ATIVIDADE DE RECEBIMENTO

ATIVIDADE DE RECEBIMENTOCURSO DE ALMOXAFIFADO Prof. Esp. Suzane Queiroz

CONCEITUAOatividade Recebimento intermedia as tarefas de compra e pagamento ao fornecedor, sendo de sua responsabilidade a conferncia dos materiais destinados empresa. Nesse contexto, aparece como o fiel avaliador de que os materiais desembaraados correspondem efetivamente s necessidades da empresa.A

CONCEITUAO

Suas distribuies bsicas so:

Coordenar e controlar as atividades de recebimento e devoluo dos materiais; Analisar a documentao recebida, verificando se a compra esta realizada; Confrontar os volumes declarados na Nota Fiscal e no Manual do Transporte com os volumes a serem efetivamente recebidos; Proceder a conferncia visual, verificando condies de embalagem quanto a possveis avarias na carga transportada e, se for o caso contando as ressalvas de praxe nos respectivos documentos;

CONCEITUAO Suas

distribuies bsicas so:

Proceder

a conferncia quantitativa e qualitativa dos materiais recebidos; Decidir pela recusa, aceite ou devoluo, conforme o caso; Providenciar a regularizao da recusa, devoluo ou da liberao de pagamento ao fornecedor; Liberar o material desembaraado para estoque no almoxarifado

CONCEITUAO Um

sistema de recebimento de materiais deve ter, como um de seus requisitos o gerenciamento global, o qual ir determinar, entre outras, as seguintes vantagens:

CONCEITUAO Racionalizao

e agilizao, mbito operacional, das rotinas e procedimentos, em todos os segmentos do processo; Maior integrao com os sistemas envolvidos; Estabelecimento de critrios administrativos mais adequados, para tratamento de pendncias; Minimizao das ocorrncias de erros no processamento das informaes.

FORNECEDOR

TRANSPORTADOR

Nota Fiscal Conhecimento de transporte Autorizao de Fornecimento Dados sobre pendncias com fornecedoresCOMPRAS

Dados de comprasSISTEMA DE RECEBIMENTO DE MATERIAIS

Dados de entrada dos materiais em estoque

Atualizao de saldos Acompanhamento de entrada de materiais importados

GESTO DE ESTOQUES

IMPORTAO

Dados para controle de entrada de materiais Dados sobre pendncias com fornecedores Atualizao da posio de fornecedores Acompanhamento do processo de liberao da documentao

Dados contbeis Dados para recuperao de impostos Dados para escriturao fiscal Controle de entrada de Notas FiscaisCONTAS A PAGAR CONTABILIDADE

Figura 13.1 Interfaces do sistema de recebimento de materiais.

RECEBIMENTO Para

facilitar a compreenso, pois sendo o Recebimento funo complexa, compreendendo vrias fases com decises apropriadas a cada uma delas, apresentamos o fluxo a seguir, Figura 13.2, o qual, para efeito de entendimento, tambm apresenta sucintamente o segmento de compras.

RECEBIMENTO

A analise do Fluxo de Recebimento de Materiais permite dividir a funo em quatro fases:

1 fase: entrada de materiais; 2 fase: conferncia quantitativa; 3 fase: conferncia qualitativa; 4 fase: regularizao.

RECEBIMENTO

Anteriormente ao estudo das fases referidas, devemos, em primeiro plano, analisar a Nota Fiscal, documento vital e de extrema importncia para os procedimentos, emitido pelo Fornecedor, que desencadeia o processo de Recebimento.

NOTA FISCAL

Trata-se de documento, emitido pelo Fornecedor quando da aquisio de materiais , para notificao ao fisco dos impostos a seguir: (a) Imposto sobre Produtos Industrializados (IPI); (b) Imposto sobre Circulao de Mercadoria (ICMS); Imposto sobre Servio de Qualquer Natureza (ISS), a serem recolhidos na venda de mercadorias, prestando-se tambm para seu transporte, durante o trajeto do estabelecimento vendedor at seu destinatrio comprador.

NOTA FISCAL

A Nota Fiscal no tem valor como instrumento de cobrana, motivo pelo qual h necessidade de definirmos outros documentos, como a Fatura, a Duplicata e a Nota Fiscal Fatura.

FATURA

Em se tratando de vendas a prazo, a empresa vendedora deve emitir uma fatura, que parte do valor total da Nota ou Notas Fiscais, a qual deve conter alguns dados adicionais, como os valores e os prazos da parcelas em que a venda a prazo for cobrada, indicando-se tambm em que o banco a(s) duplicata(s) ser(o) cobrada(s). importante salientar que a Fatura s um informativo, no sendo considerada ttulo hbil para cobrana.

DUPLICATA

A Duplicata uma cpia da Fatura, em que se tratando de apenas um vencimento, da seu nome (dupla cpia). Caso a Fatura corresponda a mais de um pagamento, sero emitidas tantas duplicatas quantos forem os vencimentos e valores parciais. A Duplicata um ttulo de crdito, cuja quitao prova o pagamento, obrigao oriunda de compra de mercadorias ou de recebimento de servios emitida pelo credor (vendedor da mercadoria) contra de vendedor ( comprador).

NOTA FISCAL FATURA

Tendo em vista que a Fatura apenas um documento informativo, algumas informaes a mais do contido na Nota Fiscal, muitas empresas aderem a um sistema de aglutinar tais documentos numa nica pea, A Nota Fiscal Fatura fica fazendo a cobrana de todas as vendas por meio de duplicatas.

NOTA FISCAL FATURA

Conhecidas as nuanas contbeis, importante entendermos a utilizao da Nota Fiscal no contexto de Administrao de Materiais, tendo em vista, que foi mencionado, que tal documento vital para os procedimentos de recebimento, motivo pelo qual, para efeito de entendimento, pode-se assim dividi-lo.

NOTA FISCAL FATURAIdentificao da nota fiscal; Dados do produto da nota fiscal; Dados da prestao de servio da nota fiscal; Clculo do imposto; Transportador/volumes transportados; Dados adicionais Canhoto da nota fiscal.

Das partes da Nota Fiscal, interessam aos procedimentos de receber as 3 (trs) ltimas, as quais passamos a comentar.

TRANSPORTADOR/VOLUMES TRANSPORTADOS

Campo destinado identificao personalizada do Transportador e dos volumes transportados, dele fazendo parte a quantidade de volumes, a embalagem, a marca, o nmero e pesos bruto e lquido.

DADOS ADICIONAIS

Dependendo do layout da Nota Fiscal, campo destinado a informao qual, entre outros, contempla: Cdigo do representante; n/pedido n; s/pedido n; Condies de pagamento; Caractersticas que interessam ao emitente da Nota Fiscal; Mensagem do emitente da Nota Fiscal; Espao reservado ao Fisco; Nmero de Controle do formulrio, em que tratando de Nota Fiscal oriunda de formulrio contnuo; Cdigos de Classificao Fiscal; Cdigos de Situao Tributria.

CANHOTO DA NOTA FISCALCampo destinado ao protocolo de recebimento das mercadorias pelo destinatrio, dele fazendo parte a data do recebimento e identificao e assinatura do recebedor. Por meio dessas informaes que se desenvolver essencialmente o processo de Recebimento, a seguir devidamente analisado.

ENTRADA DE MATERIAISA primeira fase, correspondente entrada de materiais, representa o incio do processo de Recebimento, tendo como propsito efetuar a recepo dos veculos transportadores, proceder triagem da documentao suporte do recebimento, encaminh-los para descarga e efetuar o cadastramento dos dados pertinentes para o sistema. Sendo o Recebimento uma interface, conforme caracterizado anteriormente, os materiais adquiridos no mercado fornecedor so passiveis de dupla recepo, diferenciados em momentos locais distintos.

NA PORTARIA DA EMPRESA

A recepo efetuada na portaria da empresa sofre critrios de conferncia primria de documentao que objetiva identificar, constatar e providenciar, conforme cada caso: Se a compra, objeto da Nota Fiscal em anlise, est autorizada na empresa; Se a compra devidamente autorizada tem programao estando no prazo de entrega contratual; Se o nmero do documento de compra consta na Nota Fiscal; Cadastramento das informaes referentes a compras atualizadas para as quais se inicia o processo de recebimento.

NA PORTARIA DA EMPRESA

Aps consulta a rgos de compras, deve-se recusar o recebimento de casos referentes a compras no autorizadas ou em desacordo com a proposta de entrega, transcrevendo os motivos no verso da Nota fiscal. Assim a anotao, a Nota Fiscal em pauta prpria para acompanhar a mercadoria no retorno, at o estabelecimento no fornecedor, no se prestando mais para registro fim, especialmente para lastrear o crdito fiscal caso o comprador imediato, resolva aceitar a mercadoria.

CADASTRAMENTO DE DADOS DE RECEPO

Compreende o comando de entrada dos dados necessrios ao recebimento do material, sua validao e eventuais acertos de erros de consistncia. Compreende tambm a atualizao do sistema, conforme segue:

Sistema de Administrao de materiais, dados necessrio dos materiais em estoque; Sistema de Contas a Pagar, dados referentes a pendncias cobradoras, dados necessrios atualizao da posio de fornecedores e liberao de pendncias com fornecimento; Sistema de compras, dados necessrios atualizao de saldo dos processos de compra; Sistema de gesto de estoques, dados para controle de entrada de materiais.

NO ALMOXARIFADO

A recepo do material, para efeito de descarga e acesso ao Almoxarifado, voltada para conferncia de volumes, confrontando-se Nota Fiscal do fornecedor aos respectivos registros e controles de compra, posicionamento do veculo no local exato da descarga, providncias de equipamentos e material de descarga necessrios. Nesse contexto, a aceitao fica condicionada posterior conferncia de quantidade e qualidade, condio essa que, se implementada pela empresa compradora, deve estar explcita nas condies da Licitao e nos termos da Contratao, bem como tambm adotar-se carimbo padronizado para atestar o recebimento mediante tal critrio nos canhotos das Notas Fiscais, conforme demonstra a Figura 13.3.

NO ALMOXARIFADO

Material cuja aceitao est sujeita posterior conferncia de quantidade e de qualidadeFigura 13.3 Carimbo para conhecimento de critrio de recebimento.

EXAME DE AVARIAS E CONFERNCIA DE VOLUMES

O exame de avarias necessrio para apontamento de responsabilidades , a existncia de avarias constatada por meio da anlise de disposio da carga, observando- se as embalagens ou protees esto intactas e inviolveis ou contenham sinais evidentes de quebra, umidade, estar amassada etc. A conferncia de volumes efetuada por meio da confrontao dos dados assinalados na Nota Fiscal, campo transportador/volumes transportados, com a contagem fsica dos volumes em questo, a qual julgamos oportuno repetir. Para transporte de mercadorias, as transportadoras utilizam conhecimento de Transporte Rodovirio de Carga, documento emitido quando a o recebimento da mercadoria a ser transportada, e que tambm serve de orientao para se realizar as operaes se anlise de avarias e conferncia de volumes.

RECUSA DE RECEBIMENTO

As divergncias constatadas devem ser apontadas no conhecimento de transporte e tambm no canhoto da Nota Fiscal, providncias estas cabveis para o processamento de ressarcimento de danos, se for o caso, e mais uma vez, dependendo do exame preliminar resultar a constatao de irregularidades insanveis em relao s condies contratuais, devese recusar o recebimento, anotando-se, tambm nestes casos, no verso da 1 via da Nota Fiscal as circunstncias que motivaram a recusa, bem como nos documentos do transportador. Assim, aps essa anotao, a Nota Fiscal em pauta prpria para acompanhar a mercadoria, em retorno, at o estabelecimento fornecedor, no se prestando mais para nenhum outro fim, especialmente para lastrear o crdito fiscal caso o comprador, aps esse ato, resolva aceitar a mercadoria.

LIBERAO DO TRANSPORTADORO Transportador ser liberado mediante os procedimentos anteriores vistos e que contemplam a recusa do recebimento, como tambm para os materiais referentes s Notas Fiscais devidamente checadas, assinando-se o canhoto Fiscal e o Conhecimento do Transporte. Os materiais referentes s Notas Fiscais aprovadas durante esta etapa tero sua descarga autorizada.

DESCARGANormalmente, no layout do Almoxarifado h espao destinado ao Recebimento, o qual contempla rea para descarga, se possvel, com docas. Para realizao da descarga do veculo transportador, depende da natureza do material envolvido, necessrio a utilizao de equipamentos dentre os quais se destacam paleteiras, talhas, empilhadeiras e pontes alm do prprio esforo fsico humano, sendo necessrio envolver o fator segurana, no s com relao ao material em si como tambm, e principalmente ao pessoal.

CONFERNCIA QUANTITATIVA

A conferncia quantitativa a atividade que verifica se a quantidade considerada pelo Fornecedor na Nota Fiscal corresponde efetivamente recebimento,tpica de contagem, devendo-se optar por um modelo de conferncia por acusao, no qual o Conferente aponta a quantidade recebida, desconhecendo a quantidade faturada pelo fornecedor, conhecido como principio da contagem cega. A confrontao do recebido versus faturado efetuada a posteriori, por meio do Regularizador que analisa as distores detectadas e providencia recontagem, a fim de se dirimir as dvidas constatadas. Para os procedimentos de Recebimento, como j vimos, importante a metodologia do desconhecimento da quantidade faturada pelo funcionrio que vai efetuar a contagem. Nesse procedimento, o Conferente aponta a quantidade contada no formulrio Conferncia de Quantidade, documento este preparado pelo Regularizador, conforme Figura 13.4, a seguir.

CONFERNCIA QUANTITATIVACONFERNCIA DE QUANTIDADE Fornecedor Nota Fiscal n Data

Cdigo

Material

Quantidade contada

Observaes

Nome do Conferente

Assinatura

Data

Figura 13.4 Formulrio de conferncia de quantidade.


Dependendo da natureza dos materiais envolvidos, estes podem ser contados utilizando-se um dos seguintes mtodos: Manual: para casos de pequenas quantidades; Por meio de clculo: para os casos que envolvem embalagens padronizadas com grandes quantidades. Por meio de balanas contadoras pesadoras: para casos que envolvem grande quantidade de pequenas peas, como parafusos, porcas ou arruelas. A contagem efetuada mediante balanas contadoras pesadoras, demonstrada na Figura 13.5, apresenta a grande vantagem da rapidez e preciso que oferece, o que resulta na economia de mo-de-obra. Tal equipamento apresenta duas conchas, A e B, que esto relacionadas com a plataforma, na razo de 100:1 e 10:1, respectivamente, conforme exemplificado a seguir por meio de dois casos:

CONFERNCIA QUANTITATIVASe colocarmos cinco peas na concha A(100:1) e carregarmos a plataforma, quando o ponteiro da balana atingir o ponto zero, teremos na plataforma 500 peas. Se colocarmos duas peas na concha A (100:1) e trs peas na concha B (10:1), sero necessrias 230 peas na plataforma para que o ponteiro da balana atinja o ponto zero, assim:

2 x 100 + 3 x 10 = 230


Pode-se, por outro lado, efetuar a operao inversa, ou seja, colocando na plataforma um lote de peas contendo quantidade desconhecida, para, em seguida, adicionar amostras nas conchas A e/ ou B at o ponteiro da balana zerar; a quantidade, ento, ser estabelecida da forma da forma anteriormente citada.


Figura 13.5 Balana contadora pesadora


Pesagem: para materiais de maior peso ou volume, a pesagem feita com o veculo transportador sobre balanas rodovirias, a alguns casos em que o peso lquido ser obtido por meio da diferena entre o peso bruto e a tara do veculo. Materiais de menor peso podem ser conferidos por meio de pesagem direta sobre balanas.

CONFERNCIA QUANTITATIVAMedio: em geral, as medies so efetuadas por meio dependendo do material, quando a medio direta torna-se difcil, utilizam-se outros recursos para obter o comprimento, como encontrados nos exemplos a seguir: Corrente de elos: determina-se o comprimento de elos, demonstrada na Figura 13.6, multiplica-se nmero de elos, assim:


L=A x N

De: L = comprimento da corrente; A = passo; N = nmero de elos.


Figura 13.6 corrente de elos


Correia transportadora: determina-se o comprimento aproximado da correia transportadora, enrolada como bobina, demonstrada na Figura 13.7, aplicando-se as seguintes frmulas:

L= [d+(D - d)] n

2

CONFERNCIA QUANTITATIVA Ou:

L = Dm n


Onde : Dm = D + d 2 Dm = dimetro mdio; L = comprimento da correia; d = dimetro do furo ( ou interno); D = dimetro externo; N = nmero de voltas.


O resultado obtido por esse mtodo no exato, motivo elo qual a pequenas divergncias no devem ser consideradas, sendo o caso aceitar como certa a quantidade declarada no devem ser consideradas, sendo o caso aceitar como certa a quantidade declarada na Nota Fiscal. Assim, a fiscalizao da frmula vlida para se estabelecer o confronto com a quantidade declarada pelo Fornecedor e, evidentemente, considerar-se as grandes divergncias, se porventura ocorrerem, com as providncias cabveis.


D

BOBINA

d

n

ESTRADO

Figura 13.7 Bobina de correia transportadora


Critrios de tolerncia: a empresa poder adotar critrios para permitir o recebimento de materiais encaminhados pelo Fornecedor em excesso, quando de aquisies de quantidade de vulto. Como as balanas apresentam certo grau de impreciso, haja vista que uma mesma mercadoria pesada em balanas distintas geralmente apresenta valores divergentes, deve-se considerar determinada tolerncia para tais desvios, podendo em certos casos, admitir-se at + 1 % do peso declarado. Em se tratando de materiais cuja unidade de medida seja o peso, portanto sujeitos pesagem em balanas apropriadas, a empresa deve seguir as orientaes do Instituto Nacional de Pesos e Medidas, conforme ilustra a tabela demonstrada na Figura 13.8

Tolerncias (para mais ou para menos) Valor nominal do peso Exame inicial 10 g 6g 4g 2g 1,5 g 1g 700 mg 400 mg Aferio peridica 20 g 12 g 8g 4g 3g 2g 1,5g 800 mg

50 kg 20 Kg 10 kg 5 kg 2 kg 1 kg 500 g 200 g

100 g50 g 20 g 10 g 5g 2g 1g

300 mg200 mg 100 mg 70 mg 50 mg 30 mg 20 mg

600 mg400 mg 200 mg 140 mg 100 mg 60 mg 40 mg

Figura 13.8 Tabela de tolerncia de pesos

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