Aula 13 - Arquivologia - Aula 02

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    NOES DE ARQUIVOLOGIA PARA TRE-MSCARGO TCNICO JUDICIRIO TEORIA E EXERCCIOS

    PROFESSOR: MAYKO GOMES

    Prof. Mayko Gomes www.pontodosconcursos.com.br 1

    AULA 02 Gesto de Documentos

    Salve, concurseiros! Tudo bem com vocs?

    Vamos continuar nossos estudos para o concurso do TRE-MS. Espero queestejam gostando das aulas e do contedo, pois tenho certeza que os ajudarmuito.

    Na ltima aula ns aprendemos os conceitos e definies deArquivologia. Nesta aula vamos aprender sobre a Gesto de Documentos, ealgumas de suas atividades. Em uma comparao simples, na primeira aulaaprendemos o que o arquivo, e nesta aula vamos aprender o que faz oarquivo.

    De acordo com nosso programa, vamos estudar: Protocolo; Classificao de Documentos; Arquivamento e Ordenao de Documentos; Tabela de Temporalidade.

    Aproveito para corrigir um pequeno contratempo: ao que parece, apesarde ser o Cespe/UnB a banca do nosso concurso, o seu padro de avaliaosero as questes de mltipla escolha, e infelizmente no dispomos de muitassobre Arquivologia. Ento, para nos ajudar nos estudos, vamos contar tambmcom a resoluo de questes de outras bancas.

    Ainda, como parece que na primeira aula ficamos com a modalidadecerto/errado, teremos nesta aula tambm questes sobre o contedo da aulaanterior na lista de exerccios.

    Sempre estarei disponvel no email para ajud-los no que for possvel:[email protected]. Contm tambm com o frum do cursopara ajudar nos seus estudos.

    Ento vamos comear!

    Prof. Mayko GomesNovembro/2012

    mailto:[email protected]:[email protected]:[email protected]
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    Gesto de Documentos

    Vamos recordar o funcionamento da Teoria das Trs Idades, pois

    fundamental o seu entendimento.A Teoria das Trs Idades, Ciclo Vital dos Documentos ou Estgio de

    Evoluo dos Arquivos (lembrem-se dessas expresses) afirma que os arquivospodem ser divididos e tratados em trs fases distintas e complementares, queso a corrente, a intermediria e a permanente.

    Todos os documentos, quando so criados ou recebidos por umainstituio, podem possuir dois valores distintos: o valor primrio, que dizemosser o valor principal, imediato, ligado diretamente aos objetivos que levaram criao do documento; e o valor secundrio, que mediato, acessrio e no

    est ligado diretamente aos objetivos que levaram sua criao.

    Todo documento, quando criado ou recebido, possui o valor primrio; seno fosse assim, no seria sequer criado. Esse valor temporrio, ou seja,quando o documento cumprir seus objetivos diretos, perder esse valor. Masao contrrio, nem todo documento possui valor secundrio. Este valor dependede muita coisa para ser atribudo a um documento, e permanente, ou seja,uma vez que o documento possua valor secundrio, vai durar para sempre (ovalor).

    Assim, quando um documento nasce (j provido de valor primrio) eleest inserido no arquivo corrente, que como vimos, aquele que guardadocumentos frequentemente consultados. Depois de cumprido seu objetivoprincipal, o documento vai para o arquivo intermedirio, que aquele queguarda documentos no utilizados frequentemente, e que aguardamdestinao: eliminao ou guarda permanente. Caso o documento no possuao valor secundrio, ser descartado; caso possua, ser preservadopermanentemente.

    Uma vez no arquivo permanente o documento ter outros objetivos,diferente daquele para o qual foi criado. Vamos ilustrar por um grfico:

    Transferncia Recolhimento Descarte

    Dica de prova: Notem que uma vez que o documento recolhido ao

    arquivo permanente, ele no pode ser descartado.

    Corrente

    Descarte

    Intermedirio Permanente

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    Dica de prova: Notem tambm que a passagem do documento de umarquivo a outro recebe nomes especficos. As bancas tentam constantementeconfundir os candidatos trocando esses nomes, fazendo um item correto ficar

    errado. Assim, a passagem para o arquivo intermedirio sempre se chamatransferncia, e a passagem para o arquivo permanente sempre se chamarecolhimento. Ento, numa questo pode no aparecer o nome do arquivo,mas se aparecer algum desses termos, o candidato deve ficar atento parasaber a qual arquivo se refere.

    (TRT-11/2012 FCC) O recolhimento a operao que viabiliza apassagem de documentos para o

    a) arquivo corrente.b) arquivo central.c) arquivo intermedirio.d) arquivo permanente.e) centro de informao.

    Resoluo

    O recolhimento a operao de passagem dos documentos para a fasepermanente. Portanto a alternativa correta a de letraD.

    (TRF-2/2012 FCC) Transferncia o termo que designa a passagem dedocumentos para o arquivo

    a) corrente.b) central.c) setorial.d) permanente.e) intermedirio.

    Resoluo

    A transferncia a operao de passagem dos documentos para a faseintermediria. Portanto a alternativa correta a de letraE.

    Dica de prova: Notem ainda que no h obrigao de o documentopassar pelas trs fases, nessa ordem. Alguns documentos so recolhidos doarquivo corrente direto para o permanente, ou podem ser descartados semmesmo passar pelo arquivo intermedirio. Ainda, h casos em que odocumento correr em fluxo contrrio, passando do arquivo permanente ouintermedirio de volta para o corrente. Esse caso no comum em provas,

    mas pode ser pedido, ento no custa saber.

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    Para ilustrar a explicao sobre valores de documentos e Teoria das TrsIdades, vamos tomar como exemplo dois documentos simples.

    O primeiro o Termo de Posse da atual Presidenta da Repblica. Odocumento tem sempre valor primrio, valor imediato e ligado ao objetivo dainstituio: dar posse Presidenta. Quando o documento cumpriu suafinalidade, ele perdeu seu valor primrio. No entanto, ele ainda possui o valorsecundrio, que permanente. Esse valor est ligado a outras finalidades,como por exemplo, servir de fonte para pesquisas histricas ou culturais.

    O segundo documento uma requisio de transporte para umfuncionrio se deslocar para trabalho externo ao ambiente convencional. Areferida requisio possui valor primrio, ligado ao objetivo de sua criao:possibilitar o deslocamento do funcionrio. Quando cumprido esse objetivo,

    perder seu valor primrio. Mas esse documento no possui valor secundrio,no serve para pesquisa histrica ou cultural, nem parte importante dahistria da instituio ou da sociedade. Portanto ele pode at ser transferidopara fins de prestao de contas, mas no ser recolhido por falta de valorsecundrio: ser descartado.

    Lgico, os documentos tm seu valor atribudo pela Tabela deTemporalidade, mas mesmo sem ela possvel determinar quais documentostero valor secundrio. So documentos relativos criao de entidades (leis,estatutos, contratos sociais), sobre seu funcionamento (organogramas,

    projetos de alteraes, regimentos), e outros que se relacionem a fatosimportantes em sua histria.

    (Senado/2008 FGV) Segundo Schellenberg (1973), os documentoscompreendidos na expresso documentos de diretrizes (policy documents)devem ser preservados. Documentos de diretrizes, em seu sentido estrito,referem-se a:

    a) relatrios anuais das realizaes de um rgo.b) relatrios anuais de programas substantivos.c) documentos especiais que registram as atividades-meio ou fim de um

    rgo.d) documentos especiais que servem para comunicar diretrizes e normas

    de procedimentos aos vrios setores de um rgo.e) documentos especiais que servem para comunicar as polticas

    arquivsticas de um rgo a todos os setores subordinados.

    Resoluo

    Os documentos de diretrizes so aqueles que devem orientar todos osprocedimentos, comportamentos, normas e ferramentas de uma instituio.

    Eles so o guia pelo caminho que uma instituio toma para atingir seusobjetivos. Portanto, a alternativa correta a de letraD.

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    A Gesto de Documentos tem todas as suas atividades embasadas nessateoria. Contudo, essas atividades buscam gerenciar o fluxo de documentosenquanto o mesmo possui valor primrio, ou seja, tem utilidade

    administrativa. Assim, somente se fala em Gesto de Documentos nosarquivos corrente e intermedirio, onde os documentos tm finalidadesmeramente administrativas. No arquivo permanente os documentos possuemoutras utilidades, como servir de fonte de pesquisa histrica, por exemplo.

    A Lei (8.159/91) define a Gesto de Documentos como o conjunto deprocedimentos e operaes tcnicas sua produo, tramitao, uso,avaliao e arquivamento em fase corrente e intermediria, visando a suaeliminao ou recolhimento para guarda permanente. Reparem que a Gestode Documentos PRA, TERMINA, TEM SEU LIMITE DE ATUAO no arquivointermedirio, pois quando o documento sofre sua destinao (eliminao ouguarda permanente), a Gesto de Documentos j cumpriu seu objetivo.

    (TRE-PI/2009 FCC) A gesto de documentos, de acordo com alegislao brasileira, um conjunto de procedimentos e operaes tcnicasaplicveis aos arquivos

    a) intermedirios e permanentes.b) correntes e intermedirios.c) intermedirios, apenas.d) permanentes, apenas.

    e) correntes, apenas.Resoluo

    Como a Gesto de Documentos controla o fluxo de produo at adestinao, ela no est presente no arquivo permanente, uma vez que seusdocumentos j esto destinados. Portanto, a alternativa correta a letraB.

    A sua aplicao somente aos arquivos corrente e intermedirio sejustifica pelos seus objetivos: nesses arquivos que os documentos so maisutilizados, e por diferentes pessoas. O problema advindo desse excesso emseu uso acarreta problemas como o acmulo desordenado de documentos(massa documental acumulada), a perda e extravio dos mesmos, e aresponsabilizao dos usurios. Ainda, como objetivos secundrios, procurareduzir os espaos ocupados pelos arquivos, o emprego de recursos humanose materiais, facilitar e agilizar o acesso e a recuperao da informao quandonecessrio.

    A Gesto de Documentos passa pelo controle em trs fases: a produo,a utilizao e a destinao.

    Produo: onde os documentos so criados/confeccionados/recebidose so inseridos nos sistemas de controle da instituio. Aqui so exercidasatividades que controlam a produo de documentos, como a elaborao de

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    formulrios, estabelecimento de padres, verificao da necessidade dodocumento, etc.

    Utilizao: a onde os documentos so utilizados com a finalidadeprincipal para que foram criados (valor primrio). Os documentos tramitam (semovimentam) internamente na instituio, percorrendo todo o caminhonecessrio para que se cumpra uma atividade especfica. As atividades so debusca e localizao (protocolo), de anlise da importncia do documento(avaliao), de consulta e emprstimo, entre outras.

    Destinao: onde os documentos sofrem o fim que lhes determinado pelo processo de avaliao. Os destinos geralmente so sofridosquando os documentos cumprem seu prazo de reteno no arquivointermedirio. Pode, contudo, ocorrer de o documento no precisar estar neste

    arquivo para sofrer a destinao; isto ser determinado pela Tabela deTemporalidade e Destinao, que estudaremos mais adiante. Somente doisdestinos so possveis para os documentos: a eliminao ou o recolhimentopara o arquivo permanente.

    (TRE-MT/2010 Cespe/UnB) A gesto de documentos engloba, entreoutras, as fases de

    a) produo e destinao.b) emulao e migrao.

    c) conservao e restaurao.d) eliminao e preservao.e) criao e aquisio.

    Resoluo

    Uma questo sem dificuldades. Pelo que estudamos, as fases da Gestode Documentos so a de produo, utilizao e destinao. A nica alternativaque apresenta alguma dessas a de letraA, sendo esta a correta.

    Protocolo

    O protocolo o conjunto de atividades que tem por objetivo controlar otrmite, isto , a movimentao interna do documento no ambiente interno dainstituio. O protocolo um conjunto de atividades que est inserido na fasede utilizao da Gesto de Documentos.

    Entende-se por protocolo o conjunto de operaes tcnicas que visamcontrolar o trmite de documentos dentro de uma instituio. A palavra

    protocolo, assim como arquivo, um termo polissmico, e pode significar:

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    O nmero atribudo ao documento quando capturadopelo sistema da instituio. Neste caso chamamos deprotocolo o nmero de registro que o documento

    recebe. Este nmero ser a identificao dodocumento dentro da instituio. muito utilizadoem processos.

    O caderno, ou outro equivalente, onde seregistra as movimentaes internas do documento.Neste caso o protocolo o caderno onde so feitasas anotaes sobre a movimentao dodocumento. O espao destinado para anotaes

    como o nmero do documento, a data derecebimento e a assinatura do destinatrio.

    A unidade ou setor responsvel peladistribuio e movimentao dedocumentos dentro da instituio. Oprotocolo a porta de entrada e sada dedocumentos da instituio. Todos osdocumentos so recebidos, registrados edistribudos aos destinatrios. O mesmo

    ocorre com as movimentaes internas:antes de seguir de um setor a outro, odocumento deve passar pelo protocoloantes. E ainda, o documento deve passar pelo protocolo tambmantes de ser enviado a outra instituio ou pessoa.

    As atividades de protocolo se resumem em dois grupos: recebimento eclassificao, registro e movimentao. Algumas bancas ainda consideram aexpedio como atividade de protocolo. Mesmo assim, quando uma bancaconsidera a expedio como atividade de protocolo, ela a menciona nasquestes. Caso no considere, no mencionar tal atividade.

    So atividades de recebimento e classificao:

    Recebe o documento;Separa os documentos oficiais dos particulares;Envia os documentos particulares aos seus destinatrios;Separa os documentos ostensivos dos sigilosos;Envia os documentos sigilosos aos seus destinatrios;

    Interpreta e classifica os documentos ostensivos;Envia os documentos ostensivos ao setor de registro e movimentao.

    Documento comn de protocolo

    Protocolo pararecebimento e envio

    de documentos

    Setor de Protocolo:

    responsvel pelorecebimento, distribuio e

    envio de documentos.

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    As atividades de registro e movimentao so as que tratam dadistribuio, redistribuio e entrega dos documentos dentro da instituio.

    As atividades de expedio tratam da sada de documentos ecorrespondncias da instituio. Todos os documentos de carter oficial,mesmo que sigilosos, devem ser remetidos para o protocolo, e o mesmo devecuidar de envi-los para o ambiente externo instituio.

    Dica de prova: As atividades de protocolo esto associadas s funesde arquivo corrente! Pelas suas caractersticas, os arquivos correntes guardamdocumentos que esto em uso frequente ou constantemente consultados.Assim, o protocolo tem o objetivo de controlar o fluxo desses documentos.Constantemente as bancas tentam induzir os candidatos ao erro afirmando queas atividades de protocolo tambm so realizadas nos arquivos intermedirio epermanente.

    Ento, para no esquecer ou confundir: as atividades de protocolosomente so realizadas no arquivo corrente; e esto ligadas entrada econtrole de documentos dentro da instituio.

    Os setores de protocolo podem receber vrias denominaes: Protocolo,Protocolo e Arquivo, Setor de Registro, Registro e Movimentao, etc. Ento importante ter em mente que protocolo a atividade de controle! O nome dosetor pode coincidir, mas devemos considerar a atividade.

    (DPU/2011 Cespe/UnB) Acerca das atividades de protocolo, assinale aopo correta.

    a) Somente os processos recebem um nmero de protocolo.b) A atividade de registro consiste na identificao de pontos de acesso

    aos documentos.c) O curso do documento desde a sua produo ou recepo at o

    cumprimento de sua funo conhecido como distribuio.d) A expedio de documentos no necessita de registro.e) Todos os setores de um rgo pblico podem autuar e abrir um

    processo.

    Resoluo

    Esta questo j apresenta alguma dificuldade, especialmente paraaqueles que no estudaram. O protocolo tem a funo de fazer o registro dodocumento, que a identificao de seus dados (assunto, data, remetente,destinatrio, nmero, etc.) para anotar em sistema prprio que permita orastreamento e localizao do mesmo. Portanto, a alternativa correta a deletraB.

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    (CVM/2010 Esaf) Constituem atividades de protocolo,exceto:

    a) separar a correspondncia oficial da particular e distribuir a

    correspondncia particular, sem submet-la s demais rotinas de controle.b) separar a correspondncia ostensiva da sigilosa e encaminhar acorrespondncia sigilosa aos respectivos destinatrios.

    c) interpretar e classificar a correspondncia, com base no plano declassificao da instituio, se existente.

    d) ler a correspondncia ostensiva e verificar a existncia deantecedentes.

    e) atender aos pedidos de emprstimo de documentos das unidadesadministrativas.

    Resoluo

    O protocolo no guarda documentos, e sim os distribui dentro dainstituio. E se no guarda documentos, tambm no tem porque autorizar ouno emprstimos e/ou consultas a documentos. Portanto a alternativa correta a de letraE.

    (TRT-8/2010 FCC) O setor de protocolo recebe os documentos de umainstituio, encarregando-se de

    a) sua descrio e difuso.b) sua avaliao e digitalizao.c) seu diagnstico e planejamento.d) seu descarte e acondicionamento.e) sua distribuio e tramitao.

    Resoluo

    O setor de protocolo deve controlar o trmite de todos os documentos deuma instituio. responsvel por receb-lo, registr-lo, distribu-lo e

    recuper-lo. Ento a alternativa correta a de letraE.

    Classificao de Documentos de Arquivo

    No confundam a Classificao dos Documentos de Arquivo, estudada naaula 01, com esta que vamos estudar agora. O que vamos estudar agora soas atividades de Classificao de Documentos, ou seja, o ato de atribuir aodocumento um cdigo que corresponda ao seu ingresso no sistema de

    documentos de uma instituio.

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    Alm disso, a atividade de Classificao, assim como o protocolo, umadas atividades de Gesto de Documentos, inserida na fase de utilizao. Aclassificao do documento feita no momento em que este chega ao

    protocolo e pelo profissional que o recebeu.A Classificao de Documentos o ato de atribuir um cdigo ao

    documento de acordo com o assunto de que ele trate.

    O cdigo dever ser aquele em vigor na instituio, e estabelecido pelaComisso Permanente de Avaliao. Esta comisso deve ser formada porprofissionais das diversas reas do conhecimento e de atuao da instituio.

    Quando se tratar de documento ou correspondncia de carter ostensivo,a classificao deve ser realizada no setor de protocolo. Este deve abrir a

    correspondncia ou documento, tomar conhecimento de seu contedo e de seudestinatrio, proceder classificao e encaminhar os documentos aodestinatrio.

    Dica de prova: As bancas tentam induzir os candidatos ao erroafirmando que a atribuio de classificar os documentos do arquivista, comona questo acima, o que no verdade: responsabilidade do setor deprotocolo.

    O Plano de Classificao deve orientar os mtodos de arquivamento aserem utilizados pela instituio. Todos os documentos sero arquivados eordenados seguindo a lgica e a orientao do Plano. Portanto, este deve ser omais abrangente possvel, sempre abarcando todos os assuntos queinteressam instituio. Ainda, este deve ser flexvel, capaz de atender asnecessidades de mudanas das instituies, e sempre reservar espaos paraassuntos e situaes que so desconhecidos das instituies, mas podemocorrer.

    Os Planos ou Cdigos de Classificao so elaborados por uma comissoconstituda exclusivamente para este fim, chamada Comisso Permanente deAvaliao de Documentos. Os planos podem seguir dois critrios: o estrutural,

    ou organizacional, que classifica os documentos de acordo com a estrutura dainstituio; e o funcional, que classifica os documentos de acordo com asatividades desenvolvidas pela instituio.

    Atualmente, de modo geral, mais recomendado que se utilize o critriode classificao funcional, por ser mais flexvel. Caso uma instituio tenhaoptado por utilizar o critrio estrutural, ter que fazer mudanas no plano todavez que se criar, extinguir, fundir ou dividir algum de seus setores, porexemplo. Quando se utiliza o critrio funcional, por mais que se modifique aestrutura de uma instituio, suas atividades permanecem as mesmas, pois

    seu objetivo foi definido no momento de sua criao.

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    Abaixo esto dois exemplos de Cdigo de Classificao. O primeiroclassifica os documentos de acordo com as funes da instituio que osproduziu, e o segundo classifica os documentos de acordo com o assunto de

    que tratam, independente da rea de atuao da instituio.

    Como podem perceber, os documentos recebem cdigos de acordo coma funo da instituio. Esta funo dividida em subfunes, atividades etarefas. Sempre se vai do geral para o especfico.

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    Reparem que os assuntos so subdivididos do geral para o particular.

    (CVM/2010 Esaf) Quais so os trs tipos de mtodo de classificao?

    a) Funcional, organizacional e por assuntos.b) Funcional, numrico e alfabtico.

    c) Por assunto, numrico e automtico.d) Cronolgico, organizacional e por assunto.e) Estrutural, por assunto e cronolgico.

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    Resoluo

    As trs formas de classificar os documentos de uma instituio so pela

    estrutura organizacional desta, pelo assunto de que tratam os documentos oupela funo e atividades que so de competncia da instituio produtora.Portanto a alternativa correta a de letra A. A exceo dessas trs formas,todas as demais apresentadas so mtodos de arquivamento, queestudaremos mais adiante.

    Dica de prova: Por fora da Resoluo CONARQ n 14, todas asentidades integrantes do Sistema Nacional de Arquivos (SINAR) devem adotaro Cdigo de Classificao para documentos da atividade meio, institudo paraeles, e ainda elaborar um cdigo para documentos das atividades fim nosmesmos moldes daquele adotado para a atividade meio.

    Simplificando: todos os entes integrantes do SINAR (rgos e entidadespblicas federais, estaduais, municipais, do DF e algumas instituies privadasque integram o sistema) devem adotar, para os documentos relativos atividade meio, o Cdigo elaborado pelo CONARQ; e para os documentos daatividade fim, cada uma dessas instituies tem autonomia para elaborar umcdigo prprio, contanto que este siga o mesmo padro do cdigo adotadopara os documentos da atividade meio. o caso da ANAC.

    A classificao deve ser realizada por profissional habilitado para este

    fim, e seguir algumas operaes e rotinas. As operaes so:ESTUDO: consiste na leitura de cada documento, a fim de verificar sob

    que assunto dever ser classificado e quais as referncias cruzadas que lhecorrespondero. A referncia cruzada um mecanismo adotado quando ocontedo do documento se refere a dois ou mais assuntos.

    CODIFICAO: consiste na atribuio do cdigo correspondente aoassunto de que trata o documento.

    E as rotinas de classificao so as seguintes:

    1. Receber o documento para classificao;2. Ler o documento, identificando o assunto principal e o(s)

    secundrio(s) de acordo com seu contedo (estudo);3. Localizar o(s) assunto(s) no Cdigo de classificao de documentos de

    arquivo, utilizando o ndice, quando necessrio;4. Anotar o cdigo na primeira folha do documento (codificao);5. Preencher a(s) folha(s) de referncia, para os assuntos secundrios.

    Lembrando que estas diretrizes so estabelecidas pelo documento anexo

    Resoluo CONARQ n 14. Portanto importante conhecer um pouco mais oseu contedo: mesmo que no tenha sido pedido no edital, pode ajudar atodos a responder muitos itens sobre o assunto.

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    A Resoluo n 14 do CONARQ estabelece que a classificao dosdocumentos seguir o mtodo decimal. Assim, o sistema dividido em dezclasses, sendo nove especficas e uma para generalidades. Ento temos,

    segundo a resoluo:Classe 000Classe 100Classe 200Classe 300Classe 400Classe 500Classe 600Classe 700Classe 800Classe 900

    As classes 000 e 900 j foram destinadas aos documentos da atividademeio, cabendo a cada rgo e entidade desenvolver as demais classes (de 100a 800) de acordo com suas atividades fim.

    Arquivamento e Ordenao de Documentos de Arquivo

    O arquivamento o conjunto de tcnicas e procedimentos que visa aoacondicionamento e armazenamento dos documentos no arquivo.

    Devemos considerar duas formas de arquivamento: A horizontal e avertical.

    Arquivamento Horizontal: os documentos so dispostos uns sobre osoutros, deitados, dentro do mobilirio (pilha). indicado para arquivospermanentes e para documentos de grandes dimenses, pois evitam marcas edobras nos mesmos.

    Arquivamento Vertical: os documentos so dispostos uns atrs dosoutros dentro do mobilirio (fileira). indicado para arquivos correntes, poisfacilita a busca pela mobilidade na disposio dos documentos.

    Para o arquivamento e ordenao dos documentos no arquivo, devemosconsiderar tantos os mtodos quanto os sistemas.

    Os Sistemas de Arquivamento nada mais so do que a possibilidade ouno de recuperao da informao sem o uso de instrumentos.

    Quando NO H essa necessidade, dizemos que um sistema direto de

    busca e/ou recuperao, como por exemplo, os mtodos alfabtico egeogrfico.

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    Quando H essa necessidade, dizemos que um sistema indireto debusca e/ou recuperao, como so os mtodos numricos.

    Existe ainda outro sistema, chamado semidireto, que serve apenas paraagregar o mtodo alfanumrico. Este mtodo se caracteriza pela necessidadeparcial da utilizao de instrumentos de pesquisa. Por exemplo, precisamosde uma tabela para localizar uma estante, mas no para localizar uma gavetaou prateleira: a partir da localizao da estante, a prateleira ser localizada deforma direta.

    Os mtodos de Arquivamento so os CRITRIOS que determinam omodo, a ordem de guarda de documentos em um arquivo para posterior buscados mesmos (recuperao da informao). Esses mtodos de arquivamentoso divididos em duas classes, os bsicos e os padronizados (no confundir

    com a diviso em dois sistemas, o direto e o indireto).

    Pertencem classe dos bsicos quatro mtodos: alfabtico, numrico,geogrfico e ideogrfico. classe dos padronizados pertencem outros cincomtodos: variadex, automtico, soundex, mnemnico e rneo. Vamosobservar (e guardar) os esquemas:

    (Senado/2008 FGV) Acerca dos mtodos de arquivamento, assinale aafirmativa correta.

    a) Os mtodos de arquivamento podem ser divididos em duas classes:alfabticos e numricos.

    b) Os mtodos de arquivamento podem ser divididos em dois grandessistemas: o geogrfico e o ideogrfico.

    c) O mtodo alfanumrico considerado do sistema semi- indireto.d) Variadex e soundex so considerados mtodos dgito-terminais.

    e) O sistema direto aquele em que, para se localizar o documento, preciso apenas consultar o ndice.

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    Resoluo

    Um exemplo de como esse assunto pode confundir o candidato. Apesar

    da simplicidade, perceba que no possvel deduzir uma resposta sem umconhecimento prvio do assunto. Se no soubermos que as classes sobsico e padronizado, e que os sistemas so direto, indireto esemidireto, no h muitas chances de acerto. Vamos nos aprofundar mais noassunto, mas o mtodo alfanumrico pertence ao sistema semidireto. Portantoa alternativa correta a de letra C.

    MTODOS BSICOS

    MTODO ALFABTICO

    O candidato deve prestar especial ateno a este mtodo, pois o maispedido em provas! Esse mtodo consiste em simplesmente organizar umarquivo considerando o nome dos seus correspondentes. Contudo, necessrioseguir um conjunto de regras para a organizao de um arquivo com essemtodo. exatamente esse o motivo que o torna o mais cobrado em provas: oexaminador procura saber se o candidato tem o domnio dessas regras.

    Vantagens: agilidade na recuperao da informao/documento, custobaixo, de fcil implantao e assimilao.

    Desvantagens: apresenta mais ocorrncias de erros no momento doarquivamento.

    Sistema: pertence ao sistema direto, pois dispensa uso de ferramentaspara recuperao da informao/documento.

    A princpio, pode-se escolher entre dois critrios: letra por letra ou

    palavra por palavra. A escolha de um implica na excluso do outro. Vamos, noexemplo, arquivar os documentos para os nomes Alfredo Del Frete e CarlosDe Penedo. Na ordenao alfabtica, o sobrenome sempre vem antes donome e preferencialmente em CAIXA ALTA. Vamos arquivar utilizando os doiscritrios:

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    Com essas orientaes iniciais, vamos s regras desse mtodo. Todas asregras de alfabetao so muito fceis. Isso mais um motivo para que vocsas tenham decorado. Vamos a elas:

    Regra 01: Em nomes de pessoas fsicas considera o ltimo sobrenome edepois o prenome.Ex: Rafael Lira Santos ------------------------- SANTOS, Rafael Lira

    Suzane Gonzaga Silveira ----------------- SILVEIRA, Suzane GonzagaEdson Gomes Souza ---------------------- SOUZA, Edson Gomes

    Apesar do R de Rafael vir antes do E de Edson, na ordem alfabticaconsidera-se a ordem do sobrenome. Como o S se repete, o A de SANTOS vemantes do I de SILVEIRA, que por sua vez vem antes do O de SOUZA

    Dica de prova: Quando os sobrenomes so iguais, prevalece a ordem

    alfabtica do prenome.Ex: Carlos Santana ----------------------------- SANTANA, Carlos

    Diogo Santana ----------------------------- SANTANA, DiogoGabriel Santana ---------------------------- SANTANA, Gabriel

    Como os sobrenomes so iguais, devemos considerar que o C de CARLOS vemantes do D de DIOGO, que por sua vez vem antes do G de GABRIEL.

    Regra 02: Sobrenomes compostos por um substantivo e um adjetivo, ouligados por hfen no se separam.Ex: Henrique Boa Morte ---------------------------- BOA MORTE, Henrique

    Artur Castelo Branco --------------------------- CASTELO BRANCO, ArturHeitor Villa-Lobos ------------------------------- VILLA-LOBOS, Heitor

    Regra 03: Sobrenomes compostos pelas palavras Santa, Santo ou So nose separam.Ex: Sidney Santa F ------------------------SANTA F, Sidney

    Marcos Santo Cristo ------------------- SANTO CRISTO, MarcosPedro Carlos So Domingos ----------- SO DOMINGOS, Pedro Carlos

    Regra 04: As iniciais abreviativas de prenomes tem precedncia naclassificao de sobrenomes iguais.Ex: S. Ferreira ----------------------------- FERREIRA, S.

    Sandro Ferreira ------------------------ FERREIRA, SandroSaulo Eduardo Ferreira ---------------- FERREIRA, Saulo Eduardo

    Regra 05: Os artigos e preposies a, o, de,d, da, do, e, um, uma NOSO considerados parte integrante do ltimo nome.Ex: Joo dAlencar ------------------------------ ALENCAR, Joo d

    Silveira dAlmeida -------------------------- ALMEIDA, Silveira dJos de Oliveira ---------------------------- OLIVEIRA, Jos de

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    Regra 06: Nomes que indicam grau de parentesco, como Filho, Jnior, Netoe Sobrinho, so considerados parte integrante do ltimo nome, mas NO SOconsiderados na ordenao alfabtica.

    Ex: Laura Barros Neto --------------------- BARROS NETO, LauraRicardo Barros Filho ------------------- BARROS FILHO, RicardoAlencar Manfredo Sobrinho ------------ MANFREDO SOBRINHO, AlencarCamila Pitanga Jnior ------------------ PITANGA JNIOR, Camila

    Como os nomes que indicam grau de parentesco no so considerados naordenao analisamos o prenome, e temos que o L de LAURA vem antes do Rde RICARDO. Assim, ignoramos que o F de FILHO vem antes do N de NETO.

    Dica de prova: A exceo a esta regra se d quando no h outroelemento para fazer a ordenao alfabtica.Ex: Nonato Barbosa Filho ----------------- BARBOSA FILHO, Nonato

    Nonato Barbosa Neto ----------------- BARBOSA NETO, NonatoNonato Barbosa Sobrinho ------------ BARBOSA SOBRINHO, Nonato

    Como os prenomes e sobrenomes so iguais, devemos considerar que o F deFILHO vem antes do N de NETO, que por sua vez, vem antes do S deSOBRINHO.

    Regra 07: Os ttulos no so considerados na ordenao alfabtica. Elesdevem ficar entre parnteses aps o nome completo.Ex: Ministro Guido Mntega ----------------- MNTEGA, Guido (Ministro)

    Professor Renato Praia ------------------ PRAIA, Renato (Professor)

    Coronel Sandro Rangel ------------------ RANGEL, Sandro (Coronel)

    Regra 08: Os nomes estrangeiros, EXCETO ESPANHIS E ORIENTAIS, soconsiderados pelo ltimo sobrenome.Ex: Charles Albert -------------------------------- ALBERT, Charles

    John Kenedy --------------------------------- KENEDY, JohnJill Valentine --------------------------------- VALENTINE, Jill

    Regra 09: As partculas de nomes estrangeiros PODEM OU NO serconsideradas. O mais comum consider-las parte integrante do sobrenomequando comeadas com letra maiscula.Ex: Pepino di Capri -------------------------------- CAPRI, Pepino di

    Sandra De Penedo ---------------------------- DE PENEDO, SandraAntonieta Di Capri ---------------------------- DI CAPRI, AntonietaJuly OBrien ----------------------------------- OBRIEN, July

    Regra 10: Os nomes espanhis so registrados pelo penltimo sobrenome,que indica a famlia do pai.Ex: Sanches Camacho Guerra ------------ CAMACHO GUERRA, Sanches

    Maria Diaz Herrera --------------------DIAZ HERRERA, Maria

    Mercedez Lopez Hernandes ----------- LOPEZ HERNANDES, Mercedez

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    Regra 11: Os nomes orientais (especialmente japoneses, chineses e rabes)so registrados exatamente como se apresentam.Ex: Ali Mohamed ----------------------- ALI MOHAMED

    Deng Yutang ----------------------- DENG YUTANGOmar Saad ------------------------- OMAR SAAD

    Regra 12: Os nomes de firmas, empresas, instituies e rgosgovernamentais devem ser registrados como se apresentam. No entanto osARTIGOS E PREPOSIES NO SO CONSIDERADOS NA ALFABETAO. Estesdevem ficar aps o nome, entre parnteses, para facilitar a ordenao.Ex: Correio Braziliense ----------------------- CORREIO BRAZILIENSE

    Fundao So Martinho ------------------ FUNDAO SO MARTINHOO Globo ----------------------------------- GLOBO (O)The New York Times --------------------- NEW YORK TIMES (The)El Pas ------------------------------------ PAS (El)

    Regra 13: Nos ttulos de congressos, conferncias, reunies, encontros eassemelhados, os nmeros arbicos, romanos ou escritos por extenso devemaparecer no fim, entre parnteses.Ex: 3 Congresso de Arquivistas -- CONGRESSO DE ARQUIVISTAS (3)

    XIII Encontro de Jornalistas --- ENCONTRO DE JORNALISTAS (XIII)Nona Reunio de Veteranos --- REUNIO DE VETERANOS (Nona)

    Essas regras no so absolutas. Elas podem ser modificadas para melhor

    atender as necessidades do usurio. No caso de pessoas fsicas ou jurdicas,registram-se por seus nomes mais conhecidos fazendo a devida remissiva.Isso significa que devemos registrar o nome e fazer a ligao a outro termo.

    Ex: Artur Antunes Coimbra --- COIMBRA, Artur Antunes (ver ZICO)Edson Arantes do Nascimento --- NASCIMENTO, Edson Arantes (ver PEL)

    (BNDES/2010 Cesgranrio) Considerando o mtodo alfabtico e asregras de alfabetao utilizadas nesse mtodo, analise os nomes a seguir.

    1 - Luis Otvio Teixeira Amaral Filho2 - Vinicius Cerqueira Santo Aleixo3 - Pedro Augusto Rocha Alonso4 - Antonio Henrique de Amaral Neto5 - Paulo Ricardo da Costa Almeida

    A ordem correta de arquivamento desses nomes :

    a) 2 - 3 - 1 - 4 - 5b) 2 - 5 - 4 - 1 3c) 5 - 1 - 4 - 3 2

    d) 5 - 3 - 4 - 1 2e) 5 - 4 - 1 - 2 - 3

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    Resoluo

    Quando se trata de regras de alfabetao, esse tipo de questo muito

    comum. A primeira coisa a ser feita e colocar os nomes segundo as regras,para depois orden-los. Nesse caso ficaria:

    1 Amaral Filho, Luis Otvio Teixeira (regra 06)2 Santo Aleixo, Vincius Cerqueira (regra 03)3 Alonso, Pedro Augusto Rocha (regra 01)4 Amaral Neto, Antnio Henrique de (regra 06)5 Almeida, Paulo Ricardo da Costa (regra 01)

    Em seguida devemos ordenar alfabeticamente pelos sobrenomes:

    5 Almeida, Paulo Ricardo da Costa (regra 01)3 Alonso, Pedro Augusto Rocha (regra 01)4 Amaral Neto, Antnio Henrique de (regra 06)1 Amaral Filho, Luis Otvio Teixeira (regra 06)2 Santo Aleixo, Vincius Cerqueira (regra 03)

    E colocando os nomes em sua devida ordem, temos tambm a ordem danumerao, e a resposta da pergunta, sendo a alternativa D a correta.

    Vejam que no difcil, mas um pouco trabalhoso. necessrio conheceras regras e ter uma certa habilidade com as palavras para no perder tempo

    em responder. Alm disso, muito cuidado, pois errando alguma das regras,errar tambm a ordenao dos nomes, e consequentemente a questo.

    MTODO GEOGRFICO

    Este mtodo considera como elemento principal para recuperao dainformao o LOCAL do documento. Em prova, o examinador poder optar porusar o termo arquivstico PROCEDNCIA, que significa tambm o local;portanto, caso se deparem com esse termo numa prova, no se preocupem.

    Vantagens: ordenao alfabtica, fcil de usar.Desvantagens: uso de duas classificaes, o que pode gerar confuses.Sistema: pertence ao sistema direto, pois dispensa o uso de ferramentas

    para busca e recuperao.

    Existem trs formas de ordenao. Vamos a elas.

    Forma 1: Estado Cidade Correspondente: considera a ordenao porestados. Ao se utilizar esta forma, a capital destes deve vir primeiro, e ascidades seguintes devem vir em rigorosa ordem alfabtica.Ex: Acre Rio Branco ANGELIM, Raimundo

    Acre Assis Brasil SILVRIO, Jorge

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    Acre Capixaba SANTANA, JooAcre Porto Acre ARAGO, Vilas BoasBahia Salvador SANGALO, Ivete

    Bahia gua Fria AMADEO, SrgioSo Paulo Campinas DOLORES, Maria

    Como no exemplo acima, devemos colocar primeiro os estados emordem alfabtica, depois suas cidades, priorizando as capitais. Rio Brancovem em primeiro lugar por ser a capital do estado, e Salvador vem antes dasdemais pelo mesmo motivo.

    Dica de prova: Caso o estado e a cidade sejam iguais, prevalecer aordem dos nomes, comeando pelo sobrenome e depois pelo prenome.Ex: Bahia Salvador GIL, Gilberto

    Bahia Salvador GIL, PretaBahia Salvador VELOSO, Caetano

    Forma 2: Cidade Estado Correspondente: considera a ordenao porcidades. Nesta forma de ordenao, no h necessidade de priorizar ascapitais.Ex: Areal Rondnia VALENTIN, Mrcio

    Diadema So Paulo CAVALCANTI, RobertoIlhus Bahia SILVA, JooSo Paulo So Paulo ALEXANDRINO, Marcelo

    Forma 3: Pas Cidade Correspondente: prioriza a ordem alfabtica dospases. Nesta forma tambm obrigatria a prevalncia da capital sobre asdemais cidades.Ex: Brasil Rio de Janeiro GLOBO (O)

    Portugal Lisboa FERREIRA, ManoelPortugal Coimbra VAZ, Joaquim

    (IBGE/2010 Cesgranrio) A organizao de documentos em arquivospode obedecer a uma variedade de mtodos. Quando o elemento principal aser considerado a procedncia ou o local, o melhor mtodo para organizao o geogrfico. A esse respeito, nas correspondncias trocadas com outrospases, como Portugal, aparecem os seguintes nomes:

    1 - Jos de Oliveira - Lisboa2 - Maria Albuquerque Coimbra3 - Manoel Ferreira Aveiros4 - Augusto Silveira - Porto

    Por meio do mtodo geogrfico, ficam eles organizados na seguinte

    ordem:a) 1 , 2 , 3 , 4

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    b) 1 , 3 , 2 , 4c) 2 , 3 , 1 , 4d) 3 , 1 , 2 , 4

    e) 3 , 2 , 1 , 4Resoluo

    Mesmo no contendo o elemento estado, perceptvel que se trata deuma ordenao que inicia pela cidade. O que devemos fazer organizar asnomenclaturas de acordo com as regras:

    1 - Lisboa Oliveira, Jos de2 - Coimbra Albuquerque, Maria3 - Aveiros Ferreira, Manoel

    4 - Porto Silveira, Augusto

    Ento em seguida devemos colocar as cidades em estrita ordemalfabtica:

    3 - Aveiros Ferreira, Manoel2 - Coimbra Albuquerque, Maria1 - Lisboa Oliveira, Jos de4 - Porto Silveira, Augusto

    A sequncia correta 3,2,1 e 4, tornando a alternativa de letra E acorreta.

    MTODO NUMRICO

    Considera como elemento principal o nmero para busca e recuperaoda informao/documento.

    Vantagens: diminui os erros de arquivamento.

    Desvantagens: exige pesquisa em ndices ou tabelas, o que diminui aagilidade na busca e recuperao da informao.Sistema: pertence ao sistema indireto, pois requer o uso de ferramentas

    para recuperao da informao (tabela ou ndice).

    Est dividido em trs formas: numrico simples, numrico cronolgico edgito terminal. Vamos a eles.

    Numrico Simples: no requer qualquer planejamento inicial, bastandoarquivar os documentos em ordem numrica. Deve-se apenas cuidar deelaborar um registro para evitar criar duas ou mais pastas com o mesmo

    nmero. O documento receber um nmero da pasta + um nmero sequencial(ou tambm nmero de entrada, como pode vir na prova), o que facilita seu

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    rearquivmento, evita extravios e possibilita a utilizao de pastas que venhama vagar (ficar sem uso).Ex: 1026 518

    (o primeiro conjunto indica em que pasta se encontra, e o segundo osequencial dentro da pasta).

    Numrico Cronolgico: considera a data como principal elemento de busca erecuperao. Aqui se numera o documento, e no a pasta. mais utilizado emsistemas de protocolos. Os documentos so ordenados em seqnciacronolgica, do mais antigo ao mais recente, podendo aproveitar o registroque venha a ser desocupado somente se houver coincidncia de data.Ex:

    01-02-2001/027

    (o primeiro conjunto indica a data e o segundo a ordem do documento. Oformato pode variar, sendo a data colocada depois do seqencial ou de formareduzida, por exemplo)

    Numrico Dgito-Terminal: considera o nmero do prprio documento comoelemento principal de ordenao. usado principalmente quando h grandevolume de documentos, para reduzir erros em seu arquivamento e agilizar suarecuperao. Diferente dos outros mtodos numricos, que atribuem umnmero ao documento (cronolgico) ou pasta (simples), este mtodo, comoj dito, utiliza o nmero do prprio documento, fazendo apenas uma releitura.

    O nmero dividido em grupos de dois algarismos, e a leitura feita dadireita para a esquerda.Ex:

    Circular n 256.741 (mtodo numrico simples).O nmero de arquivamento ser: 25-67-41

    41 grupo primrio ou inicial, indicando a gaveta67 grupo secundrio, indicando a guia25 grupo tercirio, atribudo ao documento na guia

    (posio).

    Dica de prova: em uma prova, devemos priorizar o grupo primrio.Ordenando do menor para o maior. Caso este se repita, observamos o gruposecundrio e tambm ordenamos do menor para o maior. Se tambm forrepetido, devemos observar o grupo tercirio e repetir o procedimento.Ex:

    GT GS GP25 85 9586 92 9506 07 98

    (MPE-GO/2010 Funiversa) A atribuio de um nmero a cada cliente(pessoa fsica ou jurdica), por exemplo, obedecendo ordem de entrada ou de

    O GP 95 SE REPETE, ENTO CONSIDERAMOS QUE OGS 85 MENOR DO QUE O GS 92, E POR ISSO VEM

    PRIMEIRO.APRESAR DO GT 06 E DO GS 07 SEREM OS MENORES,DEVEMOS PRIORIZAR O GP 98, QUE O MAIOR E POR

    ESSA RAZO EST POSTERIOR AOS DEMAIS.

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    registro, sem preocupao alguma com a ordem alfabtica caracterstica domtodo

    a) numrico cronolgico.b) numrico alfabtico.c) numrico simples.d) dgito-terminal.e) variadex-cronolgico.

    Resoluo

    Tambm uma questo sem muitos mistrios e dvidas. Sabendo que osmtodo numrico cronolgico considera a data, e que o mtodo dgito-terminalconsidera o nmero do prprio documento, resta-nos considerar certa a

    alternativa de letra C, uma vez que alfabtico e variadex no esto certos.

    MTODO IDEOGRFICO

    Este mtodo tambm requer uma ateno especial do concursando. No to freqente em provas quanto o mtodo alfabtico, mas possui muitassubdivises, o que facilita sua confuso e induo ao erro por falta de ateno.

    Vantagens: pode ser usado em qualquer tipo de arquivo, mas usadoprincipalmente em arquivos especializados.

    Desvantagens: muitas subdivisesSistema: Como possui muitas subdivises, pode pertencer aos dois

    sistemas. Isso vai depender de qual das suas formas est sendo utilizada.

    O mtodo ideogrfico est dividido em duas classes, quais sejam aalfabtica e a numrica. A numrica, por sua vez, est dividida em duassubclasses, quais sejam: o dicionrio e a enciclopdica; e a classe numricaest dividida em trs subclasses, quais sejam: a decimal, a duplex e aunitermo. Vamos observar o esquema:

    Mtodo alfabtico dicionrio: nesse mtodo, os documentos so colocadosem rgida ordem alfabtica CONSIDERANDO O ASSUNTO como elemento

    principal a ser ordenado. Essa a principal diferena entre este e mtodoalfabtico: aquele considera o correspondente como principal elemento deordenao, enquanto este considera o assunto.

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    Ex:Arquivo CorrenteArquivo Intermedirio

    Arquivo PermanenteComprasDistribuioEstoqueInformticaLivrosManuaisManuteno de ComputadoresProtocoloPublicaes

    Os temas esto divididos em ordem alfabtica por assunto. Essesassuntos so colocados na guia que separa os documentos.

    Mtodo alfabtico enciclopdico: esse mtodo similar ao alfabtico, coma diferena de que este AGRUPA OS ASSUNTOS DO GERAL PARA OESPECFICO! Nesse caso, no basta classificar os assuntos em ordemalfabtica, mas tambm haver uma subclassificao.Ex:

    ARQUIVO CORRENTE

    ProtocolosARQUIVO INTERMEDIRIOARQUIVO PERMANENTEESTOQUE

    ComprasDistribuio

    INFORMTICAManuteno de computadores

    PUBLICAESLivros

    ManuaisVocs devem ter uma ateno especial a esse mtodo, pois pode ser

    difcil realizar essa atividade. A ideia escolher uma classe que seja comum aoutras. No exemplo, tanto as compras quanto a distribuio, que se referem amateriais, so comuns em estoque. Por isso, considera-se o estoque como aclasse comum s outras.

    Mtodo numrico duplex: esse mtodo uma variao do enciclopdico.No apresenta grandes novidades, apenas acrescentando um ndice numricoantes das classificaes. Tem a vantagem de possibilitar a abertura ilimitada

    de classes.Ex:

    1. ARQUIVO CORRENTE

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    1-1. Protocolos2. ARQUIVO INTERMEDIRIO3. ARQUIVO PERMANENTE

    4. ESTOQUE4-1. Compras4-2. Distribuio

    5. INFORMTICA5-1. Manuteno de computadores

    6. PUBLICAES6-1. Livros6-2. Manuais

    Vocs devem se atentar para o acrscimo da notao numrica. Osnmeros com traos indicam que o assunto se trata de uma subclasse,pertencendo a uma classe maior.

    Mtodo numrico decimal: baseia-se no sistema decimal de Dewey. MelvilDewey foi um bibliotecrio dos Estados Unidos que viveu no sculo XIX. conhecido nas cincias da documentao e informao por dividir o saberhumano em nove classes principais e uma dcima, que de conhecimentogeral. Essas classes so divididas em subclasses, que por sua vez so divididasem grupos, subgrupos, etc. A classe principal composta por trs algarismos ese separa das subclasses por um ponto. Quanto parte decimal (subdiviso),ela pode ou no existir.

    Ex: Classes 0 Geral1 Departamento Pessoal2 - Arquivo

    Com as divises das classes (no exemplo, a classe 1), ficaria:

    100 DEPARTAMENTO PESSOAL110 Admisso

    111 Exame mdico

    112 Documentos112.1 Documentos recebidos112.2 Documentos pendentes

    113 Assinatura do contrato120 Frias130 Demisso

    200 ARQUIVO => Subdiviso da classe 2

    Esse mtodo apresenta grandes desvantagens, como a limitao aapenas dez classes e a necessidade de se prever o desenvolvimento dasatividades das instituies, o que pode gerar muito trabalho.

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    Vocs tambm devem saber que esse o mtodo adotado em TODA AADMINISTRAO PBLICA E ENTIDADES DO SINAR, por fora da Resoluo n14 do Conselho Nacional de Arquivo CONARQ.

    Mtodo numrico unitermo: tambm conhecido como indexaocoordenada, esse mtodo tem como base a analogia, e usado em arquivosespeciais e especializados. Utiliza fichas com dez colunas, que vo de 0 a 9, eatribui assuntos (descritores) de um nico termo. Para cada documento temosuma ficha-ndice que fornece uma descrio minuciosa do documento a quese refere.

    Dica de prova: Vocs no devem se aprofundar muito no estudo dessemtodo, pois muito difcil de aparecer em prova. Mas, caso aparea, a dica muito simples: basta observar quais os nmeros se repetem nas fichas. Elessero a resposta do item. No nosso exemplo, so os nmeros 55 e 95(destacados). Trata-se basicamente de descobrir qual documento tem relaocom outros assuntos.

    Dica de prova: Vocs tambm devem ter em mente que, devido ao

    tamanho do nome, os mtodos ideogrficos costumam vir com seus nomesmais simples (dicionrio, enciclopdico, duplex, decimal e unitermo). Ex: omtodo duplex consiste em... Assim, cuidado para no confundir com outrosmtodos, como quando, por exemplo, o examinador afirmar que o mtodounitermo pertence ao numrico, quando na verdade pertence ao ideogrfico.

    (AL-SP/2010 FCC) O mtodo de se arquivar documento peloarquivamento ideogrfico denomina-se

    a) por assunto.b) ordem alfabtica.

    c) ordem numrica duplex.d) ordem mnemnica.e) ordem geogrfica.

    0 1 2 3 4 5 6 7 8 9

    15 55 18 26 0524 26 32 14 23

    0 1 2 3 4 5 6 7 8 955 25 17 95

    07 48 33 47

    0 1 2 3 4 5 6 7 8 958 95 06 15

    12 01 82

    So Paulo

    Admisso

    RAMOS, Edson, Carvalho

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    Resoluo

    Podemos perceber que o mtodo ideogrfico de arquivamento agrupa os

    documentos considerando os assuntos de que eles tratam. Assim, a alternativacorreta a de letra A.

    MTODO ALFANUMRICO

    O mtodo alfanumrico surgiu para combinar a simplicidade do mtodoalfabtico com a rapidez do mtodo numrico.

    Como o mtodo alfabtico pertence ao sistema direto e o mtodo

    numrico pertence ao sistema indireto, o mtodo alfanumrico pertence aosistema semidireto.

    Quanto sua aplicao e funcionamento, no h com o que sepreocupar, pois as bancas no costumam pedir nada que v alm dasinformaes acima. Basta que o candidato saiba que um mtodo quecombina letras e nmeros, e pertence ao sistema semidireto.

    MTODOS PADRONIZADOS

    Os mtodos padronizados no devem ser objeto de preocupao doconcursando, pois eles raramente caem em concursos. So cinco tipos que seenquadram. Vamos a eles;

    Mtodo Variadex: extremamente simples, tratando apenas de seacrescentar CORES ordenao alfabtica. Contudo, devemos observar algunsprocedimentos: as cores devem ser atribudas em relao segunda letra donome de entrada no arquivo, e devem ser colocadas nas guias.Ex:

    MIRANDA JNIOR, Roberto => deve-se atribuir a cor VERDE

    No exemplo acima, a guia que separa os documentos no arquivo de serda cor verde. A seguir apresento as cores convencionadas pelo CONARQ:

    A D e abreviaes = ouro ou laranjaE H e abreviaes = rosa ou amareloI N e abreviaes = verdeO Q e abreviaes = azul

    R Z e abreviaes = palha ou violeta

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    No precisam decorar essa tabela. Alm dessas definies de cores noserem definitivas (so cambiveis de acordo com as convenincias dainstituio), elas aparecero na prova, caso tenha alguma questo que trate

    desse assunto.Retomando, esse mtodo um complemento do mtodo alfabtico,

    apenas acrescentando cores.

    Mtodo Automtico: utilizado para arquivar nomes, fazendo umacombinao de letras, nmeros e cores para evitar o acmulo de pastas comsobrenomes iguais. muito utilizado em empresas que possuem vriosfornecedores e clientes.

    Mtodo Soundex: utilizado tambm para arquivar nomes, mas se utiliza da

    semelhana sonora entre eles.Ex:

    FERREIRA, Paulo Duque.PEREIRA, Ricardo Santos.

    Como se pode observar, os nomes possuem semelhana sonora (rima).Por isso ficam arquivados prximos.

    Mtodo Mnemnico: funciona fazendo uma codificao do assunto porcombinao de letras e nmeros. Aqui, as letras so consideradas smbolos,cada uma remetendo a um assunto ou correspondente. Esse mtodo tem oobjetivo de auxiliar a memria do arquivista para agilizar a recuperao dainformao.

    Mtodo Rneo: uma verso mais antiga do mtodo automtico. Funcionada mesma forma, fazendo uma combinao de letras, nmeros e cores.

    Dica de prova: a razo para falar to pouco sobre os mtodospadronizados que no so comuns em provas de concursos. O mtodoautomtico, apesar de muito eficiente, no usando na Administrao Pblica,somente em empresas privadas. O mtodo soundex no aplicado no Brasil,

    apenas nos Estados Unidos e alguns pases da Europa. Os mtodos mnemnicoe rneo eram usados com frequncia, mas ficaram obsoletos com os avanostecnolgicos. Ento para concursos de nvel mdio, A NO SER QUE SECONCORRA PARA UM CARGO ESPECFICO NA REA DE ARQUIVO, OU PARA UMCARGO EM RGO DE ARQUIVO, OS MTODOS PADRONIZADOS NOAPARECEM! Mas essa no uma afirmao to concreta. O que quero com isso chamar a ateno do concursando para mostrar que O NICO MTODOPADRONIZADO QUE APARECE COM FREQUENCIA EM PROVAS DE CONCURSO O VARIADEX. Caso os outros apaream em algum item, suficiente que oconcursando saiba seu nome, sua definio (como funciona) e a que classe

    pertence (padronizados) para no confundi-los com os mtodos bsicos.

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    (MPE-GO/2010 Funiversa) A respeito do mtodo variadex, assinale aalternativa correta.

    a) um tipo de mtodo cronolgico.b) Utiliza as cores como elementos auxiliares para facilitar oarquivamento e a localizao dos documentos.

    c) baseado no sistema decimal.d) Agrupa os assuntos, permitindo uma abertura ilimitada de classes.e) Dispe os documentos na ordem dicionria.

    Resoluo

    O mtodo variadex uma tcnica que utiliza cores para auxiliar oarquivamento. Portanto pode ser considerado como um mtodo acessrio, uma

    vez que para sua aplicao deve existir outro mtodo e arquivamento japlicado. No h nada de mais a saber sobre, pois somente aparece questescomo esta, perguntando sobre sua aplicao. A alternativa correta a de letraB.

    Tabela de Temporalidade de Documentos de Arquivo

    Na fase de destinao de documentos realizada a mais complexa das

    atividades: a Avaliao de Documentos. Essa atividade tambm realizadapela Comisso Permanente de Avaliao de Documentos. A comisso deve serformada por arquivistas, profissionais da rea de contabilidade, direito,administrao, por representantes da direo e profissionais que trabalhamdiretamente com as atividades fim da instituio. Ela deve ser convocadaquando da elaborao da Tabela de Temporalidade e do Plano de Classificao,assim como quando for necessrio programar mudanas nessas ferramentas.

    Sendo assim, a Tabela de Temporalidade e o Plano de Classificao soresultado direto dos trabalhos da Comisso Permanente de Avaliao.

    Ento, por definio, a Tabela de Temporalidade a ferramenta daGesto de Documentos resultante da atividade de avaliao documental. Eladetermina o prazo de guarda dos documentos em cada arquivo, assim comosua destinao final (se sero eliminados ou recolhidos ao arquivopermanente). Para tanto, necessrio que vocs observem mais uma vez oesquema grfico da Teoria das Trs Idades, apresentado no incio da aula.

    Voltando Resoluo CONARQ n 14, a Tabela de Temporalidade para osdocumentos da atividade meio j est definida, cabendo aos rgos eentidades elaborar a tabela para os documentos da atividade fim.

    Vamos ver uma parte da Tabela de Temporalidade do CONARQ

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    Observem que a Tabela traz o assunto, o cdigo de classificao, o prazode guarda nos arquivos corrente e intermedirio, e sua destinao final.

    (TRF-2/2012 FCC) O mais completo instrumento de destinao dedocumentos de arquivo

    a) a tabela de equivalncia.b) o inventrio topogrfico.c) o edital de eliminao.d) o diagnstico do acervo.e) a tabela de temporalidade.

    Resoluo

    O instrumento de destinao de documentos a Tabela deTemporalidade. Portanto a alternativa correta a de letra E.

    O prazo de guarda dos documentos comea a contar da data da suaproduo. No arquivo corrente, que onde o documento criado, o prazo deguarda comea a contar de sua produo, mesmo que ainda no tenha sidoutilizado para cumprir sua finalidade administrativa. No arquivo intermedirio,o prazo de guarda comea a contar do momento da sua transferncia.

    Dica de prova: No se esqueam que a Tabela no define prazos de

    guarda no arquivo permanente! Neste arquivo, os documentos que ali entramdevero ser retidos indefinidamente, pelo mximo de tempo possvel. Almdisso, sabemos que a Tabela de Temporalidade resultado da Avaliao deDocumentos, que atividade da Gesto de Documentos; e a Gesto deDocumentos pra no arquivo intermedirio.

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    Exerccios

    01 - (TRT-23/2011 FCC) O perodo durante o qual os documentospermanecem no arquivo corrente ou no arquivo intermedirio, de acordo coma tabela de temporalidade, constitui o chamado prazo de

    a) prescrio.b) recolhimento.c) transferncia.d) reteno.e) destinao.

    02 - (ANEEL/2004 Esaf) De acordo com o conhecimento arquivsticosistematizado, nas organizaes, os documentos mais recentes efrequentemente consultados localizam-se nos

    a) arquivos permanentes.b) arquivos histricos.c) arquivos correntes.d) arquivos intermedirios.e) arquivos de segurana.

    03 -(TRT-8/2010 FCC) As atividades tcnicas ligadas ao processo deproduo, tramitao, uso, avaliao e arquivamento corrente e intermedirio,com vistas ao recolhimento, guarda ou eliminao, definem, de acordo coma Lei n 8.159, de 8 de janeiro de 1991,

    a) o sistema nacional de arquivos.b) a poltica nacional de arquivos.c) a competncia dos arquivos pblicos.d) a gesto de documentos.e) a misso do Conselho Nacional de Arquivos.

    04 - (CVM/2010 Esaf) Com relao s vantagens do arquivamentointermedirio, analise os itens a seguir:

    I. Evita a acumulao de documentos pouco consultados nas unidadesadministrativas.

    II. Faculta, a todos os interessados, o acesso aos documentos sob suaguarda.

    III. Reduz os custos de manuteno de documentos com prazo deguarda no concludo.

    IV. Evita o recolhimento de documentos destitudos de valor primrio.A quantidade de itens corretos igual a:

    a) 0b) 1

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    c) 2d) 3e) 4

    05 -(TRT-8/2010 FCC) O mtodo estrutural usado no processo de

    a) descarte.b) restauro.c) classificao.d) digitalizao.e) atendimento ao pblico.

    06 - (CVM/2010 Esaf) A teoria das trs idades tem uma aplicaodireta nas estratgias de qual funo arquivstica?

    a) Classificao.b) Descrio.c) Criao.d) Preservao.e) Avaliao.

    07 -(TRE-PI/2009 FCC) Dentre as atividades rotineiras do servio deprotocolo de documentos est

    a) o controle de tramitao.b) a conservao preventiva.c) o programa educativo.d) a avaliao.e) a elaborao de instrumentos de pesquisa.

    08 - (DPU/2010 Cespe/UnB) Assinale a opo correta a respeito daavaliao de documentos.

    a) O processo de avaliao, de acordo com a literatura da rea, precedido pela classificao dos documentos, isto , no se avaliam

    documentos que no esto organizados.b) A macroavaliao, proposta pelos canadenses, est fundamentada nateoria dos valores de Schellenberg.

    c) Hilary Jenkinson era um dos grandes defensores da avaliao dedocumentos de arquivo e via no arquivista o sujeito dessa importanteoperao.

    d) A principal funo da avaliao a eliminao de documentos.e) O princpio da pertinncia fundamenta o processo de avaliao.

    09 -(AL-SP/2010 FCC) O instrumento de destinao que determina osprazos em que os documentos devem ser mantidos nos arquivos correntese/ou intermedirios, ou recolhidos aos arquivos permanentes, denomina-se

    a) tabela mnemnica.

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    b) lista de eliminao.c) tabela de eliminao.d) termo de encerramento.

    e) tabela de temporalidade.10 -(Senado/2008 FGV) Acerca do mtodo decimal de arquivamento,

    assinale a alternativa correta.

    a) A diviso dos assuntos sempre do particular para o geral.b) A Classificao Decimal de Dewey, publicada em 1876, constava de

    uma tabela com dez assuntos e um ndice.c) Apenas as nove primeiras divises so chamadas de classe, uma vez

    que a dcima diviso destinada a generalidades.d) Como no h uma classificao universal para os arquivos, cada

    arquivo poder adotar a sua prpria classificao.e) O esquema com a classificao adotada tem o nome de classificador

    ou cdigo, o que dispensa um ndice alfabtico.

    11 - (BNDES/2010 Cesgranrio) O mtodo ideogrfico numrico, noqual a documentao dividida em classes conforme os assuntos, partindo dognero para a espcie e permitindo a abertura ilimitada de classes, denomina-se

    a) duplex

    b) decimalc) unitermod) cronolgicoe) dgito-terminal

    12 -(IBGE/2010 Cesgranrio) A organizao de documentos de arquivode primeira idade requer a escolha racional do melhor mtodo para umaeficiente e posterior recuperao da informao. Nesse sentido, considerando-se o agrupamento de assuntos correlatos por entradas gerais que subordinam

    entradas secundrias, e que so organizados de acordo com a rigorosasequncia das letras, a ordem utilizada a

    a) automticab) decimalc) dicionriad) enciclopdicae) duplex

    13 - (ANA/2009 Esaf) Os arquivos correntes tm as seguintes

    caractersticas:I. documentos com pequena possibilidade de uso.II. documentos com valor primrio elevado.

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    III. documentos que ficam prximos aos usurios diretos.IV. documentos com valor informativo.

    Os itens corretos soa) I e IIb) I e IIIc) I e IVd) II e IIIe) II e IV

    14 -(BNDES/2010 Cesgranrio) Em mtodo por assunto alfabtico, noqual os assuntos correlatos so grupados sob ttulos gerais e dispostosalfabeticamente, os assuntos seguem a ordem

    a) enciclopdicab) dicionriac) duplexd) variadexe) decimal

    15 -(TRE-PI/2009 FCC) O cdigo adotado pelo Conselho Nacional deArquivos no processo de classificao dos documentos resultantes dasatividades-meio da Administrao Pblica foi criticado pelos profissionais darea, por impor limitaes expanso das classes hierarquicamentedistribudas. Trata-se do cdigo

    a) decimal.b) dgito-terminal.c) variadex.d) unitermo.e) duplex.

    16 -(TJ-CE/2002 Esaf) O setor de expedio de documentos tem porfuno:

    a) arquivar os documentos.b) encaminhar os documentos acompanhados dos respectivos anexos.c) desmembrar os processos realizando a juntada, quando necessrio.d) classificar os documentos de acordo com a procedncia.e) ter acesso aos documentos sigilosos.

    17 - (DPU/2010 Cespe/UnB) No que concerne o valor secundrio,assinale a opo correta.

    a) O valor secundrio identificado naqueles documentos que so

    usados pelos motivos que permitiram o seu aparecimento.b) o valor que um documento possui para a atividade cultural que

    representa.

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    c) o valor que um documento possui perante a lei para comprovar umfato ou constituir um direito.

    d) O valor secundrio dividido em duas categorias: valor informativo e

    valor probatrio.e) A existncia do valor secundrio em um documento o caracterizacomo pertencente ao arquivo intermedirio.

    18 - (DPU/2010 Cespe/UnB) O valor primrio de um documento dearquivo

    a) o valor do documento para referncia e informao.b) proporciona provas das origens, das funes, dos procedimentos e das

    transaes importantes de uma organizao.c) o valor que o documento possui em virtude de seu assunto.

    d) a qualidade do documento embasada nas utilizaes no imediatasou cientficas.

    e) a qualidade de um documento embasada nas utilizaes imediatas eadministrativas fornecidas pelos seus criadores.

    19 -(TRT-23/2011 FCC) Quando um documento passa a servir a finsdistintos daqueles para os quais foi originalmente produzido, o processo deavaliao lhe atribui valor

    a) informativo

    b) probatrioc) intrnsecod) legal.e) secundrio

    20 (TJ-CE/2002 Esaf) Alm da fase intermediria, em que no somuito consultados, os documentos de arquivo passam pela fase:

    a) de organizao, em que so arrumados.b) de seleo, em que so descartados.c) corrente, em que no podem ser eliminados.

    d) temporria, em que no podem ser consultados.e) permanente, em que so abertos consulta pblica.

    21 -(TRT-8/2010 FCC) O setor de protocolo recebe os documentos deuma instituio, encarregando-se de

    a) sua descrio e difuso.b) sua avaliao e digitalizao.c) seu diagnstico e planejamento.d) seu descarte e acondicionamento.

    e) sua distribuio e tramitao.

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    22 -(TRT-23/2011 Cespe/UnB) Ao ordenar os documentos de acordocom a disposio numrica atribuda aos documentos em sua sucessotemporal, adota-se o sistema

    a) dgito-terminal.b) dicionrio.c) numrico cronolgico.d) decimal.e) enciclopdico.

    23 -(Fiocruz/2010 FGV) O cdigo de classificao de documentos dearquivo utilizado para classificar os documentos com o objetivo de reun-lossob um mesmo tema, para facilitar as tarefas arquivsticas relacionadas com aavaliao, seleo, eliminao, transferncia, recolhimento e acesso a esses

    documentos.

    Assinale a afirmativa que apresenta o critrio de realizao dessetrabalho arquivstico.

    a) estabelecido com base no gnero do documento.b) estabelecido com base na espcie do documento.c) estabelecido com base no contedo do documento.d) estabelecido com base no suporte do documento.e) estabelecido com base na forma do documento.

    24 - (ANEEL/2006 Esaf) Quanto ao arquivo intermedirio podemosafirmar que

    a) subordinado tcnica e administrativamente ao arquivo corrente.b) a economia a razo principal para sua criao.c) os documentos nessa fase tm uma classificao diferente da que lhes

    foi dada nos arquivos correntesd) armazenam, principalmente, documentos de valor histrico e

    secundrio.e) o acesso aos documentos pblico, no havendo nenhuma restrio

    ao seu uso.

    25 - (Fiocruz/2010 FGV) Segundo GONALVES, tanto a classificaoquanto a ordenao esto a servio da organizao dos documentos. Paracompreender tal afirmativa correto considerar que:

    a) o objetivo da classificao , basicamente, dar visibilidade s funese s atividades do organismo produtor do arquivo e da ordenao facilitar eagilizar a consulta aos documentos.

    b) o objetivo da classificao , basicamente, dar visibilidade e s

    funes e atividades do organismo produtor do arquivo e da ordenao estabelecer a ordem original dos documentos.

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    a) as unidades de arquivamento so divididas em grande classestemticas numeradas consecutivamente, podendo subdividir-se em classessubordinadas mediante o uso de nmeros justapostos aos dos assuntos

    principais.b) cada documento recebe um nmero de ordem crescente, de acordocom sua entrada no arquivo, reproduzido em tantas fichas quantos forem osdescritores ou palavras-chave a ele relacionados.

    c) os assuntos secundrios ficam subordinados aos assuntos principais,distribudos ambos conforme a seqncia das letras do alfabeto.

    d) cada nmero de ordem atribudo aos documentos decomposto empequenos grupos de dois ou trs dgitos que, lidos da direita para a esquerda,passam a constituir chaves para sua localizao fsica.

    e) as letras correspondem s classes principais dos documentos,

    reservando-se os nmeros s suas subdivises temticas.30 -(TRE-SE/2007 FCC) Considerando as caractersticas dos arquivos

    em cada etapa de seu ciclo vital, pode-se afirmar que

    a) os documentos da fase intermediria correspondem aos que foramgerados no desempenho das atividades- fim da instituio de origem.

    b) a freqncia de uso e a validade das disposies contidas nosdocumentos constituem critrios para a configurao dos depsitos de primeirae segunda idades.

    c) o processo de avaliao decorre da transferncia, isto , da passagemdos documentos da fase intermediria para a permanente, depois decumpridos os prazos estabelecidos nas tabelas de temporalidade.

    d) o instrumento de pesquisa tpico da fase corrente o guia, poroferecer uma viso panormica das principais sries documentais que integramo acervo.

    e) os critrios de classificao dos documentos correntes devem sersubstitudos, nas instituies de custdia permanente, por aqueles queprivilegiam temas ligados pesquisa histrica.

    31 -(TRT-17/2004 FCC) Consideram-se pblicos os documentos:

    a) produzidos, recebidos, e acumulados pelos rgos do poder pblico nodesempenho de suas atividades.

    b) cujo contedo no seja de conhecimento das pessoas jurdicas dedireito privado.

    c) reproduzidos por instituies do poder pblico.d) fiscalizados pelo Ministrio Pblico, no mbito de suas atribuies.

    e) submetidos a venda pblica, em favor de uma entidade estatal.

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    32 -(TRT-11/2012 FCC) O arquivo corrente distingue-se dos arquivosdas demais fases por

    a) contar com maiores recursos de automao.b) ser essencial ao funcionamento cotidiano da instituio.c) ficar sob o controle da alta cpula administrativa.d) dispor de documentos em melhor estado de conservao.e) desfrutar de maior prestgio na hierarquia institucional.

    33 -(TRT-11/2012 FCC) Os arquivos originrios de uma instituio oupessoa devem manter sua individualidade, sem jamais se misturarem aos deorigem diversa, conforme estabelece o princpio da

    a) integridade.

    b) inalienabilidade.c) provenincia.d) autonomia.e) reintegrao.

    34 -(TRT-3/2009 FCC) Os documentos que apresentam valor primrioe que so indispensveis manuteno das atividades cotidianas de umapessoa fsica ou jurdica constituem, segundo Jean- Yves Rousseau e CarolCouture, os chamados

    a) arquivos intermedirios.b) sistemas de protocolo.c) arquivos correntes.d) processos e expedientes.e) sistemas de gesto informacional.

    35 -(TRT-11/2012 FCC) Diapositivo, datilografia, contrato, pasta e atade reunio so exemplos, respectivamente, de

    a) espcie, gnero, tipo, suporte e forma.b) tcnica de registro, formato, forma, tipo e espcie.c) invlucro, formato, forma, espcie e tcnica de registro.d) gnero, forma, formato, tipo e suporte.e) formato, tcnica de registro, espcie, invlucro e tipo.

    36 -(TJ-PI/2009 FCC) Numa cidade do interior, sede de comarca, osdocumentos acumulados pelo Poder Judicirio so entregues custdia doarquivo pblico municipal, com a anuncia do Tribunal de Justia. O princpioque justifica o fato de tais documentos permanecerem fora de seu domicliolegal o da

    a) unicidade.b) territorialidade.c) integridade.

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    d) autenticidade.e) provenincia.

    37 -(TJ-PI/2009 FCC) Os documentos pertencentes a um determinadofundo tm como caracterstica essencial o fato de

    a) guardarem relaes orgnicas entre si.b) apresentarem-se sob um nico gnero.c) perderem rapidamente seu valor informativo.d) no possurem instrumentos de busca.e) serem todos da mesma espcie e tipo.

    38 -(TRT-23/2011 FCC) Um enorme cartaz emoldurado (pster), cujocontedo, em letras garrafais, reproduz dispositivo legal a ser cumprido por

    todos, documento do gnero

    a) iconogrfico.b) audiovisual.c) cartogrfico.d) textual.e) tridimensional.

    39 (TRT-23/2011 Cespe/UnB) A propsito do paralelismo entre asdiferentes instituies de custdia de documentos, considere as afirmativasabaixo.

    I. A diferena entre o material de biblioteca e o de arquivo independe detcnica de registro, suporte ou formato.

    II. Ao museu histrico devem ser recolhidos os documentos de arquivode valor permanente.

    III. Ao contrrio dos arquivos, museus e centros de documentaoformam seus acervos por meio de colees.

    Est correto o que se afirma em

    a) I, apenas.b) I e II, apenas.c) I, II e III.d) II e III, apenas.e) I e III, apenas.

    40 -(TJ-PI/2009 FCC) Numa cidade do interior, sede de comarca, osdocumentos acumulados pelo Poder Judicirio so entregues custdia doarquivo pblico municipal, com a anuncia do Tribunal de Justia. O princpioque justifica o fato de tais documentos permanecerem fora de seu domicliolegal o da

    a) unicidade.b) territorialidade.

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    c) integridade.d) autenticidade.e) provenincia.

    41 -(TRE-PI/2009 FCC) Considera-se interveno adequada, do pontode vista da conservao dos documentos,

    a) manter as janelas abertas, para que a luz natural do sol ilumine eaquea o ambiente.

    b) permitir que o dixido de enxofre e os xidos de nitrognio criem umapelcula de proteo nos papis.

    c) estabelecer poltica de controle ambiental da temperatura e daumidade, evitando oscilaes acentuadas.

    d) aumentar os nveis de acidez e oxidao da celulose, a fim de

    proteger a documentao textual.e) expor os documentos em suporte-papel radiao ultravioleta, tanto

    natural quanto artificial.

    42 - (TRF-2/2012 FCC) Sobre os procedimentos de conservaopreventiva em arquivos, correto afirmar que

    a) a higienizao de manuscritos e impressos, para retirada de poeira eoutros resduos slidos, deve ser efetuada por meio de aspirador eltrico.

    b) presilhas metlicas, fitas adesivas, grampos e clipes devem ser

    sistematicamente removidos dos documentos em suporte-papel.c) as luvas de borracha so responsveis por manchas indelveis nosdiferentes suportes documentais, devendo ser usadas apenas por pessoasalrgicas.

    d) a temperatura ambiental nos depsitos de documentos de diferentessuportes deve oscilar entre 12 e 24 C, com umidade relativa entre 70 e 80%.

    e) as fileiras de estantes devem ser dispostas no sentido contrrio ao dacirculao de ar, de modo a impedir a proliferao de fungos nos documentos.

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    Gabarito Comentado

    Item Resposta Comentrio

    01Letra D

    A Tabela de Temporalidade, alm de definir o destino dos documentos, tambm determina

    os prazos em que os mesmos ficaro retidos em cada fase do arquivo.02 Letra C Os documentos frequentemente consultados esto nesta fase do arquivo.

    03 Letra D Segundo a Lei 8.159/91, a gesto de documentos o conjunto de atividades que monitoratodo o fluxo documental em uma instituio, at sua destinao.04 Letra C Esto corretos os itens II e IV, pois a justificativa dessa fase a economia.05 Letra C Estrutural, funcional e temtico ou por assunto so formas de classificaes.06 Letra E A avaliao considera a aplicao prtica da teoria das trs idades.

    07 Letra A O protocolo tem a funo de controlar o trmite de documentos dentro de uma instituioat a sua destinao ou remessa para fora.08 Letra A Como dito na aula, avaliao e classificao andam sempre de mos dadas.

    09 Letra E A tabela de temporalidade deve indicar o tempo em que os documentos ficaro retidos emcada arquivo, exceto o arquivo permanente.

    10 Letra D As instituies so diferentes, ento seus arquivos tambm sero diferentes.11 Letra A Quando falar em abertura ilimitada de classes, sempre ser duplex.12 Letra D Esse mtodo agrupa os assuntos do geral para o particular, em ordem alfabtica.13 Letra D Esses documentos tem alta importncia administrativa e esto perto do produtor.14 Letra B Esse mtodo ordena os assuntos em estrita ordem alfabtica.

    15 Letra A J mencionado na aula, o cdigo adotado pelo CONARQ o decimal, limitado a apenas 10classes, sendo uma delas reservada a generalidades.16 Letra B Esse setor tem a funo de enviar os documentos para fora da instituio.17 Letra D O valor secundrio pode provar sobre uma ao ou informar sobre o produtor.18 Letra E O valor primrio est ligado sua utilidade para a administrao.19 Letra E E valor secundrio a utilidade do documento para outros fins.

    20 Letra E Os documentos permanentes devem ser abertos a todos os interessados.21 Letra E As atividades de protocolo so responsveis por controlar o trmite dos documentos dentrode uma instituio.22 Letra C O mtodo numrico cronolgico registra e arquiva o documento considerando a sua data deproduo ou recebimento.23 Letra C A classificao deve considerar a informao que o documento contm.24 Letra B Essa fase existe para desafogar o fluxo de documentos no arquivo corrente.25 Letra A A classificao deve facilitar a localizao do documento e refletir o seu produtor.26 Letra B Esse mtodo divide os documentos em dez grandes classes e suas subclasses.

    27 Letra C A classificao e a avaliao so as duas atividades realizadas peal Comisso Permanente.Elas devem sempre ser consideradas juntas.28 Letra B Essa a sequencia correta para a ordenao segundo o mtodo dgito-terminal.

    29 Letra D Os nmeros dos documentos so decompostos em grupos de 2 algarismos.30 Letra B Os documentos de arquivo existem para atender s necessidades de seus produtores. Entoo arquivo deve ter configurao que permita a melhor utilizao dos documentos.31 Letra A Os arquivos podem ser classificados seguindo as caractersticas das instituies que osproduzem, sendo pblicos aqueles que so produzidos por entidades pblicas.32 Letra B Os documentos correntes, devido ao seu alto valor administrativo, so ferramentasessenciais para o funcionamento rotineiro da mquina administrativa.33 Letra C O princpio da Provenincia, o mais importante de todos, determina que os documentossejam mantidos unidos de acordo com o produtor.

    34 Letra C Os arquivos correntes so aqueles formados por documentos que esto em constanteutilizao, sendo indispensveis para as atividades administrativas.

    35 Letra E So exemplos que necessitam da observao das definies para que no sejam feitasconfuses. Tambm podemos utilizar o mtodo eliminatrio para responder.

    36 Letra B Os documentos devem permanecer na cidade pois ali est sua jurisdio arquivstica,

    seu contedo est ligado quele lugar.37 Letra E O documento produzido com finalidade puramente administrativa. No entanto, casoseja muito importante, dever se avaliado e ter identificado o valor secundrio.38 Letra E Esta a opo determinada pelo CONARQ. Todas as demais, como vimos, contribuem

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    para a deteriorao dos documentos.

    39 Letra E Os museus em nada tm relao com os documentos de arquivo. O arquivopermanente deve ser mantido como uma instituio slida e autnoma.

    40 Letra E Apesar da no observncia Territorialidade, a Provenincia est sendo mantida, poiso fundo no deve ser misturado de forma alguma.

    41 Letra C A poltica de controle ambiental deve existir antes mesmo da implantao do arquivo.Todos as demais alternativas apresentam aes prejudiciais sua conservao.

    42 Letra B Esses materiais devem ser evitados ou removidos dos documentos, pois contribuemcom a formao de manchas e processos qumicos de deteriorao.

    E assim terminamos esta segunda aula.

    Conclumos muita parte do edital, e nossa ltima aula ser mais

    tranquila.Espero que tenham gostado e principalmente que tenham aprendido

    muito!!!

    Espero receber suas crticas e sugestes, e principalmente suas dvidas.Estarei disponvel no frum e no e-mail:[email protected].

    Forte abrao a todos, paz, felicidade e sucesso!

    Bons estudos e at a prxima aula!

    Prof. Mayko GomesNovembro/2012

    mailto:[email protected]:[email protected]:[email protected]:[email protected]
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    Exerccios Resolvidos na Aula

    (TRT-11/2012 FCC) O recolhimento a operao que viabiliza apassagem de documentos para o

    a) arquivo corrente.b) arquivo central.c) arquivo inter