ASUG Brasil Impact Awards 2013 Case: Controle de … · Complemento de configurações nos módulos...

de 20

ASUG Brasil Impact Awards 2013

Case:

Controle de Custos de Frete automatizando processos do

Transportation SAP

Daniel Muhlstedt

Especialista ERP

Brasil Kirin

2013

de 20

SUMÁRIO

Sumário 1. Carta de Apresentação ....................................................................................................................................... 3

2. Resumo ................................................................................................................................................................... 4

3. Brasil Kirin ............................................................................................................................................................. 5

4. O SAP na Brasil Kirin .......................................................................................................................................... 6

5. Necessidade Estratégica de Negócio ............................................................................................................. 7

6. Definições e escolha ........................................................................................................................................... 8

7. Issues e o que se objetivava atender com a Solução: ............................................................................... 9

8. Utilização dos Módulos SAP Standard......................................................................................................... 12

9. Quadro resumo das áreas atendidas ............................................................................................................ 12

10. Descrição da solução.................................................................................................................................... 13

11. Fatores críticos de sucesso ........................................................................................................................ 16

12. Estruturação do projeto ............................................................................................................................... 17

12.1. Macro cronograma e prazos ............................................................................................................... 17

12.2. Equipe ....................................................................................................................................................... 17

12.3. Organograma .......................................................................................................................................... 18

13. Resultados ....................................................................................................................................................... 19

de 20

1. Carta de Apresentação

de 20

2. Resumo

Controle de Custos de Frete automatizando processos do Transportation SAP

Denominado como Projeto CCF, teve como objetivo definir processos que permearam o planejamento, contratação, controle, execução, auditoria e pagamento de transportes utilizados pela Brasil Kirin (Fábricas, DP’s, Inbound, Outbound).

A Brasil Kirin (Schincariol), visando redução nos custos de frete decidiu investir em um forte controle através de automações, eliminando erros operacionais, vulnerabilidades, pontos de auditoria, gerando indicadores e rastreabilidade. Para viabilizar a necessidade com o menor impacto possível nos processos da empresa, a Brasil Kirin optou pela Suíte Logística da DECISIVA Consultoria que, com algumas customizações, atendeu as necessidades, utilizando melhorias no SAP Standard e configurações de Transportation.

Foram implantadas as funcionalidades da ferramenta para Transportation Outbound, Antecipação de Valores de Pedágio, Controle de Embalagens, Transferências entre Centros, Transportation Inbound, Controle de Divergências nos Recebimentos de Mercadorias e Fretes, Monitor de Recebimentos, Simulação de Fretes, Solicitação de Transporte Especial (SPOT), Controle de Ocorrências de Fretes de Crédito/Débito e CT-e/NFS complementar. Os processos tiveram gestão de aprovação por WorkFlow SAP e de armazenamento de documentações no SAP-DMS, além de integração com Portal.

Grande parte dos resultados apresentados foi baseada no volume de transportes abaixo.

Vendas CIF 42.631

Vendas FOB 85.525

Vendas Varejo Centros Distribuição Próprios 133.513

Vendas Varejo Centros Distribuição Terceiros 20.491

Transferências entre Plantas 30.230

Industrialização Externa 4.076

Exportação FOB 570

Compras - FRA 23.910

Compras - LOT 8.640

Solicitação de Transporte Especial 9.043

Ocorrências 21.211

Retorno com frete 16.957

Devolução sem frete 23.079

Outros Processos 20.675

Total 440.551

Transportes realizados no período de

01/07/2012 até 30/06/2013

de 20

3. Brasil Kirin

Missão, Visão e Valores:

Visão Geral da Brasil Kirin

A Brasil Kirin é uma subsidiária da Kirin Holdings Company, uma potência no mercado mundial de bebidas e maior fabricante do setor no Japão.

Com faturamento de mais de R$ 52 Bilhões / ano com mais de 41 mil funcionários, está presente em mais de 15 países.

Conforme auditoria realizada pela Secretaria da Receita Federal por meio do Selo Eletrônico de Controle do SICOBE (Sistema de Controle de Produção de Bebidas), a Brasil Kirin encerrou o ano de 2011 com participação de:

14,4% no mercado de cervejas 5,4% no mercado de refrigerantes

A Brasil Kirin no Brasil conta com

11 Centros de distribuição próprios e 194 revendas

Cerca de 600.000 pontos de venda

Capacidade de produção de 5,4 bilhões de litros / ano

Emprega cerca de 10,2 mil funcionários diretos e 65 mil indiretos

Receita bruta de R$ 6,1 bilhões e pagamento de mais de R$ 2,6 bilhões em impostos aos cofres públicos em 2011

de 20

Portfólio de Vendas:

4. O SAP na Brasil Kirin

A Brasil Kirin utiliza hoje o SAP versão EPC 6.0, tendo aproximadamente 3.000 usuários.

O posicionamento estratégico da Equipe de projetos SAP Brasil Kirin, busca sempre o alinhamento estratégico com o negócio, objetivando a gestão dos projetos por valor agregado. Para isso, TI trabalha junto à equipe de negócio, visando atender as necessidades prementes de cada área usuária, focando em excelência e agregando valor ao core business da Companhia.

Evolução dos sistemas SAP na Brasil Kirin

de 20

O posicionamento estratégico da Companhia quanto às Soluções adotadas, está intrinsicamente relacionado à objetivação de uma padronização de processos entre unidades, o pleno uso das soluções SAP com amplo foco na gestão dos negócios.

Viabilizar a execução da estratégia do cliente interno / externo e surpreendê-lo, desenvolvendo processos de negócios de alta performance através de informações íntegras e ágeis.

Para isso, a Brasil Kirin procura trabalhar o desenvolvimento de soluções na plataforma standard SAP por meio de desenvolvimento ABAP somente com foco na agilidade, qualidade e segurança dos processos.

5. Necessidade Estratégica de Negócio

• Eliminar lançamentos de fretes por Débito Posterior • Automatizar os lançamentos e estornos das despesas de fretes • Reduzir os custos de transportes nas operações logísticas • Cadastrar todas as tabelas de fretes de forma flexível e centralizada. • Consultar rotas para ter valores de pedágios on-line • Antecipar o pagamento do valor do pedágio • Controlar as embalagens em poder dos clientes e transportadores • Gerar o custo do frete, taxas e impostos na distribuição, para envio aos transportadores • Validar o custo do frete no recebimento de mercadorias • Controlar as divergências nos recebimentos de fretes e mercadorias • Gerar relatórios de rastreabilidade e KPI´s • Disponibilizar relatório de conta corrente para os transportadores consultar no portal • Eliminar pontos abertos de auditoria nos lançamentos de Fretes Complementares

Todas estas necessidades deveriam ter ainda controle por Workflow SAP, processo de

rastreabilidade e utilizar ao máximo as funcionalidades standard SAP do Transportation Outbound e Inbound.

de 20

6. Definições e escolha

A busca por um parceiro estratégico que tivesse a expectativa de atender todas as necessidades dentro de soluções prioritariamente SAP e baseadas no Standard.

Identificação da DECISIVA Consultoria, com expertise e know-how no desenvolvimento de soluções logísticas, baseando-se em produto próprio e com a finalidade de atender as necessidades da Companhia.

Visitas em case da DECISIVA Consultoria com necessidades, objetivos e estratégias semelhantes.

A DECISIVA Consultoria apresentou um produto abrangente e consistente, bem como experiência e bagagem adequada à execução do projeto.

A solução apresentada permitiu adequações e customizações para atender aos diversos cenários e particularidades dos processos da Brasil Kirin.

A opção pela solução da DECISIVA Consultoria, contou também com forte apelo por estar inserida no próprio SAP e trabalhar dentro de processos standard.

Os módulos do Painel Logístico da DECISIVA teve grande aderência às necessidades:

(*) Atualmente o produto tem o nome de Suíte Logística DECISIVA

Painel

Logístico (*)

DECISIVA

Suíte Logística DECISIVA

de 20

7. Issues e o que se objetivava atender com a Solução:

de 20

8. Utilização dos Módulos SAP Standard

A solução utilizou:

Complemento de configurações nos módulos principais do SAP ERP (FI, CO, MM, SD)

Ajustes amplos na utilização dos Transportation de execução (LES)

Integração com dados do SAP APO

SAP-DMS para armazenamento de documentos

SAP-Workflow para gerenciamento e controle de ocorrências e divergências

SAP PI para integrações

NetWeaver – SAP Portals

Perfis de acesso Standard SAP (Segregação de funções)

9. Quadro resumo das áreas atendidas

de 20

10. Descrição da solução

A solução Suíte Logística DECISIVA abarca diversos processos correlacionados, desde os cadastros primários, as solicitações de transporte, os agendamentos, a execução das saídas (13 Outbound) e das entradas (Inbound), passando pelas entregas, realizando as liquidações necessárias e a geração dos saldos em conta corrente. Exemplo:

de 20

Suíte Logística Inbound

de 20

Suíte Logística Controle de Divergências

de 20

11. Fatores críticos de sucesso

Entre os diversos pontos de atenção de um projeto como este, onde além da estruturação dos processos e aculturamento das áreas usuárias “afetadas” x áreas beneficiadas, o engajamento, disponibilidade e apoio das áreas envolvidas foi um fator crucial para o sucesso do projeto.

Para isso, os envolvidos demonstraram comprometimento com prazos, datas e horários.

Uma correta programação para execução de treinamento dos usuários e comunicação assertiva, também foram fatores positivos.

A qualidade do Blueprint elaborado, sua validação a realização de testes do novo processo se mostraram extremamente significativos para o êxito do projeto.

Alinhamento com outros projetos concomitantes ou relacionados e foco do time, fizeram grande diferença.

Apoio de parceiro estratégico (DECISIVA Consultoria) com expertise e know-how no desenvolvimento de soluções, baseando-se em produto próprio e com a finalidade de atender as necessidades da Companhia.

A DECISIVA Consultoria apresentou um produto abrangente e consistente, bem como experiência e bagagem adequada à execução do projeto.

Resumo da abordagem:

Entendimento do conceito de Áreas “afetadas” x áreas beneficiadas Forte discussão e definição de regras do processo Engajamento, disponibilidade e apoio das áreas envolvidas Compromisso com prazos, datas e horários Treinamento segmentado dos usuários Gestão à vista Comunicação rápida e assertiva Qualidade do Blueprint – Várias revisões e aceite formal Validação e Testes do novo processo Alinhamento com outros projetos concomitantes ou relacionados Foco nas entregas

de 20

12. Estruturação do projeto

O projeto CCF adotou a metodologia SAP ASAP e teve seu cronograma minunciosamente

encaixado para respeitar a sazonalidade de vendas, evoluções tecnológicas no ambiente SAP

da Brasil Kirin e a sincronização com outros projetos já em andamento na empresa.

12.1. Macro cronograma e prazos

12.2. Equipe

Equipe Brasil Kirin Equipe DECISIVA Consultoria

Gerente de projeto Gerente de Projeto

Líder técnico Funcional TM - LES

Analista de processos Funcional FI/CO-PA

Key user cadastros Consultor ABAP/ Workflow/DMS

3 key users de transportes NetWeaver - SAP Portal

Key user de gestão de ordens Perfil de Acesso BASIS

Key user de Recebimento de materiais PMO

Key user Almoxarifado Líder de integração de sistemas

Key user de suprimentos Gerente de Change Management

Jul Set Nov Jan Mai Jun Jul Set

Visita as Unidades / Processos AS IS

RFP / Visita a Cases

Negociação da Proposta

Aquisição

Painel Logístico DECISIVA PreparaçãoBBPRealizaçãoPreparação FinalCut OverGo live e suporte

2010 2011

Mar Abr Ago Out DezNov

de 20

12.3. Organograma

de 20

13. Resultados

Apresentamos a seguir alguns resultados tangíveis e intangíveis obtidos a partir da realização do projeto:

Saving estimado em R$ 12,5 milhões na conta frete da companhia;

Controle efetivo de custo frete;

Melhoria na negociação com transportadoras e tabelas de preços;

Desenvolvimento de Circuitos estáticos com fornecedores e outros embarcadores

Desenvolvimento da Cartilha do Transportador;

Inicio da centralização de lançamento de CTRC;

Ajustes fiscais nos impostos que incidem no frete e determinação de IVA de frete.

Possibilidade aumento do frete FOB no inbound.

de 20

Visibilidade do andamento e desempenho de cada etapa dos processos por meio de KPIs

Os KPIs são flexíveis e configuráveis dentre do ambiente ERP

ASUG Brasil Impact Awards 2013 Case: Controle de … · Complemento de configurações nos módulos...

Documents

Transcript of ASUG Brasil Impact Awards 2013 Case: Controle de … · Complemento de configurações nos módulos...