora

Processos a auditar

Departamentos a auditar

Horas e Etapas

Comunicação interna

Afixado para conhecimento de todos

os intervenientes


Para Auditorias Internas e externas

16

Etapas de Auditoria


Plano

Tarefas da Equipa

Analise dos Documentos do SGQ



Realização


Reunião de Auditoria / Encerramento


Eta

pas

de

Au

dit

ori

a


Téc

nic

as d

e A

ud

ito

ria

Fontes de Informação

�Entrevista

(Observação de actividades, envolvente, condições de trabalho)

�Documentação

(do sistema implementado, regulamentos e legislação aplicável)

�Registos

(recolha de evidências objectivas)

“A auditoria é sempre uma actividade baseada no conceito de amostragem”


17

Téc

nic

as p

ara

Qu

esti

on

ar

Questões Habituais em Auditoria

� COMO? PORQUÊ?, O QUÊ? QUANDO? OMDE? QUEM?

� Mostre-me por favor…

� Posso ver…

� Pergunta hipotética: O que sucederia….? ou Vamos supor que …?

� Desculpe mas não percebi, pode repetir por favor?

� Isso significa que …?

� Em situações de dúvida: SIM? ou NÃO?

En

trev

ista

Qualquer Pessoa da empresa pode ser contactada;

Conduzidas no local de trabalho, sempre que possível;

Na Entrevista:

� Fazer o possível para que todos os intervenientes se sintam à vontade;

� Tomar notas das constatações da Auditoria, explicitar essa necessidade;

� Cooperar;

� Efectuar perguntas curtas, claras, objectivas e abertas;

� Efectuar uma pergunta de cada vez;

� Pedir comprovativos;

� Analisar documentos e registos.

18

A utilização das listas de verificação (check lists), permite:

� Documentar que todos os aspectos relativos ao plano da Auditoria foram verificados;

� Fornecer a base para a reunião final e para o relatório da auditoria;

� Fornecer evidência objectiva de que a auditoria foi realizada;

� Evidenciar ordem e organização.

Lis

tas

de

Ver

ific

ação

Porquê a utilização das listas de verificação?

Lista de Verificação

Etapas de Auditoria


Plano

Tarefas da Equipa

Analise dos Documentos do SGQ



Realização


Reunião de Auditoria/Encerramento


Eta

pas

de

Au

dit

ori

a

19

Relatório de Auditoria

Pla

no

de

Au

dit

ori

a



� Identificação do auditado

� Objectivo e âmbito

� Documento de referência

� Data e duração

� Equipa Auditora

� Pessoas contactadas

�Lista de distribuição do Relatório

� Quaisquer divergências não resolvidas

� Conclusões

Relatório de Auditoria Interna

E as Não Conformidades?

Rel

ató

rio

de

Au

dit

ori

a

20

Constatações de Auditoria

Não Conformidades

Oportunidades de melhoria

Co

nst

ataç

ões

Todas as constatações têm de ser suportadas em evidências objectivas

Por exemplo: Documentos, registos, testemunhos

Acções correctivas e de Seguimento

Planear

Executar

Verificar a eficácia

Pó

s-A

ud

ito

ria

21

“Diferentes auditores, a trabalhar de forma independente, chegam às

mesmas conclusões, em circunstâncias semelhantes”

AS AUDITORIAS INTERNAS “Auditorias Internas”

Documents

Transcript of AS AUDITORIAS INTERNAS “Auditorias Internas”