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CURSO ON-LINE ADMINISTRAÇÃO DE RECURSOS MATERIAIS E

NOÇÕES DE ADMINISTRAÇÃO DE RECURSOS MATERIAIS – MPU ANALISTA E TÉCNICO - CARGOS 1 E 46

TEORIA E EXERCÍCIOS – AULA 5 PROFESSOR: ERICK MOURA

Prof. Erick Moura www.pontodosconcursos.com.br

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ADMINISTRAÇÃO DE RECURSOS MATERIAIS E NOÇÕES DE ADMINISTRAÇÃO DE RECURSOS MATERIAIS PARA O MPU- AULA 5

PROFESSOR: ERICK MOURA

Olá pessoal ! Bom encontrá-los aqui em mais um encontro.

Nessa aula vamos abordar os seguintes tópicos para a disciplina de ADMINISTRAÇÃO DE RECURSOS MATERIAIS E NOÇÕES DE ADMINISTRAÇÃO DE RECURSOS MATERIAIS PARA O MPU:

=> Compras no Setor Público. Noções Fundamentais de Almoxarifado. Recebimento e Armazenamento de Materiais. Decreto no 99.658/1990 - Regulamenta, no âmbito da Administração Pública Federal, o reaproveitamento, a movimentação, a alienação e outras formas de desfazimento de material. Instrução Normativa nº 205/1988.

Erick, o que esse Decreto e essa Instrução Normativa estão fazendo aí ?

Calma pessoal.....rs.....Esse Decreto e a Instrução Normativa trazem algumas considerações relevantes sobre nossa disciplina de forma que iremos explorá-lo.

Quanto a este assunto, utilizarei a mesma técnica que faço em meus cursos de Legislação e que dão um resultado muito proveitoso, conforme comprovado por meus ex-alunos.

Todos prontos? Então vamos nessa !

AULA 5

ROTEIRO DA AULA – TÓPICOS

1 – Compras no Setor Público.

2 - Noções Fundamentais de Almoxarifado.

3 - Recebimento e Armazenamento de Materiais.

4 - Decreto no 99.658/1990.

5 – INSTRUÇÃO NORMATIVA Nº 205/1988.

6 - Revisão por tópicos e palavras-chave.

7 – Questões desta Aula.





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1 - Compras no Setor Público.

1.1 - CONSIDERAÇÕES INICIAIS

Nas empresas estatais e nas autarquias, como também no serviço público em geral, ao contrário da iniciativa privada, as aquisições de qualquer natureza obedecem à Lei nº 8.666/1993, a fim de, entre outros motivos, tornarem-se totalmente transparentes as compras no Setor Público.

Desta forma, a diferenciação que há entre as formas de compras se dá na formalidade no serviço público e a “informalidade” na iniciativa privada.

Ainda que exista essa particularidade, na essência, os procedimentos são praticamente similares, razão pela qual teceremos alguns comentários sobre o tema.

1.2 – A PESQUISA POR OBJETO

Nesse tipo de pesquisa, o campo principal de pesquisa é o objeto do edital a se procurar.

Assim, a utilização se dá quando se quer pesquisar direto pelo tipo de produto.

1.3 - PESQUISA POR DATA DE ENTRADA

Aqui, a pesquisa se realiza conforme a data de entrada do edital no respectivo sistema.

Esse tipo de uso se dá quando se deseja alcançar informações referentes a um período em especial ou para recuperar as informações, desde seu último acesso.

1.4 - PESQUISA POR DATA DE ENTREGA DO EDITAL

Nessa opção, o campo principal de pesquisa é a data de entrega do edital.

Seu uso ocorre quando houver necessidade de se verificar a data de entrega das propostas, funcionando como uma espécie de agenda.





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1.5 - PESQUISA POR NÚMERO DE CONTROLE

Nesse caso, o campo principal de pesquisa é o Número de Controle do Edital a ser procurado.

Seu uso ocorre na hipótese de já se ter pesquisado o edital de interesse e se deseja acompanhar as modificações e alterações do edital.

1.6 - PESQUISA GENÉRICA

Aqui, a pesquisa se realiza por intermédio da informação de qualquer palavra-chave, a ser procurada nos principais campos de pesquisa, tais como, órgão, empresa, cidade, objeto, produto, que estão no Banco de Dados.

Neste caso, o uso dessa pesquisa ocorre se houver interesse em uma palavra especial, como, por exemplo, ar condicionado, quando se retornam os editais em que constam tal palavra.

1.7 – COMPRASNET

O COMPRASNET é um Portal de Compras do Governo Federal instituído pelo Ministério do Planejamento, Orçamento e Gestão - MP, a fim de disponibilizar para a sociedade, informações referentes às licitações e contratações promovidas pelo Governo Federal, assim como para permitir a realização de processos eletrônicos de aquisição.

O COMPRASNET é um módulo do Sistema Integrado de Administração de Serviços Gerais - SIASG, que se compõe, atualmente, por diversos subsistemas com competências específicas direcionadas para a modernização dos processos administrativos dos órgãos públicos federais integrantes do Sistema de Serviços Gerais - SISG.

No endereço eletrônico www.comprasnet.gov.br podemos visualizar algumas informações relativas a negociações realizadas pela administração pública federal direta, autárquica e fundacional, tais como:

avisos de licitação

contratações realizadas





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execução de processos de aquisição pela modalidade de pregão

Além disso, o COMPRASNET coloca à disposição a legislação vigente que regula o processo de serviços gerais e de contratação, assim como diversas publicações relativas ao assunto.

No referido Portal, os fornecedores podem ter acesso a diversos serviços, tais como:

o pedido de inscrição no cadastro de fornecedores do Governo Federal

a obtenção de editais

a participação em processos eletrônicos de aquisição de bens e contratação de serviços

Uma vez realizado o cadastramento no COMPRASNET, todos os fornecedores terão automaticamente ao seu dispor os seguintes serviços:

Download do catálogo de materiais e serviços:

Possibilita ao fornecedor adquirir, por download, o catálogo da linha de fornecimento de materiais e serviços cadastrados no SICAF.

A linha de fornecimento é informada durante o cadastramento no COMPRASNET, se o fornecedor optou pelo serviço Avisos de Licitações e Cotações por e-mail.

Download de editais:

Possibilita ao fornecedor adquirir, por download, e consultar todos os editais disponíveis no site.

Consulta Listas Classificadas:

Corresponde a um importante guia de opções de compras para o Governo, pois fornece a relação de seus fornecedores, cadastrados no SICAF, ou seja, em síntese, informa quem vende o quê.

Quando se realiza o cadastramento no COMPRASNET e entrar no Acesso Seguro, o usuário do tipo Administrador poderá optar pelos seguintes serviços para ele e para seu usuário do tipo comum.





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Consulta Situação SICAF:

Possibilita que o fornecedor verifique a sua situação no SICAF (Sistema de Cadastramento de Fornecedores), bem como a validade do seu cadastro, sendo que para ter acesso à consulta, é necessário estar cadastrado no SICAF.

Pregão Eletrônico:

Fornece informações sobre os pregões eletrônicos que estão disponíveis no site, ou seja, permite que o fornecedor envie suas propostas e participe das sessões públicas virtuais e envie seus lances.

Para ter acesso a essa opção faz necessário cadastro no SICAF ou estar Credenciado em uma das Unidades de Credenciamento (UASG).

Cotação Eletrônica

Possibilita informar as cotações eletrônicas que estão disponíveis no site, permitindo que o fornecedor envie suas propostas e lances.

Essa opção é obtida após o Credenciamento do fornecedor em uma das Unidades de Credenciamento (UASG).

Atualização de dados cadastrais no SICAF:

Possibilita que o fornecedor atualize seus dados cadastrais no SICAF: CNPJ, Razão Social, endereço, telefone e e-mail.

Avisos de Vencimento de Certidões:

Nesta funcionalidade enviam-se aos fornecedores, via e-mail, os avisos de vencimento das suas certidões no SICAF.

Erick, você falou sobre usuário tipo Administrador e tipo Comum, pode explicar melhor ?

Claro.





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O USUÁRIO TIPO ADMINISTRADOR corresponde àquele que fez o primeiro cadastramento da empresa no COMPRASNET e é responsável pela opção por serviços e pelo cadastro, alteração ou exclusão de até 9 usuários comuns vinculados ao seu CPF/CNPJ.

Já o USUÁRIO TIPO COMUM corresponde àquele cadastrado no COMPRASNET pelo usuário "Administrador".

2 - Noções Fundamentais de Almoxarifado.

2.1 – CONSIDERAÇÕES INICIAIS

Não se pode admitir que um sistema funcione sem local próprio para a guarda de materiais.

Desta forma, fica claro que o Almoxarifado é o local devidamente apropriado para armazenagem e proteção dos materiais da empresa.

No entanto, para melhor entendimento, devemos conhecer algumas particularidades históricas.

Nos dias de hoje, restou muito pouco da antiga idéia de depósitos, quase sempre pior e mais inadequado local da empresa, onde os materiais se acumulavam de qualquer forma, além da utilização de mão-de-obra sem a devida qualificação e o respectivo preparo.

Ao se recorrerem às modernas técnicas, a modificação dessa situação primitiva proporcionou sistemas de manuseio e armazenagem de materiais bem sofisticados.

Assim, proporcionou-se:

redução de custos

aumento significativo da produtividade

maior segurança nas operações de controle

obtenção de informações precisas em tempo real

Desta forma, o conceito primitivo evoluiu para a moderna concepção de Almoxarifado, vocábulo derivado do termo árabe Al-Makhen, que corresponde à tradução do verbo depositar.





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2.2 – CONCEITUAÇÃO

Entre as diversas definições, podemos estabelecer o seguinte quadro sinótico.

ALMOXARIFADO

LOCAL DESTINADO À FIEL GUARDA E CONSERVAÇÃO DE MATERIAIS, EM RECINTO COBERTO OU NÃO, ADEQUADO A SUA NATUREZA

O Almoxarifado possui a função de destinar espaços onde deva permanece cada item que aguarde a necessidade de sua utilização, ficando sua localização, equipamentos e disposição interna condicionados à política geral de estoques da empresa.

O objetivo primordial de qualquer Almoxarifado é impedir divergências de inventário e perdas de qualquer natureza.

Assim, deve possibilitar condições de forma a assegurar que o material adequado, na quantidade devida, esteja no local certo, quando necessário, por meio de armazenagem de materiais, de acordo com normas adequadas, objetivando resguardar, além da preservação da qualidade, e de quantidades exatas.

Desta forma, para cumprir sua finalidade, o Almoxarifado deverá possuir instalações apropriadas, bem como recursos de movimentação e distribuição suficientes a um atendimento rápido e eficiente.

Rigorosos procedimentos quanto à retirada dos produtos no Almoxarifado preservarão os materiais armazenados, protegendo-os contra furtos e desperdícios.

A pessoa com autoridade para a retirada do estoque deve estar definida com clareza e somente pessoas autorizadas poderão exercer essa competência.

Podemos fazer a seguinte analogia: do mesmo modo que a retirada de numerário de um banco ocorre por meio da apresentação de um cheque, a retirada de materiais do Almoxarifado deve estar condicionada à apresentação da respectiva requisição.





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Assim, em síntese, podemos dizer que colocar materiais no Almoxarifado corresponde à ideia de depositar dinheiro em banco, já que seu objetivo é claramente de proteger.

2.3 - EFICIÊNCIA DO ALMOXARIFADO

Podemos afirmar que a eficiência de um Almoxarifado relaciona-se essencialmente aos seguintes fatores:

Da redução das distâncias internas percorridas pela carga e do conseqüente aumento das viagens de ida e volta

Do aumento do tamanho médio das unidades armazenadas

Da melhor utilização de sua capacidade volumétrica

2.4 - ORGANIZAÇÃO DO ALMOXARIFADO

Podemos estabelecer como organograma funcional de um determinado Almoxarifado o que trouxemos a seguir:

Por meio da análise da figura anterior, podemos sintetizar as principais atribuições do Almoxarifado:

Receber para guarda e proteção os materiais adquiridos pela empresa

ALMOXARIFADO

RECEBIMENTO

DESCARGA

CONFERÊNCIA QUANTITATIVA

CONFERÊNCIA QUALITATIVA

REGULARIZAÇÃO

ARMAZENAGEM

GUARDA

DISTRIBUIÇÃO

PROGRAMAÇÃO

ENTREGA PRESERVAÇÃO

SEPARAÇÃO

LIBERAÇÃO PARA ENTREGA

VENDA DE INSERVÍVEIS





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Entregar os materiais mediante requisições autorizadas aos usuários da empresa

Manter atualizados os registros necessários

Faz-se necessário, analisarmos algumas dos principais temas que se relacionam à estrutura funcional de um Almoxarifado.

2.4.1 - CONTROLE

Em que pese, não exista referência na estrutura organizacional do Almoxarifado, na figura anterior, o controle dos estoques está diretamente relacionado a um sistema eficiente, o qual deve fornecer, a qualquer momento:

as quantidades que se encontram à disposição e onde estão localizadas

as compras em processo de recebimento

as devoluções ao fornecedor

as compras recebidas e aceitas

Para maior agilidade das atividades, especialmente das funções referentes ao Almoxarifado, não se pode esquecer de que o controle deve fazer parte de um conjunto de atribuições de cada setor envolvido, qual seja, recebimento, armazenagem e distribuição.

2.4.2 – RECEBIMENTO

As atividades relacionadas ao recebimento abarcam desde a recepção do material na entrega pelo Fornecedor até a entrada nos estoques.

Abrangem também os materiais com política de ressuprimento e os com política de aplicação imediata, submetendo-se a critérios de conferência quantitativa e qualitativa.

A função de recebimento de materiais corresponde a um módulo de um sistema global integrado com as áreas de contabilidade, compras e transporte.





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Ela se caracteriza como interface entre o atendimento do pedido pelo Fornecedor e os estoques físico e contábil.

2.4.3 – ARMAZENAGEM

Devem-se tomar cuidados especiais no que se refere à disposição dos materiais no Almoxarifado.

Nele, podem existir produtos perecíveis, inflamáveis, tóxicos e outros, que adicionados à variedade total, irão definir os meios de armazenagem.

Observa-se que a guarda segue a critérios definidos no sistema de instalação utilizado, bem como no layout.

Desta forma, proporcionam-se condições físicas, as quais preservam a qualidade dos materiais, de acordo com o plano de armazenagem, com o intuito de realizar a ocupação plena do edifício, assim como a ordenação da arrumação.

O melhor modo de guardar é aquele que otimiza o espaço disponível nas 3 dimensões das instalações: comprimento, largura e altura.

A conservação exige conhecimentos gerais sobre o comportamento de cada material, ou seja, de seus tipos, pesos, formas físicas, etc.

2.4.4 – DISTRIBUIÇÃO

As funções anteriormente relacionadas, ou seja, receber e guardar, ficarão sem nexo se a distribuição ao usuário e/ou cliente não se concretizar.

Assim, deve-se destacar que os materiais devem ser distribuídos aos interessados por meio de programação de pleno conhecimento entre as partes envolvidas.

2.5 - DOCUMENTOS UTILIZADOS

Por fim, cabe registrarmos que, basicamente, para atendimento das diversas rotinas de trabalho, alguns documentos devem ser utilizados no Almoxarifado, que são os esquematizados a seguir.





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PRINCIPAIS DOCUMENTOS UTILIZADOS NO ALMOXARIFADO

FICHA DE CONTROLE DE ESTOQUE

(PARA EMPRESAS AINDA NÃO INFORMATIZADAS)

documento destinado a controlar manualmente o estoque, por meio de apontamentos de quantidades correspondentes às entradas e saídas, como também propiciar o input para reposição, quando o nível atingir o ponto de ressuprimento

FICHA DE LOCALIZAÇÃO

(PARA EMPRESAS AINDA NÃO INFORMATIZADAS)

documento utilizado para indicar as localizações onde o material está guardado, sendo ordenadas por ordem de código, em arquivos próprios

FICHA DE ASSINATURA CREDENCIADA

documento utilizado para identificar os funcionários autorizados a movimentar o estoque, constando, além da assinatura do credenciado, sua qualificação na empresa

COMUNICAÇÃO DE IRREGULARIDADES

documento utilizado para esclarecer ao Fornecedor os motivos da devolução, quer no aspecto quantitativo, quer no aspecto qualitativo

RELATÓRIO TÉCNICO DE INSPEÇÃO

documento utilizado para definir, sob o aspecto qualitativo, o aceite do material comprado do fornecedor

REQUISIÇÃO DE MATERIAL

documento utilizado para a retirada de materiais do Almoxarifado

DEVOLUÇÃO DE MATERIAL

documento utilizado para devolver ao estoque do Almoxarifado as quantidades de material porventura requisitadas além do necessário





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3 - Recebimento e Armazenamento de Materiais.

3.1 – RECEBIMENTO - CONSIDERAÇÕES INICIAIS

A função de Recebimento de materiais está entre as atividades de compra e pagamento ao fornecedor, ou seja, é de sua responsabilidade a conferência dos materiais destinados à empresa.

Nesse contexto, corresponde à fiel verificação de que os materiais livres de embaraçados correspondam realmente às necessidades da empresa.

Vamos esquematizar as atribuições básicas do RECEBIMENTO DE MATERIAIS no quadro a seguir.

RECEBIMENTO DE MATERIAIS - ATRIBUIÇÕES BÁSICAS

Coordenar e controlar as atividades de recebimento e devolução de materiais

Analisar a documentação recebida, bem como verificar se a compra está autorizada

Confrontar os volumes declarados na Nota Fiscal e na Guia de Transporte com os volumes a serem realmente recebidos

Proceder à conferência visual, com a verificação das respectivas condições de embalagem quanto a possíveis avarias na carga transportada e, se for o caso, apontar as ressalvas de praxe nos respectivos documentos

Proceder à conferência quantitativa e qualitativa dos materiais recebidos

Decidir pela recusa, aceite ou devolução, conforme o caso

Providenciar a regularização da recusa, devolução ou da liberação de pagamento ao fornecedor

Liberar o material desembaraçado para estoque no Almoxarifado





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Além disso, o sistema de Recebimento de materiais deve possuir, como uma de suas características, o gerenciamento global de materiais, que determinará, entre outras, as seguintes vantagens:

Racionalização e agilização, no âmbito operacional, das rotinas e procedimentos, em todos os segmentos do processo

Maior integração com os sistemas envolvidos

Estabelecimento de critérios administrativos mais adequados, para tratamento de pendências

Minimização das ocorrências de erros no processamento das informações

Basicamente, a análise do Fluxo de Recebimento de Materiais de uma organização possibilita dividir a função em 4 etapas sequenciais:

• ENTRADA DE MATERIAIS

• CONFERÊNCIA QUANTITATIVA

• CONFERÊNCIA QUALITATIVA

• REGULARIZAÇÃO

Antes de abordarmos essas fases, devemos relembrar que ocorre a análise da Nota Fiscal emitida pelo Fornecedor, documento vital e de extrema importância para os procedimentos que inicia o processo de Recebimento.

3.2 - ENTRADA DE MATERIAIS

A primeira etapa, que corresponde à entrada de materiais, representa o início do processo de Recebimento e possui como propósitos:

realizar a recepção dos veículos transportadores

proceder à triagem da documentação suporte do recebimento

encaminhar os materiais para descarga

efetuar o cadastramento dos dados pertinentes para o sistema





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3.3 - CONFERÊNCIA QUANTITATIVA

A conferência quantitativa corresponde à atividade onde se verifica se a quantidade declarada pelo Fornecedor na Nota Fiscal está igual à realmente recebida.

A comparação do recebido com o faturado realiza-se posteriormente, por meio de um funcionário que atua como regularizador que analisa as distorções detectadas, assim como providencia a recontagem, a fim de se dirimir as dúvidas eventualmente detectadas.

Quanto aos procedimentos de Recebimento, cabe destacar que é importante a metodologia do desconhecimento da quantidade faturada pelo funcionário que vai efetuar a contagem.

Desta forma, permite-se que o Conferente aponte a quantidade contada em algum formulário de conferência de quantidade, documento este preparado pelo regularizador.

3.4 - CONFERÊNCIA QUALITATIVA

Nos dias de hoje, qualidade corresponde a uma questão de sobrevivência, pois, em razão do nível de exigência do mercado consumidor, as empresas passaram a melhorar os níveis de qualidade de seus produtos.

Desta forma, o desempenho dos produtos dependerá essencialmente da qualidade dos materiais comprados, com o propósito de se ajustar à nova realidade conjuntural.

O Recebimento de materiais, além de passar por critérios de conferência quantitativa, passa por critérios de conferência qualitativa, atividade também conhecida como Inspeção Técnica.

A referida atividade é da mais alta importância no contexto de recebimento de materiais, posto que busca garantir a adequação do material ao fim a que se destina.

Por fim, cabe registrar que a análise de qualidade efetuada pela inspeção técnica, por meio da confrontação das condições contratadas pela organização com as descritas na Nota Fiscal emitida pelo Fornecedor, vem dar





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garantia do recebimento adequado do material contratado por meio do exame dos seguintes itens:

Características dimensionais

Características específicas

Restrições de especificação

3.5 - MODALIDADES DE INSPEÇÃO DE MATERIAIS

A atividade de inspeção de materiais é exercida por meio das modalidades a seguir analisadas, as quais são selecionadas pelo desempenho do fornecedor ou pela responsabilidade do material que se está a adquirir.

MODALIDADES DE INSPEÇÃO DE MATERIAIS

ACOMPANHAMENTO DURANTE A FABRICAÇÃO

Corresponde à modalidade de inspeção na qual torna-se conveniente, por questões de segurança operacional, acompanhar in loco todas as fases de produção

INSPEÇÃO NO FORNECEDOR, PRODUTO

ACABADO

Corresponde à modalidade na qual, por interesse da empresa compradora, far-se-á a inspeção do produto adquirido acabado em cada respectivo fornecedor

INSPEÇÃO POR OCASIÃO DO RECEBIMENTO

Corresponde à modalidade na qual a inspeção dos materiais adquiridos pela empresa será feita por ocasião dos respectivos recebimentos





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3.6 – ARMAZENAGEM – CONSIDERAÇÕES INICIAIS

A evolução da tecnologia ampliou seus múltiplos benefícios em relação à área de armazenagem, ou pela introdução de novos métodos de racionalização e dos fluxos de distribuição de produtos, ou pela adequação de instalações e equipamentos para movimentação física de cargas.

O principal objetivo do armazenamento é usar o espaço tridimensional da forma mais eficiente possível.

Além disso, as instalações do armazém devem proporcionar a movimentação rápida e fácil de suprimentos desde o recebimento até a expedição.

Desta forma, alguns cuidados essenciais devem ser observados, conforme colocamos no quadro a seguir.

CUIDADOS ESPECIAIS QUANTO À ARMAZENAGEM

Determinação do local, em recinto coberto ou não

Definição adequada do layout

Definição de uma política de preservação, com embalagens plenamente convenientes aos materiais

Ordem, arrumação e limpeza, de forma constante

Segurança patrimonial, contra furtos, incêndio, entre outros

Ao se otimizar a armazenagem, busca-se obter o seguinte:

Máxima utilização do espaço (ocupação do espaço)

Efetiva utilização dos recursos disponíveis (mão-de-obra e equipamentos)

Pronto acesso a todos os itens (seletividade)

Máxima proteção aos itens estocados

Boa organização

Satisfação das necessidades dos clientes





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3.7 - ARRANJO FÍSICO (LAYOUT)

O significado do termo “layout” pode ser melhor traduzido por meio de desenhos, planos, esquemas.

Assim o Arranjo Físico é o modo pelo qual, ao se inserirem figuras e gravuras, surge uma planta, ou seja, podemos estabelecer que o “layout” corresponde à “maquete no papel”.

O “layout” influencia a seleção ou adequação do local, assim como no projeto de construção, modificação ou ampliação, conforme for o caso.

Além disso, interfere na distribuição e localização dos componentes e estações de trabalho, assim como na movimentação de materiais, máquinas e operários.

Desta forma, o “layout” se inicia com a aplicabilidade da elaboração de um projeto, sendo finalizado por sua concretização.

Por fim, registra-se que para existir um projeto perfeito, há que se ter um planejamento associado a um “layout” adequado.

3.8 - CRITÉRIOS DE ARMAZENAGEM

Um processo de armazenagem pode ser simples ou complexo, a depender de algumas características intrínsecas dos materiais.

Podemos então dizer que a armazenagem torna-se complexa, em virtude de algumas características, tais como:

Fragilidade

Combustibilidade

Volatização

Oxidação

Explosividade

Intoxicação

Radiação

Corrosão





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Inflamabilidade

Volume

Peso

Forma

Desta forma, os materiais sujeitos à armazenagem complexa demandam, entre outras, de algumas necessidades básicas:

Preservação especial

Equipamentos especiais de prevenção de incêndios

Equipamentos de movimentação especiais

Meio ambiente especial

Estrutura de armazenagem especial

Manuseio especial, por intermédio de EPIs (Equipamentos de Proteção Individual) adequados

Não se pode esquecer de que, além do que vimos até aqui, o esquema de armazenagem escolhido por uma empresa depende principalmente do seguinte:

• DA SITUAÇÃO GEOGRÁFICA DE SUAS INSTALAÇÕES

• DA NATUREZA DE SEUS ESTOQUES

• TAMANHO E VALOR DOS ESTOQUES

Por fim, destaca-se que não há regras taxativas que regulem o modo como os materiais devem ser dispostos no Almoxarifado.

Desta forma, conclui-se que se deve analisar conjuntamente os aspectos comentados anteriormente, para que a organização decida pelo tipo de arranjo físico mais conveniente, a fim de selecionar qual das alternativas melhor atende a seu fluxo de materiais.





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4 - Decreto no 99.658/1990.

O Decreto nº 99.658/1990 trata sobre o reaproveitamento, a movimentação e a alienação de material, bem assim outras formas de seu desfazimento, no âmbito da Administração Pública Federal.

O referido Decreto não modifica as normas específicas de alienação e outras formas de desfazimento de material:

dos Comandos Militares e do Estado-Maior das Forças Armadas

do Departamento da Receita Federal, referentes a bens legalmente apreendidos

dos órgãos com finalidades agropecuárias, industriais ou comerciais, no que respeita à venda de bens móveis, por eles produzidos ou comercializados

Inicialmente, o Decreto traz alguns conceitos relevantes, os quais traremos a seguir esquematizados.

DEFINIÇÕES RELEVANTES

MATERIAL

designação genérica de equipamentos, componentes, sobressalentes, acessórios, veículos em geral, matérias-primas e outros itens empregados ou passíveis de emprego nas atividades dos órgãos e entidades públicas federais, independente de qualquer fator

TRANSFERÊNCIA

modalidade de movimentação de material, com troca de responsabilidade, de uma unidade organizacional para outra, dentro do mesmo órgão ou entidade

CESSÃO

modalidade de movimentação de material do acervo, com transferência gratuita de posse e troca de responsabilidade, entre órgãos ou entidades da Administração Pública Federal





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direta, autárquica e fundacional do Poder Executivo ou entre estes e outros, integrantes de qualquer dos demais Poderes da União

ALIENAÇÃO operação de transferência do direito de

propriedade do material, mediante venda, permuta ou doação

OUTRAS FORMAS DE DESFAZIMENTO

renúncia ao direito de propriedade do material, mediante inutilização ou abandono

Erick, e o tal material inservível ?

Ok. O material considerado genericamente inservível, para a repartição, órgão ou entidade que detém sua posse ou propriedade, deve ser classificado de acordo com o seguinte esquema.

CLASSIFICAÇÃO DO MATERIAL INSERVÍVEL

OCIOSO quando, embora em perfeitas condições de uso,

não estiver sendo aproveitado

RECUPERÁVEL quando sua recuperação for possível e orçar, no

âmbito, a cinqüenta por cento de seu valor de mercado

ANTIECONÔMICO quando sua manutenção for onerosa, ou seu

rendimento precário, em virtude de uso prolongado, desgaste prematuro ou obsoletismo

IRRECUPERÁVEL

quando não mais puder ser utilizado para o fim a que se destina devido a perda de suas características ou em razão da inviabilidade econômica de sua recuperação

Com relação aos materiais classificados como ociosos ou recuperáveis, temos algumas considerações relevantes.





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MATERIAIS CLASSIFICADOS COMO OCIOSOS OU RECUPERÁVEIS

serão cedidos a outros órgãos que dele necessitem

a cessão será realizada por meio de Termo de Cessão, do qual constarão:

• a indicação de transferência de carga patrimonial

• a indicação da unidade cedente para a cessionária

• o valor de aquisição ou custo de produção

se for o caso de envolver entidade autárquica, fundacional ou integrante dos Poderes Legislativo e Judiciário, a operação só poderá efetivar-se por meio de DOAÇÃO

Destaca-se que os órgãos e entidades da Administração Pública Federal direta, autárquica e fundacional informarão, por meio de ofício ou meio eletrônico, desde que certificado digitalmente por autoridade certificadora, credenciada no âmbito da Infra-Estrutura de Chaves Públicas Brasileira - ICP - BRASIL, à Secretaria de Logística e Tecnologia da Informação do Ministério do Planejamento, Orçamento e Gestão a existência de:

microcomputadores

de mesa

monitores de vídeo

impressoras

demais equipamentos

de informática

mobiliário

peças-parte

componentes

CLASSIFICADOS COMO

OCIOSO

RECUPERÁVEL

ANTIECONÔMICO

IRRECUPERÁVEL

DISPONÍVEIS PARA REAPROVEITAMENTO





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A Secretaria de Logística e Tecnologia da Informação indicará a instituição receptora dos bens, em consonância com o Programa de Inclusão Digital do Governo Federal.

Caso não ocorra manifestação por parte da referida Secretaria no prazo de 30 dias, o órgão ou entidade que houver prestado a devida informação poderá proceder ao desfazimento dos materiais.

Nos casos de alienação, a avaliação do material será feita de acordo com os preços atualizados e praticados no mercado.

A venda efetuar-se-á mediante concorrência, leilão ou convite, conforme as condições previstas na Lei nº 8.666/1993.

Qualquer licitante poderá oferecer cotação para um, vários ou todos os lotes.

O resultado financeiro que for obtido mediante alienação deverá ser recolhido junto à Conta Única do Tesouro Nacional, de acordo com a legislação pertinente.

A doação, por motivos de interesse social, poderá ser efetuada pelos órgãos integrantes da Administração Pública Federal direta, pelas autarquias e fundações, após a avaliação de sua conveniência e oportunidade, relativamente à escolha de outra forma de alienação, podendo ocorrer, em favor dos órgãos e entidades a seguir indicados, quando se tratar de material:

ocioso ou recuperável

• para outro órgão ou entidade da Administração Pública Federal direta, autárquica ou fundacional

• para outro órgão integrante de qualquer dos demais Poderes da União

antieconômico

• para Estados e Municípios mais carentes, Distrito Federal, empresas públicas, sociedade de economia mista, instituições filantrópicas, reconhecidas de utilidade pública pelo Governo Federal, e Organizações da Sociedade Civil de Interesse Público – OSCIPs





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irrecuperável

• para instituições filantrópicas, reconhecidas de utilidade pública pelo Governo Federal, e as Organizações da Sociedade Civil de Interesse Público – OSCIPs

adquirido com recursos de convênio celebrado com Estado, Território, DF ou Município e que, a critério do Ministro de Estado, do dirigente da autarquia ou fundação, seja necessário à continuação de programa governamental, após a extinção do convênio

• para a respectiva entidade convenente

destinado à execução descentralizada de programa federal, aos órgãos e entidades da Administração direta e indireta da União, dos Estados, do DF e dos Municípios e aos consórcios intermunicipais

• para exclusiva utilização pelo órgão ou entidade executora do programa, hipótese em que se poderá fazer o tombamento do bem diretamente no patrimônio do donatário, quando se tratar de material permanente, lavrando-se, em todos os casos, registro no processo administrativo competente

OBSERVAÇÃO

Os microcomputadores de mesa, monitores de vídeo, impressoras e demais equipamentos de informática, respectivo mobiliário, peças-parte ou componentes, classificados como ociosos ou recuperáveis,

poderão ser doados a instituições filantrópicas, reconhecidas de utilidade pública pelo Governo Federal, e OSCIPs que participem de

projeto integrante do Programa de Inclusão Digital do Governo Federal

Uma vez verificada a impossibilidade ou a inconveniência da alienação de material classificado como irrecuperável, a autoridade competente determinará sua retirada da carga (“descarga”) patrimonial e sua inutilização ou abandono, após a retirada das partes economicamente aproveitáveis, porventura existentes, que serão incorporados ao patrimônio.





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A referida inutilização consiste na destruição total ou parcial de material que ofereça:

ameaça vital para pessoas

risco de prejuízo ecológico

inconvenientes, de qualquer natureza, para a Administração Pública Federal

A inutilização, sempre que necessária, será feita por meio de audiência dos setores especializados, de forma a se assegurar sua eficácia.

Registra-se que os símbolos nacionais, armas, munições e materiais pirotécnicos serão inutilizados em conformidade com a legislação específica.

Entre outro os principais motivos para a inutilização de material estão esquematizados a seguir em um rol exemplificativo.

PRINCIPAIS MOTIVOS PARA A INUTILIZAÇÃO DE MATERIAIS

a sua contaminação por agentes patológicos, sem possibilidade de recuperação por assepsia

a sua infestação por insetos nocivos, com risco para outro material

a sua natureza tóxica ou venenosa

a sua contaminação por radioatividade

o perigo irremovível de sua utilização fraudulenta por terceiros

Destaca-se que a inutilização e o abandono de material serão documentados por meio de Termos de Inutilização ou de Justificativa de Abandono, os quais integrarão o respectivo processo de desfazimento do material.

As avaliações, classificação e formação de lotes, previstas no Decreto, bem assim os demais procedimentos que integram o processo de alienação de material, serão efetuados por comissão especial, instituída pela autoridade competente e composta de, no mínimo, 3 servidores integrantes do órgão ou entidade interessados.





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A Administração poderá, em casos especiais, contratar, por prazo determinado, serviço de empresa ou profissional especializado para assessorar a comissão especial quando se tratar de material de grande complexidade, vulto, valor estratégico ou cujo manuseio possa oferecer risco a pessoas, instalações ou ao meio ambiente.

O Ministério do Planejamento, Orçamento e Gestão, no exercício das suas competências definidas no inciso XVII do art. 27 da Lei no 10.683/2003, poderá expedir instruções que se fizerem necessárias à aplicação do referido Decreto.

Destaca-se que as disposições previstas no decreto aplicam-se, no que couber, às empresas públicas, sociedades de economia mista e respectivas subsidiárias ou controladas.

5 – INSTRUÇÃO NORMATIVA Nº 205/1988

5.1 – CONSIDERAÇÕES INICIAIS

A referida Instrução tem como objetivo racionalizar, com minimização de custos, a utilização de material no âmbito do Sistema de Serviços Gerais - SISG, por meio de técnicas modernas que atualizam e enriquecem essa gestão com desejáveis condições de operacionalidade, no emprego do material nas diversas atividades.

Essa Instrução fora expedida pela extinta SECRETARIA DE ADMINISTRAÇÃO PÚBLICA DA PRESIDÊNCIA DA REPÚBLICA - SEDAP/PR, cujas competências relacionadas ao órgão Central do Sistema de Serviços Gerais SISG passaram a ser de incumbência do Ministério do Planejamento, Orçamento e Gestão.

A referida Instrução Normativa estabelece, inicialmente, um importante conceito, conforme esquematizado a seguir.

MATERIAL

DESIGNAÇÃO GENÉRICA DE EQUIPAMENTOS, COMPONENTES, SOBRESSALENTES, ACESSÓRIOS, VEÍCULOS EM GERAL, MATÉRIAS-

PRIMAS E OUTROS ITENS EMPREGADOS OU PASSÍVEIS DE EMPREGO





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NAS ATIVIDADES DAS ORGANIZAÇÕES PÚBLICAS FEDERAIS, INDEPENDENTE DE QUALQUER FATOR, BEM COMO, AQUELE ORIUNDO DE DEMOLIÇÃO OU DESMONTAGEM, APARAS, ACONDICIONAMENTOS,

EMBALAGENS E RESÍDUOS ECONOMICAMENTE APROVEITÁVEIS

5.2 - DA AQUISIÇÃO

As compras de material, para reposição de estoques e/ou parra atender necessidade específica de qualquer unidade, deverão, em princípio, ser efetuadas através do Departamento de Administração, ou de unidade com atribuições equivalentes ou ainda, pelas correspondentes repartições que, no território nacional, sejam projeções dos órgãos setoriais ou seccionais, (delegacias, distritos, etc.).

5.2.1 – RACIONALIZAÇÃO

É recomendável que as unidades supracitadas centralizem as aquisições de material de uso comum, a fim de obter maior economicidade, evitando-se a proliferação. indesejável de outros setores de compras.

A descrição do material para o Pedido de Compra deverá ser elaborada por meio dos métodos, a seguir esquematizados.

MÉTODOS DE PEDIDOS DE COMPRAS

DESCRITIVO

identifica com clareza o item por meio da enumeração de suas características físicas, mecânicas, de acabamento e de desempenho, possibilitando sua perfeita caracterização para a boa orientação do processo licitatório e deverá ser utilizada com absoluta prioridade, sempre que possível

REFERENCIAL

identifica indiretamente o item, por meio do nome do material, aliado ao seu símbolo ou número de referência estabelecido pelo fabricante, não representando necessariamente preferência de marca





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Quando se tratar de descrição de material que exija maiores conhecimentos técnicos, poderão ser juntados ao pedido os elementos necessários, tais como: modelos, gráficos, desenhos, prospectos, amostras, etc.

Todo pedido de aquisição só deverá ser processado após verificação da inexistência, no almoxarifado, do material solicitado ou de similar, ou sucedâneo que possa atender às necessidades do usuário.

Deve-se evitar a compra volumosa de materiais sujeitos, em um curto espaço de tempo, à perda de suas características normais de utilização, também daqueles propensos ao obsoletismo (por exemplo - gêneros alimentícios, esferográficas, fitas impressoras em geral, corretivos para datilografia, papel carbono e impressos sujeitos a serem alterados ou suprimidos, etc.).

5.3 - DO RECEBIMENTO E ACEITAÇÃO

RECEBIMENTO corresponde ao ato pelo qual o material encomendado é entregue ao órgão público no local previamente designado, mas que não implica em aceitação.

O RECEBIMENTO transfere apenas a responsabilidade pela guarda e conservação do material, do fornecedor ao órgão recebedor.

Ele ocorre nos almoxarifados, exceto quando o mesmo não possa ou não deva ali ser estocado ou recebido, caso em que a entrega se fará nos locais designados.

Qualquer que seja o local de recebimento, o registro de entrada do material será sempre no Almoxarifado.

O RECEBIMENTO, rotineiramente, nos órgãos sistêmicos, decorrer de:

COMPRA

CESSÃO

DOAÇÃO

PERMUTA





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TRANSFERÊNCIA

PRODUÇÃO INTERNA

Considereram-se documentos hábeis para recebimento, em tais casos rotineiros:

o Nota Fiscal, Fatura e Nota Fiscal/Fatura

o Termo de Cessão/Doação ou Declaração exarada no processo relativo à Permuta

o Guia de Remessa de Material ou Nota de Transferência

o Guia de Produção

Desses documentos constarão, obrigatoriamente:

• DESCRIÇÃO DO MATERIAL

• QUANTIDADE

• UNIDADE DE MEDIDA

• PREÇOS (UNITÁRIO E TOTAL)

ACEITAÇÃO é a operação segundo a qual se declara, na documentação fiscal, que o material recebido satisfaz às especificações contratadas.

O material recebido ficará dependendo, para sua aceitação, de:

CONFERÊNCIA; E, QUANDO FOR O CASO;

EXAME QUALITATIVO

O material que apenas depender de conferência com os termos do pedido e do documento de entrega, será recebido e aceito pelo encarregado do almoxarifado ou por servidor designado para esse fim.

Se o material depender, também, de exame qualitativo, o encarregado do almoxarifado, ou servidor designado, indicará esta condição no documento de entrega do fornecedor e solicitar ao Departamento de Administração ou à unidade equivalente esse exame, para a respectiva aceitação.





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O exame qualitativo poderá ser feito por técnico especializado ou por comissão especial, da qual, em princípio, fará parte o encarregado do almoxarifado.

Quando o material não corresponder com exatidão ao que foi pedido, ou ainda, apresentar faltas ou defeitos, o encarregado do recebimento providenciar junto ao fornecedor a regularização da entrega para efeito de aceitação.

5.4 - DA ARMAZENAGEM

A ARMAZENAGEM compreende a guarda, localização, segurança e preservação do material adquirido, a fim de suprir adequadamente as necessidades operacionais das unidades integrantes da estrutura do órgão ou entidade.

A seguir, trazemos alguns dos principais cuidados na armazenagem, em um rol exemplificativo.

PRINCIPAIS CUIDADOS NA ARMAZENAGEM

os materiais devem ser resguardados contra o furto ou roubo, e protegidos contra a ação dos perigos mecânicos e das ameaças climáticas, bem como de animais daninhos

os materiais estocados a mais tempo devem ser fornecidos em primeiro lugar (primeiro a entrar, primeiro a sair - PEPS), com a finalidade de evitar o envelhecimento do estoque

os materiais devem ser estocados de modo a possibilitar uma fácil inspeção e um rápido inventário

os materiais que possuem grande movimentação devem ser estocados em lugar de fácil acesso e próximo das áreas de expedição e o material que possui pequena movimentação deve ser estocado na parte mais afastada das áreas de expedição

os materiais jamais devem ser estocados em contato direto com o piso. É preciso utilizar corretamente os acessórios de estocagem para os proteger





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a arrumação dos materiais não deve prejudicar o acesso às partes de emergência, aos extintores de incêndio ou à circulação de pessoal especializado para combater a incêndio (Corpo de Bombeiros)

os materiais da mesma classe devem ser concentrados em locais adjacentes, a fim de facilitar a movimentação e inventário

os materiais pesados e/ou volumosos devem ser estocados nas partes inferiores das estantes e porta-estrados, eliminando-se os riscos de acidentes ou avarias e facilitando a movimentação

os materiais devem ser conservados nas embalagens originais e somente abertos quando houver necessidade de fornecimento parcelado, ou por ocasião da utilização

a arrumação dos materiais deve ser feita de modo a manter voltada para o lado de acesso ao local de armazenagem a face da embalagem (ou etiqueta) contendo a marcação do item, permitindo a fácil e rápida leitura de identificação e das demais informações registradas

quando o material tiver que ser empilhado, deve-se atentar para a segurança e altura das pilhas, de modo a não afetar sua qualidade pelo efeito da pressão decorrente, o arejamento (distância de 70 cm aproximadamente do teto e de 50 cm aproximadamente das paredes)

5.5 - DA REQUISIÇÃO E DISTRIBUIÇÃO

As unidades integrantes das estruturas organizacionais dos órgãos e entidades serão supridas exclusivamente pelo seu almoxarifado.

Quanto à Distribuição temos o seguinte quadro sinótico.

DISTRIBUIÇÃO

PROCESSO PELO QUAL SE FAZ CHEGAR O MATERIAL EM PERFEITAS CONDIÇÕES AO USUÁRIO





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Já em relação aos processos de fornecimento de materiais, temos o seguinte resumo.

PROCESSOS DE FORNECIMENTO DE MATERIAIS

POR PRESSÃO

é o processo, de uso facultativo, pelo qual se entrega material ao usuário mediante tabelas de provisão previamente estabelecidas pelo setor competente, e nas épocas fixadas, independentemente de qualquer solicitação posterior do usuário. Essas tabelas são preparadas normalmente, para:

• material de limpeza e conservação

• material de expediente de uso rotineiro

• gêneros alimentícios

POR REQUISIÇÃO

é o processo mais comum, pelo qual se entrega o material ao usuário mediante apresentação de uma requisição (pedido de material) de uso interno no órgão ou entidade

As requisições/fornecimentos deverão ser feitos de acordo com:

as tabelas de provisão

catalogo de material, em uso no órgão ou entidade

As quantidades de materiais a serem fornecidos deverão ser controladas, levando-se, em conta o consumo médio mensal dessas unidades usuárias, nos 12 últimos meses.

Nas remessas de material para unidades de outras localidades, o setor remetente, quando utilizar transporte de terceiros, deverá atentar para o seguinte:

a) grau de fragilidade ou perecibilidade do material;

b) meio de transporte mais apropriado;

c) valor do material, para fins de seguro pela transportadora; e





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d) nome e endereço detalhado do destinatário de forma a facilitar o desembaraço da mercadoria ou a entrega direta a esse destinatário.

A guia de remessa de material (ou nota de transferência), além de outros dados informativos julgados necessários, deverá conter:

a) descrição padronizada do material;

b) quantidade;

c) unidade de medida;

d) preços (unitário e total);

e) numero de volumes;

f) peso;

g) acondicionamento e embalagem; e

h) grau de fragilidade ou perecibilidade do material.

O remetente comunicará, pela via mais rápida, a remessa de qualquer material, e o destinatário, da mesma forma, acusará o recebimento.

Para atendimento das requisições de material cujo estoque já se tenha exaurido, caberá ao setor de controle de estoques encaminhar o respectivo pedido de compra ao setor competente para as devidas providências.

5.6 - DA CARGA E DESCARGA

Vamos definir e estabelecer as diferenças entre os dois conceitos.

CARGA E DESCARGA

CARGA a efetiva responsabilidade pela guarda e uso de

material pelo seu consignatário

DESCARGA a transferência da responsabilidade pela guarda e

uso de material pelo seu consignatário

Toda movimentação de entrada e salda de carga deve ser objeto de registro, quer trate de material de consumo nos almoxarifados, quer trate de equipamento ou material permanente em uso pelo setor competente.





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Em ambos os casos, a ocorrência de tais registros está condicionada à apresentação de documentos que os justifiquem.

O material será considerado em carga, no almoxarifado, com o seu registro, após o cumprimento das formalidades de recebimento e aceitação.

Quando o material for obtido por meio de doação, cessão ou permuta, ele será incluído em carga, a vista do respectivo termo ou processo.

A inclusão em carga do material produzido pelo órgão sistêmico será realizada à vista de processo regular, com base na apropriação de custos feita pela unidade produtora ou, à falta destes, na valoração efetuada por comissão especial, designada para este fim.

O valor do bem produzido pelo órgão sistêmico será igual à soma dos custos estimados para matéria-prima, mão-de-obra, desgaste de equipamentos, energia consumida na produção, etc.

A descarga, que se efetivara com a transferência de responsabilidade pela guarda do material:

a) deverá, quando viável, ser precedida de exame do mesmo, realizado, por comissão especial;

b) será, como regra geral, baseada em processo regular, onde constem todos os detalhes do material (descrição, estado de conservação, preço, data de inclusão em carga, destino da matéria-prima eventualmente aproveitável e demais informações);e

c) decorrerá, no caso de material de consumo, pelo atendimento às requisições internas, e em qualquer caso), por cessão, venda, permuta, doação, inutilização, abandono (para aqueles materiais sem nenhum valor econômico) e furto ou roubo.

Em princípio, não deverá ser feita descarga isolada das peças ou partes de material que, para efeito de carga tenham sido registradas com a unidade “jogo”, “conjunto”, "coleção”, mas sim providenciada a sua recuperação ou substituição por outras com as mesmas características, de modo que fique assegurada, satisfatoriamente, a reconstituição da mencionada unidade.





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Na impossibilidade dessa recuperação ou substituição deverá ser feita, no registro do instrumento de controle do material, a observação de que ficou incompleto(a) o(a) “jogo”, “conjunto”, “coleção", anotando-se as faltas e os documentos que as consignaram.

5.7 - SANEAMENTO DE MATERIAL

Esta atividade visa a otimização física dos materiais em estoque ou em uso decorrente da simplificação de variedades, reutilização, recuperação e movimentação daqueles considerados ociosos ou recuperáveis, bem como a alienação dos antieconômicos e irrecuperáveis.

Os estoques devem ser objeto de constantes Revisões e Análises. Estas atividades são responsáveis pela identificação dos itens ativos e inativos.

Consideram-se ITENS ATIVOS aqueles requisitados regularmente em um dado período estipulado pelo órgão ou entidade.

Consideram-se ITENS INATIVOS aqueles não movimentados em um certo período estipulado pelo órgão ou entidade e comprovadamente desnecessários para utilização nestes.

O setor de controle de estoques, com base nos resulta dos obtidos em face da Revisão e Análise efetuadas promoverão levantamento dos itens, realizando pesquisas junto às unidades integrantes da estrutura do órgão ou entidade, com a finalidade de constatar se há ou não a necessidade desses itens naqueles setores.

Estas atividades também são responsáveis pelo registro sistemático de todas as informações que envolvem um item de material. Este registro deverá ser feito de modo a permitir um fácil acesso aos dados pretendidos, bem como, deverá conter dispositivos de “Alerta” para situações não desejadas.

O controle deverá sempre satisfazer às seguintes condições:

a) fácil acesso às informações;

b) atualização num menor tempo possível entre a ocorrência do fato e o registro.





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Traremos no quadro a seguir as competências do setor de Controle de Estoques.

COMPETÊNCIAS DO SETOR DE CONTROLE DE ESTOQUES

determinar o método e grau de controles a serem adotados para cada item

manter os instrumentos de registros de entra das e saldas atualizados

promover consistências periódicas entre os registros efetuados no Setor de Controle de Estoques com os dos depósitos (fichas de prateleira) e a conseqüente existência física do material na quantidade registrada

identificar o intervalo de aquisição para cada item e a quantidade de ressuprimento

emitir os pedidos de compra do material rotineirarnente adquirido e estocável

manter os itens de material estocados em níveis compatíveis com a política traçada pelo órgão ou Entidade

identificar e recomendar ao Setor de Almoxarifado a retirada física dos itens inativos devido a obsolescência, danificação ou a perda das características normais de uso e comprovadamente inservíveis, dos depósitos subordinados a esse setor

5.7.1 - TIPOS DE CONTROLES

Generalizar o controle, seria, além de dispendioso, às vezes impossível quando a quantidade e diversidade são elevadas.

Deste modo, o controle deve ser feito de maneira diferente para cada item de acordo com o grau de importância, valor relativo, dificuldades no ressuprimento.





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Estes controles podem ser:

a) registro de pedidos de fornecimento (requisições);

b) acompanhamento periódico;

c) acompanhamento a cada movimentação.

Em se tratando de itens que envolvem valores elevados ou de importância vital para a organização, à medida que são requisitados deve-se observar o Intervalo de Aquisição para que não ocorram faltas e conseqüente ruptura do estoque.

5.7.2 - RENOVAÇÃO DE ESTOQUE

O acompanhamento dos níveis de estoque e as decisões de quando e quanto comprar deverão ocorrer em função da aplicação das fórmulas que colocaremos mais adiante.

Em termos de fatores de ressuprimento, temos algumas definições relevantes, conforme colocadas a seguir.

FATORES DE RESSUPRIMENTO - DEFINIÇÕES

CONSUMO MÉDIO MENSAL (C)

média aritmética do consumo nos últimos 12 meses

TEMPO DE AQUISIÇÃO (T)

período decorrido entre a emissão do pedido de compra e o recebimento do material no Almoxarifado (relativo, sempre, à unidade mês)

INTERVALO DE AQUISIÇÃO (I)

período compreendido entre duas aquisições normais e sucessivas

ESTOQUE MÍNIMO OU DE SEGURANÇA (EM)

é a menor quantidade de material a ser mantida em estoque capaz de atender a um consumo superior ao estimado para um certo período ou para atender à demanda normal em caso de atraso da entrega da nova aquisição. É aplicável tão-somente aos itens





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indispensáveis aos serviços do órgão ou entidade. Obtém-se multiplicando o consumo médio mensal por uma fração (f) do tempo de aquisição que deve, em princípio, variar de 0,25 de T a 0,50 de T

ESTOQUE MÁXIMO (EM)

a maior quantidade de material admissível em estoque, suficiente para o consumo em certo período, devendo-se considerar a área de armazenagem, disponibilidade financeira, imobilização de recursos, intervalo e tempo de aquisição, perecimento, obsoletismo etc. Obtém-se somando ao Estoque Mínimo o produto do Consumo Médio Mensal pelo Intervalo de Aquisição

PONTO DE PEDIDO (PP)

Nível de Estoque que, ao ser atingido, determina imediata emissão de um pedido de compra, visando a recompletar o Estoque Máximo. Obtém-se somando ao Estoque Mínimo o produto do Consumo Médio Mensal pelo Tempo de Aquisição

QUANTIDADE A RESSUPRIR (Q)

número de unidades a adquirir para recompor o Estoque Máximo. Obtém-se multiplicando o Consumo Médio Mensal pelo Intervalo de Aquisição

Desta forma, temos as seguintes fórmulas aplicáveis à gerência de Estoques:

a) Consumo Médio Mensal (C) = Consumo Anual 12

b) Estoque Mínimo Em = E x f

c) Estoque Máximo EM = Em + C x I

d) Ponto de Pedido Pp = Em + C x T

e) Quantidade a Ressuprir Q= C x I





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Com as informações obtidas com essas fórmulas, os parâmetros de revisão poderão ser redimensionados à vista dos resultados do controle e corrigidas as distorções porventura existentes nos estoques.

Vamos a um exemplo meramente elucidativo.

Item: Fita corrigível para máquina de escrever mod. IBM 82.

Supondo-se conhecidos:

1. Consumo:

ANO JAN FEV MAR ABR MAI JUN JUL AGO SET OUT NOV DEZ TOTAL

2009 260 270 250 286 264 230 320 210 250 246 264 270 3.120

2. Tempo de Aquisição (T) : 2 (dois) meses

3. Intervalo de Aquisição (I) : 6 meses (aquisição semestrais)

4. Estoque mínimo (Em): fixado para o atendimento de requisições durante 0,25 do tempo de aquisição (T)

CALCULAR:

I – CONSUMO MÉDIO MENSAL C = CONSUMO ANUAL 12

C = 3 . 120

12

C = 260 fitas

II – ESTOQUE MÍNIMO Em = C x f

Em = 260 x (0,25 x 2)

Em = 260 x 0,50

Em = 130 fitas

III – ESTOQUE MÁXIMO EM = Em + C x I

EM = 130 + (260 x 6)

EM = 130 + 1.560

EM = 1.690 fitas





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IV – PONTO DE PEDIDO Pp = Em + C x T

Pp = 130 + ( 260 x 2)

Pp = 130 + 520

Pp = 650 fitas

V – QUANTIDADE A RESSUPRIR Q = C x I

Q = 260 x 6

Q = 1.560 fitas

5.7.3 - DA MOVIMENTAÇÃO E CONTROLE

A movimentação de material entre o almoxarifado e outro depósito ou unidade requisitante devera ser precedida sempre de registro no competente instrumento de controle (ficha de prateleira, ficha de estoque, listagens processadas em computador) à vista de guia de transferência, nota de requisição ou de outros documentos de descarga.

Ao Departamento de Administração ou unidade equivalente compete ainda: supervisionar e controlar a distribuição racional do material requisitado, promovendo os cortes necessários nos pedidos de fornecimento das unidades usuárias, em função do consumo médio apurado em série histórica anterior que tenha servido de suporte para a projeção de estoque vigente com finalidade de evitar, sempre que possível, a demanda reprimida e a conseqüente ruptura de estoque.

Nenhum equipamento ou material permanente poderá ser distribuído à unidade requisitante sem a respectiva carga, que se efetiva com o competente Termo de Responsabilidade, assinado pelo consignatário, ressalvados aqueles de pequeno valor econômico, que deverão ser relacionados (relação carga).

Cumpre ao Departamento de Administração ou unidade equivalente no que concerne ao material distribuído, cuidar da sua localização, recolhimento, manutenção e redistribuição, assim como da emissão dos competentes Termos de Responsabilidade que deverão conter os elementos necessários à perfeita caracterização do mesmo.





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Para efeito de identificação e inventário os equipamentos e materiais permanentes receberão números seqüenciais de registro patrimonial.

IMPORTANTE

O NÚMERO DE REGISTRO PATRIMONIAL DEVERÁ SER APOSTO AO MATERIAL, MEDIANTE GRAVAÇÃO, FIXAÇÃO DE PLAQUETA OU

ETIQUETA APROPRIADA

PARA O MATERIAL BIBLIOGRÁFICO, O NÚMERO DE REGISTRO PATRIMONIAL PODERÁ SER APOSTO MEDIANTE CARIMBO

Em caso de redistribuição de equipamento ou material permanente, o termo de responsabilidade deverá ser atualizado fazendo-se dele constar a nova localização, e seu estado de conservação e a assinatura do novo consignatário.

Nenhum equipamento ou material permanente poderá ser movimentado, ainda que, sob a responsabilidade do mesmo consignatário, sem prévia ciência do Departamento de Administração ou da unidade equivalente.

Todo equipamento ou material permanente somente poderá ser movimentado de uma unidade organizacional para outra por meio do Departamento de Administração ou da unidade equivalente.

Compete ao Departamento de Administração ou unidade equivalente promover previamente o levantamento dos equipamentos e materiais permanentes em uso junto aos seus consignatários, com a finalidade de constatar os aspectos quantitativos e qualitativos desses.

O consignatário, independentemente de levantamento, deverá comunicar ao Departamento de Administração ou unidade equivalente qualquer irregularidade de funcionamento ou danificação nos materiais sob sua responsabilidade.

O Departamento de Administração ou unidade equivalente providenciara a recuperação do material danificado sempre que verificar a sua viabilidade econômica e oportunidade.





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5.8 - DOS INVENTÁRIOS FÍSICOS

Quanto a este tema, vamos colocar as informações em um quadro sinótico para facilitarmos nossos estudos.

INVENTÁRIO FÍSICO

INSTRUMENTO DE CONTROLE PARA A VERIFICAÇÃO DE ESTOQUES NOS ALMOXARIFADOS E DEPÓSITOS, E DOS EQUIPAMENTOS E

MATERIAIS PERMANENTES, EM USO NO ÓRGÃO OU ENTIDADE, QUE IRÁ PERMITIR, ENTRE OUTROS:

o ajuste dos dados escriturais de saldos e movimentações dos estoques com o saldo físico real nas instalações de armazenagem

a análise do desempenho das atividades do encarregado do almoxarifado através dos resultados obtidos no levantamento físico

o levantamento da situação dos materiais estocados no tocante ao saneamento dos estoques

o levantamento da situação dos equipamentos e materiais permanentes em uso e das suas necessidades de manutenção e reparos

a constatação de que o bem móvel não é necessário naquela unidade

Quanto aos Tipos de Inventários Físicos, temos o seguinte quadro resumo.

TIPOS DE INVENTÁRIOS FÍSICOS

ANUAL

destinado a comprovar a quantidade e o valor dos bens patrimoniais do acervo de cada unidade gestora, existente em 31/dez de cada exercício constituído do inventário anterior e das variações patrimoniais ocorridas durante o exercício





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INICIAL realizado quando da criação de uma unida

de gestora, para identificação e registro dos bens sob sua responsabilidade

DE TRANSFERÊNCIA DE RESPONSABILIDADE

realizado quando da mudança do dirigente de uma unidade gestora

DE EXTINÇÃO E TRANSFORMAÇÃO

realizado quando da extinção ou transformação da unidade gestora

EVENTUAL realizado em qualquer época, por

iniciativa do dirigente da unidade gestora ou por iniciativa do órgão fiscalizador

Nos inventários destinados a atender às exigências do órgão fiscalizador (SISTEMA DE CONTROLE INTERNO), os bens móveis (material de consumo, equipamento, material permanente e semoventes) serão agrupados segundo as categorias patrimoniais constantes do plano de Contas Único.

No inventário analítico, para a perfeita caracterização do material, figurarão:

a) descrição padronizada;

b) número de registro;

c) valor (preço de aquisição, custo de produção, valor arbitrado ou preço de avaliação);

d) estado (bom, ocioso, recuperável, antieconômico ou irrecuperável);

e) outros elementos julgados necessários.

O material de pequeno valor econômico que tiver seu custo de controle evidentemente superior ao risco da perda poderá ser controlado por meio do simples relacionamento de material.

O bem móvel cujo valor de aquisição ou custo de produção for desconhecido será avaliado tomando como referência o valor de outro, semelhante ou sucedâneo, no mesmo estado de conservação e a preço de mercado.





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Sem prejuízo de outras normas de controle dos sistemas competentes, o Departamento de Administração ou unidade equivalente poderá utilizar como instrumento gerencial o Inventário Rotativo, que consiste no levantamento rotativo, continuo e seletivo dos materiais existentes em estoque ou daqueles permanentes distribuídos para uso, feito de acordo com uma programação de forma a que todos os itens sejam recenseados ao longo do exercício.

Poderá também ser utilizado o Inventário por Amostragens para um acervo de grande porte.

Esta modalidade alternativa consiste no levantamento em bases mensais, de amostras de itens de material de um determinado grupo ou classe, e inferir os resultados para os demais itens do mesmo grupo ou classe.

Os inventários físicos de cunho gerencial, no âmbito do SISG deverão ser efetuados por Comissão designada pelo Diretor do Departamento de Administração ou unidade equivalente, ressalvados aqueles de prestação de contas, que deverão se subordinar às normas do Sistema de Controle Interno.

5.9 - DA CONSERVAÇÃO E RECUPERAÇÃO

É obrigação de todos a quem tenha sido confiado material para a guarda ou uso, pela sua boa conservação e diligenciar no sentido da recuperação daquele que se avariar.

Com o objetivo de minimizar os curso com a reposição de bens móveis do acervo, compete ao Departamento de Administração, ou unidade equivalente organizar, planejar e operacionalizar um plano integrado de manutenção e recuperação para todos os equipamentos e materiais permanentes em uso no órgão ou entidade, objetivando o melhor desempenho possível e uma maior longevidade desses.

A manutenção periódica deve obedecer às exigências dos manuais técnicos de cada equipamento ou material permanente, de forma mais racional e econômica possível para o órgão ou entidade.

A recuperação somente será considerada viável se a despesa envolvida com o bem móvel orçar no máximo a 50% do seu valor estimado no mercado.





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Se o material for considerado antieconômico ou irrecuperável, o ele será alienado, de acordo com o disposto na legislação vigente.

5.10 - DA RESPONSABILIDADE E INDENIZAÇÃO

Todo servidor público poderá ser chamado à responsabilidade pelo desaparecimento do material que lhe for confiado, para guarda ou uso, bem como pelo dano que, dolosa ou culposamente, causar a qualquer material, esteja ou não sob sua guarda.

É dever do servidor comunicar, imediatamente, a quem de direito, qualquer irregularidade ocorrida com o material entregue aos seus cuidados.

O documento básico para ensejar exame do material e/ou averiguação de causas da irregularidade havida com o mesmo, será a comunicação do responsável pelo bem, de maneira circunstanciada, por escrito, sem prejuízo de participações verbais, que, informalmente, antecipam a ciência, pelo administrador, dos fatos ocorridos.

Recebida a comunicação o dirigente do Departamento de Administração ou da unidade equivalente, após a avaliação da ocorrências poderá:

a) concluir que a perda das características ou avaria do material decorreu do uso normal ou de outros fatores que independem da ação do consignatário ou usuário;

b) identificar, desde logo, o(s) responsável(eis) pelo dano causado ao material, sujeitando-o(s) às respectivas providências;

c) designar comissão especial para apuração da irregularidade, cujo relatório deverá abordar os seguintes tópicos, orientando, assim, o julgamento quanto à responsabilidade do(s) envolvidos no evento:

- ocorrência e suas circunstâncias;

- estado em que se encontra o material;

- valor do material, de aquisição, arbitra do e valor de avaliação;

- possibilidade de recuperação do material e, em caso negativo, se há matéria-prima a aproveitar;





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- sugestão sobre o destino a ser dado ao material; e,

- grau de responsabilidade da(s) pessoa(s) envolvida(s).

Uma vez que se caracterize a existência de responsável(eis) pela avaria ou desaparecimento do material, ficará (ão) esse (s) responsável(eis) sujeito(s), conforme o caso e além de outras penas que forem julgadas cabíveis, a:

a) arcar com as despesas de recuperação do material; ou

b) substituir o material por outro com as mesmas características; ou

c) indenizar, em dinheiro, esse material, a preço de mercado, valor que deverá ser apurado em processo regular através de comissão especial designada pelo dirigente do Departamento de Administração ou da unidade equivalente.

Da mesma forma, quando se tratar de material cuja unidade seja “jogo”, “conjunto”, “coleção”, suas peças ou partes danificadas deverão ser recuperadas ou substituídas por outras com as mesmas características, ou na impossibilidade dessa recuperação ou substituição, indenizadas, em dinheiro, de acordo com o disposto no subitem 10.3., alínea c, da INSTRUÇÃO NORMATIVA Nº 205/1988.

Quando se tratar de material de procedência estrangeira, a indenização será feita com base no valor da reposição (considerando-se a conversão ao câmbio vigente na data da indenização).

Quando não for (em), de pronto, identificados responsável(eis) pelo desaparecimento ou dano do material, o detentor da carga solicitar ao chefe imediato providências para abertura de sindicância, por comissão incumbida de apurar a responsabilidade pelo fato e comunicação ao órgão de Controle Interno, visando assegurar o respectivo ressarcimento à Fazenda Pública, conforme previsto no art. 84, do Decreto-Lei nº 200/67.

Todo servidor ao ser desvinculado do cargo, função ou emprego, deverá passar a responsabilidade o material sob sua guarda a outrem, salvo em casos de força maior, quando:





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a) impossibilitado de fazer, pessoalmente, a passagem de responsabilidade do material, poderá o servidor delegar a terceiros essa incumbência; ou

b) não tendo esse procedido na forma da alínea anterior, poderá ser designado servidor do órgão ou instituída comissão especial pelo dirigente do Departamento de Administração ou da unidade equivalente, nos casos de cargas mais vultosas, para conferência e passagem do material.

Caberá ao órgão cujo servidor estiver deixando o cargo, função ou emprego, tomar as providências preliminares para a passagem de responsabilidade, indicando, inclusive, o nome de seu substituto ao setor de controle do material permanente.

A passagem de responsabilidade deverá ser feita, obrigatoriamente, à vista da verificação física de cada material permanente e lavratura de novo Termo de Responsabilidade.

Na hipótese de ocorrer qualquer pendência ou irregularidade, caberá ao dirigente do Departamento de Administração ou da unidade equivalente adotar as providências cabíveis necessárias à apuração e imputação de responsabilidade.

5.11 - DA CESSÃO E ALIENAÇÃO

Vamos diferenciar esses conceitos no quadro a seguir.

CESSÃO E ALIENAÇÃO

CESSÃO

consiste na movimentação de material do Acervo, com transferência de posse, gratuita, com troca de responsabilidade, de um órgão para outro, dentro do âmbito da Administração Federal Direta

ALIENAÇÃO consiste na operação que transfere o direito de propriedade do material mediante, venda, permuta ou doação





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Compete ao Departamento de Administração ou a unidade equivalente, sem prejuízo de outras orientações que possam advir do órgão central do Sistema de Serviços Gerais – SISG:

Colocar à disposição, para cessão, o material identificado como inativo nos almoxarifados e os outros bens móveis distribuídos, considera dos ociosos

Providenciar a alienação do material considerado antieconômico e irrecuperável

5.12 - DISPOSIÇÕES FINAIS

Nenhum material deverá ser liberado aos usuários, antes de cumpridas as formalidades de recebimento, aceitação e registro no competente instrumento de controle (ficha de prateleira, ficha de estoque, listagens).

O Departamento de Administração ou a unidade equivalente de verá acompanhar a movimentação de material ocorrida no âmbito do órgão ou entidade, registrando os elementos indispensáveis ao respectivo controle físico periódico com a finalidade de constatar as reais necessidades dos usuários e evitar os eventuais desperdícios.

As comissões especiais de que trata a INSTRUÇÃO NORMATIVA Nº 205/1988, deverão ser constituídas de, no mínimo, três servidores do órgão ou entidade, e serão instituídas pelo Diretor do Departamento de Administração ou unidade equivalente e, no caso de impedimento desse, pela Autoridade Administrativa a que ele estiver subordinado.

As disposições da INSTRUÇÃO NORMATIVA Nº 205/1988 aplicam-se, no que couber, aos Semoventes, que correspondem à definição dada pelo Direito aos animais de rebanho (como bovinos, ovinos, suínos, caprinos, equinos, etc.) que constituem patrimônio.

Pessoal, na nossa última aula traremos alguns exercícios de revisão sobre toda a nossa matéria, bem como um tópico onde abordaremos as principais dúvidas da nossa disciplina.





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CAIU NA PROVA !

Acerca da movimentação, da alienação e de outras formas de desfazimento de materiais, julgue os itens.

31 - (CESPE/SERPRO/2008) Um dos objetivos de um sistema de logística industrial eficiente deve ser a coordenação do movimento de estoques de matéria-prima, para que os níveis de estoque e o capital empatado sejam reduzidos ao mínimo.

Comentários:

O gabarito da questão é CERTO.

Os principais objetivos da função Logística são os que colocamos esquematizados a seguir.

PRINCIPAIS OBJETIVOS DA LOGÍSTICA

Fazer com que o produto correto, esteja no local e na hora correta a um custo reduzido

Aumentar o grau de satisfação dos clientes

Deixar de ter um enfoque meramente operacional e passar a ter um enfoque estratégico.

1. Right Material (material correto)

2. Right Quantity (quantidade correta)

3. Right Quality (qualidade correta)

4. Right Place (lugar correto)

5. Right Time (tempo correto)

6. Right Method (método correto)

7. Right Cost (custo correto)

8. Right Impression (impressão correta)

Diante dessas informações, percebemos que a assertiva está correta.





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32 - (CESPE/SERPRO/2008) Nenhum equipamento ou material permanente poderá ser distribuído à unidade requisitante sem respectiva carga, que efetiva tal movimentação com o competente termo de responsabilidade, assinado pelo consignatário.

Comentários:


A assertiva se refere ao item 7.11 da Instrução Normativa SEDAP/PR nº 205/1988, onde se prevê o seguinte:

“Nenhum equipamento ou material permanente poderá ser distribuído à unidade requisitante sem a respectiva carga, que se efetiva com o competente Termo de Responsabilidade, assinado pelo consignatário, ressalvados aqueles de pequeno valor econômico, que deverão ser relacionados (relação carga), consoante dispõe a I.N./SEDAP nº 142/83.”

33 - (CESPE/SERPRO/2008) Os equipamentos, os materiais de expediente e os bens permanentes deverão receber número seqüencial de registro patrimonial que deverá ser aposto ao material, mediante gravação, fixação de plaquetas ou etiqueta apropriada, salvo o material bibliográfico, que poderá ser aposto mediante carimbo e quando destinado a órgão fiscalizador.

Comentários:

O gabarito da questão é ERRADO.

O item diverge do que se preconiza os itens 7.13, 7.13.1 e 7.13.2 da Instrução Normativa SEDAP/PR nº 205/1988, trancrito a seguir:

“7.13. Para efeito de identificação e inventário os equipamentos e materiais permanentes receberão números seqüenciais de registro patrimonial.

7.13.1. O número de registro patrimonial deverá ser aposto ao material, mediante gravação, fixação de plaqueta ou etiqueta apropriada.

7.13.2. Para o material bibliográfico, o número de registro patrimonial poderá ser aposto mediante carimbo.”





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Assim, podemos observar que a assertiva apresenta imprecisão em relação ao material de expediente, pois não tem como se apor qualquer número de patrimônio como, por exemplo, uma resma de papel.

Da mesma forma, a parte final está inadequada, pois, em relação ao material bibliográfico, não é preciso ser aposto carimbo, quando destinado a órgão fiscalizador.


34 - (CESPE/SERPRO/2008) A alienação consiste na operação que transfere o direito de propriedade do material mediante venda, permuta ou doação.

Comentários:


A assertiva está de acordo com o item 11.1 da Instrução Normativa SEDAP/PR nº 205/1988.

Neste ponto, cabe distinguirmos 2 conceitos relevantes para diferenciarmos melhor com o quadro a seguir.

IMPORTANTE

CESSÃO

CORRESPONDE À MOVIMENTAÇÃO DE MATERIAL DO ACERVO, COM TRANSFERÊNCIA DE POSSE, GRATUITA, COM TROCA DE RESPONSABILIDADE, DE UM ÓRGÃO PARA OUTRO, DENTRO DO ÂMBITO DA ADMINISTRAÇÃO FEDERAL DIRETA.

ALIENAÇÃO É A OPERAÇÃO QUE TRANSFERE O DIREITO DE PROPRIEDADE DO MATERIAL MEDIANTE, VENDA, PERMUTA OU DOAÇÃO





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35 - (CESPE/SERPRO/2008) A descrição do material para o pedido de compra deverá ser elaborada por meio de dois métodos. Um deles, o método descritivo, identifica com clareza o item por meio da enumeração de suas características físicas, mecânicas, de acabamento e de desempenho, possibilitando sua perfeita caracterização para a boa orientação do processo licitatório, e deverá ser utilizado com absoluta prioridade, sempre que possível.

Comentários:


O item está conforme o previsto nos itens 2.2 e 2.2.1 da Instrução Normativa SEDAP/PR nº 205/1988.

Vamos esquematizar esses 2 métodos para que não possamos errar na hora da prova.

MÉTODOS DE DESCRIÇÃO DO MATERIAL PARA O PEDIDO DE COMPRA

DESCRITIVO

CORRESPONDE AO MÉTODO QUE IDENTIFICA COM CLAREZA O ITEM MEDIANTE A ENUMERAÇÃO DE SUAS CARACTERÍSTICAS FÍSICAS, MECÂNICAS, DE ACABAMENTO E DE DESEMPENHO

POSSIBILITA A PERFEITA CARACTERIZAÇÃO DO MATERIAL PARA A BOA ORIENTAÇÃO DO PROCESSO LICITATÓRIO

DEVERÁ SER UTILIZADO COM ABSOLUTA PRIORIDADE, SEMPRE QUE POSSÍVEL

REFERENCIAL

É O MÉTODO QUE IDENTIFICA INDIRETAMENTE O ITEM, POR MEIO DO NOME DO MATERIAL, ALIADO AO SEU SÍMBOLO OU NÚMERO DE REFERÊNCIA ESTABELECIDO PELO FABRICANTE

NÃO REPRESENTA NECESSARIAMENTE PREFERÊNCIA DE MARCA





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36 - (CESPE/SERPRO/2008) O recebimento é a operação segundo a qual se declara, na documentação fiscal, que o material recebido satisfaz às especificações contratadas.

Comentários:

O gabarito da questão é ERRADO.

Conforme consta no item 3 e 3.3 da Instrução Normativa SEDAP/PR nº 205/1988, o conceito apresentado se refere à ACEITAÇÃO.

Vamos resumir os conceitos.

IMPORTANTE

RECEBIMENTO

É O ATO PELO QUAL O MATERIAL ENCOMENDADO É ENTREGUE AO ÓRGÃO PÚBLICO NO LOCAL PREVIAMENTE DESIGNADO, NÃO IMPLICANDO EM ACEITAÇÃO.

TRANSFERE-SE APENAS A RESPONSABILIDADE PELA GUARDA E CONSERVAÇÃO DO MATERIAL, DO FORNECEDOR AO ÓRGÃO RECEBEDOR.

OCORRE NOS ALMOXARIFADOS, SALVO QUANDO O MESMO NÃO POSSA OU NÃO DEVA ALI SER ESTOCADO OU RECEBIDO, CASO EM QUE A ENTREGA SE FARÁ NOS LOCAIS DESIGNADOS.

QUALQUER QUE SEJA O LOCAL DE RECEBIMENTO, O REGISTRO DE ENTRADA DO MATERIAL SERÁ SEMPRE NO ALMOXARIFADO

ACEITAÇÃO

CORRESPONDE À OPERAÇÃO SEGUNDO A QUAL SE DECLARA, NA DOCUMENTAÇÃO FISCAL, QUE O MATERIAL RECEBIDO SATISFAZ ÀS ESPECIFICAÇÕES CONTRATADAS.

Além disso, podemos registrar que o RECEBIMENTO, rotineiramente, nos órgãos sistêmicos, decorre de:





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A) COMPRA

B) CESSÃO

C) DOAÇÃO

D) PERMUTA

E) TRANSFERÊNCIA

F) PRODUÇÃO INTERNA

Além disso, o material recebido ficará dependendo, para sua ACEITAÇÃO, de:

CONFERÊNCIA

EXAME QUALITATIVO, QUANDO FOR O CASO

6 - Revisão por tópicos e palavras-chave.

ALMOXARIFADO

LOCAL DESTINADO À FIEL GUARDA E CONSERVAÇÃO DE MATERIAIS, EM RECINTO COBERTO OU NÃO, ADEQUADO A SUA NATUREZA

PRINCIPAIS DOCUMENTOS UTILIZADOS NO ALMOXARIFADO

FICHA DE CONTROLE DE ESTOQUE

(PARA EMPRESAS AINDA NÃO

INFORMATIZADAS)

documento destinado a controlar manualmente o estoque, por meio de apontamentos de quantidades correspondentes às entradas e saídas, como também propiciar o input para reposição, quando o nível atingir o ponto de ressuprimento





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FICHA DE LOCALIZAÇÃO

(PARA EMPRESAS AINDA NÃO

INFORMATIZADAS)

documento utilizado para indicar as localizações onde o material está guardado, sendo ordenadas por ordem de código, em arquivos próprios

FICHA DE ASSINATURA CREDENCIADA

documento utilizado para identificar os funcionários autorizados a movimentar o estoque, constando, além da assinatura do credenciado, sua qualificação na empresa

COMUNICAÇÃO DE IRREGULARIDADES

documento utilizado para esclarecer ao Fornecedor os motivos da devolução, quer no aspecto quantitativo, quer no aspecto qualitativo

RELATÓRIO TÉCNICO DE INSPEÇÃO

documento utilizado para definir, sob o aspecto qualitativo, o aceite do material comprado do fornecedor

REQUISIÇÃO DE MATERIAL

documento utilizado para a retirada de materiais do Almoxarifado

DEVOLUÇÃO DE MATERIAL

documento utilizado para devolver ao estoque do Almoxarifado as quantidades de material porventura requisitadas além do necessário





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RECEBIMENTO DE MATERIAIS - ATRIBUIÇÕES BÁSICAS

Coordenar e controlar as atividades de recebimento e devolução de materiais

Analisar a documentação recebida, bem como verificar se a compra está autorizada

Confrontar os volumes declarados na Nota Fiscal e na Guia de Transporte com os volumes a serem realmente recebidos

Proceder à conferência visual, com a verificação das respectivas condições de embalagem quanto a possíveis avarias na carga transportada e, se for o caso, apontar as ressalvas de praxe nos respectivos documentos

Proceder à conferência quantitativa e qualitativa dos materiais recebidos

Decidir pela recusa, aceite ou devolução, conforme o caso

Providenciar a regularização da recusa, devolução ou da liberação de pagamento ao fornecedor

Liberar o material desembaraçado para estoque no Almoxarifado

MODALIDADES DE INSPEÇÃO DE MATERIAIS

ACOMPANHAMENTO DURANTE A FABRICAÇÃO

Corresponde à modalidade de inspeção na qual torna-se conveniente, por questões de segurança operacional, acompanhar in loco todas as fases de produção

INSPEÇÃO NO FORNECEDOR, PRODUTO

ACABADO

Corresponde à modalidade na qual, por interesse da empresa compradora, far-se-á a inspeção do produto adquirido acabado em cada respectivo fornecedor





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INSPEÇÃO POR OCASIÃO DO RECEBIMENTO

Corresponde à modalidade na qual a inspeção dos materiais adquiridos pela empresa será feita por ocasião dos respectivos recebimentos

CUIDADOS ESPECIAIS QUANTO À ARMAZENAGEM

Determinação do local, em recinto coberto ou não

Definição adequada do layout

Definição de uma política de preservação, com embalagens plenamente convenientes aos materiais

Ordem, arrumação e limpeza, de forma constante

Segurança patrimonial, contra furtos, incêndio, entre outros

DEFINIÇÕES RELEVANTES

MATERIAL

designação genérica de equipamentos, componentes, sobressalentes, acessórios, veículos em geral, matérias-primas e outros itens empregados ou passíveis de emprego nas atividades dos órgãos e entidades públicas federais, independente de qualquer fator

TRANSFERÊNCIA

modalidade de movimentação de material, com troca de responsabilidade, de uma unidade organizacional para outra, dentro do mesmo órgão ou entidade

CESSÃO

modalidade de movimentação de material do acervo, com transferência gratuita de posse e troca de responsabilidade, entre órgãos ou entidades da Administração Pública Federal direta, autárquica e fundacional do Poder Executivo ou entre estes e outros, integrantes





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de qualquer dos demais Poderes da União

ALIENAÇÃO operação de transferência do direito de

propriedade do material, mediante venda, permuta ou doação

OUTRAS FORMAS DE DESFAZIMENTO

renúncia ao direito de propriedade do material, mediante inutilização ou abandono

CLASSIFICAÇÃO DO MATERIAL INSERVÍVEL

OCIOSO quando, embora em perfeitas condições de uso,

não estiver sendo aproveitado

RECUPERÁVEL quando sua recuperação for possível e orçar, no

âmbito, a cinqüenta por cento de seu valor de mercado

ANTIECONÔMICO quando sua manutenção for onerosa, ou seu

rendimento precário, em virtude de uso prolongado, desgaste prematuro ou obsoletismo

IRRECUPERÁVEL

quando não mais puder ser utilizado para o fim a que se destina devido a perda de suas características ou em razão da inviabilidade econômica de sua recuperação

MATERIAIS CLASSIFICADOS COMO OCIOSOS OU RECUPERÁVEIS

serão cedidos a outros órgãos que dele necessitem

a cessão será realizada por meio de Termo de Cessão, do qual constarão:

• a indicação de transferência de carga patrimonial

• a indicação da unidade cedente para a cessionária

• o valor de aquisição ou custo de produção





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se for o caso de envolver entidade autárquica, fundacional ou integrante dos Poderes Legislativo e Judiciário, a operação só poderá efetivar-se por meio de DOAÇÃO

ocioso ou recuperável

• para outro órgão ou entidade da Administração Pública Federal direta, autárquica ou fundacional

• para outro órgão integrante de qualquer dos demais Poderes da União

antieconômico

• para Estados e Municípios mais carentes, Distrito Federal, empresas públicas, sociedade de economia mista, instituições filantrópicas, reconhecidas de utilidade pública pelo Governo Federal, e Organizações da Sociedade Civil de Interesse Público – OSCIPs

irrecuperável

• para instituições filantrópicas, reconhecidas de utilidade pública pelo Governo Federal, e as Organizações da Sociedade Civil de Interesse Público – OSCIPs

adquirido com recursos de convênio celebrado com Estado, Território, DF ou Município e que, a critério do Ministro de Estado, do dirigente da autarquia ou fundação, seja necessário à continuação de programa governamental, após a extinção do convênio

• para a respectiva entidade convenente

destinado à execução descentralizada de programa federal, aos órgãos e entidades da Administração direta e indireta da União, dos Estados, do DF e dos Municípios e aos consórcios intermunicipais

• para exclusiva utilização pelo órgão ou entidade executora do programa, hipótese em que se poderá fazer o tombamento do bem diretamente no patrimônio do donatário, quando se tratar de





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material permanente, lavrando-se, em todos os casos, registro no processo administrativo competente

OBSERVAÇÃO

Os microcomputadores de mesa, monitores de vídeo, impressoras e demais equipamentos de informática, respectivo mobiliário, peças-parte ou componentes, classificados como ociosos ou recuperáveis,

poderão ser doados a instituições filantrópicas, reconhecidas de utilidade pública pelo Governo Federal, e OSCIPs que participem de

projeto integrante do Programa de Inclusão Digital do Governo Federal

PRINCIPAIS MOTIVOS PARA A INUTILIZAÇÃO DE MATERIAIS

a sua contaminação por agentes patológicos, sem possibilidade de recuperação por assepsia

a sua infestação por insetos nocivos, com risco para outro material

a sua natureza tóxica ou venenosa

a sua contaminação por radioatividade

o perigo irremovível de sua utilização fraudulenta por terceiros

MATERIAL

DESIGNAÇÃO GENÉRICA DE EQUIPAMENTOS, COMPONENTES, SOBRESSALENTES, ACESSÓRIOS, VEÍCULOS EM GERAL, MATÉRIAS-

PRIMAS E OUTROS ITENS EMPREGADOS OU PASSÍVEIS DE EMPREGO NAS ATIVIDADES DAS ORGANIZAÇÕES PÚBLICAS FEDERAIS,

INDEPENDENTE DE QUALQUER FATOR, BEM COMO, AQUELE ORIUNDO DE DEMOLIÇÃO OU DESMONTAGEM, APARAS, ACONDICIONAMENTOS,

EMBALAGENS E RESÍDUOS ECONOMICAMENTE APROVEITÁVEIS





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MÉTODOS DE PEDIDOS DE COMPRAS

DESCRITIVO

identifica com clareza o item por meio da enumeração de suas características físicas, mecânicas, de acabamento e de desempenho, possibilitando sua perfeita caracterização para a boa orientação do processo licitatório e deverá ser utilizada com absoluta prioridade, sempre que possível

REFERENCIAL

identifica indiretamente o item, por meio do nome do material, aliado ao seu símbolo ou número de referência estabelecido pelo fabricante, não representando necessariamente preferência de marca

PRINCIPAIS CUIDADOS NA ARMAZENAGEM

os materiais devem ser resguardados contra o furto ou roubo, e protegidos contra a ação dos perigos mecânicos e das ameaças climáticas, bem como de animais daninhos

os materiais estocados a mais tempo devem ser fornecidos em primeiro lugar (primeiro a entrar, primeiro a sair - PEPS), com a finalidade de evitar o envelhecimento do estoque

os materiais devem ser estocados de modo a possibilitar uma fácil inspeção e um rápido inventário

os materiais que possuem grande movimentação devem ser estocados em lugar de fácil acesso e próximo das áreas de expedição e o material que possui pequena movimentação deve ser estocado na parte mais afastada das áreas de expedição

os materiais jamais devem ser estocados em contato direto com o piso. É preciso utilizar corretamente os acessórios de estocagem para os proteger





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a arrumação dos materiais não deve prejudicar o acesso às partes de emergência, aos extintores de incêndio ou à circulação de pessoal especializado para combater a incêndio (Corpo de Bombeiros)

os materiais da mesma classe devem ser concentrados em locais adjacentes, a fim de facilitar a movimentação e inventário

os materiais pesados e/ou volumosos devem ser estocados nas partes inferiores das estantes e porta-estrados, eliminando-se os riscos de acidentes ou avarias e facilitando a movimentação

os materiais devem ser conservados nas embalagens originais e somente abertos quando houver necessidade de fornecimento parcelado, ou por ocasião da utilização

a arrumação dos materiais deve ser feita de modo a manter voltada para o lado de acesso ao local de armazenagem a face da embalagem (ou etiqueta) contendo a marcação do item, permitindo a fácil e rápida leitura de identificação e das demais informações registradas

quando o material tiver que ser empilhado, deve-se atentar para a segurança e altura das pilhas, de modo a não afetar sua qualidade pelo efeito da pressão decorrente, o arejamento (distância de 70 cm aproximadamente do teto e de 50 cm aproximadamente das paredes)

DISTRIBUIÇÃO

PROCESSO PELO QUAL SE FAZ CHEGAR O MATERIAL EM PERFEITAS CONDIÇÕES AO USUÁRIO





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PROCESSOS DE FORNECIMENTO DE MATERIAIS

POR PRESSÃO

é o processo, de uso facultativo, pelo qual se entrega material ao usuário mediante tabelas de provisão previamente estabelecidas pelo setor competente, e nas épocas fixadas, independentemente de qualquer solicitação posterior do usuário. Essas tabelas são preparadas normalmente, para:

• material de limpeza e conservação

• material de expediente de uso rotineiro

• gêneros alimentícios

POR REQUISIÇÃO

é o processo mais comum, pelo qual se entrega o material ao usuário mediante apresentação de uma requisição (pedido de material) de uso interno no órgão ou entidade

CARGA E DESCARGA

CARGA a efetiva responsabilidade pela guarda e uso de

material pelo seu consignatário

DESCARGA a transferência da responsabilidade pela guarda e

uso de material pelo seu consignatário

COMPETÊNCIAS DO SETOR DE CONTROLE DE ESTOQUES

determinar o método e grau de controles a serem adotados para cada item

manter os instrumentos de registros de entra das e saldas atualizados

promover consistências periódicas entre os registros efetuados no Setor de Controle de Estoques com os dos depósitos (fichas de prateleira) e a conseqüente existência física do material na





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quantidade registrada

identificar o intervalo de aquisição para cada item e a quantidade de ressuprimento

emitir os pedidos de compra do material rotineirarnente adquirido e estocável

manter os itens de material estocados em níveis compatíveis com a política traçada pelo órgão ou Entidade

identificar e recomendar ao Setor de Almoxarifado a retirada física dos itens inativos devido a obsolescência, danificação ou a perda das características normais de uso e comprovadamente inservíveis, dos depósitos subordinados a esse setor

FATORES DE RESSUPRIMENTO - DEFINIÇÕES

CONSUMO MÉDIO MENSAL (C)

média aritmética do consumo nos últimos 12 meses

TEMPO DE AQUISIÇÃO (T)

período decorrido entre a emissão do pedido de compra e o recebimento do material no Almoxarifado (relativo, sempre, à unidade mês)

INTERVALO DE AQUISIÇÃO (I)

período compreendido entre duas aquisições normais e sucessivas

ESTOQUE MÍNIMO OU DE SEGURANÇA (EM)

é a menor quantidade de material a ser mantida em estoque capaz de atender a um consumo superior ao estimado para um certo período ou para atender à demanda normal em caso de atraso da entrega da nova aquisição. É aplicável tão-somente aos itens indispensáveis aos serviços do órgão ou entidade. Obtém-se multiplicando o consumo médio mensal por uma fração (f) do tempo de aquisição que deve, em princípio, variar de





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0,25 de T a 0,50 de T

ESTOQUE MÁXIMO (EM)

a maior quantidade de material admissível em estoque, suficiente para o consumo em certo período, devendo-se considerar a área de armazenagem, disponibilidade financeira, imobilização de recursos, intervalo e tempo de aquisição, perecimento, obsoletismo etc. Obtém-se somando ao Estoque Mínimo o produto do Consumo Médio Mensal pelo Intervalo de Aquisição

PONTO DE PEDIDO (PP)

Nível de Estoque que, ao ser atingido, determina imediata emissão de um pedido de compra, visando a recompletar o Estoque Máximo. Obtém-se somando ao Estoque Mínimo o produto do Consumo Médio Mensal pelo Tempo de Aquisição

QUANTIDADE A RESSUPRIR (Q)

número de unidades a adquirir para recompor o Estoque Máximo. Obtém-se multiplicando o Consumo Médio Mensal pelo Intervalo de Aquisição

Consumo Médio Mensal (C) = Consumo Anual

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Estoque Mínimo Em = E x f

Estoque Máximo EM = Em + C x I

Ponto de Pedido Pp = Em + C x T

Quantidade a Ressuprir Q= C x I

IMPORTANTE

O NÚMERO DE REGISTRO PATRIMONIAL DEVERÁ SER APOSTO AO MATERIAL, MEDIANTE GRAVAÇÃO, FIXAÇÃO DE PLAQUETA OU

ETIQUETA APROPRIADA





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PARA O MATERIAL BIBLIOGRÁFICO, O NÚMERO DE REGISTRO PATRIMONIAL PODERÁ SER APOSTO MEDIANTE CARIMBO

INVENTÁRIO FÍSICO

INSTRUMENTO DE CONTROLE PARA A VERIFICAÇÃO DE ESTOQUES NOS ALMOXARIFADOS E DEPÓSITOS, E DOS EQUIPAMENTOS E

MATERIAIS PERMANENTES, EM USO NO ÓRGÃO OU ENTIDADE, QUE IRÁ PERMITIR, ENTRE OUTROS:

o ajuste dos dados escriturais de saldos e movimentações dos estoques com o saldo físico real nas instalações de armazenagem

a análise do desempenho das atividades do encarregado do almoxarifado através dos resultados obtidos no levantamento físico

o levantamento da situação dos materiais estocados no tocante ao saneamento dos estoques

o levantamento da situação dos equipamentos e materiais permanentes em uso e das suas necessidades de manutenção e reparos

a constatação de que o bem móvel não é necessário naquela unidade

TIPOS DE INVENTÁRIOS FÍSICOS

ANUAL

destinado a comprovar a quantidade e o valor dos bens patrimoniais do acervo de cada unidade gestora, existente em 31/dez de cada exercício constituído do inventário anterior e das variações patrimoniais ocorridas durante o exercício





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INICIAL realizado quando da criação de uma unida

de gestora, para identificação e registro dos bens sob sua responsabilidade

DE TRANSFERÊNCIA DE RESPONSABILIDADE

realizado quando da mudança do dirigente de uma unidade gestora

DE EXTINÇÃO E TRANSFORMAÇÃO

realizado quando da extinção ou transformação da unidade gestora

EVENTUAL realizado em qualquer época, por

iniciativa do dirigente da unidade gestora ou por iniciativa do órgão fiscalizador

CESSÃO E ALIENAÇÃO

CESSÃO

consiste na movimentação de material do Acervo, com transferência de posse, gratuita, com troca de responsabilidade, de um órgão para outro, dentro do âmbito da Administração Federal Direta

ALIENAÇÃO consiste na operação que transfere o direito de propriedade do material mediante, venda, permuta ou doação

7 – Questões desta Aula


31 - (CESPE/SERPRO/2008) Um dos objetivos de um sistema de logística industrial eficiente deve ser a coordenação do movimento de estoques de matéria-prima, para que os níveis de estoque e o capital empatado sejam reduzidos ao mínimo.





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32 - (CESPE/SERPRO/2008) Nenhum equipamento ou material permanente poderá ser distribuído à unidade requisitante sem respectiva carga, que efetiva tal movimentação com o competente termo de responsabilidade, assinado pelo consignatário.

33 - (CESPE/SERPRO/2008) Os equipamentos, os materiais de expediente e os bens permanentes deverão receber número seqüencial de registro patrimonial que deverá ser aposto ao material, mediante gravação, fixação de plaquetas ou etiqueta apropriada, salvo o material bibliográfico, que poderá ser aposto mediante carimbo e quando destinado a órgão fiscalizador.


34 - (CESPE/SERPRO/2008) A alienação consiste na operação que transfere o direito de propriedade do material mediante venda, permuta ou doação.

35 - (CESPE/SERPRO/2008) A descrição do material para o pedido de compra deverá ser elaborada por meio de dois métodos. Um deles, o método descritivo, identifica com clareza o item por meio da enumeração de suas características físicas, mecânicas, de acabamento e de desempenho, possibilitando sua perfeita caracterização para a boa orientação do processo licitatório, e deverá ser utilizado com absoluta prioridade, sempre que possível.

36 - (CESPE/SERPRO/2008) O recebimento é a operação segundo a qual se declara, na documentação fiscal, que o material recebido satisfaz às especificações contratadas.





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GABARITO

31 – C 32 – C 33 – E 34 – C 35 – C

36 – E

BIBLIOGRAFIA CONSULTADA

Marco Aurélio P. Dias – ADMINISTRAÇÃO DE MATERIAIS – Uma Abordagem Logística – 4ª Edição – ATLAS - 2009

João José Viana – ADMINISTRAÇÃO DE MATERIAIS – Um Enfoque Prático – 1ª Edição – ATLAS – 2009

Jorge Siqueira de ARAÚJO - ADMINISTRAÇÃO DE COMPRAS E ARMAZENAMENTO – ATLAS - 1998

Petrônio G. MARTINS e Paulo Renato Campos ALT - ADMINISTRAÇÃO DE MATERIAIS E RECURSOS PATRIMONIAIS - 2ª Edição - SARAIVA - 2006

Prezados(as) colegas Concurseiros(as), chega ao fim este nosso encontro.

Gostaram ?

Lembrem-se de que com o corpo e a mente em equilíbrio, o sucesso chegará em breve!

Coloco-me à disposição para eventuais dúvidas e sugestões, pois elas serão de muita valia para nosso trabalho em conjunto.

Utilizem nosso fórum ou email [email protected]

Mãos à obra e saudações a todos.

Bons estudos !

Erick Moura

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