AtrairRecrutar IntegrarManter

Integrar é

No primeiro e-book da série Guia Completo do RH,falamos sobre como atrair talentos para suaempresa. A segunda parte, dedicada aorecrutamento e seleção, abordou algumasestratégias utilizadas pelas empresas paraencontrar o candidato ideal para uma vaga.

Agora, vamos abordar o processo de integraçãode um novo colaborador na organização. Afinal, acontratação é apenas mais uma etapa para umatrajetória de sucesso, e não um fim.

Para que o recém-contratado não sesinta deslocado ou enfrente dificuldadesde adaptação, um processo eficiente deintegração é indispensável. Integrá-lo àempresa também significa reforçar osvalores corporativos transmitidos aolongo do recrutamento, assegurandoo tão valorizado fit cultural entre ocolaborador e a organização. Por isso,esse primeiro contato após acontratação também é chamado deonboarding, palavra que, em inglês,significa “embarcar”, mergulhar nocontexto de uma empresa.

das

empresas

participantes

alta

Segundo uma pesquisa sobre onboarding realizada em 2017 pela Brandon Hall Group, organização norte-americana especializada em assessoria de RH:

Os novos funcionários não permaneciam por mais de seis meses no cargo

Como principal motivo, o estudo apontou o fato de a integração

ser encarada de forma estática, e não estratégica. De fato, o

índice de turnover, que designa a rotatividade de pessoal, é uma das medidas para saber se

a integração está sendo realizada de maneira

eficiente ou não.

é igual a

Integração

Estática

O onboarding vai além de treinamentos-padrão, de apresentação do espaço físico oude slides monótonos sobre a história daempresa e os benefícios que o funcionárioterá. Seu principal objetivo deve ser diminuiro tempo que um novo colaborador levapara atingir seu pleno potencial.

Para atingir esse resultado, é preciso incentivara interação entre funcionários da casa e quemchega, oferecer treinamentos de acordocom o cargo que será ocupado e darorientações para a nova função. Mais à frente,detalharemos cada uma dessas boas práticas,com cases para ilustrá-las.

Comunicação eficiente e

Um onboarding eficiente tem tudo a vercom empatia e comunicação. No fundo, nãoé "o que a empresa faz", mas "como". Eladeve ser capaz de promover engajamentologo no início e criar um vínculo emocionalcom esse novo profissional, de maneira queele se sinta acolhido e importante. Noentanto, muitas organizações não priorizamesses pontos e tendem a perder umaoportunidade de ouro para que ocolaborador recém-chegado comecemotivado. De acordo com Fabio Mattos,gestor da área de conteúdo da SOAP, hátrês principais erros da comunicaçãointerna no processo de integração:

Em muitas empresas, a pessoa chega, é recebida pelo chefe, apresentada ao local em que vai trabalhar, e só. Nada de um primeiro contato com o time, alguém falar sobre o propósito de seu trabalho ou reafirmar a cultura e valores da organização. Falta comunicação. Tudo que foi feito no momento da atração e do recrutamento pode morrer nessa recepção pouco calorosa, segundo Mattos. O desencanto pode ser imediato.

Para evitar isso, é preciso preparar alguma atividade que marque a chegada da pessoa, incluindo até líderes de outras áreas, mostrando que será possível construir vínculos desde o primeiro dia.

Falta de

(e calor humano)

1

O outro extremo é quando as empresas sobrecarregam novos funcionários com informações. Orientações de segurança, diretrizes de meio ambiente e vídeos institucionais são importantes,mas não precisam ser despejados ao mesmo tempo. “Quem chega já tem muito para fazer e pensar, e informações em excesso podem causar estresse desnecessário,” lembra Fabio Mattos. Uma coisa é uma acolhida calorosa e humanizada, outra é uma enxurrada de informações genéricas e monótonas.

Excesso de 2

para entender a dinâmica básica da companhia, oferecendo materiais complementares para que o novo colaborador estude em outro momento. Se as informações que a princípio parecem chatas forem essenciais, é preciso contextualizá-las dentro dos princípios da empresa. “Por que estamos passando regras de segurança? Porque temos o compromisso global de ser uma empresa sem acidentes,” exemplifica o gestor da SOAP.

A sugestão é priorizar as mensagens

A prática é recorrente em empresas com muitos funcionários: com vários novos colaboradores começando no mesmo dia, o grupo é levado a uma sala em que assiste a vários vídeos informativos sobre a empresa. Se não há como escapar dessas explicações, o mínimo que se pode fazer é garantir que alguém da empresa esteja acompanhando a atividade para tornar a recepção mais pessoal e tirar dúvidas ou complementar o conteúdo. A interação humana é indispensável, principalmente quando se chega a um ambiente desconhecido, a típica situação que pode gerar muita ansiedade e angústia.

Transmitir conteúdos de forma impessoal

3

O que fazer para acertar em cheio

A integração deve ser abordada de maneira estratégica pelos líderes –o que, atualmente, não é a regra entre as empresas. Cinthia Santini afirma que, em muitas organizações, a responsabilidade sobre o processo de onboarding fica somente com o RH.

Agora que você descobriu o que deve ser evitado, veja o que fazer para realizar uma interação bem-sucedida. As orientações são de Cinthia Santini, consultora do GPTW, e Ricardo Haag, Diretor Executivo do PageGroup, e são acompanhadas por exemplos de boas práticas de empresas:

O dono do onboarding é o gestor da área -e ele precisa ser

1No entanto, nas empresas que têm um processo considerado bem-sucedido, quem faz a recepção dos novos funcionários são seus próprios gestores. Santini afirma que eles devem ser os responsáveis por inserir quem chega na cultura, por apresentar os novatos à equipe e dar as orientações necessárias.

enfatiza a consultora do GPTW.

““

O que não pode faltar é calor humano ,

Ou seja, a empatia do líder deve ser trabalhada. Isso implica ele saber colocar-se no lugar do outro, de quem chega, buscando entender sua situação. Deve-se pensar no conteúdo a ser apresentado na integração, mas também em como o novo funcionário quer receber esta informação. Conhecê-lo é a melhor maneira de criar este laço entre ele e o gestor.

do líder é fator crítico de sucesso para a integração.

O RH deve participar acompanhando o processo e capacitando o gestor, quando necessário. Mas o

o líder da equipe é quem recepciona o novo colaborador em seu primeiro dia. Cabe a ele garantir:

Na Farmacêutica AstraZeneca,

Os acessos e os equipamentos necessários no primeiro dia de trabalho;

A realização dos treinamentos obrigatórios;

A comunicação e a preparação do time para recepção do novo colaborador;

Quando o novo colaborador é da Força de Vendas, o gerente distrital o recebe na cidade em que ele atuará. Na ocasião, são apresentadas informações institucionais, como visão, missão e valores da empresa,

A elaboração de agendade integração na área e o processo de handover;

O acompanhamento próximo do novo integrante nos primeiros meses.

bem como benefícios, desenvolvimento, além de informações sobre produtos e processos. Tudo isso faz parte de um kit de treinamento inicial que é distribuído aos gerentes distritais.

Esse kit também pode ser enviado à casa do futuro funcionário, o que ajuda a engajar a família neste importante momento que é a mudança de emprego.

antes da chegada

Um processo sólido de integração deve ser planejado e colocado em prática antes mesmo da chegada do novo funcionário. Boas ideias para fazer isso não faltam. A empresa pode enviar ao novo colaborador um kit personalizado de materiais de trabalho antes de sua data de início ou promover a interação entre ele e os demais colegas com antecedência, por meio de vídeos de apresentação.

2

o novo colaborador (funcionário ou estagiário) recebe um e-mail solicitando que elabore um pequeno texto ou vídeo falando de si mesmo. Ele deve falar sobre sua história pessoal, informações que considerar relevantes de sua trajetória profissional, seus gostos musicais e até hobbies. Então, o material é encaminhado à equipe com a qual ele vai trabalhar, antes da data de seu ingresso.

Além disso, essa equipe é encorajada a fazer algo “inesquecível” para o novo colaborador. Por exemplo: um novo colaborador contou que adorava plantas. Assim, cada integrante de sua equipe comprou um pequeno vasinho para enfeitar sua mesa no primeiro dia.

Já para quem vem de outra cidade, estado ou país, a CNI disponibiliza um pacote de transferência bastante completo. Nele, o colaborador pode escolher opções de seu interesse, de acordo com o seu estilo de vida, como, por exemplo: hospedagem (enquanto ainda não se estabelece na cidade); trechosde viagem (para visitar a família ou buscar o restante da mudança); carta fiança (para alugar o imóvel ideal) ou caminhão-baú (para não deixar nada pra trás).

Na Confederação Nacional da Indústria (CNI),

3 Tenha um

O ingresso em uma nova empresa, assim como qualquer situação desconhecida, pode gerar estresse para uma pessoa. Minimize essa tensão elaborando um plano que inclua apresentar ao colaborador as funções exatas a serem exercidas e as pessoas com quem ele conviverá. Assegure-se de que ele passará pelos treinamentos necessários e ficará ciente de todas as suas responsabilidades durante o período de introdução. Isso ajudará o novo colaborador a compreender melhor seu papel dentro da empresa e suas obrigações.

O Mercado Livre desenhou o processo de onboardingpara que os funcionários sejam donos de seus próprios desenvolvimentos, desde o primeiro momento. Para isso, foi criado um modelo chamado “90 days Onboarding Journey” (Jornada de Integração de 90 dias), organizado em objetivos a serem cumpridos de 30 em 30 dias.

Cada funcionário pode liderar sua jornada, ditando seu próprio ritmo. A empresa oferece apoio por meio de reuniões personalizadas com áreas-chave, treinamentos online, guias e diretrizes que explicam a operação. O novo colaborador também é recebido em um almoço com todo o seu time.

Conhecendo o MELI (Mercado Livre), programa criado para que o colaborador conheça em profundidade as unidades de negócio do Ecossistema Empreendedor da empresa;

Inside our site, uma bateria de tutoriais para que o novato torne-se usuário especialista da plataforma;

Um dia em Customer, atividade que ajudará os recém-chegados a conhecer e experimentar, em primeira mão, a realidade e as diferentes situações que os usuários experimentam em nossa plataforma.

os novos membros participam de três experiências-chave para ingressar na cultura da empresa:

Durante o período do Journey,

4Garanta o

Além disso, apresente o profissional a todos os ambientes de trabalho, do banheiro às salas de reunião. Procure auxiliá-lo no levantamento de qualquer documento necessário e esclareça dúvidas que possam surgir a respeito da cultura organizacional, de horas de trabalho, de códigos de vestimenta e registro de horas-extra.

Nada pode ser pior do que chegar a um novo emprego e não ter sequer mesa ou cadeira. Por isso, preste atenção aos requisitos básicos. Mostre que você se preparou para receber quem chega. Certifique-se de que o espaço de trabalho esteja em ordem, e de que detalhes como login, endereço de e-mail e acesso de segurança estejam em dia.

Manual de compliance;

ReachLocal criou o programa Employee Experience.

Para que tudo esteja perfeitamente no lugar quando um novo colaborador chega, a empresa de marketing digital

No primeiro dia de trabalho, o recém-chegado é recebido com um coffee break com toda a equipe. Além disso, é entregue um welcome kit com:

Book de boas-vindas contendo informações da companhia e benefícios;

Material de escritório como porta-lápis, lápis, post-it na cor da empresa, caderno da ReachLocal e canetas;

Material da equipe comercial: cordão do crachá diferenciado para os vendedores e para atendimento ao cliente no pós-venda, porta-cartões e seus cartões de visita desde o primeiro dia;

Materiais diversos: copo de cerâmica e eco bag da empresa na cor da sua equipe, crachá de acesso ao prédio e ao escritório juntamente com o cordão do crachá, crachá de acesso ao estacionamento desde o primeiro dia, placa com o nome para ser colocada na mesa e assim ficar mais fácil para todos saberem o nome do recém-contratado e cartão provisório de vale-refeição.

Seja

Novos funcionários vão chegar com uma série de perguntas sobre qual a melhor forma de desempenhar seus papéis e de se encaixar na equipe. Estimule este tipo de questionamento e agende, regularmente, conversas para demonstrar seu interesse no desenvolvimento do profissional, oferecendo-lhe oportunidades para esclarecimento de dúvidas. Após o período de introdução, as dúvidas costumam amadurecer. Por isso, certifique-se de estar sempre acessível para ajudá-los em seu progresso na empresa.

5

No Mercado Livre, os novos colaboradoressão convidados a ingressar no MELIWorkplace, grupo fechado de Facebookcriado para responder dúvidas a respeitoda operação e da organização no geral.

As perguntas são respondidas no mesmodia pelo departamento de RH. E, uma vezpor semana, é compartilhado no grupo umresumo de todas as dúvidas, na seção QA.

Uma excelente maneira de facilitar a integração por meioda interação é designando um padrinho ou madrinha aorecém-chegado. O funcionário escolhido paradesempenhar a função seria um tipo de mentor, queauxiliaria o novo funcionário com dúvidas básicas emrelação à empresa – coisas como acessar determinadosserviços ou onde se localiza cada departamento.

6A integração com as equipes e o entendimento dacultura organizacional são cruciais para o sucesso dosnovos colaboradores. Sendo assim, forneça uma visãogeral de como a empresa trabalha, priorizando atitudes evalores que caracterizam sua cultura. Deixe clara aestrutura de liderança para que o profissional entenda ocontexto no qual está inserido. Ajude-o a desenvolverrelações e contatos dentro da empresa para que oprocesso de acolhimento seja mais rápido.

A e-Core, empresa dedesenvolvimento de softwares,criou um projeto intitulado“Buddy”, em que o líder donovo contratado escolhe umcolega para ser o seu padrinho.

O Buddy pode ser tanto alguém daequipe do recém-chegado quantoum colega de outra área. Comomissão, ele deve ser a “ponte” entre onovo contratado e a empresa,auxiliando-o no que for preciso.

O Buddy tambémrecebe uma verbapara levar o novocolaborador paraalmoçar com otime.

7Comunique o

Para engajar novos colaboradores, é indispensável que eles entendam como se encaixam no contexto da organização.

Isso também irá ajudá-lo a perceber futuras oportunidades de carreira.

Deixe clara a forma como suas tarefas diárias vão impactar as principais metas da companhia, apresente a “big picture”. Explique a estrutura da empresa para que o colaborador entenda onde está inserido.

no contexto

Entre outras medidas, a iniciativa inclui oacompanhamento pessoal próximo porparte do gestor do novo colaborador. Eleexerce um papel formal e fundamental naintegração do novo talento e recebetreinamento para isso. Durante os 12meses do programa, os gestores reúnem-se mensalmente com o novo colaboradorpara avaliar sua adaptação à empresa e àcultura, identificar dúvidas, sensibilidadesou oportunidades de melhoria.

Para assegurar que novos colaboradorescompreendam o funcionamento daempresa e sua participação no todo, afarmacêutica Novartis criou o programa“Todos Novartis”, que provê ferramentasde acompanhamento dos primeiros

meses de trabalho.12

8 Ricardo Haag, Diretor Executivo do PageGroup, conglomerado responsável pela Michael Page, afirma que uma iniciativa bastante útil é montar um cronograma para os primeiros dias do novo funcionário. Afinal, esse é o momento em que ele precisa se familiarizar com os processos da empresa e também com seus novos colegas de trabalho.

Por isso, a equipe pode montar uma programação com reuniões já marcadas para que o novo colaborador conheça as pessoas com quem terá contato frequente e que podem lhe ensinar um pouco mais sobre a organização.

Organize uma

Para organizar a vida e a agenda de novos colaboradores, a e-Core estruturou a prática do 40/80

Nela, o RH prepara umaagenda de encontrospara o novo funcionárioao longo de 40 dias decontratação, e umasegunda agenda paraquando ele completa80 dias.

A medida auxiliou na tomada deações corretivas e preventivas,fortalecendo a adaptação do novocolaborador na empresa. Com ela,também tornou-se possíveldiagnosticar qualquer problemaque o líder do funcionário, oumesmo a empresa, possa resolver.

40 dias 80 dias

Agora, uma vez concluído este processo, vem a dúvida:

o novo talento na empresa?

Que práticas e estratégias utilizar para que, depois

de todo o trabalho de atração, recrutamento e

integração, ele permaneça na organização, cada

vez mais motivado e engajado?

As respostas virão na quarta e

última parte deste e-book, no

mês que vem!Até lá!

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