Aula 008 - Fundamentos de Organização-AdrianoLima
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SESI SENAI
Título aqui 1
INTRODUÇÃO À ADMINISTRAÇÃO
Fundamentos de
Organização
Prof. Irineu Crivillari – 1º Sem. de 2008
Fundamentos de Organização
OrganizaOrganizaççãoão
É o estabelecimento de um estrutura formal de autoridade mediante a qual se definem, dispões e coordenam as fazes e métodos de trabalho para se
atingir um objetivo. Um sistema estrutural.
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Fundamentos de Organização
OrganizaOrganizaççãoão
1) Organização Formal;
2) Hierarquia;
3) Autoridades;
4) Responsabilidade;
5) Departamentalização;
6) Classificações das Estruturas;
7) Tipos de Atividades;
8) Centralização e Descentralização;
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Fundamentos de Organização
OrganizaOrganizaççãoão
9) Condições Ambientais;
10) Meios de Formalizações;
11) Comunicação por Documentos;
12) Relatórios;
13) Layout;
14) Arquivos;
15) Patologia Organizacional;
16) Níveis Hierárquicos e Chefes em Demasia;
17) Excesso de Organização.
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Fundamentos de Organização
1.1. OrganizaOrganizaçção Formal ão Formal -- caractercaracteríísticas: sticas:
Divisão do
Trabalho
Especialização
Hierarquia
Autoridade
ResponsabilidadeRacionalismo
Coordenação
EMPRESA
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2.2. Hierarquia Hierarquia
É a disposição de níveis verticais de responsabilidade, em degraus de importância de cima para baixo.
3.3. AutoridadeAutoridade
É o direito e poder de mandar. A autoridade não se exerce de modo absoluto.
Em administração temos a Autoridade legal.
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3.1 Autoridade Legal3.1 Autoridade Legal
1) Autoridade de Linha;
2) Autoridade de staff;
3) Autoridade funcional;
4) Autoridade de fiscalização.
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4.4. ResponsabilidadeResponsabilidade
É a aceitação do papel a ser desempenhado na organização. Composto de tarefas, missões, atividades. Todo cargo encerra um grau de responsabilidade e ela não pode ser delegada.
5.5. DepartamentalizaDepartamentalizaççãoão
É o processo estabelecer unidades compostas de grupos, com funções relacionadas.
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5. 1 Crit5. 1 Critéérios de rios de DepartamentalizaDepartamentalizaççãoão
a) Por funções;
b) Por áreas geográficas;
c) Por produto;
d) Por clientela;
e) Por processo.
� Especialização� Facilitar o controle
� Auxiliar na Coordenação� Reduzir despesas
a) Por funções;
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5. 2 Exemplos de 5. 2 Exemplos de DepartamentalizaDepartamentalizaççãoão
GERÊNCIAGERAL
GERENTE DE
PRODUÇÃO
GERENTE DE
FINANCEIRO
GERENTE DE
ADMIN.
GERENTE DE
VENDAS
ORGANOGRAMA
1) Por Função
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5. 3 Exemplos de 5. 3 Exemplos de DepartamentalizaDepartamentalizaççãoão
4) Por Área Geográfica
ORGANOGRAMA
DEPTO DE VENDAS
FILIALRIO
FILIALPORTO ALEGRE
FILIALB. HORIZONTE
FILIALRECIFE
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5. 4 Exemplos de 5. 4 Exemplos de DepartamentalizaDepartamentalizaççãoão
GERÊNCIAGERAL
DEPT.ODE
LÂMPADAS
DEPT.ODE
TRANSFORMADORES
DEPT.ODE
AP. DOMÉSTICOS
ORGANOGRAMA
2) Por Produto
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5. 5 Exemplos de 5. 5 Exemplos de DepartamentalizaDepartamentalizaççãoão
4) Por Clientela
CHEFIA DE VENDAS
SEÇÃO DE VENDASA
FARMÁCIAS
SEÇÃO DE VENDASA
HOSP. PART.
ORGANOGRAMA
SEÇÃO DE VENDASA
HOSP. GOV.
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5. 6 Exemplos de 5. 6 Exemplos de DepartamentalizaDepartamentalizaççãoão
ORGANOGRAMA
3) Por Processo
CHEFIA DA DIVISÃO MÉDICA
SEÇÃO DE
RADIOLOGIA
SEÇÃO DE
CLINICA GERAL
SEÇÃO DE
ORTOPEDIA
SEÇÃO DE
LABORATÓRIO
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6.6. ClassificaClassificaçções das Estruturasões das Estruturas• Tipo Radial
CHEFIACHEFIA
CHEFIA
DEPTO. DEPTO. DEPTO.
DIVISÃO DIVISÃO DIVISÃO
CHEFIA
DEPTO. DEPTO. DEPTO.
ASSESSORIA
• Tipo Linear Simples • Tipo Linear Departamental
• Tipo Linha de Staff • Tipo Linear Funcional
CHEFIA
DEPTO. DEPTO. DEPTO.
DIVISÃO DIVISÃO DIVISÃO
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7.7. Tipos de AtividadesTipos de Atividades
a) Atividades de Direção;
b) Atividades Fins;
c) Atividades Meios;
d) Atividades Quase-Fins.
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7. 1 Tipos de Atividades7. 1 Tipos de Atividades
a) Atividades de Direção
� O conjunto de esforços no nível hierárquico mais alto da empresa;
� Atividades com: Políticas e Diretrizes da empresa, Aprovação de propostas orçamentária...;
� Assembléias de acionistas, conselho administrativos, diretoria executiva, etc.
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7. 2 Tipos de Atividades7. 2 Tipos de Atividades
b) Atividades-Fins
� O conjunto de esforços quer de estudos, quer de execução, visando realizar os fins a que se propões a empresa;
� Atividades como: Operacionalização de máquinas e ferramentas para fabricação de um produto;
� Departamento: de Produção, comercial,...
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7. 3 Tipos de Atividades7. 3 Tipos de Atividades
b) Atividades-Meios (ou Adjetivas)
� O conjunto de esforços quer de estudos, quer de execução com o objetivo de apoiar ou facilitar a realização dos fins da empresa;
� Atividades como: Atividades de pessoal, serviços jurídicos; patrimônio, finanças, relações públicas etc..
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7. 4 Tipos de Atividades7. 4 Tipos de Atividades
b) Atividades Quase-Fins
� De difícil conceituação. Entre atividades-fins e atividades-meios;
� Em uma empresa de Construção civil a compra de lápis, lâmpadas para o escritório.
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Centralização
� Quando a maioria das decisões é tomados pelos titulares situados nos escalões hierárquicos superiores da empresa;
� Promove a uniformidade de ação;
� Necessariamente: Decisões que envolvem custos elevados, definições da políticas ou da empresas;
� É necessário evitar o excesso de centralização.
8. Centraliza8. Centralizaçção e Descentralizaão e Descentralizaçção ão
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8. 1 Centraliza8. 1 Centralizaçção e Descentralizaão e Descentralizaçção ão
Descentralização
� Quando a maioria das decisões é tomados pelos níveis hierárquicos inferiores da organização;
� O Processo e suas Etapas: � Distribuição de tarefas aos subordinados;
� Permissão para assumir riscos;
� Criação responsabilidades.
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8. 2 Centraliza8. 2 Centralizaçção e Descentralizaão e Descentralizaçção ão
Descentralização
� Grau de Descentralização:� Livre - A liderança decide sem consultar ninguém;
� Com consulta - A liderança atua depois de consultar o
superior;
� Aconselhamento - A liderança só age depois de consultar uma
autoridade funcional e levar em conta os seus conselhos.
� Providencias básicas:� Estabelecer a centralização apropriada;
� Desenvolver os executivos (treinamento);
� Proporcionar a comunicação;
� Estabelecer controles adequados.
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9.9. CondiCondiçções Ambientaisões Ambientais
Um conjunto de fatores que irão influenciar diretamente na produtividade:
� Competição;
� Conflitos;
� Acomodação;
� Revoltas
� Temperatura;
� A iluminação
� Sons dentro da unidade;
� Vestuários.
� Espaço;
� Limpeza;
� Equipamentos;
� Dispositivos de segurança;
� Tensão entre Dirigentes;
� Camaradagem no grupo;
� Autoridade democrática;
� Estilos de Liderança.
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CONDIÇÕES FISIOLÓGICAS
INTERNOS EXTERNOS
CONDIÇÕES PSCICOLÓGICAS
MATERIAL DE TRABALHO
LOCAL DE TRABALHO
• Alimentação• Repouso
• Capacidade de Aprendizagem
• Capacidade de execução
• Relações emotivas
• Disposição do Maquinário
• Posição do trabalhador
• Suprimento de matéria-prima
• Temperatura• Umidade• Ventilação• Iluminação• Sons• Cores• Vestuário
9.1 Fatores que influem sobre a produtividade9.1 Fatores que influem sobre a produtividade
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São recursos técnicos a que recorrem as empresas para atuar dentro das concepções da moderna Administração; é a representação sucinta e ilustrada de um fato ou
� Organograma;
� Organograma Linear de Resp.;
� Cronograma
� Fluxogramas;
� Guias de atribuições;
� Manual de organização;
� Gráficos informativos;
� Formulários.
10.10. Meios de FormalizaMeios de Formalizaççãoão
Simplicidade;
Clareza e
Exatidão.
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Organograma:Apresentação gráfica de estrutura organizacional de uma empresa, especificando as linhas formais de autoridade, os níveis hierárquicos e a divisão das atividades.
Organograma linear de responsabilidade:Mostra as inter-relações entre os órgãos ou cargos e as atividades ; conhecido por OLR.
Cronograma:É a representação gráfica da previsão e da execução real de um trabalho (projeto, programa etc..)
10.10. Meios de FormalizaMeios de Formalizaççãoão
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Fluxogramas:Representa a seqüência lógica e normal das fazes, etapas ou passos de um trabalho, caracterizando ainda seus executores.
Guias de atribuições:É o registro escrito das atribuição e tarefas de um cargo.
Manual de organização:
É a colocação integrada dos organogramas, guias de atribuição etc., geralmente precedida pelo histórico da empresa.
10.10. Meios de FormalizaMeios de Formalizaççãoão
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10.10. Meios de FormalizaMeios de Formalizaççãoão
Gráficos informativos:
Aqueles que tem por objetivos produzir uma impressão rápida e viva, que permita a imediata apreensão dos aspecto geral do fenômeno.
Formulários.
É o registro dos dados, segundo uma finalidade específica, composto de campos apropriados e destinados ao lançamento de dados relativos a um único assunto.
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DIREÇÃO
DEPTO. DEPTO. DEPTO.
SERVIÇODIVISÃO DIVISÃO
ASSESSORIA STAFF
SEÇÃO SEÇÃO
Primeiro Plano: Alta Direção
Segundo Plano: Órgão Adm.
Terceiro Plano: Órgão Técnicos
Quarto Plano: Órgão Operacionais
10. 1 Organograma Cl10. 1 Organograma Cláássicossico
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OBS: Alguns Símbolos convencionais
X = Supervisão Geral/ = Supervisão Diretag = Execução���� = Coordenação���� = Planejamento
10. 2 Organograma Linear de Responsabilidade10. 2 Organograma Linear de Responsabilidade
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10.10. 3 Cronograma3 Cronograma
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NÃO MEXA
SIMNÃO
SIM
VOCÊ É UM BOCÓNÃO
VAIESTOURARNA SUAMÃO?
NÃO
FINJA QUE NÃO VIU
ALGUÉMSABE?
VOCÊ TA FERRADO
SIMSIM
NÃO
ESCONDA
VOCÊPODE CULPAR
OUTRA PESSOA?
NÃO
ENTÃO, NÃO HÁ PROBLEMA
SIM
A COISAFUNCIONA?
VOCÊ MEXEUNELA?
10. 4 Fluxograma10. 4 Fluxograma
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1°Trim.
2°Trim.
3°Trim.
4°Trim.
020406080
100120140160180
1°Trim. 2°Trim. 3°Trim. 4°Trim.
0
50
100
150
200
Jan Fev Mar Abr
10. 7 Gr10. 7 Grááficos informativosficos informativos
1981
1982
1983
1984
9,170
2,008
3,115
4,901
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10. 8 Formul10. 8 Formulááriosrios
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11.11. ComunicaComunicaçção por Documentosão por DocumentosCompostas por todos os elementos de informação de um sistema administrativo, de uso interno e externo àempresa. Obtêm, registram e veiculam dados com objetivo determinado
� Tipos:� Documentos Normativos;
� Documentos de comunicação formal;
� Formulários;
� Meios Magnéticos (discos, disquetes e fitas por exemplo).
� Barreiras:� Mensagens mal expressas;
� Traduções imperfeitas;
� Perdas por transmissões;
� Retenção precária;
� Desatenção, etc..Prof. Adriano Lima – 1º Sem. De 2010
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12.12. RelatRelatóóriosrios
É a exposição escritas dos fatos verificados. Deve conter mapas, tabelas, gráficos e ilustrações explicativas de forma a tornar-se acessível a qualquer leitor e ainda a quebrar a monotonia e rigidez da parte escrita.
� Apresentação:� Capa;
� Folha de Rosto;
� Introdução;
� Índice;
� Capítulos;
� Conclusões;
� Soluções e sugestões;
� Índice dos assuntos e
� Bibliografia.
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Fundamentos de Organização
13.13. LayoutLayout
É a adequação do meio físico, para a facilidade de comunicações, movimentações interna e da satisfação do homem em seu ambiente de trabalho de forma a atingir maior produtividade.
� Objetivos;
� Princípios;
� Elementos de Layout;
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� Objetivos:
• Reduzir custos e aumentar a produtividade;
• Racionalizar a utilização do espaço;
• Reduzir a movimentação de material, produtos e
pessoal;
• Racionalizar o fluxo de trabalho;
• Minimizar tempo de produção;
• Propiciar melhores condições de trabalho.
13.13. 1 Layout1 Layout
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� Princípios: • Da economia de movimentos;
• Do fluxo progressivo;• Da flexibilidade;
• Da integração.
13.13. 2 Layout2 Layout
� Elementos de Layout:
• O Espaço;• Instrumentos = desenho ou gabarito;
• Tipos: burocrático (escritórios) ou industrial;• Posto de trabalho;
• Implantação;• Condições ambientais;
• Métodos dos elos.Prof. Adriano Lima – 1º Sem. De 2010
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13.13. 2 Layout2 Layout
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14.14. ArquivosArquivos
São os órgão de documentação, os centros de documentação.
� Finalidade:� Servir a Administração, e suas grandes funções são a guarda ,
conservação e o acesso ao uso e à pesquisa.
� Classificação:� Quanto à extensão
� Quanto a freqüência de uso
� Quanto à natureza
� Quanto à finalidade
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14.14. 1 Arquivos1 Arquivos
� Métodos de Arquivos:� Ordem Alfabética;
� Ordem Geográfica;
� Ordem Cronológica;
� Ordem Assunto;
� Operações antes do Arquivamento:� Inspeção;
� Estudo;
� Classificação;
� Codificação;
� Ordenação;
� Arquivamento;
� Retirada e controle.
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15.15. Patologias OrganizacionalPatologias Organizacional
Uma estrutura de Organizacional é um organismo, um corpo humano; assim temos que, como bons administradores, zelar pela sua saúde.
As principais males:� Falta de formalização Organizacional;
� Falta e Excesso de Delegação de Autoridade;
� Subordinação Múltipla;
� Trincheira de Assessores;
� Conjugação Inadequada de Atividades;
� Amplitude de Supervisão Exagerada;
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16.16. NNííveis Hierveis Hieráárquicos e Chefe em demasiarquicos e Chefe em demasia
Conseqüências:� Dificuldade na Comunicação;
� Despesas salariais;
17.17. Excesso de organizaExcesso de organizaççãoão
Conseqüências:� Não há espaço para o arbítrio;
� Iniciativa tolhida;
� A multiplicação das atividades de staff;
� Incidência de autoridade funcional;
� Fracasso da empresa.
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FIMFIMUm homem que vive contando vantagens sobre boas ações
que nunca praticou é como uma nuvem que passa no deserto e não deixa cair um gota de chuva.
Provérbios 25.14
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