ATENÇÃO: A cópia impressa a partir da intranet é ... · Reunião de pessoas de uma mesma...

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GERENCIAR EVENTOS GERENCIAR EVENTOS GERENCIAR EVENTOS GERENCIAR EVENTOS Proposto por: Proposto por: Proposto por: Proposto por: Assessoria de Cerimonial Analisado por: Analisado por: Analisado por: Analisado por: Chefe de Gabinete da Presidência Aprovado por: Aprovado por: Aprovado por: Aprovado por: Chefe de Gabinete da Presidência ATENÇÃO: A cópia impressa a partir da ATENÇÃO: A cópia impressa a partir da ATENÇÃO: A cópia impressa a partir da ATENÇÃO: A cópia impressa a partir da intranet intranet intranet intranet é cópia não controlada. é cópia não controlada. é cópia não controlada. é cópia não controlada. Base Norma Base Norma Base Norma Base Normativa: tiva: tiva: tiva: Código: Código: Código: Código: Revisão: Revisão: Revisão: Revisão: Página: Página: Página: Página: Ato Executivo 2.950/2003 Ato Executivo 2.950/2003 Ato Executivo 2.950/2003 Ato Executivo 2.950/2003 RAD RAD RAD RAD-GABPRES GABPRES GABPRES GABPRES-005 005 005 005 00 00 00 00 1 de de de de 20 20 20 20 1 OBJETIVO OBJETIVO OBJETIVO OBJETIVO Estabelecer critérios e procedimentos para a organização de eventos. 2 CAMPO DE APLICAÇÃO E CAMPO DE APLICAÇÃO E CAMPO DE APLICAÇÃO E CAMPO DE APLICAÇÃO E VIGÊNCIA VIGÊNCIA VIGÊNCIA VIGÊNCIA Este procedimento aplica-se à Assessoria de Cerimonial do Gabinete da Presidência (GABPRES/ASCER), e entra em vigor partir de 19/07/2013. 3 DEFINIÇÕES DEFINIÇÕES DEFINIÇÕES DEFINIÇÕES TERMO TERMO TERMO TERMO OBJETO OBJETO OBJETO OBJETO Conferência Apresentação de um tema informativo, técnico e científico por autoridade no assunto para grupo especializado. É formal e curta. Perguntas somente no final, por escrito e identificadas. Não são permitidas fotos, gravações e filmagens. Congresso Reunião ou assembléia solene de pessoas competentes para discutirem alguma matéria. Debate Discussão entre duas ou mais pessoas com posições antagônicas. A platéia não participa. Exige a presença de mediador ou moderador. Evento Iniciativa com objetivo de reunir pessoas para finalidades institucionais, comunitárias ou promocionais diversas. Encontro Reunião de pessoas de uma mesma categoria profissional para debater temas polêmicos por representantes dos grupos. Fórum Grupos segmentados que trazem soluções e problemas para serem debatidos, com a presença de grandes platéias, que participam. Mesa- redonda Reúne pessoas que, sentadas em semicírculo, debatem assunto polêmico, coordenadas por um moderador. Ordem de Precedência Determina o protocolo/posicionamento das autoridades que participem de ato público em ordem hierárquica. É estabelecida por Decreto-lei. Palestra Apresentação de um tema predeterminado para grupo de pessoas, por autoridade no assunto. É informal e com perguntas diretas. Reunião Tem por objetivo discutir, debater e solucionar questões sobre tema relacionado às respectivas áreas de atividade. Seminário Discussão de um tema proposto, estudando-se todos os aspectos, porém sem conclusão ou reivindicação. Simpósio Apresentação de um tema geral dividido em subtemas, por especialistas de renome.
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    19-Jan-2019
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  • GERENCIAR EVENTOSGERENCIAR EVENTOSGERENCIAR EVENTOSGERENCIAR EVENTOS Proposto por:Proposto por:Proposto por:Proposto por:

    Assessoria de Cerimonial

    Analisado por:Analisado por:Analisado por:Analisado por:

    Chefe de Gabinete da Presidncia

    Aprovado por:Aprovado por:Aprovado por:Aprovado por:

    Chefe de Gabinete da Presidncia

    ATENO: A cpia impressa a partir da ATENO: A cpia impressa a partir da ATENO: A cpia impressa a partir da ATENO: A cpia impressa a partir da intranetintranetintranetintranet cpia no controlada. cpia no controlada. cpia no controlada. cpia no controlada.

    Base NormaBase NormaBase NormaBase Normativa:tiva:tiva:tiva: Cdigo:Cdigo:Cdigo:Cdigo: Reviso:Reviso:Reviso:Reviso: Pgina:Pgina:Pgina:Pgina:

    Ato Executivo 2.950/2003Ato Executivo 2.950/2003Ato Executivo 2.950/2003Ato Executivo 2.950/2003 RADRADRADRAD----GABPRESGABPRESGABPRESGABPRES----005005005005 00000000 1111 de de de de 20202020

    1111 OBJETIVOOBJETIVOOBJETIVOOBJETIVO

    Estabelecer critrios e procedimentos para a organizao de eventos.

    2222 CAMPO DE APLICAO ECAMPO DE APLICAO ECAMPO DE APLICAO ECAMPO DE APLICAO E VIGNCIAVIGNCIAVIGNCIAVIGNCIA

    Este procedimento aplica-se Assessoria de Cerimonial do Gabinete da

    Presidncia (GABPRES/ASCER), e entra em vigor partir de 19/07/2013.

    3333 DEFINIESDEFINIESDEFINIESDEFINIES

    TERMOTERMOTERMOTERMO OBJETOOBJETOOBJETOOBJETO

    Conferncia

    Apresentao de um tema informativo, tcnico e cientfico por autoridade no assunto para grupo especializado. formal e curta. Perguntas somente no final, por escrito e identificadas. No so permitidas fotos, gravaes e filmagens.

    Congresso Reunio ou assemblia solene de pessoas competentes para discutirem alguma matria.

    Debate Discusso entre duas ou mais pessoas com posies antagnicas. A platia no participa. Exige a presena de mediador ou moderador.

    Evento Iniciativa com objetivo de reunir pessoas para finalidades institucionais, comunitrias ou promocionais diversas.

    Encontro Reunio de pessoas de uma mesma categoria profissional para debater temas polmicos por representantes dos grupos.

    Frum Grupos segmentados que trazem solues e problemas para serem debatidos, com a presena de grandes platias, que participam.

    Mesa-redonda

    Rene pessoas que, sentadas em semicrculo, debatem assunto polmico, coordenadas por um moderador.

    Ordem de Precedncia

    Determina o protocolo/posicionamento das autoridades que participem de ato pblico em ordem hierrquica. estabelecida por Decreto-lei.

    Palestra Apresentao de um tema predeterminado para grupo de pessoas, por autoridade no assunto. informal e com perguntas diretas.

    Reunio Tem por objetivo discutir, debater e solucionar questes sobre tema relacionado s respectivas reas de atividade.

    Seminrio Discusso de um tema proposto, estudando-se todos os aspectos, porm sem concluso ou reivindicao.

    Simpsio Apresentao de um tema geral dividido em subtemas, por especialistas de renome.

  • GERENCIAR EVENTOSGERENCIAR EVENTOSGERENCIAR EVENTOSGERENCIAR EVENTOS

    ATENO: A cpia impressa a partir da ATENO: A cpia impressa a partir da ATENO: A cpia impressa a partir da ATENO: A cpia impressa a partir da intranetintranetintranetintranet cpia no controlada. cpia no controlada. cpia no controlada. cpia no controlada.

    Base Normativa:Base Normativa:Base Normativa:Base Normativa: Cdigo:Cdigo:Cdigo:Cdigo: Reviso:Reviso:Reviso:Reviso: Pgina:Pgina:Pgina:Pgina:

    Ato Executivo 2.950/2003Ato Executivo 2.950/2003Ato Executivo 2.950/2003Ato Executivo 2.950/2003 RADRADRADRAD----GABPRESGABPRESGABPRESGABPRES----005005005005 00000000 2222 de de de de 20202020

    TERMOTERMOTERMOTERMO OBJETOOBJETOOBJETOOBJETO

    Workshop Reunio com ampla participao da platia. Dividido em duas partes: a primeira com palestra e a segunda com trabalho prtico.

    4444 REFERNCIASREFERNCIASREFERNCIASREFERNCIAS

    Decreto Lei Federal n 70.274/1972, define a ordem de precedncia para

    posicionamento de autoridades em solenidades pblicas;

    Lei Federal n 9.504/1997, estabelece normas para as eleies;

    Calendrios mundial e nacional.

    5555 RESPONSABILIDADES GERESPONSABILIDADES GERESPONSABILIDADES GERESPONSABILIDADES GERAISRAISRAISRAIS

    FUNOFUNOFUNOFUNO RESPONSABILIDADERESPONSABILIDADERESPONSABILIDADERESPONSABILIDADE

    Presidente

    Aprovar o calendrio de eventos;

    aprovar a solicitao de eventos extraordinrios, bem como as respectivas aes e recursos para sua realizao.

    rgo solicitante Encaminhar proposta de evento com a respectiva programao, definio de temas, indicao de palestrantes e pblico-alvo.

    Assessor de Cerimonial (GABPRES/ASCER)

    Gerenciar o desenvolvimento das atividades da equipe, desde o planejamento, a execuo e a concluso do evento;

    realizar, com a equipe, a avaliao do resultado do evento.

    Servidores da ASCER Operacionalizar o evento.

    6666 CONDIES GERAISCONDIES GERAISCONDIES GERAISCONDIES GERAIS

    6.16.16.16.1 Os eventos realizados pelo PJERJ podem ser classificados como eventos fixos

    ou eventos extraordinrios.

    6.26.26.26.2 Para os eventos fixos, comumente relacionados a datas comemorativas do

    PJERJ, observado o calendrio anual e a disponibilidade de agenda do

    Presidente.

  • GERENCIAR EVENTOSGERENCIAR EVENTOSGERENCIAR EVENTOSGERENCIAR EVENTOS

    ATENO: A cpia impressa a partir da ATENO: A cpia impressa a partir da ATENO: A cpia impressa a partir da ATENO: A cpia impressa a partir da intranetintranetintranetintranet cpia no controlada. cpia no controlada. cpia no controlada. cpia no controlada.

    Base Normativa:Base Normativa:Base Normativa:Base Normativa: Cdigo:Cdigo:Cdigo:Cdigo: Reviso:Reviso:Reviso:Reviso: Pgina:Pgina:Pgina:Pgina:

    Ato Executivo 2.950/2003Ato Executivo 2.950/2003Ato Executivo 2.950/2003Ato Executivo 2.950/2003 RADRADRADRAD----GABPRESGABPRESGABPRESGABPRES----005005005005 00000000 3333 de de de de 20202020

    6.36.36.36.3 Os eventos extraordinrios so solicitados pelas Unidades, Instituies ou

    Autoridades ASCER para avaliao e programao, caso aprovados.

    6.46.46.46.4 Todos os eventos sero aprovados pelo Presidente do Poder Judicirio do

    Estado do Rio de Janeiro.

    6.4.16.4.16.4.16.4.1 A ASCER submeter aprovao do Presidente o FRM-GABPRES-005-01 -

    Lista de Verificao Consolidada, com informaes bsicas levantadas

    atravs do Checklist para Eventos que se encontra no Anexo 1.

    6.56.56.56.5 Aps a aprovao e definio do tipo de evento (conferncia, palestra,

    seminrio, simpsio, congresso, encontro, reunio, frum, debate, mesa-

    redonda ou workshop), realizada a abertura de processo administrativo e

    providenciada a realizao do evento.

    7777 DEFINIR PROGRAMA DO DEFINIR PROGRAMA DO DEFINIR PROGRAMA DO DEFINIR PROGRAMA DO EVENTOEVENTOEVENTOEVENTO

    7.17.17.17.1 Envia ofcio aos palestrantes e debatedores formalizando o convite,

    compatibilizando dias, horrios e temas e solicitando que informe o valor dos

    honorrios e equipamentos que sero utilizados.

    7.27.27.27.2 Verifica com o palestrante a necessidade de emisso de passagem area,

    hospedagem e traslado e realiza as providncias necessrias.

    7.2.17.2.17.2.17.2.1 Caso o palestrante solicite o pagamento de honorrios, realiza a abertura

    de processo administrativo e encaminha-o ao Gabinete da Presidncia para

    aprovao.

    7.2.1.17.2.1.17.2.1.17.2.1.1 Se os honorrios no forem aprovados, entra em contato com o

    palestrante e negocia novos valores.

    7.37.37.37.3 Verifica a compatibilidade das agendas e temas do evento.

  • GERENCIAR EVENTOSGERENCIAR EVENTOSGERENCIAR EVENTOSGERENCIAR EVENTOS

    ATENO: A cpia impressa a partir da ATENO: A cpia impressa a partir da ATENO: A cpia impressa a partir da ATENO: A cpia impressa a partir da intranetintranetintranetintranet cpia no controlada. cpia no controlada. cpia no controlada. cpia no controlada.

    Base Normativa:Base Normativa:Base Normativa:Base Normativa: Cdigo:Cdigo:Cdigo:Cdigo: Reviso:Reviso:Reviso:Reviso: Pgina:Pgina:Pgina:Pgina:

    Ato Executivo 2.950/2003Ato Executivo 2.950/2003Ato Executivo 2.950/2003Ato Executivo 2.950/2003 RADRADRADRAD----GABPRESGABPRESGABPRESGABPRES----005005005005 00000000 4444 de de de de 20202020

    7.3.17.3.17.3.17.3.1 Caso a agenda do palestrante no seja compatvel com a do Tribunal, entra

    em contato com o palestrante para nova negociao.

    7.47.47.47.4 Solicita aos palestrantes que enviem os contratos relativos s respectivas

    participaes.

    7.57.57.57.5 Analisa os contratos remetidos pelos palestrantes.

    7.67.67.67.6 Encaminha ofcio aos palestrantes confirmando suas participaes.

    7.77.77.77.7 Prepara os programas do evento.

    8888 DEFINIR E CONVIDARDEFINIR E CONVIDARDEFINIR E CONVIDARDEFINIR E CONVIDAR AUTORIDADES E PBLICAUTORIDADES E PBLICAUTORIDADES E PBLICAUTORIDADES E PBLICOOOO----ALVOALVOALVOALVO

    8.18.18.18.1 Determina o pblico-alvo de cada evento e elabora as respectivas planilhas

    de convidados pela competncia em funo da matria conforme o CODJERJ,

    no caso de Juzes.

    8.28.28.28.2 Envia ofcio Ordem dos Advogados do Brasil (OAB), Escola de

    Administrao Judiciria (ESAJ) e Escola da Magistratura do Estado do Rio

    de Janeiro (EMERJ), quando evento credenciado pela Escola Nacional de

    Formao e Aperfeioamento de Magistrados (ENFAM), solicitando concesso

    de horas aos participantes do evento, conforme programa e o pblico-alvo.

    8.38.38.38.3 Solicita divulgao do evento Diretoria Geral de Comunicao Institucional

    (DGCOM).

    8.48.48.48.4 Solicita Diretoria Geral de Tecnologia da Informao (DGTEC) a criao de

    banner e de pgina do evento no site do TJERJ, com base nas especificaes

    grficas e visuais definidas pela ASCER.

    8.58.58.58.5 No caso de evento para Magistrados, seleciona os participantes a serem

    convidados por meio de listagem do Departamento de Movimentao de

    Magistrados (DEMOV).

  • GERENCIAR EVENTOSGERENCIAR EVENTOSGERENCIAR EVENTOSGERENCIAR EVENTOS

    ATENO: A cpia impressa a partir da ATENO: A cpia impressa a partir da ATENO: A cpia impressa a partir da ATENO: A cpia impressa a partir da intranetintranetintranetintranet cpia no controlada. cpia no controlada. cpia no controlada. cpia no controlada.

    Base Normativa:Base Normativa:Base Normativa:Base Normativa: Cdigo:Cdigo:Cdigo:Cdigo: Reviso:Reviso:Reviso:Reviso: Pgina:Pgina:Pgina:Pgina:

    Ato Executivo 2.950/2003Ato Executivo 2.950/2003Ato Executivo 2.950/2003Ato Executivo 2.950/2003 RADRADRADRAD----GABPRESGABPRESGABPRESGABPRES----005005005005 00000000 5555 de de de de 20202020

    8.68.68.68.6 Envia por e-mail ofcio-convite, FRM-GABPRES-005-02 - Ficha de Inscrio

    com Lembretes Importantes, informaes teis e programao e

    disponibiliza-os na pgina do evento no site do TJERJ. A ficha de inscrio

    preenchida no site enviada automaticamente ao e-mail da ASCER.

    8.6.18.6.18.6.18.6.1 Se for o caso de convocao, publica no DJERJ.

    8.78.78.78.7 Encaminha ofcio-convite s autoridades.

    9999 ELABORAR ORAMENTOELABORAR ORAMENTOELABORAR ORAMENTOELABORAR ORAMENTO

    9.19.19.19.1 Define os servios necessrios para o evento, conforme itens abaixo.

    arte grfica;

    hotel e sua infraestrutura;

    cartazes, faixas e banners;

    blocos e folders;

    pastas e canetas;

    almoo, jantar, bebidas, coffee break, coquetel;

    flores e ornamentao;

    fotgrafo, filmagem e iluminao;

    prismas, crachs e certificados;

    brindes;

    transporte;

    equipe de segurana, som e informtica;

    digitadores;

    tradutores.

  • GERENCIAR EVENTOSGERENCIAR EVENTOSGERENCIAR EVENTOSGERENCIAR EVENTOS

    ATENO: A cpia impressa a partir da ATENO: A cpia impressa a partir da ATENO: A cpia impressa a partir da ATENO: A cpia impressa a partir da intranetintranetintranetintranet cpia no controlada. cpia no controlada. cpia no controlada. cpia no controlada.

    Base Normativa:Base Normativa:Base Normativa:Base Normativa: Cdigo:Cdigo:Cdigo:Cdigo: Reviso:Reviso:Reviso:Reviso: Pgina:Pgina:Pgina:Pgina:

    Ato Executivo 2.950/2003Ato Executivo 2.950/2003Ato Executivo 2.950/2003Ato Executivo 2.950/2003 RADRADRADRAD----GABPRESGABPRESGABPRESGABPRES----005005005005 00000000 6666 de de de de 20202020

    9.29.29.29.2 Contacta fornecedores para solicitar estimativas de custo para cada servio.

    9.39.39.39.3 Elabora o oramento do evento com as estimativas recebidas e encaminha

    ao Presidente, para aprovao da verba.

    9.49.49.49.4 Aps a aprovao do oramento, inicia-se a operacionalizao do evento e a

    contratao dos servios por meio de processo licitatrio.

    9.4.19.4.19.4.19.4.1 Se o evento for realizado por meio de convnio, encaminha por ofcio as

    estimativas de custos para aprovao do Presidente e liberao do valor

    orado.

    9.4.29.4.29.4.29.4.2 Caso o oramento no seja aprovado, envia oficio s unidades solicitantes e

    aos palestrantes comunicando o cancelamento.

    10101010 PREPARARPREPARARPREPARARPREPARAR EVENTOSEVENTOSEVENTOSEVENTOS

    10.110.110.110.1 Providencia a contratao dos fornecedores, de acordo com o que foi

    aprovado.

    10.210.210.210.2 Define o material grfico, o material didtico e a legislao que ser

    consultada.

    10.310.310.310.3 Encaminha o material selecionado ao Servio de Programao e Produo

    Grfica para confeco e impresso, conforme o nmero de participantes.

    10.410.410.410.4 Confirma a inscrio dos participantes e a presena das autoridades.

    10.510.510.510.5 Lana os dados nas planilhas de participantes e elabora crachs, prismas,

    listas de presena, planilhas de hospedagem e transporte, quando

    necessrio.

    10.610.610.610.6 Elabora o roteiro do evento, a ser utilizado pelo Presidente e pelo Mestre de

    Cerimnias, quando for o caso.

  • GERENCIAR EVENTOSGERENCIAR EVENTOSGERENCIAR EVENTOSGERENCIAR EVENTOS

    ATENO: A cpia impressa a partir da ATENO: A cpia impressa a partir da ATENO: A cpia impressa a partir da ATENO: A cpia impressa a partir da intranetintranetintranetintranet cpia no controlada. cpia no controlada. cpia no controlada. cpia no controlada.

    Base Normativa:Base Normativa:Base Normativa:Base Normativa: Cdigo:Cdigo:Cdigo:Cdigo: Reviso:Reviso:Reviso:Reviso: Pgina:Pgina:Pgina:Pgina:

    Ato Executivo 2.950/2003Ato Executivo 2.950/2003Ato Executivo 2.950/2003Ato Executivo 2.950/2003 RADRADRADRAD----GABPRESGABPRESGABPRESGABPRES----005005005005 00000000 7777 de de de de 20202020

    10.710.710.710.7 Planeja a arrumao do local e envia o FRM-GABPRES-005-03 - Formulrio

    de Organizao para Local do Evento.

    10.810.810.810.8 Envia memorando solicitando os servios das seguintes Unidades

    Organizacionais (UO):

    planto mdico, ao Departamento de Sade da Diretoria Geral de

    Gesto de Pessoas (DGPES/DESAU);

    servio de limpeza, carregadores e ascensoristas, ao Departamento de

    Infraestrutura Operacional da Diretoria Geral de Logstica

    (DGLOG/DEIOP);

    segurana, Diretoria Geral de Segurana Institucional (DGSEI);

    som, projetor multimdia e tela ao Departamento de Segurana

    Eletrnica e de Telecomunicaes da Diretoria Geral de Segurana

    Institucional (DGSEI/DETEL);

    transporte, ao Departamento de Transporte da Diretoria Geral de

    Logstica (DGLOG/DETRA); e

    computadores, Diretoria Geral de Tecnologia da Informao

    (DGTEC).

    10.910.910.910.9 Organiza o material do evento.

    10.1010.1010.1010.10 Prepara o material de trabalho que, ao final do evento, dever retornar ao

    PJERJ.

    11111111 ACOMPANHAR A REALIZAACOMPANHAR A REALIZAACOMPANHAR A REALIZAACOMPANHAR A REALIZAO DE EVENTOSO DE EVENTOSO DE EVENTOSO DE EVENTOS

  • GERENCIAR EVENTOSGERENCIAR EVENTOSGERENCIAR EVENTOSGERENCIAR EVENTOS

    ATENO: A cpia impressa a partir da ATENO: A cpia impressa a partir da ATENO: A cpia impressa a partir da ATENO: A cpia impressa a partir da intranetintranetintranetintranet cpia no controlada. cpia no controlada. cpia no controlada. cpia no controlada.

    Base Normativa:Base Normativa:Base Normativa:Base Normativa: Cdigo:Cdigo:Cdigo:Cdigo: Reviso:Reviso:Reviso:Reviso: Pgina:Pgina:Pgina:Pgina:

    Ato Executivo 2.950/2003Ato Executivo 2.950/2003Ato Executivo 2.950/2003Ato Executivo 2.950/2003 RADRADRADRAD----GABPRESGABPRESGABPRESGABPRES----005005005005 00000000 8888 de de de de 20202020

    11.111.111.111.1 Em momento oportuno, antes do incio do evento, a Equipe da ASCER se

    rene e realiza o briefing, no qual so conhecidas as instrues concisas

    sobre o evento, bem como as tarefas de cada um durante o evento.

    11.211.211.211.2 Supervisiona a arrumao do local do evento e orienta a instalao dos

    equipamentos.

    11.311.311.311.3 Recepciona os palestrantes, debatedores, participantes e autoridades

    presentes.

    11.3.111.3.111.3.111.3.1 Caso o evento seja externo, orienta o embarque e o desembarque de

    participantes e controla a hospedagem.

    11.411.411.411.4 Compe a mesa diretora em ordem de precedncia.

    11.511.511.511.5 Realiza o credenciamento e distribui crachs e material de trabalho.

    11.611.611.611.6 Colhe a assinatura dos participantes na lista de presena.

    11.711.711.711.7 Disponibiliza ao coordenador do evento, cartes com as informaes de

    limite de tempo para controle do horrio de cada palestrante.

    11.811.811.811.8 Acompanha e auxilia os participantes durante os trabalhos.

    11.911.911.911.9 Acompanha o fechamento das despesas efetuadas e atesta as notas fiscais

    do evento.

    12121212 ENCERRAR EVENTOENCERRAR EVENTOENCERRAR EVENTOENCERRAR EVENTO

    12.112.112.112.1 A Equipe da ASCER realiza a avaliao dos resultados do evento, mediante

    preenchimento do FRM-GABPRES-005-04 - Formulrio de Aprendizado, onde

    so registradas as lies aprendidas.

  • GERENCIAR EVENTOSGERENCIAR EVENTOSGERENCIAR EVENTOSGERENCIAR EVENTOS

    ATENO: A cpia impressa a partir da ATENO: A cpia impressa a partir da ATENO: A cpia impressa a partir da ATENO: A cpia impressa a partir da intranetintranetintranetintranet cpia no controlada. cpia no controlada. cpia no controlada. cpia no controlada.

    Base Normativa:Base Normativa:Base Normativa:Base Normativa: Cdigo:Cdigo:Cdigo:Cdigo: Reviso:Reviso:Reviso:Reviso: Pgina:Pgina:Pgina:Pgina:

    Ato Executivo 2.950/2003Ato Executivo 2.950/2003Ato Executivo 2.950/2003Ato Executivo 2.950/2003 RADRADRADRAD----GABPRESGABPRESGABPRESGABPRES----005005005005 00000000 9999 de de de de 20202020

    12.212.212.212.2 Encaminha listas de presenas ESAJ, EMERJ, quando evento credenciado

    pela ENFAM, e OAB, conforme o pblico-alvo, solicitando as horas de

    acordo com a programao.

    12.312.312.312.3 Se o pagamento for feito por intermdio do convnio, verifica se a Nota

    Fiscal est em nome do Banco Bradesco e a encaminha por ofcio ao Chefe

    do Gabinete, que envia ao Banco Bradesco.

    12.412.412.412.4 Consolida as informaes financeiras do evento em planilha eletrnica.

    12.4.112.4.112.4.112.4.1 Apresenta o resultado financeiro consolidado dos eventos realizados no

    ms ao Presidente e ao Juiz Auxiliar responsvel, no quinto dia til do ms

    subsequente realizao dos eventos.

    12.512.512.512.5 Prepara processo para arquivamento, contendo os seguintes documentos:

    ofcio-convite;

    lista de convidados;

    lista de presena;

    programa;

    regulamento;

    material distribudo;

    ficha de avaliao do palestrante e do evento com percentuais;

    composio dos grupos de trabalho e justificativas de no-comparecimento, concluses ou enunciados.

    13 INDICADORES INDICADORES INDICADORES INDICADORES

    NOMENOMENOMENOME FRMULAFRMULAFRMULAFRMULA PERIODICIDADEPERIODICIDADEPERIODICIDADEPERIODICIDADE

    Custo dos eventos Valor total dos eventos / ms Mensal

  • GERENCIAR EVENTOSGERENCIAR EVENTOSGERENCIAR EVENTOSGERENCIAR EVENTOS

    ATENO: A cpia impressa a partir da ATENO: A cpia impressa a partir da ATENO: A cpia impressa a partir da ATENO: A cpia impressa a partir da intranetintranetintranetintranet cpia no controlada. cpia no controlada. cpia no controlada. cpia no controlada.

    Base Normativa:Base Normativa:Base Normativa:Base Normativa: Cdigo:Cdigo:Cdigo:Cdigo: Reviso:Reviso:Reviso:Reviso: Pgina:Pgina:Pgina:Pgina:

    Ato Executivo 2.950/2003Ato Executivo 2.950/2003Ato Executivo 2.950/2003Ato Executivo 2.950/2003 RADRADRADRAD----GABPRESGABPRESGABPRESGABPRES----005005005005 00000000 10101010 de de de de 20202020

    14141414 GESTO DE REGISTROSGESTO DE REGISTROSGESTO DE REGISTROSGESTO DE REGISTROS

    14.114.114.114.1 Os registros deste processo de trabalho so geridos pela unidade

    organizacional e mantidos em seu arquivo corrente, de acordo com a tabela

    de gesto de registros apresentada a seguir:

    IDENTIFICAOIDENTIFICAOIDENTIFICAOIDENTIFICAO CDIGOCDIGOCDIGOCDIGO

    CCD*CCD*CCD*CCD* RESRESRESRESPONPONPONPON---- SVELSVELSVELSVEL

    ARMAZEARMAZEARMAZEARMAZE----NAMENTNAMENTNAMENTNAMENT

    OOOO

    RECUPERECUPERECUPERECUPE----RAORAORAORAO

    PROTEOPROTEOPROTEOPROTEO

    RETENORETENORETENORETENO (ARQUIVO(ARQUIVO(ARQUIVO(ARQUIVO

    CORRENTECORRENTECORRENTECORRENTE PRAZOPRAZOPRAZOPRAZO DEDEDEDE

    GUARDAGUARDAGUARDAGUARDA NANANANA UO**)UO**)UO**)UO**)

    DISPOSIODISPOSIODISPOSIODISPOSIO

    FRM-GABPRES-005-01 - Lista de Verificao Consolidada

    5-1b GABPRES/

    ASCER Pasta

    Nmero / Assunto /

    Data

    Condies apropriadas

    1ano Eliminao

    na UO

    FRM-GABPRES-005-02 - Ficha de Inscrio com Lembretes Importantes

    5-1b GABPRES/

    ASCER Pasta

    Nmero / Assunto /

    Data

    Condies apropriadas

    1ano Eliminao

    na UO

    FRM-GABPRES-005-03 - Formulrio de Organizao para Local do Evento

    5-1b GABPRES/

    ASCER Pasta

    Nmero / Assunto /

    Data

    Condies apropriadas 1ano

    Eliminao na UO

    FRM-GABPRES-005-04 - Formulrio de Aprendizado

    5-1b GABPRES/

    ASCER Pasta

    Nmero / Assunto /

    Data

    Condies apropriadas

    1ano Eliminao na UO

    Cpia de Correspondncia expedida (ofcio PRES/ASCER)

    0-6-2-2j GABPRES/

    ASCER Pasta

    Nmero / Assunto /

    Data

    Condies apropriadas

    2 anos Eliminao

    na UO

    Cpia de Correspondncia expedida (ofcio GABPRES/ASCER)

    0-6-2-2j GABPRES/

    ASCER Pasta

    Nmero / Assunto /

    Data

    Condies apropriadas

    2 anos Eliminao

    na UO

    Cpia de Correspondncia expedida (ofcio PRES/ASCER-E)

    0-6-2-2j GABPRES/

    ASCER Pasta

    Nmero / Assunto /

    Data

    Condies apropriadas

    2 anos Eliminao

    na UO

    Cpia de Correspondncia expedida (ofcio circular)

    0-6-2-2j GABPRES/

    ASCER Pasta

    Nmero / Assunto /

    Data

    Condies apropriadas

    2 anos Eliminao

    na UO

    Cpia de Correspondncia expedida (memorandos)

    0-6-2-2j GABPRES/

    ASCER Pasta

    Nmero / Assunto /

    Data

    Condies apropriadas

    2 anos Eliminao na UO

    Processo Administrativo (eventos)

    5-1a GABPRES/

    ASCER Caixa Assunto

    Condies apropriadas

    2 anos DGJUR/

    DEGEA***

    Legenda:

    *CCD = Cdigo de Classificao de Documentos.

    **UO = Unidade Organizacional.

    ***DGJUR/DEGEA = Departamento de Gesto de Acervos Arquivsticos, da Diretoria Geral de Apoio aos rgos Jurisdicionais.

    Notas:

  • GERENCIAR EVENTOSGERENCIAR EVENTOSGERENCIAR EVENTOSGERENCIAR EVENTOS

    ATENO: A cpia impressa a partir da ATENO: A cpia impressa a partir da ATENO: A cpia impressa a partir da ATENO: A cpia impressa a partir da intranetintranetintranetintranet cpia no controlada. cpia no controlada. cpia no controlada. cpia no controlada.

    Base Normativa:Base Normativa:Base Normativa:Base Normativa: Cdigo:Cdigo:Cdigo:Cdigo: Reviso:Reviso:Reviso:Reviso: Pgina:Pgina:Pgina:Pgina:

    Ato Executivo 2.950/2003Ato Executivo 2.950/2003Ato Executivo 2.950/2003Ato Executivo 2.950/2003 RADRADRADRAD----GABPRESGABPRESGABPRESGABPRES----005005005005 00000000 11111111 de de de de 20202020

    a) Eliminao na UO - procedimentos da RAD-DGCON-020 - Eliminar Documentos nas Unidades Organizacionais.

    b) DGJUR/DEGEA procedimentos da RAD-DGCON-002 Arquivar e Desarquivar Documentos no DEGEA;

    procedimentos da RAD-DGCON-017 - Avaliar, Selecionar e Eliminar Documentos do Arquivo Intermedirio e

    procedimentos da RAD-DGCON-021 Gerir Arquivo Permanente.

    c) Os registros lanados no Sistema Corporativo so realizados por pessoas autorizadas e recuperados na UO. O

    armazenamento, a proteo e o descarte desses registros cabem DGTEC, conforme RAD-DGTEC-021 Elaborar e

    Manter Rotinas de Armazenamento de Segurana dos Bancos de Dados e Servidores de Aplicao.

    15151515 ANEXOSANEXOSANEXOSANEXOS

    Anexo 1 Checklist para eventos;

    Anexo 2 Fluxograma do procedimento Definir Programa do Evento;

    Anexo 3 Fluxograma do procedimento Definir e Convidar Autoridades e

    Pblico-alvo;

    Anexo 4 Fluxograma do procedimento Elaborar Oramento;

    Anexo 5 Fluxograma do procedimento Preparar Eventos;

    Anexo 6 Fluxograma do procedimento Acompanhar a Realizao de

    Eventos;

    Anexo 7 Fluxograma do procedimento Encerrar Evento.

    ==========

  • GERENCIAR EVENTOSGERENCIAR EVENTOSGERENCIAR EVENTOSGERENCIAR EVENTOS

    ATENO: A cpia impressa a partir da ATENO: A cpia impressa a partir da ATENO: A cpia impressa a partir da ATENO: A cpia impressa a partir da intranetintranetintranetintranet cpia no controlada. cpia no controlada. cpia no controlada. cpia no controlada.

    Base Normativa:Base Normativa:Base Normativa:Base Normativa: Cdigo:Cdigo:Cdigo:Cdigo: Reviso:Reviso:Reviso:Reviso: Pgina:Pgina:Pgina:Pgina:

    Ato Executivo 2.950/2003Ato Executivo 2.950/2003Ato Executivo 2.950/2003Ato Executivo 2.950/2003 RADRADRADRAD----GABPRESGABPRESGABPRESGABPRES----005005005005 00000000 12121212 de de de de 20202020

    ANEXO 1 ANEXO 1 ANEXO 1 ANEXO 1 ---- CHECKLIST PARA EVENTOSCHECKLIST PARA EVENTOSCHECKLIST PARA EVENTOSCHECKLIST PARA EVENTOS

    [Evento]

    [Local]

    [Data][Horrio]

    [Parceiros]

    [Contatos]

    ProvidnciaProvidnciaProvidnciaProvidncia ResponsvelResponsvelResponsvelResponsvel PrazoPrazoPrazoPrazo PendnciPendnciPendnciPendnciaaaa

    Definir/aprovar o evento, data e horrio

    Definir local e realizar precursora

    Definir palestrantes e programao do evento e social

    Definir composio da mesa diretora

    Definir pblico-alvo

    Aprovar lista de convidados

    Aprovar ofcio/convite

    Enviar ofcio aos palestrantes e debatedores formalizando o convite e verificando a necessidade de passagem area, hospedagem e traslado

    Enviar ofcio s autoridades convidadas

    Enviar ofcio solicitando concesso de horas (ENFAM, ESAJ e OAB)

    Elaborar as planilhas de convidados pela competncia em funo da matria

    Enviar ofcio/convite, programao e ficha de inscrio aos convidados

    Solicitar DGTEC a criao de uma pgina do evento no site do TJ (programao, ficha de inscrio e informaes)

    Solicitar aos fornecedores as estimativas de custo para cada servio e elaborar oramento

    Aprovar verba

    Contratar e supervisiona os servios

    (Buffet, hotel, transporte, brindes, decorao, ornamentao, iluminao, equipamentos, UTI mvel, estacionamento, digitadores,

  • GERENCIAR EVENTOSGERENCIAR EVENTOSGERENCIAR EVENTOSGERENCIAR EVENTOS

    ATENO: A cpia impressa a partir da ATENO: A cpia impressa a partir da ATENO: A cpia impressa a partir da ATENO: A cpia impressa a partir da intranetintranetintranetintranet cpia no controlada. cpia no controlada. cpia no controlada. cpia no controlada.

    Base Normativa:Base Normativa:Base Normativa:Base Normativa: Cdigo:Cdigo:Cdigo:Cdigo: Reviso:Reviso:Reviso:Reviso: Pgina:Pgina:Pgina:Pgina:

    Ato Executivo 2.950/2003Ato Executivo 2.950/2003Ato Executivo 2.950/2003Ato Executivo 2.950/2003 RADRADRADRAD----GABPRESGABPRESGABPRESGABPRES----005005005005 00000000 13131313 de de de de 20202020

    ProvidnciaProvidnciaProvidnciaProvidncia ResponsvelResponsvelResponsvelResponsvel PrazoPrazoPrazoPrazo PendnciPendnciPendnciPendnciaaaa tradutores etc.)

    Definir cardpios de almoos, jantares e do servio Coffee-Break

    Solicitar o material grfico necessrio

    (cartazes, faixas, banners, blocos, folderes, pastas, prismas, crachs, certificados e material didtico)

    Planejar a arrumao do local

    Solicitar servios por memorando

    DGPES, DGLOG, DGSEI, DGENG, DGTEC, DGCON

    (recepcionistas, seguranas, ascensoristas, bombeiros, mdicos, tcnicos de eltrica e ar, limpeza, mudana, filmagem, equipamentos de som e informtica, estacionamento, transporte etc.)

    Solicitar a divulgao do evento (DGCON e DGTEC)

    Confirmar a inscrio dos participantes e lanar os dados na planilha

    Contatar participantes sem resposta por telefone

    Confirmar a presena das autoridades

    Elaborar crachs, prismas, envelopes e listas de presena

    Elaborar planilhas de hospedagem e transporte

    Preparar lista de telefones e lembretes teis

    Enviar planejamento e planilha de hospedagem para o hotel

    Elaborar o roteiro da cerimnia e definir as falas

    Aprovar o roteiro da cerimnia

    Solicitar o servio de mestre de cerimnias

    Supervisionar a arrumao do local, verificando equipamentos de udio e vdeo, internet, limpeza, cadeiras, ar-condicionado, servio de caf e gua

    Supervisionar a montagem do salo de convenes, salas de reunio, sala vip,

  • GERENCIAR EVENTOSGERENCIAR EVENTOSGERENCIAR EVENTOSGERENCIAR EVENTOS

    ATENO: A cpia impressa a partir da ATENO: A cpia impressa a partir da ATENO: A cpia impressa a partir da ATENO: A cpia impressa a partir da intranetintranetintranetintranet cpia no controlada. cpia no controlada. cpia no controlada. cpia no controlada.

    Base Normativa:Base Normativa:Base Normativa:Base Normativa: Cdigo:Cdigo:Cdigo:Cdigo: Reviso:Reviso:Reviso:Reviso: Pgina:Pgina:Pgina:Pgina:

    Ato Executivo 2.950/2003Ato Executivo 2.950/2003Ato Executivo 2.950/2003Ato Executivo 2.950/2003 RADRADRADRAD----GABPRESGABPRESGABPRESGABPRES----005005005005 00000000 14141414 de de de de 20202020

    ProvidnciaProvidnciaProvidnciaProvidncia ResponsvelResponsvelResponsvelResponsvel PrazoPrazoPrazoPrazo PendnciPendnciPendnciPendnciaaaa sala de imprensa e secretaria

    (computadores, impressoras, copiadora, telefone, data show, telo, microfones, projetor, pontos de rede)

    Organizar o material dos participantes

    (pastas, blocos, canetas, material didtico, legislao, programao e lembretes)

    Preparar o material de trabalho e arquivos no pen drive

    Recepcionar, identificar e posicionar as autoridades, palestrantes e participantes

    Orientar o embarque e desembarque de participantes e controlar a hospedagem

    Organizar e distribuir crachs e material de trabalho

    Realizar o credenciamento e colher a assinatura dos participantes na lista de presena

    Distribuir os prismas, blocos, roteiro e nominatas na mesa diretora, balas e chicletes

    Organizar fichas das autoridades presentes em ordem de precedncia

    Compor a mesa diretora

    Disponibilizar cartes com as informaes de limite de tempo para cada palestrante

    Organizar o material de trabalho para retornar

    Acompanhar o fechamento das despesas efetuadas, atestar notas fiscais e encaminhar ao Chefe de Gabinete

    Lanar o valor das despesas na planilha de gastos

    Encaminhar as listas de presena solicitando as horas

    Encaminhar justificativas ao Gabinete da Presidncia

    Arquivar processo

  • GERENCIAR EVENTOSGERENCIAR EVENTOSGERENCIAR EVENTOSGERENCIAR EVENTOS

    ATENO: A cpia impressa a partir da ATENO: A cpia impressa a partir da ATENO: A cpia impressa a partir da ATENO: A cpia impressa a partir da intranetintranetintranetintranet cpia no controlada. cpia no controlada. cpia no controlada. cpia no controlada.

    Base Normativa:Base Normativa:Base Normativa:Base Normativa: Cdigo:Cdigo:Cdigo:Cdigo: Reviso:Reviso:Reviso:Reviso: Pgina:Pgina:Pgina:Pgina:

    Ato Executivo 2.950/2003Ato Executivo 2.950/2003Ato Executivo 2.950/2003Ato Executivo 2.950/2003 RADRADRADRAD----GABPRESGABPRESGABPRESGABPRES----005005005005 00000000 15151515 de de de de 20202020

    ANEXO 2 ANEXO 2 ANEXO 2 ANEXO 2 ---- FLUXOGRAMA DO PROCEDIMENTO FLUXOGRAMA DO PROCEDIMENTO FLUXOGRAMA DO PROCEDIMENTO FLUXOGRAMA DO PROCEDIMENTO DEFINIR PROGRAMA DO EVENTODEFINIR PROGRAMA DO EVENTODEFINIR PROGRAMA DO EVENTODEFINIR PROGRAMA DO EVENTO

  • GERENCIAR EVENTOSGERENCIAR EVENTOSGERENCIAR EVENTOSGERENCIAR EVENTOS

    ATENO: A cpia impressa a partir da ATENO: A cpia impressa a partir da ATENO: A cpia impressa a partir da ATENO: A cpia impressa a partir da intranetintranetintranetintranet cpia no controlada. cpia no controlada. cpia no controlada. cpia no controlada.

    Base Normativa:Base Normativa:Base Normativa:Base Normativa: Cdigo:Cdigo:Cdigo:Cdigo: Reviso:Reviso:Reviso:Reviso: Pgina:Pgina:Pgina:Pgina:

    Ato Executivo 2.950/2003Ato Executivo 2.950/2003Ato Executivo 2.950/2003Ato Executivo 2.950/2003 RADRADRADRAD----GABPRESGABPRESGABPRESGABPRES----005005005005 00000000 16161616 de de de de 20202020

    ANEXO 3 ANEXO 3 ANEXO 3 ANEXO 3 FLUXOGRAMA DO PRFLUXOGRAMA DO PRFLUXOGRAMA DO PRFLUXOGRAMA DO PROCEDIMENTO DEFINIR E CONVIDAR AUTORIDADES OCEDIMENTO DEFINIR E CONVIDAR AUTORIDADES OCEDIMENTO DEFINIR E CONVIDAR AUTORIDADES OCEDIMENTO DEFINIR E CONVIDAR AUTORIDADES E PBLICOE PBLICOE PBLICOE PBLICO----ALVOALVOALVOALVO

  • GERENCIAR EVENTOSGERENCIAR EVENTOSGERENCIAR EVENTOSGERENCIAR EVENTOS

    ATENO: A cpia impressa a partir da ATENO: A cpia impressa a partir da ATENO: A cpia impressa a partir da ATENO: A cpia impressa a partir da intranetintranetintranetintranet cpia no controlada. cpia no controlada. cpia no controlada. cpia no controlada.

    Base Normativa:Base Normativa:Base Normativa:Base Normativa: Cdigo:Cdigo:Cdigo:Cdigo: Reviso:Reviso:Reviso:Reviso: Pgina:Pgina:Pgina:Pgina:

    Ato Executivo 2.950/2003Ato Executivo 2.950/2003Ato Executivo 2.950/2003Ato Executivo 2.950/2003 RADRADRADRAD----GABPRESGABPRESGABPRESGABPRES----005005005005 00000000 17171717 de de de de 20202020

    ANEXO 4 ANEXO 4 ANEXO 4 ANEXO 4 FLUXOGRAMA DO PROCEDIMENTO ELABORAR ORAMENTOFLUXOGRAMA DO PROCEDIMENTO ELABORAR ORAMENTOFLUXOGRAMA DO PROCEDIMENTO ELABORAR ORAMENTOFLUXOGRAMA DO PROCEDIMENTO ELABORAR ORAMENTO

  • GERENCIAR EVENTOSGERENCIAR EVENTOSGERENCIAR EVENTOSGERENCIAR EVENTOS

    ATENO: A cpia impressa a partir da ATENO: A cpia impressa a partir da ATENO: A cpia impressa a partir da ATENO: A cpia impressa a partir da intranetintranetintranetintranet cpia no controlada. cpia no controlada. cpia no controlada. cpia no controlada.

    Base Normativa:Base Normativa:Base Normativa:Base Normativa: Cdigo:Cdigo:Cdigo:Cdigo: Reviso:Reviso:Reviso:Reviso: Pgina:Pgina:Pgina:Pgina:

    Ato Executivo 2.950/2003Ato Executivo 2.950/2003Ato Executivo 2.950/2003Ato Executivo 2.950/2003 RADRADRADRAD----GABPRESGABPRESGABPRESGABPRES----005005005005 00000000 18181818 de de de de 20202020

    ANEXO 5 ANEXO 5 ANEXO 5 ANEXO 5 FLUXOGRAMA DO PROCEDIMENTO PREPARAR EVENTOSFLUXOGRAMA DO PROCEDIMENTO PREPARAR EVENTOSFLUXOGRAMA DO PROCEDIMENTO PREPARAR EVENTOSFLUXOGRAMA DO PROCEDIMENTO PREPARAR EVENTOS

  • GERENCIAR EVENTOSGERENCIAR EVENTOSGERENCIAR EVENTOSGERENCIAR EVENTOS

    ATENO: A cpia impressa a partir da ATENO: A cpia impressa a partir da ATENO: A cpia impressa a partir da ATENO: A cpia impressa a partir da intranetintranetintranetintranet cpia no controlada. cpia no controlada. cpia no controlada. cpia no controlada.

    Base Normativa:Base Normativa:Base Normativa:Base Normativa: Cdigo:Cdigo:Cdigo:Cdigo: Reviso:Reviso:Reviso:Reviso: Pgina:Pgina:Pgina:Pgina:

    Ato Executivo 2.950/2003Ato Executivo 2.950/2003Ato Executivo 2.950/2003Ato Executivo 2.950/2003 RADRADRADRAD----GABPRESGABPRESGABPRESGABPRES----005005005005 00000000 19191919 de de de de 20202020

    ANEXO 6 ANEXO 6 ANEXO 6 ANEXO 6 FLUXOGRAMA DO PROCEDIMENTO ACOMPANHAR A REALIZAO DE FLUXOGRAMA DO PROCEDIMENTO ACOMPANHAR A REALIZAO DE FLUXOGRAMA DO PROCEDIMENTO ACOMPANHAR A REALIZAO DE FLUXOGRAMA DO PROCEDIMENTO ACOMPANHAR A REALIZAO DE EVENTOSEVENTOSEVENTOSEVENTOS

  • GERENCIAR EVENTOSGERENCIAR EVENTOSGERENCIAR EVENTOSGERENCIAR EVENTOS

    ATENO: A cpia impressa a partir da ATENO: A cpia impressa a partir da ATENO: A cpia impressa a partir da ATENO: A cpia impressa a partir da intranetintranetintranetintranet cpia no controlada. cpia no controlada. cpia no controlada. cpia no controlada.

    Base Normativa:Base Normativa:Base Normativa:Base Normativa: Cdigo:Cdigo:Cdigo:Cdigo: Reviso:Reviso:Reviso:Reviso: Pgina:Pgina:Pgina:Pgina:

    Ato Executivo 2.950/2003Ato Executivo 2.950/2003Ato Executivo 2.950/2003Ato Executivo 2.950/2003 RADRADRADRAD----GABPRESGABPRESGABPRESGABPRES----005005005005 00000000 20202020 de de de de 20202020

    ANEXO 7 ANEXO 7 ANEXO 7 ANEXO 7 FLUXOGRAMA DO PROCEDIMENTO ENCERRAR EVENTOFLUXOGRAMA DO PROCEDIMENTO ENCERRAR EVENTOFLUXOGRAMA DO PROCEDIMENTO ENCERRAR EVENTOFLUXOGRAMA DO PROCEDIMENTO ENCERRAR EVENTO