Auditorias Integrales

AUDITORIA INTEGRAL

FUNCIONES Y RESPONSABILIDADES DEL DE LOS AUDITORES

INTERNOS

ELEMENTOS DE LA AUDITORIA

TIPOS DE AUDITORIA

ESQUEMA PRINCIPAL PARA LA REALIZACION DE LA AUDITORIA

INTERNA

TEMAS

ESTRUCTURA Y REQUISITOS DEL PROCESO DE AUDITORIA

ETAPAS DE LA AUDITORIA

SIMULACION DE LA AUDITORIA PROCEDIMIENTO INTERNO

HABILIDADES:

COMUNICACIN

MANEJO DEL TIEMPO

REDACCION HALLAZGOS, INFORMES

ENTREVISTA

TEMAS

AUDITORIA INTEGRAL

FUNCIONES Y RESPONSABILIDADES DE LOS AUDITORES INTERNO

Haber recibido formacin de auditoras

Ser independiente con relacin al rea auditada

Planificar la auditoria y elaborar los documentos de trabajo

Permanecer dentro del alcance de la auditora.

Recolectar y analizar evidencia objetiva que sea pertinente y

suficiente para obtener conclusiones.

Verificar que los procedimientos estn a disposicin y sea

comprendidos por el personal apropiado

Documentar sus observaciones

FUNCIONES Y RESPONSABILIDADES DE LOS AUDITORES INTERNO

Tratar la informacin confidencial con discrecin (Por Ej.,

remuneracin de trabajadores, investigaciones, judiciales,

diciplinarias, documentos financieros, etc.)

Resaltar las no conformidades

Reportar los Resultados de la Auditora

Recomendar mejoras

Verificar la implementacin de las acciones correctivas

FUNCIONES Y RESPONSABILIDADES DEL LIDER DEL EQUIPO AUDITOR

Definir los objetivos de la auditoria y su alcance, profundidad y tipo

Revisar la documentacin existencia para determinar su

suficiencia

Preparar el plan general de auditoria, dirigir el equipo auditor y

asignar deberes de los auditores

Coordinar las actividades de los auditores especialistas, si se

requieren

Presentar el equipo auditor al auditado

Reportar cualquier obstculo importante encontrando al ejecutar la

auditoria

FUNCIONES Y RESPONSABILIDADES DEL LIDER DEL EQUIPO AUDITOR

Reportar no conformidades criticas

Presentar el reporte de la auditora

ELEMENTOS MARCO CONCEPTUAL DE LA AUDITORIA

Que se entiende por auditoria ?

Para que hacer auditorias ?

Las diferentes clases de auditoria

Las auditorias internas a los sistemas de gestin

Quienes intervienen en el desarrollo de la auditoria?

CONCEPTO DE AUDITORIA

AUDITORIUS

AUDITOR

Tiene la Virtud de OIR

Auditora integral

Para entender qu es la auditora integral sistmica es necesario definir el alcance y las limitaciones de dos tipos de

auditora que la anteceden:

la auditora tradicional y

la auditora integral

y luego exponer los lineamientos principales del modelo que se

considera una auditora integral sistmica

La auditora tradicional est encaminada o tiene su nfasis en los aspectos relacionados con

los aspectos financieros, como control de

costos y a examinar procesos mecnicos.

Auditora Tradicional

La auditora tradicional est encaminada a detectar deficiencias o errores, producto de una inspeccin de papeles, solitaria y suspicaz. Para ella, un informe detallado de

fallas e inconsistencias se constituye en su nico y primordial propsito.

La auditora integral busca determinar la eficiencia, la eficacia y la economa con que se manejan los

recursos disponibles de una organizacin para el logro de sus

objetivos.

Auditora integral

En las ltimas versiones de la auditora integral se combinan diferentes mecanismos y tcnicas de auditora y, ms especficamente, diferentes

dominios sobre los que recae la accin auditora. No solo se revisan asuntos

financieros y operativos, sino que se ampla el marco de anlisis para incluir

aspectos que, en ltima instancia, estn articulados

por la capacidad que tenga el auditor integral de ver la

relacin entre el uso de los recursos y el impacto que

la actividad de la organizacin produce a travs de ecuaciones de eficacia, eficiencia y efectividad.

La auditora integral moderna se orienta hacia un

propsito mixto de deteccin-correccin de fallas.

Se basa en el conocimiento integral de la organizacin, el cual requiere una efectiva incorporacin de los diferentes enfoques. Se

pretende as lograr una interaccin de los distintos tpicos de

auditora que incluya los aspectos humansticos y

organizacionales, dirigida a la obtencin y entrega de resultados.

Su propsito no se limita a identificar las fallas de la organizacin,

sino a generar aportes que agreguen valor a la

institucin. As entendida, la auditora integral resulta multidimensional y multidireccional.

Auditora integral

De esta manera se constituye a s misma en una

funcin que agrega un valor al auditado, a diferencia de la auditora tradicional.

Este nuevo enfoque de auditora conlleva consigo

herramientas de medicin de efectividad. Considera que la economa, eficiencia y eficacia

no significan mayor cosa si no se toma en cuenta

el concepto de efectividad.

Auditora integral

Auditora integral

Es el examen crtico, sistemtico y detallado de los sistemas de informacin financiero, de gestin y legal de una organizacin, realizado con independencia y utilizando tcnicas especficas, con el propsito de emitir un informe profesional sobre la eficacia eficiencia y efectividad en el manejo de los recursos y el apego de las operaciones econmicas a las normas contables, administrativas y legales que le son aplicables, para la toma de decisiones que permitan la mejora de la productividad de la misma.

Auditora integral

La Auditoria Integral implica la ejecucin de un

trabajo con un alcance o enfoque , por analogia, de las

auditoras financieras, de cumplimiento , de control

interno y de gestin

AUDITORIA

INTEGRAL

AUDITORIA FINANCIERA

AUDITORIA DE CUMPLIMIENTO DE LEGALIDAD

AUDITORIA DE GESTION

EFICACIA

EFICIENCIA

EFECTIVIDAD

ECONOMIA

AUDITORIA DE CONTROL INTERNO

AUDITORIA DE CALIDAD

Concepto del DAFP

Se recomienda realizar auditorias integradas al Sistema de Gestin de la Calidad y MECI puesto que de acuerdo con lo establecido en el documento Rol de las Oficinas de Control Interno, Auditora Interna o quien haga sus veces, en su numeral 4, determina que: ...Las auditorias pueden tener varios objetivos y pueden incluirlas combinadas...; lo anterior indica que no solo resulta metodolgicamente viable trabajar las auditorias conjuntamente, sino que le evita reprocesos y optimiza recursos a la entidad.

Auditoria Interna NTCGP 1000;2009

Examen sistemtico, objetivo, documentado e independiente de los procesos, actividades, operaciones y resultado de la entidad, para obtener evidencias que al evaluarse de manera objetiva, permiten determinar la extensin en que se cumplen los criterios definidos en la auditoria.

AUDITORA INTERNA -

NTCGP 1000:2004

SISTEMTICO

INDEPENDIENTE

OBJETIVO

DOCUMENTADO

EVIDENCIAS

EXTENSIN EN

Q U E S E

C U M P L E N L O

CRITERIOS DE

A U D I T O R I A

Evaluacin del Sistema de Control Interno

Es un elemento de control cuyo objetivo es verificar la existencia, el nivel de desarrollo y el grado de efectividad del Control Interno, en el cumplimiento de los objetivos

de la entidad pblica.

MECI 1000: 2005

EVALUACION DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO

SISTEMTICO

INDEPENDIENTE

OBJETIVO

DOCUMENTADO

EVIDENCIAS

N I V E L D E

DESARROLLO Y EL

G R A D O D E

EFECT IV ID AD E N

CUMPLIMIENTO DE

L O S O B J E T I V O S

Esta evaluacin toma como base el cumplimiento de los objetivos,

principios y fundamentos del

Sistema de Control Interno, la

existencia de los diferentes

subsistemas, componentes y

elementos, comprobando la

efectividad de cada uno de ellos y

su interaccin para apoyar el

cumplimiento de los objetivos de

la entidad.

Auditora Interna.

Es un elemento de control que permite realizar un examen sistemtico, objetivo e independiente de los procesos, actividades, operaciones y resultados de una Entidad Pblica. Igualmente permite, con base en evidencias, emitir juicios sobre los aspectos ms importantes de la gestin, los resultados obtenidos y sobre la satisfaccin de los diferentes grupos de inters.

MECI 1000: 2005

SISTEMTICO

INDEPENDIENTE

OBJETIVO

EMITE JUICIO

AUDITORIA INTERNA MECI 1000:2005

DOCUMENTADO

EVIDENCIAS

CUMPLIMIENTO: las

normas

ESTRATGICO: se evala

y monitorea el

desempeo de los

sistemas gerenciales de

la entidad. Evala el

logro de los objetivos

misionales.

GESTIN Y RESULTADOS:

verifica el proceso de

gestin de la entidad, con

el fin de determinar el

grado de economa,

eficiencia y eficacia en el

manejo de los recursos y

los controles; de los

mtodos de medicin e

informacin sobre el

impacto o efecto que

producen los bienes y

servicios entregados a la

ciudadana o partes

interesadas.

Sistema Obligatorio de

Garanta de Calidad en

Salud: evaluacin

sistemtica realizada

en la misma institucin,

por una instancia

externa al proceso que

se audita. Su propsito

es contribuir a que la

institucin adquiera la

cultura del autocontrol

[1].

[1] Definicin tomada del Decreto 1011 del 2006

Sistema Obligatorio de Garanta de Calidad en Salud:

AUDITORA INTERNA - SISTEMA OBLIGATORIO DE

GARANTIA DE CALIDAD EN SALUD

SISTEMTICO

INDEPENDIENTE

OBJETIVO

[1] Definicin tomada del Decreto 1011 del 2006

EVIDENCIAS

Contribuir a

que la

institucin

adquiera la

cultura del

autocontrol

Sistemtico: No aleatorio. Las auditoras usualmente son una actividad planificada y programada[1].

[1] Definicin tomada del Manual de Habilidades para Auditora - ICONTEC

Objetivo: Reunir, evaluar y comunicar informacin sobre la actividad o proceso a ser examinado. Hacer una evaluacin equilibrada de todas

Independencia: La base de la imparcialidad y objetividad de las conclusiones de la auditora].[1

[1] Definicin tomada de la ISO 19011

Evidencia Objetiva: La base racional para llegar a conclusiones de auditora confiables y reproducibles en un proceso de auditora

sistemtico.[1]

[1] Definicin tomada de la ISO 19011

Emite Juicio: Opinin tcnica y experta que se da sobre un hecho o una cosa, a partir de la evidencia existente.

SISTEMA SISTEMTICA OBJETIVA INDEPENDI

ENTE

A PARTIR

DE

EVIDENCIA

EMITE

JUICIO

AUDITORA INTERNA - NTCGP 1000:2004

EVALUACIN DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO - MECI

AUDITORA INTERNA - MECI

AUDITORA INTERNA - SISTEMA OBLIGATORIO DE GARANTIA DE

CALIDAD EN SALUD

SIMILITUDES

Documentado

P

H V

A

LO QUE SE VA A

CONTROLAR

SITUACION REAL

CRITERIO DE

CONTROL

REFERENCIAL

ESTABLECER SI HAY CONCORDANCIA

INFORMAR RESULTADOS A QUIEN SOLICITA

PLAN DE MEJORAMIENTO

COMO SE EJERCE LA AUDITORIA

COMPARAR

P

H V

A

Para que hacer Auditorias

El propsito especifico de las auditorias se basa usualmente en prioridades de gestin, intenciones productos y/o servicios, evaluacin

de riesgos y requisitos obligatorios

Para que hacer Auditorias Determinar si el sistema de gestin de la organizacin cumple con

los requisitos de una norma, reglamentacin, ley o contrato

Determinar si el sistema de gestin de la organizacin cumple los

objetivos de sta y se est implementando

Comprobar si un proceso se est realizando de acuerdo de con un

procedimiento escrito y determinar su eficacia

Identificar reas de la organizacin que estn en riesgo y se

puedan mejorar

P

H V

A

Evaluar las fortalezas y debilidades del Sistema Integrado de

Gestin

Detectar oportunidades para la mejora continua

Para que hacer Auditorias

Verificar la capacidad de los procesos para cumplir con los

requisitos.

Evaluar el compromiso del recurso humano con el Sistema

Integrado de Gestin.

Validar el uso eficaz, eficiente y efectivo de los recursos.

Evaluar las relaciones con las partes interesadas.

Ejecutar seguimiento de la eficacia de las acciones, preventivas y

de mejora.

P

H V

A

Mejora La Comunicacin entre los procesos y dependencias .

Verificar si se esta c0n los requisitos para satisfacer a los clientes

Para proporcionar informacin a la Gerencia sobre el desempeo del Sistema de Calidad, de Control Interno, de la Gestin, entre otras, con relacin al cumplimiento de la misin, visin etc.

Una Auditoria realizada efectivamente debe:

Proporcionar informacin real sobre la cual puedan basarse las decisiones de la Gerencia.

Eliminar ideas preconcebidas e informacin sesgada.

Promover la comunicacin entre los diferentes niveles dentro

de la organizacin.

POR QU NECESITAMOS AUDITAR? P

H V

A

AUDITORAS COMO HERRAMIENTAS DE GESTIN

ALTA DIRECCION,

LDER DE PROCESO

SIG

EFICACIA , EFICIENCIA Y

EFECTIVIDAD

FORTALEZAS Y

OPORTUNIDADES DE

MEJORA

AUDITORA

INTEGRAL

ENFOQUE DE LAS AUDITORAS

CRITERIOS

Lo que se debe

hacer

OBJETIVO

Lo que se quiere lograr (Brecha)

REALIDAD

Lo que se hace

Las diferentes tipos de auditoria

Segn el enfoque

Auditorias a

sistemas de gestin

Auditorias Procesos

Auditorias a

resultados del servicio

Auditorias Registros

Auditoria a Resultados del Servicio

Evala la efectividad de las medidas de gestin que se adoptan para garantizar el cumplimiento de las caractersticas planeadas para un servicio

Concordancia

entre la

calidad del

servicio

Requisitos del

cliente

Las especificaciones

definidas en la legislacin

La documentacin que defina la

manera de prestar el servicio

CON

Auditoria de proceso

Evala la efectividad de las medidas de gestin sobre un determinado proceso:

Concordancia

de procesos

y procedimientos

Requisitos del cliente

Instructivos

Practicas

Aptitud

Adecuacin

Normas

Especificaciones del servicio que generan los

procesos

La forma como el proceso satisface los

requisitos del modelo de gestin aplicado

CON

Conveniencia y consistencia de la

documentacin que describe los procesos

Auditoria al Sistema de Gestin

Evala la efectividad del sistema de gestin para desarrollar la estrategia, las polticas, lograr objetivos y el desempeo esperado

.

Concordancia entre la descripcin del sistema y su documentacin

con los requisitos establecidos para ese sistema de gestin

Actividades relevantes del sistema de gestin, sus resultados y

cumplimiento de disposiciones establecidas

Verificacin de las disposiciones vigentes para establecer si son

apropiadas para alcanzar resultados esperados

Verificacin de las disposiciones vigentes para establecer si permiten

eliminar, reducir o atenuar los riesgos asociados a la operacin del

sistema de gestin

Auditoria de Registros

Verificacin de que los registros cumplen los requisitos legales, reglamentarios y los del cliente

.

De esta manera brindan evidencia de que los procesos se estn

realizando de acuerdo con los requisitos

Las diferentes clases de auditoria Segn quien solicite la auditoria

Proveedor Entidad Cliente

SEGUNDA PARTE

PRIMERA PARTE PARTE

SEGUNDA PARTE

Organismo Independiente

TERCERA PARTE

Quienes intervienen en la auditoria interna?

Solicitante Auditor auditado

Organizacin o

persona que solicita

una auditoria

Persona con la

competencia para

llevar a cabo una

auditoria

Organizacin, proceso

que es auditada

El administrador del proceso de auditoria JEFE DE

CONTROL

INTERNO

Quien es el cliente o solicitante en la auditoria?

La Alta Direccin

El representante de la Direccin

El Administrador del proceso de auditoria al SIG.

Responsables de reas, procesos o resultados relacionados con el sistema de gestin

Equipo Auditor

QUIN ES EL AUDITOR EN UNA AUDITORIA INTERNA

Auditor Lder

Equipo de

Auditoria

Auditor

individual

EXPERTO TECNICO / AUDITOR EN FORMACION / OBSERVADOR

PUEDEN ESTAR ACOMPAADOS

Responsabilidades del Auditor Lder

Planear y gerenciar todos los pasos de la auditoria

Conducir la auditoria Asistencia en la seleccin del equipo e instruccin del mismo Control de conflictos y superacin de situaciones difciles Conducir y controlar todas las reuniones con el equipo auditado Tomar decisiones en las cuestiones de auditoria y en el SIG

Comunicar los resultados de las auditorias Comunicar los mayores obstculo encontrados Comunicar inmediatamente las oportunidades de mejora (NC) crticas

Tener habilidades de comunicacin eficaces

Soporte al lder del equipo Estar preparado Participar de las reuniones de apertura y cierre Cumplir tareas designadas Mantener la programacin y el objetivo de la auditoria Documentar y apoyar todas las pruebas

Mantener al auditado informado Proteger todos los documentos Mantener confidencialidad Ser objetivo y tico Acompaar las acciones correctivas

Responsabilidades del Auditor

Ser realista

Entender situaciones complejas Entender las inter-relaciones organizacionales Observar exigencias de confidencialidad .Profesional Independiente Tener la mente abierta

Poseer juicio consistente Tener habilidades analticas Ser tenaz Ser perceptivo

Atributos del Auditor

HABILIDADES Y COMPETENCIA DEL AUDITOR

Que habilidades necesita un auditor para ser competente

Formacion en el proceso de auditoria

Conocimientos y experiencia en metodos y tecnicas de auditoria Capacidad para gestionar el proceso de auditoria

Capacidad para diriguir un equipo auditor

Habilidades para la formulacion de preguntas y realizacion de entrevistas

Habilidades para la redaccion de reportes y

Habilidades para hacer presentaciones

HABILIDADES Y COMPETENCIA DEL AUDITOR

Un auditor tambien requiere conocimientos y experiencia en los requisitos de los criterios de auditoria apropiados.

Conocimiento y comprension de la legislacion, normas, regulaciones, leyes, codigos de practica, etc, y la capacidad de

evaluar su aplicacion

Conocimiento y comprension de los sistemas de gestion de la organizacion.

Conocimiento y experiencia en las practicas, procesos y tecmologia pertinente

Atributos personales de un auditor exitoso

Es tico

Buen observador

Perceptivo


Brinda Apoyo

Buen Comunicador

Diplomatico


Tienen mente abierta

Es justo

Es verstil

ETAPAS DE LA AUDITORIA

ACTUAR

EJECUCIN

PLANEACIN

VERIFICAR

Planificacin y preparacin

Elaborar programa

Anual de Auditoria

Convocar al Comit

del Sistema Integrado de Gestin

Aprobar

programacin

de auditorias.

Convocar al equipo auditor Planificar la Auditoria

Aspectos a Considerar Programa de Auditoria

Comunicar el

Plan de Auditora

A

Planeacion

H v

a p

Preparar

las conclusiones de la Auditoria

Ejecutar Reunin de cierre

Elaborar Reporte de auditoria

Realizar

reunin de apertura

Ejecutar

la Auditoria

A

HACER

Distribuir el informe definitivo

B

VERIFICAR

p

H

a

v

Realizar Seguimiento

Generar Informe

para revisin Gerencial

B ACTUAR

FIN

Retiro de personal, fusin, creacin o eliminacin de cargos,

Traslados frecuentes de personal o elevada rotacin del personal).

Elementos del sistema con

mayor dificultad de implementacin

Resultados de las revisiones

efectuadas por la Alta Direccin

Cambios

organizacionales

Nuevos procesos administrativos u operativos

Resultados no satisfactorios de otras Auditorias.(internas y externas)

Cambios tecnolgicos.

Resultados de evaluaciones de riesgos

La ejecucin de una auditoria al manual de calidad una vez al ao.

Cambios en la legislacin aplicable.

ASPECTOS A CONSIDERAR

Resultados de indicadores de gestin

Cronograma de actividades claves de la organizacin que determinan su operacin

(vacaciones, cierres de perodos fiscales, proyectos especiales, entre

otros)

Indicadores de eficiencia y eficacia

Recursos disponibles

fsicos, financieros, tecnolgicos, de informacin, humanos (equipo auditor).

satisfaccin de clientes, ndices de quejas y reclamos, etc.

PROGRAMA DE AUDITORIA

Conjunto de una o ms auditorias planificadas para un periodo de tiempo determinado y dirigida hacia un propsito especifico. Usualmente incluye:

Objetivo del programa y/o auditora

Alcance de cada auditora

Cronograma

Tema auditar (proceso, rea , referencia) Auditados (responsables por tema a auditar) Cuando auditar

Lugar.


Objetivo (Para qu)

Responde a las preguntas

Qu se espera lograr con esta auditora?

Cul es el resultado esperado?,

es la respuesta que debe presentar el equipo auditor en sus

conclusiones.

Lo define

Segn sea el caso: quien solicita la auditoria, quien administra

el proceso de auditoria


ALCANCE ( a qu y hasta dnde)

Establece los limites de la auditora en trminos de: procesos, actividades, reas, documentos, numerales o

secciones de un documento, registro, cargo o roles,

periodos de tiempo o una combinacin de los anteriores

Lo define:

Segn sea el caso: Quien solicita la auditora, Quien

administra el proceso de auditora y en algunos casos

el auditor asignado.

Ejemplos de Objetivos y Alcance

Objetivo de la auditora

Establecer la efectividad del entrenamiento

impartido a las personas que realizan el control de

gestin

Alcance de la auditora

Identificar el grado de relacin que existe entre los

objetivos planeados con los auditores internos y

los logros alcanzados en los programas

entrenamiento

Por ejemplo

Objetivo de la auditora

Verificar cumplimiento de lo requisitos

exigidos en el numeral 7.4.1 de la Norma

NTCGP 1000: 2009.

Alcance de la auditora

Verificar el proceso seguido para evaluar el

desempeo bimestral del proveedor del

servicio de mantenimiento de edificios.

Jefe de la Oficina de Control Interno

Convocar al Comit del Sistema Integrado de

Gestin con el fin de presentar el programa anual

de auditorias del Sistema Integrado de Gestin de

la entidad, por medio de un correo electrnico y

memorando.

Convocar al Comit del Sistema

Integrado de Gestin

Aprobacin del Programa de

Auditora Comit del Sistema

Integrado de Gestin

El Jefe de la Oficina de Control Interno

lo presenta para su aprobacin al

Comit del Sistema Integrado de

Gestin. Si se tiene observaciones

los cambios se deben incorporar

Posteriormente se solicitar el acta de

aprobacin y se procede a socializar

para conocimiento de todos los

involucrados en el programa de

auditorias internas.

Coordinara todas las actividades referentes al

desarrollo de la Auditoria, adems, comunicar

por escrito el objetivo y alcance de la auditoria a

cada uno de los integrantes del equipo auditor.

Sern solicitados en comisin, cuando se

considere necesario y por el tiempo requerido.

En los casos en que se requieran servidores de

otras dependencias para que apoyen el proceso

a auditar en temas especficos o tcnicos, se

solicitar la comisin de dicho servidor.

CONVOCAR AL EQUIPO AUDITOR

El Auditor Lder

Los Auditores

Internos

Tcnicos

Definir el alcance de la auditoria, diligenciando el formato Definicin del Alcance de Auditora Interna para establecer cuales sern los requisitos de las normas a

verificar y proceder a la preparacin de los documentos de

trabajo y dems documentacin requerida para iniciar el

proceso de auditoria, los cuales sern aprobados por el

Auditor Lder.

PLANIFICACION DE LA AUDITORIA


El auditor procede a realizar una revisin de la

documentacin previa a la realizacin de la auditoria en sitio, estudiando y analizando informacin y datos relacionados

para tener un mayor conocimiento de los procesos a auditar y

verificar la pertinencia de la misma. La documentacin que se

considere necesaria para preparar la auditoria se solicita al

responsable del proceso mediante

Revisin de la

documentacin

Estudiar y analizar informacin y datos relacionados con:

objetivos

funciones propsito

entorno organizacin interna

recursos humanos

procesos y procedimientos productos y servicios

infraestructura informtica

Sistemas de informacin

Contable,

Presupuestal,

Financiera

Resultados de la evaluacin del Sistema de Control Interno,



Elaborar la Lista de verificacin para estructurar la auditoria a realizar. y en coordinacin con el Lder la preparacin de los documentos de

trabajo determinados y la dems documentacin mnima requerida para

iniciar el proceso de auditoria

La hoja de verificacin es

Un documento de trabajo

Una herramienta para estructurar la auditoria a realizar

Un soporte para realiza entrevistas

Una gua para determinar si las prcticas reales concuerdan con los procedimientos establecidos y los

requisitos

Un instrumento para registrar hallazgos

Una base para elaborar el informe de auditoria

UTILIDAD DE LA LISTA DE

VERIFICACION

Ayuda a la gestin del tiempo, indicando lo que ha de cubrirse en cada proceso

Recopilar las evidencias de la auditoria en orden cronolgico

Facilitar el cubrimiento de cada actividad, obteniendo respuesta para los requerimientos.

ENFOQUE POR PROCESOS

Enfo

qu

e p

or

pro

cesos Interrelacin Responsables

Documentacin

Actividades de

Entrada

Resultados

de Salida

Comunicacin

Medidas de

Control

Evaluacin de

Riesgos

Recursos

Competencias Mejoramiento

Procedimientos

Proveedores

Registros Quejas -

Reclamos

Enfo

que p

or

pro

cesos

Auditado en

capacidad de

reconocer la

relacin del

procesos con

estrategia

Auditado en

capacidad de

reconocer la

relacin del

procesos con

estrategia

Auditado en

capacidad de

reconocer la

relacin del

procesos con

estrategia

Auditado en

capacidad de

reconocer la

relacin del

procesos con

estrategia

Auditado en

capacidad de

reconocer la

relacin del

procesos con

estrategia

ENFOQUE POR PROCESOS

Objetivo de la Auditoria

Identificar el grado de consistencia con la

prctica de los procesos

Alcance

Verificar la manera como se desarrollan los

programas de entrenamiento

Proceso a Auditar

Formacin de Personal

Preguntas Enfoque de Procesos

1. Identificar los procesos con los que se relaciona el

entrenamiento de funcionarios de la entidad

2. Verificar si estn identificados los riesgos que se relacionan

con la ausencia de entrenamiento determinadas temticas

3. Verificar si existen indicadores que evalen el entrenamiento

4. Establecer que se registra cuando proponen necesidades de

entrenamiento

5. Establecer qu motiva o como se inicia el entrenamiento de

funcionarios

6. Establecer como se controla o verifica lo que motiva el inicio de

necesidades del entrenamiento.

7. Establecer que resultados genera el entrenamiento.

8. Verificar la secuencia de actividades que se siguen para el

entrenamiento

Preguntas Enfoque de Procesos

9. Establecer cmo se controlan las actividades relacionadas

con el entrenamiento

10. Establecer quienes intervienen en el entrenamiento y

sus competencias

11. Establecer la relacin del proceso para entrenamiento de

servidores con objetivos de calidad del 2010

LA HOJA DE VERIFICACION

Enfo

qu

e p

or

pro

cesos

Proceso

Objetivo

Alcance

Desarrollo

Cual es su propsito en el SIG? Que

resultados ofrece frente al cliente y/o

frente al SIG? Como se relaciona con los

objetivos de calidad

Como se evala el cumplimiento del

objetivo?, Se han definido metas

especificas para el periodo

Es claro el campo de aplicacin? Pueden

identificarse fronteras para su aplicacin

Se evidencia el seguimiento al ciclo

PHVA?, Se evidencia congruencia de

las actividades con el propsito

Registros

Resultados

Responsabilidades

Enfo

que p

or

pro

cesos

Como se asignan los cargos a las

actividades? , Son coherentes con

las competencias definidas?

Existen medidas de gestin

asociadas a resultados? Es posible

verificar cumplimiento de metas?

Existen evidencia de la aplicacin? Si

no hay registros como se evidencia la

aplicacin? Se cumple el esquema de

control para los registros?

Verificar

Existencia

Actividades

y

Resultados

Tratamiento

a No

Conformes

P

H V

A

Enfo

que p

or

pro

cesos

Inicio

B

Contribucin al proceso

Tipo de actividad PH- V- A

Alcance de P (recursos, cursos de accin, tiempos, anlisis previos, disponibilidad

Relacin Planear Hacer

Consistencia Hacer Planear

Relacin Hacer - Verificar

Tipo de resultados verificados

Tipo de actividades con Verificacin

Relacin Verificacin - Actuar

Relacin Actuar Hacer

Tratamiento de No conformidades

Asignacin de responsables (competencias, volumen de trabajo, N de personas requeridas

DE

SA

RR

OL

LO

DE

L P

RO

CE

SO

SE

GU

IMIE

NT

O A

RU

TA

HOJA DE VERIFICACION

Seguimiento a una solicitud

Seguimiento a un equipo

Seguimiento a un contrato

Seguimiento a un habilidades y

competencias de los funcionario

Seguimiento a un plan de accin

Seguimiento a un objetivo estratgico

Seguimiento a un resultado no conforme

Seguimiento a una queja o reclamo

Seguimiento a un pago

Seguimiento a una accin de repeticin

Cada ciclo de

mejoramiento

implica el

establecimiento

de un nuevo

estndar

Cada ciclo de PHVA

implica mantener el

proceso con los

mismos resultados

que genera la mejora

Objetivo 1

Objetivo 2

Objetivo 3

1 ciclo de mejora y

estandarizacin

2 ciclo de mejora y

estandarizacin

3 ciclo de mejora y

estandarizacin

P

H V

A A P

H V

A P

H V

P

H V

A

P P

H V V

V

H

A A

Enfoque de Mejora Continua y aprendizaje

HOJA DE VERIFICACION

HOJA DE VERIFICACION V

erifica

r Como se activa en la organizacin a las necesidades de

mejoramiento

El mejoramiento que inicia el ciclo de mejoramiento continuo

El seguimiento al ciclo PHVA en cada ciclo de mejoramiento

Los controles aplicados para mantener el nivel de mejora

alcanzado

Como se aplican acciones correctivas y/o preventivas en cada

mejoramiento

La manera como se definen nuevos objetivos de mejoramiento

Proceso/Procedimiento/

NORMA

VERIFICACIN (4)

Che

queo

(5) No.

(2)

NTC

GP

(3)

ME

CI

(3)

OTR

AS

(3)

1

2

3

4 Reunin de aprobacin equipo auditor

Fecha de la Reunin: Firma del Auditor Lder: Auditores

La hoja de verificacin

DE BOGOT D.C.

Secretara

GENERAL

LISTA DE VERIFICACIN

VIGENCIA DEL PROGRAMA DE

AUDITORIAS (1)

ELABORAR PLAN DE AUDITORIA

Se debe hacer la planificacin de la auditoria o plan de trabajo, el cual es

comunicado al responsable del proceso a auditar mnimo 8 das hbiles

antes de la fecha programada de auditoria.

El plan

debe incluir:

Los objetivos

Los criterios

Documento de referencia.

El alcance

Las fechas y lugares

Unidades organizacionales y

funcionales

Procesos

Donde se van a realizar las actividades de auditoria

El tiempo y duracin esperados

La asignacin de los recursos

Comunicar el Plan de Auditora

Para comunicar el plan de auditoras, se proceder as:

El auditor lder remitir el plan al responsable del proceso a auditar, por lo menos con 8 das hbiles de antelacin a la fecha de

la reunin de apertura de la auditoria.

Dentro de los 5 das hbiles siguientes al recibo del plan de auditora, el auditado manifestar su conformidad devolvindolo firmado a la Oficina de

Control Interno.

En la eventualidad que no se pueda realizar la auditoria en las fechas

propuestas, el auditado se comunicar con el auditor lder con el fin de

acordar los posibles cambios.

a) Revisar el plan de auditoria.

b) Presentar un breve resumen de cmo se realizarn las actividades.

c) Confirmar los canales de comunicacin

d) Se debe brindar una oportunidad para que el auditado haga

preguntas.

REUNION DE APERTURA

Se debe hacer con las personas responsables de las funciones o procesos por auditar

El lder coordina la reunin de apertura

con el fin de presentar a los miembros del Equipo Auditor

Las fuentes de Informacin seleccionadas pueden variar de acuerdo con el

alcance y complejidad de la auditoria y puede incluir.

a) Entrevistas con servidores pblicos, contratistas y otras personas.

b) Observacin de actividades, y de las condiciones y medios de

trabajo circundante.

c) Documentos, tales como la poltica, objetivos, planes,

procedimientos, instrucciones, proyectos, contratos, entre otros.

d) Registros como por ejemplo los de inspeccin, supervisin,

interventoria, actas de reuniones o subcomits, reportes de auditorias,

registros de programas y seguimientos, informes de gestin y

resultados.

e) Resmenes de datos, indicadores de desempeo.

f) Registros de las bases de datos, los procedimientos.

g) Registros de otras fuentes, por ejemplo retroalimentacin de la

ciudadana y dems informacin externa pertinente, como la de los

proveedores.

h) Bases de datos computarizadas y sitios de red.

RECOLECCION DE INFORMACION

AUDITORIA EVIDENCIA OBJETIVA

EVIDENCIA QUE EXISTE.

NO INFLUENCIADA POR EMOCIONES O PREJUICIOS.

PUEDE SER DOCUMENTADA (DATOS).

PUEDE SER BASADA EN LA OBSERVACION (HECHOS).

DEBE ESTAR RELACIONADA CON EL SISTEMA INTEGRADO DE GESTION.

PUEDE SER CUANTITATIVA O CUALITATIVA.

PUEDE VERIFICARSE. (SHOW ME= MUESTREME)

Recoleccin de informacin

Fuentes de informacin

Recoleccin mediante muestreo

Verificacin

Evaluacin vs criterios

Revisin

conclusiones

INFORMACION

EVIDENCIA

HALLAZGO

Recoleccin de informacin

Cargos Criterios Procesos

Responsabilidades Entrenamiento Competencia Autoridad Interrelaciones

Manual de Calidad Procedimientos instrucciones Registros Planes

Condiciones especificas Almacenes Obras Proyectos Indicadores de seguimiento

ENTREVISTA

TECNICAS PARA LA FORMULACION DE PREGUNTAS

PROPOSITO DE LA PREGUNTA

El auditor hace las preguntas para:

1.Recolectar la informacin requerida

1.Aclarar ideas

2.Verificar la exactitud de lo que ha odo

ESTILO DE PREGUNTAS

Un auditor participativo hace preguntas de manera que:

El auditado sienta que el auditor esta interesado sinceramente en la

respuesta

Es amistoso y no arrogante ni condescendiente

Es metdico y profesional, sin ser frio ni indiferente

Da tiempo al auditado para elaborar su respuesta, en vez de

disparar preguntas rpidamente una detrs de otra, lo que puede

dar ms la sensacin de un interrogatorio

Acta con naturalidad y de acuerdo con las declaraciones del

auditado, en vez de avanzar rgidamente a travs de una larga lista

de preguntas predeterminadas que se deben responder, ya sea

pertinentes o no

Es firme y persistente con un auditado difcil o evasivo, y no deja

que se le escape

TIPO DE PREGUNTAS

CERRADAS

ABIERTAS

SONDEO

FORMULACION DE PREGUNTAS

tipo de preguntas ms utilizadas ?

CERRADAS

ABIERTAS

SONDEO

SONDEO



CERRADAS

ABIERTAS

Suministran

informacin

puntual: un

responsable,

una fecha, un

lugar

SI / NO



CERRADAS

ABIERTAS Permiten obtener

descripciones

de procesos o

actividades SONDEO

SONDEO



CERRADAS

ABIERTAS Son preguntas

abiertas para

extraer

informacin

especifica y ms

profunda


Quien Qu Cundo

Dnde

Porqu

Cmo

Cunto

Cul

P

H

A

V

Ejemplos de preguntas abiertas

Dgame que procedimiento sigue usted ?

Mustreme como funciona esto ?

De donde viene este formato?

Que hace cuando .?

En resumen, las preguntas abiertas:

Extraen informacin sin crear un comportamiento

defensivo por parte del auditado

Permiten que la conversacin se desvi y con ello

obtienen material adicional

Estimulan al auditado a expresar su punto de vista o sus

sugerencias.

Ejemplos de preguntas sondeo

Por favor, explique qu esta ocurriendo aqu ?

Porque estos inventarios no estn etiquetados ?

que quiere decir .?

Deme algn ejemplo ?

Como funciona esto ?

Me va a decir algo ms ?

Aclara temas a los que se ha referido el auditado.

En resumen, las preguntas Sondeo:

Confirman la comprensin del significado de palabras y

afirmaciones

Ayudan a evitar malos entendidos y

Brindan informacin con profundidad

Ejemplos de preguntas cerradas Usted diligenci este formato

Esta es la caneca de los desperdicios

que color de etiqueta va pegada a este tipo recipiente

quien trabaj con usted en este ajuste de controles .?

Djeme ver si entend correctamente. Me dijo que primero coloca la etiqueta en la parte superior y luego coloca la tapa

frontal algn ejemplo correcto

Permiten al auditor verificar su comprensin de lo que el auditado

desea afirmar

En resumen, las preguntas cerradas:

Permite al auditor confirmar que su resumen de los temas es

exacto

Eliminan malos entendidos al exigir informacin muy especifica y

Son tiles tanto como auditados comunicativos como con los

reservados

RECOLECCION DE EVIDENCIA

SECUENCIA DE ACTIVIDADES

Reunin de Apertura

Desarrollo de Entrevista

Anlisis y Calificacin de Hallazgos

Reunin de Cierre

Recoleccin de evidencia

Desarrollo de entrevistas

Tener en cuenta

Actitud frente al auditado

Estilo social del auditado

Formulacin de preguntas

Actitud frente el auditado

Evitar dar sorpresas

No emitir opiniones personales

No calificar ni descalificar

Basarse en hechos y datos

Ser claros en las explicaciones

Motivar a la mejora a las No Conformidades

Escuchar activamente

Demostrar paciencia


Lo equivocado

Detective Usted tiene algo que esconder

Arrogante Yo puedo encontrar lo que est

mal sin su ayuda

Consultor Porque lo hace de este modo


Lo equivocado

Duro No conformidades = serios problemas, altos costos

Blandos No conformidades = no es para preocuparse, no son riesgosas

Malicioso Lo pesqu !!!!


Lo acertado

Hacer preguntas consistentes con el alcance

Permitir al entrevistado responder y demostrar cmo son

manejados los asuntos

Dar tiempo al entrevistado para que revise los hallazgos y

para identificar los elementos del sistema en los que se

encuentran deficiencias

Cumplir con el alcance de la auditoria

ANALITICO

EMPRENDEDOR

AFABLE

EXPRESIVO

MENOS ASERTIVO

ESTILO SOCIAL DEL AUDITADO

MAS ASERTIVO

MENOS EMOTIVO

MAS EMOTIVO

EMPRENDEDOR

Requiere pruebas

Se deben presentar Alternativas

Debe apoyarse en los hechos

Se debe demostrar competencia, ser claro

Se debe apoyar sus decisiones

Se debe ser veloz en la presentacin

Se denomina emprendedor o emprendedora a aquella persona que

enfrenta con resolucin acciones difciles, tiene el sentido ms especfico

de ser aquel individuo que esta dispuesto a asumir un riesgos. Desde este

punto de vista el trmino se refiere a quien identifica una oportunidad y

organiza los recursos necesarios para ponerla en marcha.

ANALITICO

Su enfoque es procedimental

Evala acciones paso a paso

Respalda sus decisiones en datos

Demuestra con antecedentes

Necesita respaldo, informacin

Requiere tiempo para el anlisis

Analtica = analizar (buscando el porqu y para qu), se refiere a una

persona que razona todo el tiempo, por lo general indaga mas all de lo que

ve o escucha y siempre trata de llegar a sus propias conclusiones.

AFABLE

Es importante el proceso

Sus decisiones se apoyan en la relacin

Requiere visualizar integracin

Basa sus acciones en la cooperacin

Requiere tiempo para ejecutar

Persona afable, sereno, sencillo. Culto, vivir y sentir, compartir...

Crecer como personas, complementarse... No espera nada de todo

esto, pero al mismo tiempo esta abierto a todo lo que pueda surgir:

amistad, algo mas profundo y humano....,

EXPRESIVO

Demostrarle que gana y cuanto gana

Apoyar sus visiones e intuiciones

Su estilo es informal, cercano, de historias

Basa la accin en relaciones amigables

Su enfoque de trabajo es personal

Notas de Auditoria

Persona expresiva, suele transmitir muy claramente

todo lo que piensa o siente

a) Revisar los hallazgos de la auditoria y cualquier otra

informacin recolectada durante la auditoria, contra los

objetivos de la auditoria. Los hallazgos pueden indicar

conformidad o no conformidad con los criterios de auditoria y/o

identificar una oportunidad de mejora.

b) Cualquier desviacin encontrada en la auditoria se documenta,

en el formato Solicitud de accin correctiva y/o preventiva.

c) Acordar las conclusiones de la auditoria.

d) Formular las recomendaciones a que haya lugar

PREPARAR CONCLUSIONES DE AUDITORIA

El Equipo Auditor antes de la reunin de cierre debe reunirse para:

EVALUACIN DEL SISTEMA POR PROCESOS

ELEMENTOS A CONSIDERAR EN UN PROCESO POR

AUDITORIA INTERNA

ANLISIS DE LA EVIDENCIA

PROCESO

MATERIALES

PERSONAL

INFORMACION DOCUMENTACION

EQUIPO

GENERACIN DE LOS HALLAZGOS

Documentar

los Hallazgos

Revisar

los Hallazgos

Documentar las

No Conformidades

Elaborar conclusiones

de Auditoria

Revisar vs. Plan Lista

Revisin de la No Conformidades

Observacin exacta

de los hechos

Dirigida al qu, cundo, dnde

Ayuda a lograr la implementacin

eficaz de la accin correctiva

Genera acciones aumentan la satisfaccin del

cliente y mejora el desempeo de la organizacin.

FORMATO DE NO CONFORMIDAD

V ac

ANALISIS Y CALIFICACION DE HALLAZGOS

LAS DESVIACIONES SE PUEDEN PRESENTAR POR:

Las disposiciones estn establecidas y no se cumplen porque:

1. No se conocen

2. No se aplican

No existen disposiciones al respecto

ANALISIS Y CALIFICACION DE HALLAZGOS

Situacin que

presenta desviacin

La informacin no se encuentra

Faltan herramientas, personas, materiales

No es claro quien hace qu

No sabia que el documento haba

cambiado No se verifican los

resultados y tendencias

No es posible saber cundo hay desviacin

No tiene los conocimientos y

habilidades

No conoce la importancia y las

consecuencias

No sabe como se hace

La informacin no llega

LAS DESVIACIONES SE PUEDEN PRESENTAR PORQUE:

Situacin que

presenta desviacin

CONTROL DE REGISTROS

RECURSOS

RESPONSABILIDADES

CONTROL DE DOCUMENTOS

MONITOREO Y SEGUIMIENTO

PLANIFICACION

CONTROL

COMPETENCIAS

CONCIENTIZACION

COMUNICACIONES

LAS DESVIACIONES SE PUEDEN PRESENTAR PORQUE:

ENTRENAMIENTO

RESULTADOS DE AUDITORIA

OBSERVACIN

Hallazgo sustentado con evidencia objetiva que puede originar adicin, eliminacin, modificacin o replanteamiento de disposiciones vigentes

NO CONFORMIDAD

No cumplimiento de un requisito especificado

REVISIN DE HALLAZGOS

1. CLASIFICAR LOS HALLAZGOS DE CUMPLIMIENTO E INCUMPLIMIENTO DE

REQUISITOS EN OBSERVACION Y NO CONFORMIDAD.

REDACTAR LOS HALLAZGOS DE CUMPLIMIENTO OBSERVACION U OPORTUNIDAD DE MEJORA

SIEMPRE SE INICIA CON UN VERBO EN INFINITIVO EJEMPLO:

*ASEGURAR.....(ESCRIBA LA SITUACION DE MEJORA)

*GARANTIZAR....(ESCRIBA LA SITUACION DE MEJORA)

*ASEGURAR....(ESCRIBA LA SITUACION DE MEJORA)

*FORTALECER....(ESCRIBA LA SITUACION DE MEJORA)

REDACTAR LOS HALLAZGOS DE INCUMPLIMIENTO NO CONFORMIDAD SIEMPRE LLEVA UNA NEGACIN AL INICIO, INTERMEDIA O AL FINAL

EJEMPLO:

*NO SE EVIDENCIO...(ESCRIBA LA SITUACION DE ACTUAL) CUMPLE

(ESCRIBA LA SITUACION DESEADA)

AUDITORIA INTERNA DE CALIDAD HALLAZGO

SEGN NTC-ISO 9000:2000 (3.9.5)

RESULTADOS DE LA EVALUACIN DE LA EVIDENCIA DE LA AUDITORA RECOPILADA FRENTE A LOS CRITERIOS DE AUDITORA.

HALLAZGO CUMPLIMIENTO DE REQUISITOS: EL ELEMENTO SE AJUSTA A LA EXIGENCIA? LA IMPLANTACION CORRESPONDE A LA INTENCION? LA IMPLANTACION ES EFICAZ?

OBSERVACION U OPORTUNIDAD DE MEJORA.

HALLAZGO INCUMPLIMIENTO DE REQUISITOS: UNA FALLA AISLADA EN UN REQUISITO? DESVIACION

SIGNIFICATIVA EN UN REQUISITO? UN PROBLEMA MENOR QUE REQUIERE ATENCION?

AUSENCIA O FALLA COMPLETA DE UN REQUISITO?

SOLICITUD DE ACCION CORRECTIVA (SAC) = NO CONFORMIDAD.

AUDITORIA NO CONFORMIDAD

SEGN NTC-ISO 9000:2000 (3.6.2)

INCUMPLIMIENTO DE UN REQUISITO.

SE PRESENTA CUANDO AFECTA FUNCIONALIDAD DEL SISTEMA DE CALIDAD? AFECTA LA CALIDAD DEL PRODUCTO Y/O SERVICIO? AFECTA LA SATISFACCION DEL CLIENTE?

NO CONFORMIDAD MENOR=FALLA PUNTUAL HAY METODOLOGIA (AFECTA LEVEMENTE UNO, DOS O TRES DE LOS ENUNCIADOS ANTERIORES)

NO CONFORMIDAD MAYOR=FALLA TOTAL NO HAY METODOLOGIA (AFECTA FUERTEMENTE UNO, DOS O TRES DE LOS ENUNCIADOS ANTERIORES)

Anlisis y calificacin de hallazgos

No se han definido (disposiciones, normas, reglas, responsables, mecanismos para el registro) para el desarrollo de (una actividad, un proceso especifico)

No estn disponibles para consulta / no existen / no se han

definido (documentos, informes, registros, actas) sobre (un tema particular de la Norma NTCGP 1000 / 2009)

Considerando que durante la auditoria se encontr que (explicacin de la situacin) puede afirmarse que (los documentos de referencia) no son suficientes / no se considera (un tpico especifico, el registro de informacin relevante, detalle de cierto

requerimiento)

Redaccin de NC y Observaciones



Aunque en la prctica se encuentra evidencia de (una situacin particular, el diligenciamiento de un formato, la

conservacin de un registro, la ejecucin de cierta actividad) el procedimiento (especifico) no establece disposiciones sobre el particular, lo cual ocasiona / genera el riesgo de (descripcin de la situacin de riesgo identificada durante la auditoria)

La ausencia de disposiciones sobre (un tema particular) genera en la prctica ( descripcin de beneficios / obstculos especficos) aspectos corroborados con ( una descripcin de la evidencia objetiva identificada durante la auditoria)



No existen registros que demuestren la aplicacin de (un numeral o tpico especifico del documento objeto de la auditoria o

de la norma)

Despus de revisar / comparar (uno o varios registros propuestos en el documento objeto de auditoria) puede afirmarse que no se aplica ( un numeral o tpico especifico del documento), dado que (explicacin de la situacin encontrada)

Aunque existe / se cumple (registros , numeral o tpico especifico) no se encuentra / falta ( explicacin de la situacin encontrada), dado que (explicacin de la situacin encontrada)

HALLAZGOS DE INCUMPLIMIENTO MS COMUNES

PLANEACIN DE CALIDAD NO EVIDENTE.

DOCUMENTOS INTERNOS O EXTERNOS NO CONTROLADOS.

REGISTROS DE CALIDAD NO INTEGRADOS AL SISTEMA.

OBJETIVOS DE CALIDAD NO DIVULGADOS Y SIN MEDICION.

COMPETENCIAS DEL RECURSO HUMANO NO EVALUADAS, FORMACIN SUMINISTRADA NO

REQUERIDA Y SIN MEDICIN.

HALLAZGOS DE INCUMPLIMIENTO MS COMUNES

AMBIENTE DE TRABAJO NO UTILIZACION DE DOTACIN EXIGIDA PARA LA LABOR A REALIZAR.

PROCESOS SIN MEDICIN NI SEGUIMIENTO DE ACCIN CORRECTIVA.

DISPOSITIVOS DE MEDICIN NO INTEGRADOS AL SISTEMA DE GESTION DE CALIDAD.

NO CONFORMIDADES POR AUDITORIAS INTERNAS SIN CIERRE EFICAZ.

ACCIONES CORRECTIVAS SIN APOYO DE LA DIRECCIN.

Componentes para la descripcin de Fortalezas y las Oportunidades de

Mejoramiento:

Qu o Cul es la Fortaleza

Por qu es una Fortaleza?

Qu o Cul es la Oportunidad de Mejoramiento?

Por qu es una Oportunidad de Mejoramiento?

Aplicar filtro de la verdad

FORTALEZAS

Son los recursos y capacidades especiales

apropiados y utilizados por la organizacin

de manera sistemtica, y por los que puede

desarrollar una posicin privilegiada frente al

entorno. Para sealar una fortaleza se debe

demostrar que ese factor est consolidado al

interior de la organizacin y forma parte de

un sistema, en el cual:

FORTALEZAS

Los procesos estn diseados en relacin con el direccionamiento estratgico de su propio sistema

de gestin.

Los procesos son implementados de manera sistmica y cuentan con mecanismos para la

identificacin y solucin de problemas.

Los procesos responden a ciclos peridicos de evaluacin y mejoramiento, sustentados con

indicadores tanto de proceso (tems de

verificacin) como de resultado (tems de control).

OPORTUNIDADES DE MEJORAMIENTO

Son las brechas existentes entre el estado de desarrollo de los elementos, procesos o sistemas de la organizacin o la gestin, frente al estado de desarrollo requerido para su xito sostenible.

OPORTUNIDADES DE MEJORAMIENTO

La organizacin no cuenta con una visin

de sistema que articule los diferentes procesos.

La operacin de los procesos no responde con claridad al direccionamiento estratgico propio de su sistema de gestin.

No existen ciclos de evaluacin ni de mejoramiento, no cuenta con indicadores o stos no se emplean de forma sistmica

Las Fortalezas y Oportunidades de

Mejoramiento son el eje de la evaluacin.

Es por ello que una buena redaccin nos

facilita que realicemos un Plan de Accin

consistente con nuestra realidad y nos

permita optimizar el tiempo utilizado en el

mejoramiento.

La institucin ha desarrollado una intensa labor en la

definicin e implementacin de guas de trabajo, con

participacin de los directos involucrados, teniendo en

cuenta el conocimiento y necesidades actuales. Existen

mecanismos sistemticos para entrenar a todos los

involucrados y para verificar la pertinencia a los mismos.

Las brechas encontradas son analizadas y documentadas

para el aprendizaje organizacional.

La institucin ha definido guas de trabajo las cuales se evalan peridicamente

Vs

ESTILOS DE REDACCION FORTALEZAS

Deficiente

Acertada

La organizacin ha desarrollado planes de capacitacin

y entrenamiento para todo el personal, basados en las

necesidades de conocimiento detectadas de la

operacin de los procesos de la institucin. Existen

mecanismos para priorizar los vacos de conocimiento

crticos y se asignan recursos y estrategias para tal fin.

Se tienen bien definidos e implementados los

mecanismos para hacerle seguimiento al plan en los

distintos niveles y servicios de la institucin.

Se capacita y entrena a todo el personal

Vs

ESTILOS DE REDACCION FORTALEZAS

Deficiente

Acertada

Aunque la institucin ha desarrollado procesos de monitoreo, los cuales cuentan con el personal entrenado y los instrumentos necesarios, no se han documentado los aspectos claves del proceso y no se genera la informacin oportuna, veraz y confiable, con criterios que permitan identificar y definir la oportunidades de mejora .

No se cuenta con procesos de Evaluacin de procesos

vs.

ESTILOS DE REDACCION OPORTUNIDADES DE MEJORAMIENTO

Deficiente

Acertada

No se cuenta con despliegue del direccionamiento estratgico de tal manera que existan metas, responsables, recursos, indicadores, sistema de seguimiento, para garantizar que se logren los objetivos de la organizacin y que sea coherente con la visin y misin de la Institucin. No se asegura que el despliegue sea sistemtico.

No se ha llevado a cabo el despliegue del direccionamiento estratgico

Vs

ESTILOS DE REDACCION OPORTUNIDADES DE MEJORAMIENTO

Deficiente

Acertada

RECUERDE QUE TODAS LAS

FORTALEZAS DEBEN TENER

SOPORTES

Soportes de las fortalezas:

Si cree que el tem analizado es una fortaleza

deber buscar el material para soportarlo:

polticas, plan operativo, grficos de

tendencias, tablas, actas, diagramas del flujo

del proceso, cronograma de trabajo, etc., y

todos los documentos que pueden mostrar la

madurez del proceso .

Se realiza el informe definitivo correspondiente y se registra

en el formato "Informe de auditoria".

REPORTE DE AUDITORIA

El informe ser enviado al Jefe de Control Interno, para su revisin

y al Responsable del proceso auditado para su aprobacin

El informe se debe entregar por parte del Auditor Lder al Jefe de

Control Interno, mximo 8 das hbiles despus de finalizada la

auditoria.

INFORME DE AUDITORIA

INCLUIR O HACER REFERENCIA A:

Objetivo, alcance y criterios

Fechas y lugares de realizacin de

las actividades de auditora

Procesos auditados

Responsables de las actividades


CONTENIDO

INCLUIR O HACER REFERENCIA A:

Personal entrevistado

Auditor Lder, Equipo auditor

Aspectos favorables de la actividad auditada

Aspectos dbiles de la actividad auditada

Solicitud de acciones correctivas

Conclusiones de la auditora


LO QUE NO DEBE INCLUIR

Opiniones subjetivas

Informacin confidencial

Criticas a las personas

Declaraciones ambiguas

Detalles triviales

Observaciones, hallazgos, No conformidades que no fueron

discutidos en la reunin de cierre

INFORME DEFINITIVO

Se realiza la reunin de cierre con los funcionarios que atendieron

la auditoria y el dueo del proceso Auditado.

REUNION DE CIERRE

El responsable del proceso auditado dispondr de 5 das hbiles,

contados a partir de la notificacin del informe, para presentar el plan de

mejoramiento donde se determinen las acciones preventivas o

correctivas.

De esta reunin se diligencia el formato de acta de cierre de auditoria

como evidencia de los compromisos adquiridos.

,

Actividad auditada

En la reunin de cierre

se ratifican los

siguientes aspectos:

Conclusiones

Presentacin de las no conformidades si

las hay, las cuales deben ser firmadas

por el Auditado en seal de aceptacin.

FORMATO DE LAS ACCIONES

A travs de memorandos, remite el informe de

auditoria al responsable del rea, proceso,

proyecto etc, e informa a la Representante de la Direccin y a los servidores que se hayan establecido

en el plan de auditoria

DISTRIBUCION DEL INFORME

DEFINITIVO

Designa a los responsables de ejecutar las visitas de seguimiento.

Los designados realizan la visita de seguimiento y verifican el

cumplimiento de las acciones propuestas, dejando el registro en el

formato " solicitud de accin correctiva y/o preventiva

En las Auditorias siguientes se verificar la eficacia y efectividad de la

accin correctiva tomada e implementada y se registrar en el formato"

solicitud de accin correctiva y/o preventiva

En el caso que en el seguimiento no se haya ejecutado las actividades

programadas, se acuerda una segunda visita de seguimiento, si al

efectuar la misma se sigue incumpliendo el plan de actividades

propuesto, se informa al Secretario General sobre la situacin.

SEGUIMIENTO

SEGUIMIENTO DE ACCIONES

Verificar las respuestas a las solicitudes de

acciones correctivas

Elaborar el programa de la auditoria de

seguimiento

Verificar la eficacia de las acciones

implementadas

EL INFORME DE SEGUIMIENTO A ACCIONES CORRECTIVAS

La solicitud de acciones

correctivas es el vehiculo para

documentar las desviaciones y

fallas en el cumplimiento de las

especificaciones detectadas

durante la auditora.

ACCIONES FINALES

Elaborar el informe de la auditoria de seguimiento

Registrar la solucin de las no conformidades o ejecutar un

nuevo programa de implementacin de acciones

Declarar el cumplimiento satisfactorio de las acciones

correctivas

Generar el registro de solucin

Distribuir las copias pertinentes, notificando a los

implicados

FORMATO DE SEGUIMIENTO

Consolida la informacin de los reportes de auditoria y un anlisis con las debilidades y fortalezas encontradas y entrega el

reporte al Representante Legal y al Representante de la Direccin,

para la revisin gerencial, para evaluar la gestin del proceso de

auditoria.

GENERAR INFORME PARA REVISIN GERENCIAL

Reunin de Cierre

Es una actividad posterior a la actividad de campo

Permite presentar las conclusiones del equipo auditor al auditado y al jefe del cual depende

Durante los primeros ciclos de auditoria se recomienda efectuar una reunin previa del equipo auditor para obtener

consenso sobre no conformidades y observaciones.

En la reunin de cierre nicamente se presentan las no conformidades y observaciones redactadas por consenso

del equipo auditor

Reunin de Cierre

Debe darse nfasis a la obtencin de un acuerdo con los

auditados sobre no conformidades y observaciones

identificadas por el equipo auditor

Se recomienda presentar un resumen documentado de la

auditoria

Actividad Auditada

Personas entrevistadas

Conclusiones sobre aspectos favorables

Documentos consultados

Presentacin de observaciones y no conformidades

G R A C I A S

RICARDO BOGOTA CAMARGO

[email protected]

OFICINA DE CONTRO LINTERNO

SECRETARIA GENERAL ALCALDIA MAYOR DE BOGOTA

Auditorias Integrales

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